PRESTATIE-INKOOP INTERVIEWTRAINING
Daniela Verheul - Zeist, april 2013
SENSE OF URGENCY
2 | SENSE OF URGENCY
3 | FOOTER
METHODIEK
WIE IS DE EXPERT? •
Iemand die het hele project kan overzien
•
Iemand die risico’s voor het project kan herkennen en minimaliseren
•
Iemand die het beste voor de opdrachtgever en de projectdoelstellingen voor ogen heeft
•
Iemand die op dominante wijze kan aantonen waarom en wat hij doet om risico’s te beheersen
•
Iemand die wanneer er ongewenste gebeurtenissen zich voordoen deze op een adequate manier kan oplossen
•
Iemand die met aantoonbare prestatie-informatie zijn ervaring kan onderbouwen
5 | W IE IS DE EXPERT?
PRESTATIE-INKOOP PROCES Het gunningsproces
Insturen propositie door leveranciers Voorbereiding
Ranking van leveranciers obv Prijs
Prijs
Risico- & kansendossier Scope Planning
Risico- & kansendossier
Fase 1 Beoordeling door beoordelingsteam opdrachtgever • RD & KD • Scope • Planning
Scope Planning
Fase 2: Interviews
6 | PRESTATIE-INKOOP PROCES
Interviews
Preaward
Uitvoering
INTERVIEWS
INTERVIEWS Het interview is één van de belangrijkste stappen in het gunningsproces. Het is de manier waarop je kan laten zien dat je de expert bent. • Er wordt gesproken met de mensen die straks het project gaan uitvoeren • Het interview is geen presentatie door de aanbieder/leverancier • Het interview bestaat uit ongeveer 15 tot 25 vragen • Duur is max 1 uur • Het is belangrijk dat je SMART formuleert (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden). • De interviews worden uitgeschreven en op basis van die uitgeschreven interviews worden punten toegekend aan de deelnemende partijen. Het RAVA plan kan nog zo goed zijn uiteindelijk maken of breken de betrokken sleutelfiguren van de aanbieder het project. Zij moeten het waarmaken en tijdens het interview aantonen dat ze begrijpen (en omarmen) wat er in het plan staat.
8 | INTERVIEW S
DE SETTING
9 | DE SETTING
DE GEÏNTERVIEWDE Het is belangrijk dat hij: •
Alle aspecten van het project kent
•
De grootste risico’s van het project kan identificeren en daar maatregelen voor weet
•
Het project eenvoudig en SMART uiteen kan zetten wat betreft planning, kosten, kansen en risico’s
•
Eenvoudig kan switchen tussen vragen van hoog abstractieniveau en vragen over details
•
Korte bondige antwoorden geven
•
Dominante informatie verschaft, zodat er geen “besluitvorming” vanuit de klant nodig is
•
Het systeem van prestatie-inkoop begrijpt
•
Laat zien de behoeften en zorgen van de opdrachtgever te kennen
•
De opdrachtgever ontzorgt en verantwoordelijkheid neemt
10 | DE GEÏNTERVIEW DE
DO’S & DON’TS Do’s
✓
Don’ts
✗
SMART antwoorden geven
Praten in algemeenheden, gebruik van containerbegrippen en wollig taalgebruik
Korte en bondige antwoorden geven
Langdradig uitweiden bij beantwoording vragen
Niet technische antwoorden geven
Technische antwoorden geven
Laten zien dat je kennis van ingediende RAVA plannen hebt
Niet weten wat er in de RAVA plannen staat
Laten zien dat je duidelijke standpunten hebt
De klant laten kiezen
Laten zien dat je een visie op het project hebt
Geen visie hebben op het project
Begrijpen dat jij de expert bent
De klant laten beslissen
De methodiek begrijpen
Niets van de methodiek begrijpen
Zelf de verantwoordelijkheid nemen
De verantwoordelijkheid bij de klant of anderen leggen
Vertellen waarom risico’s buiten de eigen invloedsfeer liggen
Alleen praten over risico’s binnen de eigen invloed sfeer
Gebruik maken van woorden als: zeker, absoluut, altijd
Gebruik maken van woorden als misschien, wellicht, mogelijkerwijs, ik weet het niet, gokken.
Vertrouwen op je eigen kennis en expertise
Zenuwachtig worden door het aantal beoordelaars
11 | DO’S & DON’TS
BEOORDELEN
BEOORDELEN •
Beoordelen op dominante informatie
•
Individuele beoordeling (bij onenigheid Concensus score, geen gemiddelde)
Dominant Slecht
Matig tot slecht
2 100% bijtelling
(Geen meerwaarde)
Redelijk tot goed
Dominant Goed
4
6
8
10
50% bijtelling
0% geen bijtelling, geen aftrek
50% aftrek
100% aftrek
13 | BEOORDELEN
Neutraal
DOMINANTE INFORMATIE Performance informatie moet dominant zijn. Dit betekent •
niet weerlegbaar / niet betwistbaar
•
verifieerbaar
•
accuraat
•
metingen in termen van getallen, percentages, of tijd
•
hoge performance
•
vertaling naar het huidige project
14 | DOMINANTE INFORMATIE
EMVI TABEL (INTERVIEWS)
WWW.SCENTER.NL VRAGEN?
[email protected]
