POSTUP P ED ODJEZDEM I.Vypln ní a odeslání p ihlášky (Application form) Je t eba: 1. zjistit deadline pro podání p ihlášky na webových stránkách zahrani ní univerzity 2. ov it zda daná instituce nemá svou VLASTNÍ p ihlášku (v tomto p ípad student neposílá p ihlášku Mendelu) 3. vyplnit a odeslat p ihlášku : A - p ihláška Mendelu • •
Pe liv vypln nou p ihlášku studentovi potvrzuje nejprve zahrani ní odd lení fakulty, které ji dodá k potvrzení na ZO rektorátu, to vrátí dokument zp t na fakultu, kde si ji student vyzvedne. P ihlášku s p ílohami posílá na zahrani ní instituci doporu en sám STUDENT (na adresu institucionálního nebo oborového koordinátora – dle pokyn zahrani ní univerzity). Naskenovanou kopii podacího lístku z pošty zašle v den odeslání mailem zahrani nímu referentovi své fakulty.
B - vlastní p ihláška zahrani ní univerzity - možnosti, které mohou nastat: •
Zahrani ní instituce vyžaduje pouze on-line p ihlášku
•
Zahrani ní instituce vyžaduje on-line p ihlášku i zaslání papírové verze
•
Zahrani ní instituce vyžaduje pouze papírovou p ihlášku
4. Uvést dobu pobytu v p ihlášce : sta í uvést alespo v rozmezí m síc (tzn. nap . zá í-leden) nejdelší možná doba pobytu vychází z nominace, resp. bilaterální smlouvy, pobyt musí trvat nejmén 3 m síce pokud zahrani ní instituce vyžaduje k p ihlášce i tzv. „Transcript of Records", jedná se o výpis p edm t absolvovaných na Mendelu, který student získá na svém studijním odd lení. 5. P ihlášku vyplnit na po íta i a p ed odesláním do zahrani í vyhotovit KOPII !!! Jakmile zahrani ní instituce obdrží p ihlášku, za íná ob as velmi náro ný administrativní proces studentova p ijetí. Zahrani ní instituce by m la studenta kontaktovat a zaslat mu veškeré dostupné informace o studiu a dále by se studentem m la projednat organiza ní záležitosti spojené s pobytem. Zde je nutné si ohlídat hlavn ubytování (viz Ubytování). Po ítejte s tím, že vy izování t chto záležitostí m že trvat až n kolik týdn .
II. Potvrzení o p ijetí ke studiu (Letter of Acceptance)
Ve chvíli, kdy jsou všechny nezbytné administrativní úkony ukon eny, zahrani ní instituce studentovi vystaví potvrzení o p ijetí ke studiu - tzv. Letter of Acceptance - toto potvrzení m že mít formu oficiálního dopisu nebo mailu apod, musí obsahovat data od kdy do kdy se pobytu zú astní. Ve chvíli, kdy student obdrží potvrzení o p ijetí (akcepta ní dopis), m že za ít za izovat další náležitosti spojené s pobytem.
III. Studijní smlouva (Learning agreement) •
V n kterých p ípadech je sou ástí p ihlášky na zahrani ní partnerskou instituci
•
Student m že použít jak formulá Mendelu, tak i formulá zahrani ní instituce
•
Learning agreement vypl uje student na po íta i
•
Informace o studijní nabídce nalezne student na: webových stránkách zahrani ní instituce n které instituce zasílají studijní katalogy mailem p ímo nominovaným student m
•
Student m že v zahrani í pracovat také na diplomové práci, i v tomto p ípad je nutné Learning agreement vy ídit - uvádí se v n m „work on diploma thesis"
•
P edm ty do studijní smlouvy student vybírá pe liv tak, aby svou náplní a obsahem odpovídaly jeho studijnímu zam ení, vybírá 3 odborné p edm ty
•
Student nechá Learning agreement schválit na ZO své fakulty, které následn dokument zašle k potvrzení na ZO rektorátu, to potvrzený dokument vrátí zp t na ZO fakulty, kde si ho student vyzvedne
•
Student SÁM zašle doporu en sv j Learning agreement k potvrzení na zahrani ní instituci (op t ve v tšin p ípad na adresu institucionálního koordinátora), naskenovaný podací lístek z pošty zašle emailem zahr.referentovi své fakulty. P ed odesláním do zahrani í si po ídí KOPII !!!
•
•
Oboustrann potvrzený Learning agreement, tzn. Potvrzený Mendelu i zahrani ní institucí, student p edkládá p i podpisu finan ní dohody!!! Vy izování Learning agreementu je asov náro né (1-3 m síce), proto tuto záležitost vy izujte s dostate ným p edstihem !
IV. Ubytování •
• • •
•
Ne všechny zahrani ní instituce nabízejí zahrani ním student m ubytování !!!, N které ubytovacími kapacitami nedisponují a student si musí zajistit ubytování v soukromí (s pomocí nebo i bez pomoci zahrani ní instituce) Informace o možnostech ubytování student najde na webových stránkách zahrani ní instituce, p íp. je studentovi sd lí sama zahrani ní instituce po obdržení p ihlášky Je nutné zajiš ovat s dostate ným p edstihem!!! Náklady na ubytování se v každé zemi liší, v dražších zemích mnohdy výdaje spojené s ubytováním dosahují výše p id leného grantu na m síc, bohužel ale není v kompetenci ani možnostech vysílající instituce tuto skute nost ovlivnit Cenným zdrojem praktických i jiných informací o ubytování, výdajích spojených s pobytem v konkrétní zemi apod. je DATABÁZE ZÁV RE NÝCH ZPRÁV Mendelu: https://is.mendelu.cz/auth/int/zavzpr.pl?akce=1;zobrazit=1730 a databáze NAEP: http://erasmus-databaze.naep.cz/modules/erasmus
V. Uzav ení finan ní dohody
Finan ní dohodu p ichází student na ZO rektorátu podepsat nejpozd ji 2-3 týdny p ed plánovaným odjezdem poté, co • nechá pobyt zapsat do UISu zahrani ním referentem své fakulty (na základ dat uvedených v Letter of Acceptance, který p edloží) • zadá sv j EUROú et do UISu (p es Portál studenta) • objedná se k podpisu FD na ZOR – Mgr.Hana Kuzdasová,
[email protected], +420 545 135 104 • p edloží na ZO rektorátu následující dokumenty: potvrzení o p ijetí ke studiu - tzv. Letter of Acceptance - KOPIE ! oboustrann potvrzený Learning agreement – ORIGINÁL, p íp. KOPIE, 1 kopii si ponechá! v p ípad , že student ješt nemá vy ízený Learning agreement, m že se i tak dostavit k podpisu finan ní smlouvy, stipendium mu bude ale vyplaceno teprve poté, co bude mít dokumeny kompletní
potvrzení o zdravotním pojišt ní na dobu studia v zahrani í - KOPIE karti ky Evropského zdravotního pr kazu, p íp. kopie jiného pojišt ní Pojišt ní si student za izuje sám a hradí na své náklady. Upozor ujeme, že karti ka evropského pojišt nce je sice platná ve všech zemích EU, ale doporu uje se p ipojišt ní, jelikož p i pojistné události je spoluú ast v mnoha zemích velmi vysoká. Podrobnosti vám sd lí vaše pojiš ovny. Ze zpráv student vyplývá, že nejpoužívan jší varianty p ipojišt ní jsou pojišt ní sjednaná u GTS, UNIQUA a p ipojišt ní k platební kart . •
Jede-li student na EILC jazykový kurz, musí p inést potvrzení o p ijetí na tento kurz a p esná data konání.
P ed odjezdem je t eba o odjezdu uv domit studijní odd lení na p íslušných fakultách!
V DOB POBYTU V ZAHRANI Í VI. P id lení finan ních prost edk Stipendium: • student obdrží od své domácí vysokoškolské instituce nejpozd ji do 2 týdn po zahájení pobytu • paušální ástka na m síc pobytu v zahrani í stanovená na národní úrovni je stejná pro studenty všech vysokoškolských institucí - na každou zemi je stanovena odlišná ástka • slouží pouze k áste nému pokrytí náklad - p edpokládá se finan ní spoluú ast studenta !!! • výše grant do jednotlivých zemí http://is.mendelu.cz/dok_server/slozka.pl?id=19262;download=59057 • stipendium bude p evedeno na EUROú et studenta zadaný v UISu MENDELU podle dohodnutých splátek Podrobnosti k finan nímu ujednání:
Délka studijního pobytu je min. 3 m síce a maximáln 12 m síc . Pokud není dodrženo trvání pobytu v délce celých m síc , je grant na poslední m síc p id lován dle po tu dn posledního m síce strávených v zahrani í (s návazností na po áte ní den 1. m síce pobytu): 1 až 7 dn : nulová finan ní podpora 8 až 20 dn : 1/2 finan ní podpory na m síc 1 až 30 dn : celá finan ní podpora na m síc P íklad: Student je v zahrani í od 8.1. do 25.4 Výpo et doby pobytu: od 8.1. do 8.2. = 1 m síc, od 9.2. do 8.3. = 2 m síce, od 9.3. do 8.4. = 3 m síce, od 9.4. do 25.4. = 17 dní. Student obdrží finan ní prost edky na 3,5 m síce. Nástroj na výpo et délky pobytu: http://is.mendelu.cz/dok_server/slozka.pl?id=19262;download=59179
VII. Zm ny studijní smlouvy (Changes to original Learning agreement) 1. Learning agreement je považován za p edb žný studijní plán, který je v p ípad nutnosti možné po p íjezdu do zahrani í zm nit. Jakmile si student po p íjezdu ujasní, jaké p edm ty bude studovat, sepíše nový studijní plán tzv. Changes to original Learning agreement (s ohledem na studijní zam ení svého oboru, p ípadné konzultaci s oborovým koordinátorem své fakulty). 2. Zm ny ve studijní smlouv si student nechá schválit nejd íve zahrani ní institucí, (formulá Changes of original Learning Agreement), poté je zašle emailem ke schválení na zahr.odd lení své fakulty, které v p ípad , že oborový koordinátor zm ny schválí, dokument p epošle na ZOR. To dokument potvrdí a odešle emailem studentovi a v kopii zahrani nímu koordinátorovi zp t. 3. Zm ny Learning agreementu je student povinnen odeslat do 30 dn po zahájení semestru na dané zahrani ní instituci. VIII. Prodloužení studijního pobytu • • •
•
Je možné jen po dohod s vysílající a p ijímající institucí! Studentovi automaticky nevzniká nárok na financování prodlouženého pobytu, záleží na vysílající instituci, zda mu na prodlouženou dobu pobytu p id lí stipendium A) Prodloužení bez nároku na stipendium (Erasmus zero-grant student) 1. student o n j m že požádat kdykoli v pr b hu pobytu prost ednictvím Žádosti o prodloužení studijního pobytu (Application for extension) 2. žádost musí být potvrzena zahrani ním koordinátorem koordinátorem na Mendelu 3. student neobdrží finan ní podporu, z stává mu však statut Erasmus studenta a z n ho plynoucí výhody (nap . neplacení školného na zahrani ní instituci atp.) B) Prodloužení s finan ní podporou 1. student o n j m že požádat prost ednictvím Žádosti o prodloužení studijního pobytu (Application for extention) do 30. íjna 2. žádost nechá student potvrdit zahrani ním koordinátorem, poté zašle emailem na ZO své fakulty ke schválení 3. Schválený dokument odešle ZO fakulty na ZO rektorátu ke schválení z finan ního hlediska
V p ípad dostate ného množství finan ních prost edk ZOR žádost schválí a informuje studenta, zahrani ního koordinátora i ZO fakulty 5. zm na celkové ástky stipendia musí být uvedena v Dodatku k finan ní dohod , který podepíše student dodate n po návratu ze zahrani í 4.
IX. Zkrácení studijního pobytu • •
Je možné po dohod studenta s vysílající institucí a je ešeno Dodatkem k finan ní dohod a pom rným zkrácením stipendia Pokud student nedodrží minimální délku pobytu, tj. 3 m síce, musí vrátit stipendium celé! (toto ustanovení neplatí v p ípad ukon ení pobytu z d vodu „vyšší moci“)
PO P ÍJEZDU ZE ZAHRANI Í
X. Povinnosti studenta po návratu ze studijního pobytu 1. Dodání Confirmation of Erasmus Study Period na ZOR- potvrzení o dob /délce studia (ORIGINÁL, potvrzený zahrani ním koordinátorem ne d íve jak týden p ed ukon ením pobytu), do 14 dn od ukon ení studijního pobytu V p ípad že je délka pobytu kratší i delší o více jak 7 dn oproti dob uvedené ve FD je nutné provést vyú tování stipendia a objednat se k podpisu Dodatku k Finan ní dohod (Mgr.Hana Kuzdasová,
[email protected], tel. 545 135 104) 2. Dodání Transcriptu of Records na ZOR- výpisu absolvovaných p edm t a získaných kredit na zahrani ní instituci (KOPIE), nejpozd ji do 1 m síce od návratu 3.Vypln ní Záv re né zprávy v UISu a celonárodní databázi NAEP dostupné na http://erasmus.qcm.cz/modules/erasmus (login a heslo k p ihlášení do databáze obdrží student e-mailem ihned po zaevidování do databáze – zpravidla po podpisu finan ní smlouvy) termín vypln ní záv re né zprávy: nejpozd ji do 14 dn od ukon ení pobytu Pozn. Berte z etel na to, že ne všechny univerzity vystaví oba dokumenty bez problém . Je celkem možné, že budete nuceni opakovan žádat o jejich vystavení a v bec celý tento proces korigovat. Proto radíme, abyste si na jejich shán ní vyhradili b hem posledního m síce as.
4. Evidovat zda všechny doklady byly dodány a jsou kompletní - najdete v checklistu v UISu pod svým jménem 5. Vrátit nevy erpané stipendium, pokud: student nedodržel délku pobytu uvedenou ve finan ní smlouv (vyhodnocuje se na základ p edloženého Confirmation) student neodstudoval všechny 3 odborné p edm ty
student porušil kvalifika ní podmínky programu Erasmus (ztráta statutu studenta nap . ukon ením studia státní záv re nou zkouškou, vylou ení ze studia na základ nespln ní XI. Uznávání kredit /p edm t získaných v zahrani í • •
Uznávání je v plné kompetenci jednotlivých fakult O procesu uznávání kredit se informujte u zahrani ního referenta vaší fakulty a na svém studijním odd lení
