Projekttervezés Jegyzet

Projekttervezés Jegyzet

Általános áttekintés

Tartalom

A jegyzet célja projektek tervezésével, előkészítésével, az egyes lépések logikai összefüggéseivel összefüggő tapasztalatok átadása, közérthető, a gyakorlatban könnyen alkalmazható módon. A projekt módszer alkalmazása hozzásegítheti a szervezeteket ahhoz, hogy alaposan átgondolják azokat a problémákat, amelyekkel foglalkozni akarnak. A projekt kidolgozása során végig kell gondolni, milyen célokat milyen eszközökkel lehet megvalósítani, milyen erőforrásokkal rendelkezünk a projekt megvalósításához. A problémák logikus elemzése sokszor segít abban. hogy átláthatatlannak, megoldhatatlannak tűnő helyzeteket végiggondoljunk és azokra értelmes megoldásokat találjunk. Meggyőződésünk, hogy minden, több-kevesebb szervezeti rutinnal rendelkező aktivista képes jó és támogatható pályázat írására (és ami ennél is fontosabb: projekt megtervezésére), ha logikusan végigköveti a tervezés egyes lépéseit. Amit tréningünkön leggyakrabban hangoztatunk: a pályázatírás az érvelés tudománya. Érvelni márpedig saját projektje mellett mindenki tud. Hisszük, hogy az alábbi anyag a potenciális pályázók segédeszköze lehet és segítheti őket olyan pályázatok elkészítésében, melyekkel támogatáshoz jutnak.

Mi a projekt?........................................................................................... 3

A jegyzet rövid fejezetei először bemutatják egy adott téma elméletét, majd a gyakorlati alkalmazáshoz adnak segítséget. A fejezetben elemzett témát ezek után bemutatjuk egy kitalált, egyszerű projekt példáján (egy fitnesz-klub létrehozása), majd az olvasó saját projektjén gyakorolhatja a tanultakat.

A projekt tervezés lépései................................................................. 4 Problémák feltárása, helyzetértékelés........................................ 5 A probléma meghatározása és megfogalmazása .................. 6 A célrendszer.......................................................................................... 9 A célcsoport ......................................................................................... 11 Tevékenységek módszerek ............................................................ 13 Ütemterv ............................................................................................... 18 Költségvetés ......................................................................................... 20 Kockázatkezelés................................................................................. 23

Mi a projekt? A projekt fogalma A projekt egy folyamat, amely egy probléma megoldásához szükséges lépések összessége. A projekt fogalma hagyományosan az ipari, fejlesztési (új technológia bevezetése), vagy infrastrukturális (autóutak, vasútvonalak, víz- és gázvezeték építése stb.) területekhez kapcsolódik, de ma már általános használatos az élet más területein is. Projektet azért hajtunk végre, hogy bizonyos célokat érjünk el vele. A projekt kezdetén fennáll egy probléma, amit meg akarunk oldani, a projekt célja ennek a problémának a megoldása. Ahhoz, hogy ezt a célt elérjük, pontosan meg kell határozni a projekt kezdetét és végét, a megvalósításhoz szükséges időt és a szükséges forrásokat (anyagi, emberi erőforrás, pénzügyi készletek és egyéb források).

Költségvetés

Határidő

A projekt a meghatározott cél érdekében végrehajtott tevékenységek sorának leírása, adott költségvetéssel és egy meghatározott időkereten belül. Minden projekt olyan feladat, amely: 1. konkrét célra irányul és 2. adott idő alatt, 3. adott költségvetésből és adott erőforrásokkal kell megvalósítani.

Projekt-cél (eredmény + minőség)

Így minden olyan feladatot, amelyet egy meghatározott idő alatt kell elvégeznünk és tudjuk, hogy mennyi pénz áll a rendelkezésünkre az elvégzéséhez, valamint azt, hogy pontosan mit szeretnénk vele elérni, azt projektnek nevezhetjük. 3

A projekttervezés lépései

Tehát a projekt három mérhető mennyiségi értékkel jellemezhető: • Tartalom (mi történik a projektben • Idő (mennyi idő alatt kell megcsinálni) • Hozzáférhető erőforrások (pénz, szakemberek, stb.)

I. A projekt tervező csapat megszervezése A projektek tervezése és megvalósítása nem egy ember feladata. A tervezés első lépéseként érdemes megkeresni mindazokat az embereket a településen, akiket a projekt bármilyen szempontból érinthet. Minél szélesebb körrel dolgozunk együtt a tervezés és megvalósítás során, annál sikeresebb programokat tudunk megvalósítani. A stratégia kialakításába mindig be kell vonni azokat az embereket, akik a „kulcsemberek” a helyi közösség életében (a célcsoport képviselői, választott vagy kinevezett vezetők, azok az emberek, akiknek véleményükre, szaktudásukra sokat adnak a településen, együttműködő intézmények képviselői stb.)

Ezek kölcsönösen feltételezik egymást: A projekt időtartama a projekt tartalmától és a rendelkezésre álló erőforrásoktól függ. A projekt tartalma ugyanígy a forrástól, a projektre fordítható időtől függ. A projektet az különbözteti meg sok más tevékenységtől, hogy mindig van egy kezdőpontja és egy olyan végpontja, ahol elértünk egy eredményt. A projekt soha nem lehet rutintevékenység, rendszeresen, változatlan formában megismétlődő tevékenység. Azzal, hogy a projektnek egyértelműen kijelölhető végpontja van (azaz amikor eléri célját), el tudjuk kerülni azt a hibát, hogy összetévesszük a projektet például intézmények mindennapi működtetésével. Például egy foglalkozatási programban egy faüzem létrehozása projekt, hiszen kezdetben ez hiányzott, a projekt eredménye pedig az üzem létrehozása és működésének megszervezése. Ezzel szemben az üzem folyamatos működtetése már nem projekt, mert nincs egy olyan körülhatárolható probléma, amit egy adott idő alatt megoldanánk egy adott eredmény elérésével. Ez a kérdés korántsem csupán elméleti jellegű, hiszen a legtöbb pályázati forrás projekteket finanszíroz és nem működést, vagy önmagában (tevékenység nélküli) beruházást. Ha tehát sikeres pályázatot akarunk írni, projektek megvalósítására kell törekednünk.

II. Helyzetfelmérés, szükségletfeltárás A felmérés során megismerjük a településen felmerülő problémákat és a célcsoport fő igényeit, szükségleteit. Akkor lehet a leghatékonyabb és legsikeresebb projektet megvalósítani, ha az a célcsoport valós szükségleteire reagál. Azokat a programokat, amelyek csak feltételezéseken alapulnak, vagy csak azokat a szükségleteket elégítik ki, amelyekkel szerintünk a célcsoportnak rendelkeznie kellene, nagy valószínűséggel a résztvevők érdektelensége fogja kísérni. III. Problémaelemzés, feladattervezés A helyzetfelmérés során feltárt problémákat elemezve fogjuk látni azokat az ügyeket, amelyekkel az adott településen foglalkozni kell. Ezek közül választunk ki egyet, ami a projektünk kiindulópontja lesz és meghatározza az elérendő célt. A problémához és a célhoz megfelelő eszközöket, tevékenységeket és módszereket tervezünk. IV. Ütemterv és költségvetés Ha már részletesen látjuk, hogy milyen feladatokat kell a projektben megvalósítani, hozzáláthatunk ahhoz, hogy alaposan megtervezzük a tevékenységek időkeretét és költségigényét 4

ADATBÁZISOK: Számos helyről gyűjthetünk fontos adatokat projektünkhöz. Egy foglalkoztatási projekthez például szükségünk lesz legalább munkaügyi és települési adatokra. - Munkanélküliségre vonatkozó adatok: Ebben nagy segítséget jelentenek a munkaügyi központok foglalkoztatási és munkanélküliségre vonatkozó adatai (a regisztrált munkanélküliek száma és annak változása, a regisztrált pályakezdő munkanélküliek számat és változása, a munkanélküliségi ráta, a betöltetlen álláshelyek száma stb.) A Munkaerő-piaci prognózisból megtudhatjuk, hogy a megyében mely szakmákra volt és mely szakmákra nincs kereslet a megyében. - A településre vonatkozó adatokat érdemes a KSH (www.ksh.hu) népszámlálási adatai között keresni (pl. férfiak és nők száma, a nemzetiségi adatok, a népesség korcsoportonkéntiösszetétele,aziskolaivégzettségre,alakásokminőségérevonatkozó adatok), ugyanitt találunk adatokat a település ipari, kereskedelmi teljesítményére, lakásállományára, egészségügyi és szociális ellátására, oktatási, közművelődési intézményi ellátottságára vonatkozóan is. A településre vonatkozóan még pontosabb adatokat tudnak adni általában a polgármesteri hivatalok. A KSH adatbázisából nyert adatokat kiegészítve a helyi adatgyűjtésből nyerhető információkkal megkaphatjuk a helyzetfeltárás alapját képző legfontosabb mutatókat.

Problémák feltárása, helyzetértékelés HELYZETFELMÉRÉS Ahogy az előző fejezetben írtuk, egy projekt mindig egy meglevő helyzetből, általában egy problémából indul ki és annak megoldását keresi. Így a projekttervezés első lépése az, hogy alaposan megismerjük azt a problémát, amivel foglalkozni fogunk. Ennek több oka is van. Egyrészt ahhoz, hogy értelmes projektet tudjunk tervezni, magunknak is alaposan ismerni kell a kiinduló helyzetet, a szükségleteket, amire megoldást keresünk. Másrészt a pályázatban meggyőzően be kell tudnunk bizonyítani, hogy a mi projektünk problémája valós és fontos, tehát a projekt indokolt, ezt pedig csak konkrét tényekkel és adatokkal tudjuk alátámasztani. A legtöbb pályázatban részletes helyzetelemzést, szükségletfelmérést kell végezni. Fontos, hogy ebben ne általánosságokról írjunk, hanem a projekt célterületéről (település, célcsoport) adjunk konkrét információkat. Például egy roma foglalkozatási program esetében nem érdemes a romák általános magyarországi munkaerő-piaci helyzetéről írnunk - ezzel a pályázat bírálói is tisztában vannak -, hanem az adott településen a romák és a munkaerő-piac adottságait írjuk le minél több konkrét adattal, számmal. A bemutatott adatoknak elsősorban azt kell tudni bizonyítani, hogy a projekt indokolt, arra valóban szükség van. Másrészt a projekt elején megadott adatok változása a projekt során mérhetővé teszik, hogy milyen eredményeket értünk el a projekt végére.

ADATGYŰJTÉS Többféle módszerrel gyűjthetjük össze azokat az adatokat, amelyek nem állnak rendelkezésünkre. Ilyen a kérdőíves vizsgálat, az önkormányzatok adatainak feldolgozása, a helyi oktatási intézmények, a családsegítő szolgálat, a falugondnoki szolgálat, a kistérségi menedzser adatainak és információinak összegyűjtése. Az adatgyűjtésen kívül más módszerek is segíthetnek a helyzetfeltárásban. Pl. SWOT analízis, fókuszcsoport módszer, interjúk készítése. Az adatgyűjtésnek soha nem szabad öncélúvá válnia, nem érdemes átesni a ló túlsó oldalára. Már csak azért sem, mert az adatok begyűjtése, rendszerezése és feldolgozása sok munkát, időt és pénzt igényel.

Az első lépés, hogy meghatározzuk a felmérés menetét és módszerét. A megfelelő módszer kiválasztásánál mindig figyelembe kell venni, hogy milyen célból gyűjtünk adatokat, milyen adatok állnak rendelkezésre, és mennyi pénzünk és időnk van a felmérésre. Vannak olyan adatok, amelyeket valaki valahol már felmért, ezeket csak meg kell tudnunk találni adatbázisokban vagy beszerezni adatszolgáltatóktól. Szükségünk lehet azonban olyan adatokra is, amiket nekünk kell összegyűjteni. 5

Hogyan alkalmazzuk

állapotról. Fontos, hogy ezek az információk akkor jelentenek segítséget, ha vagy azt tudjuk segítségükkel bemutatni, hogy egy korábbi állapothoz vagy más közösséghez, településhez képest rosszabb a helyzet. Ugyanis az nem mond önmagában sokat, ha leírjuk, „százból negyven felnőttkorú szenved magas vérnyomástól”, az azonban már konkrétabb, ha leírjuk ezt az adatot és hasonlítjuk mondjuk az országos átlaghoz. Mivel a helyzetfelmérésből az is kiderül, hogy a fitneszklubot elsősorban a fiatalok igénylik, a szükségletfelmérést folytathatjuk azzal, hogy megtudjuk, a többi korosztály részére milyen programokat szervezzünk a fitnesz-klubba. Ezt megtehetjük szintén kérdőíves felméréssel, de összehívhatunk ötletelő csoportokat is a különböző célcsoportok képviselőiből.

A helyzetfeltárásra sokféle módszert alkalmazhatunk, itt néhány példát mutatunk be. A célcsoport helyzetének, igényeinek felmérésére alkalmas a kérdőíves kutatás, a személyes interjúk felvétele. Összehívhatunk csoportos megbeszélést, fórumot a célcsoport képviselőinek részvételével, sőt akár falugyűlést is. A meglevő adatok összegyűjtéséhez böngészhetünk adatbázisokat. Amennyiben különféle szervezetektől (polgármesteri hivatal, családsegítő, iskola, stb.) kérünk adatokat, érdemes jól átgondolni, hogy pontosan milyen adatokra lesz szükségünk és konkrétan megfogalmazott kérdésekkel elindulni, ezzel megkönnyítjük a hivatalnokok dolgát és nagyobb együttműködésre számíthatunk. Egyes adatgyűjtő módszerekhez speciális tudás szükséges (kérdőívszerkesztés, fókuszcsoport vezetés), ehhez kérjük szakember segítségét (a legtöbb uniós pályázatnál lehetőség van a pályázat előkészítés költségeinek elszámolására, használjuk ki ezt a szakértők bevonására).

A probléma meghatározása és megfogalmazása Mi a probléma? A probléma megfogalmazásával meghatározzuk azt a helyzetet, amelyet meg kell változtatni. Azzal, hogy a problémát meghatározzuk és megfogalmazzuk, a projekt tárgya érthetővé válik. A problémának tömören és világosan kell leírnia a helyzetet, hogy a szakterületet nem ismerők számára is érthető legyen. Mivel a kedvezőtlen helyzet megnevezéséről van szó, a probléma megfogalmazása negatív mondat (például „A helyi lakosság megélhetési körülményei rosszak”, „a kirekesztett társadalmi csoportok nem vesznek részt a foglalkoztatásban” vagy „a munkanélkülieknek korlátozott a hozzáférése a vállalkozásfejlesztő forrásokhoz” stb.).

Példa Fitnesz-klub létrehozásának helyzetelemzése A lakosság körében felmérjük, hogy milyen szabadidős tevékenységeket folytatnak és milyen egyéb tevékenységeket szeretnének a településen. Ehhez egy egyszerű kérdőívet szerkesztünk, amellyel felkeressük az összes háztartást. A kapott adatokat összesítjük, megnézzük, hogy melyek a leggyakrabban felmerült ötletek és ezek közül melyik megvalósítását tudja szervezetünk felvállalni. Miután a felmérés eredményeképpen a fitnesz-klub létrehozását választottuk projektünk tárgyának, további adatokat gyűjtünk a lakosság egészségi állapotára vonatkozólag. Ehhez a háziorvosi szolgálattól kérünk névtelen, összesített adatokat a mozgásszegény életmóddal kapcsolatos egészségügyi

A jól meghatározott probléma jellemzői • tömören írja le a megváltoztatandó helyzetet; • meghatározza az érintettek körét; • meghatározza a probléma nagyságrendjét; • rámutat a résztvevők igényeire / céljaira.

6

A projekt céljának meghatározását két lépésben végezhetjük el a legkönnyebben. Az első a problémafa meghatározása, melyben egy egyszerű módszerrel összegyűjthetjük és rendszerezhetjük a célcsoportunk problémáit. A célfa módszer pedig lehetővé teszi, hogy a problémák meghatározását átfordíthassuk a célok megfogalmazásává.

A jól meghatározott probléma: • világos • tömör • teljes A probléma elemzése A világos, tömör és teljes probléma-meghatározás után annak elemzése következik. Célja a probléma megoldhatóságának feltárása. Arra a kérdésre „Milyen úton lehet a leggyorsabban A-ból B-be jutni?”, létezik helyes válasz. Arra a kérdésre: „Hogyan lehet tökéletes társadalmat létrehozni?” azonban nincs helyes válasz.

Problémafa elkészítése A probléma okainak elemzésére a fa módszerét alkalmazzuk. A fa legfelsőbb szintjét az a fő probléma alkotja, melyet az alacsonyabb szinten található okok határoznak meg. A fán egyre lejjebb szereplő okok meghatározzák a fentebbi problémákat. Épp ezért, a probléma elemzésénél a MIÉRT? a fő kérdés. Minden probléma esetében fel lehet és kell tenni a kérdést: Miért? Miért jellemző a magas munkanélküliség? Miért alacsony a szakképzetlenség? Vagy: Miért táplálkoznak egészségtelenül a gyerekek? Miért nincs információik a szülőknek az egészséges táplálkozásról – és így tovább.

A probléma elemzésénél el kell készíteni a problémával összefüggő okok jegyzékét, miközben az alábbi kérdésekre válaszolunk: Mi a probléma? Ez miért probléma? Miért kellene a problémát megoldani? Kié a probléma? A probléma hol fordul elő? A probléma mikor fordul elő? Mi történne, ha ez a probléma nem kerülne megoldásra? Mi a valóságos vagy tényleges probléma? A problémák elemzése – a projekt céljának meghatározása A helyzetfeltárás eredményeképpen látjuk, hogy a településen milyen általános problémák merülnek fel. Ezek a problémák jelenthetik projektünk kiindulópontját. A feltárt problémák azonban gyakran túl általánosak és kevéssé kézzelfoghatóak ahhoz, hogy megoldást lehessen találni rájuk. A problémák elemzésével feltárjuk a problémák okait, rendszerezzük a problémákat és konkrétabban megfogható kisebb problémákra bontjuk azokat. Ehhez nyújt segítséget a problémafa elkészítése. 7

Az okoknak a fa módszerével történő elemzését egy elképzelt kistelepülés foglalkoztatási problémáján mutatjuk be.

Célfa Munkanélküliség csökkentése Gubatanyán

Magas munkanélküliség Gubatanyán

Munkahelyek hiánya

Szakképzetlenség

Hiányos infrastruktúra

Általános iskolai végzettség hiánya

Szakképzési programok hiánya

Szervezés hiánya

Szakképzett munkaerő hiánya

Szakképzettség szintjének emelése

Emberek motiválatlansága

Általános iskolai végzettség megszerzése

Tartós munkanélküliség (több, mint tíz év)

Szakképzési programok indítása

Szakképzési programok megszervezése Reintegrációs programok hiánya

A problémákra reagáló szervezet létrehozása

Hogyan alkalmazzuk:

Elmaradt fejlesztések

Problémafa elkészítése: 1. Gyűjtsük össze a helyzet-meghatározásra támaszkodva a feltárt problémákat. Minden problémát írjunk fel egy kis öntapadós papírra. Ha csoportban dolgozunk, akkor ezt a lépést minden csoporttag külön-külön végezze el. 2. A kis papírokat ragasszuk fel egy táblára. Ne zavarjon bennünket, ha egy probléma többször szerepel. A rendszerezést a következő lépésekben végezzük majd el. 3. Ha minden papírt felragasztottunk nézzük meg, hogy minden ismert probléma szerepel-e a táblán. Ha nem, pótoljuk a hiányzó papírokat. 4. A következő lépésben rendszerezzük a cédulákat. Vegyünk le minden olyan papírt, amelyen ugyanaz a fogalom szerepel. Azokat a problémákat, amelyek csak másként vannak megfogalmazva vonjuk össze egy olyan fogalom alá, amelyet mindenki azonosan értelmez.

Aktív, a problémák megoldását célzó szervezet hiánya

A meghatározott probléma és okainak elemzése a helyzet negatív tényezőinek leírása. Az elemzés alapján megállapítható, mely problémákat szükséges feltétlenül megoldani, melyeket vagyunk mi magunk képesek megoldani, melyek megoldását segítheti a benyújtott pályázat és melyeket szükséges megoldani más partnerekkel együttműködve. A következő lépésként a problémákra megoldást jelentő célokat fogalmazunk meg és ezeket írjuk be a problémák helyére. Így áll össze a célfa. Ezt a feladatot elvégezhetjük a problémafa egészére, vagy – amennyiben a problémafának csak egy részével akarunk foglalkozni - egy kiválasztott ágra. 8

Saját projektre vonatkozó feladat Gondolja végig saját településére a projektjével kapcsolatos problémákat. Elemezze a problémafát és készítsen belőle célfát.

5. Ezután következik a cédulák rendszerezése a tartalom alapján. Vannak olyan problémák, amelyek tartalmuk szerint összekapcsolódnak, egy nagyobb probléma részét alkotják. Ezeket ragasszuk egymás alá úgy, hogy a legáltalánosabb probléma legyen felül, a legkonkrétabb pedig legalul. A rendezést végezzük úgy, hogy az okok kerüljenek alulra és azok a problémák, amelyeket az előbbiek okoznak, felülre. Így a problémafa legaljára a legkonkrétabb és legalapvetőbb problémák fognak kerülni. 6. A különböző problémacsoportokat a táblán tegyük egymás mellé. 7. A papírok ragasztásával egyszerre több alapproblémát fogunk kapni, például a munkanélküliség, az egészségügyi ellátás, az oktatás, a lakhatási helyzet, az infrastrukturális ellátottság mind olyan probléma, amelyek külön csoportokat alkotnak. 8. Ha végeztünk a munkával, megkapjuk a probléma fát. 9. A problémák célokká fogalmazásával megkapjuk a célfát.

A célrendszer A problémától a projektcélig A probléma meghatározása, okainak elemzése, az alternatív megoldások felismerése, az optimális megoldás kiválasztása után a projekt céljának megfogalmazása következik. A cél az, amit a projekt lebonyolításával el kívánunk érni. A cél megfogalmazásakor tehát röviden le kell írni a projekt lebonyolítása után várható helyzetet. Természetesen egy projektnek lehet több célja, ezt ebben az esetben világossá kell tenni, tagolnunk kell a célokat. A projekt céljának megfogalmazása pozitív kicsengésű (például „a kirekesztett társadalmi csoportok oktatáshoz és foglalkoztatáshoz való hozzáállásának megerősítése”, vagy „a munkanélküliek vállalkozását elősegítő támogatások hozzáférhetőségének elősegítése”). Azaz tartalmazza a pozitív változást, azt, hogy mit akarunk elérni. A célok meggyőző leírása a projekt egyik legfontosabb része, itt tudjuk bemutatni, hogy MIÉRT van szükség erre a projektre, milyen problémát fogunk vele megoldani. A célokat határozzuk meg pontosan és reálisan, úgy, hogy látható legyen, a projektben elvégzett feladatok valóban el fogják érni a kitűzött rövidtávú célokat. A célok között vannak olyanok, amelyeket a projekt végére meg fogunk tudni valósítani, ezek a rövid távú vagy konkrét céljaink: azok a célok, amiket ezzel a projekttel el akarunk érni. Vannak olyan célok is, amiket önmagában ezzel a projekttel nem tudunk elérni, olyan nagyobb és hosszabb távon elérhető társadalmi célok, amelyek csak sok, hasonló projekt eredményeképpen lehet megvalósítani, de a mi projektünk is ebbe az irányba mutat. Ezek a hosszú távú vagy általános célok. Ezekhez a mi projektünk valamennyire hozzájárul, de önmagában nem éri el.

Példa Fitnesz-klub problémafája A fiatalok elköltönek a településről Nincsen közösségi élet

Nincsenek értelmes szabadidős programok

Egészségtelen életet élnek az emberek, rossz az életminőség

Nincsenek motiváló, egészséges életmód programok

Nincsen közösségi tér

9

Fontos, hogy a projektünk általános célja összhangban legyen a pályázati kiírás hosszútávú vagy általános céljával. Ha nem így van, akkor nem jó pályázatot választottunk a projektünkhöz. Ügyelni kell arra is, hogy az általános cél illeszkedjen a szervezet alapító okiratában található szervezeti célokhoz. Amennyiben szervezetünknek, vagy a településnek van hosszabb távra szóló stratégiája, az meghatározza az általános célokat. Hogy a hosszútávú célok konkrét, végrehajtható projektekké váljanak mérhető, kézzelfogható – vagy másként: - rövidtávú célokat kell meghatároznunk. A céloknak világosnak, mérhetőnek és projekt keretében reálisan elérhetőeknek kell lenniük. A hosszútávú cél természetesen túlmutat a projekt időkeretén, de a projekt megvalósítása hozzásegít bennünket az általános vagy hosszútávú cél eléréséhez.

A várt (vagy várható) eredmények azt mutatják meg, hogy a projekt célcsoportjaira milyen kedvező hatást fog gyakorolni projektünk Itt azokat a hatásokat kell felsorolni, amelyek nagy valószínűséggel be is következnek projektünk eredményeképpen, és mérhető mutatókat tudunk hozzájuk rendelni. Ennek megfelelően nem szabad olyan hatásokat felsorolni, amelyek nem lesznek számonkérhetőek vagy mérhetőek, mivel a támogató nem tudja ezeket elfogadni vagy mi kerülünk bajba, amikor ezek beteljesüléséről kell majd számot adnunk a projektet lezáró szakmai beszámolóban. Furcsa módon sok projekt esetében sokkal több pozitív hatásról lehet beszélni, mint amennyire maga a pályázó gondol. Vannak olyan közvetett, pozitív hatások, melyek egy másik hatás eredményeképpen működnek. Például, az előbbi projekt példáját továbbgondolva, az anyukák beiskolázásának, továbbképzésének lehet közvetett eredménye, hogy a gyerekek is rendszeresebben járnak iskolába, jobb eredményeket érnek el.

Konkrét vagy rövidtávú célok A konkrét célt legkönnyebben úgy tudjuk megragadni, ha magának a projektünknek a célját fogalmazzuk meg. Azaz: Mi az a konkrét probléma, ami ellen projektünk fellép, pontosan mit akarunk elérni a projektünkkel. Ezt azonban nem szabad összekeverni a számszerű, projekt keretében létrejövő egyes eredményekkel, tevékenységekkel vagy várt hatásokkal. Például az előző fejezet problémafájából kiindulva: projektünk hosszútávú, vagy általános célja lehet a szakképzettség szintjének növelése, ezt a célt egy projekttel nem fogjuk elérni, de hozzájárulhat a probléma megoldásához. Konkrét célunk lehet például a fiatal roma nők (célcsoport) szakképzettségének emelése (cél), így a foglalkoztathatóságuk növelése (hatás) varrótanfolyam szervezésével (eszköz). Ahogy az általános célnál ügyelnünk kell arra, hogy az párhuzamban legyen a szervezeti célokkal, úgy a konkrét célokat érdemes összevetni a szervezet alapító okiratában megjelölt tevékenységekkel.

Hogyan alkalmazzuk A tervezés egyik legfontosabb lépéseként, a problémaelemzés után, gondoljuk végig a projekt céljait és az eredményeket, amiket el akarunk érni. Később, az eredmények és a hatások mérését akkor érdemes átgondolni, amikor a projektterv nagyjából összeállt. A célok, eredmények, hatások és ezek mérésének tervezését segíti az alábbi táblázat:

10

ÁLTALÁNOS CÉLOK Hosszabb távú hatások eléréséhez a projekt hozzájárul. Egy projekt önmagában nem valósít meg egy átfogó célt. Más projektek céljaikkal ugyancsak hozzájárulnak az általános cél eléréséhez.

MÉRÉSE Hosszú távú következmények hatásait számszerűen mérő mutatók. E következmények túlmutatnak a projekt közvetlen hatásain.

A PROJEKT KONKRÉT CÉLJA Leírja, miért készült a projekt és hogy mi lesz a közvetlen hatása.

MÉRÉSE Az eredmények által elért közvetlen hatásokat mérő mutatók.

VÁRT EREDMÉNYEK A projekt kézzel fogható eredményei.

MÉRÉSE A konkrét eredmények számszerű mutatói.

Példa Fitnesz-klub létrehozásának célrendszere és eredménymutatói ÁLTALÁNOS CÉLOK A fitnesz-klub hosszútávú célja: a feltárt problémáktól függően többféle lehet, például közösségi teret hoz létre, ezzel hozzájárulhat ahhoz, hogy a fiatalok ne költözzenek el a településről, vagy hozzájárul az egészségesebb életmód elterjesztéséhez

MÉRÉSE Hosszútávú hatások: a klubba rendszeresen járók egészségi állapota javul javulása, települési elvándorlás csökkenése

A PROJEKT CÉLJA Rövid távú cél: olyan közösségi tér létrehozása, amely értelmes szabadidős tevékenységre nyújt lehetőséget.

MÉRÉSE Hatásindikátorok: kevesebben járnak pl. játékterembe, mivel van más szabadidős tevékenység.

VÁRT EREDMÉNYEK A fitneszklub helységének kialakítása, felszerelése, a programok megszervezése.

MÉRÉSE Eredménymutatók: a fitneszklub mérete, a beszerzett gépek száma, a fitneszklubba járók száma (részletesebben, pl. férfiak, nők, kor szerint), a klub programjainak száma (pl női torna, idősek tornája, életmód-egészség klub, stb.)

A célcsoport A projekt eredményei és hatásai sokféle embert fognak érinteni. Az elsődleges, vagy közvetlen célcsoport azokból áll, akik leginkább részesülnek a projekt eredményeiből, a projekt résztvevői. A másodlagos vagy közvetett célcsoport azok, akik nem vesznek részt a projektben, de az eredmények hatással vannak rájuk (például a résztvevők családtagjai). A célcsoport jellemzőit pontosan és részletesen be kell mutatni. Mérjük fel a lehetséges célcsoport jellemzőit a településen összességében – hány fő, nem, kor, iskolai végzettség, foglalkoztatási helyzet, stb. alapján. A célcsoport felmérésének szempontjai a projekttől függnek. Egy foglakoztatási projekt esetében például fontos az iskolai végzettség, a munkanélküliség ideje, a kor, stb.; egy iskolai fejlesztés esetében fontos a gyerekek kora, óvodáztatása, a speciális nevelési igényű gyerekek aránya, a szülők végzettsége, stb. Ugyanezeket a jellemzőket meg kell adnunk a projekt résztvevőire vonatkozóan, hiszen nem lesz mindenki résztvevő, aki megfelel a célcsoport jellemzőinek. Ehhez azt is tudnunk kell, hogy hogyan fogjuk kiválasztani a jelentkezőkből azokat, akiket bevonunk a projektbe. Át kell gondolni, hogy milyen feltételeknek kell megfelelniük a résztvevőknek ahhoz, hogy végig tudják csinálni a projektet és hasznos is legyen számukra. Például ha egy képzés tervezünk, tudnunk kell, hogy milyen előképzettség kell ahhoz, hogy valaki el sikeresen el tudja azt végezni. Tudnunk kell azt is, hogy milyen módszerrel fogjuk felmérni ezeket a feltételeket, kell-e hozzá valamilyen speciális módszer vagy szakértelem: pl. foglalkoztatási projektünkben olyan szakmára képzünke, amihez kell egészségügyi alkalmassági vizsgálat. Át kell gondolnunk azt is, hogy honnan fognak tudni a projektünkről, hogyan fogjuk elérni a célcsoportot, hogyan tájékoztatjuk őket a projekt lehetőségeiről? Milyen módszereket alkalmazunk ehhez (pl. szórólap, hirdetés újságban, helyi rádióban, tévében, honlapokon, lakossági fórum, plakát, stb.), milyen más szervezeteket kell bevonni a tájékoztatáshoz (pl. munkaügyi központ, önkormányzat, családsegítő, iskola, stb.), mennyi időre és pénzre lesz ehhez szükségünk?

Saját projektre vonatkozó feladat Gondolja végig saját projektjének céljait, eredményeit és a mérésükre alkalmas mutatókat. Ehhez segíthet az alábbi táblázat: ÁLTALÁNOS CÉLOK

MÉRÉSE

A PROJEKT KONKRÉT CÉLJA

MÉRÉSE

VÁRT EREDMÉNYEK

MÉRÉSE

11

gondoljuk át, szükségünk van-e olyan személy vagy szervezet bevonására, aki segít az új célcsoport megismerésében, elérésében. A célcsoport pontos meghatározásához gondoljuk végig, milyen szempontok fontosak a tervezett projekthez, majd ezekhez gyűjtsünk adatokat. Az adatgyűjtésről a helyzetfelmérés fejezetben írtunk bővebben.

Már a helyzetfelmérésnél említettük a célcsoport igényeinek és szükségleteinek felmérését. Nagyon fontos, hogy a projekt tervezésekor valós szükségletekből induljunk ki és úgy valósítsuk meg a projektet, hogy az a célcsoportnak megfeleljen. Őszintén gondoljuk végig, hogy miért lesz jó a projekt a résztvevőknek (jó lesz-e egyáltalán), akarják-e majd tényleg mindazokat a szolgáltatásokat vagy lehetőségeket, amiket a projektben nyújtani fogunk. A projekt megvalósításánál igen nagy nehézségekbe ütközünk, ha úgy kell összevadászni a résztvevőket, mert valójában nem érdekük a részvétel. Gyakori probléma, hogy egy projekt tervezésekor abból indulnak ki, hogy a pályázó szervezet mihez ért, mit szeretne csinálni és ezt erőltetik rá a résztvevőkre, nem pedig fordítva. A projektben részt vevő más szervezetek, például a partnerek nem része a célcsoportnak, de érdemes megismerni és végiggondolni az ő igényeket, szükségleteiket is a projekt tervezésekor, hiszen a megvalósítás során hasonló problémákba ütközhetünk, mint a célcsoport esetében.

Példa Fitnesz-klub célcsoportja Közvetlen célcsoport a település fiatal lakossága. Koruk 14-35 év között, 53 % nő, 47% férfi, létszámuk a településen 324 fő. Munkahelye közülük 115-nek van, 209 pedig munkanélküli, inaktív, ők a projekt fő célcsoportja, hiszen nekik van sok szabadidejük. Egészségügyi helyzetük a helyzetfelmérés alapján meglehetősen rossz: 63%-uk dohányzik, 44%-uk rendszeresen alkoholt fogyaszt, mozgásszegény életmódot él 94%-uk. Háziorvosi szolgálat adatai alapján a korosztály 23%-a fordult meg a háziorvosnál az elmúlt egy év során, közülük 67% túlsúlyos és 18%-nak magas a vérnyomása. Az igényfelmérés során 78%-uk vetette fel a szabadidős lehetőségek hiányát és 35% említette a sportot, mint szívesen látott szabadidős lehetőséget. Közvetett célcsoport: a település egész lakossága. Egyrészt különböző programokkal megpróbáljuk megcélozni a többi korosztályt: az időseket egészségügyi szűrésekkel, a középkorú nőket női nappal, a gyerekeket gyerektornával, stb. Másrészt a klub rendszeres látogatóinak életmódváltozás hatással lesz családtagjaikra, ismerőseikre is. A célcsoportot szórólapokkal és a helyi újságban megjelenő hirdetésekkel fogjuk elérni. Kiválasztási feltételek nincsenek, mindenki előtt nyitott a klub.

Összefoglalóan a következő dolgokat kell átgondolni és meggyőzően bemutatni: • A projekt célcsoportja pontosan meg lett határozva • A célcsoport problémáit, igényeit, szükségleteit részletesen felmértük • A projekt tervezett eredményei ezekre a problémákra nyújtanak megoldást a célcsoport igényeinek megfelelően • A célcsoport tájékoztatásának és kiválasztásának módszerei Hogyan alkalmazzuk A célcsoportok meghatározását többféleképpen végezhetjük. Kiindulhatunk abból, hogy szervezetünknek milyen célcsoportokkal kapcsolatban vannak tapasztalatai, kikkel áll kapcsolatban és nekik milyen szükségleteik, igényeik vannak. Kiindulhatunk abból is, hogy kiknek van a legnagyobb szükségük arra a tevékenységre, amit a projektben tervezünk, ebben az esetben lehet, hogy olyan célcsoporttal fogunk dolgozni, akikkel még nincs tapasztalatunk. Akkor 12

Saját projektre vonatkozó feladat

A pályázatírók számára rendszeresen gondot jelent, hogy értelmezzék a pályázati adatlapban a tevékenységekre és a módszerekre vonatkozó kérdéseket, pontosabban a két dolog különbségét. Sokan gondolják, hogy ha leírták már, milyen tevékenységeket akarnak végrehajtani, a módszerek bemutatása már csak felesleges szószaporítás. Ez nincs így, mert általában a sok hasonló pályázat és projekt közül azokat akarják kiválasztani a támogatók, amelyek a legújszerűbben (innovatívabban) közelítik meg a problémát. Azoknál a pályázatoknál pedig, ahol a támogató pontosan meghatározza a cél mellett a tevékenységek körét is, a pályázattól azt várják el, hogy a pályázó pontosan tudjon számot adni szakma felkészültségéről, azaz hogy ismeri az alkalmazni kívánt módszereket és a megfelelő tevékenységeket fogja alkalmazni. A pályázók visszatérő kritikája a támogatásosztási rendszer egyes kiírásaival kapcsolatban, hogy mindig az újszerűséget, innovációt várják el, pedig a probléma megoldásához egyszerűen is hozzá lehetne fogni. A pályázók azonban néha nem szembesülnek azzal, hogy az ismert megoldási módok, még ha széltében-hosszában alkalmazzák is azokat, nem vezetnek egy bonyolultabb társadalmi probléma esetében fenntartható javuláshoz. Egyszerűen azért alkalmazzák a megszokott módszereket, mert erre lehetett támogatást szerezni, vagy „mert mindenki ezt csinálja”. Olykor azonban a támogató épp ennek a helyzetnek a felszámolására ír ki pályázatot, és vár új ötleteket, javaslatokat.

Gondolja át saját projektjét az alábbi kérdések alapján! (Az Új Magyarország Fejlesztési Terv pályázataiban a következő kérdésekre kell válaszolnia a célcsoporttal kapcsolatban.) • Mutassa be a projekt közvetlen és közvetett célcsoportját! • Határozza meg azt a kört, amely a projekt eredményeiből részesülhet, illetve azon eszközöket, amelyekkel a projekt eredményei a célcsoporthoz eljuttathatók. • A célcsoport felkutatására, igényfelmérésre milyen eszközöket, módszereket alkalmazott, amennyiben az igényfelmérés már megtörtént, ismertesse az eredményeket. • Írja le a projekt célcsoportját általánosan jellemző, lényeges körülményeket! • A projekt tervezésében milyen módon jelentek meg a célcsoport képviselői? • A pontosabb igényfelméréshez szükséges-e és ha igen, milyen típusú partnerszervezetek bevonása?

Tevékenység és módszer A projekttervezés alapját a célmeghatározás jelenti, amelyet már elvégeztünk. A következő lépés azonban legalább ilyen fontos: a tevékenységek és módszer meghatározásával kapjuk meg azt az eszközt, amellyel a kitűzött célt el kívánjuk érni. Ha a tevékenységek nincsenek pontosan meghatározva, a módszerek kidolgozva, nem tudunk olyan pályázatot sem készíteni, amely meggyőzi az értékelőket arról, hogy képesek vagyunk megvalósítani a pályázatban szereplő célokat. Mintha kijelentenénk, hogy ki szeretnénk vágni egy lakóház melletti hatalmas fát, de nem tudjuk megmondani, mivel és milyen módon kívánjuk ezt megtenni, vagy hogy milyen lépéseket teszünk a ház biztonsága érdekében. Nem csodálkozhatunk ezután, hogy nem tőlünk fogja a ház tulajdonosa megrendelni a fa kivágását. 13

A tevékenység és a módszer kapcsolata A projekten belül tevékenységeket hajtunk végre. Ezeket a tevékenységeket csoportokba, alcsoportokba tudjuk gyűjteni. A leggyakoribb tevékenységcsoportok (amellyel szinte minden projekt esetében számolni kell) a következők:

Projekt zárása Értékelés Záró jelentések elkészítése Nyilvánosság tájékoztatása a projekt eredményeiről Ezeket a tevékenységcsoportokat kell a tervezés során egyes konkrét tevékenységekre lebontani. Lássunk egy példát mondjuk az értékelésre!

Projekt előkészítése Igényfelmérés Tervezés Pályázatírás Partnerség kialakítása

Projekt indítása (Tevékenységcsoport) Értékelési eljárás kidolgozása (Konkrét tevékenységek) Külső értékelő megbízása Értékelési szempontok meghatározása Mérőszámok kidolgozása Értékelési időpontok rögzítése Értékelő adatlap, kérdőív kidolgozása vagy jóváhagyása

Projekt indítása Szerződéskötések Közbeszerzési eljárás Projektindító esemény (kisebb projekt esetében értekezlet, nagyobbak esetében konferencia, sajtótájékoztató) Értékelési eljárás kidolgozása Célcsoport tájékoztatása Résztvevők kiválasztása

Projekt lebonyolítása (Tevékenységcsoport) Időközi értékelés (Konkrét tevékenységek) Adatszolgáltatók felkeresése (adatgyűjtés) Adatok rögzítése és elemzése Kapott eredmények közzététele

Projekt lebonyolítása (Ez a tevékenységcsoport a projekt tartalmi része és projektenként nagy eltérések lehetnek. Állandó elemek azonban itt is vannak:) Időközi értékekés Kapcsolattartás a támogatóval Könyvelés-pénzügyi menedzsment Projekt-stáb találkozói Nyilvánosság biztosítása

Projekt zárása (Tevékenységcsoport) Záró értékelés (Konkrét tevékenységek) Adatszolgáltatók felkeresése (adatgyűjtés) Adatelemzés Kapott eredmények közzététele Más, hasonló projektek eredményeivel történő összevetés

14

Ha egy pályázó ilyen részletességgel átlátja, mit szeretne csinálni a projektjében, már csak arra a kérdésre kell választ adnia, HOGYAN is tenné mindezt. Ez a módszerek meghatározásának feladata: A korábbi példát folytatva ezt lehetne erről írni:

Projekt indítása

Tevékenységek

Módszerek

1. Külső értékelő megbízása

Nem közbeszerzés köteles, nem éri el az összeghatárt, de három árajánlatot kérünk különböző szakemberektől az értékelés vezetésére és a tanulmány elkészítésére.

2. Értékelési szempontok meghatározása

Meghívjuk a támogató képviselőjét, a projektet lebonyolító munkatársakat és a célcsoportból néhány főt.

3. Mérőszámok kidolgozása 4. Értékelő adatlap, kérdőív kidolgozása vagy jóváhagyása

A megbízott szakember tesz javaslatot, a projektfelelős fogadja el.

5. Értékelési időpontok rögzítése 6. Adatszolgáltatók felkeresése (adatgyűjtés)

A projektasszisztens személyesen, kérdőívvel keresi fel a bevont résztvevőket.

7. Adatok rögzítése és elemzése

A kapott adatokat a projektasszisztens rögzíti Excel-ben, s küldi a megbízott szakembernek.

8. Kapott eredmények közzététele

A részeredményekről szóló elemzést csak a projektfelelős és a támogató képviselője kapja meg. A projektvezető dönt a projekt folytatásáról vagy a szükséges változtatásokról.

9. Adatszolgáltatók felkeresése (adatgyűjtés)

A projektasszisztens személyesen, kérdőívvel keresi fel a bevont résztvevőket.

10. Adatelemzés

Az értékeléssel megbízott szakember minimum 20 oldalas tanulmányban elemzi a projekt eredményeit (különös tekintettel a pályázati kiírás elvárásainak teljesülésére.)

11. Kapott eredmények közzététele

Az értékelő tanulmányt a szervezet a saját honlapján közzéteszi / kinyomtatja és postán elküldi a fontosabb szereplőknek és elküldi a támogatónak.

12. Más, hasonló projektek eredményeivel történő összevetés

A projekt záró konferenciájára meghívnak hasonló tárgyú projekteket lebonyolított szervezeteket.

Időközi értékelés

Záró értékelés

15

Lehet, ez így túl részletesnek tűnik, de tapasztalatunk szerint ez a fajta végiggondoltság egyrészt megóvja a projekt lebonyolítóit sok későbbi, akár megoldhatatlan konfliktustól, valamint elég jelentősen növeli a pályázat sikerének esélyét.

Ennek az az oka, hogy példaként egy elég általános tevékenységet, az értékelést választottuk. Az igazán újszerű elemek mindig a projekt lebonyolításában kapnak szerepet. Erre a már jól ismert fitnesz-klubunkhoz visszatérve adunk példát:

A most leírt módszerek közt nincs különösebben innovatív vagy újszerű.

Tevékenységek

Módszerek

(…)

(…)

11. Egészséges életmódot népszerűsítő előadások szervezése, témájuk kitalálása, vonzóvá tételük

Meghívjuk a helyi doktornőt és a faluban lakó természetgyógyászt egy beszélgetésre, mit ajánlanak a következő problémákra: • Magas vérnyomás • Magas vércukorszint • Szorongás • stb. Az ötleteket összegyűjtjük és minden témához megfelelő ajándékokat találunk, amelyhez külön támogatókat keresünk. Minden megjelenő apróbb ajándékot kap (például müzliszeletek, kisértékű sportszerek, életmóddal kapcsolatos könyvek stb.)

15. A fitnessz-klub bevételeinek kezelése

A klubba heti- és havijegyet adunk ki, amiről nyugtát a könyvelő ad. Hogy ne kelljen mindig hozzá fordulni, hetente kijelölünk egy-egy felelőst, aki a kitöltött nyugtatömböt kezeli, a pénzt beszedi. Az egyszeri látogatók becsületkasszába dobnak pénzt. Egy fő maximum három alkalommal jöhet be egy hónapban jegy nélkül.

23. Egészségtelen életmódú emberek bevonása, figyelemfelkeltésük

A klub alakít egy tekecsapatot is, amely a környező településekre is elmegy játszani. A meccsekre vendégként (a falubusszal) elviszünk olyan érdeklődőket is, akik szurkolónak jönnek. A második alkalom után meghívjuk őket egy közös kocogásra, aminek a végén sörözés van.

34. Figyelemfelkeltés és toborzás

Megszervezzük a településen a helyi erősemberversenyt, aminek a fődíja az egyéves „…legerősebb embere cím”. Komoly díjat is tervezünk adni. Minden érdeklődő egyhetes bérletet kap ajándékba. (…)

(…)

16

Saját projektre vonatkozó feladat Gondolja végig saját projektjének tevékenységeit és módszereit az alábbi táblázat segítségével: Tevékenységek

Módszerek

17

jelentik. A GANTT-mátrix egy olyan projekt-tervezési eszköz, mely segítségével bemutathatjuk és elemezhetjük a projekt egyes feladatainak időszükségletét, a feladatok egymáshoz kapcsolódását és megtervezhetjük a projekt teljes időtartamát.

Ütemterv A projektben vállalt céljainkat különböző feladatok végrehajtásával érjük el. A feladatok meghatározása és ütemezése a projekt sikeres megvalósításának alapja. Az egyes feladatok alapján tudjuk megtervezni a projekt megvalósításához szükséges kiadásokat. A feladatok, ütemezésük és a végrehajtásukhoz szükséges kiadások ismerete lehetővé teszi a projekt jó költségvetésének elkészítését. A konkrét feladatok megoldásával elérjük a célok teljesítését, a célok összességének elérésével kiteljesedik a projekt tartalma. A projekt alapos tervezésekor az egyes feladatokat ütemtervbe kell foglalni, hozzárendelni a költségeket, a végrehajtásukhoz szükséges időkeretet és megjelölni a megvalósításukért felelős munkatársakat. Ebben a fejezetben a feladatok időbeli ütemezésének tervezését mutatjuk be.

Hogyan alkalmazzuk A következőkben bemutatjuk azokat a lépéseket, melyek egy ilyen – valóban hasznos – táblázat elkészítéséhez vezetnek. Mielőtt a mátrix összeállításához látnánk, össze kell gyűjtenünk a projekt összes feladatát és tevékenységét és a megvalósításukhoz szükséges időtartamokat. A feladatok összegyűjtésénél a következőkre ügyeljünk: • Minden feladatnak kell, hogy legyen kezdési és befejezési időpontja, tudnuk kell, mennyi időre van szükség az elvégzéséhez; • Ne arra koncentráljunk, hogy mi maga az feladat végrehajtásának módja, hanem feladat céljára, arra, hogy miért hajtjuk végre az adott feladatot (nem „áruházi szóróanyagok olvasása”, hanem „információgyűjtés az árakról”); • Tömör, világos meghatározásokat használjunk (nem kell körülírni a cselekvést); • Az időtartamok meghatározásánál soha ne az adott feladatot leggyorsabban elvégzők „normáját” vegyük alapul, hanem azt, amellyel mindenki (akinek ez lesz a feladata) normális körülmények közt el tudja azt végezni; • Vegyük számba mindig az adott feladat betanulásához szükséges időtartamot is; • Számoljunk a tervezési feladatokkal, az ahhoz szükséges időkeretekkel; • Tervezzük be az adminisztratív feladatokat is, projekt konkrét végrehajtásával járó tevékenységek mellett (például jelentések elkészítése, könyvelés, beszerzések előkészítése, stb.). Arra azonban ügyeljünk, hogy a tervezési és adminisztrációs feladatok jóval kisebb arányt tegyenek ki a teljes feladatlistában, mint a többi, valódi végrehajtással kapcsolatos teendő; • Építsünk be tartalékidőket a váratlan eseményekre. Ne tervezzünk több feladatot, mint amit az időtáblába még kényelmesen be tudunk illeszteni. A tervezés során kényelmesnek látszó időkeret a megvalósítás során igencsak feszesnek fog tűnni. Ha feszesre tervezzük a projekt idejét, számolnunk kell azzal, hogy jelentős csúszással tudjuk csak befejezni a programunkat.

Az indikátorok, mutatók Minden feladathoz kell tudnunk rendelni egy olyan mutatót, amely segít bennünket abban, hogy eldöntsük, rendben megvalósult-e az adott tevékenység és dokumentáljuk a feladat elvégzését. Ez utóbbi minden támogatott projekt esetében fontos és többnyire kötelező is. Az eredménymutatók vagy indikátorok egyszerűen azok a mérhető dolgok, amelyekkel az eredmények és a célok megvalósulását tudjuk mérni, számokkal alátámasztani. A mérföldkő Amikor egy-egy ilyen mutató eléréséhez konkrét időpontot tudunk rendelni, s ennek a mutatónak a teljesülése fontos a teljes projekt megvalósítása szempontjából (például mert ehhez köthető további tevékenységek kezdete), akkor a mutatót „mérföldkőnek“ nevezzük. Ha elértünk egy mérföldkövet, pontosan tudhatjuk, mekkora távot tettünk meg a projekt időkeretén belül. Az ütemterv, GANTT-mátrix A projekt ütemtervének elkészítését könnyítő eszköz az úgynevezett GANTT-mátrix, ami alapesetben egy egyszerű táblázat, amelynek egyes sorait a projekten belüli feladatok 18

• Mindig vegyük figyelembe a rajtunk kívülálló tényezőket, például a nyári időszakban nagy valószínűséggel sokkal lassabban fogunk haladni a szabadságolások miatt. Ilyenkor további lazításokat tervezzünk a megvalósítás ütemezésébe • Használjunk minden feladatnál ugyanolyan időegységeket (a projekt hossza mutatja meg, mi legyen ezt – nap, hét, hónap –, a cél az, hogy a táblázat ráférjen egy A4-es lapra); • Tervezzünk úgynevezett mérföldköveket is. Ezek a projekt fontosabb időpontjai, lehetőséget adnak arra, hogy menet közben áttekintsünk projektünk helyzetét, jelentést adjunk a megbízónak, támogatónak. Ilyen mérföldkövek lehetnek eleve meghatározott beszámolási időpontok, vagy a projekt tartalmából adódó események: épületátadás, megnyitó ünnepség, terv elfogadása, stb. A mérföldkövek számát a projekt hossza mutatja meg, a minimális szám a kettő (egy időközi és egy záró).

A következő lépés már a GANTT-mátrix elkészítése. Ehhez a fenti feladatokat fogjuk felhasználni, úgy, hogy minden feladat eztán is egy-egy sornak felel meg, de az oszlopok megváltoznak: minden oszlop egy-egy időegységnek (ebben a példában heteknek) felel meg. Fitnesz-klub létrehozásának Gantt-mátrixa Ig é n y felm éré s

H e ly is é g k iv á las ztá sa, b é rlé s e

feladatok

F itn e s zg é pe krő l á ra já n lat b e s ze rzé s e

Ha összegyűjtöttük a feladatokat, hozzáláthatunk olyan táblázat elkészítéséhez, amely megmutatja, hogy az egyes feladatokhoz mennyi időre lesz szükség

F itn e s zg é pe k b e s ze rzé se N y itv a ta rtá s i re n d é s fe lü g y ele t m e g s ze rv ezé se P ro g ra m o k m e g s ze rve zés e

A c é lc s o p ort tá jé k o zta tá sa

Példa Fitnesz-klub létrehozásának feladatai és időtartamuk

A k lu b m e g n y itá s a

Feladat megnevezése

Becsült időtartam

Igényfelmérés

2 hét

Helyiség kiválasztása, bérlése

4 hét

Fitneszgépekről árajánlat beszerzése

2 hét

Nyitvatartási rend és felügyelet megszervezése

1 hét

Programok megszervezése

4 hét

A célcsoport tájékoztatása

2 hét

0

1

2

3

4

5

hetek

19

6

7

8

9

10

A mátrix elkészítésével ismét a pályázati űrlap egy fontos részén vagyunk túl: Az akció- vagy ütemterv ennek a táblázatnak felel meg azzal a különbséggel, hogy annak tartalmaznia kell az egyes feladatok elvégzésért felelős partner (tehát nem feltétlen személy!) megjelölését.

A költségvetés A költségvetés szerkezete A költségvetés a projekt pénzügyi szükségleteinek terve, a projekt teljes költségeinek fedezete. Jó és kiegyensúlyozott költségvetést csak az után lehet készíteni, miután a pályázatot részletesen kidolgoztuk. A költségvetést azoknak kell összeállítaniuk, akik pontosan értik mit és hogyan szeretnénk a pályázattal elérni. Hiszen a költségvetés erre való. Ezért nagyon fontos meghatározni: ki vagy mi, mit, mikor, hol, milyen eszközzel szeretne elérni. Ezt a munkát minden projektfeladatra külön-külön el kell végezni. A költségvetések készülhetnek megszokott formában (sor, tétel), vagy a támogató által kibocsátott nyomtatványokon. A költségvetés készítésekor gondosan és részletesen be kell tartani a támogató utasításait.

Saját projektre vonatkozó feladat Gondolja végig saját projektjét, hogyan ütemezné a tevékenységeket:

Feladat megnevezése

Becsült időtartam

A költségvetés készítésének alapvető lépései Az EU-s pályázatok költségvetésétől sok szervezet idegenkedik, mivel azt bonyolultnak, átláthatatlannak tartják, sokszor pedig a kötelezően használandó on-line felület (EPER, www.norvegcivilalap.hu) vagy Excel program riasztja a pályázókat. Tapasztalatunk szerint annak van oka idegenkedni a költségvetési táblázattól, és az fog hiányos, vagy hibás költségvetést készíteni, aki egyből az előre megadott Excel-táblázat kitöltésének lát – anélkül, hogy előre és rendszerszerűen összegyűjtené a költségvetés alapjául szolgáló adatokat. Csakúgy, mint a pályázati űrlap kitöltésénél, senkinek nem ajánljuk, hogy egyből az adatlap kitöltésével kezdje a költségvetés készítést, mert nagy valószínűséggel komoly logikai hibákat vét, kifelejt fontos adatokat, s ezzel saját pályázatának sikerességét kockáztatja.

20

• Az eszközbeszerzések során mindig kérjünk előzetes ajánlatot, hogy tisztába legyünk a piaci árakkal. • Külön oda kell figyelni a közbeszerzési határ átlépésére. Ha pályázatunk során olyan eszközöket, szolgáltatásokat szeretnénk beszerezni, amelyek átlépik a közbeszerzési értékhatárokat, mindenképpen számolnunk kell legalább 100-120 nappal, mely a közbeszerzés lefolytatásához szükséges. Ez az időhatár csak a törvényben megszabott időkeretet tartalmazza, nem számol a csúszásokkal és azzal, hogy bárki megtámadhatja a döntést. Ezért azt javasoljuk, hogy a projekt összeállítása során vegyük figyelembe, hogy a közbeszerzés alá eső eszközöket csak a projekt beindítása után minimum fél évvel tudjuk ténylegesen használni. • A költségvetésnek illeszkednie kell a feladatokhoz. Minden feladathoz rendeljünk költséget és semmiképpen ne szerepeljen a költségvetésben olyan feladat, amelyet a tevékenységek leírásánál nem említettünk!

Az egység Az EU-s pályázati költségvetések alapkategóriája az egység. Minden egyes kiadásnál meg kell tudnunk határozni, mi a beszerzéskor alkalmazott egység. Sok esetben problémát jelent az egység kategóriájának meghatározása. A tanácsunk ezzel kapcsolatban az, hogy azt az egység-meghatározást vegyék alapul, amit majd a beszállító is alkalmaz, számláján feltüntet (darab, kg, méter, tréneri nap stb.). Nem számlás kifizetésnél pedig azt az egységet, amit majd mi tudunk alkalmazni a pénzügyi elszámolás elkészítésekor (béreknél: embernap, hónap stb.). Az egységszám Ez az oszlop mutatja meg, hány egységet kívánunk igénybe venni az adott sorban szereplő tételből. Az egységár Ide az egyes egységárakat írjuk be. A tervezéskor használhatunk forintot, de ne feledjük, hogy a pályázatok egy részét Euróban kell majd megadnunk. Nagyon fontos lesz a költségvetési táblázat kitöltésekor, hogy egy sorban csak azonos egységárú tételek szerepeljenek, mivel nem lenne lehetséges az elétérő egységárú tételek megkülönböztetése egymástól. Tehát ha kétféle tréneri napidíjat alkalmazunk, akkor két ilyen tartalmú sornak kell a költségvetésben szerepelnie (Tréner 1., Tréner 2.). Hogyan alkalmazzuk • Mindig szánjunk elég időt a költségvetés elkészítésére. Már a feladatok összeállítása előtt részletesen tanulmányozzuk a pályázat kertében elszámolható, és nem elszámolható költségeket. A feladatok ütemezése során készítsünk előzetes költségbecslést, hogy ne utólag derüljön ki, hogy a tervezett feladatok jelentősen túllépik a rendelkezésre álló keretet. • Mindig reális költségekkel számoljunk, a szűkre tervezett költségek veszélyeztetik a projekt megvalósulását, a túl nagyvonalúan tervezett költségvetés miatt pedig a bírálat során elutasíthatják a pályázatunkat. 21

Projekt költségvetés Sorszám

Egységek

1.

Humánerőforrás költségei (bérek, bérjellegű költségek, járulékok, megbízási díjak, vállakozói díjak)

1.1

Projektvezető (bérek, megbízási díjak, vállalkozói díjak )

Egységek száma

Hónap

12

Projektasszisztens (bérek, megbízási díjak, vállalkozói díjak )

Hónap

12

Kapcsolódó járulékok 1.4.

Fitnesz edzők (2 fő) (bérek, megbízási díjak, vállalkozói díjak )

Hónap

24

Kapcsolódó járulékok 3. 3.1.

Költség 2 133 600,00

Kapcsolódó járulékok 1.2.

Egység díj

50 000,00

600 000,00

13 500,00

162 000,00

30 000,00

360 000,00

8 100,00

97 200,00

30 000,00

720 000,00

8 100,00

194 400,00

Eszközbeszerzések (tételes felsorolás)

140 000,00

Fitneszgépek beszerzése

darab

5

28 000,00

140 000,00

4.

Projektköltségek

74 000,00

4.1

Kommunikációs költségek

projektidőszak

1

15 000,00

15 000,00

4.2

Irodaszer, nyomtatvány

projektidőszak

1

5 000,00

5 000,00

4.3

Banki szolgáltatások

hónap

12

4 500,00

54 000,00

5.

Szolgáltatások

5.1

Megnyitó rendezvény

rendezvény

1

60 000,00

60 000,00

5.2

Igényfelmérés

tanulmány

1

34 000,00

34 000,00

5.3

Szórólap a célcsoport tájékoztatására

darab

500

5,00

2 500,00

6.

Egyéb költségek

6.1

Fitnesz terem bérleti díja

7.

Költségek összesen (1-6 pontok)

96 500,00

420 000,00 hónap

12

35 000,00

420 000,00 5 728 200,00

22

Saját projektre vonatkozó feladat Gondolja végig saját projektjének költségeit! Töltse ki az alábbi táblázatot.

Fő tevékenységek, amelyek a projekt megvalósításához szükségesek

Mi kell hozzá - megvalósító személy (annak bére, vállalkozói díja, milyen időtartamra) - beszerzendő eszköz (egységára, mennyisége) - szolgáltatások, amelyeket a szervezetünk nem tud maga megoldani, meg kell vásárolnia

Egyéb tevékenységek (pl. adminisztráció, menedzsment, kommunikáció, pénzügyek)

Mi kell hozzá: - megvalósító személy (annak bére, vállalkozói díja, milyen időtartamra) - beszerzendő eszköz (egységára, mennyisége) - szolgáltatások, amelyeket a szervezetünk nem tud maga megoldani, meg kell vásárolnia

A kockázat típusai: Külső: A szervezet döntésein kívül eső kockázat. A szervezet a bekövetkezését nem tudja befolyásolni, de ki tud előre találni válaszokat. Példa: A támogató szervezet lusta, tesze-tosza, hosszú ideig állnak nála a beszámolók. Vagy: A szervezet mezőgazdasági projektjét elmossa az árvíz. Belső: A szervezeten belülről fakad a probléma oka, a szervezeti döntések rosszak. Példa: Feszültség alakul ki a szervezet vezetői közt, ez megbénítja a működést. Vagy: A projektvezető kilép a projektből, hátrahagyva a projektet.

Pénzügyi: Az egyik leggyakoribb és súlyosabb kockázat: Árfolyamváltozás, önrésszel kapcsolatos problémák, késve érkező támogatás, pénzügyi szabályok változása (pl. minimálbér változása). Szervezeti: A szervezet felkészültségéből adódó kockázatok. Ilyen lehet, hogyha például a szervezet nem áll egységesen a projekt mögött. Vagy: Hiányzik a megfelelő végrehajtási tapasztalat. Vagy: Nem tudnak együttműködni a partnerekkel.

Kockázatkezelés Elmélet Minden, még egy jól kitalált és megalapozott projekt megvalósítása is kerülhet veszélybe. Még egy tapasztalt szervezet is kerülhet nehéz helyzetbe egy rutinszerűen végzett tevékenysége során, s különösen igaz ez a projektek esetében. A projekt egyedi, sokszor újszerű, kísérleti jellegű. A veszélyek esetében soha nem a menekülés és a sunnyogás a jó megoldás. A kockázatok pontos felmérése és a kezelésükre kitalált terv fontos a szervezetünknek, a partnereknek és a támogatóknak egyaránt - sőt, enélkül nem is igazán beszélhetünk szakmailag megalapozott projektről. Ha a tervezés során nem számolunk a kockázatokkal, az úgyis kiderül az értékelők számára, vagy ami még rosszabb, a végrehajtás során. Ha a projekt fejlesztői minden tőlük telhetőt megtesznek a kockázatok felmérésére és kezelésére, ezzel tehetik a legtöbbet a sikeres megvalósítás érdekében. Ebben a fejezetben ehhez kínálunk segítséget.

Tartalmi: A projekt megalapozatlan, nincs kitalálva, ha ki is van, nem találkozik a célcsoport igényeivel. Vagy: A projekt költségei aránytalanok. Amire kellene, arra nincs, amire nem annyira, arra pedig több pénz van.

Végzetes: Olyan kockázat, amely bekövetkeztekor a projekt elég nagy valószínűséggel be fog dőlni. A szervezetnek nincs lehetősége a kockázat kezelésére. Ha ez a kockázat fennáll, bekövetkeztének valószínűsége magas, nem szabad belevágni ebbe a projektbe. Kezelhető: Ha a szervezet megfelelően felméri a kockázatokat, ki tud olyan válaszokat találni, amelyekkel a probléma kezelhető, elkerülhető a teljes kudarc.

23

Hogyan alkalmazzuk? A tervezéskor gondoljuk végig, milyen kockázatok következhetnek be, mit tehetünk ezek elkerülésére, kezelésére. Használjuk a kockázatkezelési mátrixot! Bekövetkezési valószínűség A rendelkezésre álló pénz elfogy, nem jön a támogatás időben

Magas

Hatása Időlegesen nem tudják fizetni az alkalmazottakat, stb.

Megelőzhető-e

Hogyan kezeljük

Igen

Bankkölcsön előzetes megbeszélése, szerződése

2.1. A pénzügyi kockázatot az jelenti, hogy a projekt után nem lesz pénz a fenntartásra. A klub indulásakor még ingyenes lesz a használat, de a projekt végére folyamatosan elérik a tagdíjak a fenntartáshoz szükséges bevételt. 2.2. Szervezeti kockázat: A szervezet alapító okiratában nem szerepel ez a tevékenység. Az APEH megbüntetheti a szervezetet. Ezért haladéktalanul betetetik a szervezeti tevékenységi körbe. 2.3. Tartalmi kockázatként felmerült, hogy csak a férfiak fogják használni a helyet. Ezért minden héten egyszer női napot (külön női trénerrel) hirdetnek. 3.1. Végzetes kockázat: Nem találnak megfelelő helyiséget. Ezért a szervezet úgy döntött, hogy amíg nincs előbérleti szerződés egy megfelelő helyiségre, addig nem kezdik kidolgozni a projektet résztesebben. 3.2. Kezelhető kockázatok:

Kockázat2 Kockázat3

Példa Fitnessz-klub létrehozásának kockázatelemzése A szervezet vezetője, az ötlet „gazdája“, a pénzügyes és egy fodrász vállalkozó barátjuk készítette el a kockázatelemezést. 1.1. Elsőként a külső és belső kockázatokat vették számba. A legfontosabb külső kockázatnak azt gondolták, hogy a magukkal nem bíró suhancok megrongálják a felszerelést. Erre sajnos már volt példa az iskolai tornateremben is, tehát valószínűnek tűnik. Megoldásként azt találták ki, hogy mindig be kell írni egy naplóba, hogy ki használja a fitnessz-klubot, így látható, hogy ki volt jelen, amikor a kár bekövetkezett. Ha valaki második alkalommal nem írja be magát, ki lehet tiltani a klubból. Emellett a tagok maguk is részt vesznek a helyiség kialakításában, hogy magukénak érezzék azt. 1.2. A legfontosabb belső kockázatnak a tűnik, hogy az idősebbek nem fogják elfogadni, miért ezzel kell foglalkozni a szervezetnek, nem érzik majd a sajátjuknak a klubot. Válasz: A helyi orvos bevonásával havonta itt tartanak életmód-egészség klubot (vérnyomásmérés, vércukormérés, prosztatavizsgálat).

Bekövetkezési valószínűség

hatása

Megelőzhető-e

Kezelhető-e

Közepes

Súlyos, a klub bezárásához vezethet.

Igen (jelenléti napló, felügyelet, közös kialakítás)

Nem

Öregeknek nem kell

Közepes

Nem veszélyes, de ha a tagságnak nem kell a klub, a fenntartással gondok lehetnek.

Igen (időseknek is program)

Igen

Nők nem járnak

Magas

Alacsony (de nehezen vállalható)

Igen (női programokkal)

Igen

Rongálások

24

Saját projektre vonatkozó feladat Gondolja végig a projektjét! Töltse ki az alábbi táblázatot.

Kockázat

Mennyire valószínű (nem-közepesnagyon)

Hatása a projektre (végzeteskezelhető-nem jelentős)

Fontos általános elvek, melyekhez a pályázónak érdemes tartania magát • Ne nyújtsa be pályázatát több támogatóhoz ugyanazon költségekre. Ha megteszi, jelezze ezt egyértelműen a pályázatában. • A más támogatóktól megszerzett pénzeszközöket fel kell tüntetni – ez jó pontnak minősül, és a projekt közelebb kerül a megvalósuláshoz. • Fordítson figyelmet a partnerek aktív felkutatására. • A partnerek pénzügyi hozzájárulásait kötelező dokumentálni, a partneri viszonyt írásos megállapodással kell bizonyítani. • Egyezzenek meg a pénzeszközök felhasználásának módjában is. • Ha van rá mód, használják ki a konzultációkat a támogató megbízott koordinátorával, sok program ezt feltételként is előírja, – de ne néhány nappal a pályázati határidőt megelőzően. Azonban ne lepődjünk meg, ha a személyes konzultációra nem lesz lehetőségünk, hiszen az esélyegyenlőség az egyik legfontosabb alapelve az EU-s támogatási rendszereknek. Márpedig egy személyes konzultáció során a pályázó jogosulatlan előnyre tehet szert, ha a személyes kapcsolataik miatt másokhoz képest plusz információra tennének szert egy-egy támogatási programmal kapcsolatban. Ezért van az, hogy ezekben a programokban hivatalos információt mindenki csakis írásban remélhet és kérdése, illetve az arra adott válasz pedig, mindenki számára hozzáférhető lesz a támogatási programot kezelő szervezet honlapján az úgynevezett Gyakran Ismételt Kérdések között.)

Mit teszünk ellene? Hogyan kezeljük?

25