1
PROXSYS Spamfilter Gebruikers Handleiding Quarantine Webinterface
Auteur: Marcel van Leur Datum: 31 oktober 2012 Versie: 2.0
Pagina 1 van 1
2
Inhoudsopgave 1 Inleiding…………………………………………………………………………………………………………. pagina 3 2 Spamfilter rapport …………….…………………………………..…………………………….……….. pagina 3 2.1 Berichten verwerken vanuit een e-mail rapport…..……………….……….. pagina 3 2.1.1 Bericht vrijgeven …..……………………………………..……….……….. pagina 4 2.1.2 Bericht blokkeren ...……………………………………..……….……….. pagina 5 2.1.3 Alle inhoud wissen ..……………………………………..……….……….. pagina 5 3 Spamfilter Web Interface ……….……………………………..…………………………….……….. pagina 6 3.1 Berichten in Quarantaine beheren ………………….…..……………….……….. pagina 6 3.2 Whitelist en Blacklist beheren …….….……………….…..……………….………..pagina 8 3.2.1 Geblokkeerde afzenders .……………………………..……….……….. pagina 8 3.2.1.1 Voorkeuren …………..……………………..……….……….. pagina 9 3.2.1.2 Afzender toevoegen ..…………………..……….……….. pagina 9 3.2.1.3 Serverlijst met geblokkeerde afzenders .……….. pagina 9 3.2.1.4 Lijst met geblokkeerde afzenders ..……….……….. pagina 9 3.2.2 Veilige afzenders .………………………………………..……….……….. pagina 10 3.2.2.1 Afzender toevoegen ..…………………..……….……….. pagina 10 3.2.2.2 Serverlijst met veilige afzenders …………..……….. pagina 10 3.2.2.3 Lijst met veilige afzenders .…………………………….. pagina 10 3.3 Quarantainerapporten …………………………..……….…..……………….……….. pagina 11 3.4 Opties ……………………………………….…………..……….…..……………….……….. pagina 11 3.3 Statistiek …………………..…………………………..……….…..……………….……….. pagina 12 4 Spamfilter Web Interface openen vanuit Outlook ……………………………….……….. pagina 13
3
1 Inleiding Het e-mail filter (spamfilter) van PROXSYS houdt ongewenste mails ‘vast’ op haar server zodat uw e-mailbox vrij blijft van ongewenste e-mail. Onder ongewenste e-mail wordt verstaan: - Berichten die virussen bevatten - Berichten met bepaalde bijlagen die gevaarlijk kunnen zijn - SPAM of SPAM gerelateerde e-mail (denk aan nieuwsbrieven) - Phishing berichten (het achterhalen van uw persoonsgegevens of bankgegevens) Het PROXSYS spamfilter voorkomt dat deze ongewenste e-mail direct in uw mailbox binnenkomt. Het kan echter voorkomen dat e-mail van klanten en leveranciers gezien wordt als ongewenst. Het is daarom van belang het filter aan te vullen met eigen specifieke instellingen. In deze handleiding vindt u een beschrijving hoe u het filter kunt aanpassen en vertrouwde afzenders op een veilige lijst (Whitelist) en dubieuze afzenders op een onveilige lijst (Blacklist) kunt plaatsen. Op deze wijze verbetert u de werking van het systeem.
2 Spam Filter rapport (Quarantaine Rapport) Het spamfilter systeem is standaard zo ingesteld dat er iedere dag om 17:00 een rapport bij u wordt afgeleverd met daarin de ontvangen ongewenste e-mail van de afgelopen dag. Heeft het filter geen berichten tegengehouden, dan ontvangt u geen rapport. Hieronder vindt u informatie hoe u dit rapport kunt gebruiken.
2.1 Berichten verwerken vanuit een E-mail rapport Dit rapport informeert u over de ontvangen e-mails die ‘verdacht’ zijn (denk hierbij aan een SPAM bericht of een bericht dat besmet is met een virus). Verderop word uitgelegd hoe u naar eigen wens en inzicht de berichten kunt classificeren en het filter instrueren hoe in het vervolg om te gaan met dergelijke berichten of afzenders.
Figuur 1 Quarantine rapport
4 De berichten zijn onderverdeeld in verschillende hoofdstukken (Bijvoorbeeld “Hoogst waarschijnlijk Spam” of “Deze berichten vragen om uw aandacht”) die al een indicatie geven wat voor type bericht het is. Binnen het rapport zijn er drie opties om de berichten te verwerken namelijk “Vrijgeven”, “Blokkeren” en “Alle inhoud wissen” die in de volgende paragrafen worden besproken.
2.1.1 Bericht vrijgeven Indien voor de optie vrijgeven word gekozen verschijnt er een pagina met diverse keuzes (Zie figuur 2).
Figuur 2 Bericht Vrijgeven
Hier volgt een korte uitleg over de diverse opties 1 Bericht uit quarantaine vrijgeven Hiermee wordt het bericht vrijgegeven, dit betekent dat deze direct naar uw Postvak In wordt doorgestuurd. 2 Bericht uit quarantaine vrijgeven en als legitieme e-mail rapporteren Hiermee wordt het bericht vrijgegeven, dit betekent dat deze direct naar uw postvak wordt doorgestuurd. Bovendien wordt er een melding gemaakt dat de email foutief als spam is beschouwd. Deze meldingen worden gebruikt om het filter te verbeteren. 3 Voeg de afzender niet aan mijn lijst van veilige afzenders toe de afzender wordt in de toekomst weer als ‘onveilig’ gemarkeerd. U kunt hiermee per bericht bepalen of u deze wel of niet wilt ontvangen. 4 Het e-mailadres van de afzender toe te voegen aan uw lijst met veilige afzenders De afzender wordt op een uw persoonlijke Whitelist geplaatst. Dit betekent dat berichten van deze afzender in de toekomst altijd direct in uw Postvak In binnenkomen. 5 De domeinnaam van de afzender toe te voegen aan uw lijst met veilige afzenders Met deze optie geeft u aan dat u alle e-mails van de afzenders met dezelfde domeinnaam als de huidige afzender wilt ontvangen. Hiermee kunt u de filter instrueren om ook berichten van collega’s van de afzender als vertrouwd te beschouwen Selecteer de optie die u wilt toepassen en klik op “Continue” en er verschijnt een bevestiging van de uitgevoerde actie. In figuur 3 word de melding weergegeven die behoort bij de optie 2. U kunt nu de pagina sluiten.
Figuur 3 Voorbeeld bevestigings melding
5
2.1.2 Bericht Blokkeren Indien voor de optie blokkeren word gekozen verschijnt er een pagina met 2 keuzes (Zie figuur 4)
Figuur 4 Bericht Blokkeren
Indien u kiest voor “Blokkeer het e-mailadres van de verzender:” zal dit e-mailadres toegevoegd worden aan uw zogenaamde persoonlijke Blacklist. Dit houd in dat voortaan alle e-mail van deze afzender geblokkeerd zal worden en verder ook niet meer in uw quarantaine rapport zal verschijnen. Indien u nu op “continue” klikt zal uw actie uitgevoerd worden en zal de melding in figuur 5 verschijnen. U kunt hierna de pagina sluiten.
Figuur 5 Blokkering e-mail adres melding
Indien u kiest voor “Blokkeer de domeinnaam van de verzender:” zal de domeinnaam toegevoegd worden aan uw persoonlijke Blacklist. Dit houd in dat voortaan alle e-mail van afzenders met deze domeinnaam geblokkeerd zal worden en verder ook niet meer in uw quarantaine rapport zal verschijnen. Indien u nu op “continue” klikt zal uw actie uitgevoerd worden en zal de melding in figuur 6 verschijnen. U kunt hierna de pagina sluiten.
Figuur 6 Blokkering domeinnaam melding
2.1.3 Alle inhoud wissen De keuze “Alle inhoud wissen” geeft de melding zoals weergegeven in figuur 7. Alle spam berichten die in het quarantaine rapport zijn nu verwijderd van de spamfilter server. Indien u de berichten niet verwijderd, zullen ze nog 30 dagen beschikbaar zijn op de server. Na 30 dagen worden ze automatisch verwijderd. U kunt hierna de pagina sluiten.
Figuur 7 Alle inhoud gewist melding
6
3 Spamfilter Web Interface Heeft u behoefte om tussentijds de wachtrij van het spamfilter (Quarantaine) te bekijken (bijvoorbeeld als u een e-mail van een vertrouwde afzender niet heeft ontvangen terwijl deze wel is verzonden) of u wilt uw Black- of Whitelist beheren, dan kunt de hierna besproken procedures gebruiken. Navigeer naar de pagina http://spamfilter.proxsys.net. U kunt deze pagina als favoriet toevoegen in uw internetbrowser. In figuur 8 ziet u de inlogpagina. Log hier in met uw e-mail adres bijvoorbeeld :
[email protected]. Voer bij wachtwoord uw wachtwoord in zoals u inlogt op uw eigen netwerk. Klik op ‘Aanmelden’.
Figuur 8 Login pagina
3.1 Berichten in Quarantaine beheren Als u bent ingelogd komt u in de map ‘Quarantaine’ terecht. Hier ziet u alle e-mails die door het spamfilter zijn afgevangen en in quarantaine zijn geplaatst (Zie figuur 9).
Figuur 9 Quarantine
7
Door op een bericht te klikken kunt u het bericht openen (zie figuur 10).
Figuur 10 Inhoud E-mail bericht
U kunt nu via de diverse icoontjes een aantal acties uitvoeren : Veilige Afzender – Klik op de knop ‘Veilige Afzenders’( ) om de afzender toe te voegen aan uw lijst van veilige afzenders. U ziet een bevestiging van uw actie, de afzender is nu als ‘Veilig’ aangemerkt (Zie figuur 11).
Figuur 11 Adres aan Whitelist toegevoegd
Geblokkeerde Afzender – Klik op de knop ‘Blokkeer Afzenders’( ) om de afzender toe te voegen aan uw lijst van geblokkeerde afzenders”. U ziet een bevestiging van uw actie, de afzender is nu als ‘Geblokkeerd’ aangemerkt (Zie figuur 12).
Figuur 12 Adres aan Blacklist toegevoegd
Vrijgeven en melden als legitieme e-mail – Klik op de knop ‘Vrijgeven en melden als legitieme e-mail’( ) om de email door te sturen naar uw Postvak In en te melden als legitieme e-mail bij de producent van het spamfilter. U ziet een bevestiging van uw actie, de e-mail is vrijgegeven en er is melding gemaakt (zie figuur 13).
Figuur 13 Adres aan Whitelist toegevoegd en als veilig gemeld
Verwijder Bericht – Klik op de knop ‘Verwijder Bericht’ ( ) om het bericht te verwijderen uit het spamfilter. U ziet een bevestiging van uw actie, de e-mail is verwijderd (Zie figuur 14)
Figuur 14 Bericht is verwijderd
Afdrukken – Klik op de knop “Afdrukken” (
) om het bericht af te drukken.
8 Indien je in het hoofdscherm bent is er nog een icoon te zien ( ). Hiermee kun je in één keer alle berichten die in quarantaine staan verwijderen. Er zal eerst om een bevestiging gevraagd worden zoals in figuur 15.
Figuur 15 Bevestig de verwijdering
Hierna ziet u een bevestiging van uw actie (Zie figuur 16).
Figuur 16 Hele quarantaine map is geleegd
3.2 Whitelist en Blacklist beheren In de linker kolom van het beginscherm onder het kopje “Instellingen” staan de opties “Geblokkeerde afzenders” (Blacklist) en “Veilige Afzenders” (Whitelist). Hiermee kunt u bepalen hoe het spamfilter met specifieke e-mail adressen en domeinnamen omgaat en hoe de berichten verwerkt dienen te worden.
3.2.1 Geblokkeerde Afzenders Als u “Geblokkeerde afzenders” kiest zal er een pagina geopend worden zoals in figuur 17.
Figuur 17 geblokkeerde afzenders
9
3.2.1.1 Voorkeuren Onder de paragraaf “Voorkeuren” kunt u bepalen wat er met de e-mail berichten moet gebeuren van geblokkeerde afzenders. De volgende drie opties zijn mogelijk: 1 Bericht direct verwijderen Alle e-mail van deze afzenders worden direct verwijderd en niet in de quarantaine geplaatst. 2 Bericht blokkeren en in quarantaine plaatsen Alle e-mail van deze afzenders worden in quarantaine geplaatst en zullen via het quarantaine rapport gemeld worden. Men heeft dan 30 dagen om te beslissen wat er met de betreffende berichten gedaan moet worden voordat ze verwijderd worden uit het systeem. 3 Coderen en berichten doorlaten Alle berichten van deze afzenders die als spam zijn gemarkeerd zullen doorgestuurd worden naar uw Postvak met een melding dat het waarschijnlijk spam is. Alle andere berichten (zoals berichten met een virus of die als phishing zijn gemarkeerd worden in quarantaine geplaatst. Selecteer de optie die u wilt instellen en klik op “Opslaan”.
3.2.1.2 Afzender toevoegen Bij het onderdeel “Afzender toevoegen” kunt u de optie “e-mail” kiezen. Indien u deze optie kiest kunt u in het lege veld erachter een e-mail adres intypen die u aan uw Blacklist wilt toevoegen. Hierna klikt u op “Toevoegen” en u zult zien dat het e-mail adres bij het onderdeel “Lijst met geblokkeerde afzenders” is toegevoegd. Als u de optie “Domein” kiest kunt u in het lege veld erachter een domeinnaam intypen die u aan uw Blacklist wilt toevoegen. Hierna klikt u op “Toevoegen” en ook nu zal de domeinnaam bij het onderdeel “Lijst met geblokkeerde afzenders” zijn toegevoegd.
3.2.1.3 Serverlijst met geblokkeerde afzenders Bij dit onderdeel worden de e-mail adressen en domeinnamen weergegeven die door de beheerder van het spamfilter geblokkeerd zijn voor alle gebruikers. Deze lijst is niet te wijzigen.
3.2.1.4 Lijst met geblokkeerde afzenders In deze lijst staan alle e-mail adressen en domeinnamen die u heeft geblokkeerd. Door een e-mail adres of domeinnaam aan te vinken en daarna op “Verwijderen” te klikken zal het betreffende item verwijderd worden uit de Blacklist. De berichten zullen weer gewoon behandeld worden als alle andere berichten die op het spamfilter binnenkomen.
10
3.2.2 Veilige Afzenders Als u “Veilige afzenders” kiest zal er een pagina geopend worden zoals in figuur 18.
Figuur 18 Veilige Afzenders
3.2.2.1 Afzender toevoegen Bij het onderdeel “Afzender toevoegen” kunt u de optie “e-mail” kiezen. Indien u deze optie kiest kunt u in het lege veld erachter een e-mail adres intypen die u aan uw Whitelist wilt toevoegen. Hierna klikt u op “Toevoegen” en u zult zien dat het e-mail adres bij het onderdeel “Lijst met veilige afzenders” is toegevoegd. Als u de optie “Domein” kiest kunt u in het lege veld erachter een domeinnaam intypen die u aan uw Blacklist wilt toevoegen. Hierna klikt u op “Toevoegen” en ook nu zal de domeinnaam bij het onderdeel “Lijst met veilige afzenders” zijn toegevoegd.
3.2.2.2 Serverlijst met veilige afzenders Bij dit onderdeel worden de e-mail adressen en domeinnamen weergegeven die door de beheerder van het spamfilter als veilig zijn gemarkeerd zijn voor alle gebruikers. Deze lijst is niet te wijzigen.
3.2.2.3 Lijst met veilige afzenders In deze lijst staan alle e-mail adressen en domeinnamen die u als veilig hebt aangemerkt. Door een e-mail adres of domeinnaam aan te vinken en daarna op “Verwijderen” te klikken zal het betreffende item verwijderd worden uit de Whitelist. De berichten zullen weer gewoon behandeld worden als alle andere berichten die op het spamfilter binnenkomen.
11
3.3 Quarantainerapporten In de linker kolom van het beginscherm onder het kopje “Instellingen” staat de optie “quarantainerapporten” indien u deze optie kiest verschijnt de volgende pagina zoals in figuur 19.
Figuur 19 Quarantainerapporten
In dit onderdeel kunt u aangeven of u een quarantainerapport wilt ontvangen. Indien u ervoor kiest om een rapport te ontvangen kunt u zelf kiezen hoe vaak en hoe laat u het rapport wil ontvangen. Standaard word er voor alle gebruikers elke dag om 17:00 een rapport gestuurd, indien er berichten in quarantaine staan. Indien uw quarantaine leeg is word er geen rapport verstuurd.
3.4 Opties In de linker kolom van het beginscherm onder het kopje “Instellingen” staat de optie “Opties” indien u deze optie kiest verschijnt het volgende scherm zoals in figuur 20
Figuur 20 Opties
12 Bij dit onderdeel kunt u een aantal instellingen bewerken die verband houden met hoe bepaalde zaken worden weergegeven in het spamfilter. Zoals de taal, de tijdzone en het aantal berichten die per pagina worden weergegeven.
3.5 Statistiek In de linker kolom van het beginscherm onder het kopje “Instellingen” staat de optie “Statistiek” indien u deze optie kiest verschijnt het volgende overzicht zoals in figuur 21
Figuur 21 Statistiek
In dit onderdeel kunt u statistieken zien die betrekking hebben op al uw mail die door het spamfilter zijn gegaan.
13
4 Spamfilter Web Interface openen vanuit Outlook Deze optie is alleen beschikbaar in Microsoft Outlook 2002 of hoger. Indien u beschikt over deze versie volg dan het stappenplan zoals hieronder is weergeven : - Klik met de rechtermuisknop op de map ‘Ongewenste e-mail’. - Kies ‘Eigenschappen’. - Ga naar het tabblad ‘Introductiepagina’. - Vink het vinkje aan en voer het adres http://spamfilter.proxsys.net/ in - Klik op ‘Toepassen’ en hierna op OK. - De wachtrij kunt u nu vanuit uw Outlook openen (Zie figuur 22).
Figuur 22 Spamfilter in Outlook
