Projektové a finanční řízení

Projektové a finanční řízení 21.08.2012

Ing./ Ing. Jana Šubrtová

Ing. Markéta Landová, Ph.D.

Obecná specifika projektového řízení – Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji

Obecná specifika projektového řízení podnikové řízení není definován konec(předpoklad - podnik bude fungovat co nejdéle

projekt

definitivní začátek i konec

trvalé opakování aktivit rutinního projekt realizován jednou, bez řízení opakování každá podnikatelská aktivita představuje malý díl celého podnikání

hodnota projektu představuje někdy více, než roční příjem celého podnikání

riziko každé jednotlivé podnikatelské akce je malé

riziko projektu je značné, neúspěšné projekty nelze opravit

odklady nemusí být vždycky kritické

každý odklad v průběhu projektu má vliv na výsledek, zejména odklad v činnosti, která je součástí tzv. kritické cesty

stálý tým se stálým vybavením

struktura týmu a jeho vybavení pouze pro období projektu

veličina čas perioda finance

riziko Časové odchylky

Lidské zdroje

Projekty financované z dotací  Pro úspěšnou realizaci projektu je stěžejní nejen dodržení zásad projektového managementu, ale též pravidel poskytovatele dotace  Tato pravidla jsou vymezena v řízené dokumentaci daného operačního programu  Pro úspěšnou realizaci projektu je důležité se detailně seznámit se zněním právního aktu o poskytnutí dotace (Smlouva o poskytnutí dotace, Rozhodnutí o poskytnutí dotace, Dohoda o poskytnutí příspěvku, Koordinační dohoda atp.)

Projekty financované z dotací Nedodržení pravidel poskytovatele dotace či nesplnění cílů projektu s sebou nese vysoká rizika: • vznik nezpůsobilých výdajů projektu zatěžujících rozpočet příjemce • narušení cash-flow projektu v důsledku pozdržení proplácení ŽoP v průběhu prošetřování porušení rozpočtové kázně či podezření na nesrovnalost • vyměření sankcí, respektive vrácení až 100% již proplacené dotace (objem prostředků projektu často několikanásobně převyšuje rozpočet organizace příjemce)

• uvedení organizace v registru nesrovnalostí (znemožnění čerpání dalších dotačních prostředků)

Nastavení projektového řízení v rámci organizace  Jasné vymezení procesů, jejich vlastníků, kompetencí respektive odpovědností  Vymezení vztahů podřízenosti a nadřízenosti (organizační pavouk) – zadávání a delegování úkolů, kontrola a hodnocení pracovníků  Jasné vymezení schvalovacích a rozhodovacích procesů (eskalace rozhodování, schvalování výstupů, faktur, odměn atp.)

 Vazba projektového týmu na strukturu organizace (komunikační toky, hierarchie)

Nastavení projektového řízení v rámci organizace  Nastavení pravidel komunikace (zejména u větších organizací, kde je nutná součinnost více útvarů/oddělení)  Nastavení komunikační platformy/platforem (možnost sdílení dokumentace a sdílení informací)  Přehledné vedení dokumentace k projektu a archivace dle pravidel dotačního programu  Pravidla práce projektového týmu případně dílčích pracovních skupin (frekvence jednání, vedení zápisů z jednání, kontrola plnění úkolů)

Nastavení projektového řízení v rámci organizace  Vytvoření databáze formulářů a dokumentů projektu splňujících požadavky na publicitu a požadavky na obsahované informace dle pravidel daného operačního programu a zásad projektového řízení, např.: – Pracovní výkaz – – – – – –

Zpráva ze služební cesty Prezenční listina Zápis z jednání Výzva k předkládání nabídek na zakázku malého rozsahu Monitorovací listy podpořených osob atd.

Nastavení projektového řízení v rámci organizace Využití interních předpisů: • formalizace pravidel projektového řízení v rámci organizace • archivační směrnice a spisový podmínky dotačního programu

řád

• pravidla pro zajištění udržitelnosti projektu

zohledňující

Vedení dokumentace  Pro uchování dokladů a dokumentů vztahujících se k projektu má příjemce dotace/partner projektu povinnost vytvořit „spis příjemce“. Spis musí být veden přehledně a všechny dokumenty musí být snadno dosažitelné  V případech, kdy to vyžadují právní předpisy ČR, ponechává příjemce originály dokladů jako součást svého účetnictví, daňové evidence či ostatních evidencí a do spisu příjemce ukládá kopie. Ve všech ostatních případech jsou archivovány originály dokladů a dokumentů  V případě, kdy spis příjemce obsahuje kopie dokumentů a dokladů, musí příjemce zajistit, aby na nich byly vyznačeny odkazy na uložení originálu, které umožní jednoduchou, pohotovou a úplnou kontrolu příslušné dokumentace

Spis příjemce            

Žádost o poskytnutí dotace, vč. příloh Originál právního aktu o poskytnutí podpory, vč. příloh a dodatků Originály smluv s partnery, vč. dodatků Čestná prohlášení a Oznámení o poskytnutí podpory de minimis Kompletní dokumentace k výběrovým a zadávacím řízením Externí a interní účetní doklady Schválené metodiky výpočtu podílu projektu na výdajích/příjmech organizace Doklady o realizaci projektových aktivit, plnění indikátorů, vzorky výstupů, publicita atp. Monitorovací zprávy a žádosti o platbu včetně příloh a doplnění Oznámení příjemce o změnách projektu Veškerou elektronickou i písemnou korespondenci obsahující podstatné informace o administraci a realizaci projektu Zápisy z jednání

Sestavení projektového týmu Hlavní úkoly projektového týmu (jednotlivých členů PT): • Řízení projektu a řešení případných problémů • Zajištění realizace projektových aktivit • Finanční řízení projektu

• Zajištění účetnictví projektu • Monitoring naplňování cílů projektu a pravidel programu • Administrace projektu vůči poskytovateli dotace • Zajištění realizace opatření na zajištění publicity • Zajištění zadávacího řízení včetně přípravy podkladů

Před uzavřením právního aktu o přidělení dotace  Znovu prostudovat projektovou žádost a cíle projektu  Znovu ověřit reálnost závazných indikátorů, harmonogramu, finančního plánu atd.  Znovu ověřit strukturu rozpočtu a způsobilost předpokládaných výdajů projektu  Zvážit aktualizaci údajů uvedených v žádosti. Využít možnosti konzultací s poskytovatelem dotace (co lze ještě měnit, přesný výklad indikátorů, položek rozpočtu, způsobilost výdajů atp.)

 Detailně se seznámit s podmínkami poskytnutí dotace

Před uzavřením právního aktu o přidělení dotace  Zajištění finančních zdrojů pro spolufinancování / předfinancování projektu (vlastní zdroje, bankovní úvěr, dodavatelský úvěr, ex-ante financování)

 Zajištění finančních zdrojů na financování nezpůsobilých výdajů projektu (řízení rizik: riziko vzniku vícenákladů – je třeba definovat opatření nejen na snížení pravděpodobnosti, ale rovněž zmírnění dopadu pokud nastane)  U projektů generujících příjmy reálné nastavení cenové politiky(výpočet finanční mezery)

Po uzavření právního aktu o přidělení dotace  Zajistit smlouvy s partnery (jasné vymezení rolí, případně podrobně definovaný rozpočet partnera)  Zajistit pracovně právní vztahy s členy PT a řešiteli (jednoznačné pracovní náplně, mzdy v místě a čase obvyklé/limity, sčítání úvazků).  Seznámit pracovníky s vykazováním odvedené práce na projektu dle pravidel programu (vazba na pracovní náplň) a pravidly řízení projektu (pravidla komunikace, organizační struktura týmu atp.)

Po uzavření právního aktu o přidělení dotace  Zajistit výběr dodavatelů (dle zákona a dle pravidel poskytovatele dotace)  Zapracovat do smluvních vztahů s dodavateli požadavky poskytovatele dotace (součinnost při kontrolách, náležitosti faktur atp.)  Nastavení splatnosti dodavatelských faktur (zohlednit lhůty pro administraci žádostí o platbu, proces schvalování a cash-flow projektu)

Řízení projektu  Podrobné rozpracování harmonogramu resp. realizačního plánu projektu a kontrola jeho dodržování  Monitoring naplňování cílů projektu a závazných monitorovacích indikátorů  Monitoring kvality činností a výstupů projektu  Monitoring dodržování podmínek právního aktu o přidělení dotace a pravidel programu a kontrola způsobilosti výdajů projektu  Rozhodování (změny, specifická řešení atp.) a řešení případných problémů

Realizační plán projektu Aktivita

Krok

Zajišťuje

Školení XY

Zpracování obsahové koncepce

Projektový Projektový manažer manažer

01/03/2012

Zpracování programu

Projektový Projektový manažer + manažer lektor

07/03/2012

Zajištění lektora

Asistent

Projektový manažer

15/03/2012

Zajištění prostor a techniky

Asistent

Asistent

15/03/2012

Publicita a marketing

Asistent

Projektový manažer

20/03/2012

Zpracování materiálů pro účastníky

Lektor

Asistent

31/03/2012

…

Odpovídá

Termín

Finanční řízení projektu  Vazba projektu na stávající praxi v organizaci (oběh účetních dokladů, zaúčtování investičních/neinvestičních výdajů, požadavek na oddělené účetnictví, formální a věcné schvalování podpisové vzory, pokladní limity)  Cash-flow projektu (ex-ante / ex-post financování, příp. modifikované financování) – úzká komunikace mezi projektovým a finančním manažerem  Kontrola čerpání rozpočtu projektu v jednotlivých položkách (dopady změn projektu – např. harmonogram atp.)

Finanční řízení projektu

Náklady

Monitorovací období

leden únor

březen

duben

Zbývá vyčerpat

Osobní náklady

500000

100000 37500 37500

37500

37500

250000

Projekt. manažer

200000

40000 15000 15000

15000

15000

100000

Finanční manažer

200000

40000 15000 15000

15000

15000

100000

Asistent

100000

20000

7500

7500

7500

7500

50000

Služby

130000

15000 10000

0

5000

10000

90000

Pronájem sálu

100000

15000 10000

0

5000

10000

60000

Tisk publikací

30000

0

0

0

30000

115000 47500 37500

42500

47500

340000

Celkové náklady Příjmy

Rozpočet Dosud vyčerpáno

Dary

630000

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

…

Příjmy celkem

Realizace projektových aktivit  Opatření pro zajištění publicity projektu dle pravidel poskytovatele dotace (schválení návrhu)  Důsledné dokladování všech činností a aktivit v rámci projektu (fotodokumentace, materiály z akcí, prezenční listiny, listy podpořených osob atp.) – to co není doloženo, jako by se nestalo

 Získávání zpětných vazeb od cílových skupin, jejich vyhodnocení a zapracování

Dokladování – vedení dokumentace projektu Aktivita

Krok

Termín ukončení

Výstup

Školení XY

Zpracování obsahové koncepce

01/03/2012

Obsahová koncepce

Zpracování programu

07/03/2012

Program školení

Zajištění lektora

15/03/2012

DPP/objednávka

Zajištění prostor a techniky

15/03/2012

-

Publicita a marketing

20/03/2012

Článek v tisku Prt-sc webových stránek

Zpracování materiálů pro účastníky

31/03/2012

Materiály pro účastníky

…

Administrace projektu ve vztahu k ŘO  Zpracování monitorovacích zpráv případně hlášení o pokroku včetně povinných příloh  Zpracování žádostí o platbu včetně povinných příloh  Zpracování žádostí o změnu projektu včetně příloh  Zajištění dokumentace o realizovaných aktivitách (včetně fotodokumentace a vzorků výstupů)  Zajištění dokladů o naplnění monitorovacích indikátorů (listy podpořených osob, předávací protokoly atp.)

 Vedení spisu projektu – přehlednost (snadná orientace pro kontroly – především ex-post)

Vedení účetnictví projektu  Vedení samostatného účtu projektu a oddělené účetní evidence projektu (samostatné analytické účty)  Zaúčtování výdajů (příjmů) projektu dle požadavků dotačního programu (rozúčtování dle zdrojů financování)  Zaúčtování investičních a neinvestičních výdajů (soulad projektu s vnitřními předpisy organizace)  Zaúčtování mezd, odměn a cestovních náhrad v rámci projektu

 Metodiky výpočtu podílu projektu na režijních nákladech atp. (s výjimkou nepřímých výdajů)

Problémy při realizaci  Detailní analýza rizik - identifikace rizik, návrh opatření (živý dokument)  Řízení rizik (sledování signálů rizik, realizace opatření, rozdělení zodpovědností a kontrola jejich naplňování)  Realizovat preventivní opatření vzniku rizik a v případě výskytu rizika identifikovat příčinu vzniku a pokusit se navrhnout opatření k jejímu odstranění  Interní problémy / externí problémy

Změnová řízení  Identifikace odchylky od plánu → návrh optimálního řešení (finanční a časové hledisko)  Konzultace s ŘO (ověření postupu - typ změny)  Oznámení změny ŘO:  Nepodstatné změny - nezakládá změnu právního aktu o poskytnutí dotace  Podstatné změny - nutnost vypracovat dodatek k právnímu aktu

Ukončení realizace projektu  Dostatečná časová rezerva na zpracování ZMZ a realizaci všech plateb  ZMZ rekapituluje celý průběh projektu, popisuje jakým způsobem byly naplněny cíle projektu (vazba na žádost o dotaci)  Přílohou ZMZ jsou výstupy projektu ke kterým se příjemce zavázal (pokud nebyly předloženy již dříve)

Zajištění udržitelnosti projektu  Proplacení finančních prostředků neznamená konec projektu  Každý projekt je i nadále kontrolován a jeho výstupy musí být udrženy po celou dobu udržitelnosti projektu  V případě nedodržení podmínek poskytnutí dotace a neudržení výstupů projektu bude dotace vymáhána zpět  Při zodpovědném přístupu k povinnostem po dobu udržitelnosti projektu vymáhání dotace nehrozí, neboť povinnosti v udržitelnosti již nejsou tak náročné

Zajištění udržitelnosti projektu  Lhůta 3 roky pro MSP, jinak 5 let od ukončení realizace  Monitoring dodržování podmínek právního aktu o přidělení dotace  Zpracování monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti projektu včetně povinných příloh a zpracování žádostí o změnu projektu  Monitoring naplňování a udržování výsledných hodnot závazných monitorovacích indikátorů  Zaúčtování případných příjmů projektu a vedení samostatného účtu projektu  Součinnost při kontrolách na místě  Archivace veškeré dokumentace související s projektem dle pravidel dotačního programu

Co by měl příjemce udělat před podáním MZU  Prostudovat žádost o dotaci vč. příloh  Prostudovat právní akt o poskytnutí dotace vč. případných dodatků  Prostudovat si závěrečnou MZ včetně případných doplnění

 Uvědomit si, k čemu se příjemce zavázal v žádosti o dotaci  MZ o zajištění udržitelnosti = výstup naplnění udržitelnosti

Součinnost při kontrolách na místě  Účelem kontroly je zjištění odchylek od žádoucího stavu, náprava nedostatků, odstranění příčin nedostatků, prevence před vznikem nedostatků, definování možných rizik  Kontrolu projektu může provést nejen ŘO, ale i celá řada dalších oprávněných subjektů, a to v období 10 let od finančního ukončení projektu (povinnost archivace)  K součinnosti se musí zavázat vedle příjemce rovněž partneři a dodavatelé

 Druhy kontrol: předběžná (ex-ante), průběžná (interim) následná (ex-post), kontrola postupu zadávání veřejných zakázek

Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly  Úzká spolupráce s pověřenými pracovníky ÚRR ve všech otázkách týkajících se předmětu projektu a důsledné dodržování oznamovací povinnosti vůči poskytovateli dotace  Přehledné a důsledné vedení projektové dokumentace na jednom místě a ošetření povinnosti archivovat dokumenty vnitřní archivační směrnicí zohledňující podmínky programu  Důsledné dodržování pravidel pro publicitu projektu  Kvalitní práce projektového týmu/pověřené osoby i v období udržitelnosti – monitoring naplňování závazných podmínek právního aktu o poskytnutí dotace

Závěrečná doporučení  Jednoznačné definování kompetencí v rámci projektového týmu a organizace příjemce – pokrytí všech klíčových činností při realizaci a administraci projektu (nepodcenit administrativní kapacitu PT)  Jednoznačné nastavení pravidel komunikace v rámci PT i organizace příjemce

 Maximální využívání konzultací s poskytovatelem dotace (viz předchozí)  Kvalitní řízení rizik projektu – včasná identifikace signálů rizik a rychlý postup při realizaci opatření  Jednoznačné delegování kompetencí rovněž ve fázi udržitelnosti projektu

Děkuji za pozornost

Dotazy Případně písemně na [email protected]

http://www.strukturalni-fondy.cz/Jak-na-fondy