Príloha č.2 k dodatku č.6 OP MsÚ
POPIS ČINNOSTÍ A PROCESOV
1. Sekretariát úradu (SÚ) Zodpovedá a zabezpečuje najmä: 1. Organizácia porád a protokol - organizovanie porád a prípravu materiálov na rokovania primátora a prednostu, - spracovanie zápisníc z porád a stretnutí a ich doručovanie, - komplexná evidencia korešpondencie primátora a prednostu, - stretnutia a príjem klientov, návštev štátnych a zahraničných delegácií, - centrálny zoznam a evidenciu agendy k sprístupneniu informácií. 2. Dispečing a sklad - bezchybný technický stav služobných motorových vozidiel úradu a bezpečnú osobnú prepravu primátora a ostatných zamestnancov, vrátane dokumentácie o používaní vozidiel, - skladové hospodárstvo a príjem a výdaj kancelárskych a hygienických potrieb. 3. Zasadnutia orgánov mesta - prípravu zasadnutí orgánov mesta po stránke organizačnej, technickej a administratívnej, - spracovanie a rozoslanie pozvánok, materiálov a odborných podkladov a občerstvenia na zasadnutiach orgánov mesta, - spracovanie zápisníc, uznesení a správy o plnení uznesení MsR a MsZ, ich evidenciu a rozoslanie poslancom a spracovateľom a uverejnenie na internetovej stránke mesta, - evidencia interpelácií a podnetov, sledovanie ich plnenia a ich zverejňovanie, - evidenciu o poslancoch MsZ, komisiách MsZ a o ich rokovaniach. 4. Personálna a mzdová politika - komplexnú agendu a plnenie úloh v oblasti personálnej práce a starostlivosti o zvyšovanie kvalifikácie zamestnancov, - komplexnú mzdovú agendu zamestnancov mesta a orgánov mesta. 5. Voľby a referendum - komplexnú agendu pre voľby, referendum a zhromaždenia obyvateľov mesta. 6. CO, PO a BOZP - komplexnú agendu a plnenie úloh v oblasti civilnej ochrany, obrany a bezpečnosti štátu, krízového riadenia, hospodárskej mobilizácie, ochrany pred požiarmi, ochrany pred povodňami a ochrany zdravia pri práci 7. Centrálny archív a dokumentačná činnosť - registratúra a centrálny archív písomností, audiovizuálnych a fotografických dokumentov, orgánov mesta, organizačných útvarov mesta a oddelení MsÚ, - centrálnu evidenciu odborných publikácií a časopisov, - centrálnu evidenciu nariadení mesta a interných právnych noriem, - oznamy na Úradnej tabuli MsÚ. 8. Súčinnosť a spolupráca 1
- s ostatnými oddeleniami MsÚ a organizáciami pri organizovaní verejných, spoločenských a kultúrnych akcií a podujatí mesta, - s ostatnými oddeleniami a organizáciami mesta pri príprave zasadnutí MsR a MsZ a spracovaní materiálov na rokovania orgánov mesta, - s príslušnými orgánmi štátnej správy a poisťovňami v danej oblasti.
2. Oddelenie právne (OP) Zodpovedá a zabezpečuje najmä: 1. Správa a hospodárenie s majetkom - úkony súvisiace s riadnym hospodárením s hnuteľným a nehnuteľným majetkom mesta a s majetkom vo vlastníctve štátu prenechaným mestu do užívania, - návrhy na zlepšenie a zefektívnenie hospodárenia s majetkom mesta, - prevody vlastníctva bytov, NBP a pozemkov, prevod správy majetku mesta, delimitačné protokoly, verejné súťaže a dražby majetku mesta, - majetkovoprávne vysporiadanie majetku mesta a vydanie majetku v zmysle reštitučných zákonov a jeho zápisy na LV, - správa bytov a bytov osobitného určenia, hnuteľného majetku a nehnuteľností, ktoré nie sú v správe iného útvaru alebo v správe mestských organizácií a obchodných spoločností, - evidencia súkromne hospodáriacich roľníkov a vydávanie osvedčení o SHR. 2. Právne agenda - evidencia o majetkovoprávnych sporoch a ostatných sporoch mesta, - vypracovanie zmlúv v oblasti hospodárenia a nakladania s majetkom mesta, ako i ostatných zmlúv a dohôd a ich zverejňovanie a centrálnu evidenciu, okrem pracovnoprávnych, - posudzovanie zmlúv, vydávaných nariadení mesta a interných právnych predpisov, - priestupkové konanie a príslušná evidencia, - podklady na externé právne zastupovanie mesta. 3. Verejné obstarávanie - komplexná agenda verejného obstarávania tovarov, prác a služieb a finančná kontrola, - zabezpečovanie verejných elektronických aukcií, - centrálne obstarávanie tovarov, prác a služieb (objednávky) na základe požiadaviek ostatných organizačných jednotiek MsÚ a evidencia príslušnej dokumentácie. 4. Rozvoj bývania - agenda preneseného výkonu št. správy v oblasti poskytovania úverov zo ŠFRB. 5. Súčinnosť a spolupráca: - s ostatnými oddeleniami MsÚ a organizáciami mesta pri príprave a implementácii projektov a rozvojových programov mesta - s príslušnými orgánmi štátnej správy, ministerstvami a štátnymi fondami pri zabezpečovaní zdrojov financovania projektov a investícií mesta.
3. Oddelenie ekonomiky (OE) Zodpovedá a zabezpečuje najmä: 1. Účtovníctvo a rozpočtovníctvo - komplexné vedenie účtovníctva, rozpočtov a zabezpečenie reitingu a auditu - styk s peňažnými ústavmi a zabezpečenie poistenie majetku - návrhy na prijatie a poskytnutie úverov, vydávanie obligácií
2
- evidencia stavu hospodárenia s finančnými prostriedkami a cennými papiermi mesta - centrálna evidencia a sledovanie pohľadávok a záväzkov mesta a ich mimosúdne vymáhanie - finančné zúčtovanie príspevkov zo štátneho rozpočtu, štátnych a mestských fondov, nadácií, zbierok a lotérií a poskytnutých príspevkov a dotácií PO a FO - vypracovanie rozpočtov mesta, ich zmien a sledovanie plnenia príjmovej a výdavkovej časti - vypracovanie záverečnej správy mesta a záverečného účtu mesta - evidencia a účtovanie o majetku - inventarizácia majetku mesta a záväzkov - oceňovanie majetku a zostavovanie odpisového plánu 2. Správa miestnych daní a poplatkov - komplexná správa miestnych daní a poplatkov - vyhodnotenie účinnosti a efektívnosti daní a poplatkov na rozpočet a obyvateľov mesta a predkladanie návrhov na ich zmeny a úpravu 3. Školský úrad - komplexná agenda preneseného výkonu štátnej správy na úseku škôl a školských zariadení, telesnej kultúry a zdravotníctva 4. Súčinnosť a spolupráca - s orgánmi príslušnej štátnej správy, záujmovými združeniami a inými organizáciami v oblasti školstva, športu a telesnej kultúry. - so správcom komunálnych bytov, nebytových priestorov a mestských lesov pri užívaní a hospodárení s majetkom mesta - s ostatnými organizáciami mesta, útvarmi mesta a oddeleniami MsÚ na vypracovaní návrhu rozpočtu mesta na príslušný kalendárny rok, ako i výhľady na ďalšie obdobie,
4. Klientské centrum (KC) Zodpovedá a zabezpečuje najmä: 1. Matrika a občianske obrady - komplexnú agendu a úlohy preneseného výkonu št. správy v oblasti vedenia matriky, - osvedčovanie listín a podpisov na listinách, - externú spoluprácu na vedenie kroniky mesta, jej archiváciu, - vedenie pamätnej knihy mesta, - občianske obrady, zápisy do pamätných kníh . 2. Evidencia a register obyvateľstva - komplexnú agendu preneseného výkonu št. správy registra a evidencie obyvateľov mesta. 3. Podateľňa a recepcia - podateľňu a výpravňu všetkých písomností, - informačné služby prostredníctvom recepcie a uzamykanie a kódovanie AB MsÚ, - prenájom a poskytovanie zasadacích priestorov iným organizáciám, 4. Pokladňa a poplatky - evidencia a vydávanie rozhodnutí na udelenie individuálnych licencií na výherné hracie automaty a herne, - vedenie pokladne a evidenciu pokladničných operácií, - vyberania miestnych daní a poplatkov. 5. Životné prostredie a služby - výdaj rybárskych lístkov a žiadostí o povolenia vstupu do VO Záhorie, - prenesený výkon štátnej správy v oblasti pohrebníctva, - agendu o hrobových miestach a službách v dome smútku, - veľkoobjemový zber odpadu. 3
6. Sociálna pomoc a služby - komplexná agenda v oblasti sociálnej pomoci a služieb, - evidenciu a vydávanie rozhodnutí o poskytnutí jednorazových dávok a príspevkov sociálne odkázaným obyvateľom mesta, dotácií združeniam a nadáciám v meste, - úlohy preneseného výkonu štátnej správy v oblasti sociálnej pomoci a služieb. 7. Súčinnosť a spolupráca - s orgánmi príslušnej štátnej správy, zdravotníckymi zariadeniami, záujmovými združeniami a inými organizáciami v oblasti sociálnej starostlivosti, - s ostatnými oddeleniami MsÚ, mestskými organizáciami a ďalšími organizáciami pri zabezpečovaní a organizovaní spoločensko kultúrnych akcií v meste.
5. Oddelenie marketingu (OM) Zodpovedá a zabezpečuje najmä: 1. Marketing a komunikácia - marketingové aktivity mesta, najmä propagácia a prezentácia mesta doma i v zahraničí, na výstavách a veľtrhoch a prostredníctvom masovokomunikačných prostriedkov, - výroba a predaj propagačných a prezentačných materiálov a predmetov, - redakčná činnosť a vydávanie dvojtýždenníka Malacký hlas, - tvorba a aktualizáciu web-stránky mesta, povinné zverejňovanie informácii samosprávy, - výroba vysielania video textu a teletextu pre káblovú televíziu – eM TV, - vysielanie v mestskom rozhlase, - komunikačný plán a tlačové správy primátora a vedúcich útvarov mesta a oddelení MsÚ, - rozvoj zahraničných vzťahov a turistického ruchu v Malackách a okolí a poskytovanie informácií a prospektov o spoločensko kultúrnych akciách v meste a okolí - činnosť centra destinačného manažmentu a turisticko informačnej kancelárie. 2. Informačné technológie a správa majetku - elektronizácia procesov a služieb poskytovaných mestom, - centrálne zabezpečenie a evidencia HW a SW, - bezpečnostná politika IS mesta, zaškolenie všetkých užívateľov PC, - správa počítačovej siete, PC a tlačiarní, telekomunikačných a hlasovacích zariadení, internetu, kopírovacích prístrojov a mobilných telefónov a kamerového systému úradu - správa kultúrnej pamiatky Pálfiho kaštieľ, vrátane jeho prevádzky, - údržba, opravy, záručný a pozáručný servis PC, tlačiarní a audiovizuálnych zariadení. 3. Súčinnosť a spolupráca - s orgánmi príslušnej štátnej správy, záujmovými združeniami a inými organizáciami a podnikateľmi v danej oblasti, - s ostatnými oddeleniami MsÚ, mestskými organizáciami a ďalšími organizáciami pri zabezpečovaní a organizovaní spoločensko kultúrnych akcií v meste, - s médiami v regióne ako aj s celoslovenskými médiami.
6. Oddelenie územného rozvoja a životného prostredia (OÚRŽP) Zodpovedá a zabezpečuje najmä: 1. Územný rozvoj a strategické plánovanie - vypracovanie územného plánu mesta a územno plánovacej dokumentácie útvarov a zón, vrátane koncepcie rozvoja jednotlivých oblastí života mesta,
4
sídelných
- podklady a materiály o investičných a rozvojových zámeroch mesta v časovom a finančnom prepojení s ostatnými oddeleniami MsÚ, - vydávanie územno plánovacích informácií a záväzných stanovísk k stavbám, - vypracovanie pasportov a plánu opráv a údržby MK, zelene, dopravného značenia, - vypracovanie programu hospodárskeho a sociálneho rozvoja mesta a jeho aktualizácia, - monitoring a vyhodnocovanie jednotlivých výziev na poskytnutie grantov a v súlade s prioritami mesta a PHSR mesta, predkladanie návrhov na ich využitie, - vypracovanie žiadostí a projektov na granty z tuzemských a európskych fondov, - manažovanie podaných a schválených projektov, vrátene výkazníctva, kontroly, organizačného zabezpečenia, evidencie a archivácie dokumentov z projektov, - koordinácia subjektov zúčastnených na projekte - projektového tímu, - priama komunikácia so štátnou správou, zahraničnými subjektmi a dodávateľmi. 2. Investičná činnosť a doprava - príprava a realizácia stavebnej činnosti a podkladov k investičnej výstavbe a odsúhlasovanie vykonaných prác dodávateľom a preberanie zhotovených diel, - obstarávanie projektovej dokumentácie vlastných investícií a rozvojových zámerov mesta, - vlastná investičná činnosť na úseku miestnych komunikácií a verejnej zelene v záujme zabezpečenia potrieb obyvateľov mesta a rozvoja mesta, - zabezpečuje investičnú činnosť na úseku miestnych komunikácií a prenesený výkon štátnej správy v oblasti pozemných komunikácií, cestnej dopravy, územnom plánovaní a stavebnom poriadku, - stavebný dozor na stavbách realizovaných mestom. 3. Stavebné konanie - územné, stavebné a kolaudačné konanie v meste a v obciach v rámci spol. obecného úradu, - štátny stavebný dohľad a konania o podaniach, o odstránení stavby, o priestupku, o pokute - evidenciu vydaných povolení podľa stavebného zákona na všetky stavby, - vydávanie povolení na reklamné a informačné zariadenia a prijímanie ohlásení k uskutočňovaniu drobných stavieb a stavebných úprav. 4. Životné prostredie a odpady - dohliada na utváranie a ochranu zdravých podmienok a zdravého spôsobu života a práce obyvateľov mesta a ochranu životného prostredia štátnej správy vo veciach vodného hospodárstva - zabezpečuje prenesený výkon a ochrany ovzdušia, chovu zvierat na území mesta, deratizácie a dezinsekcie a ochrany pred povodňami, vo veciach ochrany prírody a krajiny, správy zelene, detských ihrísk - vykonáva štátny dozor nad dodržiavaním ustanovení zákona o vodách a o ovzduší, zákona o ochrane prírody a krajiny a všeobecne záväzných právnych predpisov vydaných na ich vykonanie ako aj nad dodržiavaním rozhodnutí vydaných mestom v danom úseku - zabezpečuje úlohy a povinnosti mesta ako držiteľa odpadu a čistoty mesta, vrátane preneseného výkonu štátnej správy v oblasti odpadového hospodárstva - vedie evidenciu nakladania s odpadmi, separovaného zberu a užívateľov vývozu TKO. 5. Služby podnikateľom - evidencia a vydávanie rozhodnutí a oznámení o pridelení súpisného čísla na stavby, - evidencia domov, stavieb a prevádzok podnikateľov, - evidencia a vydávanie rozhodnutí na zabratie verejných priestranstiev a povolovanie verejných zhromaždení, - úlohy na úseku ochrany spotrebiteľa , vydávanie stanovísk k podnikateľskej činnosti PO a FO, k umiestneniu prevádzky, otváracím hodinám a kontrola správy trhovísk. 6. Správa majetku a ochrana kultúrnych pamiatok - verejná zelene, vrátane prevádzky Zámockého parku, - detské ihriská a verejné priestranstvá,
5
- MK a dopravné značenia, parkoviská, dažďové vpuste a rigoly, - zabezpečuje správu a ochranu kultúrnych pamiatok v meste a dbá o zachovanie kultúrneho dedičstva a prírodných hodnôt. 7. Súčinnosť a spolupráca - s orgánmi príslušnej štátnej správy, záujmovými združeniami a inými organizáciami a podnikateľmi v danej oblasti, - s ostatnými oddeleniami MsÚ, mestskými organizáciami a ďalšími organizáciami pri zabezpečovaní a organizovaní spoločensko kultúrnych akcií v meste.
7. Oddelenie služieb a údržby (OSÚ) Zodpovedá a zabezpečuje najmä: 1. Oprava a údržba: - verejná zeleň, vrátane Zámockého parku, - detské ihriská a verejné priestranstvá, vrátane skruží na vylepovanie plagátov a oznamov, - MK a dopravné značenia, parkoviská, dažďové vpuste a rigoly, - bytov osobitného určenia - HBV Jánošíkova, na základe požiadaviek správcu (OP), - kultúrnej pamiatky Pálfiho kaštieľ, - mestský majetok v správe iných oddelení MsÚ na základe písomnej požiadavky vedúcich oddelení alebo príkazu primátora alebo prednostu MsÚ, 2. Správa majetku: - verejné osvetlenie, vrátane sveteľných signalizácií a mestský rozhlas, - nebytové priestory AB MsÚ, MsP a svadob.siene, vrátane poplachových systémov, garáží a mestských WC, - mestské cintoríny a dom smútku, vrátanie vydávania nariadení a predpisov v danej oblasti - odpadové dvory a útulok pre psov, - upratovacie služby v meste a v NBP v správe oddelenia, - stroje, zariadenia a pracovné pomôcky pre výkon verejných služieb a technické zariadenia používané pri spoločensko kultúrnych a športových akciách organizovaných mestom ( ms. tribúny, stoly a lavice). 3. Zber, vývoz a likvidácia odpadu - zber, vývoz a likvidácia komunálneho, drobného stavebného a nebezpečného odpadu - separovaný zber odpadu - likvidácia divokých skládok a čistota verejných priestranstiev 4. Administratívno organizačná činnosť - vypracovanie plánu údržby a opráv spravovaných NBP a plánov revízií zariadení, - technicko organizačné zabezpečenie mestských športových a spoločensko kultúrnych podujatí, vrátane vstýčenia vlajok SR a EÚ v meste pri štátnych sviatkoch, - činnosť menších obecných služieb a koordinácia činnosti sociálneho podniku (SP), vrátane administratívneho a technicko organizačného zabezpečenia, - prideľovanie OPP zamestnancom, vrátane ich obstarania a evidencie, - požiadavky na obstaranie tovarov a externých odborných prác a služieb v pôsobnosti oddelenia, - podklady a návrhy na skvalitnenie služieb v oblastiach, ktoré zabezpečuje a návrhy na vydanie všeobecne záväzných nariadení alebo vnútorných noriem mesta. 5. Súčinnosť a spolupráca - s ostatnými oddeleniami MsÚ a správcovskými organizáciami pri spravovaní mestského majetku a organizovaní verejných spoločensko kultúrných akciách mesta, - s ostatnými oddeleniami MsÚ pri predchádzaní a odstraňovaní následkov mimoriadnych 6
udalostí v meste, - s obchodnými spoločnosťami poskytujúcimi služby pre mesto na zmluvnom základe a pri tvorbe a uzatváraní zmlúv na poskytovanie strojov a zariadení pre zabezpečenie verejných prác a služieb, - pri spracovaní ÚPD, pasportov a projektov týkajúcich sa oblastí, ktoré zabezpečuje. Poverení zamestnanci jednotlivých oddelení zároveň vykonávajú predbežnú a priebežnú finančnú kontrolu hospodárskych operácií, spracúvajú podľa svojej pôsobnosti návrhy nariadení mesta a vnútorných noriem, sprístupňujú informácie, vybavujú sťažnosti a vedú pomocnú registratúru písomností. Rozpis procesov a popis úloh a činností jednotlivých oddelení obsahujú pracovné náplne zamestnancov vypracované priamymi nadriadenými, ktoré sú súčasťou pracovných zmlúv.
8. Útvar hlavného kontrolóra (ÚHK) Zodpovedá a zabezpečuje najmä: - kontrolnú činnosť hospodárenia a nakladania s majetkom mesta podľa schváleného plánu kontrol, - následnú finančnú kontrolu, kontrolu plnenia uznesení MsZ a kontrolu vybavovania sťažností a petícií.
Účinnosť: 01.02.2012
7
