FACILITY SERVICES PRODUCTEN- EN DIENSTENCATALOGUS CREATING TOMORROW

H

FACILITY SERVICES PRODUCTEN- EN DIENSTENCATALOGUS 2014

CREATING TOMORROW

H

H

COLOFON Uitgave: Facility Services, Hogeschool van Amsterdam Opmaak: Bas Kocken © Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen zonder toestemming van de Hogeschool van Amsterdam, Facility Services 2013

H

INHOUDSOPGAVE A (Aan)huur 9

Eigenaarsdeel groot onderhoud

Aansprakelijkheids-, brand- en opstalverzekering 11

Energiemanagement 48

46

Evenementencoördinatie 49

Afval 13 Arbozorg 15

F

Audiovisuele dienstverlening 16

Facility Management 50

Automaten (dranken- en versnaperingvoorziening) 18

Fietsbeheer en fietsenstallingen (met bijlage) 51 Functiebeperking (met bijlage) 54

B

G

Bedrijfsbureau 21

Gebouwbeheer 57

Bedrijfshulpverlening (BHV) 22

Gebouwgebonden veiligheid 60

Bedrijfsrestaurant 24 Bewaking en beveiliging 25

H

Bewegwijzering 28

Hotelaccommodaties 62

Bezoekerskaart

30

Huurderonderhoud 63

Bloemen en boeketten 32 Bouwkundig onderhoud 33

I

Buitenlandse dienstreizen 35

Incidenteel ruimtegebruik 64 Informatiemanagement

C

65

Inkoopmanagement 66

Catering (werkplek- en additionele werkplekservice) 36

Installatietechnisch onderhoud Interne verhuizingen 70

Centrale repro 38 Chipknipoplader 40

K

Collegekaart 41

Kantoorartikelen 72

Copyshop / Quick Service Point (QSP)

E Eigenaarsdeel dagelijks onderhoud 45

43

Kantoorruimte 74 Klachtenmanagement 76

68

H

Klantenservicebalies (inclusief afwijkende dienstverlening KSH en TTH) 77 Koffiecorners 79

Ruimteregistratie en tekeningenbeheer 112 Ruimtes (overig) 114

L

S

Leiding en staf 81

Sanitaire middelen 115 Schoonmaak en glasbewassing 117

M

Servicekaart 119

Medewerkerskaart 82

Storingsafhandeling (Huisvesting) 120

Milieuzorg 85

T

O

Tijdelijke kaart 122

Onderwijslogistiek 86

Toegang 124

Onderwijsruimte 87

V

P

Verbouwing / renovatie 126

Parkeren 89 Planten, binnen- en buitenbeplanting 92 Post en transport 93 Printers

Rooster informatie systemen 110

W

99

Webcolleges 134

R Rapportages

Vergunningen (met bijlage) 129 Verhuur 132

96

Projectmanagement

Vergaderplekken 128

101

Readers 102 Receptie 103 Registratie facilitaire meldingen

105

Reis-, verblijf- en annuleringsverzekeringen 106 Risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) 108

H

6

PRODUCTEN- EN DIENSTENCATALOGUS FS 2014

H

VOORWOORD Deze Producten- en Dienstencatalogus (PDC) is een uitgave van Facility Services (FS). In deze catalogus staat een overzicht met beschrijvingen van alle facilitaire diensten die FS biedt aan de Hogeschool van Amsterdam. De PDC fungeert bovendien als naslagwerk en referentiepunt voor de interne FS-organisatie. De dienstbeschrijvingen zijn op alfabetische volgorde gerangschikt. De catalogus is tot stand gekomen dankzij de inbreng van al diegenen binnen FS die verantwoordelijk zijn voor een product of dienst. Ook zijn de terugkoppelingen van klanten over de catalogus en suggesties over de dienstverlening meegenomen bij het opstellen van de dienstbeschrijvingen. In de PDC wordt verwezen naar ‘de A-Z’. De A-Z is de plaats op het intranet voor informatie over HvA-brede dienstverlening, waaronder de dienstverlening van Facility Services. De A-Z informatie van Facility Services is gebaseerd op deze Producten- en Dienstencatalogus, maar is hier geen één-op-één vertaling van. De PDC zal éénmaal per jaar worden geactualiseerd.

Facility Services Najaar 2013


7

H

8


H

(AAN)HUUR Facilitaire norm NEN 2748

Dienstverlening bestaat uit:

1 Huisvesting

• (Aan)huur

1.1

• Planten, binnen- en buitenbeplanting

Voorzien in gebouwen en voorzieningen

1.1.1 Gebouw

• Fietsbeheer en fietsenstallingen • Incidenteel ruimtegebruik • Parkeren • Verbouwing / renovatie • Vergunningen • Verhuur

De dienstverlening op het gebied van (aan)huur van ruimtes en gebouwen bestaat uit maatwerk en vindt plaats op basis van drie uitgangspunten uit het Huisvestingsplan: passend binnen het onderwijs; betaalbaar en voldoend aan de wet- en regelgeving.

Maatwerk • (Aan)huren van locaties van externe verhuurders voor de domeinen, centrale diensten en bestuursstaven. • Alle (aan)huurwerkzaamheden, die buiten het Huisvestingsplan* en Zomerprogramma** vallen. • Tijdelijke (aan)huur van ruimtes, bijvoorbeeld voor tentamens. • Verhuur aan externe partijen is mogelijk als er nog ruimte beschikbaar is, of wanneer het een voorziening betreft voor studenten/medewerkers. *Huisvestingsplan: dit plan geeft voor de middellange en lange termijn inzicht in de mogelijkheden en potentie van het vastgoed in relatie tot de ambities van de HvA op het gebied van onderwijs, onderzoek en valorisatie. **Zomerprogramma: in de zomervakantie worden de HvA-gebouwen voor het volgende studiejaar waar nodig aangepast met voorzieningen die aansluiten op de onderwijsbehoefte volgens het Huisvestingsplan, zowel vanuit gebruik als techniek.

Tarieven en wijze van betalen De kosten voor maatwerk (bijv. schoonmaak en inrichting) worden in samenwerking met de facilitair manager op locatie in de offerte opgenomen. Bij een aanvraag voor maatwerk wordt, voorafgaand aan de uitvoering, een offerte ter akkoord aan de opdrachtgever gepresenteerd. Product of dienst

Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk (aan)huur

N.o.t.k.

Intern: Via interne verrekening op het opgegeven kostenplaatsnummer. Extern: Via een factuur incl. BTW.

Wijze van aanvragen Aanvragen kunnen alleen door de budgethouder of facilitair contactpersoon van het domein per e-mail gestuurd worden naar: • Nynke Dam [email protected] en • Ronald Rakers [email protected]

Leveringsvoorwaarden • Ruimte is te huren voor de periode van één jaar of langer. • De huurder maakt minstens één keer per maand gebruik van de ruimte. • Werkzaamheden om ruimte(s) gebruiksklaar op te leveren vinden zoveel mogelijk plaats tijdens kantoortijden. • Als werkzaamheden in het weekend of in de avonduren moeten plaatsvinden, worden de kosten in rekening gebracht op basis van een offerte. • Afhankelijk van het doel van het gebruik van de ruimte, worden separate voorwaarden besproken en vastgelegd. • De verhuurder kan een verzoek tot (aan)huur afwijzen als bijvoorbeeld de veiligheid in het geding is, of als er sprake is van (maatschappelijk) omstreden doeleinden.


9

H

Bereikbaarheid Servicedesk FS en Klantenservicebalies Servicedesk FS De Servicedesk FS is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 8.30 - 17.00 uur via: • 020 595 1144 (optie 3)* • [email protected] • Twitter @hva_student *De Servicedesk FS is telefonisch ook buiten kantoortijden bereikbaar:

Maandag t/m donderdag

8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur

Klantenservicebalies De openingstijden van de Klantenservicebalies verschillen per HvA-gebouw. Meer informatie over de openingstijden is online te vinden op de A-Z bij ‘Klantenservicebalies’.

10


H

AANSPRAKELIJKHEIDS-, BRAND- EN OPSTALVERZEKERING Facilitaire norm NEN 2748


1

Huisvesting

• Aansprakelijkheids-, brand- en opstalverzekering

1.3

Verzekeren gebouw

1.3.1 Gebouw Deze dienstverlening is belegd bij de bestuursstaf UvA en HvA en wordt jaarlijks aangepast.

Basis dienstverlening aansprakelijkheidsverzekering Deze verzekering dekt de schade die door de hogeschool (bestuur, medewerkers of studenten) aan derden wordt veroorzaakt en waarvoor de hogeschool aansprakelijk gesteld kan worden. Om aanspraak te maken op de verzekering is een proces verbaal vereist.

Basis dienstverlening brand- en opstalverzekering De brand- en opstalverzekering geldt voor alle gebouwen in eigendom of huur van de HvA, en alle aan de HvA gelieerde partijen (partijen waar de HvA in participeert en/of een meerderheidsbelang in heeft). • Gebouwen in eigendom van de HvA: gebouwen, inventarissen en goederen zijn verzekerd. • Gebouwen in huur van de HvA: de inhoud en het huurdersbelang zijn verzekerd. Met huurdersbelang worden vaste zaken bedoeld die bij een gebouw horen zoals infrastructuur voor data, elektra, etc. • Bij diefstal, vermissing of beschadiging van zaken die het eigendom van de HvA zijn, kun je een beroep doen op deze verzekering. Persoonlijke bezittingen zijn niet verzekerd. • Wanneer diefstal, vermissing of beschadiging plaatsvindt onder werktijd en het niet verwijtbaar is aan de persoon zelf, is aangifte met de HvA-ID mogelijk. In dat geval kan de aangifte worden aangevraagd bij de facilitair manager van de locatie. • Als de diefstal, vermissing of beschadiging niet onder werktijd plaatsvindt en/of verwijtbaar is aan de persoon zelf, dient aangifte plaats te vinden op persoonlijke titel.

Kwaliteitsafspraken (KPI -Kritische Prestatie Indicatoren) Omschrijving

KPI

Geven van opvolging bij bedrijfsverstorende schade

Binnen 15 minuten

Leveren van herstel (binnen redelijkheid) bij een bedrijfsverstorende schade

Binnen 48 uur

Geven van opvolging bij niet bedrijfsverstorende schade

24 uur

Leveren van herstel (binnen redelijkheid) bij een niet bedrijfsverstorende schade

5 werkdagen

Tarieven en wijze van betalen Product of dienst

Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening aansprakelijkheids-, brand- en opstalverzekering

Totaal tarief € 2,69 per rekeneenheid fnm2

Onderdeel van begroting FS en dienstennota (element 1.3.1)

*Er geldt een eigen risico van € 25.000,- per gebeurtenis

Maatwerk Leveren van verzekeringen voor bijvoorbeeld aangeschafte goederen.

Tarieven en wijze van betalen Bij een aanvraag voor maatwerk wordt, voorafgaand aan de uitvoering, een offerte ter akkoord aan de opdrachtgever gepresenteerd. Product of dienst

Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk aansprakelijkheids-, brand- en opstalverzekering

N.o.t.k.

Intern: via interne verrekening op het opgegeven kostenplaatsnummer.


11

H

Wijze van aanvragen Voor individuele wensen voor verzekeringen op het gebied van aangeschafte goederen kun je contact opnemen met: Peter Wurtz (Bestuursstaf UvA/HvA) 020 525 2905 [email protected]

Storingen Schades kunnen gemeld worden, onder vermelding van schadesoort, schadelocatie en contactpersoon via de Centrale Meldkamer via het alarmnummer 020 595 3333 of bij Peter Wurtz. Een schadeformulier wordt dan naar de aanvrager toegestuurd. De Centrale Meldkamer is 24 uur per dag bereikbaar.

12


H

AFVAL Facilitaire norm NEN 2748


2

• Afval

Diensten en middelen

2.6 Reststoffenmanagement 2.6.1 Reststoffenverzameling De dienstverlening op het gebied van afval omvat de inzameling van gescheiden reststoffen en het afvoeren hiervan vanuit de onderwijs- en kantoorruimtes, alsmede de verwijdering van het afval uit de (centrale) afvalopslagruimtes. Facility Services streeft naar een duurzame uitvoering van de inzameling en verwijdering van de afvalstromen met als doel C02 uitstoot te reduceren.

Basis dienstverlening • Aanbieden van restafvalcontainers, papierbakken en bakken voor plastic in verschillende ruimtes. • Aanbieden van een inzamelbak voor klein chemisch afval van laboratoria op enkele locaties. • Inregelen van decentrale afvoer van afval volgens een vaste frequentie. Deze verschilt per pand, meer informatie hierover kun je opvragen bij de gebouwbeheerders. • Laten verwerken van het afval door een afvalverwerkingsbedrijf. Er kan alleen gerecycled worden wanneer de verschillende afvalstromen worden gescheiden. Specifieke locaties t.b.v. klein chemisch afval • Koetsier-Montaignehuis (Mauritskade 11): zeefdruk • Leeuwenburg (Weesperzijde 190): forensisch lab • Theo Thijssenhuis (Wibautstraat 2-4): scheikunde lab


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening afval




Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk afval

Op basis van prijsopgave leverancier


Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan schriftelijk aangevraagd worden bij de Klantenservice via [email protected] of via de Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon.


13

H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


14


H

ARBOZORG Facilitaire norm NEN 2748


2

• Arbozorg


2.2 Risicobeheersen

• Bedrijfshulpverlening (BHV)

2.2.2 Preventie en bestrijding calamiteiten

• Milieuzorg • Risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) • Storingsafhandeling (Huisvesting)

Om de zorg voor de arbeidsomstandigheden en veiligheid te borgen (arbo zorgsysteem) is per domein een veiligheidsteam actief. Dit veiligheidsteam bestaat tenminste uit de bedrijfsvoerder of diens vertegenwoordiger van het domein, de personeelsadviseur van het domein, de facilitair manager (FS), en de preventiemedewerker (cq. arbo- en milieucoördinator). Het doel van het veiligheidsteam is om de voortgang van het plan van aanpak vanuit de Risico-inventarisatie- en evaluatie (RI&E) te bewaken, voorstellen te doen op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn, en acties op elkaar af te stemmen.

Basis dienstverlening De deelname aan het veiligheidsteam per domein.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening arbozorg

Onderdeel van totaal tarief € 4,58 per rekeneenheid uur van de openingstijden van de gebouwen


Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan worden aangevraagd bij de Servicedesk via 020 595 1144 (optie 3), via [email protected] of via de Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



15

H

AUDIOVISUELE DIENSTVERLENING Facilitaire norm NEN 2748


2. Diensten en middelen

• 2.99.1 Audiovisuele dienstverlening

2.99 Beschikbaar stellen van overige diensten en middelen

• 2.99.2 Webcolleges

2.99.1 Overige diensten en middelen

• 2.99.4 Evenementencoördinatie

• 2.99.3 Klantenservicebalies

Op diverse onderwijslocaties is een aantal onderwijsruimtes standaard uitgerust met audiovisuele (AV) apparatuur. Studenten en medewerkers kunnen AV-apparatuur lenen en advies en ondersteuning vragen bij video-opnames, evenementen etc.

Basis dienstverlening • Uitleen van apparatuur. • Instructies bij gebruik van de apparatuur en het maken van video-opname en montage. • Onderhoud en reparatie van apparatuur dat door Facility Services is aangeschaft. • Lesruimtes voor meer dan 20 personen, standaard uitgerust met een beamer, projectiescherm, geluidsapparatuur en bedieningskastje. • Preventieve controles door de leverancier. Onderstaande lijst is een opsomming van de beschikbare losse AV-middelen. Let op: niet alle locaties beschikken over het complete assortiment zoals beschreven. Een accuraat overzicht van beschikbare apparatuur op een bepaalde locatie is bekend bij de AV-coördinator op locatie. • audio (Bron) speakers en aansluitingen • audio (Spraak) draadloze microfoon, speld of hand • audio (Spraak) snoermicrofoon voor standaardzaal • audio (Spraak) speaker en snoermicrofoon • beamer • camera/microfoon statief • CD speler • (digitale) fotocamera • (digitale) videocamera, incl. statief • geluidsinstallatie • haspel/verlengsnoer • laptop • presenter/Laserpointer • projectiescherm • voicerecorder • VGA Kabel


KPI

Levering vervangende apparatuur als een melding niet binnen 4 uur is opgelost

8 werkuren vanaf meldingsmoment

Bereikbaarheid servicedesk van de leverancier

24 uur per dag

Telefonische support door leverancier

Tussen 8.00-22.00 uur

Installatie AV middelen

Voor 8.00 uur of na 18.00 uur of in het weekend

16


H


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening audiovisuele dienstverlening


Onderdeel van de begroting FS en dienstennota (element 2.99.1)

Maatwerk • Medewerkers en studenten kunnen extra dienstverlening voor AV-apparatuur aanvragen. • Duplicaties van DVD’s en CD-ROM’s. • Ondersteuning bij presentaties, assessment, video-conferencing. • (Advies bij) aanschaf van aanvullende apparatuur. • Ondersteuning bij evenementen (licht, audio en video). • Omzetting van videobeelden naar DVD-bestanden voor docenten.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk audiovisuele dienstverlening

Op basis van offerte

Intern: Via interne verrekening op het opgegeven kostenplaats-nummer. Extern: Via een factuur incl. BTW.

Wijze van aanvragen AV-apparatuur kan worden gereserveerd door het invullen van een webformulier reserveren AV apparatuur of bij de Klantenservicebalies op locatie. Dit formulier is beschikbaar op de A-Z. Let op: voor sommige locaties lopen aanvragen alleen via de Klantenservicebalie. Om er zeker van te zijn dat de apparatuur beschikbaar is op het gewenste tijdstip, is het raadzaam om tijdig een aanvraag in te dienen voor het huidige blok. Eén of meer blokken vooruit aanvragen is helaas niet mogelijk.

Leveringsvoorwaarden • Alle aanvragen dienen minimaal 1 werkdag van tevoren ingediend te zijn. • Aanvragen voor evenementen dienen 5 werkdagen van tevoren ingediend te zijn. • De beschikbaarheid van apparatuur kan niet gegarandeerd worden.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



17

H

AUTOMATEN (DRANKEN- EN VERSNAPERINGVOORZIENING) Facilitaire norm NEN 2748


2


• 2.1.1.1 Bedrijfsrestaurant en koffiecorners

2.1

Voorzien in consumptieve diensten

2.1.1 Consumptieve diensten

• 2.1.1.2 Catering (werkplek- en additionele werkplekservice)

2.1.1.3 Automaten (dranken- en versnaperingvoorziening)

• 2.1.1.3 Automaten (dranken- en versnaperingvoorziening)

In de HvA-gebouwen staan (vending)-automaten met warme dranken, gekoelde frisdranken en snacks voor studenten en medewerkers. De automaten worden geplaatst door Facility Services op basis van potentiële gebruikersaantallen en een minimaal kostendekkende rendabiliteitschatting.

Basis dienstverlening • Uitvoeren van contractmanagement conform raamovereenkomst(en). • Adviseren over de hoeveelheid automaten. • Coördineren van de plaatsing van de vendingautomaten waarbij geldt dat er minimaal een koffieautomaat per gebouw aanwezig is. • Bewaken van de omzetten. • Dagelijks aanvullen van de automaten. • Beschikbaar stellen van de volgende consumpties voor HvA-medewerkers en studenten: -- cappuccino -- warme chocolademelk -- espresso -- frisdrank -- koffie -- snacks -- verse bladthee -- water (warm/koud), met uitzondering van de locaties Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4) en Theo Thijssenhuis (Wibautstraat 2-4) -- wiener mélange en/of café crème en/of café au lait


KPI

Na melding storing informeren van de leverancier

Direct

1e lijnsstoring = haperingen van de automaat waardoor het gewenste product niet wordt verkregen

3 uur (tussen 8.00-18.00 uur)

2e lijnsstoring = storingen die door opdrachtnemer niet zelf kunnen worden opgelost (technische mankementen), inclusief plaatsing tijdelijk vervangende automaat

1 werkdag (8 uur)

Toetsen van de kwaliteit van de dienstverlening op basis van technische kwaliteit (aantal en doorlooptijden storingen)

Maandelijks

Toetsen van de kwaliteit van de dienstverlening op basis van beleving (enquête, gebruikersoverleg, klachten)

Jaarlijks

Nazien op de correcte uitvoering van service, schoonmaak, assortiment met lopende houdbaarheidsdata, bacteriologisch onderzoek etc.

Continue

18


H


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening automaten

Totaal tarief € 98,19 per rekeneenheid fte*

Onderdeel van begroting FS en dienstennota (element 2.1.1.3)

*Voor iedere medewerker zijn de volgende producten beschikbaar: - cappuccino - warme chocolademelk - espresso - koffie - verse bladthee - water (warm/koud), met uitzondering van de locaties Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4) en Theo Thijssenhuis (Wibautstraat 2-4) - wiener mélange en/of café crème en/of café au lait

Gebruiker betaalt dienstverlening Er zijn producten beschikbaar die direct bij afname worden doorbelast.


Tarief

Wijze van betalen

Snacks/frisdrank

Afhankelijk van product

Chipknip

Voor studenten: Café au lait, cappuccino, thee en wiener mélange

€ 0,50 per kopje

Chipknip

Voor studenten: Koffie, espresso en warme chocolade

€ 0,40 per kopje

Chipknip

Voor studenten: Water (warm en koud)

€ 0,10 per kopje

Chipknip

Maatwerk Het is mogelijk om extra automatenvoorzieningen aan te vragen.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk automaten

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan schriftelijk aangevraagd worden bij de Servicedesk via [email protected] of bij de aanwezige Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon.


19

H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


20


H

BEDRIJFSBUREAU Facilitaire norm NEN 2748


5

Facility Management

• Bedrijfsbureau

5.2

Uitvoeren van Facility Management

• Klachtenmanagement

5.2.1 Bedrijfsbureau/Bureau Onderwijslogistiek

• Rapportages

Het Bedrijfsbureau van Facility Services (FS) regelt ondersteunende taken op het gebied van de algemene dienstverlening van FS. Deze taken zijn verdeeld over diverse teams.

Basis dienstverlening • Cluster Stafondersteuning die het volledige primaire bedrijfsproces van FS ondersteunt. Hieronder vallen Communicatie, Beleidsondersteuning en Informatiemanagement (zie aparte dienstbeschrijving informatiemanagement). • Cluster Functioneel Beheer die applicaties beheert die de interne bedrijfsvoering van FS ondersteunen. De beschrijving functionaliteit valt binnen het door het MT-FS vastgestelde kader en model ten aanzien van Functioneel Beheer. Het betreft de applicaties: -- KMS (kaartmanagement systeem) -- VRS (verbruiksregistratie systeem) -- Planon (FMIS) -- Salto (toegang) • Cluster Secretariële Ondersteuning voor het managementteam FS. • Cluster Projectenbureau voor facilitaire projecten die het interne facilitaire bedrijfsproces ondersteunen. Denk hierbij aan projectadministratie (intake, portfoliomanagement, projectsecretariaat, projectbeheersing/bewaking). • Cluster Contractmanagement voor grote facilitaire contracten. Denk hierbij aan catering, vending, koffiecorners, schoonmaak, glasbewassing, dieptereiniging, sanitaire artikelen, vuilafvoer, beveiliging, reprodiensten, kaartmanagementsysteem etc. • Cluster Kwaliteitsmanagement die algemene dienstverlening borgt via o.a. monitor bedrijfsprocessen of auditing hierop en verantwoordelijk is voor contracten met alle klanten.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening Bedrijfsbureau

Onderdeel van totaal tarief € 33,79 per rekeneenheid student/fte



21

H

BEDRIJFSHULPVERLENING (BHV) Facilitaire norm NEN 2748


2

• Arbozorg


2.2 Risicobeheersen




Facility Services is verantwoordelijk voor het leveren van BHV-opleidingen, oefeningen op locaties en de centrale verzorging van de BHV en EHBO-middelen. FS adviseert de domeinen, bestuursstaven en centrale diensten over de noodzakelijke aanwezige BHV’ers op locatie en de te nemen maatregelen, zoals het werven van nieuwe BHV’ers. De (gedelegeerd) verantwoordelijke voor de veiligheid in een pand (domeinvoorzitter of directeur stafdiensten) draagt op advies van de arbo- en milieucoördinator zorg voor de aanwezigheid van voldoende BHV’ers op locatie. Het aantal BHV’ers dat aanwezig moet zijn, volgt uit de Risico Inventarisatie en –Evaluatie (RI&E). Dit aantal is afhankelijk van het restrisico op locatie, de complexiteit van het pand en de aard van de werkzaamheden in het pand. De bedrijfshulpverleners (BHV’ers) zijn opgeleid om: • eerste hulp te verlenen; • brand te bestrijden; • zo nodig het gebouw te ontruimen; • te alarmeren en te communiceren met hulpverleningsorganisaties. De BHV’er zal de gevolgen van een incident trachten te beperken en de tijd tot de professionele hulpverleners gearriveerd zijn overbruggen. De BHV-organisatie op locatie heeft daarnaast een belangrijke taak als gids voor de politie, ambulancepersoneel, brandweer of andere hulpverleners in het gebouw.

Basis dienstverlening • Leveren van de infrastructuur voor de BHV-organisatie waaronder BHV-cursussen (1x per pand per jaar), BHV-oefeningen en -ontruimingen, BHV-materialen als hesjes, AED (Automated External Defibrillator), jaarlijkse controle van materialen en EHBO-koffers. • Aanbieden van herhalingscursus voor EHBO’ers met diploma behaald vóór 1 januari 2011. • Adviseren over BHV bij evenementen (N.B. advies dient per evenement aan de facilitair manager aangevraagd te worden door het domein/de bestuursstaf/de centrale dienst).


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening bedrijfshulpverlening


Onderdeel van de begroting FS en de dienstennota (element 2.2.2)

Maatwerk • Leveren van een basisopleiding en herhalingscursus EHBO voor diploma’s behaald vanaf 1 januari 2011. • Leveren van extra cursussen. • Verzorgen van extra oefeningen of ontruimingen. Bekijk voor specifieke tarieven het ‘aanvraagformulier BHV’, beschikbaar op de A-Z.

22


H


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk bedrijfshulpverlening

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen • Nieuwe BHV’ers en EHBO’ers kunnen door de leidinggevende worden aangemeld via [email protected] (o.v.v. naam, werklocatie, kamernummer, geboortedatum, personeelsnummer, tel.nr. en e-mailadres). • Advies over BHV bij evenementen is aan te vragen bij de facilitair manager op locatie.

Let op! Onveilige situaties in het gebouw en bijna-ongevallen binnen de HvA moeten gemeld worden bij de Servicedesk of Klantenservicebalies en bij de direct leidinggevende. Wanneer iemand onwel is, lichamelijk letsel heeft, en bij calamiteiten moet hulp ingeroepen worden via het alarmnummer 020 595 3333.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



23

H

BEDRIJFSRESTAURANT Facilitaire norm NEN 2748


2



2.1





2.1.1.1 Bedrijfsrestaurant

Basis dienstverlening • Laten aanbieden van een lunchassortiment. • Laten aanbieden van warme maaltijden op de locaties Leeuwenburg (Weesperzijde 190):maandag, Fraijlemaborg (Fraijlemaborg 133):dinsdag en -donderdag tot 19:00 uur, en Theo Thijssenhuis (Wibautstraat 2-4): maandag t/m donderdag. Leveren van onderhoud aan het bedrijfsrestaurant: dieptereiniging van • keukenapparatuur. • Leveren van schoonmaakonderhoud aan keukens. • Leveren van technisch onderhoud aan keukens.

Specifieke locaties Alle locaties, op twee na, beschikken over een bedrijfsrestaurant. Het Jan Bommerhuis (Wibautstraat 80-86) en de Kroonjuweel (Duivendrechtsekade 36-38) beschikken over een sandwichcorner waardoor hier geen ruim lunchassortiment wordt geboden.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening bedrijfsrestaurant



Gebruiker betaalt dienstverlening De directe verkoop van dranken, versnaperingen, lunch en diner valt onder de dienstverlening die de gebruiker bij afname betaalt.


Tarief

Wijze van betalen

Gebruiker betaalt dienstverlening bedrijfsrestaurant


Chipknip+pin



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


24


H

BEWAKING EN BEVEILIGING Facilitaire norm NEN 2748


2

• Bewaking en beveiliging


2.2 Risicobeheersen

• Gebouwgebonden veiligheid

2.2.1 Bewaking en beveiliging

• Toegang

De HvA wil haar studenten en medewerkers een veilige omgeving bieden, waarin op een prettige manier gestudeerd en gewerkt kan worden. Hierbij wordt een balans tussen veiligheid, privacy en bescherming van mensen, goederen en gebouwen en openbare toegankelijkheid en toegangsystemen gezocht. In combinatie met de oplettendheid en zorg die we binnen de HvA voor elkaar hebben en het integrale veiligheidsbeleid, creëren we een veilige studie- en werkomgeving.

Basis dienstverlening • Leveren van receptie-/beveiligingsdiensten binnen de reguliere openingstijden van het gebouw. • Via de centrale meldkamer doorzetten van calamiteiten naar de aanwezige bedrijfshulpverleningsorganisatie. • Dagelijks lopen van brand- en sluitronden vóór sluiting van de gebouwen. • Geven van opvolging op (inbraak)alarm na sluitingstijd van de gebouwen. • Adviseren bij veiligheids- en beveiligingsvraagstukken. • Electronisch laten beveiligen van de gebouwen door plaatsing van inbraakdetectie en camerabewaking.


KPI

Leveren van alarmopvolging conform afspraak

90%

Leveren van alarmopvolging binnen openingstijden gebouw

Binnen 15 minuten

Leveren van alarmopvolging buiten openingstijden gebouw

Binnen 15 minuten

Leveren van jaarlijks 4 verbetervoorstellen waarvan er minimaal 2 geïmplementeerd worden

Jaarlijks

Leveren van 1 verbetervoorstel gericht op duurzaamheid

Jaarlijks

Beperken van het aantal klachten tot 25 officiële klachten, met een maximum van 3 per maand

Jaarlijks

Bewerkstelligen c.q. borgen van een klantwaardering van 7.2 (meting via enquête en mystery guests)

Jaarlijks


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening bewaking en beveiliging

Onderdeel van totaal tarief €59,77 per rekeneenheid per uur gedurende de openingstijden van de gebouwen


Gebruiker betaalt dienstverlening Op aanvraag kunnen de volgende medewerkers worden ingehuurd: • beveiligingsbeambte • receptionist • toezichthouder.


25

H

Tarieven en wijze van betalen Hieronder zijn de tarieven uit het nieuwe contract weergegeven. Product of dienst

Tarief

Wijze van betalen

Gebruiker betaalt dienstverlening bewaking en beveiliging

Beveiligingsbeambte € 33,35

Intern: Via interne verrekening op het opgegeven kostenplaatsnummer.

Receptionist € 32,44 Toezichthouder € 29,29

Extern: Via een factuur incl. BTW.

Maatwerk • Interne- en externe surveillance. • Brandwachten. • Extra veiligheids- en beveiligingsinstallaties. • Veiligheids- en beveiligingsanalyse (security survey). • Alle beveiligers en toezichthouders moeten in het bezit zijn van een geldig BHV-diploma met AED (Automated External Defibrillator) certificaat.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk bewaking en beveiliging

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan schriftelijk aangevraagd worden bij de Klantenservice via [email protected] of via een Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon.

Let op! Onveilige situaties in het gebouw en bijna-ongevallen moeten gemeld worden bij de Klantenservice via de Klantenservicebalies op locatie of via 020 595 1144 en ook bij de direct leidinggevende. Bij calamiteiten zoals brand, een ongeval of een verdacht persoon of als iemand bijvoorbeeld onwel is of lichamelijk letsel heeft kan contact opgenomen worden met alarmnummer 020 595 3333. Het 3333 alarmnummer komt altijd eerst bij de receptie van het pand uit waarin je je begeeft. Indien er niet wordt opgenomen, dan schakelt deze door naar de centrale meldkamer. Een andere mogelijkheid is de noodtelefoon te gebruiken bij de liften. Mocht het nodig zijn zullen hulpdiensten maar ook de bedrijfshulpverleningsorganisatie worden ingeschakeld.

26


H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



27

H

BEWEGWIJZERING Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• Bewegwijzering

1.4

• Gebouwbeheer

Onderhouden van gebouw

1.4.2 Gebouw huurdersdeel

• Huurderonderhoud • Kantoorruimte • Onderwijsruimte • Ruimtes (overig)

De dienstverlening op het gebied van bewegwijzering volgens het handboek ‘Richtlijnen Bewegwijzering HvA’ is te vinden op de A-Z.

Basis dienstverlening • Bewegwijzeringsborden in gebouwen, terreinverwijsborden en ingangsbord. • Deurbordjes met naam en achternaam, naam van domein/bestuursstaf/centrale dienst/afdeling en kamernummer.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening bewegwijzering

Onderdeel van totaal tarief € 72,17 per rekeneenheid fnm2


Maatwerk Bij een aanvraag voor maatwerk wordt, voorafgaand aan de uitvoering, een offerte ter akkoord aan de opdrachtgever gepresenteerd.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk bewegwijzering

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen • Wijzigingen van teksten op deurbordjes kunnen door medewerkers worden aangevraagd. • Wijzigingen van teksten op de houders van naambordjes en index- en verwijsborden kunnen door de facilitair contactpersoon worden aangevraagd.

28


H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



29

H

BEZOEKERSKAART Facilitaire norm NEN 2748


2 Diensten en middelen

• Bezoekerskaart

2.2 Risicobeheersen

• Chipknipoplader

2.2.99 Overig

• Collegekaart • Medewerkerskaart • Servicekaart • Tijdelijke kaart

Bezoekers die zijn aangemeld krijgen een anonieme bezoekerskaart die aan het einde van de dag moet worden ingeleverd bij de receptie.

Basis dienstverlening De bezoekerskaart kan gebruikt worden voor: • identificatie binnen HvA gebouwen; • openen van ruimtes met digitale (Salto) sloten, voor zover geautoriseerd.

Kwaliteitsafspraken (KPI – Kritische Prestatie Indicatoren) Omschrijving

KPI

Leveren van een bezoekerskaart na aanmelding bij de receptie

Onmiddellijk


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening bezoekerskaart



Vervanging bezoekerskaart als de geleverde kaart niet naar behoren functioneert

Gratis

N.v.t.

Wijze van aanvragen Medewerkers van de HvA kunnen bezoekers aanmelden bij de receptie.

Storingen Storingen met de bezoekerskaart kunnen worden gemeld bij de receptie, waarna de bezoeker een vervangende kaart krijgt.

Leveringsvoorwaarden Een bezoeker meldt zich bij de receptie en krijgt een bezoekerskaart na tekenen voor ontvangst.

30


H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



31

H

BLOEMEN EN BOEKETTEN Facilitaire norm NEN 2748



• Bloemen en boeketten

2.7 Verstrekken van ruimte en benodigdheden 2.7.2 Benodigdheden en hulpmiddelen 2.7.2.99 Overig Facility Services heeft voor het bestellen van bloemen en boeketten afspraken gemaakt met twee bloemenleveranciers.

Gebruiker betaalt dienstverlening Dienstverlening van bloemen en boeketten maakt geen onderdeel uit van de basis dienstverlening van FS. De tarieven voor bloemen en boeketten zijn voor rekening van de afnemer en worden direct gefactureerd aan de klant. Wel is voor al onze klanten afgesproken dat voor de bezorging bij een HvA-locatie geen bezorgtarief zal worden gerekend. Men kan kiezen uit bloemen/boeketten van € 15,- en € 25,- inclusief BTW of hoger en/of anderszins. Daarnaast zijn er ook bloemen abonnementen verkrijgbaar, al dan niet op vaas, die wekelijks worden vernieuwd.

Tarieven en wijze van betalen Bij de doorbelasting van bestellingen voor bloemen en boeketten wordt direct 6% korting verstrekt. Product of dienst

Tarief

Wijze van betalen

Gebruiker betaalt dienstverlening bloemen en boeketten

Afhankelijk van soort en prijsklasse

Via ontvangst factuur incl. BTW van externe contractpartij.

Bloemen en boeketten staan op de begroting van de klant.

Wijze van aanvragen Bloemen en boeketten kunnen door geautoriseerde medewerkers van secretariaten en bedrijfsbureaus online worden besteld. Een inlogaccount voor het plaatsen van bestellingen kan worden aangevraagd via [email protected] onder vermelding van: • naam, e-mailadres en telefoonnummer; • kostenplaats; • functie; • locatie. De afdeling Inkoop verleent de autorisatie en stuurt de benodigde contactgegevens door naar de leverancier. Via e-mail ontvangt de aanvrager van de leverancier inloggegevens voor het plaatsen van bestellingen via de website van de bloemenleveranciers.

Storingen Vragen of klachten over leveringen dienen binnen een uur na aflevering gemeld te worden bij: • Scheepstra Bloemsierkunst via [email protected] • Bloem & Vaas via [email protected] Voor beide firma’s geldt de afspraak dat zij direct contact zullen opnemen.

32


H

BOUWKUNDIG ONDERHOUD Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• Bouwkundig onderhoud

1.4

• Functiebeperking


1.4.1 Gebouw eigenaarsdeel

• Eigenaarsdeel dagelijks onderhoud • Eigenaarsdeel groot onderhoud • Installatietechnisch onderhoud

Onderdeel van het gebouwonderhoud is bouwkundig beheer en onderhoud aan de gebouwen, zoals dakonderhoud en gevelonderhoud. Het uitgangspunt voor bouwkundig beheer en onderhoud aan de gebouwen is het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP).

Basis dienstverlening Planmatig • Bouwkundige activiteiten gericht op preventief bouwkundig onderhoud. • Onderhoud, herstel en vernieuwing van hang- en sluitwerk, beglazing en glasdeuren, spiegel-, venster- en andere ruiten buiten. • Onderhoud aan gevels en straatwerk. • Onderhoud aan daken en goten. • Buitenschilderwerk. • Onderhoud aan nagelvaste vloerbedekking (zoals tegelvloeren, kunstharstroffelvloeren, betonvloeren). • Bouwkundige brandveiligheidsmaatregelen (brandwerend afdichten doorvoeren). • Onderhoud en herstel van buitenzonwering. • Doorspuiten van aanwezige straatkolken en putten op HvA-terrein. Niet-planmatig • Correctief onderhoud: herstellen van de opgetreden bouwkundige gebreken/storingen aan het gebouw (zoals lekkages, raam ingegooid, straatwerk, buitenschilderwerk). • Communiceren over de planning van de uitvoerende werkzaamheden. • Informeren over mogelijke overlast en afsluitingen van gebouwen of onderdelen van gebouwen.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening bouwkundig onderhoud



Maatwerk • Akoestisch onderzoek, exclusief binnenwanden. • Onderhoud, herstel en vervanging van door huurder of vanwege huurder aangebrachte veranderingen.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk bouwkundig onderhoud

N.o.t.k.



33

H

Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan schriftelijk worden aangevraagd bij de Servicedesk of via de Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon.

Leveringscondities De werkzaamheden vinden zoveel mogelijk plaats tijdens kantoortijden. Werkzaamheden die geluidsoverlast veroorzaken moeten plaatsvinden vóór 8.30 uur. Als er toch werkzaamheden zijn die in het weekend of in de avonduren moeten plaatsvinden, worden hiervoor extra gemaakte kosten in rekening gebracht op basis van een offerte.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


34


H

BUITENLANDSE DIENSTREIZEN Facilitaire norm NEN 2748


4 Externe voorzieningen

• Buitenlandse dienstreizen

4.1 Voorzien in extern verblijf en vervoer

• Reis-, verblijf- en annuleringsverzekeringen

4.1.3 Vervoeren van personen 4.1.3.99 Overig Dienstverlening van buitenlandse dienstreizen maakt geen onderdeel uit van de basis dienstverlening van Facility Services. Afnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de inschakeling van onze leverancier (CWT) van buitenlandse dienstreizen.

Maatwerk Buitenlandse dienstreizen kunnen geboekt worden bij het boekingsteam van de leverancier.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk buitenlandse dienstreizen



Additionele services zoals gebruik van minibar, lunch en diner dient men zelf ter plaatse af te rekenen.

Wijze van aanvragen Reizen kunnen op drie manieren geboekt worden bij het Full Service Center van CWT (Den Haag): 1. 070 770 77 74 2. [email protected] 3. Online boekingssysteem (CWT Connect Now) Een account voor het online boekingssysteem kan door medewerkers van bedrijfsbureaus en secretariaten worden aangevraagd. Om gebruik te maken van deze optie, stuur een e-mail naar [email protected] met de volgende gegevens: • voor- en achternaam; • telefoonnummer; • domein/bestuursstaf/centrale dienst/afdeling; • adres en e-mailadres (eventueel van je secretariaat). Er wordt dan zo snel mogelijk een account toegestuurd met inloggegevens en instructies.

Storingen Wanneer je gebruik maakt van de online boekingstool van de leverancier staat een hulpfunctie om de beginnende gebruiker te helpen bij het boeken van een reis of hotel. Wanneer er sprake is van technische problemen met de tool, kan contact opgenomen worden met het Technical Service Center via 020 200 0005.

Leveringsvoorwaarden Erg belangrijk is dat de juiste tenaamstelling volgens paspoort (achternaam plus eerste volledige voornaam) in het vliegticket wordt vermeld. Vliegtuigmaatschappijen accepteren geen reizigers waarbij de naam op het vliegticket en de naam volgens het paspoort niet overeenkomen. De leverancier maakt voor elke reiziger een reizigersprofiel aan. Informatie zoals stoelvoorkeur, maaltijdvoorkeur en eventuele ‘frequent flyer’ kaarten kunnen door de leverancier worden vermeld. Deze gegevens lopen automatisch mee in nieuwe reserveringen. Als je al eerder via de leverancier hebt gereisd, gebruiken zij automatisch je profiel. Als je geen risico wilt lopen bij het boeken van reizen, stuur dan een kopie van je paspoort naar de leverancier via [email protected].


35

H

CATERING (WERKPLEK- EN ADDITIONELE WERKPLEKSERVICE) Facilitaire norm NEN 2748


2



2.1




2.1.1.2 Catering (werkplek- en additionele werkplekservice)


De Hogeschool van Amsterdam verzorgt via de externe cateraar (Eurest) vergaderingen, recepties en evenementen.

Gebruiker betaalt dienstverlening/maatwerk Geautoriseerde medewerkers binnen domeinen, bestuursstaven en centrale diensten kunnen naast producten voor een vaste prijs (gebruiker betaalt dienstverlening) ook diverse arrangementen bestellen (maatwerk) via de site van de cateraar voor: • vergaderingen (ontbijt-, lunch- en vergaderarrangementen); • recepties (diverse opties, High Tea en budgetdeal receptie); • diners en buffetten (Italiaans, Indonesisch of op maat); • catering bij evenementen*; • catering op maat. *Catering voor evenementen bestaat uit incidentele dienstverlening op basis van specifieke afspraken tussen partijen zoals partycatering en evenementenservice. Indien de dienstverlening het basis serviceniveau overstijgt, zijn er mogelijkheden om een dergelijke opdracht aan een derde te verstrekken. Deze opdracht wordt altijd besproken met de huidige cateraar.


KPI

Kwaliteitsaudit

Minimaal 1x per jaar

Snelcheck

6x per jaar

Klanttevredenheidonderzoek Outlets

1x per jaar

Klanttevredenheidonderzoek Vergader- en Lunchservices & Banqueting

1x per jaar

Klantenpanel

2x per jaar

Opdrachtgeverbeoordeling

4x per jaar

Klachtenafhandeling

12x per jaar


Tarief

Wijze van betalen

Gebruiker betaalt dienstverlening/ maatwerk werkplek- en additionele werkplekservice

N.o.t.k.

N.v.t.

Bij vragen over de facturatie kan de bijbehorende bestelbon geraadpleegd worden.

Wijze van aanvragen De geautoriseerde medewerkers dienen zich jaarlijks bij de eerste aanvraag opnieuw in te schrijven. Op de site staan alle basisproducten/pakketten die de cateraar kan verzorgen. Vanwege de facturatie wordt bij plaatsen van de bestelling gevraagd naar de kostenplaats. Let op: de locatie Koetsier-Montaignehuis (Mauritskade 11) valt buiten deze dienstverlening.

36


H

Leveringsvoorwaarden • Het standaardaanbod en een lunchreservering zijn te bestellen een werkdag van te voren vóór 14.00 uur. • Bediening is aan te vragen minimaal 5 werkdagen voor 14.00 uur voor de aanvang van de activiteit. • Voor alle vergader- en lunchservices is sprake van een kostenloze annulering indien de bestelling voor 11.00 uur op de werkdag voor uitvoering als geannuleerd staat geregistreerd. • Reserveringen, die na 11.00 uur op de werkdag voor uitvoering geannuleerd worden, worden voor 100% doorbelast. Het opgegeven aantal bij reservering is geldend en kan tot 11.00 uur op de werkdag voor uitvoering gewijzigd worden. • Voor de inhuur van een externe cateraar zijn specifieke procedures opgesteld. Voor informatie over deze procedures kun je terecht bij de facilitair manager van de locatie.

Extra informatie Voor meer informatie kun je contact opnemen met het Service Team Banquets van de cateraar via www.eurest-bestellen. nl/hva. Je kunt hier ook terecht voor het aanvragen van offertes, het plannen van evenementen en cateringservice op maat en/of buiten openingstijden van de cateraar.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



37

H

CENTRALE REPRO Facilitaire norm NEN 2748


2

• Centrale repro


2.5 Documentmanagement

• Copyshop / Quick Service Point (QSP)

2.5.3 Documentreproductie

• Printers • Readers

Medewerkers kunnen bij de centrale repro terecht voor verschillende opdrachten op het gebied van printen en kopiëren.

Basis dienstverlening • Uitvoeren van contractmanagement conform raamovereenkomst(en). • Adviseren over de centrale repro.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening centrale repro

Totaal tarief € 0,70 per rekeneenheid aantallen repro (verbruik repro)


Maatwerk • Aanvragen van print-, kopieer-, en inbindopdrachten. • De originelen kunnen papieren of digitale bestanden zijn.

Tarieven en wijze van betalen Om de kosten te kunnen doorberekenen is een kostenplaatsnummer en handtekening van de budgethouder nodig. Bij een aanvraag voor maatwerk wordt, voorafgaand aan de uitvoering, een offerte ter akkoord aan de opdrachtgever gepresenteerd. Product of dienst

Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk centrale repro

Afhankelijk van opdracht


Wijze van aanvragen Digitale bestanden voor reproductie kunnen per e-mail worden aangeleverd. Originelen die men niet kan verwerken, kunnen worden geweigerd. Medewerkers kunnen print-, kopieer-, en inbindopdrachten aanvragen met een papieren of digitale opdrachtbon. De opdrachtbon kan bij de Copyshop (Quick Service Point, QSP) worden opgehaald. De digitale opdracht kan worden gegeven op https://hva.canon-bs.nl via het menu ‘Online bestellen’.


KPI

Verwerken van opdrachten tot maximaal 500 afdrukken

Binnen 4 uur gereed

Verwerken van opdrachten tot maximaal 2500 afdrukken inclusief nabewerking

Binnen 2 werkdagen gereed

Verwerken van overige opdrachten

In overleg gereed

38


H

Extra informatie Er kan gevraagd of ongevraagd advies worden gegeven bij de digitale opmaak van documenten en bij het opmaken van offertes bij grote kopieeropdrachten of drukwerk.

Bereikbaarheid Contact centrale repro Abram Dudok van Heelstraat 3 1096 BE Amsterdam Telefoon: 020 694 1132 Fax: 020 595 1183


39

H

CHIPKNIPOPLADER Facilitaire norm NEN 2748



• Bezoekerskaart

2.2 Risicobeheersen

• Chipknipoplader

2.2.99 Overig


Facility Services stelt aan medewerkers en studenten chipknipopladers ter beschikking, zodat deze de chipknip op hun bankpas kunnen opladen.

Basis dienstverlening In elk HvA-gebouw is minstens één oplaadpunt voor de Chipknip aanwezig. Op de volgende locaties bevinden zich meer chipknipopladers: HvA-gebouw

Adres

Aantal chipknipopladers

Fraijlemaborg

Fraijlemaborg 133

3

Jan Bommerhuis

Wibautstraat 80-86

2

Kohnstammhuis

Wibautstraat 2-4

2

Kroonstate

Wenckebachweg 144-148

2

Leeuwenburg

Weesperzijde 190

3

Theo Thijssenhuis

Wibautstraat 2-4

2

Product of dienst

Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening chipknipoplader



Tarieven en wijze van betalen



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


40


H

COLLEGEKAART Facilitaire norm NEN 2748



• Bezoekerskaart

2.2 Risicobeheersen

• Chipknipoplader

2.2.99 Overig


Elke student krijgt een collegekaart. Dit is een persoonlijke kaart die je onder andere gebruikt als identificatie tijdens bijvoorbeeld tentamens en die je nodig hebt voor het lenen van boeken.

Basis dienstverlening De collegekaart gebruik je: • als identificatie bij onderwijs, tentamens en studiecentra op alle HvA-locaties; • bij het betalen voor Het Nieuwe Printen. Bekijk https://hva.canon-bs.nl/overhetnieuweprinten.nl voor informatie, instructies en veelgestelde vragen over printen, printtegoeds, scannen en kopiëren binnen de HvA; • bij het lenen van boeken bij de hogeschool- en universiteitsbibliotheek en kopiëren in het Dr. Meurerhuis (Dr. Meurerlaan 8), Fraijlemaborg (Fraijlemaborg 133), Jan Bommerhuis (Wibautstraat 80-86), Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4), Kroonjuweel (Duivendrechtsekade 36-38) en Kroonstate (Wenckebachweg 144-148); • bij het gebruik van de lockers in het Benno Premselahuis (Rhijnspoorplein 1), de Fraijlemaborg (Fraijlemaborg 133) en het Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4); • bij het openen van ruimtes met digitale sloten voor zover geautoriseerd.


KPI

Leveren van vervangende kaart

3 werkdagen

Leveren van een gratis nieuwe kaart bij defect binnen 5 jaar zonder zichtbare schade (garantie*)

3 werkdagen

*Uitgesloten van garantie zijn mechanische defecten zoals slijtage op de bedrukking van de kaart. Na 5 jaar heeft de student direct recht op een gratis nieuwe kaart bij schade.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening collegekaart



Gebruiker betaalt dienstverlening Levering van een vervangende kaart bij schade, verlies of diefstal.


Tarief

Wijze van betalen

Vervanging collegekaart zonder zichtbare schade of vanwege diefstal

Gratis

N.v.t.

Vervanging collegekaart met schade of door verlies

€ 20,-

Via www.mijnHvApas.nl, betaling met chipknip


41

H

Wijze van aanvragen • Alle eerstejaars studenten (ook buitenlandse studenten) krijgen gratis hun eerste HvA-collegekaart (met naam en pasfoto) thuis gestuurd. De collegekaart is vijf jaar geldig. • Bij defect, verlies of diefstal kan de student een vervangende kaart aanvragen via een Klantenservicebalie.

Collegekaart bij verlies, schade of diefstal • Bij verlies of diefstal van je collegekaart kun je je collegekaart blokkeren via www.mijnHvApas.nl. Eventueel kun je voor het laten blokkeren van een gestolen of vermiste pas ook terecht bij een van de Klantenservicebalies. • Op www.mijnHvApas.nl kun je meteen een nieuwe collegekaart aanvragen en betalen via iDeal. Een nieuwe collegekaart kost € 20,- (vanwege veiligheid, productie, administratie- en verzendkosten). • Is je kaart gestolen en heb je een proces-verbaal? Ga dan langs bij één van de Klantenservicebalies om gratis een nieuwe collegekaart aan te vragen. • Je ontvangt een e-mail bericht van de Klantenservicebalie wanneer je je nieuwe collegekaart kunt ophalen. • Voor het valideren van je collegekaart kun je terecht bij de Klantenservicebalies op locatie.

Storingen • Werkt de kaart niet naar behoren (bijv. bij het openen van deuren), dan kan je dit melden bij de Servicedesk of Klantenservicebalie. • Bij de Klantenservicebalie wordt de status van de kaart gecontroleerd en zo nodig bijgesteld. • Lukt het niet om het probleem onmiddellijk op te lossen, dan wordt een call aangemaakt en zorgt de back office voor een oplossing.

Leveringsvoorwaarden • Inschrijving via studielink. • Uploaden pasfoto via www.mijnHvApas.nl. • Valideren bij één van de servicebalies op vertoon van een Nederlands rijbewijs, identiteitskaart of paspoort, binnen 30 dagen na ontvangst. • Een vervangende kaart kost € 20,- tenzij men defect of diefstal kan aantonen. • Bij aanvraag van een nieuwe kaart moet je rekening houden met een levertijd van 3 werkdagen. Zo nodig wordt een bezoekerskaart verstrekt ter overbrugging.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


42


H

COPYSHOP / QUICK SERVICE POINT (QSP) Facilitaire norm NEN 2748


2

• Centrale repro






Op diverse locaties van de Hogeschool van Amsterdam bevindt zich een Copyshop of Quick Service Point waar studenten en medewerkers terecht kunnen voor onder andere readers, kopieeropdrachten, instructies en advies.

Maatwerk Copyshops zijn geen basis dienstverlening. Exploitatie van de Copyshop ligt volledig bij een leverancier. Indien een copyshop niet winstgevend is wordt deze gesloten. Voor locaties zonder copyshop geldt de ‘kleinere locaties regeling’. Zie voor meer informatie ‘leveringsvoorwaarden’. Bij de Copyshops en Quick Service Points kun je terecht voor: • afgeven en ophalen van kopieer-, printen drukwerkopdrachten; • uitvoer van de readerprocedure en het ophalen van readers; • advies bij het samenstellen van readers; • informatie over auteursrechten; • installatie en onderhoud van printers op de locaties; • afdrukken, inbinden en publiceren; • documentconversie; • gepersonaliseerde mailing i.s.m. het HvA-Mailcentrum; • visitekaartjes*; • instructies (storingskaartjes, handleidingen); • controle op het gebruik van de HvA-huisstijl i.s.m. de afdeling communicatie. *Visitekaartjes kun je bestellen bij een centraal persoon per afdeling, in de meeste gevallen is dit de office manager of (afdelings)secretaresse.

Wat doet de Copyshop / Quick Service Point (QSP)-medewerker niet: • Installatie printer driver op werkplek medewerkers. • Bijvullen papier bureauprinters. • Bijvullen papier multifunctionals.

Kwaliteitsafspraken (KPI -Kritische Prestatie Indicatoren) alle locaties Omschrijving

KPI

Dagelijkse algemene service

Van 8.30 tot 17.00 uur

Preventieve ronde multifunctionals opgesteld in publieke ruimtes

Dagelijks op grote locaties Minimaal twee keer per week op kleine locaties

Nietjes en toner worden bijgevuld

Tijdens preventieve rondes of naar aanleiding van een aanvraag (call)

Vervangen van toners

Binnen 4 uur


43

H

Kwaliteitsafspraken (KPI -Kritische Prestatie Indicatoren) kleinere locaties zonder QSP Omschrijving

KPI

Leveren van maximaal 2500 afdrukken

Binnen 24 uur

Leveren van maximaal 2500 afdrukken tijdens piekweken (aanvang studiejaar etc.)

In overleg

Kwaliteitsafspraken (KPI -Kritische Prestatie Indicatoren) grotere locaties met een QSP Omschrijving

KPI

Op werkdagen zorgdragen dat de QSP geopend is van 8.30 tot 17.00 uur

Continue

Op werkdagen dagelijks lopen van een preventieve onderhoudsronde op publiek toegankelijke multifunctionals en deze, waar nodig, aanvullen met toner en nietjes

Continue

Analyseren en oplossen van een gemelde storing

Binnen 4 uur

Produceren van opdrachten tot maximaal 500 afdrukken

Binnen 4 uur

Produceren van opdrachten tot maximaal 2500 afdrukken inclusief bewerking

Binnen 24 uur


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk copyshop



Specifieke locaties Op de hierna volgende locatie is een QSP aanwezig: HvA-locatie

Waar te vinden

Contactgegevens

Fraijlemaborg (Fraijlemaborg 133)

Ruimte 1.043

020 523 6819 [email protected]

Jan Bommerhuis (Wibautstraat 80-86)

Ruimte 0A.06


Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4)

Ruimte 00A07


Kroonstate (Wenckebachweg 144-148)

Ruimte C0.08


Leeuwenburg (Weesperzijde 190)

Ruimte C1.03


Nicolaes Tulphuis (Tafelbergweg 51)

Ruimte C0.05


Leveringsvoorwaarden Voor locaties zonder copyshop geldt de ‘kleinere locaties regeling’. Voor de kleinere locaties geldt dat tot 2.500 afdrukken binnen 24 uur wordt geleverd. Er rijdt dagelijks een koerier van de leverancier langs de locaties om de opdrachten op te halen. In de praktijk komt het erop neer dat alles wat je ’s ochtends aanlevert, de volgende dag gereed is en afgeleverd wordt. Alleen in piekperiodes, zoals bij aanvang van het studiejaar, kan dat niet gegarandeerd worden.

Extra informatie Voor meer informatie over deze dienstverlening en voor een overzicht van de Copyshops op de locaties verwijzen we naar de site ‘Het Nieuwe Printen’ https://hva.canon-bs.nl. Kies daarbij ‘contact’ en vervolgens het menu ‘contactgegevens’.

44


H

EIGENAARSDEEL DAGELIJKS ONDERHOUD Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting


1.4



• Eigenaarsdeel dagelijks onderhoud


• Eigenaarsdeel groot onderhoud • Installatietechnisch onderhoud De dienstverlening op het gebied van dagelijks onderhoud van de gebouwen wordt bepaald naar aanleiding van de demarcatielijst van de HvA. De demarcatielijst is op te vragen bij FS/Onderhoud.

Basis dienstverlening • Uitvoeren van contractmanagement conform (raam)overeenkomst(en). • Voorbereiden en beschrijven van onderhoudsplannen. • Contracteren en aansturen van contractpartijen/aannemers. FS controleert en levert de werkzaamheden op. • Sturen op kwaliteitsafspraken met contractpartij of aannemers. • Afstemmen van de uitvoering met gebruikers. • Regelen en verstrekken van opdrachten en de controle en het betaalbaar stellen van facturen. • Monitoren via rapportage FS/Onderhoud uit het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP). • Stellen van prognoses van het onderhoudsbudget op pandniveau.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening eigenaarsdeel dagelijks onderhoud



Extra informatie Wanneer de werkzaamheden overlast veroorzaken voor de gebruiker, worden de werkzaamheden om 6:00 uur gestart. Via het Gebouwbeheersysteem is er 24-uurs monitoring van de kritieke gebouwprocessen. Storingen worden 24 uur per dag afgehandeld.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



45

H

EIGENAARSDEEL GROOT ONDERHOUD Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting


1.4





Deze dienstverlening levert Facility Services aan Vastgoed. De dienstverlening bestaat uit het efficiënt, projectmatig en planmatig aansturen van projecten uit Planon, Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) en het jaarprogramma. Groot onderhoud vindt plaats conform condities en randvoorwaarden die vooraf zijn vastgesteld met de de opdrachtgever (Vastgoed). Deze afspraken worden jaarlijks rond september gedefinieerd en in het daarop volgende jaar uitgevoerd.

Basis dienstverlening • Uitvoeren van contractmanagement conform (raam)overeenkomst(en). • Maken van een projectvoorstel op basis van het MJOP jaarplan, inclusief investeringsoverzicht. • Ter goedkeuring voorleggen van het projectvoorstel aan Vastgoed. • Maken van een projectplan/projectdefinitie. • Afstemmen van de definitieve kostenraming en bijbehorende kwaliteit. • Afstemmen met onder andere nutsbedrijven, gemeente en brandweer. • Aanbesteden van projecten (eventueel Europees). • Terugkoppelen van de aanbesteding met Vastgoed in relatie tot definitieve kostenraming en bijbehorende kwaliteit. • Toezien op en bewaken van kosten (projectmanagement). • Opleveren en overdragen van projecten aan de eigen beheerorganisatie. • Archiveren, reviseren en actualiseren van bestanden zoals tekeningen en de cartotheek, de digitale kaartenbak. • Opstellen van de eindafrekening. • Verzorgen van de projectadministratie en opdrachtverkeer. • Afstemmen met en rapporteren aan Vastgoed. • Afstemmen van projecten met eindgebruikers. • Verzorgen van communicatie rondom de uitvoering van de werkzaamheden. • Verzorgen van projectevaluatie.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening eigenaarsdeel groot onderhoud



46


H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



47

H

ENERGIEMANAGEMENT Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• Energiemanagement

1.6

Verbruik van energie en water

1.6.1 Energie en water Deze dienstverlening omvat het continu bewust omgaan met inkoop, distributie en gebruik van energie binnen de organisatie met als doel (energie)besparingen te realiseren.

Basis dienstverlening De energiecoördinator van FS is belast met de volgende taken: • Opstellen en uitvoeren van maatregelen genoemd in het Energie-efficiencyplan dat opgesteld is naar aanleiding van de Meerjarenafspraak 3 met Agentschap NL, te vinden via http://www.agentschapnl.nl • Leveren van een energierapportage met daarin een analyse en aanbevelingen voor strategische doelen en een beleid formuleren. • Adviseren en ondersteunen op het gebied van energiebesparingsmaatregelen, energie-inkoop en nieuwbouw. • Op reguliere tijden aanleveren van energierapportages (prognose en verbruiken). • Uitvoeren van energiemonitoring. • Aanvragen van subsidie. • Leveren van een jaarlijkse rapportage Meerjarenafspraak aan Agentschap NL. • Controleren van facturen. • Adviseren en ondersteunen op het gebied van duurzaamheid. • Adviseren en ondersteunen bij het doorbelasten van energiekosten aan gebruiker. • Continue leveren van bemetering.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening energiemanagement



Extra informatie • Via SAP is een boekhoudkundige eenheid aangemaakt waar kosten die gepaard gaan met energieverbruik op geboekt worden. Dit wordt het (SAP) Energiebedrijf genoemd. • Deze dienstverlening wordt uitgevoerd ten behoeve van het SAP-Energiebedrijf. • Het SAP-Energiebedrijf is buiten elke dienst geplaatst. Het Bedrijfsbureau is hiervoor financieel verantwoordelijk. Facility Services onder leiding van de directeur FS is uitvoerend verantwoordelijk. De energiecoördinator voert de werkzaamheden uit.

48


H

EVENEMENTENCOÖRDINATIE Facilitaire norm NEN 2748









Evenementencoördinatie betreft facilitaire ondersteuning aan evenementen die georganiseerd worden binnen de HvApanden. Facility Services onderscheidt activiteiten als onderwijs- en onderzoekevenementen, borrels en promotieactiviteiten. Ook gelieerde partijen van de HvA kunnen gebruik maken van FS evenementencoördinatie.

Basis dienstverlening • Adviseren en coördineren van facilitaire dienstverlening rondom een evenement. • Verkrijgen van toestemming bij de hoofdgebruiker van het pand waar het evenement plaats zal vinden. • Adviseren over zaken met betrekking tot Bedrijfshulpverlening (BHV). De eindverantwoordelijkheid van BHV ligt bij de aanvrager van het betreffende evenement. • Zorgen voor doorbelasting via het Administratief Centrum (AC).


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening evenementencoördinatie

Totaal tarief € 2,36 per rekeneenheid student/fte


Maatwerk • Aanwezigheid van (een) medewerker(s) bij het evenement. • AV-ondersteuning. • Aanwezigheid portier. • Aanwezigheid bedrijfshulpverlener. • Plaatsen van meubilair (mits niet aanwezig) en transport.

Wijze van aanvragen Budgethouders en facilitair contactpersonen kunnen evenementencoördinatie als volgt aanvragen: • 020 595 1144 (optie 3) • [email protected] • Door het invullen van het webformulier ‘Facilitaire ondersteuning bij Evenement/Activiteit’, te vinden op de A-Z.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk evenementencoördinatie

€ 50,- per uur



49

H

FACILITY MANAGEMENT Facilitaire norm NEN 2748


5

Facility Management

• Facility Management

5.1

Voorzien in Facility Management

5.1.1 Facility Management Facility Management van Facility Services draagt zorg voor het decentraal aanwezig zijn van Campusteams zodat de facilitaire dienstverlening dichtbij de klant wordt gecoördineerd, uitgevoerd en geborgd.

Basis dienstverlening Decentraal op locaties aanbieden van een Klantenservicebalie en serviceteam op locatie.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening Facility Management





8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


50


H

FIETSBEHEER EN FIETSENSTALLINGEN (MET BIJLAGE) Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• (Aan)huur

1.1



• Fietsbeheer en fietsenstallingen

1.1.1 Gebouw

• Incidenteel ruimtegebruik • Parkeren • Verbouwing / renovatie • Vergunningen • Verhuur

Basis dienstverlening • Beheer van (inpandige) fietsenstallingen. • Uitoefenen van fietstoezicht bij drukke gebieden van binnen HvA locaties op bepaalde momenten (bijv. start studiejaar). • Eenmaal per jaar laten verwijderen van fietswrakken. • De meeste locaties van de HvA hebben een fietsenstalling voor medewerkers en studenten. Sommige locaties hebben een afgesloten medewerkersfietsenstalling en/of een afgesloten studentenfietsenstalling. • Voor de toegang tot de HvA-fietsenstallingen worden gebruikt: -- Medewerkers/-collegekaart; -- sleutel; -- druppel.

Kwaliteitsafspraken ( KPI-Kritische Prestatie Indicatoren) Omschrijving

KPI

Bevestiging van binnenkomst melding verstoring in de dienstverlening via de Servicedesk

1 werkdag

Reactie op melding via de Servicedesk

1 werkdag

Oplossen verstoring in de dienstverlening

1 werkdag


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening fietsbeheer en fietsenstallingen



Maatwerk In overleg is het ook mogelijk om namens de klant fietstoezicht in te zetten waarbij eventuele kosten voor de klant zijn. Bij een aanvraag voor maatwerk wordt, voorafgaand aan de uitvoering, een offerte ter akkoord aan de opdrachtgever gepresenteerd.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk fietsbeheer en fietsenstallingen

N.o.t.k.



51

H

Wijze van aanvragen • Toegang tot een afgesloten fietsenstalling met medewerkers/-collegekaart: door medewerkers en studenten aan te vragen via [email protected] of bij Klantenservicebalie op locatie. • Toegang tot een afgesloten fietsenstalling met sleutel of druppel: alleen door medewerkers aan te vragen bij de Klantenservicebalie op locatie.

Leveringsvoorwaarden Indien een fietsenstalling beschikbaar is op een locatie, verschilt per locatie of medewerkers en studenten van die locatie recht hebben op toegang tot de fietsenstalling. Zie hiervoor de bijlage.

Extra informatie De HvA kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade aan, verlies en/of diefstal van persoonlijke eigendommen uit de fietsenstalling.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


52


H

Bijlage fietsbeheer en fietsenstallingen De locaties waar inpandige stallingsmogelijkheden aanwezig zijn Gebouw

Toegankelijk voor medewerkers

Toegankelijk voor studenten

Benno Bremselahuis (Rhijnspoorplein 1)

Ja

Ja

Dr. Meurerhuis (Dr. Meurerlaan 8)

Ja

Ja

Fraijlemaborg (Fraijlemaborg 133)

Ja, afgesloten*

Ja


Ja, afgesloten*

Ja, afgesloten*

Koetsier Montagnehuis (Mauritskade 11)

Ja

Ja

Kohnstammhuis/ Theo Thijssenhuis (Wibautstraat 2-4)

Ja, afgesloten*

Ja, afgesloten*

Kroonjuweel (Duivendrechtsekade 36-38)

Ja

Ja


Ja

Ja


#1: Ja, afgesloten*

Ja


#2: Ja, afgesloten**

Nee

Muller-Lulolfshuis (Wibautstraat 5A)

Ja, afgesloten***

Ja, afgesloten***


Ja, afgesloten**

Ja, afgesloten**

*Fietsenstalling alleen toegankelijk met kaart **Fietsenstalling alleen toegankelijk met druppel ***Medewerkers en studenten van Muller-Lulolfshuis (Wibautstraat 5A) kunnen gebruik maken van de fietsenstalling in het Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4)


53

H

FUNCTIEBEPERKING (MET BIJLAGE) Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting


1.4





De dienstverlening in de HvA-gebouwen is afgestemd op mensen met een functiebeperking. FS hanteert bij de invulling van deze dienst het volgende onderscheid in toegankelijkheid van de panden: • Nieuwbouw: alle nog te bouwen panden op de Amstelcampus voldoen aan alle criteria voor mensen met een functiebeperking en dragen het zogeheten ‘Integraal Toegankelijkheidsymbool (ITS)’. • Bij renovatie van panden en huurpanden geldt dat, waar dat financieel haalbaar is, de panden op niveau van het ITS gebracht worden.

Basis dienstverlening Alle HvA-gebouwen zijn minimaal voorzien van: • één lift die rolstoeltoegankelijk is; • één minder-validen (MIVA)-toilet; • voorzieningen voor slechthorenden in grote zalen (ringleiding); • parkeerplaatsen voor mensen met een functiebeperking op circa 50 meter van de hoofdingang (bij alle HvA-gebouwen waar parkeerplaatsen aanwezig zijn). • Op verzoek is er begeleiding mogelijk door een huismeester. De HvA is voornemens onderstaande voorzieningen voor elk HvA-pand te realiseren: • Geschikte toegang en doorgang voor mensen met een functiebeperking. • Bij alle panden waar parkeerplaatsen aanwezig zijn, zijn parkeerplaatsen voor mensen met een functiebeperking gerealiseerd op circa 50 meter van de hoofdingang. • Aanpassingen die conform wet- en regelgeving worden vereist, vallen onder de basis dienstverlening. Alle overige aanpassingen zijn maatwerk en worden doorbelast aan de de opdrachtgever. • Zie de bijlage voor faciliteiten op de specifieke locaties.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening functiebeperking



Maatwerk Naast aanpassingen die conform wet- en regelgeving worden uitgevoerd is het mogelijk extra aanvragen in te dienen.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk functiebeperking

Op basis van offerte in totaalvoorstel

Via offerte

54


H

Wijze van aanvragen • Begeleiding door een huismeester kan worden aangevraagd bij de Servicedesk of via de Klantenservicebalie op locatie. • Voor medewerkers en studenten is parkeren alleen gratis met een medische indicatie. Medewerkers met een functiebeperking die hiervoor in aanmerking komen dienen een medische verklaring te overleggen via hun leidinggevende. Een aanvraag voor een aanpassing evenals autorisatie op de pas voor parkeermogelijkheid kan alleen schriftelijk worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon. • Studenten met een functiebeperking kunnen zich wenden tot het bedrijfsbureau van hun domein.

Ondersteuning Wanneer de liften buiten gebruik zijn, bijvoorbeeld bij calamiteiten, zullen bedrijfshulpverleners m.b.v. een speciale evacuatiestoel medewerkers en studenten met een functiebeperking via de trap naar de uitgang brengen.

Extra informatie De website http://www.studerenmeteenfunctiebeperking.nl/ is onlangs verschenen. Op deze site staat ook informatie voor studenten en medewerkers met bijvoorbeeld (allerlei vormen van) dyslexie en autisme. Tevens staan er tips vermeld voor docenten en studentenbegeleiders.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



55

H

Bijlage functiebeperking Specifieke locaties met voorzieningen

Naam locatie

Voorzieningen

Benno Premselahuis (Rhijnspoorplein 1)

• aparte ingang.


• toiletten op de begane grond (A0.31), eerste verdieping (A1.31), en vierde verdieping (A4.31)

• lift bij hoofdingang

• lift Fraijlemaborg (Fraijlemaborg 133)

• toiletten op alle verdiepingen


• toiletten op de begane grond in het restaurant (B0.56), eerste verdieping (B1.55) en vierde verdieping (A4.56)

• liften

• lift in de B-vleugel • minder validen traplift in de centrale hal (beperkt hefvermogen) Koetsier-Montaignehuis (Mauritskade 11)

• moeilijk toegankelijk voor minder validen • toegang via zijkant gebouw, bel aanwezig • toilet op eerste verdieping • lift met gebruik van servicekaart

Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4)

• aparte ingang voorzijde voorzien van minder validen lift • toiletten op bg; 1, 3, 5, 7, 9 • liften


• toiletten op de begane grond van de E-toren en de F- toren


• toiletten op de begane grond (A0.59, B0.50 en C0.54)


• toiletten op de begane grond, eerste verdieping en zesde verdieping

Muller Lulofshuis (Wibautstraat 5A)

• pand voldoet aan ITS.

• liften • liften • de lift is een dienstlift uitsluitend te gebruiken met een ’druppel’ • o.a. aparte ingang op begane grond • toiletten op 1, 4, 5, 6, 7, 8


• toilet op begane grond C-vleugel, eerste verdieping B-vleugel, tweede verdieping B-vleugel, derde verdieping centrale hal en vierde verdieping centrale hal • lift in de centrale hal

Theo Thijssenhuis (Wibautstraat 2-4)

• minder valide lift bij goedereningang • liften • toiletten op elke verdieping

Bij alle panden waar parkeerplaatsen aanwezig zijn, zijn parkeerplaatsen voor mensen met een functiebeperking gerealiseerd op circa 50 meter van de hoofdingang.

56


H

GEBOUWBEHEER Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• Bewegwijzering

1.4

• Gebouwbeheer




De dienstverlening op het gebied van gebouwbeheer omvat o.a. het toezicht houden, coördineren en (laten) uitvoeren van werkzaamheden voor een veilige en prettige onderzoek-, onderwijs- en werkomgeving.

Basis dienstverlening • Dagelijks toezien op en bevorderen van schone, veilige en ordentelijke gebouwen. • Uitvoeren van klein (preventief en storings-) onderhoud. • Sleutelbeheer- en uitgifte. • Afstellen van meubilair op advies van de arbo-coördinator. • Maandelijks opschonen van prikborden in openbare ruimtes. • Preventief en actief laten bestrijden van ongedierte. • Toezien op tijdige en correcte afhandeling van aanvragen, meldingen en storingen vanuit het Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS). • Afstemmen met gebruikers en dienstverleners over werkzaamheden.


KPI

Bevestigen van binnenkomst van melding via de Servicedesk

1 werkdag

Onderzoeken storingen 1e lijns (m.u.v. storingen die rechtstreeks gedelegeerd zijn naar contractpartijen)

1 werkdag

Verhelpen storingen 1e lijns (m.u.v. storingsonderhoud dat gedelegeerd is naar contractpartijen)

In overleg

Aanvraag gecertificeerde ‘fysieke’ sleutel

40 werkdagen

Repareren slotcilinder ‘fysieke’ sleutel

1 werkdag

Vervangen defecte lamp

5 werkdag

Maatregelen nemen ter bestrijding van ongedierte

3 werkdagen

Verhelpen storing sanitair

5 werkdagen

Verhelpen overige storingen

In overleg


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening gebouwbeheer

Onderdeel van totaal tarief €72,17 per rekeneenheid fnm2


Maatwerk Facility Services kan op aanvraag meubilair en onderwijsmaterialen op locatie neerzetten en weghalen en evenementen ondersteunen. Daarnaast worden licht technische werkzaamheden verricht zoals het bevestigen van whiteboards, kunst, gordijnrails en het openen en sluiten van schuifwanden.


57

H

TENTAMENOPSTELLING Wijze van aanvragen Klaarzetten van onderwijsruimtes in tentamenopstelling kan aangevraagd worden via gebouwbeheer.

Leveringsvoorwaarden Er zijn een paar voorwaarden van toepassing: • De aanvraag dient 5 werkdagen van te voren zijn ingediend. • De betreffende ruimte dient minimaal 2 uur van tevoren vrij geroosterd te zijn. • Gebruikers moeten zelf na afloop ervoor zorgen dat de ruimte weer in de juiste opstelling wordt achtergelaten.

EVENEMENTEN Wijze van aanvragen De onderwijsruimtes en algemene ruimtes klaarzetten voor evenementen kan worden aangevraagd via gebouwbeheer.

Leveringsvoorwaarden Er zijn een paar voorwaarden van toepassing: • De aanvraag dient 5 werkdagen van te voren zijn ingediend. • De betreffende ruimte dient minimaal een dagdeel van tevoren vrij geroosterd te zijn. • Op enkele locaties zijn er aparte evenementenformulieren van toepassing.


KPI

Bevestiging van binnenkomst van meldingen via de Servicedesk

1 werkdag

Aanvraag gebouwbeheer, meubilair en onderwijsmateriaal

In overleg


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk gebouwbeheer

€ 30 per uur tijdens kantooruren.


Buiten kantooruren gelden andere tarieven.

Extern: Via een factuur incl. BTW.

Verrekening op basis van werkelijk gemaakte uren/kosten (zoals materiaal).

Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan worden aangevraagd bij de Servicedesk via 020 595 1144 (optie 3), via [email protected] of via de Klantenservicebalie op locatie.

58


H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



59

H

GEBOUWGEBONDEN VEILIGHEID Facilitaire norm NEN 2748


2



2.2 Risicobeheersen



• Toegang

De dienstverlening op het gebied van gebouwgebonden veiligheid is gericht op de veiligheid van domeinen, bestuursstaven en centrale diensten voor medewerkers, studenten, bezoekers en eigendommen, gebouwen en terreinen van de HvA.

Basis dienstverlening • Afstemmen van Plan van Aanpak op basis van de Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) met vertegenwoordigers van domeinen, bestuursstaven en centrale diensten (ondersteunen bij toewijzing acties, tijdsplanning). Informatie over de RI&E is te vinden op vsnu.nl/arbocatalogus.html. • Ondersteunen bij de uitvoering van de gebouwgebonden RI&E en het afhandelen van bevindingen t.l.v. Facility Services. • Voorzien van HvA-panden van gebouwgebonden (brand)veiligheidsvoorzieningen, zoals brandblusmiddelen, vluchtwegplattegronden, veiligheidssignaleringen bij het betrekken van een pand (niet zijnde nieuwbouw) en bij bouwkundige aanpassingen. • Uitvoeren van veiligheidsinspecties op (brand)veilig gebruik volgens de wettelijke verplichtingen uit het Bouwbesluit 2012 (http://www.bouwbesluitonline.nl) voor de benodigde gebruiksvergunning of -melding. • Uitvoeren van gebouwgebonden maatregelen na veiligheidsinspecties (RI&E, brandweerinspecties, eigen inspecties en inspecties Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (voorheen Dienst Milieu en Bouwtoezicht)) en het communiceren naar de BHV-verantwoordelijken over de planning. • Adviseren aan de gebruiker over te nemen maatregelen. • Verzorgen van de in het Bouwbesluit en Gebruiksbesluit wettelijk vereiste gebruiksmeldingstekeningen, ontruimingstekeningen en vluchtwegplattegronden. De vluchtwegplattegronden worden opgehangen door Facilitair Management. • Verzorgen en monitoren van de brandweerlogboeken die vaak bij de receptie liggen voor de brandweer. • Onderhouden van contacten met locale en decentrale overheden (o.a. Noordzeekanaalgebied, de brandweer en stadsdelen) voor de eigenaar/huurder naar aanleiding van bouwkundige wijzigingen, uitgevoerde inspecties door de Omgevingsdienst Noordzeekanaal gebied (voorheen Dienst Milieu- en Bouwtoezicht (DMB)) en brandweer of een vergunningstraject (Gebruiksvergunning, Omgevingsvergunning). Link: http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/omgevingsvergunning/onderdelen-omgevingsvergunning • Indien noodzakelijk nemen van maatregelen naar aanleiding van rapportages van het beveiligingsbedrijf over een brandmelding, incident of ongeval.

Kwaliteitsafspraken ( KPI -Kritische Prestatie Indicatoren) Omschrijving

KPI

Bevestiging van binnenkomst van melding via de Servicedesk

1 werkdag

Reactie op melding via de Servicedesk

3 werkdagen

Inspecteren van gebouwen op (brandveilig) gebruik

In overleg


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening gebouwgebonden veiligheid

Onderdeel van totaal tarief €59,77 Onderdeel van begroting FS en per rekeneenheid per uur gedurende dienstennota (element 2.2.1) de openingstijden van de gebouwen

Maatwerk • Op veiligheidsgebied adviseren en ondersteunen bij nieuwbouw en renovaties. • Adviseren over en ondersteunen van de uitvoering van maatregelen op het gebied van bedrijfsspecifieke veiligheid.

60


H


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk gebouwgebonden veiligheid

N.t.b.




8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



61

H

HOTELACCOMMODATIES Facilitaire norm NEN 2748


4

Externe voorzieningen

• Hotelaccommodaties

4.1

Voorzien in extern verblijf en vervoer

4.1.1 Verblijf extern De dienstverlening van hotelaccommodaties maakt geen onderdeel uit van de basis dienstverlening van Facility Services. Afnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de inschakeling van onze leverancier van hotelaccommodaties.

Gebruiker betaalt dienstverlening De HvA heeft met meerdere hotelketens prijsafspraken gemaakt voor hotelaccommodaties in Amsterdam en omgeving. Medewerkers kunnen tegen gunstige tarieven bijvoorbeeld gasten ontvangen voor congressen. De accommodaties zijn allemaal goed bereikbaar met openbaar vervoer en/of eigen vervoer. De hotels zijn onderverdeeld in drie segmenten. Duurdere segment • Arena Hotels: Hotel Arena • Double Tree/Hilton • Hotel The Albus • Accor Groep: Hotel the Grand • Hampshire Hotels: Hotel American • NH Hoteles: Hotel Krasnapolsky Midden segment • NH Hoteles • Hampshire Hotels • Hotel Résidence Le Coin • Accor Groep • Fletcher Hotel Amsterdam Goedkope segment • Hotel Casa 400 • Stay Okay Hostels • Accor Groep: Ibis budget hotels

Wijze van aanvragen Informatie over o.a. reserveren, tarieven en contactgegevens van de hotels vind je op de A-Z.


Tarief

Wijze van betalen

Gebruiker betaalt dienstverlening hotelaccommodaties



*Additionele services zoals gebruik van minibar, lunch en diner dient men zelf ter plaatse af te rekenen.

62


H

HUURDERONDERHOUD Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• Bewegwijzering

1.4

• Gebouwbeheer


• Huurderonderhoud


• Kantoorruimte • Onderwijsruimte • Ruimtes (overig) De dienstverlening op het gebied van huurderonderhoud omvat activiteiten en middelen die erop gericht zijn het object in zodanige (technische) staat te houden dat de gebruiksmogelijkheden zijn gewaarborgd.

Basis dienstverlening • Inzetten van activiteiten en middelen gericht op conditie-gestuurd en planmatig onderhoud in de gebouwen die eigendom zijn van de HvA. • Opstellen van een meerjarenplan van onderhoudsactiviteiten, inclusief begroting. • Opdragen en regievoeren over (preventieve) onderhoudsactiviteiten zoals opgenomen in het jaarplan. • Opdragen van en regievoeren over niet-planmatig onderhoud dat deel uitmaakt van het dagelijks beheer van gebouwen en terreinen. • Uitvoeren van contractmanagement.


KPI

Bevestiging van binnenkomst na melding via de Servicedesk

1 werkdag

Het leveren van huurdersonderhoud aan vooraf gedefinieerde gebouwen

Conditieniveau


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening huurderonderhoud





8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



63

H

INCIDENTEEL RUIMTEGEBRUIK Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• (Aan)huur

1.1



1.1.1 Gebouw


Lesruimtes binnen de HvA worden intensief gebruikt voor regulier onderwijs. Op tijden dat er geen lessen zijn gepland kan een lesruimte voor een korte tijd gebruikt worden door docenten en studenten van de HvA voor bijvoorbeeld een presentatie of een extra les.

Maatwerk Indien een lesruimte incidenteel wordt verhuurd binnen de reguliere openingstijden, dient dit altijd gemeld te worden bij FS. Als een pand buiten de reguliere openingstijden open moet zijn is er altijd beveiliging aanwezig. Aanvullende informatie over tarieven voor bewaking en beveiliging vind je op de A-Z. In veel ruimtes is audiovisuele apparatuur beschikbaar, maar niet overal. Wanneer er audiovisuele apparatuur in de ruimte nodig is, wordt geadviseerd om de lesruimte van te voren te bezoeken of om navraag te doen bij de Klantenservicebalie op de locatie. Daar kan ook de gewenste apparatuur gereserveerd worden.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk incidenteel ruimtegebruik

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Docenten en studenten van de HvA kunnen een lesruimte reserveren door gebruik te maken van het formulier ‘Incidentele lokaalaanvraag’ en deze in te leveren bij Bureau Onderwijs Logistiek (BOL) en/of de Klantenservicebalie op locatie. Dit formulier is ook te vinden op de A-Z. Docenten kunnen ook terecht bij de roostercontactpersoon van het domein dat de lesruimtes regulier gebruikt. De regels voor het reserveren van lesruimte kunnen per domein verschillen.

Leveringsvoorwaarden Reserveringen moeten minstens 24 uur van tevoren ingediend zijn en kunnen niet eerder dan twee weken voor gebruik worden gemaakt. Op sommige locaties is dit één week.

Bereikbaarheid Klantenservicebalies De openingstijden van de Klantenservicebalies verschillen per HvA-gebouw. Meer informatie over de openingstijden is online te vinden op de A-Z bij ‘Klantenservicebalies’.

64


H

INFORMATIEMANAGEMENT Facilitaire norm NEN 2748


5

Facility Management

• Informatiemanagement

5.2

Uitvoeren van facility management

5.2.6 Informatiemanagement

Basis dienstverlening • Informatiebeleid opstellen voor informatiesystemen van de HvA. Dit zijn kaartmanagementmeldingen van wensen en incidenten over voorzieningen, ruimtebeheer, sleutelbeheer, toegangsbeheer, uitleen van AV-apparatuur en verbruiksregistratie. • Adviseren over een passende informatievoorziening. Informatievoorziening is het systematisch definiëren, verzamelen, vastleggen en verstrekken van informatie voor het besturen, het doen functioneren en het beheersen van de organisatie en de daarover af te leggen verantwoording. • De informatiemanager is verantwoordelijk voor de informatievoorziening van de volgende informatiesystemen: kaartmanagement, meldingen van wensen en incidenten over voorzieningen, ruimtebeheer, sleutelbeheer, toegangsbeheer, uitleen van AV-apparatuur en verbruiksregistratie.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening informatiemanagement



Wijze van aanvragen Voor vragen kun je contact opnemen met de informatiemanager van Facility Services van de HvA.


65

H

INKOOPMANAGEMENT Facilitaire norm NEN 2748


5

Facility Management

• Inkoopmanagement

5.2


5.2.5 Inkoopmanagement De dienstverlening omvat, naast het structureren van het inkoopproces en het coördineren van een gedefinieerd aantal aanbestedingen, ook werkzaamheden gericht op contractmanagement en het bestelproces.

Basis dienstverlening De basis dienstverlening is te onderscheiden in werkzaamheden op drie niveaus: 1. Strategisch niveau • Adviseren over het inkoopbeleid. • Opstellen van de inkoopvoorwaarden. • Opstellen en mede bepalen van inkoopstrategieën. • Rapporteren aan directie en accountant. • Inrichten en onderhouden van de bestelwebshop ‘OrderDirect’ voor de decentrale geautoriseerde besteller. 2. Tactisch niveau • Uitdragen van het inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden. • Begeleiden en/of aansturen van (Europese) aanbestedingstrajecten. • Selecteren van leveranciers voor producten en diensten. • Opstellen van conceptovereenkomsten. • Aanvragen van onderhandelen over offertes van (gecontracteerde) leveranciers. • Adviseren over verlengen of vernieuwen van leveranciersrelaties. • Stellen van duurzaamheideisen, waar mogelijk, door het toepassen van de criteria van het Agentschap NL. Meer informatie is te vinden op www.agentschapnl.nl/programmas-regelingen/duurzaam-inkopen. • Voor FS bewaken van, door contractmanagement en met een Balanced Score Card en vastgestelde KPI’s, leveranciersprestaties voor centrale contracten met groot volume en/of afbreukrisico. De contracteigenaar verzorgt de terugkoppeling naar klanten. 3. Operationeel niveau • Bestellen via de afdeling Inkoop. • Afhandelen van Aanvragen tot Bestellen (ATB’s) en het plaatsen van orders. • Beheren van het centrale HvA-contractregister. • Signaleren van aflopende contracten. • Geven van inzicht in contractprijsafspraken. • Bewaken van levertijden. Contractenaanbod Order direct Ontsluiten van contracten voor kantoorartikelen, bloemenleveringen, buitenlandse dienstreizen, hotelaccommodaties en vergaderplekken.


KPI

Verwerken van bestelaanvragen

3 werkdagen

Coördineren en met goed resultaat afronden van alle aanbestedingen vanuit de vastgestelde inkoopjaarkalender

100%

66


H


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening Inkoopmanagement



Maatwerk Er is sprake van maatwerk wanneer: • FS extra personeel moet inhuren voor een inkoopproject dat niet in het vastgestelde Inkoopjaarplan is opgenomen. De kosten hiervoor worden doorbelast aan de aanvrager op projectbasis. De ingekochte producten en diensten komen volledig ten laste van de aanvrager; • de afdeling Inkoop extra werkzaamheden moet verrichten die niet tot de kerntaken behoren, zoals de rol van projectleider bij een aanbesteding; • de afdeling Inkoop op aanvraag contractmanagement aanbiedt voor contracten die buiten de scope van FS vallen.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk inkoopmanagement

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Voor vragen, informatie of ondersteuning kun je contact opnemen met de afdeling Inkoop via [email protected]. Aanvragen kun je indienen via de facilitair of ICT-contactpersoon. Indien deze niet bekend zijn bij het secretariaat of het bedrijfsbureau van het domein/de bestuursstaf/de centrale dienst, kun je je aanvraag plaatsen bij de Servicedesk via 020 595 1144 (optie 3), via [email protected] of bij de Klantenservicebalie op locatie.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



67

H

INSTALLATIETECHNISCH ONDERHOUD Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting


1.4





Met de dienstverlening op het gebied van installatietechnisch onderhoud wordt het beheer en onderhoud aan de gebouwgebonden installaties bedoeld, zoals de elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties. Het beheer en onderhoud wordt uitgevoerd op basis van het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP).

Basis dienstverlening Planmatig • In opdracht geven van de onderhoudsactiviteiten zoals opgenomen in het jaarplan van Facility Services. • Activiteiten gericht op preventief onderhoud van gebouwgebonden installaties. • Beheer en onderhoud aan de elektrotechnische installaties, zoals liftinstallaties, glazenwasinstallatie en verlichtingsinstallatie. • Beveiligingsinstallaties zoals brandmeld- en ontruimingsinstallaties, toegangscontrole en inbraakinstallaties, noodstroomvoorzieningen. • Beheer en onderhoud aan werktuigbouwkundige installaties, zoals luchtbehandelinginstallaties, koelinstallaties en verwarmingsinstallaties. • Het beheer gaat op basis van naleven van de vigerende wet en regelgeving. Niet-planmatig • Herstellen van defecte gebreken/storingen aan gebouwinstallaties (correctief onderhoud), zoals stilgevallen liften, klimaatproblemen, etc. • Communiceren over de planning van uit te voeren werkzaamheden. • Informeren over mogelijke overlast en afsluiten van gebouwen of onderdelen van gebouwen.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening installatietechnisch onderhoud



Maatwerk Onderhoud aan installaties en voorzieningen die deel uitmaken van practicaopstellingen in onderwijsruimtes (o.a. grootkeukens, de technieklokalen en de practica-installaties voor chemie (zuurkasten)).

Tarieven en wijze van betalen De kosten voor maatwerk worden op basis van een offerte in een totaalvoorstel meegenomen. Waar mogelijk worden deze kosten, per fase, expliciet gemaakt. Bij een aanvraag voor maatwerk wordt, voorafgaand aan de uitvoering, een offerte ter akkoord aan de opdrachtgever gepresenteerd. Product of dienst

Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk installatietechnisch onderhoud

Op basis van offerte in totaalvoorstel


68


H

Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan worden aangevraagd bij de Servicedesk via 020 595 1144 (optie 3), via [email protected] of via de Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon.

Leveringsvoorwaarden De werkzaamheden vinden zoveel mogelijk plaats tijdens kantoortijden. Als er werkzaamheden zijn die in het weekend of in de avonduren moeten plaatsvinden, worden kosten in rekening gebracht op basis van een offerte.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



69

H

INTERNE VERHUIZINGEN Facilitaire norm NEN 2748


2

• Interne verhuizingen


2.4 Verhuizen 2.4.1 Interne verhuizingen De dienstverlening op het gebied van verhuizen omvat het adviseren, begeleiden en coördineren van verhuizingen en het inrichten van alle soorten ruimtes.

Basis dienstverlening Een interne verhuizing van maximaal vijf werkplekken zonder bouwkundige, installatietechnische en ICT-ingrepen.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening interne verhuizingen



Maatwerk De coördinatie van verhuisprojecten, zoals opstellen verhuisplan, coördinatie uitvoerende werkzaamheden die direct of indirect gerelateerd zijn aan de verhuizing. Het kan dan gaan om: • zes of meer werkplekken, al dan niet met een verbouwing. • een verhuizing naar een andere locatie. Indien een verhuizing deel uitmaakt van een bouwproject (Zomerprogramma en investeringen voortvloeiend uit het Huisvestingsplan) kan de hele coördinatie binnen het bouwproject komen te liggen.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk interne verhuizingen

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Aanvragen voor verhuizingen kunnen worden ingediend bij de Servicedesk of via de Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon. Bij kleine verhuizingen wordt de planning en uitvoering gedaan in overleg met de facilitair contactpersoon.

Leveringsvoorwaarden • De werkzaamheden vinden zoveel mogelijk plaats tijdens kantoortijden. Als er werkzaamheden zijn die in het weekend of in de avonduren moeten plaatsvinden, worden deze kosten in rekening gebracht, op basis van een offerte. • De werkzaamheden van een verhuizing en de nazorg hiervan, vallend onder maatwerk, worden gepland en uitgevoerd in overleg met de aangewezen facilitaire contactpersonen. • De gewenste huisvesting moet voldoen aan de wet- en regelgeving over Arbo-, milieu en veiligheid.

70


H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



71

H

KANTOORARTIKELEN Facilitaire norm NEN 2748


2


• Kantoorartikelen

2.7

Verstrekken van ruimte en benodigdheden

2.7.2 Benodigdheden en hulpmiddelen Voor afwijkende dienstverlening KSH en TTH zie de bijlage bij de dienstbeschrijving Klantenservicebalies.

Gebruiker betaalt dienstverlening De dienstverlening van kantoorartikelen maakt geen onderdeel uit van de basis dienstverlening van FS, maar is ‘gebruiker betaalt dienstverlening’.


KPI

Kantoorartikelen die voor 17.00 uur zijn besteld

1 werkdag

Wijze van aanvragen Secretariaten en bedrijfsbureaus van de domeinen, bestuursstaven en centrale diensten bestellen via OrderDirect kantoorartikelen zoals pennen, schrijfblokken en nietmachines. De minder vaak bestelde kantoorartikelen kunnen via de facilitair contactpersoon worden aangevraagd. Voor het aanvragen van een inlogcode van OrderDirect kun je een mail sturen (samen met jouw naam, afleveradres, e-mailadres en kostenplaatsnummer) naar [email protected]. Inkoop checkt bij de budgethouder voor akkoord.


Tarief

Wijze van betalen

Gebruiker betaalt dienstverlening kantoorartikelen

Afhankelijk van artikel

Maandelijkse verzamelfactuur via interne doorbelasting

Kantoorartikelen staan op de begroting van de klant.

Leveringsvoorwaarden • Franco levering voor ieder bedrag. • Kantoorartikelen worden per bestelling verpakt. • Elk orderbedrag is mogelijk.

Ondersteuning Indien leveringen foutief of te laat zijn, gegevens foutief of onvolledig op de pakbon staan, of als er andere zaken zijn die niet naar tevredenheid verlopen, meld dit dan via de Servicedesk.

Extra informatie Wij willen je graag attent maken op de nettoprijslijst. Dit betreft ons kernassortiment van ± 895 artikelen. Er is een enorme prijsbesparing gerealiseerd op deze artikelen. Om hier van te kunnen profiteren, adviseren wij om zoveel mogelijk uit dit assortiment te bestellen. Er zijn verschillende mogelijkheden wanneer via de website wordt besteld. Bijvoorbeeld de mogelijkheid tot budgetbeheer, het aanmaken van een favorietenlijst en het bekijken van de bestelhistorie.

72


H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



73

H

KANTOORRUIMTE Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• Bewegwijzering

1.4

• Gebouwbeheer




Basis dienstverlening Alle ruimtes worden door FS ingericht in de HvA-huisstijl waarbij gebruik gemaakt wordt van gebruikt meubilair*. Voor iedere onderwijsruimte geldt dat de aansluitingen voor elektra, werktuigbouwkundig en data (E, W en D) in overleg met de afnemer worden bepaald. Er wordt een jaarlijkse controle op de inventaris uitgevoerd. Hierbij wordt gebruikt meubilair geleverd. Per werkplek wordt geleverd: • Een bureau (160 cm x 80 cm, b x d) • Een bureaustoel volgens Arbonorm • Een ladenblok • Een kleine kast • Een afvalbak • Een papierbak • Afstellen van bureaus op een andere hoogte. Per kantoorruimte wordt geleverd: • Een kapstok • Een whiteboard /prikbord • Een plant Op een aantal gebouwen zijn andere werkplekconcepten met andere standaarden. Hier gelden afwijkende afspraken rondom inrichting van werkplekken. *Voor de gebouwen Jan Bommerhuis (Wibautstraat 80-86), Kroonstate (Wenckebachweg 144-148) en Kroonjuweel (Duivendrechtsekade 36-38) geldt dat gebruikt meubilair wordt aangeschaft. Tot de oplevering van de Amstelcampus worden er voor de tijdelijke huisvestingspanden geen aankopen meer gedaan van nieuw meubilair.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening kantoorruimte

Onderdeel van totaal tarief €72,17 per rekeneenheid fnm2


Maatwerk • Niet standaard meubilair. • Speciaal meubilair (bijv. andere afmeting of afgesteld voor een medewerker). • Specifieke inrichting van een ruimte, bijv. een praktijkruimte/vaklokaal/kantoorruimte. • Extra aansluiting(en) van elektra en werktuigbouwkundige aanpassingen betreffende het klimaat (E, W en D). Een datazuil wordt besteld door FS op verzoek en op kosten van de aanvrager. De twee wall outlets (netwerkverbindingspoortjes) worden op verzoek van en op kostenplaats van de aanvrager aangelegd via IT-Services (ITS)

74


H


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk kantoorruimte

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan worden aangevraagd bij de Servicedesk via 020 595 1144 (optie 3), via [email protected] of via de Klantenservicebalie op locatie.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



75

H

KLACHTENMANAGEMENT Facilitaire norm NEN 2748


5

Facility Management

• Bedrijfsbureau

5.2


• Klachtenmanagement

5.2.1 Bedrijfsbureau/Bureau Onderwijs Logistiek

• Rapportages

Klachten komen na aanmelding bij de Servicedesk terecht bij de facilitair managers van FS. Zij coördineren de afhandeling van klachten over de dienstverlening. Facilitair managers monitoren de afhandeling van klachten en dragen zorg voor het op de hoogte houden van de klant van de voortgang van de klachten. Een goed afgehandelde klacht geeft FS de kans om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

Basis dienstverlening • Contact opnemen met de klant. • Registreren van de klacht en het toewijzen van de klacht aan de verantwoordelijke afdeling en medewerker.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening klachtenmanagement



Wijze van aanvragen Klachten kunnen worden ingediend bij de Servicedesk of bij de Klantenservicebalies op locatie. Via de Servicedesk of Klantenservicebalie zal de klacht worden doorverwezen naar de verantwoordelijke facilitair manager.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


76


H

KLANTENSERVICEBALIES (INCLUSIEF AFWIJKENDE DIENSTVERLENING KSH EN TTH) Facilitaire norm NEN 2748









Basis dienstverlening De facilitaire teams zijn het aanspreekpunt voor alle vragen, opmerkingen, storingen en klachten* over de algehele facilitaire dienstverlening. Daarnaast bieden zij voorzieningen zoals: • aannemen, registreren en doorverwijzen van gemelde storingen; • ruimteservices (o.a. incidentele boekingen, studielandschappen); • uitlenen van audiovisuele apparatuur (het aanbod verschilt per locatie); • uitgeven van servicekaarten en laptops (indien aanwezig); • geven van ondersteuning bij WIFI en wijzigen wachtwoorden; • bewaken en afhandelen van geregistreerde meldingen. *Voor meer informatie over klachten, zie de aparte dienstbeschrijving ‘klachtenmanagement’.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening Klantenservicebalies

Totaal tarief € 8,88 per rekeneenheid per uur gedurende de openingstijden van de gebouwen


Bereikbaarheid Klantenservicebalies De openingstijden van de Klantenservicebalies verschillen per HvA-gebouw. Meer informatie over de openingstijden is online te vinden op de A-Z bij ‘Klantenservicebalies’.


77

H

Bijlage Klantenservicebalies: afwijkende dienstverlening KSH en TTH Voor enkele diensten die vallen onder de Klantenservicebalie geldt een ander aanbod op de locaties KSH en TTH (‘Servicebalie KSH/TTH’ genoemd). • Facilitaire en ICT ondersteuning • Laptop Uitleen Service (LUS) • Kantoorartikelen Facilitaire en ICT ondersteuning Bij de Servicebalie KSH/TTH wordt zowel facilitaire als ICT ondersteuning geboden: Collegekaart • Validatie • Verlies en defect • Nieuwe aanvragen IT-diensten • Toegang tot wifi verkrijgen • Hulp bij inlogproblemen • Wachtwoord resetten • Uitleg werkwijze printen Uitleen AV-middelen • Digitale camera • Laptop • Usb-stick • Fototoestel • Geluidsrecorder De Front-Office behandelt de eerstelijns IT-vragen- en storingen. IT-Flex zit in de BackOffice, ondersteunt de balie en wordt ingeschakeld als runner om binnen het pand IT-Flex problemen op te lossen. Laptop Uitleen Service (LUS) Bij de Servicebalie in het Kohnstammhuis is het mogelijk om voor maximaal 1 dag een laptop te lenen. Studenten dienen in het bezit te zijn van een geldige collegekaart. Bij de Servicebalie moet een formulier ingevuld en ondertekend worden. De collegekaart dient ingeleverd te worden als borg. De laptop moet vóór 19.00 uur ingeleverd worden van maandag t/m donderdag en voor 17.30 uur op vrijdag. In het weekend is lenen niet mogelijk. Wanneer de laptop ingeleverd wordt, controleert het facilitair team of alle items nog aanwezig zijn; laptop, lader, slotje, muis en beschermdoekje voor het scherm. Vervolgens krijgt de student zijn/haar collegekaart weer terug. Studenten worden aangeraden om minimaal 48 uur voor tijdstip van uitleen te reserveren als ze zeker willen zijn van een laptop. Kantoorartikelen De uitgifte en het voorraadbeheer van kantoorartikelen voor het domein Onderwijs en Opvoeding (DOO) vindt plaats bij de Servicebalie KSH/TTH. Medewerkers van DOO kunnen bij de Servicebalie kantoorartikelen ophalen zoals pennen en schrijfblokken etc. Kantoorartikelen die niet op voorraad zijn, worden besteld bij de huisleverancier door de Servicebalie KSH/TTH. Minder vaak bestelde artikelen kunnen, na akkoord van de facilitair contactpersoon van DOO, besteld worden bij de huisleverancier via de Servicebalie.

78


H

KOFFIECORNERS Facilitaire norm NEN 2748


2



2.1





2.1.1.1 Koffiecorners

In een aantal gebouwen van de HvA zijn zogenaamde koffiecorners ingericht voor studenten, medewerkers en bezoekers van de HvA. Deze koffiecorners zijn ingericht als ontmoetingsplaats voor de gebruiker.

Basis dienstverlening • Uitvoeren van contractmanagement conform raamovereenkomst(en). • Opstellen van verbeterplannen met de leverancier en het monitoren op vastgelegde verbeterpunten, n.a.v. meldingen. • Beschikbaar laten stellen van: -- koffie, thee, fris, koude dranken, sappen; -- broodjes (hartig of belegd), tosti, fruit, ijs en snoep.

Locaties met een koffiecorner De koffiecorners zijn op reguliere lesdagen geopend. De openingstijden worden bepaald door de leverancier maar zij moeten in ieder geval geopend zijn tussen 9.00 en 16.30 uur. De koffiecorners zijn te vinden op de volgende locaties: • Benno Premselahuis (Rhijnspoorplein 1) • Fraijlemaborg (Fraijlemaborg 133) • Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4) • Leeuwenburg (Weesperzijde 190) • Nicolaes Tulphuis (Tafelbergweg 51)


KPI

De HvA laat door een onafhankelijke partij de geleverde kwaliteit, voedselveiligheid en contractafspraken meten.

2x per jaar

De HvA voert periodiek snelchecks uit naar een aantal basiszaken (reinheid, uitstraling, prijzen, houdbaarheid).

4x per jaar

De HvA voert een klanttevredenheidonderzoek uit

1x per jaar

Tarieven van de producten worden geïndexeerd (zomerreces en kerstvakantie).

2x per jaar

Productprijzen dienen zichtbaar aanwezig te zijn.

Continue

De leverancier voert een bacteriologische meting uit.

1x per jaar


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening koffiecorners




79

H

Gebruiker betaalt dienstverlening In de koffiecorners kunnen studenten, medewerkers en bezoekers terecht voor: • koffie, thee, chocolademelk • koude dranken • sappen • belegde broodjes • hartige broodjes • fruit en ijs • tosti • snoep


Tarief

Wijze van betalen

Gebruiker betaalt dienstverlening koffiecorners


Direct via chipknip of pin (geen contante betaling)

80


H

LEIDING EN STAF Facilitaire norm NEN 2748


5

• Leiding en staf

Facility Management

5.99 Beschikbaar stellen van overig management Voor de organisatie van de bedrijfsvoering van Facility Services (FS) is een leiding en staf aanwezig. Zij zijn eindverantwoordelijk voor de algehele bedrijfsvoering van FS.

Basis dienstverlening Facility Services verzorgt de facilitaire dienstverlening ter ondersteuning van het onderwijs. Ontwikkelingen in en wensen vanuit het onderwijs worden vertaald in nieuwe en verbeterde producten en dienstverlening, waar mogelijk door maatwerk te leveren en te letten op prijs/kwaliteit verhoudingen en duurzaamheid.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening leiding en staf


Onderdeel van begroting FS en dienstennota (element 5.99)

Bereikbaarheid Voor vragen over de algehele bedrijfsvoering kan contact worden opgenomen met de directie.


81

H

MEDEWERKERSKAART Facilitaire norm NEN 2748



• Bezoekerskaart

2.2 Risicobeheersen

• Chipknipoplader

2.2.99 Overig


De HvA-medewerkerskaart is een persoonlijke kaart die je als medewerker binnen de HvA gebruikt als identiteitsbewijs en die je onder andere nodig hebt voor toegang, koffie en prints.

Basis dienstverlening De medewerkerskaart geldt als legitimatiebewijs binnen de HvA. Daarnaast is het te gebruiken voor: • (standaard) toegang tot ruimten en fietsenstallingen binnen de HvA. Extra toegangsrechten tot bijv. een kantoor of parkeergarage kun je aanvragen bij de contactpersoon binnen je domein, bestuursstaf of centrale dienst; • het verkrijgen van gratis koffie, thee en andere warme dranken uit de automaten; • gebruik van elektronische lockers en postvakken bij afdelingen waar deze beschikbaar zijn; • het maken van kopieën, prints en scans via Het Nieuwe Printen.


KPI

Leveren van een vervangende kaart

3 werkdagen

Leveren van een gratis nieuwe kaart bij defect binnen 5 jaar zonder zichtbare schade (garantie*)

3 werkdagen

*Uitgesloten van garantie zijn mechanische defecten zoals slijtage op de bedrukking van de kaart. Na 5 jaar heeft de medewerker direct recht op een gratis nieuwe kaart bij schade.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening medewerkerskaart



Gebruiker betaalt dienstverlening Levering van een medewerkerskaart bij schade, verlies of diefstal.


Tarief

Wijze van betalen

Vervanging medewerkerskaart zonder zichtbare schade of vanwege diefstal

Gratis

N.v.t.

Vervanging medewerkerskaart met schade of door verlies

€5

Chipknip of via www.mijnHvApas.nl

Wijze van aanvragen Alle medewerkers die zijn ingevoerd in de registratiesystemen van de HvA krijgen een medewerkerskaart die geldig is voor een periode van 5 jaar. Dit geldt voor medewerkers mét en zonder vast dienstverband.

82


H

Medewerkerskaart bij verlies, schade of diefstal • Ga bij verlies naar www.mijnHvApas.nl om je medewerkerskaart te blokkeren en een vervangende kaart aan te vragen en te betalen. Een vervangende kaart kost € 5,-. Online betaling is alleen mogelijk met iDeal. De nieuwe kaart ligt binnen drie werkdagen klaar bij de Klantenservicebalie op de locatie van jouw keuze. • Teruggevonden kaarten zijn te deblokkeren bij de Klantenservicebalie op vertoon van een geldig legitimatiebewijs. Wanneer al een nieuwe medewerkerskaart is aangevraagd, wordt de teruggevonden kaart niet gedeblokkeerd. De al betaalde € 5,- voor de vervangende kaart wordt niet terugbetaald. • Een nieuwe medewerkerskaart is gratis bij defect zonder zichtbare schade. • Bij diefstal kun je (een kopie van) de aangifte (proces-verbaal) aantonen bij het gratis aanvragen van je nieuwe medewerkerskaart bij een Klantenservicebalie. Medewerkerskaart voor nieuwe medewerkers • Bij indiensttreding is de eerste medewerkerskaart gratis. De kaart wordt automatisch afgegeven bij de Klantenservicebalie van je locatie nadat je bent ingevoerd in SAP of IDM (adresboek) en nadat je een pasfoto hebt geüpload www.mijnHvApas.nl. Hiervoor heb je je HvA-ID nodig. Gebruik voor het uploaden van je pasfoto een van de volgende browsers (vanaf versie): Internet Explorer 8, Safari 10, Firefox 11, Opera 11 en Google Chrome 18. • De nieuwe medewerkerskaart ligt binnen drie werkdagen klaar bij de Klantenservicebalie van je locatie, en wordt bij uitgifte geactiveerd zodat je de standaard toegangsrechten hebt.

Storingen • Werkt de kaart niet naar behoren (bijv. bij het openen van deuren), dan kun je dit melden bij een Klantenservicebalie of via de Servicedesk. • Bij de balie wordt de status van de kaart gecontroleerd en zo nodig bijgesteld. • Lukt het niet om het probleem onmiddellijk op te lossen, dan wordt een call aangemaakt en zorgt het back office voor een oplossing.

Leveringsvoorwaarden • Uploaden pasfoto via www.mijnHvApas.nl. • Ophalen bij de servicebalie waar de kaart klaar ligt, na notificatie per mail. • Valideren bij één van de servicebalies op vertoon van een Nederlands rijbewijs, identiteitskaart of paspoort, binnen 30 dagen na ontvangst. • Bij aanvraag van een nieuwe kaart moet je rekening houden met een levertijd van 3 werkdagen. Zo nodig wordt een bezoekerskaart verstrekt ter overbrugging.

Extra informatie Wanneer het dienstverband bij de HvA is beëindigd, hoeft de medewerkerskaart niet ingeleverd te worden. De kaart wordt automatisch inactief bij beëindiging van het dienstverband. Let op: maak geen gaatjes in de medewerkerskaart, hierdoor wordt de kaart onbruikbaar!


83

H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


84


H

MILIEUZORG Facilitaire norm NEN 2748


2

• Arbozorg


2.2 Risicobeheersen




Om de zorg voor de arbeidsomstandigheden en veiligheid te borgen (arbo zorgsysteem) is per domein een veiligheidsteam actief. Dit veiligheidsteam bestaat tenminste uit de bedrijfsvoerder of diens vertegenwoordiger van het domein, de personeelsadviseur van het domein, de facilitair manager (FS), en de preventiemedewerker (cq. arbo- en milieucoördinator.) Het veiligheidsteam bewaakt de voortgang van het plan van aanpak vanuit de Risico-inventarisatie- en evaluatie (RI&E), doet voorstellen op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn, en stemt acties op elkaar af.

Basis dienstverlening • Verzorgen van vergunningen op het gebied van milieu en veiligheid (o.a. omgevingsvergunning, gebruiksmelding). • Bieden van preventieve milieuzorg gericht op zo laag mogelijk energieverbruik, afvalproductie, water- en grondstofverbruik. • Adviseren, gevraagd en ongevraagd, van projectleiders, domeinvoorzitters en directeuren van bestuursstaven en centrale diensten bij het nemen van milieuschade beperkende maatregelen, voor zover deze niet voortvloeien uit door de klant aangevraagde projecten (bijv. het Zomerprogramma).


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening milieuzorg



Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan worden aangevraagd bij de Servicedesk via 020 595 1144 (optie 3), via [email protected] of via een bij de Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon.

Extra informatie Aanbestedingen worden 100% duurzaam ingekocht conform criteria Agentschap NL.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



85

H

ONDERWIJSLOGISTIEK Facilitaire norm NEN 2748


2.

• Rooster informatie systemen


• Onderwijslogistiek

2.7.1 Ruimte

Onderwijslogistiek omvat o.a. advies en ondersteuning aan decentrale functioneel beheerders, het (laten) vaststellen van een gezamenlijk HvA-draaiboek, het roosteren van grote tentamens en het leveren van diverse managementrapportage tools.

Basis dienstverlening • Ondersteunen van de logistieke kant van het onderwijsproces binnen de HvA. • Ondersteunen van het roosterproces en de decentraal functioneel beheerders. • Ondersteunen van het gezamenlijk roosterproces (Amstelcampus). • Coördineren van tentamens in externe tentamenzalen, bijvoorbeeld binnen UvA locaties (IWO). • Beheren, aanleveren en monitoren van het centrale draaiboek Onderwijslogistiek. • Het roostersysteem voorbereiden op het nieuwe studiejaar/semester.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening onderwijslogistiek

Onderdeel van totaal tarief € 14,65 per rekeneenheid student


Maatwerk Naast de basis dienstverlening biedt het Bureau Onderwijslogistiek maatwerk, bijvoorbeeld wanneer domeinen specifieke verzoeken hebben voor managementrapportages.

Tarieven en wijze van betalen Bij een aanvraag voor maatwerk wordt, voorafgaand aan de uitvoering, een offerte ter akkoord aan de de opdrachtgever gepresenteerd. Product of dienst

Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk onderwijslogistiek

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Dienstverlening op het gebied van onderwijslogistiek kan aangevraagd worden bij: Bureau Onderwijslogistiek 020 595 3842 [email protected] of [email protected].

Bereikbaarheid Vragen, storingen en/of klachten kunnen gemeld worden, van maandag t/m vrijdag van 8.30 tot 17.00 bij Onderwijslogistiek via 020 595 3842 en/of [email protected]

86


H

ONDERWIJSRUIMTE Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• Bewegwijzering

1.4

• Gebouwbeheer




Basis dienstverlening • Inrichten van het computerlokaal (computertafels, stoelen en computers). • Inrichten van een instructie- of theorielokaal (tafels, stoelen en een whiteboard). • Inrichten van een instructie/of theorielokaal geschikt voor meer dan 20 personen. • Inrichten van een projectruimte (vergadertafel voor 6 tot 12 personen). • In overleg aanbieden van laboratoriumopstelling. • Instellen van bureaus op hoogte. • Jaarlijks controleren van de aanwezige inventaris. Alle ruimtes worden door FS ingericht in de HvA-huisstijl met gebruikt meubilair*. Bij alle onderwijsruimtes geldt dat aansluitingen voor elektra, werktuigbouwkundig en data (E, W en D) in overleg met de afnemer worden bepaald. *Voor de gebouwen Jan Bommerhuis (Wibautstraat 80-86), Kroonstate (Wenckebachweg 144-148) en Kroonjuweel (Duivendrechtsekade 36-38) geldt dat gebruikt meubilair wordt aangeschaft. Tot de oplevering van de Amstelcampus worden er voor de tijdelijke huisvestingspanden geen aankopen meer gedaan van nieuw meubilair.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening onderwijsruimte



Maatwerk • Leveren van niet-standaard meubilair. • Leveren van speciaal meubilair (bijv. andere afmeting of afgesteld voor een medewerker). • Leveren van een specifieke inrichting van een ruimte, bijv. een praktijkruimte/vaklokaal/kantoorruimte. • Leveren van extra aansluiting(en) van elektra, werktuigbouwkundig en data (E, W en D). Een datazuil wordt door FS besteld op verzoek en op kosten van de aanvrager. De twee wall outlets (netwerkverbindingspoortjes) worden op verzoek van en op kostenplaats van de aanvrager aangelegd via IT-Services (ITS).


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk onderwijsruimte

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan worden aangevraagd bij de Servicedesk via 020 595 1144 (optie 3), via [email protected] of via de Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon. PRODUCTEN- EN DIENSTENCATALOGUS FS 2014

87

H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


88


H

PARKEREN Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• (Aan)huur

1.1



1.1.1 Gebouw


Het uitgangspunt van het HvA-parkeerbeleid is dat alle gebouwen van de HvA goed bereikbaar zijn met de fiets of het openbaar vervoer. Bereikbaarheid per auto is daarop een beperkte aanvulling. De locaties Dr. Meurerhuis (Dr. Meurerlaan 8) en Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4) vallen niet onder het huidige HvA-parkeerbeleid. De HvA heeft op zeven locaties in Amsterdam in totaal ruim achthonderd parkeerplaatsen. Deze locaties zijn: Naam locatie (reserveren voor bezoekers)

Leslocatie

Aantal parkeerplaatsen

Betaald parkeren

Benno Premselahuis (Rhijnspoorplein 1)

Ja

Geen

Nee


Ja

75

Nee

Fraijlemaborg (Fraijlemaborg 133)*

Ja

Geen

Ja

Jan Bommerhuis (Wibautstraat 80-86) [email protected]

Ja

39

Ja

Koetsier-Montaignehuis (Mauritskade 11)

Ja

Geen

Nee

Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4)**

Ja

110

Ja


Ja

16

Nee

Kroonstate (Wenckebachweg 144-148) [email protected]

Ja

80

Nee

Leeuwenburg (Weesperzijde 190) [email protected]

Ja

287

Nee

Lutherse Kapel Complex (Spui 25)

Nee

Geen

Nee

Maagdenhuis (Spui 21)

Nee

Geen

Nee

Nicolaes Tulphuis (Tafelbergweg 51) [email protected]

Ja

260

Ja

Totaal

867

*Fraijlemaborg (Fraijlemaborg 133): betaald parkeren, tegen het normale tarief. Voor mensen met een functiebeperking kan een regeling getroffen worden met de parkeergarage, maar dat loopt via de budgethouder. In de publieke parkeergarage onder de locatie Fraijlemaborg kan geparkeerd worden tegen gereduceerd tarief. **Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4): ‘s avonds en in de weekeinden zijn 50 parkeerplaatsen beschikbaar voor bewoners met een bewonersvergunning.


89

H

Basis dienstverlening • Als er op een locatie parkeerplaatsen aanwezig zijn, kunnen studenten en medewerkers met een medische indicatie een gratis parkeerplaats krijgen. De aanvraag voor studenten loopt via de decaan en voor medewerkers via de leidinggevende. • Het College van Bestuur, de domeinen, bestuursstaven en centrale diensten krijgen op basis van elke 10 FTE een gratis parkeerplek voor hun medewerkers toegewezen.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening parkeren



Aanvullende dienstverlening Indien gewenst en beschikbaar op een locatie, kunnen er extra parkeerplekken worden aangevraagd. Na toewijzing is voor deze extra parkeerplekken een vergoeding verschuldigd per parkeerplek van € 1.500,- per jaar.


Tarief

Wijze van betalen

Aanvullende dienstverlening parkeren

€ 1.500,- per jaar

Additioneel op jaarbasis doorbelast

Gebruiker betaalt dienstverlening Op een aantal locaties kunnen studenten en medewerkers die deelnemen aan avond- en weekendcolleges tegen betaling van € 4,50 per keer toegang krijgen tot de parkeergarage of het parkeerterrein, te betalen via chipknip (er is geen reçu mogelijk). Wanneer er geen parkeerplaatsen vrij zijn brandt de rode lamp van de volsignalering. Bij het uitrijden dient de servicekaart voor de kaartlezer gehouden te worden voordat de slagboom opengaat. Het parkeertarief wordt elk jaar opnieuw geïndexeerd.

Openingstijden parkeergarage/-terrein van locaties met betaald parkeren Locaties/gebouwnaam

Dagen

Tijden


ma, wo, do di vr za

17.00 - 20.00 uur 17.00 - 22.00 uur 17.00 - 18.00 uur geen toegang

ma, wo, vr

6.30 - 19.30 uur 6.30 - 22.00 uur geen toegang


di, do za


Tarief

Wijze van betalen

Gebruiker betaalt dienstverlening parkeren

€ 4.50 per keer

Chipknip

90


H

Wijze van aanvragen • Medewerkers die voor parkeren geautoriseerd willen worden, kunnen hun aanvraag indienen bij hun leidinggevende. • Medewerkers die om medische redenen een parkeerplaats toegewezen willen krijgen kunnen hun parkeeraanvraag, inclusief medische verklaring, indienen bij hun leidinggevende. • Studenten die om medische redenen voor parkeren geautoriseerd willen worden kunnen hun parkeeraanvraag, inclusief medische verklaring, indienen bij hun decaan. • Domeinen, bestuursstaven en centrale diensten die extra parkeerplaats(en) willen huren kunnen hun aanvraag indienen bij de facilitair manager van de betreffende locatie. Het aanvraagformulier voor parkeren is te vinden op de A-Z.

Leveringsvoorwaarden Voor de groepen zoals genoemd onder basis dienstverlening wordt de servicekaart geautoriseerd voor toegang. Zowel bij het in- als uitrijden van de parkeergarage dient de servicekaart voor de lezer gehouden te worden om de slagboom te openen. Deze technische aanpassing is gedaan om het aantal beschikbare plekken in de parkeergarage/het parkeerterrein beter te kunnen beheersen en onveilige situaties te voorkomen. Op HvA-locaties met parkeerplaatsen is een beperkt aantal plaatsen beschikbaar voor bezoekers. Per domein, bestuursstaf of centrale dienst zijn bepaalde personen bevoegd om bezoekers aan te melden. Bezoekers dienen 24 uur van tevoren aangemeld te worden via e-mail aan de receptie van de locatie.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



91

H

PLANTEN, BINNEN- EN BUITENBEPLANTING Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• (Aan)huur

1.1



1.1.1 Gebouw


Basis dienstverlening • Leveren van standaard plantenbakken in een kleur naar keuze met een afmeting van circa 37 x 36 cm en 50 x 39 cm. • Leveren van beplanting tot 150 cm, mits mogelijk i.v.m. lichtsituatie. Er wordt één plant per kamer van ca. 20 m2 beschikbaar gesteld. Het onderhoud (inclusief water geven) wordt ook verzorgd. • Leveren van buitenbeplanting bij de panden van de HvA.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening planten, binnen- en buitenbeplanting



Maatwerk Naast bovenstaande is het mogelijk om extra binnenbeplanting, planten of buitenbeplanting aan te vragen, inclusief onderhoud.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk planten, binnen- en buitenbeplanting

N.o.t.k.




8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


92


H

POST EN TRANSPORT Facilitaire norm NEN 2748


2

• Post en transport


2.5 Documentmanagement 2.5.2 Documentverwerking Voor de Hogeschool van Amsterdam wordt alles rondom post en transport verzorgd door het Mailcentrum.

Basis dienstverlening Antwoordnummerservice Met een antwoordnummer van PostNL bespaar je de portotarieven. Er is geen postzegel nodig, het maakt een zakelijke en professionele indruk en het verhoogt de respons op mailings. Aanvragen voor antwoordservice voor domeinen, bestuursstaven en centrale diensten kunnen alleen worden ingediend onder vermelding van een kostenplaatsnummer. Bewaarservice Tijdens vakantieperiodes (niet tijdens de kerstvakantie) wordt post in bewaring genomen bij het Mailcentrum. Na de vakantieperiodes wordt de post afgeleverd bij de desbetreffende locaties. Interne en externe post (NL en buitenland) Interne en externe post wordt twee keer per dag door het Mailcentrum opgehaald, gedistribueerd en afgeleverd op de eigen locatie. Externe post aangeleverd voor 12.30 uur wordt dezelfde dag verzonden. Tot 15.00 uur kan post worden afgegeven bij het Mailcentrum op de Abram Dudok van Heelstraat 3 (Bedrijvencomplex ‘de Kauwgomballenfabriek’). Specifieke route ochtend (start 9.00 uur) 1. Leeuwenburg (Weesperzijde 190) 2. Benno Premselahuis (Rhijnspoorplein 1) 3. Muller Lulofshuis (Wibautstraat 5A) 4. Roetersstraat 31 5. Spui 25 6. Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4) 7. Jan Bommerhuis (Wibautstraat 80-86) 8. Kroonstate (Wenckebachweg 144-148) 9. Kroonjuweel (Duivendrechtsekade 36-38) Specifieke route middag (start 12.45 uur) 1. Dr. Meurerhuis (Dr. Meurerlaan 8) 2. Nicolaes Tulphuis (Tafelbergweg 51) 3. Fraijlemaborg (Fraijlemaborg 133) 4. Kroonstate (Wenckebachweg 144-148) 5. Kroonjuweel (Duivendrechtsekade 36-38) 6. Leeuwenburg (Weesperzijde 190) 7. Benno Premselahuis (Rhijnspoorplein) 8. Muller Lulofshuis (Wibautstraat 5A) 9. Koetsier-Montaignehuis (Mauritskade 11) 10. Roetersstraat 31 11. Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4) 12. Jan Bommerhuis (Wibautstraat 80-86) Mailmergen Verzoeken voor het mailmergen van mailingopdrachten kunnen per e-mail worden gestuurd aan het Mailcentrum. In de e-mail dient een excel-bestand met de adressen te worden toegevoegd, inclusief een duidelijke instructie over de verzending.


93

H

Verzorgen van en afleveren van bestellingen Dit betreft de volgende artikelen: • A4, A4+ en A5 enveloppen met/zonder venster • A5 tweevenster enveloppen • adresetiketten met HvA-logo • blocnote A4 en A6 • with compliments kaartjes • circulatie-enveloppen • HvA-briefpapier • HvA-tentamenpapier (enkel/dubbel gelijnd, dubbel geruit) • monsterenveloppen zonder HvA-logo • naamkaarten • persmappen • waardepapier met/zonder certificaataanduiding: Nederlands en Engels • tafelkleden • relatiegeschenken • pennen • USB-sticks • introductietas • keycord • chocolaatjes


KPI

Rijden van een postronde waarbij de post wordt opgehaald.

Tweemaal per dag

Externe post (post binnen de HvA die voor 12.30 uur is aangeleverd wordt dezelfde dag nog verzonden).

Dagelijks

Externe post welke voor 15.00 uur bij het mailcentrum wordt afgegeven wordt dezelfde dag nog verzonden.

Dagelijks


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening post en transport

Totaal tarief € 1,39 per rekeneenheid aantal poststukken (verbruik mail)


Maatwerk Naast de basis dienstverlening vindt een interne verrekening plaats op basis van afname voor de volgende dienstverlening: Overige post Verzorgen van aangetekende en buitenlandse post, pakketten en brochures. Let wel: alles dient volledig geadresseerd aangeleverd te worden. Mailings Het Mailcentrum verzorgt de voorbereiding, productie, verwerking/inpakken en distribueren van interne en externe (gepersonaliseerde) mailings, drukwerk en promotiemateriaal. Prints in zwart/wit en op voorgedrukt papier worden door het Mailcentrum in eigen beheer verzorgd. Printopdrachten in full colour worden uitbesteed. Brieven voor mailings met een adressenbestand (in Excel) en een instructie over de verzending kan aangeleverd worden via [email protected]. Neem bij opdrachten vroegtijdig contact op in verband met planning, instructies, verwerking en verzendklaar maken.

94


H

Klein transport Het Mailcentrum verzorgt ook het transport van kleine spullen ter grootte van een verhuisdoos, die vervoerd kunnen worden tijdens de reguliere postrondes. Koeriersdiensten Het Mailcentrum verzorgt alle interne en externe koeriersdiensten voor poststukken en goederen die met spoed moeten worden bezorgd. Verzoeken kun je vanaf 8.30 uur telefonisch indienen bij het Mailcentrum. Bij interne spoedbezorgingen verzorgt het Mailcentrum zelf de bezorging. Voor bezorging buiten Amsterdam wordt een externe koeriersdienst ingeschakeld. Er zijn met leveranciers van koeriersdiensten marktconcurrerende prijzen afgesproken. Promotieartikelen Bij het Mailcentrum kun je ook terecht voor het voorbereiden, inpakken, distribueren en het verzenden van promotieartikelen. Voorraadbeheer Het Mailcentrum verzorgt het voorraadbeheer voor HvA-drukwerk- en brochures en alle andere artikelen die met HvA-logo zijn bedrukt.


Tarief

Wijze van betalen

Het verzorgen van aangetekende stukken en buitenlandse post, pakketten en brochures.

Tarief versturen post +30%


Koeriersdiensten

Tarief versturen post +30%

Idem

Mailings

Tarief versturen mailing +30%

Idem

Drukwerk

Tarief drukwerk en versturen drukwerk post +30%

Idem

Bereikbaarheid Het Mailcentrum is geopend op doordeweekse werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur en bevindt zich op het Bedrijvencomplex ‘De Kauwgomballenfabriek’ Abram Dudok Heelstraat 3 1096 BE Amsterdam Telefoon: 020 694 1132 Fax: 020 595 1183


95

H

PRINTERS Facilitaire norm NEN 2748


2

• Centrale repro






Binnen de Hogeschool van Amsterdam kunnen studenten en medewerkers printen, kopiëren en scannen op elke locatie. Bestanden kunnen verzonden en geprint worden op de dichtstbijzijnde printer via ‘Het Nieuwe Printen’ (HNP).

Basis dienstverlening Het Nieuwe Printen met ‘Follow Me’ principe Het Nieuwe Printen maakt gebruik van het ‘Follow Me’ principe. Dit houdt in dat een geprint document kan worden opgehaald bij elke multifunctionele printer binnen de Hogeschool van Amsterdam. Vanuit duurzaamheidoverwegingen staat deze voorziening standaard ingesteld op zwart/wit en dubbelzijdig A4. Bij het verzenden van een printopdracht kan de gebruiker de instelling zelf omzetten naar kleur of enkelzijdig. De printopdracht blijft maximaal 72 uur beschikbaar. Daarna wordt het verwijderd.


KPI

De printserver dient na uitval weer beschikbaar te zijn

Call-to-start: binnen 4 uur Call-to-fix (eerstelijns): binnen 8 uur Call-to-fix (tweedelijns): binnen 16 uur

Een HNP printer dient na uitval weer beschikbaar te zijn

Binnen 4 uur

Een bureauprinter dient na uitval weer beschikbaar te zijn

Call-to-start: binnen 4 uur Call-to-fix (eerstelijns): binnen 8 uur Call-to-fix (tweedelijns): binnen 24 uur

Printservers (alle gebruikers)

Call-to-start: binnen 1 uur Call-to-fix: 98% binnen 4 uur

Printserver (één of enkele gebruikers)

Call-to-fix: 98% binnen 4 uur


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening printers

Totaal tarief € 0,70 per rekeneenheid aantallen repro (verbruik repro)


Gebruiker betaalt dienstverlening Voor medewerkers in kleine kantooromgevingen (tot 60 personen) zijn zwart/wit printers en kleurenprinters beschikbaar. Medio 2014 zullen de bureauprinters worden uitgefaseerd. Dit betreft alleen laserprinters uitsluitend geleverd door de leverancier.

Tarieven en wijze van betalen Studenten betalen direct met een printtegoed dat aan te schaffen is via de webshop van de leverancier.

96


H

Product of dienst

Tarief*

Wijze van betalen

Bureauprinter: medewerker

• € 0,043 per zwart/wit print

Verrekening op basis van werkelijke kosten

• € 0,40 per kleurenprint HNP-Printer geschikt voor Follow Me printing: medewerker

• € 0,035 per zwart/wit print

Via verrekening op basis van werkelijke kosten.

• € 0,14 per kleurenprint • Gratis scannen • €5,- abonnement per medewerker per kostenplaats*

HNP-Printer geschikt voor Follow Me printing: student

• € 0,05 per zwart/wit print/kopie

Via verrekening

• € 0,20 per kleurenprint/ kopie op standaard A4 formaat • Gratis scannen

Alle genoemde tarieven zijn inclusief BTW. *Per medewerker wordt €5,- per maand betaald als abonnement voor gebruik van HNP. Dit abonnementsgeld is o.a. een vergoeding voor de service en onderhoud op het registratiesysteem.

Wijze van aanvragen ‘Follow Me’ printers en/of bureauprinters kunnen aangevraagd worden door de budgethouder of facilitair contactpersoon bij de Servicedesk of Klantenservicebalie op locatie. Aanvraag van

Via

Door

Goedkeuring

Bureauprinter

Klantenservice (per mail) via Printeraanvraagformulier

ICT-contactpersoon

Budgethouder

Het Nieuwe Printen Follow me printer

Klantenservice (per mail via Printeraanvraag formulier)

ICT-contactpersoon

Budgethouder Service level manager afdrukvoorzieningen FS

Storingen Alle storingen die worden gemeld worden doorgezet naar de leverancier (Canon). Bij Canon kunnen de volgende items worden gemeld: • bureauprinters • HNP-printers • hybride multifunctionals (uitfaseringstraject 2013) • Het Nieuwe Printen • webshop van Canon • paslezers gekoppeld aan printvoorzieningen • bijvullen voorraad papier

Leveringsvoorwaarden Het Nieuwe Printen en het Follow-me-printen concept vallen onder het spreidingsbeleid van de Hogeschool van Amsterdam. Een ingediende aanvraag wordt getoetst worden aan het spreidingsbeleid.

Extra informatie Voor meer informatie en handleidingen kun je terecht bij de Copyshops of Quick Service Points op locatie en op http://hva.canon-bs.nl/


97

H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


98


H

PROJECTMANAGEMENT Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• Projectmanagement

1.5

• Ruimteregistratie en tekeningenbeheer

Muteren van gebouw

De dienstverlening op het gebied van projectmanagement omvat maatwerk en bestaat uit het verzorgen van projectmanagement voor facilitaire, (groot)onderhouds- of huisvestingsprojecten met een multidisciplinair karakter. Projectmanagers leveren een eenmalig, uniek eindresultaat dat begrensd is in tijd en geld. De inhoud van het Zomerprogramma wordt vastgesteld in overleg met de Stuurgroep Zomerprogramma en de bedrijfsvoerders.

Maatwerk • Voeren van een intakegesprek over het project. De projectmanager stelt in overleg met de de opdrachtgever de omvang van het project globaal vast: projectdefinitie, projectorganisatie, inventarisatie van de ruimtes, risico’s, planning en uitvoering. • Regelmatig afstemmen met de de opdrachtgever over de stand van zaken en de voortgang van het project. • Vastleggen van de uitgangspunten en administratieve randvoorwaarden in een startdocument en het voorbereiden van het project. • Opstellen van het projectplan in overleg met de de opdrachtgever. • Waarborgen van project specifieke aspecten op het gebied van wet- en regelgeving, bijvoorbeeld over veiligheid, bouwtechnische zaken en energiebesparing. • Coördineren van alle uitvoerende werkzaamheden die direct of indirect gerelateerd zijn aan het project, zoals opgenomen in het projectplan. • Contracteren van aanvullende adviesdiensten en uitvoerende partijen namens- en in opdracht van- de de opdrachtgever. • Afstemmen van de uitvoerende werkzaamhed en met de onderwijs- en onderzoeksprocessen van de HvA, om verstoringen tot een minimum te beperken. • Communiceren van de planning van de uitvoerende werkzaamheden. Hiermee informeert Projectmanagement de huurders over mogelijke overlast en afsluitingen van gebouwen of terreinen. • Verzorgen van financiële en voortgangsrapportages aan de de opdrachtgever. • Verzorgen van de technische en de administratieve oplevering van het project aan de de opdrachtgever, de onderhoudsafdeling, de archiefdienst en het Administratief Centrum. • Aanpassen van bouwkundige en installatietechnische tekeningen en omschrijvingen die centraal worden beheerd, indien van toepassing.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk projectmanagement

Vanaf € 70,- per uur


Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan worden aangevraagd bij de Servicedesk via 020 595 1144 (optie 3), via [email protected] of de Klantenservicebalie op locatie.


99

H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


100


H

RAPPORTAGES Facilitaire norm NEN 2748


5

Facility Management

• Bedrijfsbureau

5.2


• Klachtenmanagement • Rapportages

5.2.1 Bedrijfsbureau/Bureau Onderwijs Logistiek

De rapportages afkomstig uit het FMIS (Facilitair Management Informatie Systeem) bevatten informatie over prestaties met betrekking tot meldingen over de gehele dienstverlening van Facility Services. De rapportages bevatten de volgende grafieken: • Een thermometer met het aantal openstaande storingen waarvan de deadline verstreken is. • Een grafiek met het totaal aantal storingen dat binnen de deadline is opgelost. • Een grafiek waarin de oppaktijd van binnengekomen orders staat weergegeven van de afgelopen 8 weken.

Basis dienstverlening • Binnen FS aanleveren van bovengenoemde periodieke standaardrapportages. Met deze rapportages communiceert FS de gemeten prestaties van de verschillende afdelingen. De metingen hebben betrekking op de binnengekomen meldingen bij de Servicedesk, het verloop van de meldingen en de afhandeling ervan. • Per domein opleveren van een jaarrapportage. Deze jaarrapportage geeft een totaalbeeld van alle meldingen (aanvragen, storingen, klachten) en een tekstuele uitleg per afdeling bij geconstateerde afwijkingen. De domeinen wijzen contactpersonen op tactisch niveau aan die deze jaarrapportage ontvangen.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening rapportages





8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



101

H

READERS Facilitaire norm NEN 2748


2

• Centrale repro






De productie en levering van readers (onderwijsmateriaal) is uitbesteed aan een externe leverancier, Canon.

Maatwerk • De content voor de readers wordt geleverd vanuit de domeinen aan Canon. • Voor advies over auteursrechtelijke overnames kun je terecht bij Canon. • De samenstelling- en distributiespelregels vind je in de HvA-Readerprocedure. • De productie van readers is gebonden aan regels voor docenten en copyshops. Deze readerprocedure is slechts één jaar geldig. De readercoördinator of opleidingsmanager van het domein zorgt voor interne verspreiding van de procedure onder docenten. • De HvA is en blijft verantwoordelijk voor het naleven van de Readerprocedure. De procedurehandleiding met bijbehorende opdrachtformulieren vind je op de A-Z onder ‘Readers’.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk readers

N.v.t.

N.v.t.

Leveringsvoorwaarden • Niet verwerkbare originelen kunnen door de leverancier worden geweigerd. • Originelen kunnen papieren of digitale bestanden zijn. • Digitale bestanden voor reproductie s.v.p. aanleveren per e-mail.

Extra informatie Voor meer informatie kijk op https://hva.canon-bs.nl/

102


H

RECEPTIE Facilitaire norm NEN 2748


2

• Receptie


2.2 Risicobeheersen

• Registratie facilitaire meldingen

2.2.3 Receptie/Servicedesk

Basis dienstverlening • Ontvangst, registratie en wegwijs maken van bezoekers. • Behandelen van inkomend telefoonverkeer (evt. naar een doorkiesnummer dat niet is opgenomen en dan binnenkomt op de centrale bedienpost bij de receptie). • Ontvangen van bezoekers en verstrekken van informatie aan bezoekers. • Hulpinstanties inschakelen (o.a. BHV). • Uitgeven van parkeerplaatsen voor bezoekers. Geautoriseerde medewerkers van de HvA kunnen parkeerplaatsen voor bezoekers reserveren bij de receptie (afhankelijk van het parkeerbeleid op de locatie). • Ontvangst en uitgifte van gevonden voorwerpen (i.s.m. de Klantenservicebalie) en binnengekomen goederen. • Toegang geven tot de parkeergarages aan medewerkers (afhankelijk van het parkeerbeleid op locatie).


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening receptie

Onderdeel van totaal tarief € 47,12 per rekeneenheid per uur gedurende openingstijden van de gebouwen


Gebruiker betaalt dienstverlening Inzet extra receptie-medewerkers voor bijeenkomsten en evenementen na openingstijden receptie.


Tarief

Wijze van betalen

Gebruiker betaalt dienstverlening receptie

€ 35,39 per uur


Wijze van aanvragen Aanvragen kunnen ingediend worden via het e-mailadres van de Klantenservicebalie op locatie door geautoriseerde medewerkers. Tijdens openingsuren van het gebouw is de receptie bemand en kan men bij de receptie terecht voor vragen.

Leveringsvoorwaarden Bezoekers dienen 24 uur van tevoren aangemeld te worden bij de receptie. Dit kan per e-mail.


103

H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


104


H

REGISTRATIE FACILITAIRE MELDINGEN Facilitaire norm NEN 2748


2

• Receptie


• Registratie facilitaire meldingen

2.2 Risicobeheersen 2.2.3 Receptie/Servicedesk

Facilitaire meldingen kunnen telefonisch of per e-mail worden doorgegeven aan de Servicedesk.

Basis dienstverlening • Aannemen en beantwoorden van facilitaire vragen, storingen, aanvragen, meldingen en klachten. Indien de medewerker van de Servicedesk de klantvraag niet zelf kan oplossen, wordt de klantvraag aan de verantwoordelijke afdeling, coördinator of externe partij toegewezen. • Registreren van de klantvraag in het Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). • Bewaken van de voortgang van geregistreerde meldingen.


KPI

Ontvangstbevestiging van geregistreerde meldingen

1 werkdag


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening registratie facilitaire meldingen

Onderdeel van totaal tarief € 47,12 per rekeneenheid per uur gedurende openingstijden van de gebouwen


Bereikbaarheid Servicedesk FS De Servicedesk FS is bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 8.30 - 17.00 uur via: • 020 595 1144 (optie 3)* • [email protected] • Twitter @hva_student *De Servicedesk FS is telefonisch ook buiten kantoortijden bereikbaar:


8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


105

H

REIS-, VERBLIJF- EN ANNULERINGSVERZEKERINGEN Facilitaire norm NEN 2748



• Buitenlandse dienstreizen

4.1 Voorzien in extern verblijf en vervoer

• Reis-, verblijf- en annuleringsverzekeringen

4.1.3 Vervoeren van personen 4.1.3.99 Overig De HvA heeft een aantal verzekeringen afgesloten voor medewerkers, studenten, en het bestuur van de hogeschool.

Basis dienstverlening Indien een buitenlandse reis wordt aangemeld bij The International Office van het domein (zie http://www.international. hva.nl/study/international-offices) dan treden automatisch de Reis-, verblijf- en annuleringsverzekeringen van de HvA in werking. Deze verzekeringen gelden voor diensten studiereizen van medewerkers en studenten en hebben een wereldwijde dekking. Alleen in het geval van calamiteiten is hier een beroep op te doen. Buitenlandse reizen dienen door The International Office gemeld te worden bij: Peter Wurtz - Bestuursstaf UvA/HvA 020 525 2905 [email protected] Ongevallenverzekering HvA-medewerkers zijn verzekerd tegen ongevallen die onder werktijd plaatsvinden. Onder werktijd wordt verstaan: vanuit huis via de kortste route naar het werk, gedurende de werkdag en van het werk weer via de kortste route naar huis. Werkgeversaansprakelijkheid bij het gebruik van motorrijtuigen (WEGAM) verzekering Indien een HvA-medewerker een eigen motorrijtuig gebruikt voor dienstreizen onder werktijd, is de WEGAM-verzekering van toepassing.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening reis-verblijf en annuleringsverzekeringen



Wijze van aanvragen Doorlopende reis- en annuleringsverzekering In geval van reisongevallen of verlies van reisbagage kan het ‘Schadeformulier reisongevallen-reisbagage’ worden ingevuld. Het formulier is te vinden op de A-Z onder ‘Verzekeringen’. Relevante informatie hiervoor is het dienstverband met de HvA (voor medewerkers) of de studieovereenkomst (voor studenten). Ongevallenverzekering Ongevallen van studenten en medewerkers zijn verzekerd, mits deze in hogeschool verband plaatsvinden. Graag melding hiervan maken bij: Peter Wurtz - Bestuursstaf UvA/HvA 020 525 2905 [email protected] Werkgeversaansprakelijkheid bij het gebruik van motorrijtuigen (WEGAM) verzekering Graag melding hiervan maken bij: Peter Wurtz - Bestuursstaf UvA/HvA 020 525 2905 [email protected] Relevante informatie hiervoor is het dienstverband met de HvA.

Maatwerk Een aantal verzekeringen wordt direct aan de klant doorbelast. Voorbeeld: auto, transport- en verblijfverzekering. Ook is het mogelijk om incidentele verzekeringen aan te vragen zoals annulerings- en reisverzekeringen.

106


H

Transport- en verblijfverzekering Deze verzekering heeft betrekking op kostbare roerende goederen die binnen of buiten de HvA worden gebruikt voor studiedoeleinden.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk reis-verblijf en annuleringsverzekeringen

N.v.t.

Via offerte

Wijze van aanvragen Transport- en verblijfverzekering Een offerte kan worden opgevraagd bij: Peter Wurtz - Bestuursstaf UvA/HvA 020 525 2905 [email protected]

Ondersteuning De dienstverlening is belegd bij de Bestuursstaf UvA/HvA en wordt jaarlijks aangepast. Peter Wurtz - Bestuursstaf UvA/HvA 020 525 2905 [email protected] Extra informatie Polisvoorwaarden en dekkingsomschrijvingen Voor vragen over polisvoorwaarden en dekkingsomschrijvingen e.d. kun je contact opnemen met: Peter Wurtz - Bestuursstaf UvA/HvA 020 525 2905 [email protected] Onderstaande verzekeringen worden binnen de HvA via P&O aangeboden. Collectieve zorgverzekering HvA-medewerkers kunnen gebruik maken van een collectieve zorgverzekering: • Restitutieverzekering: de restitutieverzekering van Avéro Achmea geeft 10% korting op de basisverzekering en 15% korting op de aanvullende verzekering. • Naturaverzekering: de naturaverzekering van Zilveren Kruis Achmea kent een korting van 10% op de basisverzekering en 15% op de aanvullende verzekering. Medewerkers kunnen voor vragen over collectieve ziektekostenverzekeringen contact opnemen met de P&O-adviseur van hun domein of dienst. Zie voor meer informatie over de collectieve zorgverzekering: https://intra.hva.nl/diensten/po/arbeidsvoorwaarden/zorgverzekering/ Diefstal, vermissing en beschadiging van HvA-laptops/mobiele telefoons Indien er sprake is van diefstal, vermissing of beschadiging van laptops of mobiele telefoons die eigendom zijn van de HvA, wordt gekeken of dit verwijtbaar is aan de persoon. Als dit het geval is, wordt de schade direct verhaald op de persoon. Als dit niet verwijtbaar is, komen de kosten van de diefstal, vermissing of beschadiging voor rekening van het domein. Er geldt voor het domein een eigen risico van € 25.000,- per gebeurtenis. Zaken waarvoor de HvA niet verzekerd is Voor de volgende zaken is de Hogeschool van Amsterdam niet verzekerd: • Diefstal, vermissing en beschadiging van persoonlijke bezittingen. • Ongevallen van studenten ten gevolge van deelname aan sportdagen, sport- en gymnastieklessen, tenzij de HvA nalatigheid kan worden verweten.

Extra informatie Het is raadzaam om zelf een ziektekosten-, ongevallen- en WA-verzekering af te sluiten.


107

H

RISICO-INVENTARISATIE EN EVALUATIE (RI&E) Facilitaire norm NEN 2748


2

• Arbozorg


2.2 Risicobeheersen




Een integrale Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) brengt de risico’s in kaart op het gebied van arbeidsomstandigheden en veiligheid. Uit de RI&E volgen maatregelen om die risico’s weg te nemen of te verminderen.

Basis dienstverlening Organisatorische maatregelen Een deel van de maatregelen is van organisatorische aard (o.a. ziekteverzuimbeleid, bemensing en aanwezigheid van de BHV-organisatie op locatie) of behoren specifiek tot een activiteit van gebruikers. De kosten komen ten laste van het domein, de bestuursstaf of de centrale dienst. Gebouwgebonden maatregelen Andere maatregelen hebben betrekking op gebouwgebonden situaties: de technische en bouwkundige maatregelen. Deze vallen onder verantwoordelijkheid van Facility Services, voor zover deze niet voortvloeien uit door de klant aangevraagde projecten (bijv. het Zomerprogramma). Voorbeelden zijn: brandscheidingen, BHV-infrastructuur (nooduitgangen, brandslanghaspels e.d.), maar ook de organisatie van de BHV-opleidingen en -oefeningen. De zorg voor de aanwezigheid van voldoende BHV’ers op locatie is een verantwoordelijkheid van de domeinvoorzitter of de directeur van de bestuursstaf of centrale dienst. Zie ook de dienstbeschrijving Bedrijfshulpverlening. Beheer van risicovolle materialen en ruimtes Bijvoorbeeld asbestbeheer en hoogspanningsruimtes.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening risicoinventarisatie en evaluatie



Maatwerk • Coördineren, opzetten en uitvoeren van deel-RI&E (inclusief brandveiligheid) op verzoek van het domein, de bestuursstaf of de centrale dienst. • Capaciteits-, opvang- en doorstroomberekeningen van de vluchtwegen. • Bijdragen aan voortgangsrapportages over deel-RI&E. Vanwege de aard van de RI&E kunnen de kosten van tevoren niet worden bepaald, vandaar dat de RI&E als maatwerk kan worden beschouwd. De wettelijke basis voor de RI&E volgt uit art.5 lid 4 van de Arbo-wet. Dit artikel stelt dat een RI&E zo vaak wordt uitgevoerd als gewijzigde omstandigheden of veranderingen in de stand der techniek daar aanleiding toe geven (bijv. na een verbouwing). Een domein, bestuursstaf of centrale dienst is verantwoordelijk voor het laten uitvoeren van een integrale RI&E. FS faciliteert daarbij op de gebouwgebonden onderwerpen. Na elke ingrijpende verbouwing, zoals het jaarlijkse Zomerprogramma, volgt een deel-RI&E. De kosten hiervoor maken deel uit van de projectbegroting, en worden doorbelast aan de klant. FS is verantwoordelijk voor de brandveiligheid van de gebouwgebonden installaties (noodverlichting; brandmeld- en ontruimingsinstallatie etc.). De uitvoering van de in de integrale RI&E gestelde aanpak van de risico’s zullen voor een groot deel ten laste van FS komen (gebouwgebonden).

108


H


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk risico-inventarisatie en evaluatie

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan worden aangevraagd bij de Servicedesk via [email protected] of via een bij de Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door een domeinvoorzitter of facilitair contactpersoon.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



109

H

ROOSTER INFORMATIE SYSTEMEN Facilitaire norm NEN 2748


2


• Rooster informatie systemen

2.7

Verstrekken van ruimte en benodigdheden

• Onderwijslogistiek

2.7.1 Ruimte Functioneel Beheer van Bureau Onderwijslogistiek (BOL) zorgt voor het correct functioneren van het softwareprogramma Syllabus+ en van de roosterwebsite MyTimeTable. Syllabus+ wordt gebruikt om les- en tentamenroosters te maken. Tevens wordt het onderdeel Webroom Booking van deze software gebruikt om incidentele boekingen te doen. Roostermakers publiceren met behulp van MyTimeTable roosters voor medewerkers en studenten.

Basis dienstverlening • Beschikbaar stellen van het rooster informatie systeem aan Decentraal Functioneel Beheer (DFB). • Ondersteuning van het roosterproces en het DFB. • Advies over het gebruik en optimaliseren van het roostersysteem Syllabus+. • Formuleren en indienen van wijzigingsverzoeken afkomstig van domeinen. Nadat de wijzigingsverzoeken zijn goedgekeurd wordt gezorgd voor uitvoering, ontwikkeling, testen en het in gebruik nemen van deze wijzigingen. • Onderhouden van het softwareprogramma Syllabus+ en randapplicaties, zowel de inhoudelijke data als de configuratie van de applicaties. • Ondersteunen op tweedelijnsniveau van de eindgebruikers van Syllabus+. • Organiseren en voorzitten van decentraal functioneel beheer overleggen om elkaar te informeren en op de hoogte te blijven van de wensen van de gebruikers van Syllabus+. • Organiseren van trainingen in (nieuwe) functionaliteiten van applicaties. • Signaleren van storingen in Syllabus+ en in samenspraak met de technisch applicatiecoördinator coördineren van het oplossen van storingen. • Bewaken van de integriteit van databases van Syllabus+.


KPI

Het op tijd opleveren van de roll forward

Volgens de vastgestelde planning, 2 x per jaar

Het oppakken van tweedelijns meldingen m.b.t. de softwareapplicaties

1 werkdag/90%


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening Rooster informatie systemen

Onderdeel van totaal tarief € 14,65 per rekeneenheid student


Maatwerk Naast bovenstaande basis dienstverlening biedt de backoffice van centraal functioneel beheer maatwerk, bijvoorbeeld als domeinen specifieke verzoeken hebben voor assistentie.

Tarieven en wijze van betalen Bij een aanvraag voor maatwerk wordt, voorafgaand aan de uitvoering, een offerte ter akkoord aan de opdrachtgever gepresenteerd.

110


H

Product of dienst

Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk Rooster informatie systemen

N.t.b.


Bereikbaarheid Functioneel Beheer Syllabus+ is op de domeinen van de HvA lokaal te bereiken. Elk domein heeft een decentraal functioneel beheerder (DFB’er). Een DFB’er is de contactpersoon binnen een domein voor alle zaken die met het roostersysteem te maken hebben. De backoffice van Centraal Functioneel Beheer is te bereiken via: • 020 595 3842 • [email protected]


111

H

RUIMTEREGISTRATIE EN TEKENINGENBEHEER Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• Projectmanagement

1.5.1 Muteren van gebouw

• Ruimteregistratie en tekeningenbeheer

De dienstverlening op het gebied van ruimteregistratie en tekeningenbeheer is gebaseerd op de gangbare verantwoordelijkheden tussen gebruikers en eigenaren (nog nader vast te stellen in de Regeling Ruimtegebruik). Het omvat het systematisch verzamelen van gebouwgerelateerde en gebruiksgerelateerde gegevens van huurders, het handhaven van de kwaliteit van gegevensbestanden en tekeningenbeheer. Gebouw gerelateerde gegevens zijn bijvoorbeeld oppervlaktegegevens en gegevens van interne en externe huurders, gekoppeld aan kostenplaatsen.

Basis dienstverlening • Op digitale wijze registreren en actualiseren van de oppervlaktegegevens van de HvA-gebouwen. Zo biedt Facility Services een actueel overzicht van het HvA-vastgoedbestand conform NEN 2580. • Verwerken of muteren van gegevens en actualiseren van tekeningen als gevolg van verbouwingen en verhuizingen. • Genereren van uniforme managementinformatie en leveren van (periodieke) overzichten en rapporten. • Ontwikkelen, actualiseren en onderhouden van de applicaties en de instrumenten van de managementinformatiesystemen. • Opstellen van richtlijnen en procedures met betrekking tot de aanlevering van gegevens, databestanden en managementinformatie. • Koppelen van ruimtegebruik aan een kostenplaats uit SAP Finance. • Jaarlijks aanleveren van ruimtegegevens aan Planning en Control. Via een exportbestand levert FS gegevens aan van objecten, ruimtes en gebruikers.


KPI

Aanleveren van de benodigde rapportages

Jaarlijks en op afroep


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening ruimteregistratie en tekeningenbeheer



Maatwerk FS voert maatwerk uit als een project met duidelijke afspraken over onder andere de omschrijving van de opdracht, contactpersonen, tijdsduur, aanleveren of verkrijgen van gegevens, doorvoeren van mutaties, rapportages en kostenplaats.


KPI

Ontvangstbevestiging van aanvraag (periodieke) overzichten, rapporten en ruimtebestanden in Excel ingediend bij afdeling Ruimteregistratie

1 werkdag

Reactie op aanvraag

In overleg

Leveren van (periodieke) overzichten, rapporten en ruimtebestanden in Excel

In overleg

Tarieven en wijze van betalen De dienstverlening ruimteregistratie en tekeningenbeheer wordt niet in rekening gebracht.

112


H

Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan aangevraagd worden via [email protected] bij de afdeling Ruimteregistratie door contactpersonen van FS, Bureau Nieuwbouw, Concern Control en de Centrale Diensten. De aanvraag dient een beknopte beschrijving van de functionele wens te bevatten.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



113

H

RUIMTES (OVERIG) Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• Bewegwijzering

1.4

• Gebouwbeheer




Basis dienstverlening • Aanbieden van interne parkeervoorzieningen*. • Aanbieden van vuilopslag/container. • Aanbieden van nevenruimtes. • Aanbieden van overige facilitaire ruimtes. *Niet alle HvA-gebouwen hebben eigen parkeervoorziening. Kijk voor meer informatie bij de dienstbeschrijving ‘Parkeren’ en op de A-Z.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening overige ruimtes



Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan worden aangevraagd via [email protected] of via de Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


114


H

SANITAIRE MIDDELEN Facilitaire norm NEN 2748


2

• 2.3.1 Schoonmaken en sanitaire middelen


2.3 Schoonmaken

• 2.3.2 Glasbewassing

Facility Services is verantwoordelijk voor het aanvullen van de sanitaire middelen (dispensers en disposables). Op alle locaties van de HvA zijn de sanitaire (voor)ruimtes voorzien van sanitaire dispensers die door de schoonmaakpartner gevuld worden met sanitaire disposables. Verder voorziet deze dienst ook in diverse soorten droogloopmatten ten behoeve van de entrees van de gebouwen.

Basis dienstverlening • De voorruimtes van de toiletgroepen zijn (afhankelijk van de grootte) minimaal voorzien van een zeepdispenser; een papierenhandoekjesdispenser of papierenhanddoekrol en een afvalbak met deksel. • Elk toilet is voorzien van een toiletrolhouder. • Elk damestoilet is voorzien van een afsluitbare dameshygienebox. Deze wordt om de 2 of 4 weken omgewisseld. • Het bijvullen van de diverse dispensers met disposables door de schoonmaakpartner.


KPI

Proces informatie middels managementrapportages

Iedere maand

Een defecte dispenser wordt door de leverancier vervangen

Binnen 48 uur na melding bij de leverancier

Leveranciers worden gecontroleerd op volledigheid van leveringen

Iedere levering

Leveranciers worden gecontroleerd op snelheid van oplossingen bij storingen

Iedere storing

Leverancier wordt gecontroleerd op de omwisseling van hygiëne boxen

Iedere omwisseling

Leverancier wordt beoordeeld op de geleverde dienstverlening

2 x per jaar


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening sanitaire middelen



Maatwerk Naast de basis dienstverlening kunnen er ook aanvullende aanvragen worden gedaan. De kosten van deze extra aanvragen worden een op een doorbelast aan de klant.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk sanitaire middelen

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan worden aangevraagd bij de Servicedesk via 020 595 1144 (optie 3), via [email protected] of via de aanwezige Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon.


115

H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


116


H

SCHOONMAAK EN GLASBEWASSING Facilitaire norm NEN 2748


2

• Schoonmaken en sanitaire middelen


• Glasbewassing

2.3 Schoonmaken

De gebouwen van de Hogeschool van Amsterdam en de werk- en studeerplekken van medewerkers en studenten horen schoon en netjes te zijn. Facility Services is daar verantwoordelijk voor.

Basis dienstverlening schoonmaken De schoonmaak is verdeeld over meerdere soorten ruimtes (ruimtecategorieën) en vindt, afhankelijk van het gebouw overdag, ’s avonds of vroeg in de ochtend plaats. De HvA heeft ervoor gekozen om zo min mogelijk schoonmaakhandelingen voor te schrijven en om zich zo veel mogelijk te beperken tot het afgegeven van indicatieve werkprogramma’s aan het schoonmaakbedrijf met daaraan gekoppeld de opleverniveaus van het schoonmaakresultaat. Op die manier geeft men de ruimte om de schoonmaakwerkzaamheden zo veel mogelijk naar eigen inzicht uit te voeren: het afgesproken schoonmaakresultaat/kwaliteitsniveau is hierbij leidend.

Basis dienstverlening glasbewassing Bij ieder pand wordt minimaal twee keer per jaar glasbewassing uitgevoerd bij binnenzijde, buitenzijde en separatieglas.


KPI

Laten uitvoeren van een technische kwaliteitsmeting door een onafhankelijk bureau.

Elke maand

Laten opstellen van een managementrapportage

Regelmatig

Toetsen van de rapportage op juistheid en correctheid

Per kwartaal


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening schoonmaken en glasbewassing

Totaal tarief € 41,10 per rekeneenheid fnm2 (tarief €39,84 schoonmaken + tarief €1,26 glasbewassing)

Onderdeel van begroting FS en dienstennota (elementen 2.3.1 en 2.3.2)

Maatwerk Naast de basisdienstverlening kunnen er ook aanvullende aanvragen worden gedaan waarvoor door FS tarieven zijn afgesproken. Denk hierbij aan extra schoonmaak bij open dagen of evenementen. Of het verhogen van de frequentie van de schoonmaak met als reden een andere gebruikersintensiteit of gezondheidsredenen.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk schoonmaken en glasbewassing

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Extra schoonmaak dient 5 werkdagen vooraf te worden aangevraagd bij de Servicedesk via [email protected] of via een Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon.


117

H

Leveringsvoorwaarden De ruimtes dienen toegankelijk te zijn voor het schoonmaakbedrijf. Bureaus, vensterbanken en vloeren worden alleen schoongemaakt als het schoonmaakbedrijf erbij kan. Ook is het zo dat het schoonmaakbedrijf geen items mag verplaatsen.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


118


H

SERVICEKAART Facilitaire norm NEN 2748


2

• Bezoekerskaart


2.2 Risicobeheersen

• Chipknipoplader

2.2.99 Overig


Iedereen die zich in een HvA-gebouw bevindt krijgt een servicekaart. Een servicekaart kan toegang geven tot o.a. ruimtes, lockers, parkeervoorzieningen en fietsenstallingen en kan toegang geven tot het gebruik van faciliteiten zoals printen, koffie/thee en de bibliotheek. Welke toegang en faciliteiten beschikbaar zijn is afhankelijk van het profiel. De kaart is een multifunctionele chipkaart en wordt centraal beheerd. Dat houdt in: activeren of blokkeren van kaarten en toekennen van rechten op faciliteiten gebeurd via een centraal informatiesysteem. De kaart en het systeem zijn met elkaar verbonden door een interne antenne op de kaart. Welke toegang en faciliteiten beschikbaar zijn is afhankelijk van het profiel. Met deze kaart kun je je ook identificeren.

Profielen Niet iedereen heeft toegang tot alle faciliteiten. De kaart wordt uitgegeven in vier profielen met ieder een eigen groep gebruikers. Rechten op faciliteiten worden standaard ingesteld per profiel. Zo kunnen alleen medewerkers gratis koffie en thee halen met hun kaart bij de automaten. Ook hebben medewerkers in principe toegang tot meer ruimtes dan studenten. Op aanvraag kunnen de rechten individueel of per groep aangepast worden. Denk aan studenten die onderzoek doen en daarom toegang moeten hebben tot bepaalde laboratoria waartoe niet alle studenten standaard toegang hebben. De vier profielen zijn: • Bezoekerskaart • Collegekaart • Medewerkerskaart • Tijdelijke kaart

Standaard rechten per profiel Bezoekerskaart (bezoekers/gasten)

Collegekaart (studenten)

Medewerkerskaart (medewerkers)

Tijdelijke kaart (leveranciers)

Lenen bibliotheek

Niet

Altijd

Altijd

Niet

Toegang elektr. sloten

Zie dienstbeschrijving toegang




Gratis printen

Niet

i.c.m. HvA-ID

i.c.m. HvA-ID

Niet

Betaald printen

Niet

Na aanmaken account

Niet

Niet

Gratis koffie/thee

Niet

Niet

Altijd

Op aanvraag budgethouder

Lockers*

Niet

Na betaling huur

Op aanvraag

Niet

Postvakken*

Niet

Niet

Op aanvraag

Niet

*voor zover beschikbaar in het gebouw


119

H

STORINGSAFHANDELING (HUISVESTING) Facilitaire norm NEN 2748


2

• Arbozorg


2.2 Risicobeheersen




De dienstverlening op het gebied van storingsafhandeling is erop gericht adequaat en op basis van continue beschikbaarheid storingen te verhelpen in gebouwen, op terreinen en in bouwen technische installaties. Concreet houdt dit in dat Facility Services naast de standaardbezetting met normale werktijden altijd een piketdienst aanwezig heeft. De werkelijke piketdienst is die van de maincontractor. Indien nodig wordt er opgeschakeld en komt de achterwacht piketdienst van FS in actie. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen calamiteiten, spoedeisende technische storingen en niet-spoedeisende technische storingen. Een calamiteit is bijvoorbeeld een grote lekkage of brand. Denk bij een spoedeisende technische storing aan het uitvallen van de cv-ketel in de winter. Een niet-spoedeisende technische storing betreft bijvoorbeeld een kapotte lamp of een defecte radiatorknop.

Basis dienstverlening • Direct en adequaat optreden in geval van calamiteiten. Het resultaat moet het zo mogelijk beëindigen van de calamiteit zijn, maar ook het veiligstellen van primaire onderzoeks- en onderwijsprocessen, het voorkomen van (meer) schade of het in veiligheid brengen van personen, in samenwerking met de BHV-organisatie. • Verhelpen van spoedeisende storingen. • In overleg met de huurder afhandelen van niet-spoedeisende storingen. • Ontvangen en verwerken van persoonlijke meldingen via de meldkamer of de Servicedesk en geautomatiseerde meldingen via gebouwbeheerssystemen. • Uitvoeren van contractmanagement conform (raam)overeenkomst(en). • Er is continue een storingsdienst aanwezig.


KPI

Verhelpen van spoedeisende storingen

Binnen twee werkdagen

Afhandelen van niet-spoedeisende storingen

Uiterste afhandeltermijn vier weken*

Toetsen van de rapportage op juistheid en correctheid

Per kwartaal

Ontvangen en verwerken van persoonlijke meldingen via de meldkamer of de Servicedesk en geautomatiseerde meldingen via gebouwbeheerssystemen

24 uur per dag

*Tenzij externe factoren zorgen voor een langere doorlooptijd, bijvoorbeeld bij een langere levertermijn van materialen.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening storingsafhandeling



Wijze van aanvragen Bij calamiteiten of spoedeisende zaken kan contact opgenomen worden met de Centrale Meldkamer via 020 595 33 33.

120


H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



121

H

TIJDELIJKE KAART Facilitaire norm NEN 2748


2

• Bezoekerskaart


2.2 Risicobeheersen

• Chipknipoplader

2.2.99 Overig


De tijdelijke kaart is voor externe medewerkers, leveranciers, etc. die voor een kortere tijd (maximaal 3 maanden) aan de HvA verbonden zijn en geen HvA-inlogaccount hoeven te krijgen, maar wel gratis koffie, thee, prints en kopieën moeten kunnen halen. Let op! Medewerkers met een HvA-inlogaccount kunnen geen tijdelijke kaart aanvragen.

Basis dienstverlening • Toegang tot ruimtes, fietsenstallingen en parkeervoorzieningen binnen de HvA. • Verkrijgen van gratis koffie, thee, kopieën en prints. • Gebruik van elektronische postvakken binnen de locaties Kohnstammhuis (Wibautstraat 2-4) en Benno Premselahuis (Rhijnspoorplein 1) • Het Nieuwe Printen.


KPI

Leveren van een vervangende kaart

3 werkdagen


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening tijdelijke kaart



Gebruiker betaalt dienstverlening Leveren van een vervangende kaart bij schade, verlies of diefstal.


Tarief

Wijze van betalen

Vervanging tijdelijke kaart zonder zichtbare schade of vanwege diefstal.

Gratis

N.v.t.

Vervanging tijdelijke kaart met schade of door verlies.

€5

Chipknip

Wijze van aanvragen Tijdelijke kaart bij verlies, schade of diefstal • Bij verlies, diefstal of defect kunnen medewerkers een vervangende kaart aanvragen met het aanvraagformulier op de A-Z. Op vertoon van een geldig legitimatiebewijs dient het formulier afgegeven te worden bij de Klantenservicebalie van de locatie. Een vervangende kaart kost € 5. Betaling is alleen mogelijk met de Chipknip van de bank. De oude kaart wordt geblokkeerd en de vervangende kaart wordt direct meegegeven.

122


H

• Wanneer de tijdelijke kaart zonder zichtbare schade defect is, is de vervangende kaart gratis. • Teruggevonden kaarten zijn te deblokkeren bij de Klantenservicebalie op vertoon van een geldig legitimatiebewijs. Wanneer al een nieuwe tijdelijke kaart is uitgegeven, wordt de teruggevonden kaart niet gedeblokkeerd. De al betaalde € 5 voor de vervangende kaart wordt niet terugbetaald. Let op: maak geen gaatje in de tijdelijke kaart, hierdoor wordt de kaart onbruikbaar!

Storingen • Met de tijdelijke kaart heb je toegang tot bepaalde gebouwen, ruimtes en voorzieningen. Wanneer je kaart niet de gewenste toegang verleent, is deze niet juist geautoriseerd. Ga naar de Klantenservicebalie om de tijdelijke kaart op de juiste manier te laten configureren. Niet functionerende kaarten worden teruggegeven aan de facilitair manager en vervangen. • De facilitair manager schakelt servicebaliemedewerkers in om een diagnose te stellen en zo mogelijk te verhelpen.

Leveringsvoorwaarden De facilitair manager van de locatie beslist over uitgifte van de kaarten.

Extra informatie • Met een tijdelijke kaart heb je niet automatisch toegang tot de parkeervoorzieningen van de HvA. Medewerkers die voor parkeren geautoriseerd willen worden, kunnen hun parkeeraanvraag indienen bij de contactpersoon binnen het betreffende domein, de bestuursstaf of centrale dienst. • Bij beëindiging van het dienstverband dient de tijdelijke kaart ingeleverd te worden bij de Klantenservicebalie. • De geldigheid van de tijdelijke kaart eindigt op de einddatum van de dienstbetrekking. Daarna kan geen aanspraak meer gemaakt worden op o.a. toegang en gratis koffie, thee, kopieën en prints.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



123

H

TOEGANG Facilitaire norm NEN 2748


2



2.2 Risicobeheersen



• Toegang

Basis dienstverlening • Afhankelijk van de locatie kan toegang worden verleend met een sleutel, druppel of servicekaart. • Toegang met sleutel, druppel of servicekaart tot eigen werkplek. • Toegang met sleutel, druppel of servicekaart tot leslokalen en projectruimtes.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening toegang

Onderdeel van totaal tarief € 59,77 per rekeneenheid per uur gedurende de openingstijden van de gebouwen


Gebruiker betaalt dienstverlening/maatwerk • Toegang met sleutel, druppel of servicekaart tot specifieke ruimtes in een HvA-gebouw (geldt voor bepaalde functies). • Toegang met servicekaart voor parkeren (geldt voor bepaalde medewerkers, zie de dienstbeschrijving parkeren voor meer informatie).


Tarief

Wijze van betalen

Vervangingskosten bij verlies druppel

€ 15,-

Met chipknip betalen bij Klantenservicebalie

Vervangingskosten bij verlies sleutel

€ 25,-

Met chipknip betalen bij Klantenservicebalie

Toegang met sleutel, druppel of servicekaart tot specifieke ruimtes in een HvA-gebouw (geldt voor bepaalde functies)


Via doorbelasting

Toegang met servicekaart voor parkeren (geldt voor bepaalde medewerkers)


Via doorbelasting

Wijze van aanvragen • Aanvragen kunnen door leidinggevenden met een aanvraagformulier worden ingediend bij Klantenservice via de Klantenservicebalies op locatie of per e-mail. • Voor de ontvangst van sleutels moet worden getekend.

Extra informatie Bij het verlaten van de organisatie moeten sleutel(s) en druppel(s) bij de leidinggevende worden ingeleverd.

124


H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



125

H

VERBOUWING / RENOVATIE Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• (Aan)huur

1.1



1.1.1 Gebouw


Basis dienstverlening • Leveren van verbouwingswerkzaamheden die onder het Huisvestingsplan* vallen. • Leveren van verbouwingswerkzaamheden die onder het Zomerprogramma** vallen. *Huisvestingsplan: dit plan geeft voor de middellange en lange termijn inzicht in de mogelijkheden en potentie van het vastgoed in relatie tot de ambities van de HvA op het gebied van onderwijs, onderzoek en valorisatie. **Zomerprogramma: dit programma wordt uitgevoerd tijdens de zomervakantie. Het omhelst het aanpassen van voorzieningen vanuit gebruik en techniek, getoetst op onderwijsbehoefte voor het volgend studiejaar in de HvA-gebouwen.


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening verbouwing



Maatwerk • Laten slopen/bouwen/verplaatsen van muren, schilderwerkzaamheden, hang- en sluitwerk, vervangen vloerbedekking. • Inschakelen van architecten en adviseurs. • Leveren van extra benodigde bekabeling (stroom en data).


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk verbouwing

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Aanvragen voor verbouwing en renovatie kunnen ingediend worden bij de Servicedesk via 020 595 1144 (optie 3), [email protected] of via de Klantenservicebalie op locatie. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon. De aanvragen worden projectmatig opgepakt volgens een eigen planning.

Leveringsvoorwaarden De werkzaamheden vinden zoveel mogelijk plaats tijdens kantoortijden. Werkzaamheden die geluidsoverlast veroorzaken, moeten plaatsvinden vóór 8.30 uur. Als er toch werkzaamheden zijn die in het weekend of in de avonduren moeten plaatsvinden, worden hiervoor extra kosten in rekening gebracht op basis van een offerte. Werkzaamheden met geluidsoverlast worden zoveel mogelijk vóór het eerste lesuur of na het laatste lesuur ingepland.

126


H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



127

H

VERGADERPLEKKEN Facilitaire norm NEN 2748



• Vergaderplekken

4.1.2 Externe werk- en vergaderplekken 4.1.2.2 Vergaderplekken De HvA heeft met meerdere hotel- en vergaderketens prijsafspraken gemaakt voor externe vergaderaccommodaties in Amsterdam en omgeving. Medewerkers kunnen tegen gunstige tarieven vergaderplekken huren.

Gebruiker betaalt dienstverlening De accommodaties zijn allemaal goed bereikbaar met openbaar vervoer en/of eigen vervoer. De hotel- en vergaderketens zijn onderverdeeld in drie segmenten. Duurdere segment • Hotel Arena • Double Tree/Hilton • Een aantal hotels van de Accor groep • Innovation Lab (via The Albus Hotel) • Sofitel Legend the Grand (via Accor groep) Midden segment • NH Hoteles • Accor groep: Mercure en Novotel Hotels • Fletcher Hotel Amsterdam • Hotel Casa 400 • Hampshire Hotels • Innovation Lab (via The Albus Hotel) • Regardz Meeting Centres • Hotel Zuiderduin Goedkope segment • StayOkay Hostels

Wijze van aanvragen Informatie over o.a. reserveren, tarieven en contactgegevens van de hotel- en vergaderketens vind je op de A-Z.


Tarief

Wijze van betalen

Gebruiker betaalt dienstverlening vergaderplekken



Additionele services zoals gebruik van minibar, lunch en diner dient men zelf ter plaatse af te rekenen.

128


H

VERGUNNINGEN (MET BIJLAGE) Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting 1.1 Voorzien in gebouwen en voorzieningen 1.1.1 Gebouw

• (Aan)huur • Planten, binnen- en buitenbeplanting • Fietsbeheer en fietsenstallingen • Incidenteel ruimtegebruik • Parkeren • Verbouwing / renovatie • Vergunningen • Verhuur

Facility Services (FS) verzorgt het aanvragen van vergunningen die nodig zijn voor het gebruik van het gebouw, bijvoorbeeld vergunningen voor bouwwerkzaamheden, algemeen gebruik van het gebouw, brandveiligheid en asbestsaneringen.

Basis dienstverlening • Ontvangen van overheidsinstanties die milieu- en veiligheidsinspecties uitvoeren die betrekking hebben op de vergunningen vanuit het eigenaarsdeel. In geval van een controle die betrekking heeft op zowel huurder als eigenaar heeft Vastgoedmanagement de verantwoordelijkheid om de coördinatie te verzorgen. • Onderhouden van contacten met Omgevingsdienst Noordzeekanaal gebied (voorheen Dienst Milieu- en Bouwtoezicht (DMB)), Ministeries en Provincie over vergunningen die betrekking hebben op de eigenaar. • Overleg met en advies aan bestuursstaf over noodzakelijke maatregelen voor de vergunningen (volledigheid en inhoud), jaarlijks en op aanvraag. • Nemen van noodzakelijke maatregelen n.a.v. gesignaleerde tekortkomingen van vergunningen. • Registreren van vergunningen in een database, zowel eigenaar- als huurderverplichte vergunningen. Informatie is beschikbaar op aanvraag. • Namens de eigenaar bewaken van verplichtingen die voortvloeien uit vergunningen. • Jaarlijks leveren van een overzicht van de geregistreerde vergunningen. • Centraal archiveren van vergunningen.


KPI

Bevestiging van binnenkomst van melding via de Klantenservice

1 werkdag

Reactie op melding via de Klantenservice

3 werkdagen

Rapportage van aanwezige vergunningen

In overleg


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening vergunningen



Maatwerk FS houdt een centraal register bij van alle vergunningen die van kracht zijn en/of die zijn aangevraagd namens de HvA. Hieronder vallen ook de vergunningen die noodzakelijk zijn voor de activiteiten van de huurder. De belangrijkste vergunningen, die onder de verantwoordelijkheid van de huurder vallen, staan in de bijlage vermeld. FS levert ondersteuning bij de aanvraag van vergunningen als maatwerk aan huurders. • Adviseren over vergunningsvoorschriften die huurders moeten uitvoeren. • Leveren van managementgegevens ten bate van de vergunningsvoorschriften.


129

H

• Ondersteunen bij vergunningsaanvragen van specifieke en activiteit gebonden vergunningen. • Adviseren over milieuzorg(systemen) en/of koppeling met Arbozorg. • In overleg verzorgen van additionele, voor de huurder noodzakelijke, niet pandgebonden vergunningen (zogenaamde specifieke vergunningen). • Adviseren en/of toetsen van de aanwezigheid van (noodzakelijke) wettelijke vergunningen. • Namens de domeinen, bestuursstaven en centrale diensten indienen van aanvragen van activiteitgebonden vergunningen/ ontheffingen volgens de wettelijke verplichting vanuit Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO).


KPI

Bevestiging van binnenkomst melding via de Klantenservice

1 werkdag

Reactie op melding via de Klantenservice

3 werkdagen

Opleveren van vergunningsadviezen

In overleg

Adviese t.b.v. koppeling milieu aan arbozorgsysteem

In overleg

Bieden van begeleiding/ondersteuning bij het opstellen van beleid

In overleg

Leveren van managementgegevens op het gebied van vergunningen (specifieker dan op pand en/of huurders niveau)

In overleg

Aanvragen van huurdersgebonden vergunningen, of ondersteuning hiervan

In overleg

Ondersteuning bij vergunningsaanvragen van specifiek en activiteitgebonden vergunningen

In overleg


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk vergunningen

N.t.b.


Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan worden aangevraagd bij de Servicedesk via 020 595 1144 (optie 3) of via [email protected] of via de Klantenservicebalie op locatie.



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur


130


H

Bijlage vergunningen Vergunningen die kunnen worden aangevraagd hebben betrekking op (niet limitatieve lijst): • Wet Milieubeheer; • Waterwetvergunning (ten gevolge van energievoorziening zoals bronnen); • Kapvergunning; • Bouwbesluit; Bouwvergunning; • Gebruiksbesluit; Gebruiksmelding (brandveilig gebruik); • Wet Bodembescherming; • Omgevingsvergunning; • Regelingen m.b.t. gevaarlijke stoffen; • Gemeentelijke verordening; Evenementenvergunning; • Waterwetvergunning (ten gevolge van activiteiten door huurder); • Horecavergunning; • Wet voorkoming misbruik chemicaliën (Wvmc); • Uitvoeringswet verdrag chemische wapens.


131

H

VERHUUR Facilitaire norm NEN 2748


1 Huisvesting

• (Aan)huur

1.1



1.1.1 Gebouw


Deze dienstverlening bestaat uit maatwerk en omvat werkzaamheden op het gebied van verhuur van ruimtes en gebouwen. Hieronder vallen alle werkzaamheden op het gebied van verhuur welke buiten het Huisvestingsplan* en het Zomerprogramma** vallen. *Huisvestingsplan: dit plan geeft voor de middellange en lange termijn inzicht in de mogelijkheden en potentie van het vastgoed in relatie tot de ambities van de HvA op het gebied van onderwijs, onderzoek en valorisatie. **Zomerprogramma: in de zomervakantie worden de HvA-gebouwen voor het volgende collegejaar waar nodig aangepast met voorzieningen die aansluiten op de onderwijsbehoefte volgens het Huisvestingsplan, zowel vanuit gebruik als techniek.

Verhuur van ruimten en gebouwen vindt alleen plaats indien wordt voldaan aan een aantal voorwaarden welke zijn beschreven in de Regeling Ruimtegebruik. Deze regeling is nog in ontwikkeling. Zo is verhuur aan externe partijen alleen mogelijk indien er ruimte beschikbaar is, die niet voor onderwijsdoeleinden is bestemd of wordt gebruikt. Afhankelijk van het doel van het gebruik van de ruimte, worden separate voorwaarden besproken en vastgelegd.

Maatwerk • Managen van verhuurbewegingen vanuit het Huisvestingsplan en het Zomerprogramma. • Verhuren van locaties van externe verhuurders.


Tarief

Wijze van betalen

Maatwerk verhuur

N.o.t.k.


Wijze van aanvragen Deze dienstverlening kan alleen schriftelijk worden aangevraagd bij de Servicedesk. Een aanvraag kan alleen worden gedaan door de budgethouder of facilitair contactpersoon.

Leveringsvoorwaarden Afhankelijk van het doel van het gebruik van de ruimte, worden voorwaarden besproken en vastgelegd. Doel van het gebruik kan een studenten- of medewerkersvoorziening (bijvoorbeeld een boekwinkel) betreffen of de partij in kwestie is een gelieerde partij met gedeelde activiteiten met onderwijs.

132


H



8.30 - 22.00 uur

Vrijdag

8.30 - 17.00 uur

Zaterdag

9.00 - 14.00 uur



133

H

WEBCOLLEGES Facilitaire norm NEN 2748









Een webcollege is een digitale opname van onderwijs of andere activiteiten (bijvoorbeeld gastsprekers of eenmalige evenementen) met als doel deze plaats en tijdonafhankelijk terug te kunnen zien. Daarnaast kunnen opnames worden gemaakt met behulp van een livestream. Livestream is een live uitgezonden hoorcollege of evenement die tegelijkertijd vanaf eigen PC of laptop, bijvoorbeeld thuis of op een andere plek buiten de collegezaal te zien is. Naast het opnemen van reguliere webcolleges op locatie is het ook mogelijk kennisclips of zogenaamde flitscolleges in de studio te laten opnemen. Hierbij is geen publiek aanwezig. Deze vorm wordt vooral gebruikt voor het opnemen van korte instructies rond afgebakende onderwerpen. De dienst Webcolleges wordt geleverd door Bureau Onderwijslogistiek (BOL).

Basis dienstverlening • Regie, video-opname en nabewerking van de opname. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het ondersteunende onderwijsmateriaal, bijvoorbeeld een PowerPoint presentatie. • Advies over het gebruik van licht en geluid en aanwijzingen aan de docent. • Advies aan de decentraal functioneel beheerder om het college zo optimaal mogelijk op te nemen. • Integraal online beschikbaar stellen van de webcolleges op www.webcolleges.hva.nl.

Extra informatie • De beeldschermverhouding van de film is 16:9. • Bij een filmopname wordt gebruik gemaakt van één camera, één microfoon en één bron voor ondersteunend materiaal. • Een opname van een college met behulp van een recorder. Naast PowerPoint kunnen hierbij ook andere soorten media worden gebruikt. • Het opgenomen ruwe materiaal wordt bewerkt en daarna gepubliceerd op www.webcolleges.hva.nl. Alleen bezitters van een HvA-ID kunnen webcolleges bekijken. (tenzij anders aangevraagd). • Alle publicaties worden binnen 2 werkdagen per link terug gekoppeld naar de decentraal functioneel beheerder en/of key user.

Kwaliteitsafspraken ( KPI –Kritische Prestatie Indicatoren) Omschrijving

KPI

Publicatie met link voor key user/decentraal functioneel beheerder

2 werkdagen

Bevestiging aanvraag dienstverlening

2 werkdagen na aanvraag


Tarief

Wijze van betalen

Basis dienstverlening webcolleges

Totaal tarief € 121,91 per rekeneenheid aantallen webcolleges


134


H

Gebruiker betaalt dienstverlening/maatwerk Key users en/of decentraal functioneel beheerders hebben de mogelijkheid om extra diensten aan te vragen met betrekking tot webcolleges. Onderstaande extra diensten kunnen worden aangevraagd: • PowerPoint presentaties toevoegen en/of verwijderen. • Opgenomen scènes verwijderen/inkorten. • Leveren van extra microfoons. • Inzetten van extra camera’s. • Videoproducties als voorlichtings-, instructie- en promotiefilms.


Tarief

Wijze van betalen

Gebruiker betaalt dienstverlening webcolleges

€ 40,- per uur

Via doorbelasting

Gebruik van meerdere camera’s (maatwerk)

Tarief op aanvraag

Via doorbelasting

De minimum af te nemen tijd is een uur.

Wijze van aanvragen De procedure voor het aanvragen van een webcollege kan per domein verschillen. Neem daarom contact op met de functioneel beheerder of key user van je domein. De decentraal functioneel beheerder en/of key user van het domein draagt zorg voor de aanvragen. Medewerkers vanuit het onderwijs kunnen bij hen verzoeken tot aanvragen indienen.

Leveringsvoorwaarden • Standaard aanvragen dienen 20 werkdagen van tevoren via [email protected] ingediend te worden. De dienst Webcollege bevestigt binnen 2 werkdagen de uitvoer van de ingediende aanvragen. • Last minute aanvragen kunnen tot 5 werkdagen voor uitvoer aangevraagd worden via [email protected]. Levering van deze dienst kan niet gegarandeerd worden. • De opnames worden binnen 2 werkdagen na de opname gepubliceerd. De key user ontvangt de link en geeft het webcollege voor publicatie vrij.

Extra informatie Communicatie over de aanvragen vindt uitsluitend via de decentraal functioneel beheerder en/of key user plaats.


135

H

136


FACILITY SERVICES PRODUCTEN- EN DIENSTENCATALOGUS CREATING TOMORROW

Recommend Documents