Projektové a finanční řízení

Projektové a finanční řízení 14.11.2012, Liberec Jana Šubrtová Markéta Landová

Obecná specifika projektového řízení – Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji

Obecná specifika projektového řízení – Pro projektové řízení je typická vysoká neurčitost spojená jak s definováním cílů, tak způsobu realizace těchto cílů. Tyto faktory ovlivňují rozhodovací procesy při projektovém řízení a vytvářejí typickou situaci pro rozhodování za rizika nejistoty a tím předurčují i volbu metod rozhodování – Je tedy nutné aplikovat efektivní metody řízení v souladu s pravidly projektového managementu tak, aby byla rizika minimalizována

Obecná specifika projektového řízení  Dodržování pravidel projektového managementu

Řízení projektu – Plánování (čas, zdroje, lidské zdroje ,kompetence) – Vedení projektu • • • •

Komunikace Administrace Vyhodnocování průběhu projektu Přijímání adekvátních opatření

– Ukončení projektu

Praktická doporučení – Jasné vymezení procesů, jejich vlastníků, kompetencí – Nastavení pravidel komunikace (zejména u větších organizací, kde je nutná součinnost více útvarů/oddělení – Využití interních pravidel)

předpisů

(formalizace

– Principy projektové (vedení projektových složek, sdílení dokumentace, vedení zápisů, apod.)

Projekty financované z dotací  Pro úspěšnou realizaci projektu je stěžejní nejen dodržení zásad projektové ho managementu, ale též pravidel poskytovatele dotace  Tato pravidla jsou vymezena v řízené dokumentaci daného operačního programu  Vlastním právním aktem, který příjemce zavazuje k dodržování těchto pravidel je Smlouva/Rozhodnutí o poskytnutí dotace  Pro úspěšnou realizaci projektu je důležité se zněním tohoto dokumentu detailně seznámit…

Smlouva/Rozhodnutí o poskytnutí dotace  Vymezuje povinnosti příjemce dotace

 Porušením těchto povinností dochází k porušení rozpočtové kázně  Je důležité se s těmito povinnostmi seznámit ještě před podpisem právního aktu a aktualizovat data projektu  Podmínky jednotlivých ŘO liší  Ke změnám může docházet i u jednoho ŘO v rámci různých výzev ( např. OP LZZ – zrušení druhé zálohy od 01.11.2012)

Smlouva o poskytnutí dotace  Doporučujeme povinnosti příjemce dotace, které mají povahu konkrétních aktivit zahrnout do plánu aktivit projektu s vymezením zodpovědnosti konkrétní osoby  Další povinnosti, které se mohou týkat i dalších oddělení/odborů organizace – seznámit s nimi všechny dotčené osoby, nebo promítnout do vnitropodnikové směrnice (pojištění majetku, nakládaní s majetkem pořízeným z dotace, hlášení změn)

 V případě, že máte jakoukoliv pochybnost k povinnostem vymezeným Smlouvou/Rozhodnutím – vždy písemně kontaktovat poskytovatele dotace

Smlouva o poskytnutí dotace  Povinnosti příjemce (výběr, příklady) – splnit účel projektu, realizovat projekt v rozsahu a termínech podle čl. II odst. 1 této smlouvy a zachovat výsledky projektu po celou dobu udržitelnosti projektu – naplnit cílové hodnoty vybraných indikátorů nejpozději do ukončení realizace projektu (příp. do 1 roku od ukončení realizace projektu), přičemž tyto indikátory musí odpovídat charakteru a cílům projektu

– Příjemce dotace není oprávněn přesouvat finanční prostředky mezi hlavními položkami rozpočtu a uplatňovat v souvislosti se změnami rozpočtu vícepráce nebo jiné než v rozpočtu předpokládané náklady – Povinnost vztahující se k pojištění majetku

Smlouva o poskytnutí dotace  Povinnosti příjemce (výběr) – dodržovat tuto smlouvu, pravidla ŘO a relevantní právní předpisy ČR a EU, – Povinnosti v souvislosti s vlastnickým právem k majetku, získanému z finančních prostředků dotace – Povinnosti ve vztahu k výběrovému řízení – Součinnost při kontrole a auditu

– uchovávat veškerou dokumentaci (tj. doklady a dokumenty) související s předmětem této smlouvy, včetně účetnictví, po dobu určenou právními předpisy ČR nebo EU, zároveň však nejméně do 31.12.2025

Smlouva o poskytnutí dotace  Porušení rozpočtové kázně, smluvních podmínek, nesrovnalosti a sankce – Pokud poskytovatel zjistí, že příjemce nesplnil nebo neplní některou z podmínek vyplývajících z této smlouvy, pravidel ŘO či relevantních právních předpisů ČR a EU, je oprávněn zahájit potřebné kroky vedoucí ke zjištění, zda došlo k nesrovnalosti ve smyslu přímo použitelných právních předpisů EU – Porušení podmínek ze strany příjemce může být dále klasifikováno jako: • Porušení rozpočtové kázně ve smyslu zákona č. 250/2000 Sb. • Porušení jiných právních předpisů ČR a EU • Porušení Smlouvy • Porušení pravidel ŘO

Porušení rozpočtové kázně  Pokud kontrolní orgán zjistí pochybení po proplacení prostředků (i částečné) – toto pochybení je řešeno jako porušení rozpočtové kázně (zákon č. 218/2000 Sb. nebo 250/2000 Sb.  Příjemce je poté povinen odvést do rozpočtu poskytovatele odvod ve výši 100 % neoprávněně použitých nebo zadržených prostředků včetně penále (1 promile z částky odvodu za každý den prodlení)  U méně závažných pochybení

Porušení rozpočtové kázně  U méně závažných pochybení, pokud je v rozhodnutí uvedeno jedno nebo více procentních rozmezí pro stanovení nižšího odvodu za porušení rozpočtové kázně podle par. 14(odst.7) je vyměřen finančním úřadem odvod vycházející z procentního rozmezí uvedeném v rozhodnutí

 ŘO může s odkazem na zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, neproplatit část výdajů, které považuje za nezpůsobilé, a to i v případě, kdy podezření na nesrovnalost není potvrzeno ze strany ÚOHS, ÚFO či soudu. ŘO navíc není vázán zjištěními ÚFO, či ÚOHS (MFTK ČR, kap. 3.10.3)

Porušení rozpočtové kázně  U méně závažných pochybení, pokud je v rozhodnutí uvedeno jedno nebo více procentních rozmezí pro stanovení nižšího odvodu za porušení rozpočtové kázně podle par. 14(odst.7) je vyměřen finančním úřadem odvod vycházející z procentního rozmezí uvedeném v rozhodnutí

 Pozor Dle aktuální Metodiky finančních toků MFTK ČR nebude v případě sníženého odvodu vyhověno žádosti o prominutí odvodu.  Pro snížení rizika možného dopadu na příjemce se doporučuje zavést možnost konzultací mezi ŘO/ZS a příjemcem ve fázi předcházející oficiálnímu předložení žádosti o platbu ze strany příjemce. (MFTK ČR)

Důvody ukončení Smlouvy o dotaci - příklady  Porušení rozpočtové kázně  Naplnění skutkové podstaty nesrovnalosti dle nařízení č. 1083/2006  Porušení pravidel veřejné podpory

 Převod vlastnických práv k majetku v rozporu s podmínkami Smlouvy na třetí osobu, příp. zřízení zástavního práva  Změna právní formy příjemce v jejímž důsledku se stane nezpůsobilým příjemcem dotace pro danou oblast podpory

Změnová řízení  Typy změn

– Změny podstatné - změny ovlivňující cíle projektu, změna účtu projektu, nenaplnění indikátorů o více než 10 % – Změny nepodstatné – není nutné uzavírat Dodatek ke Smlouvě – Riziková oblast – v případě, že ŘO podstatnou změnu neschválí – vznik nezpůsobilých výdajů

Změnová řízení  Řízení změn – Důležitá součást projektového řízení – Typickým znakem nekvalitního projektového řízení je velký počet změn projektu, prodlužování doby realizace a růst nákladů – Pro snížení rizik v této oblasti je důležité kvalitní projektové plánování, u investičních projektů kvalitní projektová dokumentace, jasné vymezení kompetencí a zajištění včasného přenosu informací nejen v rámci projektového týmu, ale i všem nebo od všech dalším dotčených pracovníků, kteří pro projekt poskytují vstupy/výstupy/informace

Podstatné změny  Pravidla ŘO se liší  Je tedy důležité vždy nastudovat dokumentaci ŘO typologii změn

v

konkrétní

 Rozdíly jsou např. v posuzování změn harmonogramu rozpočtu

 Mezi podstatné změny vždy patří změny v oblasti indikátorů, změny, které ovlivní cíle a výstupy projektu  Rozpočtové změny ( záleží zpravidla na velikosti změny a na tom, zda jde o převod mezi hlavními položkami rozpočtu)

Podstatné změny  Více práce (pozor i na zákon o veřejných zakázkách)  Změny ve finančním plánu projektu (tady se opět pravidla poskytovatelů dotace mohou lišit)  Změny aktivit projektu  Změny právní formy žadatele  Změny partnera

Změnová řízení  Nepodstatné změny – změny adresy příjemce nebo kontaktních osob; – změnu ve finančním plánu – prodloužení/zkrácení finanční fáze;

– změnu ve finančním plánu – snížení/zvýšení požadované částky oproti původnímu předpokladu ve finančním plánu – pravidla ŘO se však liší – změnu termínu ukončení (fyzické) realizace projektu – pravidla ŘO se mohou lišit – drobné změny stavebního řešení projektu.

Změnová řízení  Nepodstatné změny – změny adresy příjemce nebo kontaktních osob; – změnu ve finančním plánu – prodloužení/zkrácení finanční fáze;

– změnu ve finančním plánu – snížení/zvýšení požadované částky oproti původnímu předpokladu ve finančním plánu – změnu termínu ukončení (fyzické) realizace projektu – drobné změny stavebního řešení projektu.

Změnová řízení  Jak postupovat při hlášení změn v projektu ? – Příjemce konzultuje každou změnu telefonicky, emailem či osobně s projektovým nebo finančním manažerem Příjemce musí změnu konzultovat a oznámit v dostatečném časovém předstihu v závislosti na povaze změny. Pro podstatné změny je stanovena lhůta X pracovních dní před vznikem požadované změny. – Každou změnu oznámí příjemce bezprostředně po dané konzultaci na formuláři Oznámení, vč. přiložených dokladů dostatečných k posouzení změny

Změnová řízení  Proces schvalování změny – posoudí každou nahlášenou změnu a písemně informuje příjemce o schválení či neschválení každé nahlášené změny v projektu prostřednictvím Oznámení o řešení změn v projektu. Oznámení obsahuje informace, zda ŘO změny schválil/neschválil, vč. uvedení důvodů. Zároveň informuje o dalším postupu (zejména u podstatných změn o nutnosti uzavřít dodatek ke Smlouvě, jako podmínce schválení změny). Příjemce nesmí podstatnou změnu realizovat dříve, než změnu ŘO schválí.

Způsobilost výdajů projektu  mohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů EU,  Jsou v souladu s příslušnými předpisy Evropské unie a České republiky  Odpovídají cílům, zaměření dané prioritní osy a oblasti podpory poskytovatele dotace  Jsou nezbytné pro realizaci projektu a dosažení cílů projektu  Jsou v souladu s pravidly a podmínkami poskytovatele dotace  Naplňují princip 3E: • Hospodárnost (economy) • Efektivnost (effectivness) • Účelnost (efficiency)

Legislativa  Pravidla způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze SF a FS na programové období 2007–2013. Jsou dostupná na www.strukturalni-fondy.c

 Zákon o účetnictví 563/1991 Sb. a související vyhlášky k provádění zákona,  zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů

Legislativa  zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů,(zákon o finanční kontrole),  zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů,  zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů,  Zákon č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech

Dokumentace ŘO  Vymezení způsobilých výdajů pro daný operační program je v kompetenci poskytovatele dotace  Pravidla způsobilých výdajů  Pokyny pro zadávání zakázek  Změny v realizaci projektu

 Příjmy projektu  Vícenáklady projektu

 Porušení rozpočtové kázně

Faktory ovlivňující způsobilost výdaje  Časové hledisko  Věcná povaha způsobilého výdaje

 Doložení způsobilého výdaje  Soulad s legislativou  Soulad s pravidly poskytovatele dotace – Např. změnová řízení, pokyny pro zadávání zakázek, příjmy projektů apod.

Časové hledisko  Účetní doklad vystavuje neplátce DPH

– okamžikem vzniku výdaje účetního případu

je datum uskutečnění

 Účetní doklad vystavuje plátce DPH

– Okamžikem vzniku výdaje je datum uskutečnění zdanitelného plnění  Rozhodným datem pro posouzení způsobilosti výdajů je datum úhrady faktury, které musí předcházet nebo být rovno datu ukončení fyzické realizace projektu/datu ukončení etapy.  Pozor na výdaje, které věcně souvisejí s dobou udržitelnosti projektu

Věcná povaha způsobilého výdaje  Zpravidla taxativně vymezena pro jednotlivé oblasti podpory  Dvě základní kategorie

– Hlavní způsobilé výdaje – Vedlejší způsobilé výdaje – zpravidla maximálně do výše 10 % celkových způsobilých výdajů – Přímé – Nepřímé, paušální ( pozor na způsob vykazování)  Není – li zcela zřejmé, zda daná kategorie výdaje svou věcnou povahou spadá do způsobilých výdajů – kontaktovat poskytovatele dotace

Doložení způsobilého výdaje • Dle věcné povahy způsobilého výdaje určuje ŘO i způsob doložení způsobilého výdaje • Je nutné dodržet legislativu i pravidla poskytovatele dotace • Ověřit, zda je vyžadován originál, ověřená nebo prostá kopie • V případě nejasností kontaktovat poskytovatele dotace a požadovat písemné vyjádření • Tam, kde je to možné, využít i osobní konzultaci před předložením žádosti o platbu – je možné se odvolat na Metodiku finančních toků MF ČR:

Pochybení v oblasti způsobilých výdajů  Nedodržení podmínek zákona č. 137/2006 Sb.  Nedodržení pravidel poskytovatele dotace v oblasti zadávání zakázek  Více práce  Chybná identifikace typu změny  Nedostatečné doložení daného výdaje  Porušení principu 3E – pozor, je nutné této problematice věnovat zvýšenou pozornost, v rámci kontrol VŘ není posuzován princip 3E a může následně dojít ke krácení ŽoP  Do spisu projektu založit zdůvodnění realizovaných cen

Kontroly projektů Mechanismus kontrol je důležitou součástí řídící práce, jejímž cílem je poskytnout zpracovateli i poskytovateli dotace zpětnou vazbu o stavu projektu. Účel kontrol:  zjištění odchylek od žádoucího stavu

 náprava nedostatků  odstranění příčin nedostatků  prevence před vznikem nedostatků  definování možných rizik

Účastníci kontroly Kontrolovaná osoba:  fyzická nebo právnická osoba, která je žadatelem, resp. příjemcem veřejné finanční podpory  dodavatel – fyzická nebo právnická osoba, která se podílela na dodávkách zboží nebo služeb hrazených z veřejných výdajů nebo veřejné finanční podpory Kontrolní skupina:  osoba/osoby pověřené provedením kontroly  přizvané osoby (externí expert, přizvaný pracovník ŘO)

Subjekty s právem kontroly projektů financovaných z fondů EU  zaměstnanci nebo zmocněnci poskytovatele dotace  Ministerstvo pro místní rozvoj ČR

 Ministerstvo financí ČR  Auditní orgán  Evropská komise  Evropský účetní dvůr  Nejvyšší kontrolní úřad  další oprávněné orgány státní správy

Průběžná kontrola interim  kontrola dodržování stanovených podmínek a postupů  kontrola plnění smluvních podmínek příjemcem  ověření, že jsou finanční prostředky použity k záměru specifikovanému projektem a Smlouvou  ověření, že se v průběhu realizace neporušují pravidla pro poskytování finančních prostředků ze strukturálních fondů  kontrola hospodárnosti, vynaložených výdajů

efektivnosti

a

účelnosti

 ověření, že jsou probíhající operace přizpůsobovány novým rizikům při případných změnách legislativních, provozních, personálních atd.

Kontrola ex post  ověření, že výsledky a výstupy projektu jsou udržovány v nezměněném stavu a slouží stanoveným cílovým skupinám

 kontrola plnění smluvních podmínek příjemcem  kontrola, že se v průběhu udržitelnosti neporušují pravidla pro poskytování finančních prostředků ze strukturálních fondů  kontrola výpočtu příjmů projektu  ověření, že jsou probíhající operace přizpůsobovány novým rizikům při případných změnách legislativních, provozních, personálních atd.

Kontrola postupu zadávání veřejných zakázek  Cílem je ověřování dodržování legislativy EU a ČR a postupů pro zadávání zakázek mimo působnost zákona o veřejných zakázkách upravených v Pokynech pro zadávání zakázek  POZOR: výsledky kontroly nenahrazují případná stanoviska orgánů dohledu a nezbavují příjemce zodpovědnosti za dodržování zákona Kontrola VZ dle fáze řízení:  kontrola ZD před vyhlášením výzvy  kontrola před podpisem SoD  Kontrola po uzavření VŘ

Průběh kontroly na místě  kontrola dodržování povinnosti archivace, tj. kontrola spisu projektu vč. dokumentace k VŘ  kontrola fyzického stavu projektu, tj. kontrola dodaných prací a dodávek dle účetních dokladů  kontrola dokumentace dle stavebního zákona (stavební deník, zápisy z KD atp.)

 kontrola účetnictví projektu (i nezpůsobilé výdaje)  kontrola využívání majetku pořízeného z projektu v souladu s pravidly programu

 kontrola dodržování pravidel pro publicitu  kontrola dodržování ostatních smluvních ujednání

Ukončení kontroly  nápravná opatření – lhůtu stanoví kontrolor, písemné doložení, následná kontrola  protokol z fyzické kontroly - 2 stejnopisy, seznámení kontrolované osoby s jeho obsahem  námitky proti závěrům kontroly – lhůta 5 prac. dnů od převzetí protokolu (lze prodloužit)

 rozhodnutí o námitkách (u kontrol ŘO vydává samotný ŘO a nelze se již odvolat)

Důsledky kontrolních zjištění  vyřazení projektu z administrace (ex-ante kontroly)  nařízení opatření k odstranění nedostatků

 pozastavení proplácení prostředků dotace  finanční korekce dotčených výdajů  návrh na zahájení řízení o nesrovnalostech  návrh na zahájení řízení o porušení rozpočtové kázně

Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly:  úzká spolupráce s pověřenými pracovníky ŘO ve všech fázích realizace projektu (změny, problémy, termíny)  přehledné a důsledné vedení spisu projektu (archivace, zápisy z jednání PT, písemné konzultace, originály atp.)  kvalitní práce projektového týmu – monitoring naplňování závazných podmínek smlouvy o dotaci (platí i pro období udržitelnosti projektu)  pečlivá kontrola plnění smluvních dodavatelem - při převzetí díla/dodávky

podmínek

Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly:  důsledné dodržování oznamovací povinnosti vůči poskytovateli dotace  pečlivé dodržování všech pravidel upravujících zadávání veřejných zakázek (zohlednění při změnách)  ukotvení povinné součinnosti při kontrolách ve všech smlouvách s dodavateli/partnery  důsledné dodržování pravidel pro publicitu projektu

Udržitelnost projektu  Projekt je úspěšně ukončen až po uplynutí období udržitelnosti 5 let od finančního ukončení projektu, respektive 3 let u projektů MSP, nikoli proplacením poslední žádosti o platbu.  V období udržitelnosti se projeví: – Životnost projektu – Reálnost projektu – Finanční návratnost (u projektů podnikatelských subjektů) – Schopnost udržet naplánované výstupy projektu (pořízené vybavení, pracovní místa atd.)

Závazky příjemců v době udržitelnosti  Dodržování podmínek právního aktu o přidělení dotace  Zpracování monitorovacích zpráv  Hlášení změn v projektu  Uchování výsledných hodnot monitorovacích indikátorů  Zaúčtování případných příjmů projektu a vedení samostatného účtu projektu  Součinnost při kontrolách na místě  Archivace veškeré dokumentace související s projektem dle pravidel dotačního programu

Udržitelnost projektu  po dobu udržitelnosti nakládat s veškerým majetkem získaným (byť jen částečně) z dotace s péčí řádného hospodáře, přičemž příjemce nesmí převést vlastnické právo k tomuto majetku nebo jeho části bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele dotace. Příjemce rovněž nesmí bez předchozího písemného souhlasu poskytovatele užít tento majetek nebo jeho část za účelem zajištění závazku svého nebo třetí osoby, např. prostřednictvím zástavního práva. Podmínky udělení písemného souhlasu stanoví Smlouva o poskytnutí dotace  Příjemce dotace má povinnost uchovávat důležité doklady a dokumenty vztahující se k projektu. Doba archivace je stanovena právními předpisy ČR a EU, minimálně však do 31.12. 2025.

Vedení dokumentace  Pro uchování dokladů a dokumentů vztahujících se k projektu má příjemce dotace povinnost vytvořit spis příjemce. Spis příjemce musí být veden přehledně a všechny dokumenty musí být snadno dosažitelné. V případech, kdy to vyžadují právní předpisy ČR, ponechává příjemce originály dokladů jako součást svého účetnictví, daňové evidence či ostatních evidencí a do spisu příjemce ukládá kopie. Ve všech ostatních případech jsou archivovány originály dokladů a dokumentů.  V případě, kdy spis příjemce obsahuje kopie dokumentů a dokladů, musí příjemce zajistit, aby na nich byly vyznačeny odkazy na uložení originálu, které umožní jednoduchou, pohotovou a úplnou kontrolu příslušné dokumentace.

Závěrečná doporučení  Jak se vyhnout rizikům při realizaci projektu ? – Znalost pravidel poskytovatele dotace – Kvalitní projektový management – Kvalitní projektová dokumentace – V případě staveb věnovat zvýšenou pozornost vícepracem/méněpracem a dohledu při realizaci stavby – Součinnost všech dotčených útvarů příjemce, které se spolupodílejí na realizaci projektu, vymezení kompetencí, zodpovědností, včasné předávání informací – Věnovat dostatečnou pozornost účetnictví projektu – Dodržovat pravidla v oblasti zadávání zakázek.

Závěr  Proplacení finančních prostředků neznamená konec projektu

 Každý projekt je i nadále kontrolován a jeho výstupy musí být udrženy po celou dobu udržitelnosti projektu  V případě nedodržení Smlouvy a neudržení výstupů projektu bude dotace vymáhána zpět  Při zodpovědném přístupu k povinnostem po dobu udržitelnosti projektu vymáhání dotace nehrozí, neboť povinnosti v udržitelnosti již nejsou tak náročné

Děkujeme za pozornost.

Dotazy Případně písemně na [email protected]

http://www.strukturalni-fondy.cz/Jak-na-fondy