PROSEDUR PENERIMAAN PEGAWAI DI HOTEL LOR IN BUSINESS RESORT & SPA SOLO
TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Oleh: Ary Kusumaningsih D.1507084
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2010
1
2
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Sumber daya manusia mempunyai peranan penting dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sumber daya manusia itu selanjutnya disebut pegawai, merupakan faktor yang paling menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam rangka pencapaian tujuan suatu organisai atau perusahaan, salah satu langkah awal yang harus dilaksanakan yaitu seleksi penerimaan pegawai. Bilamana tugas-tugas tersebut tidak dilaksanakan dengan baik maka hal ini akan menimbulkan kesulitan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dengan penempatan yang keliru, dapat menimbulkan beberapa akibat, antara lain keresahan, turunnya semangat dan gairah kerja, produktivitas yang menurun, tanggung jawab yang kurang, kekeliruan dalam melaksanakan tugas. Oleh karena itu, usaha penarikan atau penerimaan pegawai merupakan hal yang sangat penting. Akibat yang paling fatal apabila masalah seleksi penerimaan pegawai diabaikan adalah kerugian perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Misalnya karena kesalahan dalam penerimaan dan penempatan pegawai ternyata banyak pekerjaan yang keliru dilakukan, sehingga kualitas menjadi turun sehingga tidak sesuai standar. Hal ini berarti bilamana dipasarkan akan dapat mengecewakan konsumen sehingga dapat menimbulkan kemacetan dalam pemasaran. Karena pemasaran dalam suatu perusahaan dapat dimisalkan sebagai jantung pada tubuh manusia, maka dapat dibayangkan akibat yang mungkin timbul. Untuk dapat memperoleh pegawai yang tepat, baik kualitas maupun kuantitasnya diperlukan pengetahuan yang baik tentang sumber-sumber tenaga kerja. Dengan pengetahuan tentang sumber-sumber tenaga kerja tersebut, diharapkan efektivitas dan efisiensi dalam usaha memperoleh atau menarik pegawai dapat ditingkatkan. Dengan pengetahuan tersebut kita akan
3
mengetahui sumber-sumber mana yang mempunyai potensi yang besar sebagai tenaga kerja sesuai yang dikehendaki oleh perusahaan. Tanpa adanya pengetahuan yang baik tentang sumber-sumber tenaga kerja, akan sulit mencapai efektivitas dan efisiensi dalam usaha memperoleh pegawai yang tepat baik kualitas maupun kuantitas. Kemajuan perekonomian di era globalisasi telah membawa dunia ke arah yang menakjubkan.tak terkecuali di bidang perhotelan. Hotel Lor In Business Resort & Spa saat ini memegang peranan yang penting dalam memberikan kontribusi yang besar terhadap pertumbuhan perekonomian khususnya di kota Solo. Berkomitmen untuk selalu berinovasi dan memberikan pelayananan yang penuh keramahtamahan, Hotel Lor In menawarkan jasa pelayanan perhotelan dengan standar internasional. Sesuai dengan visi Hotel Lor In, menciptakan mata rantai pengelolaan bisnis penginapan Internasional dengan mengutamakan peningkatan terus menerus dalam memperbaiki mutu pelayanan pelanggan serta memberikan karyawan pekerjaan yang berarti dan kesempatan kemajuan. Hotel berbintang lima ini, hadir dengan konsep filosofi yang mewah,akan tetapi bernuansa alami dengan arsitektur serta pelayanan menggunakan sentuhan tradisional dan dapat dijangkau pangsa pasar yang direncanakan. Bagi Hotel Lor In, proses Manajemen Sumber Daya Manusia mendapat perhatian yang serius, sebab mereka menyadari bahwa sumber daya manusia memiliki peranan yang menentukan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan seperti yang disebutkan diatas. Salah satu aspek yang mendapat perhatian besar dimaksud, yaitu perekrutan sumber daya manusia yang berkualitas sebagaimana yang dibutuhkan perusahaan. Ancaman kompetisi, kondisi perekonomian yang tidak menentu, perubahan teknologi yang cepat dan tuntutan akan perlunya karyawan yang terlatih secara memadai merupakan faktor-faktor yang menyebabkan perusahaan mencari berbagai kiat baru agar dapat memberdayakan sumber daya manusianya secara lebih efektif. Sumber daya manusia akan menjadi hal yang penting pada perusahaanperusahaan besar. Persoalan-persoalan yang menyangkut ketersediaan tenaga
4
berbakat dalam rangka mendukung pertumbuhan bisnis yang direncanakan kualitas tenaga manajerial, dan pengendalian biaya yang sangat besar saat ini diartikan sebagai pengelolaan sejumlah besar tenaga kerja yang sangat berbakat. Keberhasilan kompetitif perusahaan sangat bergantung pada inovasi yang kreatif. Inovasi seperti itu pada intinya sangat tergantung pada motivasi dan moral kerja karyawan. Diharapkan dengan adanya seleksi penerimaan pegawai baru, akan menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas dan mampu mencapai tujuan perusahaan secara efektif. Untuk itu agar semuanya berjalan lancar dalam proses seleksi penerimaan pegawai, maka perlu diketahui prosedur-prosedur dalam penerimaan pegawai di Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo sebagai salah satu hotel berbintang lima di Solo yang banyak membutuhkan tenaga kerja.
B.
Perumusan Masalah Penerimaan pegawai merupakan masalah penting dalam suatu perusahaan. Dengan penerimaan pegawai yang baik dan tepat, maka dapat membantu dalam mencapai keberhasilan suatu perusahaan. Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahannya sebagai berikut : 1. Bagaimanakah prosedur penerimaan pegawai di Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo? 2. Apa saja hambatan yang ditemui dalam pelaksanaan penerimaan pegawai di Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo? 3. Bagaimana upaya yang yang telah dilakukan untuk mengatasi hambatan tersebut?
C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah:
5
1. Untuk mengetahui dan memahami tentang prosedur penarikan atau penerimaan pegawai yang dilaksanakan di Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo. 2. Untuk mengetahui dan memahami hambatan-hambatan apa saja dalam pelaksanaan penerimaan pegawai di Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo. 3. Untuk mengetahui upaya-upaya yang harus dilakukan dalam mengatasi hambatan-hambatan tersebut. 4. Membandingkan dan menerapkan teori yang diperoleh selama perkuliahan dengan praktek yang sesungguhnya.
D. Manfaat Penelitian 1. Dapat menambah wawasan , dan pengetahuan bagi penulis mengenai prosedur penerimaan pegawai di Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo. 2. Dari penulisan ini, diharapkan dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan khususnya untuk Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo dan instansi lain pada umumnya. 5. Untuk memenuhi salah satu persyaratan guna memperoleh gelar profesi Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Prosedur Prosedur adalah faktor yang sangat penting dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan, dan tidak hanya dalam bidang kegiatan operasional tetapi juga dalam bidang pekerjaan perkantoran. Kata prosedur berasal dari bahasa Inggris yaitu procedure yang berarti cara, jalan, aturan, ketentuan yang dipakai. Akan tetapi kata procedure tersebut telah lazim digunakan dalam kosakata bahasa Indonesia yang dikenal dengan prosedur. The Liang Gie ( 1986 : 187 ) menjelaskan tentang arti prosedur sebagai berikut : “ Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur membuat surat-menyurat pada perusahaan.Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetik pada kertas atau menyusun suratnya “. Menurut Imron (Kamus Bahasa Indonesia 1992:160) mendefinisikan prosedur sebagai berikut: ·
Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.
·
Metode, langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu problem.
Sedangkan menurut Ig. Wursanto (1987:65), ”prosedur merupakan bagian dari klasifikasi perencanaan eksekutif dimana perencanaan eksekutif dibuat oleh pimpinan suatu organisasi dan diperlukan untuk menentukan pelaksanaan rencana, yakni petunjuk-petunjuk yang bersifat direktif.” Berdasarkan definisi diatas, prosedur merupakan serangkaian tugas atau tahapan yang berurutan dan berhubungan erat satu sama lainnya sebagai suatu cara atau metode dalam menjalankan suatu kegiatan sesuai dengan aturan yang berlaku untuk mencapai suatu tujuan.
B. Pengertian Penerimaan Pegawai
5
7
Kata penerimaan dapat diartikan sebagai tindakan yang diberikan oleh orang lain karena kita membutuhkan. Begitu juga dengan penerimaan pegawai, karena suatu perusahaan membutuhkan pegawai, maka perusahaan mengadakan
penerimaan pegawai. Selanjutnya kata penerimaan sering
disebut juga sebagai rekruitmen atau pengadaan. Rekruitmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan oleh suatu organisasi. Seperti yang diungkapkan oleh Henry Simamora (1999:212) bahwa “Rekruitmen adalah serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.” Melalui .t Henry Simamora dalam bukunya yang berjudul Manajemen Sumber Daya Manusia (1999:254) di jelaskan bahwa : “Seleksi adalah proses dengannya sebuah perusahaan memilih dari sekelompok pelamar, orang atau orang-orang yang paling memenuhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada pada saat ini. Seleksi merupakan motivasi, jika orang-orang yang tepat telah diseleksi, maka proses motivasi dengan sendirinya akan berjalan dengan baik disebabkan orang tersebut telah mempunyai sikap yang baik untuk menunaikan tugas-tugas mereka sesuai dengan system yang telah tertata.” Sedangkan menurut Alex S. Nitisemito (1991:44) pengertian seleksi adalah “kegiatan suatu perusahaan untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon-calon yang dapat ditariknya.” Seleksi merupakan fungsi yang penting karena keahlian-keahlian yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuan-tujuannya diperoleh melalui proses seleksi. Pentingnya seleksi sumber daya manusia ada tiga hal. Pertama, kinerja para manajer akan senantiasa tergantung sebagian pada kinerja bawahannya. Kedua, penyaringan yang efektif adalah penting karena biaya-biaya merekrut dan mengangkat karyawan-karyawan. Ketiga, seleksi yang baik itu penting karena implikasi-implikasi legal dari
8
pelaksanaannya secara serampangan. Legislasi kesempatan kerja yang sama,
ketentuan-ketentuan
pengadilan
mensyaratkan
pemerintah, perusahaan
keputusan-keputusan
agar
secara
sistematis
mengevaluai efektivitas prosedur-prosedur seleksinya dalam rangka memastikan bahwa perusahaan tidak melakukan praktik-praktik yang diskriminatif. a. Hal-hal yang Perlu Diseleksi Semua organisasi yang melaksanakan seleksi sudah barang tentu ingin mendapatkan pegawai atau orang-orang yang tepat. Untuk itu maka organisasi tersebut harus menetapkan hal-hal yang perlu diseleksi dan metode seleksi yang tepat. Menurut Alex S. Nitisemito (1991:560), beberapa hal yang dapat diseleksi dan mungkin perlu diseleksi dalam usaha penerimaan pegawai, yaitu: a. Umur Suatu perusahaan dalam seleksi dapat menetapkan batas-batas umur sebagai salah satu syarat untuk dapat diterima. Untuk tugastugas tertentu akan lebih efektif bila dilakukan oleh karyawan dalam batas umur tertentu. b. Jenis kelamin Untuk tugas tertentu mungkin akan lebih baik bila dilaksanakan jenis kelamin tertentu, sehingga untuk itu dalam seleksi syarat jenis kelamin seringkali diperhatikan. Memang ada tugas yang akan sama hasilnya dikerjakan oleh pria dan wanita. c. Keahlian Untuk tugas tertentu seringkali diperlukan orang-orang yang mempunyai keahlian tertentu, sehingga keahlian disinipun perlu diseleksi. Keahlian adalah sangat luas, oleh karena itu keahlian yang harus diseleksi adalah keahlian yang diperlukan dalam menjalankan pekerjaan. d. Pengalaman
9
Dengan pengalaman yang cukup panjang dan cukup banyak maka dapat diharapkan mereka akan mempunyai kemampuan yang lebih besar daripada tanpa pengalaman. Dengan pengalaman tersebut maka perusahaan tidak perlu lagi melaksanakan training. Dengan diterimanya orang-orang yang telah berpengalaman akan dapat ditemukan ide-ide baru bagi perusahaan yang menerimnya. e. Pendidikan Dengan syarat tingkat pendidikan maka diharapkan pengembangan untuk masa yang akan datang, sebab dengan dasar pengalaman saja tanpa
pendidikan
sulit
bagi
perusahaan
untuk
dapat
memperkembangkan lebih lanjut. Dengan jalan ini diharapkan seleksi tersebut akan dapat menghasilkan karyawan yang lebih tepat. Penetapan syarat pendidikan sudah barang tentu harus disesuaikan dengan tugas yang akan dibebankannya. f. Kerjasama Bila memerlukan pegawai yang akan ditempatkan dalam suatu kelompok dimana perlu adanya kerjasama yang baik, maka dalam seleksi perlu adanya syarat dapat bekerjasama. g. Disiplin Sebenarnya setiap tugas pekerjaan pada prinsipnya memerlukan kedisiplinan. Jadi kedisiplinan akan berpengaruh terhadap hasil kerja yang telah dilakukan. h. Inisiatif dan kreatif Inisiatif dan kreatif adalah suatu sikap mental dari seseorang yang selalu
ingin
menciptakan
akan
hal-hal
yang
baru
demi
mensukseskan tugas-tugas yang dibebankan. i. Fisik Untuk melaksanakn tugas tertentu seringkali keberhasilannya mempunyai kaitan dengan fisik orang yang melaksanaka. Dengan fisik yang dimaksud antara lain tinggi badan, berat badan, roman muka dan sebagainya.
10
j. Kesehatan Dalam seleksi masalah yang perlu diperhatikan, sebab masalah ini mempunyai hubungan yang sangat erat
dengan produktivitas
pekerjaan yang akan dilakuka k. Kejujuran Sebenarnya semua tugas pekerjaan memerlukan kejujuran dari petugas yang melaksanakan. Maka masalah kejujursn perlu pula diadakan seleksi. b. Langkah-langkah dalam Proses Seleksi Terdapat berbagai variasi teknik seleksi untuk mengukur karakteristik para pelamar. Menurut Heidjrachman Ranupandojo (1980:37-45), langkah-langkah dalam proses seleksi karyawan yang sering dipergunakan diantaranya adalah: 1. Surat lamaran, surat keterangan dan formulir Pada umumnya seseorang yang berminat untuk menjadi karyawan dari suatu perusahaan atau instansi diminta untuk mengajukan surat lamaran secara tertulis. Seringkali dalam surat lamaran tersebut disertai surat keterangan yang memperkuat apa yang dikemukakan dalam surat lamaran tersebut. Selain surat lamaran dan surat keterangan maka ada perusahaan yang mengharuskan pelamar untuk mengisi formulir yang telah disediakan. Formulir tersebut berisi pertanyaan yang mana jawabannya merupakan data untuk melaksanakan seleksi. 2. Penelitian data Meskipun perusahaan telah mendapatkan data-data dari surat lamaran, surat keterangan serta formulir, tapi ada juga perusahaan yang kurang yakin akan data-data tersebut. Ada beberapa perusahaan yang meragukan terhadap data-data dalam surat keterangan. Keraguan ini sebenarnya juga beralasan, sebab banyak surat keterangan yang dalam prakteknya ada yang dipalsukan. Oleh karena itu maka untuk hal-hal yang penting, perusahaan
11
mengadakan penelitian lebih lanjut tentang data-data yang diperolehnya. Dengan hasil penelitian tersebut, maka perusahaan akan lebih yakin tentang data-data yang diperoleh, sehingga landasan untuk melaksanakan seleksi akan lebih mantap. 3. Wawancara Pada saat ini sudah banyak perusahaan yang dalam melaksanakan seleksi antara lain dengan wawancara. Hal ini tidaklah berarti bahwa hasil wawancara tersebut akan menentukan dapat tidaknya pelamar tersebut diterima sebagai karyawan. Hasil wawancara ini hanyalah sekedar mempengaruhi keputusan untuk dapat tidaknya pelamar tersebut diterima. Dengan wawancara ini selain kita akan mendapatkan tambahan penjelasan tentang data-data tersebut, kita juga akan dapat banyak mengetahui kebenaran data-data yang telah dikemukakan. 4. Penyelenggaraan ujian Untuk seleksi hal-hal tertentu, seringkali tidak dapat dilakukan hanya dengan data-data semata. Sehingga untuk itu harus diadakan tes secara khusus. Tes merupakan alat untuk memperoleh sampel perilaku yang terstandarisasi baik dalam isi, penilaian dan pelaksanaanya. Terdapat berbagai variasi yang luas dari tes seleksi, namun setiap jenis tes ini hanya mempunyai manfaat yang terbatas. Ada beberapa jenis tes yang biasanya ditempuh oleh pelamar, yaitu: ·
Tes psikologi, adalah tes yang mengukur kepribadian atau tempramen. Jenis tes ini kurang dapat diandalkan. Tes ini tidak begitu sahih karena hubungan antara kepribadian dan kinerja sering samar-samar, atau bahkan tidak ada.
·
Tes pengetahuan merupakan tes yang lebih dapat diandalkan karena tes ini menentukan informasi atau pengetahuan. Tes matematika untuk akuntan dan tes cuaca bagi seorang pilot merupakan contoh tes pengetahuan.
12
·
Tes kinerja, mengukur kemampuan pelamar melakukan satu bagian dari pekerjaan dimana mereka akan bekerja kelak. Tes mengetik bagi seorang juru ketik merupakan contohnya. Tes ini sering dianggap sahih karena tes ini mencakup sampel yang representative dari pekerjaan yang akan dilakukan oleh pelamar jika ia kelak diangkat.
5. Evaluasi medis Evaluasi medis dilakukan pada dasarnya dimaksudkan untuk menjamin bahwa pelamar berada dalam kondisi fisik yang sehat dan memperoleh informasi apakah fisik pelamar mampun menghadapi tantangan dan tekaan tugas pekerjaannya. 6. Persetujuan atasan langsung Persetujuan atasan langsung ini diperlukan sesuai dengan prinsip “line” dan “staff”, yang memungkinkan supervisor menerima atau menolak pelamar. 7. Induksi Pada tahap ini berarti karyawan sudah diterima bekerja pada perusahaan. Induksi ini menyangkut masalah pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan perusahaan. Tahap induksi ini merupakan tahap yang penting, karena selama periode induksi inilah (biasanya 3 bulan) banyak terjadi karyawan keluar dari perusahaan.
C. Tujuan Penerimaan Pegawai Setiap usaha yang dilakukan pasti mempunyai suatu tujuan tertentu. Begitu pula dengan kegiatan penerimaan pegawai. Menurut Henry Simamora (1999:214) tujuan dari perekrutan pegawai adalah : 1. Untuk mencari atau mendapatkan seorang tenaga kerja yang tepat dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu dan akan tetap bersama perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.
13
2. Upaya-upaya perekrutan hendaknya mempunyai efek luberan yakni: citra umum organisasi haruslah menanjak, dan bahkan pelamar-pelamar yang gagal haruslah mempunyai kesan-kesan yang positif terhadap perusahaan dan produknya. 3. Lebih lanjut, segenap tujuan diatas haruslah diraih dengan kecepatan yang tinggi dan dengan biaya-biaya yang serendah mungkin bagi perusahaan. D. Hambatan Dalam Penerimaan Pegawai Perekrut yang sukses haruslah peka terhadap hambatan-hambatan rekrutmen. Batasan-batasan ini muncul dari organisasi, perekrut, dan lingkungan eksternal. Dalam buku Manajemen Sumber Daya Manusia, Henry Simamora (1999:215) menjelaskan bahwa hambatan-hambatan yang lazim dijumpai dalam rekrutmen meliputi: ·
Karakteristik organisasional: Karakteristik organisasional mempengaruhi desain dan implementasi sistem rekrutmen. Sebagai contoh, organisasi yang menekankan pengambilan keputusan secara terdesentralisasi lebih siap untuk menerima keputusan manajer menyangkut aktivitas rekrutmen dan pemilihan kelompok pelamar.
·
Citra organisasi: Citra organisasi perlu dipertimbangkan pula sebagai kendala potensial. Jika citra organisasi dianggap rendah, kemungkinan untuk memikat sejumlah individu akan berkurang. Perusahaan yang mempunyai citra sangat positif di kalangan pelamar tidak akan mengalami kesulitan dalam mengumpulkan banyak calon pelamar.
·
Kebijakan organisasional: Informasi analisis pekerjaan dan perencanaan kepegawaian memandu perekrut dalam membuat keputusan-keputusan mengenai sumber dan satuan rekrutmen yang tepat dan mengevaluasi proses rekrutmen. Kebijakan organisasional digunakan untuk mencapai keseragaman, keekonomisan, faedah-faedah humas, dan tujuan-tujuan lainnya yang mungkin saja tidak berkaitan dengan perekrutan. Kadangkala kebijakan-kebijakan
ini
dapat
menjadi
sumber
kendala-kendala.
Kebijakan-kebijakan yang dapat mempengaruhi rekrutmen adalah;
14
kebijakan promosi dari dalam, kebijakan kompensasi, kebijakan status pegawai, dan kebijakan pengangkatan internasional. ·
Rencana-rencana strategik dan rencana-rencana sumber daya manusia : Rencana-rencana strategik menunjukkan arah perusahaan dan menetapkan jenis-jenis tugas dan pekerjaan yang perlu dilakukan. Rencana-rencana sumber daya manusia menguraikan pekerjaan-pekerjaan mana yang harus diisi dengan merekrut dari luar perusahaan dan yang mana yang bakal diisi secara internal.
·
Kebiasaan-kebiasaan perekrut: Kesuksesan perekrut di masa lalu dapat mengarah
pada
menghilangkan
kebiasaan-kebiasaan. keputusan-keputusan
Memang, yang
kebiasaan
memakan
waktu
dapat yang
membuahkan jawaban-jawaban yang sama. ·
Kondisi eksternal: Kondisi di pasar tenaga kerja merupakan faktor utama dalam lingkungan eksternal yang mempengaruhi penarikan. Lingkungan perekonomian sangat berpengaruh dan perlu diperhitungkan dalam perencanaan sumber daya manusia.
·
Persyaratan pekerjaan: Perusahaan menawarkan sebuah pekerjaan dengan imbalan-imbalan dan persyaratan tertentu dan memiliki ekspektasi tertentu pula mengenai tipe orang-orang yang sedang dicari. Pelamar mempunyai kemampuan dan minat yang ditawarkan dan mencari pekerjaan yang memenuhi beberapa pengharapannya. Kecocokan terjadi manakala ada keterkaitan yang memadai dari dua set pengharapan ini (perusahaan dan pelamar).
E. Metode Penelitian 1. Lokasi penelitian Dalam penelitian ini penulis mengambil lokasi penelitian di Hotel Lor In Business Resort & Spa yang beralamat di Jl. Adi Sucipto No. 47 Karanganyar. Penulis mengangkat persoalan pada bagian Human Resources Department khususnya tentang prosedur penerimaan pegawai di hotel Lor In Business Resort & Spa Solo.
15
2. Jenis penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Menurut H.B Sutopo dalam bukunya yang berjudul Metodologi Penelitian Kualitatif (2006:40) dijelaskan bahwa: “Penelitian deskriptif kualitatif adalah penelitian yang dilakukan terhadap variabel mandiri, yaitu tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan dengan variabel lain. Dalam pengumpulan data, penelitian deskriptif kualitatif tidak berdasarkan angka, dilaksanakan dengan alamiah yaitu dengan menggunakan data apa adanya dan tidak di manipulasi.” Peneliti menggunakan data lalu menganalisisnya berdasarkan teori yang ada dan lebih menekankan pada deskriptif secara apa adanya. Penelitian kualitatif menggunakan pemahaman yang mendalam dengan menggunakan wawancara yang mendalam dan utuh, terhadap realitas sosial yang ada. 3. Sumber data dan teknik sampling Ø Sumber data yang diperoleh dalam penelitian ini bersumber dari: ·
Informan; 1. Bagian HRD 2. Bagian Umum
·
Buku – buku Untuk mendukung data- data yang diperlukan, maka penulis menggunakan buku sebagai referensi dalam menyusun penelitian ini.
·
Dokumen Dalam hal ini untuk mendukung kebenaran data, maka penulis menggunakan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan prosedur penerimaan pegawai yang diperoleh dari Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo.
Ø Teknik Sampling Sampel merupakan suatu bagian dari populasi yang akan diteliti dan yang dianggap dapat menggambarkan populasinya. Oleh karena penelitian ini merupakan penelitian deskriptif-kualitatif, maka teknik pengambilan sampel dilakukan secara selektif dengan
16
menggunakan
pertimbangan
teoritis,
keingintahuan
pribadi,
karakteristik empiris, dan kebutuhan maupun tujuan penelitian. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan metode penarikan sampel
purposive
sampling
karena
dipandang
lebih
mampu
menangkap kelengkapan dan kedalaman data di dalam menghadapi realitas yang tidak tunggal. Pilihan sample diarahkan pada sumber data yang dipandang memiliki data yang penting yang berkaitan dengan permasalahan yang diteliti. 4. Teknik pengumpulan data Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Wawancara Merupakan cara untuk mendapatkan informasi dengan bertanya langsung kepada responden atau pihak-pihak lain yang dianggap berkompeten. Teknik ini dipakai penulias agar data yang diperoleh lebih hidup dan lengkap juga dimaksudkan bila ada hal lain yang kurang jelas bisa ditanyakan langsung kepada responden. Dalam melakukan
wawancara,
penulias
melakukannya
dalam
bentuk
wawancara mendalam (in-depth interviewing) dimana pertanyaan mengarah pada kedalaman informasi yang dilakukan secara informal dan dilakukan beberapa kali untuk mendapatkan kejelasan baik jumlah dan kualitas data yang diharapkan. b. Observasi Yaitu teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap tempat dan berbagai kegiatan yang dilakukan. Dalam hal ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung, dimana observasi tersebut meliputi pencatatan tentang keadaan yang diamati dan dijumpai. c. Riset Pustaka
17
Riset Pustaka adalah metode pengumpulan data dengan cara melihat dan mencari data-data dari berbagai macam buku-buku, dokumen, serta arsip-arsip yang memiliki informasi penting dari objek penelitian. 5. Teknik analisis data Analisis data dalam penelitian ini menggunakan model data analisis interaktif. Didalam model ini tiga komponen analisis, yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasinya, kegiatannya dilakukan serempak dengan proses pengumpulan data dalam bentuk silkus interaksi. Adapun tiga komponen tersebut adalah: a. Reduksi data, merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan pengabstrakan data kasar muncul dari catatan tertulis di lapangan. b. Penyajian data, dengan melihat suatu penyajian data, peneliti akan mengerti apa yang terjadi dan mungkin untuk mengerjakan sesuatu pada analisa atau tindakan lain. Penarikan kesimpulan, pada awalnya kesimpilan tersebut kurang jelas kemudian meningkat dan mempunyai landasan yang kuat.
BAB III DESKRIPSI HOTEL LOR IN BUSINESS RESORT & SPA SOLO
A. Sejarah Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo Hotel berbintang lima ini dibangun dan didesain sendiri oleh Bill Bensley, seorang arsitek dan sekaligus landscape designer Lor In. Pada tanggal 21 Desember 1996, hotel ini diresmikan oleh mantan Presiden Soeharto dengan nama Sheraton Solo Hotel, dimana jaringan hotel tersebut adalah jaringan hotel internasional (pada saat itu dibawah ITT Sheraton Corporation dan kemudian berganti menjadi Starwood). Kepemimpinan tertinggi dipegang oleh Tommy Soeharto. Pemilik hotel ini adalah PT. Hotel Anomsolo Saranatama (PT. HAS) dengan Owner Representative yaitu Bapak Harjanto Suwardhono. Kemudian pada tanggal 30 Januari 1999, hotel ini diambil alih oleh Manajemen Lor In Hotel (Labuhan Oriental Resort International) Indonesia dan berubah nama menjadi Lor In Business Resort & Spa. Seiring perkembangannya, Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo menjadi pusat operasional PT. Lor Internasionl Hotel (PT. LIH) dengan direktur yaitu Bapak Jhony Subarkah. Jaringan dibawah manajemen PT. Lor Internasional Hotel yaitu : 1. Lor In Business Resort & Spa Solo 2. Lor In Villa Resort Sababai Bali 3. Lor In Seaside Resort Belitung 4. Lor In Sentul 5. Jakarta Sales Office Lor In Business Resort & Spa Solo menghadirkan suasana budaya dan alam pertanian Jawa yang digabungkan dengan pelayanan yang ramah dan fasilitas modern dengan kelas hotel resort bintang lima. Filosofi – filosofi Jawa yang berkembang di masyarakat Jawa tampak sangat dominan mewarnai setiap interior dan eksterior bangunan dari hotel ini. Lor In business Resort & Spa merupakan satu – satunya hotel resort bintang lima di Solo yang
17
19
dilengkapi dengan fasilitas yang lengkap dan modern, didukung dengan wahana – wahana yang tidak dapat dijumpai di hotel lain di Solo. Hotel ini dibangun diatas areal 5 hektar dengan nuansa alami dan eksotis. Lor In Berkomitmen untuk selalu berinovasi, bersikap kreatif dan selalu berupaya menjadi yang terdepan dalam produk jasa pelayanan perhotelan. Jasa pelayanan Lor In Business Resort & Spa Solo memberikan beberapa penawaran produk jasa seperti : konsultasi, pengembangan dan manajemen operasional hotel dan resort. Tidak tertutp kemungkinan Hotel Lor In untuk memberikan jasa konsultasi dan manajemen kepada hospitality industry lainnya seperti restaurant, café, bahkan mungkin hingga travel agent. Hotel Lor In berpengalaman dalam memberikan pelayanan yang penuh keramahtamahan yang akan memberikan pengalaman tersendiri dan tidak telupakan kepada tamu. Tolak ukur keberhasilan Lor In adlah apabila tamu merasa puas dan mendapatkan pengalaman yang istimewa. Tingkat kepuasan tamu tersebut senantiasa diukur dan dipantau agar selalu dapat ditingkatkan dan disesuaikan dengan pengharapn tamu yang berubah dan berkembang. Gambar 1.1 Gambar Pintu Masuk Lor In
Sumber : Public Relation Lor In 2010
B. Fasilitas Hotel Lor In Business Resort & Spa 1. Kamar dan Fasilitasnya Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo sebagai satu – satunya hotel bintang lima di Solo menyediakan berbagai fasilitas dan pelayanan
20
yang baik. Tersedia 112 kamar, yang terdiri dari 54 kamar Deluxe, 46 kamar Eksekutif, 6 kamar Deluxe Suite, 1 kamar Pangeran Suite, 1 kamar Raja Suite, 1 kamar Sultan Suite dan 3 Bungalow dengan kolam renang pribadi. Selain itu juga menyediakan kamar khusus untuk penyandang cacat dan kamar bebas rokok. Saat ini telah ada penambahan kamar sejumlah 80 kamar yang dibangun di area belakang dan akan diresmikan pada tanggal 20 Juni 2010. Setiap kamar memiliki fasilitas yang lengkap, seperti mini bar, TV dengan 12 channel lokal dan internasional, telepon SLJJ/SLI, perlengkapan mandi yang lengkap, dll. Gambar 1.2 Gambar Suit Room
Sumber: Public Relation Lor In 2010 2. Restoran Sasono Bujono Restoran ini menghidangkan berbagai menu pilihan baik lokal maupun internasional. Sembari menyantap hidangan, tamu dapat menikmati keindahan pemnadangan di sekitar restoran yang dikelilingi oleh taman dan laguna yang eksotis. Restoran ini memiliki kapasitas 126 kursi. Di setiap bulannya restoran ini mengeluarkan promonya dengan menyajikan menu spesial bulanan.
21
Gambar 1.3 Gambar Restoran Sasono Bujono
Sumber: Public Relation Lor In 2010 3. Puri Parisuko Bar Lounge Bar yang berkonsep klasikal ini terletak bersebelahan dengan Restoran Sasono Bujono. Pada hari – hari tertentu di setiap minggunya, Lounge Bar ini menampilkan sajian – sajian live music, seperti Tembang Kenangan, TOP 40 dll. Lounge Bar ini buka mulai pukul 15. 00 WIB sampai pukul 23.00 WIB.
Gambar 1.4 Gambar Puri Parisuko Bar Sumber: Public Relation Lor In 2010 4. Ballroom Ruangan ini dapat dipakai untuk berbagai keperluan, seperti rapat, seminar, konferensi pers bahkan pertunjukan live music. Ballroom ini terdiri dari Puri Kencono Ballroom dengan kapasitas terbesar yaitu dapat menampung sampai 1000 orang, kemudian Puri Rukmi dan Puri Retno dengan kapasitas yang lebih kecil.
22
Gambar 1.5 Gambar Ballroom
Sumber: Public Relation Lor In 2010 5. Sasono Kridanggo Health Club Terletak di bagian belakang dari hotel, tempat ini menyediakan berbagai fasilitas untuk menjaga kebugaran tubuh, seperti berbagai macam perlengkapan fitness, Sauna, Jacuzzi, dan Whirlpool. Para tamu juga dapat menjadi membership disini. Selain berolahraga di dalam ruangan, para tamu juga dapat menjaga kebugaran tubuh mereka sembari menikmati kesegaran udara dan keindahan pemandangan di areal Lor In dengan melakukan aktivitas bersepeda dan lari di area Jogging Track.
Gambar 1.6 Gambar Sasono Kridanggo Health Club Sumber: Public Relation lor In 2010 6. Swimming Pool Di hotel Lor In terdapat kolam renang baik untuk dewasa maupun anak-anak. Tidak hanya itu, kolam renang tersebut juga dibuka untuk umum, tidak hanya tamu dari hotel saja yang bias menikmati fasilitas tersebut.
23
Gambar 1.7 Swimming Pool
Sumber: Public Relation Lor In 2010 7. Lor In Spa Masih di areal belakang hotel, terdapat pula fasilitas Spa Aromatherapy bagi Anda yang ingin melepas lelah sembari merawat tubuh dengan menggunakan ramuan – ramuan tradisional yang dapat membuat fungsi tubuh dan pikiran menjadi seimbang dan sehat.
Gambar 1.8 Gambar Giriloka Spa Aromatherapy Sumber: Public Relation Lor In 2010 8. Coffee Lounge Lor In Bagi para tamu yang ingin bersantai ataupun menunggu relasinya tersedia Coffe Lounge di areal Lobby. Anda dapat menikmati berbagai jenis teh dan kopi disini.
24
Gambar 1.9 Coffee Lounge Lor In
Sumber: Public Relation Lor In 2010 9. Kampung Ikan Di area belakang hotel, terdapat restoran yang menyediakan berbagai menu seafood, dengan tempat yang menyatu dengan alam, sambil menikmati menu yang disajikan, para tamu disuguhi kesenian sendratari yang biasanya diselenggarakan pada malam hari. Gambar 1.10 Kampung Ikan pada Malam Hari
Sumber: Public Relation Lor In 2010 10. Paint Ball Bagi tamu yang menyukai aktivitas dengan adrenalin tinggi, dapat mencobanya di sarana ini. Sebuah wahana yang didesain untuk melatih kekompakan tim, sportivitas, dan kecekatan ini tidak dapat Anda jumpai di hotel lain di kota Solo. Ini adalah sebuah wahana permainan simulasi perang dengan menggunakan peluru cat. Walaupun ini adalah sebuah permainan tapi dari segi safety tetap diutamakan.
25
Gambar 1.11 Paint Ball
Sumber: Public Relation Lor in Solo
C. Deskripsi Detail Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo Gambar 1.12 Gambar Logo Lorin Business Resort & Spa Solo
Nama Perusahaan
: Lor In Business Resort & Spa Solo
Manajemen
: PT. LOR INTERNASIONAL HOTEL
Pemilik
: PT. HOTEL ANOMSOLO SARANATAMA
Alamat
: Jl. Adi Sucipto No. 47 Kra – Solo 57174
Telepon
: (62-271) 724500
Fax
: (62-271) 724400
Website
: http://www.lor-in.com
E – mail
:
[email protected]
Saat ini Lor In Business Resort & Spa Solo menjadi pusat operasional dari PT. Lor Internasional Hotel. Kepemilikannya dipegang oleh Bapak Harjanto Suwardono selaku Owner Representative PT. Hotel
26
Anomsolo Saranatama dengan Direktur PT. Lor Internasional Hotel yaitu Bapak Jhony Subarkah. Selaku General Manager Lor In Business Resort & Spa Solo adalah Bapak Mudia Trianamaja. Semenjak Sheraton Solo Hotel berganti nama dengan Lor In Business Resort & Spa, hotel ini telah bertahun – tahun menjadi sarana akomodasi terpercaya bagi para pengusaha, wisatawan, dan public figure yang singgah di kota Solo. Bahkan Lor In masih menjadi satu – satunya hotel yang menjadi tempat singgah bagi Presiden dan para pejabat negara di Indonesia maupun internasional.
D. Visi dan Misi Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo 1. Visi Menciptakan mata rantai pengelolaan bisnis penginapan Internasional dengan mengutamakan peningkatan terus-menerus dalam memperbaiki mutu pelayanan pelanggan baik produk dan jasa berdasarkan Manajemen Mutu Total, guna meningkatkan mutu kehidupan, memberikan kepada karyawan pekerjaan yang berarti dan kesempatan kemajuan, serta memberikan kepada investor tingkat pengembalian yang tinggi. 2. Misi a. Lor In Business Resort & Spa Solo akan diposisikan sebagai hotel terbaik di Jawa Tengah dan secara konsisten akan memenuhi ekspektasi para pelanggan bahkan melebihi dari yang diduga melalui tim
(karyawan)
yang
sangat
terlatih
dan
termotivasi
dalam
mewujudkan keuntungan dan nilai tambah perusahaan bagi Owner. b. Lor In
Business Resort & Spa Solo akan menggabungkan antara
keramah-tamahan alami orang Indonesia dan pengalaman di bidang industry perhotelan untuk memberikan pelayanan bermutu secara konsisten kepada semua tamu. c. Lor In Business Resort & Spa Solo akan dikenal oleh tamu-tamunya baik itu lokal, atau Internasional sebagai hotel ekslusif kelas dunia di
27
Indonesia. Ini akan tercapai dengan memaintain produk mutu dan standar pelayanan untuk semua jenis service. d.
Tim
Sales
&
Marketing
kami
akan
memaksimalkan
revenue/pendapatan, berkompetisi dengan rasa hormat yang tinggi dari para competitor dan komunitas sekitar. e. Staff kami akan bangga bekerja dalam lingkungan yang penuh dengan keberhasilan maupun efisiensi dan kondusif untuk kemajuan karir di dalam Lor In Manajemen. f. Pemilik saham akan memperoleh keuntungan yang dari keyakinan kami dalam meningkatkan nilai pengembalian investasi mereka. g. Manajemen akan menetapkan prosedur untuk menjamin lingkungan bekerja yang bersahabat untuk menjaga lingkungan alami yang sudah ada di sekitar kota Solo.
E. Struktur Organisasi Lor In Business Resort & Spa Solo tahun 2010 Struktur
organisasi
bagi
perusahaan
sangat
penting
untuk
perkembangan perusahaan, sebab dengan adanya struktur organisasi maka semua permasalahan akan menjadi jelas. Utamanya mengenai garis komando maupun wewenang seorang atasan dalam memerintah bawahannya, sehingga akan membantu kejelasan dari tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian. Disamping hal-hal tersebut diatas, adanya struktur organisasi akan mempermudah dalam proses: ·
Perencanaan perusahaan
·
Operasional perusahaan
·
Pengawasan operasional perusahaan dalam bidang: teknik, pelayanan, keuangan dan manajemen
1. Uraian Tugas a. General Manager: memutuskan atau memberi mandate dan memantau secara langsung dalam segala aktivitas di hotel, dan ikut terlibat dalam even yang diadakan atau diselenggarakan di Lorin. Setiap keputusan yang diambil oleh General Manager bersifat final.
28
b. Executive Assistant Manager: Sebagai wakil dari General Manager dan controlling setiap keputusan yang telah disetujui oleh General Manager. Sehingga dapat dipastikan program berjalan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. c. Room Division Manager: Mengelola dan menjamin kelancaran kegiatan operasional dan administratif di bagian Room Division termasuk
didalamnya
aktivitas
perencanaan,
pelaksanaan
dan
pengendalian. Mengawasi seluruh personil di dalam Room Division antara lain : Front Office, Housekeeping, Laundry dan Departemen Rekreasi. d. Director of Sales: Merencanakan dan mengembangkan strategi-strategi pemasaran yang berkaitan dengan perencanaan pemasaran, promosi, serta mengamati pasar dan mengidentifikasi trend yang ada. Mengawasi dan mengevaluasi inisiatif trend Sales dan Marketing secara periodik. e. Financial Controller: Mengelola dan menyusun rencana kerja di bidang keuangan dan akuntansi. Membantu pimpinan merumuskan arah dan kebijakan umum di bidang keuangan. f. Human Resources Manager: Bertanggung jawab atas pelaksanaan rekrutmen dan seleksi calon karyawan, menyiapkan konfirmasi atau kontrak kerja dan segala sesuatu yang berhubungan den gan prosedurnya
serta
pengembangan
karyawan.
Mengawasi
perkembangan karyawan yang berpotensi tinggi. g. Food and Beverage Director: Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan, memonitor dan mengontrol operasional Food & Beverage Department. Menyusun dan mengembangkan standar servis yang tertinggi dan menghasilkan keuntungan seperti yang sudah dimasukkan di dalam anggaran belanja food & beverage. h. Chief of Engineering: Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan,
mengorganisasi
dan
mengontrol
fungsi
bagian
perawatan atau teknis. Memastikan bahwa pembangkit tenaga dan
29
peralatan dirawat “seperti dalam kondisi baru” dan sistem perawatan preventif yang dikomputerisasi secara efketif menjamin gangguan tidak terjadi. i. Executive Secretary: Mengkoordinasi dan mengelola aktivitas General Manager,
menghadiri
rapat
dan
mencatat
hasil
rapat
serta
mendistribusikannya kepada pihak-pihak terkait. Mengatur janji pertemuan dan rapat untuk General Manager serta dokumen yang diperlukan. j. Executive Housekeeper: Mengontrol semua data linen kamar, perelengkapan kamar, memelihara dan meningkatkan kebersihan, kenyamanan dan keamanan lingkungan kerja. Melakukan inspeksi area housekeeping dalam area hotel termasuk tamu VIP atau VVIP. k. Executive Chef: Meningkatkan ketrampilan serta kemampuan anggota staffnya
untuk
menetapkan
standar
produksi
makanan
dan
penghidangannya didalam hotel. Memastikan bahwa resep standar selalu diikuti. l. Food & Beverage Manager: Merencanakan dan mengontrol semua inventaris di food & beverage. Mempromosikan itikad baik antara restoran dengan pelanggan dimana sudah tercantum dalam Rencana Strategi Hotel. m. Executive Sous Chef: Mengawasi dan mengatur sub bagian di dapur dalam mempersiapkan dan memasak makanan. Memeriksa function sheets dan memperhatikan bahwa semua bahan-bahan makanan untuk banquet dan acara-acara khusus dipersiapkan tepat pada waktunya dan memenuhi standar. n. Assistant Front Office Manager: Mengelola dan menjamin kegiatan operasional di Front Office, mengoptimalkan pelayananan terhadap tamu sesuai dengan standar prosedur yang ditetapkan untuk mencapai target yang telah ditentukan.
30
o. Recreation Manager: Mengelola dan menjamin kelancaran kegiatan operasional di bagian recreation meliputi bidang fitness center, sauna, spa, kolam renang, lapangan tennis, poolbar, outbound, paintball. p. Laundry Manager: Memahami dan menguasai pengoperasionalan semua peralatan di bagian Laundry.
31
Gambar 1.13 Struktur Organisasi Hotel Lor In Business Resort & Spa 2010
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN DATA
A. Perencanaan Kebutuhan Pegawai Dalam memenuhi kebutuhan karyawan atau pegawai yang tepat, personalia menyusun perencanaan kebutuhan pegawai
untuk menentukan
sumber daya manusia bagaimana yang dibutuhkan oleh Hotel lor In demi mempertahankan pertumbuhannya serta memanfaatkan peluang-peluang pada masa mendatang.Menurut Bapak Ery Ansyari selaku Human Resources Manager Lorin, ”Dalam penerimaan karyawan di Hotel lor In ditetapkan dalam Anggaran Belanja dan Pendapatan Perusahaan berdasarkan struktur organisasi.” Ditambahkannya pula bahwa: “Rencana kebutuhan pegawai yang disusun harus memuat informasi : 1. Kualifikasi dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelamar 2. Lingkup tugas 3. Status kepegawaian 4. Jumlah kebutuhan pegawai yang akan diterima 5. Jadwal pengadaan penerimaan pegawai baru”. Dari keterangan yang telah diberikan oleh Bapak Ery Ansyari, kemudian diperkuat dalam dokumen Lorin tentang SOP rekrutmen tenaga kerja bahwa perencanaan kepegawaian bertujuan untuk memastikan standar perencanaan jumlah pekerja Hotel Lorin terpelihara dan anggaran untuk kepegawaian dan bagian pelatihan sesuai dengan tingkat anggaran keuangan yang telah ditentukan. Sehubungan dengan kebutuhan sumberdaya manusia yang telah ditetapkan, untuk kebutuhan jangka waktu berikutnya setelah usulan jumlah tenaga kerja telah diketahui dan disetujui oleh General Manager. Dalam pelaksanaannya bahwa perencanaan kebutuhan pegawai di Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo berdasarkan atas permintaan dari Head of Department Pengguna. Apabila dalam suatu Departemen terdapat kekosongan jabatan yang disebabkan oleh pengunduran diri pegawai atau regenerasi pegawai maka dari masing-masing departemen akan melakukan pengajuan penambahan pegawai kepada Human Resources Manager. Bagian
31
33
kepegawaian akan memberitahukan kepada setiap departemen sehubungan dengan kebutuhan sumberdaya manusia yang telah ditetapkan untuk kebutuhan jangka waktu berikutnya sesuai dengan usulan permintaan jumlah pegawai telah diketahui dan disetujui oleh General Manager. Perencanaan pegawai disesuaikan dengan kondisi tingkat anggaran keuangan yang telah ditentukan, karena hal ini akan berkaitan erat dengan struktur organisasi, jumlah produksi dan jumlah pendapatan perusahaan. Data kebutuhan jumlah pegawai dalam setiap bulannya akan diajukan kepada General Manager dalam Forecast Meeting. Human Resources Manager bertugas untuk menjelaskan tentang deskripsi jabatan dan persyaratan jabatan. Dari bagian Accounting menyusun anggaran untuk jumlah pegawai yang diajukan. Apabila sesuai dengan anggaran pendapatan
perusahaan, maka
pengajuan permintaan pegawai dapat ditindaklanjuti . General Manager berhak untuk membuat keputusan apakah pengajuan permintaan pegawai dapat di tindaklanjuti atau tidak setelah mengetahui jumlah calon pegawai yang diajukan dan penyesuaian dengan Anggaran perusahaan. Apabila General Manager telah menyetujui, maka proses penarikan pegawai dapat dilakukan. Hal ini berdasarkan keterangan dari Bapak Ery Ansyari. Apabila di kemudian hari kebutuhan penambahan pekerja pada masing-masing departemen dirasakan perlu oleh pimpinan departemen, dalam dokumen Pedoman Mutu no. QP/ 6.2/ 01 Tahun 2008 (Sumber Daya Manusia) telah diatur tata cara pengajuan untuk penambahan tenaga kerja di Lorin, yaitu sebagai berikut: 1. Head of Department Pengguna terlebih dahulu mengajukan permintaan penambahan tenaga kerja dengan mengisi formulir Employee Requisition yaitu, formulir yang digunakan untuk mengajukan penambahan karyawan baru kemudian diserahkan kepada Human Resources Manager. 2. Human Resources Manager menerima dan memeriksa formulir Employee Requisition yang diajukan Head of Department pengguna, jika pengajuan sesuai dan layak maka formulir ditandatangani kemudian diserahkan ke bagian Accounting.
34
3. Bagian Accounting menerima dan memeriksa formulir Employee Requisition yang sudah disetujui HR Manager, jika sesuai maka Accounting menandatanganinya dan menyerahkan kepada HR Manager untuk diserahkan kepada General Manager. 4. General Manager menerima dan memeriksa formulir Employee Requsition yang sudah disetujui bagian Accounting, jika disetujui maka General Manager menandatanganinya dan menyerahkannya kepada HR Manager untuk ditindaklanjuti. 5. Human Resources Manager menindaklanjuti Employee Requisition yang sudah disetujui General Manager dengan memasang informasi lowongan baik internal maupun eksternal.
B. Cara-cara untuk Mendapatkan Pegawai Seperti yang telah dimuat dalam Perjanjian Kerja Bersama Lor In Business resort & Spa dengan karyawan Hotel Lor In Bab IV pasal 9, dijelaskan bahwa dalam hal penerimaan pegawai, Hotel Lor In mengutamakan pemenuhan kebutuhan pegawai dari pegawai dalam Hotel Lor In, asalkan memenuhi persyaratan yang ditentukan untuk jabatan yang kosong tersebut baik dari segi pendidikan, pengalaman kerja dan keahlian-keahlian sesuai bidangnya. Apabila pemenuhan kebutuhan pegawai tidak dapat dipenuhi dari dalam sesuai dengan rencana kebutuhan pegawai, maka penarikan pegawai diambil berdasarkan sumber eksternal. Sumber internal berkenaan dengan karyawan yang ada pada saat ini di dalam perusahaan. Sumber eksternal adalah individu yang saat ini tidak dikaryakan oleh perusahaan. Hotel Lor In dapat memperoleh orang yang direkrut dari kedua sumber ini. 1. Sumber Internal Melalui kebijakan rekruitmen internal, karyawan-karyawan dari dalam perusahaan diberikan kesempatan pertama untuk mengisi jabatan yang kosong. Ibu Novi selaku Human Resources Officer Hotel Lor In menyampaikan bahwa:
35
“Karyawan yang ada pada saat ini merupakan sumber rekrutmen yang efektif. Hal ini disebabkan karena karyawan yang ada sekarang ini mengetahui harapan-harapan perusahaan menyangkut kinerja, keahlian dan pengetahuan yang dimiliki sesuai dengan formasi pekerjaan yang dibutuhkan. Penarikan pegawai dari dalam dilaksanakan sebagai salah satu upaya dalam memanfaatkan karyawan untuk promosi (menaikkan jabatan yang lebih tinggi) dan untuk memenuhi formasi bagi karyawan yang berprestasi”. Human
Resources
Development
bertugas
untuk
membuat
pengumuman tentang lowongan pekerjaan dan jumlah kebutuhan pegawai di Departemen yang membutuhkan, kemudian dipasang dipapan pengumuman dengan mencantumkan kwalifikasi dan persyaratan untuk jabatan yang kosong tersebut secara terperinci dan jelas. Dari keterangan Ibu Novi disampaikan bahwa,: “Terdapat catatan khusus mengenai perekrutan pegawai dari sumber internal, pegawai yang mengajukan diri untukl mengisi lowonngan di Departemen lain, akan ditindaklanjuti jika terdapat kesepakatan dari Departemen asal pegawai dan Departemen tujuan.” 2. Sumber Eksternal Sumber eksternal untuk rekrutmen meliputi individu-individu yang saat ini tidak menjadi anggota-anggota organisasi atau perusahaan. Untuk memperoleh pelamar dari luar dilaksanakan melalui : a. Media masa seperti seperti surat kabar harian kota Surakarta maupun Nasional. Pengumuman dilakukan kira-kira dua minggu sebelum tanggal penutupan penerimaan lamaran. Adapun isi pengumuman tersebut mencakup beberapa hal yaitu: a. Jumlah dan jenis lowongan yang tersedia b. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar c. Alamat tempat tinggal pelamar d. Alamat tempat lamaran diajukan e. Batas waktu penyerahan berkas lamaran b. Melalui kerjasama dengan lembaga pendidikan, dalam hal ini khususnya untuk lembaga pendidikan perhotelan yang sudah
36
mempunyai kompetensi dibidang perhotelan. Hal ini cukup efektif dan efisien karena Personalia tidak perlu banyak melakukan training terlebih dulu karena mereka sudah mempunyai latar belakang pendidikan hotel sesuai dengan bidang perusahaan yang bergerak dalam jasa pelayanan perhotelan.
C. Persyaratan untuk Pelamaran Dalam Perjanjian Kerja Bersama telah dijelaskan dalam Bab IV pasal 10, untuk dapat diterima sebagai pegawai pada Hotel lor In Business Resort & Spa Solo seorang pelamar diharuskan memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan yaitu persyaratan umum dan persyaratan dokumen lamaran. 1. Persyaratan umum penerimaan pegawai di Hotel Lor In: a. Sekurang-kurangnya berusia 18 tahun. b. Memenuhi syarat-syarat pendidikan, pengalaman kerja dari keahlian yang ditentukan untuk jabatan yang kosong tersebut yang dapat dibuktikan dengan data-data resmi. c. Berkelakuan baik yang dinyatakan oleh pejabat yang berwenang atau kepolisian. d. Lulus tes dan wawancara yang diadakan oleh perusahaan. e. Lulus dalam pemeriksaan kesehatan. f. Menyatakan tunduk dan menerima peraturan dan ketentuan kerja yang berlaku pada perusahaan secara tertulis. 2. Persyaratan dokumen lamaran a. Surat lamaran tidak harus ditulis tangan, namun dapat diketik dengan mesin komputer. Isi surat lamaran paling tidak menerangkan identitas pelamar, formasi yang diminati pelamar, pengalaman kerja, kelebihan atau potensi pelamar. b. Daftar riwayat hidup, isinya meliputi personal diri, pendidikan, pengalaman kerja dan hal lain yang menerangkan kepribadian pelamar. c. Pas foto yang digunakan adalah foto terbaru dari pelamar dengan ukuran 4x6 sebanyak dua lembar.
37
d. Salinan atau foto copy Ijasah terakhir yang telah disahkan oleh pejabat yang berwajib. e. Sertifikat khusus yang dimiliki oleh pelamar sesuai bidang yang ditekuninya, dan sertifikat kursus bahasa Inggris secara aktif. f. Surat keterangan berkelakuan baik yang menerangkan bahwa pelamar tidak tersangkut atau tidak sedang menjalani kasus pidana dan hukum. g. Surat keterangan kesehatan dari dokter.
D. Langkah-langkah dalam Seleksi Pegawai 1. Pemeriksaan dokumen lamaran Setiap surat lamaran yang masuk diperiksa dengan teliti apakah telah memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan dalam pengumuman. Dari keterangan Bapak Ery Ansyari selaku Human Resources Manager menyatakan bahwa : “Tujuan dari pemeriksaan data pelamar adalah untuk memverifikasi segala sesuatu yang dinyatakan oleh pelamar. Hal ini juga mencakup untuk pengecekan referensi, apakah surat referensi yang digunakan adalah benar-benar dikeluarkan oleh perusahaan sebelumnya pelamar bekerja.” Pemeriksaan surat lamaran yang tidak memenuhi syarat diberi kode “NA” atau Not Available. Adapun surat lamaran yang memenuhi syarat disusun dan didaftar secara tertib satu dan lain hal untuk memudahkan pemanggilan. 2. Wawancara Setelah surat lamaran diperiksa dan sudah memenuhi persyaratan kemudian pelamar dipanggil melalui telepon atau surat panggilan yang dikirimkan lewat pos untuk menjalankan tes wawancara pada waktu yang telah ditentukan. Dalam tahap wawancara, baik dari Personalia maupun Head of Depertment Pengguna berusaha menghimpun informasi sebanyakbanyaknya dari pelamar untuk membuat keputusan akhir. Bapak Ery Ansyari mengatakan bahwa: “Dengan adanya wawancara maka dapat diketahui :
38
a. Pencapaian akademik, setiap faktor yang berhubungan dengan prestasi akademik. b. Kualitas pribadi, termasuk penampilan fisik, kemampuan berbicara, perbendaharaan kata, ketenangan, kemampuan sesuaian, dan ketegasan. c. Pengalaman kerja, mengeksplorasi pengalaman kerja pelamar mengenai keahlian, kemampuan, dan keinginan pelamar untuk memikul tanggung jawab. d. Kemampuan antar pribadi, dari wawancara dapat diamati kompetensi antarpribadi seorang pelamar dan perilaku dalam situasi sosial lainnya. e. Orientasi karir, pertanyaan mengenai tujuan karir seorang pelamar dapat membantu menentukan apakah aspirasi pelamar realistik.” Dalam dokumen Pedoman Mutu no. QP/ 6.2/ 01 Tahun 2008 (Sumber Daya manusia) Wawancara dilakukan tiga tahap yaitu: 1. Human Resources Manager Human Resources Manager melakukan tes wawancara ke I terhadap calon karyawan yang bersangkutan dengan menggali
informasi
seputar biodata, pengecekan referensi, latar belakang, sikap, motivasi dan seberapa besar minat pelamar untuk menduduki
posisi yang
kosong. Hasil tes didokumentasikan dalam formulir Interview Result pada kolom 1 dan menandatanganinya serta menyerahkannya kepada Head of Department Pengguna. 2. Head of Department Pengguna Head of Department Pengguna melakukan tes wawancara ke II terhadap calon karyawan yang bersangkutan untuk mengetahui kualitas pelamar dan kemampuan pelamar untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu. Hasil tes didokumentasikan dalam formulir Interview Result pada kolom 2 dan menandatanganinya serta menyerahkannya kepada Human Resources Manager untuk diserahkan kepada General Manager. 3. General Manager General Manager melakukan tes wawancara ke III terhadap calon karyawan yang bersangkutan dan mendokumentasikan hasil tes dalam formulir Interview Result pada kolom 3 dan memberikan rekomendasi
39
diterima
atau
menyerahkannya
ditolak kepada
serta Human
menandatanganinya, Resources
kemudian
Manager
untuk
ditindaklanjuti. 3. Pelaksanaan tes Tes seleksi telah menjadi bagian integral dalam proses seleksi. Setelah pelamar melalui tahapan wawancara, langkah selanjutnya adalah menjalankan tes. Untuk pelaksanaan tes dibagi dua yaitu tes bahasa inggris dan tes kinerja. Tes bahasa inggris dilakukan dengan melakukan percakapan secara langsung dengan pelamar dan juga tes tertulis. Untuk semua posisi pekerjaan di Hotel lor In disyaratkan menguasai bahasa inggris baik secara lisan maupun tulisan. Tes selanjutnya yang harus ditempuh pelamar adalah tes kinerja, yang bertujuan untuk mengukur kemampuan pelamar melakukan satu bagian dari pekerjaan. Untuk posisi pekerjaan tertentu, pelamar diharuskan menempuh ujian praktek secara langsung. 4. Keputusan penerimaan Keputusan penerimaan pegawai dilakukan setelah semua tahapan seleksi dilalui. Keputusan terakhir diambil berdasarkan kecocokan dan potensi pelamar untuk melaksanakan tugas yang akan dilaksanakannya. Dalam pengambilan keputusan baik dari Personalia,Head of Department Pengguna dan General Manager berunding menentukan siapakah pelamar yang akan diterima menjadi pegawai. Apabila telah diputuskan siapa pelamar yang akan diterima, maka wewenang dikembalikan kepada personalia untuk proses pengangkatan pegawai. Berdasarkan dokumen Pedoman Mutu no. QP/ 6.2/ 01 (sumber Daya Manusia) Tugas Human Resources Manager dalam pengangkatan pegawai adalah: 1. Menerima berkas calon karyawan yang sudah diterima dan melakukan panggilan kerja kepada calon karyawan yang sudah diterima. Untuk pelamar yang tidak diterima, personalia memberitahukan melalui telepon maupun via surat yang berisi tentang penolakan.
40
2. Mempersiapkan surat kerja sesuai kebutuhan perusahaan yang nantinya ditandatangani oleh karyawan, Human Resources Manager dan General Manager. 3. Melakukan perjanjian kerja (mewakili perusahaan) dengan karyawan baru untuk mengisi biodata karyawan. 4. Memberikan orientasi (pengenalan perusahaan) kepada karyawan baru. 5. Memberikan nomor induk karyawan kepada karyawan baru. 6. Melakukan penempatan karyawan baru sesuai dengan pengajuan Head of Department Pengguna.
E. Masa Percobaan Pelamar yang telah diputuskan untuk diterima maka langkah selanjutnya adalah menjalani masa percobaan selama tiga bulan. Lamanya percobaan ditetapkan maksimum tiga bulan terhitung dati tanggal efektif mulai bekerja. Upah pada masa percobaan ditetapkan 100% dari upah minimum kabupaten yang semestinya diterima, besarnya minimal sama dengan upah minimum yang ditetapkan oleh pemerintah dan tidak mendapat fasilitas kesehatan baik untuk dirinya maupun keluarganya. Selama masa percobaan masing-masing pihak berhak untuk melakukan pemutusan hubungan kerja tanpa syarat apapun. Setelah melalui masa percobaan dan memenuhi syarat yang telah ditentukan calon pekerja dapat diangkat menjadi pekerja. Seorang pegawai baru dapat diangkat sebagai pegawai tetap apabila telah memenuhi syarat sebagai berikut: 1. Telah menunjukkan ketaatan dan kesetiakawanan penuh kepada peraturan yang berlaku. 2. Pekerja telah menunjukkan prestasi kerja dan dedikasi yang baik berdasarkan hasil penilaian yang dilakukan oleh atasan pegawai yang bersangkutan. 3. Telah menunjukkan sikap budi pekerti yang baik.
41
4. Telah memenuhi syarat-syarat kesehatan jasmani dan rohanu untuk diangkat menjadi pegawai tetap. F. Orientasi Pegawai Dalam memasuki lingkungan yang baru khususnya di lingkungan kerja, orientasi terhadap pegawai baru perlu dilakukan agar mereka dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru, bersosialisasi dengan karyawan yang lain dan bekerja dengan efektif. Proses orientasi dan pengalaman kerja karyawan yang pertama kalinya mempunyai efek yang signifikan pada komitmen karir jangka panjang karyawan terhadap perusahaan. Bapak Ery Ansyari menyampaikan bahwa: “Diharapkan dengan adanya orientasi ini segera terbentuk iklim kerja yang baik antara karyawan dan perusahaan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan maksimal. Ini cara yang terbaik bagi perusahaan untuk memperllihatkan kepada karyawan-karyawan baru bahwa perusahaan peduli dengan kemampuan mereka untuk melaksanakan pekerjaannya secara benar.” Topik-topik yang dicakup dalam program orientasi pegawai adalah: 1. Masalah-masalah organisasional -
Sejarah hotel
-
Struktur organisasi
-
Nama dan jabatan direktur-direktur
-
Jabatan dan departemen karyawan
-
Fasilitas-fasilitas hotel
-
Masa percobaan
-
Kebijakan dan peraturan dari manajemen
-
Buku pedoman karyawan 2. Tunjangan karyawan
-
Skala pengupahan atau penggajian
-
Cuti dan liburan
-
Latihan dan pendidikan
-
Tunjangan asuransi
-
Jamsostek
42
3. Perkenalan -
Dengan atasan
-
Dengan karyawan 4. Tugas-tugas pekerjaan
-
Lokasi pekerjaan
-
Tugas-tugas pekerjaan
-
Fungsi jabatan
-
Sasaran pekerjaan Dalam penandatangan kontrak antara pegawai dan pihak manajemen,
didalamya disebutkan secara umum mengenai hak dan kewajiban pegawai untuk membina hubungan kerja yang sehat di Lor In hotel. Buku pedoman pegawai mengenai Perjanjian Kerja Bersama mengatur hubungan kerja dan syarat-syarat kerja sesuai dengan Undang-Undang RI No. 13 tahun 2003 JO.KEPMENAKER nomor:48/MEN/IV/2004. Beberapa hal menyangkut hak dan kewajiban pegawai yaitu: 1. Sistem pengupahan Sistem pengupahan pekerja didasarkan atas penilaian pekerjaan. Setiap pekerja akan menerima upaha dan kesejahteraan yang sesuai dengan golongan dan tingkatannya didalam struktur pengupahan. Pendapatan pekerja terdiri atas upah pokok, tunjangan jabatan, dan uang servis. Perusahaan akan meninjau kembali upah pokok setiap tahun dengan memeprtimbangkan hal-hal berikut: kondisi penghasilan perusahaan, kenaikan biaya hidup secara umum, ketetapan pemerintah mengenai perusahaan swasta dan penilaian prestasi kerja. 2. Keselamatan kerja Setiap pekerja wajib mempelajari dan memahami semua petunjuk atau pedoman keselamatan dan kesehatan yang diatur dalam buku pedoman umum keselamatna kerja perusahaan. 3. Cuti dan ijin meninggalkan pekerjaan Pekerja berhak atas cuti tahunan selama 12 hari kerja setelah bekerja selama 12 bulan terus menerus dengan mendapat upah penuh. Permohonan
43
cuti tahunan diajukan sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum rencana pengambilan cuti dan hanya dapat dijalankan setelah mendapat persetujuan dari kepala bagian dan bagian HRD. Pada dasarnya cuti tahunan tidak dapat digabung atau diganti dengan uang. 4. Jaminan kesehatan Guna pemeliharaan kesehatan pekerja dan keluarganya, perusahaan menyediakan fasilitas pemeriksaan, pengobatan dan perawatan di klinik perusahaan atau klinik dan rumah sakit yang ditunjuk perusahaan. 5. Jaminan hari tua dan santunan kematian Pekerja pada saat mencapai usia pension akan menerima pembayaran sekaligus sebagai jaminan hari tua. Batas usia pension bagi pekerja adalah 55 tahun, bagi pekerja wanita dapat mengajukan pension pada usia empat puluh tahun. Untuk pembayaran kematian dan santunan kepada ahli waris pekerja akan diberikan apabila pekerja meninggal sebelum mencapai usia pensiun. 6. Jaminan sosial tenaga kerja Sesuai dengan peraturan pemerintah no. 14 tahun 1993, perusahaan mengasuransikan pegawai pada Jaminan Sosial Tenaga Kerja yang meliputi pertanggungan jaminan kecelakaan kerja, tabungan hari tua, dan jaminan kematian. 7. Peraturan tata tertib Setiap pekerja wajib mentaati semua ketentuan kerja dan selalu memperhatikan petunjuk atasan da taat pada perintah atasan baik yang tertulis maupun lisan. Setiap pelanggaran pekerja atas peraturan tata tertib akan dikenakan sangsi berupa surat teguran atau peringatan. 8. Pemutusan hubungan kerja Pemutusan hubungan kerja dilakukan dengan berpedoman pada undangundang dan peraturan yang berlaku. Dalam ketentuan ini, jenis atau macam cara pemutusan hubungan kerja adalah sebagai berikut: -
Hubungan kerja yang dilakukan oleh pihak pekerja
-
Hubungan kerja yang diputuskan oleh pihak perusahaan
44
-
Hubungan kerja yang putus karena hokum.
G. Pengangkatan Pegawai Setelah melalui masa percobaan dan orientasi, apabila memenuhi syarat yang telah ditentukan calon pegawai dapat diangkat menjadi pegawai. Tata cara pengangkatan pegawai di Lorin berdasarkan Standard Operating Procedure tentang pengangkatan pegawai: 1. Dua minggu sebelum calon pegawai tersebut menyelesaikan masa orientasi pelatihan dan masa percobaan, Bagian Kepegawaian akan mengirimkan formulir penilaian prestasi yang harus diisi dan dilengkapi oleh Kepala Bagian yang bersangkutan mengenai hasil kerja orientasi dan percobaan dari calon pegawai tersebut. 2. Formulir Penilaian Prestasi untuk masa percobaan yang telah lengkap diisi, dikirimkan kembali ke Bagian Kepegawaian dalam waktu Paling lambat 1 (Satu) minggu, untuk menyatakan apakah calon pegawai tersebut lulus atau tidak lulus dalam masa orientasi dan percobaan. 3. Apabila calon pegawai tersebut tidak lulus masa pecobaan tersebut, maka Kepala Bagian Kepegawaian akan menerangkan dan membuat surat tidak lulus percobaan.
Perubahan status dan keputusan untuk tidak
mempekerjakan calon pegawai tesebut harus diselesaikan sebelum masa percobaannya berakhir. 4. Bagi calon pegawai baru, maka kajian dan objektif 6 (enam) bulan dilaksanakan untuk melihat apakah calon pegawai tersebut sudah dapat, belum atau tidak dapat diangkat menjadi pegawai tetap. Oleh karena itu, kajian tersebut akan dilakukan dalam jangka waktu kerja 3(tiga) bulan. Tetapi
sebaliknya
pihak
manajemen
haruslah
waspada
serta
memperhatikan bahwa apabila kajian dan objektif 6(enam) bulan baik pada tahap I dan tahap II sudah berlalu, maka secara otomatis calon pegawai tersebut harus dikukuhkan sebagai pegawai tetap.
45
5. Apabila calon pegawai tersebut dinyatakan lulus masa pecobaan, maka kepala bagian Kepegawaian akan menyiapkan surat selamat dan pengangkatan, dan juga menyiapkan formulir perubahan status. 6. Setiap calon pegawai yang diangkat sebagai Pegawai Tetap, haruslah mendapatkan hak nya sesuai dengan apa yang tertulis dan disepakati dalam peraturan perusahaan.
H. Hambatan dalam Penerimaan Pegawai Dalam proses penerimaan pegawai di Hotel Lorin, ada beberapa hambatan yang ditemui. Berdasarkan keterangan dari Bapak Ery Ansyari, ada hambatanhambatan yang dijumpai yaitu: 1. Berkas lamaran yang masuk, sering dijumpai keterangan yang tidak jelas dalam penulisan posisi jabatan yang diinginkan pelamar. Hal ini akan mempersulit
proses
seleksi
karyawan,
karena
pelamar
tidak
mencantumkan posisi yang diinginkan. 2. Sulitnya mendapatkan calon pegawai untuk posisi tertentu seperti Training Manager dan Chief Engineering yang memiliki kualifikasi dan memenuhi persyaratan jabatan seperti yang diharapkan oleh Manajemen. Latar belakang pendidikan dan pekerjaan pelamar sangat berpengaruh terhadap keputusan penerimaan oleh Manajemen. 3. Kebijakan promosi dari dalam Manajemen dalam mengisi suatu kekosongan jabatan, akan menutup kesempatan dalam mendapatkan calon pegawai yang mempunyai potensial tinggi untuk menduduki posisi jabatan yang kosong tersebut.
I. Upaya dalam Mengatasi Hambatan 1. Dalam menerbitkan lowongan pekerjaan,HRD dapat menambahkan keterangan kepada pelamar, untuk mencatumkan posisi yang diinginkan atau kode jabatan pada amplop pelamar sehingga memudahkan dalam pemeriksaan dokumen lamaran.
46
2. Untuk posisi-posisi tertentu yang membutuhkan pengalaman
dan
kualifikasi yang tinggi seperti Training Manager atau Chief Engineering, maka
Manajemen
dapat
mencari
sumber-sumber
referensi
atau
rekomendasi dari pihak Hotel lain, sehingga benar-benar diketahui pelamar-pelamar yang mempunyai kompetensi di bidangnya. Kebijakan promosi tidak sepenuhnya diberlakukan untuk mengisi suatu posisi yang kosong di dalam Hotel Lorin meskipun di dalam Perjanjian Kerja Bersama tertulis, bahwa perusahaan mengutamakan pemenuhan karyawan dari dalam hotel Lorin untuk mengisi posisi yang kosong, namun itu hanya berlaku apabila karyawan memenuhi syarat. Promosi hanya terjadi apabila ada kesepakatan antara departemen asal dan departemen tujuan. Jadi dalam pencarian pegawai baru, Human Resources Development bertugas untuk membedakan uraian pekerjaan yang harus diisi dengan merekrut dari luar, dan mana yang diisi secara internal.
47
Langkah-langkah dalam Penerimaan Pegawai di Hotel Lorin Business Resort & Spa Solo Perencanaan Pegawai -kualifikasi -lingkup tugas
1. Pemeriksaan Dokumen Lamaran Sumber Pegawai - Internal - Eksternal
2. Wawancara - Human Resources Manager - Head of Department Pengguna
Seleksi Penerimaan Pegawai 3. Pelaksanaan Tes - Tes bahasa Inggris - Tes Kinerja
4. Keputusan Penerimaan
Pelamar Diterima - Masa percobaan 3 bln - Orientasi
Pengangkatan Karyawan
Pelamar ditolak Berkas di arsipkan
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan uraian yang telah diuraikan pada bab terdahulu tentang Prosedur Penerimaan Pegawai di Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo, maka penulis dapat mengambil kesimpulan dan saran sebagai berikut : A. Kesimpulan 1. Prosedur dalam penerimaan pegawai di Hotel Lor in Business Resort & Spa berdasarkan Pedoman Mutu tentang Prosedur Rekruitmen Tenaga Kerja Nomor QP / 6.2 / 01 Tahun 2008 (Sumber Daya Manusia) melalui beberapa tahap yang meliputi: a. Perencanaan kebutuhan pegawai 1) Perencanaan kepegawaian bertujuan untuk memastikan standar perencanaan jumlah pekerja Hotel Lorin terpelihara dan anggaran untuk kepegawaian dan bagian pelatihan sesuai dengan tingkat anggaran keuangan yang telah ditentukan. 2) Dalam dokumen Pedoman Mutu no. QP/ 6.2/ 01 (Sumber Daya Manusia) telah diatur tata cara pengajuan untuk penambahan tenaga kerja di Lorin, yaitu Head of Department Pengguna terlebih dahulu mengajukan permintaan penambahan tenaga kerja dengan mengisi formulir Employee Requisition yang ditandangani dan disetujui oleh Human Resources Development, bagian Accounting dan General Manager. b. Cara untuk mendapatkan pegawai pada Hotel Lor In diperoleh dengan dua cara, yaitu: 1) Sumber internal, pegawai yang berada dalam perusahaan 2) Sumber eksternal, menggunakan media massa dan kerjasama dengan lembaga pendidikan. Kedua sumber tersebut saling melengkapi dalam hal pemenuhan kebutuhan pegawai baru.
47
49
c. Untuk dapat diterima sebagai pegawai di Hotel Lor In, pelamar harus memenuhi dua persyaratan yaitu persyaratan umum dan persyaratan dokumen lamaran. d. Langkah-langkah dalam seleksi pegawai 56 1) Dalam proses seleksi pegawai, hal pertama yang dilakukan adalah
melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen pelamar, dengan maksud memverifikasi segala sesuatu yang dinyatakan oleh pelamar. Apabila pelamar telah lolos dalam pemeriksaan dokumen maka pelamar akan dipanggil untuk mengikuti tes tahap selanjutnya. 2) Setelah pelamar lolos tahap pertama, maka selanjutnya pelamar harus mengikuti tes wawancara yang dilakukan oleh Human Resources manager, Head of Departement Pengguna dan General Manager. Hasil wawancara didokumentasikan dalam formulir interview result untuk diproses dan ditindaklanjuti oleh bagian Personalia. 3) Pelaksanaan tes berikutnya adalah tes bahasa inggris meliputi tes tertulis maupun lisan, untuk jabatan tertentu pelamar diharuskan mengikuti tes kinerja atau praktek langsung. Biasanya dilakukan untuk pelamar yang melamar pada bagian operasional hotel seperti bagian kitchen, service, atau housekeeping. 4) Keputusan penerimaan pegawai dilakukan setelah semua tahapan tes telah dilalui oleh pelamar. Pelamar yang diterima adalah mereka yang memenuhi kualifikasi dan persyaratan pekerjaan. Keputusan diambil atas dasar kesepakatan bersama antara General Manager, Head of Departement Pengguna dan Human Resources Manager. 5) Untuk pelamar yang diterima, maka Personalia akan melakukan panggilan serta menyiapkan surat perjanjian kerja antara pelamar dan perusahaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bagi pelamar
50
yang ditolak, maka akan diberitahukan melalui telepon atau via pos. e. Calon pegawai baru yang telah diterima, harus menjalani masa percobaan selama tiga bulan. Dalam jangka waktu tersebut masingmasing pihak dapat memutuskan hubungan kerja tanpa syarat-syarat apapun. f. Agar pegawai baru dapat beradaptasi dan cepat menyesuaikan dengan iklim kerja di Hotel Lorin, maka diadakan kegiatan orientasi yang meliputi masalah organisasional, tunjangan karyawan, perkenalan dan tugas-tugas pekerjaan. g. Beberapa hal menyangkut kewajiban dan hak karyawan yang diatur dalam buku pedoman perjanjian kerja bersama hotel Lorin yaitu tentang system pengupahan, keselamatan kerja, cuti dan ijin meninggalkan pekerjaan, jaminan kesehatan, jaminan hari tua dan santunan kematian, jaminan social tenaga kerja, peraturan tata tertib dan tata cara pemutusan hubungan kerja. h. Setelah melalui masa percobaan dan orientasi, apabila memenuhi syarat yang telah ditentukan calon pegawai dapat diangkat menjadi pegawai tetap dengan memenuhi persyaratan untuk pengangkatan pegawai tetap.
2. Hambatan dalam penerimaan pegawai di Hotel Lorin a. Keterangan yang tidak jelas dalam penulisan posisi jabatan yang diinginkan pelamar b. Sulitnya mendapatkan calon pegawai untuk posisi tertentu yang memiliki kualifikasi dan memenuhi persyaratan jabatan seperti yang diharapkan oleh Manajemen. c. Kebijakan promosi dari dalam Manajemen dalam mengisi suatu kekosongan jabatan, akan menutup kesempatan dalam mendapatkan calon pegawai yang mempunyai potensial tinggi.
51
3. Upaya dalam mengatasi hambatan a. Untuk mencantumkan posisi jabatan yang diinginkan pada amplop pelamar. b. Mencari sumber-sumber referensi atau rekomendasi dari pihak Hotel lain,
sehingga
benar-benar
diketahui
pelamar-pelamar
yang
mempunyai kompetensi di bidangnya. c. Dalam pencarian pegawai baru, dapat membedakan uraian pekerjaan yang harus diisi dengan merekrut dari luar, dan mana yang diisi secara internal. B. Saran 1. Dengan tetap mengingat pertimbangan hukum, perusahaan harus merekrut pelamar yang secara potensial memenuhi syarat kualitas dan jumlah yang memadai, sehingga orang yang dipilih benar-benar sesuai dengan pekerjaannya. Kecocokan ini akan menjamin bahwa orang yang direkrut akan dapat menjalankan pekerjaan secara efektif dan efisien serta tidak keluar dari perusahaan. Untuk mengurangi anggaran pengeluaran biaya dalam proses merekrut pegawai, perusahaan dapat menarik calon-calon pegawai dari dalam. Sebagai contoh adalah karyawan dailyworker dan trainee yang telah lama bekerja di perusahaan, dimana mereka telah mengetahui seluk beluk perusahaan dan deskripsi pekerjaan masingmasing. Hal tersebut sangat membantu perusahaan untuk memperkecil biaya perekrutan. 2. Menyadari pentingnya sumber daya manusia sebagai aset yang berharga bagi perusahaan, perusahaan harus memperhatikan sumber daya manusianya mulai dari perekrutan sampai dengan penempatan karyawan. Untuk mengurangi ancaman keluarnya karyawan, maka perusahaan dalam membina karyawan-karyawan baru harus membekali dengan pelatihanpelatihan yang dapat meningkatkan kemampuan, keahlian,dan perubahan sikap seseorang menjadi lebih baik. Program pelatihan dirancang dalam upaya membatasi kemungkinan respons karyawan pada perilaku yang
52
dikehendaki oleh perusahaan, sehingga dalam menghadapi situasi tertentu karyawan dapat menaggulangi permasalahan tanpa ragu-ragu.
DAFTAR PUSTAKA
Imron. 1992.Kamus Bahasa Indonesia. Surabaya : Karya lmu. Nitisemito, S. Alex. 1991. Manajemen Personalia ( Manajemen Sumber Daya Manusia). Jakarta : Ghalia Indonesia. Ranupandojo, Heidjarachman dan Suad Husnan.1980.Kamus Manajemen Personalia (bagian 1). Jogjakarta : FE Universitas Gajah Mada. Simamora, Henry. 1999. Manajemen Sumber Daya Manusia (edisi 2). Jogjakarta. STIE YKPN. Sutopo, H.B. 2006. Metodologi Penelitian Kualitatif ( Dasar teori dan terapannya dalam penelitian ). Surakarta : Universitas Sebelas Maret. The Liang Gie .1986.Kamus Administrasi Perkantoran ( Dictionari of Office Ma nagement ).Jogjakarta : Nur Cahaya. Wursanto, Ig. 1989. Manajemen Kepegawaian. Yogyakarta: Kanisius.
Sumber Lain : Pedoman Mutu Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo Nomor QP / 6.2 / 01 Tahun 2008 (Sumber Daya Manusia) tentang Prosedur Rekruitmen Tenaga Kerja. Perjanjian Kerja Bersama Hotel Lor In Business Resort & Spa Solo Tahun 20092011. Undang-undang RI Nomor 43 Tahun 1999 tentang Kepegawaian. Undang-undang RI Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan JO. KEPMENAKER No 48/MEN/IV/2004.
47
