Producten- en dienstencatalogus UBR|HIS 2015 Product/dienst
Omschrijving
Resultaat
Benodigde Uren
Max. doorlooptijd
Opmerking
1. Inkoop en informatieverstrekking Spendanalyse
Het achteraf analyseren van alle inkoopgebonden uitgaven.
Een adviesnota waarin de spend is geanalyseerd, waarbij voorstellen voor verbetering van control, vermindering van maverick buying en vraagbundeling worden gedaan.
32 per jaar
Na ontvangst van de gegevens: 3 weken
Basisdienstverlening (32 uur) is voor twee maal per jaar een spendanalyse (januari en juli). Tussentijdse analyses zijn maatwerk. Departementen leveren de basisgegevens tijdig aan.
Informatie / advies op verzoek van CDI office
Beantwoording van vragen en/of geven van adviezen op verzoek van de CDI of plv. CDI aan UBR|HIS.
Maatwerk
Maatwerk
Jaarlijks wordt een aantal uren hier vooraf voor gereserveerd. Ons voorstel is om te beginnen met 300 uur per departement.
Helpdeskfunctie
Alle vragen op het gebied van inkoop die deels via het Intranet/de e-mail en de vooruitgeschoven posten direct worden beantwoord.
1300 per jaar
Simpele vraag: 1 dag
Accountbeheer
Het in stand houden van een relatie met de afnemer. Hierdoor kan pro-actief worden gehandeld.
Diverse resultaten, variërend van emails, annotaties, nota, adviezen, afhandeling burgervraag tot langdurige projecten (leiding en ondersteuning). Beantwoorde vragen. Waar mogelijk direct beantwoord via email of telefoon. Meer complexe vragen worden bij specialisten uitgezet en leveren een schriftelijk advies op. De periodieke accountgesprekken worden vastgelegd in een verslag.
Complexe vraag: 5 dagen Behandeling start met melding aan de vrager, op de eerste dag”
Basisdienstverlening
Product/dienst
Omschrijving
Resultaat
Uren
Max. doorlooptijd
Opmerking
Het aantal uur per aanbesteding is mede afhankelijk van de complexiteit van de aanbesteding, de soort procedure, het aantal deelnemers en is derhalve niet op voorhand te bepalen. Een doorsnee aanbesteding kan in 200 tot 300 uur afgehandeld worden.
Richtlijn openbaar: 5 maanden
Basisdienstverlening voor een vooraf afgesproken aantal aanbestedingen (DVA)
2. Begeleiden en uitvoeren van (Europese) aanbestedingen Europees aanbesteden
Het uitvoeren van een nationale of Europese aanbesteding. Dit is inclusief sourcingstrategie, Plan van Aanpak, vraagbundeling, specificatie, het aanbesteden, juridisch advies en het contracteren. De urenbesteding per fase en procedure (openbare en niet openbare) komt in de Managementrapportage (ManRap) terug.
Een contract
Inkopen onder de EA grens
Op basis van vooraf vastgestelde criteria keuze maken voor contracten, onder drempelbedrag. Het voeren van een meervoudig onderhandse inkoopprocedure. Dit is inclusief sourcingstrategie, marktonderzoek, vraagbundeling en specificatie.
Een contract
Het aantal uur per offertetraject is mede afhankelijk van de complexiteit van het onderwerp, de soort inkoopprocedure en het aantal offertes en is derhalve niet op voorhand te bepalen. Een doorsnee offertetraject kan in gemiddeld 36 afgehandeld worden.
Richtlijn: standaard 1 maand, complex tot 3 maanden
Basisdienstverlening voor een vooraf afgesproken aantal aanbestedingen (DVA)
NOK binnen raamovereenkomst
Het uitzetten van een offerteaanvraag bij verschillende mantelpartijen (binnen raamovereenkomst)
Een NOK
12 uur per NOK
3 weken
Basisdienstverlening voor een vooraf afgesproken aantal uren (DVA)
Richtlijn nietopenbaar: 7 maanden
Product/dienst
Omschrijving
Resultaat
Uren
Max. doorlooptijd
Opmerking
Opname in het contractenregister, signalering en advisering i.v.m. benodigde acties en het uitvoeren van de acties. Het leveren van content voor de intranetten van de klanten, zorgdragen voor publicatie via de beheerder van het departement, toetsen op actualiteit.
12 uur per contract
Contractregister: 1 week na ontvangst getekende overeenkomst
Basisdienstverlening
3. Contractbeheer Contractbeheer
Het proces dat zorgt voor adequate informatie over de status van afgesloten overeenkomsten ten behoeve van de contracteigenaren ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces, omvattend de volgende activiteiten: -
Bewaking ontvangst tweezijdig getekend contract; Registratie contract in contractenregister; Signalering vanuit het contractenregister; Advisering bij signalering; Bewaking reactie op signalering; Acties n.a.v. signalering en/of indexeringen.
Product/dienst
Omschrijving
Resultaat
Uren
Max. Doorlooptijd
Opmerking
Door het onderhouden van een relatie met de contracteigenaar en de leverancier wordt gemonitord dat de gemaakte afspraken nagekomen worden. Er wordt geadviseerd n.a.v. ervaringen en tevredenheid over het gebruik van het contract, onder meer over de inzet van contractuele rechten op het contract.
66 uur per contract
Maatwerk:
Basisdienstverlening
4. Contractmanagement Contractmanagement
Activiteiten op tactisch en operationeel niveau. Vanuit het contract systematisch meten van gebruik en tevredenheid. Onder contractmanagement vallen de activiteiten die tot doel hebben de in de overeenkomst vastgelegde afspraken te monitoren en te sturen. Contractmanagement vindt altijd plaats in overleg met de contracteigenaar. Informatie die, in het kader van contractmanagement, is gegenereerd wordt tevens gebruikt als input voor eventuele nieuwe inkoopacties.
Doorlooptijd is o.a. afhankelijk van contractduur
Product/dienst
Omschrijving
Resultaat
Uren Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen om ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Via het jaarlijks categorieplan
5. Categoriemanagement Sourcingstrategie
Marktonderzoek naar potentiële leveringsbronnen, verzekeren van de continuïteit van de levering, het zoeken naar alternatieve leveringsbronnen en het up-todate houden van kennis ter zake m.b.t. een categorie.
Maatwerk
Aanbestedingsstrategie
Strategie m.b.t. de wijze waarop goederen/ diensten in een categorie worden verkregen, o.m. wijze van specificeren, percelenverdeling, kwaliteitsborging, wijze van aanbesteden en contractvorm en -duur. Hieronder valt ook de vraag of de aankoop noodzakelijk is en/of anders kan worden ingevuld.
Maatwerk
Vraagbundeling/ specificatie
Vraagbundeling: Onderzoeken welke organisaties een vergelijkbare inkoopbehoefte hebben en op basis daarvan bepalen op welke wijze de verwerving zal plaatsvinden rekening houdend met hetgeen in het categorieplan hierover is opgenomen. Specificeren: Beschrijving van de eigenschappen waaraan het product of dienst moet voldoen.
Maatwerk
Bedrijfseconomische analyses
Het onderzoeken van bedrijfseconomische
Maatwerk
Max. Doorlooptijd
Opmerking
gegevens van de (belangrijkste) bedrijven die in een bepaalde categorie actief zijn. Zaken als kredietwaardigheid, solvabiliteit, rentabiliteit e.d. spelen hierbij een rol.
Marktonderzoek
Het systematisch verzamelen, classificeren en analyseren van gegevens inzake alle relevante factoren die de verwerving van goederen en diensten beïnvloeden met als doel het veiligstellen van de huidige en toekomstige behoeftevoorziening en tevens met het doel om een inkoopstrategie te bepalen.
Maatwerk
Contractimplementatie
Activiteiten die betrekking hebben op het in gebruik nemen van een nieuwe overeenkomst zoals het bekend maken van het contract en de bijbehorende voorwaarden bij de afnemer via managementberichten, intranet en overleggen. De intensiteit van de werkzaamheden wordt bepaald door de omvang/het aantal gebruikers van het contract. Deze dienst is alleen van toepassing indien de klant strategisch en/of tactisch contractmanagement door UBR|HIS laat uitvoeren.
Maatwerk
wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen.
Strategisch contractmanagement
Het voortdurend bewaken of de gemaakte strategische keuzes in afgesloten overeenkomsten door beide partijen worden nageleefd en correct zijn of aangepast dienen te worden.
Maatwerk
Spendanalyse
Het achteraf meten en analyseren van alle inkoopuitgaven in de categorie.
Maatwerk
Bedrijfseconomische analyses
Het analyseren van de verschijnselen die zich binnen organisaties voordoen naar aanleiding van het economisch handelen
Een adviesnota op het inkoopjaarplan waarin aandacht voor de dan actuele inzichten over het economisch klimaat.
Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. Via het jaarlijks categorieplan wordt per categorie de inzet bepaald. In het categorieplan dient ook meegenomen te worden welke daadwerkelijke aanbestedingen ondersteuning vanuit UBR|HIS vereisen. 16 per jaar
Na ontvangst inkoopjaarplan: 2 weken
Eenmalig als onderdeel van het inkoopjaarplan levert UBR|HIS dit als basisdienstverlening. Bij specifieke aanvullende vragen kan dit als maatwerk geleverd worden
Product/dienst
Omschrijving
Resultaat
Uren
Max. Doorlooptijd
Beantwoorde vragen en opgeloste problemen, waar mogelijk direct via e-mail of telefoon. Actuele, juiste en correcte stamgegevens en systeeminstellinge n voor de correcte uitvoering van inkoopprocessen met DigiInkoop. Een ingericht systeem voor optimale ondersteuning van het inkoopproces en opgeleide medewerkers die optimaal gebruik kunnen maken van DigiInkoop.
Afhankelijk van aantal en soort meldingen
Vastgelegd in Dossier Afspraken Procedures
Afhankelijk van aantal en soort meldingen
Vastgelegd in Dossier Afspraken Procedures
Maatwerk
Maatwerk
6. 1e-lijns Functioneel Beheer DigiInkoop Gebruikersondersteuning
Het ondersteunen van de gebruikers van de Rijksoverheid en de leveranciers van de Rijksoverheid bij vragen of problemen met DigiInkoop.
Beheren van stamgegevens en systeeminstellingen
Het zorgdragen voor de verwerking van mutaties van stamgegevens en systeeminstellingen in DigiInkoop.
Implementatie ondersteuning
Het ondersteunen bij de in gebruik name van DigiInkoop. Hierbij wordt geadviseerd over de procesinrichting, wordt op basis van de procesinrichting het systeem ingericht en worden medewerkers opgeleid in het gebruik van DigiInkoop.
Opmerking
Product/dienst
Omschrijving
7. Contractmanagement rijksbrede ICT-contracten Implementatie Contractimplementatie
Migratie Deelnemersondersteuning Periodiek overleg met deelnemers
Deelnemersbijeenkomst
1e lijnshelpdesk
Contractinformatievoorziening Leveranciersmanagement Periodiek overleg met leveranciers
Bewaken marktconformiteit Bewaken tarieven Benchmarking Marktconformiteitsoverleg met leveranciers Initiëren
Deelnemers informeren, extranet opzetten, toezien op inrichten van een webshop, rapportages opzetten, bewaken nonconformiteitenlijst, opzetten en inrichten van een benchmark (of andere marktconformiteitstoets). Beoordelen en accorderen van het masterplanmigratie van de leverancier, binnen 15 dagen na inwerkingtreding van overeenkomst. Overleg waarin de toepassing van het contract bij de deelnemer en de ervaringen van de deelnemer ter sprake komen. Een periodiek overleg vindt 1 tot 4 maal per jaar plaats, afhankelijk van de grootte van de deelnemer. Tweemaal per jaar worden deelnemersbijeenkomsten georganiseerd. Tijdens deelnemersbijeenkomsten wordt informatie verstrekt met betrekking tot het contract, de implementatie en worden kennis en ervaringen tussen deelnemers uitgewisseld Alle vragen op het gebied van de overeenkomsten die via de kennisdatabase (extranet en website), e-mail en telefoon direct worden beantwoord. Het verspreiden van contractinformatie aan deelnemers via ondermeer boekjes, website en nieuwsbrief Overleg waarvan de frequentie afhankelijk is van de grootte van het contract, de fase van het contract en noodzakelijkheid, waarbij onder meer gesproken wordt over: aanpassingen en of wijzigingen van de overeenkomst mogelijke dienstverleningsverbeteringen marktconformiteit uitgevoerde en nog uit te voeren audits rapportages service levels leveranciersprestaties financiën toepassing van service credits of verbeterplannen zaken aangaande contractimplementatie. Het bewaken en toetsen van de marktconformiteit van producten, diensten en prijzen/tarieven. Controle of conform de juiste tarieven wordt aangeboden. Optreden als opdrachtgever voor onafhankelijke derde partij die een benchmark uitvoert en het beoordelen van de resulaten van de benchmark. Periodiek overleg over de resultaten van de marktconformiteitstoetsen en het vastleggen van de eventueel aan te passen prijzen en tarieven. Indien blijkt dat er behoefte is aan een verbetering van de dienstverlening
Opmerking
Dienstverleningsverbetering (DVV) Beoordelen voorgestelde Dienstverleningsverbetering (DVV) Beoordelen Speciale Diensten Beoordelen rapportages Toezicht op kwaliteitssysteem Initiëren audit Toezicht op onderhoud extranet
en deze verbetering past binnen de scope van de aanbesteding, dan kan de leverancier verzocht worden een aanbod te doen deze diensten binnen de werkingssfeer van de overeenkomst te brengen. Accorderen of afwijzen van de door de leverancier opgestelde wijzigingsvoorstellen. Een toets op scope en marktconformiteit maakt onderdeel uit van deze beoordeling. Aangeboden Speciale Diensten of Producten worden getoetst op marktconformiteit en rechtmatigheid. Inhoudelijk beoordelen standaard rapportages van de leverancier en indien daartoe aanleiding bestaat acties ondernemen. Toezien op de aanwezigheid en onderhoud van een deugdelijk kwaliteitssysteem bij de leverancier of een relevant kwaliteitscertificaat. Indien noodzakelijk in overleg met de leverancier een audit laten uitvoeren, conform de bepalingen van het contract. Toezien op het onderhoud door leverancier van een extranet met informatie over de overeenkomst, contactinformatie en een kennisdatabase voor alle deelnemers.
Algemeen Contractmanagement Opstellen Opstellen managementrapportages ten behoeve van managementrapportages deelnemers/opdrachtgevers. Opstellen adviesrapporten Opstellen van adviesrapporten aan opdrachtgevers/ contracteigenaars ter bepaling van verlenging. Contractbeheer Vastleggen en bijhouden van contractinformatie. Tevens het bijhouden van alle relevantie communicatie met deelnemers en leveranciers in het CRM systeem. Escalatiemanagement Escalatiemanagement Coördineren en (bege)leiden van escalaties, indien sprake is van een deelnemersoverschrijdend belang en/of er een relatie is met bestuurder(s) en daardoor de noodzaak bestaat bestuurder(s) te informeren. Tevens op verzoek van deelnemers wanneer het betreffende escalatieniveau hiervoor wordt bereikt dat is afgesproken in het DAP (Document Afspraken en Procedures). Webbeheer Webbeheer Onderhouden van de website met voor deelnemers relevante informatie. Decharge Decharge Afsluiten van bestelmogelijkheden, deelnemers informeren, input aanleveren voor nieuwe aanbesteding, Lessons Learned-rapportopstellen.
Product/dienst
Omschrijving
8. Aanvullende dienstverlening Contractmanagement rijksbrede ICT-contracten Centrale migratie coördinatie Begeleiden/uitvoeren tevredenheidsonderzoek 2e lijns adhoc verzoeken/vragen Adviseur/mediation na escalaties Controle factuur Workshops, masterclasses en trainingen Begeleiden offertetraject, het afsluiten van een NOK
PDC UBR|HIS april 2015
Centraal coördineren van migratie en uitrol ten behoeve van het bereiken van een optimale afstemming tussen deelnemers en leverancier(s) Voor één of meerdere deelnemers, op verzoek van deelnemer(s). Verzoeken en vragen van deelnemers behandelen en verwerken voor zover deze niet tot het basispakket behoren. Het adviseren rondom escalaties betreft aanvullende dienstverlening indien het contracten betreft die niet door HIS/ICT worden beheerd Het controleren van facturen van leveranciers aan deelnemers (voor zowel door HIS/ICT beheerde als niet-beheerde contracten. Het verzorgen van masterclasses en workshops voor deelnemers en leveranciers resp. het verzorgen van trainingen bij/voor organisatie(onderdelen) Het verzorgen van een offerteaanvraag, de beoordeling van de offertes en het tot stand komen van een nadere overeenkomst.
Opmerking
