Portfolio Tugas akhir mahasiswa NIM : 1100040043 Nama : Hartono Jurusan : Sistem Informasi dan Manajemen Nama Perusahaan : PT. Indo Jaya Kertas Pembimbing : Nama Henry Antonius Eka W, S.Kom, Dosen .MM Kode D1655 Dosen
Nama Retno Dewanti, S.Si., MM Dosen Kode D2370 Dosen
Skripsi : Latar Belakang Persediaan dalam perusahaan merupakan bagian yang penting dan bernilai tinggi serta merupakan harta yang sangat sensitif terhadap waktu, kerusakan, tempat penyimpanan, serta pengeluaran biaya akibat salah pengelolaan. Apalagi dizaman seperti sekarang ini yang menuntut segala suatu tepat waktu, sehingga memerlukan kefektifan dalam pengadaan dan pembelian persedian barang. Mengingat pentingnya pengadaan dan pembelian barang akan persedian barang, maka akan lebih memudahkan jika suatu perusahaan memiliki bagian procurement. Tujuan Procurement adalah untuk memastikan agar proses pengadaan berjalan dengan lancar sehingga produk dan jasa yang dibutuhkan bisa didapat di saat yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan kualitas yang tepat dan dengan harga yang tepat. Dalam pelaksanaannya, fungsi procurement dituntut untuk sejalan dengan company strategy dan business plan perusahaan, untuk memastikan agar setiap aktivitasnya mendukung arah yang ingin dicapai oleh
perusahaan. Oleh karena itu pemahaman terhadap konsep strategi harus dimiliki oleh Procurement Department. Untuk bisa menyediakan produk atau jasa yang dibutuhkan secara tepat, Procurement Department juga dituntut untuk mampu mencari supplier, menilai kemampuan supplier, memilih supplier berdasarkan kriteria tertentu dan mengontrol kinerja supplier. Keseluruhan aktivitas mencari, menilai & memilih supplier biasa dikenal dengan proses kualifikasi supplier, yaitu sebuah proses yang harus dilakukan untuk mendapatkan supplier yang memenuhi standar. Dalam kesehariannya, Procurement Department harus menilai kinerja supplier secara teratur dan konsisten. Kinerja supplier yang tidak memenuhi standar akan mempengaruhi kinerja perusahaan, yang efek langsungnya mempengaruhi
tingkat
efisiensi,
kualitas
produk,
kelancaran
menurunkan service level dan mengurangi keuntungan.
produksi,
Untuk bisa
mengembangkan supplier, procurement department tidak cukup untuk hanya bisa mengenali dan menilai supplier di awal proses kualifikasi, tetap juga harus terus mengawasi performance supplier, memberikan masukan untuk perbaikan dan menindaklanjuti semua usulan perbaikan yang telah diberikan. Sistem scoring/grading, sertifikasi, insentif dan penalti adalah beberapa alat yang biasa digunakan dalam kegiatan mengembangkan supplier. Proses selanjutnya adalah membuat supplier menjadi bagian yang tak terpisahkan dari proses pertumbuhan bisnis perusahaan. Hal ini harus dilakukan, karena pertumbuhan bisnis perusahaan sukar untuk dicapai tanpa diimbangi oleh peningkatan kemampuan supplier. Secara ekstrim bisa dikatakan bahwa peningkatan pertumbuhan perusahaan dibatasi oleh kemampuan supplier yang mendukungnya. Kerja sama antara Procurement Department dan supplier mutlak
harus dijalankan, bahkan kemudian muncul istilah collaboration & partnership yang mengindikasikan jenis kerja sama yang bisa dilakukan antara perusahaan dengan supplier-suppliernya, yang lebih dari sekedar berkordinasi dalam kegiatan pembelian & pengiriman dari supplier ke perusahaan. Keberhasilan Procurement Department bisa dinilai dari berapa banyak supplier yang loyal dan memberikan yang terbaik kepada perusahaan. PT. Indo Jaya Kertas, merupakan salah salah perusahaan pengolahan kertas dan pengadaan persediaan akan bahan baku yang dibutuhkan untuk
menjadi bagian yang penting untuk menjamin kelancaran
bisnisnya. Pada PT. Indo Jaya Kertas, kegiatan pengadaan bahan baku dilakukan untuk memenuhi permintaan produksi dari project-project dan permintaan dari customer. Terkadang dibutuhkan bahan baku dalam jumlah yang besar. Sehingga terkadang kebutuhan akan pengadaan barang yang tepat waktu, sesuai jumlah, biaya, dan pemilihan supplier yang tepat sangat diperlukan untuk mencegah pengeluaran yang besar. Sistem yang berjalan di PT. Indo Jaya Kertas sekarang ini masih tradisional tentu akan membuang banyak waktu dan biaya yang mengakibatkan perusahaan tidak mendapatkan hasil yang optimal. Disamping itu banyak masalah yang sering timbul karena pengunaan sistem tradisional tersebut yaitu mengalami kesulitan dalam pengadaan barang yang tepat waktu, efektif dan efisien, serta juga kesulitan dalam memperoleh supplier yang tepat untuk memenuhi kebuthan bahan baku. Kesulitan memilih dan mengumpulkan informasi tentang supplier masih mengalami hambatan, kesalahan perhitungan stock karena informasi stock tidak up to date, serta banyak nya waktu yang habis untuk membuat dokumendokumen yang dibutuhkan secara manual,dan lain-lain. Perancangan system procurement dapat mendukung pengadaan dan mengatasi masalah yang ada.
Dengan demikian perusahan dapat memilih supplier yang tepat, meningkatkan dan memenuhi permintaan customer, serta memberi nilai tambah dalam keunggulan perusahaan.
Ruang Lingkup Ruang Lingkup peracangan e-procurement pada PT. Indo Jaya Kertas, meliputi: 1. Merancang sistem Procurement untuk memenuhi kebutuhan produksi, mulai pengecekan penawaran harga dari suplier ,stock di gudang, jumlah penyimpanan, penentuan titik Re-order Point, pembuatan dokumendokumen yang diperlukan dalam proses seperti PO(Purchase order) , sampai bahan baku diolah, serta mengurus retur akan barang ,serta evaluasi kerja. 2. Tidak membahas proses pembayaran dan keamanan sistem
Tujuan dan manfaat Tujuan dari analisis dan perancangan e-procurement PT. Indo Jaya Kertas, yaitu: 1. Mengidentifikasi aktivitas utama perusahaan dengan menggunakan value chain, dan melakukan analisis supplier yang didasarkan pada tiga kriteria serta melakukan perhitungan POQ (Production Order Quantity). 2. Analisis dan perancangan procurement untuk mendukung proses pengelolaan dan pengintegrasian aktivitas pengadaan bahan baku secara elektronik pada PT. Indo Jaya Kertas.
Adapun manfaat dari analisis dan perancangan e-procurement PT. Indo Jaya Kertas, yaitu: 1. Menemukan masalah-masalah yang terjadi dalam PT. Indo Jaya Kertas dan membina hubungan jangka panjang yang baik terhadap supplier, pemilihan supplier yang tepat berdasarkan penawaran dan kinerja supplier. 2. Dapat mengetahui kapan harus mengorder dan sisa bahan baku apa yang harus dipesan, memperoleh informasi tentang jenis-jenis bahan baku, menghindari
keterlambatan,
mengoptimalkan
nilai
ekonomis.
Memudahkan pihak-pihak yang terlibat untuk mengetahui informasi yang dibutuhkan. Aplikasi : Setelah melakukan analisa dan perancangan dalam pembuatan applikasi ini, simpulan yang di dapat adalah: 1. Hasil dari analisa supplier terdiri dari tiga kriteria, yaitu On Time Delivery, Quality, dan Price yang kemudian menjadi nilai akhir dari performa supplier. Kemudian dari hasil perhitungan POQ akan diketahui berapa kali pemesanan dilakukan, berapa jumlah yang harus dipesan, serta mengetahui Re-order Point dan safety stock 2. Hasil analisis dan perancangan e-procurement PT. Indo Jaya Kertas dibuat ke dalam dua dokumentasi yakni analysis document dan design document. Hasil perancangan
e-procurement
PT.Indo
Jaya
Kertas
diharapkan
dapat
meningkatkan dan mengoptimalkan kinerja dari proses pengadaan bahan baku ke depan yang lebih baik.
Tampilan Screen Shoot
ScreenShot Home Awal Keterangan gambar: 1. Halaman yang pertama kali muncul ketika user mengakses web. 2. Semua user diharuskan memasukan username dan password terlebih dahulu. 3. Fungsi-fungsi pada halaman ini: -
Ketika meng-klik tombol login maka sistem akan mengecek validasi data dari username dan password yang di input. Jika sesuai maka user akan di direct kehalam selanjutnya. Jika salah maka akan muncul eror message.
-
Menu registrasi berlaku untuk supplier yang ini mendaftarkan diri menjadi supplier. Ketika mengklik menu ini user akan di direct ke halaman registrasi supplier (Halaman Detail Supplier)
ScreenShot Home Admin
ScreenShot Home Warehouse
ScreenShot Home Purchasing
ScreenShot Home Supplier
Keterangan Home Admin, Warehouse, Purchasing, dan Supplier Keterangan Gambar: 1. Halaman yang akan muncul ketika user sudah login. 2. Enabled menu tiap user akan berbeda-beda ketika login, tergantung dari bagian user. Berikut penjelasannya: -
Untuk admin hanya akan memiliki menu :Staff, Bahan Baku, dan Supplier
-
Untuk Warehouse hanya akan memiliki menu : Bahan Baku, Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB), Surat Terima Bahan Baku (STBB), Surat Keluar Bahan Baku (SKBB), dan Surat Retur Pembelian (SRP).
-
Untuk Purchasing hanya memiliki menu : Supplier , Bahan Baku, Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB), Surat Permintaan Penawaran(SPP), Surat Penawaran Supplier (SPS), Surat Pembelian (PO), Surat Terima Bahan Baku (STBB), Surat Keluar Bahan Baku (SKBB), dan Surat Retur Pembelian (SRP), Laporan Analisa Supplier, Laporan Pembelian.
-
Untuk Supplier hanya akan memiliki menu : Surat Permintaan Penawaran(SPP), Surat Penawaran Supplier (SPS), Surat Pembelian (PO), Surat Terima Bahan Baku (STBB), dan Surat Retur Pembelian (SRP).
CV lengkap : HARTONO Address
Contact Info : Villa Kapuk Mas Barat 2 Blok B7 no 11, Jak-Ut, 14460
Mobile No.
: 0818-08000-145
Email
:
[email protected]
Place & Date of Birth
Personal Particulars : Jakarta 25 November 1989
Nationality
: Indonesia
Gender
: Male
Marital Status
: Single
Driver's License Type
: (SIM C)
Permanent Residence : Indonesia
Educational Background Formal Education : 2007-Present
Binus University, Information Systems and Management
2004-2007
SMA Darma Satria, Jakarta
2001-2004
SMP Darma Satria, Jakarta
Non Formal Education : 2004-2007
International Language Program (ILP)
Skills (Proficiency: Advanced - Highly experienced; Intermediate - Familiar with all the basic functionalities; Basic - Just started using or learning the skill) Software
Proficiency
Microsoft Office
Advanced
Visual Basic
Intermediate
HTML
Basic
Working Experience
October 2012-Present •
Marketing as Dealer Support Online at PT. Jakarta Notebook
January2012-Febuari 2012 •
Freelance as Stock Opname at PT. Bagus Kopitiam Internasional
June 2011-September 2011 •
Internship at Street Directory Indonesia
Freelance SPB in many events, latest Event : •
Social Event “One First Step” at MKG 3
•
FKI(Festival Komputer Indonesia) 2010 for MSI notebook at JCC
•
SPB for HP-Compaq at MKG
•
IT Fair 2010 for Toshiba notebook at Mall Taman Anggrek
•
Indocomtech 2010 for Toshibah at JCC
•
Mega Bazaar 2011 at JCC
Binus Online Job Expo 2010
Activities
2010-Present
Active as Volunteer for Yayasan Buddha Tzu Chi Indonesia
Dibuat oleh :
Hartono NIM: 1100040043
Mengetahui,
Henry Antonius Eka W,S.Kom,.MM D1655
Retno Dewanti, S.Si., MM D2370
