PRAESIDIUMVERGADERING HOME BERTHA DE VRIESE

PRAESIDIUMVERGADERING HOME BERTHA DE VRIESE Verslag Nr.:

Gespreksleider: Sarah Verhoeven

Datum: 15 oktober 2013

Secretaris: Evelien Swinnen

1. PRAESIDIUM

AANWEZIG

Sarah Verhoeven Stephen Depoorter Amina Zwanckaert Evelien Swinnen Silke Vandromme Larissa Cabo Liesbet Theys Jill van den Branden Lotte Mampaey Emma Dejonghe Jeroen Van Mengsel Mathias Van de Pol Flore Batsleer Jan Deneweth Nathalie Speeckaert Charlotte De Bleecker Feinse Quatacker

VERONTSCHULDIGD

AFWEZIG

+ + + + + + + + + + + + + + + + +

2. GROEPSREFLECTIE 1) Algemene bespreking (functies, communicatie, activiteiten + posters)   

Iedereen weet wat zijn functie inhoudt, mocht je toch vragen hebben aarzel dan niet om andere praesidiumleden daarover aan te spreken. Je kan ook terecht bij Sarah en Stephen. Communicatie is enorm belangrijk. Laat het niet op ruzies uitdraaien! Geldzaken altijd met Amina regelen, maar ook Sarah en Stephen ervan op de hoogte houden. VERGADERING 15 OKTOBER 2013

1

 

Als de mensen van Feest het te druk hebben, kunnen ze steeds de hulp van PR (bv. De posters) Gelieve poster na datum weg te halen

2) Aanvaarden vorig verslag 

Verslag ok, terug te vinden in de Facebookgroep.

2. AGENDAPUNTEN 3) Activiteiten a. Fuif (papieren, poster, shiften, drank à cocktails)   

          

2

Maandag 14/10 heeft team Feest vergadering gehad De PR is verantwoordelijk voor het printen en verdelen van de posters, maar kan hierbij ook hulp inroepen van andere praesidiumleden. Liefst posters laten drukken bij de goedkoopste drukker (PR) en een vast aantal uitrekenen per home, zodat er geen posters verloren gaan. (Daarvoor was het Papier en Co, waarvoor je je HK-lidkaart kan gebruiken voor extra korting. Deze kaarten verwachten we volgende week). Aankoop van de drank gebeurt door Jill samen met Silke en Larissa. Dit gebeurt met de bankkaart (€600) Om de drank op te halen zal Charlotte helpen. Feestidee “Wall of Fame” waarbij er een foto’s van de feestvierders l gemaakt zullen worden en er per uur een leuke foto uitgekozen zal worden. Deze krijgen een gratis drankbonnetje. Op zoek naar een rode loper om in thema te blijven, de rest van de decoratie zal gebeuren met aluminiumpapier, waardoor het totale bedrag <€50 zal zijn. Er moeten ook borden gemaakt worden “Home Bertha is niet verantwoordelijk voor ongevallen of diefstal” Nog geen reactie van dj Tim. Deze zou bij het HK 200 euro kosten (incl. licht en installatie) Cocktails gaan we maandag klaarmaken. Als we nieuwe cocktails overwegen, moeten we op voorhand een proefmoment organiseren, zodat alles goed op voorhand gehaald en gemaakt kan worden. Hierbij zullen we in totaal 75 liter op voorhand maken, op=op. Drank die nadien nog over is, kan aan inkoopprijs aan het PS verkocht worden. Wodka (€289) is afgehaald van de Red Market en staat in ons lokaal. IJsblokjes moeten op de avond van de fuif afgehaald worden bij de McDonalds (in het centrum), €2 voor een grote zak ijs, dit gebeurt best door iemand met een auto (meegerekend in de shiftenlijst).

VERGADERING 15 OKTOBER 2013

      

Shiftenverdeling gebeurt door team Feest, maar het zullen niet telkens dezelfde mensen zijn die dezelfde shift toegewezen krijgen. Drankkaarten maken: 4 bonnen voor €5. Om onze medebewoners te lokken best deur aan deur gaan met een extra/ander bonnetje voor cava, op=op. Enkel de Praeses en Vice-Praeses krijgen een gratis drankbonnetje, niet heel het PS. Als snack gaan we hotdogs voorzien, 2 bonnen per hotdog. Saus bij Manna vragen! Het Bertha-PS dat deelneemt met de opbouw of opkuis van de fuif krijgt frietjes en een drankbon. Poortje moet aangevraagd worden via 7125, een week op voorhand én de dag zelf als herinnering.

b. Fuif confrater (datum + aanvragen DSA)    

Thema: ‘Back to your childhood’ Cocktail: Wodka Golden Power, waarvoor gepaste naam zal gezocht worden. 20 liter wordt voorzien, op=op. Datum: 23/24/25 oktober ‘Bar Bertha @ Confrater’ wordt nagevraagd door Sarah.

c. Quiz        

Datum: 7 november, 20u Shiftenverdeling gebeurt door team Cultuur: bar, quizmasters, juryleden, papier ronddelen, … Begin op tijd en vraag tijdig hulp! 7 rondes van 10 vragen met tussendoor foto’s die geraden moeten worden enz. Maximaal 15 teams van 5 leden. Best op voorhand een antwoordformulier maken voor ieder team met een duidelijke verbetersleutel voor de jury. PowerPoint maken, micro aanvragen bij DSA, beamer is op de Home aanwezig, evt. doek halen om op te projecteren. Alles op voorhand ook afprinten én testen!

d. Upperdare (datum + aanvragen huisvesting & DSA)  

Liesbeth belt en maakt poster Evt. ook reclame via de lichtkrant

e. Verjaardagsbar okt. & nov. (datum + aanvragen huisvesting & DSA)  

29 oktober: Organisatie door Flore, Silke & Larissa. (+ om 20u30 bezoek van buurtbewoners!) Best jarigen van november en december samennemen op 25 of 26 november. VERGADERING 15 OKTOBER 2013

3

 

4 december: Sinterklaasbar. Sarah vraagt pakjes aan Home Boudewijn. Evt. een kleur als thema.

f. Filmavond (20/11? Navragen Dirk)   

20 november met beamer Afwachten mailtje homebewaarder Poll met 3 films op Facebook

g. Sport (HK voetbal, start to run, datum + aanvragen huisvesting & DSA)       

HK voetbal: Kans is groot dat we geen volledig Bertha-team zullen hebben, we gaan alsnog deur aan deur gaan, anders samen met Home Groningen. We moeten 1 bal voorzien en keepershandschoenen (Sarah). Er zijn ook roze en groene truitjes. Datum: 11 november Emma en Matthias doen mee. Charlotte is sowieso aanwezig, Feinse misschien. Maandag 21 oktober vergadering hieromtrent bij team Sport. Start to run: 1 avond per week met bewoners, voor de eerste les aankondiging via poster (evt. aanvragen DSA Sarah).

h. Teambuilding (datum, idee?)    

Toog maken als teambuilding? We kunnen dit misschien ook aanvragen als deel van de infrastructuur zoals in andere Homes. Evt. samen versiering maken voor de aankleding van de fuif, zoals schilderen op doek. 28 oktober: Spaghetti-avond met PS (nadien evt. samen naar TD). Charlotte zoekt recept.

i. Andere activiteiten   

Bezoek van de buurtbewoners (via uitnodiging) op 29 oktober om 20u30 voor de verjaardagsbar. Attentie voor poetsman/-vrouw (bv. Chocolade) Ook vragen of ze de dag voor de fuif niet willen poetsen!

4) Update site (praesidium)   

4

Jeroen en Mathias We zouden graag de medebewoners op de hoogte houden door de verslagen op de site te plaatsen (evt. met login). Praesidiumvoorstelling aan de hand van ludiek tekstje met vragen.

VERGADERING 15 OKTOBER 2013

5) Vaste medewerker (herkenningsmiddel) 

Geen herkenning

6) Barregeling (1 bar per jaar à 2 personen) 7) Linten (regeling) 8) Truien UGent  

Sarah vraagt eens na of het mogelijk hoodies van de UGent te bedrukken met het schild van Home Bertha Jeroen en Mathias zorgen voor het patroon van het schild

9) Ad Hoc (22/11 14u) 10) Alleszuiger en karretje  

Er is een budget van 125 euro. Onder dit budget kunnen we dit ingeven bij de subsidies, boven dit budget zal het toestel niet meer in ons bezit zijn en zullen we dit telkens moeten vragen bij de DSA. Stephen kijkt voor een karretje.

11) Dunne Bertha (boekje)    

Er is nog een boekje van vorig jaar Aanpassen van PS, kalender, roddels en spelletjes. Opvragen hoeveel bewoners er werkelijk zijn om de oplage te bepalen Flore regelt dit.

12) Massacantus wedstrijd 

Er loopt een wedstrijd voor het ontwerp op de bierglazen die zullen gebruikt worden tijdens de massacantus.

13) IHR (12/11 home Astrid, subsidies à Amina)      

Vergadering van alle praeses, homebewaarders, DSA… Droogkast is kapot Poort is in de maak Er komt een pad van de crèche naar Home Bertha We krijgen 5 picknick-tafels Er is een pleintje aan de Sterre waar een BBQ kan aangevraagd worden

VERGADERING 15 OKTOBER 2013

5

14)Varia   

Silke zou graag als barverantwoordelijke over een sleutel van het homeraadlokaal bezitten om op die manier gemakkelijker de stock te tellen, drank aan te vullen en bars op te zetten. Er is een sleutel voor Sarah en Stephen, de andere voor Silke en Larissa, die kan doorgegeven worden aan team Feest indien nodig. Idee om leuke boodschappen via twitter of sms op de lichtkrans te projecteren. Hier kan een filter toegepast worden.

5. PROCESMATIGE BESLISSINGEN

6. AFSPRAKEN Planning:

Datum volgende vergadering: volgt nog op Facebook!

6

VERGADERING 15 OKTOBER 2013