Postup pro vyplácení dávek nemocenského pojišt ní
Tento p ísp vek je ur en organizacím, které vyplácejí dávky nemocenského pojišt ní. Je zam en na nastavení parametr , zpracování pr m r a použití odpovídajících mzdových složek.
1. Nastavení parametr
Nejprve je nutné nastavit parametr, že se mají po ítat dávky nemocenského pojišt ní. Nabídka: "7. íselníky a parametry"-"2.Parametry"-"1.Parametry pro zpracování mezd"-"1.Základní parametr mezd" u údaje "DNP" - nastavit hodnotu "A" a u údaje "DNP speciál", také nastavit hodnotu "A". P ed prvním zpracováním a p i legislativních zm nách je nutné zkontrolovat, pop ípad doplnit, parametr pro nemocenské dávky. Jestliže v té dob má uživatel aktuální verzi programu, p evezme distribu ní parametry. Pokud nemá aktuální verzi programu, musí provést úpravu parametr ru n . Tyto parametry jsou v nabídce: "7. íselníky a parametry"-"2.Parametry"-"1.Parametry pro zpracování mezd"-"4.Nemocenské dávky". P i ru ní zm n parametru je nutné klávesou "F2" založit novou v tu, upravit "období platnosti" (tzn. do kdy budou tyto údaje platit - obvykle se vypl uje 12. m síc aktuálního roku). Pak je nutné novou v tu upravit podle nové legislativy.
2. Výpo et pr m r pro DNP
Výpo et pr m r se musí provád t každý m síc. Výpo et pr m r se nabízí b hem m sí ní uzáv rky, pokud se uživatel rozhodne, že nebude výpo et provád t v této chvíli, má možnost využít výpo et pr m r v nabídce: "2. Po ízení akt. období"-"4.Pr m ry"-"3.Pr m ry pro DNP". P i výpo tu pr m r se postupuje podle po adí jednotlivých podnabídek: • "1. Výpo et pr m r pro DNP" - po zvolení této nabídky se zobrazí dotaz, zda má být proveden výpo et pr m r a zárove se nabídne období, ze kterého se budou pr m ry po ítat (od roku 2004 bylo rozhodné období prodlouženo na 12 kalendá ních m síc ). Uživatel klávesou "Enter" potvrdí nabízené období. Pokud program b hem výpo tu najde zam stnance, který má v rozhodném období mén než 6 kalendá ních dn , oznámí tuto skute nost a upozorní, že je nutné t mto zam stnanc m pr m r pro DNP vypo ítat ru n a dosadit do karty pracovního pom ru po nahrání ostatních pr m r . Po zpracování výpo tu se zobrazí seznam zam stnanc , u kterých je nutné doplnit pr m r ru n , po stisku kláves "ShifF6" se m že po ídit opis t chto zam stnanc . Po ukon ení výpo tu program ohlásí konec. • "2. Zobrazení vypo tených pr m r pro DNP" - v této nabídce se zobrazí seznam zam stnanc a údaje rozhodné pro výpo et pr m r : vym ovací základ, dny zahrnované do rozhodného období, dny nezahrnované do rozhodného období a vypo ítaný pr m r. Aby se vypo ítané pr m ry ukládaly do karet pracovních pom r jednotlivých zam stnanc , je nutné, aby byla u posledního údaje vypln na hodnota "A". Pro zobrazení detailního p ehledu o vym ovacích základech a dnech v jednotlivých m sících rozhodného období slouží klávesa "F10". Dále lze využít klávesu "ShiftF6" pro tisk. • "3. Tisk pr m r pro DNP" - v této nabídce se zobrazí sestavy vypo ítaných pr m r a podklady pro výpo et pr m r . Doporu ujeme tyto sestavy vytisknout a založit. • "4. Nasazení vypo tených pr m r " - po zvolení této nabídky se zobrazí dotaz, zda nasadit pr m ry DNP do karet aktuálního období. Uživatel odpoví "A" a do karet pracovních pom r vybraných zam stnanc se uloží nové pr m ry. Nyní jsou uloženy nové pr m ry pro dávky nemocenského pojišt ní, mohou však nastat situace, kdy nebyl pr m r vypo ítán a je nutné jej doplnit ru n . Jedná se zejména o tyto situace: a) V rozhodném období je mén než 6 kalendá ních dn Jestliže b hem výpo tu pr m r program zjistil, že je zam stnanec, který v rozhodném období odpracoval mén než 6 kalendá ních dn , upozorní na tuto skute nost hláškou. Jestliže tento
zam stnanec onemocní v období, kdy je pot eba tento pr m r použít, musí uživatel pr m r vypo ítat a dosadit ru n do karty pracovního pom ru. Pokud po et kalendá ních dn , kterými se d lí vym ovací základ zam stnance, je menší než 6 kalendá ních dn , pak se za dny omluvené nep ítomnosti v práci považují i dny pracovního klidu, za n ž nenáležel zapo itatelný p íjem. P íklad: Zam stnanec nastoupil do práce 28.1.2005 (pátek). Práce neschopným byl uznán od 1.2. 2005, tedy od úterý. Protože rozhodné období je kratší než 6 kalendá ních dn , v tomto p ípad 4 kalendá ní dny, tak se postupuje tak, že se z d litele vylou í dva dny (sobota a ned le) a vym ovací základ za 28.1. a 31.1. se bude d lit 2 dny. Zapo itatelný p íjem za tyto dva dny iní 1455 K . Denní vym ovací základ se stanoví tak, že se ástka 1455 K vyd lí 2 dny a výslednou hodnotu 727,50 K uživatel zapíše do karty pracovního pom ru do údaje: "Pr m r pro DNP denní", úprava denního vym ovacího základu za dobu prvních trnácti dn a od patnáctého dne se provede automaticky. b) Pracovní neschopnost vznikla v kalendá ním m síci, ve kterém zam stnanec nastoupil do zam stnání Jestliže pracovní neschopnost vznikne v kalendá ním m síci, ve kterém zam stnanec nastoupil do zam stnání, je rozhodným obdobím období od vstupu do zam stnání do konce tohoto kalendá ního m síce. P íklad: Zam stnanec nastoupil do zam stnání 1.2.2005 a pracovní neschopnost vznikla 10.2.2005 a trvala do 17.2.2005. Denní vym ovací základ pro stanovení dávek nemocenského pojišt ní se vypo ítá tak, že se zapo itatelný p íjem z m síce února (sou et p ed a po nemoci) vyd lí po tem kalendá ních dn od vstupu do zam stnání do konce m síce a sníží se o po et kalendá ních dní trvání pracovní neschopnosti. Vym ovací základ se bude v tomto p ípad d lit 20 dny. Postup: Protože zam stnanec nastoupil v aktuálním období do zam stnání, je pr m r pro DNP v kart pracovního pom ru nulový a musí nulový také z stat. V tomto p ípad se pr m r po ítá automaticky až p i výpo tu mezd, kdy lze zjistit vym ovací základ zam stnance za aktuální m síc. Pro rychlejší kontrolu lze využít kombinaci kláves "ShiftF6" p ímo v po ízení mzdových složek, kde se zobrazí výplatní lístek daného zam stnance s ástkou poskytovaných nemocenských dávek. c) Prodlužování rozhodného období Jestliže není v rozhodném období zapo itatelný p íjem a ani žádný kalendá ní den, prodlužuje se rozhodné období vždy o t i kalendá ní m síce tak, aby v takto prodlouženém rozhodném období byl zapo itatelný p íjem a alespo jeden kalendá ní den, jímž se d lí vym ovací základ. Rozhodné období tak bude init 15, 18, 21 atd. kalendá ních m síc . Toto rozhodné období však m že za ít nejd íve dnem vstupu zam stnance do zam stnání. Tato situace m že nastat nap íklad u zam stnankyn , která ukon í rodi ovskou dovolenou a hned nastupuje na mate skou dovolenou s dalším dít tem. Rozhodné období se u této zam stnankyn prodlužuje vždy o t i m síce tak dlouho, dokud nezahrne období, kdy pracovala a m la zapo itatelný p íjem, maximáln lze však prodlužovat do doby nástupu. Postup: Prodlužování rozhodného období se provede v nabídce: "2.Po ízení akt. období"-"4.Pr m ry""1.Ru ní zadávání" - u daného zam stnance se stiskne klávesa "ShiftF8", zobrazí se dotaz "Chcete zjistit pr m r jen pro DNP" uživatel odpoví "A". Pak se nabídne rozhodné období pro výpo et pr m ru. Pokud na prvním údaji (datum od) uživatel stiskne klávesu "Esc", tak se za átek rozhodného období posune vždy o t i m síce zp t.
d) Použití pravd podobného pr m ru Jestliže zam stnanec v rozhodném období nemá zapo itatelný p íjem nebo není-li v rozhodném období žádný kalendá ní den, jímž se d lí vym ovací základ, nemocenské se stanoví ze zapo itatelného p íjmu, kterého by zam stnanec pravd podobn dosáhl za kalendá ní den v kalendá ním m síci, v n mž pracovní neschopnost vznikla. Takto zjišt ný pravd podobný zapo itatelný p íjem za kalendá ní den se považuje za denní vym ovací základ. Tato situace m že nastat v p ípad , kdy zam stnanec onemocní v pr b hu prvního dne po nástupu do zam stnání a odpracuje pouze jeho ást. Postup: V tomto p ípad lze ru n vypo ítaný pravd podobný pr m r dosadit do karty pracovního pom ru zam stnance do údaje "Pr m r pro DNP denní". Zp tné po ízení údaj pro výpo et pr m r pro DNP Od roku 2004 se prodloužilo rozhodné období pro výpo et nemocenských dávek z kalendá ního tvrtletí na 12 m síc . Je tedy nutné znát vym ovací základy na sociální pojišt ní i z období, kdy byly mzdy po ítány ru n nebo v jiném softwaru. Byla vytvo ena pomocná nabídka na zapsání denních vym ovacích základ a po tu kalendá ních dn z tohoto p edcházejícího období. Využije se u zam stnanc , kterým vznikne pracovní neschopnost do jednoho roku od p echodu na program KEO. Formulá pro dopln ní t chto údaj je v nabídce: "Pomocná nabídka"-"D.Další nabídky"-"F.Po ízení dat pomoc. souboru pro výpo et pr m r DNP". Po zvolení této nabídky se zobrazí seznam zam stnanc . Vybere se požadovaný zam stnanec. Automaticky se nabízí období o dvanáct m síc starší než je aktuální m síc. Potvrdí se klávesou "Enter" a zobrazí se formulá , kde se za požadované m síce doplní vym ovací základ na sociální pojišt ní, kalendá ní dny trvání ú asti na nemocenském pojišt ní a kalendá ní dny nezahrnované do rozhodného období - nap . dny pracovní neschopnosti, omluveného neplaceného volna. Z takto zadaných údaj se pak vychází p i výpo tu pr m r .
3. Použití MS
Uživatel má na výb r ze dvou možností po ízení dávek nemocenského pojišt ní. První možnost: využít "klasické" po ízení mzdových složek a podle druhu dávky nemocenského pojišt ní zapsat odpovídající mzdové složky. Druhá možnost: využít automatické po ízení dávek nemocenského pojišt ní. V následující tabulce jsou uvedeny mzdové složky, které se používají od roku 2004 u jednotlivých druh pracovních neschopností.
Vznik DNP: v akt. období
Pracovní neschopnost 1.-3. 4.-14. od 15. den den dne 861 862 863
v p ed. m sících, v akt. období 864 pokra ování
865
866
O R 1.-9. (1.14.) den 871
Pracovní úraz (15.-16. 1.-3. 4.-14. den) den den 872 881 882
od 15. dne 883
891
873
874
886
892
884
885
PPM
První možnost po ízení mzdových složek: Konkrétní mzdové složky uživatel po ídí v nabídce: "2. Po ízení akt. období"-"1.Podle zam stnanc " a ze seznamu zam stnanc vybere požadovaného zam stnance. Podle druhu nemocenských dávek a období, ve kterém vznikla pracovní neschopnost, se použijí mzdové složky z výše uvedené tabulky. P i použití MS, které se vztahují k pracovním neschopnostem z p edcházejících období, se p i po ízení MS musí vybrat období vzniku této pracovní neschopnosti. Nabídne se tabulka, ze které uživatel
vybere m síc vzniku pracovní neschopnosti a program pak dosadí pr m r platný z tohoto období. Proto se musí pr m ry nahrávat každý m síc a zachování stejného pr m ru po celou dobu pracovní neschopnosti se docílí použitím správných mzdových složek. P íklad 1 Pracovní neschopnost - vznik v aktuálním období Pracovní neschopnost vznikla 4.1.2005 a trvala do 31.1.2005. V lednu 2005 se použijí následující MS: 4.-6.1.2005 = MS 861 (první 3 dny ) 7.-17.1.2005 = MS 862 (4.-14. den ) 18.-31.1.2005 = MS 863 (od 15. dne) P íklad 2 Pracovní neschopnost - vznik v p edcházejícím období Pracovní neschopnost vznikla 4.1.2005 a trvala do 7.2.2005. Použití MS v lednu 2005 je stejné jako v p íkladu . 1. V únoru 2005 se použije následující MS: 1.-7.2.2005 = MS 866 (PN od 15. dne, vznik PN v p edch. m síci) P íklad 3 Pracovní neschopnost - vznik v p edcházejícím období Pracovní neschopnost vznikla 31.1.2005 a trvala do 15.3.2005. V lednu 2005 se použije následující MS: 31.1.2005 = MS 861 (první 3 dny) V únoru 2005 se použijí následující MS: 1.-2.2.2005 = MS 864 (první 3 dny, vznik PN v p edch. m síci) 3.-13.2.2005 = MS 865 (od 4.-14. dne, vznik PN v p edch. m síci) 14.-28.2.2005 = MS 866 (od 15. dne, vznik PN v p edch. m síci) V b eznu 2005 se použije následující MS: 1.-15.3.2005 = MS 866 (od 15. dne, vznik PN v p edch. m síci) Obdobn se postupuje i u ostatních druh nemocenských dávek . Nemocenská za ást dne Jestliže zam stnanci vznikne pracovní neschopnost až v pr b hu dne a za ást dne má nárok na zapo itatelný p íjem, nemocenské se poskytne i za tento den, ale jen pom rným dílem. A to za tu ást, za kterou mu nenáleží zapo itatelný p íjem. Pokud uživatel pro po ízení dávek nepoužívá DNP speciál, ale po izuje ru n jednotlivé mzdové složky, je nutné zachovat následující postup: p i po ízení mzdové složky se datum zadá až od celého dne trvání pracovní neschopnosti a do údaje hodiny se vyplní zameškaný po et hodin z prvního dne, který byl áste n odpracovaný. Po stisku kláves "ShiftF6" se zobrazí výplatní páska, kde bude datum správn upraven od prvního dne trvání pracovní neschopnosti. Poznámka: Uživatelé, kte í využívají DNP speciál, vyplní do dne vzniku trvání pracovní neschopnosti skute ný den (tedy den, za který náležel zapo itatelný p íjem i nemocenské dávky). Druhá možnost po ízení mzdových složek: Druhou a jednodušší možností je využít automatického po ízení dávek nemocenského pojišt ní. Nepo izují se jednotlivé MS, ale v nové nabídce se zadá datum trvání absence. Podle vybraného druhu nemocenských dávek se p íslušné MS vygenerují automaticky. Nastavení parametru
Aby se tato nabídka nabízela, je nutné nastavit (pop . zkontrolovat) parametr v nabídce:"7. íselníky a parametry"-"2.Parametry"-"1.Parametry pro zpracování mezd"-"1.Základní parametr mezd" nastavit u údaje "DNP speciál" = "A". Po ízení nemocenských dávek Nabídka: "2.Po ízení akt. období"-"C.Po ízení DNP" nebo v po ízení mzdových složek aktuálního období (u jednotlivých zam stnanc ) pomocí kombinace kláves "ShiftF4". Po zvolení nabídky "C.Po ízení DNP" se zobrazí následující podnabídky: "1. Po ízení nové prac. neschopnosti" - v této nabídce se po izují vždy pouze nové pracovní neschopnosti. V této chvíli už musí být zpracovány a nasazeny pr m ry pro DNP na aktuální m síc!!! Po zvolení této nabídky se zobrazí seznam zam stnanc . Pokud se po izuje nemoc v ochranné lh t ukon enému zam stnanci, v seznamu zam stnanc se stiskne klávesa "F5" a vybere se nabídka . "4.Ukon ení zam stnanci", ze které se vybere požadovaný zam stnanec. Po vybrání požadovaného zam stnance se zobrazí formulá pro po ízení doby trvání prac. neschopnosti: Typ dávky
Stiskem klávesy "Enter" se zobrazí íselník typ DNP, ze kterého se vybere druh dávek (nemoc, ošet ování lena rodiny, pen žitá pomoc v mate ství, pracovní úraz, O R oml. absence bez DNP). Datum od Zadá se datum, od kdy trvá pracovní neschopnost. Pokud se údaj nevyplní a stiskne se klávesa "Enter", zobrazí se kalendá , ze kterého uživatel vybere den vzniku erpání nemocenských dávek. Pokud nastane situace, kdy je nutné vyplnit d ív jší datum vzniku erpání nem. dávek než je aktuální období, zobrazí se upozorn ní, že pr m r bude dosazen z období vzniku erpání DNP. Tento p ípad m že nastat v období, kdy uživatel za ne využívat tuto nabídku a má zam stnance, kte í jsou stále nemocní z p edcházejících m síc . Nemocenská Vypl uje se pouze v p ípad , kdy pracovní neschopnost vznikne až v pr b hu dne. za ást dne ást sm ny má zam stnanec odpracovanou a za ást sm ny má nárok na nemocenské dávky. Vyplní se po et neodpracovaných hodin, za které má zam stnanec nárok na nemocenské dávky. Dávku za ást dne lze poskytnout pouze u nemocenského, nelze u ošet ování lena rodiny nebo pen žité pomoci v mate ství. Datum do Zadá se datum ukon ení pracovní neschopnosti. Pokud není nemoc v kalendá ním m síci ukon ena, údaj se nevypl uje!!! Prázdný datum znamená, že nemoc stále trvá. Poznámka: Když údaj z stane prázdný, automaticky se zobrazí kalendá . Stiskem klávesy "Esc" se nevybere žádný datum a údaj z stane prázdný. Krácení Vyplní se procento snížení nemocenského p i porušení lé ebného režimu, které vydává p íslušná OSSZ. Datum kr. od Vyplní se datum, od kdy se krátí nemocenské dávky. Datum kr. do Vyplní se datum, do kdy se krátí nemocenské dávky. Doklad Doplní se íslo dokladu proplacené dávky nemocenského pojišt ní. Po vypln ní t chto údaj se zobrazí dotaz, zda se má omezit úhrada nemoci. Pokud uživatel odpoví kladn , tak se zobrazí modrá tabulka, do které uživatel zadá datum, ke kterému dni v m síci se mají dávky proplatit a zbytek nemoci bude omluvenou nep ítomností v práci bez vyplácení dávek nemocenského pojišt ní. Tyto dávky se proplatí v dalším m síci. Pokud dojde k omezení vyplácení dávek, tak se u údaje: Zm na zobrazí hodnota "A". Omezení úhrady vyplácení dávek nemocenského pojišt ní, lze úhrady DNP vyvolat také stiskem kombinace kláves "ShiftF10". Pozor p i po izování O R: p i po ízení ošet ování lena rodiny je nutné rozlišit dobu, za kterou má zam stnanec nárok na dávku nemocenského pojišt ní a dobu, která je omluvenou nep ítomností v práci bez náhrady p íjmu. Vdaná žena, ženatý muž mají nárok na poskytnutí dávky v délce 9
kalendá ních dn a osam lá žena i muž mají nárok na poskytování dávky v délce 16 kalendá ních dn (za podmínky, že mají v trvalé pé i dít ve v ku do skon ení povinné školní docházky). Pro zadání O R delší než 9 pop . než 16 kalendá ních dn se použije typ DNP "14 - O R oml. absence bez DNP". Kontroly • P i po ízení O R delší než 9 kalendá ních dn , program na tuto skute nost upozorní hláškou. • P i po ízení O R delší než 16 kalendá ních dn , program na tuto skute nost upozorní hláškou. "2.Oprava po ízených dat" - v této nabídce se ukon ují prac. neschopnosti nebo ji lze využít pro opravy. Po zvolení této nabídky se zobrazí seznam zam stnanc s trvající pracovní neschopností. Pokud nedochází u zam stnance v aktuálním m síci ke zm n (pracovní neschopnost stále trvá), nic se nevypl uje a p i generaci mzdových složek se vytvo í p íslušné MS. Pokud zam stnanec ukon il pracovní neschopnost, vybere se ze seznamu zam stnanc a v nabídce . "1. Ukon ení a oprava prac. neschopností" se zobrazí formulá , ve kterém se vyplní datum ukon ení pracovní neschopnosti. V nabídce . "2. Seznam akt. prac. neschopností" se zobrazí seznam aktuálních pracovních neschopností vybraného zam stnance. Pro opis lze využít kombinaci kláves "ShiftF6". "3. Seznam všech akt. prac. neschopností" - v této nabídce se zobrazí seznam trvajících ("otev ených") pracovních neschopností za všechny zam stnance. Slouží pro kontrolu. Pro zobrazení sestavy seznamu zam stnanc lze využít kombinaci kláves "ShiftF6". "4. Generace mzdových složek" - tuto nabídku je nutné zvolit po každé zm n v po ízení dávek nemocenského pojišt ní. Pokud už byly v daném m síci mzdové složky vygenerovány, zobrazí se upozorn ní, že program našel vygenerované MS pro akt. období. Pokud se stiskne "A" všechny p íslušné MS se vygenerují znova a nahradí p edešlé vygenerované MS. Po ukon ení generace se zobrazí seznam vygenerovaných mzdových složek DNP. "5. íselníky" - v této nabídce je íselník typ nemocenských dávek a p íslušných mzdových složek, které se vytvo í p i generaci. Uživatel nemá možnost tento íselník m nit. Pomocí "ShiftF6" lze vytisknout.
