Privacyreglement Wijkteams Inleiding Dit privacyreglement is een onlosmakelijk onderdeel van het Convenant Wijkteams Almere en geldt voor alle convenantpartners die samenwerken op basis van dit convenant. Het regelt de privacy aspecten voor de noodzakelijke informatie-uitwisseling. De convenantpartners zullen inzetten op preventie en activering. Dit betekent ondermeer dat door informatie, advies, voorlichting, signalering geprobeerd wordt om problemen te voorkomen. Samen met de inwoner met een hulpbehoefte/ ondersteuningsvraag wordt gekeken wat iemand zelf kan doen of samen met zijn of haar netwerk kan oppakken. Indien nodig wordt de ondersteuningsvraag opgeschaald of doorverwezen. In het kader van de samenwerking met betrekking tot de wijkteams worden er gegevens verzameld en gedeeld. De informatie-uitwisseling en vastlegging zijn ondermeer in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de WMO 2015, de Jeugdwet en Participatiewet geregeld. Voor de convenantpartners gelden in aanvulling daarop specifieke regels voor de organisatie en de beroepsgroep. Op de gegevensverwerking die als uitvloeisel van het Convenant Wijkteams Almere plaatsvindt, is tevens het onderhavige privacyreglement van toepassing. Bij de uitwisseling van gegevens geldt dataminimalisatie als uitgangspunt. Slechts gegevens die nodig zijn om de juiste ondersteuning te verlenen en/of in te zetten worden uitgewisseld. Artikel 1 Definities en afkortingen 1.1 Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. 1.2 Inwoner: Iedereen die in Almere woont en bij het Wijkteam geregistreerd is. 1.3 Actieve bewoner: bewoners die zich actief (willen) inzetten voor de Almeerse samenleving en/of hun wijk. 1.4 Persoonsgegeven: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 1.5 Convenantpartner: Een betrokken partner bij het convenant Wijkteams Almere. 1.6 Wijkteam: Medewerkers van diverse geledingen (als gezondheidszorg, algemeen maatschappelijk werk, vrijwilligerswerk) werken samen in de wijkteams. Dit is een team waarin de partners hun werkzaamheden op elkaar afstemmen, in het belang van de inwoner. 1.7 Expertteam: Een team met een consultatiefunctie voor de wijken (advisering aan de professionals in de wijk) en een coördinatiefunctie (het coördineren van een passende oplossing). Complexe vragen die meervoudig zijn of een specifieke deskundigheid vergen worden door het wijkteam overgedragen/opgeschaald naar het expertteam. 1.8 Wijknetwerk: een netwerk van professionals dat op wijkniveau werkt met en voor inwoners (scholen, wijkregisseurs, wijkagenten en kerk etc.) 1.9 Verantwoordelijke: Het bestuursorgaan dat, samen met de convenantpartners, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
1.10
1.11 1.12
1.13 1.14
Melding: De melding bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) van de gehele verwerking van persoonsgegevens, waaronder de deling en opslag van gegevens in een dossier t.b.v. de doelstellingen van dit convenant. Huishouden: Een wooneenheid van een of meerdere personen die op één adres staan ingeschreven. Vrijwilliger: Iemand die zich uit vrije wil, onbetaald en in georganiseerd verband voor anderen inzet. Daarmee onderscheiden vrijwilligers zich op twee essentiële manieren van betaalde medewerkers. Derde: Een ieder, niet zijnde de betrokken inwoner of wijkwerker binnen het Wijkteam. Incidentele partner: een derde die op incidentele basis casuïstiek danwel een ondersteuningsvraag met betrekking tot een inwoner verwerkt.
Artikel 2 Doelstelling 2.1 De samenwerking tussen de convenantpartners en de daartoe opgerichte wijkteams heeft / hebben als doel gezamenlijk invulling te geven aan preventie, signalering en activering en een integrale aanpak van de ondersteuning voor alle burgers in Almere met een (ondersteunings)vraag of ondersteuningsbehoefte, waarbij het uitgangspunt is dat: De inwoner en diens leefsituatie centraal staat. Er gebruik gemaakt wordt van de eigen kracht van het huishouden. Het netwerk rondom de inwoner een essentieel onderdeel uit maakt van de oplossing van het probleem. Er alleen een beroep op voorzieningen wordt gedaan als dat echt nodig is. Iedereen, naar vermogen, een bijdrage levert aan de samenleving. 2.2 Dit geschiedt onder meer door: Beoordeling van de ondersteuningsbehoefte en zelfredzaamheid. Opstellen van een ondersteuningsplan, genoemd “één huishouden, één plan, één regisseur”. • Delen van alleen ‘need to know’ (minimale gegevens) informatie met de betrokken convenantpartners. De voorzieningen en de hulp dicht bij de inwoner te organiseren. Professionals, de inwoner en/of het huishouden waar deze onderdeel van uitmaakt, meer ruimte te geven om passende oplossingen te zoeken, in het kader waarvan het voeren van 3 tot 5 gesprekken richtlijn is, maar het voeren van vijf of meer gesprekken met de inwoner in voorkomende gevallen mogelijk is. 2.3 Dit leidt onder meer tot: Activering van bewoners. Inzet van sociaal netwerk van inwoner of helpen opzetten hiervan als dit er niet is. Zoeken naar balans tussen formele en informele aanpak.
Inzet van algemene basisvoorzieningen. ‘Maatwerk’ trajecten met innovatieve en onorthodoxe oplossingen. Het afgeven van een advies om de toegang tot individuele voorzieningen te realiseren. Meer effectieve ondersteuning.
2.4
Waarmee tevens beoogd wordt dat: De ondersteuning wordt geboden die naar behoefte op maat is en mensen in staat stelt mee te doen aan de samenleving.
Artikel 3 Doelgroep 3.1 De doelgroep bestaat uit alle inwoners van Almere (met een informatie- , advies- of ondersteuningsvraag) en actieve inwoners. Artikel 4 Overlegstructuur 4.1 Binnen de overlegvormen van het Wijkteam zullen persoonsgegevens over betrokkenen worden uitgewisseld. Hierbij zal conform de bepalingen van dit privacyreglement worden gehandeld. 4.2 Indien er een overleg wordt belegd, zal dit in de regel samen met de inwoner plaatsvinden, maar minimaal is de inwoner hierover geïnformeerd. Artikel 5 Gegevensverwerking 5.1 Gegevens worden slechts verwerkt en vastgelegd per afzonderlijk Wijkteam indien hier een wettelijke grondslag (in bijvoorbeeld de Wbp, de WMO 2015, de Jeugdwet en de Participatiewet) voor aanwezig is. Elk afzonderlijk persoonsgegeven wordt in een concrete situatie pas verwerkt indien dat voor het doeleinde dan wel de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, zorgvuldig, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig is. Bij de uitvoering wordt dan ook zodanig gehandeld dat de persoonlijke levenssfeer van de inwoner in de desbetreffende situatie niet onevenredig wordt geschaad in verhouding tot het doel. 5.2 Het Burger Service Nummer (BSN) wordt verwerkt, voor zover dit onvermijdelijk kan zijn vermeld op documenten die ter beschikking zijn gekomen zoals kopieën van identiteitsbewijzen of via de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie). Artikel 6 Ontvangers 6.1 Gegevens worden – tenzij er sprake is van de uitzondering beschreven in artikel 8.2 - alleen uitgewisseld of verstrekt indien de inwoner (die zich heeft gemeld) met een ondersteuningsvraag daarvoor toestemming heeft verleend. Alleen de convenantpartners, die bij een ondersteuningsvraag betrokken zijn, ontvangen informatie over een inwoner. Vrijwilligers ontvangen, indien nodig, informatie over de ondersteuningsvraag en de inwoner. De instantie die een ondersteuningsvraag aanmeldt bij het Wijkteam geeft direct de reeds bekende overig betrokken instanties aan en overlegt een specifieke toestemmingsverklaring van de inwoner. 6.2 Een derde ontvangt slechts informatie over een inwoner wanneer de voortgang van een specifieke ondersteuningsvraag in het geding is en er specialistische expertise is vereist. Voorwaarde is dat de inwoner toestemming heeft verleend en de derde een geheimhoudingsverklaring tekent (bijlage 4). De geheimhoudingsverklaring en de toestemming van inwoner voor deze uitwisseling worden gedocumenteerd. Inwoner wordt van de uitwisseling op de hoogte gesteld. Met het wijknetwerk en het expertteam en overige derden wordt, indien noodzakelijk, in de regel alleen dat-informatie gedeeld, waarbij conform het stappenplan gegevensdeling (bijlage 2) en de informatieanalyse (bijlage 5) wordt gehandeld. Dat-informatie bevat
6.3 6.4
informatie dàt iemand ondersteuning ontvangt van een bepaalde instantie en soms de aard van de ondersteuning. Dat-informatie staat tegenover wat-informatie, waarmee de inhoudelijke informatie over de achtergrond, oorzaak, en behandeling van de ondersteuning wordt bedoeld. Ook ingeval de wet daartoe verplicht worden gegevens verstrekt aan een derde partij. Inwoner wordt hiervan direct op de hoogte gesteld. Wijkteams zullen elkaar zo veel mogelijk op de hoogte houden van verhuizingen van inwoners, teneinde optimale ondersteuning te kunnen verlenen/in te zetten. Ingeval van verhuizing van een inwoner wordt de informatie over de inwoner, met toestemming van de inwoner, overgedragen naar het wijkteam waar iemand naar toe verhuist. Vooraf wordt de inwoner over deze overdracht geïnformeerd. Indien een inwoner naar een onbekende verblijfplaats verhuist zal, indien noodzakelijk, een uitvraag naar de mogelijke verblijfplaats worden gedaan bij diverse instanties.
Artikel 7 Grondslagen voor gegevensverwerking 7.1 Primair is ondubbelzinnige toestemming krachtens artikel 8, lid a Wbp de rechtmatigheidsgrondslag voor de verwerking van de gegevens binnen het Wijkteam. De inwoner verleent voor de specifiek aangeduide doelstelling zijn/haar ondubbelzinnige toestemming om gegevens te delen tussen convenantpartners en derden. De organisaties waarmee gegevens mogen worden gedeeld worden met naam genoemd. Toestemmingsverklaringen (zie bijlage 3) worden opgeborgen. Inwoner kan op ieder moment de toestemming intrekken. De gegevensdeling moet dan direct stoppen, met in acht neming van art. 13 van dit reglement en onderstaande rechtmatigheidsgrondslagen. Intrekking van een toestemmingsverklaring geldt niet met terugwerkende kracht. Derhalve zal bestaande verwerking intact blijven. 7.2 Medische informatie mag pas worden opgevraagd na specifieke toestemming van de inwoner op het toestemmingsformulier. Daarnaast moet rekening gehouden worden met art. 8 van dit reglement. 7.3 Verder geldt als rechtmatigheidsgrondslag voor de verwerking van de gegevens binnen het Wijkteam: Artikel 8, lid f Wbp: voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de gemeente Almere of één of meer van de convenantpartners. 7.4 Het Wijkteam kan zonder toestemming van degene die het betreft, uitsluitend persoonsgegevens/medische gegevens verwerken indien dit, in onderlinge samenhang bezien, noodzakelijk is voor de doeleinden en uitoefening van de taken zoals bedoeld in artikel 2 van dit reglement én ter verdediging van de vitale belangen (w.o. dringende medische noodzaak) van de inwoner of een derde én op grond van een conflict van plichten ingevolge artikel 8.2, sub b van dit reglement. 7.5 In bijlage 2 is een stappenplan opgenomen dat gehanteerd wordt bij de afweging om te komen tot gegevensdeling, ook als de inwoner hiervoor geen toestemming verleent (en er sprake is van een situatie waarbij een zwaarwegend persoonlijk of maatschappelijk belang zwaarder wordt geacht dan het ontbreken van de toestemming).
7.6
Iedere convenantpartner dient conform de Wbp, indien van toepassing de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO), dit reglement, alsmede de beroeps-, gedragscodes en reglementen van de eigen organisatie te handelen.
Artikel 8 Beroepsgeheim, opheffing/doorbreking 8.1 Het beroepsgeheim geldt op grond van wetgeving en beroepscodes onder meer voor de volgende wijkwerkers: algemeen maatschappelijk werkers, medewerkers jeugd. Voor zover wijkwerkers op grond van wetgeving en/of beroepscodes geen beroepsgeheim hebben, geldt dat zij een afgeleid beroepsgeheim hebben, indien zij over medische gegevens (komen te) beschikken. Het medisch beroepsgeheim volgt de gegevens, met dien verstande dat de ontvanger van deze gegevens gehouden is aan het beroepsgeheim voor wat betreft deze gegevens. De geheimhoudingsplicht uit artikel 13 blijft onverkort gelden, ongeacht of er sprake is van medische gegevens. 8.2 Doorbreking van het beroepsgeheim van de hulpverlener onderworpen aan de WGBO of daarop geënte codes vanuit de beroepsverenigingen, kan uitsluitend binnen de samenwerking van het Wijkteam alleen als sprake is van: a. toestemming van de inwoner (toestemming heft beroepsgeheim op). De inwoner dient volledig te zijn geïnformeerd alvorens deze toestemming kan geven. Indien de inwoner jonger is dan 12 jaar, dan is toestemming vereist van de wettelijk vertegenwoordiger(s). Informatie verstrekking aan de wettelijk vertegenwoordigers van deze inwoner kan alleen geweigerd worden indien dat kennelijk strijdig is met de belangen van de inwoner jonger dan 12 jaar. Is de inwoner tussen de 12 en 16 jaar, dan is gezamenlijke toestemming van de inwoner en diens wettelijke vertegenwoordiger(s) vereist. Bij inwoners tussen 12 en 16 jaar kan informatie verstrekking aan de wettelijk vertegenwoordiger worden geweigerd indien dat kennelijk strijdig is met diens belangen of indien deze inwoner nadrukkelijk bezwaar heeft gemaakt tegen de informatieverstrekking. Ingeval de inwoner 16 jaar en ouder kan hij/zij zelfstandig toestemming verlenen. De wettelijk vertegenwoordiger(s) hebben dan geen recht op informatie over deze inwoner, tenzij deze inwoner daar toestemming voor verleent. b. conflict van plichten1. Van een conflict van plichten is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen sprake, het moet gaan om een noodsituatie. De volgende stappen moeten in acht worden genomen: a. Nagaan of alles in het werking is gesteld om toestemming van de inwoner te krijgen. Zo niet, waarom was dit niet mogelijk? b. Al het mogelijke is geprobeerd om zonder doorbreking van de geheimhoudingsplicht het probleem op te lossen.
1
Een conflict van plichten kan zich bijvoorbeeld voordoen wanneer een zwaarwegend belang van de inwoner of een ander dan de inwoner de doorbreking van de geheimhoudingsplicht rechtvaardigt, omdat het bewaren van het geheim voor de inwoner of de ander ernstig nadeel of gevaar oplevert. Dit blijft altijd de verantwoordelijkheid en zorgvuldige afweging van de beroepsbeoefenaar zelf, die moet kunnen verantwoorden waarom inbreuk op de geheimhoudingsplicht is gemaakt. De wijkwerker beslist dit altijd in overleg met een collega.
c. Het niet doorbreken van de geheimhouding levert ernstige schade op voor inwoner of derden. d. Het moet vrijwel zeker zijn dat de doorbreking c.q. opheffing van de geheimhoudingsplicht schade aan inwoner of een ander kan beperken. Nagaan of er sprake is van een conflict van plichten blijft altijd de verantwoordelijkheid en zorgvuldige afweging van de beroepsbeoefenaar zelf, die moet kunnen verantwoorden waarom inbreuk op geheimhoudingsplicht is gemaakt. De wijkwerker beslist dit altijd in overleg met een collega. Artikel 9 Transparantie 9.1 De inwoners worden (mondeling) geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens. 9.2 Alle formulieren worden voorzien van de rechten van inwoners. 9.3 Aan inwoner/inwoners wordt een toestemmingsverklaring voorgelegd indien, na beoordeling van de ondersteuningsvraag, blijkt dat ten behoeve van verdere ondersteuning c.q. doorverwijzing , gegevensuitwisseling noodzakelijk is. De ondertekende toestemmingsverklaring wordt gedocumenteerd. Indien een inwoner weigert de toestemmingsverklaring te ondertekenen wordt dit opgenomen in het registratiesysteem en vindt middels hantering van een stappenplan conform bijlage 2 analyse plaats of alsnog wordt overgegaan tot verwerking van gegevens. Indien dit het geval is, wordt de inwoner hierover geïnformeerd. 9.4 Om ervoor te zorgen dat personen en organisaties binnen het werkgebied in ieder geval weet hebben van de mogelijke gegevensuitwisselingen in het kader van het samenwerkingsverband, zal dit privacyreglement worden gepubliceerd op www.almere.nl, en www.almerekracht.almere.nl Daarnaast worden inwoners geïnformeerd middels folders/flyers over de werkwijze van het Wijkteam. Artikel 10 Rechten inwoner op basis Wbp/WGBO 10.1 Ingevolge de Wbp is het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Almere, verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens binnen het Wijkteam. 10.2 De inwoner heeft binnen het kader van de Wbp en de WGBO recht op: informatie, zodat hij/zij kan nagaan wat er met de gegevens gebeurt; inzage, welke gegevens van hem/haar staan geregistreerd; verbetering, aanvulling, verwijdering, (vernietiging) of afscherming.2
2
Het Wijkteam bericht de inwoner binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een verschil van mening tussen professional van het Wijkteam en inwoner omtrent het verzoek wordt vastgelegd. Een (gedeeltelijke) weigering wordt met redenen omkleed.
10.4
10.5
Het Wijkteam handelt namens het college in mandaat zelfstandig verzoeken om informatie, inzage, afschrift, verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming, vernietiging af, voorzover het persoonsgegevens in de zin van de Wbp betreft. De gemeente ontvangt periodiek het aantal op grond van de Wbp en de WGBO afgehandelde verzoeken. Bijlage 6 omvat een procesbeschrijving bij de afhandeling van deze verzoeken op basis van de Wbp en de WGBO. Bij elke betrokken convenantpartner kan gedetailleerde en medische informatie c.q. het zorgdossier apart worden opgevraagd en geldt de eigen verantwoordelijkheid van deze partner voor het betreffende dossier.
Artikel 11 Archivering en bewaartermijn 11.1 Omdat het Wijkteam geen eigen bestuur heeft, valt de zorgplicht voor het archief onder de verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Almere en het toezicht op het beheer onder de verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris van Almere. 11.2 Alle door het wijkteam vast te leggen gegevens worden digitaal opgeslagen in de door de gemeente ter beschikking gestelde systemen. De gemeente is belast met het beheer van de systemen. Een dossier dat tot een ondersteuningsplan heeft geleid wordt vernietigd 5 jaar na het laatste contactmoment met inwoner heeft plaatsgevonden. Medische gegevens en test - en onderzoeksuitslagen, deel uitmakend van een zorgdossier van de convenantspartner worden conform de WGBO bewaard. 11.3 Persoonsgegevens in een registratie, inzake korte ondersteuningsvragen die, na beoordeling, geen nadere aanpak door het Wijkteam of anderszins behoeven, worden niet langer dan noodzakelijk voor het doel bewaard. Artikel 12 Randvoorwaarden 12.1 De uitwisseling van persoonsgegevens door convenantpartners beperkt zich tot die persoonsgegevens die benodigd zijn voor de in artikel 2 van dit reglement genoemde doelen. 12.3 Convenantpartners zullen ervoor zorgdragen dat de verwerking van persoonsgegevens door de convenantpartners plaatsvindt in overeenstemming met de voor hen geldende wettelijke kaders. Artikel 13 Geheimhouding en beveiliging 13.1 Convenantpartners zijn verplicht tot geheimhouding van de in het kader van dit reglement ontvangen gegevens van inwoner, over elkaars organisatie en over al hetgeen waarvan redelijkerwijs is aan te nemen dat bekendmaking daarvan de belangen van de andere convenantpartner zou schaden, behoudens voor zover een bij of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht, of zijn taak daartoe noodzaakt. 13.2 Convenantpartners leggen aan personen en medewerkers die persoonsgegevens verkrijgen, een plicht tot geheimhouding op. Deze verklaring strekt tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan de medewerkers kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
13.3 De door het Wijkteam vast te leggen gegevens worden digitaal in de door de gemeente ter beschikking gestelde systemen opgeslagen. De gemeente is verantwoordelijk voor het beheer van deze systemen. Het Wijkteam zal de gemeente onverwijld informeren over te wijzigen autorisaties betreffende genoemde systemen in verband met in- en uitdiensttreding, alsmede over beveiligingsinbreuken, datalekken of andere gebeurtenissen die de veiligheid van persoonsgegevens in gevaar hebben gebracht, brengen of dreigen te brengen. De gemeente is verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen ter beveiliging van de gegevens tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, alsmede om de informatie zorgvuldig, strikt vertrouwelijk en met gepaste geheimhouding te behandelen. Convenantspartners zijn verplicht om informatie zorgvuldig, strikt vertrouwelijk en met gepaste geheimhouding te behandelen en zullen instructies die daaruit voortvloeien opvolgen. Artikel 14 Positie vrijwilligers en actieve bewoners 14.1 Met betrekking tot het verplicht beschikken over een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) sluiten de convenantpartners aan bij landelijke wet- en regelgeving. Daarnaast conformeren convenantpartners zich hieromtrent aan het nog op te stellen vrijwilligersbeleid voor de wijkteams. 14.2 De vrijwilligers hebben de plicht de privacy van de inwoners en hun familie te waarborgen. Convenantpartners kunnen – afhankelijk van de werkzaamheden van de vrijwilliger - met in acht neming van artikel 14.3, een geheimhoudingsplicht opleggen over personen en zaken waar zij mee te maken hebben. Die geheimhoudingsplicht blijft van kracht na het beëindigen van de samenwerking. Een omschrijving van de werkzaamheden waarvoor een geheimhoudingsplicht wordt opgelegd, zal nader worden omschreven in het vrijwilligersbeleid voor de wijkteams. 14.3 Vrijwilligers, bedoeld in artikel 14.2 , zijn verplicht tot geheimhouding en mogen geen vertrouwelijke informatie doorgeven aan derden, tenzij het om levensbedreigende situaties gaat voor de inwoner, de vrijwilliger of andere personen. Indien redelijkerwijs mogelijk, overlegt de vrijwilliger vooraf met zijn contactpersoon van het Wijkteam en volgt hij/zij diens instructies op. In dit verband kunnen nadere afspraken worden gemaakt met de vrijwilliger. 14.4 Het Wijkteam zal zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van vrijwilligers en actieve bewoners en inwoners, conform dit privacyreglement. 14.5. Vrijwilligers worden geregistreerd en er worden met hen afspraken gemaakt over hun inzet, hetgeen vastgelegd kan worden in een vrijwilligersovereenkomst . Actieve burgers tekenen geen vrijwilligersovereenkomst en hoeven niet over een VOG te beschikken.
Artikel 15 Melding Als eindverantwoordelijke, zal de gemeente Almere verwerking van persoonsgegevens binnen dit reglement melden bij het College bescherming persoonsgegevens. Artikel 16 Wijzigingen en aanvullingen reglement 16.1 Wijzigingen in de doeleinden van de gegevensverwerkingen als bedoeld in dit reglement en
16.2
wijzigingen in het gebruik en de wijze van verkrijging van de persoonsgegevens, dienen te leiden tot wijziging dan wel aanvulling van dit reglement. Wijzigingen en aanvullingen van dit reglement behoeven de instemming van alle convenantpartners. De wijziging in de gegevensverwerking die hieruit voortvloeit dient te worden gemeld aan het Cbp.
Artikel 17 Bijlagen 17.1 De volgende bijlagen horen bij dit reglement: Bijlage 1: Procedure Wijkteam in het kader van verwijzing Bijlage 2: Stappenplan gegevensdeling Bijlage 3: Toestemmingsverklaring inwoner Bijlage 4: Geheimhoudingsverklaring incidentele partner Bijlage 5: Informatieanalyse Bijlage 6: Procedure inzage- en correctierecht 16.2 De convenantpartners hebben kennis genomen van de voor hun relevante bijlagen en zullen dienovereenkomstig handelen.
Bijlage 1 Procedure Wijkteam in het kader van verwijzing De ondersteuningsvraag kan op doorverwijzing van het voorliggende veld komen, met het verzoek om advies en ondersteuning of overname. • De verwijzer vraagt de inwoner toestemming om de ondersteuningsvraag te bespreken met het Wijkteam. De verwijzer legt de vraag, onder overlegging van de toestemmingsverklaring van de inwoner, voor aan het wijkteam. De ondersteuningsvraag wordt beoordeeld en bekeken wordt in hoeverre de kwestie door het Wijkteam dient te worden opgepakt. • De professional binnen het Wijkteam bekijkt of hij de casus zelf oppakt of doorzet naar een collega wijkwerker binnen het Wijkteam. • Een wijkwerker gaat, bij voorkeur, op huisbezoek (keukentafelgesprek). Voorafgaand aan het gesprek wordt informatie verstrekt over de werkwijze van het wijkteam. De wijkwerker licht de werkwijze van het wijkteam toe en verzoekt om toestemming om gegevens te mogen uitwisselen. Zo mogelijk worden de (vervolg)stappen c.q. acties en gesprekken samen met de inwoner besproken resp. gevoerd. Er wordt een kort verslag voor de inwoner gemaakt van hetgeen is afgesproken. • Indien nodig wordt de ondersteuningsvraag opgeschaald naar het expertteam of doorverwezen naar een netwerkpartner. Zodra dit mogelijk is, wordt de ondersteuningsvraag afgeschaald naar het wijkteam.
Bijlage 2 Stappenplan gegevensdeling Als uitgangspunt geldt, dat gegevensdeling niet standaard maar per ondersteuningsvraag en op het individu/systeem toegesneden maatwerk is. Professionals/wijkwerkers moeten zich te allen tijde realiseren dat verantwoord omgaan met informatie betekent: 1. dat men zich ook in de samenwerking met partners dient te houden aan de voor de eigen organisatie geldende spelregels en voorschriften voor het verantwoord omgaan met gegevens; 2. dat alleen de “need to know” informatie (enkel de noodzakelijke informatie om het gezamenlijke doel te bereiken) gedeeld wordt; Daarom is het goed om hoe dan ook de volgende checklist te hanteren: I. Vraag je af of gegevensuitwisseling inzake de inwoner van evident belang is: a. is er een dringend gezondheidsbelang; b. bestaat de vrees voor ernstig nadeel; c. al dan niet in combinatie met ernstige overlast. II. Denk aan subsidiariteit Kies voor de minst ingrijpende gegevensuitwisseling en zie daar ook op toe. Kan het ook met minder gegevens? III. Denk aan proportionaliteit Bepaal of er een verhouding is tussen de hoeveelheid en aard van de gegevensuitwisseling en het doel. IV. Leg vast of inwoner ondubbelzinnige toestemming geeft Indien de inwoner toestemming geeft, leg dat dan vast in een getekende verklaring. Indien de inwoner geen toestemming geeft, mag gegevensuitwisseling slechts plaatsvinden o.b.v. de volgende uitzonderingen: a. ter voorkoming strafbare feiten; b. in het belang van bescherming van inwoner; c. in het belang van rechten en vrijheden van anderen. Ad a, b en c: De volgende stappen moeten in acht worden genomen: Nagaan of alles in het werking is gesteld om toestemming van de inwoner te krijgen. Zo niet, waarom was dit niet mogelijk?
Het niet uitwisselen van gegevens levert ernstige schade op voor inwoner of derden (conflict van plichten3, zie artikel 8.2 van het Privacyreglement Wijkteams). Er kan gedacht worden aan (o.a.): - (kinder)mishandeling - serieuze aankondiging van plegen misdaad - ernstig nadeel, of vrees daarvoor, voor de gezondheidstoestand van inwoner/derden (bijv: zelfmoord/ ernstige gezondheidsschade) eventueel gecombineerd met overlast voor omgeving; Nagaan of er sprake is van een conflict van plichten blijft altijd de verantwoordelijkheid en zorgvuldige afweging van de beroepsbeoefenaar zelf, die moet kunnen verantwoorden waarom inbreuk op geheimhoudingsplicht is gemaakt. De wijkwerker beslist dit altijd in overleg met een collega. Geen toestemming, geen uitzonderingssituatie i.v.m. conflict van plichten (zie bolletje hierboven), dan vindt geen uitwisseling plaats.
V. Motiveer en documenteer Documenteer en motiveer altijd waarom over is gegaan tot gegevensuitwisseling (ondanks geen toestemming van de inwoner). Doe dit altijd in overleg met collega. Volg het privacyreglement Wijkteams Almere en de regels hierover vanuit de eigen organisatie, indien deze zijn vastgelegd. VI. Voldoe aan de rechten van de inwoner Informeer de inwoner over de gegevensdeling. De inwoner mag altijd zijn dossier en/of gegevens inzien en een verzoek tot correctie of verwijdering indienen. Bedenk: als je geen gegevens deelt, dan ben je als professional ook verantwoordelijk.
3
Van een conflict van plichten is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen sprake, het moet gaan om een noodsituatie.De volgende stappen moeten in acht worden genomen: a. Nagaan of alles in het werking is gesteld om toestemming van de inwoner te krijgen. Zo niet, waarom was dit niet mogelijk? b. Al het mogelijke is geprobeerd om zonder doorbreking van de geheimhoudingsplicht het probleem op te lossen. c. Het niet doorbreken van de geheimhouding levert ernstige schade op voor inwoner of derden. d. Het moet vrijwel zeker zijn dat de doorbreking c.q. opheffing van de geheimhoudingsplicht schade aan inwoner of een ander kan beperken.
Bijlage 3 Toestemmingsverklaring gegevensdeling Wijkteam _______________________________ Ondergetekende, Naam _______________________________ Adres _______________________________ Postcode _______________________________ Woonplaats _______________________________ Geboortedatum _______________________________ Geboorteplaats _______________________________ geeft hierbij toestemming aan de medewerkers van het Wijkteam, om informatie over hem of haar vast te leggen, op te vragen en te delen. Doel van de informatie uitwisseling: Het kunnen bieden van ondersteuning en hulp aan ondergetekende ten behoeve van …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. (specifiek doel invullen/onderwerp van de zorgvraag).
Daartoe mogen gegevens, ten behoeve van bovengenoemd doel, worden gedeeld en opgevraagd bij: o De organisaties die deel uit maken van het bovengenoemde Wijkteam o Andere Wijkteams in Almere o Andere organisaties Naam organisatie en hulpverlener: ________________________________________ Naam organisatie en hulpverlener: ________________________________________ o Vrijwilligers die zich uit vrije wil, onbetaald in georganiseerd verband voor anderen inzetten. o Ik stem er ook mee in dat mijn huisarts geïnformeerd wordt, dat ik geregistreerd ben bij het Wijkteam. o Ik stem er, ten behoeve van bovenstaand doel, mee in dat noodzakelijke gegevens vanuit het Wijkteam met de huisarts worden gedeeld en dat de huisarts doelgebonden en noodzakelijke gegevens mag delen met het Wijkteam. Naam huisarts: _______________________________________________________ Voor akkoord, Datum: Plaats:
Handtekening: Het wijkteam hecht grote waarde aan uw privacy. Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd en slechts gebruikt voor het doel waarvoor u deze gegevens aanreikt. U heeft het recht om uw toestemming altijd weer in te trekken.
Bijlage 4 Geheimhoudingsverklaring derden/incidentele partner Ondergetekende, Verplicht zich tegenover …………………………………………., (concretiseren) tot geheimhouding van verkregen kennis van zaken inzake: _______________________________________________________________________ Geheimhouding geldt zowel gedurende de periode waarin hij/zij gegevens over de incidentele casuïstiek/ondersteuningsvraag verwerkt als daarna. Verkregen informatie mag niet verwerkt worden op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. In dit kader is het niet toegestaan enige informatie aan derden te verstrekken omtrent gegevens van inwoner.
Naam: Organisatie: Plaats: Datum: Handtekening:
Bijlage 5 Informatieanalyse (zie bijgevoegd document)
Bijlage 6 Procedure inzage-, correctie- en vernietingsverzoeken In de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) staat welke rechten een betrokkene heeft wiens persoonsgegevens worden verwerkt. Een betrokkene heeft bijvoorbeeld recht op inzage en correctie. Er kan met betrekking tot de rechten onderscheid worden gemaakt tussen enerzijds persoonsgegevens, niet zijnde medische of zorg-gerelateerde gegevens en medische of zorggerelateerde gegevens . Als het gaat om rechten ten aanzien van medische c.q. zorggegevens,, dan geldt er naast de Wbp nog een bijzondere wettelijke regeling, namelijk de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO)4. Hieronder volgt allereerst een omschrijving van de rechten terzake van persoonsgegevens, die onder de Wbp vallen. Vervolgens wordt ingegaan op de rechten van betrokkene met betrekking tot medische c.q. zorg-gerelateerde gegevens, waarop naast de Wbp ook de WGBO van toepassing is. Deze procedurebeschrijving betreft een globale, niet uitputtende omschrijving. Neem bij twijfel altijd contact op met een deskundige! A. Persoonsgegevens, niet zijnde medische of zorggerelateerde gegevens Inzagerecht De cliënt/betrokkene heeft het recht van inzage- correctierecht in zijn gegevens die bij het wijkteam zijn vastgelegd. Reikwijdte van het inzagerecht Het inzagerecht op grond van de Wbp betreft alleen inzage in de gegevens van de betrokkene zelf. Voorwaarden inzage en (correctie): Aan het verkrijgen van inzage (en correctie) zijn de volgende voorwaarden verbonden: a. Vastgesteld moet worden dat de betrokkene de persoon is op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. Dit is om te voorkomen dat iemand door het gebruik van de naam van een ander diens gegevens kan inzien. De identiteit vaststellen kan aan de hand van het rijbewijs, paspoort of ander identiteitsbewijs. b. De betrokkene kan alleen een inzageverzoek indienen als hij 16 jaar of ouder is en niet onder curatele is gesteld. Anders moet het verzoek door de wettelijk vertegenwoordiger (bijvoorbeeld een ouder) worden gedaan en moet het antwoord aan die vertegenwoordiger gericht zijn. Redenen om inzage te weigeren Inzage kan ondermeer worden geweigerd ter bescherming van betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Dit maakt het mogelijk om in een bijzonder geval bepaalde gegevens niet ter inzage te geven in verband met privacybelangen of de veiligheid van een gezinslid of een (ex) partner 4
JGZ valt onder de WGBO, AMW valt formeel niet onder de WGBO, maar via de eigen beroepscode van de NVMW zijn vrijwel alle bepalingen van de WGBO van toepassing.
van de cliënt. Vanwege deze beperking is het van belang dat de gegevens eerst goed worden doorgelezen, voordat de gegevens aan de verzoeker bekend worden gemaakt, zodat eerst wordt beoordeeld of er een reden is om bepaalde gegevens af te schermen voordat de betrokkene zijn gegevens inziet. Deze gegevens over anderen kan men in principe alleen inzien met toestemming van die andere personen. Praktische uitwerking inzagerecht Aan een verzoek om inzage moet, tenzij er sprake is van een gewichtig belang, in schriftelijke vorm worden voldaan. Dit betekent dat verzoeker in beginsel een schriftelijke reactie krijgt. Je kan een betrokkene: • Kopieën geven van alle hem betreffende stukken, als het gaat om een papieren dossier. • Een begrijpelijk papieren overzicht/uitdraai van de gegevens geven bij digitale verwerkingen. • Bij hoge uitzondering vragen ter plekke zijn dossier in te komen zien. Wat kost het verstrekken van een afschrift? De kosten die verbonden zijn aan het verstrekken van een afschrift mogen in rekening worden gebracht. De vergoeding bedraagt € 0,23 per kopie worden gevraagd met een maximum van € 5,00 . Voor afschriften welke bestaan uit meer dan 100 pagina's kan een redelijke vergoeding van maximaal € 22,50 in rekening worden gebracht. Kosten van inzage worden niet in rekening gebracht. Correctierecht Naast het inzagerecht bestaat ook een correctierecht. Als de betrokkene vindt dat de gegevens niet juist zijn, kan hij/zij schriftelijk om een aanpassing vragen. Een betrokkene heeft namelijk recht op het verbeteren, aanvullen, afschermen en verwijderen van gegevens, het zgn. correctierecht. Het is alleen mogelijk om die gegevens te (laten) corrigeren, die feitelijk niet kloppen, onvolledig of niet ter zake dienend zijn. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een foute geboortedatum, onjuiste gegevens over de school of over het verloop van eerdere hulpverlening. Als verzoeker het niet eens is met de uitspraken van een hulpverlener of een andere beroepskracht in het dossier/de registratie, dan kan verzoeker die gegevens niet laten corrigeren. Wel kan verzoeker dan vragen om zijn/haar standpunt daarover willen toe te voegen aan het dossier. Leidt het verzoek om correctie tot aanpassing of verwijdering van gegevens, dan dragen de verantwoordelijken er zorg voor dat deze aanpassing ook bekend wordt gemaakt aan derden die kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens. Besluit Voor het recht op inzage- en correctierecht met betrekking tot de gegevens onder A, geldt dat de verzoeker binnen vier weken een besluit van het wijkteam krijgt. Correcties worden binnen twee weken na het besluit uitgevoerd. Het besluit wordt in mandaat namens het college van burgemeester en wethouders van Almere genomen. Medegedeeld wordt of het verzoek wordt gehonoreerd of geweigerd. Een weigering bevat een nadere motivatie. Tegen een weigering kan een bezwaarschrift bij de bezwaarschriftencommissie van de gemeente Almere worden ingediend. B.
Voor medische c.q. zorg gerelateerdegegevens geldt, zoals hierboven aangegeven, naast de Wbp de WGBO, als bijzondere wettelijke regeling!
Recht op inzage, afschrift, vernietiging, aanvulling, verwijdering (correctie) van medische gegevens. Wie kan een dergelijk verzoek doen? Kinderen jonger dan 12 jaar:
De rechten worden uitgeoefend door de wettelijke vertegenwoordigers, ouders/verzorgers met gezag of voogd. Jongeren tussen 12 en 16 jaar: Deze jongeren hebben zelfstandig deze rechten. De rechten worden uitgeoefend met gezamenlijke toestemming van de jongeren en de wettelijke vertegenwoordigers. Er zijn enkele uitzonderingsituaties. Jongeren ouder van 16 jaar en ouder: Personen van 16 jaar en ouder hebben zelfstandig deze rechten.
Inzage in of een afschrift van de betreffende medische gegevens wordt verleend, tenzij dit in strijd is met de privacy-belangen van een ander of sprake is van een therapeutische exceptie. Bij een correctieverzoek moet het wederom gaan om feitelijke onjuistheden, zoals hierboven omschreven. Wel kan een betrokkene in geval van verschil van mening zijn schriftelijk commentaar aan het dossier laten toevoegen. Vernietigingsrecht: De betrokkene kan het wijkteam verzoeken (een deel van) zijn medische gegevens te vernietigen. Maar het verzoek kan (gedeeltelijk) worden geweigerd als bijvoorbeeld het bewaren van de gegevens van ‘aanmerkelijk belang’ kan zijn voor een ander dan de betrokkene. Op basis van deze uitzondering kan het wijkteam bijvoorbeeld besluiten om het verzoek te weigeren om medische gegevens over kindermishandeling uit het dossier van het kind te halen . Beslissing Voor het recht op inzage- en correctierecht met betrekking tot de gegevens onder B, geldt dat de verzoeker binnen vier weken een beslissing van het wijkteam krijgt. Aan een vernietigingsverzoek moet het wijkteam in principe binnen drie maanden voldoen. Correcties worden binnen twee weken na het besluit uitgevoerd.
