ISSN : 2302-450X
PROSIDING PERTEMUAN DAN PRESENTASI KARYA ILMIAH BALI, 23 OKTOBER 2015
PEMBICARA UTAMA SEMINAR PANEL DENGAN TEMA “Inovasi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Menunjang Technopreneurship” Ir.Onno Widodo Purbo.M.Eng.Ph.D Putu Sudiarta, S.Kom
PENYUNTING AHLI Dr. Ahmad Ashari.M.Kom Dr. H. Agus Zainal Arifin, S.Kom.,M.Kom Agus Muliantara, S.Kom., M.Kom.
PELAKSANA SEMINAR
PELINDUNG Rektor Universitas Udayana, Bali
PENANGGUNG JAWAB Dekan Fakultas MIPA Universitas Udayana Ketua Program Studi Teknik Informatika, FMIPA Universitas Udayana
PANITIA I Gusti Agung Gede Arya Kadyanan,S.Kom.,M.Kom. I Dewa Made Bayu Atmaja Darmawan,S.Kom.,M.Cs. I Wayan Supriana,S.Si.,M.Cs. Ida Bagus Made Mahendra, S.Kom., M.Kom. I Komang Ari Mogi, S.Kom, M.Kom. I Made Widi Wirawan, S.Si., M.Cs. I Putu Gede Hendra Suputra, S.Kom., M.Kom. Ngurah Agus Sanjaya ER., S.Kom., M.Kom. Agus Muliantara, S.Kom.,M.Kom. I Made Widiartha,S.Si., M.Kom. Made Agung Raharja, S.Si., M.Cs. I Gusti Ngurah Anom Cahyadi Putra, S.T., M.Cs. I Gede Santi Astawa, S.T., M.Cs. Ida Bagus Gede Dwidasmara,S.Kom.,M.Cs. Dra. Luh Gede Astuti, M.Kom.
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas terselesainya penyusunan Proceeding SNATIA 2014 ini. Buku ini memuat naskah hasil penelitian dari berbagai bidang
kajian
yang
telah
direview
oleh pakar dibidangnya dan telah
dipresentasikan dalam acara Seminar SNATIA tahun 2015 pada tanggal 23 Oktober 2015 di Universitas Udayana kampus Bukit Jimbaran, Badung, Bali. Kegiatan
SNATIA
2015
merupakan
agenda
tahunan
Program Studi Teknik
Informatika, Jurusan Ilmu Komputer, Universitas Udayana. SNATIA 2015 mengambil tema
“Inovasi
Teknologi
Informasi
dan
Komunikasi
dalam
Menunjang
Technopreneurship”, dengan pembicara utama seminar yang terdiri dari pakar-pakar peneliti dan Pemerhati dibidang Teknologi Informasi dan Technopreneurship. Meskipun kegiatan seminar dan pendokumentasian naskah dalam proceeding ini telah dipersiapkan dengan baik, namun kami menyadari masih banyak kekurangannya. Untuk itu panitia mohon maaf yang sebesar-besarnya, dan juga mengucapkan terimakasih atas kepercayaan dan kerjasamanya dalam kegiatan ini. Kritik dan saran perbaikan sangat diharapkan untuk penyempurnaan di masa mendatang, yang dapat dikirimkan melalui email
[email protected]. Kepada semua pihak yang terlibat, baik langsung maupun tidak langsung dalam penyelenggaraan
seminar,
dan
penyusunan
proceeding
SNATIA
2015,
mengucapkan terima kasih.
Denpasar, 17 Oktober 2015
Panitia SNATIA 2015
panitia
DAFTAR ISI Kata Pengantar Daftar Isi Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Kehadiran Pegawai pada Pusat Penelitian Perkembangan IPTEK Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Warkim ............... ...............................................................................................
1
Kompresi Citra Medis dengan Wavelet Packet I Made Ari Dwi Suta Atmaja ..............................................................................
11
Ekstraksi Fitur Warna dan Tekstur untuk Clustered-Based Retrival if Images (CLUE) Sugiartha I Gusti Rai Agung ...............................................................................
16
Peningkatan Kemampuan Guru dalam Menggunakan Geogebra sebagai Media Pembelajaran Matematika SMP Luh Putu Ida Harini.............................................................................................
21
Perbandingan Model Pembelajaran Kooperatif Tipe Belajar Bersama Menggunakan Media Google Drive dan Tanpa Google Drive Desak Putu Eka Nilakusuma...............................................................................
28
Analisa Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Actual Usage dalam Penggunaan Tiket Elektronik dengan Menggunakan Technology Acceptance Model (TAM) Studi Kasus PT.KAI Commuter Jabodetabek Enok Tuti Alawiah ..............................................................................................
35
Pemanfaatan Aplikasi Google Docs sebagai Media Pembinaan Karya Ilmiah Remaja Komang Dharmawan ..........................................................................................
45
Penerapan WAN dengan Protokol Routing RIP dan Passive Interfaces sebagai Pemilihan Jalur Menggunakan GNS3 Anggarda Sanjaya ...............................................................................................
49
Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Maajemen Rumah Sakit pada Unit Rawat Inap Studi Kasus Rumah Sakit Umum Famili Husada I Dewa Ayu Kompyang Putri Utari ....................................................................
54
Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Umum Famili Husada pada Unit Poliklinik I G.Ag.Sri Ag. Chandra Kusuma ........................................................................
62
Mengukur Kinerja Load Balancing pada Sistem Cloud Computing dengan Parameter Throughput I Gusti Ngurah Ary Juliantara .............................................................................
71
Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Manajemen Gudang pada Rumah Sakit Famili Husada Luh Gede Apryta Astaridewi ..............................................................................
77
Perancangan Website E-Commerce pada Toko Gadget Online Store Ni Kadek Dwi Asri .............................................................................................
85
Segmentasi Citra Tulisan Tangan Karakter Aksara Bali Menggunakan Metode Profile Projection Ni Wayan Deviyanti Septiari ..............................................................................
91
Klasifikasi Penyakit Anak pada Proses Retrieve dalam Sistem Pakar Berbasis Case Based Reasoning (CBR) dengan Metode Nearest Neighbour Ni Wayan Ririn Puspita Dewi.............................................................................
98
Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Manajemen Instalasi Gawat Darurat pada Rumah Sakit Famili Husada Putu Ita Purnama Yanti .......................................................................................
105
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Geografis Berbasis Web untuk Mengetahui Ketersedian Air Tanah di Provinsi Bali Made Dinda Pradnya Pramita .............................................................................
112
Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit pada Unit Radiologi – Studi Kasus Rumah Sakit Umum Famili Husada I Putu Agustina .... ................................................................................................
120
Pengamanan File Video MP4 dengan Metode Enkripsi Menggunakan Algoritma RC5 Rahmantogusnyta Mariantisna............................................................................
128
Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Geografis Pariwisata di Bali Berbasis Web Deni Supriawan... ................................................................................................
133
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN PEGAWAI PADA PUSAT PENELITIAN PERKEMBANGAN IPTEK LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA Warkim1, Hafiz Novanda Ichwan2, Husnul Kamal Zega3 1
Pusat Penelitian Perkembangan Iptek LIPI Gedung A PDII-LIPI, Jl. Jend. Gatot Subroto 10 Jakarta Selatan 12710 Email:
[email protected] 2 Magister Ilmu Komputer, Universitas Budiluhur Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Jakarta Selatan 12260 Email:
[email protected] 3 Pusat Instrumentasi, Rekayasa, dan Kalibrasi BMKG Jl. Angkasa 1 No. 2 Kemayoran, Jakarta Pusat Email:
[email protected] ABSTRAK Penggunaan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) dalam menunjang reformasi birokrasi menjadi sebuah keharusan. Sistem yang berjalan saat ini di Pusat Penelitian Perkembangan Iptek (PAPPIPTEK) yang merupakan satuan kerja di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia sudah menggunakan aplikasi finger print attendance management. Aplikasi finger print attendance management merupakan aplikasi yang berfungsi dapat membaca data kehadiran dan ketidakhadiran pegawai dari alat finger print (sidik jari). Sistem finger print attendance management dibangun dengan menggunakan database Microsoft Access, dimana database ini hanya bersifat client. Penelitian ini dibuat untuk melengkapi sistem berjalan saat ini menjadi Sistem Kehadiran Berbasis Web yang berfungsi untuk memudahkan sub bagian kepegawaian dalam pengelolaan dan penginformasian data kehadiran serta memudahkan pegawai dalam pengajuan permohonan ijin dan dinas secara online. Sistem informasi ini dikembangkan dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle) atau lebih dikenal dengan Siklus Hidup Pengembangan Sistem sehingga perbaikan dan pengembangan kedepannya bisa dilakukan, sesuai dengan kebutuhan. Dari hasil pengujian sistem informasi yang dibangun ini, diketahui sistem ini dapat memberikan keuntungan dan manfaat kepada pengguna yakni pegawai, sub bagian kepegawaian dan manajemen yaitu dapat mengakses data kehadiran masingmasing pegawai, mengajukan permohonan ijin dan kedinasan secara online. Kata Kunci: Sistem Informasi, SDLC, absensi, finger print ABSTRACT The using of ICTC ( Information and Communication Technology) in order to support the reformation of birocration, become a must. The system which used nowadays in PAPPIPTEK as a team work in LIPI is using Finger Print Attendance Management Application. It's function is detecting data of the employee's attendance and also absence via the finger print machine. Finge Attendance Management Print system is built using Microsoft Access database, which is the dada only as client. Researches are made to complete the recent system to be web based attendance system, to ease the human resource suh section in managing dan informing the attendance and absence data, and also to ease employees in submitting the permits and assignment in online way. This information system is developed using a method, known as System Development Life Cycle (SDLC), so that the enhancement and development toward can be held, corresponding to the needs. From the trial result of this built information system, it's known that this system can give the users, namely employees, human resourse subsection and management, advantages and benefits to access data of attendance and absence of each employee , and to submit permits and assignment in online way. Key word : information system, SDLC, attendance, finger print
1
ISSN : 2302 - 450X 1. PENDAHULUAN Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) merupakan instansi pemerintah non departemen yang sedang berupaya meningkatkan layanan dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk menunjang administrasi maupun kegiatan penelitian. Dalam upaya mendukung peningkatan penggunaan TIK di LIPI, Pusat Penelitian Perkembangan Iptek (PAPPIPTEK) yang merupakan satuan kerja di LIPI mencoba membangun suatu aplikasi sistem berupa aplikasi sistem informasi absensi pegawai yang berbasiskan web. Sistem informasi ini sangat dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan di bagian Tata Usaha terutama Sub Bagian Kepegawaian dan Umum. Sistem Informasi Kehadiran Pegawai ini dibangun untuk melengkapi sistem yang sudah berjalan yaitu menggunakan aplikasi finger print attendance management. Aplikasi finger print attendance management merupakan aplikasi yang berfungsi dapat membaca data kehadiran dan ketidakhadiran pegawai dari alat finger print (sidik jari). Sistem finger print attendance management dibangun dengan menggunakan database Microsoft Access, dimana database ini hanya bersifat client. Karena itu, bagian Tata Usaha terutama pada Sub Bagian Kepegawaian dan Umum memerlukan suatu aplikasi yang berbasiskan web, agar informasi kehadiran dapat diakses oleh pegawai melalui jaringan lokal maupun internet. Sistem informasi kehadiran pegawai ini sangat dibutuhkan di instansi pemerintah dalam upaya untuk menunjang reformasi birokrasi di pemerintahan terutama pada satuan kerja PAPPIPTEKLIPI. Maksud dibangunnya Sistem Kehadiran Pegawai ini adalah untuk memudahkan pegawai dalam mengakses data kehadiran serta pengajuan untuk permohonan ijin dan dinas yang dilakukan secara online. Sedangkan tujuannya adalah untuk membantu staf sub bagian kepegawaian dalam mengelola dan menginformasikan data kehadiran serta untuk memudahkan pegawai PAPPIPTEK-LIPI dalam pengajuan ijin maupun pengajuan kedinasan.
2. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM 2.1. Analisa Sistem Analisa permasalahan merupakan hal yang pertama dilakukan setelah mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna. Analisa bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang akan dikembangkan berdasarkan masukan dari pengguna (pengembang, manajemen dan sebagainya). Hasil yang diharapkan dari analisa sistem ini adalah mendapatkan pemahaman sistem secara keseluruhan sebagai persiapan untuk menuju ke tahap perancangan sistem[5].
2
Menurut Mc Leod Analisa Sistem adalah suatu studi dari sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau memperbaiki kekurangan dari sistem yang telah ada[4]. Menurut Pressman: analisa sistem adalah kegiatan menemukan atau mengidentifikasikan masalah, mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem[6]. 2.2. Desain Sistem Desain sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi (dengan analisis sistem) yang merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sistem yang lengkap dengan sebuah perbaikan sistem. Desain sistem ini melibatkan penambahan, penghapusan, dan perubahan-perubahan bagian relatif pada sistem awalnya. 2.3. Metodologi Menurut Dennis dkk[3], System Devolopment Life Cycle (SDLC) atau sering disebut, Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah, Proses memahami bagaimana Sistem Informasi (SI) bisa mendukung kebutuhan bisnis, dengan cara merancang sistem, membangunnya, dan memberikannya kepada pengguna. SDLC mempunyai 4 (empat) fase/tahapan: Planning, Analysis, Desain dan Implementasi. Planning adalah proses penting memahami mengapa sistem informasi ini perlu dibuat. Analisis, Tahapan menjawab pertanyaan tentang siapa yang akan menggunakan sistem, apa yang akan di kerjakan oleh sistem, di mana dan kapan akan digunakan. Disain, tahap memutuskan bagaimana sistem akan beroperasi. Tahap implementasi, tahap dimana sistem benar-benar dibangun. Dalam melaksanakan SDLC ini ada beberapa metodologi yang digunakan yakni Waterfall development, Parallel Development, Vmodel, Rapid Aplication Development (RAD), Agile Development[3]. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan untuk membangun aplikasi sistem informasi kehadiran pada Pusat Penelitian Perkembangan Iptek ini yaitu menggunakan metode RAD (Rafid Aplication Development) yang diperkenalkan oleh konsultan komputer dan penulis James Martin yang mengacu pada pengembangan siklus hidup untuk memproduksi sistem dengan cepat tanpa mengorbankan mutu dari sistem tersebut. RAD adalah sekumpulan strategi, metodologi dan alat terintegrasi yang terdapat didalam suatu kerangka kerja yang disebut rekayasa informasi. Siklus hidup RAD menurut martin menunjukkan banyaknya upaya yang dikeluarkan oleh pengguna maupun spesialis informasi. Dalam hal siklus hidup RAD, pengguna memainkan peranan yang penting kecuali dalam tahap konstruksi. Logika yang mendasari dari metode siklus hidup dengan metode RAD bahwa semakin banyak keterlibatan pengguna khususnya pada tahap-tahap awal
Warkim , Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Kehadiran Pegawai pada Pusat Penelitian Perkembangan IPTEK Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
maka akan memungkinkan sistem dikembangkan dengan lebih cepat[4].(Gambar 1.)
manajemen) : 1 (satu) : bagian kepegawaian : setiap melakukan ijin tidak masuk kerja, datang terlambat, pulang sebelum waktunya dan ijin sakit : NIP, lamanya ijin (hari), tanggal mulai, tanggal selesai, kekurangan jam kerja (menit), alasan ijin, pejabat yang menyetujui
Rangkap Distribusi Data Periode
Isi Dokumen
2. Gambar 1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem RAD
Nama Dokumen Fungsi
: formulir dinas : mencatat data pegawai yang melakukan tugas kedinasan : pegawai (staf, peneliti dan manajemen) : 1 (satu) : bagian kepegawaian : setiap melakukan dinas : NIP, jenis dinas, nama kegiatan, tanggal mulai, tanggal selesai, nama penyelenggara, sumber pembiayaan, lokasi, instansi yang dikunjungi, kota, pejabat yang menyetujui.
Sumber
3. ANALISIS DAN PEMBAHASAN 3.1. Analisis Sistem Berjalan Berikut prosedur kehadiran pegawai yang sedang berjalan di PAPPIPTEK-LIPI: Pegawai PAPPIPTEK-LIPI yang terdiri dari staf bagian tata usaha, staf bidang pengelolaan dan diseminasi hasil penelitian, peneliti dan manajemen setiap harinya melakukan absen baik absen masuk maupun absen pulang dengan menggunakan sistem sidik jari (finger print). Pegawai yang ijin tidak masuk atau dikarenakan sakit, datang terlambat dan pulang sebelum waktunya harus mengisi formulir pengajuan ijin dengan disetujui oleh atasan masing-masing pegawai. Pegawai yang melakukan perjalanan dinas terlebih dahulu mengisi formulir kedinasan yang ditandatangani oleh atasan langsung atau Kepala Satuan Kerja. Bagian Kepegawaian setiap bulan membuat rekap kekurangan jam kerja pegawai untuk dipergunakan dalam perhitungan uang makan dan tunjangan kinerja. Bagian Keuangan menerima rekap kehadiran serta kekurangan jam kerja setiap pegawai. 3.2. Analisis Dokumen Setelah penulis mengetahui prosedur yang ada pada sistem kehadiran pegawai yang sedang berjalan ini, maka penulis dapat menyimpulkan dokumen apa saja yang digunakan dalam sistem ini. Berikut ini akan diuraikan beberapa dokumen yang terkait dengan permasalahan system kehadiran pegawai yang diajukan, di antaranya : 1.
Nama Dokumen Fungsi Sumber
: formulir permohonan ijin : mencatat data pegawai yang ijin : pegawai (staf, peneliti dan
Rangkap Distribusi Data Periode Isi Dokumen
3.3. Analisis Kebutuhan Sistem Sebelum ke tahap pembahasan kebutuhan sistem, sebenarnya instansi satuan kerja PAPPIPTEKLIPI sudah menjalankan proses rekapitulasi sistem tentang kehadiran pegawai, namun proses rekapitulasi kehadiran pegawai tersebut masih berjalan secara manual. Proses sistem kehadiran yang sudah berjalan tersebut seperti yang terlihat pada gambar 2. PEGAWAI
FINGER PRINT
KEPEGAWAIAN
Melakukan absen datang dan pulang Memproses absen pegawai Merekap Data Kehadiran Pegawai
Melakukan absen ulang
N
Y
Mengirimkan Data Kehadiran Pegawai Via Email
Memproses absen pegawai Menerima Email Data Kehadiran
Gambar 2. Activity Diagram Proses Berjalan Absensi Pegawai Analisis kebutuhan sistem kehadiran pegawai terdiri dari beberapa tahapan antara lain developing a vision, modeling use case dan establising the domain model. 3
ISSN : 2302 - 450X 3.3.1. Developing a vision Fitur yang terkait developing a vision di dalam Perancangan Sistem Informasi Kehadiran Pegawai yang akan dibangun antara lain: Sistem Informasi dapat diakses dimana saja selama terdapat jaringan internet; Sistem Informasi berbasiskan web yang memudahkan pengunjung untuk melakukan pemantauan terutama absensi per masing-masing pegawai; Sistem Informasi dapat menerima data pegawai yang terdaftar dan dapat diolah menjadi laporan absensi bulanan dan tahunan; Pengguna melakukan absensi datang dan pulang pada mesin absen sidik jari. Pengguna dapat melihat laporan absensi pada bulan yang sedang berjalan; Sistem dapat melihat laporan kehadiran pegawai per bulan dan tahunan serta dapat mencetak laporan; Sistem dapat mencetak formulir permohonan ijin yang sudah disetujui oleh atasan dan kepala satuan kerja; Sistem dapat mencetak formulir kedinasan yang sudah disetujui oleh atasan dan kepala satuan kerja; Sistem dapat berjalan dengan menggunakan browser apa saja. 3.3.2. Modelling Use Case Berdasarkan fitur-fitur rancangan yang sudah dijelaskan pada tahapan sebelumnya, maka dapat dijelaskan usecase diagram dari rancangan sistem kehadiran pegawai ini adalah sebagai berikut:
Administrator memiliki fungsi memanipulasi (tambah, ubah dan hapus) data pegawai, data login pegawai serta data referensi yang diperlukan sistem. Manajemen dan pegawai dapat memanipulasi data permohonan ijin dan kedinasan yang berkaitan dengan pegawai yang bersangkutan, sedangkan manajemen merupakan turunan dari pegawai. Untuk pegawai hanya dapat melihat data dan informasi masing-masing, sedangkan manajemen dapat melihat data informasi kehadiran pegawai yang dibawahinya. b) Sistem yang diusulkan memiliki 8 (delapan) fungsi antara lain: o fungsi data pegawai: merupakan data profil pegawai pada Pusat Penelitian Perkembangan Iptek yang terdaftar dalam sistem dan yang sedang aktif. o fungsi data login: merupakan data login untuk masuk ke dalam sistem, data login ini salah satu isinya username dan password. o fungsi data referensi: merupakan data pendukung yang terdapat dalam sistem. o fungsi form ijin: merupakan bentuk formulir isian yang digunakan pada saat pegawai melakukan ijin (tidak masuk, terlambat, pulang sebelum waktunya dan sakit). o fungsi form kedinasan: merupakan bentuk formulir yang digunakan jika pegawai akan melakukan tugas dalam rangka dinas baik dinas luar kota maupun dalam kota. o fungsi melihat informasi: merupakan bentuk laporan atau informasi yang dihasilkan dari system. Informasi yang dihasilkan bersifat real time untuk data kehadiran jam datang dan jam pulang hari kerja, informasi perhitungan kekurangan jam kerja, informasi ijin pegawai dan informasi pegawai yang melakukan dinas dalam format periode bulanan dan harian. o fungsi pengiriman data absen sidik jari: merupakan fungsi automatisasi dari sistem kerja pada mesin absen. Fungsi pengiriman data ini dalam format database microsoft acces yang sudah terinstal diserver. 3.3.3. Establising the Domain Model a.
Absensi Pegawai
Deskripsi Proses Process
Gambar 3. Use Case Diagram Sistem Kehadiran Pegawai Dilihat dari gambar 3. diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : a) Sistem yang diusulkan memiliki 5 (lima) aktor yang berhubungan dengan fungsi-fungsi sistem yaitu administrator, pegawai, manajemen (pimpinan), arsiparis (penomoran surat) dan mesin absensi.
4
Business Rules/Polic ies Process Workflow
Pegawai melakukan absen menggunakan sistem absensi finger print.. Setiap pegawai harus melakukan absen saat masuk dan pulang kerja dengan menggunakan alat finger print yang tersedia.
Pegawai melakukan absen saat masuk dan pulang kerja menggunakan alat finger print. Alat finger print akan memproses sidik jari pegawai, apabila sidik jari tidak terbaca oleh alat finger print, maka pegawai tersebut harus mencobanya sampai berhasil. Setelah berhasil alat finger print akan menyimpan data hasil absensi yang tercatat sebagai jam datang maupun jam
Warkim , Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Kehadiran Pegawai pada Pusat Penelitian Perkembangan IPTEK Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
pulang. Hasil absensi pegawai akan langsung terhubung secara real time dengan server aplikasi kehadiran pegawai, sehingga setiap pegawai dapat melakukan pengecekan terhadap absensi melalui perangkat komputer/notebook/smartphone masing-masing pegawai yang terhubung dalam jaringan intranet atau internet. Apabila adanya kegagalan absen (sidik jari tidak terbaca oleh finger print), pegawai dengan cepat melaporkan ke bagian kepegawaian untuk dimasukan secara manual ke dalam sistem aplikasi kehadiran pegawai.
GAP Analisis As-Is Proses absensi direkap bagian kepegawaian secara manual sehingga memerlukan waktu
To-Be
Proposed Solutions
Proses perhitungan rekapitulasi kehadiran pegawai semakin cepat dan akurat
Menampilkan data absensi terkini dan melakukan perhitungan kekurangan jam kerja yang berdasarkan data dari mesin absensi finger print.
Uraian analisis proses aliran data dari sistem kehadiran pegawai di PAPPIPTEK-LIPI ini dapat dijelaskan seperti pada gambar 4.
Gambar 4. Proses aliran data Absensi Sistem Kehadiran Pegawai b.
kenapa tidak disetujui. Untuk permohonan ijin pegawai sebagai peneliti disetujui oleh ketua kelompok penelitian, setelah di itu diteruskan ke kepala bagian tata usaha sebelum formulir permohonan ijin tersebut dicetak.
GAP Analisis As-Is
To-Be
Proposed Solutions
Formulir permohonan ijin dibuat secara tertulis kemudian dibawa untuk meminta persetujuan
Proses permohonan ijin dibuat secara online selama terdapat jaringan intranet maupun internet yang diakses dari mana saja.
Proses permohonan ijin dan persetujuan ijin dilakukan secara online melalui sistem informasi kehadiran pegawai.
Activity dan Sequence Diagram proses permohonan ijin untuk pegawai non peneliti seperti yang terlihat pada gambar 7. dan gambar 8.
Gambar 7. Activity Diagram Permohonan Ijin Pegawai (Non Peneliti)
Permohonan Ijin untuk Pegawai dan Peneliti
Deskripsi Proses Process
Business Rules/ Policies Process Workflow
Pegawai, peneliti dan manajemen melakukan permohonan ijin (tidak masuk, terlambat datang, pulang sebelum waktunya dan sakit) Pegawai, peneliti dan manajemen mengisi formulir permohonan ijin Pegawai mengisi formulir permohonan ijin, dengan syarat ijin yang tidak melebihi 2 (dua) hari kerja, jika lebih dari 2 (dua) hari maka pegawai diwajibkan mengisi formulir ijin cuti. Jika ijin kurang 2 (dua) hari formulir diproses ke atasan langsung (pegawai) atau ke ketua kelompok peneliti (peneliti). Jika permohonan ijin pegawai tersebut tidak disetujui maka formulir permohonan ijin dikembalikan lagi ke pegawai yang mengajukan ijin disertakan dengan alasan
Gambar 8. Sequence Diagram Permohonan Ijin Pegawai (Non Peneliti)
5
ISSN : 2302 - 450X permohonan ijin dikembalikan lagi ke pegawai yang mengajukan permohonan ijin disertakan dengan alasan kenapa tidak disetujui. Untuk permohonan dinas pegawai sebagai peneliti disetujui oleh ketua kelompok penelitian, setelah di itu diteruskan ke kepala bagian tata usaha dan diberikan nomor surat oleh arsiparis sebelum formulir permohonan kedinasan tersebut dicetak.
Sedangkan Activity dan Sequence Diagram proses permohonan ijin untuk pegawai sebagai peneliti dapat lihat pada gambar 9. dan gambar 10.
GAP Analisis
Gambar 9. Activity Diagram Permohonan Ijin Pegawai (Peneliti)
Ketua Kelti
As-Is
To-Be
Proposed Solutions
Formulir permohonan dinas dibuat secara tertulis kemudian dibawa untuk meminta persetujuan
Proses permohonan dinas dibuat secara online selama terdapat jaringan intranet maupun internet yang diakses dari mana saja.
Proses permohonan dinas dan persetujuan dinas dilakukan secara online melalui sistem informasi kehadiran pegawai.
Activity dan Sequence Diagram proses permohonan ijin untuk pegawai non peneliti seperti yang terlihat pada gambar 11 dan gambar 12.
Gambar 10. Sequence Diagram Permohonan Ijin Pegawai (Peneliti) c.
Permohonan Kedinasan untuk Pegawai dan Peneliti
Gambar 11. Activity Diagram Permohonan Dinas Pegawai (Non Peneliti)
Deskripsi Proses Process Business Rules/ Policies Process Workflow
6
Pegawai, peneliti dan manajemen mengajukan permohonan dinas. Pegawai, peneliti dan manajemen mengisi formulir permohonan kedinasan. Jika dinas kurang 2 (dua) hari formulir diproses ke atasan langsung (pegawai) atau ke ketua kelompok peneliti dan disetujui oleh kepala bagian tata usaha (peneliti). Jika permohonan dinas lebih dari 2 (dua) hari pegawai, peneliti dan manajemen harus disetujui dan diketahui oleh kepala satuan kerja atau kepala pusat. Permohonan dinas harus disertakan dokumen pendukung dalam format file pdf atau image (gif, jpg, dan jpeg) yang diupload sebelum permohonan dinas di kirim ke atasan langsung (non peneliti) atau ke ketua kelompok peneliti (peneliti). Jika permohonan dinas pegawai atau peneliti tersebut tidak disetujui maka formulir
Ketua Kelti
Gambar 12. Sequence Diagram Permohonan Dinas Pegawai (Non Peneliti)
Warkim , Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Kehadiran Pegawai pada Pusat Penelitian Perkembangan IPTEK Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
Sedangkan Activity dan Sequence Diagram proses permohonan dinas untuk pegawai sebagai peneliti dapat lihat pada gambar 13 dan gambar 14.
4.4.2. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 13. Activity Diagram Permohonan Dinas Pegawai (Peneliti)
Ketua Kelti
Gambar 16. ERD Sistem Kehadiran Pegawai
4. IMPLEMENTASI
Gambar 14. Sequence Diagram Permohonan Dinas Pegawai (Peneliti)
Implementasi Sistem Kehadiran Pegawai pada Pusat Penelitian Perkembangan Iptek LIPI ini sudah berjalan dan disosialisasikan di lingkungan satuan kerja dimulai dari awal tahun 2015 yang dapat diakses melalui web dengan alamat siab.pappiptek.lipi.go.id seperti yang terlihat pada gambar 16. Sistem ini terdiri dari 3 (tiga) level/hak akses tingkatan yaitu tingkatan level administrator, level manajemen dan level pegawai.
4.4. Analisa Kebutuhan Data 4.4.1. Class Diagram
Gambar 16. Halaman Utama Sistem Kehadiran Pegawai 4.1. Administrator Tingkatan pada level administrator berisi untuk maintenance sistem kehadiran pegawai secara keseluruhan meliputi tabel master pegawai, master level, user login dan tabel-tabel pendukung/referensi. Tampilan menu-menu yang terdapat pada tingkatan level administrator seperti pada gambar 17. Gambar 15. Class Diagram Sistem Kehadiran Pegawai 7
ISSN : 2302 - 450X serta daftar kekurangan jam kerja pegawai yang dibawahinya. Tampilan rekapitulasi kehadiran dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 19. Rekapitulasi Permohonan Ijin Pegawai
Gambar 17. Halaman Level Administrator Daftar menu yang ada di level/tingkatan administrator meliputi menu master pegawai, master user, level user, kosongkan data, konversi data. Serta beberapa tabel pendukung dari sistem meliputi tabel pendukung jabatan, penandatangan, agama, jenjang pendidikan, pangkat/golongan, unit kerja, dan lain-lain. 4.2. Manajemen Tingkatan level manajemen lebih diutamakan kepada hak akses untuk dapat memonitoring kehadiran pegawai/staf yang dibawahinya. Selain itu pad alevel manajemen ini dapat menyetujui formulir pengajuan ijin maupun dinas dari pegawai. Tampilan halaman manajemen dapat dilihat pada gambar 18. Tingkatan manajemen pada satuan kerja PAPIPTEK-LIPI terdiri dari beberapa bidang/bagian antara lain bagian tata usaha (sub bagian keuangan dan sub bagian kepegawaian & umum), bidang diseminasi dan pengelolaan hasil penelitian (sub bidang diseminasi & kerjasama dan sub bidang pengeloaan hasil penelitian), bidang penelitian manajemen riset dan teknologi inovasi serta bidang kebijakan iptek dan inovasi.
Gambar 18. Halaman Menu Level Manajemen Level manajemen memiliki hak akses data pegawai yang dibawahinya, antara lain data kehadiran, data kedinasan dan data ijin. Selain itu tingkatan manajemen juga dapat mengakses hak sebagai pegawai yaitu dapat mengisi formulir ijin, formulir kedinasan, serta dapat melihat data kehadiran pegawai itu sendiri. Rekapitulasi data yang dapat dilihat oleh user tingkatan/level manajemen adalah rekapitulasi ijin pegawai, monitoring kedinasan,
8
Gambar 20. Rekapitulasi Monitoring Surat Dinas
Gambar 21. Rekapitulasi Daftar Kekurangan Jam Kerja 4.3. Pegawai Tingkatan level pegawai merupakan tingkatan sebagai pengguna utama dalam sistem kehadiran pegawai yaitu pegawai dapat melihat data kehadiran pribadi, dapat melihat perhitungan kekurangan jam kerja harian, maupun bulanan serta dapat mengajukan formulir permohonan ijin dan dinas kepada atasan langsung. Tampilan halaman yang dapat diakses tingkatan/level pegawai seperti yang terlihat pada gambar 22.
Gambar 22. Halaman Menu Level Pegawai
Warkim , Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Kehadiran Pegawai pada Pusat Penelitian Perkembangan IPTEK Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
5. KESIMPULAN 5.1. Kesimpulan
Gambar 23. Formulir Ijin Tidak Masuk Kerja
Gambar 24. Formulir Ijin Terlambat
Gambar 25. Formulir Ijin Pulang Sebelum Waktunya
Sistem Informasi Kehadiran Pegawai ini dibuat dengan berbasiskan web dengan tujuan untuk membantu pekerjaan pada bagian kepegawaian terutama dalam kehadiran dan perhitungan kekurangan jam kerja serta sebagai media informasi kehadiran untuk para pegawai baik staf, peneliti maupun manajemen. Dari penjelasan pada bab-bab sebelumnya penulis dapat merangkum beberapa kesimpulan antara lain: 1) Sistem Informasi Kehadiran Pegawai berbasis komputerisasi yang dirancang ini diharapkan dapat menggantikan proses pencatatan data kehadiran yang dilakukan secara manual dengan tujuan untuk meminimalisasi tingkat kesalahan dalam pencatatan data kehadiran pegawai. 2) Sistem pencatatan data kehadiran pegawai bersumber dari mesin absensi (finger print) yang dikoneksikan ke dalam server jaringan intranet dan internet dimana data absensi dari finger print dikombinasikan dengan data pengisian formulir ijin dan kedinasan pegawai. 3) Sistem Informasi Kehadiran Pegawai dapat mempermudah dan mempercepat proses data kehadiran sehingga dapat menghemat waktu dan lebih efisien karena semua proses dilakukan secara online. 4) Dengan adanya Sistem Informasi Kehadiran Pegawai ini manajemen, staf dan peneliti dapat melihat data kehadiran serta perhitungan kekurangan jam kerja masing-masing berdasarkan periode harian dan bulanan serta manajemen dapat melihat kehadiran staf/peneliti yang dipimpinnya. 5) Sistem Informasi Kehadiran Pegawai ini juga dapat melakukan proses persetujuan kehadiran pegawai dilakukan secara online baik itu proses persetujuan ijin maupun proses kedinasan. 5.2. Saran Untuk kelancaran dalam penerapan rancangan Sistem Informasi Kehadiran Pegawai ini, penulis memberikan saran kepada pegawai maupun manajemen, antara lain:
Gambar 26. Formulir Ijin Sakit
1) Instansi Pusat Penelitian Perkembangan Iptek agar membangun serta mengimplementasikan Sistem Informasi Kehadiran Pegawai berdasarkan dari analisa dan desain sistem yang telah dibuat. 9
ISSN : 2302 - 450X 2) Instansi pengguna diharapkan menyediakan Sumber Daya Manusia bidang teknologi informasi untuk membangun dan mengembangkan aplikasi Sistem Informasi Kehadiran Pegawai yang berbasiskan web. 3) Rancangan analisa dan desain sistem kehadiran pegawai ini belum mencakup proses ijin cuti pegawai, diharapkan untuk pengembangannya kedepannya ditambahkan formulir pengajuan dan perhitungan cuti.
6.
DAFTAR PUSTAKA
[1] -------------, 2012. Standard Operation Procedure Pusat Penelitian Perkembangan IptekLIPI, Jakarta. [2] Al Fattah, Hanif, 2007.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keuunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi
10
Modern, STMIK AMIKOM Yogyakarta, Andi, Yogyakarta. [3] Dennis, Wixom, Tegarden. 2009. System Analysis & Design With UML Version 2.0 An Object Oriented Approach, Third Edition, USA: John Wiley and Sons, Inc. [4] McLeod, Jr., Raymond; Schell, George P. 2008. Management Information System Edisi Kesepuluh, Salemba Empat, Jakarta. [5] Nugroho, Adi. 2002. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung. [6] Roger S. Pressman, 2001. Software Engineering, International Edition, 6th Edition, A Practitionar’s Approach McGraw-Hill.
