Procontrol Worktime for Windows Munkaidő-nyilvántartó szoftver

Procontrol ® Worktime for Windows Munkaidő-nyilvántartó szoftver

Kezelői kézikönyv

Verzió: 1.12 2008

© 2008. Procontrol Electronics Ltd. Minden jog fenntartva. A Worktime, a Workstar, a WtKomm a Procontrol Electronics Ltd. hivatalos terméknevei. A dokumentumban található védjegyek a bejegyzett tulajdonosok tulajdonát képezik. A Procontrol Electronics Ltd. fenntartja ezen dokumentum szerzői jogait: a dokumentumot a vásárló vállalaton kívüliek részére sokszorosítani, módosítani, publikálni – akár részben, akár egészben – csak a szerző előzetes írásbeli engedélyével szabad. A Procontrol Electronics Ltd. bármikor megváltoztathatja a dokumentumot és a szoftvert anélkül, hogy erről tájékoztatást adna ki. A Procontrol Electronics Ltd. nem vállal felelősséget a szoftver vagy dokumentáció pontosságáért, valamely konkrét alkalmazásra való, megfelelősségéért vagy használhatóságáért.

Licensz szerződés A szoftver megvásárlásával az ügyfél jelen szerződést elfogadja. 1. Használati jog leírása és korlátozott szavatosság Ezt a szoftvert szerzői jogi törvény és nemzetközi szerzői jogi egyezmény védi. Ezért úgy kell kezelni, mint egy könyvet, azzal a kivétellel, hogy használat céljából a szoftver számítógépre másolható, róla archiváló másolatok készíthetők, de kizárólag biztonsági másolatként az Ön befektetett munkájának megőrzése érdekében. Egymást követően bármennyi ember használhatja, és szabadon átvihető egyik számítógépről a másikra vagy egyik munkahelyről a másikra, amennyiben kizárható az a lehetőség, hogy a szoftvert egy időben egynél több személy használja. Amint egy könyvet sem tud két ember két különböző helyen egyazon időben olvasni, ugyanígy ezt a szoftvert sem használhatja két különböző személy két különböző helyen egyazon időben a Procontrol engedélye nélkül (ezzel megszegné a Procontrol szerzői jogát). 1.1. További felhasználók Amennyiben a felhasználók számát növelni kívánjuk, akkor minden egyes felhasználó számára egy különálló szoftvercsomagot kell vásárolnunk. További lehetőség a hálózatos használati jog, több-felhasználós változat vagy további felhasználói jogok megvásárlása. A szoftvert egy időben használó személyek száma nem lépheti túl a szoftvercsomagban vagy engedélyben (Szoftver licensz) megadott jogszerű felhasználók számát (ellenkező esetben a szoftvert nem „úgy kezelnék, mint egy könyvet"). A jogszerű felhasználók számát nem növeli az, ha a Procontrol több fajta tárolóeszközt tartalmazó csomagot értékesít. 1.2. A szoftver átruházása A szoftver használatának jogát csak a Procontrol írásos hozzájárulásával ruházhatjuk át egy másik személyre, amennyiben az egész szoftvert, tehát a lemezeket, a csomag teljes dokumentációját (ezzel a leírással együtt) átadjuk, valamint minden további másolatot átadunk, illetve megsemmisítünk. A szoftver átruházása után nincs jogunk a további használathoz, és az a személy, akinek a szoftvert átadtuk, a szerzői joggal a nemzetközi szerzői jogi egyezménnyel és ezzel a leírással összhangban használhatja azt. Az „upgrade" változatként vásárolt szoftver az eredeti Procontrol által fejlesztett szoftverrel együtt egyetlen terméknek tekintendő. Például az eredeti szoftver és az „upgrade" nem használható külön más-más felhasználók által egyazon időben, és nem lehet különkülön átruházni őket a Procontrol írásbeli engedélye nélkül.

A Procontrol bármikor megváltoztathatja a dokumentumot és a szoftvert anélkül, hogy erről tájékoztatást adna ki. A Procontrol nem vállal felelősséget a szoftver vagy dokumentáció pontosságáért, valamely konkrét alkalmazásra való megfelelőségéért vagy használhatóságáért. 2. Korlátozott szavatosság Az eredeti vásárlástól számított 90 napon belül a Procontrol szavatolja, hogy a tárolóeszközök és a dokumentáció minden gyártási, illetve anyaghibától mentesek. Ha a szavatossági időn belül a Procontrol értesítést kap valamilyen gyártási vagy anyaghibáról, és ezt a jelzést helyénvalónak találja, akkor a hibás eszközt vagy dokumentációt kicseréli. A TERMÉKET CSAK AKKOR KÜLDJE VISSZA, HA MÁR FELVETTE A KAPCSOLATOT A PROCONTROL VEVŐSZOLGÁLATÁVAL. Ez a korlátozott szavatosság kizárólag és mindössze a hibás tárolóeszköz, illetve dokumentum kicserélésére vonatkozik és nem foglalja magában illetve nem terjed ki semmilyen más jellegű kár megtérítésére. Különösen is vonatkozik ez profitveszteségre, adatvesztésre, a szoftver használatának korlátaira, bármilyen közvetlen vagy közvetett veszteségre. A korlátozás érvényes továbbá arra az esetre is, ha a Procontrolt külön tájékoztatták a kár bekövetkeztének lehetőségéről. A Procontrol kártérítési kötelezettsége a vásárló vagy bármely harmadik személy felé nem haladhatja meg a szoftvercsomagért, illetve a szoftver használati jogáért valóságosan kifizetett árat - függetlenül az igény jogcímétől. A PROCONTROL EGYÉRTELMŰEN KIZÁR BÁRMELY MÁS, KIFEJEZETT VAGY HALLGATÓLAGOS SZAVATOSSÁGOT, JÓTÁLLÁST VAGY MEGÁLLAPODÁST; KÜLÖNÖSEN IS BÁRMELY SZAVATOSSÁGOT VAGY JÓTÁLLÁST MEGHATÁROZOTT CÉLRA VALÓ FELHASZNÁLHATÓSÁGRA VAGY ELADHATÓSÁGRA NÉZVE. BÁRMELY MÁSÉRTELMŰ FELTÉTEL KI VAN ZÁRVA. A Procontrol semmiképpen sem szavatolja vagy felel a szoftver, illetve a dokumentáció „hibamentességéért", vagy hogy a fogyasztó egyedi igényeinek, szükségleteinek, vagy követelményeinek megfelel. Minden esetben a hallgatólagos szavatosság, felelősség, megállapodás vagy más feltétel a fizikai hordozókra és dokumentációra korlátozódik és a korlátozott szavatosság 90 napjára érvényes. A Procontrol nem felelős, nem vállal semmilyen garanciát olyan termékekre, tárolóeszközökre, szoftverekre és dokumentációkra nézve, amelyeket nem a Procontrol állított elő vagy szállított, mint például egy harmadik cég terméke, mely a Procontrol szoftverének felhasználásával készült, vagy Procontrol programot, illetve állományt tartalmaz.

1.3. A szerzői jogok 3. Záró rendelkezések A Procontrol Electronics Ltd. fenntartja a termékeihez fűződő dokumentumok szerzői jogait: a dokumentumot a vásárló vállalaton kívüliek részére átadni, sokszorosítani, módosítani, publikálni – akár részben, akár egészben - csak a szerző előzetes írásbeli engedélyével szabad.

Ennek a leírásnak a tartalmát kizárólag írásban, a Procontrol erre felhatalmazott képviselőjének és a vásárlónak az aláírásával lehet megváltoztatni. Amennyiben ennek a leírásnak bármely pontja érvényét veszti vagy alkalmazhatatlanná válik, az nem érinti a többi pontok érvényességét és alkalmazhatóságát. Amennyiben valamely

jogorvoslat nem érte el eredeti célját, a felelősségvállalás korlátai és a kártérítési határok a korlátozott szavatosságban leírtak szerint érvényben maradnak. Ezt a leírást a magyar törvények szerint kell értelmezni és alkalmazni. Ez a leírás meghatározott jogokkal ruházza fel a vásárlót, aki más jogokkal is rendelkezhet, melyek országonként eltérőek. Az itt meghatározott jogokon kívül a Procontrol minden jogot fenntart.

•

Kizárólag Öné a felelősség, hogy támogatást, szolgáltatást, upgradet, technikai vagy más jellegű segítséget nyújtson az Ön által készített program használóinak, akik nem jogosultak igénybe venni a Procontrol szolgáltatásait és segítségét.

•

Az Ön programjainak használatából, sokszorosításából és terjesztéséből eredő kártérítési igényekért Ön áll jót, a Procontrol vagy a vele kapcsolatban álló cégek, illetve szállítók nem.

•

Programjait ennek a Procontrol terméknek engedélyezett, regisztrált példányával készítheti el.

•

Az Ön programja nem állhat mindössze a csomagban lévő forráskód-könyvtárakból, kódokból, újraértékesíthető részekből vagy más állományokból, illetve azok bármelyikéből.

•

Az Ön programja általánosságban nem lehet versenytársa, illetve helyettesítője semmilyen Procontrol fejlesztői programnak, vagy annak a Procontrol terméknek, amelyet Ön a programjainak elkészítéséhez felhasznál, nem lehet operációs rendszer, továbbá (amennyiben Procontrol adatbázis-termék) nem lehet általános célú interaktív információ-kezelő vagy adatbázis-fejlesztő környezet vagy program.

•

Minden Procontrol könyvtár, forráskód, újraértékesíthető rész és más állomány a Procontrol kizárólagos tulajdona marad.

•

Az Ön által végrehajtott módosításoktól függetlenül, a Procontrol által kifejezetten újraértékesíthetőnek minősített állományokon kívül semmilyen fájl sem terjeszthető (ez különösen is vonatkozik a Procontrol forráskódokra és a többi nem végrehajtható állományra). Ez a használati jog nem engedi meg azon állományok forráskódjának visszafejtését, amelyeket a Procontrol kizárólag végrehajtható (exe) formában értékesített, továbbá ezen állományok forráskódjának a sokszorosítását, módosítását, használatát vagy terjesztését.

•

Ha a fentiek másképp nem rendelkeznek, a szerzői jogi törvényben, nemzetközi egyezményben és a Procontrol Használati jog leírása és korlátozott szavatosságában szereplő további követelmények érvényben maradnak.

•

Ha Ön más feltételekkel kívánja terjeszteni lefordított programjainak példányait vagy az újraértékesíthető részeket, kérjük, vegye fel a kapcsolatot OEM szabadalmi osztályunkkal.

4. Fejlesztői termékek használati jogának további meghatározásai A Procontrol termékei - beleértve az ebben a csomagban levőt is egy vagy több forráskód-könyvtárat is tartalmazhatnak, melyekkel az Ön saját felhasználói programjainak fejlesztését kívánjuk elősegíteni. A Procontrol termékek továbbá tartalmazhatnak forráskódot is, vagy a forráskód-könyvtárakban, vagy mintaprogramként. A szerzői jogi törvényben és a Procontrol Használati jog leírásában megállapított jogok alapján ezt a szoftvert úgy kell használni, mint egy könyvet. A Procontrol a szerzői jog hatálya alatt feljogosítja Önt arra, hogy ezeket a könyvtárakat és forráskódokat az alább leírtak szerint használja, amennyiben az ebben a leírásban szereplő összes feltételnek eleget tesz. 4.1. Lefordított programok A csomagban lévő Procontrol szoftverrel - beleértve bármely forráskód-könyvtárat és forráskódot, amelyet ebből a célból tartalmaz a termék - Ön megírhatja és lefordíthatja saját felhasználói programjait. Amennyiben Ön engedélyezett, regisztrált használója ennek a terméknek, akkor használhatja, sokszorosíthatja, eladhatja vagy továbbadhatja azokat a programjait, amelyeket ennek a terméknek a felhasználásával írt, kizárólag végrehajtható (exe) formában, minden további használati engedély vagy díj nélkül, az ebben a leírásban szereplő feltételekkel. 4.2. A lefordított programokra és az újraértékesíthető részekre vonatkozó általános feltételek A következő feltételek mellett érvényes a leírásban Önre ruházott használati jog, amely alapján Ön elkészítheti saját lefordított programjait valamint értékesítheti azokat és az újraértékesíthető részeket:

•

•

Az Ön által készített összes programon szerepelnie kell egy érvényes szerzői jogi jelzésnek - vagy az Ön saját jelzésének, vagy a Procontrol szerzői jogi jelzésének, amely a csomagban lévő lemezek eredeti címkéjén áll. A Procontrol nem vállal további szavatosságot bármely személy felé a csomag eredeti vásárlójának nyújtott Korlátolt szavatosságon túl.

1. fejezet Bevezetés

1.

fejezet

Bevezetés

Üdvözöljük a Procontrol ügyfeleként! Köszönjük, hogy a Procontrol elektronikus munkaidő-nyilvántartó rendszere mellett döntött! A Procontrol Electronics Ltd. profilja a mikroelektronikai fejlesztés és gyártás, beléptető- és munkaidő - nyilvántartó rendszerek, személy-beléptető forgóvillák és forgókapuk, ügyfélhívó rendszerek, ipari folyamat -irányító-, és adatgyűjtő rendszerek gyártása és telepítése. A Procontrol mérnökirodája egyedi műszaki kutatást-fejlesztést végez, a cég vállalja ipari termékek fejlesztését és sorozatgyártását is. A Procontrol Electronics Ltd. az 1980-as évek közepe óta foglalkozik az automatizált munkaidő-nyilvántartás területével, termékeit az összegyűjtött tapasztalatok és a számos elégedett felhasználó javaslatai alapján fejlesztette ki, és fejleszti ma is. A rendszerek hardver és szoftver részét egyaránt a Procontrol gyártja. Rendszereink Magyarország számos vállalatánál üzemelnek, kis létszámú műhelyektől országos telephelyhálózattal rendelkező nagyvállalatokig. Reméljük, hogy termékeinket és szolgáltatásainkat Önök is megelégedéssel fogják használni.

Procontrol Worktime for Windows

5


A munkaidő-nyilvántartás alapjai Minden főnökök álma, hogy alkalmazottait akkor is felügyelni tudja, mikor ő maga személyesen nincs jelen. Az álom, íme, megvalósult! A munkaidő-nyilvántartó rendszer segítségével a munkáltató mindig tudja, ki, mennyi időt töltött a munkahelyén, mikor érkezett és távozott, mikor hiányzott. Rajtaütésszerű ellenőrzést végezhet, hogy adott pillanatban ki van bent a munkahelyén. A Procontrol Electronics munkaidő-nyilvántartó rendszerének segítségével kiküszöbölheti a problémát, amitől minden főnök szenved: ha nincs otthon a macska, cincognak az egerek. A munkaügyi jogszabályok is kötelező érvénnyel előírják a munkavégzésről vezetett számadás pontos vezetését, amely leggyakrabban manuális módszerrel, ún. jelenléti ív vezetésével valósul meg. A papíralapú nyilvántartás azonban sok munkával jár, gyakran elmarad, valamint a regisztrált adatok megbízhatósága sem mindig kielégítő. A Procontrol Electronics Ltd. által kifejlesztett Worktime munkaidő-nyilvántartó program elektronikus adatrögzítő terminálok – ún. blokkolóórák – valamint egy IBM PC-kompatíbilis számítógép segítségével lehetővé teszi a vállalatnál dolgozók munkaidejének pontos és kényelmes nyilvántartását. Az elektronikus nyilvántartás előnyei: •

kezelése egyszerű, kevés időt igényel

•

megbízható képet ad a dolgozók minden egyes mozgásáról

•

lecsökkenthető a munkahelyi hiányzások és késések száma

•

javul a munkavégzési fegyelem

•

rugalmas munkaidő esetén folyamatosan ellenőrizhető a munkaidő-egyenleg

•

a túlórák kimutatásával az ösztönzési rendszer alapjait teremtheti meg

•

a jelenléti ívek – óraszalagok – a bérszámítás alapjául szolgálhatnak

•

nagymértékben könnyíti a munkaügyes kolléga munkáját


6


A Worktime munkaidő-nyilvántartó rendszer alapelemei A Procontrol elektronikus munkaidő-nyilvántartó rendszerének alapjai: •

Elektronikus blokkolóórák, amelyeken a dolgozók a be- és kilépéseiket regisztrálhatják (Workstar vagy iGuard típusok)

•

Blokkolókártyák, amelyekkel a dolgozók azonosítják magukat a blokkolóóráknál (lehet vonalkódos, mágnescsíkos, Wiegand rendszerű vagy proximity kártya)

•

Feldolgozó számítógép (IBM PC-kompatibilis)

•

Összeköttetés a blokkolóórák és a feldolgozó számítógép között (lehet közvetlen kábelkapcsolat, modemes telefonkapcsolat, ethernetes TCP/IP hálózati összeköttetés)

•

Worktime feldolgozóprogram

A munkaidő-nyilvántartó rendszer blokkolóórái képesek elektromos ajtózár vagy sorompó vezérlésére, ezáltal beléptető funkciót is elláthatnak. A csak a blokkolás után nyíló ajtó javítja a telephely biztonságát, és rákényszeríti a dolgozókat a blokkolásra.


7


A Worktime program változatai Az igények minél jobb kielégítése érdekében a Worktime programnak több alváltozata is létezik. Ezen változatok működése és kezelése alapvetően igen hasonló, csak egyes jól körülhatárolt pontokban térnek el egymástól: Alapváltozat – Standard: •

Képes több telephelyet kezelni: a dolgozók besorolása kétszintű, első szinten telephelyekbe, majd azokon belül osztályokba sorolhatók be. Amennyiben csak egy telephely van, a telephelyre sorolás egyértelmű és automatikus.

•

Modemen is képes a blokkolóórákkal kapcsolatot tartani: a blokkolóóra és a számítógép közötti közvetlen kábelezés mellett a helyi vagy nyilvános telefonhálózatot is használhatjuk kommunikációra. A blokkolóóra és a központi számítógép között így tetszőleges távolság áthidalható.

•

Alkalmas ethernetes TCP/IP hálózati összeköttetésen keresztül kapcsolódni a blokkolóórákhoz, ami nagy földrajzi kiterjedésű rendszereknél is folyamatos adatszolgáltatást tesz lehetővé.

Hálózatos változat – Net: Az alapváltozat számítógép-hálózatokon is üzemelő, többfelhasználós bővítése. •

A programot több munkaállomásról, egyidejűleg több felhasználó is működtetheti. A felhasználókhoz eltérő beállítások és jogosultsági körök rendelhetők. Így megkülönböztetünk o teljes jogú (minden adathoz hozzáférnek és módosíthatnak) o korlátozott adatmódosítási jogú (csak egyes osztályok adatait módosíthatják) o listázási jogú (az összes vagy bizonyos osztályok listázása) felhasználói jogköröket.

•

Képes egy rendszeren belül többféle blokkolóóra-típus (a Workstar különböző változatai, iGuard) kezelésére, az adatok közös nyilvántartásba helyezésére.

Azt, hogy Ön melyik programváltozattal rendelkezik, a Worktime indító képernyőjén, vagy a kezdő képernyő Program / Névjegy menüpontján olvashatja el. Ez a kezelői útmutató mindkét programváltozathoz felhasználható. A programváltozatok eltéréseit a kézikönyvben jelezzük.


8


A kézikönyv használata Ez a kézikönyv részletesen tartalmazza a Worktime for Windows program használatával és működtetésével kapcsolatos összes információt. Összeállításánál a könnyű érthetőséget tűztük ki célul, hogy Önnek a Worktime for Windows használata során minél kevesebb nehézsége legyen. A könyv fejezetekre oszlik, melyek fejezetpontokra tagolódnak. A fejezetek felosztása és sorrendje a program telepítésének, használatának, felügyeletének természetes sorrendjét követi. A könyvben gyakran találunk utalásokat másik fejezetekre, fejezetpontokra. Az eligazodás megkönnyítésére a kézikönyv végén részletes tartalomjegyzék található. A kézikönyv teljes átolvasása nem mindenki részére szükséges. A program legtöbb szolgáltatásának felhasználói igénybevételéhez elegendő az alábbi fejezetek megismerése (ebben a sorrendben): 1. Bevezetés 4. A Worktime for Windows felépítése és kezelése 7. Cégszervezet, avagy a törzsadatok 8. Blokkolóórák, kommunikáció 9. Mozgásadatok 10. Listázások A kézikönyvben számos helyen ismertetünk olyan szolgáltatásokat, amelyek csak egyes programváltozatokban és opciók esetén működnek, máshol teljesen hiányoznak, vagy másképp viselkednek. Ilyenkor igyekeztünk ezt a tényt kihangsúlyozni. A Worktime kézikönyv mellett még a következő elemekből áll a rendszer dokumentációja: •

Telepítési adatlap Az Önök konkrét munkaidő-nyilvántartó rendszerének egyedi adatait tartalmazó adatlap. Szerepel rajta a blokkolóórák típusa, száma, csatlakoztatásuk módja, a telepített Worktime program verziószáma és opciói.

•

Blokkolóórák használati utasítása A blokkolóórák kezelését ismertető dokumentum.

A Procontrol munkatársai készséggel várják a munkaidő-nyilvántartó rendszer bármely elemével vagy e kézikönyvvel kapcsolatos kérdéseit vagy javaslatait. A kapcsolatfelvétel módjait a Kapcsolat a gyártóval c. fejezetben találja meg.


9

2. fejezet Hardverkövetelmények

2.

fejezet

Hardverkövetelmények

A Worktime program futtatásához és kielégítő sebességű működéséhez legalább az alábbi paraméterekkel rendelkező számítógép szükséges: •

IBM PC/AT-kompatíbilis számítógép

•

Pentium III processzor

•

Memóriaigény: 256 Mbyte memória

•

Winchester (merevlemez), legalább 250 MByte szabad hely

•

Nyomtatáshoz: Windows-kompatíbilis tintasugaras, mátrix- vagy lézernyomtató

•

Windows 2000, XP, 2003, 2008, Vista operációs rendszer

•

Magyar rendszerbeállítások: 852-es kódlap, magyar billentyűzet

•

Képernyőfelbontás: minimum 1024 x 768 pixel

•

Kapcsolat a blokkolóórákkal: A különböző követelményeknek megfelelően többféle kapcsolati megoldás létezik, eltérő rendszerkövetelményekkel: o közvetlen kábelkapcsolat (RS232 vagy RS485) esetén: egy szabad, működő soros port (pl. COM2) o USB-csatoló, átalakítóval o modemes telefonkapcsolat esetén: DOS-kompatíbilis modem (min. 33600 baud, hibajavítással), szabad telefonvonal o ethernetes TCP/IP hálózati összeköttetés esetén: Ethernet kártya, Ethernet hálózat, statikus IP-címek, Win95/98 operációs rendszer o Rádiós modem a 433 Mhz frekvenciatartományban

Egyes opciók esetén a fenti hardver/szoftverkövetelmények módosulhatnak. A fenti követelmények az ajánlott minimális konfigurációt tartalmazzák, gyorsabb számítógép, nagyobb memória eseten a program működése gyorsabb lesz.


10

2. fejezet Hardverkövetelmények A szükséges lemezhely mérete a tárolt adatok mennyiségének függvényében a megadottnál lényegesen nagyobb lehet, akár 100 Mbyte fölé is nőhet. Mivel az adatbázis mérete folyamatosan módosul, a szabad lemezhelyet rendszeresen szükséges ellenőrizni.

Worktime-on kívüli követelmények A munkaidő-nyilvántartó rendszer megfelelő működéséhez a lekérdező számítógép és a Worktime szoftver mellett szükség van még a következőkre: •

Megfelelően felszerelt és beüzemelt blokkolóórák

•

Blokkolókártyák

•

A dolgozók megfelelő felvilágosítása

•

Worktime programot kezelő személy


11

3. fejezet Telepítés, a program előkészítése használatra

3.

fejezet

Telepítés és a program előkészítése használatra

Telepítés A telepítési folyamat során egy számítógépet alkalmassá teszünk a Worktime program futtatására. Erre csak egyszer, a program legelső használata előtt van szükség. Amennyiben az Ön számítógépén már üzemel a Worktime, ezt a fejezetet kihagyhatja. A telepítés bizonyos esetekben igényelhet némi számítástechnikai jártasságot, ezért célszerű a rendszergazda segítségével elvégezni. (A telepítés leírásának folyamatában a későbbiekben néhol már említeni fogom a Worktime által használt fogalmakat. Amennyiben ezek jelentésének már ott utána szeretne nézni, lapozza fel az 5. fejezetet.) Az alábbi lépések szükségesek a Worktime beüzemeléséhez: 1. A hardver és szoftver követelmények meglétének ellenőrzése, szükség esetén a hiányzó követelmények biztosítása Lásd az előző fejezetet (Hardverkövetelmények) 2. A számítógép és a blokkolóórák közötti hardverkapcsolat kialakítása Ezt a lépést a Procontrol munkatársai a blokkolóórák üzembe helyezése során megteszik. Amennyiben Ön maga készíti el az összeköttetést, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a Procontrol hardverrészlegével! (A kézikönyv végén, a Kapcsolat a gyártóval c. fejezetben megtalálja a kapcsolatfelvétel módjait, címeinket, telefonszámainkat.) A szükséges anyagok és eljárások a körülményektől (távolság, épület, kábelezés módja) függően erősen különbözőek.


12

3. fejezet Telepítés, a program előkészítése használatra 3. A rendszerdátum és idő ellenőrzése A munkaidő-nyilvántartó rendszer működéséhez szükséges a számítógép órájának megfelelő beállítása. Mivel a blokkolóórák is a számítógép idejét veszik át, a hibás rendszeridő hibás adatszolgáltatást eredményezhet. •

A számítógép órája beállításának módja a következő: a képernyő jobb alsó sarkában, a rendszertálcán látható a rendszeridő, a módosításhoz ezen kell kettőt kattintani.

4. A programfájlok és a kiinduló törzsadatok rendszerre másolása Indítsa el az Intézőt, és a Worktime CD-ről indítsa el a WfWTelepit.exe fájlt. Vagy Tegye be a Worktime CD lemezt a számítógép CD-ROM meghajtójába, és adja ki a következő parancsot (pl. a Start menü Futtatás menüpontjának választásával): D:WfWTelepit Ez a parancs a számítógép D: jelű CD-ROM meghajtójáról feltelepíti a Worktime programot a megadott alkönyvtárba. Amennyiben a CD-ROM meghajtó jele különbözik ezektől (pl. J: ), akkor a parancsot megfelelően módosítani kell, de ezek a legtöbb esetben megfelelnek. A telepítőprogram kézen fogva vezeti önt. Első tanácsa, hogy minden más futó alkalmazást zárjon be, mielőtt továbblép a telepítésben. Ha ezt nem teszi, a mentetlen adatok elveszhetnek. Először arra a kérdésre kell válaszolnia, hogy melyik mappába szeretné telepíteni a Worktime for Windows programot. Célszerű a winchesterre, a C: könyvtárba tenni, pl. C:\Program Files\Worktime for Windows. (Ekkor a telepítő a Program Files könyvtárban készít egy Worktime for Windows mappát, és oda másolja a program részeit.) Ha ezt a célkönyvtárat megadta, a többi kérdés – mint pl. a parancsikonkészítés – már csak a felhasználó kényelmét szolgálja. A program hálózati, megosztott merevlemezre is telepíthető, de a programot ekkor is egyszerre csak egy számítógépről indíthatják el. 5. Parancsikon készítése a Worktime részére Könnyen készíthet parancsikont a program részére. A telepítő program futása közben megkérdezi, hogy hozzon-e létre ilyen file-t, és ott automatikusan elkészíttetheti azt. Abban az esetben, ha ezt elmulasztotta, de később mégis szeretné pótolni, tegye a következőt: Kattintson a jobb egérgombbal a Windows alapképernyőjén egy olyan helyre, ahol nincsenek ikonok. A megjelenő menüben válassza ki az Új/Parancsikon pontot. Megjelenik a Parancsikon létrehozása párbeszédablak. Itt írja be, vagy tallózza ki a program elérési útját, amit a futtatáskor megadott, pl.:


13

3. fejezet Telepítés, a program előkészítése használatra C:\Program Files\Worktime for Windows A Tovább gomb megnyomása után lehetősége van megadni a nevet, ami az ikon alatt szerepeljen. (Az alapértelmezett névként a fájl neve szerepel.) Ha a Befejezésre kattint, néhány másodperc múlva megjelenik az asztalon az új parancsikon. 6. A Worktime elindítása Történhet pl. •

az előző pontban létrehozott parancsikonnal,

•

a Start menü Futtatás pontjánál.

Ilyenkor a program elindul és teljes funkcionalitással működik, de még néhány telepítési lépés hátravan. FONTOS! A papíralapú felhasználói leírás első lapján található színes licenszmatricán található Regisztrációs kód és Licenszszám megadása nélkül a program 30 nap után leáll! Ezért javasolt ezeket az adatokat már az első használatkor megadni (Program menü / Regisztrációs kód megadása)! Ha nem találja a licenszmatricát, jelentkezzen a gyártónál. (A hálózatos verzió telepítésénél felmerülő egyéb tudnivalókról lejjebb olvashat) 7. A program paramétereinek beállítása A program működését befolyásoló beállítások, az ún. paraméterek (pl. nyomtatótípus, ebédidő-levonások) eredetileg egy alapértelmezett állapotban vannak. Telepítéskor szükséges, hogy a program paramétereit az Ön igényeinek megfelelően állítsa be. (A program kezeléséről a 4. fejezetben olvashat, a paraméterek beállításának módját és a paraméterek jelentését a 6. fejezet tartalmazza.) 8. A blokkolóórákkal való kapcsolat beállítása, ellenőrzése A blokkolóórák és a számítógép közötti adatátvitel a munkaidő-nyilvántartó rendszer egyik sarkalatos pontja, ezért mindenképpen célszerű kipróbálni. A beállítás és ellenőrzés lépései: •

Blokkolóórák beállításai A program paramétereivel együtt történik, a 6. fejezet tartalmazza.

•

A Blokkolóórák lekérdezése menüpont elindítása Az ezzel kapcsolatos tudnivalókat a 8. fejezet tárgyalja.

•

A megjelenő üzenetek figyelemmel kísérése


14

3. fejezet Telepítés, a program előkészítése használatra 9. A törzsadatok feltöltése A program gyakorlatilag üres adatbázissal kerül telepítésre, ezért a használatba vétel előtt fel kell tölteni a törzsadatokat. (A program kezelésének általános kérdéseivel a 4., a törzsadatok bevitelének mikéntjével a kézikönyv 7. fejezete foglalkozik részletesen.) A törzsadatok feltöltésénél ügyelni kell a sorrendre. A különböző törzsek függenek egymástól, hivatkoznak egymásra, ezért feltöltésük logikai sorrendje a következő: 1. Mozgási jogcímek esetleges módosítása, bővítése (Mozgásadatok / Mozgáskód) 2. Munkarendek felvitele (Cégszervezet / Munkarendek) 3. Telephelyek, osztályok felvitele (Cégszervezet / Szervezeti karbantartás) 4. Dolgozók felvitele (Cégszervezet / Dolgozótörzs) Amennyiben ettől a sorrendtől eltér, a program esetleg nem fog megfelelően működni. A törzsadatokat nem csupán a telepítéskor szükséges beírni, hanem a későbbiek során bekövetkező változásokat (pl. új dolgozók felvétele) is rögzíteni kell. A Worktime programban található egy ellenőrző rész, amely minden programindításkor lefut. Ilyenkor megvizsgálja a program, hogy a szükséges adattáblák közül melyek állnak rendelkezésre, és szerkezetileg megfelelnek-e a program által támasztott követelményeknek. Szükség esetén megváltoztatja a táblák szerkezetét. Néhány táblát, ha üresen talál, alapértelmezett adatokkal tölt fel. Ezek a táblák a következők: •

Mozgáskódok

•

Telephely

•

Osztály

•

Munkarendek

Nagy létszámú dolgozótörzs és sok osztály esetén a törzsadatok kézi feltöltése hosszú, fárasztó munka lehet. Amennyiben a szükséges adatok már egy másik programrendszerben, nem titkosított formában rendelkezésre állnak, a Procontrol – megfelelő felmérés után – vállalkozik a törzsadatok automatizált feltöltésére. A törzsadatok folyamatos frissítése is megoldható ilyen módon. A fenti eljárás befejeztével a Worktime készen áll a használatra. Amennyiben nehézségek jelentkeztek a telepítés során, segítségére lehet a Lehetséges telepítési problémák és megoldásuk c. következő alfejezet. Amennyiben az ott leírtak sem vezettek eredményre, vegye fel a kapcsolatot a Procontrol Electronics Ltd.-vel, a szoftver készítőivel. (12. fejezet / Kapcsolat a gyártóval)


15


Hálózati verzió telepítése A Worktime program hálózati verziójának telepítésekor is ugyanúgy kell eljárni, mint az alapváltozatnál, de néhány feltételt meg kell teremteni. A többfelhasználós hálózati verziónál megkülönböztetünk szervert és munkaállomást. A szerverre kell csak felinstallálni a programot, ott tárolja az adattáblákat, felhasználói adatokat, stb. Telepítéskor úgy kell megválasztani a program könyvtárát, hogy a munkaállomásokról is el lehessen érni azt. Telepítés után minden munkaállomáson helyezzünk el egy a szerveren található programkönyvtárra mutató parancsikont, és ezzel futtathatjuk is a programot. Hálózatos programváltozatnál az első indításkor megjelenik a Felhasználó azonosító megadása ablak. Itt a program kér egy azonosítót. Itt megadhat bármilyen tetszőleges felhasználói azonosítót. Az először megadott azonosító automatikusan teljes jogkörrel rendelkező felhasználót fog jelölni. A jelszót megváltoztathatja, illetve új felhasználókat vehet fel a Hálózat / Felhasználók karbantartása menüpont alatt (lásd 12. fejezet)


16


Lehetséges telepítési problémák és megoldásaik A Worktime program telepítése általában zökkenőmentes, azonban mindegyik számítógép különbözik, ezért adódhatnak nehézségek. A következőkben ezek megoldásához adunk segítséget. •

•

Ha a rendszerdátum/idő nem állítható át, illetve rendszeresen átállítódik: •

a rendszergazda letiltotta az időállítás lehetőségét és/vagy a számítógépünk egy hálózati szervertől veszi át az időt. Vegye fel a kapcsolatot a rendszergazdával.

•

Ön olyan számítógéppel rendelkezik, amelyiknek hibás a rendszerórája. Cserélje ki a számítógépet!

A telepítő CD lemez nem olvasható A telepítőlemezek gondos olvashatósági és vírusellenőrzésen esnek keresztül. Ennek ellenére előfordulhatnak olvasási problémák. •

A telepítő floppy \2PLD alkönyvtárában megtalálható a telepítőkészlet második példánya. Az itt található programot indítsa el!

•

Próbálja meg a lemezt egy másik számítógép CD-meghajtójával beolvasni Ha azzal sikeres, a programot hálózaton vagy más módszerrel át kell küldeni az eredeti számítógépre.

•

•

A Worktime programfájlok nem másolhatók fel •

Ellenőrizze, hogy a megadott merevlemezen van-e elegendő szabad hely. A szükséges lemezhely-értéket a 2., a Hardverkövetelmények c. fejezet tartalmazza.

•

Elképzelhető, hogy a rendszergazda korlátozta a lemezre írás lehetőségét. Lépjen vele kapcsolatba a korlátozás enyhítése / feloldása érdekében!

A Worktime program felmásolás után nem indul el •

•

Ellenőrizze a hardverkövetelmények meglétét!

Nincs kapcsolat a blokkolóórákkal Forduljon a Blokkolóórák, kommunikáció c. (8.) fejezet Lehetséges adatátviteli problémák és megoldásaik pontjához.


17


Telepített rendszer áthelyezése másik számítógépre Bizonyos esetekben (pl. számítógép korszerűsítése) szükség lehet egy már telepített és üzemelő Worktime rendszer másik számítógépre költöztetésére. Az alábbiakban ehhez adunk segítséget. A Start menü Beállítások / Vezérlőpult / Programok hozzáadása ikonra kattintva megnyílik a Programok hozzáadása tulajdonságai ablak. Az ablak alsó részén található listában válassza ki a Worktime for Windows-t, és dupla kattintással, vagy a Telepítés / Eltávolítás gombra kattintással elindul a program eltávolítása. Ezután telepítse újra a programot arra a számítógépre (abba a könyvtárba), ahova szeretné. Miután ez megtörtént, a program régi könyvtárában található állományokat másolják át az új helyre. Ez azért fontos, mert ezek többnyire a program működése szempontjából fontos adattáblák, amelyek a dolgozók, munkarendek, mozgási jogcímek, stb. adatait tartalmazzák, tehát kiemelt figyelmet érdemelnek. A szoftver átmásolása még nem elegendő a teljes, pontos működéshez. Ehhez szükség van a blokkolóórák lekérdezéséhez szükséges kommunikációs eszközök, illetve kábelek átcsatlakoztatására az új számítógépre, a blokkolóóra-kommunikációval kapcsolatos paraméterek esetleges módosításához az új számítógép igényeinek megfelelően, és a blokkolóóra– számítógép kapcsolat ellenőrzésére.

Fontos: A Worktime program egyfelhasználós változatát csak egy számítógépen jogosult üzemeltetni.


18

4. fejezet A Worktime for Windows felépítése és kezelése

4.

fejezet

A Worktime for Windows felépítése és kezelése

A Worktime program használata során alapvetően három különböző üzemmódot, állapotot különböztetünk meg. Ezek a következők: •

Menük

•

Adattáblázatok

•

Adatbeviteli képernyők

A program kezelésének technikáját a fenti három üzemmód elsajátításával egészen megismerhetjük. Fontos: A Worktime fejlesztése során a lehető legkönnyebb kezelhetőséget tűztük ki célul, használata különösebb előképzettséget nem igényel. Azonban a dokumentációban és a programban is lépten-nyomon feltételezünk bizonyos alapfokú számítástechnikai ismeretet, ami szükséges a megértéshez: például a funkciógomb, kurzorvezérlő gomb, a kurzor fogalma, a nulla és az O betű közötti különbség fontossága. Amennyiben Ön nem rendelkezik ilyen ismeretekkel, forduljon a megfelelő szakkönyvekhez vagy tanfolyamokhoz.


19


A program elindítása és a kilépés módja Kattintson kétszer az egér bal gombjával a Worktime parancsikonra:

A programból a főmenü „Kilépés!” menüpontjával, vagy az ESC gomb megnyomásával tud kilépni. A programból lehetőleg mindig így lépjen ki, a program futtatása közben a számítógépet ne kapcsolja ki.

Menük A Worktime program irányítása menürendszer segítségével történik. A menük a választható programszolgáltatások listáját tartalmazzák. Windows alatt többnyire az egér segítségével szoktak dolgozni az emberek, de a menüpontok kiválasztását természetesen billentyűzet segítségével is megoldhatjuk. A menüpontok között az az aktuális – az van kiválasztva –, amelyik a többitől eltérő, kiemelt színnel olvasható. A menük kezelésekor használható nyomógombok: •

Le / Fel kurzorvezérlő gombok: a menüpontok között a kijelölő jelet mozgatják le ill. fel

•

Jobbra / Balra kurzorvezérlő gombok: a főmenüben mozoghat vele

•

PgUp / PgDn: a lista legelső, ill. legutolsó pontját jelölik ki

•

Enter: az éppen kijelölt menüpont elindítása, kiválasztása

•

A főmenü egy menüjét kiválasztani alapállapotból az Alt + a menücím aláhúzott betűjével lehet. Ezen belül minden menüpont kiválasztásakor már csak az aláhúzott betűt kell lenyomni.


20


Menürendszer felépítése: A menürendszer kiindulása a főmenü, amely az alábbi képen látható.

A Worktime program sikeres elindítása után mindig a főmenü jelenik meg. A főmenüből választhatjuk ki a gyakrabban használt programfunkciókat, illetve újabb almenükbe térhetünk be. A programasztalon lévő grafikus gombokkal a program legtöbb és mindegyik fontosabb funkciója elérhető, de amelyek nem kerültek fel az asztalra, azokat is mind megtalálja a legördíthető menüben.


21

4. fejezet A Worktime for Windows felépítése és kezelése A főmenü és almenüi: Blokkolóórák

•

Szervezeti hierarchia

•

Blokkolóórák lekérdezése

•

Munkarendek dolgozói

•

Blokkolóórák beállítása

•

Ünnepnaptár

•

Olvasók beállítása

•

Dolgozótörzs

•

Futási napló

•

Kommunikációs napló

•

Blokkolóórák

Mozgásadatok •

Mozgásadatok szerkesztése

•

Mozgásszerkesztési napló

•

Mozgáskódok

•

Beállítások

•

Hónapzárás

•

Export

•

Árva mozgások táblája

•

Mozgásadatok archiválása, törlése

Program

o Mozgásadatok ASCIIállományba o Diagram

Cégszervezet •

Dolgozótörzs

•

Szervezeti karbantartás

•

Munkarendek

•

Munkarendnapló

•

Ünnepnaptár

•

Kártyanapló

•

Területek / zónák

Listázások •

Mozgásesemények listája

•

Hibás blokkolások

•

Napi hiányzások

•

Balanszszámítás

•

Jelenléti ív

•

Pillanatnyi jelenléti ív (Evakuálási lista)

•

Mozgáskódok


o Excel-export o Bérprogram részére o WADAT.DAT exportálása •

Táblák indexelése

•

Névjegy

•

Online frissítés

•

Hibajelentés küldése

•

Regisztrációs kód megadása

Hálózat •

Felhasználók karbantartása

•

Elérendő osztályok beállítása

•

Aktív felhasználók listázása

•

Belépések és kilépések naplózása

•

Vendégek nyilvántartása

Kilépés

22


Adattáblázatok: Az adattáblázat szolgál a Worktime által tárolt törzsadatok és/vagy mozgásadatok képernyőn történő megjelenítésére. Az adattáblázatok könnyen használható és áttekinthető megjelenítési formák, egyszerre számos információ megtekintésére adnak lehetőséget. A következő ábrán egy adattáblázatot láthatunk:

Az adattáblázat vízszintes sorokból és függőleges oszlopokból áll, az egyes adatokat tartalmazó területeket celláknak hívjuk, amelyeket vonalak határolnak el. Sok oszlop illetve sor esetén a táblázat vízszintesen és függőlegesen is nagyobb lehet a képernyő méreténél, ezért gyakran csak az adatok egy része látható rajta, a táblázat többi részét a gördítősáv nyilaival érheti el. A képernyőn látható cellák közül az az aktuális, amelyiknek színe ki van emelve, eltér a többi cella színétől. Az aktuális cella mindig látható a képernyőn. Az adatbeviteli képernyőket az alábbi nyomógombokkal kezelhetjük: •

Le / fel / jobbra / balra kurzorvezérlő gombok: az aktuális cella mozgatása a megfelelő irányba, ameddig el nem érjük a táblázat határait

•

Ctrl + jobbra / balra: jobbra/balra görgeti a táblázatot (ha szélesebb a képernyőnél)

•

PgUp / PgDn: egy képernyőnyit ugrik a táblázatban fölfelé ill. lefelé

•

Ctrl + PgUp / PgDn: a táblázat legelejére/legvégére ugrik


23


Funkciógombok Az adattáblázatok alatt kivétel nélkül megjelenik egy 1-2 soros felsorolás, néhány gomb, ami a táblázatban használható funkciókat tartalmazza. A funkciók rövid megnevezése mellett látható az adott funkció eléréséhez használható billentyű jele is. Az elérhető funkciók – a menükhöz hasonlóan – eltérhetnek a dokumentációban szereplőktől. A funkciógombok, és az azokkal elérhető programfunkciók változók és széles körűek, ezeket a konkrét programrész tárgyalásánál fogjuk ismertetni.

Üres vagy hiányosnak tűnő táblázatok Bizonyos esetekben a táblázatból látszólag eltűnnek bizonyos sorok, sőt csak egy sor látható. Ilyenkor a felfelé nyíllal vagy a PgUp gombbal a táblázatban előre lépve az eltűntnek vélt sorok ismét láthatóvá válnak: a táblázat megvolt, csak az eleje nem volt látható. Az adattáblázatok lehetnek üresek (például ha még nem vettünk fel egy dolgozót sem, akkor a dolgozók táblázata üres), de ilyenkor egy üres sor mindig megjelenik. Amennyiben legalább egy tényleges adatelemet felveszünk, akkor ez az üres sor eltűnik.


24


Adatbeviteli képernyők Az adatbeviteli képernyők – nevüknek megfelelően – szöveges, numerikus, illetve dátumadatok megadására szolgálnak. A következő ábrán egy jellegzetes adatbeviteli képernyőt látunk:

Az adatokat tipikusan soronként külön-külön, egy magyarázó szöveg utáni kiemelt területre írhatjuk be. Ezeket a kiemelt területeket adatbeviteli mezőknek nevezzük. Az adatokat mindig az aktuális mezőbe írhatjuk be. A mezők közül az az aktuális, ahol a kurzor villog. (A mezők között nemcsak az egérrel, a tabulátor gombbal is mozoghatunk.)

Alapértelmezések Az adatbeviteli képernyők néhány mezője már a megjelenésekor is tartalmaz adatot. Ezek az alapértelmezés szerinti értékek. A legtöbb esetben ezek az értékek megfelelnek, csak akkor módosítsuk őket, ha konkrétan tudjuk, hogy mi a célunk a módosítással.

Beviteli formátumok Egyes adatbeviteli mezők rögzített formátumúak, mindig tagoló jelekkel együtt jelennek meg. Például az időpontok megadásánál az adatbeviteli mező közepén egy kettőspontot találunk, dátumoknál pedig tagoló pontokat az évszám és a hónap, valamint a hónap és a nap között. Ezek a tagoló jelek a mezőhöz tartoznak, módosítani, kitörölni nem lehet őket, céljuk, hogy segítsék a beírást.


25

4. fejezet A Worktime for Windows felépítése és kezelése Nem megfelelő adatok Az adatbevitel során előfordulhat, hogy az egyik mezőt nem lehet elhagyni: ennek oka az, hogy ott olyan adat szerepel, amelyet a program nem fogad el. Ez a következő esetekben következik be: •

egy kötelezően kitöltendő mezőt üresen hagytunk

•

nem megfelelő típusú adatot írtunk be (pl. szám helyére szöveget)

•

dátum helyére érvénytelen dátumot írtunk be (pl. 2001.06.43)

•

olyan adatot írtunk be, ami megsérti az adatbázis szabályait (pl. egy új dolgozót olyan törzsszámmal próbáltunk felvenni, ami már ki van osztva). Ebben az esetben a program egy hibaüzenetben kiírja a problémát

Ezekben az esetekben a mezőbe olyan értéket kell írni, amit a program elfogad.


26

5. fejezet A Worktime for Windows alapjai

5.

fejezet

A Worktime for Windows alapjai

A Worktime alapfunkciói Az alábbiakban a Worktime munkaidő-nyilvántartó program szolgáltatásainak alapvető elemeit ismertetjük. A felsorolás a folyamatok logikai sorrendjét tükrözi, az adatgyűjtéstől az adatszolgáltatásig. Törzskarbantartás A program nyilvántartást vezet a működéséhez szükséges alapadatokról: a telephelyekről, az osztályokról, a dolgozókról, a munkarendekről, a mozgási jogcímekről és a munkaszüneti napokról. Ezen törzsadatok pontos és naprakész vezetése fontos a megfelelő adatszolgáltatáshoz. A törzsadatok fogadása opcionálisan történhet külső forrásból, már meglévő nyilvántartásokból, adatbázisból (pl. munkaügyi információs rendszer) is. A törzskarbantartáshoz tartozó menüpontok: Mozgásadatok menüben

Cégszervezet menüben

•

Mozgásadatok szerkesztése

•

Dolgozótörzs

•

Mozgásszerkesztési napló

•

Szervezeti karbantartás

•

Mozgáskódok

•

Munkarendek

•

Hónapzárás

•

Munkarendnapló

•

Árva mozgások táblája

•

Ünnepnaptár

•

Mozgásadatok archiválása, törlése

•

Kártyanapló

A törzskarbantartás funkciói közül egynek (Mozgásadatok szerkesztése) kiemelkedő jelentősége van, ezért ezt külön tárgyaljuk.


27


Blokkolóórák lekérdezése A Worktime program az önállóan működő blokkolóórák memóriájából „áthozza” a feldolgozó számítógépre a mozgási adatokat, és a saját adatbázisában tárolja azokat. Az adatkommunikációt soros porton keresztül valósítja meg, ha a blokkolóórák közvetlenül a feldolgozó számítógéphez vannak csatlakoztatva, de a távolabb levő blokkolóórákról történő adatátvitelhez modem szükséges. A funkció a Blokkolóórák menüben található. Szükség esetén a blokkolóóra részére is küld adatokat (belépésre jogosult kártyák listája, pontos idő, munkaidő-egyenlegek stb.) Mozgásadatok szerkesztése Valószínűleg ez lesz a program egyik leggyakrabban használt funkciója. A Mozgásadatok menün belül található. Ennek segítségével a blokkolóóráról érkező adatokat meg lehet tekinteni a képernyőn, és szükség szerint módosítani lehet azokat. A módosításokra azért lehet szükség, mert feledékenységből, vagy valamilyen egyéb okból nem megfelelőek a mozgásadatok. Ezt a lehetőséget biztosítani kell a dolgozók védelmében, hiszen pl. igazságtalan lenne, ha valaki azért nem kapna fizetést, mert pl. kiszállt egy ügyfélhez, és lemerült a telefonja, mikor távblokkolni akart. Az adatmódosítás csak lehetőség, de nélküle a program a hibás mozgásadatú dolgozónak nem tud pontos munkaidőt számítani. Ez a funkció jelszóhoz köthető, és a módosított mozgásadatokat a program megjelöli. Balanszszámítás (munkaidőegyenleg-számítás) A program a munkarendben előírt, elméleti ledolgozandó idő és a ténylegesen regisztrált munkaidő közötti különbségből munkaidő-egyenleget, ún. balanszot tud számítani. A balansz megjeleníthető a Workstar blokkolóórák kijelzőjén, így a dolgozók maguk ellenőrizhetik annak alakulását. (A balanszszámítás részletezését lásd az Alapfogalmaknál, a következő fejezetpontban.) A funkciót a Listázások menün belül találhatja meg. Listázások Az összegyűjtött mozgásadatok, valamint a rendszerbe beírt törzsadatok alapján számos kimutatás, lista készíthető, például: •

Jelenléti ív: szintén gyakran használt funkció. A Worktime-ot használó cégek általában ez alapján számítják az (óra)bért. Könnyen áttekinthető, táblázatos formában tartalmazza a dolgozók mozgásait a kívánt időszakra, valamint munkaidejüket naponként és jogcímenként összesítve. Jelzi a munkarend megsértését, és a tényleges munkaidőt összeveti az előírt munkarenddel: a listázási időszakra munkaidő-egyenleget (balan-


28

5. fejezet A Worktime for Windows alapjai szot) számol. Tartalmazhatja a napi tényleges műszakokat és a munkaidő műszakonkénti bontását is. A kézzel írt jelenléti ív modern változata. •

Hibás blokkolások listája: a jelenléti ívhez hasonló táblázatos formában jeleníti meg az egy adott időszakban nem, vagy hibásan blokkoló dolgozókat és esetleges mozgáseseményeiket. A hibás blokkolás esetei: belépés kilépés nélkül, kilépés belépés nélkül, kettős belépés, stb. A programot kezelő adminisztrátor munkáját teszi könnyebbé, mert megmutatja, hogy hol szükséges a mozgásadatok javítása.

•

Napi hiányzások: az adott napon hiányzó dolgozókat sorolja fel. Amennyiben korábban huzamos minősített távollétre (pl. szabadság) mentek, megjeleníti a távollét jogcímét és kezdetét is.

•

Pillanatnyi jelenléti ív: adott pillanatban a vállalatnál tartózkodó dolgozók megjelenítése táblázatos formában. Távollevőknél a távollét oka és kezdete is megtekinthető.

Minden jelentés nyomtatható, és nyomtatás előtt megtekinthető a képernyőn is. (Ha a Beállítások menüben úgy adja meg, akkor az ablakokon levő Nyomtatás gomb előbb mindig a nyomtatási képet mutatja, ha nem, rögtön nyomtat.) A szolgáltatások fenti sorrendje a munkaidő-nyilvántartás munkafolyamatának természetes menetét tükrözi, és e kézikönyv is ebben a sorrendben tárgyalja őket részletesen, a megfelelő fejezetekben.


29


Alapfogalmak A Worktime program kezeléséhez elengedhetetlenül szükséges néhány fogalom tisztázása illetve értelmezése. Balansz (munkaidő-egyenleg) A ledolgozott és a munkarend alapján számítható ledolgozandó idő különbsége. A balansz értéke mindig egy dolgozóra és egy bizonyos időtartamra értelmezhető: tipikusan egy elszámolási időszak (pl. hónap) elejétől a tegnapi napig terjedő időtartamra. Pozitív balansz túlmunkát jelez. (Értéke, óraszáma a túlmunka mennyiségével egyenlő) A 0 balanszú dolgozó az, aki az óráját figyelve áll a blokkolóóra előtt, hogy pontosan 08:00-kor blokkoljon be, és 16:00-kor ki. Ha pedig valakinek negatív a balansza, az azt jelenti, hogy az illető kevesebb időt töltött a munkahelyén, mint amennyit a munkarendje előírt. Az órák abszolút értéke a benntöltött időt jelzi. A negatív balansz jelezhet hibás blokkolást is. Rugalmas munkarendben nagyon fontos adat, és mivel a Workstar blokkolóórák kijelzőjén is megjeleníthető, a dolgozók maguk is ellenőrizhetik alakulását. Elérhető: Listázások / Balanszszámítás, vagy a főmenü ikonjával. Személyenkénti balansz számítását teszi lehetővé a Mozgásadatok szerkesztésén belül található gomb. A Dolgozótörzs megjeleníti a személy adatai között. A Jelenléti ívben a felhasználó adhatja meg, milyen értéknél rosszabb negatív balansszal rendelkezőket akarja kigyűjteni. Balanszátvitel Az elszámolási időszak lezárása, (lásd Hónapzárás) a balansz kezdődátumának átállítása és a balanszok újraindulása nem feltétlenül jelenti azt, hogy a balanszok 0 értékkel indulnak az új időszakban. Az előző időszakból át lehet ugyanis hozni osztályonként és dolgozónként külön beállítható mértékben egy bizonyos pozitív/negatív határig az előző havi balanszot (pl. –10, +15 óra). Az új időszakban ezekkel az áthozott értékekkel indul el a balanszszámítás. Elérhető: Dolgozótörzs / Módosítás. Balanszkorrekció Egyes esetekben – például jutalom vagy büntetés – szükség lehet a balansz értékének közvetlen módosítására. Minden dolgozónál lehetőség van a balanszba történő beavatkozásra egy pozitív/negatív időérték megadásával, amit a program figyelembe vesz, a balansz értékéhez hozzáad. (Ezt a lehetőséget lehetőleg ne használjuk a hibás blokkolások miatt rossz balanszú dolgozók „feljavítására”, inkább javítsuk ki a blokkolásait.) Időszak zárásakor a korrekciók nullázódnak. Elérhető: Dolgozótörzs / Módosítás.


30


Balanszszámítás kezdődátuma A balansz fogalma mindig egy időtartamra vonatkozik, tipikusan egy kezdődátumtól a tegnapi napig. Ha egy dolgozónak nincs konkrétan megadott balanszszámításkezdődátuma, balanszát a munkába állása napjától számítjuk, ha az sincs, a legelső mozgáseseményétől számítjuk. Hónapzárás (lásd lejjebb) után minden dolgozónak az új időszak legelső napjára változik a balanszszámítás kezdődátuma, tehát a balanszok újraindulnak. Blokkolási kötelezettség Alapértelmezés szerint minden, a Worktime program dolgozótörzsében szereplő dolgozótól elvárjuk a rendszeres blokkolást. Amennyiben nem érkezik egy dolgozóhoz mozgásesemény, erősen negatív lesz a balansza: a munkarendben előírt elméleti ledolgozandó idővel szemben nem áll munkában töltött idő. Minden vállalatnál vannak egyes személyek, akik vezető beosztásúak, esetleg nem végeznek rendszeresen munkát, vagy egyéb más okból nem kívánjuk őket bevonni a munkaidő-számítás körébe: ők az ún. „nem blokkoló” dolgozók. Az ő mozgáseseményeiket gyűjtjük és megjelenítjük, de munkaidőt nem számolunk nekik, és a balanszuk is mindig 0 lesz. Ezeket a dolgozókat és mozgásaikat „NB” jellel jelöljük a képernyőn. Minősített jogcímen eltöltött időt viszont számítunk a részükre, tehát pl. a szabadságaikat vezethetjük a Worktime-mal. Azt, hogy egy személytől elvárjuk, hogy blokkoljon, vagy nem, a dolgozó törzslapján adhatjuk meg. (Dolgozótörzs / Módosítás) Dolgozó A blokkolási eseményeket a program szükségszerűen egy dolgozóhoz társítja. A dolgozó törzsszámmal és névvel rendelkezik, a törzsszáma egyértelműen azonosítja őt. A dolgozó fogalma itt széles, mert a tényleges dolgozók mellett dolgozóként szerepelhetnek még külsősök, biztonsági őrök, vendégkártyákhoz rendelhető fiktív dolgozók (látogatók) is. Hátulról minősített jogcím (Előbb lásd: Jogcím) A jogcím fogalmánál tisztáztuk, hogy két mozgásesemény között eltelt idő jogcímét az első mozgásesemény minősítése határozza meg. Van azonban egy kivétel: amennyiben egy normál távozási kilépést egy minősített belépés követ, akkor a belépésnél tett minősítés visszamenőleg lesz érvényes. Példa: ha valaki egyik este hazamegy, de másnap reggel hivatalos ügyet kell intéznie, és ezért csak később érkezik a munkahelyére, lehetősége van megérkezésekor jeleznie, hogy ő hivatalos távolléten volt idáig. A belépés minősítése viszonylag ritka eset, a belépések túlnyomó többsége normál, nem minősített belépés, azaz munkakezdés.


31


Hónapzárás A dolgozók balanszszámításának kezdődátumát tipikusan minden dolgozónak egységesen, egy elszámolási időszak végén módosítjuk: ez az ún. hónapzárás (a Worktime tetszőlegesen hosszú elszámolási időszakokat engedélyez, lehet pl. negyedéves is). Ekkor minden dolgozónak az új időszak legelső napjára változik ez az adat, tehát a balanszok újraindulnak. Elérhető: Mozgásadatok / Hónapzárás, vagy a főmenü ikonjával. Jogcím Ez a fogalom azt mondja meg, hogy a dolgozó hogyan, milyen minősítéssel töltötte el idejét. Példák a jogcímekre: munka, távollét, ebédszünet, hivatalos kiküldetés. A Worktime program akár 30 különböző jogcímet tud kezelni, melyek egy része szabadon átszerkeszthető, és új jogcímek is felvehetők. A jogcímek mindig egy mozgáseseménnyel kezdődnek, és a következő mozgáseseményig tartanak, két mozgásesemény között eltelt idő jogcímét tipikusan az első mozgásesemény minősítése határozza meg. Tehát, ha valaki belép, akkor a normál belépési minősítéssel – azaz a munka jogcímén – tartózkodik bent, függetlenül a bennlétét lezáró kilépés minősítésétől. A Worktime programban a minősítés és a jogcím fogalma nem válik el élesen egymástól, a mozgásesemények minősítései egyben a jogcímek is – hiszen minden minősítés egy jogcímet határoz meg. Elérhető: Mozgásadatok / Mozgáskódok, vagy a főmenü ikonjával Jogcímen eltöltött idő Két mozgásesemény között eltöltött idő. •

Amennyiben egy napon belülre (pontosabban 24 órán belülre) esik a két mozgásesemény, akkor ez az érték a közöttük eltelt percek számával egyezik meg.

•

Ha több nap telik el a mozgásesemények között, akkor a jogcímen eltöltött idő a két mozgásesemény közé eső – munkarendben rögzített – elméleti ledolgozandó idők öszszege: úgy vesszük, hogy amíg a jogcímen volt, pontosan az elméleti időt teljesítette.

A jogcímen eltöltött idő kiszámítását több tényező befolyásolja, köztük az esetleges levonások, a munkarend, az ünnepnaptár, és a jogcím tulajdonságai. Jogcím tulajdonságai A Worktime program a jogcímek mellé beállításokat is társít, amik meghatározzák a kérdéses jogcím kezelését, az azon töltött idő kiszámítását. (Módosítás: Mozgásadatok/Mozgáskódok) •

Feldolgozott: meghatározza, hogy a jogcímet figyelembe vesszük-e, számolunk-e rá időt.


32

5. fejezet A Worktime for Windows alapjai •

Igazolt (más néven: fizetett vagy ledolgozott): a jogcímek egyik fontos tulajdonsága, hogy ledolgozottnak (fizetettnek / igazoltnak) minősülnek-e. A benntöltött idő, a hivatalos távollét és a kiküldetés tipikusan ilyen jogcím.

•

Lehet több napos: A jogcímek egy része jellegénél fogva egy napon belül értelmezhető (24 órán belülre esik a kezdete és a lezárása). Egynapos jogcím tipikusan a munkavégzés, a magán távollét vagy az ebéd. A jogcímek másik része azonban hosszú, több napig is tarthat: ilyen pl. a szabadság, a betegállomány, a kiküldetés.

•

Eleje lehet tört nap / vége lehet tört nap: Többnapos jogcímek további pontosítására szolgáló paraméterek. Az „eleje lehet tört nap” azt szabályozza, hogy ha egy többnapos jogcím kezdete (a kezdő mozgáseseménye) nem a munkarend szerinti munkakezdésre vagy az elé esik (tört nap), akkor a kérdéses első napot figyelembe vegyük-e a jogcímen töltött idő kiszámításakor. A „vége lehet tört nap” a jogcím utolsó napját szabályozza. Példa: a betegség jogcím többnapos jogcím, és a legtöbb esetben csak egész napokat töltünk rajta. De előfordulhat, hogy valaki napközben lesz rosszul, és a munkaidő vége előtt kilép betegség minősítéssel. A betegség jogcím „eleje lehet tört nap” kapcsolója szabályozza, hogy ilyen esetben a munka befejezte és a munkaidő vége közötti időre számítsunk-e betegség jogcímet.

• Lehet hátulról minősített: meghatározza, hogy a mozgáskód jogcímét befolyásolhatják-e a hátulról minősítések. Jogosultságok A dolgozótörzs adatai között (Cégszervezet / Dolgozótörzs) és a blokkolóórák tulajdonságainál (Blokkolóórák beállítása) is megtalálhatjuk a jogosultságokat. Ezeket a dolgozó ill. a blokkolóóra felvételekor adjuk meg, de később is lehet rajtuk változtatni. Jogosultságokról akkor van értelme beszélni, ha a blokkolóóra kapu, ajtó, sorompó, vagy más egyéb nyitását engedélyezi, kulcsként funkcionál. Alapértelmezésben minden blokkolóóra 0 jogosultságú, vagyis nem néz jogosultságot, nem értelmezi ezt a fogalmat. Tehát alapértelmezésben nincs szigorítás rajta, minden dolgozó átmehet az általa irányított ajtón. Ha azonban a Beállítások / Kommunikációban a Mindenki jogosult belépni a 0 jogosultsági szintű órába kapcsolót kikapcsoljuk, akkor csak az óra telephelyén dolgozók mehetnek át, mindegy, hogy milyen jogosultságúak. Az 1-től 5-ig terjedő jogosultsági fokok megszűrik a belépőket. Ha a blokkolóóra pl. 3-as jogosultsági fokú, akkor csak a 3-as jogosultságú dolgozókat engedi át. Minden blokkolóórának csak egy jogosultsági foka lehet. A fokozatok nem hierarchikusak! A jogosultságok nem függnek össze, egyik nem jelent tágabb hatalmat, mint a másik. Az, hogy valaki engedélyezett belépni a 4-es jogosultsági szintre, még nem jelenti azt, hogy a 2-esre vagy a 3-asra beléphet. Ha azt akarom, hogy azok is engedélyezzék, a dolgozó adatainak beállításánál külön-külön be kell jelölnöm a jogosultsági szinteket. A nagyfőnök, akit minden blokkolóóra átenged, mind az öt jogosultsággal rendelkezik.


33

5. fejezet A Worktime for Windows alapjai OPCIÓ! Ha az ilyen egyszerű jogosultsági rendszernél nagyobb tudásúra volna szüksége, akkor a nagyobb beléptető rendszerekhez ajánlva elérhető a Worktime programhoz az opcionális ERM magasszintű jogosultságkezelő modul, amivel időzónánként, jogcsoportonként, cégenként (osztályonként) korlátozható a belépési jogosultság. Kártyaszám A dolgozó által használt blokkolókártyán található 4 vagy 5 jegyű számot nevezzük kártyaszámnak. Ez egyértelműen azonosítja a kártyát. A kártyaszám csak számokból állhat, és az elején 0 jegyekkel kell kitölteni. A Worktime program alaphelyzetben nem követeli meg a kártyaszámok használatát. Azt feltételezi, hogy a blokkoláskor használt kártya kártyaszáma megegyezik a kártyatulajdonos törzsszámával. Kártyaszámokat csak akkor szükséges beírni, ha ez a feltételezés nem teljesül (például elvesztette a kártyát, és ideiglenesen egy másik kártyát kapott). Megadása, módosítása lehetséges a Cégszervezet/Dolgozótörzsben. Az ujjlenyomat-olvasásra épülő iGuard blokkolóóráknál a kártyaszám megegyezik a törzsszámmal: ez a dolgozó egyetlen azonosítószáma. A Worktime programba az iGuard beállításakor használt dolgozószámot kell beírni, a szám elejét 0-kkal kiegészítve: pl. a 23-as dolgozó a Worktime-ban 00023 törzsszámon és 00023 kártyaszámon legyen beírva. Ledolgozott idő Ledolgozottnak minősülő jogcímeken eltöltött idő – levonásokkal csökkentett – összege. Két fő részből áll: a ténylegesen a munkahelyen töltött idő (ami minden esetben fizetett), valamint a minősített jogcímek azon része, amelyek fizetettek (fizetett távollétek, pl. kiküldetés). A ledolgozott időt tipikusan érintő levonások az ebédidő, a peremidőn túl végzett munka (szigorú peremidő esetén), a műszakon kívül végzett munka (kötött munkarend esetén). Minősítés A mozgásesemény egyik lehetséges tulajdonsága, meghatározza, hogy a dolgozó mivel foglalkozik ezután. Példák a minősítésekre: kilépés ebédre, kilépés magán eltávozásra, kilépés szabadságra, belépés hivatalos távollétből. A mozgásesemények túlnyomó része nem minősített, hanem ún. normál mozgásesemény: ezek a munkakezdés (normál belépés) és a távozás (normál kilépés). (Bizonyos szempontból ezek is minősítések, de a gyakoriságuk miatt nem nevezzük őket annak.) A minősítést a blokkolóórán, a kártyakezelés során egy megfelelő gomb megnyomásával lehet megadni. Leggyakrabban a kilépéseket minősítjük – pl. kilépek ebédelni –, de a belépéseket is lehet minősíteni: lásd lejjebb a hátulról minősített jogcím fogalmát.


34

5. fejezet A Worktime for Windows alapjai Mozgásesemény A dolgozó által a blokkolóórán rögzített be-, vagy kilépés. A mozgásesemények meghatározó adatai: kártyaszám, dátum, idő (óra:perc), irány (be vagy ki), minősítés (lásd az előző fogalmat), a blokkolás helye. A Worktime a mozgásesemények időrendi sorozatából – a mozgásesemények között eltelt időből – számítja ki a dolgozók munkaidejét, amennyiben ez a sorrend logikus: pl. kilépés után belépés következik. Mozgáseseményt – ha adottak a hardverfeltételek, vagyis van számbillentyűzet az órán – a blokkolóóra számbillentyűzetén, valamint a Worktime programban is lehet rögzíteni. (Elérhető: Mozgásadatok / Mozgásadatok szerkesztése, Mozgásszerkesztési napló) Munkarend A dolgozó számára előírt munkavégzési időterv. A munkarend tipikusan egy előre rögzített, szabályosan ismétlődő beosztás, ami leggyakrabban egy hétre szól, de a Worktime támogatja a nem szabályos hosszúságú (3–14 napig), illetve a több (2–3) műszakos – többhetes – beosztásokat is. •

A munkarend legfontosabb adata az elméleti idő: ez napokra lebontva meghatározza, hogy milyen hosszú munkavégzés van előírva az adott napra (tipikusan 8 óra). (Az elméleti idő más néven a ledolgozandó idő.) Rugalmas munkarend esetén a kezdő és záró időpontok kevésbé fontosak, inkább az időtartam hossza számít.

•

Ezen felül megadható a törzsidő, ami a munkahelyen való kötelező bennlétet szabályozza. Ez egy vagy két időintervallum, amiken belül mindenkinek dolgoznia kell. Aki ezt megsérti, az a jelenléti íven egy jelzést kap („Törzsidő”).

•

Viszonylag ritkán használt munkarendi beállítás a peremidő, ami a munkahelyen való benntartózkodás legtágabb határait szabályozza: ezen időintervallumon belül lehet dolgozni, aki ennél tovább van bent, azt jelezzük a jelenléti íven, valamint levonjuk a munkaidejéből (szigorú peremidő).

Az osztályoknak is van munkarendjük: ez a munkarend lesz az ebbe az osztályba sorolt dolgozók alapértelmezett munkarendje. Ettől az alapértelmezett munkarendtől az egyes dolgozóknál el lehet térni. Statisztikák A Program menü három exportálással kapcsolatos funkcióját hívjuk statisztikáknak: Mozgásadatok ASCII-állományba, Diagram, Excel export. Szervezeti besorolás A dolgozókat az elhatárolás megkönnyítésére szervezeti egységekbe soroljuk be. A szervezeti egységek kétszintűek: telephelyek, és azon belül osztályok képezik a szervezeti felosztást. Ha megadni, módosítani akarjuk, elérhetjük a Cégszervezet menüből: Szervezeti karbantartás, vagy a főmenü ikonjával.


35

5. fejezet A Worktime for Windows alapjai Minden dolgozót be kell sorolni pontosan egy szervezeti egységbe. Törzsszám A dolgozóhoz rendelt 4 vagy 5 jegyű törzsszám, egyértelműen azonosítja a dolgozót. Egy dolgozónak csak egy törzsszáma van, és több dolgozónak nem lehet ugyanaz a törzsszáma. Ha a cég munkaügyi osztálya használ dolgozószámokat, akkor célszerű azokat használni. A törzsszám csak számokból állhat, és az elején 0 jegyekkel kell kitölteni. (A nulla és az O betű nem egyenértékű!) Megadása, módosítása lehetséges a Cégszervezet / Dolgozótörzsben. Ünnepnaptár A Worktime program a szabályos, egy hetes periódusú munkarendek esetén a számítógép naptára alapján állapítja meg, hogy egy bizonyos dátum milyen napra esik, és ebből következik az, hogy egy napon hogyan és mennyit kellene dolgozni. Vannak azonban olyan esetek, amikor a hét napjainak szabályos sorrendje megváltozik, például ünnepek alkalmával. A Worktime programban beépítve szerepelnek az állandó dátumú magyar ünnepnapok (január 1., március 15., május 1., augusztus 20., október 23., december 25. és 26.), és ezeken a napokon nem számít ledolgozandó időt. Egyes ünnepek viszont változó dátumúak (pl. húsvét hétfő, pünkösdhétfő), valamint előfordulnak munkanapcserék is (pl. szombaton szerdai munkarend szerint kell dolgozni). Ennek megfelelően a program tartalmaz egy naptártáblázatot is, ahol minden napra egyedileg beállítható az adott dátum munkarendi napja. (Bővebben lásd a 63. oldalt.) Elérhető: Cégszervezet / Ünnepnaptár, vagy a főmenü ikonjával


36

6. fejezet Beállítások

6.

fejezet

Beállítások

A Worktime számos beállítást, paramétert tartalmaz annak érdekében, hogy az eltérő körülményeknek és igényeknek megfeleljen: ezek módosítják a program működését, a számítások módját. Ezek a paraméterek a program telepítése során, annak egyik utolsó lépéseként kerülnek beállításra, a program használata közben csak kivételesen módosítjuk őket. A program paraméterei a telepítéskor felvesznek egy ún. alapértelmezett értéket. Ez a beállítás úgy lett meghatározva, hogy az esetek többségében a rendszer kipróbálásához megfelel. A programbeállítások területei: •

Rendszerparaméterek

•

Blokkolóórák konfigurálása

Fontos: A Worktime beállításait körültekintően változtassa meg. Nehezen kinyomozható, rejtélyes programműködéshez vezethet egyes paraméterek át nem gondolt, vagy véletlen megváltoztatása. Ajánlott, hogy egy paraméter megváltoztatása előtt írja fel az eredeti értéket, és próbálja ki a program működését az újjal: így szükség esetén visszatérhet az eredeti állapothoz.

Rendszerparaméterek A program működését meghatározó alapadatok. Számos területre kiterjednek, köztük a nyomtatásra, a munkaidő kiszámítására, a blokkolóórákkal való kommunikációra. A rendszerparamétereket a Program / Beállítások menüpontban érhetjük el, vagy a főképernyőn található ikonra kattintással. A menüpont kiválasztása után egy adatbeviteli képernyő jelenik meg, amelyen hat különböző kategóriába vannak felosztva a beállítási lehetőségek (címeik a felül levő füleken láthatóak). Az elsőként megjelenő kategória a Pihenőidők.


37


1. Pihenőidők Ide kerültek a pihenőidőkkel (pl. ebédidőkkel) kapcsolatos beállítások. A program egy napra három pihenőidő megadását engedélyezi. Meg kell adni az intervallumot, amin belül elmehetnek a dolgozók, például ebédszünetre, és azt az időt, amennyit maximálisan távol maradhatnak egy ilyen szünet alatt. A lehetséges három pihenőidőből nem szükséges mindet használni, sőt, ha egy cégnél nincsenek pihenőidők, akkor egyet sem kell megadni. Abban az esetben, ha nem töltjük ki a pihenőidő hosszát (nem az intervallumot!), akkor magát az intervallumot tekinti ennek a program. Minden pihenőidőhöz tartozik egy Fizetett (lásd: 32. o.) jelölőnégyzet, amely meghatározza, hogy az eltöltött időket fizetett munkaként kell-e kezelnie a programnak, vagy nem fizetett távollétnek. A következő paraméterek beállítására van még lehetőség: •

’Kilépés ebédre’ mozgáskódja (amennyiben van): alapértelmezésben az ebédkilépésnek nincs külön mozgáskódja. Egyszerű 11 (Normál kilépés) és 01 (Normál belépés) van csak, ezekkel határozza meg a déli kilépés kezdetét és végét. De mivel lehet új mozgáskódokat felvenni, meg lehet adni – bár nem szükséges – a ’Kilépés ebédre’ mozgáskódját is. Ha ez megtörtént, még mindig eldönthetem, használom-e, vagy hagyom a beállítást „Nincs”-en. De ha bármelyik beállításnak is fel kell használnia – lásd később: pl. Normál kilépést elfogadjon ebédszünetként, Ebédszünet időrendi sorrendben történő kiszámolása (nem a kódok prioritása alapján) –, itt meg kell adni. Ennek a mozgáskódnak megkülönböztetett szerepe van, mivel az ebédidők elszámolásakor lehet, hogy csak ezt fogadjuk el. Ha nem így van, akkor is számít, tehát fontos kiemelni.

•

A munkarendek elméleti idejéből levonjuk a fenti szüneteket: ha ez be van kapcsolva, akkor az általános pihenőidőknél megadott perceket levonja a munkarend elméleti idejéből.


38

6. fejezet Beállítások Példa: Pistának a munkarendje szerint 08:00-ra kell bejönnie dolgozni, 8 órás munkára. Pihenőidőnek meg van adva a 11:00-tól 15:00-ig tartó tartományban egy 30 perces szünet. Ebben az esetben a munkarendben 08:00-tól 16:30-ig kell megadni az elméleti időt, hogy a 8 és fél órából fél órát levonva megmaradjon a ledolgozandó idő, a nyolc óra. •

Normál kilépést elfogadjon ebédszünetként: meghatározza, hogy egy Normál kilépés blokkolást elfogadjon-e, mint ebédszünetre való távozást. Azoknál a cégeknél, ahol az ebédelésnek nincs külön mozgáskódja, hanem csak a 11-es kódot használják, ezt a paramétert be kell kapcsolni.

•

Ebédszünet időrendi sorrendben történő kiszámolása (nem a kódok prioritása alapján): akkor számít az értéke ennek a paraméternek, ha több mozgáskódot is elfogadunk, mint pihenőidőre való kilépést. Ha tágabb intervallum van megadva egy pihenőidőnek, mint amennyi az azon belül pihenésre szánható idő (perc), akkor a program vagy időrendi sorrendben számolja ki az ebédidőket, vagy a kódok prioritása szempontjából. Ha ez itt be van kapcsolva, akkor a pihenőidő intervallumában történt első ki- majd belépést veszi ebédidőnek. Ha kikapcsolja, az ebédre kilépés kódja elsőbbséget élvez mindegyik kódhoz képest.

•

Ki kell tölteni az ebédszünet hosszát: azt határozza meg, hogy a dolgozónak szükséges-e annyi időt eltölteni ebédszüneten, mint amennyi meg lett határozva. Ha kikapcsoljuk, a megadottnál kevesebb időt is elfogadunk neki. Ha be van kapcsolva, akkor a fogyókúrázó rosszul jár, mert ebben az esetben levonjuk a beállított pihenőidőt, akár ebédelt, pihent, akár nem.

•

Ebédszünet intervallumán kívüli ebédblokkolásokat is elfogadja: azt határozza meg, hogy ha egy dolgozó a pihenőidő intervallumán belül nem ment el ebédelni, vagy nem töltötte ki teljesen a hosszát, miközben a beállítások szerint ezt meg kellene tennie, akkor azok az ebédblokkolások, amelyek az intervallumon kívül történtek, számítsanak-e ebédszünetnek.


39

6. fejezet Beállítások 2. Listázások Azon paraméterek kerültek ebbe a csoportba, amelyek a listázások, jelentések (jelenléti ív, napi hiányzások, hibás blokkolások, balanszszámítás, stb.) működését, eredményét befolyásolják. Az ide tartozó opciók: •

A nem blokkoló dolgozók minősített mozgásait kezelje: a nem blokkoló dolgozóknak nem számítunk balanszot, de ha itt bekapcsoljuk, nyilvántarthatjuk és kiszámolhatjuk a minősített mozgásaikat, illetve az ezeken a jogcímeken eltöltött idejüket.

•

A jelenléti íven szerepeljenek a nem blokkoló dolgozók: jelenléti ív készítésekor a képernyőn vagy nyomtatásban megjelenjenek-e a nem blokkoló dolgozók?

•

Minősített mozgáskódot felülbírálhat hátulról minősítéssel: alapesetben a hátulról minősítések minősített mozgáskódokat nem bírálhatnak felül, de ennek a paraméternek a bekapcsolásakor ez is megtörténhet.

•

A teljesen mozgás nélküli emberek is jelenjenek meg jelenléti íven: megadhatjuk, hogy azon dolgozók, akiknek a vizsgált intervallumon nincs mozgásuk, felkerüljenek-e a jelenléti ívre. •

A napi hiányzást is jelenítse meg hibás blokkolások listája: a hibás blokkolások listáján olyan mozgásesemények szerepelnek, ahol logikailag össze nem illő blokkoláspárok találhatók. Például az illető belépett reggel, de nem lépett ki, csak másnap reggel látható újra belépése. Ha egy dolgozó nem megy be dolgozni, vagy egyszerűen elfelejt egész nap blokkolni, akkor napi hiányzóként kerül nyilvántartásba, de ettől függetlenül az a hibás/hiányzó blokkolások listájába is bekerülhet.

•

A jelenléti íven szerepeljenek a nem aktív dolgozók: a jelenléti ívet mindig egy intervallumra készítik el. Ez általában a legutolsó befejezett hónap szokott lenni. Ha időközben egy dolgozó elhagyta a céget, de a neve még megtalálható a nyilvántartásban (ő egy ilyen nem aktív dolgozó), akkor nem szükséges az ő jelenléti ívét is elkészíteni.


40


•

A jelenléti íven is jelenjen meg a balansz: a jelenléti íven minden dolgozó mozgásai után összegzést ír ki a program. Itt dönthetjük el, hogy a dolgozók balanszértékeit megjelenítsük-e.

•

Nem kell telephelyet kiválasztani a listából, mindig az összeset kéri: listázások készítésekor lehetőség van a feldolgozandó dolgozók szűrésére. Ezt telephely, illetve azon belül osztályok alapján tehetjük meg. Ha be van kapcsolva ez a paraméter, akkor a program automatikusan az összes dolgozót feldolgozza, ellenkező esetben jelentések készítése előtt ki kell választanunk, hogy mely csoporttal szeretnénk dolgozni.

•

A hétvégi munkát külön jelöljük a jelenléti íven: lehetőség van arra, hogy a hétvégén (szombat, vasárnap) végzett munkát külön jelöljük. Ilyenkor a jelenléti íven egy új sor jelenik meg, amely a hétvégi munkaidőt mutatja. Ezt levonja a program a ledolgozott munkaidőből.

•

Mozgások hiányában mozgásadatok szerkesztésénél üres táblázat jelenjen meg: ha mozgásadatok áttekintésekor a vizsgált dolgozó adott intervallumon belül nem rendelkezik mozgáseseménnyel, és többnapos jogcímmel sem (pl. betegség), akkor alapértelmezésben minden napra kiírja a program, hogy napi hiányzás. Itt megadhatjuk, hogy ilyen esetekben ne írjon ki semmit, csak az üres táblázatot jelenítse meg. Ez könnyebbé, gyorsabbá teszi a vizsgálatot, főleg, ha szélesebb intervallumot vizsgálunk.

•

Nyomtatás előtt megjelenítés: minden jelentés elkészülte után kinyomtathatjuk azt. Ha be van kapcsolva ez a paraméter, akkor a Nyomtatás gomb megnyomása után nem kezd bele rögtön a műveletbe, hanem még előtte megjeleníti a képernyőn a nyomtatandó adatokat, vagyis a nyomtatási képet. Itt még dönthetünk, hogy nyomtatunk, vagy sem.

•

Ha elkészül egy listával, rögtön nyomtassa ki: hosszabb listák készítésekor előfordulhat, hogy a számítógépet otthagyják estére, hogy generálja le a listákat, majd pedig nyomtassa ki őket. Ezen paraméter segítségével beállíthatjuk, hogy amint elkészül egy listával, ne jelenítse meg azt a képernyőn, hanem rögtön küldje a nyomtatóra.

•

Pillanatnyi jelenléti ív automatikus frissítése X percenként: online rendszereknél a pillanatnyi jelenléti ív ablakán lévő adatokat a program az itt megadott időközönként frissíteni fogja

•

Jelenléti íven lévő oszlopok száma: a Worktime for Windows a jelenléti íveket 4 és 6 oszlopos formában is képes megjeleníteni. (Négy oszlopos általában elég, pl. Belépés, Kilépés ebédre, Belépés, Kilépés) A 6 oszlopos jelenléti ív olyan cégeknél, ahol sokat blokkolnak a dolgozók, nagyon hasznos lehet.


41

6. fejezet Beállítások 3. Balansz, blokkolások Ide kerültek a blokkolásokkal és a balanszszámítást befolyásoló paraméterek. A következő beállításokat végezhetjük el itt: •

Mozgásadatok szerkesztése után számolja újra a balanszot: ha a Mozgásadatok szerkesztése ablakot használjuk, és módosítjuk egy dolgozó mozgásadatait (újat veszünk fel, törlünk, vagy egy meglévő mozgás bármelyik jellemzőjét módosítjuk), akkor a program automatikusan újraszámolja a balanszot. Ezt lehet kikapcsolni itt.

•

Balanszszámítás után automatikusan küldje el az összes órának a balanszot: vannak blokkolóórák, amelyek blokkoláskor kiírják a kijelzőjükre a blokkoló aktuális balanszát. Ez a szolgáltatás megkönnyíti a dolgozóknak a munkaidejük nyilvántartását. Ennek csak akkor van viszont értelme, ha az órák friss balanszértékekkel rendelkeznek, ezért fontos dolog ezt frissíteni. Ez a paraméter lehetővé teszi, hogy balanszszámításkor rögtön megnyíljon a kommunikációs ablak, és lehetőség legyen rögtön el is küldeni az óráknak a balanszadatokat.

•

Éjfélkor mindenkit kilépettnek nyilvánítunk: ha be van kapcsolva, akkor azokat a belépések, amelyek a következő napon lettek lezárva pontban éjfélkor lezár. Abban az esetben használatos ez a paraméter, ha a cégnél nem lehetséges, hogy éjfélkor is bent tartózkodnak a dolgozók, mert ilyenkor minden bizonnyal hibás blokkolás következménye az esti belépés.

•

Ismeretlen kártyák automatikus felvitele a dolgozótörzsbe: ha be van kapcsolva, akkor ha valamelyik (jogosultságkezelés nélküli) kapun ismeretlen kártyával blokkolnak, a program automatikusan felveszi a dolgozótörzsbe a kártyát.

•

Egy elrontott blokkolást X percen belül lehet kijavítani. A blokkolást törli, ha a fenti időn belül blokkolnak: ha ez be van kapcsolva, akkor, ha egy dolgozó elrontja a blokkolását, mert véletlenül rossz mozgáskódot (Minősítési billentyűk) ír be, akkor lehetősége


42

6. fejezet Beállítások van ezt kijavítani. Annyi a feladata, hogy újra blokkolnia kell, de mindezt a megadott időn (alapértelmezésben 5 perc) belül kell megtennie. Ha a két blokkolás között eltelt idő több mint a megadott, akkor azt a program két külön blokkolásnak veszi, egyébként pedig a későbbi blokkolást veszi csak figyelembe, vagyis az elsőt törli. Az elrontott blokkolások javítását halmozni is lehet, az a kikötés csak, hogy a beírt időn belül kell egymást követniük a blokkolásoknak. •

Balanszszámításnál nem számítjuk túlórának a X percnél kevesebb túlórát: tehát ha itt az alapértelmezés szerinti 0 áll, akkor a program minden túlórát túlórának számol. A túlórák javítják (javíthatják) egy dolgozó időeredményét. Abban az esetben, ha a túlóra mértéke nem haladja meg a paraméterben megadott értéket, akkor az a túlóra elvész, nem kerül számításba. Ha például 15 percet adunk meg, és egy dolgozó 12 percet túlórázik, akkor ezt a 12 percet nem számítjuk be az idejébe, de 16 perc esetén már megkapja ezt a túlórát.

•

Balanszkiemelés: X, erősebb (kiemelés): Z negatív óra után: ha valakinek negatív balansza (órája) van, az azt jelenti, hogy kevesebb időt dolgozott le, mint amennyit kell. Itt megadhatunk két számot, amelyek elérésekor a program jelzi, hogy már átlépte a negatív küszöböket.

•

Ha egy nem éjszakai műszakos dolgozó éjjel dolgozik, akkor X perccel éjfél után még az előző naphoz számolja az időket: Egy ügybuzgó nem éjszakai műszakos dolgozónál előfordulhat, hogy estéig dolgozik, sőt, átnyúlhat a munkája a következő napra. Ekkor a programnak valahogy el kell dönteni, hogy az a munka melyik naphoz tartozik. Itt megadhatja azt a paramétert, mely tartalmazza, hogy az éjfélt követően hány percig számoljuk még az előző napra a munkát. Az alapértelmezett beállítás szerint az éjfél utáni munka már a következő naphoz tartozik, a következő nap benntöltött idejéhez számolja.

•

Egy dolgozó X percet lehet maximum munkavégzés jogcímen: mivel az emberek teljesítőképességének is vannak határai, ezért ha valaki egy nap túl sok időt van munkavégzés jogcímen, akkor felmerülhet a gyanú, hogy elfelejtett munka végén kilépni. Ennek kiküszöbölésére szolgál az a paraméter, amely megadja, hogy egyhuzamban hány percet fogadunk el egy embernél munkavégzés jogcímen. Az alapértelmezett 900 perc, vagyis 15 óra.

•

Az éjszakai műszak lejárta után X percig még az előző naphoz számolja az időket: a Worktime for Windows programban az éjszakai műszakos dolgozók következő napra átnyúló munkavégzését még munkakezdés napjára számoljuk. De túlórázás nem csak a nappali műszakos dolgozókkal fordulhat elő. Amennyiben egy éjszakás dolgozó tovább dolgozik, mint a munkaidejének vége, a programnak szintén mérlegelni kell, hogy ezeket a perceket, órákat melyik naphoz soroljuk. Éppen ezért megadhatjuk, hogy a műszak lejárta után még hány percig számoljuk az előző napra az elvégzett munkát (ha van túlórája). Az alapértelmezés szerint ez 360 perc, vagyis 6 óra.

•

A jelenléti íveken az X percnél rövidebb távolléteket figyelmen kívül hagyja: az itt megadott intervallumnál rövidebb kilépéseket a Worktime figyelmen kívül fogja hagyni a a jelenléti ívek elkészítésekor ill. a balansz kiszámításakor. Ezzel pl. áttekinthetőbbé tehetők a jelenléti ívek, illetve lehetőséget biztosíthatunk a napközbeni néhány perces kimenőkre.


43

6. fejezet Beállítások 4. Kommunikáció A blokkolóórák lekérdezésével, a velük való kommunikációval kapcsolatos műveletek, illetve a hozzájuk tartozó paraméterek kerültek fel erre a fülre. •

Lekérdezésnél azonnal számoljon balanszot: alapértelmezésben ez be van kapcsolva. Így ha lekérdezzük a blokkolóórákról a mozgásadatokat, akkor a program automatikusan kiszámolja a dolgozók balanszait. Ha ezt kikapcsoljuk, a program csak akkor teszi ezt meg, ha erre külön utasítjuk a Balanszszámítás paranccsal.

•

Rögzítés előtt ellenőrizze a mozgáskódokat: előfordulhat, hogy egy dolgozó tudtán kívül elrontja a blokkolást, és olyan mozgáskódot üt be, amelyik nem is szerepel a nyilvántartásban. Ha ezt az opciót bekapcsoljuk, akkor az ilyen blokkolásokat az órákról történő letöltés után rögzítjük, ha nem, akkor eldobjuk.

•

A 0 jogosultságú szintű óráknak is küldünk jogosultságot: akkor jelöljük ezt az opciót, ha nem kívánjuk a blokkolóórák jogosultsági szintjeit (és a dolgozók jogosultságait) beállítani, hanem azt szeretnénk, hogy a cég tulajdonában lévő (a programba felvitt) összes belépőkártya jogosult legyen az összes (alapértelmezettként) 0 jogosultságú terminálra

•

Mindenki jogosult belépni a 0 jogosultsági szintű órába: ha ezt a kapcsolót aktivizáljuk, – mint ahogy alapértelmezésben van – akkor a 0 jogosultsági szintű óráknál mindenki engedélyezett a belépésre. Ha kikapcsoljuk, csak az óra telephelyén dolgozók mehetnek át, mindegy, milyen jogosultságúak.

•

Minden órának elküldi az összes balanszot: balansz elküldésénél alapesetben egy órának csak az óra telephelyén dolgozók balanszát küldjük el, de a paraméter értékétől függően az összes dolgozó balanszát is elküldhetjük.


44

6. fejezet Beállítások •

Adatkommunikáció részletes megjelenítése: a kommunikáció során minden küldött és fogadott adat kiíratását lehet itt bekapcsolni.

•

Kommunikációs napló vezetése: bekapcsolt állapotban az összes, blokkolóóráknak elküldött, és tőlük fogadott adatot elmenti a program könyvtárában található KommNaplo.txt állományba.

•

Wadat.dat file archiválása: mozgásadat letöltés után, de még a feldolgozás előtt, a WadatBak könyvtárba bemásolja a wadat.dat állományt.

•

Mozgásadatok rögzítése azonnal DBF-adattáblába is: a mozgásadatok lekérésekor (vagy online terminálok esetén folyamatosan) a program az adatokat további feldolgozás céljából hozzáfűzi a program mappájában lévő DBF-állományhoz (ez a funkció opcionális, a Worktime alapváltozata nem tartalmazza)

•

A NexMozg.dbf file helye: Ha kitöltjük ezt a mezőt, akkor a Worktime a megadott állománynéven a NexOn bérszámfejtő szoftverbe importálható adatbázist készít.

•

Idő elküldése a termináloknak pontosan percfordulókor: régi típusú termináloknál, amelyek másodperc-alapú feldolgozásra nem voltak képesek, az idő elküldésekor a program kivárja a percfordulót

•

Folyamatos wadat.dat-file-mentés: ha az opció be van jelölve, akkor a mozgásadatok letöltésekor a meglévő Wadat.dat állományt bővíti a program, egyébként pedig minden lekérdezéskor letörli, és új állományt kezd.

•

Kártyaszámok változatlan rögzítése (modulo nélkül):

•

Pollingvárakozási idő (ms): polling üzemmódban működő terminálok megszólítási gyakorisága (rendszerprogramozói beállítás)

•

Elküldött karakterek közti várakozás: a blokkolóórák két érkező adat között egy kis szünetet igényelnek, hogy legyen idejük feldolgozni az adatot. Az itt megadható számmal tudjuk beállítani ezen szünet hosszát.

•

Soros port száma (helyi lekérdezéshez): megadhatjuk, hogy a számítógép melyik soros portot használja a blokkolóórákkal való kapcsolatfelvételre és az adatok küldésére/fogadására. Ha modemes kapcsolat van, akkor a modem portját is meg kell adni.

•

A modem soros portja: a program alapbeállítása a modemes elérésű terminálokhoz (ha nincs a terminálok beállításainál külön megadva)

•

Utolsó törlés dátuma: a blokkolóórák típustól függően képesek több-kevesebb mozgásadat tárolására. Ha letöltjük a mozgásokat, akkor előfordulhat, hogy már régen elavult blokkolásokkal is találkozunk. Ezeknek a régi blokkolásoknak a kiszűrésére szolgál az utolsó törlés dátuma paraméter. Azon blokkolásokat, amelyek időben megelőzik ezt a dátumot, már nem menti el a program, még ha első alkalommal is kerültek letöltésre.


45

6. fejezet Beállítások 5. Rendszer •

Itt kell megadni a felhasználó cég nevét. Ezt a különböző listák, jelentések nyomtatásakor feltünteti a papír fejlécén. •

Alapértelmezett dátumintervallumok: a mozgásadatok áttekintésénél, illetve más jelentéseknél is lehetőségünk van a vizsgált intervallum szűkítésére, bővítésére, de itt megadhatjuk, hogy milyen alapértelmezett dátumintervallumot adjon meg a program.

•

Jelentések készítésekor általában meg kell adni egy dátumintervallumot. Itt be lehet állítani a megadható legkisebb és legnagyobb dátumokat. Azokat a dátumokat, amelyek nem férnek bele ebbe az intervallumba, nem fogadja el a program.

•

Jelszavak karbantartása: A Worktime for Windows egy alapértelmezett rendszerjelszót mindenképpen tartalmaz / igényel. Ha egy dolgozó mozgáseseményeit szeretnénk szerkeszteni, akkor mindenképpen meg kell adni egy jelszót, hogy jogosulatlan személyek ne férhessenek hozzá az adatokhoz. Ennél a pontnál tudjuk megváltoztatni az alapértelmezett rendszerjelszót. •

Ha egy jogcímen eltöltött idő eléri a műszak hosszának X%-át, akkor növeli a jogcímen eltöltött napok számát: ha valaki egy jogcímen a műszak hosszának itt megadott százalékánál több időt tölt el, akkor büntetésből a program egy teljes napot fog beszámítani a jogcímen eltöltött időből.

•

Futási napló vezetése (a program újraindításakor lép életbe): a program alapértelmezés szerint futási naplót vezet. Ilyenkor jegyzi az indítás és kilépés idejét, ezen felül percenként jegyzetel a táblába, amelyből később lehet következtetni, hogy mikor lépett fel hiba a működésben. Ha megváltoztatjuk ennek a paraméternek az értékét, akkor ahhoz, hogy életbe léphessen, előbb újra kell indítani a programot. (Elérhető: Listázások / Futási napló.)


46

6. fejezet Beállítások 6. Egyéb beállítások Ebbe a csoportba azok a paraméterek kerültek, amelyek a fentiek közül igazából egyikbe sem illettek be. •

Dolgozó kiléptetésének késleltetése: X nap. (Lásd 53. o.) A dolgozó kiléptetésekor meg kell adni, hogy hány nap múlva törlődjön az adatbázisból. Ha 0-t adunk meg, akkor nem törlődik sosem, ha ettől különböző számot, a megadott nap elteltével törlődik. Itt beállíthatjuk, hogy hány nap legyen az alapértelmezett.

•

A hibás blokkolások listája az intervallum összes mozgását mutassa: hibás blokkolások listájánál beállíthatjuk, hogy a vizsgált intervallum összes mozgását kilistázza-e, vagy csak azokat a napokat, amelyeken hibás blokkolások vannak.

•

Minősített blokkolást elfogadjon elméleti időn kívül: a minősített mozgásesemények, mint például a szabadság, alapértelmezésben csak az elméleti időn belül számítanak ledolgozott időnek. De itt beállíthatjuk, hogy ha egy dolgozó elméleti idejének lejárta után minősített mozgáskódot blokkol, akkor az ezen a jogcímen eltöltött időt is elfogadjuk, és számítsunk rá időt. •

Excel-exportálásnál jogcím-hozzárendelések szerkesztése: Excelbe exportálásnál, ha a jogcímenkénti munkaidő részletezést választjuk, akkor lehetőségünk van ezen jogcímek halmazának módosítására.

•

A mozgásadatok szerkesztése táblázat színes legyen: a Mozgásadatok szerkesztése táblázat időben egymást követő mozgáspárokat jelenít meg. A könnyebb vizsgálhatóság kedvéért megadhatjuk, hogy ez a tábla színekkel megkülönböztesse egymástól a szomszédos napokat. Ez kis mértékben lassítja a táblában történő mozgást, de átláthatóbbá teszi azt.

•

Minden dolgozónak kérünk kártyaszámot: alapértelmezésben ez ki van kapcsolva. Ha aktivizálja az opciót, akkor, ha új dolgozót veszünk fel, akkor nem állítja elő a dolgozó


47

6. fejezet Beállítások törzsszámából a kártyaszámot, hanem be kell írni egyet. Ez általában a Proximity kártyák használatakor válik szükségessé, ugyanis ott a kártyaszámok adottak. •

Tiberius-kód: ha bejelöljük, minden dolgozó azonosítója egy külön mezőben további nyolc karakterrel bővíthető

•

Törzsszámmódosítás engedélyezett: ha nincs bejelölve ez az opció, akkor a dolgozók törzsszámait a dolgozó felvétele után már nem engedi változtatni a program.

•

A törzsszám megegyezik a kártyaszámmal: ha bejelöljük, akkor a dolgozótörzs bővítésekor nem adhatunk meg

•

Utólagos iránymegállapítás intervalluma éjszakai műszakra: ha utólagos iránymegállapítással határozzuk meg a mozgások irányát, (Blokkolóórák beállítása / Módosítás / Speciális beállításoknál a Program utólag számolja ki van beállítva – lásd: 72. o.) akkor az éjszakai műszakok esetében a megadott intervallumon kívül eső mozgásokat már nem számítjuk az adott naphoz. Tehát ha 21:00-tól 07:00-ig tart az éjszakai műszak, és az illető 07:50-kor blokkol, akkor azt a következő napi belépésnek érzékeli, és előtte hibás blokkolást jelez.

•

Nyomtató típusa: a számítógéphez kapcsolt nyomtatók listáját tartalmazza. Itt beállíthatjuk, hogy a program melyik nyomtatóról dolgozzon. Minden listázáskor, nyomtatáskor az itt beállított nyomtatóra küldi az adatokat, hacsak a konkrét nyomtatási képben nem választok másikat. De az a választás csak arra a listázásra aktuális, a következő nyomtatáskor ismét az alapértelmezett nyomtató neve jelenik meg.


48

6. fejezet Beállítások 7. Hálózati beállítások Ezen a lapon a hálózati verzió beállításai találhatók, ezek a következők:


•

Azonosítás típusa: a program indításakor a felhasználóknak azonosítani kell magukat. Ennek többféle módja is van. Vagy beírják az azonosítójukat, amelyet egy teljes jogkörrel rendelkező felhasználó adott meg nekik, vagy a Windows felhasználó-, illetve számítógépnevük azonosítja őket. Ez esetben nem kell beírni semmit, a program automatikusan megállapítja a felhasználónevet.

•

Vendégek érkezésekor meg kell adni milyen ügyben jött: lehetőség van vendégek nyilvántartására, ahol meg kell adni az érkező vendég nevét, illetve, hogy kihez jött. Ha ez a kapcsoló be van állítva, akkor lehetőség van megadni azt is, hogy milyen ügyben érkeztek a vendégek.

49

7. fejezet Cégszervezet, avagy a törzsadatok

7.

fejezet

Cégszervezet avagy a törzsadatok

A Worktime által kezelt adatokat legtágabb megközelítésben két alapcsoportra oszthatjuk: •

Törzsadatok: a szervezetet, a dolgozókat, a munkavégzési szabályokat jellemző adatok rendszerezett halmaza. Ritkán változnak, számításokat nem végzünk velük.

•

Mozgásadatok (tranzakciós adatok): a blokkolóórákról beérkezett – illetve a számítógépen beírt – blokkolási adatok. Ezek gyakran változnak, számításokat végzünk velük (munkaidő kiszámítása), és igen sok van belőlük (számuk akár milliós nagyságrendű is lehet).

A két csoport között szoros a kapcsolat: a mozgásadatok mindig egy dolgozóhoz kötődnek, ami viszont meghatározza az osztályt és a munkarendet. Ebben a fejezetben a törzsadatok összefüggéseivel, felvételével, módosításával fogunk megismerkedni.


50


Törzsadatok fajtái, összefüggéseik A Worktime által nyilvántartott törzsadatok a következők: •

Dolgozótörzs

•

Telephelyek

•

Osztályok

•

Munkarendek

•

Mozgáskódok (a blokkolási adatokra vonatkoznak)

•

Ünnepnaptár

•

Kártyanapló

A fenti, valamint a kapcsolódó fogalmak magyarázatát 5. fejezet Worktime alapfogalmak pontjában találhatja. Amennyiben még nem tette meg, kérjük olvassa át az ott leírtakat. A központi táblázat a dolgozók listája. Minden egyes dolgozó adatai között – a törzsszám és a név mellett – szerepel egy utalás az illető dolgozó telephelyére, osztályára, munkarendjére, amelyeknek külön jellemzőik vannak, és ezen jellemzők mindazon dolgozókra érvényesek, akiket hozzájuk soroltak. A Worktime betartat bizonyos szabályokat az utalásokkal, hozzárendelésekkel kapcsolatban. Például a munkarendekkel összefüggésben: •

az utalás nem mutathat nem létező munkarendre

•

munkarendet nem lehet törölni addig, amíg van dolgozó hozzárendelve

•

egy munkarend átnevezésével a rá vonatkozó utalások is megváltoznak

•

nem lehet két munkarendnek ugyanolyan neve

A kapcsolatok logikája miatt a törzsadatoknak folyamatosan összhangban kell lenniük, és erre az adatok felvétele során is ügyelni kell: nem lehet addig egy új dolgozót felvenni, amíg az illető munkarendje nem szerepel a munkarendek között. Jelen fejezet felépítése is a törzsadatok felvételének logikai sorrendjét követi. A törzsadatok feltöltésénél ügyelni kell a sorrendre. A különböző törzsek függenek egymástól, hivatkoznak egymásra, ezért feltöltésük logikai sorrendje a következő: 5. Mozgási jogcímek esetleges módosítása, bővítése (Mozgásadatok / Mozgáskód) 6. Munkarendek felvitele (Cégszervezet / Munkarendek) 7. Telephelyek, osztályok felvitele (Cégszervezet / Szervezeti karbantartás) 8. Dolgozók felvitele (Cégszervezet / Dolgozótörzs) Amennyiben ettől a sorrendtől eltér, a program esetleg nem fog megfelelően működni.


51


Dolgozótörzs A Cégszervezet / Dolgozótörzs menüponttal, vagy a főképernyőn található ikonnal nyithatjuk meg. A cég dolgozóinak karbantartását végezhetjük itt el. Megtalálhatók az alapvető műveletek, mint a dolgozók adatainak módosítása, törlése, újak felvétele, de ezen kívül más lehetőségeket is felkínál a program.

Az ablak megnyitáskor a jobb oldalon a cég szervezeti hierarchiáját (telephelyek, osztályok), bal oldalon pedig a dolgozók listáját mutatja a program. A fastruktúrán attól függően szűri a kiírt dolgozókat, hogy melyik telephelyen, osztályon állunk. Azon elemek, amelyek előtt kis pipa található, részei a listának. Teljes listához a fa tetején lévő cégnévre kell kattintani. A dolgozók részletes adatait nemcsak a Tallózás táblázatában láthatja. Ha a Részletes adatok fülre kattint, ott is megtalálhatja az adatokat. Ekkor a lista helyére kerülnek a dolgozó adatai, míg a fa struktúra helyén a dolgozó fényképét tekinthetjük meg, ha van. Ha a listában bármelyik dolgozó sorára duplán kattintunk, illetve Entert nyomunk rajta, megjelenik a módosítás ablaka, ahol tetszés szerint megváltoztathatjuk a dolgozó adatait.


52

7. fejezet Cégszervezet, avagy a törzsadatok A funkciók ismertetése: •

Törlés: F9 A Worktime programban egy dolgozó törlésének két variációja létezik. Törlés választásakor mindig megkérdezi a program, hogy e két eljárás közül melyiket választjuk. Az egyik lehetőség a fizikai törlés, amikor ténylegesen, abban a pillanatban kivesszük a dolgozót az adatbázisból. A másik lehetőség a kiléptetés. Ekkor nem töröljük ki a dolgozót a táblából, csak megjelöljük, hogy már nem dolgozik a cégnél. Kiléptetéskor meg kell még adni, hogy mikor szeretnénk ténylegesen törölni a nyilvántartásból. Alapértelmezésben 40 nap után történik meg a törlés, de ezt a számot a felhasználó módosíthatja, (Beállítások / Egyéb beállítások / A dolgozó kiléptetésének késleltetése) sőt, ha 0 napot ad meg, akkor a dolgozó rekordja nem fog kitörlődni, hacsak egy későbbi alkalommal máshogy nem rendelkezünk.

•

Keresés: F7, F8 Ha rá szeretnénk keresni egy dolgozóra, akkor választhatunk a hagyományos és a gyorskeresés között. Gyorskeresésnél a szerkesztődobozba be kell írni a dolgozó nevét, vagy törzsszámát, a beírt szöveg típusából a program megállapítja, hogy melyik jellemzőjét írtuk be, majd pedig rákeres a dolgozóra. Normál keresésnél kereshetünk rá: • •

a

következő

jellemzőkre

telephelyre kártyaszámra

Mivel két embernek nem lehet ugyanaz a törzsszáma, illetve a kártyaszáma, ezért ezek a legpontosabb formái a keresésnek (egy nagyobb cégnél könnyen előfordulhat, hogy két dolgozónak ugyanaz a neve). •

Hónapzárás: F3 Megnyitja a hónapzárás ablakát. Bővebb információkért lásd a 85. oldalt, ill. az 5. fejezet magyarázatát.


53

7. fejezet Cégszervezet, avagy a törzsadatok •

Mozgások: F5 Ezzel a gombbal átléphetünk a Mozgásadatok szerkesztéséhez, ahol lehetőség van a kiválasztott dolgozó blokkolásainak ellenőrzésére, karbantartására. Bővebb információkért lásd a 74. oldalt.

•

Felvesz: F10

Új dolgozó felvételekor a megnyíló ablakon a következő adatokat kell megadni: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

személyes adatok (törzsszám, kártyaszám, név) a dolgozó telephelye, osztálya, munkarendje blokkolási kötelezettsége levonjuk-e az ebédidőt a munkaidejéből megjelenjen-e a statisztikákban kijelölt óráknál csak ajtónyitás történjen-e a személy blokkoláskor, mozgásadatrögzítés nélkül (az opció csak akkor választható, ha van legalább egy olyan óra, amelyik beállításainál engedélyeztük ezt a funkciót) a jelenléti íven naponta csak két mozgását vegyük-e figyelembe (azaz a megérkezést és a távozást – a közbeeső blokkolásokat nem fogja figyelembe venni a program) jogosultságai munkába állásának kezdődátuma pozitív/negatív balanszátvitel mértéke

Ezen felül hozzárendelhetjük a dolgozó fényképét is. Ha a fénykép helyére duplán kattint, megjelenik egy ablak, ahol kiválaszthatja a fényképet a megfelelő könyvtárból. (A program a *.bmp, *.ico, *.wmf típusú fájlokat támogatja.)


54


Módosítás: F6 Egy dolgozó adatainak módosításakor ugyanazokat a paramétereket változtathatjuk, amelyeket felvételkor megadtunk, de ez kibővül a balanszkorrekció megadásának lehetőségével, illetve a munkaviszony kezdete helyett a balanszszámítás kezdődátumát adhatjuk meg. (Alapfogalmak: lásd 5. fejezet)


55


Szervezeti karbantartás: telephelyek, osztályok A Worktime program kétszintű szervezeti felépítést támogat, a telephelyeket és az osztályokat. Több telephely is lehet egy cégnél, de mindnek különböző nevűnek kell lennie. Telephelyeken belül osztályokat helyezhetünk el. Minden telephelyen több osztály is lehet, de egy telephelyen belül nem lehet két ugyanolyan nevű osztály. Minden dolgozó egy telephelyre és azon belül egy osztályba lehet csak besorolva. Minden programindításkor a Worktime megvizsgálja, hogy a szervezeti felépítés eléri a minimális szintet, ami egy telephelyből és azon belül egy osztályból áll. Amennyiben ez nem áll rendelkezésre, akkor automatikusan létrehoz egy AlapTelephely telephelyet és ezen belül egy AlapOsztály osztályt. Ezeket csak akkor lehet letörölni, ha már bővítettük a telephelyek illetve osztályok listáját. Eleve fennáll, hogy az utolsó telephelyet – mely után üres maradna a táblázat –, illetve ennek az utolsó osztályát nem lehet letörölni. Olyan osztályt, amelyben van dolgozó, és olyan telephelyet, amelyben van osztály, szintén nem lehet letörölni. A szolgáltatást a főmenü Cégszervezet / Szervezeti karbantartás menüponttal, vagy a főképernyőn található ikonnal indíthatjuk el. Az alábbi képen a cég szervezeti rendszerének karbantartását végző ablak látható:


56


A szervezeti karbantartás ablaka tartalmaz egy fastruktúrát, ahol a cég belső felépítését lehet áttekinteni. Ha egy szervezeti szint neve előtt kis plusz jel (+) van, az azt jelenti, hogy a szint be van zárva, a benne levő osztályok nem látszanak. Kibontáshoz kattintson a + jelre. A kibontott osztály jele: –. Ezzel a módszerrel könnyen értelmezhetővé válik a telephelyek, osztályok hierarchiája. A hierarchiában lépegetve az ablak jobb oldalán láthatja az információkat a kiválasztott telephelyről illetve osztályról. Ha módosítunk valamelyik adaton, elérhetővé válik az OK (F9) gomb, amellyel a módosítást véglegesítenünk kell. A Mégsem (F4) gombbal visszavonhatjuk a módosításokat. Az Új telephely (F6), és Új osztály (F7) gombokkal lehet új elemeket felvenni. Új telephely felvételekor meg kell adni a telephely nevét, ill. egy maximum 8 karakterből álló rövid nevet, valamint a telephely címét. Osztályoknál be kell írni az osztály nevén kívül a telephelyet, ahol az osztály található, és az alapértelmezett munkarendet. Ez utóbbi azt jelenti, hogy az osztályba újonnan felvenni kívánt dolgozók is ezt a munkarendet kapják, hacsak felvételkor ezt nem módosítjuk. A pozitív illetve negatív irányban átvihető balansz az osztály egyik jellemző paramétere, melyet az új dolgozók automatikusan megkapnak (a balanszátvitel fogalmát lásd 5. fejezetben), a munkarendhez hasonlóan azonban ezt is lehet dolgozónként módosítani. A módosítás érvényesítésekor megjelenő panelen a program rákérdez, hogy a megváltoztatott értéket érvényesíteni akarjuk-e az osztályhoz sorolt összes létező dolgozóra, illetve a kiválasztott osztály telephelyébe tartozó többi osztályokra is. Statisztikák (Mozgásadatok ASCII-állományba, Diagram, Excel-export) készítésekor a program azon osztályokkal dolgozik csak, amelyeknek a Legyen benne a statisztikákban kapcsolója be van állítva. A Szervezeti hierarchia nyomtatása gombra kattintva a cégen belüli telephelyek és osztályok rendszerét nyomtathatjuk ki.


57


Munkarendek A munkarendek a munkavégzési szabályokat írják le. A Worktime korlátlan számú munkarendet képes kezelni, amelyeknél naponta külön megadhatóak az időadatok. Minden dolgozóhoz szükséges munkarendet rendelni, valamint az osztályok is rendelkeznek egy alapértelmezett munkarenddel, amit azok a dolgozók kapnak meg, akiket az adott osztályba rendelünk. Minden Worktime rendszerben szükséges legalább egy munkarend definiálása, még akkor is, ha nincs szükségünk balanszszámításra. A főmenü Cégszervezet / Munkarendek pontjával, illetve a főablakon található ikonnal lehet a szolgáltatást elérni, ami az alábbi kezelői felülettel jelentkezik be:

A képernyő bal oldalán található a rendszerben már szereplő munkarendek adattáblázata, jobb oldalon pedig az éppen kijelölt munkarend beállításai adatbeviteli képernyő formájában. Ezek a következők (bővebb információért lásd az 5. fejezetet):


58


Elméleti idő (ledolgozandó idő) Az adott napra vonatkozó előírt ledolgozandó idő. A többi munkarendi időadathoz hasonlóan egy időtartamot kell megadni, a munkaidő kezdetét óra:perc formában, majd a kötőjel után a munkaidő végét óra:perc formában. Rugalmas munkarend esetén a kezdő és végidőpont konkrét értéke kevésbé fontos, a közöttük lévő időtartam hossza számít. Megadható éjszakai, éjfélen túlnyúló elméleti idő is: ekkor az időszak végének időpontja kisebb, mint az időszak eleje. Amennyiben a Rendszerbeállításoknál úgy rendelkeztünk, ebből az időtartamból levonásra kerül az ebédidő hossza.

•

Törzsidő 1 és 2 A munkahelyen kötelezően benntöltendő időintervallum(ok). Mivel a törzsidőt megtörheti az ebédidő, ezért két részre is lehet bontani. A törzsidő megsértése büntetéssel nem jár, egyedül a jelenléti ív jobb oldalán jelenik meg egy „Törzsidő” jelzés az OK helyett. A törzsidőt mindenféle kilépés megsérti, még a fizetett jogcíműek – pl. hivatalos kilépés – is.

•

Peremidő A munkahelyen tartózkodás megengedett legtágabb időintervalluma. Ha valaki ennél korábban érkezik, vagy később távozik, akkor a jelenléti íven „Peremidő” jelzést kap, továbbá ha a peremidő oszlopa alatt található Szigorú kapcsolót igenre állítjuk, büntetésül elveszik a peremidőn túli munkavégzés.

Ügyeljünk az időadatok közötti logikai összefüggésre: a törzsidő szűkebb, mint az elméleti idő, a peremidő viszont tágabb nála. Amennyiben az elméleti munkaidő éjszakai munkavégzésre vonatkozik (túlnyúlik éjfélen), akkor a program nem dolgozza fel a peremidőt és a törzsidőt. A munkarendeknél megadható a Lehet éjszakás kapcsoló is: azt szabályozza, hogy az ebben a munkarendben dolgozók esetén elhihető-e, hogy este érkeztek, és másnap távoztak. A kapcsolót csak akkor állítsuk igenre, ha ez így van, különben egyes hibás blokkolásokra is adunk munkaidőt. A Worktime programban a munkarendek kezelése sokoldalúan lett megoldva. Többféle típusú munkarendeket tud kezelni, ezen belül műszakok használatát is engedélyezi. Háromféle munkarendtípust különböztetünk meg: •

Szabályos heti: a munkarend egyhetes periódusú, tehát a hét bármely napján ugyanazok a munkaidők érvényesek, mint a következő héten. Ez a legjellemzőbb típus, ezen belül pedig a hétfőtől péntekig tartó munkahét, de természetesen ez más felépítésű is lehet.

•

Nem egyhetes periódusú: egyedüli különbség a szabályos heti munkarendekhez képest, hogy a periódusa nem egy hétig tart, hanem 1–14 napig. Azon munkakörök, amelyek például három nap munka után két nap pihenőt tartalmaznak 5 napos periódusúak. (Ekkor a


59

7. fejezet Cégszervezet, avagy a törzsadatok Periódus hosszát 5 napra állítom, az első három napra írok be időket, az utolsó kettőt üresen hagyom.) •

Többműszakos: a többműszakos munkarendek több (2 vagy 3) szabályos heti munkarendből állnak, amelyeket műszakoknak nevezünk. Egy ilyen típusú munkarendet a műszakok száma, és maguk a műszakok jellemeznek. Ha egy dolgozó egyik héten délelőttös, a másik héten pedig délutános, akkor kétműszakos munkarendben dolgozik, ahol az egyik műszak egy egyhetes délelőtti műszak, míg a másik egy szintén egyhetes délutáni műszak.

Műszakok: ugyanazokkal a paraméterekkel rendelkeznek, mint az egyhetes munkarendek, de ezeket csak a többműszakos munkarendekben használhatjuk fel, tehát nem alkotnak önálló munkarendet. Ha olyan szabályos egyhetes munkarendet szeretnénk felvinni, amelyik például hétfőtől péntekig tart és ugyanazok az idők jellemzik a napjait, akkor elegendő csak hétfőre kitölteni a mezőket, a többi napra a program bemásolja az adatokat. Ha egy munkarendben engedélyezzük, hogy a dolgozók éjszaka dolgozzanak, úgy, hogy az este bemennek dolgozni, és következő nap reggel mennek haza, akkor a Lehet éjszakás kapcsolót be kell állítani, különben a program nem fogadja el az éjfél utáni munkát ledolgozott munkaként. Szigorú peremidőnél a peremidő túllépésekor már nem számolunk munkát a dolgozónak, hiába tartózkodott bent. Ha vonunk ebédidőt a munkarendbe soroltaktól, akkor fontos, hogy az elméleti időt is úgy adjuk meg, hogy belekalkuláljuk a levonandó ebédidő hosszát. A fent említett beállítások a szabályos heti munkarendekre és a műszakokra jellemzők. Ugyanilyen felépítésű a nem egyhetes periódusú munkarendek felvétele, módosítása is, annyi különbséggel, hogy meg kell adni a periódus hosszát (hány naponként fordul át az első napra), és egy dátumot mint a periódus első napját. Ez utóbbira azért van szükség, hogy bármelyik napra könnyen meg lehessen állapítani, hogy milyen idők érvényesek arra a napra. A munkaidők megadásakor a periódus hossza befolyásolja, hogy hány napra adhatunk meg időket. A többműszakos munkarendeknél csak a műszakokat kell kiválasztani a korábban felvettek közül, és az első műszak első napját, ami mindig hétfői nap, lévén egy műszak egy szabályos heti munkarenddel azonos jellemzőkkel bír. A telephelyekhez, osztályokhoz hasonlóan üres tábla esetén a munkarendeknél is automatikusan létrehoz a program egy munkarendet AlapMunkarend néven, és itt sem engedélyezi az utolsó munkarend letörlését. Műszakoknál nem zárja ki a törlést az, ha csak egy darab van belőle. A munkarendekre és a műszakokra is igaz, hogy amíg egy dolgozó, osztály vagy munkarend használja őket, nem törölhetők.


60

7. fejezet Cégszervezet, avagy a törzsadatok A Dolgozók (F7) gombbal az aktuális munkarendhez tartozó dolgozók listáját tekinthetjük meg illetve nyomtathatjuk ki. Kerekítés arra szolgál, hogy a munkaidő alapját szolgáló mozgásadatok ne perc pontossággal, perc alapon legyenek feldolgozva, hanem egy lefelé kerekített pontossággal. Pl.: Egy munkarendnél beállítunk 60 perces kerekítést, akkor 10:01 perc munkaidőre, 10 óra munkidőt és 10:59 perc munkaidőre is 10 óra munkaidőt fog kerekítés után számolni, már minden nap végi összesítésnél a program. 30 perces kerekítés esetén, 06:04 perc munkaidőre 6 óra munkaidőt 06:27 perc valódi munkaidőre 6 óra munkaidőt, és 06:32 perc valódi munkaidőre 6:30 óra munkaidőt számol el a program. A további összesítő kalkulációk is ezen kerekített munkaidő értékek alapján történnek. Az alapértelmezett 0 kerekítés egész percekre kerekít lefelé.


61


Munkarendnapló A dolgozók munkarend-átsorolásait a munkarendnaplóban tartja nyilván a program. Megnyitni a Cégszervezet / Munkarendnapló menüponttal, vagy a főképernyőn található ikonnal lehet. Itt láthatunk egy táblázatot, mely a munkarendátsorolásához szükséges és elégséges három adatot tartalmazza, melyet a Dolgozótörzsben adtunk meg. Ezek: a dolgozó törzsszáma, akinek megváltoztatjuk a munkarendjét, az a dátum, amikor az új munkarend aktívvá válik, és magának a munkarendek a neve. Itt nincs lehetőség törlésre, módosításra, vagy új átsorolás bejegyzésére (ezeket a dolgozótörzs karbantartása menüpont alatt tehetjük meg), csak böngészést enged meg a program. A Dolgozók (F9) gombra kattintva átléphetünk a dolgozók karbantartását kezelő ablakra, míg a Munkarendek (F6) gomb a munkarendekhez irányítja a felhasználót. E két lehetőség azért lett beépítve a programba, mert a munkarendnaplózás közvetlen kapcsolatban van a munkarendekkel és a dolgozókkal. A program indításkor leellenőrzi a munkarendnapló táblát, és összeveti tartalmát a dolgozók táblájával. Minden dolgozó törzsszáma és kezdeti munkarendje bekerül ide. A dátum mezőt üresen hagyja, így lehet megállapítani az adott bejegyzésről, hogy első munkarendje-e a dolgozónak vagy sem. (Ha üres, akkor az első.)


62


Ünnepnaptár A munkanapok nem mindig egyformán követik egymást. Előfordulnak ünnepek, munkanapcserék, üzemleállások, amikor a szokott rend felborul. A program ünnepnaptárában (munkarend-naptárában) mindezen eseteket előre be lehet állítani, a program valósághoz való alkalmazhatóságának érdekében. A Cégszervezet / Ünnepnaptár menüponttal, vagy a főablakon található ikonnal indítható szolgáltatás egy a naptári napokat tartalmazó adattáblázattal kezelhető: •

Felvitel: F6 Egy naptári nap megváltoztatására szolgál. Meg kell adni annak a napnak a dátumát, amelyiket módosítani szeretnénk, majd ki kell választani a napok listájából (ahol az Ünnepnap is megtalálható), hogy melyik nap munkarendjére szeretnénk módosítani. Ezután az OK megnyomásával véglegesíthetjük a felvitelt. Az ünnepnap különleges eset: ekkor a program nem számít ledolgozandó időt egyik munkarendnél sem.

•

Módosítás: F8 A menete megegyezik a felvétellel. Annyi a különbség, hogy itt már meglévő bejegyzést módosítunk.

•

Törlés: F5 Hibás adatbevitel esetén lehetőség van a bevitt adatok törlésére is.

Az itt beállított napok az összes dolgozóra érvényesek, kivéve a szabálytalan (nem egyhetes) munkarendben dolgozókat.


63


Kártyanapló Ha egy kártyával blokkolnak, nem elegendő feljegyezni a mozgáskódot és az időt, hanem tudni kell azt is, hogy az adott kártya akkor melyik dolgozónál volt éppen. A Worktime program nyilvántartást vezet a kártyák ’vándorlásáról’, hogy egy korábbi időpontban esett blokkolásból is pontosan meg tudja állapítani a személyt. A kártyanaplóban megtekinthetjük, hogy egy kártya mikor került egy dolgozóhoz, meddig volt nála, utána kihez került stb. Innen rögtön át is mehetünk a dolgozók karbantartásához.


64

8. fejezet Blokkolóórák lekérdezése, kommunikáció

8.

fejezet

Blokkolóórák, kommunikáció

A munkaidő-nyilvántartó rendszer kétségkívül legfontosabb elemei a blokkolóórák. Ezek olvassák le a blokkolókártyákat, rögzítik a dolgozók mozgásainak adatait. A blokkolóórák önálló eszközök, központi számítógép nélkül is működőképesek. A feldolgozó számítógép és a blokkolóórák közötti kapcsolat nélkül azonban az összegyűjtött adatokat nem tudnánk felhasználni. A blokkolóórákkal való kommunikáció leglényegesebb eleme a mozgásadatok lekérdezése, de kiterjedhet más feladatokra is (csak a Workstar típusoknál): •

pontos dátum/idő elküldése a blokkolóórának

•

balanszok elküldése a blokkolóórának

•

belépésre jogosult személyek listájának elküldése

Kommunikáció gyakorisága A kommunikációra csak igény szerint, időnként van szükség. Ez a felhasználástól függően igen eltérő lehet, de fontos az alábbiakat figyelembe venni: •

Listákat (pl. jelenlét ív, hiányzók listája) csak a naprakész adatok birtokában tudja a program megfelelően elkészíteni a közelmúltra vonatkozóan. Különösen igaz ez a Pillanatnyi jelenléti ívre.

•

Az aktuális balanszok kiszámításához is szükséges a friss mozgásadatok megléte, legalább a tegnapi napig (a mai napi mozgások már nem befolyásolják).

•

A dolgozók is emberek, ezért előfordulnak blokkolási hibák. Ezeket ki lehet a programban javítani, de a javításhoz gyakran szükséges az illető dolgozó vagy felettesének emlékezete is: minél gyakrabban kérdezzük le az adatokat és minél gyakrabban ellenőrizzük a hibás blokkolások listáját, annál nagyobb a valószínűsége, hogy emlékezni fognak a hiányzó adatokra.


65

8. fejezet Blokkolóórák lekérdezése, kommunikáció Van azonban egy felső határ, amelynél mindenképpen gyakrabban kell a blokkolóórákat lekérdezni: •

A Workstar és iGuard blokkolóórák körülbelül 4-5000 mozgásadat tárolására képesek, ami igen tekintélyes adatmennyiség. A Workstar órák azonban csak egy gyárilag beállított ideig őrzik meg az adatokat, a korábbi adatokat kitörlik a memóriájukból. Ez a megőrzési idő a legtöbb esetben 8 nap, de létezik 5 és 30 napos változat is. A pontos értéket a kézikönyvhöz mellékelt Telepítési adatlap tartalmazza.

A kommunikáció menete •

Kommunikáció megnyitása A soros port beállítása, modemes lekérdezés esetén a modem inicializálása és a szükséges telefonszám feltárcsázása. Amennyiben nem jelentkezik a blokkolóóra egy megadott időn belül, akkor még kétszer megkíséreljük a tárcsázást.

•

Mozgásadatok lekérdezése A blokkolóóra memóriájában tárolt mozgásadatok áttöltése a számítógépre. Csak hibátlan adatokat fogadunk el, ha esetleg zavar keletkezik az átvitelben, akkor megismételtetjük az adatot.

•

Mozgásadatok rögzítése Az áthozott mozgásadatok az előző lépésben egy Wadat.dat állományba kerülnek be. Amennyiben a lekérdezés sikeres volt, ezzel a lépéssel a Worktime adatbázisába kerülnek. A Worktime gondoskodik arról, hogy a számítógépen törölt illetve módosított mozgásadatok ne jelenjenek meg ismét, még akkor sem, ha a blokkolóóra újra elküldte őket. Ezért a kommunikáció során áthozott és a ténylegesen új mozgásadatok száma eltérhet. •

Beállítástól függően további műveletek végrehajtása (Workstar típusoknál)

Ezeknek a műveleteknek a végrehajtására a kommunikáció megindítása előtt adhatunk utasítást. A pontos idő, a jogosultságok és a balanszadatok elküldése hajtódhat végre ekkor. •

Kommunikáció lezárása Modem esetén a vonal bontása, a soros port lezárása.

A fenti folyamat minden kiválasztott blokkolóóra esetén végbemegy. Kivételt csak akkor teszünk, ha egy telephelyen több blokkolóóra is ugyanazon a telefonszámon érhető el: ekkor nem tesszük le blokkolóóránként a telefonvonalat.


66

8. fejezet Blokkolóórák lekérdezése, kommunikáció A blokkolóórák többsége adatlekérdezés közben nem fogadja el a blokkolásokat, ezért a lekérdezést lehetőleg akkor végezzük, amikor a blokkolóórákat nem használják.

Blokkolóórák lekérdezése A Blokkolóórák / Blokkolóórák lekérdezése menüponttal, vagy a főképernyőn található ikonnal nyithatjuk meg. Lehetővé teszi a mozgásadatok letöltését a blokkolóórákról. Amennyiben még nem regisztráltunk egy órát sem, akkor nem engedélyezi a menü használatát. Ez esetben mindenképpen meg kell adnunk egy blokkolóóra adatait. Az alábbi képen a kommunikáció párbeszédablak látható:

Többféle adatköteget kérdezhetünk le. A következő feladatokat külön-külön és egy kommunikáció alatt is elvégezheti: •

Mozgásadatok lekérdezése: a legsűrűbben használt funkció. Begyűjti a dolgozók mozgásadatait, majd pedig eltárolja azokat. Fontos része a kommunikációnak, mivel a program akkor tud hatékonyan működni, ha friss adatokkal tud dolgozni.

•

Jogosultságok elküldése: bizonyos típusú blokkolóórák jogosultságokat is tudnak kezelni. Meg lehet adni azon dolgozók törzsszámát, akik jogosultak belépni az órához tartozó ajtón. Abban az esetben, ha az órát csak a mozgásesemények rögzítésére használjuk, nem számít, hogy milyen jogosultságokat adtunk meg egy órának. (Lásd 5. fejezet). Az iGuard típusú blokkolóórákon a beépített webszerveren keresztül módosíthatók a jogosultságok: ehhez a webböngészővel kell rácsatlakozni.

•

Pontos idő beállítása: az órák információs jelleggel kiírják a pontos időt, de a blokkolások idejét is a belső órájuk alapján állapítják meg, ezért nem elhanyagolható feladat


67

8. fejezet Blokkolóórák lekérdezése, kommunikáció a blokkolóórák időmérőjének pontos beállítása. Ilyen esetekben a küldő SZÁMÍTÓGÉP RENDSZERIDEJÉT küldi el, tehát ügyelni kell ezen óra pontosságára is. (A számítógép órájának beállítása: a képernyő jobb alsó sarkában, a tálcán látható a rendszeridő, ezen kettőt kattintva módosíthatjuk.) Az iGuard blokkolóóráknál a bépített webszerveren keresztül lehet az időt beállítani. •

Balanszadatok elküldése: némelyik blokkolóóra blokkolás után kijelzi a dolgozó balanszát, ilyenkor van jelentősége ennek az opciónak, hiszen a nem friss balanszértékek megzavarhatják a dolgozókat.

A lekérdezés időzítésével kapcsolatban további paraméterek állnak rendelkezésünkre: •

Lekérdezés most azonnal: ezen opció kiválasztásakor a Kommunikáció (F9) gombra kattintáskor rögtön elindul a kommunikáció.

•

Időzített lekérdezés későbbi időpontban: időzített lekérdezéskor meg kell adni egy időpontot (ÓÓ:PP), amikor a kommunikációt el szeretnénk indítani. Ilyenkor megjelenik egy információs ablak, amely kiírja a pontos időt, és a felhasználó által megadott időpontot. Ha a Kilépés (F4) gombra kattintunk, akkor megszakíthatjuk a folyamatot, míg a Kommunikáció indítása (F9) gombbal rögtön elindíthatjuk azt.

•

Periodikusan ismétlődő lekérdezés: a periodikus lekérdezés lényege, hogy a felhasználó által megadott időközönként ismételten elvégzi a kommunikációs műveletet. Mivel a program pontos működéséhez elengedhetetlen, hogy friss mozgásadatokkal dolgozzon, hasznos lehetőség az ismétlődő lekérdezés.

A képernyőn található adatokból leolvashatjuk a lekérdezés gyakoriságát, a pontos időt, a következő lekérdezésig hátralevő időt, illetve a lekérdezés sorszámát. Ezt a típust csak a mozgásadatok lekérdezésére lehet használni. Függetlenül a beállításoktól a program minden este 23:45-kor tart egy harminc perces szünetet, majd 00:15kor elvégez egy teljes körű kommunikációt (ez az egyetlen eset, amikor periodikus lekérdezésnél a mozgásadat-letöltésen kívűl más is elvégez), majd a megadott periódus szerint folytatja a munkát. Ezen opciókon kívül meg kell adni, hogy mely blokkolóórákkal szeretnénk kapcsolatot létesíteni. Egy listából kell kiválasztani az órákat, és a kommunikáció csak rájuk fog vonatkozni. Ekkor megjelenik egy információs ablak, ahol a felhasználó végigkísérheti a kommunikáció menetét, és bármikor megszakíthatja azt.


68


Ha minden sikeres, akkor a megjelenő adatfolyamati naplóban Sikeres üzenetek jelennek meg.

Sikertelen adatkapcsolat esetén a megjelenő adatfolyamati naplóban a SIKERTELEN üzenetek jelennek meg.


69


A kommunikáció során a letöltött mozgások a program könyvtárában található Wadat.Dat file-ba kerülnek, és innen másolja be a program a Blokkol táblába azokat a mozgásokat, amelyek nem hibásak. Ennek az állománynak a tartalma a következő kommunikáció (mozgásadatletöltés) megkezdéséig változatlan marad. Az ablakon található egy gomb, melynek segítségével megtehetjük, hogy a mozgásokat közvetlenül a Wadat.Dat file-ból rögzítjük. Ilyenkor nem lép kapcsolatba a blokkolóórákkal a program. Átléphetünk a blokkolóórák beállításaihoz, és a kommunikációs naplót is kinyomtathatjuk innen.


70


Blokkolóórák beállítása A főképernyőn található ikonnal, vagy a Blokkolóórák / Blokkolóórák beállítása menüponttal nyithatjuk meg. Itt nyílik lehetőség a blokkolóórák regisztrálására, törlésére, adataik, paramétereik módosítására. Az adatmódosításra több lehetőség is nyílik: pl. a Módosít gomb segítségével, de ha a listában a kiválasztott óra sorára duplán rákattintunk vagy Enter gombot nyomunk, szintén előjön a módosítások elvégzésére szolgáló ablak. A Blokkolóórák beállítása menüt a felhasználónak nem szükséges ismerni. A program telepítésekor ill. szervizeléskor, a rendszer esetleges átalakításakor a Procontrol Kft. munkatársai elvégzik a szükséges beállításokat, a felhasználónak nem kell foglalkoznia vele. A nem megfelelő adat hibákat okozhat, ezért kérjük, ne változtasson a beállításokon!

A megjelenő ablak legnagyobb részét egy rácsos adatbeviteli tábla foglalja el. Itt találhatók a cégnél használt blokkolóórák. Egy sorban szerepel: • az óra neve, száma • a telephely neve – ahol elhelyezték az órát • egy telefonszám mező, amit a blokkolóóra kapcsolódási módjának megfelelően kell kitölteni: • amennyiben közvetlen kábelkapcsolat van, akkor ezt a mezőt hagyja üresen • ha telefonvonalon, modemen kéri le a program a mozgásokat, akkor a telefonszámot kell ide beírni (körzetszámmal együtt, ha van) • TCP/IP hálózati kapcsolat esetén ide a telefonszám helyett a blokkolóóra IP címét kell beírni, a következőképpen (a 192.168.0.50 behelyettesítendő):

• • • • • • •

• IP: 192.168.0.50:1001 (Workstar típusoknál) • IP: 192.168.0.50:80 (iGuard típusoknál) a terminál száma (1–15) az irányváltás (a mozgások irányát megfordítja, lásd lejjebb: Speciális beállítások) az óra jogosultságai az utolsó lekérdezés dátuma, ideje az óra képes-e a balanszok megjelenítésére a kommunikáció sebességét – BAUD – (alapértelmezésként 9600bit/s) automatikus iránymegállapítással kapcsolatos beállítások


71

8. fejezet Blokkolóórák lekérdezése, kommunikáció •

az óra alkalmas-e gyors adatlekérdezésre.

A blokkolóóráknál be lehet állítani a jogosultsági szinteket. Ez mutatja meg, hogy az adott órán mely dolgozók léphetnek be. Minden dolgozónál megadhatunk jogosultságokat 1–5ig, és ha ez egyezik az óránál megadottal, akkor a dolgozó beléphet az órához rendelt kapun. (Bővebb információért lásd: 5. fejezet)

A rácsos ablak alatt található gombok segítségével új órát regisztrálhatunk, egy meglévő jellemzőit módosíthatjuk, illetve törölhetünk. Módosításkor és felvételkor ugyanaz az adatbekérő ablak jelenik meg. Ilyenkor az összes tulajdonságát meg kell adni az órának, ezek hiányában a program nem engedélyezi az adatok elmentését. Speciális beállítások A Speciális beállítások (…) gombra kattintva egy újabb ablak jelenik meg, amelyen az óra beállításait még pontosabban adhatjuk meg. •

Az automatikus iránymegállapítás keretben először is megadhatja, hogyan szeretné, hogy a blokkolóóra a mozgásokat kezelje.


72


•

A blokkolóórán egyértelműen jelzik. (Alapbeállításként látható) Ekkor a blokkolóórán lehetőség van a mozgások meghatározására, tehát én ütöm be, hogy a mostani mozgásom Normál belépés, Kilépés ebédre, vagy valami más. (A blokkolóórán a dolgozók egyértelműen jelzik a mozgások minőségét)

•

Program utólag számolja ki: blokkolókártyák használata esetén csak megmutatjuk a blokkolóórának vagy áthúzzuk rajta a kártyánkat. Nem ütünk be semmilyen kódot, ezért az óra csak annyi információt kap, hogy ki és mikor csinált mozgáseseményt. Azt nem tudatjuk vele, ki- vagy bementünk. Ezért a programnak ezt magának kell kitalálnia. Ha erre az üzemre van állítva, a program a nap első blokkolását belépésnek veszi, a következőt kilépésnek, majd aztán megint belépés, stb. A Minősített mozgások irányát megőrizzük bekapcsolása esetén, ha minősített mozgást blokkol valaki, pl. már korábban tudta, hogy ekkor és ekkor szabadságra megy, a program ott abbahagyja a ki-be találgatásokat, és Kilépés szabadságra jogcímet jegyez fel. A minősített mozgás felülírja az egyszerű kilépést, vagy a program által –hibás blokkolás miatt – számolt belépést. A minősített mozgás lejárta után újrakezdi a számolgatást. (Kapcsolódó téma: Beállítások / Egyéb beállítások / Utólagos iránymegállapítás)

•

Előre rögzített mozgási jogcím esetén a dolgozó bármilyen jogcímre való belépést is blokkol, a program az itt alább megadott Belépések helyett rögzített mozgáskódra változtatja, és csak azt jegyzi meg. Ugyanígy a kilépéseknél. Tehát csak annyit tudhatunk a mozgásokról, hogy befelé vagy kifelé irányuló mozgások voltak-e.

A soros portot is meg lehet itt adni. Ennek akkor van jelentősége, ha ez egy különleges használatú, speciális blokkolóóra, ami másik soros porton csatlakozik a számítógéphez, mint a többi. Ha itt a Nincs beállítás látszik, akkor ő is a Beállítások / Kommunikáció ablakban megadott soros portot nézi. A Baud, a modem átviteli, kommunikácós sebessége. Ez alapértelmezésben 9600 bit/s, ha szükséges, itt beállíthatunk egy ettől eltérő értéket.


73

9. fejezet Mozgásadatok

9.

fejezet

Mozgásadatok

Ez a szolgáltatás lehetővé teszi, hogy a jelenléti ív és egyéb listázások elkészítése előtt felülvizsgáljuk és szükség esetén módosítsuk a mozgásadatokat.

A módosítások szükségessége, korlátozása A dolgozók is emberek, ezért előfordulhat, hogy hibásan blokkolnak: például este elfelejtenek kilépést blokkolni. Módosításra nem csak a hibás blokkolások miatt lehet szükség: a szabadságok, táppénzek és egyéb minősített távolléti jogcímek bevitelére is gyakran utólag kerülhet sor. Ezért a Mozgásadatok szerkesztése a Worktime legtöbbet használt szolgáltatása. A mozgásadatok módosításával vissza lehet élni, ezért ezzel a lehetőséggel óvatosan kell bánnunk. A tökéletes az lenne, ha nem lenne rá szükség, de a gyakorlatban szinte mindig van, ezért a program lehetővé teszi a beavatkozást, de csak megfelelő óvintézkedésekkel és naplózással együtt. A program jelszóhoz köti a módosítás lehetőségét. A Worktime for Windows rendelkezik egy rendszerjelszóval, amelyet ajánlott az első indítás után rögtön megváltoztatni. EZ A JELSZÓ EREDETILEG ’WORKTIME’, és biztonsági okokból ajánlott, hogy csak a program fő operátora, kezelője, vagy a cég igazgatója ismerje. Módosításához ismerni kell az előző jelszót is. Lehetőleg ékezetes betűket ne tartalmazzon, mert a különböző billentyűzetkiosztásokon hibás eredménnyel járhat. (Jelszó megváltoztatása: Beállítások / Egyéb beállítások) A módosított mozgásadatokat a program mindig megjelöli: a szerkesztőképernyőn és a jelenléti íven egyaránt kis kockák jelzik az utólagosan bevitt vagy módosított mozgásokat. Minden módosításnál lehetőség van egy ún. javítási bizonylatszám beírására is: ez akkor használható, ha mozgásadatok módosítására papíralapú, sorszámozott bizonylatok alapján kerül sor. Így ellenőrizhető a javítások helyessége. A MOZGÁSADATOK LEKÉRDEZÉSÉT A TERMINÁLRÓL NE FELEJTSE EL.


74


A mozgásadatok működése A Worktime a különböző jogcímeken eltöltött időt mindig a mozgásesemények sorozata alapján számítja ki. A normál be- illetve kilépések, valamint a napon belüli távollétek (magán, ebéd) használata egyértelmű: a blokkolás után a következő blokkolásig azon a jogcímen vagyok, amit az első blokkolásnál jeleztem. A többnapos jogcímeknél (szabadság, betegség) sincs ez másképpen. A használatukat az nehezítheti, hogy ezek a jogcímek az esetek túlnyomó többségében egész napokra vonatkoznak – dátumtól dátumig –, és nem értelmezhető rajtuk a mozgásesemény napon belüli óra:perc időpontja. A Worktime program ennek ellenére mégis használja az időpontot az ilyen jogcímeknél, a jogcímeknél beállított paramétereknek megfelelően. (A jogcímek tulajdonságait lásd az 5. fejezet Alapfogalmak pontjánál.) Ha többnapos minősített távollétet kívánunk valakinek beírni, akkor a távollét kezdetét jelentő mozgást a távollét első napjára, a munkarendben leírt munkaidő (elméleti idő) kezdetére írjuk be. A távollétet bármilyen későbbi mozgásesemény lezárja, de könnyebben áttekinthető, ha a távollét utolsó napjára egy normál kilépést írunk az elméleti idő végére (ezt a program mindig fel is ajánlja a távollét kezdetének beírásakor). Többnapos minősített távollét kezdetét és végét nincs értelme olyan napra (pl. hétvégére) tenni, amikor a munkarend szerint nem kell dolgozni: a hosszú minősített távollétek úgyis csak a munkarend szerinti munkanapokra vonatkoznak, csak ilyen napokon számítunk rájuk időt. A minősített távolléteket nem szükséges lezárni: ha egy dolgozó utolsó mozgása egy többnapos minősített kilépés volt, akkor a program úgy veszi, hogy most is ott van: például hosszú betegségen vagy szülési szabadságon lévő dolgozóknál fordulhat ez elő. A Worktime lehetővé teszi, hogy több minősített kilépés kövesse egymást: nem szükséges az embert beléptetni, majd ismét kiléptetni, ha egymás után következik például szabadság és kiküldetés. A belépések minősítése – és ezzel egy időszak utólagos minősítése – a blokkolóórán használva nagyon elegáns, de utólagos módosításnál lehetőleg ne használjuk a minősített belépéseket, mert nehezen áttekinthetőek.


75


Mozgásadatok szerkesztése A Worktime rendszerben szereplő mozgásadatok megtekintésére és szerkesztésére a főmenü Mozgásadatok / Mozgásadatok szerkesztése pontjával, illetve a főablakon található ikonra kattintással nyílik lehetőség. Az ablak megnyitásakor a program egy listát kínál fel, melyen a dolgozók szerepelnek. Válasszuk ki (dupla kattintással) vagy kerestessük meg azt a dolgozót, akinek az adatait az első helyen kívánjuk megjeleníteni a táblázatban. Lehetőségünk van a dolgozók neve vagy törzsszáma alapján is keresni. Meg kell még határoznunk a megjeleníteni kívánt időintervallumot. Az alapértelmezett intervallumot a Beállításokban megváltoztathatjuk


76

9. fejezet Mozgásadatok A képernyőn ezután egy adattáblázatot láthatunk:

A táblázat egy dolgozó mozgásadatait jeleníti meg idő szerinti sorrendben. Egyszerre csak egy dolgozó mozgásadatai szerepelnek benne. Az ablak bal felső sarkában adhatók meg a személyes adatok, ahol a törzsszámot, nevet és az intervallumot tekinthetjük meg. A táblázat oszlopai A táblázat első két oszlopa a mozgásesemény dátumát (Dátum) és a dátumhoz tartozó nap nevét (Nap) tartalmazza. Ezt követi egy információs mező, (i) ahol a mozgáseseményről kaphatunk hasznos információkat. Itt jelenik meg, ha egy mozgás napi hiányzásnak (NH), vagy hiányzó blokkolásnak számít (HB), és az ünnepnapok (Ü), illetve a nem munkanapnak minősített napok (pihenőnapok) is meg vannak jelölve. Ezen kívül a módosított vagy a felhasználó által utólag felvett mozgáseseményeket jelző kis kocka is itt található meg. (Az információs oszlop megfelelő rublikája sötétre színeződik.) A negyedik oszloptól a táblázat a blokkolás pontos idejét, irányát és a mozgási jogcímet sorolja fel. A Worktime programban a mozgásadatok áttekintése programrész a mozgáseseményeket párokban mutatja. A program a blokkolási adatokból megállapítja, hogy logikailag mely mozgások számítanak egy párnak, és azokat egy sorban jeleníti meg. Csak napi hiányzások vagy minősített jogcímek esetében fordulhat elő, hogy egy sorban csak egy mozgás található – ez a könnyebb érthetőség kedvéért lett így megoldva.


77

9. fejezet Mozgásadatok Alaphelyzetben a táblázat egy sora egy napot jelent, a nap első két mozgását, amelynél többre leginkább nincs is szükség. Ha mégis, akkor a táblázatba új sort szúr be a program ugyanarra a napra, ahol ismét megjelenhet egy mozgáspár. A táblázat keretén számos további információ kapott helyet: az aktuálisan kijelölt dolgozó neve, törzsszáma, munkarendje, telephelye, osztálya, a mozgásesemény napján munkarendben előírt elméleti (ledolgozandó) időintervallum, valamint az illető aktuális balansza. Ezen kívül megtalálható a blokkolás helye, a terminál száma, illetve javított mozgásesemények esetén a javítás dátuma és a javítási bizonylat száma. Ezek a feliratok a mozgásesemények között mozogva folyamatosan frissülnek. A használható funkciógombok •

Dolgozóváltás: F5 Megnyitja az induláskor látott ablakot, ahol egy rácsból kiválaszthatjuk a lekérdezni kívánt dolgozót, és beállíthatjuk az intervallumot. Ha leütünk egy billentyűt, akkor az azonos kezdőbetűjű dolgozókhoz ugrik. Lehetőségünk van a dolgozók neve, vagy törzsszáma alapján is keresni.

•

Mozgás az adatbázisban: •

Előző dolgozóra ugrás: F7 A választógomb állásától függően a törzsszám, név vagy telephely/osztály szerinti előző dolgozóra ugrik, és legenerálja a mozgáseseményeit.

•

Következő dolgozóra ugrás: F8 A választógomb állásától függően a törzsszám, név vagy telephely/osztály szerinti következő dolgozóra ugrik, és legenerálja a mozgáseseményeit.

•

Keresés: •

Hiányzó blokkolásokra: A következő hibára (HB hibajelző kockára) ugrik.

•

Napi hiányzásokra: Ezzel a funkcióval az olyan napokat tudjuk megkeresni, amelyeken a dolgozónak egész nap nem volt mozgáseseménye (NH). Figyelmen kívül hagyja azokat az üres napokat, amikor az illető valamilyen többnapos távolléten volt (pl. szabadság).

•

Új mozgás: F3 Új mozgásesemény felvitele. A program egy adatszerkesztő ablakot jelenít meg:


78


A program az alapértelmezésként felkínált adatokat a sormutató aktuális helyzete alapján állapítja meg: a dolgozó éppen aktuális mozgásának dátumát, a munkarend szerinti munkakezdési időt és normál belépési jogcímet jeleníti meg. Azonban ha egy dolgozónak egy nap már volt belépése, akkor a munkarend szerinti munkazárást és normál kilépést ajánl fel. Az alapértelmezésként felkínált adatokat természetesen módosítani lehet. A javítási bizonylat száma üresen hagyható, ha nem használjuk. A dátum mellett a hét napjának neve látható, ami szintén megváltozik a dátum átírása során. A dátum átírására akkor van szükség, ha a dolgozónak olyan napra kívánunk mozgást beírni, ahol még nincs egy sem. A program nem enged hibás dátumot, vagy a mai naptól nagyon távoli dátumot (pl.1000.07.23) beírni. (Beállítások / Rendszer / Megadható legkisebb, legnagyobb dátum) A dátum melletti idő alapértelmezett értéke a dátum módosításának hatására a munkarendnek megfelelően szintén frissítésre kerül. Ha olyan dátumot állítunk be, amikor a munkarend szerint nem kell dolgozni (pl. hétvége), akkor az idő alapértelmezett értéke 00:00 lesz, amit a program nem fogad el: így azt mindenképpen szükséges módosítani. A dátum és az idő kiválasztását követően adjuk meg a kívánt mozgáseseményt. Ezt egy kombinált listaablakból választhatjuk ki. Ügyeljünk arra, hogy ne minősített belépést válasszunk a minősített kilépések helyett! A mozgás rögzítése előtt a program további párbeszédablakokat jeleníthet meg: •

Többnapos minősített távolléti jogcím esetén megkérdezi, hogy mikor fog befejeződni a távollét. Az itt megadott napon a távollétet lezáró normál kilépési mozgást fog beírni. A lezáró nap megadása nem kötelező. Ekkor a távollétnek akkor lesz vége, amikor a dolgozó visszatér a munkahelyére és először blokkol.

•

•

Ha a balanszszámítás kezdete előtti időszakban módosítunk, akkor a program rákérdez, hogy tényleg ezt szeretnénk-e. Választhatunk a módosítás elvetése és megtartása között, de a balansz nem fog módosulni.

Módosítás: F4 Az új mozgásesemény beírásához teljesen hasonló módon kell kezelni, de nem új, hanem egy már meglévő mozgást lehet vele szerkeszteni.

•

Törlés: F9 Egyes esetekben szükség lehet arra, hogy mozgásadatokat töröljünk: például a dolgozó többször blokkolt egymás után feleslegesen, vagy mi írtunk be egy szükségtelen mozgást.


79

9. fejezet Mozgásadatok •

Balanszszámítás: F2 A balansz (lásd 5. fejezet) a mozgásesemények és a munkarend összevetéséből alakul ki, és a mozgásesemények módosítása mindig hatással van rá. A módosítások elvégzése után a rendszerparaméterektől függően a program vagy újraszámítja az adott dolgozó balanszát, vagy pedig kitörli (érvényteleníti), és kérdőjeleket jelenít meg a helyén. A balansz helyén akkor is kérdőjelek láthatók, ha a blokkolóóráról mozgásadatok érkeztek, és még nem számítottuk újra a balanszokat. Ez a gomb az aktuális dolgozóra, míg a Listázások / Balanszszámítás az összes dolgozóra vonatkozóan újraszámolja ki az aktuális balanszokat. Alapbeállítás szerint a mozgásadatokban történő bármiféle módosítás után a program kiszámolja a balanszot az aktuális dolgozóra. Ha ezt a funkciót ki szeretnénk kapcsolni, megtehetjük a Beállítások / Balansz, blokkolások / Mozgásadatok szerkesztése után számolja újra a balanszot kikapcsolásával.


80


Mozgásszerkesztési napló Ahogy az előző fejezetben láttuk, a programban lehetőségünk van a dolgozók mozgásadatainak megváltoztatására: fölvehető új mozgásesemény, egy meglévő mozgás adatait módosíthatjuk, esetleg ki is törölhetjük. Általában a hibás, elfelejtett blokkolások pótlására használjuk ezt a funkciót, mivel azonban ez a művelet nagyban befolyásolhatja a dolgozó egyenlegét, vagy más jellemzőket, ezért fontos, hogy ellenőrzött legyen. Az ellenőrzést egyfelől az biztosítja, hogy a módosítások csak jelszóval hajthatók végre. A Worktime for Windowsban található egy rendszerjelszó, amely a program fő kezelőjét illeti meg (vagy az igazgatót, tulajdonost). A rendszerjelszó biztosítja, hogy illetéktelenek ne módosíthassák a mozgásokat. (A jelszómódosítás a Beállítások / Egyéb választásával hajtható végre.) A módosítások kontrollálásának másik biztosítéka, hogy a változtatásokat a program mindig naplózza a mozgásszerkesztési naplóban. Ezt a Mozgásadatok / Mozgásszerkesztési napló menüponttal, vagy a főképernyőn található ikonnal nyithatjuk meg.

A szerkesztési naplóba bekerül a műveletet végrehajtásának dátuma (bejegyzés dátuma), a művelet típusa (Felvétel, Módosítás, Törlés), a javítási bizonylat száma – ha meg lett adva –, és a mozgásadat jellemzői (a dolgozó törzsszáma, mozgásának dátuma, ideje, a mozgáskód, és a mozgás típusa, megnevezése). A bejegyzések nem törölhetők. Módosított mozgások esetén a táblázatban a régi mozgás adatai szerepelnek, a rács alatt pedig kiírja az új mozgás adatait. Mozgásadatok letöltésekor az érkező mozgások átesnek egy vizsgálaton, hogy nem megfelelő mozgást ne rögzítsünk. Ezen mozgások is bekerülnek ide, hogy későbbi adatletölté-


81

9. fejezet Mozgásadatok sek után ne okozzanak hibás eredményeket. Ilyenkor a táblában az Adatrögz. szó kerül be a megfelelő mezőbe.


82


Mozgáskódok A mozgáskódok (mozgási jogcímek – lásd 5. fejezet) alapvető jellemzői a blokkolásoknak. A mozgáskódokból lehet megállapítani, hogy egy dolgozó milyen jogcímen tartózkodott kint vagy bent a vizsgált időben. A mozgási jogcímek karbantartását a Mozgásadatok / Mozgáskódok menüponttal, vagy a főképernyőn található ikonnal nyithatjuk meg. A program mozgási jogcímei módosíthatók, bővíthetők, törölhetők, de csak bizonyos határokon belül: •

Számuknak 01 és 40 közé kell esnie

•

0-val kezdődőek a belépés irányúak (munkakezdés), a többi kilépés irányú

•

Kötött – nem módosítható – mozgáskódok a 01: normál belépés, 11: normál kilépés, illetve az ebéd kilépéskódja, amennyiben van ilyen.

A mozgáskódok karbantartását az alábbi ablak segítségével végezhetjük el:

Az ablak bal szélén megtalálhatók az eddig regisztrált mozgáskódok. A listában lépegetve az ablak jobb szélén láthatjuk az aktuális mozgási jogcím paramétereit, jellemzőit. Ezek közül bármelyiket módosíthatjuk, a változtatásokat pedig az OK (F9) és Mégsem (F4) gombokkal rögzíthetjük, vagy vethetjük el. Új elem felvételénél is ugyanígy járjunk el. Minden mozgáskódnak van egy rövid és egy hosszú neve. Mindhárom paraméter egyedi, tehát két különböző mozgáskódnak nem lehet ugyanaz a neve, de két mozgási jogcímnek sem ugyanaz a kódja. A fenti három jellemzőn kívül a következő, már nem egyedi paraméterek jellemzik a mozgáskódokat (bővebb információért lásd: 5. fejezet): Procontrol Worktime for Windows

83


•

Feldolgozott: meghatározza, hogy a jogcímet figyelembe vesszük-e, számolunk-e rá időt.

•

Igazolt (ledolgozott): a jogcímek egyik fontos tulajdonsága, hogy ledolgozottnak (fizetettnek / igazoltnak) minősülnek-e. A benntöltött idő, a hivatalos távollét és a kiküldetés tipikusan ilyen jogcím.

•

Egynapos / Többnapos: a jogcímek egy része jellegénél fogva egy napon belüli (24 órán belülre esik a kezdete és a lezárása.). Egynapos jogcím tipikusan a munkavégzés, a magán távollét, az ebéd. A jogcímek másik része azonban hosszú, több napig is tarthat: ilyen a szabadság, betegállomány, kiküldetés.

•

Eleje lehet tört nap / vége lehet tört nap: többnapos jogcímek további pontosítására szolgáló paraméterek. Az „eleje lehet tört nap” azt szabályozza, hogy ha egy többnapos jogcím kezdete (a kezdő mozgáseseménye) nem a munkarend szerinti munkakezdésre, vagy az elé esik (tört nap), akkor a kérdéses első napot figyelembe vegyük-e a jogcímen töltött idő kiszámításakor. A „vége lehet tört nap” a jogcím utolsó napját szabályozza. Példa: a betegség jogcím többnapos jogcím, és a legtöbb esetben csak egész napokat töltünk rajta. De előfordulhat, hogy valaki napközben lesz rosszul, és a munkaidő vége előtt kilép betegség minősítéssel. A betegség jogcím „eleje lehet tört nap” kapcsolója szabályozza, hogy ilyen esetben a munka befejezte és a munkaidő vége között időre számítsunk-e betegség jogcímet.

•

Lehet hátulról minősített: meghatározza, hogy a mozgáskód jogcímét befolyásolhatják-e a hátulról minősítések.

A Nyomtatás (…) gombbal a mozgáskódokat listázhatjuk ki mozgáskód, vagy név szerinti sorrendben. A Worktime for Windows a 01-es és a 11-es kódokat kiemelten kezeli. Nem lehet őket letörölni, illetve a kódjukat módosítani. A program induláskor megvizsgálja a mozgáskódok tábláját, és ha üres, akkor létrehozza ezt a két mozgáskódot a megfelelő paramétereikkel. Ezeket a paramétereket bármikor meg lehet változtatni. A 01-es kód a normál belépés kódja, amit legtöbbször munkakezdéskor blokkolnak, a 11-es pedig a normál kilépés, ami a munka végét jelenti. A mozgási jogcímek karbantartásában lehetőség van meglévő mozgáskódok törlésére, paramétereik módosítására, és természetesen újak felvételére. Fontos a jogcímek frissen tartása, mert egy olyan blokkolás, amelynek a kódja nem szerepel a nyilvántartásban, nem sokat ér. (Beállítások / Kommunikáció)


84


Hónapzárás A Mozgásadatok / Hónapzárás menüponttal, vagy a főképernyőn található ikonnal indíthatjuk el. Itt nyílik lehetőség az időszakok lezárására. Ilyenkor kiszámolja a dolgozók munkaidőit, elszámolja a túlórákat, a balanszkorrekciókat, és lezárja az időszakot. A hónapzárás a megadott dátum előtti napig tart, tehát az azt követő mozgások, már az új időszakhoz fognak tartozni. (Lásd 5. fejezet) A műveletet szűkíthetjük munkarendek szerint. Ha kiválasztjuk ezt az opciót, akkor indítás után megjelenik egy ablak, amelyen a cégnél bevezetett munkarendek közül kiválaszthatjuk, hogy melyek kerüljenek bele a műveletbe.

Árva mozgások táblája A kommunikáció során letöltött mozgásesemények vizsgálatakor azon mozgások, melyek nem létező kártyaszámot tartalmaznak, nem kerülnek bele a Blokkol táblába. Programbeállításoktól függően eldobjuk őket, vagy bekerülnek az árva mozgások táblájába. (Beállítások / Kommunikáció) Ezt a táblát a Mozgásadatok / Árva mozgások táblája menüponttal tekinthetjük meg. Itt megnézhetjük, hogy az adott mozgásnak mi a kártyaszáma, mikor blokkolták, melyik blokkolóóránál, melyik telephelyen, és milyen mozgáskódot. A Mozgásadatok aktivizálása (F9) újra átvizsgálja az árva mozgásokat, és ha talál köztük olyan mozgáseseményt, amely a vizsgálat időpontjában már nem számít árva mozgásnak (időközben megkapta egy dolgozó a kártyát az adott napra), akkor azt átmozgatjuk a Blokkol táblába.

Mozgásadatok archiválása, törlése A Worktime működése során nagyszámú (akár több százezer) mozgásadat halmozódhat fel. Bizonyos határon túl ezek már szükségtelenek, zavarják a mozgásadatok szerkesztését, és lassítják a program működését. A Worktime lehetőséget biztosít a mozgásadatok törlésére és archiválására is, a Mozgásadatok / Mozgásadatok archiválása, törlése menüpont alatt:


85

9. fejezet Mozgásadatok •

Törlés esetén egy bizonyos dátumnál korábbi mozgásadatok egyszer és mindenkorra eltűnnek a rendszerből. A törlés „okos” törlés, a jelenlegi balanszokat semmiképp nem befolyásolja. Például ha valaki legutolsó mozgásával egy igen hosszú távollétre (pl. betegség) ment el, akkor az a kilépés megmarad, még ha a törlési dátumnál korábbi is.

•

Archiválás során a megadott dátumnál korábbi adatok látszólag eltűnnek a rendszerből, de szükség esetén ideiglenesen előhívhatók, de már nem módosíthatók. Az adatok archiválása nagy munka, sok időt vehet igénybe.

Az adatok visszatöltése történhet ebből a menüből, de beállítható, hogy a program minden elindításakor felkínálja a lehetőségét. Az adatok visszatöltésekor a Worktime for Windows könyvtárában létrehozunk egy új adatbázist (ArchivBlokkol.Dat), amiben a programból való kilépésig dolgozni fogunk. A törlésre és az adatmódosításra is igaz, hogy csak a balanszszámítás kezdődátumánál korábbi adatokat szabad kitörölni velük, és visszavonásuk nem lehetséges. Hálózatos környezetben mindkettőnél kizárólagos üzemmódra van szükség.


86

10. fejezet Listázások

10.

fejezet

Listázások

A Worktime program használatának végső soron az a célja, hogy jól használható információkat kapjunk a dolgozók munkavégzéséről. A listák szolgáltatják ezeket az információkat jól áttekinthető, írásos formában. Ez a fejezet ismerteti a Worktime listáit, jelentéseit és azok értelmezését. A Worktime a jelentések elkészítése során figyelembe veszi a rendszerparamétereket (Beállítások). Ott lehet beállítani azt a programszolgáltatást is, ami lehetővé teszi, hogy a listák elkészítése után, de kinyomtatása előtt a képernyőn megtekinthetjük a jelentést, és eldönthetjük, hogy végül kinyomtatjuk-e. A MOZGÁSADATOK LEKÉRDEZÉSÉT A TERMINÁLRÓL NE FELEJTSE EL. A jelentések, listák elkészítésekor tudnunk kell, hogy a program csak a rendelkezésre álló adatok alapján tud dolgozni: ha nem tartjuk karban a dolgozók adatait, nem kérdezzük le az adatokat a blokkolóóráról (amennyiben ez szükséges), nem javítjuk ki a hibás mozgásadatokat, akkor az elkészült jelentések is hibásak, hiányosak lesznek. Különösen igaz ez a munkaidő-számításra: a program hibás blokkolási események esetén is számít munkaidőt és vele együtt balanszot, de ez valószínűleg nem felel meg a valóságnak. Egyes jelentések elkészítése (pl. havi részletes jelenléti ív az egész vállalatra) nagy munkát, sok számolást jelent a számítógép részére, ezért hosszú időt igényelhet: legyünk ekkor türelemmel. A legtöbb lista elkészítését megszakíthatjuk az ESC gomb megnyomásával.


87


Mozgásesemények listája A Listázások / Mozgásesemények listája menüponttal, vagy a főképernyőn található ikonnal indíthatjuk el. Ez a programrész egy adott intervallumon belül (év, hónap, nap, óra, perc) blokkolt mozgásokat gyűjti ki. Ezen adatokat idő és törzsszám szerint lehet rendezni, továbbá lehetőség van a belépések, illetve kilépések szűrésére.

A rutin elindítása után kigyűjti az intervallumba eső mozgásokat, és megjeleníti őket egy táblázatban.

Kiírja a blokkolások napját, idejét, irányát, a dolgozó törzsszámát, nevét, és azt, hogy a blokkolás melyik telephelyen történt meg. Lehetőség van a lista kinyomtatására is a Nyomtatás (F9) gomb megnyomásával.


88


Hibás blokkolások A blokkolási hibák kiszűrése – különösen nagy számú dolgozó mellett – nem könnyű feladat. Ez a szolgáltatás lehetővé teszi, hogy kinyomtassuk azon dolgozók mozgáseseményeit, akik a megadott időszakban hibásan blokkoltak. Célszerű a listázott időszakot minél rövidebbre venni: ideális esetben naponta, hetente nyomtatják ki ezt a jelentést. Minél tovább halogatjuk, annál kevésbé fognak a hiányzó adatokra emlékezni a munkatársak. Ezt a listát szétküldhetjük az osztályoknak, dolgozóknak, hogy jelöljék be a szükséges módosításokat, és küldjék vissza. A hibás blokkolások listájának ablaka:

Hibásnak minősülnek a következő esetek: o hiányzás o munkanap kilépéssel kezdődik (ha az előző nap nem éjszakázott) o két belépés követi egymást o két normál kilépés követi egymást o belépés a nap utolsó mozgása (ha nem éjszakázik) A listát a főmenüből indíthatjuk el, a Listázások / Hibás blokkolások menüponttal, vagy a főablakon található ikonnal.


89

10. fejezet Listázások A Hibás blokkolások listája beállításait, formáját tekintve nagymértékben hasonlít a Jelenléti ívre. Kezeléséhez lásd az ott leírtakat – 81.o.

Napi hiányzások A Listázások / Napi hiányzások menüponttal, vagy a főképernyőn található ikonnal nyithatjuk meg. A napi hiányzók listája azokat a dolgozókat jeleníti meg, akiknek a vizsgált intervallum alatt egy munkanapon semmilyen mozgáseseménye nem volt. A művelet megkezdése előtt beállíthatjuk, hogy a kiíratás név, vagy dátum szerint történjen, illetve, hogy azokat a dolgozókat megjelenítse-e, akik igazoltan vannak távol (ha egy dolgozó hétfőn szabadságra megy, és csak csütörtök reggel blokkol újra, amikor visszajön, akkor kedden és szerdán napi hiányzóként kerül számításba).

A lista tördelését itt is beállíthatjuk. A nyomtatási beállításokat a lista elkészülte után is módosíthatjuk, viszont a rendezést és az igazolt távollévők kigyűjtését, csak az Indítás (F9) gombra kattintás előtt tehetjük meg.

Balanszszámítás A Listázások / Balanszszámítás menüponttal, vagy a főképernyőn található ikonnal nyithatjuk meg. A dolgozók balanszát számolja ki, az utolsó balanszszámítás napjától a tegnapi napig, figyelembe véve a különböző balanszátviteleket. Megnyitásakor rögtön megkezdi a balanszok kiszámítását. Ezután beállításoktól függően kinyomtatja vagy megjeleníti a képernyőn. Csak azoknak számol balanszot, akik megfelelnek a feltételeknek (blokkoló, aktív dolgozó).


90

10. fejezet Listázások Ajánlott a frissen számolt balanszokat elküldeni a blokkolóóráknak, amennyiben azok támogatják az egyenlegek megjelenítését, mert a dolgozóknak is könnyebb számolni, ha tudják milyen balanszuk van.


91


Jelenléti ív A leggyakrabban használt és legsokoldalúbb lista: ezen látszik, ki mettől meddig, mennyi időt töltött a munkahelyén, és ez alapján számítják a munkabért. A dolgozók blokkolási és számított időadatait is tartalmazza, szabályozható részletességgel. A Listázások / Jelenléti ív menüponttal, vagy a főképernyőn található ikonnal érhetjük el. Konfigurációs beállítástól függően megjelenik egy kis ablak, ahol kiválaszthatjuk a feldolgozni kívánt telephelyeket, osztályokat. Amennyiben a listákat rendszeresen az összes telephelyre készítjük el, ajánlott a Program / Beállítások / Listázások menüpontban beállítani ezt az opciót, elkerülve az állandó telephely- illetve osztályválasztást. A MOZGÁSADATOK LEKÉRDEZÉSÉT A TERMINÁLRÓL NE FELEJTSE EL.

Jelenléti ív készítése előtt meg kell adni az intervallumot, az oszlopok számát, és egyéb, a nyomtatással illetve a kiíratással kapcsolatos paramétereket. Beállításoktól függően a jelentést az elkészülte után kinyomtatja, vagy csak megjeleníti a képernyőn. A táblázat dolgozónként és naponként tartalmaz egy sort. A hétvégék és az ünnepnapok nem szerepelnek rajta, ha nincs a dolgozónak akkor mozgása. Amennyiben egy dolgozó egy nap többet blokkolt, mint amennyi egy sorba kifér, több sorba tördelődnek a mozgásadatai. A táblázat jobb oldalán, az utolsó előtti oszlopban jelenik a napi ledolgozott idő. A ledolgozott idő nem csak a bent töltött időt jelenti, hanem az összes igazolt jogcímet is (pl. hivatalos távollét).


92


Az utolsó oszlop a Worktime kritikai megjegyzéseit tartalmazza a dolgozó adott napjára vonatkozóan. Ez a következő lehet: •

O.K.: minden rendben

•

Üres: nincs mozgásesemény az adott napon, és nem lépett ki korábban többnapos távollétre

•

Hiányos: hibás blokkolása van az adott napon (Pl. belépett, de nem lépett ki)

•

Törzsidő: megsértette a munkarendben előírt törzsidőt

•

Peremidő: megsértette a munkarendben előírt peremidőt

•

Folyt.: a nap sok mozgásból áll, nem fér el egy sorban, ezért a következő sorban folytatódik

A mozgásesemények alatt található az összesítés, amely a listázási időszakra vonatkozó balanszadatokat tartalmazza: kezdőbalansz, időszaki balansz, végbalansz. Fontos, hogy ezek csak akkor egyeznek meg a dolgozó aktuális balanszadataival, ha a listát a balanszszámítási kezdődátumtól a tegnapi napig kértük le. Ha a balanszszámítás kezdődátuma a listázási időszakba esik, akkor csak onnan számítjuk a balanszot. Ha a listázott időszak mögé esik, akkor a listázott időszakra számítunk balanszot, 0 kezdőbalansszal. Azt, hogy a megjelenített balanszot honnan kezdve számítottuk, a kezdőbalansz mező tartalmazza. A végbalansz a kezdőbalansz és az időszaki balansz összege.


93


Pillanatnyi jelenléti ív Ez a szolgáltatás a jelenleg a munkahelyen tartózkodó dolgozókat jeleníti meg a képernyőn és kívánság szerint a nyomtatón. A Listázások / Pillanatnyi jelenléti ív menüponttal, vagy a főképernyőn található gombbal nyithatjuk meg. A szolgáltatás elindításakor a jelenléti ívnél megszokott módon kiválaszthatjuk a telephelyeket, valamint megmondhatjuk, hogy mindenkit, vagy csak a bennlévőket kívánjuk a táblázatban látni. A listát ki is nyomtathatjuk. A nevek előtt „BE” jelenik meg akkor, ha az illető bent van, és „KI” jelzés, ha nincs. Akkor is „KI”-t kap, ha fizetett jogcímen – pl. hivatalos távollét – van távol az illető.

A táblázatban lépkedve, az éppen aktuális dolgozó aznapi mozgásait megtalálhatjuk az ablak jobb felső sarkában található kis táblázatban. Ha nincs aznapra semmilyen mozgáseseménye, akkor a ’Nincs blokkolása’ felirat jelenik meg. Fontos: A táblázat adatai csak akkor fogják a valóságot mutatni, ha a blokkolóórákról előzőleg lekérdeztük az adatokat.


94


Listák A Worktime for Windows program adattáblákban tárolja az adatokat. Ezek nagy részét a programból is meg lehet tekinteni, de vannak olyanok, amelyeket a Worktime működés közben, a felhasználói felületen nem követhető módon tölt fel adatokkal. A lényegesebb adatokat tartalmazó táblák tartalmát kilistázhatjuk a programból, majd ki is nyomtathatjuk őket. Az alább felsorolt szolgáltatások a Listázások menüben találhatók. Némely esetben indítás előtt megváltoztathatunk bizonyos paramétereket, de javarészt csak a nyomtatást végzi el a program, ha rákattintunk valamelyik menüpontra. A Worktime for Windows programmal a következő listákat készíthetjük el: •

Mozgáskódok Kód vagy Megnevezés szerinti sorrendben megjeleníti a regisztrált mozgáskódokat. Mindenképpen hasznos opció, mivel a dolgozóknak eljuttatva ők is tisztában lehetnek vele, hogy bizonyos mozgásokat milyen jogcímként blokkoljanak be.

•

Szervezeti hierarchia A cég telephelyeinek, osztályainak listáját készíthetjük el itt. Megjeleníti a telephelyek hivatkozási nevét, megnevezését, címét, és kiírja a telephelyen belül található osztályokat, illetve az osztályok alapértelmezett munkarendjeit.

•

Munkarendek dolgozói Ez a lista a munkarendek szerint csoportosítja a dolgozókat. Kiírja a munkarendeket, ezen belül pedig megjeleníti az őket használó dolgozók nevét, törzsszámát, kártyaszámát, telephelyét, osztályát.

•

Ünnepnaptár Az ünnepnaptárt nyomtathatjuk itt ki. A felcserélt nap dátuma, napja és az új nap neve szerepel benne.

•

Dolgozótörzs A cég dolgozóit listázhatjuk ki ebben a pontban. Lehetőség van a listát név, törzsszám, kártyaszám és telephely szerint sorba rendezni. Ha kártyaszám szerint listázunk, akkor megadhatjuk, hogy csak a kártyákkal rendelkező dolgozókat írassuk-e ki. Ebben a táblában nemcsak az aktív dolgozók szerepelhetnek, hanem a kilépettek is, mivel a dolgozók törlésénél megadhatjuk azt is, hogy csak kiléptetjük az illetőt. Ezek az emberek már nem alkalmazottjai a cégnek, nem biztos, hogy őket is meg akarjuk jeleníteni, ezért megoldható a lista szűrése az aktív dolgozókra vagy a kilépettekre.


95

10. fejezet Listázások A lista sorai tartalmazzák a dolgozó nevét, törzsszámát, kártyaszámát, a telephelyet, ahol dolgozik, ezen belül az osztályt, és a dolgozó munkarendjét. •

Futási napló A Worktime for Windows futás közben naplót vezet, melyben rögzíti a programindítások, kilépések idejét, ezen felül percenként jelzi, hogy még fut a program. Erre azért van szükség, hogy hiba, rendellenesség esetén utána lehessen nézni, hogy mikor indították el a programot, kiléptek-e belőle, vagy ha nem, akkor mennyi ideig futott. A listában ez a három mező szerepel.

•

Kommunikációs napló A kommunikációs naplót a blokkolóórákkal való kommunikáció során frissíti a program. A listában a kommunikáció összes adata megtalálható. Ezt a listát egy rácsban lehet megtekinteni, kinyomtatni viszont nem lehet.

•

Blokkolóórák Az itt elkészülő lista megegyezik a Blokkolóórák beállítása ablakon található rács tartalmával, csak itt ki is lehet azt nyomtatni.


96

11. fejezet Program

11.

fejezet

Program

A Program menü a Worktime for Windows általánosabb funkcióit tartalmazza. Első pontja a Beállítások, mely a Worktime működését, használhatóságát, eredményeit alapvetően meghatározza. Ezt a menüpontot fontossága miatt és mert a telepítés után először van szükség rá, kiemelve tárgyaltuk a 6. fejezetben. Fontos, hogy ismerje, ezért ha még nem tette meg, kérem, most olvassa el a 6. fejezetet! A Program / Export almenü alatt található menüpontok külső állományokba gyűjtik az adatokat, és más programok által használható formátumban tárolják őket. Ezeket a funkciókat nevezzük statisztikáknak. A Mozgásadatok ASCII állományba történő másolása egy .TXT kiterjesztésű file-t hoz létre, míg az Excel export egy, az Excel program által olvasható táblázatot generál. A Diagram készítése kilóg ebből a sorból, mivel nem hoz létre új állományokat, de hasonló típusú műveleteket végez el, mint az Excel-exportálás.

Mozgásadatok ASCII állományba A program támogatja a dolgozók mozgásainak ASCII állományba történő kigyűjtését. A főmenü Program / Export / Mozgásesemények ASCII állományba pontjával, vagy a főablakon található ikonnal indítható el.

Meg kell adni az intervallumot, amelynek a mozgásait kigyűjtjük, és egy ASCII-állomány nevét (alapértelmezésben: Mozgasok.txt). Ezen kívül beállíthatjuk, hogy a mozgásokat mi


97

11. fejezet Program alapján rendezzük. Lehetőség van a dolgozó törzsszáma, dátum + idő, idő, mozgáskód és a blokkolás helye (óraszám) szerinti rendezésre. A művelet végrehajtása után a Worktime for Windows program könyvtárában megtalálható lesz a megadott file.

Diagram Ebben a menüpontban különböző diagramokat készíthetünk. Nem készít külső állományt, de mivel hasonló számolásokat végez, mint az Excel-exportálás, ezért került ebbe a csoportba. A főablakon található gombbal, vagy a Program / Export / Diagram menüponttal indítható el. Először meg kell adni az intervallumot, amelyen belül vizsgálni fogjuk a különböző adatokat. Háromféle jellemzőt vizsgálhatunk: •

Ledolgozott idő/dolgozó Egy név, illetve törzsszám szerint rendezhető listából kiválaszthatjuk a keresett dolgozót, és a kívánt hónapra legenerálhatjuk a mozgáseseményeit prezentáló diagramot. A hónap megadásakor ügyelni kell arra, hogy az az indításkor megadott intervallumon belülre essék.

A diagramon megjelenik a dolgozó neve, törzsszáma és a mozgások hónapja. Az ablak jobb szélén található színskála segít a mozgások megkülönböztetésében.


98

11. fejezet Program •

Részlegek A cég telephelyei, illetve az azok alá rendelt dolgozók száma alkotja a diagramot, amely kör- és oszlopdiagram is lehet, attól függően, hogy a felhasználó melyiket választja ki.

•

Ledolgozott idő/részleg Hasonló az elsőként ismertetetthez, de itt a ledolgozott időket telephelyekre bontva tekinthetjük meg.

Excel-export A főképernyőn található gombbal, vagy a Program / Export / Excel export menüponttal nyithatjuk meg. Olyan exportálást végez el, amely során a Microsoft Excel programmal megtekinthetjük a lekért információkat. Elkészít egy táblázatot, amit egy makró segítségével legenerál az Excel.


99

11. fejezet Program

A táblázatnak két típusa lehet: jogcímenkénti munkaidő-részletezés, és havi bontású balansztáblázat. Mindkét esetben lehetőség van telephely illetve osztály szerinti kigyűjtésre. A megadott intervallumon belül vizsgálja a dolgozók mozgáseseményeit. A kimeneti táblát dolgozókként is lehet részletezni. •

Jogcímenkénti munkaidőrészletezés Ez a programrész létrehoz egy olyan Excel-táblázatot, amely osztályonként tartalmazza a jogcímekre bontott munkaidőt egy megadott intervallumra. A táblázat tartalmazza a telephelyet, osztályt, részletes kimutatás esetén a dolgozó nevét, ellenkező esetben a vizsgált szervezeti egységben dolgozók létszámát, az összesített munkaidőket, majd pedig a megadott jogcímeket (távolléti, munka). A jogcímek listáját szerkeszthetjük. Beállítások ablakon található Excel-exportálásnál jogcím-hozzárendelések szerkesztése pont értékének állításával. Ilyenkor indításkor megjelenik egy ablak, ahol ki vannak listázva a jogcímek. A táblázat első oszlopa rögzítve van, nem szerkeszthető. Megadhatjuk az Excel táblázatban megjelenő fejléc nevét, és azt, hogy melyik mozgáskód időit számoljuk. Egy sorba több mozgáskódot is beírhatunk. Ekkor a kódokat közvetlen egymás után kell írni, amit a program szétválaszt futás közben. A táblázat rekordjait nem lehet letörölni, és újat felvenni sem engedélyez a program.

•

Havi bontású balansztáblázat Ezek a táblázatok maximum egy éves intervallumra készülnek el. Tartalmazzák a telephelyet, osztályt, a dolgozó nevét, vagy a szervezeti egység létszámát, és az év 12 hónapját.

Az Exportálás (F6) gombra kattintva elkészül az Excel tábla, és megnyitja a program az Excel programot. Természetesen ehhez szükséges, hogy legyen Microsoft Excel programunk. A táblát az Excel / Eszközök menü Worktime statisztika menüpontjával tekinthetjük meg.


100

11. fejezet Program

Táblák indexelése A főmenü Program / Táblák indexelése ponttal indítható el. Lehetőségünk van az adattáblák újraindexelésére, javítására és optimalizálására. •

Táblák újraindexelése: A Worktime for Windows a használt táblák nagy részét indexeli, a gyorsabb működés érdekében. Minden induláskor megvizsgálja, hogy a szükséges táblák megtalálhatók-e a programkönyvtárban, és szükség esetén létrehozza őket. Ezen felül, ha megváltoztak az indexek, vagy a tábla egyáltalán nincs indexelve (miközben a program indexelve használja a táblát), akkor újraindexeli őket. Ezt a műveletet nem csak automatikusan végzi el a program, mert ebben a menüpontban a felhasználó is elindíthatja az indexelési folyamatot.

•

Táblák javítása: A táblák javításával elveszett rekordokat hozhatunk vissza. Ezt a műveletet ajánlott elvégezni abban az esetben, ha megváltozott valamelyik tábla szerkezete, esetleg Dos-verzióról Windows-verzióra történő átálláskor. Ha a programot a Worktime /javit utasítással indítjuk el, akkor automatikusan elvégzi a táblák javítását.

•

A táblák optimalizálásával a táblák gyorsabb kezelhetőségét érhetjük el.

•

Az Adatimport DOS-ból (F6) gombbal korábbi DOS táblák rekordjait vehetjük át a programba. A program megvizsgálja, hogy a C:\...\Worktime könyvtárban találhatók-e DBF állományok, és amennyiben igen, azok rekordjait másolja át. Ilyenkor a korábbi adatok elvesznek, ezért körültekintéssel kell használni ezt az opciót.

Regisztrációs kód megadása Itt adhatja meg a papíralapú felhasználói leírás első lapján található színes licenszmatricán található regisztrációs kódot és a licenszszámot. Ezen kódok megadása nélkül a program teljes funkcionalitással, de csak a telepítés dátumától számított 30 napig működik. Ezért javasolt ezeket az adatokat már az első használatkor megadni! Ha nem találja a licenszmatricát, feltétlenül jelentkezzen a gyártónál.


101

12. fejezet Hálózat

12.

fejezet

Hálózat

Ez a menüpont csak a hálózatos verzióban elérhető. A Beállítások ablak Hálózati beállítások fülén kívül itt végezhetjük el a hálózati működéshez szükséges műveleteket, beállításokat. Lehetőség van a felhasználók karbantartására, a nem teljes jogkörrel rendelkező felhasználóknak beállítani az elérhető osztályokat, nyilvántartani a céghez érkező vendégeket, belépések, kilépések naplózására, aktív felhasználók listázására. A Belépések és kilépések naplózása menüpont alatt megtekinthetjük a felhasználók be és kilépéseit. Pontos adatokhoz akkor juthatunk, ha vezetünk futási naplót. Az Aktív felhasználók listája megjeleníti az adott pillanatban a programot futtató felhasználókat, jogosultságukat, és a programindítás idejét.


102


Felhasználók karbantartása Ezt a menüpontot csak teljes jogkörű felhasználók érhetik el. Lehetőségük van a felhasználók adatainak módosítására, felhasználó törlésére, új felhasználók felvételére. Csak azok a felhasználók indíthatják a programot, akik regisztrálva vannak, tehát itt szemmel lehet tartani, kik futtathatják a programot.

Felhasználó felvételénél (Felvesz (F7)), illetve módosításnál (Módosítás (F6)) a következő adatokat kell megadni: • •

• • •

Felhasználó neve: ezen a néven tartjuk nyilván a felhasználókat. Belépéskor is ezt kell begépelni Törzsszám: a dolgozó törzsszámát itt adhatjuk meg, de csak a dolgozótörzsben már szereplő számok közül választhatunk. Amennyiben még üres a Kodtorzs tábla, vagy nem akarjuk megadni a törzsszámot, akkor lehetőség van egy 0-kból álló számsort megadni, amelyet később bármikor módosíthatunk Soros port: ha COM0-t adunk meg, akkor nem engedélyezett a felhasználónak a blokkolóórákkal való kommunikáció, ellenkező esetben a megdott soros porton próbál kapcsolatba lépni a blokkolóórával. Nyomtató típusa: a Windows alá felinstallált nyomtatók közül kiválaszthatjuk az alapértelmezettet. Jogosultság: a jogosultság mondja meg, hogy egy felhasználó milyen menüpontokat érhet el, illetve milyen korlátozásokkal dolgozhat.

A Törlés (F5) gombbal lehet törölni egy felhasználót.


103


Elérendő osztályok beállítása Ez a menüpont is csak a teljes jogkörű felhasználók számára elérhető. Az adatmódosító és a listázó jogkörrel rendelkező felhasználók eléréseit le lehet korlátozni. Meg lehet adni, hogy melyik telephelyen melyik osztályokat érhetik el. Ekkor csak a jogköre alá tartozó osztályok adatait tekintheti meg, csak az osztályok dolgozóit vizsgálhatja, és módosíthatja (ha jogosult módosítani).

Az ablak bal szélén találhatók a felhasználók jogosultságaikkal, a jobb oldalon pedig a cég telephelyeinek, azon belül osztályainak listája. Itt csak ki kell pipálni azokat a telephely– osztály-párokat, amelyekre elérést szeretnénk biztosítani, majd a Kijelölt osztályok rögzítése (F9) gombbal véglegesíteni a változtatást.


104


Vendégek nyilvántartása Előfordulhat, hogy a céghez vendégek, látogatók érkeznek. Mivel ők nem állnak alkalmazásban, nem vesszük fel őket a kódtörzsbe, hiszen rájuk nem vonatkoznak azok a kötelezettségek, amelyek a dolgozókra (telephely–osztálybesorolás, munkarend, blokkolási kötelezettség stb.). Mindezek ellenére hasznos lehet, ha a látogatókat is nyilvántartjuk, amire a Hálózat / Vendégek nyilvántartása menüpont alatt nyílik lehetőségünk.

Alapesetben csak a vendégek listáját böngészhetjük, megadhatjuk, hogy az összes vendéget, vagy csak a bent lévő vendégeket szeretnénk vizsgálni. A Dátumhatárok beállítása (F5) gombbal megadhatunk egy intervallumot, hogy az azon belül érkezett vendégeket listázzuk csak ki. A Nyomtatás (F3) gombbal kinyomtathatjuk a vendégek listáját. Ha a programot „Worktime /portas” kapcsolóval indítjuk el, akkor lehetőségünk nyílik rá, hogy a vendégek érkezését, távozását kezeljük is. Ilyenkor megjelennek a következő gombok is: •

• •

Vendég érkezik (F10): új látogató érkezésekor meg kell adni a nevét, illetve azt, hogy kihez jött. Ha adunk neki egy belépő kártyát, akkor ennek a számát is megadhatjuk, de ez nem kötelező, akárcsak az autójának rendszáma. Ha a Beállítások / Hálózati beállítások fül alatt bekapcsoljuk, akkor meg kell adni azt is, hogy milyen ügyben jött a vendég. Vendég javítása (F7): hibás adatbevitel esetén kijavíthatjuk a vendégek adatait. Vendég távozik (F8): vendég távozásakor ki kell őt léptetni. Ilyenkor a hozzá rendelt kártyát automatikusan visszavonja tőle a program.


105

12. fejezet Hálózat •

Ügyek (F6): ez a pont csak akkor aktív, ha az a Beállítások / Hálózati beállítások fül alatt bekapcsoltuk. Itt lehet az ügyek listáját kezelni (újat felvenni, módosítani, törölni).

Hálózati verzióban a pillanatnyi jelenléti ívben megjelennek a bent lévő vendégek is.


106

13. fejezet Opcionális programmodulok

13.

fejezet

Opcionális programmodulok

A Worktime szoftver alapcsomagból és igény szerint rendelhető opcionális programmodulokból áll. Ezek a modulok az alapprogramhoz képest extra funkciókat tartalmaznak. Az alapprogramban pl. a gyűjtött listák, jelentések a monitoron megtekinthetők, de az opcionálisan megvásárolható Excel, dbf, csv adatkimenetek segítségével további adatfelhasználás lehetséges. A Beállítások ablak Hálózati beállítások is csak akkor jelenik meg, ha a hálózatos programváltozatot rendelte. A Worktime program dolgozói létszám szerint licenszkategóriákban áll rendelkezésre. A legkisebb licensz a 100 dolgozó alatti felhasználásra vonatkozik. A létszám-licenszek és a programmodulok egy egyedi upgrade megvásárlásával utólag is bármikor beépíthetők a programba. Az opcionális programmodulok:


107


Worktime Online modul A modul segítségével a webbrowser felületén, az interneten keresztül megtekintheti a mozgásadatokat, a ledolgozandó munkadidőt, ellenőrizheti a balansz értéket, vagy hogy mennyi szabadsága van még. A hozzáférési jogosultság többszintű és korlátozott, belépési jelszóval vagy akár a számítógép automatikus felismerésével IP cím alapján. A dolgozók csak a saját adatait láthatják, míg a meghatározott személyek (pl. osztályvezető) beosztottjaikét is. A felület csak megtekintésre szól, módosítási felületet nem ad.


108


Visual Monitor modul A Visual Monitor modul segítségével akár real time üzemmódban figyelemmel kísérheti a ki, illetve belépéseket. A képernyőn láthatja a blokkolások adatait, illetve a belépő személy adatait, fényképét. A Visual Monitor a Worktime for Windows munkaidő-nyilvántartó szoftver opcionális extra kiegészítője. A hálózatban bármelyik számítógépre feltelepíthető, amelyre a Worktime program is telepítve van. Ha a Visual Monitor modult olyan helyre telepítik, ahol rálátás van a beléptető terminálokra, nyomon követhető, hogy valóban mindenki a saját kártyáját használjae ki és belépéskor, mivel a monitoron azonnal megjelennek annak a kártyának az adatai, amellyel a blokkolást/ki-be léptetés történt. Ha a dolgozótörzsben a dolgozók fényképe is tárolva van, lehetőség van a táblázatos megjelenítés helyett a sokkal informatívabb fényképes megjelenítést választani. A modul a Worktime for Windows munkaidő-nyilvántartó szoftver online rendszeréhez használható.

A megjelenítés módjai: 1. A Visual Monitor fényképes megjelenítése A Visual Monitor modul ablak alsó részén választható ki a modul megjelenési módja, a táblázatos illetve a fényképes üzemmód. A fényképes üzemmód akkor informatívabb a táblázatos


109

13. fejezet Opcionális programmodulok verziónál, ha a dolgozótörzsben a dolgozók fényképe is tárolva van. A program azoknál a dolgozóknál, akikhez nincs fényképe tárolva, egy kérdőjelet jelenít meg. Az ismeretlen kártyákat és a jogosulatlan belépési kísérleteket (amely terminálokon van jogosultságkezelés) más-más képekkel jeleníti meg. A ki-be mozgásirányok jobb követhetősége érdekében a kilépéseket sárgás, a belépéseket kék alapszínnel jelöli. Új mozgáseseménykor az ablak bal oldalán jelenik meg a legújabb eseményhez tartozó adatlap, a többit eggyel jobbra tolva. Természetesen itt is érvényes a megadott maximális mozgásesemények száma, bár egy időben csak négy egymást követő mozgásesemény látható a képernyőn, de ezek vízszintesen görgethetők. 2. A Visual Monitor táblázatos megjelenítés A Visual Monitor modul ablak alsó részén választható ki a modul megjelenési módja, a táblázatos illetve a fényképes üzemmód. Az ugyanitt található beállítási lehetőségekkel leszűkítheti a megjelenítendő adatokat. Beállítható, hogy mely terminálokon történt blokkolások kerüljenek megjelenítésre, kiválasztható hogy csak a be, csak a ki, vagy mindkét irányú mozgást látni szeretné, illetve itt adható meg, hogy a táblázat hány soros legyen. Ha a mozgásesemények elérik a táblázat megadott maximális hosszát, a legrégebbi sor törlődik, és a lista végére új sor jön létre. A beállító panelen található még a szerverhez kapcsolódást jelző (a képen kis fekete téglalap) „lámpa” Online felirattal, ami a sikeres kapcsolódáskor zölden világít. Ha a jelző sötét, azt jelenti, hogy nincs elérhető online beléptető kiszolgáló a rendszerben, vagy pillanatnyilag nem érhető el. A hibát okozhatja még valamilyen program, vagy hálózat beállítási hiba is.


110


Az ERM jogosultságkezelő modul A Worktime program kiegészítő modulja, az ERM (Enhanced Right Management) a magas szintű, többrétű jogosultság- és hozzáféréskezelésre szolgál. Azokra a helyekre javasoljuk, ahol a program alapverziójában alkalmazott 6 fokú, egyszerű jogosultságkezelés nem elégíti ki az ügyfél igényeit. Az ERM lehetővé teszi, hogy az egyes pontokon történő áthaladási jogosultságot egy helyről, központilag lehessen kezelni. Funkciók: • • • •

Jogosultságok hozzárendelése személyekhez vagy csoportokhoz Liftvezérlés (egy adott emeletre csak megadott jogosultsággal lehet felmenni) Ajtózár-vezérlés Jogosultságok szűkítése idő- és hely alapján

Adatfelvétel Az ERM jogosultságkezelés alapadatai: • • • •

Dolgozói osztályok Blokkolóórák, olvasók (ajtók, ajtócsoportok / liftek, liftcsoportok) Időzónák Jogosultságok, jogosultság csoportok

Dolgozói osztályok meghatározása A Szervezeti karbantartás modulban vegyük fel a különböző osztályokat, adjuk meg a hozzájuk tartozó adatokat, munkarendet. Osztályba sorolás A dolgozó felvételekor a Worktime program Dolgozótörzs moduljában adjuk meg, hogy a személy melyik osztályba tartozik (pl. egy irodaházban melyik cég alkalmazásában áll). Az alapadatok megadásához segítségül lásd a Worktime for Windows kezelői kézikönyv 7. fejezetét. A ajtócsoportokat, időzónákat és jogosultságokat a Jogosultságok karbantartása modulban határozhatjuk meg, kezelhetjük.


111


Jogosultságok karbantartása A főlapról elérhető a Jogosultságok elnevezésű gomb. A gombra kattintva megjelenik a Jogosultságok karbantartása ablak. Ez az ERM modul lényegi része, az ajtók, liftek, és a hozzájuk rendelhető jogosultságok emelt szintű kezelőfelülete.

Ajtók és ajtó csoportok Egy irodaházban akár több száz ajtó lehet. Az ajtók (valójában az olvasók) elnevezésével, csoportosításával megkönnyíthető a rendszer jogosultságkezelése. (Új beléptető terminált a Blokkolóórák beállításánál, új olvasót az Olvasók beállításánál vehetünk fel.) Az ablak felső részén látható táblázat az ajtócsoportokat tartalmazza. Pl. a B épület 7. emelet elnevezésű ajtócsoport az emeleten található ajtókat foglalja magában. A TulOsztály oszlopban a csoport tulajdonosának, vagyis az ajtók kezelésére felhatalmazott osztály nevét láthatjuk. Az itt megadott osztály jogosult csak az ajtó kezelésére, adatainak módosítására. Új ajtócsoport felvétele Kattintson az Új gombra, majd az üres Csoport neve szövegdobozban adja meg a csoport nevét, és válassza ki a legördülő menüben a tulajdonos osztályt, majd nyomja le az OK gombot. Ajtócsoport törlése Jelölje ki a törölni kívánt ajtócsoportot a táblázatban, és kattintson a Törlés gombra. Csak üres ajtócsoporot tud törölni. Ajtók/liftek csoporthoz rendelése Itt adhatjuk meg, hogy mely ajtók tartozzanak a megadott ajtócsoportba. Ajtó csoporthoz rendeléséhez válassza ki az Mely csoportba tartozik legördülő menüben (vagy a fenti táblázatban) a csoportot, amihez ajtót kíván társítani, kattintson az Új gombra, majd válassza ki az Ajtó neve legördülő menüben az ajtót, és nyomja le az OK gombot.


112

13. fejezet Opcionális programmodulok A Beszúr mind gomb segítségével egyszerre az összes ajtót és / vagy liftet hozzárendelheti a kijelölt csoporthoz. Ha egy csoportot szeretne törölni, válassza ki az Mely csoportba tartozik legördülő menüben a csoportot, amiből ajtót kíván törölni, majd kattintson a Törlés gombra. Módosítás, ajtók átcsoportosítása A táblázatban egy sorra kattintva egyszerűen lehet módosítani. Ha az alsó táblázatban egy sort kijelölünk, és a gördítmenüben másik csoportnevet választunk, az ajtó átsorolódik a megadott csoportba. Ha a kijelölés után a gördítmenüben másik ajtónevet választunk, ezzel kicseréltük az aktuális csoport X-dik ajtóját egy másik ajtóra. Figyelem! A módosítások az OK gomb lenyomása nélkül is végrehajtódnak! A módosítások visszavonhatatlanok.

Időzónák Ez a modul a Munkarend kezelés továbbfejlesztett változata. Ebben a modulban megadhatunk Időzóna neveket és azon belül felvehetünk időintervallumokat, melyekre majd szűkíteni akarjuk a dolgozók belépési jogát. A megadott intervallumon kívül az időzónához társított személyeket a beléptető nem engedi belépni. (Az időintervallumokat a Jogosultságok fül alatt társíthatja a dolgozói csoportokhoz.)


113


A tulajdonos osztály megadásával azt korlátozza, hogy mely osztályhoz tartozó felhasználók módosíthatják az időzóna adatait. Ha nem ad meg tulajdonos osztályt, minden felhasználó hozzáférhet az időzóna adataihoz, és módosíthatja azt. Új időzóna felvétele Kattintson az Új gombra, majd az üres Név szövegdobozban adja meg az időzóna nevét, a Kezdet legördülő menüben a kezdődátumát és a tulajdonos osztályt. A tulajdonos osztály megadásával azt korlátozza, hogy mely osztályhoz tartozó felhasználók módosíthatják az időzóna adatait. Ha nem ad meg tulajdonos osztályt, minden felhazsnáló hozzáférhet az időzóna adataihoz, és módosíthatja azt. Intervallumok megadása Az új időzónához intervallumokat kell megadnia. Naponta legfeljebb két intervallum határozható meg. Az Időzóna elemek táblázatában egy sor egy napot jelent. A megadott sorok szekvenciálisan, megszakítás nélkül követik egymást a kezdődátumtól kezdve. Pl. a Minta időzóna (kezdődátuma szept. 4-e, hétfő) első napján (ez a táblázatban 0 pozíciószámmal, az első sorban helyezkedik el, és az indulódátum miatt hétfőt jelent) a dolgozókat 08:00-tól 14:00-ig, majd este 22:00-től 23:00-ig engedi be vagy kimenni az ajtón. A következő sor a következő napot jelenti, ez esetben ez kedd, ahol a belépési intervallumok ugyanezek. Az első öt napon tehát végig ezek az intervallumok érvényesek, míg a 6. és 7. napon, hétvégén csak a délelőtti intervallumban engedélyezik a belépést. Intervallum adat módosítása Kattintson az intervallum táblázat módosítani kívánt mezőjébe és gépelje be a kívánt adatot. Intervallum sor másolása Kattinson a másolni kívánt intervallum sor egyik mezőjére. A Másol gomb megnyomásával a kijelölt intervallum sor másolatát a program az aktuális időzóna utolsó sora után illeszti be.


114


Jogosultságok A Jogosultságok fül tartalmazza a programmodul legfontosabb részét. Ez a tulajdonképpeni jogosultság kezelő modul, ahol az eddig megadott adatokat egymáshoz rendeljük. A meghatározott ajtók, ajtócsoportok és az időintervallumok alapján itt hozhatunk létre fiktív jogosultságokat. Az ablak baloldalán található a jogosultságok listája. A lista a jogosultság fiktív nevét tartalmazza, és a dolgozói osztályt, akinek a jogosultság tartalmát módosítani joga van.

Új jogosultság felvétele Kattintson az Új gombra. Adja meg a fiktív jogosultság nevét, pl. „ORCO főnökség”. Majd adja meg, melyik dolgozói csoport módosíthatja a jogosultság adatait. Középen található az ajtók és ajtócsoportok listája. A lista lebontható szerkezetű, csoportosítottan tartalmazza a korábban meghatározott ajtókat. A listában csak a felhasználó által elérhető ajtók, liftek szerepelnek. Az ajtók és liftek ikonokkal is meg vannak különböztetve. A fel-le nyilacska jelöli a lifteket, a piros téglalap az ajtókat. A pluszjelre kattintva az ajtó/liftcsoport kinyiható.


115

13. fejezet Opcionális programmodulok A jogosultság meghatározása / adatfeltöltése Válasszuk ki a meghatározni kívánt jogosultságot. A középső táblázatban az ajtók/liftek előtt található négyzetbe kattintva válassza ki, mely ajtók/liftek engedjék belépni az ebbe a jogosultsági szintbe tartozó dolgozókat. Az ajtó / lift kiválasztásakor a jobb oldalon megjelenik a Tulajdonságok mező. Itt egy legördülő menüben megadhatja, hogy melyik időzóna szerint léphetnek be ezen az ajtón az ebbe a jogosultsági szintbe tartozó dolgozók. Jogosultság csoportok Így létrehoztunk elméleti jogosultságokat. Az egyszerűbb kezelés érdekében lehetőség van a jogosultságok csoportba rendezésére. Pl. létrehozhatunk egy „Takarítók összesen” jogcsoportot, majd a jogcsoport alá rendezzük a GM takarítók, OMV takarítók és XP takarítók jogosultságát. Így pl. a közösen használt takarítógép felügyelőjéhez egyszerűen hozzárendelhetjük az összes takarítói jogosultságot. Hogy egy dolgozókhoz milyen jogosultságokat társítunk, azt a dolgozó adatainál, a Dolgozó jogosultságai ablakban adhatjuk meg (lásd lent).

Dolgozó jogosultságai Jogosultságot személyekhez és csoportokhoz / osztályokhoz is rendelhetünk. A jogosultság hozzárendelését elvégezhetjük a Dolgozótörzs modulon belül a dolgozó adatainál a Jogosultság / Módosítás gombra kattintva. Ekkor megjelenik A dolgozó jogosultságai ablak. Adja meg, hogy az aktuálisan kiválasztott dolgozó egyedi jogosultságait, vagy a dolgozót tartalmazó osztály jogosultságait kívánja-e megadni. Ezt a Hatókör: Dolgozó / Osztály kapcsolóval teheti meg. Az ablak felső felén látható táblázat a jogosultságtársítás sorszámát, a a dolgozó telephelyét, osztályát, törzsszámát, a kiválasztott személyhez társított, mentett jogosultságok összefogó csoportjait (ha adtunk meg ilyet és azonosítóit (Jog) tartalmazza. A jogosultságok listája az ablak alsó felén található. A baloldalon a jogosultságcsoportok, a jobb oldalon az egyes jogosultságok találhatók. A személyhez, osztályhoz társítani kívánt jogosultságokat jelölje meg egy-egy pipával, majd kattintson a Mentés


116

13. fejezet Opcionális programmodulok gombra. Jogosultság csoport megjelölésével a dolgozót a jogcsoport minden jogosultságával felhatalmazzuk. Szervezeti karbantartás / Jogosultságok beállítása gombra kattintva a már ismert Dolgozó jogosultságai ablak hívható elő azzal a különbséggel, hogy itt csak osztályhoz rendelhetünk jogosultságot, egy adott személyhez nem.


117


Worktime Anti-Passback modul A Worktime for Windows szoftver egyik kiegészítő szolgáltatása az Anti-Passback (hátraadás-gátló). Ez a szolgáltatás azt hivatott megakadályozni, hogy egyazon (egyébként jogosult) kártyával több személy egymás után belépjen egy védett területre úgy, hogy áthaladás után hátraadják a soron következő személynek a kártyát. Gyakorlatilag a szolgáltatással el lehet érni azt, hogy egy kártyával csak egy személy tudjon belépni valahova. Az Anti-Passback funkciót igény szerint kilépéseknél is lehet alkalmazni. A rendszer logikája egyszerű: egy bizonyos kártyára vizsgálva minden belépés irányú mozgást kilépés kell, hogy kövessen (és igény szerint: kilépés után csak belépés következhet). Time-out: Az Anti-passback funkció lehetőséget biztosít arra, hogy egy bizonyos idő után úgymond „lejárjon” a védelem: pl. 15 percet beállítva ugyanavval a kártyával 16 perc elteltével már ismét be lehet lépni. Erre a lehetőségre azért lehet szükség, mert az Anti-passback funkció sajnos zavaró is lehet, pl. ha valahogy úgy hagytuk el a területet, hogy az nem került regisztrálásra (pl. vészkijárat, kézi kiengedés, stb.), akkor már nem tudunk ismét belépni. Fogalmak és összefüggéseik: Telephely: a vállalkozás egy működési helye, általában egy telken belüli épületek összességét értjük alatta, de lehet egyetlen épület vagy épületrész is Terület: olyan zárt földrajzi hely (tipikusan helyiség), amelyre csak egy vagy több beléptetőkapun keresztül lehet bejutni ill. eltávozni. Egy telephelyen belül több terület is lehet. Kapu: olyan védelmi eszköz, amelyen csak azonosítás után, kártyával lehet áthaladni. Egy területet több kapu is védhet. Beállítás: I. Worktime for Windows főmenü: Területek Az ablak jobb oldalon a cégben lévő összes telephely és terület hierarchikus ábrája látható. A bal felső sarokban kiválasztott telephely aktuális területeit az alatta található lista tartalmazza. Az egyes területekre rákattintva lehet beállítani, hogy az adott területen milyen Antipassback beállításokat alkalmazunk.


118


Az „Új terület” nyomógombbal lehet a cég kiválasztott telephelyén belül új területeket definiálni. Lehetséges beállítások: o „Anti-passback: Többszöri belépés a területre tiltása” Alapértelmezés: kikapcsolva Evvel lehet a belépések anti-passback ellenőrzését bekapcsolni az adott területre o „Anti-passback: Terület többszöri elhagyásának tiltása” Alapértelmezés: kikapcsolva Evvel lehet a kilépések anti-passback ellenőrzését bekapcsolni az adott területre o Ismételt mozgást ennyi ideig nem enged: X perc Alapértelmezés: 0 Ennyi ideig van van hatályban az anti-passback védelem. Mindkét irányra vonatkozik. A 0 érték esetén a rendszer nem végez anti-passback ellenőrzést. Javasolt érték: 15 perc A kívánt beállítás elvégzése után nyomjuk meg az OK gombot, hogy azok rögzítésre kerüljenek. II. Főmenü: Kommunikációs beállítások / Blokkolóórák beállítása Az Anti-passback rendszerbe bevonandó kaput kiválasztva Módosítás gombra kell kattintani. A megjelenő szerkesztőablakban a Terület/zóna listában válassza ki az a területet, amit a kapu véd.


119

13. fejezet Programüzemeltetés, műszaki dokumentáció

14.

fejezet

Programüzemeltetés, műszaki dokumentáció

A Worktime programot – a Procontrol munkaidő-nyilvántartó rendszer más összetevőihez hasonlóan – úgy terveztük, hogy a lehető legkevesebb hozzáértést és karbantartást igényelje. Ebben a fejezetben leírjuk azokat a műszaki feladatokat, amire mégis szükség lehet a program működtetése során. Lemezhely biztosítása A programok működésük során, az adatok mennyiségének növekedésével egyenes arányban egyre több lemezhelyet igényelnek. Így előfordulhat, hogy a merevlemezen kritikusan alacsony szintre, vagy egyenesen nullára csökken a szabad hely. A számítógépet üzemeltetőnek vagy a rendszergazdának egyik feladata, hogy gondoskodjon arról, hogy ez ne következzen be. Biztonsági mentés A számítógépet üzemeltető rendszergazda feladatai közé tartozik az is, hogy a számítógépen futó programokról – és főképpen azok adatállományairól – rendszeresen biztonsági másolatot készítsen. Ezáltal kiküszöbölhető a hardver vagy szoftver problémákból, illetve – a gyakoribb – az emberi tévedésekből eredő adatvesztés. A Worktime program se legyen ez alól kivétel: a programkönyvtár teljes tartalmát, és az alkönyvtárait is ajánlott rendszeresen menteni. Az adatbázisok indexelése A Worktime program adattáblázataihoz kapcsolódnak bizonyos kiegészítő fájlok – indexek -, amik az adatok sorrendjét tartalmazzák. Ha a programból nem szabályos módon lépnek ki, vagy áramszünet következik be, jó esély van rá, hogy ezek az indexek megsérülnek. A programba épített önműködő indexelő szolgáltatás az esetek 99%-ban felismeri, hogy indexelésre van szükség, és a program újraindításakor önműködően megteszi ezt. Ha zavarokat észlelünk a programban, – pl. adatok tűnnek el – indítsuk el a Program / Táblák indexelése menüpontot. Ha esetleg ez a menüpont sem lenne elérhető, akkor lépjünk ki a


120

13. fejezet Programüzemeltetés, műszaki dokumentáció programból, töröljük ki az összes .IDX, .IDK, .DBF, .DBK és .BLB kiterjesztésű fájlt a programkönyvtárban, majd indítsuk újra a programot. Mozgásadatok archiválása, törlése A Worktime működése során nagyszámú (akár több százezer) mozgásadat halmozódhat fel. Bizonyos határon túl ezek már szükségtelenek, zavarják a mozgásadatok szerkesztését, és lassítják a program működését. Hogy ezt megelőzzük, a Worktime lehetőséget biztosít a mozgásadatok törlésére és archiválására is, a Mozgásadatok / Mozgásadatok archiválása, törlése menüpont alatt. (Bővebben lásd 85. o.)

Adatfájlok A Worktime az adatbázisát DBISAM típusú fájlokban tárolja a programkönyvtár alatt. A fontosabb adatfájlok a következők: Blokkol.DAT:

mozgásadatok

Kodtorzs.DAT:

dolgozók listája

Telephely.DAT, Osztaly.DAT: szervezeti egységek Munkrend.DAT:

munkarendek

Mozgkod.DAT:

mozgáskódok

Ceg.DAT, Ceg2.DAT:

programbeállítások

A program a munkaidőket sehol sem tárolja, azokat mindig a mozgáseseményekből számítja ki. A fenti adatfájlokban ne módosítson, mert a módosítások adatvesztéshez, hibás működéshez vezethetnek!


121

Kapcsolat a gyártóval

Kapcsolat a gyártóval Amennyiben megjegyzése, kérdése merül fel, bármilyen problémája van a programmal kapcsolatban, az alábbiak szerint veheti fel velünk a kapcsolatot:

Procontrol Electronics Ltd. Internetcím: www.procontrol.hu 6725 Szeged, Veresács utca 28/b. Tel: (62) 444-007 Fax: (62) 444-181/112, 115 A Worktime szoftver fejlesztője: Kovács Attila Tel: (62) 472-372 / 308 9 és 17 óra között Fax: (62) 420-477 E-mail: [email protected] Kérjük, hogy a programmal kapcsolatos problémáikat, igényeiket lehetőleg írásban közöljék, minél részletesebb és világosabb módon. A blokkolóórákkal / kártyákkal kapcsolatos hardverügyekben keresendő: Gera Imre Tel: (62) 444-007 / 171 GSM: (20) 9-862-881 Fax: (62) 444-181


122

Tartalomjegyzék

Tartalomjegyzék

Licensz szerződés.....................................................................................3 1. fejezet Bevezetés ..................................................................................5 Üdvözöljük a Procontrol ügyfeleként! ..................................................................... 5 A munkaidő-nyilvántartás alapjai ............................................................................ 6 A Worktime munkaidő-nyilvántartó rendszer alapelemei ....................................... 7 A Worktime program változatai............................................................................... 8 A kézikönyv használata............................................................................................ 9

2. fejezet Hardverkövetelmények ........................................................10 3. fejezet Telepítés és a program előkészítése használatra ................12 Telepítés ................................................................................................................. 12 Hálózati verzió telepítése ....................................................................................... 16 Lehetséges telepítési problémák és megoldásaik ................................................... 17 Telepített rendszer áthelyezése másik számítógépre.............................................. 18

4. fejezet A Worktime for Windows felépítése és kezelése ................19 A program elindítása és a kilépés módja................................................................ 20 Menük..................................................................................................................... 20 Menürendszer felépítése:........................................................................................ 21 Adattáblázatok:....................................................................................................... 23 Funkciógombok...................................................................................................... 24 Üres vagy hiányosnak tűnő táblázatok................................................................... 24 Adatbeviteli képernyők .......................................................................................... 25

5. fejezet A Worktime for Windows alapjai .......................................27 A Worktime alapfunkciói....................................................................................... 27 Alapfogalmak ......................................................................................................... 30

6. fejezet Beállítások ..............................................................................37 Rendszerparaméterek ............................................................................................. 37

7. fejezet Cégszervezet avagy a törzsadatok .......................................50 Törzsadatok fajtái, összefüggéseik......................................................................... 51 Dolgozótörzs .......................................................................................................... 52 Procontrol Worktime for Windows

123

Tartalomjegyzék Szervezeti karbantartás: telephelyek, osztályok..................................................... 56 Munkarendek.......................................................................................................... 58 Munkarendnapló..................................................................................................... 62 Ünnepnaptár ........................................................................................................... 63 Kártyanapló ............................................................................................................ 64

8. fejezet Blokkolóórák, kommunikáció..............................................65 Kommunikáció gyakorisága................................................................................... 65 A kommunikáció menete ....................................................................................... 66 Blokkolóórák lekérdezése ...................................................................................... 67 Blokkolóórák beállítása.......................................................................................... 71

9. fejezet Mozgásadatok........................................................................74 A módosítások szükségessége, korlátozása ........................................................... 74 A mozgásadatok működése .................................................................................... 75 Mozgásadatok szerkesztése.................................................................................... 76 Mozgáskódok ......................................................................................................... 83 Hónapzárás ............................................................................................................. 85 Árva mozgások táblája ........................................................................................... 85 Mozgásadatok archiválása, törlése ......................................................................... 85

10. fejezet Listázások.............................................................................87 Mozgásesemények listája ....................................................................................... 88 Hibás blokkolások .................................................................................................. 89 Napi hiányzások ..................................................................................................... 90 Balanszszámítás ..................................................................................................... 90 Jelenléti ív .............................................................................................................. 92 Pillanatnyi jelenléti ív............................................................................................. 94 Listák...................................................................................................................... 95

11. fejezet Program................................................................................97 Mozgásadatok ASCII állományba ......................................................................... 97 Diagram.................................................................................................................. 98 Excel-export ........................................................................................................... 99 Táblák indexelése................................................................................................. 101 Regisztrációs kód megadása................................................................................. 101

12. fejezet Hálózat................................................................................102 Felhasználók karbantartása .................................................................................. 103 Elérendő osztályok beállítása ............................................................................... 104 Vendégek nyilvántartása ...................................................................................... 105

13. fejezet Opcionális programmodulok ...........................................107


124

Tartalomjegyzék

Worktime Online modul.....................................................................108 Visual Monitor modul.........................................................................109 A megjelenítés módjai:......................................................................................... 109

Az ERM jogosultságkezelő modul .....................................................111 Adatfelvétel .......................................................................................................... 111 Dolgozói osztályok meghatározása................................................................................ 111 Osztályba sorolás............................................................................................................ 111 Jogosultságok karbantartása ................................................................................. 112 Ajtók és ajtó csoportok......................................................................................... 112 Ajtók/liftek csoporthoz rendelése................................................................................... 112 Időzónák ............................................................................................................... 113 Jogosultságok ....................................................................................................... 115 Dolgozó jogosultságai .......................................................................................... 116

Worktime Anti-Passback modul........................................................118 14. fejezet Programüzemeltetés, műszaki dokumentáció ................120 Kapcsolat a gyártóval..........................................................................122 Tartalomjegyzék..................................................................................123


125

Procontrol Worktime for Windows Munkaidő-nyilvántartó szoftver

Recommend Documents