Projekt „Zavedení nových výrobku na trh – modul Projekty“ Saint-Gobain Weber Terranova, a.s.
Popis agendy Projekt je objekt typu hlavička + řádky. V hlavičce budou identifikační hodnoty, popisné údaje a údaje o typu výrobku, podle kterého se bude při vytváření projektu vybírat šablona. V řádcích bude N předem definovaných kroků (definice kroků bude vycházet z šablon) a k nim údaje o dni naplnění, zodpovědné osobě a text s poznámkou. Vytvářet nový projekt budou moci pouze projektoví manažeři. Teď jsou čtyři (Tomáš Pošta, František Kašný, Pavel Svatoš, Petr Müller). Každý z nich bude přidělen k jedné či dvěma skupinám výrobků (Fasády, Nátěry, Lepidla na obklady a dlažbu, Podlahové hmoty, Suché omítkové a maltové směsi, Technické malty,). Program podle toho, kdo je do WRMu přihlášený, do formuláře předvyplní skupinu výrobku. Tu ale bude možné změnit. Potom uživatel vyplní druh výrobku (Mokrá výroba, Suchá výroba). Kromě názvu a datumu bude posledním povinným údajem před vytvořením Typ výrobku. Podle typu se vybere šablona, z které se sestaví seznam kroků. Po uložení nového projektu už nebude možné typ ani skupinu výrobku změnit. Šablony budou (alespoň zpočátku) existovat čtyři. A to ke každému typu výrobku (NV-S: "nový výrobek - suchá výroba", NV-M: "nový výrobek - mokrá výroba", EX: "externí výrobek", OZ: "obchodní zboží"). V šabloně bude seznam kroků. Bude v ní definované pořadí i podmínky, kdy na který krok "přijde řada". Tyto podmínky budou specifikované seznamem kroků, které musí být již dokončené, aby byl daný krok v procesu. Jeden krok bude moci mít více podmínek (předchozích kroků). A to proto, že některé kroky nohou probíhat paralelně. V definici každého kroku bude i časová náročnost. Ta bude v šabloně buď nevyplněná, vyplní se až při editaci projektu, nebo vyplněná bude, a to počtem pracovních dní. Součásti šablony bude i možnost nastavit ke každé položce hlavičky odkaz na krok, po jehož dokončení bude mít vykonavatel povinnost pole doplnit. Toto bude důležité u kroků, jejichž dokončení bude podmíněné vyplněním výroben. Seznam výroben bude totiž ovlivňovat, seznam vykonavatelů některých následných kroků. S projekty budou pracovat tři skupiny lidí. Projektoví manažeři, vykonavatelé kroků a administrátoři. Projektoví manažeři projekt vytvoří. Zadají jeho hlavní vlastnosti, podle kterých program zvolí šablonu a sestaví i sadu kroků v projektu. Tuto sadu bude moci PM jednak upravit, za druhé budou moci u jednotlivých kroků změnit konkrétního vykonavatele. Pak "odešle" projekt k realizaci. To bude znamenat, že první vykonavatel bude emailově upozorněný, aby začal pracovat na prvním kroku. PM poté už nebude zasahovat do základních údajů projektu (pokud nebude sám vykonavatelem čekajícího kroku), ale bude moci sledovat, v které fázi se vykonávání projektu nachází. Bude moci též rušit a upravovat kroky, které ještě nebyly započaty. Po vykonání všech kroků bude moci PM znovu upravit základní údaje (kromě typu, skupiny výrobku a seznamu výroben) a projekt uzavřít. Pokud bude potřeba v průběhu vykonávání kroků projekt zastavit, PM projekt ukončí bez realizace. Všichni vykonavatelé, na které je v tu chvíli řada s některým z kroků, dostanou mailovou informaci o ukončení projektu. Termíny řešení kroků budou též vkládané do kalendářů zaměstnanců zodpovědných za úkoly. Ve vlastnostech každého kroku projektu bude moci být text a adresát e-mailu, který bude programem automaticky odeslaný po dokončení kroku. Strana 1
Support & Solutions ... pracujeme pro vás !
Vykonavatelé kroků budou mít přístup pouze k projektům, u kterých jsou alespoň u jednoho kroku určení jako vykonavatelé. Všechny položky i řádky mají pouze ke čtení, kromě editace kroku, které jim byl určený, a který aktuálně čeká na jejich dokončení. Dokončení kroku bude obnášet zaškrtnutí, že krok je dokončen a napsání poznámky (nepovinné). Popřípadě doplnění některého z údajů v hlavičce, pokud pole má vazbu na krok. Program sám pak obešle vykonavatele následujícího kroku (nebo více kroků, podle nastavení návaznosti) e-mailem s žádosti o vykonání kroku. Protože každý krok bude moci mít termín splnění (v počtech pracovních dnů) bude program sám každé ráno kontrolovat, zda u některých kroků nebyl limit pro dokončení překročen a pokud ano, dostane vykonavatel kroku e-mail s upomínkou – a zároveň vykonavateli bude nabídnuta možnost editovat nový termín splnění kroku (v pracovních dnech) – v tomto případě nastavit povinnost vyplnit poznámku, proč byl termín posunutý. Administrátoři budou moci projekty zakládat, upravovat i označovat kroky jako splněné ve stejné míře jako projektoví manažeři i vykonavatelé. Navíc se budou administrovat číselníky a šablony.
Nové nástroje v aplikaci WRM V programu WRM přibude menu Projekty a v administraci přibude editace několika nových číselníků.
Administrace Číselník skupin kroků bude seznam, podle kterého budou vizuálně rozdělené kroky. Bude obsahovat popis a definici barvy. Číselník kroků bude obsahovat základní seznam a popisy a časovou náročnost kroků, ze kterých bude možné sestavit šablonu. Každý krok bude zařazený v některé skupině. Číselník druhů výrobků bude zpočátku obsahovat pouze dva záznamy: "Mokrá výroba" a "Suchá výroba". Číselník skupin výrobků bude obsahovat Popis, Zkratku (tři písmena, na kterých bude záviset číslo doklad projektu) a nakonec odkaz na projektového manažera, který má danou oblast na starosti. Číselník typů výrobků bude kromě základních údajů (zkratka, popis) obsahovat nástroj pro sestavení šablony. Pokud nebude šablona pro daný typ výrobku kompletně vytvořená, nebude možné při vytváření projektu tento typ použít. (Záznamy o typech budou zpočátku čtyři: "nový pro výrobu v ČR – suchá výroba", "nový pro výrobu v ČR – mokrá výroba", "externí výrobek", "obchodní zboží".) Číselník výroben bude obsahovat pět výroben ("C101 - Praha", "C104 - Liberec", "C105 - Kozojedy", "C106 - Prostějov - suchá", "C106 - Prostějov - mokrá") a o k nim uživatele za tyto výrobny zodpovědné. Skupiny, které budou vykonávat kroky v projektech. U každého záznamu se bude vyplňovat "Zodpovědná osoba", "Zástupce", "E-mailové kopie" a "Vedoucí výroby". Tvorba šablon bude vycházet z administrace typu výrobků. Každý aktivní typ výrobku bude muset mít definovanou šablonu. Ta se bude skládat z řady po sobě jdoucích kroků. (Krokem v šabloně bude odkaz na záznam číselníku kroků.) U každé řádky šablony se bude nastavovat časová náročnost, řešitel, který bude krok vykonávat, poznámka, která se bude vykonavateli ukazovat (a kterou dostane i v informačním mailu), volba zda je krok povinný (v takovém případě ho projektový manažer při tvorbě projektu nebude smět odstranit), nastavení, která pole z hlavičky dokladu je potřeba vyplnit před ukončením kroku (jde o některá textová pole hlavičky, seznam výroben a kódy do SAPu), a především bude v nastavení řádky seznam předchozích kroků. Tím se zajistí časová návaznost. Nastavení řešitele bude mít následující možnosti: "Příslušný PM" (dle skupiny výrobku), "Příslušný MM" (dle skupiny výrobku), "Výrobna" (dle seznamu výroben budou řešiteli osoby zodpovědné za výrobnu), "Vedoucí výrobny" (dle seznamu výroben budou řešiteli osoby označené za Vedoucí výrobny), "Konkrétní osoba/osoby" (vybere se ze seznamu uživatelů)
Strana 2
Support & Solutions ... pracujeme pro vás !
Úprava číselníku i šablon nebude mít vliv na projekty staré. Ovlivní pouze tvorbu projektů nových. Číselník i šablony bude moci editovat pouze administrátor.
Strana 3
Support & Solutions ... pracujeme pro vás !
Menu Projekty a přehled projektů Projektoví manažeři i vykonavatelé a administrátoři budou s agendou pracovat přes základní přehled projektů (dostupný z menu Projekty). Přehled projektů bude mít tak jako ostatní přehledy dokladů ve WRMu základní volbu "všechny doklady" / "doklady jen pro mě". Volba "všechny doklady" zobrazí projekty, ke kterým bude mít aktuální uživatel jakékoliv právo přístupu. Volba "doklady jen pro mě" bude zahrnovat projekty, které na aktuálního uživatele nějak "čekají". U vykonavatele ty, kde právě v aktuální chvíli má některý z kroků přidělený a nedokončený. U projektových manažerů to budou projekty, které aktuální uživatel vytvořil a nejsou uzavřené ani stornované. Kromě toho bude v přehledu projektů i možnost několika filtrů. Zpočátku podle polí: číslo projektu, název projektu, skupina, druh a typ výrobku, zodpovědná osoba a stav. Posléze mohou být na žádost zadavatele přidána i další filtrovací pole. Tabulka přehledu bude obsahovat údaje o čísle a názvu projektu, aktuální krok čekající na splnění, předpokládaný termín splnění aktuálního kroku, kdo současný krok vykonává. Posléze mohou být na žádost zadavatele přidány i další sloupce.
Strana 4
Support & Solutions ... pracujeme pro vás !
Editace projektu Po rozkliknutí projektu se otevře formulář s možností editace. Editace bude odpovídat stavu projektu. Projekt ve stavu nespuštěný bude editovat pouze projektový manažer (popřípadě administrátor). Bude moci zadávat základní vlastnosti (název, zodpovědná osoba, skupina výrobku a druh výrobku, popřípadě další pole podle dodatečného zadání zadavatele). Zároveň budou moci upravovat rozpis kroků. Prvotní složení a nastavení kroků bude odpovídat šabloně. Projektový manažer může poté odstranit přebytečné kroky, pokud nejsou v šabloně označené jako povinné, a upravit časovou náročnost a další vlastnosti, které se zkopírují ze šablony. U projektu ve stavu realizace budou editovatelné pouze řádky. Projektový manažer bude moci editovat pouze kroky budoucí (které dosud nebyly dokončené a ani právě nečekají na dokončení) nebo ty, u kterých je vykonavatelem. Vykonavatelé budou moci editovat pouze řádky, které právě čekají na jejich dokončení. Při editaci kroku bude vykonavatel moci psát nebo upravovat poznámku. Nebo přímo zaškrtnout ukončení. Pokud bude mít krok nastaveno, že jeho dokončení je podmíněné doplněním některého údaje z hlavičky projektového listu (půjde o popisy, nastavení výroben a nastavené kódu v SAPu) bude vykonatel muset doplnit hodnotu tohoto pole. Program sám pak obešle vykonavatele následujícího kroku (nebo více kroků, podle nastavení návaznosti) e-mailem s žádosti o jejich vykonání. Navíc, pokud je to v šabloně nastavené, může být dokončení kroku doprovázené odeslání informačního mailu úplně jiné osobě (např. po dokončení kroku C15 program odešle mail pánům Svobodovi a Součkovi). Vykonavatelem kroku může být buď osoba, která je pro daný typ výrobku v roli projektového nebo marketingového manažera, nebo to může být konkrétní osoba vybraná projektovým manažerem při vytváření projektu, nebo to může být pracovník či vedoucí výrobny, která je pro projekt nastavená. V takovém případě může být vykonavatelů několik (až čtyři) a krok nemůže být ukončený, dokud ho nepotvrdí všichni zúčastnění pracovníci všech nastavených výroben.
Karta s ganttovým diagramem Kromě editačního formuláře bude existovat i karta projektu s časovou osou. Kromě základních údajů z hlavičky projektu se na této kartě vypíší všechny kroky projektu, včetně jména vykonavatele, a ke každému z nich se zobrazí barevný proužek, jehož pozice a délka bude odpovídat času realizace popřípadě předpokládané časové náročnosti (ganttův diagram).
Vypracovali dne 8. srpna 2016 Matouš Novák, Systémový specialista, programátor Petr Muláček, Systémový specialista, programátor COMPUTER HELP spol. s r.o. www.computerhelp.cz
Strana 5
Support & Solutions ... pracujeme pro vás !
