POLITIEKE ORGANISATIE

2 POLITIEKE ORGANISATIE

1. De OCMW-raad 6. Hoeveel leden telt de OCMW-raad? Het aantal leden van de OCMW-raad is al decennia hetzelfde en hangt af van het aantal inwoners. Enkel in de OCMW’s van de gemeenten waar het aantal leden van de gemeenteraad minder bedraagt dan het aantal leden van de OCMW-raad, werd het aantal OCMW-raadsleden teruggebracht tot het aantal gemeenteraadsleden. Dat is in de praktijk enkel bij OCMW’s van gemeenten met minder dan 1000 inwoners. Daar zijn er 7 gemeente- en OCMW-raadsleden. Het aantal raadsleden van een OCMW is gebaseerd op het bevolkingscijfer van de gemeente. Zo zijn er: • negen leden in gemeenten tot 15 000 inwoners; • elf leden in gemeenten met 15 001 tot 50 000 inwoners; • dertien leden in gemeenten met 50 001 tot 150 000 inwoners; • vijftien leden in gemeenten met meer dan 150 000 inwoners. Uiterlijk op 1 juni van het jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, stelt de Vlaamse Regering een lijst op van het aantal te verkiezen raadsleden en dit op basis van de bevolkingsaantallen van de gemeenten. Het inwonersaantal dat gebruikt wordt, is het aantal personen dat ingeschreven is in het rijksregister van de natuurlijke personen met een hoofdverblijfplaats in de gemeente op 1 januari van het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen. (art. 5) (Decreet van 8 juli 2011 houdende de organisatie van de lokale en provinciale verkiezingen en houdende wijziging van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, het Provinciedecreet van 9 december 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

POLITIEKE ORGANISATIE

37

7. Wat zijn de verkiesbaarheidsvoorwaarden en wanneer moet men aan deze voorwaarden voldoen? Verkiesbaarheidsvoorwaarden zijn voorwaarden waaraan de kandidaten moeten voldoen op de dag van de algehele verkiezing van de OCMWraad en tijdens de uitoefening van het mandaat als raadslid. Deze voorwaarden zijn: 1. EU-onderdaan zijn; 2. de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt; 3. ingeschreven zijn in de bevolkingsregisters van de gemeente die door het OCMW wordt bediend; 4. zich niet bevinden in een van de gevallen van onverkiesbaarheid, vermeld in art. 58 van het Kiesdecreet. Met de dag van de algehele verkiezing wordt de dag van de installatievergadering van de gemeenteraad bedoeld. Het gaat immers over de verkiezing van de OCMW-raad in zijn geheel. Wie op dat moment niet aan deze voorwaarden voldoet, zal de eed niet mogen afleggen. Wie niet meer voldoet tijdens zijn mandaat, zal dit mandaat verliezen. Op 21 december 2012 verscheen de wet van 20 december 2012 tot wijziging van artikel 7 OCMW-wet in het Staatsblad. Deze wet bepaalt dat niet-Belgen, onderdaan van een EU-staat, lid mogen worden van de OCMW-raad. Opgelet, want er bestaat discussie over de toepassing van deze wet. De wet past immers een artikel aan uit de OCMW-wet dat reeds opgeheven werd door het OCMW-decreet. Toch wordt ervan uitgegaan dat ook niet-Belgen nu OCMW-raadslid kunnen worden. Het is immers een federale bevoegdheid om deze nationaliteitsvereiste te regelen. Door het wijzigingsdecreet van 25 april 2014 heeft de decreetgever deze federale aanpassing bevestigd. Het is nu duidelijk dat zowel de wetals de decreetgever wensen dat EU-onderdanen lid kunnen worden van de OCMW-raad. (art. 7)

38


(art. 7 OCMW-wet) (Decreet van 8 juli 2011 houdende de organisatie van de lokale en provinciale verkiezingen en houdende wijziging van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, het Provinciedecreet van 9 december 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) (Decreet van 25 april 2014 houdende wijziging van diverse bepalingen in het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 8. Hoe wordt de OCMW-raad gekozen? Installatievergadering gemeenteraad Om de zes jaar wordt de OCMW-raad volledig vernieuwd. De leden van de OCMW-raad worden verkozen door de gemeenteraadsleden. Deze verkiezing gebeurt tijdens de installatievergadering van de gemeenteraad in openbare zitting. (art. 6, § 1 en art. 11, § 1) Voordracht De kandidaat-werkende leden en de kandidaat-opvolgers worden door middel van een voordrachtsakte schriftelijk voorgedragen door de verkozen gemeenteraadsleden. De voordrachtsakte is pas ontvankelijk als ze betrekking heeft op kandidaat-werkende leden van verschillend geslacht en als voor elk kandidaat-werkend lid een of meer kandidaat-opvolgers vermeld worden. Om ontvankelijk te zijn, moet de akte ook ondertekend zijn door ten minste de meerderheid van de verkozen gemeenteraadsleden die opgekomen zijn op eenzelfde lijst. Indien een lijst maar twee verkozen gemeenteraadsleden telt, volstaat de handtekening van een van hen om een geldige


39

akte in te dienen. De kandidaat-leden en -opvolgers stemmen in door een ondertekende verklaring op de voordrachtsakte. Personen die kandidaat geweest zijn voor de gemeenteraadsverkiezingen kunnen enkel kandidaat zijn op een voordrachtsakte ondertekend door een meerderheid van gemeenteraadsleden van de lijst waarop ze opgekomen zijn. Hiermee probeert de decreetgever te vermijden dat personen na de verkiezingen veranderen van partij. Het is uitdrukkelijk verboden om meer dan één voordrachtsakte te ondertekenen. Wie toch meer dan één akte ondertekend heeft, kan voor de duur van de zittingsperiode van de gemeenteraad niet worden benoemd of verkozen als burgemeester, schepen, voorzitter van de gemeenteraad, voorzitter van een gemeenteraadscommissie of lid van de OCMW-raad. Deze persoon kan de gemeente en het OCMW niet vertegenwoordigen of namens de gemeente of het OCMW een mandaat bekleden. Als de betrokkene al een dergelijk mandaat bekleedt, vervalt het mandaat van rechtswege. Bovendien zijn de handtekeningen ongeldig van iemand die meerdere voordrachtsakten heeft ondertekend. De voordrachtsakte kan ook een einddatum bevatten van het mandaat van OCMW-raadslid en de naam van de persoon die het raadslid zal opvolgen. Eindigt het mandaat voor de vermelde datum, dan zal de opvolger vervroegd het mandaat opnemen. Ook als op de voordrachtsakte geen einddatum staat, zal de opvolger het mandaat opnemen wanneer er een einde komt aan het mandaat van het raadslid. De voordrachtsakten worden uiterlijk acht dagen voor de installatievergadering van de gemeenteraad in tweevoud aan de gemeentesecretaris overhandigd. Later ingediende akten zijn onontvankelijk. De gemeenteraad kijkt na of de voordrachtsakten ontvankelijk zijn. (art. 10, §§ 1-2)

40


Verkiezing De leden van de OCMW-raad worden verkozen bij geheime stemming en in één enkele stemronde. Elk gemeenteraadslid heeft afhankelijk van het aantal te verkiezen OCMW-raadsleden een aantal stemmen. Het aantal stemmen varieert van minimaal één stem bij minder dan vier aan te duiden OCMW-raadsleden tot maximaal acht stemmen indien er twaalf leden of meer te verkiezen zijn. De gemeenteraadsleden ontvangen evenveel stembiljetten als stemmen die ze hebben, en kunnen op elk stembiljet een stem uitbrengen voor een kandidaat-werkend lid. Na de verkiezing kondigt de voorzitter van de gemeenteraad meteen de verkiezingsuitslag af. (art. 10, § 3 en art. 11) Staking van stemmen De kandidaten met het meeste aantal stemmen zijn verkozen. Bij staking van stemmen wordt voorrang verleend in de volgende volgorde: 1. aan de kandidaat die, op de dag van de verkiezing, een mandaat in een OCMW bekleedt. Zijn er meerdere kandidaten in dat geval, dan wordt voorrang verleend aan de kandidaat die zijn mandaat onafgebroken het langst heeft uitgeoefend; 2. aan de kandidaat die vroeger een mandaat in een OCMW heeft uitgeoefend. Zijn er meerdere kandidaten in dat geval, dan wordt voorrang verleend aan de kandidaat die zijn mandaat onafgebroken het langst heeft uitgeoefend en, bij gelijke duur, aan de kandidaat die het laatst is afgetreden; 3. aan de jongste kandidaat in jaren. Na de verkiezing van de leden en de opvolgers wordt het dossier van deze verkiezing overgemaakt aan de Raad voor Verkiezingsbetwistingen. De


41

Raad voor Verkiezingsbetwistingen kan optreden tegen deze verkiezingen wanneer een bezwaar werd ingediend.1 (zie vraag 61) (art. 12 en art. 15, § 1 en § 7) Bezwaar Gemeenteraadsleden en personen die voorkomen op een voordrachtsakte, kunnen binnen vijf dagen na de afkondiging van de uitslag bezwaar indienen tegen de verkiezing van de OCMW-raad. Het bezwaar werkt niet opschortend. Voor het indienen van dit bezwaar moet een strikte procedure gevolgd worden. Het antidateren van stukken of het indienen van een ongegrond bezwaar met de bedoeling om iemand te schaden, wordt bestraft. De Raad voor Verkiezingsbetwistingen kan na het ontvangen van een bezwaar, binnen de veertig dagen de uitslag van de verkiezing herstellen. Beroep tegen deze beslissing is mogelijk bij de Raad van State en schorst de beslissing van de Raad voor Verkiezingsbetwistingen. Wordt de vernietiging van de verkiezing definitief, dan wordt binnen twintig dagen, overgegaan tot een nieuwe verkiezing op basis van de ontvankelijk ingediende voordrachtsakten. Nieuw ingediende voordrachtsakten zijn onontvankelijk en kunnen enkel als er onvoldoende geldige voordrachten zijn. (art. 15)

1

42

Door het decreet van 29 maart 2013 kan de Raad voor Verkiezingsbetwistingen enkel nog optreden nadat een bezwaar werd ingediend. Dit decreet trad in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 oktober 2012.


Bij de volgende algehele verkiezing van de OCMW-raad (na de verkiezingen van 14 oktober 2018) zullen deze regels volledig veranderen. Door het wijzigingsdecreet van 25 april 2014 zal de geheime stemming (die hierboven besproken werd), verdwijnen. De OCMW-raad zal dus verkozen worden zonder dat gemeenteraadsleden hierover moeten stemmen. De belangrijkste principes van de nieuwe regeling zijn: In het nieuwe systeem worden de zetels van de OCMW-raad verdeeld over de lijsten die deelgenomen hebben aan de gemeenteraadsverkiezingen. Dit gebeurt nadat vaststaat welke lijsten de meerderheid vormen in de gemeenteraad. De zetels van het OCMW worden verdeeld onder de lijsten op basis van een formule die rekening houdt met het aantal zetels dat door de lijsten behaald werd in de gemeenteraad. De lijsten kunnen zich verbinden om samen meer zetels voor de OCMW-raad te bemachtigen. Al blijkt zo een lijstverbinding niet altijd voordelig. Er worden in het wijzigingsdecreet correctiemechanismen voorzien. Dit als de toepassing van de formule om de zetels te verdelen toch een andere meerderheid zou opleveren in de OCMW-raad dan in de gemeenteraad. Opvallend is dat deze correctiemechanismen niet sluitend zijn. Ook na deze correctie van de zetelverdeling blijft er soms een andere meerderheid in het OCMW dan in de gemeente. Nadat duidelijk is hoeveel zetels elke lijst (of verbonden lijst) heeft, kunnen OCMW-raadsleden voorgedragen worden. Voldoet de voordrachtsakte aan de voorwaarden, dan zijn de kandidaten en opvolgers verkozen (zonder dat gestemd moet worden). Ook nieuw is dat de voorwaarden om een ontvankelijke voordrachtsakte te hebben, gewijzigd worden. Deze voorwaarden worden letterlijk opgesomd in (het na de volgende gemeenteraadsverkiezingen aangepaste) artikel 10 van het OCMW-decreet. De belangrijkste nieuwe voorwaarden vanaf 15 oktober 2018: • Het al dan niet gebruik maken van een of meer opvolgers wordt een keuze en geen verplichting meer. • De akte zal overhandigd moeten worden aan de gemeentesecretaris op de vijfde dag voor de installatievergadering tussen 14u en 16u. • De gemeentesecretaris zal mee de ontvankelijkheid van de akten beoordelen, waarna onder strikte voorwaarden ook verbeterde voordrachtsakten mogelijk zijn.


43

Daarnaast zal het ook van belang zijn dat de lijsten, die zich verbonden hebben voor de verdeling van de zetels in de OCMW-raad, ook samen een voordrachtsakte indienen. En omgekeerd, dat de lijsten die zich niet verbonden hebben bij de zetelverdeling, geen gezamenlijke voordrachtsakten indienen. Nieuw na de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2018 is ook dat de Raad voor Verkiezingsbetwistingen na een ingediend bezwaar nog maar dertig dagen zal hebben om een uitspraak te doen over geldigheid van de verkiezing van de OCMW-raadsleden. Tot dan bestaat er onduidelijkheid over deze termijn. (art. 2, art. 5 tot art. 10 en art. 19 van het decreet van 25 april 2014 houdende wijziging van diverse bepalingen in het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

9. Mogen gemeenteraadsleden en personeelsleden van de gemeente deel uitmaken van de OCMW-raad? Gemeenteraadsleden Ja, door het wijzigingsdecreet van 29 juni 2012 is de bepaling opgeheven waarbij maximaal een derde van de OCMW-raadsleden ook gemeenteraadsleden konden zijn. De voltallige OCMW-raad kan dus bestaan uit gemeenteraadsleden. Dat hoeft natuurlijk niet. De gemeenteraadsleden kiezen zelf wie ze voordragen en verkiezen als lid van de OCMW-raad. (art. 8 en art. 12) Personeelsleden van de gemeente Nee, het is voor personeelsleden van de gemeente niet meer mogelijk om in de OCMW-raad te zetelen van het OCMW dat door die gemeente bediend wordt. Dit met uitzondering van het gemeentelijk onderwijzend

44


personeel2, de leden van de vrijwillige ambulancediensten en de vrijwillige brandweerlieden. Zij zullen wel nog kunnen zetelen in de OCMWraad. Leden van het onderwijzend personeel zullen niet verkozen kunnen worden tot OCMW-voorzitter of -ondervoorzitter (zie vraag 38). (art. 8 en art. 12) 10. Mogen familieleden samen in de OCMW-raad zetelen? Bloedverwanten tot en met de tweede graad en aanverwanten tot de eerste graad of echtgenoten kunnen niet samen in de OCMW-raad zetelen. Worden ze tijdens dezelfde verkiezing verkozen tot werkend raadslid, dan geldt de gebruikelijke voorrangsregel zoals beschreven in vraag 8. Werd een van hen tot werkend raadslid verkozen en de andere tot opvolger, dan geldt het verbod tot zitting nemen in de raad enkel voor de opvolger. Het zittend raadslid heeft dan voorrang op het moment dat de opvolger in de OCMW-raad zou komen. Zijn verschillende opvolgers bloed- of aanverwant, dan heeft de eerste persoon die in de raad komt als werkend lid, altijd voorrang. Als opvolgers uit dezelfde familie op hetzelfde moment raadslid zouden worden, dan wordt de voorrang bepaald door de verkiezingsrang van de raadsleden die ze opvolgen (en niet hun persoonlijke rang). Personen die een verklaring van wettelijke samenwoning hebben afgelegd, worden gelijkgesteld met gehuwden. Aanverwantschap die tot stand komt tijdens de legislatuur, brengt in principe geen verval van een mandaat mee. Dit is echter wel zo als de aanverwantschap het gevolg is van een huwelijk of het afleggen van een verklaring van wettelijke samenwoning. 2

Het Agentschap voor Binnenlands Bestuur interpreteert ‘gemeentelijk onderwijzend personeel’ als personeelsleden van het gemeentelijk onderwijs met een lesopdracht. Dat betekent dat leerkrachten van het gemeentelijk onderwijs in de OCMW-raad kunnen zetelen, maar dat de andere personeelsleden van deze scholen, zoals het technisch en administratief personeel, dat niet kunnen.


45

De onverenigbaarheid eindigt door overlijden van de persoon die de onverenigbaarheid tot stand brengt, door echtscheiding of het beëindigen van het wettelijk samenlevingscontract. (art. 20) Na de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2018 zal het aantal stemmen dat OCMW-raadsleden kregen bij hun verkiezing niet meer gebruikt kunnen worden om te bepalen wie OCMW-raadslid mag worden als opvolgers van dezelfde familie gelijktijdig OCMW-raadslid zouden worden. Er wordt opnieuw een rangorde ingevoerd. De rangorde zal vanaf de volgende gemeenteraadsverkiezingen bepaald worden zoals dat op dit moment het geval is bij twee of meer personen die evenveel stemmen gekregen hebben. Zie vraag 8. (art. 13 van het decreet van 25 april 2014 houdende wijziging van diverse bepalingen in het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

11. Welke andere onverenigbaarheden zijn er? Het OCMW-decreet probeert de onverenigbaarheden zo veel mogelijk te beperken. De volgende personen kunnen geen lid zijn van de OCMWraad: 1° de provinciegouverneurs, de gouverneur en de vicegouverneur van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad en de adjunct van de provinciegouverneur van de provincie Vlaams-Brabant, de provinciegriffiers, de arrondissementscommissarissen en de adjunctarrondissementscommissarissen voor zover het ambtsgebied van het OCMW in kwestie deel uitmaakt van hun ambtsgebied; 2° de magistraten, de plaatsvervangende magistraten en de griffiers bij de hoven en de rechtbanken, de administratieve rechtscolleges en het Grondwettelijk Hof; 3° met behoud van de toepassing van art. 24, 3°, de burgemeesters en de schepenen, met uitzondering van de voorzitter van de OCMW-

46


raad, en de leden van de colleges van federaties van gemeenten en agglomeraties. Deze bepaling heeft echter geen uitwerking tussen de installatievergadering van de gemeenteraad en die van de OCMWraad. Tenzij deze periode langer zou duren dan de drie werkdagen die normaal voorzien zijn, bijvoorbeeld door nieuwe verkiezingen; 4° de gemeentesecretaris van de gemeente die door het OCMW wordt bediend; 5° de door het OCMW bezoldigde personeelsleden en alle overige personen die er werken, vermeld in art. 109 § 2; 6° sommige bloed- of aanverwanten (zie vraag 10). In tegenstelling tot wat voor de gemeenten geldt, is in de OCMW-raad geen sprake van een onverenigbaarheid voor districtsraadsleden. Een verkozen OCMW-raadslid, dat op het ogenblik van de eedaflegging in een situatie van onverenigbaarheid verkeert, kan de eed niet afleggen en wordt geacht afstand te doen van het mandaat. (art. 20-21) Het wijzigingsdecreet van 25 april 2014 maakt dat de onverenigbaarheid die bestaat voor de burgemeester en de schepenen om OCMWraadslid te zijn, niet meer bestaat tussen de installatievergadering van de gemeenteraad en de installatievergadering van de OCMW-raad. De beperking dat dit maximaal drie dagen kon, wordt dus geschrapt vanaf oktober 2018. (art. 9 en art. 13 van het decreet van 25 april 2014 houdende wijziging van diverse bepalingen in het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

12. Waar en wanneer vindt de installatievergadering plaats? De installatievergadering van de OCMW-raad vindt plaats op de zetel van het OCMW, om 20u, op de derde werkdag na de installatievergade-


47

ring van de gemeenteraad. Het Gemeentedecreet bepaalt dat de installatievergadering van de gemeenteraad normaal gezien moet plaatsvinden op de eerste werkdag van januari om 20 uur. Indien echter na bezwaar bij de Raad van State overgegaan wordt tot een nieuwe verkiezing, dan zal de installatievergadering plaatsvinden de derde dag na deze nieuwe verkiezing. Ook wanneer de gemeenteraad er niet in geslaagd is een meerderheid van OCMW-raadsleden te verkiezen, zal de installatie plaatsvinden drie dagen na de aanvullende verkiezing. Als werkdag wordt beschouwd elke dag van de week, behalve zaterdag, zondag en elke wettelijke of decretale feestdag. De gemeentesecretaris brengt ten minste acht dagen voor de installatievergadering van de OCMW-raad de voorgedragen kandidaat-leden en -opvolgers op de hoogte van de datum, het uur en de plaats van de installatievergadering. De memorie vraagt de gemeentesecretaris om de kandidaat-raadsleden en -opvolgers te informeren over de punten die volgens het OCMW-decreet behandeld moeten worden op de installatievergadering. Deze punten kunnen volgens de memorie het best publiek gemaakt worden zoals dit gebeurt voor de agenda (zie vraag 25). Andere punten dan die voorgeschreven in het OCMW-decreet, kunnen niet behandeld worden op de installatievergadering. Uiterlijk op de installatievergadering worden de voorgedragen kandidaat-leden die verkozen zijn en waarvan de geloofsbrieven zijn goedgekeurd, hiervan op de hoogte gebracht door de OCMW-secretaris. Dat kan dus ook voor de installatievergadering gebeuren. (art. 16, §§ 1-3) (art. 7, § 1 Gemeentedecreet)

48


Vanaf de legislatuur 2019-2024 zal de installatievergadering van de OCMW-raad niet altijd meer plaatsvinden op de derde werkdag na de installatievergadering van de gemeenteraad, maar wel de derde dag na verkiezing van de OCMW-raadsleden. In de praktijk zal dit enkel een verschil uitmaken wanneer er in de gemeente geen gezamenlijke (en ontvankelijke) akte van voordracht is voor de schepenen, en er moet overgegaan worden tot een afzonderlijke verkiezing van de schepenen. (art. 12 van het decreet van 25 april 2014 houdende wijziging van diverse bepalingen in het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

13. Hoe verloopt de installatievergadering? Voorzitter van de installatievergadering In afwachting van de verkiezing van een voorzitter van de OCMW-raad, zit de voorzitter van de gemeenteraad de installatievergadering voor. Indien de voorzitter van de gemeenteraad nalaat de eed af te leggen, wordt hij vervangen door een lid van het college van burgemeester en schepenen. De burgemeester wordt geacht hiervoor een hogere rang in te nemen dan de schepenen, die vervolgens in aanmerking komen volgens hun rang. De OCMW-secretaris noteert deze vervanging in de notulen. Vanaf het ogenblik dat een raadslid tot voorzitter van de OCMW-raad verkozen wordt, zit deze persoon de installatievergadering verder voor. (art. 16, § 3 en art. 17) Eedaflegging Voor de installatievergadering onderzoekt de gemeenteraad de geloofsbrieven van de verkozen OCMW-raadsleden en hun opvolgers. De gemeenteraad zal zich dus moeten uitspreken over de eventuele bezwaren i.v.m. de verkiesbaarheidsvoorwaarden en mogelijke onverenigbaarheden. Belangrijk is dat men aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden moet voldoen op het moment dat de OCMW-raad gekozen wordt, en aan de


49

verenigbaarheidsvoorwaarden op het moment dat men de eed aflegt als OCMW-raadslid. Het is de voorzitter van de gemeenteraad die de eed afneemt van de verkozen leden van de OCMW-raad. Indien de voorzitter van de gemeenteraad dit nalaat, wordt hij vervangen zoals hierboven beschreven. De raadsleden van wie de geloofsbrieven werden goedgekeurd, leggen, voor ze hun mandaat aanvaarden, in openbare vergadering de eed af in handen van de voorzitter van de installatievergadering. Die eed luidt: “Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen.” De verkozenen die aanwezig zijn op de installatievergadering en die de eed niet afleggen, doen daarmee afstand van hun mandaat. De verkozen raadsleden die niet aanwezig zijn op de installatievergadering en die, hoewel ze uitdrukkelijk werden opgeroepen, zonder geldige reden afwezig zijn op de volgende vergadering, worden geacht afstand te hebben gedaan van hun mandaat. Een verkozen OCMW-raadslid dat voor zijn installatie als raadslid afstand wil doen van zijn mandaat, brengt de voorzitter van de gemeenteraad daarvan schriftelijk op de hoogte. De afstand wordt definitief zodra de voorzitter van de gemeenteraad hiervan kennis heeft genomen. (art. 16, §§ 3-6 en art. 17-18) Verkiezing voorzitter (en eventueel ondervoorzitter(s)) De OCMW-raad kiest onder zijn leden op de installatievergadering een voorzitter van de OCMW-raad. Leden van het gemeentelijk onderwijzend personeel van de gemeente waar het OCMW gelegen is, kunnen geen voorzitter worden (zie vraag 38). De voorzitter van de OCMW-raad is verplicht op de installatievergadering één of meer vervanger(s) aan te wijzen. Indien er meer vervangers aangewezen worden, moet er een rangorde opgemaakt worden (zie vraag 43).

50


Indien de OCMW-raad gemachtigd werd via een verklaring op een ontvankelijke akte van voordracht van schepenen, of door een beslissing van de gemeenteraad, genomen op zijn installatievergadering, dan kan de raad een of twee ondervoorzitters aanduiden. Dit kan enkel als de gemeenteraad kiest voor een of twee schepenen minder. Indien er twee ondervoorzitters zijn, bepaalt de OCMW-raad de volgorde. (art. 16, § 3, art. 53, § 1, art. 54 en art. 56) (art. 44, § 1 en art. 45 Gemeentedecreet) Oprichting vast bureau en bijzonder(e) comité(s) De OCMW-raad kan op de installatievergadering of later beslissen om een vast bureau en/of één of meer bijzonder comités op te richten voor bepaalde of onbepaalde duur. In voorkomend geval worden de leden van het vast bureau en de leden van het bijzonder comité verkozen op de installatievergadering. Vooraleer de leden van een bijzonder comité aangeduid kunnen worden, zal de raad eerst moeten beslissen hoeveel leden het comité zal tellen. Voor een vast bureau ligt het aantal leden vast. Ook de bevoegdheden van het vast bureau en de bijzondere comités kunnen worden bepaald op de installatievergadering (zie voor het vast bureau: vragen 52, 53 en 55 en voor de bijzondere comités: vragen 57, 58 en 60). (art. 60, § 1) Geen andere agendapunten De memorie stelt dat op de installatievergadering geen andere punten besproken mogen worden, dan deze die door het decreet bepaald zijn. 14. Wat als er na de algehele verkiezing geen vertegenwoordiging is van de beide geslachten? Zijn beide geslachten niet vertegenwoordigd in de raad onmiddellijk na de algehele verkiezing, dan is de raad niet rechtsgeldig samengesteld. In dat geval moet iemand vervangen worden door een persoon van het an-


51

dere geslacht. Hiervoor wordt gekeken naar de voordrachtsakte met het grootste aantal verkozen OCMW-raadsleden. De laatst verkozen persoon van deze voordrachtsakte zal van rechtswege vervangen worden. Is er staking van stemmen om te bekijken wie als laatste persoon verkozen werd, dan geldt de voorrangsregeling zoals besproken in vraag 8. De vervanger van dit raadslid is de persoon van het andere geslacht die voorkomt op dezelfde voordrachtsakte en die de meeste stemmen heeft gekregen. Is er hier staking van stemmen of heeft geen enkele persoon van het andere geslacht stemmen, dan is de persoon verkozen van het andere geslacht die het eerst voorkomt op de voordrachtsakte. Wanneer er verschillende voordrachtsakten zijn met een gelijk aantal meeste verkozenen, dan gelden dezelfde regels, maar wordt de laatst verkozen persoon die voorkomt op al die verschillende voordrachtsakten (met het meeste aantal OCMW-raadsleden) van rechtswege vervangen door een persoon van het andere geslacht van dezelfde voordrachtsakte als het te vervangen raadslid. Mocht die persoon van het andere geslacht dan bloed- of aanverwant zijn (zie vraag 10), dan wordt het oorspronkelijk verkozen raadslid van rechtswege vervangen door de eerstvolgende persoon van het andere geslacht die op dezelfde voordrachtsakte voorkomt. Indien op basis van de voorgaande regels geen vervanger van het andere geslacht kan worden aangeduid, wordt een vervanger gezocht op basis van de procedure voor vervanging van een raadslid tijdens de legislatuur (zie vraag 17). (art. 9 en art. 13-14) Ook het wijzigingsdecreet van 25 april 2014 behoudt het principe dat de OCMW-raad moet bestaan uit personen van beide geslachten. Zo moet elke voordrachtakte met twee of meer kandidaat-OCMW-raadsleden minstens één kandidaat werkend-lid van beide geslachten bevatten.

52


(art. 6 van het decreet van 25 april 2014 houdende wijziging van diverse bepalingen in het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

15. Wanneer is een raadslid verhinderd? Het OCMW-decreet spreekt over verhindering van raadsleden als het gaat over personen die om een welbepaalde reden hun mandaat niet kunnen uitoefenen zonder dat ze definitief de hoedanigheid van raadslid verliezen. De raadsleden kunnen zich in die bepaalde situaties laten vervangen en nadien, als de situatie niet meer bestaat, terugkeren naar de OCMW-raad. Deze situaties zijn: • een afwezigheid van minstens twaalf weken wegens medische redenen, studieredenen of een verblijf in het buitenland (vervanging op vraag en aangetoond door een attest of medisch getuigschrift); • ouderschapsverlof voor de geboorte of adoptie van een kind (vervanging op vraag); • een afwezigheid van minstens twaalf weken voor palliatief verlof of verlof voor bijstand van een zwaar ziek familielid tot en met de tweede graad of van een zwaar ziek gezinslid (vervanging op vraag met een verklaring op erewoord); • het raadslid dat tot burgemeester of schepen wordt benoemd ter vervanging van een verhinderde of geschorste burgemeester of schepen. In geval van een gewone tijdelijke plaatsvervanging van de burgemeester, kan de burgemeester zelf iemand aanduiden om hem te vervangen en is er geen sprake van verhindering. In de eerste drie gevallen vraagt het raadslid zelf om te worden vervangen. Is een zieke mandataris niet zelf in staat om zijn vervanging te vragen, dan wordt hij van rechtswege als verhinderd beschouwd vanaf de derde opeenvolgende vergadering van de OCMW-raad waarop hij niet aanwezig was en dit zolang zijn afwezigheid duurt.


53

Het OCMW-raadslid dat tot burgemeester wordt benoemd indien de kandidaat-burgemeester het burgemeestersmandaat niet aanvaardt of indien de burgemeester van zijn mandaat vervallen wordt verklaard, als verhinderd wordt beschouwd, afgezet of geschorst wordt, ontslag genomen heeft of overleden is, wordt eveneens als verhinderd beschouwd. In geval van een gewone tijdelijke plaatsvervanging van de burgemeester, kan de burgemeester om het even welke schepen aanduiden en dus ook de OCMW-voorzitter. In dat geval is er geen sprake van verhindering. (art. 24) (art. 50, § 1 en art. 63 Gemeentedecreet) 16. Hoe komt er een einde aan het mandaat van raadslid? Einde van de zittingsperiode Behalve wanneer op de voordrachtsakte van het raadslid een einddatum staat, oefenen OCMW-raadsleden normaal gezien hun mandaat uit gedurende de hele legislatuur. De uittredende raadsleden blijven na de volledige vernieuwing van de OCMW-raad in functie tot de installatie van de meerderheid van de nieuwe raadsleden heeft plaatsgevonden. (art. 6, § 2) ANDERE MEERDERHEID IN ONBESTUURBARE GEMEENTE Na de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2018 zal de hele OCMW-raad opnieuw verkozen moeten worden als na de installatie van een nieuw schepencollege blijkt dat er een andere meerderheid is in de gemeenteraad dan in de OCMW-raad. Dit kan enkel als de gemeente structureel onbestuurbaar is zoals in art. 47bis van het gemeentedecreet (zie vraag 40). (art. 10 van het decreet van 25 april 2014 houdende wijziging van diverse bepalingen in het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

54


Einde op voordrachtsakte De voordrachtsakte kan een einddatum van het mandaat als raadslid vermelden evenals de naam van een of meer personen die het raadslid zullen opvolgen. In dat geval is het raadslid van rechtswege ontslagnemend op het moment van de vermelde einddatum. Het lid wordt dan opgevolgd door de eerstgenoemde opvolger. Een einddatum op de voordrachtsakte is niet verplicht (zie vraag 8). (art. 10, § 1) Ontslag Indien een OCMW-raadslid zijn ontslag wil geven, moet hij dit schriftelijk meedelen aan de voorzitter van de gemeenteraad. Het ontslag is definitief en kan niet meer worden ingetrokken na de ontvangst van die kennisgeving door de voorzitter van de gemeenteraad. Het raadslid zal zijn mandaat blijven uitoefenen tot zijn opvolger is geïnstalleerd (de eed heeft afgelegd), behoudens als het ontslag het gevolg is van een onverenigbaarheid. (art. 25) Andere Het mandaat van een raadslid dat niet meer voldoet aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden (zie vraag 7) of zich in een toestand van onverenigbaarheid bevindt (zie vraag 11), wordt door de OCMW-raad voor vervallen verklaard, als het raadslid zelf geen ontslag neemt. Het betrokken raadslid wordt eerst gehoord. De voorzitter brengt de Raad voor Verkiezingsbetwistingen en het betrokken raadslid op de hoogte van feiten die het verval met zich kunnen brengen. Als de raad binnen twee maanden nadat de raad in kennis gesteld werd van deze feiten niet optreedt, zal de Raad voor Verkiezingsbetwistingen optreden. De vervallenverklaring heeft pas gevolgen voor het raadslid vanaf het moment dat het raadslid in kennis gesteld wordt van het verval.


55

Een raadslid is van rechtswege ontslagnemend als hij personeelslid wordt van de gemeente die door het OCMW wordt bediend. Dit geldt niet wanneer men lid wordt van het gemeentelijk onderwijzend personeel, van de vrijwillige ambulancediensten of van de vrijwillige brandweer (zie vraag 9). (art. 7-8 en art. 19-20) 17. Wie vervangt een verhinderd of ontslagnemend raadslid? Wanneer een OCMW-raadslid ontslag neemt, verhinderd is, overleden is of als zijn mandaat vervallen verklaard werd, wordt het raadslid vervangen door zijn opvolger. Indien er geen opvolgers meer zijn of ze allen verzaakt hebben, wordt een nieuw raadslid aangeduid. Opgelet, ook na de vervanging van een raadslid moeten beide geslachten steeds vertegenwoordigd zijn. Gaat het om een vervanging door verhindering, dan duurt de vervanging tot het raadslid niet meer verhinderd is. Volgens ons moeten strikt gezien ook bij vervanging door verhindering beide geslachten vertegenwoordigd zijn in de OCMW-raad. (art. 26) Opvolger op voordrachtsakte Aangezien de voordrachtsakte voor elk kandidaat-werkend lid een of meer opvolgers bevat en deze opvolgers in een bepaalde volgorde staan, wordt de eerste opvolger van het te vervangen raadslid tot de eedaflegging geroepen. Wil of kan die het mandaat niet opnemen, dan wordt de tweede opvolger opgeroepen enzovoort. (art. 10, § 1 en art. 26)

56


Vanaf de legislatuur 2019-2024 zal het niet meer verplicht zijn om een of meer opvolgers te vermelden op de voordrachtsakte (zie vraag 8). (art. 6 van het decreet van 25 april 2014 houdende wijziging van diverse bepalingen in het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

Geen opvolgers meer op voordrachtsakte Indien er geen opvolgers meer zijn of ze allen verzaakt hebben, kunnen alle gemeenteraadsleden die nog in functie zijn en die de voordracht van het te vervangen lid hadden ondertekend, een nieuw kandidaat-werkend lid en een of meer kandidaat-opvolgers voordragen. De memorie verduidelijkt dat de handtekeningen van alle gemeenteraadsleden van dezelfde voordrachtsakte als het te vervangen lid nodig zijn. Ook hier wordt weer met een voordrachtsakte gewerkt, die aan de gemeentesecretaris moet worden overhandigd. De gemeenteraad moet de geloofsbrieven van het nieuwe raadslid en de opvolger(s) onderzoeken. Indien de geloofsbrieven aanvaard worden, is de kandidaat gekozen verklaard en worden de kandidaat-opvolgers aangesteld in de orde van hun voordracht. Stel dat een opvolger het mandaat niet kan opnemen, omdat in dat geval beide geslachten niet meer in de raad vertegenwoordigd zijn, dan wordt deze opvolger na de verkiezing van een nieuw raadslid weer eerste opvolger. Wanneer binnen zestig dagen nog steeds geen vervanger werd voorgedragen, wordt tot een nieuwe verkiezing overgegaan door alle gemeenteraadsleden. Het aantal stemmen dat een gemeenteraadslid heeft, is afhankelijk van het aantal te verkiezen OCMW-raadsleden. Ook hier wordt weer met een voordrachtsakte gewerkt. De kandidaat of de kandidaten die de meeste stemmen behalen en die indien nodig voldoen aan de geslachtsvoorwaarde, worden als verkozen verklaard. Bij staking van stem-


57

men is de reeds aangehaalde voorrangsregel uit vraag 8 van toepassing. Ook hier wordt met een voordrachtsakte gewerkt.3 Ook hier moet het dossier na de verkiezing opgestuurd worden naar de Raad voor verkiezingsbetwistingen. (art. 10, § 1, art. 14-15 en art. 26) Eedaflegging De opvolger kan pas geïnstalleerd worden nadat de geloofsbrieven onderzocht en goedgekeurd werden door de gemeenteraad. Indien de geloofsbrieven van de opvolgers reeds goedgekeurd werden bij de installatie van de OCMW-raad, moet de voorzitter van de gemeenteraad deze geloofsbrieven opnieuw onderzoeken. De memorie zegt dat het onderzoek van de geloofsbrieven reeds kan gebeuren voor de officiële kennisgeving van het ontslag aan de voorzitter van de gemeenteraad. Het ontslag is immers pas definitief zodra de voorzitter van de gemeenteraad het heeft ontvangen. De eedaflegging van de opvolger die tijdens de legislatuur lid wordt van de OCMW-raad, gebeurt ten overstaan van de voorzitter van de gemeenteraad en in aanwezigheid van de gemeentesecretaris. Er wordt van deze eedaflegging een proces-verbaal opgemaakt dat opgestuurd wordt naar de voorzitter van het OCMW. (art. 16, § 4, art. 17 en art. 26)

3

58

Ook nadat het wijzigingsdecreet van 25 april 2014 van kracht geworden is, zal de gemeenteraad nog stemmen over de aanduiding van een nieuw OCMW-raadslid als binnen de zestig dagen nadat het mandaat vrijgekomen is geen nieuwe kandidaat werd voorgedragen.


18. Wat als een raadslid zijn mandaat niet zelfstandig kan uitoefenen door een handicap? Indien een raadslid zijn mandaat wegens een handicap niet zelfstandig kan vervullen, kan het raadslid zich voor de uitoefening van zijn mandaat laten bijstaan door een vertrouwenspersoon. De memorie verduidelijkt dat een raadslid met een handicap over meerdere vertrouwenspersonen kan beschikken. Zo kan het raadslid ook bijgestaan worden op de momenten dat de gebruikelijke vertrouwenspersoon niet beschikbaar is. De Vlaamse Regering heeft de criteria tot vaststelling van de hoedanigheid van een lid van de OCMW-raad met een handicap bepaald in een uitvoeringsbesluit. Het bewijs van de handicap moet worden geleverd door een getuigschrift van een arts. Ook de voorzitter, de ondervoorzitter en de leden van het vast bureau of van de bijzondere comités kunnen voor de uitoefening van hun mandaat een beroep doen op een vertrouwenspersoon als ze hun mandaat wegens een handicap niet zelfstandig kunnen vervullen. (art. 28 en 69) (art. 55-56 Besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2007 houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris) Wie kan vertrouwenspersoon zijn? De vertrouwenspersoon moet ten minste achttien jaar zijn en legaal binnen de Europese Unie verblijven. Dit betekent dat ook onderdanen van andere lidstaten van de Europese Unie vertrouwenspersoon kunnen zijn, als ze hun stemrecht in België willen uitoefenen, evenals de andere nietBelgen die stemrecht gevraagd hebben en voldoen aan de voorwaarden uit de Gemeentekieswet.


59

De vertrouwenspersoon mag zich daarnaast niet in een van de gevallen van onverenigbaarheid bevinden (zie vraag 11) en moet voldoen aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden (zie vraag 7). De verbodsbepalingen inzake bloed- en aanverwantschap (zie vraag 10) gelden enkel t.a.v. andere leden van de OCMW-raad en dus niet tussen de vertrouwenspersoon en het lid dat hij bijstaat. De memorie stelt dat de OCMW-raad, bij gebrek aan een specifieke regeling, zelf controleert of de vertrouwenspersoon aan deze voorwaarden voldoet. Bij geschillen hierover doet de Raad voor Verkiezingsbetwistingen uitspraak. Een gelijklopende regeling geldt voor de vertrouwenspersonen van uitvoerende mandatarissen van het OCMW. (art. 20, art. 22, art. 24 en art. 28) Wat zijn de rechten en plichten van de vertrouwenspersoon? De vertrouwenspersoon legt de eed niet af, maar beschikt over dezelfde materiële middelen en dezelfde verplichtingen als het raadslid dat hij bijstaat. De vertrouwenspersoon heeft onder dezelfde voorwaarden als het raadslid recht op een presentiegeld, maar heeft geen initiatiefrecht. De bepalingen die belangenvermenging van raadsleden onmogelijk maken (zie vraag 19) zijn ook van toepassing op de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon mag zijn persoonlijke mening niet geven en is onderworpen aan de geheimhoudingsplicht. (art. 28, art. 37 en art. 40, § 4) 19. Wat moet het raadslid doen om belangenvermenging te vermijden? Opgelet: Deze bepalingen zijn van kracht, uitgezonderd de verbodsbepalingen die gelden voor de zaken die al behartigd werden op 1 juli 2009 door een advocaat of notaris, die in het kader van een associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres van het raadslid werkt. Dit uiteraard

60


enkel als deze behartiging gebeurde in overeenstemming met de bepalingen uit de OCMW-wet. (art. 276, 42°) (art. 1, 15° en 48°, g Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009) (art. 37, eerste lid, 3 OCMW-wet) De decreetgever verbiedt raadsleden, hun vertrouwenspersonen en de burgemeester die de raad bijwoont (of zijn vervanger) om aanwezig te zijn bij de bespreking en stemming van bepaalde punten. Ook mogen ze bepaalde activiteiten niet uitoefenen. In grote lijnen gaat het hier om dezelfde situaties als voorzien in de OCMW-wet, al werden ze hier en daar, net als in het Gemeentedecreet, geactualiseerd en verfijnd. Verplichte afwezigheid Het is voor een raadslid verboden deel te nemen aan de bespreking en de stemming: 1. over aangelegenheden waarin hij een rechtstreeks belang heeft: • hetzij persoonlijk; • hetzij als vertegenwoordiger; • of waarbij de echtgenoot of bloed- of aanverwanten tot en met de vierde graad een persoonlijk en rechtstreeks belang hebben. Dit verbod strekt niet verder dan de bloed- en aanverwanten tot de tweede graad als het gaat om de voordracht van kandidaten, benoemingen, ontslagen, afzettingen en schorsingen. Om discriminatie te vermijden, bepaalt de decreetgever uitdrukkelijk dat voor de toepassing van deze bepaling personen die wettelijk samenwonen, met echtgenoten worden gelijkgesteld. 2. over de vaststelling of goedkeuring van de jaarrekening van een instantie: • waaraan hij rekenschap verschuldigd is; • of waarvan hij tot het uitvoerend orgaan behoort.


61

Deze bepalingen zijn niet van toepassing op het lid van de OCMW-raad dat zich in de bovenvermelde omstandigheden bevindt louter doordat hij als vertegenwoordiger van het OCMW is aangewezen in andere rechtspersonen. Concreet betekenen deze bepalingen dat een raadslid dat zich in een van bovengenoemde gevallen bevindt, bij een besloten vergadering de vergadering moet verlaten. Bij een openbare vergadering moet het raadslid de vergadering verlaten, maar mag hij wel in het publiek gaan zitten. (art. 37) Verboden activiteiten Raadsleden mogen niet: 1. rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris tegen betaling werken in geschillen ten behoeve van het OCMW. Dit geldt eveneens voor de personen die in het kader van een associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres met het raadslid werken. 2. rechtstreeks of onrechtstreeks als advocaat of notaris werken in geschillen: • ten behoeve van de tegenpartij van het OCMW; • ten behoeve van een personeelslid van het OCMW aangaande beslissingen in verband met de tewerkstelling binnen het OCMW. Dit verbod geldt ook voor de personen die in het kader van een associatie, groepering, samenwerking of op hetzelfde kantooradres met het raadslid werken. 3. rechtstreeks of onrechtstreeks: • een overeenkomst sluiten (behoudens in geval van een schenking aan het OCMW, zijn verenigingen of zijn vennootschappen); • deelnemen aan een opdracht voor aanneming van werken, levering of diensten, verkoop of aankoop ten behoeve van het OCMW of de OCMW-verenigingen of -vennootschappen. Dit

62


geldt niet in de gevallen waarbij een OCMW-raadslid een beroep doet op een door het OCMW (of door zijn verenigingen of vennootschappen) aangeboden dienstverlening en hiervoor met het OCMW een contract afsluit. 4. optreden als afgevaardigde of deskundige van een vakorganisatie, in het bijzonder een onderhandelingscomité of het hoog overlegcomité van de gemeente. (art. 37) 20. Welke rechten en plichten heeft een raadslid? Recht op inzage en afschrift Het inzagerecht voor OCMW-raadsleden is redelijk absoluut. Leden van de OCMW-raad hebben recht op inzage in alle dossiers, stukken en akten m.b.t. het bestuur van het OCMW. Het recht op inzage betekent ook dat de raadsleden een kopie van de stukken mogen hebben, behalve voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van de cliënten van het OCMW en hun onderhoudsplichtigen. Het OCMW mag voor deze kopieën een vergoeding vragen, die niet meer mag zijn dan de kostprijs. Personeelskosten mogen niet worden aangerekend. Het huishoudelijk reglement werkt het recht op inzage en afschrift verder uit. In tegenstelling tot de dossiers die bij de agenda van raad horen, heeft de decreetgever hier niet expliciet een elektronisch inzagerecht opgelegd (zie vraag 25). (art. 40, § 1 en § 3) Recht om diensten van het OCMW te bezoeken De leden van de OCMW-raad mogen alle inrichtingen en diensten bezoeken die het OCMW opricht en beheert. Het bezoekrecht wordt verder uitgewerkt in het huishoudelijk reglement. (art. 40, §§ 2-3)


63

Recht om vragen te stellen Raadsleden hebben het recht mondelinge en schriftelijke vragen te stellen aan de voorzitter en ondervoorzitter(s) van de OCMW-raad. Bij de indiening van vragen moet geen toegelicht voorstel van beslissing gebruikt worden. (art. 43) Recht om agendapunten voor de OCMW-raad aan te brengen Zie vraag 26. Plicht tot geheimhouding De OCMW-raadsleden en alle andere personen die het besloten deel van de raad bijwonen, hebben een geheimhoudingsplicht op basis van het decreet. Ook het beroepsgeheim blijft bestaan, waardoor strafrechtelijke vervolging mogelijk blijft. (art. 40, § 4) (art. 458 Strafwetboek) 21. Hoeveel presentiegeld ontvangt een raadslid en voor welke vergaderingen? De leden van de OCMW-raad ontvangen een presentiegeld ten laste van het OCMW. Een OCMW-raadslid ontvangt dit presentiegeld als hij ‘effectief ’ aanwezig is geweest op een vergadering van de OCMW-raad. Het is een vergoeding voor de tijd en de kosten die de raadsleden besteden aan hun politiek mandaat. Uit een gezamenlijke lezing van het OCMW-decreet en het uitvoeringsbesluit van 5 juni 2009 (waarin ook de onderstaande opsomming staat), kan worden afgeleid dat ook leden van het vast bureau en van de bijzondere comités recht hebben op een presentiegeld voor vergaderingen van deze organen.

64


Voor andere vergaderingen kan de OCMW-raad bepalen dat een presentiegeld wordt verleend (dit is dus geen recht!), namelijk voor: 1. de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de intern verzelfstandigde agentschappen van het OCMW; 2. de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de OCMW-verenigingen (Titel VIII, Hoofdstuk I OCMW-decreet); 3. de vergaderingen waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt, maar waarvoor de raadsleden, als het bereikt was, wel presentiegeld zouden genieten; 4. de vergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond; 5. de vergaderingen die hervat worden. Voor vergaderingen die niet onder de voorgaande opsomming vallen, zoals de vergaderingen van de lokale adviescommissie ‘water, gas en elektriciteit’, kan geen presentiegeld worden gegeven. Wat er met de presentiegelden in de OCMW-verenigingen moet gebeuren, is niet duidelijk. Hierover zijn alleszins (nog) geen specifieke regels vastgelegd. De enige relevante bepaling is deze van art. 228, § 1 OCMW-decreet, dat stelt dat OCMW-verenigingen van Titel VIII, Hoofdstuk I van het decreet (dus niet de andere OCMW-verenigingen) beheerd worden volgens dezelfde regels als het OCMW zelf. Het presentiegeld voor de aanwezigheid op de OCMW-raadszittingen bedraagt even veel als dat van de gemeenteraadsleden van de gemeente waar de zetel van het OCMW is gevestigd (voor vergaderingen van de gemeenteraad). Voor de vergaderingen van het vast bureau, de bijzondere comités en de vergaderingen uit de bovenstaande lijst (indien van toepassing) bedraagt het presentiegeld maximaal even veel als het presentiegeld voor gemeenteraadsleden. Als de OCMW-raad zich hier niet over heeft uitgesproken, bedraagt het presentiegeld voor deze vergaderingen even veel als voor gemeenteraadsleden bij een gemeenteraadszitting. Al hangt de hoogte van het presentiegeld dus af van dat van gemeenteraadsleden, toch zijn grenzen vastgelegd waarbinnen het OCMW moet blijven bij de bepaling van de hoogte van de presentiegelden. Sinds janu-


65

ari 2013 is dit, ingevolge de indexering, minimaal 45,95 euro en maximaal 201,02 euro (basisbedragen van 28,57 en 124,98 euro aan indexcijfer 1,6084). Opgelet: presentiegelden worden niet automatisch geïndexeerd als de raad dit niet heeft vastgelegd, bv. in haar huishoudelijk reglement. Er moet wel over gewaakt worden dat het toegekende presentiegeld steeds binnen de (geïndexeerde) grenzen blijft van het uitvoeringsbesluit van 5 juni 2009 houdende bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris. De OCMW-raad vermindert de presentiegelden van het OCMW-raadslid, als het raadslid dit vraagt. Het kan immers voordeliger zijn dit te doen als door deze presentiegelden andere bezoldigingen, pensioenen, vergoedingen of toelagen van het raadslid worden verminderd wegens de overschrijding van cumulatiegrenzen. Op dezelfde manier kan het OCMW eventueel inkomensverlies (door de cumul) van de mandataris compenseren, op voorwaarde dat de mandataris hierom vraagt (totaalgrens presentiegelden + compensatiebedrag = wedde van schepen in gemeente met 50 000 inwoners). De OCMW-secretaris gaat telkens na of in de aanvraag van het raadslid aan de voorwaarden is voldaan. In het uitvoeringsbesluit van 5 juni 2009 worden de procedureregels daarvoor vastgelegd. Ook de vertrouwenspersoon die een OCMW-raadslid bijstaat, heeft recht op een presentiegeld, onder dezelfde voorwaarden als het raadslid zelf (zie vraag 18). (art. 27-28, art. 49, 1° en art. 228, § 1) (art. 10-18 Besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris)

66


22. Welke vergoedingen kunnen de raadsleden krijgen? Wie als raadslid goed op de hoogte wil blijven van de werking van het OCMW, heeft heel wat tijd nodig om dossiers te bestuderen, om informatie te verzamelen en om vergaderingen bij te wonen. Het politieke verlof en het presentiegeld dat raadsleden hiervoor krijgen, zijn echter vaak niet voldoende. De OCMW-raad kan hieraan tegemoetkomen door een aantal bijkomende maatregelen ter ondersteuning van de raadsleden te nemen. Het is echter belangrijk daarbij voor ogen te houden dat presentiegelden en een eventuele kostenvergoeding de enige voordelen of vergoedingen zijn die de raadsleden ten laste van het OCMW mogen genieten. De kostenvergoeding, waarvan de OCMW-raad de verdere grenzen moet bepalen (weliswaar binnen het wettelijke kader), kan slaan op zowel een terugbetaling van de gemaakte kosten als op de terbeschikkingstelling van bepaalde faciliteiten. Het moet daarbij wel gaan om kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van raadslid en die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van dit mandaat. De oude terminologie (“kosten gemaakt bij de uitvoering van opdrachten die hen door de OCMW-raad in het kader van zijn bevoegdheden uitdrukkelijk werden toevertrouwd”), die verschilde van deze voor gemeenteraadsleden, werd in het OCMW-decreet gelukkig overboord gegooid. Forfaitaire kostenvergoedingen zijn niet mogelijk. De kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken (minstens met vermelding van de activiteit waarvoor de kosten werden gemaakt en de hoogte van het bedrag), waarna de OCMW-secretaris nagaat of aan de wettelijke voorwaarden en aan de voorwaarden opgelegd door de OCMW-raad is voldaan. Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar. De terugbetaling van gemaakte kosten is in het OCMWdecreet overigens geen recht meer, zoals in de OCMW-wet, maar het is


67

natuurlijk logisch dat een mandataris die aan alle voorwaarden voldoet, terugbetaling zal krijgen. In het verslag bij het Besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 worden de volgende mogelijkheden voor ‘kostenvergoedingen’ aangehaald: “Het kunnen (sic) de terugbetaling van kosten betreffen die een gezinsvriendelijk karakter hebben (zoals kinderopvang, occasionele opvang, e.d.) of die verband houden met specifieke noden van personen met een handicap (doventolk, kosten verbonden aan assistentie, e.d.), alsook kosten voor de verzekering van de raadsleden, de communicatie (zoals telefoon, internet, een computer, e.d.) en de werking (fax en kopieerapparaat), evenals mobiliteitskosten (wagen, reis- en verblijfkosten van de mandatarissen), representatiekosten en kosten voor vorming van de mandatarissen. Kosten gemaakt door mandatarissen met een handicap, als vermeld in art. 18, art. 70bis en art. 273, § 3 Gemeentedecreet, in art. 28 en art. 68 OCMW-decreet en art. 18 Provinciedecreet, die noodzakelijk zijn om hun ambt naar behoren te laten vervullen, kunnen enkel worden aanvaard indien die personen hiervoor geen tussenkomst kunnen genieten van andere instanties en bovendien slechts in de mate dat die kosten zonder de uitoefening van dat ambt niet zouden worden gedaan. In plaats van de terugbetaling van de kosten van een internetaansluiting of een pc, kan men als bestuur ook opteren voor het gratis ter beschikking stellen van die gebruiksvoorwerpen of diensten. Indien die personal computer ook voor persoonlijke doeleinden wordt gebruikt, dan zal dit in hoofde van de betrokken mandataris een voordeel van alle aard opleveren, dat belastbaar is.” Het is evenwel niet onlogisch dat aan de toekenning van deze voordelen bepaalde voorwaarden worden verbonden, bv. het vereiste van een minimale inzet voor de werking van het OCMW of een beperking van het aantal vormingen of de kostprijs ervan.

68


Daarnaast bestaan er uiteraard nog andere systemen die tot gevolg hebben dat een aantal kosten niet meer ten laste van de mandatarissen komt. De raadsleden zijn immers gerechtigd om de kosten die ze maken, fiscaal in te brengen als aftrekbare kosten (voor uitvoerende mandatarissen is er ook nog een speciaal kostenforfait). Hiermee kunnen besturen rekening houden bij het verlenen van de terugbetaling van kosten. In tegenstelling tot wat het geval is bij de gemeenten, districten en provincies, zijn fractietoelagen niet mogelijk voor OCMW-fracties, aangezien deze fracties wettelijk niet bestaan. In het uitvoeringsbesluit van 5 juni 2009 werd echter wel een (gelijkaardig) systeem uitgewerkt, nl. voor de toekenning van toelagen aan “groepen van leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die werden verkozen op eenzelfde voordrachtsakte”. Zij kunnen jaarlijks een toelage ten laste van het OCMW krijgen, die alleen mag gebruikt worden voor de ondersteuning van de eigen werking en van de werking van de OCMW-raad, op straffe van terugvordering van de middelen. De middelen mogen niet gebruikt worden voor partijwerking of verkiezingen, noch ter compensatie van inkomensverlies. Op het einde van het werkjaar lichten de groepen die een toelage ontvangen in een nota met bewijsstukken toe hoe ze de ontvangen middelen hebben gebruikt. Jaarlijks wordt hiervan ook een (openbaar) overzicht gemaakt. (art. 27, § 3) (art. 34-36 Besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris) 23. Waarvoor is een raadslid verzekerd? Het OCMW sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid te dekken die persoonlijk ten laste komt van de raadsleden bij de normale uitoefening van hun mandaat. Ook de rechtsbijstand valt hieronder. De Vlaamse Regering heeft hiervoor de nadere regels bepaald in het Besluit van 19 januari 2007 houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris.


69

Daarnaast wordt ook een verzekering afgesloten voor ongevallen van de OCMW-raadsleden, die hen overkomen bij de normale uitoefening van hun mandaat. Het OCMW dekt ten slotte de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van raadsleden die werden veroordeeld voor een misdrijf begaan bij de normale uitoefening van hun mandaat, voor wat de betaling van de opgelegde geldboeten betreft. Dit geldt niet als het gaat om een geval van herhaling of om een persoonlijke inbreuk op de verkeersreglementering. Enkel in geval van bedrog, zware schuld of gewoonlijk voorkomende lichte schuld heeft het OCMW een regresvordering ten aanzien van de veroordeelde raadsleden. (art. 27, §§ 5-6) (art. 45-54 Besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2007 houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris) 24. Hoe vaak moet de OCMW-raad vergaderen? De OCMW-raad moet minstens tienmaal per jaar samenkomen. Dit betekent niet dat de OCMW-raad niet vaker zou kunnen samenkomen. De memorie van toelichting geeft aan dat de raad kan samenkomen indien de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. Indien de raad de beslissingsbevoegdheid over individuele hulpverlening bezit, zal men allicht meer dan tienmaal per jaar moeten samenkomen. Beslissingen over hulpverlening op basis van de OCMW-wet moeten bijvoorbeeld binnen de maand na de aanvraag worden genomen en beslissingen op basis van de RMI-wet moeten worden genomen binnen dertig dagen. (art. 29)

70


(art. 21, § 1 wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie) (art. 71 OCMW-wet) 25. Wie roept de OCMW-raad samen, met welke agenda en hoe? Voorzitter De voorzitter van de OCMW-raad roept de raad samen en stelt de agenda op. Hij staat ook in voor het voorafgaande onderzoek van de zaken die aan de raad worden voorgelegd. (art. 30) Op verzoek De voorzitter is in een aantal gevallen verplicht de OCMW-raad bijeen te roepen. Dit moet op verzoek van: • een derde van de zittinghebbende leden; • of van de burgemeester. De voorzitter moet de OCMW-raad bijeenroepen op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda van de verzoekers. De verzoekers dienen voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing in bij de secretaris, die deze voorstellen op zijn beurt bezorgt aan de voorzitter. (art. 30) Oproeping acht dagen vooraf De oproeping voor de OCMW-raad wordt ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering aan de raadsleden bezorgd. Het begrip ‘vijf vrije dagen’ uit de OCMW-wet gaf aanleiding tot discussie en werd vervangen door een bepaling gebaseerd op het Gemeentedecreet.


71

VOORBEELD: Stel dat de OCMW-raad vergadert op maandag 16 maart, dan moet de agenda ten laatste op zondag 8 maart bezorgd worden. Indien dit via de post zou gebeuren, dan moet de agenda dus op vrijdag 6 maart bij de raadsleden toegekomen zijn. Men zal de agenda dus ten laatste op donderdag 5 maart moeten versturen. Gebeurt de verzending via e-mail, dan kan dit nog op zondag 8 maart zelf.

In spoedeisende gevallen of bij de installatievergadering kan deze termijn ingekort worden. (art. 31 en art. 191) De agenda Het OCMW-decreet bepaalt uitdrukkelijk dat de oproeping zeker moet bevatten: • de plaats; • de dag; • het tijdstip; • de agenda; • een toegelicht voorstel van beslissing. Verder legt het decreet de nadruk op het feit dat de agendapunten voldoende duidelijk omschreven moeten zijn. Voor elk agendapunt moet het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking gesteld worden van de raadsleden. Deze dossiers moeten ter beschikking zijn vanaf de verzending van de agenda. Een punt dat niet op de agenda staat, mag niet worden besproken, tenzij het zeer dringend is. De memorie van toelichting maakt duidelijk dat spoedeisendheid niet kan worden ingeroepen als het een gevolg is van nalatigheid van het bestuur. Bovendien kan enkel tot een dringende behandeling worden beslist als minstens twee derde van de aanwezige leden met de spoedbehandeling akkoord gaat (zie vraag 31).

72


De OCMW-secretaris of de door hem aangewezen personeelsleden geven op vraag van de raadsleden technische inlichtingen over stukken die in het dossier voorkomen. Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de inlichtingen worden verstrekt. De agenda, behalve de punten die handelen over de persoonlijke levenssfeer van cliënten en onderhoudsplichtigen, moet ook meegedeeld worden aan de burgemeester en aan de gemeenteraad. Het meedelen gebeurt onder dezelfde voorwaarden als degene die gelden voor de agenda die aan de OCMW-raadsleden wordt bezorgd. Wat de decreetgever juist bedoelt met “dezelfde voorwaarden” is onduidelijk. Volgens ons gaat het hier over de termijn (8 dagen voor de vergadering) en is het belangrijk dat de agendapunten voldoende duidelijk omschreven zijn. Volgens de memorie bij het decreet van 29 juni 2012 kan de gemeenteraad zijn toezicht op de OCMW-raad zo uitoefenen. Dit betekent echter niet dat punten van de OCMW-raad nu besproken kunnen worden op de gemeenteraad. Ook al is de OCMW-voorzitter als lid van het college aanwezig op de gemeenteraad, toch heeft de gemeenteraad niet de bevoegdheid om daar punten van de OCMW-raad te bespreken als het gaat om punten die exclusief tot de bevoegdheid van de OCMW-raad behoren. Een bespreking op de gemeenteraad kan enkel als het OCMW-decreet dat letterlijk bepaalt, zoals bijvoorbeeld bij de goedkeuring van het meerjarenplan (zie vraag 110) en van het budget (zie vraag 118) of als het gaat om punten die beide besturen aanbelangen (bijvoorbeeld over het sociaal huis). (art. 31 en art. 39) Elektronische oproeping en inzage van agendastukken mogelijk Het huishoudelijk reglement bepaalt de wijze waarop de oproeping aan de OCMW-raadsleden wordt verzonden en de wijze waarop het dossier, dat op de agenda betrekking heeft, ter beschikking wordt gesteld. De OCMW’s hebben de mogelijkheid om bv. via e-mail of een intranet de agenda te bezorgen. Door dit niet nader te bepalen, kan de OCMWraad zelf beslissen en inspelen op nieuwe methodes. Een belangrijke


73

voorwaarde is dat het systeem sluitend is en het niet leidt tot discussies over het al dan niet ontvangen hebben van de agenda. Ook heeft elk OCMW-raadslid sinds begin 2014 het recht om de stukken met betrekking tot de agenda elektronisch in te kijken. Dit kan als het raadslid er zelf om verzoekt. Indien een of meer raadsleden elektronische inzage willen in deze dossiers (die betrekking hebben tot de agenda) dan zal het OCMW moeten investeren in een systeem dat elektronische inzage toelaat en dat toch voldoende waarborgen biedt voor de privacy van de persoonlijke gegevens uit die dossiers. (art. 31) 26. Hoe voegt een raadslid punten aan de agenda toe? Raadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen voor de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Het decreet bepaalt dat ze hiervoor een toegelicht voorstel van beslissing moeten bezorgen aan de OCMW-secretaris. De secretaris geeft deze punten dan door aan de voorzitter. Nadat de aanvullende punten vastgesteld zijn door de voorzitter, deelt de secretaris die onverwijld mee aan de leden van de OCMW-raad. De voorzitter zelf kan geen aanvullende punten toevoegen. VOORBEELD: Als de OCMW-raad op maandag 16 maart vergadert, moeten de raadsleden hun agendapunten uiterlijk woensdag 11 maart aan de secretaris bezorgen.

Het is aan te raden dat het huishoudelijk reglement bepaalt hoe dit moet gebeuren: aanvaardt de secretaris bijvoorbeeld een agendapunt dat het raadslid woensdagavond laat via e-mail verstuurt? (art. 32 en art. 191)

74


27. Hoe wordt de agenda openbaar gemaakt? Actief Binnen een termijn van acht dagen vóór de vergadering moeten de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda openbaar gemaakt worden op de zetel van het OCMW. Op die manier kan het publiek er tijdig kennis van nemen. Het huishoudelijk reglement moet deze bepaling verder uitwerken. Door de raadsleden toegevoegde punten worden op dezelfde wijze, uiterlijk 24 uur nadat de aangepaste agenda is vastgesteld, openbaar gemaakt. In spoedeisende gevallen wordt de agenda eveneens uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, op dezelfde wijze openbaar gemaakt. Indien er minder dan 24 uur is tussen de vaststelling en de vergadering, moet de agenda van de spoedeisende vergadering zeker voor de aanvang van deze vergadering openbaar gemaakt worden. Dit gebeurt op identieke wijze als niet-spoedeisende punten. (art. 33, § 1) Passief Aan iedereen die erom verzoekt, moet inzage gegeven worden in de agenda van de OCMW-raad en in de stukken die erop betrekking hebben. Verder moet na verzoek uitleg gegeven worden over deze informatie en moet (eventueel tegen kostprijs) een afschrift hiervan overhandigd worden. Dit moet gebeuren overeenkomstig het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Niet alleen de pers, maar ook elke burger die erom verzoekt, krijgt nu inzage. Dit geldt ook voor de besluiten die door de raad genomen worden en de andere bestuursdocumenten. Uiteraard zijn er grenzen aan de passieve openbaarheid, zoals het verbod om persoonlijke gegevens van anderen mee te delen. (art. 33, § 2 en art. 48)


75

28. Welke taken heeft de voorzitter tijdens de OCMW-raad? De voorzitter van de OCMW-raad zit uiteraard de vergadering voor, opent en sluit ze. Hij zorgt voor het ordelijke verloop van de vergadering, bewaakt de agenda, let op de klok, zorgt dat de raadsleden het woord krijgen enzovoort. De voorzitter is ook belast met de handhaving van de orde op de vergadering. Hij kan na een voorafgaande waarschuwing mensen uit het publiek (niet de raadsleden) die de orde verstoren, uit de zaal doen verwijderen. Bovendien kan de voorzitter nu ook een proces-verbaal opmaken tegen die persoon. De politierechter kan de ordeverstoorder eventueel veroordelen tot een geldboete van een tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van een tot drie dagen. (art. 34-35) 29. Wanneer kan de OCMW-raad geldig beraadslagen en beslissen? De meerderheid van de zittinghebbende raadsleden moet aanwezig zijn, opdat de OCMW-raad geldig kan beraadslagen en beslissen. Ook wie zich bij de stemming onthoudt, is aanwezig en telt mee voor het quorum. Als de raad een keer bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal aanwezigen gehaald werd, kan de raad na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. De uitnodiging moet dan wel duidelijk melden dat het om een tweede oproeping gaat. (art. 36)

76


30. Wanneer zijn de vergaderingen van de OCMW-raad openbaar en wanneer niet? In principe zijn de vergaderingen van de OCMW-raad openbaar. Er zijn enkele uitzonderingen waarin vergaderd wordt met gesloten deuren, dus zonder aanwezigheid van het publiek. Persoonlijke levenssfeer De vergadering is niet openbaar als er aangelegenheden worden besproken die de persoonlijke levenssfeer raken. Dit begrip wordt ruim geïnterpreteerd. Van zodra het gaat over de persoonlijke levenssfeer beveelt de voorzitter van de OCMW-raad de behandeling van het punt in besloten vergadering. Voor de verduidelijking van het begrip ‘personen’ verwijzen we naar een Omzendbrief uit 2002 betreffende de openbaarheid van vergaderingen van de OCMW-raad. (art. 38) (Omzendbrief betreffende de openbaarheid van vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn, de bijzondere comités en het vast bureau, de OCMW-meerjarenplanning en het samenwerkingsprotocol tussen gemeente en OCMW – Omzendbrief BA2000/19 van 6 december 2002) In het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen openbaarheid De OCMW-raad kan met twee derde van de aanwezige leden beslissen dat het beter is achter gesloten deuren te vergaderen. De raad moet dit motiveren: het moet in het belang van de openbare orde zijn of er moeten ernstige bezwaren tegen de openbaarheid zijn. Om het publiek niet nodeloos te laten wachten, komt het besloten deel van de vergadering steeds na het openbare deel. Hierop zijn twee uitzonderingen: 1. de bespreking van tuchtzaken, die kunnen bv. bovenaan de agenda staan om de betrokken personen niet te laten wachten;


77

2. als tijdens de openbare zitting blijkt dat de bespreking van een bepaald punt achter gesloten deuren moet worden voortgezet. Is de bespreking van dat punt afgerond, dan mag het publiek weer binnen. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat een punt toch in openbare zitting behandeld moet worden, dan wordt dat punt opgenomen in de agenda van de eerstvolgende raad. Indien de bespreking van dit punt echter dringend noodzakelijk is, wordt de besloten vergadering voor dit punt onderbroken. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval altijd openbaar. (art. 38) 31. Wie maakt de notulen van de OCMW-raad en wat moet erin staan? De secretaris is verantwoordelijk voor de opmaak en de bewaring van de notulen van de vergaderingen van de OCMW-raad. De notulen vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen met de beslissingen en de resultaten van de stemmingen, en ook het gevolg dat gegeven werd aan de punten waarover de raad geen beslissing heeft genomen. Behalve bij geheime stemming en in geval van individuele toekenning of terugvordering van maatschappelijke dienstverlening, vermelden de notulen hoe elk lid gestemd heeft. Bij unanimiteit moeten niet alle namen vermeld worden. Behalve in spoedeisende gevallen, worden de notulen van de vorige vergadering ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de OCMW-raadsleden. Het huishoudelijk reglement bepaalt hoe dit moet gebeuren. Het huishoudelijk reglement moet

78


minstens bepalen dat elk raadslid op verzoek de notulen elektronisch ter beschikking krijgt. Elk raadslid heeft het recht om tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen van de vorige vergadering als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de OCMW-secretaris ondertekend. Gaat het om een vergadering die bij spoedeisendheid werd samengeroepen, dan kan de raad beslissen om opmerkingen over de notulen van de vorige vergadering toe te laten op de eerstvolgende vergadering na de spoedeisende vergadering. Telkens wanneer de raad het wenselijk acht, worden de notulen tijdens de zitting opgemaakt en door de secretaris en de meerderheid van de leden ondertekend. Deze bepaling is vooral nuttig voor de opmaak en goedkeuring van de laatste vergadering van een legislatuur. Het decreet bepaalt verder dat de volgende zaken, indien ze zich voordoen, moeten worden opgenomen in de notulen van de raad: • het feit dat de voorzitter van de gemeenteraad nalaat de eed af te nemen op de installatievergadering (art. 17); • het feit dat een punt dat niet op de agenda staat, toch behandeld wordt bij spoedeisendheid. Hiertoe kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld (art. 39) (zie vraag 25); • het feit dat de burgemeester of zijn vervanger een punt verdaagt, evenals de argumentatie voor die verdaging (art. 42) (zie vraag 33); • het verzoek van een raadslid tot opname van een verklaring over zijn stemgedrag als de raad op eigen verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert of een bevel geeft tot betaling van een uitgave (art. 182);


79

•

een kantmelding van de secretaris over de intrekking van een besluit door de OCMW-raad, van de vernietiging of de niet-goedkeuring van een besluit door een toezichthoudende overheid en van het feit dat een besluit geacht wordt nooit te hebben bestaan (art. 186).

(art. 17, art. 39, art. 42, art. 44, art. 181-182 en art. 186) 32. Kan de burgemeester de OCMW-raad bijwonen? De burgemeester kan de OCMW-raad bijwonen of kan zich hiervoor laten vervangen door een schepen. Het is niet mogelijk voor de burgemeester om een vaste vervanger aan te duiden voor de hele legislatuur. Voor elke vergadering van de OCMW-raad, waarvoor de burgemeester zich wil laten vervangen, moet hij telkens opnieuw een schepen aanduiden. De burgemeester moet elke keer dat hij zich wil laten vervangen, dit vooraf motiveren. De burgemeester of zijn vervanger hebben geen raadgevende stem en kunnen de OCMW-raad niet voorzitten, behalve in het geval dat de OCMW-voorzitter zelf de schepen is die de burgemeester vervangt. De burgemeester of zijn vervanger kunnen wel nog steeds punten verdagen (zie vraag 33). (art. 41-42) 33. Hoe wordt gestemd in de OCMW-raad? Principe: mondeling De raad neemt zijn beslissingen met volstrekte meerderheid, dus met meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen. Raadsleden die zich onthouden, worden wel meegeteld voor het aanwezigheidsquorum, maar hun onthouding wordt niet meegerekend bij de ja- of nee-stemmen. Zijn er evenveel raadsleden voor als tegen een bepaald voorstel, dan is er staking van stemmen en is het voorstel verworpen. De voorzitter stemt

80


mondeling als laatste, maar zijn stem weegt niet extra door bij staking van stemmen. Normaal gesproken stemmen de OCMW-raadsleden mondeling. Dit wil zeggen dat elk raadslid op zijn of haar beurt ja of nee zegt of zich onthoudt. Het huishoudelijk reglement kan een regeling invoeren die gelijkwaardig is aan een mondelinge stemming. Het decreet somt deze mogelijkheden op: een mechanisch uitgebrachte naamstemming, een stemming bij zitten en opstaan of bij handopsteking. Deze gelijkwaardige regeling wordt vervangen door de gewone mondelinge stemming wanneer een derde van de aanwezigen hierom verzoekt. (art. 45 en art. 46, § 1, § 3 en § 4) Geheime stemming Het OCMW-decreet bepaalt dat in de volgende gevallen de stemming geheim is: • de vervallenverklaring van het mandaat van lid van de OCMW-raad; • de aanstelling van vertegenwoordigers van het OCMW in de bestuursorganen van het OCMW en in de overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; • individuele personeelszaken. Over de individuele toekenning of terugvordering van maatschappelijke dienstverlening kan echter nooit geheim worden gestemd. (art. 46, § 2) Stemming over de benoeming of voordracht van kandidaten Over elke benoeming, contractuele indienstneming, elke verkiezing en voordracht van kandidaten, wordt afzonderlijk gestemd. Als de vereiste (volstrekte) meerderheid niet behaald werd in de eerste stemronde, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten met het meeste aantal stemmen.


81

Bij staking van stemmen gaat de voorkeur (in tegenstelling tot vroeger) naar de jongste kandidaat in jaren. Dit betekent dat de jongste kandidaat bij staking in de eerste ronde wordt toegelaten tot de tweede ronde. Is er staking van stemmen in de tweede ronde, dan is de jongste kandidaat verkozen. Is er maar één kandidaat, dan is die uiteraard verkozen als de meerderheid voor deze kandidaat stemt. (art. 47) Verdagingsrecht van de burgemeester De burgemeester of de schepen die hem vervangt, kan tijdens de zitting de stemming over een punt verdagen. Dit punt kan dan ten vroegste binnen dertig dagen weer op de agenda van de raad komen, tenzij het college van burgemeester en schepenen eerder een advies geeft over dit punt. In dat geval kan het punt na het advies al behandeld worden. De reden van de verdaging moet uitdrukkelijk opgenomen worden in de notulen (zie vraag 31). Eenzelfde punt kan maar één keer verdaagd worden. Wanneer het gaat om punten met betrekking tot individuele steun en onderhoudsplicht, heeft de burgemeester of zijn vervanger geen verdagingsrecht. (art. 42) 34. Zijn er in het OCMW naar analogie met de gemeente nu ook commissies en fracties? Nee, in tegenstelling tot het Gemeentedecreet wordt het begrip ‘fracties’ in het OCMW-decreet niet gebruikt. Ook werkt het OCMW niet met raadscommissies. Wel blijft het volgens ons mogelijk om werkgroepen op te richten die specifieke onderwerpen voorbereiden. Voor het bijwonen van dergelijke werkgroepen kan echter geen presentiegeld gegeven worden.

82


Let op: in een uitvoeringsbesluit van 5 juni 2009 werd wel een regeling uitgewerkt voor toelagen aan “groepen van leden van de raad voor maatschappelijk welzijn die werden verkozen op eenzelfde voordrachtsakte” (zie vraag 22). Dit is vergelijkbaar met de fractietoelagen die o.a. op gemeentelijk niveau bestaan. (art. 36 Besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris) 35. Wat moet er in het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad staan? Het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad is een belangrijk document en een onmisbaar instrument voor de raadsleden. Hierin wordt immers de werking van de raad nader omschreven en vinden de raadsleden ook meer informatie over de rechten die ze hebben. Het reglement moet ten minste de volgende zaken regelen: • de vergaderingen waarvoor presentiegeld wordt verleend en de nadere regels in verband met de eventuele terugbetaling van specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van OCMW-raadslid of van voorzitter of ondervoorzitter van de raad (art. 49, 1°); • de wijze van verzending van de oproeping en de terbeschikkingstelling van het dossier aan de OCMW-raadsleden, en ook de wijze waarop de secretaris of de door hem aangewezen personeelsleden, aan de raadsleden die erom verzoeken, technische inlichtingen verstrekken over die stukken (art. 49, 2°). Het huishoudelijk reglement moet minstens bepalen dat de stukken met betrekking tot de agenda van de raad elektronisch ter beschikking gesteld moeten worden van een raadslid dat erom verzoekt (art. 31, 3°); • de wijze waarop de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de OCMW-raad openbaar worden gemaakt (art. 49, 3°);


83

•

•

•

•

•

•

•

•

•

84

de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift voor OCMW-raadsleden en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die het OCMW opricht en beheert (art. 49, 4°); de voorwaarden waaronder de leden van de OCMW-raad hun recht uitoefenen om mondelinge en schriftelijke vragen te stellen (art. 49, 5°); de wijze van notulering en de wijze waarop de notulen van de vorige vergadering ter beschikking worden gesteld van de OCMWraadsleden (art. 49, 6°). Het huishoudelijk reglement moet minstens bepalen dat de notulen elektronisch ter beschikking gesteld moeten worden van een raadslid dat erom verzoekt (art. 44, 2°); indien een vast bureau en/of een of meer bijzondere comités werden opgericht: de wijze waarop de leden van de raad de goedgekeurde notulen van het vast bureau of bijzonder comité bezorgd krijgen (met uitzondering van de bepalingen over de persoonlijke levenssfeer van de cliënten en de onderhoudsplichtigen) (art. 49, 7°); de wijze van bezorging aan de raadsleden van het meerjarenplan, de wijzigingen aan het meerjarenplan, het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekening (art. 49, 8°); de wijze waarop het OCMW de beslissingen van de OCMW-vereniging Titel VIII, Hoofdstuk I en II bespreekt en de wijze waarop het OCMW in kennis gesteld wordt van de agenda van de beheersorganen van een OCMW-vereniging Titel VIII, Hoofdstuk II (art. 49, 9°); de perken waarbinnen de voorzitter van de OCMW-raad kan beslissen tot hulpverlening of moet beslissen tot dringende hulpverlening (art. 49, 10°); de wijze waarop de stukken van het OCMW worden ondertekend, met uitzondering van de stukken waarvoor de wijze van ondertekening opgelegd wordt in het decreet (art. 49, 11° en art. 183); de nadere voorwaarden waaronder het recht om verzoekschriften in te dienen, wordt uitgeoefend en de wijze waarop de verzoekschriften worden behandeld (art. 49, 12°);


•

•

indien opgericht, welk orgaan (vast bureau of een bijzonder comité) bevoegd is om in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de bevoegdheden betreffende de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten, het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten, uit te oefenen (art. 52); indien het OCMW lid is van een publiekrechtelijke OCMW-vereniging moet het huishoudelijk reglement bepalen op welke wijze de beslissingen van de vereniging besproken worden (zie vraag 218) (art. 226).

Verder moet de OCMW-raad de volgende regelingen in het reglement opnemen als de raad daarvoor zou kiezen: • de raad kan de wijze bepalen waarop wordt gestemd indien de raadsleden niet mondeling stemmen (zie vraag 33) (art. 46 § 3); • de raad kan een afwijking opnemen in het huishoudelijk reglement om te bepalen dat de agenda voor het vast bureau en een bijzonder comité slechts vijf dagen voor de vergadering moet worden bezorgd. Als de raad dit beslist, moet in het huishoudelijk reglement wel worden opgenomen binnen welke termijn nog agendapunten kunnen worden toegevoegd (art. 62); • indien een vast bureau en/of een of meer bijzondere comités werden opgericht, kan de raad in het huishoudelijk reglement de nadere regels over de werking van het vast bureau en de bijzondere comités opnemen. Dit kan echter ook in een afzonderlijk huishoudelijk reglement voor deze organen (art. 63); • de raad kan, indien een of meerdere bijzondere comités werden opgericht, bepalen dat plaatsvervangers worden aangewezen die de effectieve leden van de bijzondere comités mogen vervangen, als die belet zijn (art. 60 § 1); • de raad kan andere wijzen bepalen van kennisgeving van stukken van het OCMW dan via een gewone brief (art. 189). De OCMW-raad kan het huishoudelijk reglement op elk moment wijzigen. Bij aanvang van een nieuwe bestuursperiode moet de raad een huis-


85

houdelijk reglement aannemen. Dit kan een volledig nieuw reglement of de bekrachtiging van het bestaande reglement zijn. In ieder geval moeten de raadsleden er een uitspraak over doen. Uiteraard kunnen de raadsleden het reglement steeds tijdens de zittingsperiode wijzigen. (art. 45, art. 46, § 3, art. 49, art. 52, art. 60, § 1, art. 62-63, art. 183 en art. 189) 36. Waarom moet er een deontologische code voor de politieke organen zijn? De OCMW-raad neemt een deontologische code aan. Het vast bureau en elk bijzonder comité dat opgericht is, hebben dezelfde deontologische code als die aangenomen door de OCMW-raad. Als er in het OCMW een beheerscomité van een ziekenhuis met afzonderlijk beheer is, geldt hiervoor dezelfde deontologische code, tenzij het beheerscomité een eigen code vastgesteld heeft. Naast de deontologische code voor de politieke organen moet de OCMW-raad ook een deontologische code vaststellen voor het personeel. Behalve de verplichting dat de raad een deontologische code moet aannemen, is er geen enkele verantwoording of toelichting te vinden over de wijze waarop deze deontologische code ingevuld moet worden. Over de deontologische code van de personeelsleden is wel wat informatie te vinden (zie vragen 165, 166 en 167). Ook het Gemeentedecreet en de memorie van toelichting bij het Gemeentedecreet geven geen uitwerking aan deze bepaling. In het verslag van de bespreking van het ontwerp van Gemeentedecreet in de Commissie Binnenlandse Aangelegenheden van het Vlaams Parlement vinden we iets meer uitleg. Een van de commissieleden merkte op dat het hier over een deontologische code voor de dienstverlening gaat, die het Vlaams Parlement aan de gemeenten bezorgde. Een ander lid wees erop dat ook aspecten zoals belangenvermenging aan bod zouden kunnen komen. Minister Keulen antwoordde dat het de bedoeling is dat de lokale besturen

86


in een deontologische code voorzien. Wat precies door middel van die code wordt geregeld, moeten de lokale besturen zelf beslissen, vindt de minister. Duidelijk is wel dat deze code geen tuchtsancties kan bevatten, aangezien tucht voor raadsleden geschrapt is en er geen wettelijke of decretale grond meer is voor tuchtsancties tegen raadsleden. Enkel een soort ‘morele sanctie’ kan opgenomen worden, bv. een politieke vermaning door de OCMW-raad. (art. 50, art. 64 en art. 111) 37. Welke bevoegdheden heeft de OCMW-raad? Volheid Het algemene principe is dat de OCMW-raad beschikt over de volheid van bevoegdheid voor de aangelegenheden die aan het OCMW door of krachtens de wet of het decreet worden toevertrouwd. Dit betekent dat alle bevoegdheden van het OCMW die niet aan een specifiek orgaan gegeven worden, tot de bevoegdheid van de raad behoren. De raad bepaalt het beleid en de algemene regels, en stelt de reglementen vast. De decreetgever kiest ervoor om een onderscheid te maken tussen voorbehouden en toegewezen bevoegdheden. Enkel toegewezen bevoegdheden kunnen door de OCMW-raad gedelegeerd worden. Voorbehouden bevoegdheden kunnen niet gedelegeerd worden. Daarnaast heeft de decreetgever ervoor gekozen om alle niet-delegeerbare beslissingen op te lijsten. (art. 51) Delegatie mogelijk De raad kan, bij reglement, verschillende bevoegdheden overdragen aan de secretaris, het vast bureau en aan de bijzondere comités, maar kan ook bevoegdheden overdragen aan budgethouders, intern verzelfstandigde agentschappen en OCMW-verenigingen. De huidige regelgeving wijkt niet veel af van de vroegere bepalingen uit de OCMW-wet, alleen wordt


87

alles veel uitgebreider en ingewikkelder neergeschreven. Het grootste verschil is dat er meer delegatiemogelijkheden zijn dan vroeger. Nieuw is ook dat een delegatie van bevoegdheden van de raad aan de ondervoorzitter niet meer kan. Het is de voorzitter zelf die bepaalde van zijn bevoegdheden kan delegeren aan de eventuele ondervoorzitter(s). (art. 52) Delegatie niet mogelijk Volgens het decreet kan de raad de volgende bevoegdheden niet overdragen: • de toegewezen bevoegdheden in het kader van de werking en organisatie van de raad; • de bevoegdheid om te beslissen bevoegdheden over te dragen; • de bevoegdheden die toegewezen zijn aan de raad door andere wetten en decreten (met uitzondering van de Wet van 2 april 1965 en de Wet betreffende het recht op maatschappelijke integratie van 26 mei 2002); • de beslissingen die de wet, het decreet of het uitvoeringsbesluit uitdrukkelijk aan de raad voorbehoudt of aan het vast bureau voorbehoudt, ingeval de raad die bevoegdheden uitoefent ingevolge art. 60, § 1, alsmede de toegewezen bevoegdheid van het vast bureau, ingeval de raad die bevoegdheid uitoefent overeenkomstig art. 60, § 1; • de beslissingen die onderworpen zijn aan machtiging, goedkeuring of advies van de toezichthoudende overheid; • het vaststellen van reglementen; • het vaststellen van het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekeningen en de geconsolideerde jaarrekening; • het vaststellen van het organogram (en het aanduiden in het organogram van de functies waaraan het lidmaatschap van het managementteam is verbonden), de personeelsformatie en de rechtspositieregeling; • het oprichten en toetreden tot rechtspersonen en het aanstellen van leden in OCMW-verenigingen;

88


• • • • • • •

• • • •

• • • • •

het besluiten tot deelname in een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm; het aanstellen en ontslaan van de secretaris, de financieel beheerder en de ombudsman; de sanctie- en tuchtbevoegdheid over de secretaris, de financieel beheerder en de ombudsman; het goedkeuren van het algemene kader van het internecontrolesysteem; het vaststellen van het begrip dagelijks bestuur; de bevoegdheden in verband met het beheer van ziekenhuizen in afzonderlijk beheer; het vaststellen van de wijze en de voorwaarden voor gunning van werken, leveringen en diensten, met uitzondering van wat valt onder dagelijks bestuur en wat als opdracht letterlijk in het budget opgenomen is; het definitief aanvaarden van schenkingen en legaten; het vaststellen van een systeem van klachtenbehandeling; de vaste belegging van kapitalen voor een periode langer dan een jaar; de bevoegdheden in verband met interne kredietaanpassingen, dringende uitgaven zonder budgetwijziging, het toekennen van het budgethouderschap, en de machtiging aan het vast bureau en een bijzonder comité voor een delegatie van het budgethouderschap, de bevoegdheid het goedkeuren van de betaalde bedragen buiten het budgethouderschap toe te kennen aan de secretaris, het verlenen van een visum na weigering door de financieel beheerder, het uitvoeren van een betalingsopdracht die de secretaris geweigerd heeft; de besluiten in verband met leningen langer dan een jaar en de herschikking van lasten over een langere periode; het stellen van daden van beschikking met betrekking tot onroerende goederen; het aanstellen (bij afwezigheid of verhindering) van een waarnemend secretaris en/ of financieel beheerder; het afsluiten van een afsprakennota met de secretaris; het aangaan van dadingen;


89

•

• • •

het gerechtelijk en buitengerechtelijk vertegenwoordigen van het OCMW in rechte en beslissingen over het in rechte optreden namens het OCMW; het goedkeuren van de beheersovereenkomsten met de gemeente; het vaststellen van wat wordt verstaan onder het begrip ‘dagelijks personeelsbeheer’; de bevoegdheid om bij een procedure van politieke onbestuurbaarheid een nieuwe voorzitter (en desgevallend ondervoorzitter(s)) te installeren.

(art. 52-53) Beperkingen bij delegatie De raad kan bij delegatie aan het vast bureau of een bijzonder comité bepalen dat deze organen de uitoefening van deze bevoegdheden mogen toevertrouwen aan de secretaris. De secretaris kan die op zijn beurt toevertrouwen aan andere personeelsleden, met uitzondering van de tucht en het aanstellen en ontslaan van personeelsleden. Deze bevoegdheden kan de raad enkel toevertrouwen aan het vast bureau of de secretaris. Een subdelegatie ervan aan andere personeelsleden is niet mogelijk. Voor bevoegdheden in verband met dienstverlening en verhaal op basis van de OCMW-wet, de wet van 2 april 1965 en de RMI-wet van 26 mei 2002, is delegatie alleen mogelijk aan het vast bureau of een bijzonder comité. Deze bevoegdheid kan onmogelijk verder doorgegeven worden. (art. 52) Dwingende en onvoorziene omstandigheden In geval van dwingende en onvoorziene omstandigheden, kan het vast bureau of een bijzonder comité op eigen initiatief bevoegdheden uitoefenen betreffende de vaststelling van de wijze van gunning, de voorwaarden van overheidsopdrachten, het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en uitvoering van overheidsopdrachten.

90


In het huishoudelijk reglement wordt door de raad bepaald welk orgaan (vast bureau of bijzonder comité) hiervoor bevoegd is. Indien het geringste uitstel in dwingende en onvoorziene omstandigheden zou leiden tot onbetwistbare schade, kan de voorzitter deze bevoegdheid uitoefenen. (art. 52)

2. De voorzitter van de OCMW-raad 38. Hoe wordt de voorzitter verkozen? De OCMW-raad kiest op de installatievergadering zelf een voorzitter onder de OCMW-raadsleden. Elk OCMW-raadslid komt in aanmerking, met uitzondering van de raadsleden die ook personeelslid zijn van de gemeente. Deze uitzondering geldt niet voor de vrijwillige brandweerlieden en de leden van de vrijwillige ambulancediensten. Leden van het gemeentelijk onderwijzend personeel kunnen dus onbeperkt raadslid zijn, maar geen voorzitter (of ondervoorzitter) worden. De voorzitter moet beschikken over de kennis van de bestuurstaal die vereist is voor de uitoefening van het mandaat. Door zijn verkiezing bestaat het – weerlegbare – vermoeden dat hij Nederlands kent. (art. 53, § 1 en art. 57) Akte van voordracht De OCMW-raadsleden kunnen een kandidaat-voorzitter voordragen. Dit doen ze via een akte van voordracht. Merk op dat het OCMW-decreet spreekt over een akte van voordracht voor de verkiezing van uitvoerende mandaten, terwijl men spreekt van een voordrachtsakte bij de verkiezing als raadslid. De akte van voordracht om een voorzitter te verkiezen, moet voorzien zijn van een dubbele meerderheid. Dit betekent dat op de akte van voordracht de handtekeningen moeten staan van:


91

• •

meer dan de helft van de verkozen leden van de OCMW-raad; meer dan de helft van de personen die op dezelfde voordrachtsakte als de voorgedragen kandidaat werden verkozen tot OCMW-raadslid.

Als de voordrachtsakte waarop de naam van de kandidaat-voorzitter voorkomt, slechts twee verkozenen telt, volstaat op de akte van voordracht de handtekening van een van hen. Wanneer we het hier hebben over een voordrachtsakte, doelen we op de akte waarop de voorzitter als raadslid is verkozen. Na de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2018 geldt dat als de voordrachtsakte (de akte waarop de voorzitter als raadslid voorgedragen werd) maar twee effectieve OCMW-raadsleden kent, beide raadsleden de akte van voordracht (de akte waarop de voorzitter als voorzitter voorgedragen wordt) moeten ondertekenen. Tot dan volstaat dat één van hen de akte ondertekent. (art. 14 van het decreet van 25 april 2014 houdende wijziging van diverse bepalingen in het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

Ook bij de verkiezing van de voorzitter kan niemand meer dan één akte van voordracht ondertekenen. De sanctie voor het raadslid dat twee of meer akten van voordracht ondertekent, is identiek aan de sanctie bij ondertekening van twee voordrachtsakten bij de verkiezing van de raadsleden. De persoon die toch meer dan één akte ondertekend heeft, zal geen lokale mandaten kunnen uitoefenen tijdens de legislatuur. Wie al een lokaal mandaat bekleedt, verliest dit van rechtswege (zie vraag 8). De akte van voordracht moet voor de installatievergadering van de OCMW-raad aan de OCMW-secretaris worden overhandigd. Nadat de raadsleden op de installatievergadering de eed hebben afgelegd, overhandigt de OCMW-secretaris de akte van voordracht aan de voorzitter van de installatievergadering. De voorzitter van de installatievergadering gaat

92


na of de akte ontvankelijk is. Hij kijkt na of de akte ondertekend werd door de gevraagde dubbele meerderheid van OCMW-raadsleden die de eed hebben afgelegd. Als de voordracht helemaal in orde is, wordt de voorgedragen kandidaat verkozen verklaard. Op dat moment zal de verkozen voorzitter de installatievergadering verder voorzitten. (art. 53, §§ 1-2) Verkiezing bij gebrek aan voordracht Als er geen (ontvankelijke) akte van voordracht is, kiest de OCMW-raad onmiddellijk een nieuwe voorzitter. Dit in tegenstelling tot de regels voor de gemeenten, waar de verkiezing van de schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad binnen veertien dagen moet gebeuren. De verklaring voor dit verschil is dat de voorzitter van de OCMW-raad andere taken heeft dan de voorzitter van de gemeenteraad. De memorie van toelichting bij het decreet verwijst als voorbeeld naar de toekenning van dringende steun. Deze onmiddellijke verkiezing gebeurt door een geheime stemming, waarbij de kandidaat die de volstrekte meerderheid heeft behaald, verkozen is tot nieuwe voorzitter van de OCMW-raad. Wanneer geen enkele kandidaat de volstrekte meerderheid van stemmen heeft gehaald, wordt een tweede stemronde georganiseerd met de twee kandidaten die het meeste aantal stemmen hadden in de eerste ronde. Bij staking van stemmen in de eerste ronde, gaat het raadslid met de meeste stemmen bij de verkiezing van de raad door naar de tweede ronde. Als er op basis hiervan nog geen uitsluitsel is, geldt de voorrangsregel zoals uitgelegd in vraag 8. De kandidaat die in de tweede ronde de meerderheid van stemmen heeft behaald, is verkozen tot de nieuwe voorzitter van de raad. Is er na de tweede ronde staking van stemmen tussen de twee overgebleven kandidaten, dan wordt dezelfde voorrangsregel toegepast als bij staking in de eerste stemronde. (art. 12 en art. 53, § 3)


93

Opvolging op basis van de akte van voordracht Er kan op de akte van voordracht een einddatum vermeld worden van het mandaat van de kandidaat-voorzitter. Als er een einddatum op de akte staat, kunnen ook een of meer personen worden vermeld die de voorzitter opvolgen bij het einde van zijn mandaat. In dat geval wordt de voorzitter bij het bereiken van de einddatum opgevolgd door de eerste opvolger op de akte. Ook wanneer het mandaat van de voorzitter zou eindigen voor die einddatum, zal de eerste persoon de voorzitter opvolgen. Verzaakt de eerste opvolger, dan neemt de volgende opvolger het mandaat op. Wanneer er geen opvolgers meer zijn, zal de raad een nieuwe voorzitter moeten aanstellen op basis van een nieuwe akte van voordracht. Stel dat de akte enkel een einddatum bevat en geen opvolgers, dan is de voorzitter van rechtswege ontslagnemend op die einddatum en moet ook hier een nieuwe akte van voordracht worden ingediend om een nieuwe voorzitter aan te duiden. Stel dat de akte geen einddatum zou bevatten, dan kan ze in principe ook geen opvolgers bevatten. Staan er toch opvolgers in de akte, dan wordt met hen geen rekening gehouden voor de opvolging wanneer het mandaat van de voorzitter eindigt. De memorie van toelichting maakt dit duidelijk. (art. 53) 39. Wanneer vervalt het mandaat van de voorzitter? Er komt een nieuwe voorzitter op de eerstvolgende vergadering van de OCMW-raad, indien de voorzitter: • het mandaat niet aanvaardt; • van zijn mandaat van raadslid vervallen wordt verklaard; • afgezet wordt door de OCMW-raad na structurele onbestuurbaarheid van de gemeente (zie vraag 40); • als verhinderd wordt beschouwd; • afgezet of geschorst is;

94


• •

ontslag genomen heeft; of overleden is.

Deze nieuwe verkiezing zal op dezelfde wijze plaatsvinden als de oorspronkelijke verkiezing van de voorzitter tijdens de installatievergadering: dus met een akte van voordracht en bij geheime stemming wanneer er geen ontvankelijke akte van voordracht is. In afwachting van de verkiezing is er een waarnemend voorzitter (zie vraag 42). De voorzitter die geschorst is of als verhinderd wordt beschouwd, wordt vervangen zolang de schorsing of verhindering duurt. (art. 54) 40. Geldt de procedure van structurele onbestuurbaarheid ook voor de OCMW’s? Kort samengevat is het vaststellen van de structurele onbestuurbaarheid een nieuwe procedure om de bestuurbaarheid van de gemeente te herstellen als het college geen meerderheid meer heeft in de gemeenteraad. Een nieuw college kan dan geïnstalleerd worden als een strikte procedure gevolgd wordt, en als aan alle voorwaarden voldaan wordt die door het Gemeentedecreet gesteld worden. Op het einde van deze procedure in de gemeente wordt de OCMWraad in kennis gesteld en kan de OCMW-raad eveneens overgaan tot de installatie van een nieuwe voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn (en eventueel ondervoorzitter(s)). De OCMW-raad zelf kan geen structurele onbestuurbaarheid vaststellen, die bevoegdheid ligt uitsluitend bij de gemeenteraad. Wanneer de gemeenteraad de structurele onbestuurbaarheid van de gemeente vaststelt, en het college (deels of volledig) vervangen wordt, kan de


95

OCMW-raad wel zelf beslissen of de OCMW-voorzitter en de eventuele ondervoorzitter(s) ook vervangen worden. (art. 53, § 4 en art. 47bis Gemeentedecreet) Als na de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2018 een nieuw schepencollege verkozen wordt ten gevolge van de structurele onbestuurbaarheid van de gemeente, dan moet de OCMW-voorzitter verplicht vervangen worden. Tijdens de legislatuur 2013-2018 blijft dat een eigen keuze van de OCMW-raad. Ook nieuw in de legislatuur 2019-2024 is dat de OCMW-raad in zijn geheel vervangen zal worden als blijkt dat er na een nieuwe verkiezing van het college een andere meerderheid van zetels is in de gemeente- dan in de OCMW-raad. Tot eind 2018 is het niet mogelijk om de OCMW-raad opnieuw algeheel te verkiezen. (art. 10 en art. 14 van het decreet van 25 april 2014 houdende wijziging van diverse bepalingen in het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

41. Wanneer is de voorzitter verhinderd? Van rechtswege De OCMW-voorzitter kan van rechtswege verhinderd zijn. In dat geval neemt de raad akte van de verhindering en van de beëindiging van deze periode van verhindering. Er is sprake van verhindering als de voorzitter: • lid is van de federale of Vlaamse Regering of van de Europese Commissie; • lid is van de deputatie van de provincieraad of van het college, ingesteld bij art. 83quinquies § 2 van de Bijzondere Wet van 12 januari 1989 met betrekking tot de Brusselse instellingen; • om medische redenen afwezig blijft en niet in staat is om dat verzoek tot de raad te richten. In dat geval wordt hij van rechtswege als verhinderd beschouwd vanaf de derde opeenvolgende vergadering

96


•

(van de OCMW-raad) waarop hij afwezig is en dit zolang hij afwezig blijft; benoemd wordt tot burgemeester.

(art. 55, 1°, 2°, 4° en 6°) Op verzoek Hier gaat het niet om een door het decreet opgelegde verhindering, maar de mogelijkheid voor de voorzitter om bij de OCMW-raad een verzoek in te dienen tot vervanging wegens verhindering. De raad kan dit verzoek niet weigeren. De voorzitter kan een verzoek indienen: • bij het uitoefenen van een mandaat van federaal, Vlaams of Europees parlementslid; • om medische redenen (met uitzondering van de hierboven beschreven situatie waarin de voorzitter niet in staat is om zelf een verzoek tot de raad te richten), om studieredenen of wegens een verblijf in het buitenland gedurende een minimale termijn van twaalf weken; • bij ouderschapsverlof wegens de geboorte of adoptie van een kind; • bij palliatief verlof of verlof voor bijstand of verzorging van een zwaar ziek familielid tot en met de tweede graad of van een zwaar ziek gezinslid, waarvoor hij gedurende minimaal twaalf weken wil vervangen worden (art. 55, 3°, 4°, 5° en 7°) 42. Wanneer is er een waarnemend voorzitter? De persoon die de OCMW-voorzitter tijdelijk vervangt, noemen we een waarnemend voorzitter. Er is een waarnemend voorzitter: • als de voorzitter tijdelijk afwezig is en het niet gaat om een schorsing of verhindering; • als de voorzitter betrokken partij is (zie vraag 19); • in afwachting van de aanstelling van een nieuwe voorzitter.


97

De waarnemende voorzitter moet voldoen aan dezelfde voorwaarden als waaraan de voorzitter zelf moet voldoen. Hij mag dus geen personeelslid zijn van de gemeente (met uitzondering van de vrijwillige brandweerlieden en de leden van de vrijwillige ambulancediensten). (art. 53 en art. 54) 43. Hoe wordt de waarnemend voorzitter aangesteld? Tijdens de installatievergadering moet de voorzitter een of meer vervangers kiezen. Indien door de voorzitter meer dan één vervanger gekozen wordt, moet de voorzitter een rangorde opmaken tussen die vervangers. Bij de opstelling van deze rangorde wordt steeds voorrang gegeven aan eventuele ondervoorzitter(s). De voorrang voor de ondervoorzitters bestond vroeger niet, maar is logisch. De rangorde van de vervangers van de voorzitter is: 1. de ondervoorzitter, indien er een ondervoorzitter is, of, indien er twee ondervoorzitters zijn, de ondervoorzitters in de volgorde die de voorzitter heeft bepaald; 2. indien er twee ondervoorzitters zijn en de voorzitter geen rangorde vastgesteld heeft, de ondervoorzitters naar gelang van de rang die ze kregen bij de aanstelling; 3. het raadslid of de raadsleden in volgorde van de rangorde bepaald door de voorzitter; 4. de raadsleden in volgorde van hun anciënniteit. Bij gelijke anciënniteit geniet het raadslid de voorkeur dat bij de verkiezing van de OCMW-raad de meeste stemmen heeft behaald. Deze anciënniteit moet niet ononderbroken opgebouwd zijn. Indien de voorzitter twaalf weken of langer afwezig is, zal de waarnemend voorzitter ook in het college van burgemeester en schepenen de voorzitter vervangen. (art. 54)

98


Aangezien vanaf de legislatuur 2019-2024 niet meer gestemd wordt over de OCMW-raadsleden, vervalt op dat moment dat de stemmen doorslaggevend zijn bij gelijke anciënniteit van de raadsleden. De rangorde van de raadsleden zal bepalen wie in dat geval waarnemend voorzitter is (zie vraag 8). (art. 9 en art. 15 van het decreet van 25 april 2014 houdende wijziging van diverse bepalingen in het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

44. Welke taken en bevoegdheden heeft de OCMW-voorzitter? De voorzitter is belast met de uitoefening van de bevoegdheden die hij door of krachtens de wet of het decreet geniet. Een overzicht van de belangrijkste taken en bevoegdheden van de voorzitter: • de installatievergadering voorzitten, nadat hij verkozen is tot voorzitter (art. 16, § 3); • een verzoek richten aan het OCMW-raadslid dat tijdens zijn mandaat in een onverenigbare situatie terechtkomt (art. 19, § 1); • het administratief rechtscollege en het betrokken raadslid tegen ontvangstbewijs onmiddellijk op de hoogte brengen van feiten die het verval van mandaat met zich kunnen brengen (art. 19, § 1); • verzoeken tot verhindering van raadsleden in ontvangst nemen (art. 24); • de raad bijeenroepen (art. 30); • de agenda van de raad vaststellen (art. 30); • instaan voor het voorafgaande onderzoek van de zaken die aan de OCMW-raad worden voorgelegd (art. 30); • de raad bijeenroepen op verzoek van de burgemeester of van een derde van de zittinghebbende leden (art. 30); • de aanvullende agenda voor de raad vaststellen en meedelen aan de leden (art. 32); • de raad voorzitten en de vergaderingen openen en sluiten (art. 34);


99

•

• • • •

•

•

•

• • • • • •

100

handhaven van de orde tijdens de raad en personen die de orde verstoren, laten verwijderen, een PV opmaken en de persoon in kwestie doorverwijzen naar de politierechtbank (art. 35); de behandeling van een punt in besloten zitting bevelen, als het punt over de persoonlijke levenssfeer gaat (art. 38, § 1); antwoorden op schriftelijke en mondelinge vragen van raadsleden (art. 43); ondertekenen van de notulen van de raad (art. 44); optreden bij dwingende en onvoorziene omstandigheden wanneer het geringste uitstel tot onbetwistbare schade zou leiden (zie vragen 55 en 60) (art. 52); uitvoeren van de beslissingen van de raad, het vast bureau en de bijzondere comités, behoudens de beslissingen tot uitvoering van het budget, genomen in het kader van het budgethouderschap (art. 58, § 1); in dringende gevallen en binnen de perken bepaald door het huishoudelijk reglement van de raad, beslissen tot dringende hulpverlening (art. 58, § 2); aan een dakloze de vereiste dringende hulpverlening toekennen, binnen de grenzen vastgesteld door het huishoudelijk reglement van de raad (art. 58, § 3); verantwoordelijk zijn voor de zorg van het archief, waaronder de titels (art. 58, § 4); voorzitten van het vast bureau en de bijzondere comités (art. 60, § 3); in ontvangst nemen en kennisnemen van het ontslag van raadsleden uit het vast bureau of een bijzonder comité (art. 60, § 5); de vergaderingen bijeenroepen van het vast bureau en de bijzondere comités (art. 61); de agenda vaststellen van de vergaderingen van het vast bureau en de bijzondere comités (art. 61); instaan voor het voorafgaande onderzoek van de zaken die worden voorgelegd aan het vast bureau en de bijzondere comités (art. 61);


•

• • • • •

• • •

•

• •

•

• •

de goedgekeurde notulen van het vast bureau en de bijzondere comités overmaken aan de raad, met uitzondering van de notulen die gaan over individuele steun en onderhoudsplicht (art. 62); de eed ontvangen van de secretaris en de financieel beheerder voor ze hun ambt opnemen (art. 76); een waarnemend secretaris of financieel beheerder aanstellen in spoedeisende gevallen als er geen vast bureau is (art. 80, § 1); met raadgevende stem deel uitmaken van het managementteam (art. 95); de eed ontvangen van het OCMW-personeel (art. 105); voeren van een tuchtonderzoek, opstellen van het tuchtverslag en de samenstelling van het tuchtdossier, als de raad als tuchtoverheid optreedt tegen de secretaris (art. 123); toelichten van het meerjarenplan of de aanpassingen ervan op de gemeenteraad (art. 148, § 1); toelichten van het budget op de gemeenteraad (art. 150); de financieel beheerder en de betrokken budgethouders onverwijld op de hoogte brengen van de interne kredietaanpassingen door de raad (art. 157); zonder voorafgaande budgetwijziging over de uitgaven beslissen die door dwingende en onvoorziene omstandigheden vereist zijn, als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken (art. 159); ondertekenen van de notulen van het vast bureau en de bijzondere comités (art. 181); ondertekenen van reglementen, beslissingen en akten van de raad, het vast bureau en de bijzondere comités, en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op deze organen (art. 183, § 1); ondertekenen van de beslissingen en akten van de voorzitter en alle andere stukken of brieven die specifiek betrekking hebben op het ambt (art. 183, § 2); ondertekenen van de briefwisseling van het OCMW (art. 183, § 4); bekendmaken van de reglementen van de raad, het vast bureau en de bijzondere comités (art. 187);


101

• • • • •

het OCMW vertegenwoordigen in de gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen (art. 200); nagaan of verzoekschriften voor voorstellen van burgers aan de voorwaarden voldoen (art. 207); uitleg geven aan de raad over verzoekschriften, wanneer de raad hierom verzoekt (art. 211); voorzitten van het beheerscomité van de ziekenhuizen met afzonderlijk beheer (art. 218, § 2); deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen (art. 44 Gemeentedecreet).

(art. 16, art. 19, art. 24, art. 30, art. 32, art. 34-35, art. 38, art. 43-44, art. 52, art. 58, art. 60-62, art. 76, art. 80, art. 95, art. 105, art. 114, art. 123, art. 148, art. 150, art. 157, art. 159, art. 174, art. 181, art. 183, art. 187, art. 200, art. 207, art. 211 en art. 218) (art. 44 Gemeentedecreet) (art. 50 decreet van 7 juli 2006 tot wijziging van de OCMW-wet) (art. 3, 7° Besluit van de Vlaamse Regering van 3 april 2009) 45. Wanneer is er een ondervoorzitter en welke taken heeft hij? Machtiging Als de gemeente de OCMW-raad uitdrukkelijk machtigt, kan de raad een of twee ondervoorzitters kiezen. Dit betekent wel dat er een of twee schepenen minder zullen zijn. De machtiging kan: • via een verklaring op een ontvankelijke akte van voordracht van schepenen als vermeld in art. 45 van het Gemeentedecreet; • door een beslissing van de gemeenteraad, die genomen is op zijn installatievergadering. (art. 56)

102


Verkiezing Een ondervoorzitter wordt op dezelfde wijze verkozen als de OCMWvoorzitter, maar kan, als er een vast bureau is, enkel gekozen worden onder de leden van het vast bureau. Er zijn evenveel stemrondes als het aantal in te vullen functies en per ondervoorzitter is er een akte van voordracht. Als er twee ondervoorzitters aangesteld worden op de installatievergadering, bepaalt de raad de rangorde tussen beiden. Stel dat er een tussentijdse verkiezing is, dan wordt de rangorde bepaald door de volgorde van de verkiezing. De laatst verkozen ondervoorzitter is dan laatste in rang. (art. 56) Verhindering Dezelfde bepalingen als bij de voorzitter zijn van toepassing (zie vraag 41). (art. 55) Vervanging Dezelfde bepalingen als bij de voorzitter zijn van toepassing, met als enige verschil dat bij een feitelijke afwezigheid de raad een plaatsvervangende ondervoorzitter zal aanstellen (zie vragen 42 en 43). (art. 54 en art. 56) Bevoegdheden In afwijking van de OCMW-wet is het nu de voorzitter zelf die binnen de grenzen, die bepaald werden door de OCMW-raad, bij besluit bepaalde van zijn bevoegdheden kan toevertrouwen aan de ondervoorzitter(s). Deze overdrachten van bevoegdheden kunnen op elk moment herroepen worden. De memorie van toelichting bij het decreet zegt dat het niet de bedoeling is dat de voorzitter zijn bevoegdheden dermate delegeert dat hij hier-


103

door zelf minder bevoegdheden overhoudt dan die welke hij gedelegeerd heeft. Het is niet duidelijk wat hiermee juist bedoeld wordt en hoe men bevoegdheden kan wegen. Wel wordt zowel in het decreet als in de toelichting duidelijk gemaakt dat de bevoegdheid om het OCMW te vertegenwoordigen in de gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen gedelegeerd kan worden. De volgende bevoegdheden zijn dan weer exclusief voor de voorzitter en kunnen niet overgedragen worden aan een ondervoorzitter: • met raadgevende stem deel uitmaken van het managementteam; • de bevoegdheid om de ondertekening over te dragen aan een raadslid. Een ondervoorzitter kan de plaats van de voorzitter in het college van burgemeester en schepenen niet zomaar innemen. Dit kan enkel als hij de voorzitter vervangt voor een lange periode (zie vraag 43). (art. 59, art. 95, art. 184 en art. 200) (art. 44 Gemeentedecreet) 46. Welke wedde en kostenvergoeding ontvangen de OCMW-voorzitter en -ondervoorzitter? Wedde De OCMW-voorzitter en de (eventuele) -ondervoorzitter(s) krijgen van het OCMW een wedde, vakantiegeld en een eindejaarspremie. Sinds 2007 hangt die bezoldiging af van de grootte van de vergoeding van de leden van het Vlaams Parlement en niet meer van de wedde van een gemeentesecretaris. De wedde van de OCMW-voorzitter is dezelfde als deze van een schepen van de gemeente waar de zetel van het OCMW gevestigd is. Hierin zit ook de vergoeding voor zijn opdracht als lid van het college van burge-

104


meester en schepenen (als schepen van rechtswege) vervat. De OCMWvoorzitter ontvangt hiervoor dus geen bijkomende wedde of vergoeding. Merk op dat een OCMW-voorzitter die ook gemeenteraadslid is hiervoor geen presentiegeld ontvangt aangezien hij ook van rechtswege schepen is. Schepenen kunnen immers geen presentiegeld krijgen voor de gemeenteraad, dus ook de OCMW-voorzitter niet. De wedde van de OCMW-ondervoorzitter is gelijk aan de wedde van de OCMW-voorzitter, maar dan vermenigvuldigd met de wedde van een schepen uit dezelfde gemeente en gedeeld door de wedde van de burgemeester uit dezelfde gemeente. Met andere woorden: 60% (in gemeenten tot 50 000 inwoners) of 75% van de wedde van de OCMW-voorzitter (in gemeenten met meer dan 50 000 inwoners). De basis voor de berekening van de wedde is dus gelijk aan (een percentage van) de vergoeding van de leden van het Vlaams Parlement. Deze vergoeding omvat enkel de basisvergoeding van een Vlaams parlementslid, met weglating van de andere delen van de totale vergoeding (forfaitaire kostenvergoeding, eindejaarspremie en vakantiegeld). De wedde van een schepen (en dus ook van een OCMW-voorzitter) is gelijk aan 60% (in gemeenten tot 50 000 inwoners) of 75% van de wedde van een burgemeester in dezelfde gemeente (in gemeenten met meer dan 50 000 inwoners). De laatste cijfers worden telkens gepubliceerd op de website van het Agentschap Binnenlands Bestuur (http://binnenland. vlaanderen.be/mandatarissen/bezoldigingsregeling-van-de-lokale-enprovinciale-mandataris). Wedden in overgangsregeling Sinds 2007 wordt de wedde louter en alleen op basis van het inwonersaantal bepaald. Er komen geen klassenverheffingen meer en de verheffingen uit het verleden zijn tenietgedaan. Dit betekent dat de OCMW(onder)voorzitter in een gemeente die in de legislatuur 2007-2012 in een hogere klasse was ingedeeld, voortaan een lagere wedde ontvangt.


105

De oude regeling waarbij bovenop de basiswedde ook nog een bijslag (van 10, 15 of 25%) mocht worden berekend indien de gemeente een kanton-, arrondissements- of provinciehoofdplaats was, geldt niet meer sinds 1 januari 2001, omdat de basiswedden sinds die dag aanzienlijk verhoogd werden. Wedde vervanger Bij verhindering of schorsing van de betrokken mandataris wordt de aan het mandaat verbonden wedde toegekend aan zijn vervanger (vanaf het moment van vervanging dus). Wie vervangen wordt, krijgt dan geen wedde. Indien de vervanging gebeurt op andere gronden dan de wettelijk bepaalde gevallen van verhindering (art. 55) of schorsing (art. 70), krijgt de vervanger van de OCMW-(onder)voorzitter pas een wedde als de vervanging minstens 30 opeenvolgende dagen duurt. Vanaf het moment dat hij recht krijgt op een wedde, vervalt de wedde van wie vervangen wordt en krijgt de vervanger met terugwerkende kracht een wedde (dus ook voor de eerste 30 dagen). Compensatie inkomensverlies en weddevermindering De OCMW-raad vermindert de wedde van de OCMW-(onder)voorzitter (of zijn vervanger), als hij dit vraagt. Het kan immers voordeliger zijn dit te doen als door deze wedde andere bezoldigingen, vergoedingen of toelagen van de mandataris worden verminderd wegens de overschrijding van cumulatiegrenzen. Op dezelfde manier kan het OCMW eventueel inkomensverlies (door de cumulatie) van de mandataris compenseren, op voorwaarde dat hij hierom vraagt (totaalgrens wedde + compensatiebedrag = wedde van schepen in gemeente met 50 000 inwoners). Het inkomensverlies mag niet te wijten zijn aan de mandataris zelf (bv. ontslag, tijdskrediet, loopbaanonderbreking…). Het mag enkel gaan om een (wettelijk of reglementair bepaald) verlies aan inkomsten (bv. pensioenuitkeringen, werkloosheids-

106


vergoedingen, studiebeurzen…) ten gevolge van het ontvangen van de vergoeding uit het mandaat. De OCMW-secretaris gaat telkens na of in de aanvraag van de mandataris aan de voorwaarden is voldaan. De OCMW-raad heeft hierin geen beoordelingsruimte. Vakantiegeld en eindejaarspremie Het vakantiegeld bedraagt 92% van een twaalfde van het brutojaarsalaris. De eindejaarspremie wordt berekend als de som van een forfaitair bedrag en 2,5% van het brutojaarsalaris. Kostenvergoeding De OCMW-raad bepaalt welke specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van OCMW-(onder)voorzitter, voor terugbetaling in aanmerking komen. Hiervoor gelden dezelfde regels als voor OCMW-raadsleden (zie vraag 22). De terugbetaling van gemaakte kosten is in het OCMW-decreet geen recht meer zoals in de OCMW-wet, maar het is natuurlijk wel logisch dat een mandataris die aan alle voorwaarden voldoet, terugbetaling zal verkrijgen. Behalve deze kostenvergoeding en een bezoldiging (plus vakantiegeld en eindejaarspremie, eventueel uittredingsvergoeding) mogen de OCMWvoorzitters en -ondervoorzitters geen aanvullende vergoedingen, wedden of presentiegelden krijgen van het OCMW, de verenigingen van Titel VIII OCMW-decreet of de gemeente, om welke reden en onder welke benaming ook. Een eigen bedrijfsvoertuig (ook voor persoonlijk gebruik), maaltijdcheques of hospitalisatieverzekeringen zijn dus bijvoorbeeld niet mogelijk. Het is wél bv. mogelijk om aan de mandataris een voertuig van het OCMW ter beschikking te stellen of om hem te laten inschrijven op


107

de polis hospitalisatieverzekering van het OCMW (onder betaling van eigen bijdragen). Financieel plafond bij cumulatie politieke mandaten De totale som van enerzijds de wedde van de OCMW-(onder)voorzitter en anderzijds de vergoedingen, wedden en presentiegelden die hij daarnaast ontvangt voor andere publieke (‘openbare’) activiteiten van politieke aard (bv. in een sociale huisvestingsmaatschappij of als parlementslid), mag niet meer bedragen dan anderhalve maal de vergoeding van een Vlaams parlementslid. Voor 2014 bedraagt dit plafond (parlementaire vergoeding + andere vergoedingen) 179 921,19 euro. In art. 68, § 4 van het OCMW-decreet worden alle vergoedingen, wedden en presentiegelden vermeld die voor deze cumulatiebeperking in aanmerking komen: 1° vergoedingen ontvangen als lid van de Kamer van Volksvertegenwoordigers, de Senaat, het Vlaams Parlement of het Europees Parlement; 2° presentiegelden ontvangen als lid van de provincieraad, de gemeenteraad en als lid van de bestuursorganen van provinciaal of gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen en hun filialen; 3° presentiegelden ontvangen als lid van bestuursorganen van een intergemeentelijk samenwerkingsverband, als vermeld in het Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; 4° presentiegelden ontvangen als lid van bestuursorganen van sociale huisvestingsmaatschappijen, als vermeld in het decreet houdende de Vlaamse Wooncode; 5° presentiegelden ontvangen als lid van bestuursorganen van de rechtspersonen als vermeld in art. 195 van het Gemeentedecreet; 6° presentiegelden ontvangen als lid van bestuursorganen van rechtspersonen als vermeld in art. 188 van het Provinciedecreet. (art. 68) (art. 70 Gemeentedecreet)

108


(Besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende bezoldigingsregeling van de lokale en provinciale mandataris) 47. Hebben lokale mandatarissen recht op een uittredingsvergoeding? Vanaf 2019 (!) kunnen OCMW-voorzitters en -ondervoorzitters een uittredingsvergoeding krijgen van het OCMW. Een uittredingsvergoeding wordt enkel toegekend aan wie aan het einde van zijn mandaat is gekomen, bv. omdat hij niet meer verkozen geraakt als OCMW-voorzitter. Het geldt dus ook enkel voor wie aan het einde van de volgende legislatuur met zijn mandaat stopt of moet stoppen, en niet bv. voor wie in 2015 stopt. Deze regeling is nieuw in het OCMW-decreet sinds 2012, maar kent dus pas uitwerking vanaf de legislatuur 2019-2024. De uittredingsvergoeding van een OCMW-voorzitter is dezelfde als die voor een schepen van dezelfde gemeente. De uittredingsvergoeding van een OCMW-ondervoorzitter is gelijk aan die van de OCMW-voorzitter, vermenigvuldigd met die van een schepen van dezelfde gemeente en gedeeld door de uittredingsvergoeding van een burgemeester van dezelfde gemeente. Het is niet duidelijk welke meerwaarde deze regeling heeft, aangezien uittredingsvergoedingen toch op persoonlijke basis worden vastgesteld. Vermoedelijk gaat het hier om pure hypotheses. De Vlaamse Regering zal, net zoals voor de weddes, het vakantiegeld en de eindejaarspremie van lokale uitvoerende mandatarissen, ook de wijze van betaling, de toekenningsvoorwaarden en de duur van de uittredingsvergoedingen vastleggen. Deze regeling is er vooralsnog niet. Er zijn wel al enkele algemene principes bepaald in het OCMW-decreet: • er wordt één maand uittredingsvergoeding uitgekeerd per gepresteerd jaar als mandataris, met een maximum van 12 maanden; • de vergoeding wordt niet uitgekeerd aan uittredende mandatarissen die worden verkozen of benoemd tot burgemeester of schepen, lid van de deputatie, provinciegouverneur, ambassadeur, parlementslid,


109

•

minister of staatssecretaris, lid van het Grondwettelijk Hof en evenmin aan wie een bezoldigd ambt heeft aanvaard in een internationale of parastatale instelling; de uittredingsvergoeding vervalt indien de betrokkene een beroepsinkomen verwerft. Eventueel kan de betrokkene vragen het verschil bij te passen indien dat inkomen lager ligt dan de uittredingsvergoeding.

(art. 68, § 1) 48. Welke tuchtmaatregelen kunnen genomen worden tegen OCMW-mandatarissen? De Vlaamse Regering kan een OCMW-voorzitter of -ondervoorzitter schorsen of afzetten wegens kennelijk wangedrag of grove nalatigheid. De schorsing of afzetting van de voorzitter heeft dezelfde gevolgen voor zijn mandaat als schepen (en omgekeerd). De afgezette mandataris kan pas na twee jaar opnieuw worden aangesteld als burgemeester, schepen of OCMW-(onder)voorzitter. Opgelet: Het toezicht stelt dat deze maatregelen ook gelden voor een waarnemend voorzitter. In een uitvoeringsbesluit van 5 juni 2009 wordt de tuchtprocedureregeling nader uitgewerkt. (art. 70) (Besluit van de Vlaamse Regering van 5 juni 2009 houdende vaststelling van de tuchtprocedure voor de mandatarissen ter uitvoering van artikelen 71 en 274 van het Gemeentedecreet, artikel 70 van het OCMW-decreet en artikel 69 van het Provinciedecreet)

110


49. Waarvoor zijn uitvoerende OCMW-mandatarissen verzekerd? Het OCMW sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid te dekken die persoonlijk ten laste komt van de OCMW-voorzitter of -ondervoorzitter bij de normale uitoefening van zijn mandaat. Ook de rechtsbijstand valt hieronder. De nadere regels hiervoor zijn vastgelegd in het Besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2007 dat het statuut van de lokale mandatarissen regelt. Daarnaast wordt ook een verzekering afgesloten voor ongevallen van de OCMW-(onder)voorzitter, die hem overkomen bij de normale uitoefening van zijn mandaat. Het OCMW (of, afhankelijk van de uitgeoefende bevoegdheid, de federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest) neemt bovendien ook de burgerrechtelijke aansprakelijkheid op zich voor de schade die de uitvoerende OCMW-mandatarissen aan derden berokkenen bij de normale uitoefening van hun mandaat. De mandataris zelf blijft aansprakelijk voor bedrog, zware schuld of gewoonlijk voorkomende lichte fout. Het OCMW (of, afhankelijk van de uitgeoefende bevoegdheid, de federale Staat, de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest) dekt ten slotte de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van uitvoerende OCMWmandatarissen die werden veroordeeld voor een misdrijf begaan bij de normale uitoefening van hun mandaat, voor wat de betaling van de hun opgelegde geldboeten betreft. Dit geldt niet als het gaat om een geval van herhaling of om een persoonlijke inbreuk op de verkeersreglementering (bv. snelheidsovertredingen of foutparkeren). Enkel in geval van bedrog, zware schuld of gewoonlijk voorkomende lichte schuld heeft de bevoegde overheid een regresvordering ten aanzien


111

van de veroordeelde mandataris. Zij kan daarbij bepalen dat de geldboete slechts gedeeltelijk moet worden vergoed. (art. 71-73) (art. 45-54 Besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2007 houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris) 50. Hoe zit het met de eretitels, onderscheidingstekens en ambtskledij van de OCMW-mandatarissen? De OCMW-raad is bevoegd voor de eventuele toekenning van eretitels aan OCMW-raadsleden, aan de OCMW-ondervoorzitter en sinds 2013 ook aan de OCMW-voorzitter. De raad stelt hiervoor zelf de voorwaarden vast (bv. een zekere anciënniteit en een onberispelijk gedrag), bij besluit of reglement. Voor de toekenning van eretitels aan OCMW-voorzitters in zeven faciliteitengemeenten daarentegen is de Vlaamse Regering nog steeds bevoegd. De regeling hiervoor is terug te vinden in het Besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2007. Ook de regels over onderscheidingstekens en ambtskledij voor de OCMW-voorzitter zijn terug te vinden in het Besluit van 19 januari 2007. Voor de OCMW-voorzitter gelden dezelfde regels als voor de schepenen, hetgeen onder andere inhoudt dat hij bij officiële gelegenheden een sjerp draagt met rode franjes op een zwart-gele achtergrond, met daarop de Vlaamse Leeuw en (facultatief ) het wapenschild van de stad of de gemeente. Opmerkelijk is dat het tegenwoordig mogelijk is de sjerp op twee manieren te dragen, zowel voor mannen als voor vrouwen: om het middel ofwel over de rechterschouder. (art. 27, § 4 en art. 67)

112


(art. 57 e.v. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2007 houdende het statuut van de lokale en provinciale mandataris)

3. Het vast bureau 51. Moet elk OCMW een vast bureau hebben? Nee, sinds 7 januari 2013 is de OCMW-raad vrij om in zijn midden al dan niet een vast bureau op te richten. Hoewel het vast bureau facultatief is, blijft het decreet enkele bevoegdheden toewijzen aan het vast bureau. Het principe is dat de OCMW-raad deze bevoegdheden zelf zal uitoefenen, als er geen vast bureau opgericht werd. Tegelijkertijd lezen we op verschillende plaatsen in het decreet dat de voorzitter de bevoegdheden van het vast bureau zal uitoefenen als het niet werd opgericht. (art. 60, § 1) 52. Hoe wordt het vast bureau opgericht en afgeschaft? De OCMW-raad kan het vast bureau oprichten op de installatievergadering van de raad, maar kan ook op een later tijdstip tot oprichting beslissen. Het vast bureau kan opgericht worden voor een bepaalde of onbepaalde duur. Maar bij elke algehele vernieuwing van de raad vervalt het vast bureau. Nieuw is ook dat de raad te allen tijde kan beslissen om het vast bureau af te schaffen. (art. 60, §§ 1-2) 53. Hoe is het vast bureau samengesteld? Samenstelling Het vast bureau telt, met inbegrip van zijn voorzitter: 1° drie leden voor een OCMW-raad met ten hoogste negen leden; 2° vier leden voor een OCMW-raad van elf of dertien leden;


113

3° vijf leden voor een OCMW-raad van vijftien leden. Belangrijk is dat het vast bureau moet bestaan uit personen van elk geslacht. (art. 60, §§ 3-4) Verkiezing De leden van het vast bureau, met uitzondering van de OCMW-voorzitter, worden bij geheime stemming en in een enkele stemronde verkozen onder de OCMW-raadsleden. Elk lid van de raad heeft een stem. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen. Als beide geslachten niet vertegenwoordigd zijn na de verkiezing van het vast bureau, wordt de verkozene van het vast bureau, die voor deze verkiezing de minste stemmen heeft behaald, vervangen door een lid van het andere geslacht dat voorgesteld was op dezelfde voordrachtsakte van het te vervangen lid. Voor alle duidelijkheid gaat het hier om de akte die gebruikt werd bij de verkiezingen van de OCMW-raad. Is er staking van stemmen, dan wordt het oudste lid in jaren vervangen. Wanneer er geen leden van het andere geslacht op deze voordrachtsakte staan, mag om het even welk lid van de OCMW-raad van het andere geslacht verkozen worden. (art. 60, §§ 3-4) Geen plaatsvervangers, wel vervanging bij verhindering Voor een lid van het vast bureau kan, in tegenstelling tot voor een lid van een bijzonder comité, geen plaatsvervanger aangesteld worden die het lid vervangt bij een gewone afwezigheid. Wel kan een lid van het vast bureau dat verhinderd is (zie vraag 15), tijdens de periode van verhindering vervangen worden. De raadsleden van dezelfde voordrachtsakte als het verhinderde lid kunnen hiervoor een raadslid van die voordrachtsakte aanduiden, behalve als het verhinderde

114


lid van het vast bureau verkozen is als jongste in jaren bij staking van stemmen. (art. 60, § 1 en § 3) Voorzitter De voorzitter van de raad is van rechtswege en met beraadslagende stem voorzitter van het vast bureau. Bij afwezigheid van de voorzitter in het vast bureau wordt hij in de volgende volgorde vervangen door: 1° de personen die hij heeft gekozen om hem als voorzitter te vervangen (zie vraag 43); 2° de ondervoorzitters die lid zijn van het vast bureau, in volgorde van hun rang; 3° het raadslid met de meeste anciënniteit, dat lid is van het vast bureau. (art. 54 en art. 60, § 3) Ontslag De leden van het vast bureau kunnen tussentijds ontslag nemen uit het vast bureau en toch lid blijven van de OCMW-raad. Het lid deelt het ontslag uit het vast bureau schriftelijk mee aan de voorzitter van de raad. Het ontslag is definitief na de ontvangst van de kennisgeving door de voorzitter van de raad. Tot de opvolger aangesteld of verkozen is, blijft het lid deel uitmaken van het vast bureau. (art. 60, § 5) Vervanging De raadsleden die op dezelfde voordrachtsakte als het te vervangen lid van het vast bureau voorkomen, kiezen een vervanger. De aanstelling gebeurt door een verklaring die afgegeven wordt aan de secretaris en ondertekend is door de meerderheid van de raadsleden van dezelfde voordrachtsakte. De secretaris stelt de leden van de OCMW-raad hiervan in kennis op de


115

volgende raadsvergadering. Op het moment dat de voordracht afgegeven wordt aan de secretaris is de aanduiding definitief. De raadsleden van dezelfde voordrachtsakte kunnen geen vervanger aanstellen als het gaat om de vervanging van een lid dat in het vast bureau gekomen is als jongste in jaren bij staking van stemmen. Belangrijk is dat na vervanging nog steeds personen van beide geslachten vertegenwoordigd moeten zijn in het vast bureau. Het decreet somt de gevallen op waarbij de raad in zijn geheel een vervanger aanstelt: • als de raadsleden die op dezelfde voordrachtsakte verkozen werden, binnen zestig dagen geen vervanger voordragen; • als door de vervanging binnen dezelfde voordrachtsakte niet voldaan kan worden aan de voorwaarde dat beide geslachten vertegenwoordigd moeten zijn;4 • als het lid van wie het mandaat eindigt, was verkozen in het vast bureau als jongste in jaren bij staking van stemmen; • bij gebrek aan leden die behoren tot dezelfde voordrachtsakte. In deze gevallen mag met naleving van de geslachtsvoorwaarde om het even welk lid verkozen worden. (art. 60, §§ 3-4) 54. Hoe werkt een vast bureau? De meeste werkingsregels van de raad gelden ook voor het vast bureau, met uitzondering van de onderstaande bepalingen, die expliciet in het decreet opgenomen zijn. Bij aanvang van de zittingsperiode wordt een huishoudelijk reglement aangenomen met nadere regels over de werking

4

116

Door het wijzigingsdecreet van 29 juni 2012 bestaat deze situatie niet langer. In tegenstelling tot vroeger moet een aangeduide vervanger immers niet meer op dezelfde voordrachtsakte voorkomen als het te vervangen lid in het vast bureau.


van het vast bureau. Ook wordt dezelfde deontologische code als voor de OCMW-raad aangenomen. (art. 62-64) Voorzitter De OCMW-voorzitter zit het vast bureau voor. Hij roept de vergaderingen bijeen, stelt de agenda vast en doet het voorafgaande onderzoek van de zaken die aan het vast bureau worden voorgelegd. (art. 60, § 3 en art. 61) Vergaderingen De vergaderingen van het vast bureau zijn niet openbaar. Het vast bureau vergadert regelmatig, op de dagen en uren die het vast bureau bepaalt, en dit zo vaak als nodig. Buitengewone vergaderingen zijn mogelijk in spoedeisende gevallen. De voorzitter roept het vast bureau dan samen op de dag en het uur die door hem bepaald worden. De OCMW-raad kan bepalen dat de agenda voor het vast bureau slechts vijf dagen voor de vergadering bezorgd moet worden. Wel zal de raad dan in het huishoudelijk reglement bepalingen moeten opnemen over het tijdstip waarbinnen nog aanvullende punten ingediend kunnen worden. De burgemeester kan de vergaderingen niet bijwonen en kan uiteraard geen punten verdagen. De agenda van het vast bureau moet, in tegenstelling tot de agenda van de OCMW-raad, niet openbaar gemaakt worden. Ook voorziet het OCMW-decreet geen specifiek inzagerecht in de agenda van het vast bureau en de stukken die erop betrekking hebben. Uiteraard blijven de bepalingen van het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur wel gelden (zie vraag 27). (art. 33 en art. 62)


117

Notulen De notulen van de vorige vergadering, met uitzondering van de punten over individuele cliëntendossiers en verhaal, worden aan de leden ter beschikking gesteld. Voor notulen met betrekking tot individuele dossiers en verhaal bepaalt het huishoudelijk reglement de terbeschikkingstelling. De beslissingen van het vast bureau worden in de notulen opgenomen en kunnen vanaf dan rechtsgevolgen hebben. De notulen worden uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het vast bureau volgend op deze waarop ze werden goedgekeurd, verstuurd aan de leden van de OCMW-raad. De bezorging is een taak van de voorzitter die uitgewerkt wordt in het huishoudelijk reglement. Notulen over individuele cliëntendossiers en verhaal worden niet bezorgd aan de leden van de raad. (art. 62) 55. Wat zijn de bevoegdheden van het vast bureau? Toevertrouwde bevoegdheden Toevertrouwde bevoegdheden zijn bevoegdheden die door een wet of decreet expliciet aan het vast bureau gegeven worden. Deze toevertrouwde bevoegdheden kunnen niet gedelegeerd worden. Het vast bureau is echter facultatief. Als er geen vast bureau opgericht is, zal volgens het decreet de OCMW-raad of de OCMW-voorzitter de bevoegdheden van het vast bureau uitoefenen. Het OCMW-decreet vertrouwt het vast bureau expliciet de volgende bevoegdheden toe: • het aanstellen in spoedeisende gevallen van een waarnemend secretaris of financieel beheerder. Als er geen vast bureau is, zal de voorzitter dit doen; • de evaluatie van de secretaris en financieel beheerder. Als er geen vast bureau is, zal de raad deze bevoegdheid uitoefenen.

118


In de OCMW-wet kreeg het vast bureau als toegewezen bevoegdheid de afhandeling van de zaken van dagelijks bestuur. Het OCMW-decreet herneemt deze bepaling niet. (art. 60, art. 65-66, art. 80, § 2 en art. 114) Door de OCMW-raad aan het vast bureau gedelegeerde bevoegdheden De OCMW-raad kan bepaalde bevoegdheden overdragen aan het vast bureau. Het decreet somt de bevoegdheden op die niet overgedragen kunnen worden (zie vraag 37). Als de raad dit bepaalt, kan het vast bureau de door de raad gedelegeerde bevoegdheden verder delegeren aan de secretaris. De secretaris kan op zijn beurt deze bevoegdheden verder delegeren aan andere personeelsleden. Deze subdelegatie door de secretaris kan echter niet bij de uitoefening van de bevoegdheid tot het aanstellen en het ontslaan van het personeel, en de bevoegdheid op het vlak van de tucht ten aanzien van het personeel. Deze bevoegdheden kunnen immers uitsluitend door de raad, het vast bureau en de secretaris worden uitgeoefend. De bevoegdheden voor individuele maatschappelijke dienstverlening en verhaal zijn niet subdelegeerbaar naar de secretaris. (art. 52, art. 105 en art. 161) Bevoegdheden bij dwingende en onvoorziene omstandigheden Het vast bureau kan in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de volgende bevoegdheden uitoefenen: • de vaststelling van de wijze van gunning; • de vaststelling van de voorwaarden van overheidsopdrachten; • het voeren van de gunningsprocedure; • de gunning; • de uitvoering van overheidsopdrachten. Ook een bijzonder comité kan dit. De OCMW-raad bepaalt welk orgaan dit doet. Het orgaan dat opgetreden heeft, zal het besluit meedelen


119

aan de raad, die hiervan akte neemt. Als bovendien het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, kan deze bevoegdheid worden uitgeoefend door de OCMW-voorzitter. (art. 52)

4. De bijzondere comités 56. Moet elk OCMW een bijzonder comité hebben? Nee, het is niet verplicht om een bijzonder comité op te richten. In tegenstelling tot het vast bureau kan er meer dan één bijzondere comité zijn. Belangrijk is dat altijd eerst het bijzonder comité voor de sociale dienst opgericht moet worden, vooraleer een ander bijzonder comité aangesteld kan worden. (art. 60, § 1) 57. Hoe wordt een bijzonder comité opgericht en afgeschaft? De raad kan een bijzonder comité oprichten op de installatievergadering van de raad, maar kan ook tot oprichting beslissen op een later tijdstip. Een bijzonder comité kan aangesteld worden voor een bepaalde of voor een onbepaalde duur, maar blijft hoogstens bestaan tot de algehele vernieuwing van de raad. In tegenstelling tot het vast bureau is voor een bijzonder comité niet expliciet bepaald dat het te allen tijde afgeschaft kan worden. Waarschijnlijk is dit een vergetelheid van de decreetgever en kunnen bijzondere comités ook afgeschaft worden tijdens de legislatuur. Een vraag die ook niet beantwoord werd in het decreet, is of het bijzonder comité voor de sociale dienst afgeschaft mag worden, op het moment dat andere bijzondere comités nog bestaan. Wanneer de raad een bijzon-

120


der comité opricht, zal de raad meteen moeten bepalen uit hoeveel leden dat comité zal bestaan. (art. 60, §§ 1-2) 58. Hoe is een bijzonder comité samengesteld? Samenstelling Voor elk bijzonder comité wordt het aantal leden door de raad bepaald. Nieuw sinds het decreet van 29 juni 2012 is dat er behalve een minimumaantal leden ook een maximumaantal leden geldt voor een bijzonder comité, behalve bij de OCMW’s met een OCMW-raad die bestaat uit minder dan 9 leden. Door een vergetelheid van de decreetgever kan een bijzonder comité daar nog steeds samengesteld worden met alle OCMW-raadsleden. Elk comité moet, de voorzitter inbegrepen, een aantal leden hebben dat varieert tussen drie en zes voor OCMW’s van negen raadsleden, tussen vier en zeven voor OCMW’s van elf raadsleden, tussen vier en acht voor OCMW’s van dertien raadsleden en tussen vijf en negen voor OCMW’s van vijftien raadsleden. Voor OCMW’s met minder dan negen raadsleden moeten de bijzondere comités minstens drie leden hebben. De voorzitter van de raad is van rechtswege lid en voorzitter van de bijzondere comités. (art. 60, §§ 3-4) Verkiezing Vooraleer de raad kan overgaan tot de verkiezing van de leden van een bijzonder comité, zal de raad eerst moeten bepalen uit hoeveel leden dat bijzonder comité zal bestaan. Pas daarna kan de raad overgaan tot de verkiezing van de leden. De leden van elk bijzonder comité, met uitzondering van hun voorzitter, worden bij geheime stemming en in één enkele stemronde verkozen


121

onder de OCMW-raadsleden. Elk lid van de raad heeft een stem. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen. Het is niet duidelijk waarom de tekst afwijkt van de tekst over de verkiezing van het vast bureau wanneer het over de voorzitter gaat. Bij het vast bureau wordt gesproken over ‘de voorzitter van de raad’, bij een bijzonder comité over ‘hun voorzitter’. Het tekstverschil suggereert dat de voorzitter van de raad niet automatisch voorzitter is van de bijzondere comités. Dit wordt echter tegengesproken in hetzelfde artikel. (art. 60, § 3) Plaatsvervangers en vervanging bij verhindering De OCMW-raad kan in zijn huishoudelijk reglement bepalen dat plaatsvervangers worden aangesteld die de effectieve leden van de bijzondere comités mogen vervangen, als die belet zijn. Een belangrijke voorwaarde is wel dat de plaatsvervanger een persoon moet zijn die op dezelfde voordrachtsakte staat van het te vervangen lid. De voordrachtsakte is die waarop men als lid van de raad is verkozen. Voor verhindering gelden dezelfde bepalingen als bij het vast bureau (zie vraag 53). (art. 60, § 1 en § 3) Voorzitter, ontslag en vervanging Hier gelden dezelfde bepalingen als bij het vast bureau (zie vraag 53). Het enige verschil is dat beide geslachten niet vertegenwoordigd moeten zijn in een bijzonder comité en wel in een vast bureau. (art. 54 en art. 60 §§ 3-5) 59. Hoe werkt een bijzonder comité? Ook hier zijn dezelfde bepalingen van toepassing als bij het vast bureau (zie vraag 54).

122


De secretaris moet in tegenstelling tot de vergaderingen van de OCMWraad en het vast bureau niet aanwezig zijn op de vergaderingen van een bijzonder comité. Hij kan dat wel, maar moet niet. Als hij de vergadering niet bijwoont, stelt hij onder zijn verantwoordelijkheid een personeelslid aan om de vergadering bij te wonen en de notulen op te maken. (art. 60, art. 62 en art. 87, § 1) 60. Wat zijn de taken en bevoegdheden van een bijzonder comité? Toevertrouwde bevoegdheden Toevertrouwde bevoegdheden zijn bevoegdheden die door een wet of decreet expliciet aan het bijzonder comité gegeven worden. Deze toevertrouwde bevoegdheden kunnen niet gedelegeerd worden. In tegenstelling tot een vast bureau beschikken de bijzondere comités niet over door het OCMW-decreet expliciet toevertrouwde bevoegdheden. (art. 65-66) Door de OCMW-raad aan een bijzonder comité gedelegeerde bevoegdheden Hier gelden ongeveer dezelfde bepalingen als voor het vast bureau (zie vraag 55), met het verschil dat de bevoegdheden inzake tucht, aanstellen en ontslaan van personeel wel aan het vast bureau gedelegeerd kunnen worden, maar niet aan een bijzonder comité. (art. 52, art. 105 en art. 161) Bevoegdheden bij dwingende en onvoorziene omstandigheden Hier gelden dezelfde bepalingen als bij het vast bureau (zie vraag 55). (art. 52, art. 105 en art. 161)


123

5. Andere bepalingen 61. Wat is de Raad voor Verkiezingsbetwistingen en wat doet die? De taken van de Raad voor Verkiezingsbetwistingen worden ingeschreven in het OCMW-decreet. De Raad voor Verkiezingsbetwistingen doet uitspraak over: • geschillen die rijzen in verband met de afstand, het verval, het ontslag of de verhindering van het mandaat van OCMW-raadslid, OCMW-voorzitter, ondervoorzitter, lid van het vast bureau of van een bijzonder comité; • geschillen die rijzen in verband met de goedkeuring van de geloofsbrieven, de eedaflegging, de kennis van de bestuurstaal, de verkiezing, benoeming, vervanging en opvolging van de leden van het vast bureau en een bijzonder comité en de OCMW-voorzitter of ondervoorzitter; • geschillen die rijzen met betrekking tot de voorwaarden waaraan een vertrouwenspersoon moet voldoen en of het OCMW-raadslid, de OCMW-voorzitter, de ondervoorzitter of het lid van het vast bureau of een bijzonder comité voldoet aan de voorwaarden om een beroep te kunnen doen op een vertrouwenspersoon. Tegen de uitspraken van de Raad voor Verkiezingsbetwistingen is binnen een termijn van acht dagen na de kennisgeving een (niet-schorsend) beroep mogelijk bij de Raad van State. (art. 22) 62. Hoe worden wijzigingen in mandaten doorgegeven aan de Vlaamse Regering? Tot eind 2012 moesten de OCMW’s de Vlaamse Regering binnen de twintig dagen op de hoogte brengen van eedafleggingen, verhinderingen enzovoort van hun mandatarissen. Deze verplichting werd geschrapt met

124


ingang van 1 januari 2013 en vervangen door een regeling voor een mandatendatabank, aangelegd door de Vlaamse Regering. Daar zullen nog steeds de nodige gegevens moeten worden ingegeven, alleen is vooralsnog geen termijn bepaald en is niet gezegd wie dat moet doen. Daarvoor is nog een uitvoeringsbesluit nodig. Vermoedelijk zal het OCMW in kwestie zo snel mogelijk alle wijzigingen in mandaten moeten doorgeven via de daarvoor bestemde webtoepassing (http://mandatenbeheer.vlaanderen.be). In elk geval zullen in de databank de volgende gegevens van de OCMWmandatarissen te vinden zijn: • hun voor- en achternaam; • hun geslacht; • hun geboortedatum; • hun rijksregisternummer; • eventueel de naam van de lijst waarop ze als gemeenteraadslid zijn verkozen; • de begin- en einddatum van hun mandaat als OCMW-raadslid of lid van het vast bureau. Deze gegevens zijn, met uitzondering van de geboortedatum en het rijksregisternummer van de betrokkene, publiek toegankelijk. (art. 73/1) 63. Hoe worden reglementen bekendgemaakt en wanneer treden ze in werking? De OCMW-voorzitter maakt sinds 1 januari 2014 de reglementen van de raad, het vast bureau en de bijzondere comités bekend op de website van het OCMW met vermelding van twee data. De eerste datum is die waarop het reglement door de raad werd aangenomen. De tweede is de datum waarop de bekendmaking op de website gebeurde. Er moet dus niet meer gewerkt worden met aanplakbrieven. De OCMW-raad kan


125

beslissen om dat te blijven doen, maar dan aanvullend op de opgelegde bekendmaking via de website. Heeft het OCMW geen eigen website, dan mag de bekendmaking gebeuren via de webstek van de gemeente. De reglementen treden in werking de vijfde dag na de bekendmaking ervan, tenzij het anders bepaald is. De bekendmaking en de datum van bekendmaking van deze reglementen en verordeningen moeten blijken uit de aantekening in een speciaal register. De secretaris zal dit register houden. De aantekeningen worden vastgesteld op de wijze die het besluit oplegt. (art. 187-188) (Besluit van de Vlaamse Regering van 15 mei 2009 betreffende de aantekeningen in het register voor de bekendmaking van de reglementen van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn) 64. Is een register voor de briefwisseling verplicht? Ja, het OCMW-decreet verplicht de OCMW’s om net als de gemeenten een register van alle ingaande en uitgaande briefwisseling, van welke aard ook, bij te houden. Alle briefwisseling aan het OCMW wordt geacht te zijn gericht aan de OCMW-voorzitter. De memorie geeft meer uitleg over het begrip ‘briefwisseling’. Met de briefwisseling wordt bedoeld een e-mail, een fax, maar bijvoorbeeld geen reclame, een sms of spam. De memorie geeft verder ook nog enkele aanbevelingen over de briefwisseling: • mogelijk verkeerd gerichte briefwisseling wordt best niet beschouwd als niet bestaand; • het OCMW maakt op zijn website best duidelijk het adres van de zetel van het OCMW bekend; • het OCMW vermeldt best het adres van de zetel op de uitgaande briefwisseling, dus ook die welke verstuurd wordt met de elektronische post. De memorie vult deze laatste aanbeveling aan met een eigenaardige zin: “Voor wat betreft de briefwisseling is dat overigens

126


een verplichting overeenkomstig de Wet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur”. In de memorie wordt waarschijnlijk het Decreet van 26 maart 2004 bedoeld, en niet de wet. Maar zelfs dan is het niet duidelijk wat nu aanbevolen is en wat verplicht is. (art. 190) 65. Wie ondertekent de reglementen, akten en stukken? De reglementen, beslissingen, akten, brieven en stukken die specifiek betrekking hebben op de OCMW-raad, het vast bureau en de bijzondere comités worden ondertekend door de voorzitter van het OCMW en mede ondertekend door de secretaris. Dit geldt ook voor de beslissingen en akten van de voorzitter en alle andere brieven en stukken die specifiek betrekking hebben op zijn ambt. Is er een ondervoorzitter, dan tekent die de zaken die specifiek betrekking hebben op zijn ambt, samen met de secretaris. De voorzitter kan de ondertekeningsbevoegdheid schriftelijk delegeren aan een of meer raadsleden, tenzij het gaat over de ondertekening van de notulen. Het lid dat ondertekent, moet hier wel melding van maken. Voor de secretaris geldt een soortgelijke bepaling, alleen kan hij enkel delegeren aan een personeelslid. Beslissingen, akten, verslagen en brieven die specifiek betrekking hebben op de taken van de maatschappelijk werkers en de financieel beheerder, worden door deze personeelsleden zelf ondertekend. Dit geldt ook voor personeelsleden aan wie bepaalde bevoegdheden werden gedelegeerd. Briefwisseling van het OCMW wordt ondertekend door de voorzitter of ondervoorzitter en mee ondertekend door de secretaris. Voor alle stukken die hierboven niet vermeld werden, moet de raad bepalen hoe ze ondertekend moeten worden. De raad doet dit in het huishoudelijk reglement. (art. 183-185)


127

66. Hoe worden termijnen berekend? Het OCMW-decreet bepaalt hoe men de termijnen moet berekenen die gebruikt worden in het decreet. Een termijn wordt berekend vanaf de dag na de dag van de akte of de gebeurtenis die de termijn doet ingaan. Een termijn omvat alle dagen, ook zaterdag, zondag en wettelijke of decretale feestdagen. De vervaldag is in de termijn begrepen. Als die dag echter een zaterdag, een zondag of een wettelijke of decretale feestdag is, wordt de vervaldag verplaatst naar de eerstvolgende werkdag. Als er geen akte of gebeurtenis is die de termijn doet ingaan, wordt de termijn berekend door terug te tellen vanaf de gebeurtenis die de termijn doet eindigen. In dat geval wordt de dag van de gebeurtenis die de termijn doet eindigen, niet in de termijn begrepen. De dag van verzending is niet in de termijn begrepen. (art. 191) 67. Wat zijn de belangrijkste nieuwigheden voor het beheer van goederen van het OCMW? Het principe blijft dat de goederen beheerd en bestuurd worden zoals de gemeentegoederen. In vergelijking met de OCMW-wet verandert er weinig. Het is de Vlaamse Regering die de machtiging kan geven tot onteigening. Onteigenen kan via een versnelde procedure. Middelen van het OCMW kunnen in vergelijking met de OCMW-wet onder bepaalde voorwaarden gebruikt worden voor deelname in een gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm. (art. 191 en art. 194-195)

128


68. Hoe treedt het OCMW op in rechte? Beslissen tot optreden in rechte De OCMW-raad beslist tot het optreden in rechte, maar kan deze bevoegdheid niet delegeren (zie vraag 37). (art. 52 en art. 200) Vertegenwoordigen De voorzitter vertegenwoordigt het OCMW in de gerechtelijke en buitengerechtelijke handelingen (zie vraag 44), op voorwaarde dat hij geen rechtstreeks belang heeft (zie vraag 19). Is er toch een rechtstreeks belang, dan is het de OCMW-raad (met uitzondering van de voorzitter) die het OCMW vertegenwoordigt. In andere gevallen (buiten het geval van het rechtstreeks belang) kan de OCMW-raad beslissen om het OCMW te vertegenwoordigen. De voorzitter, behalve als hij een rechtstreeks belang heeft, of in voorkomend geval de OCMW-raad, kan de bevoegdheid om te verschijnen in rechte overdragen aan een OCMW-raadslid, een OCMW-personeelslid, een personeelslid van een samenwerkingsverband van een of meer OCMW’s, een personeelslid van een ander OCMW op basis van een samenwerking met dat OCMW of aan een advocaat. Deze overdracht van bevoegdheid kan aan dezelfde personen bij de vertegenwoordiging van het OCMW in dossiers collectieve schuldenregeling. Voor de buitengerechtelijke vertegenwoordiging van een IVA is het hoofd van het agentschap bevoegd. Deze bevoegdheid kan door het hoofd gedelegeerd worden. (art. 200 en art. 214)


129

Uitzondering voor rechtsgedingen als eiser De financieel beheerder is bevoegd voor het voeren van rechtsgedingen als eiser na een beslissing van het OCMW en namens het OCMW in verband met o.m. de invordering van de ontvangsten, het beheer van goederen en de terugvordering van kosten voor verleende hulp (zie vraag 98). Als de financieel beheerder afwezig of verhinderd is, kan hij onder zijn aansprakelijkheid een personeelslid aanstellen. Hier kan wel een personeelslid van een samenwerkingsverband van OCMW’s aangesteld worden. (art. 201)

130


3 ADMINISTRATIEVE EN FINANCIËLE ORGANISATIE

1. De secretaris 69. Heet de OCMW-secretaris voortaan OCMW-directeur? Neen, de OCMW-secretaris blijft gewoon dezelfde naam behouden. Tijdens de discussie over het voorontwerp van Gemeentedecreet in 20032004 was er op een bepaald moment sprake van om de gemeentelijke topfunctionaris voortaan gemeentedirecteur te noemen. Dit voorstel heeft het uiteindelijk niet gehaald en dus blijft ook de naam van de OCMW-secretaris gewoon behouden. (art. 75) 70. Wie stelt de secretaris aan? De OCMW-raad is bevoegd voor de aanstelling van de secretaris. Het gaat om een bevoegdheid die de OCMW-raad niet kan delegeren (zie vragen 37 en 158). (art. 52, tweede lid, 8°) 71. Moet de secretaris op proef worden aangesteld? Ja in geval het een statutaire functie betreft. Hoewel het OCMW-decreet bepaalt dat alle personeelsleden op proef worden aangesteld, dus ook de secretaris en de financieel beheerder, geldt dit enkel voor de statutair aangestelde personeelsleden. Alle wetteksten, en dus ook de organieke decreten, moeten immers gelezen worden binnen het bevoegdheidsgebied van de overheid die de tekst heeft vastgesteld. Als er in art. 104, § 4, 1° staat dat “alle personeelsleden steeds op proef worden aangesteld”, dan moet dat gelezen worden binnen het bevoegdheidsdomein van het Vlaamse Gewest; in concreto komt dit erop neer dat die bepaling alleen over de statutaire aanstellingen gaat. Voor de proeftijd met het oog op de vaste aanstelling in statutair verband regelt de OCMW-raad in de rechtspositieregeling de nadere voorwaarden, onder de minimale voorwaarden die de Vlaamse regering op 12 november

ADMINISTRATIEVE EN FINANCIËLE ORGANISATIE

133

2010 bepaald heeft in het Rechtspositiebesluit OCMW. Het gaat om een bevoegdheid die de raad niet kan delegeren. Voor de proeftijd van de contractuele personeelsleden gelden de dwingende bepalingen van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978, en dus werd de proeftijd voor nieuwe arbeidsovereenkomsten met ingang van 1 januari 2014 afgeschaft. Omdat de afschaffing van de proeftijd voor contractuele personeelsleden een nieuw verschil introduceert met de statutaire personeelsleden, is er geen bezwaar dat de besturen dit verschil opvangen met het HR-instrument van de evaluatie. Contractuele personeelsleden die niet meer aan een proeftijd onderworpen zijn, zijn dus na hun indiensttreding meteen onderworpen aan de algemene regels voor de periodieke evaluatie tijdens de loopbaan. Het OCMW-decreet voorziet daarnaast ook in de mogelijkheid om een secretaris aan te stellen vooraleer de vorige titularis zijn ambt beëindigt. Dat ‘dubbellopen’ kan ten hoogste gedurende zes maanden gebeuren. Zie vraag 72. (art. 52, tweede lid, 6°, art. 83, art. 104, § 4, 1° en 2° en art. 115, § 2) (art. 51 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 72. Wat is de rechtspositie van de ‘dubbelloper’ van de secretaris? De OCMW-raad kan een nieuwe secretaris aanstellen voor de uittredende secretaris zijn ambt beëindigt. De nieuwe secretaris kan op zijn vroegst zes maanden voor de beëindiging van het ambt van de uittredende secretaris in dienst treden. Hij staat de uittredende secretaris bij in de vervulling van zijn taken en de uitoefening van zijn bevoegdheden. Bij de beëindiging van het ambt van de uittredende secretaris neemt de nieuwe secretaris het ambt van secretaris op.

134


De ontslagnemende secretaris blijft hoofd van het personeel en oefent zijn bevoegdheden uit tot aan zijn vertrek (eenheid van leiding). Pas wanneer de titularis ontslag genomen heeft, kan de opvolger de titel van secretaris voeren en de eraan verbonden bevoegdheden (zoals hoofd van personeel) uitoefenen. De opvolger blijft dus onder gezag van de ontslagnemende secretaris staan. Aangezien de opvolger, in afwachting van de opvolging, een tijdelijke functie uitoefent bij het bestuur, bv. als stafmedewerker of bestuurssecretaris, is een contractuele invulling verdedigbaar. De opvolger krijgt nog geen salaris volgens de barema’s van secretaris, maar volgens de rest van het personeel (indeling in vijf niveaus: A-B-C-D-E). De toekomstige secretaris mag uiteraard de zittingen in de OCMW-raad, het vast bureau en de bijzondere comités bijwonen, om de titularis te helpen bij de opmaak van de notulen. De betrokkene is niet automatisch de waarnemend secretaris: dat vergt een uitdrukkelijke aanstelling op basis van art. 80. Het is daarom aangewezen om dat van bij het begin te regelen (zie vraag 76). De ‘dubbelloper’ wordt geëvalueerd op ambtelijk niveau. De prestaties geleverd als ‘dubbelloper’ kunnen tellen als proeftijd voor het ambt van secretaris in geval betrokkene een statutaire functie bekleedt (zie vraag 71). Het personeelslid start onder de socialezekerheidsregeling in het stelsel van werknemers in geval hij contractant is. In geval hij statutair is, start hij als statutair personeelslid op proef (stagiair) onder de socialezekerheidsregeling in het stelsel van de vast aangestelde statutaire medewerkers. De periode dat een medewerker als contractant in een openbaar bestuur gewerkt heeft, telt mee voor het ambtenarenpensioen van zodra de betrokkene vast benoemd wordt. (art. 83 en art. 114)


135

73. Kan het ambt van secretaris een deeltijds ambt zijn? Ja, de OCMW-raad beslist of het ambt van secretaris voltijds of deeltijds wordt uitgeoefend. Bij de keuze voor een deeltijdse invulling van de functie bepaalt de OCMW-raad de prestatiebreuk. Een secretaris die in dienst is van het OCMW wanneer beslist wordt om de prestatieomvang te wijzigen, kan deze aanpassing weigeren. In dat geval gaat ze pas in wanneer een volgende titularis de functie betrekt. (art. 52, tweede lid, 6° en art. 79, § 1, eerste lid) (art. 6 Besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2007 houdende vaststelling van de voorwaarden waaronder de ambten van gemeentesecretaris, gemeentelijk financieel beheerder, secretaris van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn deeltijds kunnen worden uitgeoefend, en houdende vaststelling van sommige gevallen waarin de ambten van gemeentelijk financieel beheerder en van financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen worden uitgeoefend door een gewestelijk ontvanger) 74. Moet het ambt van OCMW-secretaris uitgeoefend worden door een personeelslid van het OCMW? In principe wel, maar hierop bestaat een uitzondering. Het ambt van OCMW-secretaris kan uitgeoefend worden door de gemeentesecretaris van dezelfde gemeente. Omgekeerd mag de OCMW-secretaris ook de gemeente van hetzelfde grondgebied bedienen, op voorwaarde dat er een volstrekte meerderheid (zie vraag 33) is in de OCMW-raad. Waar deze uitzondering (gemeentesecretaris oefent het ambt van OCMW-secretaris uit of OCMW-secretaris oefent het ambt van gemeentesecretaris uit) vroeger beperkt was tot gemeenten met maximaal 20 000 inwoners, kunnen sinds 2013 (minstens in theorie) alle besturen

136


gebruikmaken van deze mogelijkheid. Het OCMW en de gemeente sluiten een beheersovereenkomst, waarin o.a. bepaald wordt hoe de tijdsverdeling gemeente-OCMW zal zijn en of er een verrekening van de salarissen zal zijn. CONCREET: Stap 1 • De OCMW-raad (aanstellende overheid) beslist bij volstrekte meerderheid (art. 45 OCMW-decreet) om het ambt van OCMW-secretaris niet open te stellen. • De OCMW-raad beslist (art. 75 OCMW-decreet) om het ambt van OCMW-secretaris te laten invullen door de gemeentesecretaris. • De gemeenteraad moet geen akkoord geven (gemeente en OCMW moeten wel een beheersovereenkomst sluiten). Stap 2 • De gemeenteraad beslist bij volstrekte meerderheid (art. 34 Gemeentedecreet) over de wijziging van het takenpakket van de gemeentesecretaris.

De gemeentesecretaris oefent het ambt van OCMW-secretaris uit binnen zijn uren als gemeentesecretaris. Het gaat om een detachering (terbeschikkingstelling): de gemeentesecretaris blijft personeelslid van de gemeente, maar staat ook onder het gezag van het OCMW. Er is één ambt, één werkgever, één salaris en één prestatieregime. Het ambt van OCMW-secretaris moet niet vacant worden verklaard, want het wordt via detachering ingevuld. Een personeelslid kan in principe niet weigeren om te werken onder het gezag van een andere werkgever. Dat geldt zowel voor contractanten als statutairen. De reden hiervoor is dat de meeste arbeidsrelaties (als statutair of als contractant) niet intuitu personae afgesloten worden (dit wil zeggen dat het personeelslid niet de bedoeling heeft gehad om enkel en alleen met deze werkgever samen te werken). Voorbeelden van arbeidsrelaties die wel intuitu personae aangegaan worden zijn kabinetsfuncties: men wil kabinetsmedewerker zijn van deze schepen of deze minister,


137

maar daarom niet van een andere schepen of minister, zelfs als het om iemand van dezelfde partij gaat. Om wijzigingen aan te brengen aan de loon- en arbeidsvoorwaarden die expliciet overeengekomen zijn, is de instemming van het contractueel aangestelde personeelslid wel nodig. Voor een statutair personeelslid is het uitgangspunt dat hij ingezet wordt volgens de behoeften van de dienst. Een bestuur mag daarom in zekere mate eenzijdig wijzigingen aanbrengen aan het takenpakket en de arbeidsomstandigheden. Dat geldt eveneens wanneer de gemeentesecretaris gevraagd wordt om ook het ambt van OCMW-secretaris uit te oefenen. Bij een wijziging in het prestatieregime, bv. van 50% naar 100%, is volgens ons wel de instemming van het personeelslid vereist. Vanuit HRM-overwegingen raden we echter aan om zo veel mogelijk in onderling overleg te regelen. Anders is het personeelslid niet gemotiveerd om de nieuwe functie uit te oefenen. In de praktijk zal men ervoor moeten zorgen dat het takenpakket haalbaar blijft. Sommige besturen herschikken daarom het takenpakket en/of stellen een ondersteunende (staf )medewerker aan. De gemeentesecretaris maakt afspraken over de cumulatie van activiteiten in de afsprakennota met het college van burgemeester en schepenen. Daarnaast is het uiteraard aangewezen dat de gemeentesecretaris ook afspraken maakt met het OCMW. De gemeenteraad kan bepalen dat de gemeentesecretaris een salaristoeslag krijgt van maximaal 30%. De gemeenteraad bepaalt desgevallend het concrete percentage. Zie ook vragen 75 en 234. (art. 75, §§ 2-3 en art. 271)

138


(art. 76, § 3 en art. 271 Gemeentedecreet) (art. 122, § 2 Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) (art. 11 Besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2007 houdende vaststelling van de voorwaarden waaronder de ambten van gemeentesecretaris, gemeentelijk financieel beheerder, secretaris van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn deeltijds kunnen worden uitgeoefend, en houdende vaststelling van sommige gevallen waarin de ambten van gemeentelijk financieel beheerder en van financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen worden uitgeoefend door een gewestelijk ontvanger) 75. Is het ambt van OCMW-secretaris verenigbaar met een ambt als gemeentesecretaris (in de eigen of een andere gemeente) of met een ambt als OCMW-secretaris in een andere gemeente? Ja, op voorwaarde dat het geen twee voltijdse functies zijn. SITUATIE HIER BEDOELD OCMW-secretaris is ook: • gemeentesecretaris in – dezelfde gemeente of – in een andere gemeente of • OCMW-secretaris in een andere gemeente


139

De gemeentesecretaris (van de eigen of een andere gemeente) of OCMWsecretaris van een andere gemeente oefent in dit geval het ambt van OCMW-secretaris uit naast zijn arbeidsprestaties als gemeentesecretaris of OCMW-secretaris bij zijn eerste bestuur. De secretaris is personeelslid van zowel het OCMW als een gemeente of een ander OCMW. Dat betekent dus twee ambten, twee werkgevers, twee salarissen en twee prestatieregimes. Voor de invulling van de functie moet de gemeentesecretaris (van de eigen of een andere gemeente) of OCMW-secretaris van een andere gemeente zich kandidaat stellen (waarbij het niet vaststaat dat hij als beste kandidaat uit de bus komt). De functie moet dus eerst vacant worden verklaard. In de praktijk kan men geen twee voltijdse functies combineren (cf. ook de grenzen aan de dagelijkse en wekelijkse arbeidsduur volgens de Arbeidstijdwet van 14 december 2000). Deze mogelijkheid om twee ambten te cumuleren kan bv. wel gebruikt worden door een secretaris van een OCMW of een gemeente waar het ambt van secretaris niet voltijds uitgeoefend wordt. Zie ook vraag 234. (art. 79, § 2) (art. 80, § 2 Gemeentedecreet) (Besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2007 houdende vaststelling van de voorwaarden waaronder de ambten van gemeentesecretaris, gemeentelijk financieel beheerder, secretaris van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn deeltijds kunnen worden uitgeoefend, en houdende vaststelling van sommige gevallen waarin de ambten van gemeentelijk financieel beheerder en van financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen worden uitgeoefend door een gewestelijk ontvanger)

140


76. Wat gebeurt er bij afwezigheid van de secretaris? Er zijn in elk OCMW twee mogelijkheden: ofwel stelt de secretaris zelf een waarnemer aan, ofwel doet de OCMW-raad dat. a) De secretaris kan zelf voorzien in zijn vervanging door binnen de drie dagen een waarnemer aan te stellen. Dit kan slechts voor een periode van maximaal 60 dagen die voor eenzelfde afwezigheid eenmaal kan worden verlengd. Het is niet verboden om vele keren na elkaar (telkens voor een aaneensluitende periode van maximaal 60 x 2 dagen) een waarnemer aan te stellen. De OCMW-raad zal hierover ook een beslissing moeten nemen, aangezien de waarnemer door de raad aanvaard moet zijn. Een eventuele weigering moet gemotiveerd zijn. b) Daarnaast kan de OCMW-raad een waarnemend secretaris aanstellen. In spoedeisende gevallen kan dat zelfs gebeuren door het vast bureau of de voorzitter (als er geen vast bureau werd opgericht). In dat laatste geval vervalt de aanstelling echter wanneer ze niet in de daaropvolgende zitting van de OCMW-raad wordt bekrachtigd. De OCMW-raad is verplicht een waarnemend secretaris aan te stellen wanneer de afwezigheid of de verhindering van de secretaris langer dan honderd twintig dagen duurt of als het ambt vacant is verklaard. De waarnemend secretaris heeft volheid van bevoegdheid en oefent het ambt uit onder zijn volledige eigen verantwoordelijkheid. De waarnemer van de secretaris notuleert, ondertekent de notulen, staat verloven en afwezigheden toe (dagelijks personeelsbeheer), is hoofd van het personeel, zit het managementteam voor enzovoort. Er moet door de secretaris geen delegatie gegeven worden aan de waarnemer (bv. tot ondertekening van de stukken of voor dagelijks personeelsbeheer), aangezien de waarnemer krachtens art. 81 optreedt als secretaris.


141

De verschillen tussen beide vormen van waarneming is de persoon of het orgaan bij wie het initiatief ligt om een waarnemer aan te stellen, de snelheid waarmee de waarneming kan worden gerealiseerd (al zal de OCMW-raad finaal wel steeds akkoord moeten gaan), en de eedaflegging. In verschillende besturen heeft de OCMW-raad een (algemene) beslissing genomen over één of meerdere waarnemers voor het geval de secretaris afwezig is. Zie ook vraag 77 en 78. (art. 80-81) 77. Wie komt als waarnemend secretaris in aanmerking? De waarnemend secretaris moet voldoen aan de voorwaarden voor de uitoefening van het ambt. a) Een intern personeelslid dat het ambt van secretaris wil waarnemen moet aan de aanwervingsvoorwaarden of de bevorderingsvoorwaarden voor het ambt van secretaris voldoen. In veel besturen betekent dit onder meer dat het personeelslid geen masterdiploma moet voorleggen, tenminste in zoverre hij daartegenover voldoende jaren anciënniteit kan stellen. Als het interne personeelslid niet aan de bevorderingsvoorwaarden voldoet, kan hij nog altijd waarnemend secretaris worden als hij aan de aanwervingsvoorwaarden voldoet. Het gaat dan bv. om een personeelslid dat onder zijn niveau aan het werken is (bv. met masterdiploma op B-niveau). Als geen enkel personeelslid aan de voorwaarden voldoet, mag het OCMW gedurende ten hoogste zes maanden een medewerker aanstellen die niet aan de toegangsvoorwaarden voldoet. Het OCMW mag ook een extern persoon als waarnemend secretaris aanstellen (zie verder onder b). Bij een openverklaring van het ambt is de ter-

142


mijn van zes maanden eenmaal verlengbaar met maximaal zes maanden, op voorwaarde dat de wervings- en/of bevorderingsprocedure werd opgestart of deze procedure geen geslaagde kandidaat heeft opgeleverd. Niettemin blijft het slechts een ordetermijn. b) Als een extern persoon het ambt van secretaris wil waarnemen, moet hij aan de aanwervingsvoorwaarden voor het ambt van secretaris voldoen. Hij zal altijd een masterdiploma of een gelijkwaardig diploma moeten voorleggen. Onder ‘voorwaarden voor het uitoefenen van het ambt dat ze waarnemen’ (art. 81) wordt niet begrepen dat de kandidaat-waarnemer moet slagen voor selectieproeven. Maar als er verschillende personeelsleden in aanmerking komen om het ambt van secretaris waar te nemen, zou het OCMW wel een of andere vorm van selectie kunnen hanteren om de knoop door te hakken. Voldoet de waarnemer aan alle voorwaarden die gelden voor de secretaris zelf (uitgangspunt), dan kan hij een waarnemingstoelage ontvangen als de OCMW-raad dat zo bepaald heeft. Voldoet de waarnemer niet aan alle voorwaarden die gelden voor de secretaris zelf (uitzondering), dan is er geen extra tegemoetkoming mogelijk. Zie ook vraag 81. (art. 81-82) (art. 107 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)


143

78. Moet de waarnemend secretaris (opnieuw) de eed afleggen? Zo ja, bij wie? a) Als de secretaris zelf een door de raad erkende waarnemer aanstelt, dan is een eedaflegging in de openbare vergadering van de OCMWraad niet nodig. Hetzelfde geldt voor een aanstelling in spoedeisende gevallen door het vast bureau of de voorzitter (als er geen vast bureau werd opgericht). We stellen voor om in die gevallen de eed te laten afleggen zoals dat geldt voor de rest van het personeel. Het moet immers snel kunnen gaan. Dat wil zeggen: in handen van de OCMW-voorzitter, die kan delegeren. Als de waarnemer een eigen personeelslid is, hoeft de eed niet (meer) afgenomen te worden. Alle personeelsleden leggen de eed immers al af. De eedformule voor de secretaris is dezelfde, alleen het orgaan is anders geregeld. b) Als de OCMW-raad een waarnemer aanstelt, dan moet hij (net zoals de secretaris zelf ) de eed afleggen tijdens een openbare vergadering van de OCMW-raad in handen van de voorzitter. (art. 80, § 2, laatste lid en art. 76) 79. Hoe gebeurt de evaluatie van de secretaris? De evaluatie van de secretaris gebeurt door het vast bureau en als er geen werd opgericht door de OCMW-raad. Bij staking van stemmen wordt de secretaris geacht te voldoen. De evaluatie gebeurt op basis van een voorbereidend rapport opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. De OCMW-raad bepaalt hoe de externe deskundigen betrokken worden bij de vaststelling van de evaluatiecriteria en hoe ze de noodzakelijke informatie vergaren

144


voor de opmaak van hun rapport. Het decreet bepaalt in elk geval dat het extern rapport wordt opgemaakt op basis van: • een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de secretaris; • een onderzoek over het functioneren van de secretaris, met betrokkenheid van de leden van het managementteam en de OCMWvoorzitter. Verder regelt de OCMW-raad de evaluatiecriteria en de tussentijdse feedback over de wijze van functioneren van de secretaris. Voor wat betreft de evaluatie tijdens de proeftijd van statutaire personeelsleden, de duur van de evaluatieperiodes (die dezelfde is als voor de andere personeelsleden), de evaluatieresultaten en de gevolgen ervan, neemt de OCMWraad in de eigen rechtspositieregeling de nadere voorwaarden over die in de plaatselijke gemeentelijke rechtspositieregeling opgenomen werden. Zie ook vraag 170. (art. 52, tweede lid, 6°, art. 104, § 4, 3°, art. 114, tweede lid en art. 115, § 2) (art. 51-53 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 80. Kan de functie van secretaris een mandaatfunctie zijn? Ja. De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel kan voorzien in een mandaatfunctie, zelfs wanneer de rechtspositieregeling van de gemeente daarin niet voorziet.


145

Het mandaatsysteem kan ten vroegste ingaan wanneer de secretaris die in dienst was toen het mandaatsysteem voor zijn functie werd ingevoerd, uit dienst treedt. De Vlaamse Regering heeft de minimale voorwaarden voor het mandaatstelsel bepaald. De duur van het mandaat van de secretaris mag niet korter zijn dan zeven jaar (legislatuuroverschrijdend). (art. 104, § 7, art. 115, § 1, 3° en art. 280, § 2) (art. 8 en volgende Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 81. Aan welke aanwervingsvoorwaarden moet de secretaris voldoen? De OCMW-raad is de aanstellende overheid en legt de aanwervingsvoorwaarden vast, binnen de minimale voorwaarden die de Vlaamse Regering vastgesteld heeft. Als de functie van secretaris door aanwerving vervuld wordt, moet de kandidaat een diploma voorleggen dat toegang geeft tot het A-niveau: dus een masterdiploma of gelijkwaardig. Bovendien moet de kandidaat in de selectieproeven aantonen over de nodige managements- en leiderschapscapaciteiten te beschikken. De test die deze capaciteiten toetst, moet door een extern selectiebureau worden afgenomen. (art. 104, § 4, 1°, art. 105, eerste en tweede lid en art. 115, § 2) (art. 30 en volgende en in het bijzonder art. 43, § 1 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de open-

146


bare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 82. Waarvoor is de secretaris bevoegd? De bevoegdheden en taken van de secretaris zijn in vergelijking met vroeger een stuk uitgebreider geworden. Dat heeft o.m. te maken met de creatie van nieuwe structuren (bv. het managementteam), nieuwe regels op het gebied van administratieve organisatie (internecontrolesysteem, andere rol van de ontvanger, nu financieel beheerder) en de delegatiemogelijkheden vanuit de politieke organen. De belangrijkste bevoegdheden sommen we hierna op. Betreffende de politieke organisatie: • kandidaat-leden van de OCMW-raad op de hoogte brengen van hun verkiezing en van de aanvaarding van hun geloofsbrieven (art. 16, § 3); • noteren van de vervanging van de voorzitter wanneer die nalaat de eed te laten afnemen van de raadsleden op de installatievergadering (art. 17); • vaststellen dat de raadsleden en de voorzitter voldoen aan de voorwaarden voor een compensatie voor inkomensverlies dat ze lijden ten gevolge van hun mandaat (art. 27, § 2 en art. 68); • in ontvangst nemen van de agendapunten voor de vergadering van de OCMW-raad die is bijeengeroepen door de burgemeester of ten minste een derde van de raadsleden en die agendapunten aan de voorzitter bezorgen (art. 30); • verstrekken van inlichtingen over dossiers aan OCMW-raadsleden (art. 31); • ontvangen van bijkomende agendapunten voor de OCMW-raadszitting en ze doorgeven aan de voorzitter en aan de andere OCMWraadsleden (art. 32);


147

•

•

•

•

•

•

•

•

148

bijwonen van en opstellen van de notulen van de OCMW-raadszittingen en het vast bureau, medeondertekening van de notulen van die organen wanneer ze zijn goedgekeurd en instaan voor de bewaring van de originelen (art. 44, art. 87, § 1 en art. 181); in ontvangst nemen van de akte van voordracht van OCMW-voorzitter en die overhandigen aan de voorzitter van de installatievergadering (art. 53); in ontvangst nemen van de voordrachtsakte van de leden van het vast bureau en er kennis van geven aan de leden van de OCMWraad (art. 60); de voorbereiding van de zaken die aan de OCMW-raad, de voorzitter, het vast bureau en de bijzondere comités worden voorgelegd (art. 87, § 3); het sluiten, namens het managementteam, van een afsprakennota met de OCMW-raad over de omgangsvormen en de wijze waarop de secretaris en de overige leden van het managementteam, de (onder)voorzitter, het vast bureau en de bijzondere comités zullen samenwerken om de doelstellingen te bereiken. De afsprakennota bevat ook meer details over de wijze waarop de secretaris de gedelegeerde bevoegdheden uitoefent. De afsprakennota wordt ten minste na elke vernieuwing van de OCMW-raad opnieuw afgesloten (art. 86, § 2); mogelijkheid om de vergaderingen van alle bijzondere comités bij te wonen, met de verplichting voor het bijwonen en het opstellen van de notulen een personeelslid aan te stellen als hij het zelf niet doet (art. 62, art. 87, § 1 en art. 181); mogelijkheid om de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen bij te wonen bij de bespreking van punten waarover bij het OCMW advies moet worden ingewonnen en voor zover de voorzitter dat wenst (art. 87, § 1); juridisch, beleidsmatig en bestuurskundig advies geven aan de OCMW-raad, de (onder)voorzitter, het vast bureau en de bijzondere comités door te wijzen op de geldende rechtsregels en de feitelijke gegevens, en ervoor zorgen dat de noodzakelijke vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen (art. 87, § 2);


•

•

•

•

medeondertekening van de notulen van de OCMW-raad en het vast bureau na goedkeuring en, eventueel, van de bijzondere comités (art. 181); medeondertekening van de reglementen, beslissingen en akten van de OCMW-raad, het vast bureau en de bijzondere comités en alle andere stukken en briefwisseling die betrekking hebben op de OCMW-raad, het vast bureau en de bijzondere comités (art. 183, § 1); medeondertekening van de beslissingen en akten van de (onder) voorzitter en alle stukken of brieven met betrekking tot hun ambt (art. 183, § 2); kantmelding in de notulen van een intrekking, niet-goedkeuring of vernietiging van een besluit van de OCMW-raad, het vast bureau of een bijzonder comité en mededeling van die kantmelding bij de eerstvolgende vergadering van de OCMW-raad, het vast bureau of het bijzonder comité (art. 186).

Betreffende de ambtelijke organisatie: • uitoefening van de door de OCMW-raad, het vast bureau of een bijzonder comité opgelegde of gedelegeerde bevoegdheden (art. 52). Het kan o.m. gaan over: – aanstelling, tucht en ontslag van personeel (kan echter niet voor aanstelling, tucht en ontslag van secretaris, financieel beheerder en ombudsman) (art. 105 en 122); zie ook vragen 160, 162 en 178; – de uitvoering van het budgethouderschap binnen de delegatie door de OCMW-raad, het vast bureau of een bijzonder comité (art. 161, § 2); – indien de OCMW-raad, het vast bureau of een bijzonder comité in die zin beslissen: de goedkeuring van de te betalen bedragen in verband met hun respectieve bevoegdheden als budgethouder (art. 162, § 4); • de algemene leiding van de diensten, hoofd van het personeel (zonder dat van de intern verzelfstandigde agentschappen) en het dagelijkse personeelsbeheer (art. 85); zie ook vraag 164;


149

• •

•

•

• •

• •

•

• •

150

mogelijkheid om het dagelijkse personeelsbeheer toe te vertrouwen aan leidinggevende personeelsleden (art. 90); verantwoordelijk voor de werking van de diensten op het vlak van de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid op basis van de onderrichtingen van de voorzitter, de OCMW-raad, het vast bureau en de bijzondere comités (art. 86); vaststellen van het internecontrolesysteem, na overleg met het managementteam en belast met de organisatie en de werking ervan; jaarlijkse rapportering aan de OCMW-raad over het internecontrolesysteem; het personeel informeren over het internecontrolesysteem (art. 99, § 1 en art. 100); het opstellen, in overleg met het managementteam, van het voorontwerp van organogram, personeelsformatie, rechtspositieregeling van het personeel, de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan, de beleidsnota bij het budget, de verklarende nota bij een budgetwijziging en de verklarende nota bij een interne kredietaanpassing (art. 86, § 4); zie ook vragen 144, 145 en 153; de organisatie van de behandeling van de briefwisseling en het beheer van het archief (art. 88); instaan voor de functionele leiding over de financieel beheerder voor diens taken betreffende het meerjarenplan, het budget, interne kredietaanpassingen, de boekhouding, de jaarrekening, de financiële analyse en het thesauriebeheer (art. 91); het voorzitterschap van het managementteam (art. 96); het aanhoren van de eedaflegging van de personeelsleden, voor zover de voorzitter dit naar de secretaris delegeert (kan niet voor de eedaflegging van secretaris, financieel beheerder en maatschappelijk werkers) (art. 76 en 105); zie ook vraag 159; de mogelijkheid om de bevoegdheid tot het afnemen van de eed van het personeel te delegeren aan een van de (personeels)leden van het managementteam (art. 105); de mogelijkheid om te voorzien in de eigen vervanging (art. 80, § 2, derde lid); zie ook vraag 76; het nemen van de passende maatregelen voortvloeiend uit de evaluatie van het personeel (art. 113);


•

•

•

•

•

•

•

•

• •

het uitvoeren van het tuchtonderzoek, opstellen van het tuchtverslag en samenstellen van het tuchtdossier voor de gevallen waarin de OCMW-raad als tuchtoverheid optreedt, met uitzondering van de tuchtzaken met betrekking tot de secretaris zelf (art. 123, tweede lid); het uitvoeren van het tuchtonderzoek, opstellen van het tuchtverslag en samenstellen van het tuchtdossier voor de gevallen waarin het vast bureau als tuchtoverheid optreedt (art. 123, derde lid); het opdragen van het tuchtonderzoek, de opstelling van het tuchtverslag en de samenstelling van het tuchtdossier aan een leidinggevend personeelslid voor de gevallen waarin de secretaris zelf als tuchtoverheid optreedt (art. 123, vierde lid); mogelijkheid tot het delegeren van de door de OCMW-raad, het vast bureau of een bijzonder comité toevertrouwde bevoegdheden op het vlak van budgethouderschap aan andere personeelsleden (art. 161, § 2); advies verlenen bij de delegatie van het budgethouderschap aan personeelsleden door de OCMW-raad; dat advies moet binnen dertig dagen worden afgeleverd (art. 161, § 3); de beslissing om, na advies van de financieel beheerder, bepaalde budgethouders of personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen voor de betaling van geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur (art. 164, § 1); de beslissing om, na advies van de financieel beheerder, onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde personeelsleden te belasten met de inning van geringe dagontvangsten (art. 164, § 2); het geven van de betalingsopdrachten aan de financieel beheerder via het plaatsen van de eerste handtekening op de betalingsopdracht aan de financiële instelling, waarmee de secretaris ook de wettelijkheid en regelmatigheid van de uitgave bevestigt (art. 93 en 165, § 1); belast met de kasverrichtingen indien hij hiermee geen andere personeelsleden belast (art. 99, § 3 en 165, § 1); het in ontvangst nemen van het jaarlijkse rapport door de financieel beheerder over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten (art. 167);


151

•

•

•

• •

het in ontvangst nemen van het jaarlijkse rapport door de financieel beheerder over de voorafgaande controle op de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen (art. 168); ten minste jaarlijks rapporteren aan de OCMW-raad over de eigen uitvoering van het budgethouderschap en over het budgethouderschap van de hiermee door hem belaste personeelsleden (art. 169); het in ontvangst nemen van het jaarlijkse rapport door de personeelsleden die de secretaris met het budgethouderschap heeft belast (art. 169); medeondertekening van de briefwisseling van het OCMW (art. 183, § 4); de beslissing om de bevoegdheid tot medeondertekening delegeren aan een of meer personeelsleden (art. 185).

Uit de toelichting bij het Rechtspositiebesluit Gemeente- en Provinciepersoneel van 7 december 2007 blijkt ook dat de secretaris, als hoofd van het personeel, bevoegd is om functiebeschrijvingen op te stellen en te wijzigen. In een intern verzelfstandigd agentschap is het hoofd van dat IVA daarvoor bevoegd. De functiebeschrijving van de secretaris zelf en van de financieel beheerder is dan weer een bevoegdheid van de OCMWraad (art. 42 Rechtspositiebesluit OCMW van 12 november 2010). (art. 16-17, art. 27, art. 30-32, art. 44, art. 53, art. 60, art. 62, art. 68, art. 76, art. 80, art. 85-88, art. 90-91, art. 93, art. 96, art. 99-100, art. 105, art. 113, art. 123, art. 161-162, art. 164-165, art. 167-169, art. 181, art. 183 en art. 185-186) 83. Kan de secretaris zijn bevoegdheden delegeren aan andere personeelsleden? De algemene regel is dat de secretaris zijn bevoegdheden persoonlijk uitoefent. Daarop bestaan er echter enkele uitzonderingen: • wanneer de OCMW-raad bepaalt dat een aan het vast bureau of bijzonder comité gedelegeerde bevoegdheid aan de secretaris kan wor-

152


•

•

•

• •

den toevertrouwd, kan de secretaris die bevoegdheid ook aan andere personeelsleden toevertrouwen; de secretaris kan de uitoefening van zijn bevoegdheid betreffende het dagelijkse personeelsbeheer toevertrouwen aan de leidinggevende personeelsleden (art. 90); de secretaris kan de bevoegdheid met betrekking tot het budgethouderschap delegeren aan andere personeelsleden, rekening houdend met het organogram; de secretaris kan zijn bevoegdheid tot ondertekening of medeondertekening delegeren aan een of meer personeelsleden, behalve voor de ondertekening van de notulen van de OCMW-raad en het vast bureau; de secretaris kan, na advies van de financieel beheerder, de kasverrichtingen opdragen aan een of meer personeelsleden; de secretaris kan de aan hem gedelegeerde bevoegdheid om de eed af te nemen van personeelsleden verder delegeren aan een (personeels)lid van het managementteam (art. 105).

Het OCMW-decreet verbiedt ook expliciet een reeks delegaties door de secretaris: • een secretaris die bevoegd is voor de aanstelling, het ontslag en de tucht van het personeel kan die bevoegdheid niet verder delegeren; • de aan de secretaris gedelegeerde goedkeuring van de te betalen bedragen voor de bevoegdheden van de OCMW-raad, het vast bureau of een bijzonder comité als budgethouder kan niet verder worden gedelegeerd. (art. 52, art. 90, art. 99, art. 105, art. 161-162, art. 181 en art. 185) 84. Wie geeft instructies aan de secretaris? De secretaris moet zich gedragen naar de onderrichtingen die de OCMW-raad, de (onder)voorzitter, het vast bureau of een bijzonder comité hem geven. Eventuele afwijkingen op dit principe staan in de


153

afsprakennota die bij het begin van de legislatuur met de OCMW-raad wordt afgesloten. (art. 86)

2. De financieel beheerder 85. Wie stelt de financieel beheerder aan? De OCMW-raad is bevoegd voor de aanstelling van de financieel beheerder. Het gaat om een bevoegdheid die de OCMW-raad niet kan delegeren (zie vragen 37 en 158). (art. 52 tweede lid, 8°) 86. Moet de financieel beheerder op proef worden aangesteld? Ja in geval het een statutaire functie betreft. Alhoewel het OCMW-decreet bepaalt dat alle personeelsleden op proef worden aangesteld, dus ook de secretaris en de financiel beheerder, geldt dit enkel voor de statutair aangestelde personeelsleden. Alle wetteksten, en dus ook de organieke decreten, moeten immers gelezen worden binnen het bevoegdheidsgebied van de overheid die de tekst heeft vastgesteld. Als er in art. 104, § 4, 1° staat dat “alle personeelsleden steeds op proef worden aangesteld”, dan moet dat gelezen worden binnen het bevoegdheidsdomein van het Vlaamse Gewest; in concreto komt dit erop neer dat die bepaling alleen over de statutaire aanstellingen gaat. Voor de proeftijd met het oog op de vaste aanstelling in statutair verband regelt de OCMW-raad in de rechtspositieregeling de nadere voorwaarden, onder de minimale voorwaarden die de Vlaamse regering op 12 november 2010 bepaald heeft in het Rechtspositiebesluit OCMW. Het gaat om een bevoegdheid die de raad niet kan delegeren. Voor de proeftijd van de contractuele personeelsleden gelden de dwingende bepalingen van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978, en dus werd de proeftijd voor nieuwe arbeidsovereenkomsten met ingang van 1 januari 2014 afgeschaft. Omdat

154


de afschaffing van de proeftijd voor contractuele personeelsleden een nieuw verschil introduceert met de statutaire personeelsleden, is er geen bezwaar dat de besturen dit verschil opvangen met het HR-instrument van de evaluatie. Contractuele personeelsleden die niet meer aan een proeftijd onderworpen zijn, zijn dus na hun indiensttreding meteen onderworpen aan de algemene regels voor de periodieke evaluatie tijdens de loopbaan. Het OCMW-decreet voorziet daarnaast ook in de mogelijkheid om een financieel beheerder aan te stellen vooraleer de vorige titularis zijn ambt beëindigt. Dat ‘dubbellopen’ kan ten hoogste gedurende zes maanden gebeuren. Zie vraag 87. (art. 52, tweede lid, 6°, art. 83, art. 104, § 4, 1° en 2° en art. 115, § 2) (art. 51 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 87. Wat is de rechtspositie van de ‘dubbelloper’ van de financieel beheerder? De OCMW-raad kan een nieuwe financieel beheerder aanstellen voor de uittredende financieel beheerder zijn ambt beëindigt. De nieuwe financieel beheerder kan op zijn vroegst zes maanden voor de beëindiging van het ambt van de uittredende financieel beheerder in dienst treden. Hij staat de uittredende financieel beheerder bij in de vervulling van zijn taken en de uitoefening van zijn bevoegdheden. Bij de beëindiging van het ambt van de uittredende financieel beheerder neemt de nieuwe financieel beheerder het ambt van financieel beheerder op. De ontslagnemende financieel beheerder oefent zijn bevoegdheden uit tot aan zijn vertrek (eenheid van leiding). Pas wanneer de titularis ontslag


155

genomen heeft, kan de opvolger de titel van financieel beheerder voeren en de eraan verbonden bevoegdheden uitoefenen. Aangezien de opvolger, in afwachting van de opvolging, een tijdelijke functie uitoefent bij het bestuur, bv. als stafmedewerker of bestuurssecretaris, is een contractuele invulling verdedigbaar. De opvolger krijgt nog geen salaris volgens de barema’s van financieel beheerder, maar volgens de rest van het personeel (indeling in vijf niveaus: A-B-C-D-E). De betrokkene is niet automatisch de waarnemend financieel beheerder: dat vergt een uitdrukkelijke aanstelling op basis van art. 80. Het is daarom aangewezen om dat van bij het begin te regelen (zie vraag 92). De ‘dubbelloper’ wordt geëvalueerd op ambtelijk niveau. De prestaties geleverd als ‘dubbelloper’ kunnen tellen als proeftijd voor het ambt van financieel beheerder in geval betrokkene een statutaire functie bekleedt (zie vraag 86). Het personeelslid start onder de socialezekerheidsregeling in het stelsel van werknemers in geval hij contractant is. In geval hij statutair is, start hij als staturair personeelslid op proef (stagiair) onder de socialezekerheidsregeling in het stelsel van de vast aangestelde statutaire medewerkers. De periode dat een medewerker als contractant in een openbaar bestuur gewerkt heeft, telt mee voor het ambtenarenpensioen van zodra de betrokkene vast benoemd wordt. (art. 83 en art. 114) 88. Kan het ambt van financieel beheerder een deeltijds ambt zijn? Ja. Het is de OCMW-raad die hierover de beslissing neemt, maar binnen de krijtlijnen die de Vlaamse Regering bepaalt. In uitvoering van het Gemeentedecreet en het OCMW-decreet heeft de Vlaamse Regering deze krijtlijnen bepaald. Die komen hierop neer: • in gemeenten met minstens 15 001 inwoners beslist de OCMWraad of het ambt van financieel beheerder voltijds of deeltijds wordt

156


•

uitgeoefend. Bij de keuze voor een deeltijdse invulling van de functie bepaalt de OCMW-raad de prestatiebreuk; in gemeenten met maximaal 15 000 inwoners wordt het ambt van financieel beheerder deeltijds uitgeoefend. De OCMW-raad bepaalt de prestatiebreuk.

Een financieel beheerder die in dienst is van het OCMW wanneer beslist wordt om de prestatieomvang te wijzigen kan deze aanpassing weigeren. In dat geval gaat ze pas in wanneer een volgende titularis het ambt betrekt. (art. 52, tweede lid, 6° en art. 79, § 1) (art. 8 Besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2007 houdende vaststelling van de voorwaarden waaronder de ambten van gemeentesecretaris, gemeentelijk financieel beheerder, secretaris van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn deeltijds kunnen worden uitgeoefend, en houdende vaststelling van sommige gevallen waarin de ambten van gemeentelijk financieel beheerder en van financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen worden uitgeoefend door een gewestelijk ontvanger) 89. Moet het ambt van financieel beheerder uitgeoefend worden door een personeelslid van het OCMW? In principe wel, maar hierop bestaan twee uitzonderingen. a) Het ambt van financieel beheerder kan uitgeoefend worden door de financieel beheerder van de gemeente die door het OCMW wordt bediend. Omgekeerd mag de financieel beheerder van het OCMW ook de gemeente van hetzelfde grondgebied bedienen, op voorwaarde dat er een volstrekte meerderheid (zie vraag 33) is in de OCMWraad.


157

Waar deze uitzondering (financieel beheerder van de gemeente oefent het ambt van financieel beheerder van het OCMW uit of financieel beheerder van het OCMW oefent het ambt van financieel beheerder van de gemeente uit) vroeger beperkt was tot gemeenten met maximaal 20 000 inwoners, kunnen sinds 2013 (minstens in theorie) alle besturen gebruikmaken van deze mogelijkheid. Het OCMW en de gemeente sluiten een beheersovereenkomst, waarin o.a. bepaald wordt hoe de tijdsverdeling gemeente-OCMW zal zijn en of er een verrekening van de salarissen zal zijn. CONCREET: Stap 1 • De OCMW-raad (aanstellende overheid) beslist bij volstrekte meerderheid (art. 45 OCMW-decreet) om het ambt van OCMW-financieel beheerder niet open te stellen. • De OCMW-raad beslist (art. 75 OCMW-decreet) om het ambt van OCMW-financieel beheerder te laten invullen door de gemeentelijke financieel beheerder. • De gemeenteraad moet geen akkoord geven (gemeente en OCMW moeten wel een beheersovereenkomst sluiten). Stap 2 • De gemeenteraad beslist bij volstrekte meerderheid (art. 34 Gemeentedecreet) over de wijziging van het takenpakket van de gemeentelijke financieel beheerder.

De financieel beheerder van de gemeente oefent het ambt van financieel beheerder van het OCMW uit binnen zijn uren als financieel beheerder van de gemeente. Het gaat om een detachering (terbeschikkingstelling): de financieel beheerder van de gemeente blijft personeelslid van de gemeente, maar staat ook onder het gezag van het OCMW. Er is één ambt, één werkgever, één salaris en één prestatieregime. Het ambt van financieel beheerder moet niet vacant worden verklaard, want het wordt via detachering ingevuld.

158


Een personeelslid kan in principe niet weigeren om te werken onder het gezag van een andere werkgever. Dat geldt zowel voor contractanten als statutairen. De reden hiervoor is dat de meeste arbeidsrelaties (als statutair of als contractant) niet intuitu personae afgesloten worden (dit wil zeggen dat het personeelslid niet de bedoeling heeft gehad om enkel en alleen met deze werkgever samen te werken). Voorbeelden van arbeidsrelaties die wel intuitu personae aangegaan worden zijn kabinetsfuncties: men wil kabinetsmedewerker zijn van deze schepen of deze minister, maar daarom niet van een andere schepen of minister, zelfs als het om iemand van dezelfde partij gaat. Om wijzigingen aan te brengen aan de loon- en arbeidsvoorwaarden die expliciet overeengekomen zijn, is de instemming van het contractueel aangestelde personeelslid wel nodig. Voor een statutair personeelslid is het uitgangspunt dat hij ingezet wordt volgens de behoeften van de dienst. Een bestuur mag daarom in zekere mate eenzijdig wijzigingen aanbrengen aan het takenpakket en de arbeidsomstandigheden. Dat geldt eveneens wanneer de financieel beheerder van de gemeente gevraagd wordt om ook het ambt van financieel beheerder van het OCMW uit te oefenen. Bij een wijziging in het prestatieregime, bv. van 50% naar 100%, is volgens ons wel de instemming van het personeelslid vereist. Vanuit HRM-overwegingen raden we echter aan om zo veel mogelijk in onderling overleg te regelen. Anders is het personeelslid niet gemotiveerd om de nieuwe functie uit te oefenen. De financieel beheerder van de gemeente maakt afspraken over de cumulatie van activiteiten in de afsprakennota met het college van burgemeester en schepenen. Daarnaast is het uiteraard aangewezen dat de financieel beheerder van de gemeente ook afspraken maakt met het OCMW.


159

De gemeenteraad kan bepalen dat de financieel beheerder een salaristoeslag krijgt van maximaal 30%. De gemeenteraad bepaalt desgevallend het concrete percentage. Dit percentage mag niet hoger zijn dan het percentage dat in voorkomend geval is vastgesteld voor de verhoging van het jaarsalaris van de gemeentesecretaris die ook de functie van OCMW-secretaris uitoefent. b) De tweede uitzondering betreft de uitoefening van het ambt van financieel beheerder van het OCMW door een gewestelijk ontvanger in de gevallen die de Vlaamse Regering bepaalt. Elk OCMW, ongeacht de grootte, kan een beroep doen op een gewestelijk ontvanger voor het tijdelijk waarnemen van het ambt in situaties van afwezigheid of verhindering van de financieel beheerder of bij vacantverklaring van het ambt (in afwachting van de nieuwe titularis). De OCMW-raad dient een aanvraag in bij de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur. De OCMW’s die op 19 april 2013 (de dag van de inwerkingtreding van het besluit van 22 maart 2013) voor onbepaalde duur gebruikmaken van een gewestelijk ontvanger kunnen verder een beroep blijven doen op een gewestelijk ontvanger. Zij kunnen geen aanvraag meer indienen tot uitbreiding van de omvang van de wekelijkse prestaties van de gewestelijk ontvanger. Andere OCMW’s kunnen geen aanvraag meer indienen om voor onbepaalde duur een beroep te doen op een gewestelijk ontvanger. Zie ook vragen 91, 92 en 234. (art. 75, § 3, art. 80-82 en art. 271) (art. 76, § 3 en art. 271 Gemeentedecreet) (art. 124, laatste lid Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechts-

160


positieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) (art. 9 Besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2007 houdende vaststelling van de voorwaarden waaronder de ambten van gemeentesecretaris, gemeentelijk financieel beheerder, secretaris van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn deeltijds kunnen worden uitgeoefend, en houdende vaststelling van sommige gevallen waarin de ambten van gemeentelijk financieel beheerder en van financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen worden uitgeoefend door een gewestelijk ontvanger) 90. Is het ambt van financieel beheerder verenigbaar met een ambt als gemeentelijk financieel beheerder (in de eigen of een andere gemeente) of met een ambt als financieel beheerder in een ander OCMW? Ja, op voorwaarde dat het geen twee voltijdse functies zijn. SITUATIE HIER BEDOELD Financieel beheerder van het OCMW is ook: • gemeentelijke financieel beheerder in – dezelfde gemeente of – in een andere gemeente of • financieel beheerder van het OCMW in een andere gemeente

De gemeentelijke financieel beheerder (van de eigen of een andere gemeente) of financieel beheerder van een ander OCMW oefent in dit geval het ambt van financieel beheerder van het OCMW uit naast zijn arbeidsprestaties als financieel beheerder bij zijn eerste bestuur (gemeen-


161

te of OCMW). De financieel beheerder is personeelslid van zowel het OCMW als een gemeente of een ander OCMW. Dat betekent dus twee ambten, twee werkgevers, twee salarissen en twee prestatieregimes. Voor de invulling van de functie moet de gemeentelijke financieel beheerder (van de eigen of een andere gemeente) of financieel beheerder van een ander OCMW zich kandidaat stellen (waarbij het niet vaststaat dat hij als beste kandidaat uit de bus komt). De functie moet dus eerst vacant worden verklaard. In de praktijk kan men geen twee voltijdse functies combineren (cf. ook de grenzen aan de dagelijkse en wekelijkse arbeidsduur volgens de Arbeidstijdwet van 14 december 2000). Deze mogelijkheid om twee ambten van financieel beheerder te cumuleren kan wel gebruikt worden door een financieel beheerder van een OCMW of gemeente waar het ambt van financieel beheerder niet voltijds uitgeoefend worden. Zie ook vraag 234. (art. 79, § 3) (art. 80, § 3 Gemeentedecreet) (Besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2007 houdende vaststelling van de voorwaarden waaronder de ambten van gemeentesecretaris, gemeentelijk financieel beheerder, secretaris van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn deeltijds kunnen worden uitgeoefend, en houdende vaststelling van sommige gevallen waarin de ambten van gemeentelijk financieel beheerder en van financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen worden uitgeoefend door een gewestelijk ontvanger)

162


91. De OCMW-ontvanger bestaat niet meer, maar waarom zijn er dan wel nog gewestelijke ontvangers? Elk OCMW, ongeacht de grootte, kan een beroep doen op een gewestelijk ontvanger voor het tijdelijk waarnemen van het ambt in situaties van afwezigheid of verhindering van de financieel beheerder of bij vacantverklaring van het ambt (in afwachting van de nieuwe titularis). De OCMW-raad dient een aanvraag in bij de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur. De OCMW’s die op 19 april 2013 (de dag van de inwerkingtreding van het besluit van 22 maart 2013) voor onbepaalde duur gebruikmaken van een gewestelijk ontvanger kunnen verder een beroep blijven doen op een gewestelijk ontvanger. Zij kunnen geen aanvraag meer indienen tot uitbreiding van de omvang van de wekelijkse prestaties van de gewestelijk ontvanger. Andere OCMW’s kunnen geen aanvraag meer indienen om voor onbepaalde duur een beroep te doen op een gewestelijk ontvanger. Nergens in de teksten geeft de decreetgever aan waarom de term ‘gewestelijk ontvanger’ behouden blijft, terwijl de plaatselijke ontvanger intussen overal financieel beheerder heet. Zie ook vragen 89 en 92. (art. 75, §§ 3-4) (art. 9 Besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2007 houdende vaststelling van de voorwaarden waaronder de ambten van gemeentesecretaris, gemeentelijk financieel beheerder, secretaris van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn deeltijds kunnen worden uitgeoefend, en houdende vaststelling van sommige gevallen waarin de ambten van gemeentelijk financieel beheerder en van financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen worden uitgeoefend door een gewestelijk ontvanger)


163

(Besluit van de Vlaamse Regering van 17 oktober 2008 betreffende de bijdrage van de besturen in de uitgaven die verbonden zijn aan de gewestelijke ontvangers) 92. Wat gebeurt er bij afwezigheid van de financieel beheerder? Er zijn in elk OCMW drie mogelijkheden: ofwel stelt de financieel beheerder zelf zijn waarnemer aan, ofwel stelt de OCMW-raad een waarnemer aan, ofwel stelt de OCMW-raad een gewestelijk ontvanger aan. a) De financieel beheerder kan bij gewettigde afwezigheid zelf voorzien in zijn vervanging door binnen de drie dagen een waarnemer aan te stellen. Dit kan slechts voor een periode van maximaal 60 dagen die voor eenzelfde afwezigheid eenmaal kan worden verlengd. Het is niet verboden om vele keren na elkaar (telkens voor een aaneensluitende periode van maximaal 60 x 2 dagen) een waarnemer aan te stellen. De OCMW-raad zal hierover ook een beslissing moeten nemen, aangezien de waarnemer door de raad aanvaard moet worden. Een eventuele weigering moet gemotiveerd zijn. b) Daarnaast kan de OCMW-raad een waarnemend financieel beheerder aanstellen. In spoedeisende gevallen kan dat zelfs gebeuren door het vast bureau of de voorzitter (als er geen vast bureau werd opgericht). In dat laatste geval vervalt de aanstelling echter wanneer ze niet in de daaropvolgende zitting van de OCMW-raad wordt bekrachtigd. De OCMW-raad is verplicht een waarnemend financieel beheerder aan te stellen wanneer de afwezigheid of de verhindering van de financieel beheerder langer dan honderd twintig dagen duurt of als het ambt vacant is verklaard. De waarnemend financieel beheerder heeft volheid van bevoegdheid en oefent het ambt uit onder zijn volledige eigen verantwoordelijkheid. Er moet door de financieel beheerder geen delegatie gegeven

164


worden aan de waarnemer, aangezien de waarnemer krachtens art. 81 optreedt als financieel beheerder. Het verschil tussen beide vormen van waarneming is de persoon of het orgaan bij wie het initiatief ligt om een waarnemer aan te stellen, en de snelheid waarmee de waarneming kan worden gerealiseerd (al zal de OCMW-raad finaal wel steeds akkoord moeten gaan). In verschillende besturen heeft de OCMW-raad een (algemene) beslissing genomen over één of meerdere waarnemers voor het geval de financieel beheerder afwezig is. c) Ten slotte kan het ambt van financieel beheerder tijdelijk waargenomen worden door een gewestelijk ontvanger in situaties van afwezigheid of verhindering van de financieel beheerder of bij vacantverklaring van het ambt (in afwachting van de nieuwe titularis). Dit kan ongeacht de grootte van de gemeente. De OCMW-raad dient een aanvraag in bij de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur. Zie ook vragen 89, 91 en 93. (art. 80-82) (art. 9, § 2 Besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 2007 houdende vaststelling van de voorwaarden waaronder de ambten van gemeentesecretaris, gemeentelijk financieel beheerder, secretaris van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn en financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn deeltijds kunnen worden uitgeoefend, en houdende vaststelling van sommige gevallen waarin de ambten van gemeentelijk financieel beheerder en van financieel beheerder van een openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen worden uitgeoefend door een gewestelijk ontvanger)


165

93. Wie komt als waarnemend financieel beheerder in aanmerking? De waarnemend financieel beheerder moet voldoen aan de voorwaarden voor de uitoefening van het ambt. a) Een intern personeelslid dat het ambt van financieel beheerder wil waarnemen, moet aan de aanwervingsvoorwaarden of de bevorderingsvoorwaarden voor het ambt van financieel beheerder voldoen. In veel besturen betekent dit onder meer dat het personeelslid geen masterdiploma moet voorleggen, tenminste in zoverre hij daartegenover voldoende jaren anciënniteit kan stellen. Als het interne personeelslid niet aan de bevorderingsvoorwaarden voldoet, kan hij nog altijd waarnemend financieel beheerder worden als hij aan de aanwervingsvoorwaarden voldoet. Het gaat dan bv. om een personeelslid dat onder zijn niveau aan het werken is (bv. met masterdiploma op B-niveau). Als geen enkel personeelslid aan de voorwaarden voldoet, mag het OCMW gedurende ten hoogste zes maanden een medewerker aanstellen die niet aan de toegangsvoorwaarden voldoet. Het OCMW mag ook een extern persoon als waarnemend financieel beheerder aanstellen (zie verder onder b). Bij een openverklaring van het ambt is de termijn van zes maanden eenmaal verlengbaar met maximaal zes maanden, op voorwaarde dat de wervings- en/of bevorderingsprocedure werd opgestart of deze procedure geen geslaagde kandidaat heeft opgeleverd. Niettemin blijft het slechts een ordetermijn. b) Als een extern persoon het ambt van financieel beheerder wil waarnemen, moet hij aan de aanwervingsvoorwaarden voor het ambt van financieel beheerder voldoen. Hij zal altijd een masterdiploma of een gelijkwaardig diploma moeten voorleggen. Onder ‘voorwaarden voor het uitoefenen van het ambt dat ze waarnemen’ (art. 81) wordt niet begrepen dat de kandidaat-waarnemer moet

166


slagen voor selectieproeven. Maar als er verschillende personeelsleden in aanmerking komen om het ambt van financieel beheerder waar te nemen, zou het OCMW wel een of andere vorm van selectie kunnen hanteren om de knoop door te hakken. Voldoet de waarnemer aan alle voorwaarden die gelden voor de financieel beheerder zelf (uitgangspunt), dan kan hij een waarnemingstoelage ontvangen als de OCMW-raad dat zo bepaald heeft. Voldoet de waarnemer niet aan alle voorwaarden die gelden voor de financieel beheerder zelf (uitzondering), dan is er geen extra tegemoetkoming mogelijk. Zie ook vraag 97. (art. 81-82) (art. 107 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 94. Moet de waarnemend financieel beheerder (opnieuw) de eed afleggen? Zo ja, bij wie? a) Als de financieel beheerder zelf een door de raad erkende waarnemer aanstelt, dan is een eedaflegging in de openbare vergadering van de OCMW-raad niet nodig. Hetzelfde geldt voor een aanstelling in spoedeisende gevallen door het vast bureau of de voorzitter (als er geen vast bureau werd opgericht). We stellen voor om in die gevallen de eed te laten afleggen, zoals dat geldt voor de rest van het personeel. Het moet immers snel kunnen gaan. Dat wil zeggen: in handen van de OCMW-voorzitter, die kan delegeren. Als de waarnemer een eigen personeelslid is, hoeft de eed niet (meer) afgenomen te worden. Alle personeelsleden leggen de eed immers al af. De eedformule


167

voor de financieel beheerder is dezelfde, alleen het orgaan is anders geregeld. b) Als de OCMW-raad een waarnemer aanstelt, dan moet hij (net zoals de financieel beheerder zelf ) de eed afleggen tijdens een openbare vergadering van de OCMW-raad in handen van de voorzitter. (art. 80, § 2, laatste lid) 95. Hoe gebeurt de evaluatie van de financieel beheerder? De evaluatie van de financieel beheerder gebeurt door het vast bureau en als er geen werd opgericht, door de OCMW-raad. Bij staking van stemmen wordt de financieel beheerder geacht te voldoen. De evaluatie gebeurt op basis van een voorbereidend rapport opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. De OCMW-raad bepaalt hoe de externe deskundigen betrokken worden bij de vaststelling van de evaluatiecriteria en hoe ze de noodzakelijke informatie vergaren voor de opmaak van hun rapport. Het decreet bepaalt in elk geval dat het extern rapport wordt opgemaakt op basis van: • een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de financieel beheerder; • een onderzoek over het functioneren van de financieel beheerder, met betrokkenheid van de leden van het managementteam en de OCMW-voorzitter. Verder regelt de OCMW-raad de evaluatiecriteria en de tussentijdse feedback over de wijze van functioneren van de financieel beheerder. Voor wat betreft de evaluatie tijdens de proeftijd van statutaire personeelsleden, de duur van de evaluatieperiodes (die dezelfde is als voor de andere personeelsleden), de evaluatieresultaten en de gevolgen ervan, neemt de OCMW-raad in de eigen rechtspositieregeling de nadere voorwaarden over die in de plaatselijke gemeentelijke rechtspositieregeling opgenomen werden.

168


Zie ook vraag 170. (art. 52, tweede lid, 6°, art. 104, § 4, 3°, art. 114, tweede lid en art. 115, § 2) (art. 51-53 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 96. Kan de functie van financieel beheerder een mandaatfunctie zijn? Ja. De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel kan voorzien in een mandaatfunctie, zelfs wanneer de rechtspositieregeling van de gemeente daarin niet voorziet. Het mandaatsysteem kan ten vroegste ingaan wanneer de financieel beheerder die in dienst was toen het mandaatsysteem voor zijn functie werd ingevoerd, uit dienst treedt. De Vlaamse Regering heeft de minimale voorwaarden voor het mandaatstelsel bepaald. De duur van het mandaat van de financieel beheerder mag niet korter zijn dan zeven jaar (legislatuuroverschrijdend). (art. 104, § 7, art. 115, § 1, 3° en art. 280, § 2) (art. 8 en volgende Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)


169

97. Aan welke aanwervingsvoorwaarden moet de financieel beheerder voldoen? De OCMW-raad is de aanstellende overheid en legt de aanwervingsvoorwaarden vast, binnen de minimale voorwaarden die de Vlaamse Regering vastgesteld heeft. Als de functie van financieel beheerder door aanwerving vervuld wordt, moet de kandidaat een diploma voorleggen dat toegang geeft tot het A-niveau: dus een masterdiploma of gelijkwaardig. Bovendien moet de kandidaat in de selectieproeven aantonen over het nodige financieel-economische inzicht te beschikken. (art. 104, § 4, 1°, art. 105, eerste en tweede lid en art. 115, § 2) (art. 30 en volgende en in het bijzonder art. 43, § 2 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 98. Waarvoor is de financieel beheerder bevoegd? We sommen hierna de bevoegdheden en taken van de financieel beheerder op. Onder de functionele leiding van de secretaris (art. 91): • het opstellen in overleg met het managementteam van het voorontwerp van financiële nota van het meerjarenplan en de herzieningen ervan, de financiële nota bij het budget en de budgetwijzigingen en het voorontwerp van interne kredietaanpassingen; • het voeren en afsluiten van de boekhouding en het opstellen van de inventaris, de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening. Wat verwarrend is de bepaling in art. 172 dat onder leiding van de financieel beheerder en in overleg met het managementteam ieder

170


jaar de inventaris wordt opgesteld van de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de gemeente; • financiële analyse en beleidsadvisering; • thesauriebeheer, met uitzondering van het kasbeheer. Hierover rapporteert de financieel beheerder aan de secretaris. In volle onafhankelijkheid staat de financieel beheerder in voor: • de voorafgaande kredieten wetmatigheidscontrole op de beslissingen met een financiële impact; deze controle gebeurt via de toekenning van een visum voorafgaand aan financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom; de financieel beheerder kan de toekenning van dat visum weigeren; hij moet dat gemotiveerd doen; over de voorafgaande kredieten wetmatigheidscontrole rapporteert de financieel beheerder aan de OCMW-raad en aan de voorzitter; op eensluidend advies van de financieel beheerder kan de OCMW-raad de toekenning van het visum delegeren aan een of meer personeelsleden die werken onder de verantwoordelijkheid van de financieel beheerder (art. 92, 162 § 2, art. 163 en 168); • het debiteurenbeheer, met vooral de invordering van de ontvangsten; het OCMW-decreet verleent de financieel beheerder ook de mogelijkheid om via een gerechtsdeurwaardersexploot een dwangbevel uit te vaardigen voor de invordering van de onbetwiste en opeisbare schuldvorderingen; dat dwangbevel moet worden uitvoerbaar verklaard door de OCMW-raad; bovendien moet de schuldenaar eerst zijn aangemaand met een aangetekende brief; de kosten hiervoor kan het OCMW aanrekenen aan de schuldenaar en ook bij dwangbevel invorderen (art. 92); • daarnaast moet de financieel beheerder alle handelingen tot stuiting van verjaring en verval verrichten, tot alle beslagleggingen overgaan, de inschrijving, de herinschrijving, de vernieuwing, de doorhaling of de rangafstand van elke titel die daarvoor vatbaar is op het hypotheekkantoor vorderen, aan de leden van de OCMW-raad kennisgeven van het vervallen van de huurovereenkomsten, van de achterstallen en van elk feit dat de rechten van het OCMW schaadt (art. 92);


171

• •

•

over het debiteurenbeheer rapporteert de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid aan de OCMW-raad en de voorzitter (art. 92); ten minste eenmaal per jaar rapporteren aan de OCMW-raad over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten. De financieel beheerder geeft een kopie van dit rapport aan de secretaris (art. 167); ten minste eenmaal per jaar rapporteren aan de OCMW-raad over de uitvoering van de taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid, met een kopie aan de secretaris (art. 168).

Taken en bevoegdheden waarvan het OCMW-decreet niet bepaalt of de financieel beheerder ze onder de leiding van de secretaris vervult of in volle onafhankelijkheid: • de taak van rekenplichtige die een decreet of wet aan de ontvanger toevertrouwt (art. 93); • de uitvoering van de betalingen van de girale uitgaven, na de betalingsopdracht door de gemeentesecretaris; het is niet duidelijk of deze betalingsopdracht een hiërarchische verhouding impliceert, dan wel een noodzakelijke procedurele stap, opdat betalingen zouden kunnen gebeuren (art. 93 en 165); • advies aan de secretaris om andere personeelsleden te belasten met de kasverrichtingen (art. 99, § 3); • bepalen van welke rekening of rekeningen personeelsleden belast met het kasbeheer geld mogen afhalen (art. 99, § 3); • lidmaatschap van het managementteam (art. 95); • kennisname van de interne kredietaanpassingen (art. 157); • advies verlenen bij de geplande beslissing van de secretaris om bepaalde personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen (art. 164, § 1); • advies verlenen bij de geplande beslissing van de secretaris om bepaalde personeelsleden te belasten met de inning van de geringe dagontvangsten (art. 164, § 2);

172


•

• • • •

•

mogelijkheid tot aanstelling van een gemachtigde om in de plaats van de financieel beheerder als tweede de betalingsopdracht te ondertekenen (art. 165, § 1); uitvoeren van de girale thesauriebetalingen (art. 165, § 1); geven van kwijting (art. 165, § 1); ondertekening van beslissingen, akten, verslagen en brieven die betrekking hebben op de taken van de financieel beheerder (art. 183); voeren van rechtsgedingen als eiser na een beslissing van het OCMW en namens het OCMW in verband met o.m. de invordering van de ontvangsten, het beheer van goederen en de terugvordering van kosten voor verleende hulp en de mogelijkheid tot aanstelling van een personeelslid om deze taak te verrichten (art. 201); invordering van de kosten ten gevolge van het dwangtoezicht (art. 264).

Voor de volledigheid vermelden we nog dat er in wat overblijft van de OCMW-wet nog bevoegdheden voor de financieel beheerder (ook daar wordt de naam ontvanger vervangen) staan: • bewaarneming van waarden van bewoners die verblijven in de OCMW-instellingen of het onder de verantwoordelijkheid van de financieel beheerder aanstellen van personen om dit te doen (art. 60, § 8 OCMW-wet); • inschrijving van de wettelijke hypotheek op onroerende goederen als waarborg voor de terugbetaling van de kosten van de maatschappelijke dienstverlening (art. 101 OCMW-wet); • verzoek om de goederen van een kind dat aan het OCMW is toevertrouwd en dat bij overlijden geen erfgenamen heeft, over te dragen aan het OCMW (art. 104, § 1 OCMW-wet). (art. 91-93, art. 95, art. 157, art. 162-165, art. 167-168, art. 172, art. 183, art. 201 en art. 264) (art. 60, art. 101 en art. 104 OCMW-wet)


173

99. Kan de financieel beheerder zijn bevoegdheden delegeren? De financieel beheerder kan bepaalde van zijn taken delegeren aan anderen: • de mogelijkheid dat de gemachtigde van de financieel beheerder de tweede handtekening plaatst op een betalingsopdracht aan een financiële instelling (art. 165, § 1); • de mogelijkheid om een personeelslid aan te stellen voor het voeren van rechtsgedingen namens het OCMW (art. 201); • de mogelijkheid om personen aan te stellen voor de bewaarneming van waarden van personen die verblijven in OCMW-instellingen (art. 60, § 8 OCMW-wet) (art. 165 en art. 201) (art. 60 OCMW-wet) 100. Moet de financieel beheerder een borg stellen? Neen. De bepalingen van art. 46, § 5 van de OCMW-wet worden door het OCMW-decreet opgeheven en er is geen nieuwe regeling voor de borgstelling opgenomen in het OCMW-decreet. Dat betekent ook dat de ontvangers die zijn aangetreden onder de OCMW-wet, hun borg moesten terugkrijgen. (art. 276 en art. 285)

3. Het managementteam 101. Is het managementteam verplicht? Ja, want het OCMW-decreet bepaalt uitdrukkelijk dat er in elk OCMW een managementteam is. Er is geen sanctie ingebouwd voor OCMW’s die niet aan deze verplichting voldoen, behalve dat het ontbreken van het

174


advies van het managementteam voorafgaand aan bepaalde beslissingen, aanleiding zou kunnen geven tot een schorsing van deze beslissing door de toezichthoudende overheid. (art. 95) 102. Wie maakt deel uit van het managementteam en wie beslist daarover? We onderscheiden vier soorten leden in het managementteam. 1. De secretaris en de financieel beheerder maken op basis van het decreet in elk geval deel uit van het managementteam. 2. Het managementteam bestaat verder nog uit de personeelsleden die er op basis van het organogram deel van uitmaken en waarvan de deelname aan het managementteam nuttig wordt geacht voor het functioneren van het OCMW. Aangezien de OCMW-raad bevoegd is voor het vastleggen van het organogram, bepaalt de raad ook welke medewerkers dat zijn (zie ook vraag 144). Het OCMW-decreet heeft ervoor gekozen dat alle personeelsleden die in het managementteam (zullen) zitten, moeten worden aangesteld door de OCMW-raad. Die raad is ook bevoegd voor hun ontslag en de disciplinaire maatregelen die op hen betrekking hebben. De raad kan deze aanstellings-, tucht- en ontslagbevoegdheid, behalve wat de secretaris en de financieel beheerder betreft, wel delegeren aan het vast bureau of de secretaris (zie ook vragen 158 en 160). 3. In het managementteam kunnen verder nog andere leden zitten die geen mandataris zijn en waarvan de deelname aan het managementteam nuttig wordt geacht voor het functioneren van het OCMW. De OCMW-raad bepaalt wie dat zijn. Deze regeling maakt het samen vergaderen van de managementteams van het OCMW en de gemeente mogelijk. Beide besturen


175

moeten op basis van de decreten elk een eigen managementteam hebben, maar kunnen (bepaalde van) elkaars leden uitnodigen als dit nuttig wordt geacht. Ze kunnen ook beslissen om met beide teams samen te vergaderen (zie ook vraag 103). 4. Ten slotte maakt de voorzitter op basis van het decreet deel uit van het managementteam, zij het alleen met raadgevende stem. Eigenlijk roept de vaste aanwezigheid van de OCMW-voorzitter in het managementteam een aantal vragen op: • De memorie van toelichting bij het Gemeentedecreet van 5 juli 2005 bevatte een uitgebreide motivatie waarom het managementteam absoluut een ambtelijk orgaan moest zijn. Amper enkele jaren later veranderde het Vlaams Parlement hierover totaal van mening, niet alleen voor de gemeenten maar meteen ook voor de OCMW’s. • De voorzitter zetelt met ‘raadgevende stem’ in een orgaan dat eigenlijk niet echt een beslissingsbevoegdheid heeft. De woorden ‘met raadgevende stem’ zijn in die context dus behoorlijk inhoudsloos. • De secretaris sluit bij het begin van een bestuursperiode namens het managementteam een afsprakennota met de raad. Die gaat o.m. over de omgangsvormen. De voorzitter lijkt op die manier dus voor een stuk afspraken met zichzelf te maken. (art. 52, tweede lid, 6° en vijfde lid, art. 74, art. 86, § 2 en 4, art. 95 en art. 105) 103. Is één managementteam voor OCMW en gemeente mogelijk? Er moet in elk OCMW en in elke gemeente een managementteam zijn. Dit sluit echter niet uit dat beide managementteams samen vergaderen (zie ook vraag 102). Gemeente en OCMW kunnen ook zorgen voor twee identiek samengestelde managementteams, waardoor er in de praktijk slechts één ma-

176


nagementteam is. Het managementteam is een ambtelijk orgaan maar de OCMW-voorzitter maakt met raadgevende stem deel uit van het managementteam van het OCMW. De burgemeester, of de schepen die hiervoor door hem wordt aangesteld, maakt met raadgevende stem deel uit van het managementteam van de gemeente. Dus als de burgemeester de OCMW-voorzitter, die vanaf 2013 als schepen deel uitmaakt van het college van burgemeester en schepenen, machtigt om deel uit te maken van het managementteam van de gemeente, kunnen gemeente en OCMW hun managementteams in de feiten samenbrengen in één managementteam. 104. Waarvoor is het managementteam bevoegd? Het managementteam heeft ten minste de volgende bevoegdheden: • ten minste na elke volledige vernieuwing van de OCMW-raad via de secretaris een afsprakennota sluiten met de OCMW-raad over de wijze waarop het managementteam met de OCMW-raad, het vast bureau en de bijzondere comités zal samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren, en over de omgangsvormen tussen het politieke bestuur en de administratie (art. 86, § 2); • overleggen met de secretaris over het voorontwerp van het organogram, van de personeelsformatie, van de rechtspositieregeling van het personeel, van de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan, van de beleidsnota van het budget en van de verklarende nota van een budgetwijziging en van een interne kredietaanpassing (art. 86, § 4); • overleggen met de financieel beheerder over het voorontwerp van financiële nota van het meerjarenplan en de jaarlijkse herziening ervan, van de financiële nota van het jaarlijkse budget en van de budgetwijzigingen en van de interne kredietaanpassingen (art. 91); • ondersteunen van de coördinatie van de diensten bij de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie (art. 97); • waken over de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten, en over de interne communicatie (art. 97);


177

• •

overleggen met de secretaris voorafgaand aan de vaststelling van het internecontrolesysteem (art. 99); overleggen met de financieel beheerder voorafgaand aan de jaarlijkse opstelling van de inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen.

Daarnaast kunnen de (personeels)leden van het managementteam belast worden met het afnemen van de eed van de personeelsleden, voor zover de secretaris hen hiermee belast. (art. 86, art. 91, art. 97, art. 99, art. 105 en art. 172) 105. Hoe werkt het managementteam? De secretaris zit het managementteam voor. Het managementteam vergadert ‘geregeld’, zonder dat verder wordt bepaald wat dat betekent. (art. 96)

4. De beleidscyclus 106. Wat bedoelt men met een beleidscyclus? Met de beleidscyclus van een organisatie bedoelt men de opeenvolging van planning op lange termijn (meerjarenplan), planning op korte termijn (budget), uitvoering (met registratie en boekhouding), rekenschap afleggen en evalueren (rapportering en jaarrekening), en eventueel bijsturen. 107. Wat is het meerjarenplan en waaruit bestaat het? Het OCMW-decreet verplicht de OCMW’s om vóór het einde van het eerste jaar van de bestuursperiode en vooraleer de OCMW-raad beraadslaagt over het budget van het volgende jaar, een meerjarenplan vast te

178


stellen. Het heeft betrekking op de periode vanaf het tweede jaar van de bestuursperiode tot en met het eerste jaar van de volgende legislatuur. Het meerjarenplan wordt jaarlijks waar nodig aangepast. Dat gebeurt in de loop van het vierde kwartaal en vóór de beraadslaging over het budget van het volgende jaar. De OCMW-raad is niet verplicht om het meerjarenplan nog aan te passen bij de vaststelling van het budget van het laatste jaar van de planningsperiode, een jaar dat al betrekking heeft op de volgende legislatuur. Het meerjarenplan bestaat uit een strategische nota en een financiële nota. • De strategische nota bevat een weergave van de beleidsdoelstellingen en beleidsopties van het geplande OCMW-beleid. Het gaat daarbij zowel om het externe (de buitenwereld) als het interne (het OCMW als organisatie) beleid. De beleidsopties en -doelstellingen moeten op een geïntegreerde en op elkaar afgestemde manier worden weergegeven. • De financiële nota bevat de vermoedelijke gemeentelijke bijdrage, de financiële consequenties van de beleidsopties in de strategische nota en de wijze waarop het financiële evenwicht kan worden gehandhaafd. De financiële nota van het meerjarenplan dekt uiteraard de hele periode van het meerjarenplan. Bovendien beschrijft de financiele nota altijd de financiële consequenties van ten minste drie en ten hoogste zes financiële boekjaren. Dat betekent dat de financiële nota bij het meerjarenplan 2014-2019 loopt tot en met 2019 en verder dat de financiële nota: – bij het (resterende) meerjarenplan 2015-2019 loopt tot 2019 of 2020; – bij het (resterende) meerjarenplan 2016-2019 loopt tot 2019, 2020 of 2021; – bij het (resterende) meerjarenplan 2017-2019 loopt tot 2019, 2020, 2021 of 2022;


179

–

bij het resterende meerjarenplan 2018-2019 loopt tot 2020, 2021, 2022 of 2023; – bij het budget 2019 loopt tot 2021, 2022, 2023 of 2024. Het meerjarenplan vormt ook de basis voor de budgetopmaak, behalve dan voor het budget van het eerste jaar van de bestuursperiode. Met het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 op de beleidsen beheerscyclus en met het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 werden de definitie en de formele modellen van de verschillende onderdelen van het meerjarenplan verder ingevuld. (art. 146-147 en art. 149) (art. 1-15 Besluit Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) (art. 1 en art. 6-9 Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 108. Wie stelt het meerjarenplan vast en hoe gebeurt dat? Het voorontwerp van strategische nota van het meerjarenplan komt van de hand van de secretaris, die het opstelt in overleg met het managementteam. De financieel beheerder doet hetzelfde voor wat het voorontwerp van financiële nota bij het meerjarenplan betreft. Hoe tijdens het opstellen van het meerjarenplan de wisselwerking politiek-administratie verloopt binnen het OCMW, bepaalt het OCMWdecreet niet. Elk bestuur kan dit dus zelf regelen in het internecontrolesysteem. Wel is er vóór de bespreking en vaststelling door de OCMW-raad een advies vereist door het college van burgemeester en schepenen. Dat advies moet worden afgeleverd binnen dertig dagen. Haalt het college dat niet, dan is aan het adviesvereiste voldaan. Deze adviesverplichting geldt al-

180


leen voor OCMW’s waarvan de voorzitter deel uitmaakt van het college van burgemeester en schepenen. De OCMW-raad is bevoegd voor de vaststelling van het meerjarenplan en de wijzigingen eraan. De OCMWraad kan die bevoegdheid niet delegeren. De bespreking van het meerjarenplan gebeurt in elk geval tijdens een openbare zitting. De raadsleden moeten het ontwerp van meerjarenplan en van de jaarlijkse aanpassing ten minste veertien dagen voorafgaand aan de bespreking bezorgd krijgen. Er wordt gestemd over het meerjarenplan als geheel. Elk raadslid kan echter de afzonderlijke stemming vragen over die punten in het meerjarenplan die hij of zij aanwijst. In dat geval volgt de stemming over het geheel pas na de individuele stemmingen. (art. 38, art. 52, art. 86, art. 91, art. 146-147 en art. 270) 109. Wat gebeurt er wanneer er geen meerjarenplan is? De sanctionering voor het ontbreken van een meerjarenplan verloopt via het budget. De OCMW-raad moet, behalve voor het eerste jaar van een bestuursperiode, het jaarlijkse budget immers opstellen op basis van het meerjarenplan. De OCMW-raad kan dus geen budget vaststellen indien er geen meerjarenplan is. Het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 bepaalt wat de voorwaarde dat het OCMW-budget moet passen binnen het meerjarenplan concreet betekent. (art. 149, 150) (art. 27 Besluit Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)


181

110. Moet de gemeente het meerjarenplan van het OCMW goedkeuren? Het door de OCMW-raad vastgestelde meerjarenplan en de aanpassingen eraan moeten binnen twintig dagen worden bezorgd aan het college van burgemeester en schepenen en worden geagendeerd op de gemeenteraad. Op die vergadering geeft de OCMW-voorzitter in elk geval een toelichting. Voor de verdere behandeling moeten we een onderscheid maken tussen het meerjarenplan zelf en de aanpassingen eraan: • het meerjarenplan moet worden goedgekeurd door de gemeenteraad. Die kan een van de volgende beslissingen nemen: het meerjarenplan goedkeuren, het meerjarenplan niet goedkeuren of het meerjarenplan aanpassen. De gemeente moet die beslissing van de gemeenteraad binnen vijftig dagen nadat ze het meerjarenplan van het OCMW heeft gekregen, aan het OCMW bezorgen. Is die beslissing er niet, dan wordt de gemeenteraad geacht in te stemmen met het meerjarenplan; • de (doorgaans jaarlijkse) aanpassingen aan het meerjarenplan moeten alleen worden goedgekeurd door de gemeenteraad indien de gemeentelijke bijdrage verhoogt in het resterende gedeelte van de zesjaarlijkse periode van het meerjarenplan (einde legislatuur plus één jaar) of de strategische nota inhoudelijk verandert. In die gevallen kan de gemeenteraad de wijzigingen aanpassen en dat binnen vijftig dagen melden aan het OCMW. Komt een dergelijke beslissing er niet binnen die termijn, dan wordt dit als een goedkeuring door de gemeenteraad beschouwd. Verhoogt de gemeentelijke bijdrage niet of blijft de inhoud van de strategische nota onveranderd, dan neemt de gemeenteraad alleen kennis van de aanpassingen. Als de OCMW-raad vindt dat de beslissing van de gemeenteraad de OCMW-belangen schaadt of strijdig is met de wetgeving, kan die in beroep gaan bij de provinciegouverneur. De beslissing van de gemeenteraad verandert daardoor niet. Het OCMW heeft dertig dagen om dat beroep in te stellen.

182


Is het beroep gegrond, dan stelt de provinciegouverneur het meerjarenplan vast binnen dertig dagen en verstuurt dat besluit naar het OCMW, de gemeente en de Vlaamse Regering. Gebeurt dat niet binnen die termijn, dan is het beroep ook aanvaard en worden het meerjarenplan of de aanpassingen eraan zoals vastgesteld door de OCMW-raad, als definitief goedgekeurd beschouwd. Zowel het OCMW als de gemeente kan tegen de (niet-)beslissing door de provinciegouverneur in beroep gaan bij de Vlaamse Regering. Dat moet gebeuren binnen zestig dagen. De Vlaamse Regering moet zich uitspreken binnen dertig dagen. Gebeurt dat niet, dan wordt het beroep als afgewezen beschouwd. Het meerjarenplan (en de latere aanpassingen eraan) van het OCMW moet niet alleen naar de gemeenteraad worden gestuurd voor (eventuele) goedkeuring, ook het college van burgemeester en schepenen moet binnen de twintig dagen een exemplaar toegestuurd krijgen. Het college van burgemeester en schepenen kan hiertegen beroep instellen bij de gouverneur, behalve als het meerjarenplan (of de latere aanpassingen eraan) intussen is goedgekeurd door de gemeenteraad. Bij de stemming over een dergelijke beslissing van het college van burgemeester en schepenen mag de OCMW-voorzitter niet aanwezig zijn. (art. 148, art. 255 en art. 258-259) 111. Houdt de provinciegouverneur toezicht op het meerjarenplan? Het OCMW kan niet alleen in beroep gaan bij de provinciegouverneur tegen een negatieve beslissing van de gemeenteraad over het meerjarenplan (zie vraag 110), de provinciegouverneur kan ook uit eigen beweging toezichtshandelingen stellen. Binnen twintig dagen na de vaststelling van het meerjarenplan of de aanpassingen eraan door de OCMW-raad, moeten die documenten worden bezorgd aan de provinciegouverneur.


183

De provinciegouverneur kan een besluit over het meerjarenplan schorsen binnen vijftig dagen na de beslissing hierover (met beroepsmogelijkheid bij de Vlaamse Regering). Ook een rechtstreekse vernietiging door de Vlaamse Regering is mogelijk en dat binnen zeventig dagen. De gouverneur schorst het meerjarenplan van het OCMW in de volgende gevallen: • wanneer het OCMW onvoldoende aantoont dat het het financiële evenwicht kan handhaven in de financiële boekjaren waarop het meerjarenplan betrekking heeft; • wanneer bekende of verwachte ontvangsten of opbrengsten of verplichte kosten of uitgaven ten onrechte niet in het meerjarenplan zitten; • wanneer bepaalde opbrengsten of ontvangsten ten onrechte in het meerjarenplan zitten; • wanneer het meerjarenplan niet of onvoldoende rekening houdt met eerder goedgekeurde investeringsenveloppen. De schorsing kan eventueel beperkt blijven tot bepaalde onderdelen van het meerjarenplan, voor zover het financiële evenwicht daardoor niet in het gedrang komt. De schorsing van (de aanpassingen van) het meerjarenplan door de gouverneur moet gebeuren uiterlijk vijftig dagen na de ontvangst van de beslissing van het OCMW. Is er binnen die termijn geen schorsing uitgesproken, dan zijn het meerjarenplan of de aanpassingen definitief. De schorsing van (de aanpassingen van) het meerjarenplan impliceert automatisch ook de schorsing van het budget dat de OCMWraad op basis van dat meerjarenplan heeft vastgesteld. Na de schorsing van (de aanpassingen van) het meerjarenplan heeft de OCMW-raad twee mogelijkheden: ofwel zich schikken naar de motieven van het schorsingsbesluit en het meerjarenplan aanpassen, ofwel het meerjarenplan opnieuw vaststellen. De beslissing moet in elk geval naar de Vlaamse Regering. Die kan de beslissing van het OCMW aanvaarden, of (de aanpassingen van) het meerjarenplan zelf vaststellen door, naargelang het geval, alle vereiste maatregelen te nemen om het financiële evenwicht te herstellen (het decreet specificeert niet wat dat kan zijn), de weggelaten kosten, uitgaven, ontvangsten en opbrengsten in te schrijven,

184


de overbodige zaken te schrappen of aan te passen of de kredieten ten gevolge van eerdere investeringen te verhogen of te verlagen. De Vlaamse Regering moet een beslissing nemen binnen de vijftig dagen. Doet ze dat niet, dan is de beslissing van de raad definitief. Op de regeling hierboven gelden nog enkele uitzonderingen. • De Vlaamse Regering kan ook zelf rechtstreeks een raadsbesluit met betrekking tot het meerjarenplan of een wijziging ervan vernietigen. Dat kan alleen wegens schending van het recht of strijdigheid met het algemeen belang. De Vlaamse Regering kan dat tot uiterlijk vijftig dagen na de ontvangst van het besluit door de gouverneur. Het OCMW moet het meerjarenplan en de aanpassingen eraan niet alleen bezorgen aan de gouverneur, het is ook verplicht een digitale versie door te sturen naar de Vlaamse Regering. Zo lang dat niet is gebeurd, is het meerjarenplan niet uitvoerbaar. (art. 177, art. 179/1, art. 249, art. 255 en art. 257) 112. Verandert er iets aan de gemeentelijke bijdrage? Het OCMW-decreet bepaalt dat de gemeente het verschil dekt tussen de uitgaven voor de vervulling van de opdracht en de middelen. Deze gemeentelijke bijdrage moet worden ingeschreven in het meerjarenplan en het budget. In principe wordt ze in twaalfden betaald, maar de gemeente en het OCMW kunnen onderling anders beslissen. De gemeente en het OCMW kunnen ook overeenkomen dat het OCMW een overschot aan gemeentelijke bijdrage niet teruggeeft maar reserveert voor toekomstige bestedingen. In de jaarrekening moeten deze bedragen wel worden afgezonderd, en in het budget en het meerjarenplan wordt de bestemming ervan opgenomen. In tegenstelling tot vóór de invoering van de beleidsen beheerscyclus wordt er geen (complexe) berekeningswijze voor de gemeentelijke bijdrage aan het OCMW opgelegd. Wel is het zo dat het OCMW-meerjarenplan, met inbegrip van de gemeentelijke bijdrage, financieel in even-


185

wicht moet zijn. Uiteraard geldt dat ook voor de budgetten die uit dat meerjarenplan zijn afgeleid. (art. 145) (art. 14 en 27 Besluit Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 113. Wat is het budget en waaruit bestaat het? Vóór het einde van elk jaar stelt de OCMW-raad het budget voor het volgende jaar vast. Het budget met betrekking tot het eerste jaar van de bestuursperiode kan worden vastgesteld gedurende het eerste kwartaal van dat jaar. Dat budget moet ook niet passen binnen het meerjarenplan, terwijl dat voor het budget van de andere jaren wel moet. Als de OCMW-raad er niet in slaagt tijdig een budget vast te stellen, beschikken de OCMW’s automatisch over voorlopige twaalfden. Die gelden echter slechts voor ten hoogste drie maanden. Het budget bestaat uit een beleidsnota en een financiële nota. De beleidsnota verwoordt het beleid dat het OCMW het komende jaar zal voeren en maakt de beleidsdoelstellingen van het meerjarenplan concreter. Ze bevat een toelichting over de financiële toestand van het OCMW en verwoordt de relatie met de financiële nota. De financiële nota bestaat uit ten minste vier onderdelen: • het exploitatiebudget: het financiële plan van de exploitatie van het OCMW; • het liquiditeitenbudget: het financiële plan van de geldstromen van het OCMW; • het investeringsbudget: het financiële plan van de uitgaven, ontvangsten, kosten en opbrengsten die verbonden zijn aan de aankoop, het gebruik en de vervreemding van duurzame middelen. Het investeringsbudget bestaat uit enveloppen die, zodra het investeringsbud-

186


get is goedgekeurd, geldig blijven tot de OCMW-raad ze bij budget of budgetwijziging annuleert of de rekening ervan vaststelt; • de gebudgetteerde gemeentelijke bijdrage. Met het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 op de beleidsen beheerscyclus en met het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 werden de definitie en de formele modellen van de verschillende onderdelen van het budget verder ingevuld. (art. 149 en art. 151-154) (art. 1-10, art. 16-29 en art. 124 Besluit Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) (art. 2-4, art. 6-8 en art. 10 Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 114. Op welke entiteiten heeft het budget betrekking? Uiteraard slaat het budget in de eerste plaats op het OCMW zelf. IVA’s vormen een zogenaamde aparte budgettaire entiteit. Publiekrechtelijke OCMW-verenigingen (titel VIII, hoofdstuk I), zullen vanaf de inwerkingtreding van de bepalingen over de beleidsen beheerscyclus verplicht worden om een budget op te stellen, bestaande uit een beleidsnota en een financiële nota, die een exploitatie-, liquiditeiten- en investeringsbudget bevat. Het OCMW-decreet voorziet echter niet in een opname van dat budget in het OCMW-budget, noch in een consolidatie. (art. 217-218)


187

(art. 1, art. 22-23 en art. 206 Besluit Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 115. Wie stelt het budget vast en hoe gebeurt dat? Het voorontwerp van beleidsnota van het budget en van de verklarende nota bij een budgetwijziging komt van de hand van de secretaris, die het opstelt in overleg met het managementteam. De financieel beheerder doet hetzelfde voor wat de financiële nota betreft. Hoe tijdens het opstellen van het budget de wisselwerking politiek-administratie verloopt binnen het OCMW, bepaalt het OCMW-decreet niet. Elk bestuur kan dit dus zelf regelen in het internecontrolesysteem. Wel is er vóór de bespreking en vaststelling door de OCMW-raad een advies vereist door het college van burgemeester en schepenen. Dat advies moet worden afgeleverd binnen dertig dagen. Haalt het college dat niet, dan is aan de adviesvereiste voldaan. Over budgetwijzigingen is er alleen een advies van het college van burgemeester en schepenen vereist wanneer de geconsolideerde gemeentelijke bijdrage verandert of wanneer de budgetwijziging voortvloeit uit de oprichting of afschaffing van dienstverlening. De OCMW-raad is bevoegd voor de vaststelling van het budget en de budgetwijzigingen. De OCMW-raad kan die bevoegdheid niet delegeren. De bespreking van het budget gebeurt in elk geval tijdens een openbare zitting. De raadsleden moeten het ontwerp van budget ten minste veertien dagen voorafgaand aan de bespreking bezorgd krijgen. Het ontwerp van budgetwijziging moet uiterlijk samen met de agenda aan de raadsleden worden bezorgd. Er wordt gestemd over het budget als geheel. Elk raadslid kan echter de afzonderlijke stemming vragen over die punten in het budget die hij of zij aanwijst. In dat geval volgt de stemming over het geheel pas na de

188


individuele stemmingen. Die mogelijkheid geldt eveneens voor de budgetwijzigingen. (art. 52, art. 86, art. 91, art. 149, art. 156 en art. 270) 116. Wat zijn interne kredietaanpassingen? De decreetgever wil vermijden dat de OCMW-raad om de haverklap een budgetwijziging moet vaststellen, omdat bepaalde budgetposten overschreden dreigen te worden. Daarom kan de OCMW-raad zogenaamde ‘interne kredietaanpassingen’ vaststellen, veranderingen aan het budget zonder dat het om een echte budgetwijziging (met alle eraan verbonden voorwaarden) gaat. De raad kan deze bevoegdheid niet delegeren. Het besluit op de beleidsen beheerscyclus legt de gevallen op waarin een interne kredietaanpassing niet kan. Het gaat o.m. om wijzigingen waardoor het budget niet meer past binnen het meerjarenplan, of waardoor het verschil tussen de exploitatie-uitgaven en -ontvangsten binnen een bepaald beleidsdomein groter wordt. De secretaris moet, in overleg met het managementteam, de verklarende nota bij de interne kredietaanpassing opstellen. De financieel beheerder staat in voor het voorontwerp van de interne kredietaanpassingen zelf. De voorzitter moet de financieel beheerder en de betrokken budgethouders onmiddellijk van de interne kredietaanpassingen die de OCMWraad heeft goedgekeurd, op de hoogte brengen. De gemeenteraad of het college van burgemeester en schepen zijn niet betrokken bij de interne kredietaanpassingen van het OCMW. (art. 52, art. 86, art. 91 en art. 156-157) (art. 28 Besluit Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)


189

117. Wat gebeurt er wanneer er geen budget is? Tot de vaststelling van het budget door de OCMW-raad kan het OCMW beschikken over voorlopige kredieten. De voorlopige kredieten gelden automatisch: er is hierover dus geen expliciete beslissing door de OCMW-raad nodig. Voorlopige kredieten zijn beperkt tot drie twaalfden. Ze gelden uitsluitend voor het exploitatiebudget en per beleidsdomein. Periodieke aflossingen van leningen en leasingschulden kunnen zonder beperking blijven gebeuren. We gaan ervan uit dat de regeling voor de voorlopige kredieten ook geldt in de periode na de schorsing door de provinciegouverneur van een door de OCMW-raad vastgesteld budget of na een tot schorsing leidende klacht van het college van burgemeester en schepenen tegen het OCMW-budget. Opgelet: Als het OCMW nalaat om een budget op te stellen, kan de gemeenteraad dat in zijn plaats doen. (art. 150, art. 154 en art. 257-258) (art. 124 Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 118. Moet de gemeente het budget van het OCMW goedkeuren? Het OCMW moet het door de OCMW-raad goedgekeurde budget bezorgen aan de gemeente, die het agendeert op de vergadering van de gemeenteraad. Daar krijgt het een toelichting door de voorzitter. Past het budget in het meerjarenplan van het OCMW, dan neemt de gemeenteraad er akte van. Is dat niet het geval, dan moet de gemeenteraad het budget expliciet goedkeuren. We gaan ervan uit dat de gemeenteraad dat budget dan ook moet aanpassen zodat het wel past binnen het

190


meerjarenplan van het OCMW, omdat het anders niet voldoet aan de bepalingen van het OCMW-decreet en het besluit over de beleidsen beheerscyclus. De gemeente moet haar beslissing over het budget binnen vijftig dagen aan het OCMW meedelen. Gebeurt dat niet, dan wordt het budget als definitief goedgekeurd beschouwd of, als er geen goedkeuring nodig is, wordt verondersteld dat de gemeenteraad er kennis van heeft genomen. Als de OCMW-raad vindt dat de beslissing van de gemeenteraad de OCMW-belangen schaadt of strijdig is met de wetgeving, kan die in beroep gaan bij de provinciegouverneur. De beslissing van de gemeenteraad verandert daardoor niet. Het OCMW heeft dertig dagen om dat beroep in te stellen. Is het beroep gegrond, dan stelt de provinciegouverneur het budget vast binnen dertig dagen en verstuurt dat besluit naar het OCMW, de gemeente en de Vlaamse Regering. Gebeurt dat niet binnen die termijn, dan is het beroep ook aanvaard en wordt het budget zoals vastgesteld door de OCMW-raad als definitief goedgekeurd beschouwd. Zowel het OCMW als de gemeente kunnen tegen de (niet-)beslissing door de provinciegouverneur in beroep gaan bij de Vlaamse Regering. Dat moet gebeuren binnen zestig dagen. De Vlaamse Regering moet zich uitspreken binnen dertig dagen. Gebeurt dat niet, dan wordt het beroep als afgewezen beschouwd. Het budget en de budgetwijzigingen van het OCMW moeten niet alleen naar de gemeenteraad worden gestuurd voor (eventuele) goedkeuring, ook het college van burgemeester en schepenen moet binnen de twintig dagen een exemplaar toegestuurd krijgen. Het college van burgemeester en schepenen kan hiertegen beroep instellen bij de gouverneur, behalve als het budget of de budgetwijzigingen intussen zijn goedgekeurd door de gemeenteraad. Bij de stemming over een dergelijke beslissing van het college van burgemeester en schepenen mag de OCMW-voorzitter niet aanwezig zijn. (art. 148, art. 150, art. 255 en art. 257)


191

(art. 27 Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 119. Houdt de provinciegouverneur toezicht op het budget en de budgetwijzigingen? Het OCMW kan niet alleen in beroep gaan bij de provinciegouverneur tegen een negatieve beslissing van de gemeenteraad over het budget (zie vraag 120), de provinciegouverneur kan ook uit eigen beweging toezichtshandelingen stellen. Binnen twintig dagen na de vaststelling van het budget of de budgetwijziging door de OCMW-raad moeten die documenten worden bezorgd aan de provinciegouverneur. Indien het college van burgemeester en schepenen van oordeel is dat de beslissing van de OCMW-raad over het budget in strijd is met het gemeentelijke (financiële) belang, kan het hiertegen binnen twintig dagen beroep instellen bij de provinciegouverneur, waardoor de beslissing wordt geschorst. Dat kan echter alleen wanneer het budget niet door de gemeenteraad werd goedgekeurd, bv. omdat een goedkeuring niet vereist was (zie vraag 120). Deze beslissing moet het college van burgemeester en schepenen nemen zonder aanwezigheid van de OCMW-voorzitter. De provinciegouverneur schorst het besluit binnen dertig dagen. Gebeurt dat niet, dan is de schorsing die het gevolg was van het collegeberoep, opgeheven. Daarnaast kan de provinciegouverneur binnen dertig dagen ook zelf een besluit over het budget of de budgetwijziging schorsen binnen vijftig dagen na de beslissing hierover (met beroepsmogelijkheid bij de Vlaamse Regering). Ook een rechtstreekse vernietiging door de Vlaamse Regering is mogelijk en dat binnen zeventig dagen.

192


De gouverneur schorst het budget of de budgetwijziging van het OCMW in de volgende gevallen: • wanneer ze niet passen binnen het meerjarenplan, voor zover het niet gaat over het eerste jaar van de bestuursperiode; • wanneer de financiële nota bij het budget of de budgetwijziging die betrekking heeft op het eerste jaar van de bestuursperiode een negatief resultaat op kasbasis vertoont; • wanneer bekende of verwachte ontvangsten of opbrengsten of verplichte kosten of uitgaven ten onrechte niet in het budget of de budgetwijziging zitten; • wanneer bepaalde opbrengsten of ontvangsten ten onrechte in het budget of de budgetwijziging zitten. De schorsing kan eventueel beperkt blijven tot bepaalde onderdelen van het meerjarenplan, voor zover de schorsing niet tot gevolg heeft dat het budget of de budgetwijziging niet meer past binnen het meerjarenplan. De schorsing door de gouverneur moet gebeuren uiterlijk vijftig dagen na de ontvangst van de beslissing van het OCMW. Een kopie van het besluit moet aan de gemeente worden bezorgd. Is er binnen die termijn geen schorsing uitgesproken, dan zijn het meerjarenplan of de aanpassingen definitief. Na de schorsing van het budget of de budgetwijzigingen heeft de OCMW-raad twee mogelijkheden: ofwel zich schikken naar de motieven van het schorsingsbesluit en het budget of de budgetwijziging aanpassen, ofwel de beslissingen opnieuw vaststellen. De beslissing moet in elk geval naar de Vlaamse Regering. Die kan de beslissing van het OCMW aanvaarden, of het budget of de budgetwijziging zelf vaststellen door, naargelang het geval, alle vereiste maatregelen te nemen om ze te laten passen binnen het meerjarenplan (het decreet specificeert niet wat dat kan zijn), het evenwicht op kasbasis te herstellen (voor een budget met betrekking tot het eerste jaar van de bestuursperiode), de weggelaten kosten, uitgaven, ontvangsten en opbrengsten in te schrijven of de overbodige zaken te schrappen of aan te passen. De Vlaamse Regering moet een beslissing nemen binnen de vijftig dagen. Doet ze dat niet, dan is de beslissing van de raad definitief.


193

Op deze regeling gelden nog enkele uitzonderingen. • De Vlaamse Regering kan ook zelf rechtstreeks een raadsbesluit met betrekking tot het budget of een budgetwijziging ervan vernietigen. Dat kan alleen wegens schending van het recht of strijdigheid met het algemeen belang. De Vlaamse Regering kan dat tot uiterlijk vijftig dagen na de ontvangst van het besluit door de gouverneur. Het OCMW moet het budget en de budgetwijzigingen niet alleen bezorgen aan de gouverneur, het is ook verplicht een digitale versie door te sturen naar de Vlaamse Regering. Zo lang dat niet is gebeurd, zijn ze niet uitvoerbaar. (art. 179/1, art. 249, art. 255 en art. 257) 120. Hoe ziet de boekhouding eruit? Het OCMW-decreet is zeer summier over de boekhouding. OCMW’s krijgen de plicht een boekhouding te voeren die aan de aard en de omvang van hun activiteiten is aangepast. Verder staat er dat het moet gaan om een dubbele boekhouding. Het Besluit van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus werkt de boekhoudregels verder uit. (art. 166 en art. 180) (Titel 4 Besluit Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 121. Wie voert de boekhouding? De financieel beheerder is belast met het voeren en het afsluiten van de boekhouding. Hij doet dat onder de functionele leiding van de secretaris. (art. 91)

194


122. Hoe gebeurt de uitgavenprocedure? Het OCMW-decreet bevat alleen enkele algemene elementen van de uitgavenprocedure. De rest wordt geregeld in het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010. Ook het internecontrolesysteem van het OCMW kan hierover nadere bepalingen bevatten. Wat zegt het OCMW-decreet? • Verbintenissen mogen alleen worden aangegaan op grond van een goedgekeurde, op het budget voorkomende post of een voorlopig krediet. Uitgavenkredieten dienen dus voor het aangaan van verbintenissen. • Er zijn geen budgettaire middelen vereist voor uitgaven die moeten gebeuren wegens dwingende en onvoorziene omstandigheden. De beslissing hierover ligt bij de OCMW-raad en in erg dringende omstandigheden bij de voorzitter. Die neemt de beslissing dan wel op eigen verantwoordelijkheid en brengt hiervan de OCMW-raad onverwijld op de hoogte. De OCMW-raad moet hiervoor ook onverwijld de nodige kredieten inschrijven in het budget. De beslissing over dwingende en onvoorziene uitgaven moet ook worden meegedeeld aan de gemeente. Betalen kan nog vóór het budget effectief is gewijzigd. De hier bedoelde beslissingen hebben betrekking op het bepalen van de voorwaarden van de overheidsopdracht, de keuze van de wijze van gunnen, het voeren van de gunningsprocedure, de gunning zelf en de uitvoering van de opdracht. • Bij het vaststellen van de voorwaarden en de wijze van gunnen, kunnen de OCMW-raad, het vast bureau of een bijzonder comité bepalen dat indien een opdracht waarvoor de raming paste binnen het voorziene budget, bij raadpleging van de mededinging het hiervoor uitgetrokken budget blijkt te overschrijden, de opdracht toch kan toegewezen worden op voorwaarde dat de OCMW-raad beslist om de noodzakelijke verhoging van het betrokken krediet op te nemen in de eerstvolgende budgetwijziging. • De voorgenomen financiële verbintenissen die een uitgaande nettokasstroom veroorzaken, zijn onderworpen aan een voorafgaand


195

visum door de financieel beheerder. Die onderzoekt hiervoor eerst de wettigheid en regelmatigheid. De OCMW-raad kan na advies van de financieel beheerder de nadere voorwaarden van dat visum vastleggen en, binnen de krijtlijnen die de Vlaamse Regering vastlegt, eventueel ook beslissen dat bepaalde verrichtingen niet aan een voorafgaand visum moeten worden onderworpen. De OCMW-raad kan ook, na eensluidend advies door de financieel beheerder, de toekenning van een visum delegeren aan een of meer personeelsleden die onder de verantwoordelijkheid van de financieel beheerder werken. De Vlaamse Regering heeft in het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 en het Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010. de nadere voorwaarden van die vrijstelling van een voorafgaand visum bepaald. Op basis daarvan is een visumvrijstelling door de OCMWraad niet mogelijk voor: – de aanstelling van statutaire personeelsleden; – de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur; – de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer; bij opeenvolgende kortere aanstellingen moet de totale duur worden bekeken; vrijstellingen zijn wel mogelijk voor aanstellingen die passen binnen de toepassing van art. 60, § 7 van de OCMW-wet, of aanstellingen van ten hoogste vier jaar in uitvoering van werkgelegenheidsmaatregelen; – de verbintenissen waarvan het totale bedrag hoger is dan 50 000 euro; – de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan 25 000 euro; – de investeringssubsidies. De Omzendbrief van 5 juni 2009 bevat extra informatie over het visum, en dan meer bepaald over de vraag of er ook een visum nodig is voor het toekennen van het leefloon: “Om te bepalen of een voorgenomen financiële verbintenis binnen de perken van de vrijstelling valt, moet het totaal van de uitgaven voor de volledige looptijd van

196


•

•

•

•

de verbintenis in rekening worden gebracht. Voor verbintenissen van onbepaalde duur bepaalt de OCMW-raad de termijn die in aanmerking genomen moet worden voor de berekening van het totaal van de uitgaven. De OCMW-raad houdt hierbij rekening met de normale termijn van een dergelijke verbintenis. Het recht op maatschappelijke integratie, inzonderheid het leefloon, is geen verbintenis aangegaan door het OCMW, aangezien het bevoegde orgaan enkel op basis van objectieve gegevens het bedrag ervan kan vaststellen. Het recht ontstaat immers uit kracht van de wet. Voor het equivalent leefloon kan dezelfde redenering worden aangehouden. Voor steun die onderhevig is aan een visum heeft de OCMW-raad bij het bepalen van de modaliteiten i.v.m. het visum een grote bewegingsruimte. Voor de (netto) tussenkomst in de tekorten van een rustoordverblijf bijvoorbeeld kan de OCMW-raad, voor de berekening van het bedrag dat bepalend is of een verbintenis al dan niet onderhevig is aan het visum, de in aanmerking te nemen termijn bepalen op basis van de periodiciteit dat het dossier aan het bevoegde orgaan wordt voorgelegd, op basis van de gemiddelde verblijfsduur in een rusthuis of op basis van de levensverwachting van de persoon die in het rustoord is opgenomen.” De financieel beheerder kan gemotiveerd weigeren om een visum af te leveren. In dat geval viseert de OCMW-raad op eigen verantwoordelijkheid en meldt dit aan de gemeenteraad en de provinciegouverneur. De verbintenis wordt trouwens geblokkeerd tot de toezichtstermijn van dertig dagen verstreken is. De OCMW-raad, het vast bureau en een bijzonder comité kunnen beslissen dat de goedkeuring van de te betalen bedragen met betrekking tot hun bevoegdheden als budgethouder door de secretaris gebeuren. Die kan deze bevoegdheid niet verder delegeren. De secretaris is voor de girale betalingen belast met de betalingsopdracht aan de financieel beheerder. Hij plaatst hiervoor de eerste handtekening op een betalingsopdracht aan de bank en bevestigt hierdoor dat de uitgave wettig en regelmatig is. De secretaris kan de betalingsopdracht weigeren. In dat geval kan de OCMW-raad de betalingsopdracht op eigen verantwoordelijkheid


197

•

•

geven. Hij meldt dat aan de gemeenteraad en de provinciegouverneur. De raadsbeslissing wordt trouwens pas uitvoerbaar wanneer de toezichtstermijn van dertig dagen verstreken is. Een betalingsbevel door de OCMW-raad kan niet worden geweigerd. De financieel beheerder staat in voor de uitvoering van de betaling van de uitgaven door een tweede handtekening te plaatsen op de betalingsopdracht aan de bank. Het OCMW-decreet zegt niet wat er gebeurt wanneer de financieel beheerder de uitvoering van een betalingsopdracht door de secretaris weigert. Personeelsleden kunnen na een beslissing van de secretaris en een advies van de financieel beheerder een provisie krijgen van de secretaris om geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur of de hulpverlening te betalen. De OCMW-raad legt hiervoor de voorwaarden vast.

(art. 92, art. 158-159, art. 161-165 en art. 257-258) (art. 121 Besluit Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) (art. 19 Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) (Omzendbrief 5 juni 2009 (BB 2009/3) Toelichting bij het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. 123. Hoe gebeurt de ontvangstenprocedure? Hierover bepaalt het OCMW-decreet het volgende. • De budgethouder is verantwoordelijk voor de facturatie van de te ontvangen bedragen met betrekking tot het aan hem toevertrouwde budget.

198


•

•

De financieel beheerder is belast met het debiteurenbeheer en de invordering van de ontvangsten. Hij doet dat in volle onafhankelijkheid en kan een dwangbevel uitvaardigen dat moet worden geviseerd en uitvoerbaar verklaard door de OCMW-raad. Bovendien kan het maar worden uitgevaardigd nadat eerst aangetekend een aanmaning naar de debiteur werd verstuurd. De secretaris kan op zijn verantwoordelijkheid en na advies van de financieel beheerder bepaalde personeelsleden belasten met de inning van geringe dagontvangsten. De OCMW-raad legt hiervoor de voorwaarden vast. Het zal vooral gaan om ontvangsten die gebeuren aan het loket.

(art. 92, art. 162 en art. 164) 124. Hoe blijft de OCMW-raad op de hoogte van het reilen en zeilen gedurende het jaar? Het OCMW-decreet geeft de OCMW-raad de mogelijkheid om bepaalde bevoegdheden toe te vertrouwen aan het vast bureau, een bijzonder comité, de secretaris of personeelsleden. Het hoofd van die administratie, de secretaris, kan zelf ook verder bepaalde bevoegdheden delegeren. Het is dan ook logisch dat het decreet voorziet in een aantal mechanismen op basis waarvan de OCMW-raad en de andere delegatiegevers regelmatig op de hoogte gehouden worden van wat er gebeurt. De volgende rapporten worden opgelegd: • aan de OCMW-raad en de voorzitter: – de rapportering door de secretaris over de uitvoering van zijn opdracht (zie vraag 82); – de rapportering door de financieel beheerder over de uitvoering van de opdrachten die hij verricht in volle onafhankelijkheid (zie vraag 98);


199

•

•

•

aan de OCMW-raad: – de jaarlijkse rapportering door de secretaris over de organisatie en de werking van het internecontrolesysteem (zie vragen 136 en 137); – de jaarlijkse rapportering door de financieel beheerder over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten, met een kopie aan de secretaris; – de jaarlijkse rapportering door de financieel beheerder over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen, met een kopie aan de secretaris; – de jaarlijkse rapportering door het vast bureau, een bijzonder comité en de secretaris over de uitvoering van het budgethouderschap door henzelf en door de door hen met het budgethouderschap belaste personeelsleden; aan het vast bureau, een bijzonder comité en/of de secretaris: – de jaarlijkse rapportering door de door het vast bureau, een bijzonder comité of de secretaris met budgethouderschap belaste personeelsleden over het door hen uitgevoerde budgethouderschap; aan de secretaris: – de rapportering door de financieel beheerder over de uitvoering van de opdrachten die hij verricht onder de functionele leiding van de secretaris.

(art. 86, art. 91-92, art. 99-100, art. 165 en art. 167-169) 125. Gebeurt er een tussentijdse controle van de kas en de boekhouding? Neen. Het OCMW-decreet bevat vanaf 1 januari 2013, in tegenstelling tot eerdere versies, geen verplichting meer voor tussentijdse controles op de kassen en de boekhouding. De redenering is dat dit een element is van het internecontrolesysteem. Zie vraag 124.

200


OCMW’s zijn wel verplicht om elk kwartaal vóór het einde van de daaropvolgende maand aan de Vlaamse Regering digitaal te rapporteren over de verrichte transacties. De wijze waarop dat zal gebeuren moet nog door de Vlaamse Regering worden bepaald. (art. 179/1) (art. 93bis OCMW-wet) 126. Wie stelt het ontwerp van jaarrekening op? De opstelling van de jaarrekening behoort tot de bevoegdheden van de financieel beheerder onder de functionele leiding van de secretaris. Voorafgaand daaraan gebeuren onder de leiding van de financieel beheerder en in overleg met het managementteam de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen en waarderingen om de inventaris op te stellen van de bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van het OCMW. Die inventaris vormt de basis voor het opstellen van de jaarrekening. Aangezien de jaarrekening niet alleen bestaat uit financiële elementen, maar ook een rapportering inhoudt over het gevoerde beleid, moet ze tot stand komen met medewerking van de hele organisatie. (art. 91 en art. 172-173) 127. Hoe ziet de jaarrekening eruit? Nadat de rekeningen in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris worden ze samengevat opgenomen in het ontwerp van de jaarrekening. Die bestaat uit een beleidsnota, een financiële nota en een samenvatting van de algemene rekeningen. De beleidsnota beschrijft het gevoerde beleid, bevat een toelichting over de financiële toestand en verwoordt de aansluiting met de financiële nota. De financiële nota bestaat ten minste uit een exploitatierekening, een investeringsrekening en een liquiditeitenrekening. De samenvatting van de algemene rekeningen


201

bevat een balans en een staat van opbrengsten en kosten. Bij de jaarrekening hoort dan ook een toelichting, zegt het BBC-besluit. (art. 172-174 en art. 180) (art. 1-10, art. 30-47 Besluit Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) (art. 5-8 en art. 11-13 Ministerieel Besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 128. Op welke entiteiten heeft de jaarrekening betrekking? De jaarrekening heeft uiteraard in eerste instantie betrekking op het OCMW zelf. Over de jaarrekening van de intern verzelfstandigde entiteiten (IVA’s) zegt het OCMW-decreet dat die wordt geconsolideerd met de jaarrekening van het OCMW (zie vraag 204). Het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 bevat hiervoor nadere bepalingen. De jaarrekening van het OCMW heeft geen betrekking op haar publiekrechtelijke OCMW-verenigingen (titel VIII, hoofdstuk I) (art. 217) (art. 37-38 Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

202


129. Wordt de ontwerpjaarrekening gecontroleerd voor ze naar de OCMW-raad gaat? Neen, de ontwerpjaarrekening wordt opgesteld door de OCMW-diensten en gaat in die vorm naar de OCMW-raad. In een vorige versie van het OCMW-decreet stond een bepaling dat de externe audit, een beetje naar het voorbeeld van een commissaris-revisor in een vennootschap, de jaarrekening moest onderzoeken alvorens die aan de OCMW-raad zou worden voorgelegd. Die bepaling is echter voor ze werd ingevoerd op het terrein alweer afgeschaft. (art. 173) 130. Wie stelt de jaarrekening vast, wanneer gebeurt dat en op welke wijze? De OCMW-raad is bevoegd voor de vaststelling van de jaarrekening. Het gaat om een niet-delegeerbare bevoegdheid. De vergadering over de jaarrekening is in elk geval openbaar en moet plaatsvinden in het eerste semester. Er is ook een sanctie voor laattijdige jaarrekeningen. OCMW’s zullen het financiële evenwicht van het meerjarenplan en het budget van jaar N (en volgende) immers niet kunnen aantonen wanneer de jaarrekening van N-2 niet door de raad is vastgesteld en in het meerjarenplan en het budget is verwerkt. De raadsleden moeten het ontwerp van de jaarrekening ten minste veertien dagen voor de vergadering bezorgd krijgen. Elk raadslid kan de aparte stemming vragen over het onderdeel van de jaarrekening dat het aanwijst. Als dat gebeurt, vindt de stemming over het geheel pas nadien plaats. De OCMW-raad kan bij bepaalde verrichtingen die zijn opgenomen in de jaarrekening bezwaren formuleren. Als dat gebeurt, moet hij ook een advies formuleren over de aansprakelijkheid van de erbij betrokken actoren. Dat advies wordt een bijlage bij de jaarrekening en wordt ook be-


203

zorgd aan de betrokken actoren. Een rechtstreeks gevolg heeft dat advies op dat moment niet. Zie vraag 131. (art. 38, art. 52, art. 149 en art. 174-175) (art. 89 OCMW-wet) (art. 14-15 en art. 25 Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 131. Hoe verloopt het toezicht op de vastgestelde jaarrekening? Op de jaarrekening van het OCMW is er enerzijds toezicht vanuit de gemeente en anderzijds vanuit de toezichthoudende overheid (provinciegouverneur en Vlaamse Regering). Het OCMW moet de vastgestelde jaarrekening aan de gemeenteraad bezorgen. Die heeft vijftig dagen tijd om zijn opmerkingen aan de provinciegouverneur mee te delen. De gemeenteraad moet de OCMW-jaarrekening echter niet goedkeuren. Het OCMW moet de vastgestelde jaarrekening ook binnen twintig dagen na de vaststelling aan de provinciegouverneur bezorgen. Die keurt de jaarrekening goed als ze juist en volledig is en een waar en getrouw beeld geeft van de financiële toestand van het OCMW. Neemt de gouverneur dat besluit niet binnen de honderdvijftig dagen, dan is de jaarrekening toch goedgekeurd. In dat geval wordt ook verondersteld dat de gouverneur instemt met het advies van de OCMW-raad over de aansprakelijkheid van bepaalde actoren. De gouverneur kan bepaalde verrichtingen als onregelmatig bestempelen. In dat geval moet hij ook beslissen over de aansprakelijkheid van de bij die verrichtingen betrokken actoren.

204


Wie in het kader van de goedkeuringsprocedure van de jaarrekening aansprakelijk wordt gesteld door de gouverneur, wordt hiervan onmiddellijk via een aangetekende brief op de hoogte gebracht, inclusief het eventuele verzoek om het vastgestelde bedrag in de OCMW-kas te storten. Van die brief gaat een kopie naar het OCMW, de gemeente en de Vlaamse Regering. De aansprakelijk gestelde actoren, de OCMW-raad en de gemeenteraad kunnen tegen de beslissing van de gouverneur over de aansprakelijkheid binnen de zestig dagen beroep instellen bij de Vlaamse Regering. De Vlaamse Regering spreekt zich dan uit over de aansprakelijkheid. Nadien is eventueel nog een procedure voor de Raad van State mogelijk. De OCMW-raad kan tegen de niet-goedkeuring van de jaarrekening door de gouverneur beroep instellen bij de Vlaamse Regering. Dat moet gebeuren binnen de dertig dagen na het betwiste gouverneursbesluit. De Vlaamse Regering heeft vijftig dagen voor een beslissing. Doet ze dat niet, dan stemt ze in met de beslissing van de gouverneur. Het OCMW moet de jaarrekening niet alleen bezorgen aan de gouverneur, ze is ook verplicht een digitale versie door te sturen naar de Vlaamse Regering. Zo lang dat niet is gebeurd, is de jaarrekening niet uitvoerbaar. De wijze van die digitale rapportering moet nog door de Vlaamse Regering worden bepaald. (art. 174, art. 176 en art. 179/1) (art. 89 OCMW-wet)

5. Budgethouderschap 132. Wat betekent budgethouderschap? OCMW’s kennen het budgethouderschap al sinds de hervormingen van eind 1997. Het OCMW-decreet gaat hiermee verder, al zijn er ook verschillen met de huidige situatie.


205

Het OCMW-decreet definieert het budgethouderschap als volgt: “De toegekende bevoegdheid tot beheer van een budget dat taakstellend is in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft”. In die definitie zitten verschillende elementen: • ‘toegekende bevoegdheid’: een orgaan of persoon is niet zomaar budgethouder, men moet door het decreet (bv. de OCMW-raad) of door een expliciete beslissing (bv. de secretaris) als budgethouder worden aangesteld; • ‘tot beheer van een budget’: het budgethouderschap is gebonden aan budgetten (uitgaven en ontvangsten), aan financiële middelen dus; • ‘dat taakstellend is, in die zin dat het een norm inhoudt waarvan de budgethouder de realisatie nastreeft’: aan budgethouderschap zijn rechten maar ook plichten verbonden; de budgethouder krijgt een stuk budget ter beschikking om de aan hem opgelegde doelstellingen te realiseren; het gaat dus een stuk verder dan zelf bestelbonnen mogen ondertekenen. Tot voor 1 januari 2013 gaf het OCMW-decreet aan het budgethouderschap vooral een juridische invulling. Het was de budgethouder die als enige bevoegd was om namens het bestuur verbintenissen aan te gaan. Het decreet van 29 juni 2012 heeft de band budgethouderschap-verbintenissen doorbroken. Een belangrijke beperking van het budgethouderschap is er op het vlak van personeel. Een volwaardige budgethouder zou om zijn opdracht te kunnen vervullen ook bevoegd moeten kunnen worden gemaakt voor de aanstelling en het ontslag van het personeel. Op dat vlak heeft het OCMW-decreet ervoor gekozen die aanstelling bij de OCMW-raad te leggen. De OCMW-raad kan die bevoegdheid, behalve voor de aanstelling en het ontslag van de secretaris en de financieel beheerder, wel delegeren aan het vast bureau of de secretaris. Aan ontvangstenzijde is de budgethouder verantwoordelijk voor de facturatie van de opbrengsten die onder zijn budget vallen. De budgethouder heeft ook het recht de beslissingen, akten en briefwisseling die verband houden met zijn bevoegdheid zelf te ondertekenen.

206


Elke budgethouder beschikt over een beheersbudget (met de toegewezen taakstelling en kredieten) en voor elke budgethouder wordt een beheersrekening (met een evaluatie van de taakstelling en de toegewezen kredieten) opgesteld. Wie die zogenaamde beheersrapporten opstelt en hoe ze er concreet moeten uitzien, heeft de Vlaamse Regering aan de OCMW’s zelf overgelaten. (art. 52, art. 160, art. 162 en art. 183) (art. 48-49 Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleidsen beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 133. Wie kan budgethouder zijn en hoe moet die rapporteren? Het OCMW-decreet kent het budgethouderschap toe aan de OCMWraad. Werkt het OCMW met intern verzelfstandigde agentschappen (IVA), dan is het hoofd van zo’n IVA ook automatisch budgethouder. De raad en het hoofd van een IVA kunnen het budgethouderschap verder delegeren. De raad kan het budgethouderschap voor zaken met betrekking tot aangelegenheden van dagelijks bestuur (de definitie hiervan hoort bij de bevoegdheden van de raad) toekennen aan het vast bureau, een bijzonder comité of de secretaris. Als de OCMW-raad dit toestaat, kunnen het vast bureau en een bijzonder comité hun budgethouderschap verder delegeren aan de secretaris. De secretaris kan het budgethouderschap verder delegeren aan personeelsleden, rekening houdend met het organogram. Die personeelsleden kunnen die bevoegdheid niet weigeren wanneer hun functieomschrijving erin voorziet. Een verdere delegatie is niet mogelijk. De OCMW-raad kan ook het budgethouderschap voor bepaalde budgetten of projecten die ruimer zijn dan het dagelijks bestuur, delegeren aan het vast bureau of een bijzonder comité of, na advies van de secretaris, aan bepaalde personeelsleden. De raad moet bij de rechtstreekse delegatie aan personeelsleden wel rekening houden met het organogram.


207

De personeelsleden kunnen de bevoegdheidsoverdracht niet weigeren wanneer hun functieomschrijving erin voorziet. Bovendien vervalt deze delegatie binnen zes maanden na de volledige vernieuwing van de raad. Het hoofd van een IVA kan zijn budgethouderschap geheel of gedeeltelijk delegeren aan personeelsleden van het agentschap, binnen de grenzen van de beheersovereenkomst tussen het agentschap en het OCMW. Ook die personeelsleden kunnen het budgethouderschap niet weigeren wanneer hun functieomschrijving erin voorziet. Aangezien de budgethouder bepaalde bevoegdheden uitoefent, is het ook logisch dat hij hierover regelmatig moet rapporteren. Het OCMWdecreet legt hieromtrent een aantal verplichtingen vast: • het vast bureau, de bijzondere comités en de secretaris moeten ten minste eens per jaar rapporteren aan de OCMW-raad over de uitvoering van het eigen budgethouderschap en van dat van de door hen met het budgethouderschap belaste personeelsleden; • de door het vast bureau, de bijzondere comités en de secretaris als budgethouder aangestelde personeelsleden rapporteren hierover ten minste eens per jaar aan de delegatiegever; • de door de OCMW-raad als budgethouder aangestelde personeelsleden rapporteren hierover ten minste elk jaar aan de OCMW-raad. (art. 161, art. 169 en art. 217)

6. Interne controle 134. Wat betekent interne controle? Het OCMW-decreet definieert interne controle als volgt: “het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over: 1° het bereiken van de doelstellingen; 2° het naleven van wetgeving en procedures; 3° de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4° het efficiënte en economische

208


gebruik van middelen; 5° de bescherming van activa; 6° het voorkomen van fraude”. Wat verder lezen we: “Het internecontrolesysteem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en -procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van interne controle betrokken zijn”. Een internecontrolesysteem bevat dus een hele reeks procedures en maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het OCMW functioneert zoals het zou moeten functioneren. Uiteraard gaat het om een dynamisch geheel, dat voortdurend aan de omstandigheden moet worden aangepast. Het internecontrolesysteem is de opvolger van het administratief handboek uit de OCMW-wet, dat zeker wat de naam betreft een meer statisch karakter had. Het OCMW-decreet geeft OCMW’s een redelijke vrijheid in het vastleggen van het internecontrolesysteem. Dat is ook logisch, omdat een dergelijk systeem goed ingebed moet zijn in de organisatie zelf. Men kan het internecontrolesysteem van het ene OCMW niet zomaar toepassen in een ander bestuur. Toch legt het decreet ook een aantal elementen expliciet vast. Zo moet het internecontrolesysteem waar mogelijk beantwoorden aan het principe van functiescheiding en verenigbaar zijn met de continuïteit van de werking van de diensten. Met dat laatste bedoelt men dat het systeem moet voorzien in oplossingen wanneer de toepassing van bepaalde controleregels ertoe zou leiden dat een procedure geblokkeerd raakt. Verder kan het internecontrolesysteem bepalen dat de personeelsleden belast met het kasbeheer geld kunnen afhalen van door de financieel beheerder bepaalde bankrekeningen. Ook wie van de secretaris de kasverrichtingen krijgt opgedragen moet zich houden aan de bepalingen van het internecontrolesysteem.


209

Ook op andere vlakken heeft het decreet al keuzes gemaakt, zoals: • het verplichte visum door de financieel beheerder voor het OCMW bepaalde verbintenissen kan aangaan en wat er gebeurt wanneer de financieel beheerder dat visum weigert (zie vraag 122); • de procedure voor de toekenning van een provisie aan bepaalde personeelsleden; • de procedures voor het geval de secretaris weigert een betalingsbevel te ondertekenen. We wijzen ook nog op het wat verwarrende karakter van de term ‘interne controle’. Het gaat om een in feite te letterlijke vertaling van het Engelse internal control. In het Engels betekent control echter niet zozeer ‘inspectie’ of ‘toezicht’, maar veeleer ‘beheersing’. Sommigen stellen dan ook ‘organisatiebeheersing’ voor als een betere vertaling. Maar deze suggestie komt te laat, omdat ‘interne controle’ intussen ook in de overheidscontext al sterk is ingeburgerd. Voor meer informatie over interne controle, zie LEROY J. en VAN ROOSBROEK S. (ed.), Interne controle en audit in lokale besturen, Brussel, VVSG-Politeia, 2013. (art. 98-99, art. 162 en art. 164-165) 135. Waarom moet een OCMW een internecontrolesysteem hebben? Het decreet verplicht de OCMW’s om in te staan voor de interne controle van hun activiteiten. Daarmee speelt de decreetgever in op een aantal tendensen uit het ‘new public management’. Dat houdt onder meer in dat overheden onder andere met technieken die al langer in het bedrijfsleven bestaan, de eigen werking voortdurend analyseren en optimaliseren, streven naar efficiëntie en effectiviteit enzovoort. Men gaat ervan uit dat alleen op die manier de overheid (dus ook een OCMW) in staat is verantwoording af te leggen voor de inzet van de middelen die ze via belastingen en andere bijdragen vraagt aan burgers en bedrijven. ‘New

210


public management’ past ook binnen de tendens naar een meer op resultaat gerichte overheid. (art. 98) 136. Wie stelt het internecontrolesysteem vast en wie keurt het goed? De goedkeuring van het algemene kader van het internecontrolesysteem is een niet-delegeerbare bevoegdheid van de OCMW-raad. De memorie van toelichting zegt hierover het volgende: “Conform de in het decreet bepaalde logica, waarbij de administratie de beheerscyclus aanstuurt en de secretaris van het OCMW de dienstverlening organiseert, stelt de secretaris van het OCMW het interne controlesysteem vast, na overleg met het managementteam. (...) Anderzijds is dit zo cruciaal voor het OCMW dat ervoor werd geopteerd dit niet helemaal te ontnemen aan het primaat van de politiek. Dit primaat wordt bekomen door het algemene kader van het systeem te laten goedkeuren door de raad voor maatschappelijk welzijn. De raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt aldus zelf hoe ruim ze het algemene kader wenst ingevuld te zien. Het algemene kader kan alle voor het bestuur belangrijke uitgangspunten zoals bijvoorbeeld welke functiescheiding er minstens noodzakelijk is, de in acht te nemen jobrotatie, de rapportering, doorstroomsnelheid, het al dan niet gebruik van een interne audit en het eventueel gebruik van workflowmanagementsystemen (ingebakken controle in elektronische processen), omvatten. Die goedkeuring van het algemene kader is echter niet van die aard dat ze de verantwoordelijkheid van de secretaris van het OCMW kan reduceren. Deze goedkeuring moet eerder gezien worden als een soort toezicht van de raad voor maatschappelijk welzijn op de secretaris van het OCMW. Indien de raad voor maatschappelijk welzijn meent het kader van het opgezette systeem niet te kunnen goedkeuren moet het werk door de secretaris van het OCMW worden overgedaan.” De secretaris is belast met de interne controle op de werking van de diensten. Dat betekent dat hij, in overleg met het managementteam, het


211

internecontrolesysteem vaststelt. Uiteraard moet hij daarbij binnen het ‘algemene kader’ blijven dat de OCMW-raad vaststelt. De secretaris staat ook in voor de organisatie en de werking van het internecontrolesysteem en rapporteert hierover jaarlijks aan de OCMW-raad. Hij moet er ook over waken dat het personeel op de hoogte is van het internecontrolesysteem en de wijzigingen eraan. (art. 52, art. 86 en art. 99-100) 137. Wie onderzoekt de werking van het internecontrolesysteem? Een goed internecontrolesysteem is in eerste instantie de verantwoordelijkheid van het bestuur zelf, met de OCMW-raad die het algemene kader vastlegt, de secretaris die instaat voor het internecontrolesysteem en die over de werking ervan ook moet rapporteren aan de OCMW-raad. Audit Vlaanderen is belast met de periodieke evaluatie van het internecontrolesysteem van het OCMW, gaat na of het adequaat is en formuleert aanbevelingen voor de verbetering ervan. Zie vragen 138 tot 142. (art. 99-100 en art. 265)

7. Audit 138. Wat is een audit? Een mogelijke definitie van een audit is de volgende: “Een audit is een systematisch proces, waarbij een onafhankelijke deskundige op een objectieve wijze bewijsmateriaal met betrekking tot beweringen en gebeurtenissen kritisch evalueert met als doel het bepalen van de mate van overeenstemming tussen de vastgestelde beweringen en gebeurtenissen en vooraf vastgelegde criteria of normen, en het hierover rapporteren.”

212


Audit is met andere woorden het proces waarbij na de feiten en door een onafhankelijke en deskundige instantie wordt bekeken of de zaken zijn gelopen zoals ze hadden moeten lopen, en de rapportering hierover. De literatuur onderscheidt verschillende vormen van audits. Een eerste indeling maakt een onderscheid op basis van de opdrachtgever van de audit. • Een externe audit gebeurt door een instantie die niet tot de geauditeerde organisatie zelf behoort, volgens regels en criteria die door anderen dan de organisatie zelf worden bepaald. De rapporten van de externe audit hebben een ruime bestemming (bv. het rapport van de bedrijfsrevisor voor de algemene vergadering van een vennootschap). • Een interne audit gebeurt in opdracht van een organisatie zelf, al dan niet door deskundigen die werken binnen de organisatie. Is dat het geval, dan moeten ze uiteraard voldoende hoog in de organisatie zijn gepositioneerd en een maximale onafhankelijkheid kunnen genieten, zonder enige operationele verantwoordelijkheid. De rapporten van de interne audit zijn in eerste instantie bestemd voor het management van de organisatie. Vaak is een interne audit ook niet of minder gereglementeerd en veeleer het gevolg van een initiatief van de organisatie zelf. Het OCMW-decreet kiest uitdrukkelijk voor de externe audit en laat de vroegere verplichte interne audit vallen. Niets belet uiteraard OCMW’s die dat willen om wel werk te maken van een interne audit, al dan niet samen met andere OCMW’s. Een andere mogelijke indeling is die op basis van het voorwerp van de audit. • Een financiële audit wil vooral het getrouwe beeld en de kwaliteit van de financiële staten van een organisatie onderzoeken. Vragen die daarbij rijzen, zijn: staan alle bezittingen, schulden en verrichtingen correct in de boekhouding? Zijn de boekhoudprincipes en de waarderingsregels correct toegepast? Een financiële audit vormt vooral het terrein van de externe audit. De buitenwereld heeft er immers


213

•

•

• •

belang bij dat de financiële rapportering van een organisatie overeenkomt met de werkelijkheid. Een operationele audit onderzoekt de effectiviteit en efficiëntie van een organisatie en haar procedures en methoden. Er wordt nagekeken of de risico’s zo veel mogelijk worden vermeden en de vooropgestelde doelstellingen zo veel mogelijk worden gehaald. Een operationele audit is typisch een activiteit van de interne audit, omdat in eerste instantie het management geïnteresseerd is in de resultaten van een dergelijk onderzoek. Een overeenstemmings- of nakomingsaudit (ook een ‘compliance-audit’ genoemd) onderzoekt in welke mate specifieke wetten en regels worden nageleefd. Deze vorm van een audit kan ook een onderdeel vormen van de operationele audit. Een IT-audit bekijkt de betrouwbaarheid en beveiliging van de informaticasystemen van een organisatie. Een forensische audit is een specifiek onderzoek naar fraude. Is er fraude geweest, hoe zat die in elkaar, waarom is ze niet eerder ontdekt en hoe kan ze worden voorkomen?

Volgens het OCMW-decreet evalueert Audit Vlaanderen het internecontrolesysteem van OCMW’s en OCMW-verenigingen (Titel VIII, hoofdstuk I). Daarbij gaat Audit Vlaanderen na of dat systeem van organisatiebeheersing adequaat is en worden aanbevelingen voor de verbetering ervan geformuleerd. Om dat te doen voert Audit Vlaanderen financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit, en mag het ook alle bedrijfsprocessen en activiteiten onderzoeken. Daarnaast is Audit Vlaanderen ook bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits. In het Besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van Audit Vlaanderen luidt de auditopdracht als volgt: ‘Het agentschap heeft tot taak: 1° met betrekking tot de entiteiten, vermeld in artikel 4, het interne controlesysteem te evalueren en na te gaan of het adequaat is, aan-

214


bevelingen te formuleren tot verbetering ervan, daartoe financiële, overeenstemmings- en operationele audits uit te voeren en daarover te rapporteren. De audits hebben meer in het bijzonder betrekking op de evaluatie van: a) het bereiken van de doelstellingen; b) het naleven van wetgeving en procedures; c) de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; d) het efficiënt en economisch gebruik van middelen; e) de bescherming van activa; f ) het voorkomen van fraude. 2° op eigen initiatief of op verzoek van derden forensische audits uit te voeren bij de entiteiten, vermeld in artikel 4, en daarover te rapporteren;’ Audit Vlaanderen doet dezelfde activiteiten o.m. ook bij gemeenten en autonome gemeentebedrijven. Na een reeks testaudits in 2013 is Audit Vlaanderen hiermee in 2014 van start gegaan. Voor meer informatie over de audit, zie: LEROY J. en VAN ROOSBROEK S. (ed.), Interne controle en audit in lokale besturen, Brussel, VVSG-Politeia, 2013. Voor meer informatie over Audit Vlaanderen: www.auditvlaanderen.be. (art. 265) (Besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap « Audit Vlaanderen » en tot wijziging van diverse besluiten)


215

139. Wie doet de externe audit in de OCMW’s? Audit Vlaanderen is belast met de externe audit in de gemeenten en de autonome gemeentebedrijven. Audit Vlaanderen is een intern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid dat instaat voor de interne audit bij de Vlaamse overheid en de externe audit bij de lokale besturen. Voor elk van beide audits is er een apart auditcomité, dat de audit aanstuurt. Het auditcomité voor de lokale besturen bestaat uit zeven leden. Vier leden (onder wie ook de voorzitter) zijn onafhankelijken, twee leden worden voorgedragen door de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten en één lid door de Vereniging van de Vlaamse Provincies. Daarnaast stuurt de Vlaamse minister voor Binnenlands Bestuur een waarnemer naar het auditcomité. De audits zelf gebeuren door een team van auditoren van Audit Vlaanderen. Daarnaast kan Audit Vlaanderen ook auditdiensten inkopen op de markt. (art. 265) (Besluit van de Vlaamse Regering van 18 oktober 2013 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap « Audit Vlaanderen » en tot wijziging van diverse besluiten) 140. Hoe gebeurt de externe audit? De manier waarop de audits gebeuren en de communicatie erover ligt voornamelijk vast in het auditcharter van Audit Vlaanderen. In de lokale besturen kan de doorlichting van het systeem van organisatiebeheersing (of het internecontrolesysteem) gebeuren op diverse manieren: via een organisatie-audit of via een thema-audit. Een organisatieaudit doet een doorlichting op hoofdlijnen van de volledige organisatie,

216


terwijl een thema-audit diep inzoemt op één bepaald onderwerp. In de beginperiode zal Audit Vlaanderen zich concentreren op organisatieaudits. De thema-audits die in 2014 gebeuren hebben betrekking op de inkomende financiële stromen. Voor de organisatie-audits komen in eerste instantie die besturen in aanmerking die in 2011 of 2012 zijn gestart met de beleidsen beheerscyclus. Voor de thema-audits worden andere besturen geselecteerd. Een bestuur wordt enkele weken vooraf verwittigd over het feit dat er een audit op komst is. Voor de audit zelf heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, en tot alle gebouwen, ruimten en installaties waar taken van het bestuur worden uitgevoerd. Audit Vlaanderen kan ook aan alle medewerkers inlichtingen vragen en die moeten de informatie zo snel mogelijk en zonder eerst toestemming te vragen doorgeven. Na afloop formuleert Audit Vlaanderen een reeks aanbevelingen en verbeterpunten in een auditrapport. Het bestuur krijgt altijd de mogelijkheid om op de voorlopige conclusies (die bezorgd worden aan de secretaris van het OCMW) te reageren alvorens het auditrapport definitief wordt. Dat auditrapport wordt bezorgd aan de OCMW-voorzitter en de secretaris. Wat er met de aanbevelingen van de externe audit nadien gebeurt, behoort in eerste instantie tot de verantwoordelijkheid van het bestuur zelf. (art. 265 en art. 267) 141. Wat is de relatie tussen de externe audit en het bestuurlijk toezicht? Tussen de externe audit en het bestuurlijke toezicht is er duidelijk een verschil: de externe audit onderzoekt, rapporteert en kan aanbevelingen doen. De uiteindelijke beslissing over aansprakelijkheden, schorsing, ver-


217

nietiging of definitieve goedkeuring ligt altijd bij de gemeente (gemeenteraad of college), de provinciegouverneur of de Vlaamse Regering als toezichthoudende overheid of bij een speciaal rechtscollege. Het is wel zo dat er afspraken bestaan tussen Audit Vlaanderen en het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB). Als Audit Vlaanderen naar aanleiding van een audit botst op zaken die ernstige gevolgen kunnen hebben voor de correctheid van de financiële gegevens, dan zal dit aan ABB worden doorgegeven. Hetzelfde geldt voor vastgestelde ernstige inbreuken van de regelgeving. Verder kan Audit Vlaanderen uiteraard een beroep doen op de digitale rapportering die ABB organiseert. Bij de melding van potentiële fraudegevallen zullen Audit Vlaanderen en ABB overleggen om te vermijden dat er twee onderzoeken worden opgestart. Voor alle duidelijkheid: de auditrapporten zelf worden niet systematisch aan ABB bezorgd. 142. Wie betaalt de externe audit? De kosten van de externe audit worden voor de helft gedragen door de Vlaamse overheid, en voor de helft door de lokale besturen. De lokale financiering gebeurt door een voorafname van het Gemeentefonds (45%) en van het Provinciefonds (5%). Voor de eerste jaren liggen de bedragen van die voorafname uit het Gemeentefonds vast: • 2013: 261.000 euro • 2014: 522.000 euro • 2015: 783.000 euro • 2016: 1.044.000 euro (art. 268) (art. 268 Gemeentedecreet) (art. 3 Decreet van 5 juli 2002 tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds)

218


4 PERSONEEL

1. Personeelsformatie 143. Is de OCMW-raad verplicht om een personeelsbehoefteplan op te maken? Neen, het OCMW moet geen personeelsbehoefteplan meer opmaken. Ook de verplichting om prestatiegegevens op te stellen, is weggevallen. OCMW’s bepalen dus zelf hoe ze de personeelsbehoeften in kaart brengen. Zie ook vraag 148. (art. 102) 144. Wie stelt het organogram vast? De OCMW-raad stelt het organogram vast. De raad kan deze bevoegdheid niet delegeren. De secretaris zorgt in overleg met het managementteam voor het opstellen van het voorontwerp. Het organogram geeft de organisatiestructuur van de diensten van het OCMW weer en geeft de gezagsverhoudingen aan. In het organogram staan ook de functies aangeduid waaraan het lidmaatschap van het managementteam gekoppeld is (zie ook vraag 102). Over wijzigingen aan het organogram die geen invloed hebben op de personeelsformatie, moet niet onderhandeld of overlegd worden met de vakbonden. De raadsbeslissing komt op een lijstenbesluit dat binnen twintig dagen wordt opgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de provinciegouverneur. (art. 52, tweede lid, 6°, art. 74, art. 86, § 4, 1° en art. 254) 145. Wie stelt de personeelsformatie vast? De OCMW-raad stelt de personeelsformatie vast onder de minimale voorwaarden die de Vlaamse Regering op 12 november 2010 bepaald heeft. De raad kan deze bevoegdheid niet delegeren. De secretaris zorgt

PERSONEEL

221

in overleg met het managementteam voor het opstellen van het voorontwerp. Over wijzigingen aan de personeelsformatie wordt overlegd met de vakbonden. De raadsbeslissing komt op een lijstenbesluit dat binnen twintig dagen wordt opgestuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de provinciegouverneur. (art. 52, tweede lid, 6°, art. 86, § 4, 2°, art. 102, eerste lid, art. 115, § 1, 1° en art. 254) 146. Welke betrekkingen bevat de personeelsformatie? Voor welke aanwervingen moet de personeelsformatie niet worden gewijzigd? De personeelsformatie bevat de opsomming van het aantal en de soorten betrekkingen, met uitzondering van de contractuele betrekkingen in uitvoering van de werkgelegenheidsmaatregelen van centrale overheden. Betrekkingen om aan uitzonderlijke en tijdelijke personeelsbehoeften te voldoen, voor in de tijd beperkte acties of voor een buitengewone toename van werk, moeten evenmin in de personeelsformatie worden opgenomen. In de personeelsformatie staan alle betrekkingen die een OCMW nodig heeft om de permanente personeelsbehoeften te dekken. Er is één personeelsformatie met statutaire en contractuele functies door elkaar. De personeelsformatie moet dus niet gewijzigd worden voor bv. de aanwerving van gesubsidieerde contractuelen, de aanwerving van tijdelijk contractueel personeel bij een plotse opstoot van werk en voor aanwervingen in geval van een ramp. Opgelet: De onderstaande bepaling (art. 102, derde lid) is nog steeds zonder voorwerp, aangezien de OCMW-voorzitter in zijn hoedanigheid van voorzitter momenteel nog steeds geen recht heeft op kabinetspersoneel. De personeelsformatie moet een duidelijk onderscheid maken tussen het personeel dat in de diensten van het OCMW werkt en het contractuele

222

PERSONEEL

personeel dat in dienst wordt genomen om te voorzien in de personeelsbehoeften van het kabinet van de OCMW-voorzitter. (art. 102) (art. 3 en volgende Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 147. Waarom is het onderscheid tussen aanwerven binnen of buiten de personeelsformatie zo belangrijk? Als de functie niet in de personeelsformatie moet worden vermeld, kan de aanstellende overheid onmiddellijk overgaan tot de aanwerving, zonder het voorafgaande fiat van de OCMW-raad (interessant als de aanstellingsbevoegdheid voor deze functies gedelegeerd werd), zonder het advies van het college van burgemeester en schepenen in gevallen van hoogdringendheid en zonder dat er eerst moet worden overlegd met de vakbonden. Functies buiten de personeelsformatie kunnen echter niet worden ingevuld via bevordering en interne personeelsmobiliteit. (art. 52, tweede lid en art. 270, § 1, 4°) (art. 62, derde lid en art. 68, eerste lid Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

PERSONEEL

223

148. Hoe verloopt het bestuurlijke toezicht op de personeelsformatie? Tot eind 2012 was er een specifiek toezicht op de personeelsformatie, waarbij de toezichthoudende overheid o.a. verplicht optrad bij twijfelachtige financiële haalbaarheid. Sinds 1 januari 2013 is dit specifieke toezicht op de personeelsformatie weggevallen (art. 116). Nu komen de raadsbeslissingen tot vaststelling of wijziging van de personeelsformatie op een lijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden. Dit lijstenbesluit wordt binnen twintig dagen nadat de beslissingen genomen zijn verstuurd naar het college van burgemeester en schepenen en naar de provinciegouverneur. De toezichthoudende overheid zal dus hoofdzakelijk optreden na klachten, maar kan dit ook doen op eigen initiatief. (art. 254 en art. 256)

2. Rechtspositieregeling 149. Moet een OCMW personeel aanwerven in statutair of in contractueel dienstverband? De statutaire aanstelling blijft de regel. Toch zijn de mogelijkheden om contractueel aan te werven zeer ruim. Contractuele aanstellingen zijn mogelijk om: 1° aan uitzonderlijke en tijdelijke personeelsbehoeften te voldoen, voor in de tijd beperkte acties of voor een buitengewone toename van werk; 2° personeelsleden te vervangen die hun betrekking niet of slechts deeltijds bekleden of die zo lang afwezig zijn dat vervanging noodzakelijk is; 3° aanvullende of specifieke opdrachten te vervullen;

224

PERSONEEL

4° te voorzien in de personeelsbehoeften voor activiteiten die door een andere overheid gesubsidieerd worden; 5° te voorzien in de personeelsbehoeften voor activiteiten die hoofdzakelijk verricht worden in mededinging met andere marktdeelnemers; 6° te voorzien in de uitvoering van taken die een bijzondere expertise vereisen; 7° te worden tewerkgesteld in verzorgende, verplegende en dienstverlenende voorzieningen en diensten van het OCMW; 8° te worden tewerkgesteld als maatschappelijk werker van het OCMW; 9° te worden tewerkgesteld als hulppersoneel en als meesters-, vak- en dienstpersoneel. Onder die voorwaarden kunnen ook de secretaris en de financieel beheerder contractueel worden aangesteld. Ten slotte kunnen ook mandaatfuncties contractueel worden ingevuld. Opgelet: De onderstaande bepaling (art. 103, § 4) is nog niet van kracht. De OCMW-voorzitter heeft in zijn hoedanigheid van voorzitter momenteel geen recht op kabinetspersoneel. Binnen de grenzen die de Vlaamse Regering zal bepalen, kan het OCMW contractanten aanwerven om te voorzien in de personeelsbehoeften van het kabinet van de OCMW-voorzitter, behalve als de voorzitter als schepen recht heeft op kabinetspersoneel. Het is niet duidelijk of dit een overgangsmaatregel was voor de OCMW-voorzitters die tot eind 2012 geen schepen waren of dat deze bepaling de voorzitter de keuzemogelijkheid geeft om kabinetspersoneel aan te werven ofwel in zijn hoedanigheid van voorzitter, ofwel in zijn hoedanigheid van schepen. (art. 103) (memorie van toelichting bij art. 43 Gemeentedecreet)

PERSONEEL

225

(art. 13, tweede lid Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 150. Kan het OCMW personeel ter beschikking stellen van de gemeente van hetzelfde grondgebied? Zie vraag 235. 151. Kan het OCMW personeel overdragen aan de gemeente van hetzelfde grondgebied? Zie vraag 236. 152. Welke rechtspositieregeling is van toepassing op het personeel dat een betrekking bekleedt die ook bij de gemeente bestaat? Het personeel dat tewerkgesteld is in een betrekking die ook bestaat bij de gemeente valt onder dezelfde rechtspositieregeling als het gemeentepersoneel. Voor hen geldt de plaatselijke gemeentelijke rechtspositieregeling, maar rekening houdend met de bevoegdheidsverdeling zoals die geregeld is in het OCMW-decreet. Een afzonderlijk besluit van de OCMW-raad is niet vereist. Het OCMW heeft wel een informatieplicht ten aanzien van deze medewerkers. Het Rechtspositiebesluit Gemeente van 7 december 2007 is dus onrechtstreeks van toepassing op de OCMW-medewerkers die een betrekking bekleden die ook bij de gemeente bestaat. Zelfs wanneer de gemeenteraad nalaat bepaalde dwingende bepalingen uit het Rechtspositiebesluit Gemeente op te nemen in de plaatselijke rechts-

226

PERSONEEL

positieregeling, zijn die bepalingen toch van toepassing, ook op deze OCMW-medewerkers. (art. 104, § 1) 153. Wie stelt de rechtspositieregeling vast van de secretaris, de financieel beheerder en het specifieke personeel? Voor de OCMW-medewerkers in een specifieke betrekking – dit is een betrekking die niet bestaat bij de gemeente – en voor de secretaris en de financieel beheerder stelt de OCMW-raad de rechtspositieregeling vast. De raad kan deze bevoegdheid niet delegeren. De secretaris zorgt in overleg met het managementteam voor het opstellen van het voorontwerp. De Vlaamse Regering heeft op 12 november 2010 de minimale voorwaarden van de rechtspositie vastgesteld. Tegen 1 juli 2011 moest de lokale rechtspositieregeling in overeenstemming gebracht zijn met de bepalingen van dit besluit. Eventuele bepalingen die strijdig zouden zijn met de dwingende bepalingen van het besluit worden geacht opgeheven te zijn. (art. 52, tweede lid, 6°, art. 86, § 4, 3° en art. 104, § 2) (Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

PERSONEEL

227

154. Wat moet de rechtspositieregeling van de secretaris, de financieel beheerder en het specifieke personeel minstens regelen? De rechtspositieregeling van de secretaris, de financieel beheerder en het specifieke personeel regelt het geldelijk statuut van deze personeelsleden, met name: • de bezoldiging en salarisschalen, rekening houdend met o.m. de gestelde bekwaamheidsvereisten en functievereisten; • de toekenning van toelagen en vergoedingen. Dit moet gebeuren op basis van en binnen het kader van de minimale voorwaarden die de Vlaamse Regering heeft vastgesteld in het Rechtspositiebesluit OCMW van 12 november 2010. De rechtspositieregeling van de secretaris, de financieel beheerder en het specifieke personeel regelt ook een reeks andere personeelsaspecten: • de voorwaarden en procedures voor aanwerving en bevordering. Die procedures waarborgen de objectiviteit van de aanwervingen en bevorderingen en de gelijke behandeling van de kandidaten. Alle personeelsleden worden steeds op proef aangesteld (maar zie volgende alinea); • de bekendmaking van de vacatures en de proeftijd (zie volgende alinea); • de evaluatie, de wijze van aanstelling van evaluatoren, de daarbij horende procedures, de periodiciteit en de rechtsgevolgen ervan, rekening houdend met de aard van de functie; • de organisatie van de loopbaan en van de interne mobiliteit; • de arbeidsduur, het verlof en de afwezigheden; • de onverenigbaarheden, de beperkingen en voorwaarden voor cumulatie van activiteiten in overheids- of privédienst; • het mandaatstelsel (optioneel). Alhoewel het OCMW-decreet bepaalt dat alle personeelsleden op proef worden aangesteld, dus ook de secretaris en de financieel beheerder, geldt dit enkel voor de statutair aangestelde personeelsleden. Alle wetteksten, en dus ook de organieke decreten, moeten immers gelezen worden binnen het

228

PERSONEEL

bevoegdheidsgebied van de overheid die de tekst heeft vastgesteld. Dit geldt ook voor art. 104. Als er in art. 104, § 4, 1° staat dat “alle personeelsleden steeds op proef worden aangesteld” en als er in art. 104, § 4, 2° melding wordt gemaakt van “de proeftijd” dan moet dat gelezen worden binnen het bevoegdheidsdomein van het Vlaamse Gewest; in concreto komt dit erop neer dat die bepalingen alleen over de statutaire aanstellingen gaan. De strekking van die bepaling en met name van het woord ‘alle’ was overigens in de eerste plaats om – in tegenstelling tot de Nieuwe Gemeentewet- ook aan de functiehouders van de decretale graden een proeftijd op te leggen. In het Verslag aan de Vlaamse Regering is afdoende uitgelegd dat de Vlaamse Regering aan contractanten zelf geen proeftijd kan opleggen omdat die proeftijd deel uitmaakt van het arbeidsrecht en daaromtrent de Arbeidsovereenkomstenwet geldt. De lokale besturen moesten zelf toepassing maken van die wet en eventueel een regeling vaststellen binnen de krijtlijnen van die wet. Zie daarvoor de toelichting bij artikel 2, “De rechtspositieregeling en de contractuele personeelsleden”, in het Verslag aan de Vlaamse Regering bij het BVR RPR van 7 december 2007. Zie daarnaast ook de inleidende toelichting bij Hoofdstuk III. De proeftijd met het oog op de vaste aanstelling in statutair verband, Afdeling I. Algemene bepaling en toepassingsgebied. Voor de proeftijd van de contractuele personeelsleden gelden dus de dwingende bepalingen van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978, waarbij ondertussen gebleken is dat de proeftijd voor nieuwe arbeidsovereenkomsten met ingang van 1 januari 2014 afgeschaft werd door de Eenheidsstatuutwet. Omdat de afschaffing van de proeftijd voor contractuele personeelsleden een nieuw verschil introduceert met de statutaire personeelsleden, is er geen bezwaar dat de besturen dit verschil opvangen met het HR-instrument van de evaluatie. Contractuele personeelsleden die niet meer aan een proeftijd onderworpen zijn, zijn dus na hun indiensttreding meteen onderworpen aan de algemene regels voor de periodieke evaluatie tijdens de loopbaan. Voor de statutaire secretaris, de statutaire financieel beheerder en het statutaire specifieke personeel komen daar de volgende aspecten bij: • de administratieve standen, de anciënniteit en de dienstbeëindiging; • de nadere regels voor het tuchtstelsel;

PERSONEEL

229

• •

de toepasselijkheid van de nieuwe regels voor het statutaire personeel dat al in dienst is; het verlies van de hoedanigheid van ambtenaar en de ambtsneerlegging.

Voor al deze aspecten moet de OCMW-raad in principe de overeenkomstige bepalingen uit de plaatselijke rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel overnemen en omzetten, rekening houdend met de eventuele afwijkende minimale voorwaarden die de Vlaamse Regering vaststelt. In het Rechtspositiebesluit OCMW van 12 november 2010 heeft de Vlaamse Regering de minimale voorwaarden vastgesteld voor bepaalde aspecten van de loopbaan van deze medewerkers, zoals bv. aanwerving, personeelsvorming en bevordering. De Vlaamse Regering geeft de OCMW’s de mogelijkheid (geen verplichting) om voor deze aspecten af te wijken van de plaatselijke gemeentelijke rechtspositieregeling, binnen de minimale voorwaarden die de Regering in het Rechtspositiebesluit OCMW heeft vastgelegd. Voor andere aspecten van de rechtspositieregeling, zoals bv. evaluatie en verloven en afwezigheden, heeft de Vlaamse Regering geen minimale voorwaarden vastgesteld in het Rechtspositiebesluit OCMW. Voor deze aspecten moet de OCMW-raad dus de overeenkomstige bepalingen uit de plaatselijke gemeentelijke rechtspositieregeling overnemen. Functiebeschrijvingen maken als zodanig geen deel uit van de personeelsformatie, noch van de rechtspositieregeling. Ze worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van het hoofd van het personeel. De functiebeschrijving van de secretaris en de financieel beheerder wordt door de OCMW-raad opgesteld. Zie ook vraag 82. (art. 104, §§ 3-5 en art. 115, § 1, 2° en § 2) (art. 42 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechts-

230

PERSONEEL

positieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 155. Wie stelt de rechtspositieregeling vast van het personeel van de verzorgende, verplegende en dienstverlenende voorzieningen en diensten, en het personeel dat wordt ingezet voor concurrerende activiteiten? Voor de OCMW-medewerkers die tewerkgesteld zijn in een verzorgende, verplegende of dienstverlenende voorziening en voor het personeel dat wordt ingezet voor concurrerende activiteiten, stelt de OCMW-raad de rechtspositieregeling vast. De raad kan deze bevoegdheid niet delegeren. De secretaris zorgt in overleg met het managementteam voor het opstellen van het voorontwerp. De Vlaamse Regering heeft op 12 november 2010 de minimale voorwaarden van de rechtspositie vastgesteld. Tegen 1 juli 2011 moest de lokale rechtspositieregeling in overeenstemming gebracht zijn met de bepalingen van dit besluit. Eventuele bepalingen die strijdig zouden zijn met de dwingende bepalingen van het besluit worden geacht opgeheven te zijn. (art. 52, tweede lid, 6°, art. 86, § 4, 3° en art. 104, § 6) (Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 156. Welke rechtspositieregeling is van toepassing op het personeel van de verzorgende, verplegende en dienstverlenende voorzieningen en diensten, en op het personeel dat wordt ingezet voor concurrerende activiteiten? De OCMW-raad kan op gemotiveerde wijze afwijken van de rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel in een betrekking die bestaat bij

PERSONEEL

231

de gemeente en van de rechtspositieregeling voor het specifieke OCMWpersoneel, en dit voor volgende medewerkers: • het voltallige personeel van de verzorgende, verplegende en dienstverlenende voorzieningen en diensten van het OCMW, waarvan de werking gebaseerd is op federale of gewestelijke financiering met bijbehorende werkings- en erkenningsregels; • het voltallige personeel dat wordt ingezet voor activiteiten die hoofdzakelijk verricht worden in mededinging met andere marktdeelnemers. De OCMW-raad moet de afwijkingen motiveren. Bovendien mogen de afwijkingen niet in strijd zijn met de minimale voorwaarden inzake geldelijk statuut (bezoldiging, salarisschalen, toelagen en vergoedingen) die de Vlaamse Regering heeft vastgesteld voor het specifieke OCMWpersoneel, noch met de minimale voorwaarden die de Vlaamse Regering bijkomend heeft bepaald voor dit personeel (van de ‘specifieke diensten en voorzieningen’). In het Rechtspositiebesluit OCMW van 12 november 2010 heeft de Vlaamse Regering de minimale voorwaarden bepaald voor alle aspecten van de rechtspositieregeling voor deze medewerkers. Alle onderdelen van het besluit zijn van toepassing op de medewerkers tewerkgesteld in de ‘specifieke diensten en voorzieningen’. De Vlaamse Regering geeft de OCMW’s voor bepaalde aspecten van de rechtspositie de mogelijkheid, voor andere de verplichting om af te wijken van de plaatselijke gemeentelijke rechtspositieregeling, binnen de minimale voorwaarden die de Regering in het Rechtspositiebesluit OCMW heeft vastgelegd. Voor nog andere aspecten van de rechtspositie verplicht de Vlaamse Regering de OCMW’s de overeenkomstige bepalingen uit de plaatselijke gemeentelijke rechtspositieregeling over te nemen. Met ‘het voltallige personeel’ wordt aangegeven dat de afwijkingsmogelijkheid of de specifieke regeling in het Rechtspositiebesluit OCMW geldt voor alle medewerkers die in deze diensten en voorzieningen werken, zowel in specifieke betrekkingen als in betrekkingen die bestaan bij de gemeente.

232

PERSONEEL

Ten aanzien van de personeelsleden van de ziekenhuizen die afhangen van het OCMW moeten de afwijkingen ook gemotiveerd worden, maar gelden de overige beperkingen niet. (art. 104, § 6 en art. 115, § 2) (Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) 157. Kan het OCMW bepaalde betrekkingen bij mandaat vervullen? Ja, de rechtspositieregeling kan in een mandaatstelsel voorzien. Dit kan zowel voor betrekkingen die niet voorkomen bij de gemeente van hetzelfde grondgebied, als voor betrekkingen die wel bestaan bij deze gemeente. Ook wanneer de rechtspositieregeling van de gemeente niet in het mandaatstelsel voorziet, kan het OCMW het toch zelf opnemen. In principe komen enkel (1) de functies van secretaris en financieel beheerder, (2) de statutaire functies op A- en B-niveau en (3) de contractuele functies in aanmerking. Hoewel de contractuele functies niet opgenomen zijn in het Rechtspositiebesluit OCMW van 12 november 2010, is er geen enkel juridisch verbod om van contractuele functies mandaatfuncties te maken weliswaar met toepassing van art. 103 OCMW-decreet. Volgens de toelichting bij het Rechtspositiebesluit Gemeente van 7 december 2007 “zijn tijdelijke contractuele aanstellingen in tijdelijke betrekkingen krachtens de decreten zelf mogelijk in de gevallen die in de decreten worden opgesomd. (…) Niet het mandaatstelsel biedt daarvoor een rechtsgrond, wel de bovenvermelde decretale bepalingen.”

PERSONEEL

233

In het Rechtspositiebesluit OCMW van 12 november 2010 heeft de Vlaamse Regering de minimale voorwaarden vastgesteld voor de toepassing van een mandaatstelsel. Zo werd bv. bepaald dat de duur van de mandaatperiode ten minste zeven jaar bedraagt (legislatuuroverschrijdend) voor de functies van secretaris en financieel beheerder en ten minste vijf jaar voor de andere functies. Het mandaatstelsel treedt ten vroegste in werking bij de eerste benoeming of aanstelling in de betrekking, nadat het mandaatstelsel voor deze betrekking in de rechtspositieregeling werd opgenomen. Voor contractuele functies kan het equivalent van een mandaatfunctie eenvoudig uitgewerkt worden, binnen de grenzen van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978. (art. 104 § 7, art. 115, § 1, 3° en art. 280, § 2) (art. 8 en volgende Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn)

3. Aanstelling en ontslag 158. Wie stelt het personeel aan? In beginsel stelt de OCMW-raad het personeel aan. De raad kan deze bevoegdheid echter delegeren aan het vast bureau en de secretaris. Het vast bureau en de secretaris kunnen de aanstellingsbevoegdheid niet verder delegeren. De delegatie van aanstellingsbevoegdheid is echter niet mogelijk voor de functies van secretaris, financieel beheerder en ombudsman; de aanstelling van deze medewerkers is een exclusieve bevoegdheid van de raad.

234

PERSONEEL

Voor de andere (personeels)leden van het managementteam is een delegatie van de aanstellingsbevoegdheid wel mogelijk. Zie ook vragen 37, 55, 82 en 83. (art. 52, tweede lid, 8° en vijfde lid, art. 65, art. 95, vierde lid en art. 105, eerste en tweede lid) 159. Moet het personeel de eed afleggen? Ja, alle personeelsleden (ook contractanten) leggen volgende eed af: “Ik zweer de verplichtingen van mijn ambt trouw na te komen.” Voor de secretaris en de financieel beheerder gebeurt die eedaflegging tijdens een openbare vergadering van de OCMW-raad in de handen van de voorzitter. Voor de maatschappelijk werker gebeurt de eedaflegging ook in de handen van de voorzitter, maar dit hoeft niet tijdens een openbare vergadering van de raad te zijn. De voorzitter kan deze bevoegdheid niet delegeren. Ook de overige personeelsleden leggen in beginsel de eed af in de handen van de OCMW-voorzitter. In dit geval kan de voorzitter zijn bevoegdheid om de eed af te nemen, wel toevertrouwen aan een OCMW-raadslid of aan de secretaris. De secretaris die de bevoegdheid heeft gekregen om de eed af te nemen van personeelsleden kan deze bevoegdheid verder delegeren aan een van de (personeels)leden van het managementteam. Wie de eed niet aflegt, doet afstand van zijn aanstelling. Van de eedaflegging of de weigering ervan die niet plaatsvond tijdens een openbare vergadering van de OCMW-raad wordt een proces-verbaal opgemaakt. Zie ook vragen 44, 82 en 83. (art. 76 en art. 105 derde, vierde en vijfde lid)

PERSONEEL

235

160. Wie ontslaat het personeel? De aanstellende overheid is ook bevoegd om te ontslaan (en om tuchtsancties of disciplinaire sancties uit te spreken). Als de aanstellingsbevoegdheid gedelegeerd wordt, gaat de ontslagbevoegdheid mee over naar de delegatiehouder. In beginsel ligt de ontslagbevoegdheid dus bij de OCMW-raad. De raad kan de bevoegdheid om aan te werven en te ontslaan, delegeren aan het vast bureau en aan de secretaris. Het vast bureau en de secretaris kunnen deze bevoegdheid niet verder delegeren. De delegatie van aanstellings- en dus ook ontslagbevoegdheid is echter niet mogelijk voor de functies van secretaris, financieel beheerder en ombudsman; de aanstelling en het eventuele ontslag van deze medewerkers is een exclusieve bevoegdheid van de raad. Voor de andere (personeels) leden van het managementteam is een delegatie van de aanstellings- en dus ook de ontslagbevoegdheid wel mogelijk. Zie ook vragen 37, 55, 82 en 83. (art. 52, tweede lid, 8° en vijfde lid, art. 65, art. 95, vierde lid en art. 105 eerste en tweede lid) 161. Kan een OCMW samen met één of meer andere OCMW’s of samen met de gemeente van hetzelfde grondgebied personeel werven en selecteren? OCMW’s onderling of het OCMW en de gemeente van hetzelfde grondgebied kunnen samen personeel werven en selecteren. Ze moeten in dat geval een samenwerkingsovereenkomst sluiten voor de gezamenlijke werving en selectie van hun personeel. De deelnemende besturen passen indien nodig hun plaatselijke rechtspositieregeling aan, aangezien ze voor gezamenlijke wervingen en selecties dezelfde regels inzake werving en selectie moeten hebben. Men vermeldt de gezamenlijke selectie in de vacature, zodat dit voor kandidaten duidelijk is. De kandidaten kiezen zelf of ze solliciteren voor alle, dan wel voor een van de deelnemende

236

PERSONEEL

besturen. De deelnemende besturen zorgen ervoor dat de hele procedure duidelijk en transparant is voor de kandidaten (bv. werkt men met een bindende rangorde of met een lijst van geslaagde kandidaten?). Er zijn bij een gezamenlijke werving en selectie diverse pistes mogelijk: besturen zijn op zoek naar een gezamenlijke kandidaat of zoeken elk apart een kandidaat; men doet een gezamenlijke selectie voor een gemeenschappelijke functie of voor bv. twee onderscheiden specifieke functies; men voert de sollicitatieprocedure volledig of slechts gedeeltelijk samen… Deze nieuwe mogelijkheid is ruimer dan wat eerder al mogelijk werd gemaakt in het Besluit van de Vlaamse Regering van 20 mei 2011 over de externe personeelsmobiliteit. Zo kunnen voortaan ook OCMW’s onderling samen personeel werven. De gezamenlijke selectie is niet langer beperkt tot gemeenschappelijke functies maar kan ook voor specifieke functies en voor de decretale graden. (art. 115/1) (art. 16 e.v. Besluit van de Vlaamse Regering van 20 mei 2011 houdende regeling van de externe personeelsmobiliteit tussen sommige lokale en provinciale overheden onderling en tussen sommige lokale en provinciale overheden en de diensten van de Vlaamse overheid onderling, en houdende enkele maatregelen ter ondersteuning van de personeelsmobiliteit tussen lokale en provinciale overheden met hetzelfde werkingsgebied) 162. Kan een OCMW na een gezamenlijke werving en selectie met één of meer andere OCMW’s of met de gemeente van hetzelfde grondgebied een gemeenschappelijke wervingsreserve aanleggen? Ja, OCMW’s onderling of het OCMW en de gemeente van hetzelfde grondgebied kunnen in hun samenwerkingsovereenkomst voor de gezamenlijke werving en selectie van hun personeel in de mogelijkheid voorzien om gemeenschappelijke wervingsreserves aan te leggen. Ook

PERSONEEL

237

hier is duidelijkheid ten aanzien van de kandidaten belangrijk: is er een wervingsreserve, werkt men met een bindende rangschikking of niet, de duurtijd van de wervingsreserve, het aantal mogelijke weigeringen in hoofde van een kandidaat enzovoort. Met toepassing van het Besluit van de Vlaamse Regering van 20 mei 2011 over de externe personeelsmobiliteit is ook een gemeenschappelijke bevorderingsreserve of reserve na externe personeelsmobiliteit mogelijk. (art. 115/1) (art. 16 e.v. Besluit van de Vlaamse Regering van 20 mei 2011 houdende regeling van de externe personeelsmobiliteit tussen sommige lokale en provinciale overheden onderling en tussen sommige lokale en provinciale overheden en de diensten van de Vlaamse overheid onderling, en houdende enkele maatregelen ter ondersteuning van de personeelsmobiliteit tussen lokale en provinciale overheden met hetzelfde werkingsgebied) 163. Welke kandidaat moet aangesteld worden bij staking van stemmen? De jongste kandidaat. (art. 47)

4. Hoofd van het personeel en dagelijks personeelsbeheer 164. Wie staat aan het hoofd van het personeel? Onder gezag van de OCMW-voorzitter en de OCMW-raad, staat de secretaris in voor de algemene leiding van de diensten van het OCMW. Hij staat aan het hoofd van het personeel en is bevoegd voor het dagelijkse personeelsbeheer, uitgezonderd voor wat betreft het personeel van

238

PERSONEEL

het intern verzelfstandigd agentschap van het OCMW. De OCMW-raad bepaalt wat onder ‘dagelijks personeelsbeheer’ moet worden verstaan. De secretaris kan de uitoefening van het dagelijkse personeelsbeheer toevertrouwen aan de leidinggevende personeelsleden, van wie de functies aangeduid zijn in het organogram. De VVSG heeft een nota over dagelijks personeelsbeheer gemaakt, te vinden op www.vvsg.be > werking & organisatie > personeel > secretaris. Zie ook vragen 82 en 83. (art. 52, tweede lid, 24°, art. 85 en art. 90)

5. Deontologische rechten en plichten 165. Welke zijn de deontologische rechten en plichten? Het OCMW-decreet hecht veel waarde aan de deontologie. Dit blijkt uit het aantal bepalingen dat is gewijd aan de deontologische rechten en plichten. Het gaat hierbij onder meer om de uitoefening van het ambt op een loyale en correcte wijze, het spreekrecht en de zwijgplicht, de onverenigbaarheden, het beroepsgeheim (geheimhoudingsplicht), het vormingsrecht en de vormingsplicht. Elk OCMW moet een deontologische code hebben voor zijn personeel. Zie ook vraag 167. (art. 37, § 1 en § 2 (met uitzondering van 4°), art. 40, § 4, art. 78, art. 84 en art. 106-111) 166. Mogen personeelsleden als jurylid zetelen in een selectiecommissie? Ja. Weliswaar mogen personeelsleden noch rechtstreeks noch via een tussenpersoon giften, beloningen of enig ander voordeel dat verband houdt

PERSONEEL

239

met het ambt, vragen, eisen of aannemen, zelfs buiten hun ambt. Het impliceert dat de dienstverlening aan de burger in principe vrij en gratis is en dat er geen beloning tegenover staat. Maar het slaat niet op nevenactiviteiten die in het verlengde van de expertise en knowhow liggen, zoals de deelname aan een examenjury. (art. 108) 167. Is een deontologische code verplicht? Ja, de OCMW-raad moet een deontologische code voor het personeel vaststellen. Deze code concretiseert de deontologische rechten en verplichtingen die in het OCMW-decreet aan bod komen en kan daarnaast nog andere deontologische rechten en plichten bevatten. (art. 111) 168. Mogen personeelsleden optreden als vakbondsafgevaardigde of als technicus van een vakorganisatie in het bijzonder onderhandelingscomité of het hoog overlegcomité? Ja. De secretaris kan evenwel geen vakbondsafgevaardigde zijn in de lokale besturen van de gemeente waar hij tewerkgesteld is. Met ‘lokale besturen van de gemeente’ worden o.a. bedoeld: de gemeente, het OCMW, een autonoom gemeentebedrijf, een vereniging, een verzelfstandigd ziekenhuis… De onverenigbaarheid is beperkt tot de lokale besturen in de gemeente waar de secretaris tewerkgesteld is. Het is enigszins onduidelijk of de secretaris als technicus langs vakbondszijde kan optreden. Aangezien art. 37, § 2, 4° van toepassing is, zouden we hieruit concluderen dat dit voor hem eveneens verboden is. Het verbod heeft echter enkel betrekking op het bijzonder onderhandelingscomité en het hoog overlegcomité van de gemeente die door het OCMW wordt bediend, niet op de onderhandelings- en overlegcomités van bv.

240

PERSONEEL

het autonoom gemeentebedrijf of een OCMW-vereniging. Daar zou hij dus wel kunnen optreden als technicus van de vakbond. Voor de financieel beheerder is het nog verwarrender: mag hij vakbondsafgevaardigde of technicus langs vakbondszijde zijn in het bijzonder onderhandelingscomité of het hoog overlegcomité van de gemeente die door het OCMW wordt bediend? Aangezien art. 37, § 2, 4° ook op hem van toepassing is, moeten we concluderen dat dit verboden is. Het verbod heeft echter enkel betrekking op het bijzonder onderhandelingscomité en het hoog overlegcomité van de gemeente die door het OCMW wordt bediend, niet op de onderhandelings- en overlegcomités van bv. het autonoom gemeentebedrijf of een OCMW-vereniging. Daar zou hij wel technicus langs vakbondszijde en zelfs vakbondsafgevaardigde kunnen zijn. (art. 37, § 2, 4°, art. 84 en art. 109, § 3)

6. Evaluatie 169. Moet het OCMW zijn personeel evalueren? Ja. De evaluatie is de procedure waarbij een oordeel wordt geformuleerd over de manier waarop een personeelslid functioneert. De secretaris neemt passende maatregelen met het oog op het verbeteren van de wijze waarop het betrokken personeelslid functioneert. De personeelsleden worden geëvalueerd op ambtelijk niveau, behalve de secretaris, de financieel beheerder en de ombudsman (zie vraag 170). De Vlaamse Regering heeft de minimale voorwaarden en de gevolgen van de evaluatie vastgesteld in het Rechtspositiebesluit Gemeente van 7 december 2007 en in het Rechtspositiebesluit OCMW van 12 november 2010.

PERSONEEL

241

Zie ook vragen 82 en 170. (art. 112-114) 170. Wie evalueert de secretaris, de financieel beheerder en de ombudsman? De secretaris en de financieel beheerder worden geëvalueerd door het vast bureau en, als er geen werd opgericht, door de OCMW-raad. De evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. Het externe rapport wordt opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder en op basis van een onderzoek over het functioneren van de functiehouder, met betrokkenheid van de leden van het managementteam en de OCMW-voorzitter. De ombudsman wordt geëvalueerd door de OCMW-raad. Het voorbereidende rapport is niet vereist bij de evaluatie van de ombudsman. De andere personeelsleden worden geëvalueerd op ambtelijk niveau. Zie ook vragen 79, 95 en 169. (art. 114, tweede lid) 171. Kan een personeelslid bij de Vlaamse overheid of bij het vast bureau beroep instellen tegen een ontslag na een negatieve evaluatie tijdens de loopbaan? Neen, want de regeling van art. 43ter en volgende van de OCMW-wet werd door het OCMW-decreet met ingang van 1 juli 2009 opgeheven. Ook de interne beroepsprocedure bij het vast bureau mag niet meer worden toegepast omdat personeelsleden (met uitzondering van de secretaris, de financieel beheerder en de ombudsman) enkel door andere personeelsleden mogen worden geëvalueerd.

242

PERSONEEL

Dit betekent niet dat het personeelslid (met uitzondering van de secretaris, de financieel beheerder en de ombudsman) geen interne beroepsmogelijkheid heeft: elke OCMW-raad moet, gelet op art. 104, § 1 en § 4 van het OCMW-decreet, in navolging van de gemeente een interne beroepsinstantie oprichten voor het personeel dat een betrekking bekleedt die ook bestaat bij de gemeente en voor het specifieke personeel. Voor het personeel van de verzorgende, verplegende en dienstverlenende voorzieningen en diensten en voor de medewerkers die worden ingezet voor concurrerende activiteiten, moet de OCMW-raad dit ook doen, gelet op art. 49, § 1 derde lid 5° Rechtspositiebesluit OCMW van 12 november 2010. De lokale politici en de evaluator van het personeelslid mogen geen deel uitmaken van die beroepsinstantie. De beroepsinstantie geeft een gemotiveerd advies aan het hoofd van het personeel, dat vervolgens beslist of hij de bestaande evaluatie en het evaluatieresultaat bevestigt of aanpast. Deze beroepsprocedure is niet van toepassing op de evaluatie tijdens de proeftijd van statutair aangestelde personeelsleden: daartegen is geen intern beroep mogelijk. Daarnaast kan het personeelslid tegen zijn evaluatie klacht indienen bij de toezichthoudende overheid op grond van art. 261 van het OCMWdecreet of beroep instellen bij de Raad van State. De aanstellende overheid moet bij de betekening van het ontslag de beroepsmogelijkheden, vormvoorschriften en termijnen vermelden. Wat gebeurt er als de aanstellende overheid de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten niet vermeldt? Voor wat het beroep bij de Raad van State betreft, neemt de verjaringstermijn een aanvang vier maanden nadat de betrokkene in kennis werd gesteld van het ontslag. (art. 104, § 1, § 4 en § 6, art. 114, art. 115, § 2, art. 261 en art. 276) (art. 49 Besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en

PERSONEEL

243

houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn) (art. 19 Gecoördineerde Wetten op de Raad van State van 12 januari 1973)

7. Tucht 172. Verwijst het OCMW-decreet voor de tuchtregeling naar de regeling in het Gemeentedecreet? Neen. Hoewel de tuchtregelingen voor het gemeentepersoneel en het OCMW-personeel dezelfde zijn, heeft men ervoor gekozen om de tuchtregeling ook volledig op te nemen in het OCMW-decreet. 173. Is de tuchtregeling van toepassing op het contractuele personeel? Neen, de tuchtregeling in het decreet is enkel van toepassing op het statutaire personeel. Contractanten volgen de disciplinaire regels die in de Arbeidsovereenkomstenwet vervat zijn, aangevuld met het arbeidsreglement of andere wetten, besluiten of reglementen. (art. 117) (Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978) 174. Voor welke tuchtvergrijpen kan een tuchtsanctie opgelegd worden? Elke handeling of gedraging die een tekortkoming aan de beroepsplichten uitmaakt of die de waardigheid van het ambt in het gedrang brengt,

244

PERSONEEL

alsook een overtreding van de rechtspositieregeling, is een tuchtvergrijp en kan aanleiding geven tot een tuchtstraf. (art. 118) 175. Welke tuchtstraffen kunnen worden opgelegd? De vroegere tuchtsanctie ‘terugzetting in graad’ werd geschrapt. De volgende tuchtsancties zijn mogelijk: blaam, inhouding van salaris, schorsing, ontslag van ambtswege en afzetting. De artikelsgewijze toelichting bij het decreet benadrukt dat het de bedoeling was om ook de tuchtstraf ‘afzetting’ te schrappen, omdat het daaraan gekoppelde verlies van pensioenrechten een te zware bijkomende sanctie is. Een ambtenaar moet aanspraak kunnen maken op een overheidspensioen voor de jaren waarin hij zich voor de overheid heeft ingezet. Maar in art. 50 van de wet van 21 juli 1844 blijkt het verlies van pensioenrechten verbonden te zijn met de zwaarste tuchtstraf en niet met de afzetting als dusdanig. Om te vermijden dat de tuchtsanctie ‘ontslag van ambtswege’ – als zwaarste tuchtstraf – aanleiding zou geven tot het verlies van pensioenrechten, is beslist om de straf ‘afzetting’ voorlopig te behouden. Ondertussen zal de Vlaamse overheid stappen ondernemen bij de federale overheid om de wet van 1844 te wijzigen en de tuchtstraf ‘afzetting’ daarna te schrappen uit het OCMW-decreet. ‘Inhouding van salaris’ en ‘schorsing’ zijn mogelijk voor een termijn van maximum zes maanden. (art. 119-121) 176. Wie treedt op als tuchtoverheid? Het OCMW-decreet hanteert als principe dat de aanstellende overheid ook de tuchtoverheid is. Zie hiervoor vragen 158 en 160. Als het vast bureau of de secretaris de aanstellingsbevoegdheid van de OCMW-raad ontvangen heeft, treedt het orgaan dat die bevoegdheid gedelegeerd gekregen heeft, op als tuchtoverheid voor de personeelsleden

PERSONEEL

245

die door de raad zijn aangesteld, voor de feiten die dat orgaan vaststelt of waarvan het kennis heeft gekregen na de delegatie. Zie ook vragen 37, 55, 82 en 177. (art. 122) 177. Wie treedt vanaf 1 juli 2009 (inwerkingtreding hoofdstuk tucht) op als tuchtoverheid voor de personeelsleden die volgens de OCMW-wet werden aangesteld? Het OCMW-decreet hanteert als principe dat de aanstellende overheid ook de tuchtoverheid is. Vanaf 1 juli 2009 is de OCMW-raad de bevoegde tuchtoverheid voor alle personeelsleden, ook als zij voor 1 juli 2009 werden aangesteld. Als het vast bureau of de secretaris de aanstellingsbevoegdheid van de OCMW-raad ontvangen heeft, treedt het orgaan dat die bevoegdheid gedelegeerd gekregen heeft, op als tuchtoverheid ten aanzien van de feiten die het orgaan vaststelt of waarvan het kennis heeft gekregen na de delegatie. Zie ook vraag 176. (art. 278) 178. Wie wordt belast met het tuchtonderzoek, het opstellen van het tuchtverslag en de samenstelling van het tuchtdossier? Het OCMW-decreet legt de verantwoordelijkheid bij de tuchtoverheid, maar wijst de concrete taakuitvoering toe aan bepaalde personen (secretaris, OCMW-voorzitter, leidinggevend personeelslid). De tuchtoverheid start het tuchtonderzoek op (zie vraag 176). Als het tuchtonderzoek is afgerond, stelt de tuchtoverheid een verslag op dat minstens de ten laste gelegde feiten bevat. De tuchtoverheid stelt een

246

PERSONEEL

tuchtdossier samen, dat alle stukken bevat die betrekking hebben op de ten laste gelegde feiten. Als de OCMW-raad als tuchtoverheid optreedt, belast hij de secretaris met het onderzoek, het opstellen van het tuchtverslag en de samenstelling van het tuchtdossier. Indien er een tuchtvordering is tegen de secretaris, wordt de OCMW-voorzitter hiermee belast. Als het vast bureau als tuchtoverheid optreedt, belast het de secretaris met het onderzoek, het opstellen van het tuchtverslag en de samenstelling van het tuchtdossier. Als de secretaris als tuchtoverheid optreedt, belast hij een leidinggevend personeelslid met het onderzoek, het opstellen van het tuchtverslag en de samenstelling van het tuchtdossier. (art. 123) (Besluit van de Vlaamse Regering van 15 december 2006 houdende vaststelling van de tuchtprocedure voor het statutaire gemeentepersoneel ter uitvoering van artikel 129, 136 en 143 van het Gemeentedecreet, voor het statutaire personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn ter uitvoering van artikel 128, 135 en 142 van het Decreet van 19 december 2008 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, en voor het statutaire provinciepersoneel ter uitvoering van artikel 125, 132 en 139 van het Provinciedecreet) 179. Kan er van de hoorplicht worden afgeweken? Neen, in die zin dat de tuchtoverheid het personeelslid – eventueel zijn raadsman – de gelegenheid moet bieden om gehoord te worden in zijn middelen van verdediging, over alle feiten die hem ten laste worden gelegd. Omdat de hoorplicht in het OCMW-decreet expliciet bepaald wordt, kan de tuchtoverheid er niet van afwijken, zelfs niet om de reden dat de voorgenomen sanctie op vaststaande feiten zou berusten, in geval

PERSONEEL

247

van hoogdringendheid of wanneer het betrokken personeelslid niet bereikbaar zou zijn binnen een redelijke termijn. (art. 124) 180. Mogen het personeelslid en de tuchtoverheid zich in de tuchtprocedure steeds laten bijstaan door een raadsman? Het personeelslid mag zich te allen tijde laten bijstaan én vertegenwoordigen door een raadsman van zijn keuze. De tuchtoverheid mag zich te allen tijde laten bijstaan door een raadsman, behalve bij de beraadslaging en de stemming. De raadsman is niet noodzakelijk een advocaat. (art. 125 en art. 126, laatste lid) 181. Zijn de hoorzittingen in een tuchtprocedure openbaar? In principe niet. De hoorzittingen in de tuchtprocedure en de getuigenverhoren zijn niet openbaar, tenzij het betrokken personeelslid er zelf om verzoekt. In dat laatste geval kan de getuige toch de beslotenheid vragen van zijn getuigenverhoor. (art. 126, derde lid) 182. Wanneer moet het OCMW uiterlijk met de tuchtprocedure beginnen? Moet het de strafrechtelijke procedure afwachten als voor dezelfde feiten een strafvordering werd ingesteld? Binnen zes maanden na de vaststelling of de kennisname van de feiten door de tuchtoverheid. Zodra de tuchtoverheid beslist om een tuchtonderzoek op te starten, wordt de tuchtvervolging geacht te zijn ingesteld. Dit is nieuw tegenover de tuchtregeling van de Nieuwe Gemeentewet. Als voor dezelfde feiten een strafvordering werd ingesteld, mag de tuchtoverheid het resultaat van de strafrechtelijke procedure afwachten, want

248

PERSONEEL

de termijn van zes maanden wordt gestuit. D.w.z. dat een nieuwe termijn van zes maanden begint te lopen, zodra er een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing werd uitgesproken die de strafvordering beeindigt. Maar de tuchtoverheid hoeft de strafrechtelijke procedure niet af te wachten om zelf de tuchtprocedure op te starten en een tuchtstraf uit te spreken. Een tuchtstraf heeft immers een ander doel dan een strafrechtelijke sanctie: de tuchtsanctie dient om het werkgeversgezag op de werkvloer zo snel mogelijk te herstellen. (art. 129, §§ 1-3) 183. Kan de tuchtoverheid de tuchtprocedure hernemen als de tuchtstraf vernietigd of ingetrokken wordt? Ja. Vanaf de datum van de kennisgeving van de vernietiging kan de tuchtoverheid de tuchtrechtelijke vervolging voortzetten vanaf het moment waarop de procedure is misgelopen. De tuchtoverheid moet de tuchtprocedure ten laatste hernemen gedurende het resterende gedeelte van de termijn van zes maanden en ten minste gedurende een termijn van drie maanden. Als er bv. nog een maand overgebleven was van de resterende termijn, krijgt de tuchtoverheid toch drie maanden de tijd om de tuchtprocedure te hernemen. Als het bestuur de opgelegde tuchtstraf zelf heeft ingetrokken – bv. omdat die onverenigbaar bleek met een in kracht van gewijsde getreden strafrechtelijke uitspraak – kan het bestuur de tuchtrechtelijke vervolging hernemen gedurende het resterende gedeelte van de termijn van zes maanden. Opmerking: De Beroepscommissie voor tuchtzaken kan de tuchtoverheid de mogelijkheid geven om binnen een bepaalde termijn een onwettigheid in de bestreden beslissing te herstellen. Zie ook vraag 184. (art. 129, §§ 3-4)

PERSONEEL

249

184. Bij wie kan een personeelslid in beroep gaan tegen een opgelegde tuchtstraf? Binnen 30 dagen na ontvangst van de beslissing over het opleggen van een tuchtstraf of een preventieve schorsing kan het personeelslid tegen die beslissing beroep aantekenen bij de Beroepscommissie voor tuchtzaken. Het beroep schorst de beslissing van de tuchtoverheid, behalve in het geval van preventieve schorsing. Zolang de Beroepscommissie zich niet heeft uitgesproken, kan de tuchtstraf niet worden toegepast. We hopen dus dat de Beroepscommissie alle beroepen tijdig kan behandelen. De Beroepscommissie voor tuchtzaken kan de tuchtoverheid de mogelijkheid geven om binnen een bepaalde termijn een onwettigheid in de bestreden beslissing recht te zetten. In dat geval deelt de Beroepscommissie de partijen mee op welke wijze het beroep verder wordt behandeld na kennisname van de beslissing van de tuchtoverheid tot herstel van de onwettigheid en ten laatste na het verstrijken van de termijn om de onwettigheid recht te zetten. De Beroepscommissie heeft geen hervormingsrecht meer. Ze kan de bestreden beslissing bij een gegrond beroep enkel nog vernietigen. Daarnaast kan het personeelslid een beroep tot nietigverklaring indienen bij de Raad van State. Dat beroep is niet schorsend, tenzij de Raad van State na een procedure in kort geding de schorsing bevolen heeft. De tuchtoverheid moet bij de kennisgeving van de tuchtrechtelijke beslissing de beroepsmogelijkheid bij de Beroepscommissie voor tuchtzaken en bij de Raad van State vermelden, evenals de vormvoorschriften en de termijnen. Wat gebeurt er als de tuchtoverheid de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten niet vermeldt? De termijn voor het indienen van het beroep bij de Beroepscommissie voor Tuchtzaken neemt geen aanvang. Voor wat het beroep bij de Raad van State betreft, neemt de verjaringstermijn een

250

PERSONEEL

aanvang vier maanden nadat de betrokkene in kennis werd gesteld van het ontslag. (art. 127, art. 136, art. 138 en art. 141) (Besluit van de Vlaamse Regering van 15 december 2006 houdende vaststelling van de samenstelling, de vergoeding van de leden en de werking van de Beroepscommissie voor tuchtzaken ter uitvoering van artikel 138 van het Gemeentedecreet, artikel 137 van het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en artikel 134 van het Provinciedecreet) (art. 14, art. 17 en art. 19 Gecoördineerde Wetten Raad van State van 12 januari 1971) (art. 35 decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur) 185. Is het OCMW verplicht om elk tuchtstrafbesluit samen met het volledige tuchtdossier aan de beroepsinstantie over te maken? Wat zijn de gevolgen voor de duur van de beroepsprocedure? Neen. Enkel als er effectief beroep wordt ingesteld, is het OCMW verplicht om het dossier over te maken aan de Beroepscommissie voor tuchtzaken. De termijn waarover de Beroepscommissie beschikt om uitspraak te doen (60 dagen), gaat pas in vanaf de ontvangst van het tuchtdossier, om te vermijden dat de termijn drastisch ingekort wordt. Ze kan deze termijn van 60 dagen tweemaal verlengen met een termijn van 60 dagen als ze, voor het verstrijken van de oorspronkelijke termijn, de tuchtoverheid en het personeelslid op de hoogte brengt dat ze pas binnen de verlengde termijn kan beslissen. De Beroepscommissie deelt de datum waarop ze het tuchtdossier heeft ontvangen, mee aan de tuchtoverheid en de indiener van het beroep.

PERSONEEL

251

De Vlaamse Regering heeft op 15 december 2006 de nadere procedureregels vastgesteld. (art. 141) (Besluit van de Vlaamse Regering van 15 december 2006 houdende vaststelling van de samenstelling, de vergoeding van de leden en de werking van de Beroepscommissie voor tuchtzaken ter uitvoering van artikel 138 van het Gemeentedecreet, artikel 137 van het Decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en artikel 134 van het Provinciedecreet) 186. Kan het bestuur een personeelslid tegen wie een tuchtrechtelijke procedure loopt preventief schorsen als zijn aanwezigheid onverenigbaar is met het belang van de dienst? Ja. De schorsing kan gepaard gaan met de inhouding van maximum de helft van het salaris. Maar de tuchtoverheid heeft niet de mogelijkheid om de betrokkene zijn bevorderingsaanspraken te ontzeggen. Als de tuchtoverheid in aansluiting op een preventieve schorsing met inhouding van salaris, de tuchtstraf inhouding van salaris, schorsing, ontslag van ambtswege of afzetting oplegt, heeft de tuchtstraf uitwerking met ingang van de dag waarop de preventieve schorsing is ingegaan. Het bedrag van het tijdens de schorsing ingehouden salaris wordt concreet in mindering gebracht op het bedrag van het salarisverlies verbonden aan de tuchtstraf. Als het bedrag van het ingehouden salaris groter is dan het bedrag van het salarisverlies verbonden aan de tuchtstraf, betaalt het OCMW het verschil uit. (art. 130-135)

252

PERSONEEL

187. Worden de tuchtstraffen doorgehaald in het persoonlijk dossier van het personeelslid? Ja, ze worden ambtshalve doorgehaald na verloop van een vastgelegde termijn. De tuchtoverheid heeft niet de mogelijkheid om de doorhaling te weigeren van de tuchtstraf ‘schorsing’, zelfs als er nieuwe gegevens aan het licht zouden zijn gekomen. De lichtste tuchtstraf (‘blaam’) wordt in het persoonlijk dossier van de personeelsleden doorgehaald na een jaar. De ‘inhouding van salaris’ wordt na drie jaar doorgehaald en de ‘schorsing’ na vier jaar. De termijn loopt vanaf de datum waarop de tuchtstraf werd uitgesproken door de tuchtoverheid of vanaf de datum van de uitspraak van de Beroepscommissie voor tuchtzaken, wanneer er beroep werd aangetekend bij die commissie. De tuchtstraffen ‘waarschuwing’, ‘berisping’ en ‘terugzetting in graad’ zijn in de nieuwe tuchtbepalingen niet meer opgenomen. Daarom geldt er een overgangsbepaling voor de doorhaling van deze tuchtstraffen. De lichte straffen (‘waarschuwing’, ‘berisping’) worden na een jaar doorgehaald, de tuchtstraf ‘terugzetting in graad’ na vier jaar. De doorhaling heeft enkel uitwerking voor de toekomst. Bij nieuwe tuchtfeiten mag de tuchtoverheid geen rekening meer houden met al vroeger begane (al dan niet soortgelijke) tuchtfeiten als de tuchtstraffen voor die tuchtfeiten doorgehaald werden. (art. 143 en art. 279) 188. Wat gebeurt er met de tuchtvorderingen die hangende zijn op het moment van de inwerkingtreding van de nieuwe tuchtbepalingen op 1 januari 2013? De tuchtvorderingen die hangende zijn op het moment van de inwerkingtreding van de gewijzigde tuchtbepalingen van het OCMW-decreet op 1 januari 2013, worden verder afgehandeld volgens de tuchtbepalin-

PERSONEEL

253

gen van het OCMW-decreet die voor de inwerkingtreding van de gewijzigde bepalingen van toepassing waren. (art. 77 decreet van 29 juni 2012 tot wijziging van het OCMW-decreet)

254

PERSONEEL

5 RELATIE MET DE BURGER

POLITIEKE ORGANISATIE

Recommend Documents