PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Program Interreg V-A Česká republika – Polsko
Verze 3 Platná od 10.10.2016
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Obsah: Úvod ............................................................................................................................................. 3 Požadavky na PC ........................................................................................................................ 3 Obecné principy práce se systémem ........................................................................................... 3 Registrace .................................................................................................................................... 6 Přihlášení ..................................................................................................................................... 9 Zadání nového záměru .............................................................................................................. 10 Vyplnění formuláře – 1. krok – Identifikace projektu a harmonogram ....................................... 10 Vyplnění formuláře – 2. krok – projektoví partneři ..................................................................... 13 Vyplnění formuláře – 3. krok – Popis projektu a Přeshraniční dopad ....................................... 15 Vyplnění formuláře – 4. krok – Popis a zdůvodnění plánovaných stavebních prací a nákupu vybavení Klíčové aktivity ............................................................................................................ 16 Vyplnění formuláře – 5. krok – výstupové ukazatele ................................................................. 18 Vyplnění formuláře – 6. krok – zdroje financování .................................................................... 20 Vyplnění formuláře – 7. krok – přílohy ....................................................................................... 21 Vyplnění formuláře – 8. krok – Jak jste se poprvé dozvěděli o existenci programu Interreg V-A Česká republika – Polsko? ........................................................................................................ 23 Kontrola záměru ......................................................................................................................... 23
2
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU ÚVOD Předložení projektového záměru na JS je povinnou součástí procesu přípravy projektové žádosti. Při přípravě projektového záměru postupujte dle níže uvedeného návodu. Formulář lze předložit pouze v období vyhlášené výzvy – pouze po vyhlášení výzvy v informačním systému a na webové stránce Programu. Formulář je nezbytné vyplnit na webových stránkách programu (http://www.czpl.eu/zamery/prihlaseni.html). Vyplněný a podepsaný formulář projektového záměru je nutné poslat na JS nejpozději v termínu, který je uveden na stránkách programu. Projektové záměry předložené po uplynutí tohoto termínu nebude JS v příslušné výzvě posuzovat. Podrobný postup předkládání projektových záměrů je popsán v kapitole 4 Obecná pravidla předkládání žádostí v Příručce pro žadatele. Níže uvedený text je graficky členěn následovně: text bez podbarvení obsahuje technické pokyny, jak vyplnit projektový záměr text s fialovým podbarvením obsahuje pokyny týkající se požadavků na věcnou náplň jednotlivých polí z hlediska podmínek a požadavků programu. POŽADAVKY NA PC Speciální požadavky na PC nejsou pro provoz systému stanoveny. Doporučujeme pouze používat nejnovější verzi Vašeho internetového prohlížeče. OBECNÉ PRINCIPY PRÁCE SE SYSTÉMEM Systém umožňuje průběžné ukládání dat pomocí zeleného tlačítka, umístěného v dolní liště obrazovky.
3
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Vložená data jsou rovněž automaticky uložena při přesunu na následující krok. Systém umožňuje vrátit se o krok dříve či přejít na následující krok – po najetí myší na příslušné tlačítko se změní barva tlačítka:
Přesun mezi jednotlivými záložkami je rovněž možný také kliknutím na některou ze záložek v horním menu. Krok, který se uživateli na obrazovce aktuálně zobrazuje, je na této liště podbarven modrou barvou (viz 2. krok na obrázku níže). Po najetí myši na některý z kroků je dané tlačítko zvýrazněno podtržením (viz 4. krok na obrázku níže).
4
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU V případě, že žadatel nevyplní některé z povinných polí, bude na tuto skutečnost upozorněn chybovou hláškou a červeným podbarvením příslušného pole:
V případě, že v některém poli žadatel překročí povolený počet znaků, je na tuto skutečnost po kliknutí na tlačítka Průběžně uložit nebo Další krok upozorněn a podbarvení pole, ve kterém je daná chyba identifikována, se změní na červenou barvu:
5
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU V případě že žadatel se bude potřebovat z různých důvodů přesunout na jiný krok, je možné tak učinit i v případě, že nejsou na kroku, který se žadateli na obrazovce zobrazuje, vyplněna všechna povinná pole. UPOZORNĚNÍ: V takovém případě ale nedojde k uložení rozpracovaných dat vložených v tomto kroku, a to ani v případě, že žadatel před tím kliknul na tlačítko Průběžně uložit. REGISTRACE Prvním krokem pro přístup do systému, ve kterém je projektový záměr vyplňován a předkládán, je registrace. Pro registraci je třeba na vstupní obrazovce vybrat volbu Registrovat / Zarejestrować
6
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Na následující obrazovce, která se objeví po kliknutí na volbu Registrovat / Zarejestrować, je třeba zadat e-mailovou adresu uživatele, která je přístupovým heslem do systému, dále heslo a potvrdit zadané heslo. Heslo musí obsahovat min. 6 znaků. Jiné nároky na heslo nejsou stanoveny. Proces registrace je nezbytné dokončit kliknutím na tlačítko Registrovat / Zarejestrować:
Pokud žadatel zadá heslo, které nesplňuje nároky, které jsou na něj kladené, je na tuto skutečnost následně upozorněn:
7
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU V případě, že je při procesu registrace zadáván již existující přihlašovací jméno (e-mailová adresa), je žadatel na tuto skutečnost upozorněn:
Stejně tak je žadatel upozorněn na neshodnost zadání hesla
8
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU V případě, že žadatel, zapomene heslo, je třeba kontaktovat Společný sekretariát, který zprostředkuje zaslání hesla žadateli. V případě úspěšné registrace se objeví na obrazovce uživatele potvrzení dokončení registrace:
PŘIHLÁŠENÍ Po úspěšném zakončení registrace je možné na úvodní obrazovce systému, která se zobrazí po dokončení registrace, provést přihlášení do systému.
9
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU V pravém horním menu se po úspěšném přihlášení zobrazuje: 1) přehled založených záměrů žadatele 2) přihlašovací jméno, pod kterým je uživatel aktuálně přihlášen, 3) tlačítko pro odhlášení – viz přiložený obrázek
ZADÁNÍ NOVÉHO ZÁMĚRU Po přihlášení do systému je možné založit nový záměr kliknutím na příslušné tlačítko:
1
Pokyny pro vyplnění projektového záměru
VYPLNĚNÍ FORMULÁŘE – 1. KROK – IDENTIFIKACE PROJEKTU A HARMONOGRAM V rámci 1. kroku je nezbytné vyplnit v části Identifikace projektu: 1. Název projektu v českém i polském jazyce (pole Tytuł projektu) Název musí být v obou jazycích totožný. Uvedený název budete používat k identifikaci projektu a ve všech povinných přílohách žádosti a dalších dokumentech souvisejících s projektem. V odůvodněných případech lze název projektu upravit při přípravě úplné projektové žádosti.
10
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Doporučuje se použít krátký název projektu, který bude odrazem jeho charakteru, hlavních předpokladů nebo plánovaných dopadů. Název projektu budete používat i během realizace projektu, a to i v rámci jeho publicity. Věnujte zvláštní pozornost tomu, aby bylo znění názvu v českém a polském jazyce totožné. Dále je třeba výběrem z rozklikávacího seznamu zvolit Číslo a název prioritní osy.
11
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Následně je potřeba z rozklikávacího seznamu vybrat příslušný měsíc a rok, ve kterém se předpokládá: 1) zahájení fyzické realizace projektu Zde zvolte datum zahájení fyzické realizace projektu se zohledněním fáze přípravy, procesu hodnocení a doporučení projektu (viz kapitola 3A Příručky pro žadatele). Časová způsobilost výdajů je popsána v části 3E Příručky pro žadatele. Připomínáme, že výdaje jsou v rámci projektu způsobilé ode dne evidence projektu v monitorovacím systému (https://mseu.mssf.cz/). Výdaje na přípravu projektu nemohou být vynaloženy před 1. lednem 2014. V období od evidence projektu do doby jeho doporučení k financování Monitorovacím výborem a vydání Rozhodnutí ŘO / uzavření Smlouvy o dotaci mohou partneři projektu výdaje vynakládat na vlastní riziko. Teprve vydání Rozhodnutí / uzavření Smlouvy o dotaci zaručuje možnost předkládání žádostí o platbu a žádání o proplacení výdajů vynaložených v rámci projektu. 2) ukončení fyzické realizace projektu Toto datum je závazné a v tomto uvedeném termínu musí být ukončeny všechny projektové aktivity a naplněny všechny naplánované hodnoty indikátorů projektu jako celku. Toto datum, které si partneři stanoví, musí být reálné pro dosažení naplánovaných výsledků projektu a musí odpovídat aktivitám naplánovaným v projektu a současně musí umožňovat realizaci naplánovaných aktivit v odpovídající kvalitě. Doba realizace projektu by měla být naplánována reálně vzhledem k plánovaným aktivitám. Poznámka: Harmonogram realizace a schopnost jeho dodržení projektovými partnery je součástí hodnocení kvality projektu.
12
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU VYPLNĚNÍ FORMULÁŘE – 2. KROK – PROJEKTOVÍ PARTNEŘI V dalším kroku je třeba vyplnit 1) základní identifikační údaje vedoucího partnera 2) založit záznamy projektových partnerů pomocí tlačítka přidat partnera Poznámka: Pokud je partnerem Evropské seskupení pro územní spolupráci (ESÚS) - může být v projektu samostatným žadatelem (v tomto případě není nutné mít partnera na druhé straně hranice).
13
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Po vyplnění údajů o dalších partnerech je možné 1) vybrat pomocí příslušného pole, který z partnerů je vedoucím partnerem, 2) nebo smazat záznam příslušného partnera:
Před smazáním záznamu partnera je žadatel upozorněn, že dotčený krok je nevratný.
14
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU VYPLNĚNÍ FORMULÁŘE – 3. KROK – POPIS PROJEKTU A PŘESHRANIČNÍ DOPAD V následujícím formuláři žadatel uvede informace týkající se popisu projektu. V tomto kroku žadatel doplní informace týkající se následujících polí v části Popis projektu: 1. Zdůvodnění potřebnosti realizace projektu V této části stručně popište výchozí situaci vzhledem k cílům Programu a definujte problémy nebo potenciály, které budou předmětem realizace projektu. V oddílu 1 Programového dokumentu jsou identifikovány hlavní problémy a potenciály, ke kterým se musí projekt vztahovat při zohlednění prioritní osy, v rámci které bude projekt předkládán. Popis musí být stručný a konkrétní. 2. Hlavní cíl projektu a jeho příspěvek k dosahování specifického cíle zvolené prioritní osy Zde popište hlavní cíl projektu ve vztahu ke specifickému cíli prioritní osy, v rámci které bude projekt předkládán. Hlavní cíl projektu by měl poukazovat na předpokládanou změnu, k níž dojde v důsledku realizace projektu v oblasti uvedeného problému/potenciálu. Cíl projektu musí mít přímou vazbu na plánované výstupy a výsledky, popsané pomocí indikátorů. Musí existovat propojení mezi problémem/potenciálem programového území popsaným v záměru a stanoveným cílem projektu. 3. Příspěvek projektu k plnění indikátorů výsledku zvolené prioritní osy. V této části popište vliv projektu na realizaci indikátoru výsledku v příslušné prioritní ose. Indikátory výsledku jsou popsány v příloze č. 19 Příručky pro žadatele. Pokud je to možné, je třeba indikátor kvantifikovat při dodržení metodiky výpočtu indikátoru pro jednotlivé prioritní osy. Popis vlivu projektu na realizaci indikátoru výsledku musí mít vazbu na cíl projektu a předpoklady příslušné prioritní osy.
15
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU V části Přeshraniční dopad žadatel doplní informace týkající se zdůvodnění předložení projektu v rámci programu přeshraniční spolupráce a zdůvodnění přidané hodnoty projektu, tj. do jaké míry očekávané výsledky a dopady projektu budou vyšší než v případě dvou individuálních projektů realizovaných v rámci národních nebo tematicky zaměřených programů. V této části žadatel popíše, jakým způsobem bude mít projekt jako celek přeshraniční dopad. V popisu uveďte zdůvodnění předložení projektu v rámci programu přeshraniční spolupráce a popište přidanou hodnotu této formy projektu, tj. do jaké míry budou očekávané výsledky a dopady projektu vyšší než v případě dvou individuálních projektů realizovaných v rámci národních nebo tematicky zaměřených programů. Je také nutné určit a stručně popsat územní dopad aktivit a výstupů projektu (konkrétní obce, města, okresy, kraje, vojvodství, apod.).
VYPLNĚNÍ FORMULÁŘE – 4. KROK – POPIS A ZDŮVODNĚNÍ PLÁNOVANÝCH STAVEBNÍCH PRACÍ A NÁKUPU VYBAVENÍ KLÍČOVÉ AKTIVITY V tomto kroku žadatel předně doplní popis a zdůvodnění plánovaných stavebních prací a nákupu vybavení. Dále žadatel také pomocí kliknutí na příslušné tlačítko přidá klíčovou aktivitu.
16
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Aktivity realizované v projektu musí mít společný charakter. Společné aktivity mohou zahrnovat: 1. společnou přípravu projektu a aktivit partnery z obou stran hranice, 2. společnou realizaci aktivit, 3. společné využívání výstupů projektových aktivit. V této části uveďte všechny klíčové aktivity podstatné z hlediska cíle a výsledku projektu, včetně uvedení zodpovědného partnera (garanta) a partnera/ů zapojeného/ých do přípravy a/nebo implementace příslušné klíčové aktivity. Pod pojmem „aktivita” se rozumí souhrn činností vytvářejících určitý samostatný celek. Aktivitou je např. „školení”, přičemž do této aktivity zahrneme veškeré činnosti s ní související jako např. náklady na občerstvení, pronájem prostor apod. Aktivitou je dále např. „stavba”, která opět zahrnuje veškeré činnosti s ní související, např. zpracování projektové dokumentace, zadávací řízení apod. Projektový záměr nemusí obsahovat aktivity týkající se přípravy projektu a administrace. Tyto aktivity je nutné zohlednit v plné verzi projektové žádosti. Po přidání klíčové aktivity je třeba doplnit ke každé z aktivit následující údaje: název klíčové aktivity zapojení partnerů (zde je nezbytné zvolit kliknutím na příslušné tlačítko, který z partnerů je za danou aktivitu zodpovědný a který je zapojený) a především konkrétní popis aktivity včetně podílu jednotlivých partnerů na její realizaci V popisné části u každé aktivity popište konkrétně náplň aktivity, nástroje využívané k její realizaci, podstatné časové a územní aspekty a zapojení jednotlivých partnerů do realizace aktivity se zvláštním důrazem na její přeshraniční kontext. V rámci konkrétního popisu aktivity uvádějte prosím POUZE podstatné parametry dané aktivity, které mají podstatný vliv na posouzení záměru.
17
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Aktivitu lze zároveň smazat kliknutím na tlačítko Smazat/Skasować. Před odstraněním aktivity je žadatel upozorněn na nevratnost daného kroku.
VYPLNĚNÍ FORMULÁŘE – 5. KROK – VÝSTUPOVÉ UKAZATELE V tomto kroku žadatel vybere indikátory relevantní pro projekt. Výběr se provádí pomocí zaškrtnutí příslušného pole:
18
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Po vybrání příslušného indikátoru se podbarví žlutě pole, které je nezbytné vyplnit. Vyplnit je třeba následující pole: výchozí hodnota (v tomto poli je přednastavena hodnota nula; tuto hodnotu je ovšem možné editovat a změnit) cílová hodnota stručný popis
V případě, že cílová hodnota je rovna, nebo je nižší než výchozí hodnota, je na tuto chybu žadatel upozorněn.
19
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU VYPLNĚNÍ FORMULÁŘE – 6. KROK – ZDROJE FINANCOVÁNÍ V dalším kroku je třeba doplnit: 1) celkové způsobilé výdaje 2) a výši dotace v procentech (maximální výše financování z EFRR činí 85%!!!!) Na základě zadaných údajů se automaticky vypočte absolutní výši dotace v EUR. Při zadání nových údajů se celá tabulka automaticky přepočte po vyplnění libovolného pole a kliknutí mimo toto pole.
V případě, že zadané procento dotace u některého z projektových partnerů přesáhne 85 %, je na tuto skutečnost žadatel upozorněn při závěrečné kontrole projektu (viz též kap. Kontrola záměru na str. 23).
20
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU VYPLNĚNÍ FORMULÁŘE – 7. KROK – PŘÍLOHY V tomto kroku je nezbytné nejdříve vybrat partnera, který danou přílohu předkládá:
Dále je třeba doplnit název přílohy a přílohu následně vybrat (maximální velikost přílohy je 23 MB):
21
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Povinnou přílohou, kterou je nezbytné nahrát, je vyplněné a podepsané Prohlášení Vedoucího partnera. Formulář prohlášení je přílohou č. 6B Příručky pro žadatele. Tato příloha je povinnou součástí předkládaného projektového záměru. Přílohu je třeba následně uložit.
Příloha se po uložení zobrazí v seznamu příloh, kde je možné ji rovněž příslušným tlačítkem případně stáhnout či odstranit.
22
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU VYPLNĚNÍ FORMULÁŘE – 8. KROK – JAK JSTE SE POPRVÉ DOZVĚDĚLI O EXISTENCI PROGRAMU INTERREG V-A ČESKÁ REPUBLIKA – POLSKO? V posledním kroku žadatel uvede, jak se dozvěděl o existenci programu Interreg V–A Česká republika-Polsko.
KONTROLA ZÁMĚRU V rámci závěrečné obrazovky je žadatel upozorněn na případné chyby v záměru, bez jejichž odstranění není možné záměr předložit.
23
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU V případě, že kontrola záměru proběhla v pořádku, lze na této poslední obrazovce s názvem Kontrola záměr předložit.
UPOZORNĚNÍ: Podáním záměru je dokument předán Společnému sekretariátu k vyhodnocení a nemůžete jej již upravovat. Před odesláním je žadatel na skutečnost, že se jedná o nevratný krok, ještě jednou upozorněn:
24
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Předložené záměry se následně zobrazí po kliknutí na tlačítko Přehled záměrů/Lista zamiarów.
Rovněž je možné vygenerovat náhled zvoleného záměru kliknutím na tlačítko Náhled /Podgląd:
25
PRŮVODCE PŘÍPRAVOU PROJEKTOVÉHO ZÁMĚRU Z náhledu je možné se vrátit na přehled záměrů kliknutím na tlačítko Přehled záměrů / Lista zamiarów:
Po předložení projektového záměru obdrží vedoucí partner stanovisko JS záměru nejpozději 6 týdnů před ukončením příjmu žádostí. Stanovisko JS není závazné, obsahuje doporučení, která mají pomoci k lepší přípravě projektové žádosti.
26
