Právní upozornění Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována a šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno. Používání elektronické verze knihy je umožněno jen osobě, která ji legálně nabyla v rozsahu stanoveném autorským zákonem. Elektronická kniha je datový soubor, který lze užívat pouze v takové formě, v jaké jej lze stáhnout z portálu. Jakékoliv neoprávněné užití elektronické knihy nebo její části, spočívající např. v kopírování, úpravách, prodeji, pronajímání, půjčování, sdělování veřejnosti nebo jakémkoliv druhu obchodování nebo neobchodního šíření je zakázáno! Zejména je zakázána jakákoliv konverze datového souboru nebo extrakce části nebo celého textu, umisťování textu na servery, ze kterých je možno tento soubor dále stahovat, přitom není rozhodující, kdo takového sdílení umožnil. Je zakázáno sdělování údajů o uživatelském účtu jiným osobám, zasahování do technických prostředků, které chrání elektronickou knihu, případně omezují rozsah jejího užití. Uživatel také není oprávněn jakkoliv testovat, dekompilovat, zkoušet či obcházet technické zabezpečení elektronické knihy. Děkujeme že elektronické knihy nelegálně nešíříte. Podporujete tak vznik dalších elektronických titulů. Kopírování zabíjí elektronické knihy!
(c) Computer Media s.r.o. Všechna práva vyhrazena. www.computermedia.cz
[email protected]
Další servery s elektronickým obsahem v i d e o p r í r u c k y. c z
=PLA
/12;36;200 000;-80 000)
=PLATBA(13%/11;35;150 000;-70
Excel pro management, ekonomy a podnikatele Ing. Zdeněk Jurák a kolektiv
Nakladatelství a vydavatelství
R
Vzdìlávání, které baví www.computermedia.cz 1
E xcel Excel pro management, ekonomy a podnikatele Autor: Ing. Zdeněk Jurák Kolektiv spoluautorů: Ing. Marek Laurenčík, Ing. Michal Bureš, Petr Cvrkal Návrh vnitřního layoutu: Pavel Navrátil, Ing. Michal Jiříček Zlom a sazba: Ing. Michal Jiříček Jazyková úprava: PhDr. Dagmar Procházková Návrh obálky: Ing. Michal Jiříček
© Computer Media s.r.o. Vydání první, 2006 Všechna práva vyhrazena
ISBN: 80-86686-64-7
Žádná část této publikace nesmí být publikována a šířena žádným způsobem a v žádné podobě bez písemného svolení vydavatele. Názvy produktů a firem uvedených v knize mohou být registrovanými ochrannými známkami jejich vlastníků.
Computer Media s.r.o. Hrubčická 495 798 12 Kralice na Hané Česká republika Telefon: Fax: E-mail: Web:
+420 582 302 666 +420 582 302 667
[email protected] http://www.computermedia.cz
Kompletní nabídku literatury Computer Media s.r.o. můžete získat i objednat na internetové adrese www.computermedia.cz.
2
Informace o verzi Excelu Uvedené postupy jsou ukazovány a popisovány na verzi Excelu z balíku MS Office 2003. Obrazovky jsou vyobrazeny v grafické podobě Klasické zobrazení, tj. připomínající verzi MS Office 2000.
CD ke knize Součástí knihy je CD, obsahující všechny důležité příklady uvedené v knize. Díky tomu si popisovanou problematiku můžete okamžitě vyzkoušet i prakticky.
Vstupní znalost Tato kniha předpokládá základní znalost prostředí Excelu, chápání principu tabulkového kalkulátoru a znalost základních operací s Excelem. Je určena především pro mírně pokročilé a specializuje se zejména na finanční funkce.
3
E xcel Obsah Základní výpočty v buňce ....................................................................12 JEDNODUCHÉ VÝPOČTY, JEJICH KOPÍROVÁNÍ .................................... 12 SESTAVENÍ VZORCE ..................................................................................... 12 JEDNODUCHÉ NUMERICKÉ VÝPOČTY .................................................... 12 ZÁKLADNÍ MATEMATICKÉ OPERACE .................................................. 13 KOPÍROVÁNÍ VZORCE ................................................................................. 14
Výpočty pomocí funkcí ........................................................................15 Přehled praktických funkcí ................................................................. 15 SUMA .................................................................................................................. 16 ZAOKROUHLIT ................................................................................................ 16 ROUNDDOWN .................................................................................................. 16 ROUNDUP .......................................................................................................... 16 ZAOKR.NAHORU ............................................................................................. 17 ZAOKR.DOLŮ ................................................................................................... 17 USEKNOUT ....................................................................................................... 17 ČÁST ................................................................................................................... 18 ZLEVA ................................................................................................................. 19 ZPRAVA .............................................................................................................. 19 SUMIF ................................................................................................................. 19 COUNTIF ........................................................................................................... 20 COUNBLANK .................................................................................................... 20 POČET ................................................................................................................. 20 POČET2 ............................................................................................................... 21 KDYŽ ................................................................................................................... 21 A ........................................................................................................................... 22 NEBO ................................................................................................................... 22 ZVOLIT ............................................................................................................... 22 INDEX ................................................................................................................. 23 SVYHLEDAT ...................................................................................................... 24 VVYHLEDAT ..................................................................................................... 25
Finanční funkce .................................................................................. 28 ÚVOD K FUNKCÍM ......................................................................................... 28 FUNKCE FINANCOVÁNÍ – ÚROKOVÝ POČET ......................................... 28
Funkce investičního rozhodování ...................................................... 37 KOMPLEXNÍ PŘÍKLADY NA FINANČNÍ FUNKCE .................................. 41
4
Obsah Funkce pro cenné papíry .................................................................... 44 ACCRINT ........................................................................................................... 44 ACCRINTM ....................................................................................................... 45 COUPDAYBS ...................................................................................................... 45 COUPDAYS ....................................................................................................... 45 COUPDAYSNC .................................................................................................. 45 COUPNCD ......................................................................................................... 45 COUPNUM ........................................................................................................ 45 COUPPCD .......................................................................................................... 45 DISC .................................................................................................................... 45 DURATION ........................................................................................................ 46 INTRATE ........................................................................................................... 46 MDURATION ................................................................................................... 46 ODDFPRICE ...................................................................................................... 46 ODDFYIELD ..................................................................................................... 46 ODDLPRICE ...................................................................................................... 46 ODDLYIELD ..................................................................................................... 47 PRICE .................................................................................................................. 47 PRICEDISC ......................................................................................................... 47 PRICEMAT ......................................................................................................... 47 YIELD .................................................................................................................. 47 YIELDDISC ........................................................................................................ 48 YIELDMAT ......................................................................................................... 48
Grafy .................................................................................................... 50 ZÁKLADY VYTVÁŘENÍ GRAFŮ .................................................................. 50 TYPY GRAFŮ .................................................................................................... 51 POUŽITÍ JEDNOTLIVÝCH TYPŮ GRAFŮ .................................................. 53 VYTVOŘENÍ GRAFU POMOCÍ PRŮVODCE .............................................. 55 DALŠÍ MOŽNOSTI PŘI TVORBĚ GRAFŮ ................................................... 57
Práce se seznamy ............................................................................... 64 ŘAZENÍ V SEZNAMECH ................................................................................ 65 PRÁCE S FILTRY ............................................................................................... 68 SOUHRNY .......................................................................................................... 74 VYTVOŘENÍ PŘEHLEDŮ A SKUPIN ........................................................... 76 EXPORT SEZNAMU DO FORMÁTU MS ACCESS ..................................... 78 IMPORT DATABÁZE ACCESS DO EXCELU ................................................ 78
Kontingenční tabulky a grafy ............................................................. 80 PRÁCE S HOTOVOU KONTINGENČNÍ TABULKOU ............................... 82 ÚPRAVY KONTINGENČNÍ TABULKY ........................................................ 91
5
E xcel KONTINGENČNÍ GRAFY ............................................................................... 99
Manažerské nástroje ......................................................................... 102 PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ .................................................................... 102 KOMPLEXNÍ PŘÍKLADY - PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ .................. 109 OCHRANA DAT V TABULKÁCH ................................................................ 111 OVĚŘOVÁNÍ VSTUPNÍCH DAT ................................................................. 118 HLEDÁNÍ ZPĚTNÉHO ŘEŠENÍ ................................................................... 121 PRŮVODCE PODMÍNĚNÝM SOUČTEM .................................................... 123
Statistické funkce - přehled a použití ............................................... 128 COUNTBLANK ............................................................................................... 128 COUNTIF .......................................................................................................... 128 GEOMEAN – Geometrický průměr .............................................................. 128 LARGE – N-tá nejvyšší hodnota .................................................................... 128 MAX – Nejvyšší hodnota ................................................................................ 129 MEDIAN – Střední hodnota ........................................................................... 129 MIN – Nejmenší hodnota ................................................................................ 129 MODE – Nejčastější hodnota .......................................................................... 129 POČET ............................................................................................................... 129 PRŮMĚR ........................................................................................................... 129 PRŮMODCHYLKA – Průměrná odchylka .................................................. 130 SMALL – N-tá nejmenší hodnota .................................................................. 130
Tipy a triky v praxi ............................................................................. 132 PŘESUNY A OZNAČOVÁNÍ POMOCÍ KLÁVESNICE ............................. 132 PRÁCE S ŘÁDKY, SLOUPCI A LISTY POMOCÍ KLÁVESNICE ............. 133 VYPLŇOVÁNÍ DATOVÝCH ŘAD ............................................................... 133 POKROČILÉ TECHNIKY PŘI VYTVÁŘENÍ GRAFŮ ............................... 140 VAZBY MEZI TABULKAMI/GRAFY V EXCELU A APLIKACEMI WORD A POWERPOINT ................................................ 143
Šablony a formuláře .......................................................................... 148 ŠABLONA DOKUMENTU – VYTVOŘENÍ A PŘÍKLAD POUŽITÍ ........ 148
Práce s formulářovými prvky ........................................................... 158 STRUČNÝ PŘEHLEDNÝ SOUHRN FORMULÁŘOVÝCH PRVKŮ ....... 158
Makra v Excelu .................................................................................. 168 UŽIVATELSKÁ PRÁCE S MAKRY ............................................................... 168 EDITOR JAZYKA VISUAL BASIC ............................................................... 174 TVORBA KOMPLEXNÍHO MAKRA POMOCÍ KÓDU ............................ 192 PRÁCE S UŽIVATELSKÝMI FORMULÁŘI ................................................ 203
6
Výpočty a vazby v tabulkách • výpočty v tabulce s použitím funkce, přehledy funkcí • propojování oblastí buněk mezi sešity a listy
Finanční funkce • souhrn finančních funkcí a jejich použití v praxi • příklady na procvičení finančních funkcí
Grafy • tvorba grafů (typy grafů, jejich úprava, vhodnost pro daný typ dat) • tipy, triky a další funkce při tvorbě grafů
Práce se seznamy • řazení v seznamech, užití filtrů, vytváření souhrnů a jejich exporty • externí data a jejich analýza v Excelu
Kontingenční tabulky a grafy • popis a praktické použití kontingenční tabulky, formátování a styly • výpočtová pole v kontingenční tabulce, kontingenční graf
Manažerské nástroje • podmíněné formátování, ochrana dat, ověřování vstupních dat • hledání zpětného řešení, podmíněný součet, statistické funkce
Tipy a triky v praxi • datové řady, komentáře v buňce, sdílení souborů a částí tabulek • propojení Excelu s aplikacemi Word a PowerPoint
Šablony a formuláře • vytvoření a použití šablony, praktická ukázka šablony pro fakturu • práce s formulářovými prvky a jejich využití v příkladech
Makra v Excelu • vytváření a úprava záznamového makra, proměnné v makru • spouštění a ovládání maker, komplexní příklad užití makra
1 2 3 4 5 6 7 8 9 7
E xcel VYSVĚTLIVKY K PRVKŮM POUŽITÝM V KNIZE V knize naleznete několik značek, které mají svůj smysl. Na první pohled tak snadno vizuálně pochopíte, zda je text důležitý, zda se jedná o poznámku nebo na co si máte dávat pozor. Poznámka: Tímto symbolem jsou v textu označeny poznámky. Poznámkou je myšlen text, který není nezbytně nutný pro pochopení vysvětlovaného problému. Má za úkol pouze upřesnit nebo doplnit význam textu, případně odkázat na jiné stránky s podobným tématem. Tip: Tímto symbolem jsou v textu označeny všechny tipy. Tipem je myšlen text, který podává návod na vyzkoušení dalších postupů a ukazuje i jiné možnosti řešení daného problému. Upozornění: Tímto symbolem jsou v textu označena všechna upozornění. Upozornění varuje před záludnými překážkami a úskalími, na něž je nutné dávat pozor. Rovněž upozorňuje na nebezpečí v programech a na časté chyby v postupech.
JAK PRACOVAT S KNIHOU, ROZČLENĚNÍ KNIHY Obsah knihy je rozčleněn do devíti témat, ve kterých je popsána problematika jednotlivých probíraných funkcí tabulkového kalkulátoru Excel. Výklad je doplněn syntaxí zápisu vzorců a příklady k procvičení. Na doprovodném CD naleznete připravené výukové soubory k procvičení, na kterých si můžete vyzkoušet použití objasňovaných funkcí. Jednotlivé příklady jsou přehledně rozčleněny do adresářů, které se vždy konkrétně vážou k jednomu z devíti tematických celků knihy. Příklad odkazu na cvičný soubor na CD nosiči: Soubor na CD: Příklady použití funkce SVYHLEDAT naleznete v adresáři Téma1, v příkladu Funkce0.xls na listu SVYHLEDAT. Zadání příkladu: Prodejce je motivován podle tabulky měsíčního prodeje, která je uložena v oblasti B3:C10. Jaká bude jeho provize v % a v Kč při měsíční tržbě 84 500 Kč a 62 150 Kč? Výsledek je uveden na listu přímo v příkladu. Na CD v adresáři Software dále naleznete aplikaci Microsoft Office Excel Viewer 2003, která slouží k prohlížení a tisku souborů *.xls. Neumožňuje však jejich editaci a ukládání změn. Ilustrační obrázky jsou pořizovány z prostředí Excelu kancelářského balíku Microsoft Office 2003 s nastavenou maskou prostředí Windows v Klasickém zobrazení.
8
E xcel YIELDDISC Vrátí roční výnos diskontního cenného papíru, například směnky státní pokladny. Tvar funkce: YIELDDISC(Vypořádání;Splatnost;Cena;Zaruč_cena;Základna)
YIELDMAT Vrátí roční výnos cenného papíru, ze kterého je úrok placen k datu splatnosti. Finanční funkce
Tvar funkce: YIELDMAT(Vypořádání;Splatnost;Emise;Sazba; Cena;Základna)
48
Grafy
Grafy
3 Grafy • tvorba grafů (typy grafů, jejich úprava, vhodnost pro daný typ dat) • tipy, triky a další funkce při tvorbě grafů
49
E xcel GRAFY Data v tabulkách jsou sice přehledná a přesná, ale přece jen pro prezentaci nejsou v některých případech příliš vhodná a na první pohled z nich nejsou vidět mnohé výsledky. V takové chvíli přichází na řadu grafické znázornění hodnot z tabulky – graf. Graf musí být navržen takovým způsobem, aby vystihoval přesně to, co je zapotřebí, a nezkresloval data.
ZÁKLADY VYTVÁŘENÍ GRAFŮ Soubor na CD: V souboru Graf.xls (adresář Téma3) na listu Celkem je zdrojová tabulka, která obsahuje data celkového prodeje střediska za jednotlivé měsíce.
Grafy
Cílem je vytvoření grafu, který názorně zobrazí obrat (cena celkem) v porovnání jednotlivých měsíců.
Výběr zdrojových dat Nejprve je nutné se věnovat tabulce, v níž jsou zdrojová data pro předmětný graf. Tabulka dat obvykle nebývá pro tvorbu grafu nikterak speciálně upravena, je jen jednou ze standardních tabulek výpočtů. Bude tedy obsahovat více sloupců hodnot, avšak pouze z některých bude vytvářen graf. Další sloupce dat (pomocné výpočty, mezivýsledky apod.), je možno buďto skrýt (Formát Sloupec Skrýt), anebo při označování oblasti buněk (ze které bude vytvářen graf) nebudou označeny
50
Grafy (principem označování nesouvislých oblastí budou vybrány pouze ty sloupce, ze kterých bude skutečně tvořen graf). Konkrétně pro zmíněný příklad bude označena oblast buněk A1:A13 a C1:C13. Prakticky si to vyzkoušíte při vlastním vytváření grafu. Poznámka: Pro vytváření grafů ve Wordu a PowerPointu je základem také tabulka se zdrojovými daty. Data ale nejsou vidět jako v Excelu, protože jsou skrytá.
Vytvoření grafu Při tvorbě grafu vždy nejprve označte v tabulce buňky (celé sloupce buněk), ze kterých chcete graf vytvářet. K vlastnímu vytvoření grafu máte na výběr několik způsobů: • v panelu nástrojů klepnete na tlačítko Průvodce grafem; • v hlavní nabídce Excelu použijete příkaz Vložit Graf; • použijete klávesu F11.
Grafy
Pokud použijete první dva způsoby, spustí se průvodce grafem, použijete-li klávesu F11, graf se vytvoří automaticky podle předdefinovaného stylu. Obvykle to bývá sloupcový graf, lze jej ale změnit. Poznámka: Graf může být umístěn jako plovoucí objekt v listu, kde máte i tabulku s daty (zde jej můžete libovolně přesouvat, měnit jeho velikost apod.), anebo jej můžete umístit do samostatného listu (to je přehlednější a vhodnější pro práci s grafem bez vlastní tabulky hodnot).
TYPY GRAFŮ Následující odstavce popisují základní typy grafů. Uděláte si tak představu, jaký graf se k jakému typu dat hodí a jaké další možnosti nabízí. Všechny uváděné typy grafů mají další podtypy. které blíže určují další možnosti a způsoby zobrazení. Soubor na CD: Soubor Graf-typy.xls (adresář Téma3) obsahuje na záložkách sloupcový až paprskový ukázky jednotlivých typů grafů. Všechny uvedené typy byly vytvořeny pomocí průvodce bez jakýchkoliv dalších úprav. V Excelu jsou dva základní druhy grafů. Jedná se o grafy dvojrozměrné, které jsou tvořeny osami x a y (u koláčového grafu sice nemůžeme mluvit o ose, ale také patří mezi dvojrozměrné). Druhým typem jsou grafy trojrozměrné. Nechápejte ovšem tento název tak, že grafy mají další proměnnou, kterou zastupuje třetí rozměr. Zmíněná trojrozměrnost je zde určena spíše k lepšímu grafickému vzhledu těchto grafů. Obvykle je zde datový bod/řada zakreslen jako hranol nebo válec.
51
E xcel Některé typy grafů jsou si podobné – pouze zobrazují své hodnoty jinými grafickými objekty, jako například: sloupcové, pruhové, spojnicové, plošné, válcové, kuželové, jehlanové. Tyto grafy mají i podobné kategorie podtypů. Kromě „normálního” podtypu (u sloupcových a pruhových typů nazývaného skupinový) existují podtypy dvojrozměrné, trojrozměrné nebo s trojrozměrným efektem, skládané a 100% skládané. Skládané podtypy sčítají hodnoty více datových řad a zobrazují příspěvek každé datové řady k celku, 100% skládané podtypy také předpokládají více datových řad a zobrazují procentuální podíl jednotlivých řad vzhledem k celku. Na jedné z os jsou vynesena procenta od 0 % do 100 %.
Skupina grafů XY bodových a bublinových
Grafy
U sloupcových a výše uvedených grafů se data zobrazují v pravidelných intervalech. Popisky kategorií někdy nemají žádnou číselnou hodnotu, mohou to být např. jména obchodníků, názvy států apod. Nejsou-li žádné popisky, objeví se jako kategorie řada 1, 2, 3 atd. Osa kategorií tedy funguje pouze jako pořadí hodnot. Na rozdíl od těchto grafů graf typu xy bodový zobrazuje vztah jedné nebo více závislých proměnných na jedné nezávislé. To znamená, že na ose x je nezávislá proměnná (její hodnoty uvedené ve vybrané části tabulky) a graf znázorňuje hodnoty ostatních proměnných závislé na proměnné X. Data jsou zobrazena jako průsečíky souřadnic X a Y a tyto souřadnice nemusí být v pravidelných intervalech. Podobně jako xy bodový graf zobrazuje data bublinový graf. Nezávislá proměnná je na ose x, první závislá proměnná určuje polohu bubliny vzhledem k ose y, druhá závislá proměnná určuje velikost bubliny.
Skupina grafů výsečových a prstencových Další skupinou grafů, které jsou si podobné, jsou grafy výsečové a prstencové. Výsečový zobrazuje jen jednu datovou řadu, prstencový jich může zobrazovat více. Tyto grafy jsou vhodné k zobrazení podílu jednotlivých hodnot na celku a poměru podílů mezi jednotlivými hodnotami.
Paprskové grafy Zobrazují jednotlivé hodnoty na paprscích (osách hodnot) vycházejících na všechny strany ze společného středu. Hodnoty na osách rostou se vzdáleností od středu. Hodnoty jsou spojeny čarou a vytvářejí tak mnohoúhelník. Plocha mnohoúhelníku pro různé proměnné může být hodnotícím prvkem. Poznámka: Pro praktické využívání většinou stačí následující typy grafů: sloupcový, spojnicový, výsečový, prstencový.
52
Grafy POUŽITÍ JEDNOTLIVÝCH TYPŮ GRAFŮ Sloupcové grafy V grafu jsou jednotlivé hodnoty vyjádřeny výškou konkrétního sloupce. Osa x představuje u tohoto typu grafu jednotlivé datové body. Na ose y je pak vynesena jejich velikost (výška). Tento typ grafu je vhodný pro jednodušší tabulky, kde není tolik datových bodů. Pokud chcete tímto způsobem znázorňovat více datových bodů, je vhodné, aby to bylo jen na krátkém úseku. Sloupcový graf tak poskytuje dobré možnosti pro srovnání jednotlivých hodnot.
Pruhové grafy Jsou to v podstatě otočené sloupcové grafy. Jediná výhoda ve srovnání se sloupcovými grafy je ta, že umožňují vynést na osu x více položek.
Spojnicové grafy
Grafy
Tyto grafy jsou jedny z nejpoužívanějších. Na ose kategorií máte přehled všech datových hodnot, kdežto na ose hodnot jsou vyneseny velikosti jednotlivých bodů. Pro lepší přehlednost můžete datové body doplnit značkami. Spojnicový graf může mít několik podob: • zobrazené budou jen datové body; • zobrazené budou jen přímky, bez bodů; • zobrazené budou datové body a ty jsou pospojované křivkou, která je buď hladká, nebo se láme v jednotlivých bodech. Upozornění: Nezaměňujte spojnicový graf s grafem xy! Jsou to dva odlišné typy a každý se používá k něčemu jinému.
Výsečové grafy Výsečový graf (známý „koláč“) je vhodný především k zobrazení poměru jednotlivých položek k celku. Takový graf vykresluje pouze jednu datovou řadu, ostatní označené v tabulce ignoruje. Součet všech zobrazených položek je 100 %. Pro zvýraznění lze některé položky z grafu „vysunout“. Poznámka: Výsečový graf obsahuje také podtyp 3D, jediný rozdíl ve srovnání s grafem na obrázku (soubor Graf-typy.xls, adresář Téma3, záložka výsečový a výsečový 3D) je pouze v zobrazení.
53
E xcel XY bodové grafy Pomocí těchto grafů znázorňujeme průběh funkce y=F(x). Platí pro něj většina vlastností stejně jako pro spojnicové grafy. Je třeba mít však na paměti, že tyto grafy jsou vhodné především pro zobrazení vztahu mezi jednotlivými hodnotami. Hodnoty jsou vyneseny na osy a v jejich průsečíku je umístěn datový bod. Tyto body je pak možno pospojovat křivkou nebo nechat samostatně, bez křivky. Poznámka: Pokud potřebujete body pouze proložit, nikoliv spojovat, použijte spojnici trendu. Postup bude objasněn dále.
Plošný graf Plošný graf je na první pohled velmi podobný grafu spojnicovému. Jediný rozdíl mezi nimi je ten, že prostor pod křivkou je u plošného grafu vyplněný. Můžete se setkat také se 100% plošným grafem, u toho je ale důležité ověřit přítomnost záporných hodnot v tabulce. Pokud se v ní vyskytují, graf bude nepřesný.
Grafy
Upozornění: Plošný graf má jednu velkou nevýhodu – jednotlivé řady se mohou překrývat, což může způsobit jeho nepřesnost, když se stane, že jedna plocha překryje druhou. Proto je zapotřebí s tímto počítat a na situace, kde by mohlo k tomuto dojít, jej neaplikovat. Na obrázku (soubor Graf-typy.xls, adresář Téma3, záložka plošný) je Plošný graf-skládaný. U toho se jednotlivé hodnoty k sobě přičítají, tudíž nemůže dojít k překrytí.
Prstencové grafy Prstencový graf je velmi podobný grafu výsečovému – znázorňuje poměr jednotlivých částí k celku. Jediný rozdíl a zároveň výhoda v porovnání s výsečovým grafem je možnost zobrazit více datových řad. Každá taková řada pak bude zobrazena jako samostatný prstenec.
54
Grafy VYTVOŘENÍ GRAFU POMOCÍ PRŮVODCE Vytvoření typického grafu bude procvičeno na následujícím příkladu.
Příklad k procvičení - Vytvoření grafu pomocí průvodce Soubor na CD: V souboru Graf.xls (adresář Téma3), na listu Celkem je k dispozici tabulka zdrojových dat, ze které má být vytvořen graf výše obratu (v závislosti na jednotlivých měsících). Postup tvorby grafu pomocí průvodce: 1. Označte si (pomocí Ctrl) jednotlivé „řady“ grafu: dvě nesouvislé oblasti A1:A13 a C1:C13 .
Grafy
2. Pomocí ikony na panelu nástrojů spusťte Průvodce grafem.
3. Nyní se spustí průvodce, v jehož prvním kroku zvolte typ grafu. Pomocí tlačítka Stisknutím zobrazíme ukázku se můžete podívat na zobrazení zvoleného grafu. Vzhedem k zadání příkladu zvolte ten nejjednodušší typ – Sloupcový a klepněte myší na tlačítko Další. 4. Následně se zobrazí další dialogové okno průvodce. Zde nastavujete zdrojovou oblast s daty pro budoucí graf, kterou jste vlastně označili již před spuštěním průvodce. Můžete zde zaměnit řady - řádky za sloupce, nebo naopak (v případě, že je graf jinak obrácený, než jste chtěli). Na druhé kartě Řada vidíte detaily řada pro graf. Klepněte opět na tlačítko Další. 5. Ve třetím okně průvodce nastavte podrobně vzhled grafu: • Názvy - zde zadejte název grafu a popis jednotlivých os. • Osy - na této kartě nastavte, jak se mají chovat osy. Pokud chcete, aby osa x byla časová (závislost poměru osy na skutečných datech), zaškrkněte příslušné pole. V případě potřeby lze obě osy skrýt a nebude vidět jejich popisek.
55
E xcel • Mřížky - tato volba zapíná či vypíná zobrazení jednotlivých mřížek. Je na uživateli, jaké nastavení zvolí (měl by však pamatovat především na přehlednost grafu). • Legenda - vysvětluje jednotlivé položky grafu. Pokud je graf méně složitý a význam sloupců nebo čar je jasný z popisků os, není třeba legendu zobrazovat. V takovém případě je možno ji skrýt (stejně tak nastavit její konkrétní umístění). • Popisky dat - na této kartě se nastavují popisky datových řad. Mohou graf zpřehlednit a umožní vynechat legendu.
Grafy
• Tabulka dat - tato volba nabízí zobrazení tabulky s daty u grafu. Za jistých okolností (například když je graf vkládán na samostatný list) to může být užitečné. Při prohlížení grafu je pak k dispozici také tabulka s přesnými hodnotami.
Po nastavení všech voleb a možností klepněte myší na tlačítko Další. 6. V posledním kroku zvolte možnost umístění grafu. Máte na výběr ze dvou voleb: • Pokud graf umístíte jako nový list, Excel vytvoří list, který se bude jmenovat Graf1 (případně jej můžete přejmenovat) a v něm bude pouze nový graf. To má smysl pro přehlednější uspořádání a také v případě, že potřebujete vidět jen samotný graf ve velkých rozměrech. • Pokud vyberete druhou možnost (všimněte si, že je zatržená automaticky), graf se vloží na již existující list, na kterém je zdrojová tabulka. List, na který se graf vloží, můžete samozřejmě definovat - nemusí to nutně být ten se zdrojovou tabulkou.
56
Grafy Zvolte vytvoření grafu na novém listu. Nakonec pomocí tlačítka Dokončit dokončete proces tvorby grafu. Jeho vzhled můžete zkontrolovat se vzorovým příkladem (soubor Graf2.xls z adresáře Téma3, list Graf1).
Poznámka: Při vytváření grafů pomocí průvodce můžete kdykoliv klepnout myší na tlačítko Dokončit. V takovém případě se vloží graf podle zatím nastavených parametrů. Jeho vzhled ovšem můžete kdykoliv upravovat.
Grafy
Tip: Průvodce grafem můžete kdykoliv znovu vyvolat tak, že klepnete na graf (po jeho obvodu se vytvoří objektové značky) a potom znovu použijete ikonu pro vyvolání průvodce grafem . V průvodci můžete pomocí tlačítka Další nalistovat pouze tu část průvodce, kde je třeba provést úpravu, a po provedení úpravy pouze klepnout na tlačítko Dokončit.
DALŠÍ MOŽNOSTI PŘI TVORBĚ GRAFŮ Obecné tipy • Přehlednost grafu – pokud máte více řad a chcete je vložit všechny do jednoho grafu, dobře si rozmyslete, zda bude výsledkem opravdu přehledný graf, anebo zda je vhodnější rozdělit je na více grafů. Soubor na CD: V souboru Graf-přehlednost.xls (adresář Téma3) na listu Tabulka1 je ukázka grafu s větším počtem hodnot. • Pokud máte graf vložen na samostatném listu, můžete k němu vložit další graf, ale jen plovoucí. Docílíte toho tak, že opět spustíte průvodce vytvořením dalšího grafu a při posledním kroku v průvodci zadáte, že chcete graf umístit jako objekt na již existující list s grafem.
57
E xcel • Chcete-li u již existujícího grafu změnit umístění (plovoucí nebo v samostatném listu), provedete to tak, že graf označíte nebo otevřete list s grafem a v nabídce zvolíte příkaz Graf Umístění. Tímto způsobem lze plovoucí graf převést na graf na samostatném listu, a naopak graf na samostatném listu převést na plovoucí. • Pokud máte graf vložený jako objekt nebo jako nový list, nekončí tím možnosti práce s grafem. Můžete jej dále formátovat a měnit. Pokud si po vytvoření grafu rozmyslíte některý z kroků, které jste nastavovali v průvodci, můžete vždy průvodce spustit znovu a graf upravit podle svých představ. • Celý graf je tvořen jednotlivými objekty (série hodnot, osy, mřížka, plocha sloupců grafu, legenda apod.). Pokud klepnete pravým tlačítkem na libovolný z těchto objektů grafu, zobrazí se místní nabídka, ze které můžete zvolit příslušnou grafickou nebo jinou změnu objektu, a tím i nepřímo změnit celý graf.
Grafy
Například když chcete upravovat formát spojovací čáry u spojnicového grafu, vyvoláte místní nabídku a klepnete na možnost Formát datové řady. Otevře se okno, v němž můžete libovolně nastavovat formát čáry. Obdobně postupujte i u ostatních objektů grafu. Jestliže pozorně projdete celou nabídku nástrojů a možnosti úprav jednotlivých objektů/částí grafu, můžete udělat graf velmi originální a nevšední. Můžete například: • nastavit na ose změněné měřítko, případně výsekovou část zobrazení hodnot grafu; • na pozadí dvojrozměrného grafu umístit fotografii nebo obrázek; • do řad sloupcových grafů umístit obrázky znázorňující velikosti sloupců v měřítku; • nastavit veškeré barvy přechodem dvou barev – tzv. žíháním; • změnit proporce trojrozměrných grafů příkazem Prostorové zobrazení (elevace, perspektiva, rotace) atd. Soubor na CD: Prohlédněte si příklad takto upraveného grafu (soubor Graf-uprava.xls, adresář Téma3, list upravený). • Pokud máte již vytvořený graf, můžete jeho formát přenést do jiného grafu. To je výhodné v případě, že grafy mají být vzhledově stejné. Formát zkopírujete tak, že označíte hotový graf a použijete klávesovou kombinaci pro zkopírování do schránky (Ctrl+C). Následně označte graf, do kterého chcete formát vložit, a v nabídce zadejte volbu Úpravy Vložit jinak Formáty.
58
