Porseleinhallen Cultuurpad 1 in Wevelgem
Lokalen kunnen gereserveerd worden in CC Guldenberg, Acaciastraat 1 in Wevelgem (056/433 495 of
[email protected]). Openingsuren: ma.-vr. van 9u tot 12u en 14u tot 17u, op woensdag van 9u tot 12u en van 14u tot 19u. Sleutels kunnen elke werkdag van afgehaald worden in CC Guldenberg. Er dient een waarborg betaald te worden van 10 euro per sleutel met certificaat en 5 euro per sleutel zonder certificaat. 1
Porseleinhallen Vergaderzaal 1
Specificaties
Specificaties gebruik: capaciteit: afmetingen: faciliteiten:
toegankelijkheid:
Porseleinhallen Vergaderzaal 2
vergaderingen, cursussen 32 personen 9 x 6,6m 41 stoelen, 10 tafels op wieltjes (1,6m x 0,68m), 2 tafels zonder wieltjes (1,2m x 0,6m) witbord, internet 1e verdieping, rolstoelgebruikers via lift
gebruik: capaciteit: afmetingen: faciliteiten:
toegankelijkheid:
vergaderingen, cursussen 22 personen 7m x 8m 22 stoelen, 8 tafels op wieltjes (1,6m x 0,80m), 1 tafel zonder wieltjes (1,4m x 0,7m), witbord, koelkast, wastafel en douche gelijkvloers
Huurprijs - socio-culturele activiteiten georganiseerd door een plaatselijke vereniging: 2,5 euro per dagdeel - commerciële activiteiten / niet-plaatselijke organiserende vereniging: 12,5 euro per dagdeel dagdeel: periode van 5 uur begrepen tussen 8u en 13u, 13u en 18u of 18u en 23u / dag: 8u-23u
Voedsel en drank De organisator mag eigen dranken meebrengen. Drankverkoop is echter niet toegelaten! Schenken van sterke drank is verboden. Er mogen maaltijden verstrekt worden, maar ze mogen niet verkocht worden.
Afval en opkuis De organisator staat in voor het opruimen na de activiteit. Alle vuil gemaakte materialen moeten afgewassen worden. Tafels en stoelen moeten in de originele opstelling teruggeplaatst worden. In elk lokaal is een PMD zak en een vuilnisbak voorzien. Wanneer er zelf drank wordt meegebracht, moet het leeggoed terug meegenomen worden. De eigenlijke schoonmaak gebeurt door de gemeentelijke diensten. Indien de organisator zich niet houdt aan bovenstaande richtlijnen, zullen de schoonmaakkosten aan de organisator doorgerekend worden. De gebruiker schakelt bij het verlaten van het gebouw alle lichten uit en stelt alle verwarmingstoestellen in op het minimum. Hij let er op dat het lokaal naar behoren wordt afgesloten. Bij klachten, defecten, ongevallen of schade moet de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke zo vlug mogelijk verwittigd worden.
2
Porseleinhallen - Vergaderzaal 3 / Leskeuken Specificaties gebruik: capaciteit: afmetingen: faciliteiten:
toegankelijkheid: inventaris kookgerei:
vergaderingen, cursussen, kooklessen 20 personen (kookles) of 50 personen (zittend) 10m x 7m 51 stoelen, 8 tafels op wieltjes (1,6m x 0,68m), 2 tafels zonder wieltjes (1,4m x 0,70m), 1 tafel (1,20m x 0,60m), koelkast, 2 kookfornuizen (inductie), 2 ovens, 2 microgolfovens, afwasmachine, kookgerei, 24 koffietassen met ondertas, witbord 1e verdieping, rolstoelgebruikers via lift Hiervoor heeft u de sleutel van de keukenkast nodig. U krijgt een inventaris bij de ontvangst van de sleutel. Gelieve onmiddellijk te melden indien er iets ontbreekt. Bij het terugbrengen van de sleutel dient u de ingevulde inventaris terug in. Ontbrekend of beschadigd materiaal zal aangerekend worden. Voor materiaal dat onvoldoende werd gereinigd, wordt een forfaitaire vergoeding aangerekend van 35 euro.
Voorwerp
Aantallen
Grillpan Demeyere
1
Bakpan inox 24cm
2
Deksel inox voor pot 24cm
2
Bakpan inox 36cm
2
Deksel inox voor pot 36cm
2
Wokpan - bakpan Demeyere
1
Kookpot inox 16cm - 2,1l
2
Deksel inox voor pot 16cm
2
Kookpot inox 20 cm - 4l
1
Deksel inox voor pot 20cm
1
Sauteerpan inox bochtig 20cm - 1,6l
2
Vergiet inox zonder voet 36cm
1
Pollepel met haak 12cm - 50cl
3
Schuimspaan met haak 12cm
1
Serveerwagen
1
Koffiekopje wit Scandia 20cl
24
Ondertas wit Scandia
24
Platte borden
36
Tafelvork
36
Tafelmes Koffielepel
36 24
Tafellepel
34
Koffiezet Bonamat Bravilot
1
Thermoskan 2,2l
2
Maatbeker
1
Koffieschep
1
Huurprijs met gebruik van kookaccommodatie - socio-culturele activiteiten door een plaatselijke vereniging georganiseerd: 9 euro per dagdeel - commerciële activiteiten / niet-plaatselijke organiserende vereniging: 35 euro per dagdeel zonder gebruik kookaccommodatie - socio-culturele activiteiten georganiseerd door een plaatselijke vereniging: 2,5 euro per dagdeel - commerciële activiteiten / niet-plaatselijke organiserende vereniging: 12,5 euro per dagdeel dagdeel: periode van 5 uur begrepen tussen 8u en 13u, 13u en 18u of 18u en 23u
Afval en opkuis De organisator staat in voor het opruimen na de activiteit. Alle vuil gemaakte materialen moeten afgewassen worden. Tafels en stoelen moeten in de originele opstelling teruggeplaatst worden. In elk lokaal is een PMD zak en een vuilnisbak voorzien, de volle zakken worden netjes aan de deur gezet. Wanneer er zelf drank wordt meegebracht, moet het leeggoed terug meegenomen worden. De eigenlijke schoonmaak gebeurt door de gemeentelijke diensten. Indien de organisator zich niet houdt aan bovenstaande richtlijnen, zullen de schoonmaakkosten aan de organisator doorgerekend worden. De gebruiker schakelt bij het verlaten van het gebouw alle lichten uit en stelt alle verwarmingstoestellen in op het minimum. Hij let er op dat het lokaal naar behoren wordt afgesloten. Bij klachten, defecten, ongevallen of schade moet de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke zo vlug mogelijk verwittigd worden.
Voedsel en drank De organisator mag eigen dranken meebrengen. Drankverkoop is echter niet toegelaten! Schenken van sterke drank is verboden. Er mogen maaltijden verstrekt worden, maar ze mogen niet verkocht worden.
3
Porseleinhallen - Cafetaria Specificaties gebruik: capaciteit: afmetingen: faciliteiten:
toegankelijkheid:
vergaderingen, cursussen, lezingen, recepties 60 personen, cafetaria en vergaderzaal 1 kunnen ook samen gehuurd worden (capaciteit 104 personen) 15,3m x 6,6m 60 stoelen, 7 tafels op wieltjes (1,6m x 0,68m), 1 tafel zonder wieltjes (1,2m x 0,6m) beamer, scherm, internet (kabel en draadloos), bar, 1 bakfrigo op wieltjes, koelcel (3m x 2,4m), 80 waterglazen,80 bierglazen, 36 wijnglazen, 24 koffietassen en ondertassen. Voor glazen, tassen en afstandsbediening beamer heeft u de sleutel van de barkast nodig. 1e verdieping, rolstoelgebruikers via lift
Huurprijs
Voedsel en drank
- socio-culturele activiteiten door een plaatselijke vereniging georganiseerd: 9 euro per dagdeel - commerciële activiteiten / niet-plaatselijke organiserende vereniging: 35 euro per dagdeel
De organisator mag eigen dranken meebrengen. De organisator is zelf volledig verantwoordelijk voor de verkoop en kiest zelf zijn verkoopsprijzen. De gebruiker neemt zelf contact op met een brouwer en dient in te staan voor alle benodigdheden (bekers, dienbladen, biersleutels, tapkasten,…). Het schenken van sterke drank is verboden. Alle inkomsten van de verkoop zijn voor de organisator.
dagdeel: periode van 5 uur begrepen tussen 8u en 13u, 13u en 18u of 18u en 23u
Er mogen maaltijden verstrekt en verkocht worden.
Afval en opkuis De organisator staat in voor het opruimen na de activiteit. Alle vuil gemaakte materialen moeten afgewassen worden. Tafels worden opgeplooid en aan de kant gezet. De stoelen dienen opeengestapeld worden en aan de kant gezet. In elk lokaal is een PMD zak en een vuilnisbak voorzien, de volle zakken worden netjes aan de deur gezet. Wanneer er zelf drank wordt meegebracht, moet het leeggoed terug meegenomen worden. De eigenlijke schoonmaak gebeurt door de gemeentelijke diensten. Indien de organisator zich niet houdt aan bovenstaande richtlijnen, zullen de schoonmaakkosten aan de organisator doorgerekend worden. De gebruiker schakelt bij het verlaten van het gebouw alle lichten uit en stelt alle verwarmingstoestellen in op het minimum. Hij let er op dat het lokaal naar behoren wordt afgesloten. Indien de beamer werd gebruikt moet die afgelegd worden. De afstandsbediening moet terug in de kast en die moet opnieuw gesloten worden. Bij klachten, defecten, ongevallen of schade moet de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke zo vlug mogelijk verwittigd worden.
Materiaal op aanvraag Micro, geluidsinstallatie en beamer kunnen op aanvraag voorzien worden. Dit wordt bij voorkeur gemeld bij de reservatie van het lokaal en onder voorbehoud van beschikbaarheid.
SABAM Het gemeentebestuur betaalde aan Sabam een ‘jaarabonnement muziekuitvoeringen’ voor de cafetaria. Alle activiteiten zijn hiermee gedekt zolang er geen toegangsgeld wordt betaald (eetfestijn ook gedekt mits geen toegangsgeld). Zie INFO
4
Porseleinhallen - Polyvalente zaal Specificaties gebruik: capaciteit: afmetingen: faciliteiten:
toegankelijkheid:
fuiven, feesten, concerten, beurzen staand: 2500 personen / zittend: 1 persoon per m² 54,6m x 23,7m, hoogte: 7m 1217 stoelen, 198 tafels (1,6m x 0,8m), 20 receptietafels (0,86m diameter), 12 vierkante tafels (0,75m x 0,75m), 30 barstoelen, 54 podiumelementen (2m x 1m) met toebehoren, 2 transportkarren, backstage ruimte, douches, sanitair, koelcel, toog, tapinstallatie, internet (draadloos) gelijkvloers Cultuurpad, enkel toegankelijk voor voetgangers en fietsers.
Huurprijs Het gebruik van de inkomhal en aanpalend sanitair blok zijn inbegrepen in de huurprijs. De toegang voor andere gebruikers tot de vergaderaccommodatie en tot de turnhal en het gebruik van het sanitair blok dient evenwel zonder verder belemmering mogelijk te blijven. gewoon gebruik a) Bij gebruik van 1/3 van de zaal: - 150 euro per avond- of namiddagactiviteit georganiseerd door plaatselijke organisatoren, - 370 euro per avond- of namiddagactiviteit georganiseerd door organisatoren met commercieel karakter of voor activiteiten georganiseerd door organisatoren van buiten de gemeente Wevelgem - namiddagactiviteit: periode van 10 tot 19u - avondactiviteit: periode vanaf 15 uur tot 7 uur. Het publiek moet de zaal verlaten op het wettelijk sluitingsuur, zoals aangegeven in het politiereglement. b) Bij gebruik van de volledige zaal: - 297 euro per activiteit voor organisatoren die lid zijn van een erkende Wevelgemse adviesraad en Wevelgemse onderwijsinstellingen - 495 euro per activiteit voor alle overige plaatselijke organisatoren - 744 euro per activiteit voor organisatoren van buiten de gemeente Wevelgem Er dient een waarborg betaald te worden van 500 euro. Het in gereedheid brengen kan ten vroegste starten 12 uur voor aanvang van de activiteit en het ontruimen van de lokalen dient gebeurd te zijn ten laatste 12 uur na het beëindigen van de activiteit. Eventuele afwijkingen worden vooraf aangevraagd bij de door de gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke. Het publiek dient de lokalen te verlaten zoals in de bepalingen in het gemeentelijk politiereglement over het sluitingsuur beschreven staat.
In gereedheid brengen van de zaal buiten de normaal toegestane uren, voor het verlaten van de zaal buiten de normaal toegestane uren of voor repetities in de zaal - 25 euro per dagdeel, voor activiteiten van plaatselijke organisatoren, - 37,5 euro per dagdeel voor activiteiten van organisatoren van buiten de gemeente Wevelgem, of voor activiteiten georganiseerd door organisatoren met commercieel karakter. dagdeel: periode van 5 uur begrepen tussen 8u en 13u, 13u en 18u of 18u en 23u Activiteiten met dansgelegenheid - 740 euro per activiteit voor organisatoren die lid zijn van een erkende Wevelgemse adviesraad - 1.240 euro per activiteit voor alle overige plaatselijke organisatoren - 2.500 euro per activiteit voor organisatoren van buiten de gemeente. Elke organisator moet 500 euro waarborg betalen. De organisator van een danspartij verbindt zich tot het ondertekenen en naleven van de “gemeentelijke afsprakennota voor organisatie van fuiven” en meer in het bijzonder tot het naleven van de bepalingen daarin omtrent security (fuifbuddy’s, eventueel professioneel vergunde bewaking). De afsprakennota voor organisatie van fuiven zit bijgevoegd in de fuifbundel van de gemeente. Die is te verkrijgen in het secretariaat van CC Guldenberg, Acaciastraat 1 in Wevelgem. Sportactiviteiten Voor sportactiviteiten worden de tarieven gehanteerd zoals vastgesteld voor de gemeentelijke sportinfrastructuur. (Op vrijdagen, zaterdagen, zondagen, feestdagen en de dag voor een feestdag buiten de schoolvakanties kan de zaal maximaal twee maanden op voorhand aangevraagd worden).
Annulering De annuleringskost bedraagt, met een minimum van 2,5 euro: - 10% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 12 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit - 25% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 6 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit - 50% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 1 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit - 100% van de huurprijs, bij verwittigen minder dan 1 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit of bij niet verwittigen.
5
Billijke vergoeding
Laden en lossen
Het gemeentebestuur heeft voor de polyvalente zaal jaartarief met drank genomen en neemt de rekening voor zich. Bij een activiteit met dans doet het gemeentebestuur de aanvraag voor organisatoren die lid zijn van een erkende adviesraad en rekent de kost door. Zie INFO
De oprit naar de laad- en losplaats is bereikbaar via de Lauwestraat (ter hoogte van huisnummer 68). De oprit is 6m breed. 100m verder is er een niet-overdekte laad- en losplaats, op straatniveau. De afmetingen van de poort zijn 2,80m breed op 2,80m hoog.
SABAM
Het gemeentebestuur heeft voor de gemeentelijke accommodaties een brandverzekeringspolis afgesloten met afstand van verhaal ten aanzien van de organisatoren. Indien de organisator echter zelf materiaal plaatst in het door hem gehuurde gebouw (vb. tafels, stoelen, P.A.-installatie…) dient hij zelf de nodige brandverzekering te onderschrijven voor deze goederen. In deze brandverzekering dient hij ook afstand van verhaal te voorzien t.o.v. het gemeentebestuur. Indien de organisator naast of in het gehuurde goed nog andere constructies plaatst, o.a. feesttenten, gesloten kermisattracties, opblaasbare structuren… (volgens lijst KB 28.02.92 i.v.m. objectieve aansprakelijkheid) dient de organisator zich te verzekeren voor objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing.
Het gemeentebestuur betaalde aan Sabam een ‘jaarabonnement muziekuitvoeringen’ voor de polyvalente zaal. Alle activiteiten zijn hiermee gedekt zolang er geen toegangsgeld wordt betaald (eetfestijn ook gedekt mits geen toegangsgeld). Zie INFO
Voedsel en drank De organisator mag eigen dranken meebrengen. De organisator is zelf volledig verantwoordelijk voor de verkoop en kiest zelf zijn verkoopprijzen. Alle inkomsten van de verkoop zijn hierbij ook voor de organisator. Het schenken van sterke drank is verboden Er mogen maaltijden verstrekt en verkocht worden.
Boedelbeschrijving Indien u de volledige zaal huurt zal er bij de aanvang en op het einde van de activiteit een boedelbeschrijving gebeuren samen met de inrichter en de verantwoordelijke van het cultuurcentrum.
Verzekering
De gebruiker is aansprakelijk voor ongevallen en schade ten gevolge van het gebruik van de accommodatie, zowel tegenover derden, als tegenover de gemeente. De organisator zal een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten die de schade dekt die hijzelf of zijn aangestelden veroorzaakt. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal van of ingehuurd door de organisator.
6
Afval en opkuis De organisator staat in voor de opruiming na de activiteit, zoals hieronder beschreven. Deze opruiming gebeurt zodanig dat de grondige schoonmaak, die daarop volgt, zonder verlet kan plaatsvinden. De eigenlijke schoonmaak gebeurt door de gemeentelijke diensten. De opruiming door de organisator gebeurt binnen de normaal toegestane uren. Afwijkingen worden vooraf aangevraagd en kunnen slechts toegestaan worden door de verantwoordelijke van het gemeentebestuur volgens toepassing van artikel 67 §1 van het gebruikersreglement. Indien aan deze bepalingen niet voldaan wordt, wordt het aantal extra schoonmaakuren aangerekend (25 euro per uur/per personeelslid of factuur schoonmaakbedrijf) en afgehouden van de waarborg. De volledige zaal moet ontruimd worden en alle gebruikte tafels, stoelen, podiumelementen moeten in de voorziene bergingen geplaatst worden. Indien vuil moeten ze afgeveegd worden. Alle gebruikte lokalen, inclusief de inkomhal moeten uitgeveegd worden. De bar en het sanitair blok moeten volledig ontruimd en uitgedweild worden. Zwerfvuil rond en in het gebouw wordt opgeruimd (bekers, glas, etensresten, papier,…). Vuilniszakken Achter de bar zijn vuilniszakken beschikbaar voor de volgende afvalfracties: restafval (grijze zakken – in 2 formaten verkrijgbaar: normaal en groot formaat) OPGELET: grote zakken niet te zwaar vullen (bvb. met etensresten) om de ophalers niet in de problemen te brengen! PMD (blauwe zakken) Papier en karton mag in kartonnen dozen of papieren zakken ingezameld worden. Kleine hoeveelheden glas mogen eveneens in een kartonnen doos ingezameld worden, grote hoeveelheden dienen de organisatoren zelf naar een glasbol te brengen (dichtstbijzijnde glasbollen: Menenstraat ter hoogte van het kerkhof of Goudbergstraat aan het pleintje). Afvoer van het afval Deze afvalfracties dienen door de organisator in de afvalgarage geplaatst te worden, 3 e garage aan de achterkant van het gebouw (naar de Lauwestraat toe). Gelieve steeds te zorgen dat de garage GESLOTEN wordt na gebruik. Voor andere dan de bovenvermelde afvalfracties (bv. afgedankte decorstukken, gebruikte tapijten, resten van tombola’s,…) dient de organisator zelf in te staan voor het verwijderen ervan. Extra benodigdheden Extra materiaal voor afvalbeheer (bvb. rolcontainertjes met geschikte zakken) zijn op aanvraag te verkrijgen bij de dienst milieu. Om een goede service te verzekeren, is het noodzakelijk om minstens 2 weken voor het evenement contact op te nemen. Voor evenementen waar veel afval te verwachten is, kan ook een aanhangwagen geplaatst worden waarin de restafvalzakken rechtstreeks kunnen gedeponeerd worden. Contactpersoon: Maarten Tavernier – diensthoofd milieu, Administratief centrum, Vanackerestraat 12 056/43 34 57
[email protected] Voor grootschalige activiteiten kan/moet bij Mirom ook een evenementencontainer aangevraagd worden (tegen betaling): alle info op www.mirom.be.
Afsluiten De gebruiker schakelt bij het verlaten van het gebouw alle lichten uit en stelt alle verwarmingstoestellen in op het minimum. Hij let er op dat het lokaal naar behoren wordt afgesloten. Bij klachten, defecten, ongevallen of schade moet de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke zo vlug mogelijk verwittigd worden. te verkrijgen in Jeugddienst en CC Wevelgem Intern noodplan Mobiliteitsplan
Fietsrekken -
306 fietsplaatsen in overdekte fietsenstalling SPWE ten minste 360 fietsplaatsen in Acaciastraat en op koer jeugdverenigingen parking klooster: 240 fietsen kunnen in bijgeplaatste fietsrekken (aanvragen cel feestelijkheden www.wevelgem.be)
7
8
INFO Hieronder vindt u slechts een beknopte synthese van het gebruikersreglement. In het volledige reglement vindt u alle informatie in detail en enkel dat document geeft uitsluitsel bij twijfel. Het volledige gebruikersreglement is te raadplegen op www.wevelgem.be
Algemeen Activiteiten met louter privaat of familiaal karakter (jubilea, begrafenissen, huwelijken, communiefeesten,...) worden in geen enkel lokaal toegelaten. Lokaalgebruikers hebben recht op het gebruik van aanwezige accommodatie, het energieverbruik in het lokaal en de diensten van het technisch personeel van het cultuurcentrum bij podiumactiviteiten. Technische afspraken dienen minstens veertien dagen vooraf gemaakt te worden met de theatertechnicus van het cultuurcentrum. De lokalen mogen enkel gebruikt worden voor het afgesproken doel. De ter beschikking gestelde lokalen kunnen niet worden onderverhuurd of aan derden worden afgestaan. De gebruiker die in gebreke blijft bij het betalen van de huurprijs, drankrekening of annuleringskosten, of in gebreke blijft op punten van dit reglement, kan elk verder gebruik ontzegd worden. De organisatie dient steeds gratis toegang te verschaffen aan de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijken. Er geldt een absoluut rookverbod in alle lokalen. Enkel de feestzalen van OC de Cerf en OC De Stekke en de polyvalente zaal van de Porseleinhallen worden ter beschikking gesteld voor fuiven, bals of andere dansgelegenheden. Bij klachten, defecten, ongevallen of schade moet de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke zo vlug mogelijk verwittigd worden.
Veiligheid Het is verboden de noodverlichting uit te schakelen. Alsook ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Deze mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. Bijkomende bewegwijzering, publiciteitsborden en/of -vlaggen aanbrengen of strooibrieven en propagandamateriaal verspreiden in het gebouw kan enkel met uitdrukkelijke toestemming van het gemeentebestuur. Enkel de gemeentelijke diensten zorgen voor het uithangen van publiciteitsaffiches in het gebouw. De organisator dient zich bij de plaatsing van bijkomend materiaal te houden aan de veiligheidsvoorschriften en zal hierbij de instructies volgen van de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke (vrijhouden nooduitgangen, stabiliteit podia, elektriciteitsvoorzieningen, …). Bij het overschrijden van de toegelaten bezetting, dient de organisator zelf het meeraantal aanwezigen te verwijderen. Wanneer de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke vaststelt dat er zich meer personen bevinden dan toegelaten, wordt de activiteit eenzijdig en zonder recht op enige vergoeding door de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke opgeschort. Bij speciale voorzieningen (uitbouw scène, regiepost of klankorgel in zaal, publiciteitsstanden, tooginrichtingen, …) wordt de maximumbezetting opgegeven door de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke.
Verzekeringen Het gemeentebestuur heeft voor de gemeentelijke accommodaties een brandverzekeringspolis afgesloten met afstand van verhaal ten aanzien van de organisatoren. Indien de organisator echter zelf materiaal plaatst in het door hem gehuurde gebouw (vb. tafels, stoelen, P.A.-installatie, …) dient hij zelf de nodige brandverzekering te onderschrijven voor deze goederen. In deze brandverzekering dient hij ook afstand van verhaal te voorzien t.o.v. het gemeentebestuur. Indien de organisator naast of in het gehuurde goed nog andere constructies plaatst, o.a. feesttenten, gesloten kermisattracties, opblaasbare structuren, … (volgens lijst KB 28.02.92 i.v.m. objectieve aansprakelijkheid) dient de organisator zich te verzekeren voor objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing. De gebruiker is aansprakelijk voor ongevallen en schade ten gevolge van het gebruik van de accommodatie, zowel tegenover derden, als tegenover de gemeente. De organisator zal een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten die de schade dekt die hijzelf of zijn aangestelden veroorzaakt. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal van materialen van of ingehuurd door de organisator.
Maatregelen te nemen m.b.t. geluid Het geluid mag de wettelijke norm van 90 DB of de toegestane afwijking niet overschrijden. Hiervoor kan de organisator een afwijking aanvragen aan het College van Burgemeester en Schepenen. Doe dit echter ruime tijd op voorhand (minstens 8 weken). Het College kàn een afwijking toestaan, mits de aanvraag voldoende en gegrond gemotiveerd is, en dan is het KB van ’77 niet van toepassing. De organisator is burgerlijk en strafrechterlijk aansprakelijk indien hij zich niet houdt aan de opgelegde normen. Indien er een overtreding vastgesteld wordt, kan de fuif stilgelegd worden op beslissing van de bevoegde ambtenaar, de officier van bestuurlijke politie of de Burgemeester.
9
Sluitingsuur Het sluitingsuur is het uur waarop openbare drankgelegenheden (cafés, danszalen, zalen waarin voor iedereen toegankelijke fuiven worden georganiseerd) hun deuren moeten sluiten. De organisator moet de muziek stopzetten, mag geen drank meer schenken en elke bezoeker moet de zaal verlaten. Het gemeentebestuur Wevelgem heeft in de algemene politieverordening (APV) vastgesteld dat openbare drankgelegenheden moeten gesloten zijn tussen 1 uur ‘s nachts en 7 uur ‘s ochtends. Uitzondering: Tijdens het weekend (dus de nacht van vrijdag op zaterdag, van zaterdag op zondag), de avond vóór en van wettelijke feestdagen en de dag vóór en van kermisdagen geldt als sluitingsuur van 3 uur tot 7 uur. Opgelet: bij kermisdagen is deze enkel van toepassing in dié deelgemeente waar er effectief kermis is! Er is de mogelijkheid om een afwijking van dit sluitingsuur aan te vragen tot 4 uur. Dit moet aangevraagd worden aan de burgemeester, minstens 8 weken voor de fuif of activiteit. In functie van de veiligheid, waarbij het van belang is dat de aanwezigen bij grotere manifestaties, gespreid de accommodatie verlaten; kan de burgemeester bij grotere manifestaties een later sluitingsuur toekennen, waarbij evenwel het evenement getrapt afgebouwd kan worden (vb. muziek verstillen, vervroegd sluiten van stand met drankbonnen).
Afspraken in verband met drugs Als er door de politie een controle wordt gedaan en er worden illegale drugs gevonden, dan kan men daar als organisator problemen door krijgen. Illegale drugs tolereren wordt in de rechtspraak beschouwd als het aanzetten tot het gebruiken van drugs. Oogluikend drugs toelaten is dus een verzwarende omstandigheid en voor de politie een reden om de fuif stil te leggen. De organisator en zijn medewerkers mogen zeker niet fouilleren. Als men vaststelt dat men met een dealer te maken heeft, moet men proberen om zijn of haar identiteit te weten te komen. Er moet ook geprobeerd worden om getuigen te verzamelen en hun identiteit te vragen. Als men zelf een persoon betrapt op het dealen van drugs en hij weigert zijn identiteit bekend te maken, dan mag men deze persoon vasthouden tot de politie er is. Men heeft het recht hen tegen te houden met dezelfde kracht waarmee zij zich proberen te verweren. Er mag ook gevraagd worden om de producten af te geven, maar hij/zij is hiertoe niet verplicht. Als men vermoedt dat iemand drugs gebruikt of dealt, dan kan men enkel hun identiteit vragen, niet eisen. De persoon in kwestie is niet verplicht om zich kenbaar te maken. Men heeft niet het recht om hem of haar vast te houden. Men kan die persoon echter wel in een aparte kamer plaatsen tot de bevoegde diensten ter plaatse zijn.
Afspraken in verband met drank Sterke drank is verboden. Er is een onderscheid tussen gegiste en gedistilleerde alcohol. Gegiste dranken zijn toegelaten, gedistilleerde dranken (= sterke drank) niet. Bier, wijn, porto, sherry en martini zijn gegiste dranken en mogen dus geschonken worden op een fuif of activiteit. Gedistilleerde dranken zijn: pisang, campari, whisky, gin, jenevers, … . Die dranken bevatten vaak tot 40% volume gedistilleerde alcohol. Dit zijn dus allemaal sterke dranken. Wanneer is een cocktail een sterke drank? Meestal bevatten cocktails één of meerdere gedistilleerde dranken. Als die gemengd worden met fruitsap, tonic of cola, … wordt een mengsel verkregen met daarin een bepaald volume alcohol. De grens ligt op 1,2% vol, dus erg laag. Quasi alle samengestelde drankjes met gedistilleerde alcohol zijn sterke dranken. Ook de voorgemixte cocktails zoals Bacardi Breezer of fruitjenevers zijn sterke dranken. Dit mag wel: Dit mag niet:
Alle frisdranken, alle bieren, porto, sherry en martini Pisang, Campari, whisky, jenevers, gin, samengestelde drankjes met gedistilleerde alcohol en Bacardi Breezer
-16-jarigen -16-jarige is niet toegelaten in een dansgelegenheid, als hij niet begeleid is door een volwassene. Gaat het echter om een feest zonder handelsgeest (bv. een fuif van een jeugdbeweging) dan is hij/zij wel toegelaten. -16-jarigen mogen geen alcohol geschonken worden. Dronken personen Dronken personen mogen geen alcohol meer geschonken worden. Drank en -recipiënten Drank en -recipiënten mogen niet mee naar buiten genomen worden. Plastic bekers of herbruikbare bekers Het is verplicht om op fuiven gebruik te maken van plastic bekers of bij voorkeur van herbruikbare bekers.
Materiaal op aanvraag Micro, geluidsinstallatie, beamer en scherm (3mx4m) kunnen op aanvraag voorzien worden door het cultuurcentrum in CC Guldenberg, OC De Stekke, De Porseleinhallen en OC de Cerf. Dit wordt bij voorkeur gemeld bij de reservatie van het lokaal en onder voorbehoud van beschikbaarheid. Er is de mogelijkheid om feestmateriaal te ontlenen bij de gemeente. Meer info en het invulformulier vindt u op de gemeentelijke website, www.wevelgem.be.
10
Annulering Indien u een reservatie van een lokaal wenst te annuleren bedraagt de annuleringskost, met een minimum van 2,5 euro, 50% van de huurprijs bij verwittigen uiterlijk 14 dagen voor het plaatsvinden van de activiteit. De annuleringskost bedraagt 100% bij verwittigen minder dan 14 dagen voor het plaatsvinden van de activiteit of bij niet verwittigen. Bij de feestzaal van OC de Cerf, OC De Stekke, CC Guldenberg en de polyvalente zaal in de Porseleinhallen gelden volgende annuleringskosten: De annuleringskost bedraagt, met een minimum van 2,5 euro: - 10% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 12 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit - 25% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 6 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit - 50% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 1 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit - 100% van de huurprijs, bij verwittigen minder dan 1 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit of bij niet verwittigen
Publiciteit Voor affiches die in het openbaar worden opgehangen en die groter zijn dan één vierkante meter, dient een aangifte gedaan te worden bij met regionale ontvangstkantoor der domeinen en penale boeten, Handelskaai 1C, 8500 Kortrijk, 056/ 52 85 48. De zogenaamde ‘aanplakkingen’ zijn geregeld in de algemene politieverordening (gemeenteraad van 18 november 2011). Aanplakkingen van tijdelijke reclame op het openbaar domein kunnen enkel mits uitdrukkelijke en voorafgaandelijke schriftelijke machtiging van het College van Burgemeester en Schepenen op de in de machtiging vastgestelde plaatsen en wijze. De vraag tot aanplakking dient schriftelijk en minstens 4 weken vooraf te worden ingediend. Enkel evenementen die plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente of evenementen die georganiseerd worden door verenigingen uit de gemeente komen in aanmerking. Bovendien kan geen machtiging bekomen worden voor het plaatsen van aanplakkingen op ronde punten en vluchtheuvels of het bevestigen aan verkeersborden, verkeerslichten, wegwijzers, bomen of struiken. Wil men langs gewestwegen publiciteit maken, dan moet men zich hiervoor wenden tot het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Kennedylaan 5, 8500 Kortrijk, tel. 056/ 23 71 80. Het uitdelen van strooibriefjes is toegelaten, mits vermelding van de verantwoordelijke uitgever en de vermelding ‘niet op de openbare weg gooien’. Het gebruik van een geluidswagen is onderworpen aan een voorafgaandelijk schriftelijke machtiging van de burgemeester en, mits het afspelen van muziek, aan een vergunning van SABAM.
SABAM en Billijke vergoeding SABAM int de verplichte vergoeding voor publiek uitvoeringsrecht bij gebruik van of laten horen of zien van werken van muzikanten, schrijvers, filmmakers, ... De vergoeding gaat naar de auteur of componist van de tekst of muziek. De Billijke vergoeding is een compensatie voor uitvoerders en muziekproducenten. In veel gevallen moet u én de verplichte vergoeding voor publiek uitvoeringsrecht én een Billijke vergoeding betalen. SABAM Een organisator is verplicht om SABAM te betalen wanneer er in het openbaar muziek wordt gespeeld. Er dient geen SABAM betaald te worden bij educatieve doeleinden of bij werken die niet meer beschermd zijn. Dit is het geval bij werken 70 jaar na overlijden van de langstlevende auteur, bij optredens van groepen die niet aangesloten zijn bij SABAM en eigen nummers spelen en bij muziek in huiselijke kring. Het tarief is afhankelijk van factoren als oppervlakte van de infrastructuur en de toegangsprijs. Opgelet: zelfs wanneer de toegang gratis is, moet je auteursrechten betalen. Tarieven SABAM: http://www.sabam.be/nl/page_id261.htm Voor een aantal lokalen betaalde het gemeentebestuur aan Sabam een ‘jaarabonnement muziekuitvoeringen’: SABAM verleent daarbij de toelating voor de uitvoering van alle beschermde werken uit het SABAM– en internationale repertoire. Deze toelating is niet overdraagbaar en heeft enkel betrekking op het auteursrecht en niet op naburige rechten (rechten van uitvoerende artiesten en producenten) (=Billijke vergoeding). In geval van uitvoering door middel van mechanische of elektronische toestellen is deze toelating beperkt tot het gebruik van rechtsgeldig vervaardigde geluids– of audiovisuele dragers en/of tot het gebruik van rechtsgeldige gedownloade geluids– of audiovisuele bestanden. Het jaarcontract van het gemeentebestuur omvat echter enkel de auteursrechten voor kosteloze muziekuitvoeringen voor activiteiten met mechanische achtergrondmuziek zonder inkomprijs. Voor het gebruik van live-muziek dienen de organisatoren wel een aanvraag tot toelating in te dienen. Lijst van lokalen met Sabam-jaarabonnement muziekuitvoeringen: Cafetaria en feestzaal OC de Cerf Cafetaria, vergaderlokaal 1 en feestzaal OC De Stekke Polyvalente zaal Porseleinhallen Cafetaria Porseleinhallen Cafetaria, zaal en foyer CC Guldenberg
11
BILLIJKE VERGOEDING De Billijke vergoeding is een ‘naburig recht’ en is een vergoeding aan de uitvoerende kunstenaar en aan de producent en ontstaat telkens wanneer opgenomen muziek in voor publiek toegankelijke plaatsen ten gehore wordt gebracht. Bij een live optreden is er daarom geen sprake van een Billijke vergoeding. Tarieven en aangifte Billijke vergoeding: http://www.bvergoed.be/frame-nl.htm. Opgelet: zelfs wanneer de toegang gratis is, moet je Billijke vergoeding betalen. Er zijn drie categorieën tarieven: opgenomen muziek zonder drankverbruik Opgenomen muziek met drankverbruik Opgenomen muziek met dans Het gemeentebestuur heeft voor een aantal lokalen een jaartarief genomen en neemt de factuur voor zijn rekening. Het blijft evenwel de verantwoordelijkheid van iedere organisator om zich in orde te stellen met de Billijke vergoeding indien een activiteit wordt georganiseerd die in een hogere prijscategorie valt. Lijst van lokalen met jaartarief Billijke vergoeding: Tentoonstellingsruimte OC de Cerf: jaartarief zonder drank Cafetaria OC de Cerf: jaartarief met drank Feestzaal OC de Cerf: jaartarief met dans Cafetaria OC De Stekke: jaartarief met drank Feestzaal OC De Stekke: jaartarief met dans Theaterzaal en foyer CC Guldenberg: jaartarief zonder drank Cafetaria CC Guldenberg: jaartarief met drank Oude Pastorie: jaartarief met drank Dwarsschuur: jaartarief met drank De Brouwerij: jaartarief met drank Polyvalente zaal Porseleinhallen: jaartarief met drank (bij dans doet gemeentebestuur de aanvraag voor de organisatoren die lid zijn van een erkende adviesraad en rekent de kost door)
Draadloos internet Binnen bepaalde gemeentelijke gebouwen is een hotspotnetwerk actief. Bezoekers kunnen gratis surfen binnen deze gebouwen met een downloadvolume van 500MB per dag per toestel. Enkel surfen en mailen is mogelijk, andere netwerkprotocollen worden geblokkeerd. Om veiligheidsredenen zijn de publieke draadloze netwerken volledig gescheiden van het gemeentelijke netwerk. Op alle hotspotnetwerken wordt er gefilterd op virussen en uitgaande spam. Malwaresites worden geblokkeerd, alsook proxydiensten waarmee de beperkingen op de hotsotnetwerken tot op zekere hoogte omzeild kunnen worden. In onderstaande gebouwen zijn publieke hotspots actief. Het is technisch niet mogelijk dit uit te breiden voor een enkel evenement. CC Guldenberg (cafetaria en benedenzaal) OC de Cerf (cafetaria en tentoonstellingsruimte) OC De Stekke (vergaderzalen 1ste verdieping en bibliotheek) Porseleinhallen (vergaderzalen 1ste verdieping)
12
