PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh : GIHARNI D1509036

PROGRAM DIPLOMA 111 MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET commit to user SURAKARTA 2012


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK GIHARNI. D1509036. “PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR”. Laporan Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Thn 2012. 55 Halaman. Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar. Karena dalam perusahaan bahan baku mempunyai peranan yang sangat penting. Untuk itu diperlukan pengadaan bahan baku yang baik dari segi kuantitas maupun kualitas suatu produk. Yang menjadi landasan teori dari penulisan tugas akhir ini adalah buku-buku yang didalamnya terdapat pengertian mengenai prosedur, pengertian pengadaan, prinsipprinsip pengadaan barang, dan bahan baku produksi. Pengertian prosedur pengadaan bahan baku produksi adalah suatu upaya-upaya dari bagian kekayaan perusahaan dalam bentuk pengadaan bahan mentah (bahan baku/materiil) yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi, yang dalam hal ini dapat berupa barang atau jasa. Landasan teori ini dibutuhkan untuk memberikan gambaran dan dukungan terhadap hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis. Penulisan tugas akhir ini menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang bertujuan untuk mendeskripsikan dan menafsirkan secara cermat dan sistematis mengenai kegiatan atau melukiskan keadaan yang terjadi di tempat pengamatan. Sumber data yang digunakan meliputi narasumber dan dokumen/ arsip yang ada di perusahaan. Sedangkan teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah wawancara, observasi langsung dan studi kepustakaan. Teknik analisi data yang dipergunakan oleh penulis adalah reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis menunjukan bahwa prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar mempunyai prosedur yang baik. Dari Prosedur perencanaan Permintaan Bahan Bahan Baku, Prosedur Pencarian Informasi Harga dan Supplier, Prosedur Pembelian Bahan Baku dan Prosedur Penerimaan Bahan Baku. Namun masih ada yang harus diperbaiki yaitu terjadinya keterlambatan bahan baku disebabkan kegagalan Pesanan Pembelian dari supplier yang dikarenakan kuantitas barang yang tidak memadai, sehingga dapat menyebabkan kedatangan barang menjadi terlambat. Selain itu tidak adanya surat perubahan order pembelian, apabila terjadi kesalahan penulisan dalam Pesanan pembelian tidak bisa dibatalkan dan dapat merugikan perusahan. Berdasarkan hasil pengamatan penulis memberikan saran yang mungkin dapat membantu dalam prosedur pengadaan bahan baku produksi yaitu melakukan pendataan mengenai supplier yang bermasalah, jika perlu berikan sanksi atau denda sebasar 2% dari harga barang dan jika perlu memberikan surat peringatan. Adanya surat perubahan order pembelian, maka kesalahan pembelian dapat diperbaiki, sehingga tidak akan merugikan perusahaan. commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Pada era globalisasi ini tuntutan konsumen terhadap kebutuhan hidup akan barang semakin tinggi. Hal ini dikarenakan semakin berkembangnya perekonomian disetiap negara mengakibatkan tingkat kebutuhan masyarakat juga semakin meningkat. Perubahan perekonomian dan perubahan selera masyarakat menuntut setiap perusahaan untuk menjalankan usahanya dengan lebih efisien dan ekonomis. Agar dapat mengikuti perkembangan dunia usaha dewasa ini, perusahaan harus mengelola kegiatan operasionalnya dengan efektif, efisien dan ekonomis. Pengelolaan kegiatan operasional, melalui kebijakan-kebijakan yang ditetapkan sangat berpengaruh terhadap tujuan perusahaan untuk meningkatkan prestasi dalam menghasilkan produk yang lebih baik, pencapaian laba yang maksimum dan kelangsungan hidup perusahaan. Unsur yang paling penting dalam pencapaian tujuan tersebut adalah bahan baku yang digunakan dalam proses produksi perusahaan. Dalam perusahaan bahan baku mempunyai peranan yang sangat penting karena untuk menghasilkan barang jadi yang akhirnya akan di jual ke masyarakat. Untuk itu diperlukan pengadaan bahan baku yang matang baik dari segi kuantitas maupun kualitas yang harus disesuaikan dengan output yang sudah direncanakan. Pengadaan bahan baku dilakukan oleh fungsi pembelian yang bertanggung jawab untuk mandapatkan kualitas bahan baku yang tersedia pada waktu yang tepat. Dengan prosedur yang baik pada bagian pembelian bahan baku akan membawa dampak yang baik pada bagian produksi dan penjualan. Dalam memproduksi produk, kegiatan pembelian bahan baku merupakan titik awal untuk memulai suatu proses produksi. PT. Kusumahadi Santosa merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri tekstil yang mengolah benang menjadi kain jadi yaitu kain grey. Karena semakin meningkatnya permintaan konsumen dan dengan tujuan yang lebih efisien, PT. Kusumahadi Santosa tidak hanya memproduksi kain grey tetapi juga kain bercorak. Sebelum melakukan kegiatan produksi commit to user perusahaan tersebut terlebih dahulu menyiapkan faktor-faktor produksi diantaranya adalah bahan baku yang akan diolah 1


digilib.uns.ac.id

menjadi produk jadi. Dalam memproduksi kain, perusahaan tersebut memerlukan bahan baku berupa benang yang akan diproses menjadi kain. Di dalam pengadaan bahan baku perusahaan dapat membuat sendiri atau membeli bahan baku tersebut dari pemasok. PT. Kusumahadi Santosa memperoleh bahan baku tersebut dengan cara membeli dari pemasok. Bahan baku tersebut, merupakan unsur terpenting dalam perusahaan, karena tanpa bahan baku maka proses produksi dalam perusahaan akan terhenti. PT. Kusumahadi Santosa memproduksi kain sesuai dengan pesanan konsumen. Perusahaan akan membeli bahan baku sesuai dengan pesanan tersebut. Pembelian merupakan salah satu bagian penting dalam menunjang keberhasilan produksi perusahaan, karena bagian ini mempunyai tanggung jawab untuk mendapatkan bahan baku dengan kualitas dan kuantitas yang baik dan sesuai dengan kebutuhan, harga yang layak, penyerahan tepat waktu yang sesuai dengan ketentuan. Maka untuk melakukan pengadaan bahan baku memerlukan prosedur pembelian yang tepat bagi perusahaan untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan pada harga yang pantas. Karena sistem pengadaan bahan baku dengan prosedur yang tepat dapat menjamin kelancaran kegiatan dan perkembangan perusahaan dimasa yang akan datang. Sistem pembelian bahan baku pada PT. Kusumahadi Santosa adalah pembelian bahan baku atas permintaan bagian pemasaran. Maka suatu prosedur yang baik sangat diperlukan dalam suatu perusahaan. Mengingat betapa pentingnya pengadaan bahan baku di dalam perusahaan maka penulis mengambil judul laporan Tugas Akhir tentang “PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI DI PT KUSUMAHADI SANTOSA”.

Penulis mengambil judul tersebut karena ingin

mengungkap apakah pembelian bahan baku PT Kusumahadi Santosa sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

B. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka penulis merumuskan sebagai berikut : “Bagaimana Prosedur Pengadaan Bahan Baku Produksi di PT. Kusumahadi Santosa?”. commit to user

2


digilib.uns.ac.id

C. TUJUAN PENGAMATAN Tujuan penulis menyusun Tugas Akhir berdasarkan pengamatan di PT. Kusumahadi Santosa, adapun tujuan penulisan ini adalah: 1. Tujuan Operasional a. Untuk mengetahui dan memahami prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar. b. Untuk mengetahui apakah sudah cukup baik prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar? 2. Tujuan Fungsional Untuk memberikan masukan-masukan bagi pihak-pihak yang berkepentingan, instansi-instansi pemerintah maupun swasta yang berkaitan dengan objek yang diamati. 3. Tujuan Individual Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

D. MANFAAT PENGAMATAN Manfaat yang dapat diharapkan dari pengamatan yang dilakukan sebagai berikut : 1. Bagi Pihak Penulis a. Dapat mendiskripsikan dengan jelas tentang prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar. b. Dapat memberikan gambaran mengenai pelaksanaan pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar. 2. Bagi pihak Perusahaan Hasil pengamatan ini diharapkan dapat digunakan oleh perusahaan sebagai acuan atau masukan informasi dalam kebijakan bidang pengadaan bahan baku sehingga perusahaan dapat membuat kebijakan dengan optimal. 3. Bagi pihak Lain Untuk mendukung dalam memberikan informasi keilmuan yaitu pendidikan dan pengamatan terhadap commit pengadaan bahan baku produksi bagi pihak yang to user terkait. 3


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian dan Hakekat Prosedur Kata prosedur berasal dari bahasa Inggris yakni “Procedure”. Procedure berarti cara jalan, tata cara yang tepat, aturan, ketentuan yang dipakai. Tetapi masyarakat Indonesia sering menyebut kata tersebut dengan Prosedur. ( Kamus Inggris- Indonesia 1988 : 656 ) Istilah prosedur juga diartikan sebagai berikut : “Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Misalnya prosedur pembuatan surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya atau cara menakliknya yang ketentuannya telah pasti. Rangkaian prosedur ini, pada hakekatnya akan menjadi suatu sistem”. ( The Liang Gie, 2000 : 187 ) Maka dapat diambil kesimpulan bahwa prosedur adalah suatu rangkaian tata kerja yang telah menggunakan pola tetap baik menurut tata cara maupun urutan waktunya dalam melaksanakan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebutuhan. Prosedur tidak dapat berjalan sendiri melainkan dijalankan oleh orang-orang sebagai pelaksana prosedur. Tenaga manusia merupakan sumber terpenting yang harus dimiliki suatu organisasi. Sebab tenaga manusia bersifat sebagai pelaksana dari semua langkahlangkah kebijaksanaan dan keputusan yang diambil dalam melaksanakan pekerjaan. Moekijat menyatakan pengertian prosedur adalah sebagai berikut : “Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah dan tindakan sesuai dengan kebijakan-kebijakan yang telah ditentukan, Prosedur - prosedur memberikan urutan menurut waktu ( chronologis ) kepada tugas - tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas tersebut kedalam kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Suatu prosedur adalah serangkaian daripada tugas - tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus dilakukan. Urutan secara kronologis ( menurut waktu ) daripada tugas-tugas ini merupakan ciri dari setiap prosedur. Biasanya prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing – masing tugas harus diselesaikan. Prosedur menggambarkan cara atau metode, dengan mana pekerjaan akan diselesaikan”. ( Moekijat, 1984 : 475 – 476 ). commit to user

4


digilib.uns.ac.id

Moekijat ( 1975 : 212 ) juga menyatakan bahwa prosedur sebagai serangkaian dari tugas-tugas

yang saling berhubungan, yang merupakan urutan secara chronologis

(menurut waktu) dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan. Urutan secara chronologis dari tugas-tugas ini merupakan ciri dari setiap prosedur. Biasanya suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus dilakukan. Prosedur memiliki sifat ( hakekat ) antara lain adalah sebagai berikut : a. Prosedur-prosedur terdapat dalam setiap bagian dari suatu perusahaan; prosedur merupakan salah satu macam rencana yang penting. b. Prosedur-prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan dari pekerjaan yang sifatnya berulang. c. Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah dari suatu prosedur guna menjamin agar hasil akhir dicapai seperti yang diinginkan. Kebijakan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci. Suatu prosedur memberikan sejumlah intruksi yang terperinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Intruksi-intruksi terperinci ini mengarahkan para karyawan dalam pelaksanaan tugas-tugas dan membantu untuk menjamin pendekatan yang konsisten pada situasi tertentu. Untuk itu diperlukan pula prosedur yang baik, adapun ciri-ciri prosedur yang baik adalah sebagai berikut : a. Prosedur harus didasarkan atas fakta-fakta yang cukup dari situasi tertentu, tidak didasarkan atas dugaan-dugaan atau keinginan-keinginan. b. Suatu prosedur harus memiliki stabilitas, akan tetapi masih pula memiliki fleksibilitas. c. Prosedur harus selalu mengikuti perkembangan jaman ( up to date ). Dari berbagai definisi tentang prosedur di atas maka dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan suatu bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara bertindak dan berlaku untuk kegiatannya pada masa yang akan datang. Ketetapan ini dipakai sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan. Dikatakan sebagai pedoman karena dalam prosedur menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan commit to usertersebut serta urutan dari kegiatan itu secara kronologis. Oleh karenanya, batas-batas waktu tertentu ditetapkan pada setiap 5


digilib.uns.ac.id

langkah. Sebuah prosedur agar dapat dipastikan bahwa masing-masing tugas maupun hasil akhir dapat dilaksanakan. Prosedur juga tidak dapat berdiri sendiri dan berjalan sendiri melainkan dijalankan oleh orang-orang sebagai pelaksana prosedur. Peranan tenaga kerja merupakan sumber terpenting yang dimiliki organisasi. Akan tetapi, adanya itu semua tanpa didukung dengan sarana dan prasarana kerja maka pekerjaan tidak dapat berjalan.

2. Pengertian Pengadaan Bahan Baku Produksi a. Pengertian Pengadaan Pengadaan barang-barang materiil (bahan baku) merupakan standarisasi mutlak yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan pekerjaan, juga dalam rangka penghematan pengeluaran dana pada suatu perusahaan khususnya untuk pembelian bahan baku, oleh karena itu hendaknya setiap kegiatan pengadaan dilakukan secara sadar untuk terlaksananya suatu tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitungan-perhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan yang ingin dicapai. Adrian Sutedi (2009 : 1) menyatakan Pengadaan barang dan jasa pada hakekatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkannya dengan menggunakan metode dan prosedur tertentu agar mencapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya. Pengadaan juga diartikan sebagai berikut : “Sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau pengadaan barangbarang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun pengadaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Jadi pengadaan merupakan sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan untuk setiap waktu”. ( Freddy Rangkuti, 1998 : 1 ) Adrian Sutedi (2009 : 1-2), juga menyatakan bahwa metode yang digunakan dalam pengadaan barang dan jasa adalah dengan cara tawar-menawar antara pihak penyedia barang dengan pihak pengguna, sehingga terjadi kesepakatan diantara kedua commit to user belah pihak. Dalam pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan dengan dua cara

6


digilib.uns.ac.id

antara lain yaitu : 1. Pengadaan barang dengan cara lelang Yaitu dengan cara pihak pengguna menyampaikan daftar barang yang akan dibeli tidak hanya pada satu suplier saja tetapi pada beberapa suplier sehingga pihak pembeli dapat memilih harga penawaran yang paling murah yang diberikan oleh pihak penyedia. 2. Pengadaan barang dengan cara pemesanan Yaitu dengan cara pihak pengguna memesan barang bergerak atau barang tidak bergerak dengan memberikan daftar barang kepada satu penyedia barang yang kemudian terjadi tawar-menawar harga barang yang dipesan antara pihak pengguna dengan pihak penyedia barang hingga terjadi kesepakatan diantara kedua belah pihak. Pengadaan barang dan jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkannya, dengan menggunakan prosedur dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya. Agar hakekat pengadaan barang dan jasa tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, maka kedua belah pihak yaitu pihak pengguna dan pihak penyedia haruslah selalu berpedoman pada filosofi pengadaan barang dan jasa, tunduk kepada etika dan norma pengadaan barang dan jasa yang baku. Filosofi pengadaan barang dan jasa adalah upaya untuk mendapatkan barang dan jasa yang diinginkan yang dilakukan atas dasar pemikiran yang logis dan sistematis, mengikuti norma dan etika yang berlaku berdasarkan prosedur dan proses pengadaan yang baku. Adrian Sutedi ( 2009 : 10-11), menyatakan adapun etika pengadaan barang dan jasa sebagaimana diatur dalam Keppres No 80 Tahun 2003 Pasal 5 butir a sampai dengan h, adalah sebagai berikut : a. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai tanggung jawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketetapan tercapainya tujuan pengadaan barang dan jasa. b. Bekerja secara profesional dan mandiri berdasarkan kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang dan jasa. c. Tidak saling mempengaruhi commit baik langsung to user maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan yang tidak sehat. 7


digilib.uns.ac.id

d. Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak. e. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang dan jasa. f. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang dan jasa. g. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang (seperti kolusi) dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan keuangan negara. h. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapa pun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa. Dari uruaian di atas dapat disimpulkan bahwa semua perbuatan yang tidak patut dilakukan dan sangat bertentangan dengan etika pengadaan apabila salah satu pihak atau keduanya bersama-sama melakukan kecurangan seperti korupsi atau kolusi. Karena dalam pengadaan barang dan jasa menjadi titik yang rawan terjadinya kecurangan. Upaya yang dapat dilakukan untuk menghindari hal tersebut dengan cara penyempurnaan peraturan, meningkatkan profesionalisme para pelaku pengadaan dan meningkatkan pengawasan. Adrian Sutedi (2009 : 12) juga menyatakan agar tujuan pengadaan barang dan jasa dapat tercapai dengan baik, maka harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prisip pengadaan barang dan jasa. Hal ini sesuai dengan ketentuan dalam Keppres No 80 Tahun 2003 pasal 3 huruf a sampai f, adalah sebagai berikut : a. Efisien Prinsip efisien berarti pengadaan barang dan jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. b. Efektif Pengadaan barang dan jasa haruslah didasarkan pada kebutuhan yang telah ditetapkan (sasaran yang ingin dicapai) dan dapat memberikan manfaat yang tinggi dan sebenar-benarnya sesuai dengan sasaran yang dimaksud. commit to user

8


digilib.uns.ac.id

c. Persaingan Sehat Memberi kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang setara dan memenuhi persyaratan sesuai ketentuan, untuk menawarkan barang dan jasa berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku, dan tidak ada kecurangan. d. Terbuka ( Transparansi ) Yaitu memberikan semua informasi dan ketentuan mengenai pengadaan barang dan jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang dan jasa, yang sifatnya terbuka kepada semua penyedia barang dan jasa. e. Tidak Diskriminatif (Adil) Yaitu pemberian perlakuan yang sama kepada semua calon penyedia barang dan jasa yang berminat mengikuti pengadaan barang dan jasa, tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara dan/ atau alasan apapun. f. Akuntabilitas Yaitu pertanggungjawaban pelaksanaan pengadaan barang dan jasa (laporan) kepada para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkan etika, norma dan peraturan yang berlaku. Dalam arti pengadaan barang dan jasa harus mencapai sasaran baik secara fisik, maupun keuangannya. Pada prinsipnya pengadaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barangbarang, serta selanjutnya menyampaikannya kepada para langganan atau konsumen.

Indriyo Gitosudarmo (1988 : 141-143) menyatakan bahwa pengadaan material (bahan baku) yang teratur akan membawa akibat-akibat yang positif. Oleh karena itu, perlu diusahakan agar pembelian bahan yang dibutuhkan tersebut dapat dibeli secara teratur. Apabila penggunaan bahan dalam perusahaan dilaksanakan secara teratur, maka pengaturan pembelian bahan baku akan lebih mudah dengan mengikuti penggunaan bahan saja. Apabila penggunaan bahan tidak teratur, maka metode pembelian bahan yang secara teratur harus diikuti dengan usaha penyediaan yang lain untuk menjaga ketidakteraturan penggunaan tersebut. Pengadaan material (bahan baku) secara teratur dan ekonomis akan tomembawa akibat positif bagi perusahaan commit user antara lain adalah : 9


digilib.uns.ac.id

a. Hubungan dengan suplier bahan baku dapat berlangsung secara berkesinambungan (continue). Hal ini akan menimbulkan ketepatan penyerahan bahan baku dan mutu bahan tidak akan terabaikan. b. Harga bahan baku yang dipesan dapat diusahakan lebih rendah atau lebih murah dari perusahaan lain, karena sifat kesinambungan yang terus-menerus atas pesanan tersebut akan menarik minat supplier untuk melayani meskipun dengan harga yang sedikit rendah. c. Pengurusan pembelian bahan baku juga lebih mudah karena menjadi bersifat rutin, sehingga tidak banyak menghabiskan waktu.

Sofjan Asauri (1999 : 159) menyatakan bahwa dalam setiap proses produksi, suatu perusahaan harus mempunyai kemampuan untuk dapat menggunakan sumber-sumber dalam perusahaan sebanding dalam bahan-bahan dan jasa-jasa yang akan diolah menjadi produk. Dengan demikian terlihat bahwa banyaknya bahan-bahan yang disediakan akan menentukan besarnya penggunaan sumber-sumber di dalam perusahaan tersebut, demikian pula dengan kelancarannya. Berhasilnya pembelian yang dilakukan perusahaan itu adalah merupakan kemampuan perusahaan tersbut dalam pengadaan bahan-bahan dan jasa-jasa dengan biaya yang rendah dan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai seperti kualitas, penyerahan dan pelayanan ( service ) yang diinginkan. Tugas dan Tanggung jawab bagian pembelian (pengadaan barang) berbeda pada setiap perusahaan tergantung pada luasnya aktivitas yang dilakukan yang dipengaruhi oleh operasi ekonomis dari perusahaan tersebut. Tetapi yang jelas bahwa bahan-bahan harus dibeli sebelum dapat diproduksi. Oleh karena itu, perlu adanya kegiatan pembelian (pengadaan bahan baku). Sofjan Asauri (1999 : 162) menyatakan adapun tanggung jawab bagian pengadaan bahan baku antara lain adalah : a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan baku agar rencana operasi dapat terpenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga dimana perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya. b. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti perkembangan commit to user bahan-bahan baru yang dapat menguntungkan dalam proses produksi, 10


digilib.uns.ac.id

perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi produk perusahaan, harga dan desainnya. c. Bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau meningkatkan perputaran ( turn over ) bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam pabrik dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi. d. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data dan perkembangan pasar, perbedaan sumber-sumber penawaran ( supply ) dan memeriksa pabrik suplier untuk kapasitasnya dan kemampuan untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan perusahaan. e. Sebagai tambahan, kadang bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima. Yaitu pekerjaan-pekerjaan di gudang pabrik. Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengadaan adalah Pengadaan dapat diartikan sebagai segala aktivitas atau kegiatan untuk memenuhi kebutuhan bahan untuk kelancaran proses produksi yang dalam pelaksanaan pengadaan tersebut berdasarkan peraturan yang berlaku dan jumlah, kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan bagi perusahaan.

Muhammad Ichram Mukmin, SH ( 1992 : 68 ), mendefinisikan “pengadaaan” adalah sebagai berikut :“Segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang – undangan yang berlaku”. Muhammad Ichram Mukmin, SH ( 1992 : 72 ) juga mengemukakan cara dalam pengadaan barang antara lain sebagai berikut : 1.

Pembelian

2.

Penyewaan

3.

Peminjaman

4.

Pemberian atau Hibah

5.

Penukaran atau Barter

6.

Pembuatan

7.

Sewa – Beli

8.

Leasing commit to user

11


digilib.uns.ac.id

Donald J. Bowersox ( 1995 : 924 ), menyatakan bahwa pada perusahaan manufaktur, aspek pengadaan bahan mentah atau barang yang berkenaan dengan pembelian ( Procurement ). Bahan mentah (bahan baku) merupakan satu-satunya biaya terbesar dari perusahaan yang membuat barang-barang. Oleh karena itu, perlu berhati-hati sekali untuk menjamin agar pengadaan (pembelian) itu memenuhi spesifikasi kwalitas dan dilaksanakan dengan total biaya yang serendah mengkin. Aktivitas-aktivitas pengadaan bahan baku/material untuk memenuhi kebutuhan barang meliputi : 1. Perencanaan Kebutuhan Material yang akan dipesan. Donald J. Bowersox ( 1995 : 211 ), menyatakan Perencanaan pengadaan sangat menentukan bagi operasi pembuatan (manufactur operations). Kekurangan bahan mentah ( bahan baku ) dapat menghentikan produksi atau merubah jadwal produksi, yang pada gilirannya akan meningkatkan ongkos dan kemungkinan akan menyebabkan kekurangan produk jadi. Kelebihan persediaanpun dapat pula menimbulkan masalah. Kelebihan persediaan bahan mentah akan meningkatkan biaya dan menurunkan laba ( profitability ) melalui meningkatnya biaya pergudangan, keterikatan modal, kerusakan dan lain sebagainya. Freddy Rangkuti, menyatakan bahwa Perencanaan Kebutuhan Material adalah “suatu perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material untuk produksi yang memerlukan beberapa tahapan proses/fase atau dengan kata lain adalah suatu rencana produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkan ke bahan mentah ( komponen ) yang dibutuhkan dengan menggunakan waktu tenggang, sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak yang dipesan untuk masing-masing komponen suatu produk yang akan dibuat.” ( 1992 : 140 ) Muhammad Ichram Mukmin ( 1992 : 78 ), menyatakan beberapa masalahmasalah pokok yang harus diperhatikan dalam perencanaan kebutuhan yaitu : a. Apa yang dibutuhkan ( What ) b. Berapa yang dibutuhkan ( How Many ) c. Berapa harga yang dibutuhkan (How Much ) d. Kapan dibutuhkan ( When ) e. Dimana dibutuhkan ( Where ) f. Siapa yang mengadakan commit dan siapa to yang user menggunakan ( Who ) g. Bagaimana cara pengadaan (How ) 12


digilib.uns.ac.id

Yolanda M. Siagian ( 2005 : 195 ), menyatakan syarat-syarat merencanakan kebutuhan, aliran material diatur melalui urutan dari panjangnya waktu yang dibutuhkan sejak dilakukan pemesanan dari kebutuhan yang ada. Dalam perencanaan kebutuhan, ada beberapa langkah yaitu : a. Penjadwalan yang lebih spesifik tentang apa yang akan dibuat dan kapan pembuatannya. b. Spesifikasi material yaitu daftar material dan komponen secara lengkap, baik jenis dan jumlah setiap item untuk membuat satu unit produk. c. Keakuratan data tentang ketersediaan inventory, persediaan apa saja yang sekarang tersedia. d. Pesanan pembelian yang tengah dilakukan ( apa saja yang sedang dipesan saat ini ) e. Waktu yang dibutuhkan dari saat pemesanan sampai dengan barang diterima. 2. Pencarian Informasi Harga dan Supplier Bagian yang bertugas dalam pembelian barang berkewajiban mengadakan atau membeli terhadap barang yang dibutuhkan baik mengenai jumlah, jenis maupun mutunya. Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan data dan informasi dalam penyusunan rencana kerja pengadaan. Sri Mulyani ( 2003 : 7) menyatakan, Data dan informasi yang harus dikumpulkan dalam prencanaan antara lain : a. Mutu dan kualitas barang ( komponen ). b. Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang. c. Mempertimbangkan semua bagi barang-barang sampai barang itu siap untuk digunakan. Freddy Rangkuti ( 1998 : 142 ), menyatakan data atau informasi yang diperoleh menjadi landasan atau memberikan informasi tentang pengadaan bahan baku seperti : a. Kapan kita mendapat kiriman barang. b. Berapa jangka waktu pengiriman barang. c. Berapa besar kelipatan jumlah pemesanan commit to user barang.

13


digilib.uns.ac.id

3. Pembelian Barang Freddy Rangkuti ( 1998 : 112), menyatakan bahwa seluruh pengadaan bahan baku dalam suatu perusahaan dilaksanakan oleh Bagian / Devisi pembelian. Untuk memperoleh laporan pertanggungjawaban yang lengkap mengenai penggunaan seluruh bahan-bahan yang dibeli, diperlukan prosedur yang sistematis. Sehingga proses pembelian, pemakaian maupun pemanfaatannya dapat dilaksanakan secara cepat dan optimal. Sukanto Reksohadiprojo ( 1993 : 190 ), menyatakan Bagian pembelian bertanggung jawab antara lain : a. Atas pembelian bahan agar rencana operasi dapat dipenuhi secara efisien. b. Atas usaha untuk mengikuti perkembangan perkembangan bahan baku yang lebih menguntungkan, misalnya dalam hal desain dan harga. c. Untuk meminimumkan investasi atau meningkatkan perputaran bahan baku dengan cara penentuan skedul atus bahan ke dalam pabrik yang tepat. d. Untuk memelihara bahan yang telah dibeli, sekaligus bertanggung jawab atas persedian bahan dalam pengedaliannya. Secara umum tugas bagian pembelian ada dua yaitu : a. Melaksanakan pembelian bahan atau barang untuk penggantian dan penambahan fasilitas produksi. b. Pembelian bahan baku perusahaan. Matz ( 1989 : 294 ) menyatakan dalam bukunya Freddy Rangkuti ( 1998 : 113 ), sistematika prosedur pengadaan barang dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berdasarkan gambar tersebut di atas, proses pembelian dimulai dari Departemen Pembelian yang tugasnya adalah : 1. Menerima surat permintaan pembelian bahan 2. Mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual, jadwal penyerahan dan sebagainya. 3. Mengeluarkan surat permintaan pembelian kepada enam Devisi / Departemen. (Lihat Gambar 2.1). commit to user

14


digilib.uns.ac.id

Gambar 2.1 Bagan Prosedur Pengadaan Bahan Baku Surat Bahan

Departemen Akuntansi untuk nomor perkiraan

Permintaan

Penjualan mengembalikan copyan tanda terima, mengirimkan bahan dan mengirimkan faktur

Departemen Pembelian mengeluarkan surat permintaan pembeliaan pada : 1. Penjualan 2. Dept. Akuntansi 3. Departemen Penerimaan 4. Pegawai buku besar bahan 5. Departemen Bahan 6. Copy arsip

Departemen pernerimaan mengeluarkan laporan penerimaan kepada : 1. Dept. Pembelian 2. Arsip sendiri 3. Copy kepada Dept. Pemeriksaan Mendistribusikan kepada: 1. Arsip sendiri 2. Dept. Akuntansi 3. Dept. Bahan Dept. Bahan pegawai gudang menyimpan bahan dalam lokasi yang tepat

Dept. Akuntansi Menggunakan : 1. Faktur pesanan pembelian 2. laporan penerimaan & pemeriksaan untuk persetujuan faktur, pembayaran disetujui dan bukti pembayaran disiapkan

Manajer Keuangan/ Bendahara untuk pembayaran Pegawai Buku Besar Bahan melakukan jumlah dan nilai uang bahan pada kartukartu (buku besar) bahan

Sumber Data : Freddy Rangkuti. 1989. Manajemen Persediaan. Hal : 295

Freddy Rangkuti (1998 : 113-114), menyatakan bahwa prosedur pengadaan bahan tersebut di atas, harus diketahui oleh semua departemen dengan dilengkapi formulirformulir yang formatnya telah dibakukan dan disetujui bersama. Formulir-formulir tersebut adalah : 1.

Surat Permintaan Pembelian ( Purchase Requisition ) Surat permintaan ini berasal dari : a. Bagian Gudang

commit to user

b. Pemegang buku besar bahan 15


digilib.uns.ac.id

c. Supervisor / Penyelia dari departemen penelitian, engineering dan sebagainya. d. Semua pihak yang terlibat di dlam pemakaian bahan. 2.

Pemesanan Pembelian ( Purchase Order ) Pesanan pembelian ini ditandatangani oleh pejabat departemen pembelian untuk memberikan wewenang secara tertulis kepada supplier untuk menyediakan sejumlah barang tertentu yang dipesan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati ( jumlah, spesifikasi, jadwal pengiriman, harga ).

3.

Laporan Penerimaan Laporan penerimaan ini berisi tentang, nomor pemesanan pembelian, nama supplier. Perincian mengenai transportasi, jumlah, dan jenis barang yang diterima. Laporan penerimaan ini harus ditandatangani oleh Departemen Pemeriksaan.

4.

Persetujuan Faktur Pada umumnya faktur diterima bersamaan dengan datangnya barang pesanan di Departemen penerimaan. Selanjutnya setelah barang diperiksa sesuai dengan laporan penerimaan barang, maka berkas-berkas ini dikirimkan ke Departemen Akuntansi, sebagai laporan penerimaan dan pemeriksaan barang yang telah disetujui, dengan menyiapkan bukti pembukuan (voucher). Data voucher ini dimasukan ke dalam jurnal pembelian dan kemudian ke dalam buku tambahan. Kemudian data ini dicatat ke dalam jurnal pembayaran kas menurut tanggal pembayaran. Voucher asli dan dua lembar salinan dikirim ke bendahara untuk pengeluaran cek. Bendahara mengirimkan cek dan voucher asli kepada supplier.

4. Penerimaan Barang Sri Mulyani (2003 : 9), menyatakan setalah penyiapan pembelian selesai, langkah selanjutnya adalah menunjukan bukti-bukti atau surat pembelian kepada Departemen pembelian kemudian barang akan diterima dan disimpan di gudang. Setelah dicek dan diteliti terlebih dahulu bahwa barang tersebut, bahwa barang commit to user tersebut telah benar-benar datang dan sesuai dengan kualitas dan funginya. 16


digilib.uns.ac.id

Apabila penerimaan barang dinyatakan sah maka perlu diselesaikan pembayarannya. Pelaksanaan pembayaran yang dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Kwitansi Penagihan: barang yang telah diterima dan dinyatakan sah, diajukan kepada kepala pengadaan dilampiri dengan : 1. Surat perjanjian atau pesanan barang 2. Berita acara penerimaan barang yang telah ditandatangani oleh kepala gudang ( petugas yang telah ditunjuk secara tertulis ) lengkap dengan dokumen-dokumennya. b. Kwitansi penagihan hanya boleh dibayar jika ditandatangani oleh pejabat terkait (staff yang telah ditunjuk ) Pengadaan merupakan segala upaya dan usaha yang dilakukan oleh organisasi untuk memenuhi ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan dalam proses produksi menjadi produk jadi untuk dijual kepada masyarakat yang membutuhkan dan untuk memenuhi permintaan konsumen. b. Pengertian Bahan Baku Produksi Bahan baku merupakan faktor penting dalam perusahaan karena digunakan untuk membuat barang jadi. Mulyadi (1986 : 118) menyatakan bahan baku merupakan Bahan yang membentuk bagian integral produk jadi. Bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, pembelian import atau dari pengolahan sendiri. Bahan baku bagi perusahaan sangatlah dibutuhkan dalam kegiatan proses produksi, karena bahan baku akan diolah menjadi produk jadi. Untuk itu dalam pemilihan bahan baku harus benar-benar diperhatikan, karena mempengaruhi faktor kuantitas kualitas produk. Jika bahan baku yang diperoleh memiliki kuantitas dan kualitas yang baik maka akan memperlancar kegiatan proses produksi dan perusahaan akan mampu menghasilkan produk dengan mutu yang memuaskan. Bahan baku yang diadakan dalam suatu perusahaan terdiri dari macam antara lain sebagai berikut : a. Bahan baku langsung Adalah semua bahan baku yang membentuk bagian integral dari produk jadi dan dimasukan secara eksplisit dalam perhitungan commit to user biaya produksi. Contoh dari bahan baku langsung di perusahaan tekstil adalah benang yang digunakan untuk 17


digilib.uns.ac.id

membuat kain. b. Bahan Tidak Langsung Adalah bahan baku yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu produk tetapi tidak diklasifikasikan sebagai bahan baku langsung karena bahan baku tersebut tidak secara

langsung

tampak

pada

barang

jadi

yang

dihasilkan.

(http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2061544-pengertianbahan-baku-dan-jenis/ selasa, 3/4/2012, pukul 10:23) Pamor Riang Nugroho dan Domiri Suramihardja ( 1980 : 61 ), menyatakan produksi ialah menambah nilai guna dari barang, baik barang tersebut berupa benda maupun jasa, sehingga dapat memenuhi kebutuhan manusia dengan cara yang paling efisien. Pada umunya perusahaan menginginkan suatu pola produksi yang konstan, karena akan memudahkan pengurusan baik pengurusan bahan baku, tenaga kerja, maupun hal-hal lainya yang menunjang proses produksi. Ehud Menipaz menyatakan definisi produksi yang telah diterjemahkan oleh Atmaji, yang mengartikan bahwa sebagai berikut : “Produksi ( production ) adalah merupakan karakteristik utama dari sesuatu yang diciptakan secara pisik, contoh, output terdiri dari barang yang membedakan secara pisik (dalam bentuk, isi, dan lain-lain) dari bahan-bahan yang merupakan input dalam sistem operasi. Dan juga dapat diartikan produksi merupakan hasil dari beberapa perubahan pisik, atau merubah bentuk (form) dari sumber-sumber yang tersedia”. (1988 : 3) Sumarni dan John Soeprihanto ( 1998 : 205) menyatakan bahwa produksi yaitu semua kegiatan untuk menciptakan dan menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan memanfaatkan faktor-faktor produksi yang tersedia. Dari beberapa definisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa Bahan Baku Produksi adalah semua komponen dan bahan langsung yang dibeli untuk menghasilkan produk akhir dalam upaya atau kegiatan produksi agar menambah nilai pada suatu barang. Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa prosedur pengadaan bahan baku produksi adalah sebagai berikut : Suatu upaya-upaya dari bagian kekayaan perusahaan dalam bentuk pengadaan bahan mentah (bahan baku/materiil) yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi, yang dalam hal ini dapat berupa barang atau commit to user jasa.

18


digilib.uns.ac.id

BAB III METODOLOGI PENGAMATAN

A. Lokasi Pengamatan Pengamatan mengambil obyek berlokasi di PT. Kusumahadi Santosa Jaten, Karanganyar adalah perusahaan yang bergerak di bidang industri tekstil yang mengolah benang menjadi kain. Maka penulis mengambil judul “Prosedur Pengadaan Bahan Baku Produksi”. Dipilihnya perusahaan ini sebagai tempat pengamatan dengan pertimbangan yang mana perusahaan tersebut merupakan perusahaan besar yang produknya sangat berkualitas. Dan juga penulis ingin mengatahui lebih mendalam tentang prosedur pengadaan bahan baku di perusahaan tersebut.

B. Jenis Pengamatan Pengamatan ini merupakan pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang bertujuan untuk mendeskripsikan dan menafsirkan secara cermat dan sistematis mengenai kegiatan pengadaan bahan baku produksi yang dapat berbentuk kata, kalimat, atau gambar. Pengamatan ini sebagai proses pemecahan masalah yang diamati dengan melukiskan keadaan obyek atau peristiwa yang terjadi di tempat magang berdasarkan fenomena-fenomena yang terlihat oleh penulis.

C. Sumber Data Sumber data merupakan ketetapan memilih dan menentukan kekayaan data atau informasi yang diperoleh penulis. Informasi tersebut akan dikaji dari beragam sumber data yang akan dimanfaatkan dalam pengamatan ini meliputi : 1. Narasumber ( Informan ) Informan atau narasumber sebagai individu yang memiliki informasinya. Penulis memilih informan untuk memperoleh informasi yang lebih akurat mengenai pengadaan bahan baku, pihak-pihak yang menjadi informan dalam pengamatan ini yaitu Manager Logistik, Kepala Seksi Pengadaan, staff-staf Bagian Logistik yang berkompeten dan memahami tentang pengadaan bahan baku. commit to user

19


digilib.uns.ac.id

2. Dokumen dan Arsip Dokumen

dan

Arsip

yaitu

bahan

tertulis

yang

berhubungan

dengan

peristiwa/aktivitas dalam pengadaan bahan baku dari yang tertulis sederhana sampai yang lebih lengkap dan kompleks. Pengamatan ini bermaksud untuk menggambarkan fenomena yang ada dengan menganalisis dan menyajikan fakta secara sistematis. Data yang diperoleh dari pengamatan ini yaitu dokumen tentang prosedur pengadaan bahan baku, catatan-catatan peristiwa/aktivitas dan dokumendokumen yang digunakan dalam prosedur pengadaan bahan baku seperti Pesanan Pembelian, surat penawaran harga dan dokumen-dokumen yang menunjang dalam pembuatan Tugas Akhir ini.

D. Teknik Pengumpulan Data Sesuai dengan jenis pengamatan deskriptif kualitatif teknik pengumpulan data yang digunakan untuk mendapatkan data yang diperlukan menggunakan metode : 1. Wawancara Wawancara dilakukan untuk mengumpulkan data atau informasi melalui komunikasi secara langsung dengan responden dalam hal ini bisa staff Bagian Logistik. Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang diperlukan, dirancang dan disusun terlebih dahulu yang ditujukan pada staff pengadaan bahan baku, digunakan untuk memperoleh data tentang prosedur pengadaan bahan baku produksi. 2. Observasi Penulis menggunakan observasi langsung dengan mengamati semua kegiatan atau keadaan dimana penulis atau observer berada di dalam situasi yang diamati yaitu pada bagian logistik ( pengadaan ) di PT. Kusumahadi Santosa. Dalam observasi langsung penulis berperan dalam proses pengadaan bahan baku untuk mengumpulkan data tentang prosedur pengadaan bahan baku produksi. 3. Studi Kepustakaan Penulis mempelajari dan mengutip dari buku-buku yang berkaitan dengan permasalahan obyek tentang prosedur pengadaan bahan baku produksi yang dapat membantu menyelesaikannya. commit to user

20


digilib.uns.ac.id

E. Teknik Analisis Data H. B. Sutopo ( 2006 : 113-116 ), mengemukakan tiga teknik analisa data dalam melakukan pengamatan yang harus dipahami oleh penulis, antara lain : a. Reduksi data Setelah semua data pengamatan telah terkumpul, maka dilaksanakan reduksi data. Kegiatan ini dimaksudkan agar data yang telah penulis peroleh dari pengamatan seperti catatan-catatan dari hasil wawancara, catatan dari aktivitas/kegiatan, dan dari dokumen atau arsip yang berkaitan dengan pengadaan bahan baku dapat diartikan secara jelas. Data-data yang ada tersebut disederhanakan dan difokuskan pada topik/masalah yang akan dibahas. Yang dimulai dari pengambilan keputusan tentang kerangka kerja konseptual, pemilihan masalah, membuat catatan singkat dan menentukan batas masalah. b. Sajian data Menyajikan data dalam rangkaian deskripsi yang berbentuk narasi yang disusun berdasarkan pada rumusan masalah yang telah dirumuskan dalam reduksi data. Sajian ini berupa rangkaian kalimat yang disusun secara logis dan sistematis. Sehingga akan mudah dipahami mengenai berbagai hal yang terjadi untuk menceritakan dan menjawab permasalahan dari setiap pengamatan. c. Penarikan kesimpulan Penulis melakukan penarikan kesimpulan dari data yang telah disajikan setelah diverifikasi selama pengamatan berlangsung dengan maksud menguji kebenaran dan kecocokannya yang merupakan validitasnya. Sehingga kesimpulan yang semula belum jelas, kemudian akan meningkat menjadi lebih rinci dan mengakar dengan kokoh.

commit to user

21


digilib.uns.ac.id

BAB IV DESKRIPSI PERUSAHAAN / INSTANSI

A. SEJARAH PT. KUSUMAHADI SANTOSA PT. Kusumahadi Santosa didirikan pada tanggal 14 Mei 1980 yang berlokasi di Jalan Solo-Tawangmangu Km 9,5 Jaten, Karanganyar, Surakarta. PT. Kusumahadi Santosa merupakan anak perusahaan dari PT. Danar Hadi Santosa. PT. Danar Hadi Santosa bergerak dalam bidang garment khusus batik. Kemudian untuk pemasukan bahan baku yang berupa kain “Cambric” di pasok dari perusahaan-perusahaan lain batik lokal maupun batik luar negeri. PT. Danar Hadi Santosa berkembang sangat pesat dari tahun ke tahun, sehingga dalam rangka menghemat pemasokan bahan baku dilakukan exspansi dengan mendirikan anak perusahaan yang bergerak dalam bidang tekstil, khususnya membuat kain atau weaving yaitu proses produksi dari benang menjadi kain atau cambric. Maka terbentuklah PT. Kusumahadi Santosa yang bergerak dalam bidang industri tekstil. PT. Kusumahadi Santosa didirikan berdasarkan Akte Notaris Maria Theresia Budi Santosa serta Surat Keputusan No. YA 5/287/4 Tanggal 14 Mei 1980. Sejak berdirinya perusahaan ini sudah berbentuk badan hukum perseroan terbatas atau bersifat penanaman modal dalam negeri (PMDN), dengan dasar hukumnya berdasarkan UU No. 6 tahun 1986 tentang PMDN. Perusahaan ini merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri tekstil, dan dalam hal ini proses produksi terdiri dari weaving, finishing, printing, dyeing. Produk yang dihasilkan adalah kain rayon dan kain katun. Pada tanggal 21 September 1983 perusahaan tekstil PT. Kusumahadi Santosa di Jaten, Karanganyar, Surakarta diresmikan oleh Menteri Tenaga Kerja RI Bapak Soedomo. Selain itu juga dilengkapi ijin lokasi 530/370/1981 tanggal 14 November 1981 oleh PEMDA, IMB No. 647.1/30 tanggal 23 Mei 1981 oleh PEMDA, HO No. 530/170/1994 tanggal 22 November 1994 oleh PEMDA, Usaha Industri No. 64/T/INDUSTRI/1994 tanggal 25 Januari 1994 oleh BKPPNP Jawa Tengah, pengambilan air No. 1247/1011/DGT/1995 tanggal 8 April 1995 oleh BKMD Jawa Tengah.

commit to user

22


digilib.uns.ac.id

Sejarah berdirinya PT. Kusumahadi Santosa tahun 1981, perusahaan ini mengalami perkembangan dan kemajuan yang sangat pesat. Adapun fasilitas yang dimiliki saat ini adalah : 1. Bangunan pabrik, perumahan karyawan serta fasilitasnya, bangunan kantor dan peralatannya, koperasi karyawan, tempat olahraga dan serta bangunanbangunan lain sebagai sarana pelengkap bagi perusahaan. 2. Bangunan masjid sebagai sarana tempat ibadah yang tidak hanya digunakan oleh karyawan PT. Kusumahadi Santosa saja tetapi juga untuk masyarakat umum. 3. Sebagai bentuk kepedulian perusahaan terhadap dunia pendidikan PT. Kusumahadi Santosa juga membangun Sekolah Dasar dan Sekolah Menengah Tingkat Pertama untuk masyarakat umum. 4. Mesin yang ada di Departemen Finishing dengan berbagai ukuran dan fungsinya masing -masing. Yang berjumlah enam belas mesin produksi pada Departemen Finishing. 5. Delapan mesin di Departemen Weaving. Dalam kemajuan perusahaan PT. Kusumahadi Santosa terus mengadakan berbagai perluasan. Dari tahun 1985 – 1992 perluasan yang dilakukan antara lain : 1. Menambah kapasitas produksi kain tenun dan mengadakan perluasan di bidang Printing yaitu penambahan jumlah mesin produksi. 2. Mengadakan perluasan di bidang finishing di Desa Mojolaban, Karanganyar berdasarkan Surat Keputusan No. 27/IV/PMDN/1987 tanggal 1 Desember 1987. 3. Mengadakan perluasan di bidang dyeing di Tasikmadu berdasarkan Surat Keputusan No. 11/PMDN/1989 tanggal 1 Desember 1987. 4. Mengadakan perluasan produksi dengan mendirikan anak perusahaan yang bergerak dalam bidang permintaan benang atau spining. Perusahaan tersebut adalah PT. Kusumaputra Santosa yang letaknya di sebelah utara perusahaan PT. Kusumahadi Santosa. Produk yang dihasilkan antara lain benang rayon, katun dan benang campuran. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan agar dapat memenuhi kebutuhan benang terutama untuk kebutuhan produksi di PT. Kusumahadi Santosa. PT. Kusumahadi commit toSantosa user juga mendirikan Weaving 2 yang memproduksi kain jenis grey yang kebanyakan untuk ekspor.

23


digilib.uns.ac.id

B. VISI DAN MISI PERUSAHAAN PT. Kusumahadi Santosa di dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan selalu memperhatikan pelayanan, mutu / kualitas hasil produksi serta daya saing dengan produk lain agar produk yang dihasilkan tetap lebih unggul dibanding dengan produk lain. Adapun visi, misi, serta sasaran mutu perusahaan adalah : 1. Visi Perusahaan a) Meningkatkan sumber daya manusia, disiplin yang tinggi, mampu bekerja keras menghadapi ketatnya persaingan pada usaha tekstil. b) Meningkatkan mutu pelayanan dan menjamin pemenuhan pemesanan pelanggan sebaik mungkin. c) Karena hasil produksinya dinikmati oleh pasar lokal dan internasional maka perusahaan berorientasi pada laba. d) Mengarahkan segala sumber daya dan usaha yang disertai dengan sistem manajemen yang tepat guna dan berdaya guna. 2. Misi Perusahaan a) Melestarikan batik dan pengadaan bahan baku yang dibutuhkan dalam pembuatan kain batik yang halus. b) Menjaga dan meningkatkan kualitas dan kuantitas produksi agar dapat memenuhi selera dan permintaan konsumen. c) Membantu pemerintah dalam menciptakan lapangan kerja dan menunjang pembangunan khususnya sandang untuk kebutuhan masyarakat. 3. Sasaran Mutu Perusahaan a) Meningkatkan produktifitas. b) Mengurangi jumlah keluhan dari pelanggan. c) Mengurangi jumlah tuntutan ganti rugi ( Claim ) pemesanan. d) Mencari pelanggan sebanyak mungkin.

C. LOKASI PERUSAHAAN PT. Kusumahadi Santosa terletak di Jl. Solo – Tawangmangu KM 9,5 Jaten, Karanganyar. Pemilihan lokasi PT. Kusumahadi Santosa sangat menguntungkan dan strategis apabila ditinjau dari beberapa faktor, yaitu : commit to user

24


digilib.uns.ac.id

1. Faktor Geografis terdiri dari : a. Faktor Tenaga Kerja PT. Kusumahadi Santosa didirikan di Surakarta dengan pertimbangan bahwa daerah ini dekat dengan pemukiman rumah penduduk yang padat, sehingga mempermudah perusahaan dalam memperoleh tenaga kerja. Perusahaan hanya melakukan pembinaan untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan penduduk yang direkrut. b. Faktor Pengadaan Bahan Baku PT. Kusumahadi Santosa yang bersebelahan dengan PT. Kusumaputra Santosa, maka bahan baku akan benang dapat terpenuhi dengan cepat dan mudah. Letak perusahaan yang strategis juga memungkinkan pengangkutan bahan baku dari pemasok lain sampai tepat waktu dan sesuai kebutuhan. c. Faktor Lingkungan Masyarakat Dengan berdirinya perusahaan ini, maka dapat membantu pemerintah dalam menciptakan lapangan pekerjaan dan meingkatkan penghasilan serta taraf hidup masyarakat. 2.

Faktor Ekonomis terdiri dari : a. Faktor Pasar / Distribusi Daerah pendistribusian produk PT. Kusumahadi Santosa meliputi pulau Jawa, Bali dan sebagian ke Eropa. Lokasi perusahaan yang berada di tengah pulau Jawa dan pusat produsen atau pengrajin batik, maka semakin mendukung untuk pendistribusian hasil produksinya dengan efisien dan efektif. b. Faktor Sumber Daya Alam Kota Surakarta merupakan salah satu kota industri di Indonesia. Oleh karena itu, perusahaan tidak mengalami kesulitan untuk meperoleh perijinan bahan baku yang berupa air, tanah, tenaga listrik, dan jasa yang sangat memadai. Hal ini sangat menguntungkan perusahaan, sehingga untuk memperluas pabrik tidak banyak mengalami kesulitan. c. Faktor Transportasi Kondisi jalan yang mudah dilalui, lokasi dekat dengan jalan raya yang strategis dapat dijangkau dengan transpotasi yang lazim digunakan untuk commitalat to user pengangkutan bahan baku maupun hasil produksi.

25


digilib.uns.ac.id

D. LAY OUT PERUSAHAAN Lay out perusahaan merupakan salah satu faktor yang cukup penting untuk menentukan keberhasilan suatu perusahaan dalam menjalankan aktifitasnya. PT. Kusumahadi Santosa terletak di jalan Solo – Tawangmangu Km 9,5 Jaten, Karanganyar, Surakarta.

E. STRUKTUR ORGANISASI Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjang dan menunjukkan seluruh kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan melalui strategi yang dipilih. Struktur organisasi PT. Kusumahadi Santosa berbentuk garis, sehingga kamunikasi ataupun jalannya laporan bertahap berdasarkan jenjang kepemimpinannya. Adapun struktur Organisasi PT. Kusamahadi Santosa adalah :

commit to user

26

Gambar 4. 1 LAY OUT PT. KUSUMAHADI SANTOSA

JALAN DESA SAWAHAN

GUDANG LOGISTIK GUDANG BALING

BOILER

PRINTING GUDANG PEMASARAN PRINTING

BOILER

FINISHING

WEAVING 2

WEAVING 1

GUDANG PEMASARAN

Kantor SPN KHS Kantor Gd. Pms Kantin Ruang training KHS

Pos Satpam

Sumur Resapan

KANTOR PEMASARAN

KANTOR UMUM & PERSONALIA

Kantor EDP Kantor Kendaraan Kantin Gd. Akuntansi

Tempat Parkir

Pos Satpam

Jl. Raya Solo-Tawangmangu 27

Gambar 4. 2 STRUKTUR ORGANISASI PT. KUSUMAHADI SANTOSA Direktur Utama H. Dewanto Kusuma Wibowo, SE

Wakil Direktur Utama Ir. H. Sofyan

Direktur Pemasaran Ir. Hj. Etty S. Ka. Div Pemasaran I

Ka. Div Pemasaran II H. Fairu Z.

Ir. Linda S

Manajer Penjualan II Ir. Didik S.M.

Manajer Pengiriman Sumantoro

Manajer Penjualan I

Ka. Div Rendal

Ir. Budiarjo

Ir. H. Sofyan Edy P.

Kasie Rendal Manajer Weaving

Manajer Utility

Ndondon H

Sudarmadi

Staff Penjualan I Staff Penjualan I Staff Penjualan I

Ka. Div Produksi

Kasie Produksi 2

Kasie Produksi 1 Kasie Maintenance 1

Manajer PPC Edy Mardani

Kasie Utility 1 Kasie Utility 2

Kasie Maintenance 2

Manajer Logistik Widyo M.

Manajer Akt/Keu

Manajer Umum & Pers

Hj. Hening A.

Wahyu Cahyo Wibowo

Kasie Adm&QC1&2

Taufik H. Staff Penjualan II Staff Penjualan II Staff Penjualan II Staff Penjualan II

Kasie Gudang

Kasie Keuangan

Kasie Personalia

Kasie Pengadaan 1

Kasie Akuntansi

Kasie MTC Sipil

Kasie Pengadaan 2

Kasie Akt/Pajak

Manajer Persiapan Printing Yusuf W

Manajer Printing Agus Wuryanto

Manajer Design

Manajer Finishing

Brojol P.

Rizal M. K

Kasie Making Up

Kasie Produksi

Kasie Design Kasie Tracer

Kasie Adm&Lab

Kasie Maintenance

Staff Rendal

Kasie ADM & Lab

Kasie Produksi Kasie Maintenance

28


digilib.uns.ac.id

F. JOB DESCRIPTION Adapun tugas dan tanggung jawab masing – masing jabatan disesuaikan dengan tingkatannya dalam struktur organisasi perusahaan sebagai berikut : a) Direktur Umum Adapun tanggung jawab dari Direktur utama adalah : 1. Memimpin perusahaan, Mengawasi serta menilai hasil sasaran perusahaan dan mengkoordinir langsung bagian logistik, keuangan, umum dan perusahaan. 2. Menentukan kebijaksanaan pokok dalam perencanaan, penyusunan pengendalian dan pengembangan perusahaan. 3. Mendelegasikan sebagian wewenang dan tanggung jawab kepada manager. 4. Melakukan pembinaan kegiatan dan menilai hasil dari tujuan perusahaan yang dibantu oleh staf ahli pengawasan. Pada organisasi perusahaan tekstil ini Direktur Utama langsung membawahi tiga manager yaitu : a. Manager Logistik Bertanggung jawab dalam kelancaran pengadaan dan penerimaan bahan baku atau barang untuk kebutuhan perusahaan. Dengan membawahi tiga kepala seksi yaitu kasie gudang, kasie pengadaan I dan Kasie pengadaan II. b. Manager Akuntansi / Keuangan Bertanggung jawab dalam mengurus keuangan atau sirkulasi arus uang dalam perusahaan. Dengan membawahi tiga kepala seksi yaitu : Kasie Keuangan, Kasie Akutansi dan Kasie Akuntasi / Pajak. c. Manager Umum dan Perusahaan Dengan membawahi dua kepala seksi yaitu Kepala Seksi Personalia dan Kepala Seksi MTC Sipil. Bertanggung jawab untuk : 1. Memperlancar perkembangan

perusahaan

dan

kesejahteraan

pegawai serta menentukan urusan kepegawaian. commit to user 2. Mencari dan menyeleksi tenaga kerja yang sesuai dengan

29


digilib.uns.ac.id

spesifikasi dan kebutuhan perusahaan. 3. Melakukan administrasi kepegawaian dan melakukan pembayaran gaji pegawai. 4. Mengadakan hubungan dengan pihak luar untuk hal – hal tertentu, misalnya PKN, penelitian dan lain – lain. b) Wakil Direktur Utama Wakil diriektur utama adalah pimpinan tertinggi dalam hal koordinasi dan pengembangan keputusan kekuasaan serta membawahi beberapa bagian.. c) Kepala Devisi 1. Membawahi manager produksi 2. Melakukan kontrol dan pengawasan 3. Sebagai koordinator utama para manager 4. Memberi laporan langsung direktur utama. Pada perusahaan ini, kepala devisi terbagi menjadi empat bagian yaitu : 1. Kepala Devisi Pemasaran 1 Dalam pelaksanaan tugasnya, Kepala devisi ini membawahi dua manajer yaitu : a. Manager Pengiriman Bertugas untuk mengelola kegiatan pengiriman barang hasil produksi ke suplier maupun ke konsumen. b. Manager Penjualan I Bertugas menjualkan produk perusahaan dengan membawahi seksi penjualan. 2. Kepala Devisi Pemasaran II a. Manager Pemasaran II Bertanggung jawab dalam mengelola kegiatan pemasaran produk hasil produksi. 3. Kepala Devisi Produksi Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala devisi ini membawahi tujuh manager yaitu : a. Manager Weaving

commit to user

30


digilib.uns.ac.id

Bertanggung jawab atas jalannya proses produksi pertenunan secara keseluruhan. b. Manager Utility Manager ini bertanggung jawab atas pemeliharaan air, listrik, dan saran-sarana penunjang produksi seperti diesel, air conditioner ( AC ) yang digunakan untuk kepentingan operasi perusahaan, serta membawahi dua kepala seksi yaitu Kasie Utility I dan Kasie UtilityII. c. Manager PPC ( Pengawasan Pengendalian Control ) Bertanggung

jawab

dalam

mengawasi,

mengendalikan

dan

mengontrol jalannya produksi supaya menghasilkan produk sesuai dengan target yang telah ditentukan. d. Manager Persiapan Printing Manajer ini bertugas mempersiapkan obat dan bahan – bahan kain, dalam operasionalnya, membawahi Seksi Making Up dan Seksi Strike Of Labotorium, serta membawahi Seksi Persiapan Kain Print, Sub Seksi Envaring Rotary print dan Flat Print. e. Manager Printing Manager ini berta dalam memproduksi kain mentah menjadi kain jadi yaitu batik, dengan membawahi satu kepala seksi yaitu kepala seksi produksi. f. Manager Design Bertanggung jawab atas pembuatan motif yang akan diproduksi, disesuaikan dengan pesanan dan selera pasar. g. Manager Finishing Bertanggung jawab atas jalannya proses produksi kain putih (finishing) secara keseluruhan. 4. Kepala Devisi RENDAL RENDAL adalah Rencana dan Pengawasan Bahan Baku dan Produksi. Bertanggung jawab dalan perencanaan dan pengawasan bahan baku untuk proses produksi. Bagian ini dibantu oleh satu Kepala Seksi. 5. Kepala Seksi (Kasie) commit to user

31


digilib.uns.ac.id

Bertugas mengkoordinasi dan mengawasi staff yang dibawahi, serta menerima pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dari manager.

G. KETENAGAKERJAAN Ketenagakerjaan PT. Kusumahadi Santosa telah memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan oleh Departemen tenaga kerja. Ketentuan tersebut antara lain jam kerja, sistem upah/gaji dan sistem jaminan kerja. Pengembangan sumber daya manusia secara menyeluruh dilakukan oleh perusahaan dengan mengoptimalkan kinerja sumber daya yang ada dengan cara memberikan kesempatan kepada seluruh karyawan, latihan yang bermanfaat bagi karyawan maupun bagi perusahaan. Jumlah karyawan merupakan salah satu tolak ukur sebuah perusahaan dikatakan besar atau kecil. Karyawan adalah mata rantai yang tidak dapat dipastikan dengan usaha/bisnis. Berikut adalah jumlah tenaga kerja PT. Kusumahadi Santosa : Tabel. 4. 1 Daftar Jumlah Karyawan PT. Kusumahadi Santosa Periode Januari 2012 No

Departemen

Pria

Wanita

Jumlah

1 Weaving 1

195

161

356

2 Weaving 2

185

145

330

1

1

2

4 Finishing

90

19

109

5 Utility

71

1

72

6 Pemasaran

57

8

65

7 Staff pimpinan

35

12

47

8 Umum & Personalia

58

6

64

9 Printing

254

43

297

10 logistik

12

5

17

8

5

13

3 PPC

11 Keuangan &Akuntansi TOTAL

966 496 commit to user Sumber Data : Bagian Umum & Personalia PT. Kusumahadi Santosa

32

1372


1.

digilib.uns.ac.id

Tenaga Kerja Kompensasi Besarnya upah atau gaji yang diterima karyawan berbeda-beda tergantung golongan dan status karyawan yang bersangkutan. Upah atau gaji akan diberi setiap sebulan sekali, yaitu pada akhir bulan. Apabila ada karyawan tidak masuk kerja, gajinya akan dipotong sesuai dengan kondisi yang menjadikan tidak masuk kerja dengan ketentuan sebagai berikut : a. Tidak masuk kerja dikarenakan sakit dengan membawa surat keterangan dokter, maka gajinya tidak akan dipotong. b. Tidak masuk kerja dikarenakan sakit dengan tidak membawa surat keterangan dokter, maka gajinya akan dipotong sesuai dengan kebijakan perusahaan. c. Tidak masuk kerja dan izin maupun tanpa izin akan dipotong gajinya sesuai dengan kebijakan perusahaan. Untuk kenaikan gaji secara berkala dilakukan berdasarkan : a) Prestasi kerja dengan berdasarkan jumlah absensi dan peringatan – peringatan kerja yang dilakukan setiap tahun sekali. b) Jenjang pendidikan. c) Lamanya kerja atau pengabdian. d) Apabila adanya peraturan pemerintah mengenai kenaikan UMR.

2.

Pengamatan Jam Kerja a) Tenaga Kerja Administrasi Tenaga kerja administrasi yaitu tenaga kerja yang menangani administrasi produksi dan administrasi gudang, dan tidak turun langsung pada produksi. Pembagian jam kerjanya sebagai berikut : Senin – Jumat : 08.00 – 16.30 WIB Sabtu

: 08.00 – 11.00 WIB

b) Tenaga Kerja Produktif Tenaga kerja produktif adalah tenaga kerja yang langsung menangani proses produksi. Tenaga kerja produktif dibedakan menurut jam kerjanya sebagai berikut : 1. Normal

commit to user

33


digilib.uns.ac.id

Senin – Jumat : 08.00 – 16.00

WIB

Sabtu

WIB

: 08.00 – 16.00

2. Shift Shift adalah jam kerja satu hari yang dibagi menjadi waktu kerja. Berikut adalah pembagian shift :

2.

Shift I

06.00 – 14.00

WIB

Shift II

14.00 – 22.00

WIB

Shift III

22.00 – 06.00

WIB

Jaminan Sosial Jaminan sosial yang diberikan PT. Kusumahadi Santosa kepada karyawannya berdasarkan kebutuhan perusahaan, dengan maksud untuk meningkatkan

kedisiplinan

dan

memberikan

kenyamanan

kepada

karyawan. Jaminan sosial yang diberikan perusahaan adalah sebagai berikut : a. Pemberian tunjangan meliputi : 1. Tunjangan perkawinan 2. Tunjangan hari raya 3. Tunjangan kematian 4. Tunjangan kecelakaan kerja b.

Pemberian cuti dan hari libur meliputi : 1. Hari libur resmi 2. Cuti sakit 3. Cuti tahunan 4. Cuti kepentingan sosial atau ijin khusus tidak masuk kerja

c.

Jaminan sosial yang diberikan kepada karyawan meliputi :

3.

1.

Jaminan ibadah

2.

Jaminan makan

3.

Jaminan olahraga

Keselamatan Kerja Karyawan Perusahaan memberikan jaminan kerja bagi karyawan yang mengalami to user kecelakaan kerja, yaitucommit dengan pemberian asuransi tenaga kerja

34


digilib.uns.ac.id

( ASTEK ). Hal ini untuk mengantisipasi bila karyawan mengalami kecelakaan dalam tugasnya yang akan ditanggung seluruhnya oleh perusahaan. Untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja, perusahaan memberikan karyawannya dengan alat pelindung, yaitu kaos tangan dan masker. 4.

Fasilitas Karyawan Fasilitas ini juga dimaksudkan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan. Adapun fasilitas yang diberikan PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut : a) Transportasi antar jemput, untuk berangkat dan pulang kerja bagi karyawan yang tempat tinggalnya jauh, yaitu berupa bus karyawan. b) Fasilitas kesehatan dan menyediakan dokter khusus, untuk karyawan

yang

memerlukan,

yaitu

jaminan

pemeliharaan

kesehatan untuk keluarga. c) Pemberian pakaian seragam kerja untuk karyawan produksi, maintenance, karyawan kantor, masing- masing mendapat 2 pasang dalam satu tahun. d) Penyediaan tempat ibadah, kantin dan penyediaan sarana olahraga, kesenian dan kreasi bagi semua karyawan dan anggota keluarga yang dilaksanakan pada hari libur. Sarana olahraga meliputi lapangan sepak bola, tennis, bulu tangkis. e) Koperasi Karyawan, dilaksanakan untuk membantu kebutuhan karyawan dan perusahaan, serta fasilitas simpan pinjam. f) Pemberian perumahan untuk staff ahli. g) Program ASTEK Asuransi tenaga kerja ini diberikan kepada seluruh karyawan dari berbagai tingkatan jabatan. Diberikan kepada karyawan yang mendapat kecelakaan saat jam kerja, baik di lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan dengan catatan tidak melanggar peraturan perusahaan. to user keuntungan perusahaan kepada h) Gratifikasi adalahcommit pembagian

35


digilib.uns.ac.id

karyawan yang diberikan satu tahun sekali. i) Upah lembur bagi karyawan yang melakukan kerja lembur. j) Hak cuti, semua karyawan memperoleh kesempatan untuk mendapatkan cuti tahunan setelah masa kerja 12 bulan dan selama cuti

berhak

mendapatkan

upah

penuh.

Perusahaan

juga

memberikan fasilitas khusus bagi karyawan wanita, yaitu cuti hamil. k) Tunjangan hari raya, tunjangan menikah, karyawan yang menikah mendapat tunjangan nikah untuk satu kali kesempatan dan diberikan cuti selama 3 hari. l) Tunjangan meninggal dunia Diberikan kepada karyawan atau keluarga yang meninggal dunia yang masih menjadi tanggungan perusahaan, tunjangan diberikan berupa santunan dana pemakaman. 5.

Pemutusan Hubungan Kerja ( PHK ) Pemutusan hubungan kerja pada prinsipnya ada tiga sebab, yaitu : a) Pemutusan hubungan kerja karena mengundurkan diri. b) Pemutusan hubungan kerja karena usia mencapai 55 tahun. c) Pemutusan hubungan kerja karena melakukan kesalahan besar.

H. PRODUKSI 1. Jenis Produksi PT. Kusumahadi Santosa memproduksi dua jenis kain yaitu kain rayon dan kain katun. Kain tersebut masih dibagi menjadi beberapa bagian berdasarkan lebar kain dan jenis benang yang digunakan. Untuk mengetahui hasil produksi dapat dilihat pada Tabel 4. 2.

commit to user

36


digilib.uns.ac.id

Tabel 4. 2 Jenis hasil produksi pada PT. Kusumahadi Santosa Tahun 2012 No

Jenis Katun

Jenis Rayon

1

CHP 1001

RHA 1003

2

CMP 1004

RYP 2046

3

CMP 1005

RYZ 2013

4

CDM 2002

RP 15

5

CDM 1025

RYM 2006

6

CMS

RYZ 2006

7

CPT 2003

RYM 1037

8

CT

RE

9

CSP

RS

10

CF

RK

Sumber Data : PT. Kusumahadi Santosa

2. Kapasitas Produksi Kapasitas produksi pada PT. Kusumahadi Santosa sangat pengaruhi oleh keterbatasan mesin-mesin yang ada sehingga kapasitas produksi masing-masing departemen terbatas. Adapun kapasitas produksi setiap departemen adalah sebagai berikut :

Tabel 4. 3 Kapasitas Produksi PT. Kusumahadi Santosa tahun 2012 Departemen

Kapasitas Produksi Per Bulan

Weaving

2.500.000 m per bulan

Dyeing

400.000 m per bulan

Printing


Finishing


Sumber Data : Bagian Logistik PT. Kusumahadi Santosa commit to user

37


digilib.uns.ac.id

3. Proses Produksi Proses produksi di PT. Kusumahadi Santosa bersifat continue, artinya bahan baku mengalir secara berurutan melalui departemen-departemen yaitu Departemen Weaving, Finishing dan Printing. a. Departemen Weaving a) Pada tahap ini terdiri dari dua tahap yaitu tahap persiapan benang lusi dan tahap persiapan benang pakan. b) Tahap Kedua Dalam tahap ini terdiri dari beberapa proses yaitu : 1. Proses penghani Yaitu proses penggulungan benang yang masih berada kelos benang ( Cones ) menjadi gulungan yang besar ( Boom ). 2. Proses Pengkajian Pada proses ini benang lusi yang dihasilkan ( digulung ) diberi kanji agar benang menjadi kaku, halus dan kuat. 3. Proses pada Mesin Cucuk Benang yang sudah dikanji, apabila akan ditenun maka ujung – ujungnya dipasang alat yang bernama cucuk untuk menentukan pola atau komposisi benang. 4. Proses pada Mesin Palet Pada proses ini dilakukan penggulungan benang dari proses ke gulungan benang kecil. c) Tahap ketiga Kain Grey sebagian dijual dan sebagian lagi diolah lebih lanjut yaitu masuk di Departemen Finishing. Adapun alur proses produksi pada Departemen Weaving adalah lihat Gambar 4. 3 :

commit to user

38


digilib.uns.ac.id

Gambar 4.3 Alur Proses Weaving Mesin Palet Gudang Benang

Pakan Finishing Mesin Tenun

Mesin Klos

Mesin Hani

Mesin Kanji

Inspecting

Mesin Cucuk

Dijual

Sumber Data : PT. Kusumahadi Santosa b. Departemen Finishing Dalam pelaksanaan departemen ini terdiri dari tiga tahap yaitu : 1. Tahap Pertama Tahap persiapan yaitu kain setangah jadi dipersiapkan untuk proses berikutnya. 2. Tahap Kedua Merupakan tahap produksi, yaitu kain Grey masuk pada mesin pembersih agar bersih dari kotoran, kemudian masuk mesin Range yang masih merupakan proses pembersihan. 3. Tahap Ketiga Merupakan akhir produksi pada Departemen Finishing dimana kain masuk ke gudang berupa kain Cambric untuk dijual dan sebagian diproses lebih lanjut. Untuk proses ini lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4. 4 :

commit to user

39


digilib.uns.ac.id

Gambar 4. 4 Alur Proses Departemen Finishing Mesin Stenter Kain Grey

MC Gas Sengeing

Perble Range

Dijual

Proses TS tanpa Sanforce

Mencerise

Stenter

Inspecting

Sanforce

Printing

Folding

Gudang Pemasaran

Roling

Sumber Data : PT. Kusumahadi Santosa c. Departemen Printing Proses departemen ini melalui tiga tahap yaitu : 1. Persiapan bahan baku yang digunakan pada departemen printing adalah kain grey dan kain jadi tetapi belum putih. Kegiatan produksi pada departemen printing menghasilkan produk yang bercorak. 2. Proses produksi a) Tahap

Pertama

merupakan

tahap

persiapan

yaitu

dimulai

dari

mempersiapkan kain dan obat yang akan di printing. b) Tahap Kedua Setelah kain siap maka tahap selanjutnya adalah proses produksi dimana dalam memproduksi disesuaikan dengan permintaan pesanan. 1.

Kain cambric yang telah dipersiapkan masuk ke mesin flat print / mesin rotary print.

2.

Setelah keluar tdair mesin print tahap selanjutnya adalah masuk mesin steamer

3.

Selanjutnya dilakukan pencucian yaitu membersihkan obat-obat yang tidak bereaksi dengan kain pada proses steamer.

4.

Selesai pencucian kemudian masuk pada tahap Finishing yaitu masuk commit to user mesin stenter.

40


digilib.uns.ac.id

c) Tahap terakhir adalah masuk pada bagian Making- up. Bagian ini meliputi tiga tahap yaitu : 1. Inspecting adalah mengecek kualitas kain seperti kain yang panjangnya tidak sama atau rusak. 2. Folding adalah penggulungan hasil porduksi setelah dilakukan inspecting. 3. Rolling adalah menggulung kain pada gulungan kecil. Setelah dilakukan folding, kain dibagi menjadi gulungan-gulungan kecil. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gampar 4. 5 sebagai berikut : Gambar 4. 5 Alur Proses Departemen Printing Cambric

Rotary Print

Gudang Transistoris

washing

Cylinder Dryer Stenter

Flat Print

Mesin Steamer

Making Up Proses Making Up : Inspecting, Folding, Rolling

Persiapan

Sumber Data : PT. Kusumahadi Santosa I. PEMASARAN Produk kain yang dihasilkan oleh PT. Kusumahadi Santosa dipasarkan ke dalam negeri sebanyak 60% dan luar negeri 40%. Untuk pemasaran dalam negeri yaitu Jakarta, Semarang, Solo, Surabaya, dan Bali, sedangkan luar negeri yaitu kawasan Timur Tengah dan Negara-Negara Eropa seperti Swiss dan Inggris. Secara umum pemasaran produksi ditujukan untuk industri, garmen, pedagang, grosir, dan perusahaan tekstil. Harga jual produk kain menyesuaikan dengan pesaingnya, namun dengan harga yang sedikit lebih tinggi karena target perusahaan sendiri adalah menengah ke atas. Promosi yang dilakukan perusahaan adalah pengiriman sampel, penawaran melalui telepon, e-mail dan fax, pameran, website, kartu nama, papan reklame, fation show, diskon, hubungan masyarakat commit to user dan personal selling.

41


digilib.uns.ac.id

BAB V HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA Dari hasil observasi dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis dapat dijabarkan mengenai Prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa sebagai berikut: PT. Kusumahadi Santosa adalah perusahaan besar yang bergerak di bidang industri kain. Produk yang dihasilkan adalah kain katun dan kain rayon. PT. Kusumahadi Santosa memproduksi kain berdasarkan pesanan. Bahan baku yang digunakan adalah benang yang akan diproses menjadi kain. Adapun macam atau jenis benang yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Benang 30’ Rayon 2. Benang 30’S CARDED 3. Benang 35’S CARDED 4. Benang 40’S CARDED Bahan baku tersebut diperoleh dari PT. Kusumaputra Santosa sebesar 70 % dan dari pemasok luar sebesar 30 %. Pemasok luar tersebut bisa berasal dari dalam kota maupun dari luar kota bahkan dari luar negeri. Prosedur pengadaan dilakukan untuk menghimpun bahan baku dan mengatur cara dalam melakukan pembelian bahan baku yang dibutuhkan dalam proses produksi. Prosedur ini dimulai pada saat bahan baku dibeli sampai bahan baku diterima oleh perusahaan. Untuk pengadaan bahan baku dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan bahan baku, sebab ada kebebasan dalam menentukan pilihan yang dikehendaki. Prosedur pembelian bahan baku pada PT. Kusumahadi Santosa disusun untuk tujuan mendapatkan bahan baku yang sesuai kebijaksaan yang telah ditetapkan. Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik (pengadaan) yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Bagaimanakah prosedur pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa” “Pengadaan bahan baku disini tergantung commit to userdari permintaan pesanan konsumen, berapa besar pembelian yang akan dilakukan, semua pembelian akan di awasi 42


digilib.uns.ac.id

oleh RANDAL. Pembelian bahan baku disini ada tiga sifat yaitu Rutinitas, emergency, dan permintaan khusus jika ada”. ( Wawancara 1, 27 Februari 2012 ) Dari petikan wawancara tersebut diketahui bahwa pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa ada tiga sifat pembelian yaitu 1. Pembelian secara Rutinitas adalah pembelian bahan baku yang dilakukan secara rutin atau berkala setiap bulan yang biasa disebut pembelian bulanan. Hal ini perusahaan melakukan pemesanan secara rutin setiap bulannya. 2. Pembelian Emergency adalah pembelian bahan baku yang dilakukan karena keadaan yang darurat seperti kurangnya bahan baku saat produksi. 3. Pembelian Permintaan Khusus adalah pembelian bahan baku yang secara khusus, ini jarang sekali terjadi. Bagian RANDAL merupakan Bagian Rencana dan Pengawasan Bahan Baku dan Produksi. Bagian ini bertanggung jawab untuk memberikan otorisasi/pengawasan dalam pengadaan bahan baku. Hal ini mempunyai tujuan untuk meminimalkan pengadaan bahan baku yang tidak sesuai dengan pesanan dan tidak tepat waktu. Apabila hal tersebut terjadi dapat merugikan perusahaan karena berakibat pada keterlambatan produksi dan pengiriman barang yang akan menyebabkan pembatalan pesanan oleh pelanggan dan resiko kehilangan pelanggan. Dari hasil pengumpulan data dari dokumen atau arsip dijelaskan adapun prosedur pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:

1. Prosedur Perencanaan Permintaan Pemesanan Bahan Baku Produksi Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik (pengadaan) yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Bagaimana prosedur permintaan pemesanan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa?” “Permintaan pemesanan bahan baku disini didasari dari permintaan pesanan barang dari pelanggan, dimana perencanaannya yang membuat adalah Bagian Produksi yaitu membuat SKB (surat kebutuhan bulanan)/ PBB (permintaan pemesanan barang)”. (Wawancara 2, 29 Februari 2012) Dari petikan wawancara tersebut dan dari tinjauan dokumen pedoman pengadaan bahan baku dapat diambil bahwa Perencanaan permintaan commitkesimpulan to user pesanan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa berdasarkan atas permintaan 43


digilib.uns.ac.id

pemesanan dari pelanggan, dengan alur dari perencanaan permintaan pemesanan tersebut adalah : a) Di mulai dari Bagian Pemasaran yang menerima pesanan dari pelanggan kemudian membuat surat pengantar pesanan rangkap tiga. Dua lembar dikirim ke bagian RANDAL, sedangkan satu lembar disimpan sebagai arsip. b) Bagian RANDAL menerima surat pengantar pesanan dari bagian pemasaran sebanyak dua lembar, kemudian satu lembar dikirimkan ke bagian produksi. Dan satu lembar lagi disimpan sabagai arsip. c) Berdasarkan Surat Pesanan dari pelanggan tersebut Bagian produksi membuat perencanaan kebutuhan bahan baku untuk produksi yang akan dimulai dengan membuat surat Permintaan Pembelian Barang (PPB) dengan menyertakan Surat Kebutuhan Bulanan (SKB) berdasarkan surat Pengantar Pesanan dari bagian RANDAL. SKB/ PBB tersebut berisi tentang jenis bahan baku, kuantitas yang dibutuhkan dan kualitas yang diinginkan. Kemudian suratsurat tersebut akan dikirim ke bagian logistik setelah diotorisasi oleh Bagian RANDAL. d) Bagian Logistik (Pengadaan) merupakan bagian yang berperan dalam pengadaan bahan baku yang melakukan transaksi pembelian bahan baku berdasarkan surat Permintaan Pembelian Barang (PPB) dan Surat Kebutuhan Bulanan (SKB).

2. Prosedur Pencarian Informasi Harga Barang ( Bahan Baku ) dan Suplier Sebelum melakukan prosedur pembelian bahan baku yaitu benang, bagian logistik mencari informasi harga benang dari berbagai supplier. Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik (pengadaan) yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Apakah tujuan dari prosedur pencarian informasi harga dan supplier benang?” “Tujuan dari pencarian informasi harga dan supplier ini untuk mengetahui harga benang yang kita butuhkan dengan mengirimkan beberapa surat permintaan daftar harga benang ke beberapa pemasok, kemudian kita dapat memilih mana harga benang yang paling rendah”. (Wawancara commit to user 3, 29 Februari 2012)

44


digilib.uns.ac.id

Dari hasil wawancara tersebut dan dari dokumen tentang pedoman pembelian bahan baku, maka dapat dijabarkan alur prosedur tersebut adalah : a) Manager logistik, menerima permintaan pencarian informasi harga dan kualitas benang dari kepala Devisi RANDAL di dalam Surat Permintaan tersebut telah mencakup secara jelas mengenai jenis benang, kuantitas yang dibutuhkan, rencana kedatangan dana kualitas yang diinginkan b) Bagian Logistik (pengadaan) menghubungi beberapa supplier untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Dengan cara mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga Benang melalui faximile ke supplier. c) Kemudian supplier membalas dengan surat permintaan pernawaran harga dan memberikan informasi yang lebih rinci mengenai bahan baku yang akan dibeli, maka bagian pembelian harus dapat melakukan tugasnya dengan baik yaitu bertanggung jawab atas penelitian dan perkembangan pasar. Bagian pembelian harus dapat mengetahui harga bahan baku (benang) dari suppliersupplier lain dan dapat memperoleh harga paling rendah. Sehingga secara tidak langsung bagian pembelian sangat mempengaruhi keuntungan yang akan diperoleh perusahaan, semakin rendah harga bahan baku yang bisa didapatkan, maka semakin tinggi pula keuntungan yang akan dihasilkan oleh perusahaan. Kemudian bagian logistik menyampaikan informasi tersebut ke unit kerja yang memintanya, yaitu Bagian RANDAL. d) Bagian RANDAL mempelajari informasi yang diterima apakah telah memadai. Apabila dibutuhkan klarifikasi atau informasi tambahan, maka Bagian RANDAL akan meminta kembali pada Bagian Logistik untuk mencarikan kembali informasinya.

3. Prosedur Pembelian Bahan Baku (Benang) Semua informasi tentang harga benang dan supplier telah mendapatkan persetujuan dan klarifikasi, maka selanjutnnya akan melakukan transaksi pembelian bahan baku. Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik (pengadaan) yaitu dengan Ibu commit Nina dengan to userpertanyaan “Bagaimanakah prosedur pembelian benang di PT. Kusumahadi Santosa?” 45


digilib.uns.ac.id

“Pembelian disini sesuai dengan buku pedoman pembelian bahan baku, dimana pembelian dilakukan setelah bagian logistik mendapat SKB/PBB dari bagian produksi, kemudian Kasie Pengadaan mengecek jenis benang yang dibutuhkan, berapa kuantitasnya dan berapa stock yang dimiliki gudang logistik. Kemudian barulah mencari informasi harga dari pemasok, setelah mendapatkan harga yang cocok, kemudian saya membuat Pesanan Pembelian yang akan dikirim ke pemasok”. (Wawancara 4, 3 Februari 2012) Dari hasil wawancara berikut dan dari buku pedoman pengadaan barang dapat diketahui alur pembelian bahan baku adalah sebagai berikut : a) Manager Logistik 1.

Menerima Surat Kebutuhan Bulanan (SKB) atau Surat Permintaan Pembelian Benang ( PPB ) dari Bagian Produksi yang telah diotorisasi oleh Bagian RANDAL.

2.

Apabila permintaan pembelian telah lengkap yang mencakup tentang harga, kualitas, kuantitas, nama supplier yang dipilih, dan tanggal pengiriman (delivery), kemudian Manajer Logistik memerintahkan kepada Kasie Pengadaan Benang untuk membuatkan Pesanan Pembelian (Purchase Order / PO).

b) Kasie Pengadaan Memerintahkan staff pengadaan untuk membuat Surat Penawaran Harga yang dikirim melalui faximile. Kemudian setelah mendapatkan jawaban dari beberapa supplier maka surat diajukan ke manager logistik untuk mendapatkan persetujuan. c) Manager Logistik Setelah diperiksa bahwa harga sudah sesuai maka manager logisitik menandatangani Surat Penawaran Harga tersebut. d) Kasie Pengadaan 1. Kepala Seksi Pengadaan membandingkan harga-harga dari beberapa Supplier dengan kriteria sebagai berikut : a. Spesifikasi barang ( benang ) yang sesuai dengan kebutuhan. b. Harga dan tempo pembayaran yang kompetitif commit to user c. Kedatangan barang ( benang ) harus tepat waktu. 46


digilib.uns.ac.id

2. Kemudian diberikan ke staff pengadaan untuk membuat Surat Pengajuan Perubahan Harga apabila ada kenaikan harga. Kemudian Surat diajukan ke manager logistik. e) Manager Logistik menandatangani Surat Pengajuan Perubahan Harga tersebut. Setelah mendapat persetujuan Manager Logistik kemudian diserahkan kepada Kepala Devisi Produksi untuk mendapat persetujuan dan memberikan disposisi. Apabila keterangan dalam disposisi tidak menyetujui kenaikan harga, maka Manager Logistik/Kasie Pengadaan, melaksanakan instruksi sesuai disposisi dari Kadiv Produksi yaitu melakukan penawaran atau mencari supplier lain/ditunda/ditolak. Kembali ke nomor 2. f)

Kasie Pengadaan Kasie Pengadaan memerintahkan staff pembelian untuk membuat dan mengirimkan Pesanan Pembelian (PO) yang telah mendapat persetujuan dari Kepada Devisi Produksi. Dengan memasukan beberapa jenis benang yang berada dalam program komputer dengan menginput benang yang tidak ada kenaikan harga. Setelah semua di input dalam Pesanan Pembelian (PO), kemudian PO dicetak. Kemudian PO dicatat dalam buku sesuai dengan nomor pesanan pembelian.

g) Kasie Pengadaan Kepala seksi pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan harga barang pada Pesanan Pembelian (PO) yang dicocokan dengan SKB/PBB apabila sudah sesuai maka akan ditandatangani. Apabila tidak sesuai akan kembali ke nomor 6 untuk diperiksa dan dibuat ulang. h) Manager Logistik (Pengadaan) Memeriksa Pesanan Pembelian (PO) dan memberikan tanda tangan. i)

Kadiv Produksi Memberikan tanda tangan sebagai persetujuan.

j)

Kasie Pengadaan Mendistribusikan atau mengirimkan PO yang sudah mendapatkan persetujuan dari Kadiv Produksi dengan dikirim melalui faximile. Pesanan Pembelian (PO) dibuat rangkap empatcommit yaitu : to user 1. Lembar 1 untuk supplier / pemasok 47


digilib.uns.ac.id

2. Lembar 2 untuk Administrasi. 3. Lembar 3 untuk Gudang Logistik. 4. Lembar 4 untuk Arsip di Bagian Logistik ( Pengadaan II ). Setelah selesai dikirim PO ditulis dalam buku Nomor pembelian dan buku expedisi kemudian dikirim ke bagian–bagian yang terkait. Setelah mengirim Pesanan Pembelian (PO) ke supplier, bagian logistik akan menunggu untuk penerimaan barang yang dipesan.

4. Prosedur Penerimaan Bahan Baku Bagian Gudang merupakan bagian yang bertugas menerima barang berserta Tanda Terima Barang dari pemasok dan kemudian menyimpan bahan baku tersebut di gudang sebelum didistribusikan ke bagian produksi. Dari hasil pengumpulan data mengenai pengadaan bahan baku yaitu dari dokumen tentang pedoman pengadaan barang dapat diketahui adapun prosedur dari penerimaan bahan baku di Gudang tersebut adalah sebagai berikut : Setelah semua prosedur pembelian bahan baku (benang) dilaksanakan, perusahaan hanya tinggal menunggu pihak pemasok mengirimkan bahan baku yang telah dibeli. Waktu kedatangan adalah kurang lebih 30 hari setelah pengiriman Pesanan Pembeliaan (PO) dikirim. Apabila bahan baku telah datang, bahan baku yang kemudian di terima sebelum dimasukkan ke bagian gudang logistik terlebih dahulu di teliti mengenai : a) Membandingkan jumlah barang yang seharusnya diterima dengan surat jalan pengiriman barang dari pemasok. b) Kualitas, kuantitas, dan jenis barang harus sesuai dengan pesanan. Apabila semuanya sudah sesuai dan cocok, kemudian barang dilaporkan ke bagian logistik untuk penerimaan barang. Adapun alur dari penerimaan bahan baku sampai disimpan di gudang adalah : 1. Bagian Gudang menerima informasi kedatangan benang dari satpam melalui telepon, kemudian : a. Supplier masuk dan melaporkan kedatangan barang ke bagian logistik pengadaan untuk dicocokan dengan commit to userPO nya. b. Kemudian supplier menunggu untuk giliran masuk ke gudang. 48


digilib.uns.ac.id

c. Kepala Urusan gudang mempersiapkan penerimaan bahan baku. 2. Kepala Urusan gudang memeriksa kelengkapan dokumen barang yang datang dan juga memeriksa barang yang datang sesuai dengan dokumen barang dan melakukan : a. Apabila perlu penimbangan, maka dilakukan penimbangan sesuai dengan prosedurnya. b. Mengirimkan barang yang diperlukan segera kepada Departemen pengguna dan dicatat pada buku ekspedisi c. Barang yang belum diperlukan dimasukkan ke gudang sesuai garis kuning tempat/letak penyimpanan barang. d. Apabila barang tidak sesuai dengan dokumen barang atau barang ada kerusakan maka segera melaporkan kepada Kasie untuk mendapatkan keputusan. 3. Kemudian Petugas Gudang mencatat bahan baku pada buku penerimaan dan kartu stock gudang serta menginput data dalam program pembelian untuk membuat Tanda Terima Barang dan program stock harian untuk pembuatan laporan. 4. Bagian Logistik membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap tiga yang akan didistribusikan ke : a. Lembar 1 untuk Bagian Keuangan b. Lembar 2 untuk Bagian Akuntansi c. Lembar 3 untuk Bagian Arsip di Bagian Logistik 5. Bagian utang setelah menerima Surat Pengajuan Dana untuk membayar pembelian bahan baku yang sudah akan jatuh tempo. Berserta menyerahkan dokumen–dokumen bukti pembelian ke bagian utang. Kemudian Bagian Utang akan melakukan pengecekan pada semua dokumen dan menyimpannya dalam file. Setelah jatuh tempo transaksi pembelian yang sudah diperiksa dapat dibayarkan. 2. Bagian Pengajuan Rencana Bayar membuat bukti pengeluaran dan melaksanakan pembayaran untuk traksaksi. Bagian ini juga bertugas untuk mencatat pengeluaran kas untuk pembayaran commit to user utang atas pembelian bahan baku dan mengirim semua dokumen pembelian bahan baku yang sudah dibayar ke 49


digilib.uns.ac.id

bagian Akuntansi. 3. Kemudian Bagian Akuntansi menyimpan semua dokumen sebagai arsip dan membuat jurnal pencatatan persediaan, jurnal pencatatan utang, jurnal pengeluaran kas dan jurnal pembelian. Kemudian membuat Laporan Keuangan setiap tutup buku.

Dari hasil observasi di tempat magang maka dapat diketahui dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur pengadaan bahan baku produksi adalah sebagai berikut : 1. Surat Pengantar Pesanan Digunakan untuk mengajukan pembelian bahan baku yang dibuat oleh bagian Pemasaran setelah menerima pesanan dari konsumen. 2. Surat Permintaan Pembelian Barang ( PPB ) Surat yang di buat oleh bagian produksi setelah menerima surat pengantar pesanan dari bagian RANDAL, kemudian digunakan sebagai dasar untuk membuat Surat Pembelian Barang. Surat ini akan dikirim ke bagian logistik untuk meminta melakukan pembelian bahan baku untuk produksi. 3. Surat Kebutuhan Bulanan (SKB) Surat ini dibuat oleh bagian produksi berserta surat Permintaan Pembelian Barang (PPB). Surat ini memuat jenis bahan baku, jumlah dan harga dari bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi. 4. Surat Permintaan Penawaran Harga Surat ini dikirim kepada pemasok untuk meminta penawaran harga bahan baku yang dibutuhkan. 5. Surat Penawaran Harga merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran harga yang dibuat oleh pemasok. 6. Surat Pesanan Pembelian (Purchase Order) Merupakan Surat untuk melakukan pemesanan bahan baku yang dibuat oleh bagian logistik, setelah membuat kesepakatan dengan pemasok mengenai harga, jumlah pesanan, waktu pengiriman, dan tempo pembayaran. 7. Buku Expedisi

commit to user

Adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat ke bagian lain 50


digilib.uns.ac.id

dalam perusahaan. Isi dalam buku expedisi ini adalah kepada siapa surat tersebut diserahkan, kode PO dan nama supplier yang ada dalam di dalam PO. 8. Tanda Terima Barang Formulir ini dibuat oleh bagian gudang bukti bahwa bahan baku yang dibeli telah diterima dari pemasok datang. 9. Kontrak Pembelian Adalah dokumen yang dikirim ke pemasok sebagai bukti pembelian bahan baku.Yang dibuat oleh bagian logistik setelah sepakat dengan pemasok mengenai penawaran harga. 10. Faktur Penjualan Dokumen ini diterima oleh bagian logistik bersamaan dengan penerimaan barang dari pemasok dan akan digunakan sebagai bukti pembelian bahan baku yang dikirim ke bagian utang. 11. Kontrak Penjualan Sebagai bukti bahwa perusahaan memesan bahan baku pada pemasok yang dipilih. Dokumen ini dibuat oleh pemasok dan dikirim setelah mendapat kontrak pembelian. 12. Laporan Penerimaan Barang Merupakan bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian bahan baku. 13. Surat Pengajuan Dana Dibuat oleh bagian logistik untuk dikirim ke manager keuangan untuk memohon dana sehubungan dengan pembelian bahan baku sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran. 14. Bukti Pengeluaran Digunakan untuk mengeluarkan kas atau melaukan pembayaran yang dibuat oleh bagian Rencana Bayar. Dan juga digunakan sebagai bukti telah dilakukan pembayaran. 15. Buku Nomor Pesanan Merupaka dokumen yang digunakan untuk memcatat nomor Pesanan Pembelian ( PO ). 16. Surat Jalan

commit to user

Merupakan bukti pengantar barang dari pemasok dan diterima oleh bagian logistik. 51


digilib.uns.ac.id

Berdasarkan hasil observasi di tempat magang dapat diketahui prosedur pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa sudah baik. Setiap prosedur sudah memiliki jaringan prosedur yang baik. Namun dalam pelaksanaan prosedur pengadaan bahan baku produksi terhadap pemenuhan kebutuhan akan bahan baku pada proses produksi, masih ada yang perlu diperbaiki. Seperti kelemahan yang dapat mengganggu kelancaran dalam pengadaan bahan baku produksi. Akibatnya usaha untuk mencapai tujuan tidak maksimal. Berikut adalah petikan wawancara dengan salah satu staff bagian logistik (pengadaan) yaitu dengan Ibu Nina dengan pertanyaan “Adakah kendala atau hambatan dalam prosedur pengadaan bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa?”. “Sebenarnya tidak ada kendala yang berarti di dalam pembelian bahan baku, karena pembelian ini dijalankan sesuai dengan prosedur yang tetapkan oleh perusahaan. Tetapi apabila terjadi kegagalan pesanan pembelian maka bagian logistik harus mengulang lagi pemesanan pembelian dari awal”. ( Wawancara 5, 17 Maret 2012)

Dari hasil wawancara dan pengamatan dapat disimpulkan bahwa adanya kelemahan dalam pelaksanaan prosedur pengadaan bahan baku produksi antara lain : 1. Terjadinya keterlambatan kedatangan bahan baku, salah satu penyebab keterlambatan adalah adanya pembatalan pesanan pembelian dari pihak supplier dikarenakan kurangnya kuantitas barang yang dimiliki supplier atau tidak adanya stock barang dari supplier. Hal ini menyebabkan bagian pengadaan harus mencari supplier lain untuk mendapatkan bahan baku yang diinginkan dan membutuhkan banyak waktu yang akan mengganggu kontinuitas kegiatan produksi perusahaan karena bahan baku datang terlambat. 2. Tidak adanya surat perubahan order pembelian barang, apabila terjadi kesalahan penulisan pembelian bahan baku tidak dapat dibatalkan. Kesalahan bisa terjadi pada jumlah barang atau jenis barang. Dengan tidak adanya surat perubahan order pembelian perusahaan dapat mengalami kerugian apabila ada kesalahan dalam pemesanan pembelian bahan baku. commit to user

52


digilib.uns.ac.id

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil pembahasan yang telah penulis jabarkan di atas, maka dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa sudah baik, yang dimulai dari: 1. Prosedur Perencanaan Permintaan Pembelian Bahan Baku Perencanaan pengadaan bahan baku merupakan suatu rencana produksi untuk sejumlah bahan mentah (komponen) yang dibutuhkan dengan menggunakan waktu tenggang, sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak yang dibutuhkan untuk masing-masing komponen suatu produk yang akan dibuat. Perencanaa Permintaan Pembelian bahan baku dimulai setelah Bagian Pemasaran menerima pesanan dari pelanggan, kemudian membuat surat pengantar pesanan dan dikirim ke Bagian RANDAL. Bagian RANDAL mengeruskan ke Bagian Produksi untuk landasan membuat Surat Kebutuhan Bulanan (SKB)/PBB mengenai jenis benang, Kuantitas benang dan kualitasnya untuk diteruskan ke Bagian Logistik / Pengadaan. 2. Prosedur Pencarian Informasi Harga Barang ( Bahan Baku ) dan Supplier Prosedur pencarian informasi harga bahan baku dan supplier bertujuan untuk mengumpulkan data dan informasi dalam penyusunan rencana kerja pengadaan, mengenai harga benang, kuantitas benang yang dimiliki suplier. Prosedur pencarian informasi harga benang dan supplier di Bagian Logistik adalah : setelah menerima surat permintaan pencarian harga dari Bagian RANDAL atau telah menerima SKB/PBB dari Bagian Produksi, kemudian Bagian Pengadaan / Logistik mencari informasi ke beberapa supplier untuk mendapatkan daftar harga benang yang paling rendah. Setelah menerima daftar harga dari supplier,commit kemudian Bagian Logistik mengirimkan Surat to user tersebut ke Bagian RANDAL untuk mendapatkan klarifikasi atau persetujuan. 53


digilib.uns.ac.id

3. Prosedur Pembelian Bahan Baku, dan Prosedur pembelian bahan baku di PT. Kusumahadi Santosa dilaksanakan berdasarkan pesanan pelanggan. Setelah menerima SKB/PBB dari Bagian Produksi

yang

telah

diotorisasi

oleh

Bagian

RANDAL,

Bagian

Logistik/Pengadaan melaksanakan pembelian bahan baku dengan spesifikasi barang yang telah tercantum dalam SKB/PPB tersebut. Untuk memastikan harga bahan baku, kemudian bagian logistik/pengadaan membuat Surat Pesanan Pembelian/PO. Pesanan Pembelian/PO dikirim ke supplier setelah mendapat persetujuan atau tanda tangan dari Kasie Pengadaan dan Manajer Logistik dengan melaksanakan instruksi sesuai disposisi dari Kadiv Produksi yaitu melakukan penawaran atau mencari supplier lain/ditunda/ditolak. Setelah menerima persetujuan kemudian Pesanan Pembelian/PO dikirim ke supplier melalui faximili. Kemudian Bagian Logistik menerima Kontrak penjualan dan faktur penjualan dari suplier dan bagian pengadaan mengirimkan kontrak pembelian ke

supplier.

Apabila

semua

prosedur

telah

dilaksanakan

Bagian

Logistik/Pengadaan menunggu kedatangan barang yang telah dipesan. 4. Prosedur Penerimaan Bahan Baku Apabila bahan baku telah datang, bahan baku yang kemudian di terima sebelum dimasukkan ke bagian gudang logistik terlebih dahulu dicocokan dengan PO dan daftar barang yang dibawa oleh pengantar barang di Bagian Logistik, kemudian barang di bawa ke gudang untuk diturunkan. Bagian gudang memeriksa kembali barang dan kelengkapan dokumen yang datang dan juga memeriksa barang yang datang sesuai dengan dokumen barang dan melakukan penimbangan jika perlu, mengirimkan barang yang diperlukan segera kepada Departemen pengguna dan dicatat pada buku ekspedisi, barang yang belum diperlukan dimasukkan ke gudang sesuai garis kuning tempat/letak penyimpanan barang. Apabila barang tidak sesuai dengan dokumen barang atau barang ada kerusakan maka segera melaporkan kepada Kasie untuk mendapatkan keputusan. Kemudian bagian gudang membuat Tanda Terima Barang dan commit mencatat to barang user ke kartu stock, untuk pembuatan laporan penerimaan barang di Bagian Logistik/Pengadaan. 54


digilib.uns.ac.id

Dalam menjalankan prosedur pengadaan bahan baku PT. Kusumahadi Santosa sudah sesuai dengan mekanisme operasional perusahaan. Hal ini dikarenakan telah menggunakan dokumen-dokumen yang sesuai dengan fungsinya dan juga karena terdapatnya fungsi RANDAL yang bertanggung jawab memberikan pengawasan pada bagian logistik dan produksi untuk pembelian bahan baku. 2. Namun dalam prosedur pengadaan bahan baku produksi di PT. Kusumahadi Santosa masih ada yang harus diperbaiki yaitu terjadinya keterlamabatan barang dikarenakan adanya kegagalan Pesanan Pembelian dari supplier yang kekurangan stock bahan baku, sehingga tidak mencukupi kuantitas barang yang diinginkan. Dan tidak adanya surat perubahan order pembelian. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan bahan baku yang dibutuhkan sampai di perusahaan yang akan menyebabkan mundurnya proses produksi.

B. SARAN

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis memberikan saran yang mungkin dapat berguna bagi perusahaan dalam mengambil keputusan mengenai prosedur pengadaan bahan baku produksi adalah sebagai berikut :

1. Melakukan pendataan terhadap supplier yang sering terlambat, pendataan tersebut dilakukan sebagai bahan pertimbangan di pemesanan pembelian selanjutnya. Apabila masih sering terjadi pembatalan, maka perusahaan harus membuat kebijakan dengan memberikan denda atau sanksi sebanyak 2% dari harga bahan baku kepada supplier atau memberikan surat peringatan kepada supplier. Agar bagian pengadaan bahan baku tidak membuang waktu lama dalam pemesanan pembelian yang dapat menyebabkan terganggunya proses produksi karena bahan baku datang terlambat. 2. Adanya surat perubahan order pembelian, dengan adanya surat perubahan order pembelian tersebut kesalahan pembelian dapat diperbaiki atau dihindari, sehingga tidak akan merugikan perusahaan. commit to user

55

PROSEDUR PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR

Recommend Documents