PRACOVNÍ (ZKRÁCENÁ VERZE) MANUÁLU PRO PRÁCI S IS PORTEX PRO POTŘEBY PO SMO Jak získat uživatelské jméno a heslo: V současné době zřizuje uživatelské účty do aplikace zástupce dodavatele informačního systému Portex. Své požadavky směřujte na e-mail
[email protected]. Kdo poradí při vyplňování aplikace: Pokud si nevíte rady ani po přečtení této zkrácené a zjednodušené verze uživatelského manuálu, kontaktujte svého manažera projektu, se kterým jste komunikovali při administraci vaší dotace. Kam se obrátit s technickými problémy: Pro tyto účely je zřízena e-mailová adresa
[email protected], kterou zabezpečují zaměstnanci městské společnosti OvaCloud!!!. Postup pro přihlášení do aplikace: 1. Otevřete aplikaci PorteX na webové adrese https://portex.ostrava.cz/ a přihlaste se pod svým uživatelským jménem a heslem
Kontrola základních údajů organizace: 1. Na základní obrazovce systému klikněte na záložku „Poskytovatelé“. Otevřete si tak nabídku, ve které zkontrolujte údaje o své organizaci. 2. Změny ve vašich údajích provedete přes záložku „Editace poskytovatele“. Obdobná logika je u záložek „Číselník adres poskytovatele“ a „Číselník registrací“
3. Pokud je adresa místa poskytování služby jiná než adresa sídla společnosti, musíte ji zadat. Tuto informaci ověříte tak, že klepnete na záložku „Číselník adres poskytovatelů“ a dvakrát kliknete levou myší na název poskytovatele. Systém pak načte adresy, které se k němu vztahují. Pokud tam adresa není, pokračujete přes pole „Nová adresa“ 4. Vyplníte údaje a musíte k adrese vložit GPS souřadnice:
5. Ty získáte například tak, že otevřete aplikaci www.mapy.cz , zadáte adresu služby a kliknete na nápis GPS
6. Po kliknutí se zobrazí souřadnice. POZOR – pro aplikaci používáme souřadnice, kde je první dvojčíslí oddělené tečkou. To získáte tak, že kliknete na kulatou šipku
7. Tyto souřadnice pak přepište (nakopírujte) do aplikace. Zeměpisná šířka končí na N a zeměpisná délka končí na E. Písmena N a E se do kolonky nepíšou. 8. „Číselník registrací“ pokud chcete udělat jakékoli změny nebo založit novou registraci, postupujte podobně jako u předchozích položek. Zde bychom však chtěli zdůraznit záložku „Popisy“
9. Text, který uvedete v záložce „Popisy“ bude publikován u vaší sociální služby jako popis vaší činnosti na stránkách webového portálu sociálních služeb a souvisejících aktivit, který bude určený veřejnosti.
Postup pro zadání projektu: 1. Nový projekt založíte na záložce „Rozpočty/Projekty“ přes tlačítko „Nový projekt“. Na začátku musíte vybrat dotační oblast pro projekt. V případě PO SMO vyberte „Nevybráno“. Pokud chcete provést úpravy v již zadaném projektu využijte tlačítko „Editace projektu“
2. V kartě projektu systém předvyplní poskytovatele, zvolíte zda-li se jedná o službu či aktivitu. Pokud se jedná o registrovanou soc. službu, vyberete ji ze seznamu vámi registrovaných soc. služeb. Záložky „Formy poskytování“, „Cílové skupiny“ a „Věkové skupiny“ jsou již předvyplněné z registrace.
3. Na kartě projektu ještě musíte vyplnit záložku „Opatření“ (povinná položka, bez jejího vyplnění nelze uložit kartu projektu), kde z nabídky vyberete komunitní plán, pracovní skupinu, cíl a opatření. V kolonce „Typ“, která je povinná vyberte to, co se vám po rozkliknutí nabízí, není zde jiná možnost. Pokračujete na záložce „Položky přihlášky“, kde doplníte údaje z přihlášky.
4. Po vyplnění údajů na „Kartě projektu“ musíte vytvořit období, na které je projekt podáván. Období k projektu přiřadíte pomocí tlačítka „Nové období“ a napíšete rok, pro který vyplňujete projekt. Po zavedení období na něj klikněte a můžete směle vyplňovat položky „Personální obsazení, „Ukazatele“ a „Náklady a finanční zdroje“.
5. Pokud zakládáte projekt na následující období a chcete vycházet z již zadaného projektu v informačním systému Portex, můžete postupovat pomocí tlačítka „Nový podle vybraného“
6. To lze udělat tak, že označíte projekt, ze kterého chcete založit nový projekt a kliknete na tlačítko „Nový podle vybraného“. Systém zkopíruje všechny údaje, které jsou na „Kartě projektu“. Údaje můžete editovat (zejména položky přihlášky pokud došlo ke změnám). Jako povinné pole zůstává položka „Opatření“, kterou musíte znovu uložit. Když takto založíte nový projekt postupujte dále tak, jak je popsáno v bodě 4 této části.
Postup pro hodnocení projektu (termín 14.9.2012): 1. Hodnocení projektu provedete v sekci „Projekty/rozpočty“ kliknutím na tlačítko „Hodnocení projektu“. Toto tlačítko se nachází vlevo dole. Pokud ho nemůžete nalézt, pravděpodobně jste si neposunuli obrazovku prohlížeče.
2. V této části máte k dispozici menu hodnocení, kde lze nalézt záložky „Měsíční report“, „Pololetní hodnocení“ a „Závěrečné hodnocení“. Záložky „Měsíční report“ si aktuálně nevšímejte (bude stanoven termín, od kterého budete plnit tato data do aplikace Portex).
3. Založení nového „Pololetního hodnocení“ – označte projekt, který chcete hodnotit a klepněte na položku „Pololetní hodnocení“. Na tlačítku „Nová pololetní zpráva“ založíte vyplněním roku, ke kterému se zpráva vztahuje formulář pololetní zprávy.
4. V momentě, kdy založíte novou zprávu systém odemkne další možnosti v daném menu. To znamená, že již bude možné vyplnit „Hodnocení personálního obsazení“, „Hodnocení ukazatelů“ a „Textovou část“. Záložka „Sestava„ slouží k prohlédnutí celého textu včetně příloh a také k vytištění zprávy.
5. Při zakládání závěrečného hodnocení postupujte stejně jako v případě hodnocení pololetního. Jediným rozdílem je fakt, že k vyhodnocení přibude i část, která se týká nákladů a zdrojů.
Zpracoval: Mgr. Michal Mariánek Dne: 20.7.2012
