Projektové a finanční řízení 25.04.2012
Obecná specifika projektového řízení – Projekt je jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji
Obecná specifika projektového řízení veličina čas
podnikové řízení není definován konec(předpoklad podnik bude fungovat co nejdéle trvalé opakování aktivit rutinního řízení
projekt
každá podnikatelská aktivita představuje malý díl celého podnikání riziko každé jednotlivé podnikatelské akce je malé
hodnota projektu představuje někdy více, než roční příjem celého podnikání riziko projektu je značné, neúspěšné projekty nelze opravit
odklady nemusí být vždycky kritické
každý odklad v průběhu projektu Časové odchylky má vliv na výsledek, zejména odklad v činnosti, která je součástí tzv. kritické cesty Lidské zdroje struktura týmu a jeho vybavení pouze pro období projektu
stálý tým se stálým vybavením
definitivní začátek i konec projekt realizován jednou, bez opakování
perioda finance
riziko
Obecná specifika projektového řízení – Pro projektové řízení je typická vysoká neurčitost spojená jak s definováním cílů, tak způsobu realizace těchto cílů. Tyto faktory ovlivňují rozhodovací procesy při projektovém řízení a vytvářejí typickou situaci pro rozhodování za rizika nejistoty a tím předurčují i volbu metod rozhodování – Je tedy nutné aplikovat efektivní metody řízení v souladu s pravidly projektového managementu tak, aby byla rizika minimalizována
Obecná specifika projektového řízení – Při projektovém řízení existuje velmi slabá zpětná vazba mezi výsledkem rozhodovacího procesu a vlastním rozhodnutím, který je základním prvkem efektivnosti rozhodování v běžném řízení. Uvnitř projekčního cyklu sice existují vnitřní zpětné vazby, ale mezi projektovým záměrem a konečným výsledkem je zpravidla tak dlouhé časové období, že tato vazba je pro vlastní řízení často zanedbatelná. Zpětnou vazbou jsou spíše zkušenosti z realizace projektu, ale ty jsou využitelné až v projektech dalších.
Obecná specifika projektového řízení Dodržování pravidel projektového managementu
Řízení projektu – Plánování (čas, zdroje, lidské zdroje ,kompetence) – Vedení projektu • • • •
Komunikace Administrace Vyhodnocování průběhu projektu Přijímání adekvátních opatření
– Ukončení projektu
Projekty financované z dotací Pro úspěšnou realizaci projektu je stěžejní nejen dodržení zásad projektového managementu, ale též pravidel poskytovatele dotace Tato pravidla jsou vymezena v řízené dokumentaci daného operačního programu Pro úspěšnou realizaci projektu je důležité se detailně seznámit se zněním právního aktu o poskytnutí dotace (Rozhodnutí o poskytnutí dotace, Dohoda o poskytnutí příspěvku, Koordinační dohoda atp.)
Nastavení projektového řízení v rámci organizace Jasné vymezení procesů, jejich vlastníků, kompetencí respektive odpovědností Vymezení vztahů podřízenosti a nadřízenosti (organizační pavouk) – zadávání a delegování úkolů, kontrola a hodnocení pracovníků Jasné vymezení schvalovacích a rozhodovacích procesů (eskalace rozhodování, schvalování výstupů, faktur, odměn atp.)
Vazba projektového týmu na strukturu organizace (komunikační toky, hierarchie)
Nastavení projektového řízení v rámci organizace Nastavení pravidel komunikace (zejména u větších organizací, kde je nutná součinnost více útvarů/oddělení) Nastavení komunikační platformy/platforem (možnost sdílení dokumentace a sdílení informací) Přehledné vedení dokumentace k projektu a archivace dle pravidel dotačního programu Pravidla práce projektového týmu případně dílčích pracovních skupin (frekvence jednání, vedení zápisů z jednání, kontrola plnění úkolů)
Nastavení projektového řízení v rámci organizace Využití interních předpisů: • formalizace pravidel projektového řízení v rámci organizace • archivační směrnice a spisový podmínky dotačního programu
řád
• pravidla pro zajištění udržitelnosti projektu
zohledňující
Vedení dokumentace Pro uchování dokladů a dokumentů vztahujících se k projektu má příjemce dotace/partner projektu povinnost vytvořit „spis příjemce“. Spis musí být veden přehledně a všechny dokumenty musí být snadno dosažitelné. V případech, kdy to vyžadují právní předpisy ČR, ponechává příjemce originály dokladů jako součást svého účetnictví, daňové evidence či ostatních evidencí a do spisu příjemce ukládá kopie. Ve všech ostatních případech jsou archivovány originály dokladů a dokumentů. V případě, kdy spis příjemce obsahuje kopie dokumentů a dokladů, musí příjemce zajistit, aby na nich byly vyznačeny odkazy na uložení originálu, které umožní jednoduchou, pohotovou a úplnou kontrolu příslušné dokumentace.
Spis příjemce
Žádost o poskytnutí dotace, vč. příloh Originál právního aktu o poskytnutí podpory, vč. příloh a dodatků Originály smluv s partnery, vč. dodatků Čestná prohlášení a Oznámení o poskytnutí podpory de minimis Kompletní dokumentace k výběrovým a zadávacím řízením Externí a interní účetní doklady Schválené metodiky výpočtu podílu projektu na výdajích/příjmech organizace Doklady o realizaci projektových aktivit, plnění indikátorů, vzorky výstupů, publicita atp. Monitorovací zprávy a žádosti o platbu včetně příloh a doplnění Oznámení příjemce o změnách projektu Veškerou elektronickou i písemnou korespondenci obsahující podstatné informace o administraci a realizaci projektu Zápisy z jednání
Sestavení projektového týmu Hlavní úkoly projektového týmu (jednotlivých členů PT): • Řízení projektu a řešení případných problémů • Zajištění realizace projektových aktivit • Finanční řízení projektu
• Zajištění účetnictví projektu • Monitoring naplňování cílů projektu a pravidel programu • Administrace projektu vůči poskytovateli dotace • Zajištění realizace opatření na zajištění publicity • Zajištění zadávacího řízení včetně přípravy podkladů
Před uzavřením právního aktu o přidělení dotace Znovu prostudovat projektovou žádost a cíle projektu Znovu ověřit reálnost závazných indikátorů, harmonogramu, finančního plánu atd. Znovu ověřit strukturu rozpočtu a způsobilost předpokládaných výdajů projektu Zvážit aktualizaci údajů uvedených v žádosti. Využít možnosti konzultací s poskytovatelem dotace (co lze ještě měnit, přesný výklad indikátorů, položek rozpočtu, způsobilost výdajů atp.)
Detailně se seznámit s podmínkami poskytnutí dotace
Před uzavřením právního aktu o přidělení dotace Zajištění finančních zdrojů pro spolufinancování / předfinancování projektu (vlastní zdroje, bankovní úvěr, dodavatelský úvěr, ex-ante financování)
Zajištění finančních zdrojů na financování nezpůsobilých výdajů projektu (řízení rizik: riziko vzniku vícenákladů – je třeba definovat opatření nejen na snížení pravděpodobnosti, ale rovněž zmírnění dopadu pokud nastane) U projektů generujících příjmy reálné nastavení cenové politiky(výpočet finanční mezery)
Po uzavření právního aktu o přidělení dotace Zajistit smlouvy s partnery (jasné vymezení rolí, případně podrobně definovaný rozpočet partnera) Zajistit pracovně právní vztahy s členy PT a řešiteli (jednoznačné pracovní náplně, mzdy v místě a čase obvyklé/limity, sčítání úvazků). Seznámit pracovníky s vykazováním odvedené práce na projektu dle pravidel programu (vazba na pracovní náplň) a pravidly řízení projektu (pravidla komunikace, organizační struktura týmu atp.)
Po uzavření právního aktu o přidělení dotace Zajistit výběr dodavatelů (dle zákona a dle pravidel poskytovatele dotace). Zapracovat do smluvních vztahů s dodavateli požadavky poskytovatele dotace (součinnost při kontrolách, náležitosti faktur atp.). Nastavení splatnosti dodavatelských faktur (zohlednit lhůty pro administraci žádostí o platbu, proces schvalování a cash-flow projektu)
Řízení projektu Podrobné rozpracování harmonogramu resp. realizačního plánu projektu a kontrola jeho dodržování Monitoring naplňování cílů projektu a závazných monitorovacích indikátorů Monitoring kvality činností a výstupů projektu Monitoring dodržování podmínek právního aktu o přidělení dotace a pravidel programu a kontrola způsobilosti výdajů projektu Rozhodování (změny, specifická řešení atp.) a řešení případných problémů
Realizační plán projektu Aktivita
Krok
Zajišťuje
Odpovídá
Termín
Školení XY Zpracování obsahové koncepce
Projektový manažer
Projektový manažer
01/03/2012
Zpracování programu
Projektový manažer + lektor
Projektový manažer
07/03/2012
Zajištění lektora
Asistent
Projektový manažer
15/03/2012
Zajištění prostor a techniky
Asistent
Asistent
15/03/2012
Publicita a marketing
Asistent
Projektový manažer
20/03/2012
Zpracování materiálů pro účastníky
Lektor
Asistent
31/03/2012
…
Finanční řízení projektu Vazba projektu na stávající praxi v organizaci (oběh účetních dokladů, zaúčtování investičních/neinvestičních výdajů, požadavek na oddělené účetnictví, formální a věcné schvalování podpisové vzory, pokladní limity) Cash-flow projektu (ex-ante / ex-post financování, příp. modifikované financování) – úzká komunikace mezi projektovým a finančním manažerem Kontrola čerpání rozpočtu projektu v jednotlivých položkách (dopady změn projektu – např. harmonogram atp.)
Finanční řízení projektu
Náklady
Monitorovací období
Dosud leden vyčerpá no
únor
březen duben Zbývá vyčerp at
Osobní náklady
500000
100000
37500
37500
37500
37500
250000
Projekt. manažer
200000
40000
15000
15000
15000
15000
100000
Finanční manažer
200000
40000
15000
15000
15000
15000
100000
Asistent
100000
20000
7500
7500
7500
7500
50000
Služby
130000
15000
10000
0
5000
10000
90000
Pronájem sálu
100000
15000
10000
0
5000
10000
60000
Tisk publikací
30000
0
0
0
0
0
30000
630000
115000
47500
37500
42500
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Celkové náklady Příjmy
Rozpoč et
Dary
47500 340000
… Příjmy celkem
Realizace projektových aktivit Opatření pro zajištění publicity projektu dle pravidel poskytovatele dotace (schválení návrhu) Důsledné dokladování všech činností a aktivit v rámci projektu (fotodokumentace, materiály z akcí, prezenční listiny, listy podpořených osob atp.) – to co není doloženo jako by se nestalo
Získávání zpětných vazeb od cílových skupin, jejich vyhodnocení a zapracování
Dokladování – vedení dokumentace projektu Aktivita
Krok
Termín ukončení
Výstup
Školení XY
Zpracování obsahové koncepce
01/03/2012
Obsahová koncepce
Zpracování programu
07/03/2012
Program školení
Zajištění lektora
15/03/2012
DPP/objednávka
Zajištění prostor a techniky
15/03/2012
-
Publicita a marketing
20/03/2012
Článek v tisku Prt-sc webových stránek
Zpracování materiálů pro účastníky
31/03/2012
Materiály pro účastníky
…
Administrace projektu ve vztahu k ŘO Zpracování monitorovacích zpráv případně hlášení o pokroku včetně povinných příloh Zpracování žádostí o platbu včetně povinných příloh Zpracování žádostí o změnu projektu včetně příloh Zajištění dokumentace o realizovaných aktivitách (včetně fotodokumentace a vzorků výstupů) Zajištění dokladů o naplnění monitorovacích indikátorů (listy podpořených osob, předávací protokoly atp.)
Vedení spisu projektu – přehlednost (snadná orientace pro kontroly – především ex-post)
Vedení účetnictví projektu Vedení samostatného účtu projektu a oddělené účetní evidence projektu (samostatné analytické účty) Zaúčtování výdajů (příjmů) projektu dle požadavků dotačního programu (rozúčtování dle zdrojů financování) Zaúčtování investičních a neinvestičních výdajů (soulad projektu s vnitřními předpisy organizace) Zaúčtování mezd, odměn a cestovních náhrad v rámci projektu
Metodiky výpočtu podílu projektu na režijních nákladech atp.
Problémy při realizaci Detailní analýza rizik - identifikace rizik, návrh opatření (živý dokument) Řízení rizik (sledování signálů rizik, realizace opatření, rozdělení zodpovědností a kontrola jejich naplňování) Realizovat preventivní opatření vzniku rizik a v případě výskytu rizika identifikovat příčinu vzniku a pokusit se navrhnout opatření k jejímu odstranění Interní problémy / externí problémy
Změnová řízení Identifikace odchylky od plánu → návrh optimálního řešení (finanční a časové hledisko) Konzultace s ŘO (ověření postupu - typ změny) Oznámení změny ŘO: Nepodstatné změny (nezakládá změnu právního aktu o poskytnutí dotace) – bez předchozího souhlasu ŘO (informovat v nejbližší MZ s výjimkou změny kontaktních údajů) Podstatné změny (nutnost vypracovat dodatek k právnímu aktu) – podléhá schválení ŘO a partnery projektu. Žádost o změnu s podrobným zdůvodněním je třeba podat na ŘO min. 30 dní před koncem projektu.
Ukončení realizace projektu Dostatečná časová rezerva na zpracování ZMZ a realizaci všech plateb ZMZ rekapituluje celý průběh projektu, popisuje jakým způsobem byly naplněny cíle projektu (vazba na žádost o dotaci) Přílohou ZMZ jsou výstupy projektu ke kterým se příjemce zavázal (pokud nebyly předloženy již dříve)
Zajištění udržitelnosti projektu Proplacení finančních prostředků neznamená konec projektu Každý projekt je i nadále kontrolován a jeho výstupy musí být udrženy po celou dobu udržitelnosti projektu V případě nedodržení podmínek poskytnutí dotace a neudržení výstupů projektu bude dotace vymáhána zpět Při zodpovědném přístupu k povinnostem po dobu udržitelnosti projektu vymáhání dotace nehrozí, neboť povinnosti v udržitelnosti již nejsou tak náročné
Zajištění udržitelnosti projektu Lhůta 3 roky pro MSP, jinak 5 let od ukončení realizace Monitoring dodržování podmínek právního aktu o přidělení dotace Zpracování monitorovacích zpráv o zajištění udržitelnosti projektu včetně povinných příloh a zpracování žádostí o změnu projektu Monitoring naplňování a udržování výsledných hodnot závazných monitorovacích indikátorů Zaúčtování případných příjmů projektu a vedení samostatného účtu projektu Součinnost při kontrolách na místě Archivace veškeré dokumentace související s projektem dle pravidel dotačního programu
Co by měl příjemce udělat před podáním MZU Prostudovat žádost o dotaci vč. příloh Prostudovat právní akt o poskytnutí dotace vč. případných dodatků Prostudovat si závěrečnou MZ včetně případných doplnění
Uvědomit si, k čemu se příjemce zavázal v žádosti o dotaci MZ o zajištění udržitelnosti = výstup naplnění udržitelnosti
Součinnost při kontrolách na místě Účelem kontroly je zjištění odchylek od žádoucího stavu, náprava nedostatků, odstranění příčin nedostatků, prevence před vznikem nedostatků, definování možných rizik Kontrolu projektu může provést nejen ŘO, ale i celá řada dalších oprávněných subjektů, a to v období 10 let od finančního ukončení projektu (povinnost archivace) K součinnosti se musí zavázat vedle příjemce rovněž partneři a dodavatelé
Druhy kontrol: předběžná (ex-ante), průběžná (interim) následná (ex-post), kontrola postupu zadávání veřejných zakázek
Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly Úzká spolupráce s pověřenými pracovníky ÚRR ve všech otázkách týkajících se předmětu projektu a důsledné dodržování oznamovací povinnosti vůči poskytovateli dotace Přehledné a důsledné vedení projektové dokumentace na jednom místě a ošetření povinnosti archivovat dokumenty vnitřní archivační směrnicí zohledňující podmínky programu Důsledné dodržování pravidel pro publicitu projektu Kvalitní práce projektového týmu/pověřené osoby i v období udržitelnosti – monitoring naplňování závazných podmínek právního aktu o poskytnutí dotace
Závěrečná doporučení Jednoznačné definování kompetencí v rámci projektového týmu a organizace příjemce – pokrytí všech klíčových činností při realizaci a administraci projektu (nepodcenit administrativní kapacitu PT) Jednoznačné nastavení pravidel komunikace v rámci PT i organizace příjemce
Maximální využívání konzultací s poskytovatelem dotace (viz předchozí) Kvalitní řízení rizik projektu – včasná identifikace signálů rizik a rychlý postup při realizaci opatření Jednoznačné delegování kompetencí rovněž ve fázi udržitelnosti projektu
Děkuji za pozornost
Diskuze
Případně písemně na adresu
[email protected]
www.strukturalni-fondy.cz/Jak-na-fondy
