JTRISTE, Vol.2, No.2, Oktober 2015, pp. 53~60 ISSN: 2355-3677
PROSES PENGATURAN SERTA PEMELIHARAAN KERANGKA KERJA TATA KELOLA TI DI DINAS KOMINFO KOTA MAKASSAR BERDASARKAN COBIT 5 Sandhy Tjongarta1, Irfan AP2,Afifah3 1,2,3Sistem Informasi, STMIK KHARISMA, Makassar
[email protected],
[email protected] Abstrak Penelitian ini dilatarbelakangi oleh keingintahuan penulis terhadap seberapa besar tingkat kematangan Tata Kelola TI pada Kantor Kominfo Kota Makassar. Penelitian ini menggunakan kerangka kerja CobIT 5 yang sangat sesuai dalam penerapan Tata Kelola (Governance). Penelitian ini bertujuan melakukan analisa proses pengaturan serta pemeliharaan tata kelola TI di instansi pemerintahan di Kota Makassar, yang berkaitan dengan transparansi pengadaan sistem informasi. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data menggunakan teknik wawancara dan kuesioner dimana data diolah dan diuji validitas dan reabilitasnya menggunakan PSPP. Hasil dari penelitian ini menunjukkan proses tata kelola TI pada kondisi saat ini berada pada level (Partially Achieved) sebagian tercapai Kata Kunci : Tingkat Kematangan Tata Kelola TI Abstract This research is motivated by the curiosity of the author to the extent of maturity of IT Governance in the Office of Communications and Information Technology of Makassar. This study uses COBIT 5 framework is very appropriate in the application of Governance. This study aimed to analyze the process of setting and maintenance of IT governance in government agencies in Makassar, with regard to the transparency of the procurement of information systems. The technique used in data collection using interviews and questionnaires technique where data is processed and tested for validity and reliability using the PSPP. Results from this study show the process of IT governance at the current conditions at the level of (Partially Achieved) partially achieved Keywords: IT Governance Maturity Level
1. Pendahuluan Perlunya Teknologi Informasi pada instansi pemerintahan untuk memberikan pelayanan yang terbaik, dan juga salah satu yang berfungsi untuk menentukan rencana kerja, maka kesuksesan instansi pemerintah dalam menggunakan seluruh sumber daya Teknologi Informasi yang dimilikinya dalam menunjang dan menjalankan operasional untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat menjadi tujuan utama instansi pemerintahaan Penggunaan Teknologi Informasi dalam aspek hardware dan software tidak dapat dilakukan secara serampangan, permasalahan ini terletak pada manajemen dan tata kelola TI. Hal itu terjadi karena peningkatan pemanfaatan akan bidang Teknologi Informasi. Di era modern saat ini teknologi harus dijalankan dengan cermat untuk menjadi salah satu strategi untuk kelancaran pelayanan suatu instansi pemerintahaan.
JTRISTE
ISSN: 2355-3677
Seiring dengan perkembangan zaman maka teknologi yang digunakan juga semakin canggih, dari teknologi yang semakin canggih tersebut menimbulkan masalah, masalah yang dihadapi yaitu bagaimana memastikan bahwa teknologi tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan dan fungsinya. Dan juga bagaimana mengontrol transparansi pengadaan Teknologi Informasi tersebut sehingga tidak disalahgunakan serta penerapan yang tidak tepat guna. Juga bagaimana pemerintah khususnya Dinas KOMINFO Kota Makassar bisa memberikan informasi yang cepat kepada stakeholder yang ada. Oleh karena itu penulis ingin melakukan penelitian tentang pengaturan serta pemeliharaan kerja tata kelola TI di dinas kominfo kota Makassar berdasarkan Cobit. Tujuan dari penelitian yang akan dilakukan pada KANTOR DINAS KOMINFO KOTA MAKASSAR, ini bertujuan untuk melakukan analisa proses pengaturan serta pemeliharaan tata kelola TI di instansi pemerintahan di Kota Makassar, yang berkaitan dengan transparansi pengadaan sistem informasi. Berdasarkan CobIT 5 sehingga diperolah gambaran tata kelola TI yang baik untuk melakukan penyusunan tata kelola TI di instansi pemerintahan. Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan yaitu bagaimana tingkat kematangan Tata Kelola TI pada Kantor Dinas KOMINFO Kota Makassar berkaitan dengan transparansi pengadaan Sistem Informasi.
Gambar 1. Langkah-langkah Penelitian
Sandhy Tjongarta, Irfan AP dan Afifah
54
JTRISTE
ISSN: 2355-3677
2. Landasan Teori Tata Kelola TI menurut [13] yaitu kapasitas pengorganisasian yang dilakukan oleh dewan pimpinan, eksekutif manajemen dan manajemen TI untuk mengontrol formula serta strategi penerapan implementasi TI dengan cara menyelaraskan proses bisnis dan TI. Menurut [3] transparansi adalah prinsip yang menjamin akses atau kebebasan bagi setiap orang untuk memperoleh informasi tentang penyelenggaraan pemerintahan, yakni informasi tentang kebijakan, proses pembuatan dan pelaksanaannya, serta hasil-hasil yang dicapai. Mengacu pada [5] stakeholder pemerintah dibagi dalam 3 (tiga) kategori yaitu stakeholder primer, sekunder dan kunci. Dimana Stakeholder utama merupakan stakeholder yang memiliki kaitan kepentingan secara langsung dengan suatu kebijakan, program, dan proyek. Mereka harus ditempatkan sebagai penentu utama dalam proses pengambilan keputusan Dari beberapa definisi Tata Kelola TI tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa tujuan dibangunnya IT Governance adalah menyelaraskan IT Resources yang sudah diinvestasikan tersebut dengan strategi organisasi. Untuk mewujudkan IT Governance dalam suatu organisasi, maka suatu organisasi harus membangun struktur yang dinamakan dengan IT Governance Framework.
3. Hasil dan Pembahasan 3.1
Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan yang dilakukan oleh peneliti berfokus pada pengumpulan data. Data tersebut berupa data teori maupun fakta perusahaan yang berkaitan dengan penelitian. Peneliti mendapatkan teori perusahaan dari berbagai sumber, baik berasal dari hasil penelitian pihak lain maupun adanya informasi yang diberikan langsung oleh perusahaan. Sedangkan fakta penelitian berasal dari sumber internal perusahaan dan kegiatan observasi dimana fakta tersebut berupa persetujuan tertulis pihak perusahaan atas penelitian yang dilakukan serta kegiatan wawancara yang dilakukan oleh peneliti berkaitan dengan penerapan teknologi informasi perusahaan saat ini, yang digunakan untuk memperkuat kesimpulan penelitian mengenai penerapan dan permasalahan teknologi informasi di perusahaan. 3.1.1 Telaah Dokumen Bisnis Dari hasil observasi wawancara yang telah dikonfirmasi dengan dasar teori diperoleh dokumen yang berisi persetujuan pihak perusahaan atas penelitian yang dilakukan di perusahaan tersebut. hnnnnDokumen persetujuan ini dibuat sebagai pegangan peneliti dalam pemaparan hasil penelitian yang berkaitan dengan teori-teori perusahaan berupa riwayat perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, tugas dan wewenang setiap divisi. Dokumen persetujuan pun berisi pemaparan tujuan dan manfaat penelitian yang dilakukan, kegiatan wawancara dan pembagian kuesioner kepada staf perusahaan serta tujuan bisnis dan tujuan TI perusahaan. Susunan organisasi Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Makassar yang terdiri dari : 1. Kepala Dinas 2. Sekretariat, terdiri dari : a. Subbagian Umum dan Kepegawaian b. Subbagian Keuangan c. Subbagian Perlengkapan 3. Bidang Pengembangan Informasi Aplikasi dan Telematika, terdiri dari : a. Seksi Pengembangan Media b. Seksi Aplikasi dan Telematika c. Seksi Pengolahan Data, Informasi dan Monitoring. Sandhy Tjongarta, Irfan AP dan Afifah
55
JTRISTE
ISSN: 2355-3677
4. Bidang Pendayagunaan Media, terdiri dari : a. Seksi Pendayagunaan Media Cetak dan Elektronik b. Seksi Pelayanan Media Publik c. Seksi Pendayagunaan Pameran/Promosi 5. Bidang Pemberdayaan Kelembagaan, terdiri dari : a. Seksi Pembinaan Kelembagaan b. Seksi Usaha Produktif Kelembagaan c. Seksi Pengawasan Kelembagaan 6. Bidang Pos dan Telekomunikasi, terdiri dari : a. Seksi Teknik Pos dan Telekomunikasi b. Seksi Pemantauan dan Pembinaan Pos dan Telekomunikasi c. Seksi Pengembangan dan Pengawasan Internet 7. Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Visi merupakan pandangan jauh kedepan, kemana dan bagaimana instansi pemerintah harus dibawa dan berkarya agar konsisten dan dapat eksis, antisipatif, inovatif, serta produktif, visi tidak lain adalah suatu gambaran yang menantang tentang keadaan masa depan berisikan cita dan citra yang ingin diemban dan diwajibkan oleh instansi pemerintah. Dengan mengacu pada batasan tersebut, juga visi menjadi bagian integral dalam penyusunan dan penetapan perencanaan strategis. Sadar akan hal itu, Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Makassar menetapkan visi sebagai berikut : ”Terwujudnya Makassar Smart City berbasis teknologi informasi dan Komunikasi” Makna pokok yang terkandung dalam Visi Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Makassar tersebut antara lain : a. Makassar Smart City adalah kota yang lebih cerdas, yaitu layak huni, efisien, dan berkelanjutan. Smart city paling tidak meliputi enam dimensi, yaitu ekonomi, mobilitas, lingkungan, manusia, kehidupan dan pemerintahan.; b. Pelayanan Informasi dan Komunikasi, adanya pelayanan Informasi dan Komunikasi yang disebarluaskan melalui berbagai media dan tehnologi terkini, merupakan suatu syarat mutlak untuk dapat mencapai sasaran pembangunan yang telah ditetapkan menuju masyarakat maju dan mandiri. Misi merupakan deskripsi tugas-tugas utama yang bersifat global dalam rangka mewujudkan visi yang telah ditetapkan. Misi adalah suatu yang harus dilaksanakan oleh organisasi (instansi pemerintah) agar tujuan organisasi dapat tercapai dan berhasil dengan baik. Dengan pernyataan misi yang ditetapkan ini, diharapkan seluruh pegawai dan pihak yang berkepentingan dapat mengenal Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Makassar dan mengetahui alasan keberadaan dan perannya lebih dalam. Misi yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut : 1. Meningkatkan kualitas pelayanan publikasi yang profesional berbasis teknologi informasi. 2. Meningkatkan kapasitas dan kualitas infrastruktur jaringan untuk pelayanan teknologi informasi dan komunikasi. 3. Meningkatkan kualitas sistem aplikasi yang terintegrasi disemua lembaga pemerintahan. 4. Meningkatkan kerjasama dan kemitraan bersama komunitas teknologi informasi berbasis potensi lokal. 5. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) di bidang teknologi informasi dan komunikasi. 3.1.2
Kajian Pustaka
Kajian pustaka dilakukan untuk memperoleh dasar penelitian berupa referensi. Referensi diperoleh melalui buku, jurnal ilmiah dan hasil penelitian terkait yang dapat mendukung Sandhy Tjongarta, Irfan AP dan Afifah
56
JTRISTE
ISSN: 2355-3677
penelitian ini, hal ini dilakukan agar landasan teori penelitian dapat diuji serta diakui secara ilmiah. Dengan kata lain kajian pustaka menjamin bahwa penelitian yang dilakukan valid dan dapat dipertanggung jawabkan secara akademis. 3.2
Rumusan Masalah
Data yang dibutuhkan dikumpulkan melalui teknik wawancara dan kuesioner yang diberikan kepada staf Kantor Kominfo Kota Makassar berdasarkan Cobit 5 : EDM03 Ensure Risk Optimisation (Memastikan Optimisasi Resiko). 3.3
Pengumpulan Data
Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan 2 (dua) metode yaitu wawancara dan kuesioner. Wawancara dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh informasi detail mengenai kondisi saat ini, kebutuhan, harapan akan model Tata Kelola TI. Dalam wawancara ini pertanyaan disesuaikan dengan topik penelitian (EDM05) serta merupakan langkah awal dalam membuat kuesioner agar kuesioner yang dibuat sesuai dengan keadaan saat ini agar terhindar dari kesalahan pengambilan data.
Gambar 2. Chart Wawancara Internal
Gambar 2. Chart Wawancara Eksternal Dari wawancara yang telah dilakukan dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : a. Pada pertanyaan pertama semua respondent dapat menjawab pertanyaan tersebut, dan dari hasil yang telah didapatkan kebanyakan dari respondent menjawab bank yaitu dengan total 32 orang dan yang menjawab marketing yaitu 28 orang. b. Pada pertanyaan kedua hanya terdapat 20% dari total respondent yang mampu menjawab. Dari jawaban yang didapatkan semua menjawab jawaban yang sama, yaitu UU IT tentang cara menggunakan internet. Sandhy Tjongarta, Irfan AP dan Afifah
57
JTRISTE
ISSN: 2355-3677
c. Pada pertanyaan ketiga terdapat 20% dari total respondent yang dapat menjawab. Dari semua yang dapat menjawab didapatkan hasil yaitu penngetahuan mereka hanya pada pemblokiran situs porno dan aturan dalam pemasangan iklan di internet. d. Dari pertanyaan ini terdapat 14% dari total respondent yang dapat menjawab. Dari jawaban-jawaban yang diberikan yaitu ingin menjadikan Makassar smart city dengan menerapkan beberapa sarana dan prasarana IT di kota Makassar Kegiatan kuesioner dilakukan untuk menggali informasi berkaitan dengan aspek-aspek yang paling dibutuhkan dalam mengembangan model Tata Kelola TI. Adapun jumlah responden dalam penelitian ini berjumlah 27 orang, terdiri dari staf yang berada pada Kantor Dinas Kominfo Kota Makassar. Kuesioner pengukuran tingkat kematangan dikembangkan dan dibuat berdasarkan proses Cobit 5 untuk proses Tata Kelola EDM (Evaluate, Direct and Monitor) khususnya EDM03 : Ensure Stakeholder Transparency Penentuan jumlah responden sebanyak 27 orang pada Kantor Dinas Kominfo Kota Makassar yang meliputi semua staf dari setiap divisi. Kuesioner dibuat berdasarkan pada Domain EDM05 khususnya pada IT-related Goal 06 : Transparency Of IT Cost, Benefit and Ris. 3.4
Pemetaan Tujuan TI dan Proses Cobit 5
Pada tahap ini peneliti akan melakukan pemetaan dari hasil kuesioner untuk mendapatkan hasil dari penerapan Tata Kelola TI pada Kantor Dinas Kominfo Kota Makassar.
3.5
Kontrol Penerapan Tata Kelola TI untuk Proses Evaluasi EDM05 3.5.1 EDM05.01 (Mengevaluasi Persyaratan Pelaporan Stakeholder) Praktek pemerintahan Memeriksa dan membuat penilaian tentang persyaratan saat ini untuk komunikasi dan pelaporan stakeholder, termasuk persyaratan wajib kepada stakeholder lainnya. Menetapkan prinsip-prinsip dalam komunikasi. Aktivitas 1. Adanya syarat yang diberikan kepada skateholder Dinas KOMINFO Kota Makassar dalam penggunaan IT bagi perusahaan sebagai acuan dalam penggunaan IT. 2. Adanya keputusan kepada stakeholder yang berkaitan dengan penggunaan IT dalam perusahaan.
Sandhy Tjongarta, Irfan AP dan Afifah
58
JTRISTE
ISSN: 2355-3677
3. Adanya komunikasi yang lancar dengan stakeholder pemerintahaan yang external maupun internal. Output 1. Adanya laporan evaluasi kepada stakeholder. 2. Adanya pelaporan dan komunikasi yang terjalin dengan baik. Pengembangan 1. hasil dari praktek pemerintahan pada EDM05.01 sebagai inputan dari MEA01.01 3.5.2 EDM05.02 (Komunikasi Langsung Dan Pelaporan Stakeholder) Praktek pemerintah Adanya jaminan terjalinnya komunikasi yang efektif dan pelaporan kepada stakeholder, termasuk mekanisme untuk memastikan kualitas dan kelengkapan informasi yang baik dari pemerintahan, pengawasan pelaporan wajib, dan menciptakan strategi komunikasi yang baik untuk stakeholders. Aktivitas 1. Membentuk komunikasi yang baik kepada stakeholders eksternal dan internal. 2. Membuat mekanisme untuk memastikan adanya informasi yang memenuhi semua kriteria yang telah ditentukan sebagai persyaratan pelaporan wajib IT bagi perusahaan. 3. Melakukan validasi dan persetujuan pada laporan yang diberikan kepada stakeholder. Output 1. Adanya SK walikota tentang aturan untuk memvalidasi dan menyetujui laporan yang diberikan stakeholer 2. Adanya pedoman Eskalasi. Pengembangan 1. hasil dari praktek pemerintahan pada EDM05.02 sebagai inputan dari MEA01.01, MEA 03.04, dan MEA01.05 3.5.3 EDM05.03 (Memantau Komunikasi Stakeholder) Praktek pemerintah Pemantauan komunikasi stakeholder. Menilai mekanisme untuk memastikan akurasi, keandalan dan efektivitas, dan memastikan apakah persyaratan stakeholder sudah terpenuhi. Aktivitas 1. Evaluasi terhadap efektivitas stakeholder dan memastikan pelaporan wajib kepada stakeholder Dinas KOMINFO Kota Makassar. 2. Penilaian berkala pada efektivitas dan mekanisme yang ada, dan adanya hasil dari komunikasi yang dilakukan dengan stakeholder eksternal dan internal. 3. Menentukan apakah persyaratan stakeholder sudah terpenuhi. Output 1. Penilaian efektivitas pelaporan. 2. Penilaian akan kebutuhan stakeholder. Pengembangan 1. Hasil dari praktek pemerintahan pada EDM05.03 sebagai inputan dari MEA01.01, dan MEA03.04
Sandhy Tjongarta, Irfan AP dan Afifah
59
JTRISTE
ISSN: 2355-3677
4. Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka kesimpulan yang dapat dihasilkan yaitu proses pengaturan tata kelola TI pada Dinas KOMINFO masi belum memenuhi persyaratan yang ada pada CobIT5. Secara umum organisasi belum memiliki standar pengelolaan yang terorganisir dan terdokumentasi dengan baik, sehingga perlu ada pendekatan yang dilakukan untuk tiap individu yang terkait dalam organisasi, Hasil dari penelitian menunjukkan bahwa hasil penerapan Tata Kelola TI pada kanto dikas KOMINFO kota Makassar yang berkaitan dengan prose transparansi Tata Kelola TI yang mengacu pada EDM 05 Ensure Resource Transparency adalah sebagai berikut : a. Pada proses Incomplete, hasil yang dicapai adalah 33% b. Pada proses Performed, hasil yang dicapai adalah 29% c. Pada proses Managed, hasil yang dicapai adalah 30% d. Pada proses Established, hasil yang dicapai adalah 30% e. Pada proses Predictable, hasil yang dicapai adalah 29% f. Pada proses Optimizing, hasil yang dicapai adalah 30%
Daftar Pustaka [1]
[2]
[3]
[4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11]
[12] [13]
AP, Irfan. 2012. tata kelola TI untuk proses pengelolaan layanan pihak ketiga pada penyedia web hosting Makassartech dotcom menggunakan framework cobit 4.1. Lianto B Joko, 2012. Surabaya: prosiding semnas manajemen teknologi XV, MMT-ITS. AP, Irfan. 2013. penyelarasan tujuan bisnis dan tujuan teknologi informasi untuk pemilihan proses evaluasi dalam internal control TI berdasarkan control objective for information and related technology (cobit). udinus, semarang: prosiding semnas semantik 2013. LOINA LALOLO KRINA P. 2003. INDIKATOR & ALAT UKUR PRINSIP AKUNTABILITAS, TRANSPARANSI & PARTISIPASI. Jakarta: SEKRETARIAT GOOD PUBLIC GOVERNANCE BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL. Faisal, S. 2005. ILMU-ILMU SOSIAL - METODOLOGI PENELITIAN. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Gary Harfy. 2006. using IT governance and ConIT to deliver value with IT and respond to legal, regulatory and compliance challenges. ELSEVIER 2006. Isaca. 2012. CobIT 5 Enebling Proces. USA: Isaca. 2012. CobIT 5 Framework. USA: Isaca. Isaca. 2012. CobIT 5 Implementation. USA: Isaca. Isaca. 2012. CobIT 5 Self Assesment Guide. USA: Isaca. IT Governance Intitute/ITGI. 2007. IT Governance Implementation Guide, Using CobIT and Val IT. Illinois: Information System Audit and Control Association. Kaseger, S. V. 2014. mengukur tigkat kematangan tata kelola TI pada proses kejelasan dampak resiko dan sumber daya teknologi informasi berdasarkan framework cobit 4.1 studi kasus : koperasi telkomsel wilayah sulmalirja. Makassar: Kaseger, Strerry Valencia. Pemerintah Kota Makassar. (n.d.). Pemerimtah Kota. Retrieved Januari 5, 2015, from Situs Pemerintah Kota Makassar: http://www.makassarkota.go.id/ Van Grembergen, W. 2008. Implementing Information Technology Governance:Models, practices and cases. Hershey PA: IGI Publishing.
Sandhy Tjongarta, Irfan AP dan Afifah
60
