Amalan 5S/QE UMP
14 November 2011
LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 SPOT AUDIT BIL.2/2011 AMALAN 5S/QE 15 PTJ BAGI PERSIJILAN SEMULA AMALAN 5S/QE 2011 PADA 3-4 NOVEMBER 2011
Disediakan oleh: Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti
PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Kriteria Audit/Penilaian Fail 5S Jabatan
Sudut 5S
Ruang Pejabat
Perkhidmatan kaunter Tempat Simpanan
Laporan
Status
- Dokumen 2010 dan 2011 perlu diasingkan dengan menggunakan separator atau penanda. - Semua dokumen yang memerlukan tandatanga perlu ditanda tangani. - Setiap dokumen yang disimpan perlu dipastikan dibuat penandaan untuk memudahkan pencarian teritama semasa audit dijalankan. - Perlu ada PIC - Pastikan pelan lantai terkini zon dipamerkan. - Gambar/rekod penambahbaikan perlu dikemaskini - Elakkan terlalu banyak tagging ‘peribadi. - Plug dan suis lebih dari satu perlu dilabelkan. - Pastikan label yang tercabut atau tertanggal perlu dikemaskini. - Nama PIC yang bertugas di kaunter boleh disediakan. - Carta Alir tentang perkhidmatan boleh dipamerkan. - Peralatan ICT dan media perlu disusun dan dilabel mengikut kategori. - Tempat pelupusan sementara perlu diwujudkan dan senarai barangan lupus perlu disediakan. - Rekod peralatan perlu sentiasa dikemaskini. - Lantai dan lampu perlu dalam keadaan bersih dan tidak berdebu. - Pastikan Bilik Server tiada barangan rosak dan tidak diperlukan disimpan didalam bilik tersebut.
Tempat Umum
- Bilik Mesyuarat perlu ada PIC - Etika dan peraturan Bilik Mesyuarat perlu disediakan
Telah diambil tindakan
Telah diambil tindakan
Telah diambil tindakan Belum diambil tindakan Telah diambil tindakan Belum diambil tindakan Telah diambil tindakan Telah diambil tindakan Belum diambil tindakan
Belum diambil tindakan
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
Kriteria Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Ruang Kerja Staf
Laporan -Suis/Plug yang tidak dilabel -Laci meja tidak disusun dan tidak diletakkan label -Wayar yang tidak diikat -Ruang meja kerja yang tidak disusun
Status Masih ada ruang kerja staf yang perlu diperbaiki dan dikemaskini. Secara keseluruhan di tahap yang baik.
Bil. 1/2011
80%
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
78%
Muka surat|1
JABATAN HAL EHWAL AKADEMIK & ANTARABANGSA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Kriteria Audit Fail 5S
Laporan
Status
-Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan ‘pelaksanaan’ -Perbincangan/perjumpaan bagi setiap zon perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat
-Telah diambil tindakan
Sudut 5S
-Tiada sebarang komen dari pihak MPC
-Secara keseluruhan berada di tahap yang baik
Ruang kerja staf
- Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-
Stor
- Tiada sebarang komen dari pihak MPC
-
Tempat Umum
-Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-
-
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
Kriteria Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
RuangKerjaStaf
Laporan
Status
Fail yang tidak diletakkan label dan tiada index -Almari/rak fail yang tiada penambahbaikan -Susunan barangan yang tidak teratur dan berselerak di atas meja -Pelan suis yang tiada penambahbaikan -Laci meja yang tidak diletakkan label
-Tiada tindakan penambahbaikan dilaksanakan
Bil. 1/2011
74%
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
62%
Muka surat|2
JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Kriteria Audit
Laporan
Status
Fail 5S
-Minit Mesyuarat/nota perbincangan perlu pengesahan oleh Pengerusi JK Amalan 5S jabatan
-Telah diambil tindakan
Sudut 5S
-Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-
Ruang kerja staf
-Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-
Stor Cenderahati/Stor stok
-Perlu dibuat parking bagi mengasingkan setiap peralatan di dalam cabinet namun perlu lebih sistematik dan menepati kriteria 5S -Perlu direkod dengan sistematik penerimaan/pengeluaran cenderahati
- Telah diambil tindakan
Stor Alat tulis
-Setiap alat tulis perlu direkodkan pengeluaran/penerimaan dan baki alat tulis sentiasa dikemaskini
-Ada penambahbaikan (kad stok telah disediakan.
Bilik kaunseling
-Perlu kenal pasti ruang yang sesuai untuk menyusun barangan/peralatan tidak perlu diletak di dalam bilik berkenaan
-telah take noted tetapi tiada penambahbaikan dibuat
Bilik Server
-Perlu dialaihkan barangan yang disimpan dalam biliktersebut kerana menyukarkan urusan penyelenggaraan
-Ada penambahbaikan (barang telah dialihkan)
Bilik Fail
-Semua fail-fail perlu disusun dengan teratur dan dilabel
-
Bilik Gerakan
-Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-
Pantry
-Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-
Tempat Umum
-Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-
-
Muka surat|3
Surau
-Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Kriteria Audit Sudut 5S
Laporan
Status
-Rekod gambar penambahbaikan perlu dikemaskini.
-Ada penambahbaikan dibuat namun masih lagi menggunakan gambar yang lama.
Bil. 1/2011 60%
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
76%
Muka surat|4
PERPUSTAKAAN LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Kriteria Audit Fail 5S
Sudut 5S
Laporan
Status
-Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan ‘pelaksanaan’ -Perlu kemaskini rekod minit mesyuarat
- Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan ‘pelaksanaan’ -Perlu masukkan/meletakkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya dengan tulisan tangan -Kaedah ‘flipping’ tidak perlu dilakukan. Hanya perlu letak gambar-gambar yang terkini sahaja.
-Perlu update sehingga bulan November 2011 - Perlu masukkan Minit Mesyuarat Induk Bil.2/2011 & Mesyuarat Penyelarasan Re-Cert. Audit Bil. 1/2011. -Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan
- Telah diambil tindakan
Ruang kerja staf
-Perlu letak nombor dan indeks bagi memudahkan carian (Unit Perolehan) -Wayar perlu diikat dengan ‘cable tight’ (Unit Pentadbiran)
- Telah diambil tindakan namun perlu penambahbaikan dengan sediakan petunjuk warna & nombor)
Stor alat tulis
-Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-Telah diambil tindakan
Tempat Umum
-Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-Telah diambil tindakan
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
Kriteria Audit
Laporan
Status
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Tempat Umum (Ruang Kudapan) Tandas)
-Secara keseluruhan di atahp yang baik
-Lantai perlu lebih bersih dan kemas (ada garfu, getah dan barangan lain di lantai) -Tandas staf lelaki perlu diletakkan pewangi kerana berbau. Surau Lelaki: -Ada telekung di dalam kabinet
-Perlu lebih kemas (tisu atas lantai)
Bil. 1/2011
91%
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
91%
Muka surat|5
JABATAN PEMBANGUNAN & PENGURUSAN HARTA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Kriteria Audit Fail 5S
Laporan
Status
-Lampiran audit perlu diasingkan dalam fail. Satu contoh sahaja yang perlu dimasukkan dalam fail -Semua perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan dan dimasukkan dalam 1 fail -Hanya letak sepasang gambar sebelum selepas bagi setiap zon
-Telah diambil tindakan
-Perlu letak kad kemaskini untuk memudahkan pemantauan -Pelu meletakkan/memasukkan tarikh sebenar bagi setiap gambar
-Belum diambil tindakan
Ruang kerja staf
-Berdebu, kabel perlu diikat dengan ‘cable tight’
-Belum diambil tindakan
Stor
-Perlu dimasukkan dalam kotak dan dilabel jika diguna
- Telah diambil tindakan
Tempat Umum
-label yang tertanggal perlu dikemaskini
- Telah diambil tindakan
Sudut 5S
- Telah diambil tindakan
- Telah diambil tindakan
- Telah diambil tindakan
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Kriteria Audit Stor fail/Arkib
Laporan -Tiada PIC -Fail peribadi staf tidak dilabel
Status -Perlu penambahbaikan memandangkan masih ada fail yang tidak berlabel.
Bil. 1/2011 69%
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
71%
Muka surat|6
PUSAT PEMBANGUNAN KORPORAT & PENGURUSAN KUALITI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Fail 5S
Laporan
Status
-Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan ‘pelaksanaan’ -Perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat
- Telah diambil tindakan
-Pelan Perancangan dan Pelaksanaan bagi tahun 2010 tidak perlu dipamerkan namun perlu dimasukkan ke dalam fail 5S jabatan -Perlu meletakkan/masukkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya tulisan tangan
- Telah diambil tindakan
Ruang kerja staf
-Secara keseluruhannya adalah baik
- Telah diambil tindakan
Stor
-Perlu kenalpasti ruang yang sesuai untuk menyusun dan kemaskini kotak kosong
-Belum dilaksanakan memandangkan ruang yang terhad namun telah disusun dengan baik dan kemas.
Tempat Umum
-Secara keseluruhannya adalah baik
- Telah diambil tindakan
Sudut 5S
- Telah diambil tindakan
- Telah diambil tindakan
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
Kriteria Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Ruang Kerja Staf
Laporan -Ada box file yang tidak dilabel -Plug dan suis ada yang tidak dilabel
Status -Telah diambil tindakan namun masih ada ruang kerja staf yang perlu ditambahbaik.
Bil. 1/2011 86%
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
80%
Muka surat|7
PEJABAT NAIB CANSELOR LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Fail 5S
Laporan
Status
-Pelan Perancangan perlu dimasukkan tarikh di ruangan ‘pelaksanaan’ -Perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat -Perlu melantik ketua zon
-Belum diambil tindakan
-Perlu wujudkan penanda tarikh kemaskini (ikut standard dari PPKPK) -Perlu meletakkan/masukkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya tulisan tangan
- Telah diambil tindakan
Ruang kerja staf
-Secara keseluruhannya adalah baik
- Telah diambil tindakan
Stor
-Perlu buat pelan lantai dan tambah nama arkib dan bahan cetakan -Buat/sediakan legeng PIC kabinet fail mengikut unit -Tutup kabinet kaca kunci -Letakkan tag yang betul beserta tarikh simpanan
- Telah diambil tindakan namun perlu penambahbaikan terutama stor arkib - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan
Tempat Umum
-Secara keseluruhannya adalah baik
- Telah diambil tindakan
Sudut 5S
-Belum diambil tindakan
-Belum diambil tindakan
- Telah diambil tindakan
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Stor
Laporan -Pelan lantai boleh dilorek bagi arkib + bahan edaran
Status -Ada dibuat namun perlu penambahbaikan.
Bil. 1/2011 53%
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
69%
Muka surat|8
PUSAT KESIHATAN PELAJAR LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Kriteria Audit
Laporan
Status
Ruang kerja staf i. Farmasi ii. Kaunter Pendaftaran
iii. Makmal iv. Bahagian Pentadbiran
-perlu buat pelan lantai untuk stor umum dan stor farmasi -Perlu buat pelan lantai -Kemaskini wayar -Kemaskini borang/rekod pesakit -Kemaskini wayar printer di lantai -Kemaskini label fail
- Telah diambil tindakan -Belum diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
Kriteria Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Ruang kerja staf
Laporan Bahagian Farmasi dan Makmal perlu ditambahbaik.
Status
Bil. 1/2011
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
Telah diambil tindakan 74%
78%
Muka surat|9
BAHAGIAN KESELAMATAN LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Fail 5S
Laporan
Status
-Pelan perancangan perlu dikemaskini dan setiap pelaksanaan aktiviti yang telah dijalankan perlu direkodkan
-Belum diambil tindakan
-Perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat
-Belum diambil tindakan
-Gambar-gambar penambahbaikan perlu diletakkan tarikh aktiviti/gambar tersebut dijalankan
-Belum diambil tindakan -Gambar yang dikemukakan tidak berkaitan dengan 5S
-Pelan perancangan dan pelaksanaan bagi tahun 2011 perlu dikemaskini dan direkodkan setiap aktiviti 5s yang dijalankan
-Belum diambil tindakan
-Gambar-gambar penambahbaikan perlu diletakkan tarikh aktiviti/gambar tersebut dijalankan. Perlu memaparkan gambar-gambar berkaitan Amalan 5S sahaja.
-Belum diambil tindakan
Ruang kerja staf
Perlu bersihkan/sapu habuk atau debu yang terdapat di ruang kerja staf
- Telah diambil tindakan
Tempat Umum
Bilik Fail-Susun atur baik Bilik stor-terdapat barang di atas lantai
- Telah diambil tindakan
Sudut 5S
M u k a s u r a t | 10
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Fail 5S
Laporan
Status
-Pelan Perancangan setiap AJK perlu diadakan
-Belum diambil tindakan
-laporan audit disertakan bersama dengan graf, contohnya menggunakan carta pie atau bar.
-Belum diambil tindakan
Bil. 1/2011
50% -perlu adakan lebih aktiviti 5S dan direkodkan tarikh
-Perlu penambahbaikan
-gambar penambahbaikan (sebelum dan selepas)
-Belum diambil tindakan
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
56%
M u k a s u r a t | 11
JABATAN BENDAHARI LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Fail 5S
Laporan
Status
-Pengasingan fail mengikut zon -Perbincangan/perjumpaan berkaitan aktiviti Amalan 5S jabatan perlu direkodkan walaupun tempoh masa adalah singkat -Perlu meletakkan/masukkan tarikh bagi setiap gambar walaupun dengan hanya tulisan tangan
-Telah dilaksanakan (dalam proses penambahbaikan) - Telah diambil tindakan
- Telah diambil tindakan
Bilik tender
-Sistem pencarian fail secara manual
-Perlu ditambahbaik
Ruang kerja perolehan
-Perlu kenal pasti kaedah pencarian fail yang lebih sistematik
- Telah diambil tindakan
-secara keseluruhannya di tahap yang baik
- Telah diambil tindakan
(Kabinet fail LO) Kabinet Stok alat tulis
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
Kriteria Audit
1.
4 November 2011 (Jumaat)
Ruang kerja staf
Laporan Fail 5S perlu dikemaskini. Perbanyakkan aktiviti Amalan 5S terutama promosi & audit.
Status Telah diambil tindakan namun masih perlu penambahbaikan memandangkan ada rekod aktiviti dan dokumen yang tidak dikemaskini.
Bil. 1/2011
20%
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
72%
M u k a s u r a t | 12
PEJABAT PENTADBIRAN FKASA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Fail 5S
Sudut 5S
Ruang kerja staf
Stor
Bilik Fail
Laporan
Status
-Asingkan dokumen lama dengan dokumen terbaharu -Kemaskini separator dalam fail dengan yang baharu
- Telah diambil tindakan
-Carta perbatuan perlu dikemaskini dan masukkan tarikh bagi setiap pelaksanaan -Paparkan PIC dan tampalkan kad kemaskini bagi tujuan pemantauan
-Belum dikemaskini
-Pastikan tiada habuk dan debu diperalatan dan hiasan
-Secara keseluruhannya adalah baik
-Kemaskini susunan barangdalam stor dan senaraikan jumlah barang dalam simpanan
-Dicadangkan bilik stor ditukar bilik peralatan dan dicadangkan bilik alat tulis ditukar kepada stor alat tulis
-label perlu dikemaskini
-Sedang dikemaskini
- Telah diambil tindakan
-Telah diambil tindakan
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Fail 5S
Laporan - Jadual Perancangan perlu dikemaskini. - Rekod gambar-gambar aktiviti dan penambahbaikan perlu dikemaskini.
Status
Bil. 1/2011
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
Telah dibuat penambahbaikan. 66%
71%
M u k a s u r a t | 13
JABATAN PENDAFTAR LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit
Laporan
Status
Fail 5S
-Biasakan ambil gambar sebelum aktiviti dan selepas aktiviti agar ianya menjadi budaya
-Belum diambil tindakan
Ruang kerja staf
-Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-Baik
Stor
-Perlu letakkan nombor untuk label item dalam cabinet alat tulis supaya pencarian lebih cepat dan mudah -Kenalpasti kesesuaian kaedah dan tempat letak stok kad
-Belum diambil tindakan
Bilik fail
-Sediakan indeks di luar cabinet -Perlu masukkan dalam fail induk 5S keterangan mengenai penggunaan system e-docket sebagai satu inovasi
Tempat Umum
- Secara keseluruhannya di tahap yang baik
-Telah dikemaskini -Belum dimasukkan dalam fail
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
Kriteria Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Ruang Kerja Staf
Laporan
Status
- Susunan dalam laci tidak sama dengan petunjuk/label.
-Telah diambil tindakan
- Perlu kemaskini meja kerja memandangkan pelbagai dokumen lain di atas meja.
-Belum diambil tindakan
-Almari dan dokumen didalamnya tidak dilabel.
-Belum diambil tindakan
-Kabinet Fail perlu dilabel
Telah diambil tindakan
Bil. 1/2011
59%
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
70%
M u k a s u r a t | 14
PEJABAT PENTADBIRAN PBMSK LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Fail 5S
Sudut 5S
Laporan
Status
-Perlu kemaskini dengan masukkan tarikh pelaksanaan -Perlu masukkan tarikh bagi gambar-gambar inovasi -Perlu masukkan rekod mesyuarat/perbincangan di bahagian kumpulan mengikut zon masing-masing. Setiap mesyuarat/perbincangan perlu direkodkan dan disahkan oleh Pengerusi
-Telah diambil tindakan
-Perlu kemaskini dengan masukkan tarikh pelaksanaan -Perlu masukkan tarikh bagi gambar-gambar inovasi -Perlu masukkan penerangan dan tarikh bagi gambar-gambar aktiviti yang telah dilaksanakan -Perlu wujudkan kad/tanda tarikh kemaskini sesuatu aktiviti
- Telah diambil tindakan
-Tiada -Telah diambil tindakan
- Telah diambil tindakan - Telah diambil tindakan -Telah diambil tindakan
Ruang kerja staf
-Perlu maintain
Stor
-Perlu sediakan alas yang sesuai bagi meletak barang-barang -Perlu wujudkan kad penanda aras jumlah maksimum dan minimum
-Telah diambil tindakan
-Bagi perlatan yang baharu hanya buat parking sesiku
-Tiada layout dan petunjuk
Bilik Fail
- Belum diambil tindakan
M u k a s u r a t | 15
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Fail 5S
Laporan -Tiada tarikh bagi gambar-gambar inovasi -kemaskini rekod dan dokumen. Keluarkan dokumen tahun 2010. -Pelan Perancangan perlu dikemaskini -Gambar-gambar penambahbaikan perlu diletakkan tarikh.
Status
Bil. 1/2011
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
-Telah diambil tindakan -Telah diambil tindakan -Telah diambil tindakan
66%
80%
-Belum diambil tindakan
M u k a s u r a t | 16
MAKMAL FKKSA LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit
Laporan
Status
Fail 5S
-semak semula rekod pelaksanaan 5S bagi setiap unit dan kemaskini di carta perbatuan 5S untuk tahun 2011
-Telah diambil tindakan
Sudut 5S
-Pelan perancangan dan pelaksanaan bagi tahun 2010 tidak perlu dipamerkan namun perlu dimasukkan ke dalam fail 5S jabatan
-Telah diambil tindakan
Ruang kerja staf
-
-Kemas dan teratur
Stor
-Bahagian peralatan telah disusun dengan baik namun label dan kedudukan barang perlu ada dan ditampal sebagai rujukan -Pergerakan keluar masuk barang dan jumlah yang diambil oleh pelajar
-Telah diambil tindakan
-Sediakan pelan lantai bagi bilik pejabat, bilik mesyuarat dan bilik pasca siswazah
- Belum diambil tindakan
Tempat Umum
-Telah diambil tindakan
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Stor
Laporan -Perlu penambahbaikan dari segi label, susunan barangan dan peralatan.
Status
Bil. 1/2011
Skala Warna
-Perlu sisih dan susun memandangkan ruang kosong masih ada. 38%
-Perlu dikemaskini dari segi susunan & label fail
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
48%
-Belum diambil tindakan
M u k a s u r a t | 17
UNIT AUDIT DALAM LAPORAN QUARTERLY AUDIT BIL. 1/2011 (BERDASARKAN LAPORAN PRA AUDIT MPC 2011) Bil.
Tarikh Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Kriteria Audit Fail 5S
Sudut 5S
Ruang kerja staf Tempat Umum Bilik fail Bilik Perbincangan
Laporan
Status
-Pelan Perancangan & Pelaksanaan perlu dikemaskini. -Semua aktiviti 5S yang telah dijalankan perlu direkodkan.
-Telah diambil tindakan
-Pelan Perancangan & Pelaksanaan perlu dikemaskini. -Tarikh gambar sebelum dan selepas perlu ada.
-Telah diambil tindakan
-Secara keseluruhan di tahap yang baik. -Secara keseluruhan di tahap yang baik. -Perlu pastikan ruang solat lebih kemas memandangkan ruang digunakan sebagai Bilik Fail. -Secara keseluruhan di tahap yang baik.
-Telah diambil tindakan
-Telah diambil tindakan
-Belum diambil tindakan
-
LAPORAN SPOT AUDIT BIL. 2/2011 Bil.
Tarikh Audit
Kriteria Audit
1.
3 November 2011 (Khamis)
Ruang kerja staf
Laporan -label laci tidak sistematik. -Wayar perlu dikemaskan/diikat. -Suis/plug perlu ada label. -Pastikan peralatan dan alatulis diutamakan daripada barangan peribadi.
Status -Telah di ambil tindakan -Belum diambil tindakan -Belum diambil tindakan -Belum diambil tindakan
Bil. 1/2011
78%
Markah Skala Bil. Warna 2/2011
Skala Warna
56%
M u k a s u r a t | 18
LAMPIRAN
SKALA WARNA BAGI KRITERIA PEMARKAHAN AUDIT AMALAN 5S Mengikut skala dari 1 hingga 5 PENILAIAN MENGIKUT SKALA DAN PERATUS 1 (0 – 30 %)
AMALAN TEORI
DATA/REKOD
SKALA WARNA
(PRAKTIKAL) Langsung tidak ada Langsung tidak melakukannya Melakukan cara salah
Tidak ada pengetahuan Salah fakta Tidak dapat menjelaskan
Tiada data atau rekod Tiada contoh
Sedikit sahaja diamalkan tetapi tidak mencukupi
Tahu sedikit sahaja tetapi tidak mencukupi untuk diamalkan
Ada sedikit data atau rekod tetapi contoh tidak mencukupi
Telah lakukan apa yang patut diamalkan tetapi usaha perlu ditingkatkan lagi
Faham dan telah mempunyai pengetahuan asas yang menyeluruh
Ada data dan rekod mencukupi tetapi tidak tersusun Ambil masa (lama) untuk mencarinya
Memuaskan tetapi tidak lengkap atau belum mencukupi Terdapat langkah pencegahan dan pengekalan
Memuaskan tetapi di dalam sesetengah Tidak boleh menjawab atau bidang tidak mencukupi untuk menunjukkan dengan segera tetapi digunakan memerlukan sedikit masa (tidak lama) bila hendak mencarinya
Lengkap, mencukupi dan memuaskan Langkah untuk pencegahan dan pengekalan diamalkan
Lengkap dan mencukupi serta faham untuk digunakan sepenuhnya
Sangat Lemah 2 (31 – 50%) Lemah 3 (51 – 70 %) Sederhana 4 (71 – 90%) Baik 5 (91 – 100%) Sangat Baik
Data dan rekod tersusun kemas dan berasingan Dapat menjawab dan boleh menunjukkan dengan segera bila diperlukan. - Kurang 30 saat
”Cemerlang” masa mencari
M u k a s u r a t | 19