Produktív Mac Technikák a nyugodt hatékonysághoz Vajda Gábor
Mini
Mac Superstar(t) Ez a kiadvány a “Mac Superstar(t) mini” sorozat részét képezi. A Mac Superstar(t) mini kiadványok hasznos tippekkel segítenek a Mac lehetőségeinek kihasználásában. A kiadvány teljesen ingyenes. Változatlan formában szabadon másolhatod és terjesztheted a művet. Az üzleti felhasználás, módosítás, átdologzás és származékos mű készítése nem megengedett. A Mac Superstar(t) mini tréning honlapon a füzet teljes anyagát videón is megnézheted, és megbeszélheted másokkal. Kérdéseidet és észrevételeidet szintén a Mac Superstar(t) oldalon várjuk.
Kellemes olvasást kívánunk!
www.macsuperstart.com/mini
© 2008 Vajda Gábor
Bevezetés Az eredményesség végső soron arról szól, hogy elérjük a céljainkat. Ezek a célok lehetnek egészen aprók - mint például kivinni a szemetet -, és megfoghatatlanul összetettek, - mint például megépíteni egy űrhajót. Mindkét esetben akkor vagyunk a legeredményesebbek, ha a legkevesebb erőfeszítéssel és ráfordítással, a legrövidebb idő alatt a legmagasabb színvonalon valósítjuk meg a kitűzött célt. Ha van az eredményességnek egy legmagasabb szintje, az hasonló lehet a megvilágosodott spirituális mesterek tudatállapotához. A Produktivitás Mestere tökéletes ura a jelen pillanatnak. Gondolatai tiszták, mint a víztükör. Semmi nem tudja megzavarni, mindenre nyugodtan, és tökéletes mozdulatokkal reagál. Lépésről lépésre halad nemes céljai felé. Mindig tudja mi a következő lépés, és mindig meglépi azt. A Mester hatalmas belső erővel rendelkezik, hely három tulajdonságból fakad. Az első a magasrendű cél iránti odaadás, mely kijelöli számára az utat, és energiával látja el. A második a kiváló módszerek ismerete, mely lépésenként mutatja meg számára a kijelölt célhoz vezető utat. A harmadik az önfegyelem, mely segítségével képes folyamatosan a célra, és a következő lépésre fókuszálni. A belső erők mellett kevésbé misztikus külső erők is a Mester rendelkezésére állnak, amelyek a fizikai világban segítik a célok elérését: toll, papír, telefon, számítógép, és még sok ezer más. Ezek a megvalósítás, és az információszerzés eszközei. Ezek használatát a Mester tökéletesen elsajátította. A feladatok végrehajtásához a legtöbbször eszközöket használunk. A kommunikációhoz telefont, a sütéshez serpenyőt, egy szöveg írásához számítógépet. Eredményesség szempontjából nem mindegy hogy milyen fejlett eszközöket használunk. Egy eszköz annál hatékonyabb, minél jobban automatizálja a dolgokat, minél egyszerűbbé, egyértelműbbé és gyorsabbá teszi a munkát, illetve ezáltal minél kevesebb energiát kell egy feladat elvégzésére fordítanunk. És végül, de nem utolsó sorban, egy eszköz annál hatékonyabb, minél jobban tudjuk használni. A következő oldalakon a világ talán legjobb produktivitást segítő eszközeihez adunk pár válogatott tippet: az Apple Mac számítógépekhez. Reméljük ez az anyag nagy segítségedre lesz a Mesterré válás útján!
A példák kipróbálásához Mac OS X Leopard operációs rendszerre lesz szükséged. A szövegben a billentyűkombinációk jelölésére az Apple által is használt speciális karaktereket használjuk. Ezek jelentése a következő: ⇧ → SHIFT
^ → CTRL
⌥ → ALT
⌘ → CMD
1
Mini
Mac Superstar(t)
GTD: Út a nyugodt hatékonysághoz Napjaink egyik legjobb eredményességnövelő megoldása David Allen GTD1 módszere. A módszer egyértelmű, közismert elveken alapul. Ezeket jól átgondolt rendszerbe foglalja, majd gyakorlati módszereket ajánl a kivitelezésre. Rendszerezéssel szüntesd meg a káoszt. Vezess listát a tennivalókról. A bonyolult feladatokat egyszerűsítsd le konkrét, apró lépésekre, és egyesével lépkedj előre. Egyszerre egy dologra fókuszálj. Lazíts, és légy kreatív. Stb. Várjunk csak! Hogy jön mindehhez a Mac? A válasz egyszerű: a Mac nagyon kellemes eszközökkel támogatja a dolgok rendszerezését, a feladatok elvégzését, és nem utolsó sorban a szellemi munkát. Mielőtt elkezdenénk kialakítani produktivitást segítő Mac-es rendszeredet, nézzük meg dióhéjban, hogyan működik a GTD.
Ürítsd ki a fejed Az információkat ne a fejedben tárold, mert a dolgok fejben tartására tett erőfeszítések kiszorítják a kreativitást. Ha eszedbe jut egy jó ötlet, vagy felbukkan egy elvégzendő feladat, írd le. A lejegyzéshez ne cetliket használj, hanem hagyományos, vagy elektronikus noteszt, amit mindig magadnál hordasz. Ha a Mac előtt ülsz, oda is jegyzetelhetsz. Így mindig megtalálod a lejegyzett információkat, és ha bárhol bármi eszedbe jut, egyből leírhatod - nem fogsz semmit elfelejteni.
Gyűjtés A bejövő feladatokat, leveleket dokumentumokat és a téged foglalkoztató egyéb dolgokat, gyűjtsd külső tárolókban. Ezekben fognak várakozni bejövő dolgaid, amíg el nem döntöd hogy mit fogsz velük csinálni. A tároló a legegyszerűbb esetben egy közönséges irattálca (bejövő postafiók), de a noteszed, és bejövő emailjeid is bejövő postafióknak számítanak. Lehet több tárolód is, de legyen minél kevesebb.
David Allen “Getting Things Done” című könyve magyar nyelven is megjelent “Intézz el mindent!” címmel, a Bagolyvár kiadó gondozásában. Ez az egyik legalapvetőbb olvasmány a hatékony időgazdálkodással kapcsolatban. 1
2
Mini
Mac Superstar(t)
Feldolgozás Rendszeresen ürítsd a tárolókban várakozó tartalmakat, és sorban dönts minden tétel sorsáról. Válogatás nélkül kezdd el feldolgozni a postafiókban várakozó dolgokat, és minden tételnél pár másodperc alatt döntsd el hogy a közeljövőben van-e vele további teendő. Ha nincs vele tennivaló, akkor fűzd le (ilyenek a hivatalos dokumentumok, vagy a nagy ötletek), vagy dobd ki szívfájdalom nélkül. A szükségtelen dolgok megbilincselnek, a többi meg útban van, hacsak nincs velük teendő. Ha van vele tennivaló, akkor döntsd el hogy mi lesz a következő konkrét lépés. A következő lépés meghatározása áttöri a gátakat, és közvetlenül a cselekvés elé visz. Ezután a következőket teheted: • Ha a feladat két percnél kevesebb időt vesz igénybe, akkor végezd el azonnal. • Dönthetsz úgy, hogy a feladat elvégzését későbbre halasztod. Vedd fel a feladatot a tennivalók közé, vagy ha a tennivalót egy konkrét időpontban kell elvégezned, akkor a naptárba. • Ha a feladatot nem te fogod elvégezni, akkor add át valakinek, és írd fel a “Várólista” elnevezésű listádra. (Például “Várom Alberttől a számítások eredményét”.) Az összetett feladatokat (azokat amelyek nem végezhetők el egy lépésben) határozd meg projektként, tedd a projektlistádra, és írd fel hogy mi lesz a projekt elvégzéséhez szükséges következő feladat. A projekteket így egyszerű egylépéses feladatokra bontod.
Rendszerezés Miután a gyűjtőkosarakból kivetted a dolgokat, és eldöntötted hogy mit fogsz tenni velük, csoportosítsd ezeket különböző kategóriákba. Egy olyan rendszert kell készítened, melyre rápillantva egyből látod hogy milyen teendőid és lezáratlan projektjeid vannak még, a lezárt dolgokat pedig gyorsan megtalálod amikor szükséges. Alapvetően a következő tárolókra lesz szükséged: • Következő lépések. Ez a tennivaló listád - egy egyszerű, “pipálós” feladatlista mely konkrét egylépéses feladatokat tartalmaz. Az itt lévő feladatok egy része projektekhez kapcsolódik. A következő lépéseket további kategóriákra bonthatod aszerint, hogy milyen környezetben tudod azokat elvégezni (például telefonálni csak akkor tudsz, ha van telefon a közelben).
3
Mini
Mac Superstar(t) • Naptár. Ide azok a feladatok kerülnek, melyeket meghatározott időpontban kell elvégezned. • Projektek. A többlépéses feladatok számára készíts egy-egy projektmappát, melybe az ide kapcsolódó feladatok, információk és dokumentumok kerülnek. Ezen kívül minden új projektet vezess fel egy listára, melyből azonnal láthatod mely projektek igényelnek még energiát. • Várólista. Itt tartod nyilván azokat a feladatokat és projekteket, melyek elvégzését mástól várod. • Később elvégzendők listája. Ez a lista a jelenleg nem aktuális, de a közeljövőben elvégzendő feladatokat és projekteket tartalmazza. • Hosszú távú tervek. A távoli nagy céljaidat, és a jövőben esetlegesen megvalósítandó ötleteket itt tárolhatod. • Referencia. Ez a személyes irattárad, amelyben olyan cselekvést nem igénylő dolgokat tárolsz, amelyekre még szükséged lehet a későbbiekben.
Áttekintés A rendszeres áttekintés az egész rendszer használhatóságának alapja. Ha a teendőket csak összegyűjtenéd és nem néznéd át időnként, akkor csupán felesleges pluszmunkát végeznél. Naponta nézd át naptáradat és tennivaló listáidat, hogy eldönthesd mivel fogsz foglalkozni aznap. Időnként dolgozd fel a bejövő postafiókok tartalmát. Hetente nézd át és rendezd a teendők listáját, projektlistádat, a mástól várt dolgok és a később elvégzendők listáját, illetve minden fontos tárolót. Töröld ami már nem szükséges, az új dolgokat pedig vedd fel a listákra. Ürítsd ki a fejed, szedd össze a rendezetlen iratokat, és azokat is illeszd be rendszeredbe. Dolgozd fel lefirkantott jegyzeteidet és ötleteidet is. Időnként emelkedj magasabbra, és gondold át hosszú távú terveid illetve céljaid, és egyeztesd ezeket a rendszerbe rögzített teendőkkel és ötletekkel. Egy jól kivitelezett GTD rendszer nagyszerű kapcsolatot teremt kreatív és cselekvő éned között azáltal, hogy a fellegekben járó “kreatív én” által kitalált nagy ötleteket apró lépésekre bontva adja át a földhöz ragadtabb “cselekvő énnek”.
Cselekvés A feladatokat rugalmasan, de elsősorban a listák szerint végezd el. Válaszd ki a feladatlistából azt amivel foglalkozni fogsz, és csináld meg. A választást elsősorban az adott környezeted határozza meg, másodsorban energiaszinted, harmadsorban a rendelkezésre álló idő, és csak ezután a prioritás.
4
Mini
Mac Superstar(t) Ugyanakkor folyamatosan tartsd szem előtt prioritásaidat. Mi az ami a legfontosabb számodra, ami leginkább a céljaid felé visz? Projektek esetén az elvégzett feladat után azonnal határozd meg a következő lépést, ha még nem tetted volna. Ez biztosítja a projekt folyamatos haladását. A projektekkel kapcsolatos fontosabb történéseket és információkat jegyezd fel. Sokszor hatékonyabb ha egy projekthez kapcsolódó feladat elvégzését nem a projekt következő lépésével folytatod, hanem a feladatlistában az azonos környezetben elvégezhető dolgokat végzed el egymás után. (Például az összes telefonhívást lebonyolítod, függetlenül attól hogy azok milyen projekthez kapcsolódnak.)
A következő felületben a felhasználói felület tisztaságáról fogunk beszélni.
5
Mini
Mac Superstar(t)
lgok tt do
Naponta dolgozd fel a tartalmát
jtö egy# Össz
BEJÖV! POSTAFIÓK
Dolgok
?
eend
Most Van vele tennivalóm?
nincs
bi t továb
" SZEMÉT
HOSSZÚ TÁVÚ TERVEK
NEM
REFERENCIA Jegyezd fel a projekt célját, és határozd meg a következ" lépést. A projekt lezárásáig mindig legyen legalább egy következ" lépés a feladatlistán.
IGEN
? ? ?
Id"nként nézd át, és az aktuálissá vált dolgokat tedd át a tennivalókhoz
ése b lép
Töb Egy lépésben elvégezhet"?
k
dato
s fela
PROJEKTEK LISTÁJA + PROJEKTMAPPÁK
NEM
Az ide kerül" dolgokat mástól várod. Legalább hetente nézd át.
IGEN
ladat es fe
ok
épés Egy l
VÁRÓLISTA
Mi a következ" lépés?
Nézd át naponta, és végezd el az aktuális teend"ket
NAPTÁR
Két percnél kevesebb id"t vesz igénybe?
KÖVETKEZ! LÉPÉSEK
NEM
Nézd át hetente, és az aktuálissá vált dolgokat tedd át a tennivalókhoz
KÉS!BB ELVÉGZEND!K
IGEN
A GTD rendszerezés
Végezd el
6
2
Mini
Mac Superstar(t)
Tiszta környezet A rend és a tisztaság a számítógépen is alapvető, ha produktívak szeretnénk lenni. A felhasználói környezet legyen átlátható, logikusan rendezett, és máris sokkal több energiánk marad a fontosabb dolgokra. Ha túl sok elem van szem előtt, az a bőség zavarát okozza. Kevesebb lehetőségből mindig gyorsabban ki lehet választani a megfelelőt. A legjobb, ha munka közben mindig az éppen aktuális dolgok tárulnak elénk. Ilyen rendszert csakis folyamatos “adminisztrálással” és tudatos odafigyeléssel lehet csinálni, ami energiabefektetést igényel. Viszont cserébe a befektetett energia többszörösét megtakarítjuk, amikor a dolgok elvégzésére kerül sor. Bevezetésnek következzen pár egyszerű hatékonyságnövelő tipp.
A Dock tisztasága A Dock-on csak azok az ikonok legyenek, amiket nap mint nap használsz. A Dashboard és Spaces ikonokat felesleges a dokkon tárolni, mert gyorsbillentyűvel is eléred őket. A ritkábban használt alkalmazásokat leggyorsabban a Spotlight-tal indíthatod. Lehetőleg ne az asztalt használd alkalmazások indítására, mert ez az éppen aktuális dokumentumok helye. Az alkalmazásokat az Applications mappában tárold, és onnan húzd rá a dokkra azt, ami fontos. Ha egy projekten dolgozol, és ehhez szükséged van egy egyébként ritkán használt alkalmazásra, akkor a projekt idejére tedd ki az ikonját a dokkra. Ez semeddig nem tart, a projekt végén pedig egy mozdulattal eltávolíthatod.
Az asztal tisztasága Az asztal az ideiglenes dokumentumok, és az aktuális feladatokhoz kapcsolódó dolgok tárolására való. Az asztalra tekints úgy, mint egy valódi íróasztalra! Tegyük fel hogy egy prezentáción dolgozol, és képeket gyűjtesz hozzá az Interneten. Ha használhatót találsz, húzd át az asztalra a többi közé. Ha végeztél a gyűjtéssel, az asztalon gyorsan áttekintheted a szerzeményeket. A munka végén ne felejtesd el rendbe rakni az asztalt! Fontos, hogy ne legyen túl sok minden egy rakáson, mert az amúgy jó eszköz vagyis az átlátható asztal - elveszti hasznos funkcióját. Sokkal kellemesebbé lehet tenni a munkát, ha az asztalon elhelyezett ikonok méretét a legnagyobbra állítod. Így azonnal látod hogy mi van az asztalon, mivel a
7
Mini
Mac Superstar(t) nagy ikonok sok dokumentum tartalmát is láthatóvá teszik. A beállításhoz kattints az asztalra, majd nyomd le a ⌘J billentyűkombinációt.
Inspiráló háttérképek Használj olyan háttérképet, ami aktuális céljaid megvalósítására ösztönöz. Ugyanakkor olyan képet válassz, amely nem vonja el a figyelmedet a munkáról, és jól látszanak rajta az ikonok. Én általában homogén felületű, plasztikus hátteret választok.
Stacks - villámgyors mappák A Stacks a Mac OS X Leopard egyik újdonsága, ami lehetővé teszi a fontosabb mappák tartalmának gyors elérését. A nagyon gyakran használt mappákat, és az aktuális projekt mappákat helyezd a Dock jobb oldalára. Itt automatikusan Stacks formában lesznek elérhetők, vagyis ha az elhelyezett ikonra kattintasz, akkor azonnal megjelenik a mappa tartalma. A mappanézet változtatható, mégpedig úgy, hogy az ikonra jobb gombbal (vagy ^ + egér gomb) kattintasz, és a “View content as” részben kiválasztod a megfelelőt. A letöltéseknél szerintem a legjobb a “Fan” nézet, amely a legutóbbi fájlokat mutatja sorban, a projekteknél pedig a “List”, vagy a “Grid”, amelyek a teljes mappa áttekintésére adnak lehetőséget.
Feladatra szabott asztalok A különböző típusú feladatokhoz alakíts ki “Spaces” asztalokat! Ez olyan mintha több képernyőd lenne - akár 16 darab. Én az alapértelmezett 4 asztalos felosztást használom. Az első asztalon vannak a rendszerezéshez kapcsolódó alkalmazások, mint például Address Book, iCal, Mail és Finder. A második a multimédiás dolgok helye, a harmadik az irodai alkalmazásoké és kreatív programoké, a negyediken pedig a böngésző, és a kommunikációs alkalmazások futnak. Az ablakok között leggyorsabban a rendszerbeállításokban megadott billentyűkombinációval lehet váltani (^1, ^2, ^3, stb.). A felosztás azért jó, mert így jobban rá tudsz fókuszálni az adott feladatra, és nem rendetlenkedik bele a képbe egy nem ehhez kapcsolódó ablak. És még fontosabb, hogy könnyen és gyorsan navigálhatsz az alkalmazások között. A címjegyzék kell? ^1 Böngésző? ^4
Elegáns navigáció Exposé-val Az ablakok közötti navigálásra használd az Exposé-t! Ez a funkció a Mac OS X kezelőfelületének egyik legjobb találmánya.
8
Mini
Mac Superstar(t) Ha több ablak van megnyitva, azok sokszor eltakarják egymást. Amikor éppen egy olyan ablakra akarsz váltani, amelyik a többi alatt van, akkor akkor kap főszerepet az Exposé. Egy gombnyomásra láthatóvá válik az asztalon lévő összes ablak, amelyek közül kiválaszthatod azt amelyikkel dolgozni szeretnél. Az aktiváló gomb a beállításoktól és a használt eszköztől függ. Alapértelmezésben az F9 billentyűt, vagy a Mighty Mouse egér oldalsó gombjait használhatod. Az újabb billentyűzeteken az Exposé gombja az F3 billentyű. MacBook-on szerintem a legkényelmesebb az Exposé-t a képernyő bal alsó sarkához rendelni, mert így a touchpad-ról nem kell felemelned az ujjadat. Ha csak az aktuális alkalmazás ablakai között szeretnél váltani, használd a ^F3 billentyűkombinációt, vagy az F10 billentyűt. Ha pedig az asztalra van szükséged, azt a ⌘F3 kombinációval, vagy az F11 billentyűvel érheted el. Az Exposé együttműködik a Spaces-zel is, és drag & drop műveletekhez is kiválóan használható. Tegyük fel hogy egy másik asztalon van a szövegszerkesztő, amit eltakar egy csomó ablak. Te pedig éppen a szövegszerkesztőben megnyitott dokumentumba szeretnél a böngészőből beilleszteni egy fotót. Exposé-val ez a feladat nagyon gyorsan és kényelmesen elvégezhető: a böngészőben ragadd meg a kívánt fotót, terítsd ki a Spaces asztalokat, majd terítsd ki az alkalmazásokat Exposé-val (mindeközben persze továbbra is tartsd fogva a fotót). Vidd a kurzort a szövegszerkesztő fölé, nyomd meg a SPACE billentyűt hogy fókuszba kerüljön az ablak, és dobd be a képet a megfelelő helyre.
Most pedig kezdjük el kialakítani a Mac-es GTD rendszeredet!
9
3
Mini
Mac Superstar(t)
Személyes GTD rendszered Sok lehetőség van egy jó GTD rendszer kialakítására. Egyszerűsége miatt sokan a papír alapú megoldásokat részesítik előnyben, mások kombinálják a papírt a számítógépes megoldásokkal. Az hogy melyik a legideálisabb rendszer, mindig attól függ hogy milyen tevékenységet végzünk, és milyen a személyiségünk. Ha munkánk egy jó részét számítógépen végezzük, és hajlandóak vagyunk fegyelmezetten frissíteni a digitálisan lejegyzett információkat, a számítógép hatékonyabb lehet a papírnál. Bár vannak egészen komoly megvásárolható alkalmazások, most olyan megoldást mutatok be, amely a Mac OS X Leopard beépített alkalmazásait használja, konkrétabban a Mail levelezőt és az iCalt naptár programot. Ennek a megoldásnak több előnye is van2: • Nem kell külön alkalmazást megnyitni a dolgok rendszerezéséhez. • Nem kell alkalmazások között váltani a bejövő postafiókok figyeléséhez. A levelező és az RSS hírolvasó is bejövő postafióknak számít. • A bejövő emailek sokszor feladatot tartalmaznak, vagy egy projekthez kapcsolódnak. Ezeket könnyen hozzá lehet rendelni egy-egy projekthez. • Mivel beépített szoftverről van szó, a Mail jól együttműködik a beépített többi alkalmazással, és főleg az iCal-lal. Az Mail-ben elhelyezett feladatok az iCalban azonnal megjelennek, nincs szükség szinkronizációra. De nézzük milyen is egy Mail-ben kialakított GTD rendszer.
A tárolóredszer A dolgok rendszerezéséhez először is fel kell építenünk egy jól használható mappa rendszert. A hozd létre a következő mappákat a Mail-ben: 0. Bejövő postafiókok Ide kerülnek azok a levelek, ötletek és információk, amelyek sorsáról még nem döntöttél. A levelezőben megadott szabályok alapján almappákba rendezve ide gyűjtheted a különböző hírleveleket, vagy egyéb email-eket is, melyek nem tartoznak a mindennapi kommunikációhoz, de néha azért szeretnél foglalkozni velük.
Viszont meg kell említenem egy komoly hátrányt is. Jelen kiadvány írása idején a Mail feladatkezelő és jegyzetelő része még nem elég stabil egy megbízható GTD rendszer kialakításához. Ennek ellenére nagyon hatékony és jól használható eszköznek tartom, és biztos vagyok benne hogy az Apple szakemberei hamarosan megszüntetik a zavaró hibákat. 2
10
Mini
Mac Superstar(t) 1. Egylépéses feladatok Ide kerülnek majd azok az email-ek és feljegyzések, melyekhez egy lépésben elvégezhető feladat kapcsolódik. 2. Aktuális projektek Ez a mappa az éppen folyamatban lévő projektek almappáit fogja tárolni, az egyes projektmappákon belül pedig a projekthez kapcsolódó jegyzetek és emailek lesznek elhelyezve. Minden projekthez kapcsolódni fog egy “fő jegyzet”, amely a projekt célját, a kapcsolódó feladatokat, információkat és történéseket tartalmazza. 3. Később elvégzendők Ez a mappa azokat a projektmappákat és egylépéses feladatokhoz kapcsolódó információkat tárolja, melyekkel nem foglalkozol jelenleg, de a közeljövőben tervezed megvalósítani azokat. 4. Referencia Ez a mappa a már befejezett projekteket, és a “lefűzött” információkat tartalmazza, tetszés szerinti kategóriákba rendszerezve. Ide csak olyan dolgok kerülnek, melyekkel már nincsen teendő. 5. Hosszú távú tervek Ide jöhet minden ötlet és hosszú távú terv, melyeket érdemesnek tartasz arra, hogy a jövőben megvalósíts, vagy foglalkozz velük.
Hogyan készíthetsz mappát a Mail-ben? •Kattints a Mail alkalmazás ablakának bal alsó sarkában lévő + gombra, majd a New Mailbox... menüelemre •A megjelenő ablakban a Location menüből válaszd ki az On My Mac elemet, a Name mezőbe írd be a mappa nevét, majd nyomd meg az OK gombot.
A környezet kategóriák Mivel a feladatokat elsődlegesen aszerint rendezzük hogy milyen környezetben tudjuk azokat megvalósítani, létre kell hoznunk ezeket a kategóriákat, majd be kell állítanunk a Mail-t, hogy ezek szerint a kategóriák szerint jelenítse meg az aktuális feladatokat. A Mail alkalmazásba az iCal feladatkezelője van beépítve. Az iCal-ban a feladatokat és az eseményeket kategóriákba, vagy az iCal szóhasználatával élve
11
Mini
Mac Superstar(t) “naptárakba” sorolhatjuk. A különböző naptáraknak pedig saját nevet adhatunk, és tetszőleges színt rendelhetünk. Ezt a lehetőséget fogjuk felhasználni a környezetek szerinti csoportosításra. Az iCal-ban hozz létre különböző naptárakat, melyek az egyes környezeteknek felelnek meg. Hogy ezeket könnyen megkülönböztethesd a többi naptártól, minden naptár neve kezdődjön @ jellel. Nálam ilyenek vannak: @email, @web, @számítógép, @telefon, @iroda, @otthon, @budapest. Minden naptárhoz rendeld ugyanazt a színt, és az összes ilyen naptárat csoportosítsd a Következő lépések csoportba. Ezen kívül hozz létre egy Várólista nevű naptárat a mástól várt dolgok részére, és egy Elhalasztva nevűt a később végzendő dolgoknak, és válassz nekik különböző színeket.
Naptárak készítése Az iCal-ban könnyedén készíthetsz különböző naptárakat az ablak bal alső sarkában található + gomb segítségével. A gomb hatására a bal oldali panelen megjelenik egy új naptár, melynek tetszőleges nevet adhatsz. A naptárakhoz tetszőleges színt rendelhetsz. Ehhez kattints jobb gombbal a naptár nevére, majd a Get Info menüpontra, és a megjelenő ablakban válaszd ki a kívánt színt. A naptárakat csoportosítani is lehet. A File menü New Calendar Group tudsz új csoportot létrehozni. Ezután egyszerűen bedobálhatod a csoportba az oda tartozó naptárakat, és tetszés szerint rendezheted azokat.
Az elkészült környezet kategóriákat a Mail-ben is látni szeretnénk, ezért hoztuk létre őket. Ehhez okos postafiókokat (smart mailbox) fogunk használni. Az okos postafiókok automatikusan összegyűjtik a megadott feltételnek megfelelő leveleket, jegyzeteket, illetve esetünkben feladatokat.
12
Mini
Mac Superstar(t)
Okos postafiók készítése Mail-ben A Mail-ben az okos postafiók készítését az ablak bal alsó sarkában lévő + gombbal tudod elkezdeni. A megjelenő menüből válaszd a New Smart Mailbox... menüpontot. A Mail okos postafiókjai feladatokat is gyűjthetnek. Ha ezt szeretnéd, akkor a Contains mező tartalmát állítsd “to do’s”-ra.
A Mail-ben az előbb elkészített minden egyes naptáradhoz hozz létre egy-egy okos postafiókot, melyek a kapcsolódó naptárba felvett feladatokat fogják tartalmazni. Például a telefonhoz kapcsolódó feladatoknak készíts egy @telefon nevű okos postafiókot, mely azokat a feladatokat tartalmazza, amelyek a @telefon nevű naptárban vannak. Itt a megadott feltétel ez legyen:
Contains to do’s that match all of the following conditions: To Do is on Calendar @telefon
A megadott feltétel magyarra fordítva valahogy így hangzik:
Feladatokat tartalmaz, melyek megfelelnek az összes alábbi feltételnek: A feladatot tartalmazó naptár neve @telefon
Az elkészült okos postafiókokba azonnal bekerülnek a kapcsolódó naptárba tartozó feladatok.
Teendők A rendszerünk talán legfontosabb funkciója az, hogy a következő lépéseket, vagyis az aktuális feladatokat lehet számon tartani vele. Mivel az előbb már létrehoztuk a feladatok menedzseléséhez szükséges rendszer alapjait, elkezdhetjük rögzíteni teendőinket... feltéve hogy egy lépésben elvégezhető teendőről van szó. A több lépéses feladataink követésére ugyanis még létre kell hozni egy projektkezelő megoldást. De egyelőre maradjunk az egyszerű feladatoknál.
13
Mini
Mac Superstar(t)
Tennivalók készítése Tennivaló bejegyzést többféle módon lehet készíteni a Mail-ben, attól függően, hogy a tennivaló kapcsolódik-e más bejegyzéshez. A legegyszerűbb az eszköztár To Do ikonjával elkészíteni az új feladatot. A feladat megjelenik a tennivalók listáján, ahol megadhatjuk a címét és egyéb részleteket, mint a kapcsolódó naptárat, a határidőt, és a prioritást. Ha egy email üzenettel kapcsolatban merül fel teendő, kényelmes megoldás az emailhez fűzve feljegyezni a tennivalót. Ehhez kattints az email üzenet szövegébe (vagy jelölj ki egy szövegrészt), és ezután nyomd meg az eszköztár To Do gombját. Az üzenet felett megjelenik a kapcsolódó feladat, ahol a piros nyílra kattintva módosíthatod a feladat tulajdonságait. A harmadik módszer a tennivaló létrehozására a jegyzetek használata. Amikor is az előzőekhez hasonló módon, de egy jegyzet szövegében hozhatunk létre tennivalót.
Ha a tennivalók listájában egy kis fehér nyíl jelenik meg a cím mellett, ez azt jelenti, hogy a tennivalóhoz kapcsolódik egy üzenet, vagy egy jegyzet. A nyílra kattintva a kapcsolódó dokumentumhoz jutunk. Mint ahogy már említettem, a Mail az iCal feladatkezelőjét használja, így az iCalban is megjelennek a Mail-ben rögzített teendők, és ez ugyanígy fordítva is igaz.
Jegyzetek és projektek Ha bármilyen ötleted felmerül, egy összetettebb feladatot kell lejegyezned, vagy egy telefonon befutó lehetőséget szeretnél rögzíteni, használd a Mail jegyzetelő képességeit. A Mail-lel készített jegyzetek tartalmazhatnak formázott szövegeket, feladatlistákat, képeket, fájlokat és hivatkozásokat is, ezért egészen jól használhatók projektek összefogására, követésére.
14
Mini
Mac Superstar(t)
Hogyan készíthetsz jegyzetet Mail-ben? Jegyzet készítéséhez egyszerűen kattints a Mail eszköztárában található Note ikonra. A jegyzet a beállítások szerint vagy a bejövő postafiókodban, vagy a REMINDERS szekcióban fog megjelenni.
Ha egy feladat több lépésben oldható meg, fel kell jegyezned a projekt listádra. Esetünkben ez a projektlista az “Aktív projektek” és a “Később elvégzendők” mappát jelenti. A megfelelő mappán belül hozz létre egy új mappát a projekt részére, melynek neve legyen ezekhez hasonló: Projekt (20080427) - Üzleti terv készítése Szerviz (20080213) - Kugli Gusztáv - iMac 20” HDD probléma Lehetőség (20080325) - Bubu Kft - Iroda kialakítás Mielőtt az az Enter billentyű lenyomásával megerősítenéd a szöveg bevitelét, jelöld ki, és másold ki a beírt címet a ⌘C kombinációval. Erre hamarosan szükséged lesz. A projekt neve egy kategorizálással kezdődik. A projektlistában így áttekinthetőbbek lesznek a bejegyzéseid. A név második eleme a bejegyzés dátuma, ami egyrészt a pontos megkülönböztetés érdekében van, másrészt rendező funkciót tölt be. Ezután következik a kapcsolódó partner, vagy ügyfél neve - már ha van ilyen -, az elnevezés további része pedig a projekt beszédes meghatározását tartalmazza. Az elkészült mappa lesz a projekt mappád. Kötelezd el magad amellett, hogy mostantól kezdve ide rendszerezed az ezzel a projekttel kapcsolatos információkat, mármint azokat amelyeket a Mail kezelni tud. Emellett lesz egy mappád a fájlrendszerben is, a többi információ részére, de erről majd később lesz szó. Most elkészítjük a projekt összefoglaló jegyzetét. Hozz létre egy új jegyzetet, melynek az első sorába másold be a projekt nevét a ⌘V kombinációval. Hagyj ki egy sort, majd a következő sorba írd fel a Sikeres eredmény szöveget (vagy valami hasonlót), és írd le a projekt célját. Megint hagyj ki egy sort, és a következő sorba írd ezt: Következő lépések, ezután pedig írd fel a projekttel kapcsolatos következő feladatot, mely egy lépésben megoldható. A feladat szövegén állva a jegyzet eszköztárán nyomd meg a To Do gombot, majd állítsd
15
Mini
Mac Superstar(t) be az így létrehozott új feladat tulajdonságait, de főképp a szükséges környezetet. Erre a projekt-jegyzetre mindenféle egyéb információt is feljegyezhetsz, ami a projekttel kapcsolatos. Én a Történések címszó alá írom a projekttel kapcsolatos fejleményeket és telefonbeszélgetéseket. Ha a projekt egy árajánlat, vagy megrendelés, akkor a készítek egy Szükséges eszközök és szolgáltatások részt is. Ha szükséges, beilleszthetsz fotókat, vagy hivatkozásokat is. A jegyzetet az elkészítés után az alapértelmezett helyén jön létre, ezért még be kell húzod azt a projekt mappába. Ebben a megoldásban nagyon kellemes, hogy a projekt “Következő lépések“ listáján szereplő feladatok megjelennek a környezetek szerint bontott tennivalólistában is. Ezzel elkészültünk a rendszer összerakásával, most már elkezdhetjük használni.
A rendszer használata A GTD rendszer használatához elsősorban fegyelem kell, de korántsem akkora, mint amekkora e rendszer használata nélkül lenne szükséges. A bejövő emailek automatikusan a bejövő postaládába kerülnek, az ötleteket és beérkező feladatokat viszont neked beleraknod. Ha felmerül bármi, amivel teendő lehet, készíts róla egy jegyzetet, és tedd a bejövő postafiókba. Amikor éppen nem vagy a Mac közelében, használd jegyzettömbödet (vagy kézi számítógépedet), és ezeket a jegyzeteket dolgozd fel, amikor eljön az ideje. Naponta amikor van pár üres perced, egyesével dolgozd fel bejövő postafiókjaid tartalmát az első fejezetben található folyamatábra alapján. Ami nem kell, azt töröld. Ami kellet még, de nincs vele teendő, azt tedd be a “Referencia” mappád idevágó almappájába. A jövőben esetlegesen megvalósítandó dolgokat, illetve ötleteket tedd át a “Hosszú távú tervek” mappába. A projektekhez kapcsolódó leveleket, RSS híreket és egyéb információkat helyezd át a projekt mappájába. Új többlépéses feladat esetén hozz létre új projektmappát és projektösszefoglaló jegyzetet, írd le az elképzelt sikeres eredményt, határozd meg a következő lépést. Összetettebb projekteknél a cél és a következő lépések meghatározásához nagy segítség lehet ha elmetérképet készítesz, illetve ha az ötletroham (brainstorming) technikát alkalmazod. A projektek esetében a következő lépést mindig a projektösszefoglaló jegyzeten belül határozd meg, és alakítsd át feladattá, mert így az összefoglalóban és a feladatlistán is szerepelni fog ez a teendő. Ha a projekthez olyan lépéseket is felírsz amik még nem aktuálisak, akkor vagy tedd ezeket az “ELHALASZTVA” naptárba, vagy ne alakítsd feladattá őket (ne legyen
16
Mini
Mac Superstar(t) előtte jelölőnégyzet). A projektek lépései gyakorlatilag egylépéses feladatoknak számítanak, ezért ezeket így is kell kezelni, a következők szerint. Az egylépéses feladatokat vedd fel a tennivaló listára, és állítsd be a megfelelő környezet kategóriát. A kapcsolódó okos mappákban is meg fog jelenni az új feladat. Ha az egylépéses feladathoz email, vagy jegyzet is kapcsolódik, akkor tedd azt az “Egylépéses feladatok” mappába. A konkrét időpontban elvégzendő teendőket írd fel az iCal-ba. Ha szükséges, állíts be emlékeztetőt és értesítsd a résztvevőket. Ha a feladat elvégzése most nem aktuális, de a közeljövőben fogod elvégezni, akkor állítsd át úgy, hogy az “ELHALASZTVA” naptárba tartozzon. A feladat automatikusan meg fog jelenni az “ELHALASZTVA” nevű okos mappában is. A más által végzendő feladat elvégzését add ki a megfelelő személynek, és készíts ezzel kapcsolatban egy tennivaló bejegyzést, ami a “VÁRÓLISTA” naptárhoz kapcsolódik. Az előzőekhez hasonlóan meg fog jelenni a feladat a “VÁRÓLISTA” nevű okos mappában. Az következő elvégzendő feladatot elsősorban környezet szerint válaszd ki a vonatkozó okos mappákból. Amivel végeztél azt pipáld ki. A projektekkel kapcsolatos fontosabb történéseket írd fel a projektösszefoglalóra. Ha végeztél egy projekthez kapcsolódó lépéssel, határozd meg a következő lépést. Az első fejezetben leírtak szerint időnként nézd át az aktuális és várakozó feladatokat, illetve projekteket. Pipáld ki, amit elvégeztél, töröld ami már nem kell, helyezd át az elvégzett projektek mappáját a Referencia mappába, az aktuálissá vált projekteket pedig az Aktuális projektek mappába. Nézd át és frissítsd a várólistád tartalmát és a naptárbejegyzéseidet. Ha szükségesnek látod, hozz létre új környezet kategóriákat és egyéb okos mappákat. Sokan használnak okos mappákat a mai napon, három napon belül, és az egy héten belül elvégzendő feladatok kigyűjtésére. A feladatokat az iCal-ban is áttekintheted, és akár ki is nyomtathatod hogy bárhol átnézhesd a listát. Az iSync alkalmazás segítségével szinkronizálhatod mobiltelefonoddal naptáradat és feladatlistádat, így digitálisan is magaddal viheted.
A projekteket és feladatokat már tudjuk kezelni. De mi a helyzet a dokumentumokkal?
17
4
Mini
Mac Superstar(t)
Irattárolás Finder-rel Amikor a Mac-et először veszed használatba, a Home könyvtáradban létrejön pár speciális mappa a dokumentumok, képek, zenék, videók, letöltések, megosztott tartalmak, saját weboldalad és a beállításaid tárolására. Ezeket nem érdemes módosítani, vagy más könyvtárat használni a kijelöltek helyett, mivel számos alkalmazás is ezekbe a mappákba pakolja a dolgait. Érdemes viszont kialakítani egy gyorsan használható mapparendszert a meglévő mappákon belül.
Mi az a Home könyvtár? A Home könyvtár a számítógép felhasználói részére fenntartott mappa. Saját Home könyvtáradat egy házikó ikon jelzi, és a /Users/sajátneved elérési útvonalon találod meg. Alapesetben a Finder oldalpaneljén is el van helyezve. Ha itt nem találod, akkor a Finder-ben nyomd le a ⇧⌘G billentyűkombinációt, és a megjelenő ablakban írd be a /Users szöveget, majd kattints a Go gombra.
A dokumentumok tárolására a Documents mappa van kijelölve. Ezen belül most egy olyan mapparendszert fogunk kialakítani, amelyben a lehető leggyorsabban tudsz dolgozni, és amely összhangban van a levelezőben elkészített GTD megoldással.
Van feladat, vagy nincs feladat Mivel a hatékonyság szempontjából a feladatok elvégzése a lényeg, ezért elsősorban aszerint fogjuk tárolni a fájlokat, hogy van-e velük valami teendő. Ha például egyszerűen csak kategóriák szerint rendeznénk a fájlokat, valószínűleg sok energiát pazarolnánk arra, hogy megtaláljuk azt, amire éppen szükségünk van. Ha feladatok szerint rendszerezünk, a legtöbb esetben szinte azonnal előttünk lesznek a szükséges fájlok.
A szükséges mappák A Dokumentumok mappán belül készítsd el a következő mappákat. A feltüntetett számokat is írd a mappanevek elé, hogy megfelelően legyenek rendezve a mappák.
18
Mini
Mac Superstar(t)
0. Bejövő postafiók Ide fognak kerülni azok a fájlok, amelyekkel még nem tudod mit fogsz csinálni. A bejövő postafiókot a GTD módszer szerint rendszeresen ki kell ürítened, és a kivett fájlokról sorban el kell döntened, milyen teendőd van velük.
1. Egylépéses feladatok Ide kerülnek azok a fájlok, amelyekkel mostanában van teendőd, és nem tartoznak valamelyik aktuális projektedhez. Amikor egy aktuális megkezdett munkádat szeretnéd folytatni, a legtöbbször ezt a mappát, és az “Aktuális projektek” mappát fogod megnézni. Ha végeztél egy itt elhelyezett feladattal (fájllal), akkor át kell tenned azt a “Referencia” mappába.
2. Aktuális projektek Ez a folyamatban lévő többlépéses feladatok (vagyis projektek) tárolóhelye. Minden aktuális projektednek készíts egy beszédes mappát, és ebben helyezd el a projekthez kapcsolódó fájlokat. Az egyes projektmappákon belül lehetnek folyamatban lévő, és elvégzett fájlok is, vagyis minden ami az adott projekthez tartozik. Ha egy aktuális projekt lezárult, helyezd át a projektmappát a “Referencia” mappába.
3. Később elvégzendők Azok a fájlok és projektmappák kerülnek ide, amelyekkel a közeljövőben fogsz foglalkozni, de most nem aktuálisak. Ezt a mappát hetente át kell nézned, hogy átgondold, elkezdesz-e valamelyik itt lévő feladattal foglalkozni. Ha igen, akkor az adott fájlt vagy mappát helyezd át az “Egylépéses feladatok”, vagy az “Aktuális projektek” mappába.
4. Referencia Ez lesz a személyes irattárad. A referencia mappába kerülnek az elvégzett feladatok, befejezett dokumentumok, lezárt projektek, szerződések, számlák, sablonok, árlisták, illetve minden olyan fájl amit valamilyen okból meg szeretnél őrizni, de már nincs vele teendő. A Referencia mappán belül szabadon készíthetsz mappákat és almappákat, melyek kategóriákat jelölnek. A kategóriákat úgy válaszd meg, hogy maximum két-három próbálkozásból megtaláld majd a keresett fájlokat.
5. Jövőben megvalósítandók Ide olyan fájlok és projektmappák kerülnek, amelyekkel majd valamikor a jövőben szeretnél foglalkozni. Ha csak esetlegesen szeretnél valamit megvalósítani, az ehhez kapcsolódó fájlokat is tedd ide, mert lehet hogy valódi projekt lesz belőle. Általában ide kerülnek a távoli nagy álmokkal kapcsolatos dolgok, amelyek a legfontosabbak lehetnek az életben.
19
Mini
Mac Superstar(t)
Gyorsítás Stack-szel és oldalpanellel Ezzel a megoldással hat darabra korlátoztuk a legfontosabb mappák számát, és így akár folyamatosan szem előtt is tarthatjuk ezeket a Stacks és a Finder oldalpanel segítségével. A “Jövőben elvégzendők” mappa kivételével helyezd el ezeket a mappákat a dokkon. Innentől kezdve máris előtted vannak aktuális teendőid, legalábbis ami a fájlokat illeti. Nálam mindegyik Stacks mappa név szerint van rendezve. Az “Aktuális Projektek” és a “Referencia” mappa List formában jelenik meg, a többi pedig Grid-ként.
Csinos Stacks dobozok
Az átláthatóságot tovább fokozza egy ügyes megoldás, amely a dokkon elhelyezett mappákat felcímkézett dobozokba teszi. A trükk a következő. A dokkon elhelyezett mappákba egy-egy félig nyitott dobozt ábrázoló képfájlt teszünk, melynek létrehozási dátuma a távoli jövőre van állítva (pl. 2020. január 1.), a fájlnév pedig egy szóköz karakterrel kezdődik. Ezáltal ez az ikonfájl legelöl fog állni a mappában elhelyezett fájlok sorában, és tartósan ez az ikon jelenik meg a dokkon is, azt a látszatot keltve, mintha a fájlok egy-egy dobozban lennének. A doboz ikonok eredeti lelőhelye ez a japán nyelvű blog: www.opticaoptima.blogspot.com (Bónusz tipp: a japán nyelvű weboldalak lefordításához jó eszköz a Babelfish: a http://babelfish.yahoo.com/ ) Ha nem szeretnél japán nyelvű weboldalon keresgélni, keress rá a “DRAWERSicon” kifejezésre a Google-ban. Számos oldalt fogsz találni amelyekről letöltheted az ikonokat.
A hat GTD mappát a Finder oldalpaneljén is érdemes elhelyezni, hogy minden fájlműveletnél kéznél legyenek.
20
Mini
Mac Superstar(t)
A rugalmasság növelése hivatkozásokkal Sokszor van úgy, hogy egy fájlt jó lenne több mappából is elérni. Tegyük fel hogy termékleírásokat tárolsz egy “Termékleírások” nevű mappában. Van három különböző projekted, amelyek mindegyikéhez ugyanazt a termék kapcsolódik, így szeretnéd a termék leírását is a projektmappákba tenni. Ha egyszerűen bemásolnád a fájlt a három különböző mappába, akkor négyszer lenne meg ugyanaz a fájlod, négyszer annyi helyet foglalna, és ha valamelyiket módosítanád, nem változna a másik három. Egyértelmű hogy ez így nem túl jó megoldás. Ilyenkor jöhet jól egy alias, vagy magyarul hivatkozás.
Hivatkozások Az alias olyan “fájl”, ami egy másik fájlra hivatkozik. Ha megnyitsz egy alias-t, akkor az a fájl nyílik meg amelyikre az alias mutat. Az alias-szal úgy dolgozhatsz, mint az igazi fájllal, de több példány is lehet belőle különböző helyeken, nem foglal jelentős tárhelyet, és ha letörlöd, az eredeti fájl megmarad. Alias-t készíteni nagyon egyszerű. Tartsd lenyomva az ⌥⌘ gombokat, ragadd meg a kívánt fájlt, és ahol leejted, ott létrejön egy alias, amely a megragadott fájlra hivatkozik.
Ha fenti problémát hivatkozásokkal oldjuk meg, mindhárom projektmappában egy-egy hivatkozást helyezünk el, amelyek a “Termékleírások” mappában lévő termék leírás fájlra mutatnak. Ugyanígy a “Referencia” mappában is használhatsz hivatkozásokat. Ha egy fájl több mappába is beillik, talán érdemes elhelyezni egy-egy alias-t.
Még több rugalmasság okos mappákkal A Mac OS X egy nagyon erőteljes eleme a Spotlight kereső, melyet okos mappák (Smart Folder-ek) készítésére is felhasználhatunk. Az okos mappák igazából nem mappák, hanem elmentett keresőkifejezések, melyek a mappa minden megnyitásakor kiértékelődnek, és meghatározzák a mappa aktuális tartalmát.
21
Mini
Mac Superstar(t)
Hogyan készíthetsz okos mappát? Okos mappát a Finder menüsorán a File → New Smart Folder menüponttal, illetve az ⌥⌘N billentyűkombinációval készíthetsz. A megnyíló Finder ablakban a keresőmezőbe írhatsz egy kifejezést, vagy a mező alatti + gombbal adhatsz meg további feltételeket (például azt, hogy csak képeket keresel). A feltételek bal oldali legördülő listájában nem jelenik minden lehetőség - az összes feltétel az Other... gombbal érhető el. Ha elkészültél a feltételek meghatározásával, a + gomb melletti Save gombbal mentheted el az okos mappát.
Az okos mappákat a “hagyományos” fájlrendezés kiegészítéseként felhasználhatjuk a fájlok “címke” alapján történő kigyűjtésére, rendszerezésére. Erre többféle lehetőségünk van, de első lépésben fel kell címkéznünk a fájlokat. A címkézésre a legegyszerűbb lehetőség a Finder által felajánlott színes címkék használata. Ennek előnye a gyorsaság, és az áttekinthetőség. Ha egy fájlt színes címkével szeretnél ellátni, jobb gombbal kattints a fájlra, majd a megjelenő menüben válaszd ki a kívánt színt. Az egyes színeket el is nevezheted a Finder beállításaiban. Például a narancssárga jelölheti a még befejezetlen fájlokat, a sárga a sablonokat, stb. Miután meghatároztad hogy melyik szín mit jelent, az egyes kategóriák számára készíthetsz egy-egy okos mappát. Például a befejezetlen dolgok részére a “Befejezetlen dolgok” nevű okos mappa szolgálhat, amelybe a narancssárga színnel jelölt fájlokat gyűjti a rendszered, automatikusan. A mappa elkészítése után már csak be kell tartanod azt a szabályt, hogy minden készülő fájlt felcímkézel, az elkészültekről pedig leveszed a címkét. Cserébe egy szempillantás alatt látni fogod az egyes kategóriákhoz tartozó fájlokat. A címkézésre egy másik lehetőség a Spotlight megjegyzések használata. Minden fájlhoz írhatsz tetszés szerinti megjegyzéseket, és ezeket a Spotlight fel fogja használni keresésnél. Megjegyzést így fűzhetsz a fájlokhoz: jobb gombbal kattints a fájlra és válaszd ki a Get Info menüpontot, vagy jelöld ki a fájlon állva nyomd meg a ⌘I kombinációt. A megjelenő ablakban a fájl tulajdonságait láthatod, legfelül a Spotlight Comments mezővel, ahová a megjegyzéseket írhatod. Például #hivatalos, #érdekes, #árajánlat, stb. A keresés pontossága érdekében érdemes minden címkét külön sorba írni, és a címkék elejére egy speciális karaktert elhelyezni (mint a fenti példákban a #
22
Mini
Mac Superstar(t) karakter). Bár a Spotlight megjegyzésekben történő címkézés nem áll annyira kézre mint a színes címkék használata, előnye hogy egy fájlhoz több címkét is használhatsz, és a címkék nagyon sokfélék lehetnek.
23
Mini
Mac Superstar(t)
Hogyan tovább? A fenti megoldások úgy működnek igazán, ha saját igényeidhez alakítod azokat. Kezdd el rendszeresen használni ezeket a tippeket, és figyeld meg, hogy neked mi válik be! Módosítsd a megoldásokat kreatívan és szabadon!
Ingyenes Produktív Mac videó A füzet teljes anyagát videón is megnézheted a mini tréning weboldalán, és a tanultakat megbeszélheted másokkal: http://www.macsuperstart.com/mini/produktivmac
Mac tippek További ötletekért látogasd meg a Mac Superstar(t) honlapot a http://www.macsuperstart.com címen! Folyamatosan frissülő Mac tippekkel, színvonalas Mac klubbal és letölthető segédanyagokkal várunk.
Mac Tréning Az itt leírtaknál sokkal többet tanulhatsz, ha jelentkezel a Superstar(t) Mac OS X Leopard tréningre. A tréning fejezetei kényelmes videó formában mutatják be a Mac használatát és fortélyait. A tanultakat a fejezetek weboldalán megbeszélheted másokkal is.
Ne tartsd vissza véleményedet! Írd nekünk meg gondolataidat és kérdéseidet a Produktív Mac honlapjára: http://www.macsuperstart.com/mini/produktivmac
Sok sikert kívánok Neked!
24
