Project Regie in de cloud – Managementsamenvatting 10 oktober 2012
Omschrijving van het project In het project Regie in de Cloud gaan de hogescholen, universiteiten en SURF een gemeenschappelijke I-strategie ontwikkelen voor het Nederlandse hoger onderwijs en onderzoek. Daarin wordt geoperationaliseerd op welke aspecten en op welke wijze de instellingen verdergaand gaan samenwerken bij het inrichten van hun informatievoorziening en daarbij optimaal gebruik gaan maken van de ontwikkelingen op het gebied van cloud computing. In de HO-sector is het afgelopen jaar een duidelijk en breed draagvlak ontstaan om samen op te trekken in de ontwikkeling van cloudservices en in het ingrijpende transitieproces dat daarvoor moet worden doorlopen. Om de algemene ‘Cloud tenzij’ ambitie te realiseren, is het belangrijk dat deze wordt geconcretiseerd. Het gebruik van public clouddiensten door individuele instellingen vordert al goed, maar roept nog veel belangrijke vragen op. Ook is van belang om gezamenlijk vast te stellen voor welke activiteiten de HO-sector de mogelijkheden van een community cloud wil benutten en waar een private cloud vooralsnog de voorkeur heeft. In de I-strategie zal worden ingegaan op deze vragen,en de keuzes die gemaakt moeten worden ten aanzien van samenwerking in de inrichting van de informatiehuishouding en het toepassen van Cloud zodat dit profijtelijk is voor de instellingen en voor de sector als geheel. Nú investeren in de ontwikkeling van een gemeenschappelijke cloudstrategie en prioritering van de mogelijkheden tot samenwerking benut het momentum en geeft een belangrijke versnelling en kwaliteitsimpuls voor de infrastructuur van de HO-sector. Ook de overheid heeft deze kans onderkend en is bereid de kans te stimuleren door dit project voor 50% tot max 600 k€ te subsidiëren. Het project kent vier elementen die in even zoveel werkpakketten worden gestructureerd: I Het Project Regie in de Cloud gaat een gemeenschappelijke I-strategie formuleren voor het Nederlandse hoger onderwijs en onderzoek. Daarbij is Cloud geen doel op zichzelf. De I-strategie zal wel de vraag beantwoorden welke gemeenschappelijke ambities het best met cloud-oplossingen kunnen worden ondersteund en welke ambities (vooralsnog) niet. Het ligt voor de hand dat cloud-oplossingen feitelijk zullen domineren waar instellingen kiezen voor gemeenschappelijke oplossingen. De gemeenschappelijke I-strategie bestaat uit een streefbeeld van het hoger onderwijs en onderzoek in Nederland op termijn van 5 tot 10 jaar en fomuleert de prioriteiten op de weg waarlangs het streefbeeld zal worden gerealiseerd. Verder bevat de I-strategie businesscases op hoofdlijnen voor concrete samenwerkingsambities op basis waarvan daadwerkelijk besluiten genomen kunnen worden over samenwerkingsambities. Ook zal hierbij de vraag ten aanzien van de governance van de samenwerking worden geadresseerd, zodanig dat instellingen vertrouwen hebben in het profijt en de bestuurbaarheid van de gezamenlijke acties. Het streefbeeld zal enerzijds worden gedestilleerd uit internationale en nationale trends en ontwikkelingen die relevant zijn voor het Nederlandse hoger onderwijs en onderzoek, alsmede de algemene strategische keuzes die de instellingen gemeenschappelijk willen maken en anderzijds door te inventariseren waar het onbreken van gemeenschappelijke oplossingen in de praktijk van onderwijs en onderzoek het meest knelt. De I-strategie zal in intensieve interactie tussen bestuurders, CIO’s en directeuren onderwijs en onderzoek worden geformuleerd.
II Vervolgens zal het overeengekomen streefbeeld worden vertaald in een Referentieinformatiearchitectuur HO. Hiermee wordt een instrument gecreëerd om met elkaar en ‘in dezelfde taal’ te spreken over de gewenste inrichting van de informatievoorziening en de plaats daarin van cloud computing. Een referentie-architectuur is een generieke architectuur die door instellingen gebruikt kan worden als spiegel voor de eigen informatiehuishouding. Daarnaast hopen we met het opstellen van een referentie architectuur bij te dragen aan versnelling en kwaliteitsverhoging van architecturen van instellingen. De referentie-architectuur die we op zullen leveren in het kader van het project is met name een informatie-architectuur, maar zal waar nodig ook elementen van business-architectuur en technische architectuur beschrijven. De architectuur bestaat uit twee delen: een generiek deel en een specifiek deel. Het generieke deel is een algemene beschrijving en visualisatie van de bedrijfsfuncties, informatie en applicaties van instellingen en hun samenhang. Het creëert een gemeenschappelijke taal waardoor beter kan worden gecommuniceerd over de gewenste inrichting van de informatievoorziening. Het biedt ook een instrument waarmee inzicht kan worden gegeven in de impact van specifieke veranderingen op de informatievoorziening. Dit is dan ook waar het in het tweede deel van de referentiearchitectuur voor wordt gebruikt: om de impact van de gemeenschappelijke doelstellingen in de I-strategie inzichtelijk te maken. Er wordt dieper ingegaan op die delen van de informatievoorziening die verandering vragen. Instellingen kunnen deze modellen naast de inrichting van hun eigen informatievoorziening leggen on daarmee de prioriteiten in hun eigen informatieplanning te bepalen. In het verlengde van de referentie-architectuur wordt een catalogus aangelegd van best practices m.b.t. architectuur in het hoger onderwijs. De referentie-architectuur is géén blauwdruk of voorschrift. Het brengt structuur aan in de gemeenschappelijke strategische doelstellingen en verrijkt dit met ervaringen en best-practices. Het biedt de instellingen houvast in het zorgvuldig bepalen van de eigen en gemeenschappelijke koers en biedt handreikingen aan instellingen die willen profiteren van goed werk dat elders al is uitgevoerd. III In het onderzoekdomein zal worden gewerkt aan een verdere concretisering van de cloud-strategie door een concreet plan voor cloudoplossingen voor onderzoeksdata te ontwikkelen. Het doel daarvan is om te onderzoeken op welke wijze onderzoeksdata concreet op efficiënte en betrouwbare wijze vindbaar en ontsloten worden in de cloud. Voortbordurend op de recente bevindingen en aanbevelingen uit het beëindigde programma SURFshare, zal met tenminste zes instellingen een institutioneel datamanagementplan worden ontwikkeld voor een specifiek onderzoeksgebied. Vanwege diverse ontwikkelingen, zoals eisen vanuit Europese subsidieverstrekkers, het voorkomen van imagoschade voor instellingen en de stimulans voor het gebruik van onderzoeksdata door het bedrijfsleven, is het van groot belang voor instellingen om onderzoeksdata beter toegankelijk te maken. Door het stimuleren van kennisuitwisseling tussen de verschillende instellingen gedurende de planfase kan de snelheid van de planvorming toenemen en kunnen de mogelijk gemeenschappelijke elementen op een praktisch niveau worden geidentificeerd. De op te leveren lokale datamanagementplannen worden uiteindelijk gekoppeld aan een gemeenschappelijk plan dat moet leiden tot de inrichting van een ten opzichte van de huidige situatie sterk vereenvoudigde nationale repository-infrastructuur. IV Tenslotte zal in de laatste fase van het project worden gewerkt aan de ontwikkeling van implementatiehulpmiddelen. In overleg met de instellingen zal worden bezien welke hulpmiddelen kunnen bevorderen dat de gemeenschappelijke i-Strategie, referentiearchitectuur, catalogus en de cloudoplossingen voor onderzoeksdata ook daadwerkelijk bruikbaar en hanteerbaar zijn voor de instellingen.
Het project ‘Regie in de Cloud’ voorziet in de integratie van overheidsbeleid, bestuurlijk draagvlak in het veld en ontwikkelingen in de (inter)nationale ICT-infrastructuur, zoals geformuleerd in de ‘Strategische Agenda Hoger Onderwijs, Onderzoek en Wetenschap’, de ‘Digitale Agenda’, het position paper ‘Met SURF in de wolken’ over cloud services en het SURF Meerjarenplan 2011-2014 ‘Samen Excelleren’. Planning Doorlooptijd van het project is een jaar: van 1 juli 2012 tot 1 juli 2013. Beslismomenten: 31 december 2012: intentieverklaring van deelnemende instellingen voor WP3 Cloudoplossingen voor onderzoeksdata. 1 februari 2013: bestuurlijk akkoord voor basisprincipes WP2 Referentiearchitectuur.
Oplevering van delivarables die door de stuurgroep moeten worden vastgesteld: November 2012 Rapport Streefbeeld April 2013 Rapport Referentie-architectuur Mei 2013 Rapport i-Catologus Juni 2013 Rapport Informatiestrategie Juli 2013 Implementatiehulpmiddelen Juli 2013 Plannen van zes instellingen voor de implementatie van cloudoplossingen voor onderzoeksdata Bestuurlijke instemming van alle instellingen met het einddocument zal na 1 juli 2013 worden geworven. Daartoe zal aan VSNU en HBO-Raad worden gevraagd om mee te werken aan goede bestuurlijke afstemming en besluitvorming. Projectdoel Met het project stelt het hoger onderwijs zich tot doel de in 2011 ingezette samenwerking rond het thema cloud verder te verstevigen en de effectieve continuïteit ervan te waarborgen. De samenwerking houdt gemeenschappelijke inspanningen in om de primaire doelen van elke instelling te ondersteunen. Deze inspanningen zijn gericht op het ontwikkelen en in stand houden van een profijtelijke inzet van cloud-services uit community- en public-cloud. Met betrekking tot de public-cloud is verhoging van de inkoopkracht het doel, terwijl de community-cloud verhoging beoogt van kwaliteit, efficiëntie, flexibiliteit, expertisekracht en juridische waarborgen van voor het hoger onderwijs specifieke IT-services. Projectresultaat Het project zal conform de subsidie aanvraag en in het licht van de projectdoelen de volgende resultaten verwezenlijken. WP1. Een gemeenschappelijke I-strategie met een streefbeeld op termijn van 5 tot 10 jaar en de prioriteiten op de weg waarlangs het streefbeeld zal worden gerealiseerd. WP2. Een op hoofdlijnen uitgewerkte gemeenschappelijke referentieinformatiearchitectuur met strategische basisprincipes en een gemeenschappelijke I-catalogus, een verzameling praktijkervaringen en architectuurvoorbeelden uit de HO-sector; WP3. Uitwerking van de algemene I-strategie in concrete plannen van zes instellingen voor cloudoplossingen voor onderzoeksdata, zodanig dat onderzoeksdata efficiënt en doeltreffend vindbaar en ontsloten worden binnen de onderzoekscommunity, maar zo mogelijk ook als gevaloriseerde kennis vindbaar en ontsloten kan worden voor samenleving en bedrijfsleven; WP4. Implementatiehulpmiddelen om de resultaten te implementeren, wat in belangrijke mate zal bijdragen aan het tempo waarin de ingrijpende transitie naar
omvangrijk gebruik van cloudcomputing kan worden gemaakt; uitwerking van de randvoorwaarden waaronder bovengenoemde projectresultaten structureel gewaarborgd worden in de samenwerking. Afbakening: Wat is het resultaat niet? Voor zowel de I-strategie als de referentie-architectuur geldt dat zij geen voorschrift of blauwdruk voor het HO zijn. Het zijn documenten waarin we zo concreet mogelijk verwoorden wat de gemeenschappelijke ambitie, strategie en aanpak is van de samenwerkende instellingen. Vervolgens bepaalt iedere instelling zelf, met behulp van die documenten, in welke mate en op welke wijze aangesloten word of gebruik gemaakt wordt van de gemeenschappelijke strategie en voorzieningen. Randvoorwaarden Beschikbaarheid en betrokkenheid van bestuurders en verantwoordelijke managers/directeuren van het primair proces opdat het project goed aansluit op wat instellingen nodig hebben en willen en opdat de resultaten worden gedragen door de verantwoordelijken binnen de instellingen. Daarnaast is voldoende inzet van medewerkers uit de instellingen gedurende de hele doorlooptijd van het project (architecten, CIO’s, specialisten onderzoeksdata) cruciaal. Middelen Projectbudget
2012
2013
Totaal
Subsidie ICT en Bedrijfsvoering ICT en Onderzoek Totaal
230.000 70.000 300.000
230.000 70.000 300.000
460.000 140.000 600.000
Matching ICT en Bedrijfsvoering ICT en Onderzoek Totaal
230.000 70.000 300.000
230.000 70.000 300.000
460.000 140.000 600.000
TOTAAL budget
600.000
600.000
1.200.000
De noodzakelijke matching i.v.m. de PRIMA-subsidievoorwaarden wordt voor een substantieel deel gerealiseerd door de inzet van menskracht vanuit de instellingen (bestuurders, CIO’s, architecten, etc). Voor het welslagen van het project, zowel inhoudelijk (draagvlak) als financieel is de daadwerkelijke intensieve participatie vanuit de instellingen cruciaal. De Stuurgroep wordt gevraagd mee te stimuleren en bewaken dat die participatie vanuit de instellingen tot stand komt. Voor deelnemende bestuursleden, directeuren zal de inspanning een paar dagdelen in het hele traject bedragen. Van de CIO’s wordt een inzet van minimaal een dag per maand gevraagd. Van de deelnemende architecten is de gevraagde inspanning ongeveer een dagdeel per week. Aanpak en Projectorganisatie Drie werkgroepen dragen het project. Dat is een werkgroep bestuurders en directeuren/managers onderwijs en onderzoek, een werkgroep CIO’s en een werkgroep architecten. Vooral met de spaarzame tijd van bestuurders en directeuren zal heel zorgvuldig moeten worden omgesprongen. Daarom zal een aantal goed voorbereide workshops plaatsvinden waar in korte tijd intensief kan worden gewerkt aan de ontwikkeling van de gemeenschappelijke I-strategie. Intensieve samenwerking zal worden gezocht met het CIO-beraad, de Beleidsgroep Innovatie Kennisinfrastructuur WO (BIK), het Beleidsoverleg Kennisinfrastructuur Hogescholen, de Commissie van
Directeuren van Universitaire Rekencentra (CvDUR) en de Commissie voor Overleg van Managers ICT van het HBO (COMIT). Het geheel wordt getrokken en ondersteund door een projectgroep, onder leiding van de Programmamanager ICT en Bedrijfsvoering van SURF. Het project wordt bestuurd door een Stuurgroep waarin alle drie de Platforms van SURF alsmede de directeuren ICT en de CIO’s zijn vertegenwoordigd. Met alle relevante (bestuurlijke) gremia zal overleg en afstemming worden gezocht, teneinde maximaal te bevorderen dat een gedragen projectresultaat wordt gerealiseerd dat duidelijk handelingsperspectief biedt en enthousiasmeert. Naast de werkgroepen en de bestuurlijke afstemming zal tevens ten behoeve van werkpakket 3 met zes nog te bepalen instellingen intensief samengewerkt worden om daadwerkelijk plannen te maken voor de implementatie van cloudoplossingen ten behoeve van onderzoeksdata. Ook het bevorderen van de onderlinge samenwerking bij de uitwerking van de plannen wordt gefaciliteerd.
Workshops Door middel van workshops zal met een groot aantal participanten van de instellingen worden gewerkt aan de diverse projectresultaten. Voor bestuurlijke werkgroep, aangevuld met directeuren onderwijs en onderzoek en met de CIO’s is zijn drie workshops gepland: - Workshop Streefbeeld in november 2012 (grote startworkshop middag en avond in Innovatium van Capgemini) - Workshop Strategische principes referentie-architectuur in januari 2013 - Workshop beleidskeuzes en roadmap in april 2013
Voor de CIO-werkgroep zijn (naast hun participatie in bovenstaande workshops) de volgende workshops gepland: - Workshop doelstellingen in oktober 2012 - Workshop strategische principes in december 2012 - Workshop beleidskeuzes in februari 2013 - Workshop roadmap in februari 2013 - Workshop businesscases in mei en juni 2013 Voor de werkgroep architecten zijn daarnaast ongeveer 10 workshops gepland om te bouwen aan de referentie-architectuur en de I-catalogus.
