Projektek monitorozása. Elvek és módszerek dr. Koós Tamás 2013. szeptember 18. Budapest
Monitorozás, audit és értékelés • Monitorozás: a projektre vagy programra vonatkozó információk rendszeres vagy időszakos gyűjtése és elemzése annak érdekében, hogy képet kapjunk arról, hogy a projekt vagy program a tervezett irányba halad-e, vizsgáljuk a projekt vagy program előrehaladását a következő változók tekintetében: • • • •
Forrás-felhasználás Megvalósítás kiemelt és rész-elemei Az elvárt eredmények, termékek elérése Kockázatok kezelése
Monitorozás • Belső monitorozás: a projekt vagy program megvalósításában közvetlenül részt vevők végzik az információk gyűjtését és elemzését is – menedzsment feladat • Külső monitorozás: időszakosan vagy állandóan külső szakértőket kér fel a finanszírozó adatok, információk gyűjtésére és elemzésére
Felhasználók • Monitorozás: elsősorban a projekt menedzsmentje. A felhasználás területe: operatív döntések a projekt vagy program kapcsán (Jól csináljuk-e?) • Értékelés: elsősorban a projekt vagy program finanszírozói, kedvezményezettjei. A felhasználás területe: politika-tervezés, stratégia-tervezés (Jót csináltunk-e?) • Audit: program vagy projekt finanszírozói. Felhasználás területe: pénzügyi felügyelet. (Rendben vannak-e a pénzügyek?)
A monitorozás értelme • Hozzájárulhat a következő intézkedésekhez • A projekt/program belső finanszírozásának átalakítása. Egyes elemekre több forrás, másokra kevesebb • A projekt/program átütemezéséhez és a részek újrahangolásához • A személyzet belső átcsoportosítása. A kevésbé haladó területek/rész-elemek nagyobb figyelmet kapnak
Projekt monitorozás • Célja: a projekt aktuális helyzetének meghatározása az eredeti/tervezett eredmények elérése és annak ütemezése vonatkozásában (hol vagyunk és hol kellene lennünk) • Időben történő beavatkozás, korrekciós lépések esélye a tervezettől való eltérés esetén
Adatgyűjtés a monitorozás során • Mihez képest ítélem meg az előrehaladást? • A monitorozási indikátorok - előrehaladási mutatók szerepe a projekt/program nyomon követésében • Nem „úgy általában” gyűjtjük az adatokat, hanem előre megtervezett módon.
Monitorozás rendszere • Kik fognak részt venni az adatgyűjtésben és elemzésben? • Miről akarunk adatokat gyűjteni: intellektuális kihívás – előre látni a kulcstényezőket, kockázatokat, lehetséges kritikus rész-területeket • A monitorozáshoz szükséges jelentések kialakítása – nyomtatvány, szoftver stb.
Monitorozás rendszere folyt. • A monitorozáshoz szükséges jelentések rendjének leírása: ki tölti ki a nyomtatványt, viszi be az adatot a szoftverbe, milyen gyakran történik az adatfelvitel, ki fér hozzá a adatokhoz, és melyik szintjéhez • Kik a felelősök az adtok gyűjtéséért és feldolgozásáért, elemzéséért
Monitorozás rendszere folyt. • A tény-adatok és előzetes projekt-terv összehasonlítása – hol is vagyunk • Az összehasonlítás alapján: intézkedések • Időközi jelentés a megfelelő előrehaladásról vagy • Korrekciós beavatkozások, pl. források átcsoportosítása, átütemezés, személycserék, személyzet áthelyezése, módszer- vagy technológia-váltás stb.
Fő cél (impakt) célértékek Fő cél (impakt) Fejlesztési hipotézis
Menedzsment beszámoltathatóság
Eredmények (kívánt hatások)
Kívánt hatások célértékei
Mérföldkövek
Közvetlen eredmények (termékek, szolgáltatások)
Gantt chart
Tevékenységek (feladatok)
Pénzügyi folyamatok költségvetés Idő
Bevitt források (költségvetés, emberi erőforrások stb.) Logikai keretmátrix függőleges logikája
T0
Forrás: Crawford P & Bryce P, International Journal of Project Management 21 (2003) 363–373
TT
Aktuális átfogó hatás
Aktuális hatások
Fejlesztési hipotézis
Menedzsment beszámoltathatóság
Eredmények - Cél feltevések
Aktuális eredmények Aktuális tevékenységek
Közvetlen eredmények Eredményfeltevések Tevékenységek - Közvetlen Eredményekre vonatkozó feltevések
Idő
Bevitt források Tevékenységekre vonatkozó feltevések Feltevések/előfeltételek
TT
Aktuális pénzügyi helyzet
T0
Forrás: Crawford P & Bryce P, International Journal of Project Management 21 (2003) 363–373
