SOUKROMÁ VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ ZNOJMO s.r.o.
Bakalářský studijní program:
Ekonomika a management
Studijní obor:
Marketing a management
Použití PDA a jiných mobilních technologií v manažerské praxi BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
Autor:
Lukáš MATĚJKA
Vedoucí bakalářské práce:
RNDr. Vilém OTTE
Znojmo, 2010
1
Čestné prohlášení Prohlašuji, že bakalářskou práci na téma Použití PDA a jiných mobilních technologií v manažerské praxi jsem vypracoval sám pod vedením RNDr. Viléma Otte. Použitou literaturu a zdroje uvádím v seznamu literatury.
Ve Znojmě dne 21.4.2010
__________________________ Podpis
1
Poděkování Tímto bych rád poděkoval svému vedoucímu práce RNDr. Vilému Otte za jeho odborné konzultace a rady při vytváření této bakalářské práce. Dále chci poděkovat všem manažerům, kteří přispěli svými cennými informace a pomohli mi tak tuto práci vytvořit. 2
3
4
Abstrakt Bakalářská práce se zabývá využitím PDA a jiným mobilních technologií v manažerské praxi. Protože je komunikace a řízení pracovního času v dnešní světě pro manažera velice důležité je v této práci provedena analýza na využití nástrojů pro správu pracovního času a telekomunikaci. Teoretická část popisuje základní pojmy komunikace, time managementu a dnešní podobu nástrojů pro správu pracovního času. Praktická část nejdříve uvádí výsledky provedeného výzkumu a následná obecná doporučení zaměřená na nástroje pro organizování pracovního času. Druhým krokem je srovnání dvou manažerů s odlišnými přístupy v telekomunikaci a správě pracovního času. Na závěr je uvedeno shrnutí a následné doporučení.
Klíčová slova: PDA, mobilní technologie, řízení času.
Abstract Bachelor thesis deals with the use of PDA and other mobile technologies in managerial practice. Because the communication and management of working time in today's world for the manager is very important in this study analyzed the use of tools for managing working time, and telecommunications. The theoretical part describes the basic concepts of communication, time management and the current shape of tools for managing working time. The practical part of the first of our findings and subsequent general recommendations aimed at tools for organizing working time. The second step is to compare the two managers with different approaches in telecommunications and management of working time. The paper concludes with a summary and subsequent recommendation.
Keywords: PDA, mobile technology, time management.
5
Obsah Úvod..................................................................................................................................8 Cíl práce a metodika .........................................................................................................9 Teoretická část ................................................................................................................10 1.1
Mobilní technologie........................................................................................10
1.2
Manažerská komunikace.................................................................................10
1.2.1
Definice komunikace ..............................................................................10
1.2.2
Komunikační schéma..............................................................................11
1.2.3
Charakteristika komunikace ...................................................................12
1.2.4
Funkce komunikace ................................................................................12
1.3
Telefonování jako forma komunikace ............................................................13
1.3.1
Definice telekomunikace ........................................................................13
1.3.2
Doporučené principy telefonního hovoru ...............................................14
1.3.3
Důležité zásady telekomunikace.............................................................14
1.3.4
Výjimky komunikace neplatící u telefonních hovorů.............................14
1.3.5
Nevýhody telefonních hovorů ................................................................15
1.3.6
Výhody telefonních hovorů ....................................................................15
1.4
Time management – řízení času .....................................................................16
1.4.1
Definice řízení času ................................................................................16
1.4.2
Stanovení cílů .........................................................................................16
1.4.3
Bezcílnost................................................................................................16
1.4.4
Plánování ................................................................................................17
1.5
Kapesní správce a osobní digitální záznamník ...............................................19
1.5.1
Historie kapesních počítačů ....................................................................19
1.5.2
Současná podoba PDA............................................................................20
1.5.3
Dělení PDA podle operačních systémů ..................................................21
1.5.4
Vývoj trhu smartphonů ...........................................................................21
Praktická část ..................................................................................................................23 2.1
Výsledky výzkumu využití PDA a mobilních komunikací ............................23
2.1.1
Předmět dotazníku ..................................................................................23
2.1.2
Postup dotazování ...................................................................................24
2.1.3
Identifikační otázky výzkumu ................................................................24
2.1.4
Hlavní otázky výzkumu ..........................................................................26
6
2.1.5 2.2
Závěrečná shrnutí a doporučení výzkumu ..............................................36
Srovnání dvou manažerů ................................................................................38
2.2.1
Profil manažera A ...................................................................................38
2.2.2
Profil Manažera B...................................................................................41
2.2.3
Shrnutí a srovnání obou manažerů..........................................................43
Závěr ...............................................................................................................................44 Literatura.........................................................................................................................46 Seznam obrázku, grafů a tabulek....................................................................................48 Přílohy.............................................................................................................................49
7
Úvod Mobilní komunikace a PDA byla dříve dvě naprosto rozdílná zařízení a plnila odlišné funkce. Dnešní moderní doba je spojila dohromady a díky kombinaci funkcí usnadňuje většině manažerům pracovní život každý den.
Komunikace je považována za jednu ze základních potřeb člověka. Manažerská komunikace je pak soubor nástrojů, kterými manažer komunikuje s okolím a působí na něj.
V historii stejně jako dnes hrála komunikace významnou roli. Nebyly k dispozici moderní technologické vymoženosti, ale i přesto existovaly možnosti komunikovat na delší vzdálenosti. Za zmínku stojí telegraf, později první telefonní přístroj. Ten změnil trend komunikace na dlouhé vzdálenosti a stal se nedílnou součástí komunikace v dnešním světě.
V této době hrají technika a technologie velice důležitou úlohu, jsou používány napříč spektrem všech činností. V podstatě žádná firma, manažer či obyčejný člověk si nedokáže dnešní svět bez telefonů a ostatních mobilních technologií představit. Doba jde kupředu a dnešní telefonní přístroje se již naprosto liší od těch prvních a to jak vzhledem, tak funkcemi. Jinak tomu není ani v marketingu a managementu. Tak jako jde kupředu marketing i management při utváření nových postupů, metod a používaných nástrojů, i tak se vyvíjejí technologie a jejich funkce.
Tyto nové a moderní prvky technologií umožňují operativnější práci. V případě mobilních technologií je to okamžité spojení na jakoukoliv vzdálenost v reálném čase, mnohem jednodušší správu svého osobního i pracovního času a poskytování dalších výhodných funkcí.
Téma použití PDA a jiných mobilních technologií v manažerské praxi je velice zajímavé a v dnešní době také aktuální. Osobně jsem je zvolil proto, že v minulosti jsem informatiku studoval a pro budoucnost má informatika a mobilní technologie veliký význam.
8
Cíl práce a metodika Cílem této bakalářské práce je analyzovat využití PDA a jiných mobilních technologií v manažerské praxi ve znojemských firmách. Bakalářská práce je rozdělena na teoretickou část a praktickou část. V praktické části provedu dotazníkové šetření, analýzu výsledků a následně shrnu shromážděná data, na jejichž základě vytvořím závěr a uvedu doporučení pro tuto část vlastní práce. Dále srovnám dva odlišné manažery a provedu zhodnocení a případná doporučení.
V teoretické části jsem se zabýval základy komunikace a manažerské komunikace. Dále jsem se zaměřil na určitou formu komunikace – telekomunikaci. Popsal její principy, náležitosti a výhody či nevýhody tohoto druhu komunikace. V neposlední řadě uvedu nástroje pro správu osobního a pracovního času. Pro tuto část jsem čerpal z odborné literatury, internetových portálů a specializovaných měsíčníků.
Praktická část je rozdělena na dvě další části. V první části jsem provedl výzkum, a to pomocí vytvořeného dotazníku zaměřeného na využití telekomunikace a správy času managera. Použil jsem otázky s definovanými možnostmi odpovědí. V druhé části jsem srovnal podrobné využití těchto nástrojů u dvou konkrétních managerů. Podklady pro tuto část práce jsem získal pomoci vytvořeného dotazníku složeného z pěti uzavřených a dvou identifikačních otázek. Informace od manažerů, pro druhou část této práce, jsem získal formou osobního nestandardizovaného rozhovoru na téma běžný pracovní den a využití mobilních technologií v jejich osobní praxi. Takto vedeným rozhovorem mi poskytli veškeré potřebné informace.
9
Teoretická část 1.1
Mobilní technologie
Mobilní technologie je podle Raaba (2007, str. 24) definována neurčitě. Nejširším smyslu slova se jedná o předmět, který se může snadno pohybovat. Z pohledu mobilních telefonů je to o využití prakticky kdekoli bez omezení.
Každý den života je podle Castellse (2007, str. 77) tvořen širokou škálou sociálních praktik, které se opakují. Patří mezi ně práce, rodina, spotřeba, zdravotnictví, sociální služby, bezpečnost, zábava a další. Mobilní komunikace je všudypřítomná a dosahuje do všech oblastí lidské činnosti, její zprostředkovatelskou činnost lze pozorovat v různých rozměrech. A z pozorování těchto zvláštních rolí v každé z těchto sfér se ukazují určité stopy o aktuálním transformativním účinku bezdrátových komunikačních technologií.
Neustálý technologický vývoj stojí za tím, že některé technologie jsou dnes zjednodušeny či kombinovány s jinými. PDA1 a mobilní technologie patří mezi ně. Kombinací těchto zařízení dochází k soustředění všech jejich funkcí do jednoho přístroje. Manažerům se tak nabízí mnoho funkci v jednom přístroji. Těmi nejdůležitějšími jsou: •
Komunikace – telekomunikace.
•
Správa času – adresář, kalendář.
•
Doplňkové funkce – navigace, čtečka vizitek, zobrazení dokumentů v různých formátech.
1.2
Manažerská komunikace
1.2.1 Definice komunikace Dle Mikulaštíka (2003, str. 15) ,,jsou lidé bytosti společenské. U bytostí společenských je
komunikace
základním
nástrojem,
který
v interakci
používají.
Ačkoliv
komunikujeme neustále, téměř bez přestávky, nevěnujeme tomu příliš mnoho
1
Personal digital assistant - osobní digitální pomocník. Původně měly PDA za cíl především pomoci s organizováním času a kontaktů.
10
pozornosti. Považujeme to za samozřejmost. Pouze snad v okamžicích, kdy chceme někomu něco důležitého říci, napsat zprávu, dopis, pronést proslov nebo se s někým pohádat, si komunikaci uvědomujeme a nějakým způsobem se na takovou komunikaci připravujeme. V takových chvílích poznáváme jak je komunikace důležitá. Člověka to může znervóznit, neboť se obává, zda obstojí, zda ji zvládne, zda dobře zapůsobíme na lidi, kteří nás budou vnímat. Podle naší komunikace si totiž lidé utvářejí obraz o nás, představu o tom, jací jsme. A na tom záleží.“
Dále Mikulaštík (2003, str. 15) uvádí, že ,,díky komunikaci uspokojujeme celou řadu potřeb. Komunikace nám může poskytnout potěšení. Díky komunikaci můžeme dosáhnout úspěchu. Naše potřeba komunikace je jednou z nejdůležitějších potřeb člověka. Žít znamená komunikovat. Nekomunikovat znamená umřít.“
1.2.2 Komunikační schéma Obr. č. 1: Komunikační schéma v interakčním pojetí. směr komunikace
komunikátor
SDĚLENÍ
komunikant
komunikační kanál zpětná vazba
šumy Zdroj: Tureckiová (2004, s.112)
Komunikační proces dle Kotrby (2009, s. 8) probíhá tak že ,,komunikátor vyšle komunikantovi zprávu prostřednictvím nějakého kanálu. Tento kanál představuje prostředek, pomocí něhož se sdělení distribuuje ústní formou, písemnou formou, emailem, telefonní linkou, Power pointovou prezentací, apod. Komunikátor je tedy zdrojem informací a odesílatelem sdělení. Zpráva je šifrována v kódu, který musí komunikant znát, nebo jej umět dešifrovat. Naopak komunikant vystupuje v roli příjemce sdělení, kterému by měl rozumět. V praxi je to například zákazník, student, spotřebitel, obchodní partner, přítel ale také člen rodiny. Po přijetí sdělení by měla
11
následovat zpětná vazba, nebo-li reakce komunikanta. V komunikačním procesu se dále mohou objevit různé šumy. Jsou to prvky, které zapříčiňují různá skreslení a nepochopení zprávy. Vedle fyzických šumů jako je například hluk na ulici a přeslechnutí v telefonním aparátu, se sem mimo jiné řadí vzájemné nepochopení nuancí cizího jazyka, kulturní, národní a náboženské odlišnosti chápání daného problému a mnoho dalšího.“
1.2.3 Charakteristika komunikace Komunikace je podle Mikuláštíka (2003, str. 20) ,,velmi široký pojem, a i když na ni budeme nahlížet pouze z hlediska sociálněpsychologického, dost těžko se dá jednoduše shrnout do několika vět. Ale přesto lze říci několik obecných charakteristik, které jsou společné pro všechny tyto formy a způsoby komunikace.“
1.2.4 Funkce komunikace Hranice mezi jednotlivými funkcemi komunikace nejsou jednoznačné, dost často se překrývají. Dle Mikuláštíka (2003, str. 21-22) jsou základní funkce tyto:
Funkce informativní – předávání určitých informací, faktů, dat mezi lidmi. Funkce instruktivní – je to v podstatě funkce informační, ale s přídavkem vysvětlení významu, popisu, postupu, návodu jak něco dělat nebo jak něčeho dosáhnout. Funkce přesvědčovací – působení na jiného člověka s cílem změnit jeho názor, postoj, hodnocené nebo způsob konání. Funkce posilovací a motivující – patří svým způsobem do funkce přesvědčovací. Jde o posilování určitých pocitů sebevědomí, vlastní potřebnosti a o posilování vztahu k něčemu. Funkce zábavná – jde o to, pobavit, rozesmát, vyplnit čas komunikováním a to takovým které vytváří pocit pohody a spokojenosti. Funkce
vzdělávací
a
výchovná
–
specificky
uplatňovaná
zejména
prostřednictvím institucí. Funkce socializační a společensky integrující – vytváření vztahů mezi lidmi nebo sbližování a navazování kontaktů. Je závislá na společenské úrovni.
12
Funkce osobní identity – na úrovni osobnosti. Pro JÁ je komunikace velice důležitá aktivita. Jde o ratifikaci sebeuspokojení. Funkce poznávací – úzce souvisí s informativní. Tato je však pojata z pohledu komunikanta. Funkce svěřovací – slouží ke zbavování se vnitřního napětí, k překonávání těžkostí, sdělování důvěrných informací, většinou s očekáváním podpory či pomoci.
1.3
Telefonování jako forma komunikace
1.3.1 Definice telekomunikace Podle Santlerové (2006, s. 16) ,,nás telefon provází po celý život. Naučili jsme se ho používat nejen při běžné komunikaci, ale i pro získání nejrůznějších informací. Historie telefonu sahá do 19. století a je spojován se jménem Alexandra Grahama Bella, který v únoru roku 1876 přihlásil svůj patent na nový přístroj. 10 března 1876 uslyšel Bellův pomocník v laboratoři první větu přenesenou telefonem. Přes technické úspěchy zůstal Bellův telefon zpočátku nepovšimnut, protože si ho nikdo neokázal představit jako komunikační prostředek. Teprve když se nový vynález zlíbil brazilskému císaři, byl Bell motivován tento přístroj dále rozvíjet.“
Smejkal (2008, s. 124) pak tvrdí, že ,,telefon, a to zejména v mobilním provedení, se stal jedním ze synonym dnešní doby, vysokého životního tempa a zmenšující se zeměkoule.“
Dle Smejkala (2008, s. 124-125) ,,je telefonický styk v podstatě méně formální, je operativnější, rychlejší, s možností aktivní zpětné vazby a okamžité reakce na slova partnera v rozhovoru. Na druhou stranu při telefonickém projednávání určité záležitosti může snadněji dojit k nedorozumění nebo odlišnému pochopení slov toho druhého. Problémem je i možnost odposlechu, ať úmyslného nebo náhodného, jinou osobou a obtížná dokazatelnost toho co bylo řečeno.“
13
1.3.2 Doporučené principy telefonního hovoru Je skutečností podle Vymětala (2008, s. 140), že ,,při telefonním hovoru si partneři zapamatují maximálně 85% sdělených informací. Aby bylo tohoto podílu dosaženo, je nutné mluvit srozumitelně, jasně, zřetelně vyslovovat a hovořit pomalu. Důležité je využívat jednoduché výrazy, krátké věty, hláskovat složitá a cizí slova, používat přiměřené pomlky, nemluvit monotónně, mluvit uvolněně a usmívat se.“
Při telefonním hovoru tedy Vymětal (2008, s. 140) doporučuje dodržovat tři principy: •
Stručnost – není vhodné plýtvat časem ani financemi našeho partnera.
•
Jasnost – vysvětlujme stručně a jasně důvod našeho volání.
•
Slušnost – buďme slušní a korektní, respektujme názory našeho partnera a jeho časový program.
1.3.3 Důležité zásady telekomunikace Dále pak Smejkal (2008, s. 125) poznamenává, že ,,zařízení, které nám umožní hovořit s člověkem, jenž se nachází na druhé straně, je nepochybně skvělým vynálezem, ale má i svá úskalí.“ Je důležité si uvědomit, že: •
Zeměkoule se otáčí.
•
Noc se střídá se dnem.
•
Ne všude mají svátky jako my.
•
Také manipulace s tzv. letním časem může přinášet další rozdíly v čase.
•
Čím vzdálenější je hovor, tím více za něj zaplatíme.
1.3.4 Výjimky komunikace neplatící u telefonních hovorů Co se týče samotné telekomunikace tak Gruber (2006, s. 76) uvádí, že pro telefonickou komunikaci platí stejná pravidla jako pro komunikaci tváří v tvář s těmito výjimkami: •
Partnera nevidíte. Nemůžete tedy číst a vnímat jeho mimoslovní sdělení, jeho řeč těla. Zbývá vám obsah jeho řeči a pak důležitá záležitost – právě to čím se telefonování liší od textového e-mailu. Zbývají vám faktory jako: tón partnerovy řeči, zabarvení hlasu, tempo, hlasitost, míra spínavosti nebo dialektu, pohotovost reakci a modulace vět apod.
14
•
Neznáte okolnosti, za kterých se hovor uskutečňuje. Co předcházelo jeho volání. Ani tehdy pokud jste sami volajícími, nevíte, v jakém duševním rozpoložení jste volaného svým zazvoněním zastihli.
1.3.5 Nevýhody telefonních hovorů Hlavní nevýhody telefonických hovorů dle Foreta (2006, str. 16) jsou: •
Tradiční
forma
telefonické
komunikace
poskytuje
zcela
minimální
důvěryhodnost. •
Nikdy si podle hlasu nemůžeme být jisti, zda skutečně hovoříme s tím, kdo se nám takto představil.
•
Nevíme také, kolik dalších lidi tento rozhovor poslouchá nebo zda si ho někdo nenahrává.
•
Problémem může být i dovolat se a vhodná doba telefonátu.
1.3.6 Výhody telefonních hovorů Hlavní výhody profesionálních telefonických hovorů dle Backwinkela a Sturtze (2005, str. 18) jsou: •
Získáte důvěru a vytvoříte si dobré vztahy s partnery, což je základem pro konkrétní, trvalé a úspěšné budoucí obchodní vztahy.
•
Stimulujete sebe sama a také úspěch podnikání tím, že vzroste spokojenost dosavadních zákazníků, získáte nové zákazníky a přispějete k jejich propojení s podnikem.
•
Tím, že efektivně komunikujete s kolegy podpoříte svoji autoritu ve firmě.
•
Upevníte a rozšíříte síť vnitřních vztahů a vztahů mimo podnik.
•
Ušetříte čas a peníze jelikož vaše telefonáty budou efektivnější a kratší.
•
Pro mnohé je telefon nejdůležitějším nástrojem k navázání kontaktů v zaměstnání.
15
1.4
Time management – řízení času
1.4.1 Definice řízení času Dle Kotrby (2009, s. 140) ,,je řízení osobního času v životě velice důležité, i když si to mnoho lidí neuvědomuje. Chceme-li být úspěšní, musíme být výkonní, což se bez efektivního řízení vlastního času neobejde. Řízení času je dovednost, kterou lze získat pouze praktickým užíváním, nedá se jí naučit.“
„Důležitým odrazovým můstkem k osobní organizaci je podle Counta (2007 s. 9) pochopení základních cílů. Ať už zvažujete hlavní životní cíle, podmínky pracovního projektu, nebo jen uvažujete o procesu lepší osobní organizovanosti, čas, který stanovení svých cílů věnujete, se vám rozhodně vyplatí.“
1.4.2 Stanovení cílů „Své cíle fixujte písemně, na papír či do počítače. Při ústní nebo pouhé myšlenkové formulaci máte tendenci klamat sami sebe. Cíl nenechte zapadnout za jiná lejstra na dno zásuvky. Napište jej tak, že vás za nějaký čas musí udeřit přímo do očí. Třeba na kalendář, do určitého konkrétního budoucího dne či týdne v diáři. Papírový diář může upozornit zápisem, na který padne v danou dobu naše oko. Elektronický diář nás může upozornit barvitěji – pípnutím, zablikáním, předsunutím pokynů přímo před naše oči doprostřed displeje, když nastane předem naplánovaný a stanovený okamžik.“ Takto doporučuje stanovovat cíle Gruber (2006, s. 44).
1.4.3 Bezcílnost Jak uvádí Knoblauch a Wöltje (2006, s. 16) „když nemáme žádný cíle, nemůžeme si také dělat žádné plány na postup. Největší zážitky z úspěchu nám zůstanou odepřeny a to protože sami nevíme, čeho vlastně chceme dosáhnout a co tedy pokládáme za úspěch. To vede k dalšímu zklamání a ke klesajícímu sebehodnocení. Nakonec přijde ztráta motivace a chuti, takže nás nic nestimuluje a jsme vzdálenější tomu, abychom si kladli nějaké cíle. Následuje fatální koloběh.“
16
Obr. č. 2: Cyklus bezcílnosti.
Bezcílnost
Žádné plánování
Ochromení činnosti
Pocity méněcennosti
Žádné zážitky úspěchu
Zdroj: Knoblauch a Wöltje (2006, s. 16)
1.4.4 Plánování Řízení času podle Kotrby (2009, s. 141) tak můžeme dle časového hlediska dělit na: •
Krátkodobé plánování a řízení času – časovou jednotkou je zde jeden den.
•
Střednědobé plánování a řízení času – časovými jednotkami jsou týdny, měsíce a rok.
•
Dlouhodobé plánování a řízení času – časovými jednotkami jsou roky.
John Count (2007, s. 19) uvádí, že „užitečných nástrojů plánování a kontroly je celá řada – od poznámkového bloku a diáře až k dokonale vybavenému počítači. Základem je vybrat si ten, který nejlépe odpovídá vašemu stylu a typu činnosti. Mějte také na paměti, že špatně využívaný nástroj vás bude spíše zdržovat, než aby vám zvýšil efektivitu. Je možné, že vašim potřebám plnohodnotně poslouží jen nejjednodušší nástroj jako zápisník pro seznam úkolů a hlavních upomínek nebo diář pro schůzky a termínované závazky. Všechny další nástroje jsou variacemi základních principů a složitějších provedení vždy neznamená vyšší efektivitu. Základní příklad pochází z osmdesátých let kdy musel mít každý manažer, který měl o sobě dostatečně velké mínění v kožené vazbě.“
17
Plánování v diáři je podle Jay a Templara (2007, s. 500) ,,klíčovou schopností jak si poradit s prací a je důležité k tomu, abyste si mohli být jistí, že investujete převážnou většinu času do skutečně důležitých úkolů. Plánování v diáři znamená, že již do něho nebudeme nahlížet jen občas, ale stane se pro nás nepostradatelným průvodcem. Bude důležitým pracovním nástrojem a měli bychom do něho dělat pravidelně zápisy.“
Podle Kotrby (2009, s. 160) nejčastější využívání kalendářů a různých druhů diářů probíhá při střednědobém plánování. Zde se zahrnují plány na časové období v řádu týdnů, měsíců a plán činností do jednoho roku.
Roční plánování Roční plán činností je nejdelší variantou střednědobého plánování. Podle Jaye a Templara (2007, s. 501) „bychom měli věnovat na začátku roku asi půlhodinu zapsání všech dat, o kterých již víte na celý rok dopředu. To jsou pravidelné schůze, dovolené či osobní náležitosti a zvláštní události kam zahrnujeme například výstavy nebo konference. Je samozřejmé, že v průběhu roku budeme do diáře připisovat data důležitých schůzí, prezentací a podobně jakmile se je dozvíme.“
Měsíční plánování Měsíční plánování dle Jaye a Templara (2007, s. 501-502) „nám dává příležitost si na celý měsíc naplánovat veškeré klíčové úkoly o kterých jsme nevěděli při ročním plánování. Například čas na prezentace, návštěvy zákazníků nebo dodavatelů. Velice důležitou funkcí je možnost po celý měsíc plánované pracovní úkoly kontrolovat.“
Týdenní plánování U týdenního plánování jde podle Jaye a Templara (2007, s. 502) „o zapsání úkolů, které musíme v průběhu týdne udělat. Mělo by nám to zabrat každé pondělní ráno asi pět minut. Je potřeba, abychom si našli čas na delegování a kontrolu takto delegovaných úkolů, vyřizování korespondence a e-mailů, vyřizování telefonních hovorů, vypořádání se s rozličnými úkoly, dobu kdy budeme telefonovat a dobu kdy přijmeme návštěvy.“
„Moderní doba přináší využívání elektronické správy informací. Nevýhodou však po dlouho dobu byla dostupnost těchto dat. Tuto slabinu však do určité míry vyrovnává
18
možnost použití kapesních správců nebo osobních digitálních záznamníků“ jak uvádí Count (2007, s. 21 - 22).
1.5
Kapesní správce a osobní digitální záznamník
V současné době je nejznámějším označením zkratka PDA. John Count (2007, s. 22) popisuje PDA jako „příruční počítač, obvykle vážící kolem 170gramů, který se schová do kapsy a můžete ho vzít kamkoli. Všechny PDA obsahují standardní vybavení správy informaci (PIM) – adresář, plánovací kalendář, diář a zápisník, a většina je také vybavena hlasovým záznamníkem, správou elektronické pošty a čtečkou e-knih. Tyto funkce se neustále zlepšují a výrobci se vzájemně předhánějí, takže přicházejí i nadstandardními prvky jako je fotoaparát nebo kamera, přehrávače či satelitní navigace. Všichni kladou důraz na jednoduchou synchronizaci s daty na vašem PC a to drátově či bezdrátově. I když většina PDA může být připojena ke kompatibilnímu mobilnímu telefonu umožňujícímu e-mailovou komunikaci a prohlížení internetových stránek odkudkoliv – smartphone představuje propracovanější, o úroveň vyšší propojení mobilního telefonu PDA v jednom. Znamená to sice určitý kompromis jako méně kvalitní PDA funkce a menší display – ovšem s tím,že mít PDA a mobilní telefon v jednom je jasná výhoda.“
1.5.1 Historie kapesních počítačů Historie kapesních počítačů je poněkud nepřehledná z toho pohledu, že hned několik výrobců se chce řadit jako první kdo tímto produktem přišel na trh. Skutečnost je taková, že prvními kdo vyvinul první předchůdce dnešních PDA jsou firmy, které dnes málo kdo zná. Například Psion, Palm a Newton Apple.
První byl Psion Trnečka (2002, s. 4-5) uvádí, „že prvním byl Psion. Opravdovou historii handheldů2 začala psát v polovině osmdesátých let britská firma Psion. Firma vznikla někdy v roce 1980, ale první skutečně použitelný handheld s názvem Psion Organizer se objevil v roce 1984. Do roku 1988 následovalo několik dalších organizérů s různými pořadovými čísly, to však byly spíš tlusté kalkulačky s malým displejem. Revoluční model přišel v roce 1991 – měl jméno Series 3 a byl pak postupně zdokonalován až k 2
V překladu znamená počítač do ruky.
19
řadě Series 3mx v roce 1998. Malou odbočkou byla levnější řada Sienna s malým displejem, ale vývoj směřoval k slavné Series 5 – první model byl představen v roce 1997. V roce 1999 firma ještě překvapila řadou Revo. Další modely z roku 1999 jsou spíš menšími notebooky.“
Drtivý nástup Palm Tento vstup na trh popisuje Trnečka (2002, s. Str. 5-7) tak, že „počítače s operačním systémem PalmOS vylétly jako supernovy v roce 1996 – dělala je tehdy firma 3com a jmenovaly se Palm Pilot. Palmům se podařilo zejména v praxi uskutečnit myšlenku, se kterou si již dlouho lámali hlavu vývojáři obdobných technologií, jak zajistit ještě jakž takž přijatelnou úroveň vstupu dat do malého počítače bez klávesnice. Podařilo se jim to kombinací dotykového displeje a tzv. Graffiti3 plošky, což je malá citlivá ploška pod displejem, ve které se tahy speciálním perem píší znaky. Firmě 3com se podařilo hned na poprvé vytvořit jednoduchý systém graffiti znak, který se ve většině případů píše jako běžná tiskací písma, vkládání čísel a speciálních znaků.“
Newton Apple „Apple Newton vyráběla od roku 1993 do roku 1998 firma Apple Computer (dnes Apple Inc.). Pro Apple ho nejpravděpodobněji vyráběla firma Sony. Určité je, že byl vyráběn v Japonsku a Sony tehdy vyráběla pro Apple všechny jeho PowerBooky. Apple Newton se ve skutečnosti jmenoval MessagePad, ale nakonec se vžilo označení podle jeho operačního systému, což byl Apple Newton OS. Ten získal jméno podle slavného jablka Isaaca Newtona (Isaac Newton's apple). Původní MessagePad byl založen na RISC procesoru ARM 610 a už tenkrát, před patnácti lety, disponoval tehdy nevídaným rozpoznáváním psaného textu,“ jak uvádí internetový portál Mobilnaut.
1.5.2 Současná podoba PDA Podle Trnečky (2002, s. 13) se dnes spory vedou zejména v rovině handheld versus vyspělý model v PIM funkcemi, neboť v poslední době dochází k řadě integrací mobilů s handheldem – můžete si koupit telefon, který vestavěný plnohodnotný handheld. O jednu z kategorií se pokusila britská firma pro průzkum trhu Canalys, je to dobrý příklad shrnutí kategorií mobilních zařízení, takže si jej zde uvedeme: 3
Grafity ploška slouží k rozpoznávání rukou psaného písma na dotykovém displeji.
20
•
Featurephone – což je jakýsi lepší mobil se schopnostmi oboustranné synchronizace dat s vestavěnými PIM aplikacemi. Do těchto telefonů nelze přidávat další aplikace.
•
Smartphone – chytré telefony, které ale obsahují i plnohodnotný handheld, do kterého si můžete přídávat další programy.
•
Handheld – malý kapesní počítat bez bezdrátových schopností.
•
Fireless handheld- kapesní počítač, který umožňuje bezdrátové připojení pro přenos dat.
1.5.3 Dělení PDA podle operačních systémů Ve svém článku Kocera a Tomek (2009, s. 20) provedli porovnání operačních systémů a sestavili seznam těch nejúspěšnějších na trhu. Patří sem: •
Symbian
•
Windows Mobile
•
Android
•
iPhone
•
BlackBerry
•
Palm OS
Kocera a Tomek (2009, s. 20) dále uvádí, že „i když telefony s operačním systémem stále představují pouze malou část trhu, v současné době 14 %, jedná se o část, která se nejrychleji rozvíjí a objevuje se v ní nejvíce změn. Smartphony jen těžko kdy budou stát stejně jako nejlevnější mobilní telefon. Na druhou stranu se právě v nich objevují nejnovější funkce, které se posléze dostávají i do obyčejných mobilů. Opravdovou výhodou je však instalování aplikací. Doprovodný software totiž dokáže proměnit váš mobil k nepoznání a je schopen splnit skoro jakoukoliv funkci.“
1.5.4 Vývoj trhu smartphonů Na internetovém portálu Mobilmania.cz Pospíšil uvádí, že „prodeje chytrých mobilů roste. Co se týče Symbianu, tak ten ztrácí půdu pod nohama, jeho tržní podíl se soustavě propadá a za Q3 2009 už si uzmul jen 39 %. Zato kanadská společnost Research in Motion (RIM) výrobce BlackBerry si hodně polepšila, když přesáhla pětinový podíl na tomto trhu. Významný úspěch zaznamenal i Apple, který za sledované období prodal 7
21
milionů iPhonů a zabral tak 17 % trhu. Na trhu operačních systémů se pomalu ale jistě začíná prosazovat Android, má 3,5 % trhu, zatímco Windows Mobile klesají.“
Tab. č. 1: Prodeje smartphonů uvedený v tisících.
Q3 2009 Společnost
Prodeje
Q3 2008
Tržní podíl
Prodeje
Tržní podíl
Nokia
16156,4
39,3%
15472,3
42,3%
RIM
8522,7
20,8%
5800,4
15,9%
Apple
7040,4
17,1%
4720,3
12,9%
HTC
2689,5
6,5%
1656,3
4,5%
Samsung
1320,6
3,2%
1114,8
3,0%
Ostatní
5369,0
13,1%
7793,3
21,3%
Celkem
41067,6
100%
36557,4
100%
Zdroj: mobilmania.cz
22
Praktická část 2.1
Výsledky výzkumu využití PDA a mobilních komunikací
V úvodu své práce na téma použití PDA a dalších mobilních technologií v manažerské praxi jsem provedl výzkum pomocí dotazníků mezi vedoucími ve firmách, manažery a vlastníky firmy právě na zadané téma. Výzkum byl veden pomocí jednoduchých dotazníků, které příslušné osoby vyplnily v mé přítomnosti, a tak jsem mohl poskytnout informace v případě nejasností v otázkách nebo popřípadě položit doplňující otázku k uvedeným odpovědím v dotazníku, která by se dále týkala tématu a zapadala by do koncepce této práce. Dotazník je kvalitativní, tudíž ve výsledku je kladen důraz na kvalitu informací a ne kvantitu dotazovaných. Přesně bylo dotázáno padesát respondentů. Pomocí dotazníku, který obsahoval pět základních otázek týkajících se tématu a dvě identifikační otázky, jsem dosáhl následujících výsledků.
2.1.1 Předmět dotazníku Tento dotazník uvedený v příloze je součástí mé bakalářské práce na téma,, Použití PDA a jiných mobilních technologií v manažerské praxi.“ Slouží ke zhodnocení současného trendu využívání moderních zařízení a technologií v manažerské praxi při organizaci pracovního času a telekomunikace. Vytvořený dotazník byl zaměřen na manažery, majitele, ředitele a vedoucí firem na Znojemském okrese.
Dotazník jsem osobně předával jednotlivým manažerům firem. Otázky byly jednoduché a zjišťovaly jestli je mobilní komunikace pro výkon manažerské práce důležitá, zda manažeři znají zařízení PDA, dále jaké zařízení jsou využívána při organizaci pracovního času a telekomunikaci nejčastěji, a v neposlední řadě kolik hodin manažer stráví telekomunikací a organizací svého pracovního času.
Pro třídění manažerů jsem použil identifikační otázky, jako věk a nejvyšší dosažené vzdělání.
23
2.1.2 Postup dotazování Zhotovil jsem dotazník obsahující pět hlavních otázek a dvě identifikační. Výzkum jsem provedl osobně v měsíci březnu roku 2010 a to v celkovém počtu padesáti manažerů. Dotazník byl osobně doručen všem manažerům, vyplněn a odevzdán zpět. Výsledkem bylo padesát vyplněných dotazníků.
S dvěma vybranými manažery proběhl také osobní rozhovor na téma bakalářské práce formou volných dotazů směřujících na podrobné popsání využití PDA, mobilních technologií a dalších nástrojů pro správu času v jejich každodenní praxi.
2.1.3 Identifikační otázky výzkumu V dotazníku byly uvedeny dvě identifikační otázky. První otázka se dotazuje na věk respondentů a druhá na nejvyšší dosažené vzdělání.
Tab. č. 2: Věk respondentů. Četnosti Absolutní
18 – 25 let 26 – 35 let 36 – 45 let 46 – 55 let
56 a více
Celkem
6
9
14
16
5
50
12%
18%
28%
32%
10%
100%
četnost Relativní četnost Zdroj: Vlastní výzkum
24
Graf č. 1: Věk respondentů Věk respondentů 35%
32% 28%
30% 25% 18%
20% 15%
12% 10%
10% 5% 0% 18-25
26-35
36-45
46-55
56 a více
Zdroj: Vlastní výzkum
Z grafu č. 1 se dozvídáme, že nejvíce manažerů patří do druhé nejstarší skupiny a to necelá třetina dotazovaných. Druhou nejpočetnější skupinou byli manažeři ve středním věku. Mladší generace manažerů tvoří v součtu další třetinu dotazovaných a nejstarší generace je zastoupena pouhými 10 % z celkového počtu respondentů.
Tyto výsledky jasně ukazují, že ve firmách na vrcholových pozicích působí převážně manažeři a vedoucí pracovníci ve středním a pokročilém věku. To dokazuje celkový ukazatel 60 % mezi 36 – 55 lety. Mladší generace je zde zastoupena o poznání menšími podíly.
Tab. č. 3: Nejvyšší dosažené vzdělání. Četnosti
Absolutní
Základní
Středoškolské Středoškolské Vysokoškolské
Celkem
bez mat.
s mat.
1
2
29
18
50
2%
4%
58%
36%
100%
četnost Relativní četnost Zdroj: Vlastní výzkum
25
Graf č. 2: Nejvyšší dosažené vzdělání. Nejvyšší dosažené vzdělání 70% 58%
60% 50%
36%
40% 30% 20% 10%
2%
4%
základní
středoškolské bez mat.
0% středoškolské s mat.
vysokoškolské
Zdroj: Vlastní výzkum
V grafu č. 2 je vidět, že necelé dvě třetiny dotazovaných manažerů má středoškolské vzdělání s maturitou. Vysokoškolské vzdělání má další třetina manažerů. Zbývající vzdělání jako středoškolské bez maturity a základní je zastoupeno velice nízkými hodnotami.
I přesto, že většina dotazovaných manažerů působí ve svých podnicích na vrcholových místech ve vedení, graf ukazuje, že vzdělání není směrodatné.
2.1.4 Hlavní otázky výzkumu Hlavních otázek výzkumu je celkem pět. Zaměřují se na využití mobilních technologií a komunikací, důležitost komunikace v manažerské praxi a využití nejrůznějších nástrojů při plánování pracovního času manažera. Závěrečná otázka zjišťuje, kolik hodin denně manažer věnuje organizaci svého pracovního času a telekomunikaci.
26
Důležitost mobilní komunikace při manažerské praxi První otázka se zabývá tím, zda je mobilní komunikace důležitá při výkonu práce daného manažera.
Tab. č. 4: Důležitost mobilní komunikace pro manažerskou praxi. Četnosti
Ano
Ne
Celkem
Absolutní četnost
48
2
50
Relativní četnost
96%
4%
100% Zdroj: Vlastní výzkum
Graf č. 3: Je pro Vás mobilní komunikace důležitá pro výkon práce? Důležitost mobilní komunikce pro vykonávání práce 120% 100%
96%
80% 60% 40% 20% 4% 0% Ano
Ne
Zdroj: Vlastní výzkum
Z grafu č. 3 je patrné, že pro naprostou většinu manažerů přesně pro 96 % dotazovaných je mobilní komunikace a telekomunikace pro výkon zaměstnání důležitá. Zbývající manažeři odpověděli na tuto otázku negativně.
Tento graf dokazuje, že žijeme v moderní době kde má mobilní komunikace velice silné postavení a hraje důležitou úlohu pro mnoho firem a lidí v podnikání.
27
Znalost mobilního zařízení PDA Druhá otázka se dotazuje na skutečnost, zda manažeři znají mobilní zařízení Personal Digital Assistant neboli PDA.
Tab. č. 5: Znalost mobilního zařízení PDA. Četnosti
Ano
Ne
Celkem
Absolutní četnost
30
20
50
Relativní četnost
60%
40%
100% Zdroj: Vlastní výzkum
Graf č. 4: Znáte mobilní zařízení PDA ? Znalost zařízení PDA 70% 60% 60% 50% 40% 40% 30% 20% 10% 0% Ano
Ne
Zdroj: Vlastní výzkum
Z grafu č. 4 vyplívá, že přesně tři pětiny respondentů zná pojem PDA. Zbývající dvě pětiny pak pojem PDA zařízení nezná.
Největším problémem současné doby je, že pojem PDA již neznamená to co dříve. Samotná PDA se již delší dobu moc nevyrábí a spíše jsou zabudována do tzv. chytrých telefonů neboli smartphonů. V praxi to tedy znamená, že většina manažerů
28
takové PDA vlastní v podobě chytrého mobilu, avšak neví, že se jedná o PDA, přesto využívají jeho funkce.
Využívané telekomunikační zařízení v praxi Třetí otázka je zaměřena na nejvíce využívaná telekomunikační zařízení v manažerské praxi.
Tab. č. 6: Typy využívaných komunikačních zařízení. Četnosti
Mobilní
Pevná
Mobil
Mobil +
Mobil +
telefon
linka
+ Pevná
Pevná +
Internet
l.
Internet
Absolutní četnost Relativní četnost
Žádné
Celke m
14
1
24
8
3
0
50
28%
2%
48%
16%
6%
0%
100%
Zdroj: Vlastní výzkum
Graf č. 5: Jaké komunikační zařízení využíváte? Typy využívaných komunikačních zařízení 60% 48%
50% 40% 30%
28% 16%
20% 10%
6%
2%
0%
0% Mobilní telefon Pevná linka
Mob.telefon + Mob. telefon + Mob.telefon + Pevná linka Pevná linka + Internet Internet
žádné
Zdroj: Vlastní výzkum
Z tohoto grafu č. 5 je patrná různorodost ve využití telekomunikačních zařízení. Necelá polovina tedy 48 % manažerů dnes využívá kombinaci mobilního telefonu a pevné
29
linky ve své praxi. Dále necelá třetina dotazovaných používá při komunikaci mobilní telefon. V 16 % je využívána kombinace mobilního telefonu, pevné linky a internetové sítě. Zbývající skupiny jako kombinaci mobilního telefonu a internetu s telekomunikaci pouze pomocí pevné linky jsou zastoupeny nízkými hodnotami.
Výsledky vyplívají z toho, že pevná linka a mobilní telefon jsou dnes nejrozšířenější nástroje pro telekomunikaci. Ostatní alternativy jako videotelefon nebo telefonování přes internet se zatím příliš neujaly a nevyužívají se pro všední komunikaci v praxi.
Nástroje používané při organizaci pracovního času Předposlední čtvrtá otázka se soustředí na nástroje využívané při organizaci pracovního času manažera.
Tab. č. 7: Typy využívaných nástrojů pro organizaci pracovního času. Četnosti
Absolutní
Poznámkový
Papírový
Notebook
PDA
Jiné
Celkem
blok
kalendář
15
8
6
8
13
50
30%
16%
12%
16%
26%
100%
četnost Relativní četnost Zdroj: Vlastní výzkum
30
Graf č. 6: Jaký nástroj používáte při organizaci svého pracovního času? Typy využívných nástrojů pro organizaci pracovního času 35%
30%
30%
26%
25% 20%
16%
15%
16% 12%
10% 5% 0% Poznámkový blok
Papírový kalendář
Notebook
PDA
jiné
Zdroj: Vlastní výzkum
V grafu č. 6 vidíme, že poznámkový blok v dnešní moderní době má stále silnou pozici v roli plánovače pracovního času mezi manažery. Používá ho necelá třetina respondentů, přesně 30 %. Druhá v pořadí s necelou třetinou odpovědí je možnost „jiné.“ Pod tímto slovem jsou schované kombinace nejrůznějších nástrojů využívaných pro organizaci pracovního času. Tím je myšlena například kombinace PDA poznámkového bloku, papírového kalendáře, notebooku a další. Manažeři dále v 16 % případů používají papírový kalendář a dalších 16 % zařízení PDA. Zbývající manažeři pak používá k organizaci pracovního času notebook.
Pracovní doba strávená telefonováním a organizací pracovního času Závěrečná otázka výzkumu se týká doby strávené nad organizací pracovního času manažera a telekomunikací během pracovní doby.
31
Tab. č. 8: Pracovní doba strávená telekomunikaci a organizaci pracovního času. Četnosti
Do 1 hod.
Absolutní
Od 1 do 2
Od 2 do 3
Od 3 do 4
4 a více
Celkem
hod.
hod.
hod.
hod.
4
21
11
9
5
50
8%
42%
22%
18%
10%
100%
četnost Relativní četnost Zdroj: Vlastní výzkum
Graf č. 7: Odhadem uveďte dobu strávenou telefonování, odesíláním e-mailů a organizací svého pracovního času. Pracovní doba strávená telekomunikací a organizací pracovního času 45%
42%
40% 35% 30% 25%
22% 18%
20% 15% 10%
10%
8%
5% 0% do 1 hod.
od 1 do 2 hod.
od 2 do 3 hod. od 3 do 4 hod.
4 a více hod.
Zdroj: Vlastní výzkum
Graf č. 7 znázorňuje dobu, kterou dotazovaní manažeři stráví denně telekomunikaci a organizaci svého pracovního času. Necelá polovina manažerů denně stráví telefonováním a organizací pracovního času 1 až 2 hodiny. Něco přes pětinu respondentů takto tráví 2 až 3 hodiny pracovního času. Necelá pětina manažerů pak od 3 do 4 hodin. Zbývající manažeři jsou zastoupeni v nejvyšší a nejnižší časové skupině a to nízkými hodnotami.
32
Třídění druhého stupně Na závěr bylo provedeno třídění druhého stupně a to na dvě určené otázky. V dotazníku odpověděly různé věkové skupiny manažerů. Toto třídění se týkalo otázek, zda manažer zná pojem PDA a jaký nástroj využívá pro správu svého pracovního času. Pro třídění první uvedené otázky byly použity výsledky všech padesáti respondentů. U druhé otázky pak dvacet devět respondentů. Zbývajících jednadvacet manažerů uvedlo jiné nástroje než ty, které byly pro toto třídění potřebné.
Tab. č. 9: Znalost PDA při třídění na věk. Věk
Ano
Ne
18 – 25
4
2
26 – 35
9
0
36 – 45
11
3
46 – 55
6
10
56 a více
0
5
Celkem
30
20 Zdroj: Vlastní výzkum
33
Graf č. 8: Znalost PDA zařízení v závislosti na věku. Znalost PDA zařízení (třídění 2. stupně) Ano
Ne
60,00% 50% 50,00% 36,70%
40,00% 30% 30,00%
25% 20%
20,00%
13,30%
15% 10%
10,00% 0%
0%
0,00% 18 - 25
26 - 35
36 - 45
46 - 55
56 a více
Zdroj: Vlastní výzkum Z grafu č. 8 je patrné, že neznalost zařízení PDA je závislá na věku respondentů. Celá polovina starších manažerů tvoří negativní odpovědi na tuto otázku. Další čtvrtina manažerů pak patří do nejstarší skupiny dotazovaných. Střední generace odpovídá negativně v 15 %. Zbývající jsou zastoupeni v nejmladší skupině. Kladná odpověď na tuto otázka již takovou závislost na věku nemá. Kromě nejstarší skupiny ve které je znalost PDA nulová jsou zde zastoupeny všechny ostatní skupiny a to vcelku obdobnými hodnotami. Nejvíce pak střední skupina manažerů s více než třetinou kladných odpovědí.
34
Tab. č. 10: Využití nástrojů pro správu času podle věku. Věk
Ano
Ne
18 – 25
3
1
26 – 35
1
5
36 – 45
5
2
46 – 55
8
0
56 a více
4
0
Celkem
21
8 Zdroj: Vlastní výzkum
Graf č. 9: Využití nástrojů pro správu času v závislosti na věku. Využití nástrojů pro správu času (třídění 2. stupně) Poznámkový blok a kalendář 70,00%
PDA
62,50%
60,00% 50,00% 38,10%
40,00% 30,00% 20,00%
23,80%
25% 19,10%
14,30% 12,50%
10,00%
4,70% 0%
0%
0,00% 18 - 25
26 - 35
36 - 45
46 - 55
56 a více
Zdroj: Vlastní výzkum
V grafu č. 9 vidíme, že klasický poznámkový blok a kalendář i v dnešní moderní době hraje významnou roli při správě manažerova pracovního času. Graf ukazuje, že nejvíce tyto dva nástroje využívají manažeři starší generace a to ve více než třetině uvedených případů. Větší pětinou je zastoupena střední generace. Dále pak ti nejstarší respondenti s necelou pětinou odpovědí. Z nejmladší skupiny využívá tyto nástroje 14,3 % manažerů a nejméně mladší skupina a to s pouhými 4,7 %. PDA zařízení využívá
35
v naprosté většině mladší skupina manažerů. Zbytek je zastoupen střední a nejmladší generací. Starší generace tedy od 46 a více let zařízení PDA nevyužívají.
2.1.5 Závěrečná shrnutí a doporučení výzkumu Z dotazníkového šetření na téma využití mobilní komunikace vyplívá, že:
•
Největší skupiny respondentů tvoří manažeři v rozmezí 46-55 let (32 %) a v rozmezí 36-45 (28 %). Dále pak skupina 26-35 s 18 % a 18-25 s 12 %. Poslední skupinou jsou manažeři 55 let a více s 10 %.
•
36 % dotazovaných má vysokoškolské vzdělání. Většina (58 %) respondentů má středoškolské vzdělání s maturitou. Zbývající pak středoškolské bez maturity a základní vzdělání.
•
Plných 96 % manažerů souhlasí s tím, že je pro ně mobilní komunikace důležitá při výkonu práce.
•
Tři pětiny (60 %) dotazovaných zná pojem PDA, zbývající dvě pětiny (40 %) ne.
•
Necelá polovina manažerů (48 %) využívá při telekomunikaci kombinaci mobilního telefonu a pevné linky. Dále pak mobilní telefon (28 %), kombinaci mobilního telefonu, pevné linky a internetu (16 %), kombinace mobilního telefonu a internetu (6 %) a pevná linka (2 %).
•
Jako nástroj pro organizaci pracovního času využívá 30 % manažerů poznámkový blok. V 26 % využívají nejrůznější kombinace zařízení pro správu času. Dále pak PDA, papírový kalendář a notebook.
•
42 % dotazovaných stráví telekomunikací a správou svého pracovního času 1 až 2 hodiny denně. Dále pak 2-3 hodiny 22 %, 3-4 hodiny 18 %.
•
Výzkum ukazuje, že neznalost PDA zařízení je ve velké míře ovlivněna věkem respondentů.
•
Klasické nástroje správy pracovního času jsou využívány všemi generacemi manažerů.
•
PDA zařízení je využíváno převážně mladšími ročníky manažerů.
36
Z hlediska závěrečných doporučení pro manažery v návaznosti na provedený výzkum bych se zaměřil na využívání nástrojů pro organizaci a správu pracovního času v manažerské praxi. Výsledky napovídají, že stále dost manažerů využívá klasický poznámkový blok. To sice není na škodu ale optimální variantou je i dle osobních rozhovorů s některými manažery kombinace několika nástrojů při organizaci pracovního času v praxi.
Například využití PDA popřípadě smartphone v kombinaci s poznámkovým blokem či jiným papírovým záznamníkem je dostačující. Výhody shledávám hlavně v možnostech obou těchto nástrojů. Zatímco poznámkový blok nebo diář je jednodušší, přehledný a elegantní, tak PDA zařízení má své výhody v kapacitě, možnosti editování dat a velikosti. Současné PDA umí již zobrazování souborů různých formátu jako je PDF, EXCEL, WORD a využívá další užitečné funkce sloužící k usnadnění manažerova pracovního života. Spojením těchto výhod dostáváme kombinaci, která manažerům a vedoucím pracovníkům usnadní pracovní život a ušetři spoustu času. Toto řešení je dobře aplikovatelné na mladší generace manažerů z toho důvodu, že provedený výzkum dokázal, že starší manažeři a to hlavně posledních dvou definovaných skupin dávají přednost pro ně klasickým organizačním nástrojům pracovního času a novou moderní technologii využívají sporadicky. To hlavně z důvodu, že i tato technologie má své nevýhody.
Výše zmíněné funkce mají vysoké nároky hardware a software současných smartphonů a stává se, že některé přístroje z důvodu přetížení selhávají a často dochází ke ztrátě důležitých dat. Druhou významnou nevýhodou spojenou s funkcemi smartphone jsou vysoké nároky na energii. Čím více využívám jeho funkce tím jsou nároky vyšší a baterie se více vybíjí. Manažer, který takový přístroj využívá po celý den své praxe se pak stává závislým na elektrické energii, na tom aby byl v případě potřeby na místě, kde může svůj přístroj dobít. A to bohužel není vždy možné. V osobních rozhovorech několik starších manažerů uvedlo, že i tento problém jedním z důvodů proč nevyužívají moderní techniku. Důvěřují stále svým papírovým blokům a kalendářům, které se nikdy nevypnou.
37
2.2
Srovnání dvou manažerů
Druhá část této práce se zabývá detailním srovnáním dvou vrcholových manažerů, kteří mají ve své praxi bohaté zkušenosti. Na úvod každého manažera představím, uvedu jeho krátký životopis obsahující věk, studium, dosavadní pracovní praxi a další údaje. Dále pak popíši jednotlivé nástroje, které dotyční manažeři využívají pro telekomunikaci a správu svého pracovního času v praxi. Neuvedu jejich jména a to pro zachování soukromí, proto budou v textu označeni termíny Manažer A a Manažer B.
2.2.1 Profil manažera A Manažerovi A je 42 let. Středoškolské vzdělání v podobě maturity získal na Gymnáziu ve Znojmě. Poté se přihlásil na VUT Brno, úspěšně dokončil stavební obor a získal titul Ing. Aktivně ovládá dva světové jazyky a to angličtinu a němčinu, ve kterých se dále zdokonaluje. Vlastní řidičský průkaz skupiny B. Po skončení studia působil na těchto pracovištích:
•
1992 – 1993 Městský úřad (státní správa).
•
1993 – 1995 Keramické závody Znojmo.
•
1995 až do současnosti Hansa Česko s.r.o.
V současnosti působí ve firmě Hansa Česko s.r.o. jako obchodní technický poradce. Má na starosti: •
Prodej.
•
Technické poradenství.
•
Školení.
•
Certifikaci výrobků.
•
Marketingové a reklamní náležitosti.
•
Příprava katalogů.
•
Příprava cen.
•
Vyřizování reklamací.
38
Pro výkon svojí práce využívá tato zařízení: •
Mobilní telefon.
•
Notebook.
•
Smartphone.
•
Poznámkový blok.
Mobilní telefon slouží ke klasické služební telekomunikaci, využívá také možnosti přesměrování emailů do mobilního telefonu, což značně urychluje reakci na předmět daného emailu.
Notebook je využíván pro práci na vzdálené ploše pomocí systém CITRIX, který společnost Hansa využívá. Jedná se komunikaci prostřednictvím jakéhokoliv počítače přes internet, kdy po zadání přihlašovacích a bezpečnostních údajů uživatel pracuje a získává informace z hlavního počítače na centrále společnosti. Výhodou je okamžitý přístup z jakéhokoliv počítače připojeného do sítě internet a dále bezpečnost uložených dat, protože veškerá data zůstávají v centrálním počítači.
Nejdůležitějším pomocníkem tohoto manažera je smartphone s PDA funkcemi a dalším pomocným softwarem. Základními využívanými funkcemi jsou možnost telefonního hovoru, kalendáře či adresáře a také kvalitního fotoaparátu. Z hlediska správy pracovního času ho manažer A využívá hlavně pro dlouhodobé plánování důležitých schůzek, porad, školení a dalších věcí, na které nesmí zapomenout. PDA nejen zobrazí danou schůzku s nastavitelným předstihem několik dní předem na hlavním display, ale i v danou dobu manažera upozorní zvoleným tónem. Nejvíce využívaná funkce je možnost zobrazení souborů ve formátu WORD, EXCEL a PDF. Sám manažer potvrzuje, že tato funkce mu usnadňuje práci nejvíce. Nemusí sebou nosit velký notebook, pokud chce zákazníkovi narychlo ukázat ceník, fakturu nebo popsaný nákres daného výrobku. Při velikosti, jakou display, má je vše snadno čitelné, přehledné a v případě potřeby je zde i možnost přiblížení do detailu. Další využívané funkce PDA: •
Čtečka vizitek – nástroj ulehčující ukládání kontaktních údajů z vizitek do PDA pomocí fotoaparátu.
•
Slovník – v internetové podobě ale i jako pevný software.
39
•
Navigace – klasický navigační software sloužící k navedení z bodu A do bodu B obohacený o funkci „bod zájmu“. Ta obsahuje informace o nejbližších místech jako nemocnice, nádraží, ubytování a další. K tomu i uvádí kontaktní informace jako adresu a telefonní číslo, které lze ihned z daného přístroje vytočit.
Obr. č. 3, 4: Ukázka funkcí smartphone.
Zdroj: http://smartmania.mobilmania.cz
40
Obr. č. 5, 6: Ukázka funkcí smartphone.
Zdroj: http://smartmania.mobilmania.cz
Obrázky uvedené výše jsou pořízeny ze stejného přístroje, který manažer A využívá ,a zobrazují vybrané funkce, kterými smartphone disponuje. Na obrázku číslo 1 je zobrazena správa kalendáře a na obrázku číslo 2 pak správa kontaktu v telefonním seznamu. Obrázek číslo 3 pak ukazuje použití internetového prohlížeče, v tomto případě Internet Explorer, a obrázek číslo 4 znázorňuje podobu navigace, jak ji vidí uživatel při použití.
Posledním nástrojem pro správu pracovního času je klasický poznámkový blok s kalendářem, který slouží ke krátkodobému plánování schůzek se zákazníky, či akci v krátkém časovém horizontu do jednoho týdne.
2.2.2 Profil Manažera B Manažerovi B je 48 let. Po absolvování základní povinné docházky studoval dva roky učební obor automechanik, který zakončil úspěšnou závěrečnou zkouškou. Poté studoval SPŠ Dopravní v Břeclavi. Studium zakončil úspěšnou maturitní zkouškou v oboru ekonomika provozu automobilové dopravy a konstrukce automobilů. Aktivně ovládá ruský jazyk, pasivně pak anglický a německý jazyk. Vlastní řidičský průkaz skupiny A, B, C, E, T. 41
Po ukončení studia působil na těchto pracovištích: •
1986 – 1991 JZD MÍR Práče jako vedoucí autodopravy.
•
1991 ČSAD Znojmo.
•
1991 – 1992 Jenisej s.r.o. jako vedoucí dopravní pobočky Znojmo.
•
1993 – 1994 majitel hostince.
•
1994 – 1995 AKN s.r.o. jako mistr výroby a výstupní kontroly.
•
1996 – 2003 AML, OSVČ – kompletace autodoplňků.
•
2004 – 2008 MATĚJKA-VOLANTY s.r.o. jako výrobní ředitel.
•
2008 až do současnosti MATĚJKA-VOLANTY s.r.o. a DURMAT-NABYTEK s.r.o. jako jednatel společnosti.
V současnosti působí ve firmě MATĚJKA-VOLANTY s.r.o. a DURMAT-NABYTEK s.r.o. jako jednatel a většinový vlastník. Má na starosti: •
Fakturace.
•
Time management společnosti.
•
Personalistiku a přípravu mezd.
•
Řízení provozu.
•
Marketingové a reklamní náležitosti.
•
Přípravu cen.
•
Neobvyklé reklamace.
Pro výkon svojí práce využívá tato zařízení: •
Dva mobilní telefony.
•
Notebook.
•
Poznámkový blok.
Manažer B používá dva klasické mobilní telefony proto, že je jednatelem ve dvou firmách. Veškeré řízení obou podniků probíhá výhradně telekomunikací. Jak sám manažer říká, telefony jsou jeho prodlouženou rukou.
Notebook využívá hlavně při fakturaci zakázek, kontrole objednávek a pro inventarizaci materiálu a režie. Nevyužívá žádný speciální software pro správu těchto věcí.
42
Pravou rukou tohoto manažera při organizaci svého pracovního času je poznámkový blok s aktuálním kalendářem. Ať se jedná o plánování krátkodobé, střednědobé či dlouhodobé nebo zaznamenání schůzek a poznámek, vše má uloženo v papírovém diáři.
2.2.3 Shrnutí a srovnání obou manažerů Manažer A: •
18 let praxe v zaměstnání z toho 17 let manažerská praxe.
•
Pro komunikaci a správu pracovního času využívá čtyři různá zařízení.
•
Mobilní technologie využívá 12 let.
•
Preferuje smartphone.
Manažer B: •
24 let praxe v zaměstnání z toho 23 let manažerské praxe.
•
Pro komunikaci a správu pracovního času využívá tři různá zařízení.
•
Mobilní technologii využívá 12 let.
•
Preferuje klasický mobilní telefon a poznámkový blok.
Manažer A působí jako obchodní technický poradce v rámci celé České republiky a často cestuje i do zahraničí. Využívá širokou škálu telekomunikačních a organizačních nástrojů. Nejvytíženějším je smartphone s PDA funkcemi, zobrazováním souborů v různých typech formátů, navigací plnící důležitou roli při cestovaní, slovníkem, čtečkou vizitek a dalšími doplňkovými funkcemi. Naproti tomu Manažer B využívá nejaktivněji své klasické mobilní telefony a diky nim řídí dvě společnosti. Pro správu pracovního času mu stačí poznámkový blok s kalendářem.
V těchto případech nelze uvádět jednoznačná doporučení, který manažer by měl co změnit. Oba manažeři jsou jasnou ukázkou toho, že ať už s moderní technikou a vymoženostmi jako je právě PDA a dnešní smartphone nebo bez ní, lze kontrolovat a plánovat svůj čas a dělat to bezchybně. Moderní nástroje mohou ulehčit život manažerům, ale ne všichni to potřebují. Stále je zde velký podíl těch, co nedají dopustit na svůj poznámkový blok. A to potvrzuje i provedený průzkum.
43
Závěr V mé práci jsem se zabýval využitím PDA a dalších mobilních komunikací v manažerské praxi. Plánování pracovního času a telekomunikace je součástí pracovní praxe každého manažera, vedoucího pracovníka a majitele firmy. Využití PDA a dalších zařízení jsem zkoumal u manažerů působících ve znojemských firmách. Cílem této práce bylo analyzovat, které typy mobilních technologií manažeři v praxi využívají a zhodnotit je. Dále uvést možné návrhy na optimální využití těchto nástrojů v současné době.
Dnešní doba se vyznačuje moderními technologiemi, které svými funkcemi dokáží člověku ušetřit mnoho času, a to jak pracovního tak i osobního. PDA zařízení a jeho dnešní podoba smartphone k takovýmto technologiím patří. Všichni manažeři si cení svého času, a proto ho musí mít neustále pod kontrolou. Je na nich jakou formu správy času zvolí, a jaké nástroje k tomu budou používat. Nikde není uvedeno jaký nástroj je ten optimální, protože každý manažer používá ten, který mu vyhovuje, popřípadě i kombinaci několika zároveň.
Vývoj techniky jde každým dnem kupředu a díky tomu vznikl chytrý mobilní telefon tzv. smartphone. Tento nový druh zařízení kombinuje funkce mobilního telefonu a nástroje PDA a stává se tak na dnešním trhu mobilních komunikací optimálním nástrojem pro manažera.
V první fázi praktické části práce jsem provedl výzkum pomocí dotazníku. Dotazník byl složen z otázek zaměřených na využití nástrojů telekomunikace a správy pracovního času. Na základě vyplněných dotazníků jsem provedl analýzu získaných dat a vypracování údajů do grafů s popisem znázorněných výsledků. V závěru provedeného výzkumu této části práce jsem vyhotovil shrnutí získaných údajů a vypsal případná doporučení. Doporučení se týkala pouze využití nástrojů pro správu času a byla zaměřená na možnost využití kombinace těchto nástrojů a to hlavně u mladších skupin manažerů.
44
Druhá část praktické části práce se zabývala srovnáním dvou manažerů, využívajících odlišné nástroje pro správu pracovního času. Manažery jsem krátce představil, uvedl jejich dosavadní praxi, současné zaměstnání a v neposlední řadě podrobný popis všech využívaných mobilních technologií. Oba manažeři mají odlišný způsob správy svého pracovního času, avšak oba jsou se svým způsobem spokojeni. Nelze proto jednoznačně doporučit změnu.
Při celkovém shrnutí vlastní práce jsem zjistil, že mobilní komunikace je pro většinu manažerů při výkonu praxe velice důležitá. Mnoho lidí na vedoucích pozicích ji využívá a kombinuje nástroje mobilní komunikace jako mobilní telefon, pevnou linku a další. V otázce plánování pracovního času se manažeři liší a to hlavně v závislosti na věku jak dokazuje druhý stupeň třídění dat. Starší generace využívají běžné organizátory pracovního času jako papírový blok či kalendář zatímco mladší generace dávají přednost novým moderním zařízením jako je smartphone s PDA funkcemi. Obě tyto varianty mají své výhody a nevýhody, a proto nelze jednoznačně doporučit jednu jedinou. To dokazuje hlavně druhá část vlastní práce kde dva manažeři při své pracovní praxi využívají naprosto odlišné způsoby řízení svého pracovního času a ani jeden z nich není chybný a danému manažerovi vyhovuje.
45
Literatura BACWINKEL, Holger. STURTZ, Peter. Telefonujte profesionálně. 1.vyd. Praha: Grada Publishing, 2005, 112 s. ISBN: 80-247-1397-7
CASTELLS, Manuel. et al, Mobile communication and society. Cambridge: MIT Press, 2007, 331 s. ISBN: 0-262-03355-0
COUNT, John. Time Management, jak hospodařit s časem. 2.vyd. Brno: Computer Press, 2007. 120 s. ISBN: 978-80-251-1538-1
FORET, Miroslav. Marketingová komunikace, 2.vyd. Brno: Computer Press, 2008, 451 s. ISBN: 80-251-1041-9
GRUBER, David. Time management. 2.vyd. Praha: Management Press, 2006. 175 s. ISBN: 80-7261-111-9
HTC představilo HD2 s obřím kapacitním displayem [on-line]. Poslední revize 7. 10. 2009 [cit. 2010-3-11]. Dostupné z:
JAY, Ros. TEMPLAR, Richard. Velká kniha manažerských dovedností 1.vyd. Praha: Grada Publishing, 2006, 516 s. ISBN: 80-247-1279-2
KNOBLAUCH, Jörg. WÖLTJE, Holger. Time management. Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. 1. vyd. Praha: Grada Publishing, 2006. 112 s. ISBN: 80-247-1440-X
KOCERA, Ivo. TOMEK, Pavel. Ti nejchytřejší. Mobility, 2009, roč. 11, č. 9, s. 20.
KOTRBA, Tomáš. Učebnice manažerské komunikace a dovedností. 1.vyd. Znojmo: SOUKROMÁ VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ ZNOJMO s.r.o., 2009. 248 s. ISBN: 978-80-87314-02-9
46
MIKULÁŠTÍK, Milan. Komunikační dovednosti v praxi. 1.vyd. Praha: Grada Publishing, 2003. 368 s. ISBN 80-247-0650-4
MOBILNAUT Apple Newton - PDA z roku 1993 [on-line]. Poslední revize 1. 8. 2007 [cit. 2010-3-11]. Dostupné z: .
Necelý rok s Apple iPhone 3G [on-line]. Poslední revize 7. 11. 2009 [cit. 2010-3-11]. Dostupné z: .
POSPÍŠIL, Aleš. Trh mobilních telefonů se odrazil ode dna [on-line]. Poslední revize 2009 [cit. 2010-3-11]. Dostupné z:
RAAB, Stefan. CHANDRA, Madhavi. Cisco. Mobilní IP technologie aplikace. 1.vyd. Praha: Grada Publishing, 2007. 300 s. ISBN 978-80-247-1611-4
SANTLEROVÁ, Květoslava. Telemarketing v praxi. 1.vyd. Praha: Grada Publishing, 2006. 224 s. ISBN: 978-80-247-1536-0
SMEJKAL, Vladimír. Lexikon společenského chování. 4.vyd. Praha: Grada Publishing, 2008. 280 s. ISBN: 978-80-247-2327-3
TRNEČKA, Ivan. PDA kapesní počítače pro každého 1.vyd. Brno: Computer Press, 2002. 96 s. ISBN: 80-86593-15-0
TURECKIOVÁ, Michaela. Řízení a rozvoj lidí ve firmách. 1.vyd. Praha: Grada Publishing, 2004. 172 s. ISBN 80-247-0405-6
VYMĚTAL, Jan. Průvodce úspěšnou komunikací. 1.vyd. Praha: Grada Publishing, 2008, 328 s. ISBN: 978-80-247-2614-4
47
Seznam obrázku, grafů a tabulek Obr. č. 1: Komunikační schéma v interakčním pojetí. ................................................... 11 Obr. č. 2: Cyklus bezcílnosti........................................................................................... 17 Obr. č. 3, 4: Ukázka funkcí smartphone. ........................................................................ 40 Obr. č. 5, 6: Ukázka funkcí smartphone. ........................................................................ 41
Graf č. 1: Věk respondentů ............................................................................................. 25 Graf č. 2: Nejvyšší dosažené vzdělání. ........................................................................... 26 Graf č. 3: Je pro Vás mobilní komunikace důležitá pro výkon práce? ........................... 27 Graf č. 4: Znáte mobilní zařízení PDA ? ........................................................................ 28 Graf č. 5: Jaké komunikační zařízení využíváte? ........................................................... 29 Graf č. 6: Jaký nástroj používáte při organizaci svého pracovního času? ...................... 31 Graf č. 7: Odhadem uveďte dobu strávenou telefonování, odesíláním e-mailů a organizací svého pracovního času. ............................................................... 32 Graf č. 8: Znalost PDA zařízení v závislosti na věku..................................................... 34 Graf č. 9: Využití nástrojů pro správu času v závislosti na věku.................................... 35
Tab. č. 1: Prodeje smathphonů uvedený v tisících. ........................................................ 22 Tab. č. 2: Věk respondentů. ............................................................................................ 24 Tab. č. 3: Nejvyšší dosažené vzdělání. ........................................................................... 25 Tab. č. 4: Důležitost mobilní komunikace při manažerské praxi. .................................. 27 Tab. č. 5: Znalost mobilního zařízení PDA. ................................................................... 28 Tab. č. 6: Typy využívaných komunikačních zařízení. .................................................. 29 Tab. č. 7: Typy využívaných nástrojů pro organizaci pracovního času. ........................ 30 Tab. č. 8: Pracovní doba strávená telekomunikaci a organizaci pracovního času.......... 32 Tab. č. 9: Znalost PDA při třídění na věk. ...................................................................... 33 Tab. č. 10: Využití nástrojů pro správu času podle věku................................................ 35
48
Přílohy Příloha č. 1: Dotazník pro výzkum využití PDA a mobilních komunikací. Příloha č. 2: HTC HD2 novinka na trhu. Příloha č. 3: Iphone od společnosti Apple.
49
Příloha č. 1: Dotazník pro výzkum využití PDA a mobilních komunikací.
Dotazník Využití mobilní komunikace
Vážený pane, vážená paní, jmenuji se Lukáš Matějka a jsem studentem 3.ročníku oboru Marketing a management na Soukromé vysoké škole ekonomické ve Znojmě. Tento dotazník je součástí mé bakalářské práce na téma Využití PDA a dalších mobilních komunikací v manažerské praxi. Dotazník je zcela anonymní a Vámi poskytnuté údaje budou použity pouze v rámci této bakalářské práce. Tímto Vás prosím o jeho vyplnění.
Děkuji za Váš čas, ochotu a názory.
Vámi zvolenou odpověď zakřížkujte v příslušném rámečku.
1. Je pro Vás mobilní komunikace důležitá pro vykonávání vaší práce? ano ne 2. Znáte mobilní zařízení PDA (Personal Digital Assistant)? ano ne 3. Jaké mobilní komunikační zařízení využíváte? Popřípadě jakou kombinaci těchto zařízení? pouze mobilní telefon pouze pevnou linku pevnou linku + mobilní telefon jiná kombinace (uveďte)……………………………………. žádné
50
4. Jaký nástroj používáte při organizaci svého pracovního času? klasický poznámkový blok papírový kalendář notebook PDA jiné (uveďte) ………………………….. 5.
Odhadem uveďte
kolik
hodin
v pracovní
době
dohromady
telefonováním, odesíláním e-mailů a organizací svého pracovního času. do 1 hodiny 1 až 2 hodiny 2 až 3 hodiny 3 až 4 hodiny 4 a více hodin
Identifikační údaje
Věk: od 18 do 25 let od 26 do 35 let od 36 do 45 let od 46 do 55 let 56 a více Nejvyšší dosažené vzdělání: základní středoškolské bez maturity středoškolské s maturitou vysokoškolské
51
strávíte
Příloha č. 2: HTC HD2 novinka na trhu.
Zdroj: wmhelp.cz
Příloha č. 3: iPhone od společnosti Apple.
Zdroj: kandera.net
52
