PROJEKTVÉGREHAJTÁSI ÚTMUTATÓ 1

PROJEKTVÉGREHAJTÁSI ÚTMUTATÓ1 Svájci-Magyar Együttműködési Program

Hatályos: 2010

1

Jelen Útmutató a Projekt Végrehajtók, Program Végrehajtók, Partnerek, Konzorciumi tagok. Támogatásközvetítő Szervezetek részére készült. A Twinning és Partnerség Pályázati Alap lebonyolításában résztvevő szervezetekre külön Útmutató vonatkozik.

Svájci – Magyar Együttműködési Program

Útmutató a Projekt Végrehajtók részére

Tartalomjegyzék TARTALOMJEGYZÉK ................................................................................................................................................2 AZ ÚTMUTATÓ CÉLJA..............................................................................................................................................4 SZERZŐDÉS ÉS PROJEKT-MENEDZSMENT .....................................................................................................5 AZ SVÁJCI -MAGYAR EGYÜTTMŰKÖDÉSI PROGRAM SZEREPLŐINEK BEMUTATÁSA ................................................5 A VÉGREHAJTÁSI MEGÁLLAPODÁS MEGKÖTÉSE ......................................................................................................6 BIZTOSÍTÉKOK BENYÚJTÁSA .....................................................................................................................................7 ALAPELVEK ÉRVÉNYESÜLÉSE....................................................................................................................................8 BESZERZÉSEK ............................................................................................................................................................8 SZERZŐDÉSMENEDZSMENT ......................................................................................................................................9 1. Szerződéskötés a projektben közvetlenül közreműködő szakértőkkel..............................................................9 2. Szerződéskötés alvállalkozókkal, beszállítókkal, kivitelezőkkel és szolgáltatókkal .........................................9 A PROJEKT MEGÁLLAPODÁS ÉS A VÉGREHAJTÁSI MEGÁLLAPODÁS MÓDOSÍTÁSA ..................................................9 1. Általános szabályok a Végrehajtási Megállapodás módosításával kapcsolatban ...........................................9 2. A Projekt Megállapodás és a Végrehajtási Megállapodás együttes, előzetes jóváhagyást igénylő módosítása ............................................................................................................................................................................. 10 3. A Végrehajtási Megállapodás előzetes jóváhagyást igénylő módosítása....................................................... 11 4. Írásbeli értesítés .............................................................................................................................................. 12 NYILVÁNOSSÁG ........................................................................................................................................................ 12 A TÁMOGATOTT PROJEKTEK VÉGREHAJTÁSÁHOZ KAPCSOLÓDÓ FONTOSABB JOGSZABÁLYOK ÉS DOKUMENTUMOK LISTÁJA ........................................................................................................................... 13 BESZÁMOLÁSI KÖTELEZETTSÉG ÉS KIFIZETÉSEK .................................................................................... 14

1. KIFIZETÉSEK.................................................................................................................................................... 14 1.1 Előleg ............................................................................................................................................................ 15 1.2 Közbenső kifizetés(ek) ................................................................................................................................... 15 1.3 Végső kifizetés ............................................................................................................................................... 16 2. JELENTÉSEK .................................................................................................................................................... 17 2.1 Időközi projektjelentések .............................................................................................................................. 17 2.2 Éves projektjelentés....................................................................................................................................... 21 2.3 Projektzáró jelentés ....................................................................................................................................... 22 2.4. Audit jelentés ................................................................................................................................................ 22 3.ELSZÁMOLHATÓ ÉS NEM ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK ................................................................. 23 3.1 Elszámolható költségtípusok ........................................................................................................................ 23 3.2. Nem elszámolható költségek (minden prioritás) ......................................................................................... 29 4. ÁFA ÉS EGYÉB ADÓK ............................................................................................................................................ 31 A TÁMOGATOTT PROJEKTEK VÉGREHAJTÁSÁHOZ KAPCSOLÓDÓ FONTOSABB JOGSZABÁLYOK ÉS DOKUMENTUMOK LISTÁJA ........................................................................................................................... 32 MELLÉKLETEK ........................................................................................................................................................ 33 1. MELLÉKLET

VÉGREHAJTÁSI MEGÁLLAPODÁS MÓDOSÍTÁS FORMÁTUMA............................ 33

2. MELLÉKLET

IDŐKÖZI PROJEKTJELENTÉS FORMANYOMTATVÁNYA .................................... 33

3. MELLÉKLET

ÉVES PROJEKTJELENTÉS FORMANYOMTATVÁNYA ........................................... 33

4. MELLÉKLET

PROJEKTZÁRÓ JELENTÉS FORMANYOMTATVÁNYA .......................................... 33

5. MELLÉKLET

SZÁMLAÖSSZESÍTŐ FORMANYOMTATVÁNYA, ....................................................... 33

6. MELLÉKLET

EGYÉB ÖSSZESÍTŐ TÁBLÁK (BÉR, ÁLTALÁNOS MŰKÖDÉSI KÖLTSÉG) .......... 33

2



7. MELLÉKLET

KAMATÖSSZESÍTŐ ............................................................................................................ 33

8. MELLÉKLET

SCOPE OF AUDIT ............................................................................................................... 33

3



Az Útmutató célja

Jelen dokumentum célja a projektek megvalósítását segítő eljárásrend ismertetése. Az Útmutató a Svájci-Magyar Együttműködési Program megvalósításának a Svájci hatóság, Nemzeti Koordinációs Egység által létrehozott útmutatók, valamint a hazai előírások és a Projekt Végrehajtóval aláírt Végrehajtási Megállapodás (továbbiakban: Szerződés) alapján készült. Az Útmutató nem a teljesség igényével készült, bizonyos körülmények változtatásokat is indokolhatnak, ezért a Végrehajtási Megállapodásban nem szabályozott, de a program belső eljárási, beszámolási és elszámolási rendjéhez tartozó kérdésekben Közreműködő Szervezet az Útmutatóban leírtakat a program megvalósítása során kiegészítheti, vagy módosíthatja.

4



SZERZŐDÉS és PROJEKT-MENEDZSMENT Az Svájci -Magyar Együttműködési Program szereplőinek bemutatása A Közreműködő Szervezet a Svájci - Magyar Együttműködési Program keretében megvalósuló projektek végrehajtását végző a Projekt Végrehajtók tekintetében bármely, a Nemzeti Koordinációs Egység felelőssége alatt vagy a Nemzeti Koordinációs Egység nevében eljáró köz- vagy magánszférába tartozó személy vagy szervezet. A 348/2007. (XII.20.) Korm. rendelet 2. es 3. mellékletében felsorolt, a közreműködő szervezet hatáskörébe tartozó feladatokat a VATI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Korlatolt Felelősségű Társaság latja el. A Közreműködő Szervezet felelős a Végrehajtási Megállapodások megkötéséért, közreműködik azok módosításában, figyelemmel kíséri a végrehajtás menetét, ideértve a közbeszerzések és pályázati alapok esetén a további pályáztatás ellenőrzését, adminisztratív és pénzügyi szempontból ellenőrzi a projekt-előrehaladási jelentéseket és a projektzáró-jelentést, valamint felel a kifizetések teljesítéséért. Nemzeti Koordinációs Egység (továbbiakban NKE) – A 348/2007. (XII.20.) Korm. rendeletben rögzítetteknek megfelelően Magyarországon a Svájci -Magyar Együttműködési Program koordinációjáért felelős egység, mely feladatot a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség elnöke által kijelölt szervezeti egység látja el. Svájci hatóság - A donor fél részéről eljáró hatóság, egyrészt a SFEÜ-n2 keresztül eljáró Svájci Szövetségi Külügyminisztérium és a GÁ-n3 keresztül eljáró Szövetségi Gazdasági Minisztérium, másrészt az NKE-vel történő kapcsolattartásért felelős Svájci Nagykövetség, valamint az annak keretén belül működő Svájci Hozzájárulás Hivatala Budapest. Projekt Végrehajtó - önálló projekt esetében a támogatásban részesülő szervezet, pályázati alap esetében a támogatásközvetítő szervezet - szervezi, lebonyolítja és irányítja a Projekt végrehajtását, és a projektért teljes körű pénzügyi felelősséget vállal. Támogatásközvetítő Szervezetek (a továbbiakban: TKSz): nyílt eljárás alkalmával kiválasztott szervezet, feladata a Pályázati Alap és Ösztöndíjalap esetén a Pályázati Alap és Ösztöndíjalap keretében rendelkezésre álló támogatás további pályáztatással történő szétosztása; Program Végrehajtó – jogi személyiséggel rendelkező közintézmény, mely a kiemelt kistérségben rendelkezik székhellyel és jelenleg is aktív szerepet tölt be (a helyben rendelkezésre álló kapacitások és képességek tevékeny hasznosítása révén) valamelyik kedvezményezett kistérségben Partner - több jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság által közösen megvalósítandó projekt esetén a megvalósításban részt vevő, illetőleg a Svájci-Magyar Együttműködési Programból támogatásban részesülő fél. Jelen Útmutató esetében Projekt Végrehajtó alatt a következőket értjük: Projekt Végrehajtó, ahol releváns a konzorciumi tag, ahol releváns a partner, ahol releváns (1. proiritás) a Program Végrehajtó és ahol releváns a TKSz 2 3

Svájci Fejlesztési és Együttműködési Ügynökség Gazdasági Államtitkárság

5



A Végrehajtási Megállapodás megkötése A szerződés megkötése két lépcsőben történik. 1. lépés: A Projekt Megállapodás ( Pályázati Alap esetében Pályázati Alap megállapodás) megkötése A Projekt Végrehajtó által benyújtott Végleges Projektjavaslat alapján, egyrészről az SFEÜ, illetve a GÁ, másrészről az NKE vagy további szerződő felek között létrejött megállapodás, amely adott projektre vonatkozóan rögzíti a támogatás és a projektvégrehajtás feltételeit, megkötése formaszöveggel, angol nyelven történik. 2. lépés: A Végrehajtási Megállapodás aláírása A Projekt Végrehajtó és a Közreműködő Szervezet között jön létre, magyar nyelven a Projekt Megállapodás aláírását követő legrövidebb időn belül, de legkésőbb a projekt megállapodás aláírását követő 30. napon. A Végrehajtási Megállapodást a Nemzeti Koordinációs Egység ellenjegyzi. A végrehajtási megállapodás mellékletei a következők (prioritások szerint eltérő lehet): I. Melléklet: honlapról)

Általános Szerződési Feltételek (elérhető az www.nfu.hu/svajci_hozzajarulas

II. Melléklet: Projekt Megállapodás III. Melléklet: A Projekt részletes költségvetése és beszámolási periódusok IV. Melléklet: A pályázó nyilatkozata a projekt keretében tervezett lefolytatandó közbeszerzési eljárásokról és kötendő szerződésekről V. Melléklet: Nyilvánossági terv VI. Melléklet: A pályázó ÁFA nyilatkozata VII. Melléklet: A Projekt Végrehajtó szervezet működését igazoló jogerős nyilvántartásba-vételi végzés vagy cégkivonat másolata (a szerződéskötést megelőző 90 napnál nem régebbi kivonat), illetve a szervezet működését igazoló egyéb dokumentum és az aláírási címpéldány másolata VIII. Melléklet: megállapodás

Partnerségi

megállapodás

és

partnerségi

nyilatkozat/konzorciumi

IX. Melléklet: Kifizetési kérelem minta és pénzügyi azonosító űrlap X. Melléklet: Audit jelentés minta XI. Melléklet: Biztosíték és nyilatkozat minták XII. Melléklet: A benyújtott Végleges Projektjavaslat XIII. Melléklet: Pénzügyi, Végrehajtási Útmutató (elérhető www.nfu.hu/svajci_hozzajarulas honlapról) XIII. Melléklet: Indikátorok 6



Biztosítékok benyújtása A következő esetekben nincs szükség biztosíték nyújtására: - Ha a hozzájárulás: (részletesen : ÁSZF 22(2)) - összege nem éri el a 10 millió forintot, - nem beruházási célú, - kutatás-fejlesztésre vagy innovációra szolgál, vagy - kifizetését a projekt megvalósítását követően, egy összegben kérelmezik. - Ha a Projekt Végrehajtó: nem kell biztosítékot nyújtani:  költségvetési szerv  egyház  egyház intézménye           

alapítvány alapítvány intézménye közalapítvány közalapítvány intézménye közhasznú társaság köztestület társadalmi szervezet helyi önkormányzat helyi kisebbségi önkormányzat önkormányzatok társulása a fentiek költségvetési szerve

 vízitársulat

feltétel teljesülése esetén nem kell biztosítékot nyújtaniuk: ha a támogatás az egyház (egyházi intézmény) olyan közfeladat-ellátásával kapcsolatos, amelyre tekintettel normatív költségvetési támogatásra jogosult

-

Amennyiben a támogatást teljes egészében önként vállalt helyi közügy megoldására vagy kötelező feladataik ellátására használják fel. Nem kötelesek továbbá biztosítékot szolgáltatni, amennyiben a fejlesztés tárgya, vagy a fejlesztés eredményeként létrejövő vagyontárgy törzsvagyon, vagy törzsvagyonná válik Ha a támogatást teljes egészében az általuk üzemeltetett önkormányzati és/vagy állami tulajdonú vizek és vízilétesítmények fejlesztésére használják fel

A Projekt Végrehajtó a fenti eseteket kivéve köteles biztosíték nyújtására, amely biztosíték lehet bankgarancia (ld. Végrehajtási Megállapodás XI. melléklet) vagy egyéb kezességvállalás (biztosítási szerződés alapján kiállított készfizető kezességvállalást tartalmazó kötelezvény, garanciaszervezet által vállalt kezesség, garanciabiztosítási szerződés alapján kiállított kötelezvény, egyházi intézmény részére az intézményt fenntartó egyház, vagy annak illetékes szervezeti egysége által biztosított készfizető kezességvállalás).

7



Alapelvek érvényesülése Az alapelvek érvényesülésére a támogatók nagy hangsúlyt fektetnek, ezért a projekt végrehajtása során különös figyelemmel kell lenni a következő alapelvek pályázatban vállalt mértékű érvényesülésére: -

Fenntartható fejlődés

-

Esélyegyenlőség (különös tekintettel a nemek közötti esélyegyenlőségre)

-

Jó kormányzás (felelősség, átláthatóság, részvétel, egyenlő esélyek, jogelvűség, kompetencia, szükségletek iránti fogékonyság)

-

Korrupció mentesség

A Projekt Végrehajtó az alapelvek érvényesüléséről a helyszíni monitoring során, illetve a projekt végrehajtásáról szóló jelentésekben számol be.

Beszerzések A Projektek lebonyolítása során felmerült beszerzésekre a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvényben foglaltak az irányadók. A közbeszerzéssel kapcsolatos speciális kötelezettségekről a Végrehajtási Megállapodás Általános Szerződéses Feltételek 8. cikkelye rendelkezik. A Projekt Végrehajtó/Partner a projekt keretében végrehajtott beszerzéseinél a Kbt. 1.§ (3) bekezdés figyelembe vételével a következő országokban letelepedett ajánlattevők és alvállalkozók, valamint szakértőik, és a következő országokból származó áruk számára köteles biztosítani a nemzeti elbánást összhangban a 8001/2007. számú KüM-TNM-IM együttes tájékoztatóval. 1) Az Európai Unió tagállamai: Ausztria, Belgium, Ciprus, Cseh Köztársaság, Dánia, Észtország, Finnország, Franciaország, Németország, Görögország, Magyarország, Írország, Olaszország, Lettország, Litvánia, Luxemburg, Málta, Lengyelország, Portugália, Szlovákia, Szlovénia, Svédország, Spanyolország, Hollandia, Egyesült Királyság, Románia, Bulgária 2) Megállapodás az Európai Gazdasági Térségről és az Európai Gazdasági Térségben való részvételről: Liechtenstein, Izland, Norvégia 3) A Kereskedelmi Világszervezetet létrehozó egyezmény 4. melléklete: Megállapodás a kormányzati beszerzésről alapján: Egyesült Államok, Kanada, Hongkong, Kína, Izland, Izrael, Japán, Korea, Liechtenstein, Norvégia, Szingapúr, Svájc, Aruba 4) Azon országok amelyekkel az Európai Közösség megállapodást kötött: Mexiko, Chile, Izrael, Svájc, Macedónia volt Jugoszláv Köztársaság, Horvátország A Projekt Végrehajtó a fentieken kívül további országok számára is biztosíthat nemzeti elbánást a közbeszerzési eljárása során, erről azonban az eljárás megindítása előtt a közbeszerzési dokumentációban rendelkeznie kell, és az eljárás során később már nem változtathat rajta. Felhívjuk a figyelmet, hogy a beszerzésekre kizárólag a hatályos közbeszerzési szabályok betartása mellett van lehetőség. A beszerzésekre vonatkozóan a Beszerzési Útmutató szerint, a 8



közbeszerzések lebonyolítása során a Közbeszerzési Útmutatóban foglaltak szerint kell eljárni. Az eljárások tisztaságáért a Projekt Végrehajtó (Partner(ek)) felel(nek)!

Szerződésmenedzsment A projekt terv szerinti megvalósítása érdekében szükséges megállapodásokat kötni az együttműködő partnerekkel, a projektben közreműködő munkatársakkal, alvállalkozókkal, beszállítókkal és különféle szolgáltatókkal. A projekt célkitűzéseinek elérése döntő mértékben függ ezen szerződéseknek a teljesülésétől, ezért a szerződések jól átgondolt elkészítése (tartalom/feladat pontos és egyértelmű meghatározása, teljesítési mutatók felállítása, megállapodás a teljesítési és fizetési határidőkről, fizetési feltételekről) és teljesülésük nyomon követése a projektmenedzsment egyik kiemelt feladata. A megállapodásokat, a szerződési feltételeket természetesen a költségvetéssel összhangban kell kialakítani, ugyanakkor a szerződésekben vállalt kötelezettségeket a költségvetés teljesülésének nyomon követésénél, mint lekötött forrásokat kell figyelembe venni. Külön nyilvántartani szükséges , az egyes költségvetési sorokban tervezett, lekötött (szerződések ill. szerződés hiányában a beérkezett, de ki még nem fizetett számlák, számlahelyettesítő okmányok) ill. az adott költségvetési soron belül még „szabadon” felhasználható összegek nagyságának alakulását. Az egyes időközi projektjelentésekben be kell számolni a projekt keretében megkötött szerződésekhez kapcsolódó adatokról a PIR-ben megadott formátumban.. 1. Szerződéskötés a projektben közvetlenül közreműködő szakértőkkel A projektben különféle szerepet vállaló munkatársakkal a projekttervben nevesített tevékenységek és feladatok elvégzésére szerződést kell kötni. A szerződés lehet munkaszerződés, vállalkozói szerződés, ill. megbízási szerződés. A szerződéseknek teljes mértékben meg kell felelnie a vonatkozó jogszabályoknak. 2. Szerződéskötés alvállalkozókkal, beszállítókkal, kivitelezőkkel és szolgáltatókkal A szerződések odaítélésének és megkötésének rendjét a 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről című jogszabályban foglaltak határozzák meg. A közbeszerzési eljárások lebonyolítása során elvégzendő speciális feladatokat a Közbeszerzési Útmutató ismerteti.

A Projekt Megállapodás és a Végrehajtási Megállapodás módosítása 1. Általános szabályok a Végrehajtási Megállapodás módosításával kapcsolatban A támogatás összege és a támogatás intenzitása nem növelhető sem projekt szinten sem tevékenység szintjén. A projekt és a szerződés nem módosítható oly módon, hogy a módosítás eredményeképpen a támogatás eredeti odaítélése vitathatóvá váljon, illetve a pályázók egyenlő elbírálásának elve sérüljön. Szerződésmódosítást csak az alábbi eljárások betartásával lehet végezni. Amennyiben nem a megfelelő eljárást használják, a módosítás elutasításra kerül. 9



A Végrehajtási Megállapodás mindennemű módosítása kizárólag hivatalosan dokumentálva, írásban, a szerződést eredetileg aláírók egyetértésével történhet. A módosítás okai a következők lehetnek: a) a projekt céljai vagy eredményei változnak b) a projekt egyes költségvetési komponensei4 vagy költségtípusai5 között 15%-ot meghaladó költségvetési átcsoportosítás történik, c) a projekt végrehajtásának Projekt Megállapodásban meghatározott kezdete, vagy befejezése vagy ütemezése hat hónapot meghaladó mértékben változik, d) a projekt végrehajtásának Projekt Megállapodásban meghatározott kezdete, befejezése vagy ütemezése hat hónapot meg nem haladóan változik. e) az elkülönített bankszámla változtatása (pl. számlavezető intézet változása) f) Végrehajtási Megállapodás mellékleteinek módosítása esetén g) a projekt egyes költségvetési komponensei vagy költségtípusai között 15%-ot meg nem haladó költségvetési átcsoportosítás történik (kivéve, ha a tevékenységek és költségsorok közötti átcsoportosítás tekintetében egyéb korlátozás került meghatározásra). h) adminisztratív változások (kapcsolattartási cím, székhely, bankszámla megszűnése, könyvvizsgáló vagy projekt menedzser személyének és/vagy adatainak megváltozása, stb.) i) új bankszámla nyitása esetén az új bankszámlára vonatkozó, a számlavezető hitelintézet által visszaigazolt felhatalmazó levelet (inkasszó) 8 napon belül be kell küldeni. A módosítás típusai: 1. A Projekt Megállapodás és a Végrehajtási Megállapodás együttes, előzetes jóváhagyást igénylő módosítása 2. A Végrehajtási Megállapodás előzetes jóváhagyást igénylő módosítása 3. Írásbeli értesítés – kizárólag adminisztratív adatok változása esetén 2. A Projekt Megállapodás és a Végrehajtási Megállapodás együttes, előzetes jóváhagyást igénylő módosítása Esetei: a) a projekt céljai vagy eredményei változnak b) a projekt egyes költségvetési komponensei között 15%-ot meghaladó költségvetési átcsoportosítás történik c) a projekt végrehajtásának Projekt Megállapodásban meghatározott kezdete, befejezése vagy ütemezése hat hónapot meghaladó mértékben változik, Lépései: A Projekt Végrehajtó köteles a Projekt Megállapodás és a Végrehajtási Megállapodás előzetes jóváhagyást igénylő módosítását, a módosítás okáról és körülményeiről való tájékoztatással a Közreműködő Szervezetnél írásban kezdeményezni. Beküldendő dokumentumok:

4

A Projekt Megállapodás x. számú mellékletét képező Végső költségvetés sorai, amelyek megegyeznek a 237/2008. (IX. 26.) Korm. rendelet 21. § (1) c) bekezdésében említett költségvetési fősorokkal. 5 Elszámolható költségelemek, mint pl. projekt koordináció és menedzsment költségek, bérek és bérjellegű költségek, stb.

10



a Projekt Végrehajtó angol és magyar nyelvű írásbeli kérelme a módosításról és a módosítás szükségességének az indoklásáról, Formátuma: A kérelmet 1 példányban, kell postán, valamint elektronikusan (e-mailen) is benyújtani a Közreműködő Szervezethez, Határidők: Az előzetes elbírálást igénylő módosítás iránti kérelmet a módosítás tervezett életbe lépése előtt kell benyújtani a Közreműködő Szervezethez.. A Közreműködő Szervezet a kérelmet 15 munkanapon belül ellenőrzi és továbbítja a NKE felé. NKE jóváhagyása esetén végleges jóváhagyásra továbbítja a Svájci Hatóság felé. A továbbított és visszaérkező kérelem közötti ügyintézés időtartamát a Közreműködő Szervezetnek nem áll módjában befolyásolni. Amennyiben a módosítási kérelem jóváhagyásra kerül a Közreműködő Szervezet elkészíti a szerződésmódosításhoz szükséges nyomtatványt és aláírásra megküldi a Projekt Végrehajtó részére. Visszamenőleges hatállyal a szakasz alá tartozó semmiféle változtatás nem hagyható jóvá, és az esetleges változtatások csak a Projekt Megállapodás módosítás és a Végrehajtási Megállapodás módosítás aláírása után lépnek életbe! 3. A Végrehajtási Megállapodás előzetes jóváhagyást igénylő módosítása Esetei: d) a projekt végrehajtásának Projekt Megállapodásban meghatározott kezdete, befejezése vagy ütemezése hat hónapot meg nem haladóan változik. e) az elkülönített bankszámla változtatása (pl. számlavezető intézet változása) f) Végrehajtási Szerződés mellékleteinek módosítása esetén (pl. Közbeszerzési nyilatkozat változik vagy a Partnerségi Megállapodás változik) g) a projekt egyes költségvetési komponensei vagy költségtípusai között 15%-ot meg nem haladó költségvetési átcsoportosítás történik (a menedzsment költség nem növelhető). h) a projekt egyes költségtípusai között 15%-ot meghaladó költségvetési átcsoportosítás történik (a menedzsment költség nem növelhető) Lépései: A Projekt Végrehajtó köteles a Végrehajtási Megállapodás előzetes jóváhagyást igénylő módosítását, a módosítás okáról és körülményeiről való tájékoztatással a Közreműködő Szervezetnél írásban kezdeményezni. Beküldendő dokumentumok: a Projekt Végrehajtó magyar nyelvű írásbeli kérelme a módosításról és a módosítás szükségességének az indoklásáról, Formátuma: 11



A kérelmet 1 példányban kell postán, valamint elektronikusan is benyújtani a Közreműködő Szervezethez. Határidők: Az előzetes elbírálást igénylő módosítás iránti kérelmet a módosítás tervezett életbe lépése előtt kell benyújtani a Közreműködő Szervezethez kellő időt hagyva a szerződésmódosítás életbelépéséhez. KSZ dönt a jóváhagyásról, melyről az indoklással együtt azonnal értesíti az NKE-t. Visszamenőleges hatállyal a szakasz alá tartozó semmiféle változtatás nem hagyható jóvá, és az esetleges változtatások csak a Végrehajtási Megállapodás módosításának aláírását követően lépnek életbe! 4. Írásbeli értesítés Esetei: i) kizárólag adminisztratív változások (kapcsolattartási cím, székhely, bankszámla megszűnése, könyvvizsgáló vagy projekt menedzser személyének és/vagy adatainak megváltozása, stb.) j) új bankszámla nyitása esetén az új bankszámlára vonatkozó, a számlavezető hitelintézet által visszaigazolt felhatalmazó levelet (inkasszó) 8 napon belül be kell küldeni. Lépései: A Projekt Végrehajtó köteles a Közreműködő Szervezetet az adminisztratív változásokról írásban tájékoztatni. Formátuma: Az értesítő levélben fel kell tüntetni a módosuló adatokat és annak rövid indoklását. Formanyomtatvány nincs. Bankszámlával kapcsolatos módosítás esetén a Végrehajtási Megállapodás IX. B. mellékletét is módosítani szükséges és az írásbeli értesítéssel együtt meg kell küldeni, valamint a XI. sz. mellékletet, az új Felhatalmazó levelet is meg kell küldeni a módosuló bankszámlára vonatkozóan. Határidők: A Közreműködő Szervezet írásbeli tájékoztatásának legkésőbb a változást követő 5 munkanapon belül meg kell történnie.

Nyilvánosság A projekt megvalósítása során a Közreműködő Szervezet és a NKE fokozottan figyelik a pályázat során a Nyilvánossági tervben (mely a Végrehajtási Megállapodás V. mellékletét képezi) foglalt vállalások megvalósulását. A projekt megvalósításakor a Projekt Végrehajtónak megfelelő módon – például a projekt során készült jelentésekben, kiadványokban vagy a projekttel kapcsolatos híranyagokban stb. – láthatóvá kell tennie, hogy a projekt az Svájci Hozzájáruláson keresztül kapott pénzügyi támogatást. A Svájci Hozzájárulás támogatásával kapcsolatos tájékoztatási kötelezettségről, 12



a tájékoztatás formájáról részletesen rendelkezik a Nyilvánossági Útmutató, mely elektronikusan elérhető a Nemzeti Koordinációs Egység honlapján: a www.nfu.hu/jogszabalyi_hatter oldalon. Figyelem! A tájékoztatási tevékenység során vegyék figyelembe az Általános szerződéses feltételek 13. cikkelyében foglaltakat.

A támogatott projektek végrehajtásához kapcsolódó fontosabb jogszabályok és dokumentumok listája -

-

-

2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 2000. évi C. törvény a számvitelről 1959. évi IV. törvény a Polgári Törvénykönyvről 1992. évi törvény az Államháztartásról 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről és a kapcsolódó kormányrendeletek (bővebben lásd a Közbeszerzési Útmutatóban) 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről a kibővült Európai Unió gazdasági és társadalmi egyenlőtlenségei csökkentését célzó, a Svájci Szövetségi Tanács és a Magyar Kormány között létrejött Svájci-Magyar Együttműködési Program végrehajtásáról szóló Keretmegállapodás kihírdetéséről szóló, 348/2007. (XII. 20.) Korm. rendelet 237/2008. (IX. 26.) Korm. rendelet a Svájci-Magyar Együttműködési Program végrehajtási rendjéről 66/2010. (III. 18.) Korm. rendelet a kibővült Európai Unió gazdasági és társadalmi egyenlőtlenségei csökkentését célzó, a Svájci Szövetségi Tanács és a Magyar Kormány között 2007. december 20-án létrejött Svájci-Magyar Együttműködési Program végrehajtásáról szóló Keretmegállapodás módosításáról szóló levélváltással létrejött egyezmény kihirdetéséről 18/2010. (IV. 9.) KüM határozat a kibővült Európai Unió gazdasági és társadalmi egyenlőtlenségei csökkentését célzó, a Svájci Szövetségi Tanács és a Magyar Kormány között 2007. december 20-án létrejött Svájci-Magyar Együttműködési Program végrehajtásáról szóló Keretmegállapodás módosításáról szóló levélváltással létrejött egyezmény kihirdetéséről szóló 66/2010. (III. 18.) Korm. rendelet 2. és 3. §-ainak hatálybalépéséről

13



BESZÁMOLÁSI KÖTELEZETTSÉG ÉS KIFIZETÉSEK A Projekt Végrehajtó köteles a Közreműködő Szervezetet részletesen tájékoztatni a Projekt megvalósulásáról. Ennek érdekében köteles az NKE által meghatározott formátumban Időközi projektjelentés(eke)t, Éves projektjelentés(eke)t, valamint Projektzáró jelentést készíteni. A jelentéstételi kötelezettség kezdő időpontja a Projekt Megállapodás hatálybalépésének időpontja. Az időközi projektjelentéseket a Projekt Megállapodásban meghatározott végrehajtási ütemezésnek megfelelően kell elkészíteni, és a jelentések legalább hathavonta esedékesek. Az időközi projektjelentés benyújtásának határideje legkésőbb a végrehajtási ütemezés szerinti beszámolási időszakot követő 30. nap. Az éves projektjelentés benyújtásának határideje a beszámolási időszakot követő 30. nap. A projektzáró jelentést benyújtásának határideje a projekttevékenység befejezését követő 60. napon. A beszámolók a projekt időszaka alatt utólagosan kerülnek ellenőrzésre, ezért a Projekt Végrehajtót anyagi felelősség terheli a felhasznált eszközöknek a szerződéses és a jogszabályi előírások szerinti felhasználásában! Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a pénzügyi táblázatok folyamatos és rendszeres vezetése a projektmegvalósítás időszakában jelentősen megkönnyíti a jelentések elkészítését. A projektjelentéseket alátámasztó Számlaösszesítőt (ld. 5. melléklet) forintban kell elkészíteni. A kifizetési kérelmen a projektjelentés formanyomtatványból származtatott forintösszeget kell feltüntetni.

1. KIFIZETÉSEK Az előleg kifizetése, a köztes kifizetés(ek) és a végső kifizetés forintban történik. A kifizetés kérelmezésének bizonylata: a kifizetési kérelem, melyet a Végrehajtási Megállapodás IX. mellékletében található minta alapján kell kiállítani. A kifizetések a Végrehajtási Megállapodás részét képező pénzügyi azonosító űrlapon (a Végrehajtási Megállapodás IX. melléklet) megadott elkülönített bankszámlára történnek (bankszámlaszám 3x8 számjeggyel). A bankszámlaszámmal kapcsolatos bármilyen változást a Közreműködő Szervezet számára haladéktalanul jelezni kell (ld.: Projetkvégrehajtási Útmutató Végrehajtási Megállapodás módosítása fejezet). A támogatás folyósításának feltétele, hogy a Projekt Végrehajtónak a kifizetési kérelem benyújtásakor, illetve a kifizetés teljesítésekor ne legyen köztartozása. Amennyiben a Közreműködő Szervezet 14



tudomást szerez arról, hogy a Projekt Végrehajtónak köztartozása van, a kifizetés felfüggesztésre kerül, amíg a Projekt Végrehajtó nem igazolja köztartozás mentességét. Konzorcium, illetve partnerség esetén a Közreműködő Szervezet kizárólag a konzorciumvezető /vezető partner által benyújtott projektjelentést, kifizetési igényt fogad el, és az igényelt támogatást a konzorciumvezető/vezető partner részére teljesíti. A partnerekkel/konzorciumi tagokkal történő elszámolás nyomon követéséhez a számlaösszesítő (és egyéb összesítő táblák) „ utalás a partnereknek” elnevezésű munkafüzetet kell kitölteni és az aktuális időközi projektjelentéshez benyújtani. 1.1 Előleg Az előleg mértékét a Végrehajtási Megállapodás 5.2. pontja szabályozza. Benyújtandó dokumentumok: Az előleg kifizetésének feltétele a Végrehajtási Megállapodás aláírása. -

a kitöltött kifizetési kérelem (Végrehajtási Megállapodás IX. melléklete szerint),

-

adott esetben a XI. melléklet szerinti pénzügyi biztosíték ,

-

igazolás a köztartozás mentességről,

-

Amennyiben a társfinanszírozás önerő: az eredeti bankkivonat (vagy bank által hitelesített példány) az előlegként kiutalandó támogatási összeggel arányos önerő rendelkezésre állásáról. (bank által adott nyilatkozatot/igazolást nem fogadunk el!)

-

Az előzőekben felsorolt dokumentumokat a KÖZREMŰKÖDŐ SZERVEZET nevére kell kiállítani, és részére kell megküldeni.

Kifizetés: Az előleg kifizetése a dokumentumok Közreműködő Szervezet általi jóváhagyását követő 15 munkanapon belül történik meg. 1.2 Közbenső kifizetés(ek) A benyújtandó dokumentumokat a Végrehajtási Megállapodás III. mellékletében található Projekt végrehajtási ütemezésnek megfelelő beszámolási időszakokra kell elkészíteni. Az időközi projektjelentés benyújtásának határideje a Közreműködő Szervezet címére legkésőbb a végrehajtási ütemezés szerinti beszámolási időszakot követő 30. nap. Benyújtandó dokumentumok: -

Időközi projektjelentés nyomtatvány (angol nyelven szükséges kitölteni)

-

Költségek igazolására szolgáló dokumentumok cégszerű aláírással hitelesített másolat,

-

Számlaösszesítő (egyéb összesítő táblák),

-

Kamatösszesítő (az előlegen felmerült kamat összegéről),

-


Az időközi jelentés elfogadását követően: -

Igazolások a köztartozás mentességről

15



Az időközi projektjelentések előzetes ellenőrzését a Közreműködő Szervezet 30 napon belül végzi. Minden jelentés kapcsán a Közreműködő Szervezet egy alkalommal biztosít lehetőséget hiánypótlásra. A hiánypótlás megküldésére a Projekt Végrehajtónak a hiánypótlásra felszólító levél kézhez vételétől 15 nap áll rendelkezésére. A jelentés elfogadásáról a Közreműködő Szervezet értesíti a Projekt Végrehajtót, és egyben felszólítja a köztartozás mentesség vonatkozásában az igazolások megküldésére. Amennyiben a időközi projektjelentéssel kapcsolatban hiánypótlás merül fel, amely kizárólag egyes számlákhoz kapcsolódik, és a hiánypótlás nem érkezik meg határidőre, vagy a hiánypótlás ellenére sem befogadhatóak a kérdéses tételek, akkor a hiánypótlással nem érintett tételek kifizetésre kerülnek, míg a hiánypótlandó bizonylatok kifizetését a Közreműködő Szervezet felfüggeszti, és azok a következő projektjelentéssel kerülnek majd rendezésre, amennyiben addig a hiánypótlás megtörténik. Kifizetés: A köztes kifizetés attól számított 15 munkanapon belül esedékes, hogy a Közreműködő Szervezet az időközi projektjelentést jóváhagyta és a Projekt Végrehajtó kifizetési igénye és igazolása a köztartozás mentességről a Közreműködő Szervezethez megérkezett. Az utolsó időközi jelentés esetében a kifizetésre csak a projektzáró jelentés benyújtása és ellenőrzése után kerül sor. A Közreműködő Szervezet a teljes támogatás 5%-át a projektzáró jelentés és a végső pénzügyi audit elfogadásáig visszatart. 1.3 Végső kifizetés A Projektzáró jelentés az utolsó Időközi projektjelentéssel és a végső pénzügyi jelentéssel képezi a végső kifizetés alapját. A Projektzáró jelentés benyújtásának határideje legkésőbb a projekttevékenység befejezését követő 60. nap. Benyújtandó dokumentumok: -

Utolsó időközi projektjelentés másolata (ld: 1.2 közbenső kifizetés)

-

Projektzáró jelentés nyomtatvány (angol nyelven szükséges kitölteni)

-

Audit jelentés (Projekt Megállapodásban meghatározott időpontokban, a 8. melléklet szerint),

-


Az utolsó időközi jelentés elfogadását követően: -

Igazolások a köztartozás mentességről

A jelentés elfogadásáról a Közreműködő Szervezet értesíti a Projekt Végrehajtót, és egyben felszólítja a köztartozás mentesség vonatkozásában az igazolások megküldésére. Kifizetés: A végső kifizetés attól számított 15 munkanapon belül esedékes, amikor a Közreműködő Szervezet a Projektzáró jelentést jóváhagyta és a Projekt Végrehajtó igazolása a köztartozás mentességről a Közreműködő Szervezethez megérkezett. .

16



2. JELENTÉSEK 2.1 Időközi projektjelentések Az időközi projektjelentést (ill. annak hiánypótlását) az alábbi példányokban kell benyújtani:

Dokumentum Időközi projektjelentés nyomtatvány (mellékletek) Számlaösszesítő (egyéb összesítő táblák) Kamatösszesítő Számlák és alátámasztó bizonylatok Kifizetést igazoló bizonylatok Fizetési kérelem Köztartozás mentességet igazoló dokumentumok

1. Eredeti példány

A helyszíni ellenőrzés alkalmával kerülnek megtekintésre

2. KÖZREMŰKÖDŐ SZERVEZET példánya

2. KÖZREMŰKÖDŐ 4. SZERVEZET Elektronikusan példánya

Eredeti példány

Másolat

Eredeti példány

-

Eredeti példány

-

-

Cégszerű aláírással hitelesített másolatok

-

Cégszerű aláírással hitelesített másolatok Eredeti példány Eredeti példány

-

-

A dokumentumokat a konzorcium/partnerek esetében is a konzorciumvezető/ vezető partner köteles összegyűjteni és benyújtani. A csatolandó számlákat és alátámasztó bizonylatokat kérjük, a Számlaösszesítőben megadott sorrendnek megfelelően rendezni. A számlák vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok (pl. bérjegyzék) eredeti példányát kérjük záradékolni az alábbi elemek rávezetésével (ezen adatokat tartalmazó matrica használata nem elfogadható): a számla sorszáma (számlaösszesítő alapján) Svájci Hozzájárulás; Végrehajtási Megállapodás száma; a beszámolás időszak száma; az elszámolni kívánt összeg (amennyiben nem a számla teljes összege kerül elszámolásra)

17



Az eredeti záradékolt példányról kérünk másolatot készíteni, és ezt a másolatot szükséges hitelesíteni „az eredetivel mindemben megegyező másolat” felirattal vagy bélyegzővel és a szervezet hivatalos képviselőjének/meghatalmazottjának (meghatalmazás csatolása) cégszerű aláírásával. A másolaton minden adat jól olvasható, beazonosítható legyen. Minden benyújtásra kerülő dokumentumot cégszerűen hitelesíteni szükséges. 1. Számlák és alátámasztó bizonylatok A számlák és a számlákat helyettesítő bizonylatok akkor számolhatók el a projekt keretében, ha –

–

– – –

– –

– –

megfelelnek a nemzeti jogszabályok által előírt követelményeknek, különösen a magyar Projekt Végrehajtó vonatkozásában: az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvénynek, valamint a számvitelről szóló 2000. évi C. törvénynek; megfelelnek a pályázati kiírás pénzügyi előírásainak és feltételeinek: csak a pályázat tartalmával összhangban kötött vállalkozói szerződések, megrendelések alapján kiállított számlák fogadhatók el, amelyek igazodnak a szerződés mellékletében szereplő költségvetéshez; megfelelnek az útmutatók előírásainak; megfelelnek a költségvetésben meghatározott keretösszegnek: a számlák elszámolható összege és részösszege nem haladhatja meg a költségvetésben meghatározott kereteket; megfelelnek a józan pénzügyi gazdálkodás elveinek, különösen az ár-érték arány, valamint a költséghatékonyság elvének, és a számlával igazolt költségek a projekt megvalósításához nélkülözhetetlenek; a szakmai teljesítésigazoló a költséget a Projektjelentés részeként szakmailag jóváhagyta; A számlán vevőként a Projekt Végrehajtó (Partner/ Konzorciumi tag) pontos neve szerepel, vevő címeként a Végrehajtási Megállapodásban a Projekt Végrehajtó által megadott pontos cím (kivéve egyes eseteket: pl: külföldi szakértők repülőjegy vásárlása); a számla kiállítója megegyezik a csatolt vállalkozási, kivitelezői, szállítói szerződésben feltüntetettel; a számlák kiállítási, teljesítési dátuma, valamint a pénzügyi teljesítés dátuma a Végrehajtási Megállapodás 3.2. és 3.3. pontjaiban meghatározott időpontok közé esik.

Devizaszámlák esetében a devizaösszegek átszámítása forintra a számla pénzügyi teljesítésének napján az MNB által közétett árfolyamon történik. A számlák másolatán fel kell tüntetni az alkalmazott átváltási árfolyamot és az elszámolni kívánt forintösszeget is. Angol nyelvű számlák, ill. dokumentumok kivételével a számlákról és a csatolt dokumentumokról fordítást kell mellékelni. Előlegszámla az elszámolás részeként csak a hozzá kapcsolódó pénzügyileg rendezett végszámlával együtt számolható el. Minden eredeti számlát a 2.1 pontban megadott kötelező elemek feltüntetésével záradékolni kell. Csak kifizetett számlák kerülhetnek be a jelentésbe, és a pénzügyi teljesítés dátuma határozza meg, hogy az adott számla melyik jelentéstételi időszakba sorolható be. A költségek felmerülését és projekthez való kapcsolódását a számlákhoz mellékelt egyéb dokumentumok igazolják, ezért a számlák mellékleteként szerepelniük kell a hozzájuk tartozó alátámasztó bizonylatoknak, melyek elsősorban az alábbiak: 18



Kifizetést igazoló bizonylatok az alábbiak lehetnek: készpénzben történő kifizetés esetén a kiadási pénztárbizonylat és a kivétet alátámasztó bankszámlakivonatot; átutalással kiegyenlített számláknál a kapcsolódó bankszámlakivonat. A kapcsolódó kivonat azon részét kell csatolni, amely tartalmazza az intézmény számlaazonosító adatait, a kivonat sorszámát és dátumát, és az adott tételre vonatkozó terhelési értesítő részt, illetve a nyitó és záró egyenleget. Csoportos utalás esetén a GIRO bizonylatok benyújtása is szükséges. Alapvetően a számla pénzügyi teljesítésének dátuma dönti el, hogy adott számla mely beszámolási periódusban számolható el. Amennyiben az átutalás a periódusban megtörtént, de a bankszámlakivonat az átutalásról a beszámoló benyújtásáig még nem érkezett be, a költséget az adott időszakban el kell számolni és a kifizetést igazoló bizonylatot a beszámoló Közreműködő Szervezet általi jóváhagyásáig hiánypótlásként be kell nyújtani. Azokban a kivételesen indokolt esetekben, ahol nem a projekt számára elkülönített bankszámláról történt a kifizetés (pl. bérek esetében), a legközelebbi beszámolóhoz szükséges csatolni azokat a bankszámlakivonatokat, melyek igazolják, hogy a fent említett kifizetések az elkülönített számláról visszavezetésre kerültek arra a számlára ahonnan a kifizetés történt. Szerződések: Amennyiben több perióduson keresztül és/vagy több számla kapcsolódik a szerződéshez, kérjük a szerződéseket külön lefűzve benyújtani. Amennyiben egy számla tartozik a szerződéshez, akkor kérjük a szerződést az adott számla mellékleteként szerepeltetni. A szerződéseket elegendő egyszer benyújtani, a későbbi beszámolókban azonban hivatkozni szükséges rájuk és a szerződésmódosításokat be kell csatolni. A szerződés szövege tartalmazzon egyértelmű utalást a projekthez való kapcsolódás tekintetében. Teljesítésigazolás: a számlákkal igazolt költségek jogosultságát tanúsító Projekt Végrehajtó által kiállított és aláírt elfogadó nyilatkozat Az igazolást alátámasztó dokumentumok különösen (amennyiben releváns) •

átadás-átvételi jegyzőkönyv

•

műszaki ellenőri igazolás.

•

szállítólevél,

•

műszaki teljesítést igazoló nyilatkozat,

•

üzembe helyezési okmányok, stb.

Kis értékű számlák esetén (50.000 forintot meg nem haladó érték esetén) a teljesítésigazolás a számlán is szerepelhet.

19



2. Számlaösszesítő (és egyéb összesítő táblák) Az összesítő táblák adatait a Projekt Végrehajtónak a számviteli nyilvántartásában megtalálható, számviteli és adótörvényeknek megfelelő alátámasztó dokumentáció alapján kell összeállítania. A Projekt Végrehajtó helyszíni ellenőrzés alkalmával köteles az alátámasztó dokumentáció megtekinthetőségéről gondoskodni (Végrehajtási Megállapodás Általános szerződéses feltételek 4 (6)). Jelen Útmutató 5. sz. mellékletében megadott formátumokat kell használni. A Számlaösszesítő tartalmazza az adott beszámolási periódusban pénzügyileg teljesített számlák vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok, valamint a költség felmerülésének jogosságát alátámasztó bizonylatok összesítését havi lebontásban, tevékenységek és költségsorok szerint. A Számlaösszesítőben a számlák vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok, valamint a költség felmerülésének jogosságát alátámasztó bizonylatok sorszámozása az egyes tevékenységek és az egyes beszámolók között is folyamatos legyen, mely sorszámokat kérjük rávezetni a számlák vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok, valamint a költség felmerülésének jogosságát alátámasztó bizonylatok másolataira is. A pénzügyi jelentésben szereplő összetartozó dokumentumokat kérjük együtt kezelni (pl.: Számlaösszesítőn az 1. sorszámú számlához vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylathoz tartozó, a költség felmerülésének jogosságát alátámasztó dokumentumokat kérjük 1/a, 1/b, stb. jelölni). A Számlaösszesítőt forintban kell feltölteni. A Számlaösszesítőben az elszámolható költséget meg kell bontani támogatás és önerő részekre. A konzorciumi tagok vagy egy Számlaösszesítő táblázatban összesítik az adatokat vagy külön-külön Számlaösszesítőt töltenek ki, melyet a vezető partner/konzorcium vezetője gyűjt össze, és az időközi projektjelentéssel együtt juttatja el a Közreműködő Szervezethez. Egyéb összesítő táblát kell feltölteni a bérek és járulékok, ill. az általános működési költségek vonatkozásában a 6. mellékletben megadott mintákat használva. Ezen összesítő táblák havi összegző sorai kerülnek átvezetésre a Számlaösszesítő táblázatba. 3. Kamatösszesítő A Projekt Végrehajtó részére átutalt előleg leköthető, de a betéti, ill. látraszóló kamatokkal el kell számolni. A könyvelésben az előlegen keletkezett kamatot külön is részletezni kell. A keletkező kamatnyereség kizárólag a projekt céljaira használható fel, és csak a NKE előzetes engedélyével, de a jóváhagyott kamat-felhasználást is bizonylatokkal kell alátámasztani Amennyiben a kamat-felhasználás engedélyeztetése nem történik meg, a kamatot az utolsó Számlaösszesítőben negatív előjellel, korrekciós tételként kell szerepeltetni. 4. Időközi projektjelentés nyomtatvány Formátuma megtalálható jelen útmutató 2. sz. mellékletében. Minden jelentéshez a Projekt Végrehajtó egy testreszabott nyomtatványt kap, melyet a Közreműködő szervezet küld meg a részére, legkésőbb a jelentéstételi időszak lejárta előtt 15 nappal, azonban kizárólag a korábbi jelentés jóváhagyását követően. A nyomtatványon kizárólag a világos sárga cellákat kell adattal feltölteni. 20



Az összefoglalót angol nyelven kell elkészíteni a projekt-előrehaladásról:. - az egyes projektkomponensek teljesüléséről különös tekintettel az indikátorok alakulására, - a közbeszerzésekről, - és a nyilvánosságról kell számot adni benne. A projektjelentéshez mellékletként csatolják a megvalósítással összefüggő, azt alátámasztó dokumentációt (minden, a nyilvánossággal kapcsolatos dokumentáció, tájékoztató tábla, poszter, sajtóközlemény, kiadvány, szórólap, weblap, egyéb eredmények és tevékenység dokumentációja stb.). 5. Kifizetési kérelem Minden adatát ki kell tölteni az adott időszakra vonatkozó adatokkal és a Végrehajtási Megállapodásnak megfelelően alá kell írni. A kifizetési kérelmen szereplő forintösszeg meg kell egyezzen a időközi projektjelentés 1.18. cella értékével Konzorcium és több partner esetén a Közreműködő Szervezet kizárólag a konzorciumvezető /vezető partner által benyújtott kifizetési igényt fogad el, és az igényelt támogatást a vezető konzorciumvezető /partner részére teljesíti. 2.2 Éves projektjelentés A Projekt Végrehajtó a naptári év szerint tizenkét havonta éves projektjelentést készít, amelyhez nem kapcsolódik kifizetés. Éves Projektjelentést angol nyelven kell elkészíteni. Az Éves Projektjelentéshez az alábbi dokumentumokat kell benyújtani:

Dokumentum

1. KÖZREMŰKÖDŐ SZERVEZET példánya

Éves projektjelentés Eredeti példány formanyomtatvány (angol nyelvű)

2. KÖZREMŰKÖDŐ 3. SZERVEZET Elektronikusan példánya Másolat

Az Éves Projektjelentés (3. melléklet szerint) tartalmazza a: • • •

• •

a projekt pénzügyi előrehaladásának összesített adatait a jelentési időszakra vonatkozóan, valamint a kötelezettségvállalás időpontjától a jelentési időszak végpontjáig kumuláltan is, a végrehajtási ütemtervhez mért fizikai és pénzügyi előrehaladást, az aktuális és tervezett kiadások összehasonlítását, a végrehajtási ütemtervtől való eltéréseket, ezek okait, illetve az új/módosított ütemtervet, a projekt előrehaladására gyakorolt lehetséges hatásait, valamint a projekt ütemterv szerinti eredményes megvalósítást veszélyeztető tényezők kiküszöbölésére tervezett intézkedések leírását, a mennyiségi célok, illetve ahol lehetséges a végeredmény-indikátorokhoz mért előrehaladás elemzését, a projekt jellegétől függően a pályázati felhívásban rögzített, kapcsolódó horizontális elvek teljesülésének, részletes ismertetését, 21


• •


a projekt lebonyolítását befolyásoló - az újonnan fölmerült és a korábban már azonosított kockázatokat és a kezelésükre tervezett korrekciós intézkedések leírását. Indikátorok teljesülését.

2.3 Projektzáró jelentés A Projektzáró jelentésben a Projektgazdának összefoglalást kell adni a projekt megvalósítási időszakában végzett projekt-tevékenységekről, a horizontális témákról és a tervezett költségvetéshez képest felhasznált támogatás és társfinanszírozás, valamint önerő összegéről. A projektzáró jelentéshez az alábbi dokumentumokat kell benyújtani:

Dokumentum

1.. KÖZREMŰKÖDŐ SZERVEZET példánya

2. KÖZREMŰKÖDŐ 3. SZERVEZET Elektronikusan példánya

Projektzáró jelentés Eredeti példány formanyomtatvány (angol nyelvű)

Másolat

Auditjelentés

-

Eredeti példány

-

1. Projektzáró jelentés A Projektzáró jelentés (4. melléklet szerint ) tartalmazza: a. a pályázatban és a Projekt Megállapodásban és/vagy a Végrehajtási Megállapodásban foglalt átfogó célokhoz mért eredményeket, b. a célzott eredményekhez, hatásokhoz és átfogó célokhoz mért végeredmények és hatások elemzése, c. a pályázati felhívásban rögzített, kapcsolódó horizontális elvek teljesülését, d. az eredmények fenntarthatóságának elemzését, e. a végrehajtás során szerzett és a jövőben hasznosítható tapasztalatokat, f. a projekt utánkövetésére vonatkozó javaslatokat

2.4. Audit jelentés Az audit jelentést a Végrehajtási Megállapodásban foglalt időközönként, az ott meghatározott időtartam vonatkozásában szükséges megküldeni az előírt időszakot követő 60. napig.

22



3.ELSZÁMOLHATÓ ÉS NEM ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK Alapszabály: szükséges és közvetlenül a projekt végrehajtásához kapcsolódó, továbbá az elszámolhatóság periódusába eső a Projekt Végrehajtónál keletkezett arányos költségek az elszámolhatóak. Az egyéb járulékok, adók, díjak, különösen a direkt adók és a társadalombiztosítás alrendszereibe befizetett, a béreket terhelő hozzájárulások akkor számolhatóak el, ha közvetlenül és feltétlenül a Projekt Végrehajtót terhelik. Az elszámolhatóság kezdő napja (amennyiben a Projekt Megállapodás egy későbbi napról nem rendelkezik) a Projekt Megállapodás minden érintett általi aláírásának napja. Az elszámolhatóság utolsó napja (a beszámolási, az audit és az értékelés költségeit kivéve) a Projekt Megállapodásban rögzítésre kerül. A beszámolási, az audit és az értékelési költségek esetén az elszámolhatóság utolsó napja a projekt tervezett befejezését követő 12 hónap (legkésőbb 2017. június 14.). Ez az utolsó nap, amikor a számlák vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok kifizetésére sor kerülhet. A Projekt teljesítése során létrejött dolgok, illetve beszerzett eszközök, valamint az azokkal kapcsolatos jelentések, és egyéb dokumentumok tulajdonjoga a Projekt Végrehajtót illeti ellenkező kikötés hiányában. Projekt Végrehajtó a Támogatási ajánlat és a Szerződés Különös Feltételei szerint, a projekt céljainak figyelembentartásával kell, hogy jogot szerezzen a Projekt keretében létrejött dolgokon. 3.1 Elszámolható költségtípusok Felhívjuk a figyelmet arra, hogy az elszámolhatósági feltételek prioritási területenként változnak! Ellenőrizze, az adott prioritási területhez tartozó elszámolható költségtípusok listáját. Minden esetben az adott prioritási területhez tartozó „Általános információ és Útmutató” az irányadó az elszámolható költségek vonatkozásában. Jelen felsorolás az adott költségek elszámolásának módjára ad eligazítást. 1) Projektmenedzsment Ha a projekt végrehajtásához olyan új menedzsmentszerkezetet hoznak létre, ahol a munkaerőt kizárólag a projekt irányításának céljából alkalmazzák, az ezzel kapcsolatos költségek elszámolhatók. Ezen költségek között elszámolható pl.: a általános működési költségekből a menedzsmentre felosztható rész, adminisztrációs költség, amennyiben az a projektmenedzsmenthez köthető. Az ilyen típusú költségek elszámolását ld. a kapcsolódó költségtípusoknál (pl. munkabérek, kiküldetés, szolgáltatás) A projektmenedzsment bérköltségére az egyes prioritási területeknél megadott határértékek az irányadóak!

23



2) Általános (üzemi rezsi) költségek Ezen költségek csak abban az esetben számolhatóak el, ha valós kiadáson alapulnak, a kiadások a Svájci Hozzájárulás által finanszírozott projekt végrehajtásához kapcsolódnak, és pro-rata alapján allokálják a projektre egy pontosan megindokolt, alátámasztott, jogos és méltányos módszer alapján. Az olyan költségek számolhatóak itt el, melyek nem kapcsolhatóak teljesen mértékben az adott tevékenységhez (mint pl. közüzemi díjak, takarítás). Amennyiben a projekt megvalósítását közvetetten szolgáló bér-, és személyi jellegű költségeket is (pl. bérszámfejtés) ilyen módon számolják, úgy azok a költségek a személyi jellegű költségsoron nem jelenhetnek meg. Az itt elszámolt költséghez kapcsolódó számlákat, vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatokat, számviteli bizonylatokat, a kifizetést igazoló bizonylatait, egyéb kapcsolódó nyilvántartásokat nem kell csatolni a jelentéshez, de meg kell őrizni azokat a projekt helyszínén történő ellenőrzés esetére. Az elszámolás alapját képező arányszámok meghatározása áttekinthető és követhetőnek kell lennie, ill. meghatározásának módjáról a Projektvégrehajtó nyilatkozni köteles. Csatolandó dokumentumok: - Általános működési költség összesítő (6. melléklet) - Az arányszámok alátámasztását meghatározó belső szabályzat, amennyiben van. 3) Szakmai megvalósítás személyi jellegű költségei Ezen a költségsoron lehet elszámolni minden olyan személyi jellegű költség, amely a projekt szakmai megvalósításával és felügyeletével kapcsolatban merül fel. A projektmenedzsment bérköltsége a projektmenedzsment soron kerülhet elszámolásra. Személyi kiadás csak abban az esetben számolhatóak el, amennyiben az alábbi kritériumok mindegyike teljesül: teljes mértékben a Projekt Végrehajtónál merülnek fel; közvetlenül a projekt megvalósításához kapcsolódnak, és a projekt megvalósításában részt vevő munkatársak személy szerint és kifejezetten a projekt megvalósítására kijelölésre kerülnek. Egyéb járulékok, adók vagy díjak, elsősorban a közvetlen adók és a munkabéreket terhelő járulékok és hozzájárulások csak abban az esetben tekinthetők elszámolható költségnek, ha azok közvetlenül és feltétlenül a Projekt Végrehajtót terhelik. Munkabérek/ megbízás díjak A személy jellegű költségek alapja munkaszerződés, kinevezés, megbízási szerződés, célfeladat kiírás lehet. Amennyiben a munkavállaló munkaidejének csak egy részében foglalkozik a projekttel, a munkabérének az arányos része számolható el. Nem elszámolható a jutalom. 24



A magyar központi kormányzat (azaz a magyar központi költségvetésben nevesített központi közigazgatási szervek) személyzeti költségei nem elszámolhatóak! Egyéb juttatások között a vonatkozó Törvény által előírt kötelezően adandó és a vonatkozó belső szabályzat által biztosított adómentes juttatások, az adómentesen adható juttatások jogszabályi keretösszege erejéig számolhatóak el. A költségek felmerülését a Projekt Végrehajtónak meghatározott számviteli bizonylatokkal, dokumentummal kell igazolnia. Csatolandó dokumentumok: –

–

–

–

– –

– –

6. melléklet szerinti összesítő tábla kitöltése Munkaszerződés/megbízási szerződés: a költség első felmerülését követő kifizetés szerinti periódushoz szükséges benyújtani egyszeri alkalommal, a további jelentések benyújtásakor elegendő a számlaösszesítő megfelelő oszlopában hivatkozni a szerződésre, továbbá a módosításokat tartalmazó új szerződéseket a kapcsolódó kifizetések szerinti periódushoz kell benyújtani, és a továbbiakban az újabb jelentések benyújtásakor elegendő a számlaösszesítő megfelelő oszlopában hivatkozni a szerződésmódosításra. Munkaköri leírás, mely tartalmazza a projekttel kapcsolatos tevékenységeket. Amennyiben a munkatárs már a projekt megkezdése előtt is munkaviszonyban állt a Projekt Végrehajtóval és projektbeli feladatai a korábban megállapított munkaidejében végzi el, akkor meglévő munkaszerződést és munkaköri leírást ki kell egészíteni a projektbeli feladatok leírásával. A munkaköri leírást is az első releváns időközi jelentéshez csatolva kell megküldeni, a további jelentések benyújtásakor csak a módosítást kell csatolni. Ha nem a teljes bérköltség kerül elszámolásra, akkor a szerződésben/munkaköri leírásban/teljesítésigazoláson meghatározott munkaidő-arány alapján kell kiszámítani az elszámolható összeget; Amennyiben a Projekt Végrehajtónál bérszámfejtő rendszer működik: bérszámfejtő lapok, amennyiben kézi számfejtés történik: bérjegyzék/fizetési jegyzék (a jegyzékre kérjük, rávezetni, hogy a Projekt Végrehajtó mennyi bért/megbízási díjat kíván a projekt terhére elszámolni); A szervezet nyilatkozata a munkáltatói és munkavállalói járulékok megfizetéséről; Kifizetés bizonylata mind a nettó bér mind pedig a járulékok átutalásáról (bankszámlakivonat). Összevont utalás esetén nyilatkozat arról, hogy az összevont tétel milyen, az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz. 217/1998. Korm. rend. 10. és 16. információs táblák: a nettó finanszírozású intézmények esetében Teljesítésigazolás megbízási szerződés esetén. Béren kívüli juttatások: (pl. étkezési jegy) esetében kérjük a számla csatolását, a kifizetést igazoló bizonylatot valamint a juttatások átvételét igazoló bizonylatot

Felhívjuk a figyelmet, hogy ha vállalkozói/megbízási szerződés keretében ellátott tevékenység díjának megfizetése számla ellenében történik akkor azt nem a személyi jellegű költségek között kell elszámolni, hanem a Szolgáltatások soron. Utazási és kiküldetési költségek: Az útiköltségek a 2. osztályú tömegközlekedési eszközök igénybevétele alapján, hivatali vagy saját gépkocsi használat esetén a megtett kilométerek alapján a tényleges benzinköltség, vagy az APEH által közzétett elszámolható üzemanyag költség és a kilométerenkénti adómentes térítés figyelembe vételével számolhatóak el. Csatolandó dokumentumok: 25



- Magánszemély tulajdonában lévő gépjármű, szervezet érdekében történő használatának költségei esetén: o kiküldetési rendelvény, kiadási pénztárbizonylat vagy bankszámlakivonat o A kiküldetési rendelvény alapján az APEH által közzétett üzemanyagár és amortizációs költségátalány számolható el. ( http://www.apeh.hu/uzemanyag/uzemanyagarak , http://www.apeh.hu/uzemanyag/fogyaszt_normak/gjnorma.html ) - Szervezet tulajdonában lévő gépjárműhöz kapcsolódó költségek esetén: o Számla, kiadási pénztárbizonylat, útnyilvántartás, gépjármű forgalmi engedély - Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát. Tartalmaznia kell az utazás időpontját, az utazás célját (honnan-hova történt az utazás), felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését, a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát; - Tömegközlekedés költségei esetén: o Kiküldetési rendelvény, menetjegyek, kiadási pénztárbizonylat v. bankszámlakivonat, a kiküldetésre kifizetett összegről . Kiküldetéshez kapcsolódó szállás, étkezés és napidíj: Csatolandó dokumentumok: – – –

–

A kiküldetés szükségességét és a projekthez való kapcsolódását igazoló dokumentumok (pl.: meghívó, kiküldetési rendelvény, agenda, jelenléti ív); Számlák, vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatok (pl. a szállásról, tömegközlekedés/taxi igénybevételéről); Napidíj esetén a teljesítés igazolásával ellátott kiküldetési rendelvény. Napidíjat csak a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő dolgozó élelmezési költségtérítéséről szóló 23/1989 (III.12.) MT rendelet, , valamint a Projekt Végrehajtó belső szabályzata, valamint a mindenkori vonatkozó hazai jogszabályok rendelkezései alapján lehet elszámolni. Pénzügyi rendezés bizonylata.

Külföldi Partner/szakértő Magyarországra történő utazása – partner/szakértő vagy a partner intézmény nevére szóló számla (repülőjegy, vonat) – menetjegy vagy beszállókártya másolata – kifizetési bizonylat – Gépkocsival történő utazás esetén - elszámolás 4) Eszközbeszerzés A projekt megvalósításához elengedhetetlenül szükséges új eszközök (gépek, berendezések, felszerelések) beszerzésének és beüzemelésének a költségei. Csatolandó dokumentumok: – – – – –

Szerződések, megrendelések; Árajánlatok, megrendelő. A Kbt. értékhatárát el nem érő beszerzéseknél a Beszerzési Útmutató szerint; Közbeszerzés dokumentumai, amennyiben a beszerzendő eszköz közbeszerzés-köteles; Számla vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylat; Teljesítést igazoló dokumentumok (pl.: szállítólevél, üzembe helyezési jegyzőkönyv, átadás-átvételi jegyzőkönyv, tárgyi eszköz nyilvántartó karton); 26


-


Kifizetés bizonylat

Ha az eszközöket és felszereléseket nem használják teljes élettartamuk alatt a kutatási projektben, csak a kutatási projekt időtartamának megfelelő – a helyes számviteli gyakorlatnak megfelelően számított – amortizációs költség minősül elszámolható költségnek; Értékcsökkenést csak a nem támogatásból beszerzett, de a projekt megvalósítására igénybevett eszközökre lehet elszámolni és csak a projekt megvalósítási idejére számolható el. Csatolandó dokumentumok: − Az eszköz analitikus nyilvántartó kartonjának a Projekt Végrehajtó által hitelesített másolata; − Az elszámolt értékcsökkenésre vonatkozó főkönyvi feladás, analitika; − Az elszámolási módszert meghatározó számviteli politika, vagy a Projekt Végrehajtó, illetve a partner nyilatkozata, hogy az eszköz teljes futamideje alatt milyen módszer alkalmazásával számolja el az értékcsökkenést, illetve hogy az értékcsökkenés mekkora részét kívánja a projekt terhére elszámolni abban az esetben, ha az eszközöket és a felszereléseket nem használja a projektben teljes élettartamuk alatt; 5) Immateriális javak A tervezet fejlesztésekhez, a koordinációs szervezetek üzemeltetéséhez, valamint turisztikai szolgáltatások nyújtásához szükséges speciális szoftverek beszerzésének költségei (az ár kell, hogy tartalmazza a betanítás költségét is); szellemi terméknek minősülő tanulmányok költségei; bérelt szolgáltatások költségei. Csatolandó dokumentumok: – – – – – -

Szerződések, megrendelések; Árajánlatok, megrendelő. A Kbt. értékhatárát el nem érő beszerzéseknél a Beszerzési Útmutató szerint; Közbeszerzés dokumentumai, amennyiben a beszerzendő szoftver, szellemi termék, igénybevett szolgáltatás közbeszerzés-köteles; Számla vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylat; Teljesítést igazoló dokumentumok (szállítólevél, üzembe helyezési jegyzőkönyv, átadás-átvételi jegyzőkönyv; Kifizetés bizonylata

6) Bankköltség (számlanyitás és –kezelés) Kizárólag az elkülönített bankszámla nyitásának és a számla vezetésének költségei elszámolhatók, abban az esetben, ha ennek megléte a pályázati kiírásban vagy a Svájci-Magyar Együttműködési Program végrehajtási rendjéről szóló 237/2008 (IX. 26.) Kormány rendeletben előírásra került. Nem számolhatók el a pénzügyi tranzakciók díjai, a valuta/deviza átváltási díjak, veszteségek és egyéb kizárólagosan pénzügyi költségek. Kivéve konzorcium/több partner és a Támogatásközvetítők esetében a konzorciumi tagoknak/partnereknek és a Végső Kedvezményezetteknek a támogatás továbbutalásának költsége, Csatolandó dokumentumok: -

Bankszámlakivonat, amely a bankköltséget (nyitás vagy számlavezetés) bank által történő levonását igazolja. 27



7) Szakmai megvalósításhoz kapcsolódó szolgáltatások a, (összes prioritási terület kivéve 4.) Itt számolható el a közjegyzői szaktanácsadás, technikai és pénzügyi szaktanácsadás, közbeszerzéshez kapcsolódó egyes költségek, biztosítás, könyvelés és auditálás költsége. A könyvvizsgálati költségek elszámolhatóságának a feltétele, hogy azokat a Projekt Megállapodás, a Nemzeti Koordinációs Egység vagy (nemzeti) jogszabály írja elő. Amennyiben a számlázott szolgáltatási díj (pl. könyvelés) teljes évre szól akkor csak a számla támogatási időszakra (adott jelentésben a beszámolási időszakra) eső arányos része számolható el. Biztosítás akkor számolható el, amennyiben a projekt keretében vált szükségessé. A biztosítás díja a projekt megvalósítási időszak végéig számolható el és csak abban az esetben, ha a Végrehajtási Megállapodás előírja.. A biztosítás díjáról szóló számlának, vagy egyéb a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylatnak csak a projekt megvalósításával összefüggő része számolható el. b, (4. prioritási terület) Szakmai szolgáltatások Megvalósításhoz kapcsolódó szolgáltatások: A külső, harmadik féltől megrendelt, a támogatott tevékenységekhez közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások igénybevételének költsége számolható el, különösen: szaktanácsadás, szakmai rendezvény szervezése, férőhely-/kapacitásvásárlás, étkezési szolgáltatás, közlekedési/utazási szolgáltatás, anyagjellegű költségek. Egyéb szolgáltatások: Jogi szaktanácsadás, közjegyzői, pénzügyi szaktanácsadás, közbeszerzéshez kapcsolódó egyes költségek, biztosítás, valamint könyvelés és auditálás (könyvvizsgálat) költségei elszámolhatók, amennyiben közvetlenül kapcsolódnak a projekthez és szükségesek a megvalósításhoz. A könyvvizsgálati költségek elszámolhatóságának a feltétele, hogy azokat a Projekt Megállapodás/Végrehajtási Megállapodás, a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség vagy (nemzeti) jogszabály írja elő. Csatolandó dokumentumok: (összes prioritási területre vonatkozik) –

Közbeszerzés dokumentumai;;

– –

Szerződések, megrendelések Árajánlatok, megrendelő. A Kbt. értékhatárát el nem érő beszerzéseknél a Beszerzési Útmutató szerint; Számla, vagy egyéb a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylat; Kifizetés bizonylata; Teljesítést igazoló dokumentumok; Beszámoló az elvégzett szakértői tevékenységről

– – – –

Csatolandó dokumentumok ld. 7. szakmai megvalósításhoz kapcsolódó szolgáltatások Képzéshez kapcsolódó szolgáltatások (csak a 6. prioritás) Ezen a soron számolhatóak el a képzéssel kapcsolatban felmerült szolgáltatások költségei is. Csatolandó dokumentumok ld. 7. szakmai megvalósításhoz kapcsolódó szolgáltatások 28



8) Láthatósághoz (visibility) kapcsolódó szolgáltatások/Nyilvánosság Ezen a soron számolhatóak el a láthatóság/nyilvánosság/PR tevékenységekkel kapcsolatban felmerült szolgáltatások költségei is. A nyilvánosságra vonatkozó szabályozásra a Nyilvánossági útmutató ad iránymutatást. mely elektronikusan elérhető a Nemzeti Koordinációs Egység honlapján: a www.nfu.hu/svajci_hozzajarulas oldalon. A 7.és 8., pont esetében az egyes elszámolható költségekhez benyújtandó teljesítések: Képzés: jelenléti ív, képzése szerződés, oklevél Tanulmány: elektronikus példány Szakértői tevékenység: beszámoló az elvégzett tevékenységről Közbeszerzés: a szakértő által elkészített dokumentáció Könyvvizsgálat/Audit: könyvvizsgálói/Audit jelentés Rendezvény: jelenléti ív, fénykép Nyilvánosság: köteles példány 9) Nyersanyag Ezen a soron számolhatóak el az anyagköltség, a fogyóeszközök és olyan hasonló termékek költségei, amelyek közvetlenül a kutatási tevékenység során merülnek fel. Csatolandó dokumentumok: - Szerződések, megrendelések; - Árajánlatok, megrendelő. A Kbt. értékhatárát el nem érő beszerzéseknél a Beszerzési Útmutató szerint; - Közbeszerzés dokumentumai, amennyiben a nyersanyag közbeszerzés-köteles; - Számla, vagy egyéb a gazdasági eseményt hitelesen dokumentáló bizonylat; - Kifizetés bizonylat; - Teljesítést igazoló dokumentumok; 3.2. Nem elszámolható költségek (minden prioritás) • • • • •

Az elszámolhatósági időszakon kívül felmerült költségek; A magyar központi kormányzat (azaz a magyar központi költségvetésben nevesített központi közigazgatási szervek) személyzeti költségei Földvásárlás, Ingatlanvásárlás; Bútorvásárlás, (a 4. prioritás esetében)

•

Infrastrukturális beruházás (a 4, 5, 7 prioritás esetében);

• • • • • •

Bírságok, kötbér, perköltség és pénzbüntetések; Használt eszközök beszerzése; Más keretből már finanszírozott tételek; Természetbeni hozzájárulás; visszaigényelhető ÁFA pénzügyi tranzakciók díjai (kivéve partnerség és a Támogatásközvetítők esetében a partnereknek és a Végső Kedvezményezetteknek a támogatás továbbutalásának költsége), 29


• • • •


hitelkamat, árfolyamveszteség, valuta/deviza átváltási és egyéb tisztán pénzügyi kiadások. A szokásos piaci értéket meghaladó mértékű költségek.

30



4. ÁFA és egyéb adók Az ÁFA cask akkor elszámolható, ha az, hitelt érdemlően, bizonyosan a Projekt Végrehajtónál merült fel. A Projekt Végrehajtó által a magyar jogszabályok értelmében vissza nem igényelhető ÁFA és minden egyéb illeték és adó, amely végérvényesen a Projektgazdát terheli, elszámolható. A Végrehajtási Megállapodás mellékletét képező ÁFA-nyilatkozat szerint: Amennyiben a Projekt Végrehajtó ÁFA levonására nem jogosult (pl. EVA-alany, tárgyi adómentes tevékenységet végez, alanyi adómentes), a támogatás alapja a projekt bruttó összköltsége. Elszámolható összköltség = bruttó összköltség (nettó összköltség + ÁFA) Ha a Projekt Végrehajtó olyan ÁFA-alany, aki a termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás igénybevétele során az áthárított adót visszaigényelheti, akkor a támogatásra eső ÁFA-t is vissza tudja igényelni. A támogatás alapja a projekt levonható, illetve visszaigényelhető ÁFA nélkül számított összköltsége, azaz a projekt költségvetésében a Projekt Végrehajtó által – az Általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. Törvényben foglaltak alapján – levonható, illetve visszaigényelhető ÁFA az elszámolható költségek között nem szerepeltethető. Elszámolható összköltség = nettó összköltség Ha a Projekt Végrehajtó ÁFA-alany és a Végrehajtási Megállapodáshez kapcsolódóan arányosítással állapítja meg a levonható és le nem vonható ÁFA összegét, akkor az arányosítással korrigált érték számolható el. Ebben az esetben az elszámoláshoz csatolni kell az arányosítás számítását, mely számításnak tartalmaznia kell a tárgyévet is, azaz, hogy mely évre vonatkozik az arányszám. Amennyiben az Általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. Törvény 142§ által előírt fordított adózás alapján a termék beszerzőjeként vagy a szolgáltatás igénybevevőjeként a Projekt Végrehajtó kötelezett az általános forgalmi adó megfizetésére, továbbá e körben áfa levonási joggal nem rendelkezik, akkor elszámolható a támogatás terhére a számlához kapcsolódó adó megfizetése, az azt igazoló bizonylat (bankszámlakivonat) alapján.

31



A támogatott projektek végrehajtásához kapcsolódó fontosabb jogszabályok és dokumentumok listája -

-

2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról 2000. évi C. törvény a számvitelről 1959. évi IV. törvény a Polgári Törvénykönyvről 1992. évi törvény az Államháztartásról 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről és a kapcsolódó kormányrendeletek (bővebben lásd a Közbeszerzési Útmutatóban) 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről a Svájci-Magyar Együttműködési Program végrehajtási rendjéről szóló 237/2008 (IX. 26.) Korm. Rendelet 66/2010. (III. 18.) Korm. rendelet a kibővült Európai Unió gazdasági és társadalmi egyenlőtlenségei csökkentését célzó, a Svájci Szövetségi Tanács és a Magyar Kormány között 2007. december 20-án létrejött Svájci-Magyar Együttműködési Program végrehajtásáról szóló Keretmegállapodás módosításáról szóló levélváltással létrejött egyezmény kihirdetéséről 18/2010. (IV. 9.) KüM határozat a kibővült Európai Unió gazdasági és társadalmi egyenlőtlenségei csökkentését célzó, a Svájci Szövetségi Tanács és a Magyar Kormány között 2007. december 20-án létrejött Svájci-Magyar Együttműködési Program végrehajtásáról szóló Keretmegállapodás módosításáról szóló levélváltással létrejött egyezmény kihirdetéséről szóló 66/2010. (III. 18.) Korm. rendelet 2. és 3. §-ainak hatálybalépéséről

A támogatott projektek végrehajtására vonatkozó az mindenkori Szabályzat és Eljárásrend, valamint az Útmutatók elérhetősége: http://www.nfu.hu/jogszabalyi_hatter

32



Mellékletek

1. melléklet

Végrehajtási Megállapodás módosítás formátuma

2. melléklet

Időközi projektjelentés formanyomtatványa

3. melléklet

Éves projektjelentés formanyomtatványa

4. melléklet

Projektzáró jelentés formanyomtatványa

5. melléklet

Számlaösszesítő formanyomtatványa,

6. melléklet költség)

Egyéb összesítő táblák (bér, általános működési

7. melléklet

Kamatösszesítő

8. melléklet

Scope of Audit

33

PROJEKTVÉGREHAJTÁSI ÚTMUTATÓ 1

Recommend Documents