Projektové řízení Dana Diváková
Projektové řízení Jak úspěšně realizovat projekt? Jak se vyvarovat nejčastější chyb? Rizika v řízení projektu
Jak zajistit úspěch projektu? • • • • • • •
Klást si správné otázky Jakých cílů má být dosaženo? Proč je třeba tohoto cíle dosáhnout? Je tento cíl reálný? Vycházíme z jasných analytických údajů při stanovení cílů? Pro koho projekt realizujeme? Co nám realizace projektu přinese?
Jak zajistit úspěch projektu? • Co přinese realizace projektu cílové skupině? • Jaký tým máme k dispozici pro realizaci projektu? • Co by jednotliví členové týmu měli dělat? • S jakými finančními prostředky disponujeme uvnitř? • S jakými finančními prostředky můžeme počítat zvenčí? • Jak máme nastavenu Komunikační strategii v rámci realizace projektu? • Ošetřili jsme všechna rizika, která vyplynula při přípravě projektu?
Možné příčiny neúspěchu projektu • Projekt nebyl dobře naplánován • Došlo k personálním změnám v průběhu realizace • Došlo k vážnému porušení smlouvy • Projekt nebyl řízen metodikou projektového řízení • Realizátor podcenil potřebu zajištění dostatku finančních prostředků pro překlenutí financování projektu • Tým projektu nebyl sestaven dobře • Členové týmu „nevzali“ projekt za svůj
Výchozí podmínky řízení projektu • • • • • • • •
Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým – potřebné znalosti a dovednosti pracovníků Priority (úkolů, zdrojů, atd.) Základní termíny Rozpočet Informační a komunikační požadavky Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv Předpokládané důsledky a problémy realizace – Rizika projektu
Klíčové úkoly a cíle •
Pro kvalitní řízení projektu je nezbytné, aby všichni, kdož se podílejí na realizaci projektu, znali všechny klíčové úkoly a cíle daného projektu. • Je nezbytné, aby všichni měli klíčové aktivity projektu k dispozici a měli možnost se na pravidelných setkáních týmu seznamovat s výstupy jiných klíčových aktivit. • Klíčové aktivity jsou hlavní náplní projektu. Klíčové aktivity jsou prostředkem k dosažení cíle projektu.
Výchozí podmínky řízení projektu • •
Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým – potřebné znalosti a dovednosti pracovníků • Priority (úkolů, zdrojů, atd.) • Základní termíny • Rozpočet • Informační a komunikační požadavky • Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv • Předpokládané důsledky a problémy realizace – Rizika projektu
Dobře sestavený tým •
Realizační tým je dočasná organizační struktura s vyhraněnou problémovou orientací, s cílem zvládnutí úloh spojených s realizací projektu. • Je důležité, aby členové týmu: • jednoznačně chápali a interpretovali požadované projektové cíle • měli možnost tvůrčím způsobem řešit dílčí problémy • cítili spoluzodpovědnost za dosahované výsledky. • Při formování týmu je nutné nejdříve identifikovat potřebné znalosti a dovednosti a teprve potom hledat pracovníky, kteří tyto požadavky splňují.
Dobře sestavený tým • • • • • • • • • •
Vedoucí projektu Motivování spolupracovníků Řízení týmu Komunikace s řídícím výborem Spolupráce s partnery projektu Řešení krizí vzniklých v průběhu realizace projektu Zodpovědnost za zpracování průběžných zpráv Zodpovědnost za dodržení harmonogramu Zodpovědnost za dodržení rozpočtu a finanční řízení projektu Umí: motivovat, komunikovat, řídit projekt
Dobře sestavený tým • • • • • • • •
Manažer řízení realizace implementačních plánů (čas, zdroje, náklady, zodpovědnosti) identifikaci odchylek od plánů, včetně návrhu a realizaci nápravných opatřeni poskytování informací o průběhu formulování a předkládání požadavků, které jsou nad rámec jeho pravomocí předvídání vzniku problémů a hledání vhodných způsobů jejich řešení vyřizování pracovních nároků a pracovních problémů členů týmu vytváření potřebných pracovních kontaktů na všech úrovních řízení
Dobře sestavený tým • •
Manažer Umí: • • • •
Řídit projekt ve vztahu k dalším členům týmu Komunikovat s členy týmu Realizovat dílčí úkoly plynoucí z realizace projektu Zpracovávat písemné podklady „navenek“
Dobře sestavený tým • Administrátor • Administrativní a technické zajištění realizace projektu • Zodpovědnost za publicitu projektu • Zodpovědnost za podklady pro průběžné zprávy – timeshity, prezenční listiny, fotografie, označení prostor, statistika, zpracování podkladů z vnitřní evaluace • Zodpovědnost za dílčí úkoly vyplývající z realizace projektu • Umí: organizovat, plánovat, analyzovat, zná technické požadavky projektu
Dobře sestavený tým • • • • • • • •
Finanční manažer Zodpovědnost za finanční toky v rámci realizace projektu Zodpovědnost za čerpání rozpočtu dle klíčových aktivit Návrhy na změny rozpočtu Návrhy na možnosti dofinancování projektu Umí: Zákony, vyhlášky, směrnice, příručku pro příjemce Strategicky myslet
•
Řídit projekt z hlediska financí
Výchozí podmínky řízení projektu • •
Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým – potřebné znalosti a dovednosti pracovníků • Priority (úkolů, zdrojů, atd.) • Základní termíny • Rozpočet • Informační a komunikační požadavky • Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv • Předpokládané důsledky a problémy realizace – Rizika projektu
Priority • • • •
Co musí předcházet Co následuje Potřebné výstupy Zpracování Ganttova diagramu
Výchozí podmínky řízení projektu • •
Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým – potřebné znalosti a dovednosti pracovníků • Priority (úkolů, zdrojů, atd.) • Základní termíny • Rozpočet • Informační a komunikační požadavky • Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv • Předpokládané důsledky a problémy realizace – Rizika projektu
Rozpočet •
Řízení finančních toků projektu je jednou z nejnáročnějších rolí v řízení • Nezbytnost kvalitního finančního manažera • Nezbytnost kvalitního účetního • Vypořádání se s cash flow /úvěry, kontokorenty, další vlastní zdroje/ • Vypořádání se s podmínkami MPSV a vnitřních platů v organizaci • Dokonalá znalost podmínek financování projektů
Výchozí podmínky řízení projektu • •
Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým – potřebné znalosti a dovednosti pracovníků • Priority (úkolů, zdrojů, atd.) • Základní termíny • Rozpočet • Informační a komunikační požadavky • Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv • Předpokládané důsledky a problémy realizace – Rizika projektu
Informační a komunikační požadavky • Dokonalá znalost podmínek publicity • Zpracovaná komunikační strategie • Realizovaná komunikační strategie – projekt, o kterém neví cílové skupiny a média, nežije • Zpracovaná vnitřní směrnice pro komunikaci mezi členy týmu
Výchozí podmínky řízení projektu • • • • • • • •
Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým – potřebné znalosti a dovednosti pracovníků Priority (úkolů, zdrojů, atd.) Základní termíny Rozpočet Informační a komunikační požadavky Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv Předpokládané důsledky a problémy realizace – Rizika projektu
Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv • • •
Dokonalá znalost příručky pro příjemce Stálá komunikace s poskytovatelem Nespoléhat se na: Už vím
Výchozí podmínky řízení projektu • •
Klíčové úkoly a cíle Dobře sestavený tým – potřebné znalosti a dovednosti pracovníků • Priority (úkolů, zdrojů, atd.) • Základní termíny • Rozpočet • Informační a komunikační požadavky • Struktura a termíny předkládání průběžných zpráv • Předpokládané důsledky a problémy realizace – Rizika projektu
Rizika projektu • • •
Analýza rizik Je proces, v němž rizika identifikujeme a kvantifikujeme v termínech důsledků a pravděpodobností. Je úkolem manažerského rozhodnutí určit, jaké činnosti budou vykonány na základě provedené analýzy.
Rizika projektu • • •
• •
Analýza rizik Identifikace každého jednotlivého rizika. Co se může nepodařit? Vyhodnocení důsledků (krutosti) každého rizika. Jinými slovy, co by to způsobilo, kdyby je riziko naplnilo? Obyčejně se vyjadřuje ve finančních jednotkách. Odhad stupně pravděpodobnosti výskytu rizika. Vyhodnocení pravděpodobnosti rizik, která mohou nastat jako důsledek výskytu primárního rizika.
Rizika projektu •
Převis projektů nad odborníky /příliš mnoho projektů pro nedostatečně zajištěný tým/. – Ošetření rizika – strategické plánování organizace. • Ztráta osobností projektového týmu - některé projekty závisí na klíčových osobách. – Ošetření rizika – vytipování možného zastoupení, komunikace se členy týmu. • Převis nabídky nad poptávkou /příliš mnoho projektů zaměřených na stejnou cílovou skupinu/. – Ošetření rizika – důsledná analýza trhu před přípravou projektu.
Rizika projektu •
•
•
Špatná nebo nedostatečná komunikační a informační strategie /projekt o kterém se neví – mrtvý projekt/. – Ošetření rizika – zpracování komunikační a informační strategie při přípravě projektu a její důsledné dodržování v průběhu realizace. Nedodržení harmonogramu projektu /nenaplnění indikátorů v daném čase/. – Ošetření rizika – zpracování Ganttova diagramu a jeho dodržování. Špatně naplánovaný rozpočet /poddimenzovaný, předimenzovaný/. – Ošetření rizika – důsledně provedená analýza při přípravě projektu, včasné reagování na změny situace v realizaci, komunikace s poskytovatelem, včasné změny rozpočtu.
Rizika projektu • •
•
Nedostatečná pozornost věnovaná Příručkám pro příjemce. – Ošetření rizika – číst, číst, číst. Problémy s pracovníky - mnoho projektů závisí na dobrých vztazích vedení a pracovníků. – Ošetření rizika – stálá komunikace se členy týmu, navržení motivačních metod, podporování team buildingových aktivit. Finanční problémy – nedostatek financí na začátku projektu, jednozdrojové financování projektů, časové rozlišení v příjmech a výdajích. – Ošetření rizika – úvěr, kontokorent, další vnitřní zdroje financování.
Rizika projektu •
•
Vnitřní ”politické” změny - přestože změny mohou v průběhu projektu nastat, je velice složité připravit předem plán jejich ošetření. Změny vnějších podmínek nebo okolní změny - mohou podstatně změnit průběh projektu. – Ošetření rizika – dostatečně zpracovaná analýza /SWOT – Ohrožení/ a předem stanovený postup.
Zásady úspěšného řízení projektu • Nikdy nic jenom předpokládat, vše si dostatečně ověřit. • Mít neustále na mysli účel projektu. • Neustále informovat ty, jichž se projekt týká. • Vyhodnocovat jednotlivé fáze projektu. • Komunikovat v projektovém týmu. •
Realizovat jednotlivé kroky projektového řízení.
Zásady úspěšného řízení projektu • • • •
Nezapomeňte: Nikdo není dokonalý Všichni děláme chyby S úsměvem jde všechno líp
Děkuji za pozornost Dana Diváková Institut komunitního rozvoje Na Hradbách 6, Ostrava www.ikor.cz
[email protected] 731 462 017
