Praktijkinstructie Transportmanagementondersteuning 3 (CLO10.3/CREBO:50197)
pi.clo10.3.v2 © ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Praktijk
Inhoud Inleiding
3
Taak 1
Verkenning van de transportdienstenmarkt (eindterm 1)
5
Taak 2
Het bepalen van de transportcapaciteit (eindterm 2 en 5)
7
Taak 3
Planning (eindterm 4)
9
Taak 4
Procesbeheersing en kwaliteitszorg (eindterm 7, 8 en 3)
11
Taak 5
Kostenbeheersing (eindterm 6)
13
Transportmanagementondersteuning 3
Praktijk
Transportmanagementondersteuning 3
Praktijk
Inleiding Bij een verhuizing moet er een aantal beslissingen genomen over het transport van de huisraad. Vervoer ik alles zelf of huur ik iemand in? Wie kan ik om hulp vragen, wat mag het me kosten? Bij bedrijven moeten vergelijkbare beslissingen genomen worden met betrekking tot het transport. Als je computers wilt vervoeren naar Oostenrijk is het van belang dat je van te voren een aantal beslissingen neemt. In de eerste plaats zal je moeten nadenken over de beste transportwijze. Ook moet je nagaan of je de goederen zelf kunt vervoeren of dat het efficiënter is dat je het transport uitbesteedt. Misschien is het mogelijk om verschillende vrachten te combineren. Op deze vragen zul je een antwoord moeten krijgen. Vervolgens is het natuurlijk van belang om na te gaan of het transport van de personal computers wel volgens de afspraken gebeurt. Met andere woorden: voldoen de transportprestaties aan de gestelde normen? Tenslotte mag het punt van de kostenbeheersing niet vergeten worden. In taak 1 leer je hoe je te werk kunt gaan wanneer je de transportdienstenmarkt moet verkennen. Het vergelijken van de aanwezige en de nodige capaciteit is het onderwerp van taak 2. In taak 3 wordt gekeken waarop je moet letten bij de vraag of verschillende vrachten gecombineerd kunnen worden. In taak 4 komt de procesbeheersing en kwaliteitszorg aan de orde. Het berekenen van transportkosten wordt behandeld in taak 5.
Transportmanagementondersteuning 3
3
Praktijk
Transportmanagementondersteuning 3
4
Praktijk
Taak 1
Verkenning van de transportdienstenmarkt Wanneer je verhuist en je dit niet (geheel) zelf wilt verzorgen, zul je informeren naar de verschillende mogelijkheden om je huisraad te vervoeren. Huur je een bestelbus of komt er een verhuizer aan te pas? Voordat je een beslissing neemt wil je een goed beeld hebben van wat de markt je te bieden heeft. Stel dat een bedrijf 100 personal computers wil laten vervoeren naar Oostenrijk, dan zal men informatie moeten hebben over de verschillende mogelijkheden. Kan het transport per spoor of over de weg? Om antwoord op deze vragen te krijgen zal het bedrijf op de hoogte moeten blijven van de ontwikkelingen op de transportdienstenmarkt.
Doel
Aan het eind van deze taak kun je: ¾ informatie verzamelen betreffende de transportdienstenmarkt (eindterm 1)
Werkplan
Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Neem contact op met transportdienstverleners om (vrijblijvend) advies en/of offertes te vragen m.b.t. de opdracht die je ze wilt geven. Stap 2 Vergelijk de adviezen en/of offertes die je ontvangt en noteer overeenkomsten, afwijkingen etc. Stap 3 Rapporteer de bevindingen aan de opdrachtgever.
Vragen
Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met de praktijkopleider. 1. 2. 3.
Opdrachten
De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.
Taak 1
Wordt in het bedrijf waar je werkt een bestand met gegevens over transportdienstverleners bijgehouden? Zo ja, welke gegevens worden erin bijgehouden? Welke procedure geldt er voor het aanvragen en bewaren van offertes? Welke gegevens van de ontvangen adviezen en/of offertes moeten met elkaar worden vergeleken?
Overleg met je praktijkopleider voor welke opdracht/order er informatie moet worden ingewonnen over de transportdienstenmarkt. Formuleer duidelijk de vraag die je gaat stellen en de eisen die er gesteld worden aan het transport. Bedenk welke informatie je wilt hebben. Bijvoorbeeld over prijs, levertijd, verzekering e.d. Vraag ook met wie je het beste contact kunt opnemen om de informatie aan te vragen. Maak een overzicht van de te benaderen personen/bedrijven en betrek hierbij ook de al in het bedrijf aanwezige gegevens over de transportdienstenmarkt. Bespreek je werk met je praktijkopleider.
Transportmanagementondersteuning 3
5
Praktijk 2.
Taak 1
Vergelijk de gegevens van de door jou ontvangen adviezen en/of offertes met elkaar. Noteer de overeenkomsten en verschillen. Betrek hierbij de al in het bedrijf aanwezige gegevens over de transportdienstenmarkt en denk bijvoorbeeld ook aan prijsverschillen, voorwaarden van de vervoerder e.d. Verwerk dit in een verslag en bespreek dit met je praktijkopleider.
Transportmanagementondersteuning 3
6
Praktijk
Taak 2
Het bepalen van de transportcapaciteit Je hebt besloten om een bestelbus te huren voor de verhuizing. Het is van belang om te weten hoe groot de bestelbus moet zijn en hoe lang je hem nodig hebt. Ook wil je een aantal vrienden vragen om je te helpen, alleen weet je nog niet hoeveel: kortom je bent bezig met het bepalen van de capaciteit. Ook bedrijven hebben met dergelijke capaciteitsvragen te maken. Je zult moeten weten hoeveel wagens en personeel je moet inzetten en je moet een vergelijking maken tussen de beschikbare en gewenste capaciteit. Hoe dit in zijn werk gaat leer je in deze taak.
Doel
Aan het eind van deze taak kun je: ¾ informatie verzamelen om te bepalen of het transport (gedeeltelijk) moet worden uitbesteed (eindterm 2) ¾ de noodzaak om extra vervoerscapaciteit in te zetten onderzoeken (eindterm 5)
Werkplan
Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Inventariseer de in het bedrijf aanwezige vervoerscapaciteit. Stap 2 Vergelijk de aanwezige capaciteit met de benodigde capaciteit en geef dit schriftelijk weer. Stap 3 Ga aan de hand van de gemaakte capaciteitsvergelijking na of er extra vervoerscapaciteit moet worden ingezet. Stap 4 Wanneer blijkt dat er een capaciteitstekort is, verzamel dan intern en/of extern informatie over de kosten van het inzetten van extra vervoerscapaciteit. Stap 5 Maak een kostenoverzicht van de verschillende alternatieven voor uitbesteding van transport. Stap 6 Rapporteer je bevindingen aan de verantwoordelijke persoon.
Vragen
Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2 3. 4. 5.
Taak 2
Wie of welke afdeling is belast met het berekenen van de transportcapaciteit en op welke manier vindt deze berekening plaats? Welke procedures gelden er voor het inhuren van extra vervoerscapaciteit? Welke afspraken gelden er met vervoerders? Op welke punten wordt gelet bij vervoerskeuze? Hoe is de verantwoordelijkheid van de vervoerder geregeld bij mogelijke schadesituaties in het wegvervoer?
Transportmanagementondersteuning 3
7
Praktijk Opdrachten
Taak 2
De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.
Inventariseer in overleg met je praktijkopleider voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld één maand) de aanwezige vervoerscapaciteit door na te gaan wat het laadvermogen van het wagenpark is in die periode. Houd er rekening mee dat er auto's in onderhoud kunnen zijn. Vraag aan je praktijkopleider waar de gegevens hierover te vinden zijn en of er onderhoudsoverzichten bestaan. Maak een overzicht van de vervoerscapaciteit voor deze periode.
2.
Ga na wat de benodigde vervoerscapaciteit in dezelfde periode is. Houd rekening met de routeplanning. Verwerk deze gegevens in een overzicht. Vergelijk nu de benodigde capaciteit met de aanwezige capaciteit.
3.
Als er een tekort aan vervoerscapaciteit blijkt te zijn moet er waarschijnlijk extra vervoerscapaciteit worden ingezet. Vraag aan je praktijkopleider of er vaste afspraken hierover bestaan met vervoerders. Verzamel deze afspraken en maak een kostenoverzicht. Als er geen vaste afspraken bestaan met vervoerders vraag je aan je praktijkopleider bij welke vervoerder je informatie kunt inwinnen over het eventueel inhuren van vervoerscapaciteit. Maak een kostenoverzicht. Stel een advies op en bespreek dit met je praktijkopleider.
Transportmanagementondersteuning 3
8
Praktijk
Taak 3
Planning Het spreekt voor zich dat bedrijven hun wagenpark zo efficiënt mogelijk willen benutten. Dit betekent dat je, als het mogelijk is, vrachten zult proberen te combineren. In deze taak komen planning en het optimaliseren van transportcombinaties aan de orde.
Doel
Aan het eind van deze taak kun je: ¾ gegevens verstrekken om de inzet van transportcombinaties in een transporttraject te optimaliseren (eindterm 4) en aan de hand van instructies combinaties van vrachten plannen
Werkplan
Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Inventariseer de aanwezige capaciteit, de door de klant gevraagde diensten en de relevante gegevens over de te vervoeren goederen. Stap 2 Vergelijk de vereisten met de mogelijkheden. Stap 3 Maak een voorstel met eventuele alternatieven voor combinaties van vrachten en bespreek dit met je praktijkopleider.
Vragen
Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3.
Opdrachten
Taak 3
Waar zijn de meest belangrijke gegevens over de te vervoeren goederen te vinden? Worden deze centraal bewaard/opgeslagen? Welke combinaties van vrachten komen in het bedrijf waar je werkt het meest voor? Welke combinaties van vrachten zijn mogelijk of interessant in een bepaald transporttraject?
De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.
Overleg met je praktijkopleider voor welke klantenorders een combinatie van vrachten mogelijk is. Inventariseer dan de volgende gegevens: hoeveelheden afleveradressen en routeplanning beschikbare vervoerscapaciteit productgegevens (bijvoorbeeld of er speciale eisen gesteld worden aan het vervoer) stuwage-eisen.
2.
Bereken de gevraagde vervoerscapaciteit op basis van de in de vorige opdracht verzamelde gegevens. Verwerk het voorstel over mogelijke combinaties van vrachten in een verslag en bespreek dit met je
Transportmanagementondersteuning 3
9
Praktijk praktijkopleider en overleg ook met je praktijkopleider wanneer er te weinig capaciteit blijkt te zijn.
Taak 3
Transportmanagementondersteuning 3
10
Praktijk
Taak 4
Procesbeheersing en kwaliteitszorg Wanneer je een beroepsverhuizer hebt ingehuurd, maak je bepaalde afspraken. Het is voor jou van belang dat jouw spullen onbeschadigd en op de afgesproken tijd bij het nieuwe adres worden afgeleverd. Je vergelijkt daarom tijdens en na de verhuizing de prestaties van de verhuizer met de gemaakte afspraken om te beoordelen of de verhuizer zich aan de afspraken heeft gehouden. Ook bedrijven zullen het transportproces in de gaten houden door de transportprestaties te vergelijken met afspraken en geldende normen. Dan kun je een oordeel kunnen geven over de kwaliteit van het transport.
Doel
Aan het eind van deze taak kun je: ¾ gegevens aanleveren om transportprestaties te meten (eindterm 7) ¾ transportprestaties met vastgestelde normen vergelijken (eindterm 8) ¾ informatie verstrekken met betrekking tot de voortgang en de kwaliteit van het extern transport (eindterm 3)
Werkplan
Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bestudeer (of maak, als dat nodig is) de beschrijving van het transportproces waarvan de voortgang/kwaliteit moet worden bewaakt. Stap 2 Geef aan waar de meetpunten moeten worden aangebracht. Stap 3 Pas de in het bedrijf gehanteerde meetmethode toe en noteer de resultaten. Stap 4 Vergelijk de uitkomsten van de meting met de in het bedrijf geldende normen voor de transportprestaties en signaleer eventuele afwijkingen van de normen. Stap 5 Rapporteer de bevindingen aan je praktijkopleider.
Vragen
Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. 2. 3. 4.
Taak 4
Welke transportprestaties (moeten) worden gemeten in het bedrijf? Welke prioriteitstelling m.b.t. de te meten prestaties en de geldende normen bestaat er in het bedrijf? Hoe en door wie wordt deze prioriteitstelling vastgesteld? Welke meetmethode wordt in het bedrijf gebruikt en wat zijn de procedures die hierbij gelden? Wat is de procedure in het bedrijf als er afwijkingen worden geconstateerd?
Transportmanagementondersteuning 3
11
Praktijk Opdrachten
Taak 4
De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.
Overleg met je praktijkopleider voor welk (onderdeel van het) transport je het proces gaat evalueren en voor welke periode. Bepaal een aantal momenten in het proces waarop je de prestaties gaat meten. Bespreek met je praktijkopleider welke prestaties gemeten moeten worden, zoals de beladingsgraad, het brandstofverbruik, de rijtijden, leveringsgraad, leadtime. Meet daarna de prestaties volgens de in het bedrijf gebruikte methode. Verwerk de resultaten van de metingen in een verslag.
2.
Vraag aan je praktijkopleider welke normen gelden voor de gemeten prestaties. Wanneer deze bekend zijn vergelijk je ze met de gemeten prestaties. Verwerk de resultaten van deze vergelijking in een verslag en bespreek het met je praktijkopleider.
Transportmanagementondersteuning 3
12
Praktijk
Taak 5
Kostenbeheersing Voor het transport van de 100 personal computers uit taak 1 is gekozen voor een transport over de weg en er is een bedrag van 7500,- euro beschikbaar. Bij het vaststellen van dit budget heeft het management rekening gehouden met transportkosten zoals kosten van inladen, vervoer, eventuele overslag en uitladen en andere kosten. Het is belangrijk om te weten hoe de transportkosten zijn opgebouwd en hoe ze berekend moeten worden. Om te kunnen weten dat een budget niet wordt overschreden moeten de transportkosten bewaakt worden en ook moet er een vergelijking plaatsvinden van voor- en nacalculatorische gegevens. Hoe je de transportkosten kunt berekenen wordt in deze taak besproken.
Doel
Aan het eind van deze taak kun je: ¾ transportkosten berekenen (eindterm 6)
Werkplan
Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Verzamel alle belangrijke gegevens over de vervoersprestaties in een bepaald transporttraject. Bij uitbesteed vervoer kun je alle gegevens in overleg met je praktijkopleider opvragen. Stap 2 Vraag gegevens op met betrekking tot kosten van: het rijdend personeel het wagenpark de vervoersadministratie. Stap 3 Bereken de kosten per vervoersprestatie. Stap 4 Maak een onderverdeling per kostensoort en stel een kostenoverzicht op. Stap 5 Rapporteer de uitkomsten aan je praktijkopleider.
Vragen
Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1.
2. 3. 4. 5.
Taak 4
Bij wie of welke afdeling(en) in het bedrijf kun je gegevens krijgen over de: vervoersprestaties (zoals het aantal uren dat de capaciteit effectief wordt benut, het aantal effectieve uren dat een transport in beslag neemt, de mate waarin de laadcapaciteit tijdens de transporten wordt benut, de mate waarin de totaal afgelegde kilometers beladen zijn) kosten rijdend personeel, kosten wagenpark en de kosten van de vervoersadministratie eventuele andere indirecte kosten? Hoe en door wie worden de directe en indirecte kosten van het proces berekend? Worden er tarieven gehanteerd in het bedrijf en volgens welke methode worden de transportkosten berekend? Welke procedures gelden bij voor- en nacalculatie? Vindt er naast voor- en nacalculatie ook tussentijdse controle plaats? Welke procedures gelden hierbij?
Transportmanagementondersteuning 3
13
Praktijk Opdrachten
Taak 5
De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1.
Bespreek met je praktijkopleider voor welk (gedeelte van het) transport je de kosten gaat berekenen. Verzamel alle belangrijke gegevens.
2.
Bereken de transportkosten en maak een onderscheid tussen de directe en de indirecte kosten. Maak hiervan een overzicht.
3.
Vergelijk de door jou berekende transportkosten met de voorcalculatorische gegevens en bespreek de resultaten met je praktijkopleider.
Transportmanagementondersteuning 3
14
