Lampiran A
Project Charter Judul Proyek :
Restrukturisasi Sistem Informasi Koperasi Kokarlina
Awal Proyek :
10 Januari 2006
Akhir Proyek :
10 Juni 2006
Informasi Perkiraan : Pihak Koperasi telah mengalokasikan Rp 274.000.000,untuk proyek ini. Sebagian besar biaya untuk proyek ini akan menjadi biaya internal. Sedangkan perkiraan di awal untuk waktu penyelesaian selama 6 bul n. Sasaran Proyek : Mengembangkan sebuah sistem informasi yang mutakhir untuk digunakan pada setiap unit usaha Koperasi Kokarlina dalam rangka membantu mengkonsolidasi data dan transaksi semua bagian sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan baik dan pihak manajemen dapat memanfaatkan informasi yang disediakan dalam bentuk laporan-laporan. Sistem informasi yang baru akan mempunyai fitur : -
Unit Toko, dapat mencatat transaksi pembelian baik tunai maupun kredit, Rencana Anggaran Bulanan (RAB), Data Pembelian Stok (Tunai / Konsinyasi), Data Retur Stok Barang, Data Tagihan Bulanan
-
Unit simpan pinjam, Persetujuan Pinjaman terhadap anggota Koperasi, Klarifikasi Data Anggota baru dan keluar dari keanggotaan
-
Unit Apotik, Pembelian Inventory, Penjualan Obat eceran atau resep
-
Unit Kendaraan, merekam data perlengkapan, merekan data peralatan
Pendekatan: -
Meninjau secara internal dan eksternal dokumen-dokumen transaksi yang ada
-
Meneliti beberapa perangkat lunak yang ada dalam rangka mencari fitur-fitur yang bisa diadopsi pada sistem yang baru
-
Mengembangkan sisem yang baru dengan pendekatan dua arah, yaitu mengharapkan umpan balik dari user
-
Terus-menerus menemukan cara dalam hal mengurangi biaya dan menambah pendapatan selama proyek dan setahun setelah proyek selesai. Aturan & Tanggung Jawab
Name
Aturan
Posisi
Email
Agung Wijanarko
Bertanggungjawab Project Manager
[email protected] ,
untuk mengatur
[email protected]
kelancaran dan kesempurnaan proses keseluruhan proyek Niko Ardiansyah
Bertanggungjawab Application atas
Coordinator/System
kesempurnaan
Analyst
dari aplikasi yang diinginkan, Bertanggungjawab atas kelancaran alur sistem yang mendukung aplikasi.
[email protected]
Handi Biantoro
Bertanggungjawab Software mengembangkan
Developer/Database
aplikasi
Administrator
[email protected]
menggunakan Visual Basic, Mengembangkan struktur database yang mendukung aplikasi dengan menggunakan SQL Server 2000
Sutranta
Bertanggungjawab Network mengkoordinasi
[email protected]
Coordinator
penggunaan jaringan dan hardware untuk memastikan kelancaran jaringan perusahaan Nursanto
Bertanggungjawab Technical Support
Limantono
atas infrastruktur sistem dan hardware yang mendukung aplikasi
[email protected]
Tanda Tangan Persetujuan : Name Sponsor Proyek Nama: Manajer Proyek Nama:
Tanda Tangan
Tanggal
Lampiran B
Scope Statement Judul Proyek :
Restrukturisasi Sistem Informasi Koperasi Kokarlina
Tanggal :
2 Oktober 2006
Pertimbangan: Kepala Koperasi Kokarlina mengharapkan proyek yang akan dikerjakan ini dapat mendukung rencana dan pengembangan bisnis organisasi dalam meningkatkan kesejahteraan anggotanya maupun masyarakat umum. Dengan adanya sistem informasi yang baru ini maka pihak manajemen koperasi dapat dengan mudah memantau perkembangan unit-unit usahanya, dengan tampilan yang memudahkan dalam penggunaanya sehingga dapat menjadi harapan dalam menuju sistem koperasi modern yang lebih canggih, kuat, memiliki dasar yang benar-benar kokoh dan karyawan koperasi mampu bekerja dengan efektif dan efisien. Perkiraan biaya untuk proyek ini adalah Rp 275.000.000,-. Sedangkan perkiraan keuntungan dari perusahaan setiap tahun sebesar Rp 240.000.000,- dapat membiayai nilai investasi proyek ini dalam 2 tahun. Spesifikasi produk yang dibuat berdasarkan kebutuhan Koperasi Kokarlina adalah: 1. Pada unit usaha Simpan Pinjam: -
mencatat data pos, wilayah, petugas, anggota, jenis simpanan, jenis pinjaman
-
mencatat transaksi simpanan
-
mencatat transaksi pinjaman
-
mencatat transaksi angsuran
-
mencatat transaksi jurnal (GL)
-
Cek saldo simpanan per anggota dan semua anggota
-
Cek saldo pinjaman per anggota dan semua anggota
-
Mencatat bukti transaksi seperti simpanan, pinjaman, dan angsuran
2. Pada unit usaha Toko memuat data dan transaksi : -
Pemasaran
-
Pelanggan
-
Inventaris
-
Account Receivable
-
Order Penjualan
3. Pada unit usaha Kendaraan sistem yang dibuat memiliki kemampuan -
Penyewaan
-
Merekam Perlengkapan
-
Merekam Peralatan
-
Account Receivable
-
Inventory
-
Stok Opnam
4. Pada unit usaha Apotik sub modul yang dibutuhkan adalah -
Order Penjualan
-
Inventory
-
Account Reveivable
-
Stok Opname
5. Pada bagian Kesekretariatan juga dibuat sistem Keuangan dan Akuntansi yang dapat mengkonsolidasi data dan transaksi di setiap unit usaha sehingga dapat menghasilkan laporan-laporan manajemen 6. Sistem informasi manajemen: sistem ini berbasis komputerisasi untuk membantu proses pengolahan data koperasi (input data-proses-output laporan sampai perhitungan SHU) 7. Aplikasi keuangan dan akuntasi -
Penyediaan Laporan Keuangan (Neraca, Laba/Rugi, Arus Kas)
-
Analisa laporan keuangan standar
8. Aplikasi yang dibuat harus memiliki antar-muka yang user-friendly
9. Keamanan : memiliki user management untuk pemberian akses user dan keamanan data 10. Aplikasi yang dikembangkan harus mampu saling berkomunikasi dalam sebuah jaringan data (LAN) pada setiap unit usaha. 11. Informasi dapat disimpan dalam jangka waktu yang lama dan dapat dilihat kembali Kesimpulan Proyek Hal yang terkait dengan Proyek yang diberikan: Kasus bisnis, Project Charter, Team Contract, Scope Statement, WBS, Jadwal Pekerjaan, Pengeluaran, Laporan dari status, Penyelesaian Proyek, Laporan Penyelesaian Proyek, dan dokumen-dokumen lain yang mengatur proyek. Produk yang dihasilkan: 1. Modul simpan pinjam 2. Modul Toko 3. Modul Apotik 4. Modul Penyewaan Kendaraan 5. Modul Kesekretariatan 6. Laporan dari masing-masing modul Kriteria Proyek Sukses: Tujuan dari proyek ini adalah menyelesaikan proyek dalam kurun waktu 6 bulan dengan biaya tidak lebih dari Rp 300.000.000,-. Pimpinan Koperasi mengharapkan pada saat sistem ini diimplementasikan seluruh staf dapat mengambil manfaat yang akan didapat dengan cara melakukan sosialisasi oleh setiap pimpinan Koperasi kepada bawahannya sehingga pada saat proyek selesai dapat diterima dengan baik. Dari waktu yang disediakan apabila proyek lebih lama tidak lebih dari satu bulan
atau biaya yang dibutuhkan lebih mahal sedikit dari yang
direncanakan, pimpinan Koperasi masih memandang sukses pekerjaan pengadaan sistem baru ini selama periode payaback masih logis dan membantu Koperasi dalam mengangkat citranya sebagai Koperasi yang memiliki teknologi sistem informasi muthakhir.
LAMPIRAN C
Timeline
Lampiran D
Rencana Manajemen Kualitas 1. Informasi Umum Nama Proyek :
Tanggal :
Supplier Pengawas :
Tanggal Modifikasi :
Dipersiapkan Oleh :
Disetujui oleh :
2. Ruang Lingkup Proyek (Mendeskripsikan kualitas apa saja yang harus dipenuhi dari produk yang akan dihasilkan dari proyek)
3. Deskripsi Produk (Mendeskripsikan modul atau produk apa yang akan dihasilkan dari proyek)
4. Kriteria Penerimaan Produk (Mendeskripsikan bagaiman suatu produk dapat diterima oleh project sponsor)
5. Kualitas Tanggung Jawab Tim Proyek (Mendeskripsikan bagaimana kualitas tanggung jawab seluruh tim proyek dan produk yang dikerjakan dapat diterima oleh project sponsor)
Lampiran E
(Nama Supplier)
Contract Statement Of Work 1. Informasi Umum Nama Proyek :
Tanggal :
Supplier Pengawas :
Tanggal Modifikasi :
Dipersiapkan Oleh :
Disetujui oleh :
2. Klasifikasi Pengadaan Qty
Bulan 1
1
Server
1 unit
2
Computers
3 unit
2 unit
3
Switch 8 port
3 unit
4
Kabel Optic
2 kardus
5
Windows 2003
1 Cd
3 unit 2 kardus 1 Cd
6
Windows 2003 licence
1 Cd
1 Cd
7
SQL Server 5 user licence
5 user
2
3
4
5
6
1 unit 1 unit
5 user
3. Penanggungjawab Kontrak Nama : No. Telepon : Tanggung Jawab :
4. Deskripsi Keputusan Supplier yang terpilih akan menyediakan seluruh keperluan yang akan digunakan selama proyek berlangsung(sesuai dengan klasifikasi pengadaan diatas), apabila terjadi kerusakan peralatan dan perlengkapan pada saat diterima maka pihak supplier harus mengganti dengan yang baru. Seluruh peralatan dan perlengkapan yang dikirim harus sesuai dengan permintaan pihak perusahaan dan pihak supplier akan bertanggung jawab atas seluruh keputusan perusahaan perihal perubahan kebutuhan peralatan dan perlengkapan yang akan diajukan kemudian hari.
Lampiran F
Kontrak Tim Proyek
Nama Proyek : Restrukturisasi Sistem Infomasi KOKARLINA PT. PLN (Persero) Nama dan Tanda Tangan Anggota Tim Proyek :
Nama
Sign-off on Team Contract
Agung Wijanarko Niko Ardiansyah Handi Biantoro, S.kom Sutranta Nursanto Limantono Kode Etik : Sebagai tim proyek, kami akan: •
Bekerja secara aktif, mengantisipasi permasalahan yang mungkin timbul dan akan mengatasi permasalahan tersebut;
•
Mengkoordinasikan seluruh informasi yang timbul dan berhubungan dengan proyek;
•
Focus terhadap yang terbaik untuk keseluruhan tim proyek.
Partisipasi : Kami akan : •
Jujur dan terbuka selama proyek berlangsung;
•
Mempersiapkan kesempatan untuk berpartisipasi secara adil;
•
Mengutamakan keseragaman dalam kerja tim;
•
Terbuka terhadap cara pendekatan baru serta mempertimbangkan ide – ide baru;
•
Mengadakan sebuah diskusi pada suatu kesempatan;
•
Selalu memberitahukan Manajer Proyek secara proporsional apabila seorang anggota tim proyek tidak dapat hadir dalam sebuah pertemuan atau tidak dapat memenuhi tenggang waktu yang diberikan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Komunikasi : Kami akan : •
Memutuskan cara terbaik untuk berkomunikasi secara tim;
•
Mengajukan permohonan agar Manajer Proyek memfasilitasi semua keperluan yang dibutuhkan untuk semua pertemuan yang akan dilaksanakan;
•
Mengadakan pertemuan tim setiap hari jum’at setelah jam 17.00 guna mendiskusikan perkembangan proyek;
•
Memberikan ide – ide baru secara jelas dan tegas.
Pemecahan Masalah : Kami akan : •
Mengajak seluruh tim proyek berpartisipasi dalam pemecahan permasalahan – permasalahan yang timbul;
•
Hanya fokus pada kritik yang membangun dan focus dalam memecahkan permasalahan, bukan menyalahkan seseorang;
•
Bertahan untuk membangun dari masing – masing ide anggota tim.
Prosedur Pertemuan : Kami akan : •
Mengadakan pertemuan mingguan setiap hari jum’at guna mendiskusikan perkembangan proyek dan juga permasalahan – permasalahan yang timbul;
•
Memberitahukan Manajer Proyek apabila ingin mengadakan selain pertemuan mingguan;
•
Membuat sebuah agenda pertemuan sebelum mengadakan pertemuan dengan para sponsor proyek .
RIWAYAT HIDUP
Nama
: Agung Wijanarko
Tempat/Tgl Lahir
: Sragen / 08 – Oktober – 1981
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Agama
: Islam
Alamat
: Gang Jelita II No. 30 RT.006/RW.010 Rawamangun, Pulogadung Jakarta Timur 13220
Telepon / Handphone : 021-4717844 / 0856-8073610
Pendidikan : SDN 01 Pagi, Jakarta, Indonesia
1987– 1993
SMPN 74 , Jakarta, Indonesia
1993 – 1996
SMAN 21, Jakarta, Indonesia
1996 – 1999
Universitas Gunadarma jurusan Sistem Informasi, Indonesia
1999 – 2003
Pengalaman Kerja : PT. Mirazh International Consultant
2003 – 2005
PT. Kadea Infoglobal
2005 – 2006
Koperasi Kokarlina PT. PLN(Persero)
2006 – Sekarang
RIWAYAT HIDUP
Nama
: Niko Ardiansyah
Tempat/Tgl Lahir
: Medan / 19 – Agustus - 1974
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Agama
: Islam
Alamat
: Jl. H. Muchtar Raya No.30 RT 007/01 Petukangan Utara Jakarta Selatan 12260
Telepon / Handphone : 021-7354886 / 0856-7865758
Pendidikan: SD Cipta Dharma, Denpasar, Indonesia
1985– 1987
SMPN I , Denpasar, Indonesia
1987 – 1990
SMAN I, Denpasar, Indonesia
1990 – 1993
STMIK Budi Luhur, majoring in Technical Information
1993 – 1997
Pengalaman Kerja: PT. Infomedia Nusantara, Jakarta
1997 – 1998
PT. Sejatibina Delta Informatika
1998 – 1999
PT. Esta Primasys Solusindo
1999 – 2003
PT. Jebsen Jessen Communication Indonesia
2003 – sekarang
RIWAYAT HIDUP
Nama
: Nursanto Limantono
Tempat/Tgl Lahir
: Tanjungkarang / 28 Desember 1979
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Agama
: Islam
Alamat
: Jl. Metro duta niaga no. 9 Pondok Indah Jakarta Selatan, 12310
Telepon / Handphone : 021-7658077 / 0811-890480
Pendidikan : SD Xaverius Pahoman, Bandarlampung, Indonesia
1986– 1992
SMP Negeri 2, Bandarlampung, Indonesia
1992 – 1995
SMA Negeri 2, Bandarlampung, Indonesia
1995 – 1998
Teknik Elektro, Universitas Trisakti, Jakarta, Indonesia
1998 – 2003
Pengalaman Kerja : Standard Chartered Bank
2004 – 2005
Bank Danamon Indonesia
2006 – Sekarang