POLISI: PENGGUNAAN KOMPUTER DP.BKPL.PTMK (01)

BAHAGIAN KHIDMAT PELANGGAN & LATIHAN PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI KOLEJ UNIVERSITI KEJURUTERAAN & TEKNOLOGI MALAYSIA

POLISI: PENGGUNAAN KOMPUTER DP.BKPL.PTMK (01)

DISEDIAKAN OLEH Nama & Jawatan

Abdullah Fairuzullah bin Ahmad Tajuddin Pegawai Sistem Maklumat Bahagian Baikpulih & Pelayan

Masmuliadi bin Jarjis Pen. Pegawai Sistem Maklumat Bahagian Khidmat Pelanggan & Latihan

Wan Maizurina bt Wan Othman Pegawai Undang-undang Pejabat Rektor

Mimi Rabita bt Abd Wahit Penolong Pegawai Tadbir Pejabat Rektor

Hasnizam bt Mohamed @ Kasim Pegawai Kewangan Pejabat Kewangan

Norfarizan bt Mohd Daud Pegawai Sistem Maklumat Bahagian Khidmat Pelanggan & Latihan

Tarikh

DILULUSKAN OLEH

POLISI PENGGUNAAN KOMPUTER

NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00

TARIKH KUATKUASA MUKA SURAT

1/13

1. TUJUAN Polisi ini menyatakan tanggungjawab dan peranan pengguna dan pihak Kolej Universiti

Kejuruteraan

&

Teknologi

Malaysia

(KUKTEM)

di

dalam

menggunapakai komputer.

2. SKOP Melibatkan semua komputer yang dimiliki atau diguna atau berada di dalam simpanan pengguna, bagi tujuan penggunaan hal-hal berkaitan universiti sama ada dalam aspek pembelajaran dan pengajaran ataupun urusan pentadbiran, tidak kira di mana ia berada.

3. TAKRIFAN

3.1 Komputer ialah termasuk satu peralatan elektrik, elektronik megnatik, optik, elektrokimia

atau lain-lain pemprosesan data atau apa-apa

kumpulan yang berkaitan komputer riba (laptop), komputer meja (desktop) dan harta rasmi milikan serta penyelenggaraan sepenuhnya oleh Kolej Universiti yang digunakan untuk menjalankan tugas-tugas rasmi.

3.2 Internet adalah aplikasi, kumpulan atau jaringan dari jaringan komputer yang ada di seluruh dunia di luar Kolej Universiti dan dapat berhubungan langsung dengan host-host atau komputer-komputer yang lainnya.


NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00


2/13

3.3 Intranet adalah aplikasi, kumpulan atau jaringan dari jaringan komputer yang berada di dalam Kolej Universiti dan dapat berhubungan langsung dengan host-host atau komputer-komputer yang ada di dalamnya.

3.4 Pengguna dan/atau pengguna sementara ialah termasuk semua staf yang dilantik secara rasmi sebagai pekerja di Kolej Universiti termasuk Ahli Lembaga Pengarah, Profesor Tamu, Profesor Pelawat, KonsultanKonsultan dan orang yang dilantik secara rasmi dari semasa ke semasa oleh Kolej Universiti sama ada secara sementara, kontrak, pinjaman atau tetap.

3.5 Tempoh penggunaan ialah penggunaan komputer secara sementara, berkala dan tetap merujuk kepada kebenaran Kolej Universiti.

3.6 Kehilangan ialah kehilangan komputer yang disebabkan oleh kecurian, penipuan atau kecuaian pengguna yang menyebabkan hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang sia-sia.

3.7 Laporan ialah laporan kehilangan yang disediakan oleh pengguna secara bertulis kepada Polis, Ketua Jabatan serta pihak –pihak terlibat.

3.8 Surcaj ialah jumlah wang yang tidak melebihi wang yang tidak dikutip, pembayaran, kekurangan atau kerugian atau nilai harta benda yang telah musnah mengikut mana-mana yang berkenaan dan berhubung dengan

kegagalan untuk menyimpan akaun-akaun atau rekod dengan teratur atau gagal membuat pembayaran atau kelewatan membuat pembayaran.

3.9 Lembaga ialah Badan Berkanun itu sendiri atau Lembaga Pengarah yang menjalankan fungsi Badan Berkanun itu (pengurusan dan pentadbiran).

3.10 Pihak Jawatankuasa Pelupusan adalah terdiri daripada staf yang dilantik untuk menganggotai jawatankuasa pelupusan untuk suatu tempoh tertentu bagi memutuskan barang milik Kolej Universiti itu wajar/perlu dilupuskan mengikut syarat/terma pelupusan yang sedia ada.

3.11

Mel Elektronik ialah aplikasi yang membolehkan pengguna

berkomunikasi antara satu dengan lain dalam bentuk mesej elektronik (sama ada teks, imej/gambar atau lain-lain medium berasakan elektronik). Ianya digunakan secara meluas dan menggunakan komunikasi lebih dua hala, dengan cara yang pantas dan lebih sesuai untuk penulisan yang pantas.

3.12

E-mel Rahsia Rasmi ialah e-mel yang mengandungi maklumat,

perkara rahsia rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan, keselamatan yang dikelaskan mengikut pengelasan sama ada terhad, sulit, rahsia atau rahsia besar.

3.13

E-mel Bukan Rahsia Rasmi ialah e-mel yang tidak mengandungi

maklumat atau perkara rahsia rasmi yang melibatkan bidang tugas.

4. DASAR PENGGUNAAN 4.1 Pengguna yang dibenarkan menggunakan komputer Kolej Universiti adalah pengguna yang telah mendapat kebenaran Kolej Universiti secara bertulis. 4.2 Pengguna mestilah mematuhi ; i) Akta Jenayah Komputer (Computer Crimes Act)1997 (Akta

563)


NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00

TARIKH

15 November 2006

KUATKUASA MUKA SURAT

3/13

ii) Akta Badan –Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) iii) Akta Rahsia Rasmi

1972 (Official Secrets Act 1972) (Semakan –

1998) iv) Akta Tandatangan Digital 1997 (Digital Signature Act 1997) v) Akta Prosedur Kewangan 1957 vi) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 2003 (Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik di Agensi-agensi Kerajaan) vii) Pekeliling Am Bil.3 tahun 2000 (Rangka Dasar Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi Kerajaan) viii)Garis Panduan Pelupusan, Harta Tetap, Inventori dan Stor ix) Garis Panduan Kehilangan Harta x) E-Management Policy xi) Knowledge Management System General Policy xii) Menggunapakai Arahan – arahan dan pekeliling kerajaan serta peruntukan terkini undang-undang dari masa ke semasa. 5. TANGGUNGJAWAB 5.1 PENGGUNA 5.1.1 Pengguna adalah bertanggungjawab untuk menggunakan kemudahan dan memelihara keselamatan komputer yang diguna atau dipinjamkan mengikut

sebagaimana

peraturan

yang

ditetapkan

oleh

Kolej

Universiti. Peranan dan tanggungjawab pengguna adalah seperti berikut;


NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00


4/13

a) menggunakan akaun atau alamat E-mel yang diperuntukkan oleh universiti; b) memaklumkan kepada Pegawai ICT dengan segera sekiranya mengsyaki akaun telah disalahgunakan; c) menggunakan kata laluan yang baik dengan ciri–ciri keselamatan yang bersesuaian merujuk Amalan Baik Keselamatan Kata Laluan (Lampiran A); d) memastikan setiap fail yang dimuat turun bebas dari virus sebelum digunakan; e) berhenti dan memutuskan talian dengan serta-merta sekiranya menerima dan disambungkan ke laman internet yang mengandungi unsur-unsur tidak menyenangkan ; f) bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua kandungan fail elektrronik termasuk E-mel di dalam akaun sendiri. Dengan ini pengguna perlu bertindak bijak, professional dan berhati-hati apabila berkomunikasi menerusi elektronik; g) mengadakan salinan atau penduaan (data backup) pada media storan kedua elektronik seperti disket atau thumbdrive dan sebagainya bagi tujuan keselamatan dan bagi mengelakkan kehilangan data. Sekiranya salinan atau penduaan tidak dibuat, Pegawai ICT tidak akan bertanggungan ke atas kehilangan data disebabkan oleh kecuaian, kerosakan atau akibat serangan virus; h) memastikan

kemudahan

aplikasi

e-Community

digunakan

sepenuhnya pada keseluruhan waktu bekerja supaya E-mel dan


NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00


5/13

memo yang dialamatkan sampai tepat pada masanya dan tindakan dapat disegerakan; i) menggunakan kemudahan password screen saver atau log keluar apabila hendak meninggalkan komputer; j) memaklumkan kepada pegawai ICT sekiranya berada di luar pejabat dalam tempoh waktu yang panjang, bercuti atau bertukar; k) memaklumkan kepada pegawai ICT atau pengawal keselamatan ICT sekiranya berlaku atau mengesyaki

berlakunya insiden

keselamatan ICT;

5.1.2 Pengguna hendaklah bertanggungjawab secara langsung atau tidak langsung ke atas kehilangan, kerosakan, kemusnahan, salah guna dan mengambil tindakan pencegahan dari berlakunya kerugian kepada Kolej Universiti. 5.1.3 Pengguna hendaklah bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi sekiranya berlaku kerosakan, kemusnahan atau kehilangan yang berpunca daripada kecuaian sendiri. 5.1.4 Pengguna bertanggungjawab memaklumkan sekurang-kurangnya ½ jam sebelum membuat pinjaman dan memulangkan komputer yang dipinjamkan dalam keadaan baik; 5.1.5 Pengguna tidak dibenar membuat perubahan perkakasan tanpa kebenaran

bertulis

daripada

pegawai

ICT

yang

dipertanggungjawabkan dan tidak menyalahgunakan atas kepentingan peribadi.


NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00


6/13

5.2 PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT ICT 5.2.1 Pegawai dan/atau orang yang mengurus dan membangunkan sistem ICT adalah bertanggungjawab;

a)

menentukan setiap akaun yang diwujudkan atau dibatalkan telah mendapat kelulusan ketua jabatan. Pembatalan akaun (pengguna yang berhenti, bertukar atau melanggar dasar) perlulah dilakukan dengan segera atas tujuan keselamatan maklumat;

b)

menggunakan mengenal

perisian

pasti

kata

kata

laluan

laluan

yang

pengguna

dibenarkan yang

lemah

untuk dan

kemudiannya mencadang dan memperakukan ciri-ciri kata laluan yang lebih baik kepada pengguna;

c)

menghalang kemasukan maklumat dan laman internet yang berunsur ganas, lucah, permainan elektronik atas talian, judi dan lain-lain yang dilarang;

d)

menyimpan jejak audit (audit trail) selama sekurang-kurangnya 2 bulan di dalam pelayan E-mel berkenaan, tertakluk kepada kemampuan ruang storan dan tiga tahun dalam media storan lain;

e)

menjalankan pemantauan dan penapisan kandungan fail elektronik dan E-mel secara berkala jika difikirkan perlu tanpa terlebih dahulu


NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00


7/13

merujuk kepada pengguna. Ini memastikan perlaksanaannya mematuhi dasar dan tatacara yang ditetapkan;

f)

melaksanakan jadual penstoran dan pengarkiban E-mel Universiti. Penyimpanan media storan sama ada di luar atau di dalam kawasan mestilah mempunyai ciri-ciri keselamatan fizikal yang terjamin bagi mengelak daripada sebarang risiko seperti kehilangan maklumat bernilai;

g)

memaklumkan kepada Ketua jabatan sekiranya mengalami insiden keselamatan seperti pencerobohan system, serangan virus atau sebarang masalah kerosakan. Pegawai ICT hendaklah mengurus dan menangani insiden yang berlaku dengan segera dan sistematik sehingga keadaan kembali pulih.

h)

Pegawai ICT perlu menentukan sistem E-mel Rahsia Rasmi yang disambungkan kepada internet atau intranet mesti mempunyai sistem keselamatan yang mencukupi seperti Firewall dan Virtual Private Network.


NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00


8/13

6. ETIKA DAN TATACARA PENGGUNAAN KOMPUTER SERTA APLIKASI INTERNET DAN INTRANET 6.1 Pengguna hendaklah memastikan;

a) Penggunaan Memo adalah bagi urusan rasmi yang berkaitan dengan universiti sahaja dan setiap lampiran (attachment) hendaklah dihantar melalui E-mel atau Files Bank (Rujuk Garis Panduan Penggunaan Tatacara Memo dan Pekiling Kemajuan Pentadbiran Am Bil. 1 Tahun 2003: Garis Panduan Mengenai Tatacara Internet & Mel Elektronik di Agensi Kerajaan); b) Maklumat yang diperolehi daripada pangkalan data (database) hendaklah dirahsiakan dan digunakan untuk urusan rasmi yang berkaitan dengan Kolej Universiti sahaja (hanya terpakai kepada pegawai ICT yang mempunyai autoriti untuk berbuat demikian); c) Pegawai ICT yang telah diberi kuasa boleh menutup laman web tertentu tanpa notis dengan sebab Criminal Skill, Pornografi, Perjudian dan lain-lain yang memberi kesan negatif seperti Gambling (gm), Dating

(mm),

Cults

(oc),

Mature(mt),

Nudity(nd),

Sex(sx)

berdasarkan senarai di dalam web caching engine; d) Pegawai ICT berhak menutup sementara penggunaan komputer yang terlibat jika didapati dalam satu kumpulan pengguna komputer terdapat beberapa komputer yang bermasalah dan boleh menyebabkan gangguan dari segi teknikal kepada individu lain seperti gangguan capaian kepada intranet dan internet, penyebaran virus dan lain-lain dalam kumpulan yang sama;

POLISI PENGGUNAAN

NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00

TARIKH

KOMPUTER

KUATKUASA MUKA SURAT

9/13

e) Pengguna dipertanggungjawabkan untuk membayar gantirugi jika kerosakan

dan

masalah

komputer

adalah

diakibatkan

oleh

penggunaan sama ada memuat naik (upload) atau memuat turun (download) perisian cetak rompak; f) Pengguna dipertanggungjawabkan sepenuhnya jika disaman oleh pihak tertentu jika didapati telah menggunakan perisian cetak rompak;

6.2 Pengguna adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti yang melanggar tatacara penggunaan intranet dan internet seperti;

a) memuat naik, memuat turun, menyimpan dan menggunakan perisian tidak berlesen; b) menyedia

dan

menghantar

maklumat

berulang-ulang

berupa

gangguan; c) menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan material, teks ucapan atau bahan-bahan yang mengandungi unsur-unsur lucah; d) menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan maklumat internet dan menggunakan aplikasi intranet yang melibatkan sebarang penyataan

fitnah

atau

hasutan

yang

boleh

memburuk

dan

menjatuhkan imej; e) menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan gambar atau teks yang bercorak penentangan yang boleh melibatkan keadaan hura-hara dan menakutkan pengguna;


NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00


10/13

f) memuat turun, menyimpan dan menggunakan perisian berbentuk hiburan atas talian seperti permainan elektronik, video dan lagu; g) menggunakan kemudahan chatting melalui internet; h) menggunakan kemudahan internet untuk kemudahan peribadi; i) menjalankan aktiviti-aktiviti komersial dan politik; j) melakukan aktiviti-aktiviti jenayah seperti menyebarkan bahan yang membabitkan perjudian, senjata dan aktiviti pengganas; k) memuat naik, memuat turun dan menyimpan menghantar kad elektronik, video lagu dan kepilan fail melebihi 2 megabait (2MB) yang mengakibatkan kelembapan sistem computer; l) menggunakan kemudahan modem peribadi untuk membuat capaian terus ke internet ditempat kerja; m) tidak

menceroboh

(database)

yang

atau

cubaan

dibenarkan

oleh

menceroboh pegawai

pangkalan ICT

yang

data diberi

tanggungjawab. n) menggunakan akaun milik orang lain, berkongsi akaun atau memberi kata nama / kata laluan akaun kepada orang lain; o) menggunakan identiti palsu atau menyamar sebagai penghantar maklumat yang sah; p) menggunakan aplikasi untuk tujan komersial atau politik; q) menghantar dan memiliki bahan-bahan yang salah disisi

undang-

undang seperti bahan lucah, perjudian dan jenayah; r) menyebarkan kod perosak seperti Virus, Worm, Trojan horse dan trap door yang boleh merosakkan sistem komputer dan pengguna lain;

maklumat


NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00


11/13

s) membenarkan pihak ketiga untuk menjawab aplikasi seperti E-mel atau memo kepada penghantar asal bagi pihaknya.

6.3 Jika kesalahan di bawah Bahagian 4 dilakukan oleh pengguna yang melibatkan pihak ke 3, pihak Kolej Universiti tidak akan bertanggungan ke atas kesalahan yang dilakukan oleh pengguna terbabit sekiranya dapat dikesan.

7. KEROSAKAN, KEHILANGAN DAN PELUPUSAN KOMPUTER 7.1 Jika berlaku kerosakan komputer:-

a) Kos kerosakan hendaklah ditanggung oleh pengguna jika kerosakan tersebut disebabkan oleh kecuaian semasa tempoh penggunaan, maka kos kerosakan hendaklah

ditanggung oleh pengguna;

b) Pengguna adalah bertanggungan terhadap kerosakan yang berpunca daripada kecuaian secara langsung atau tidak langsung; c) Pengguna adalah bertanggungjawab untuk membuat pembayaran sekiranya berlaku kerosakkan yang berpunca daripada kecuaian pengguna berdasarkan laporan yang diterima daripada pusat servis komputer. d) Jika pengguna gagal membuat bayaran, tindakan surcaj dan tatatertib boleh dikenakan. Prosedur pembayaran adalah sepertimana prosedur pembayaran kewangan.


NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00


12/13

7.2 Jika berlaku kehilangan komputer:-

a) Jika kehilangan berlaku semasa di dalam milikan dan pengawasan pengguna tersebut, pemakluman hendaklah dibuat oleh pengguna dengan

kadar

segera

dan

mengikut

Tatacara

Menguruskan

Kehilangan Harta di Kolej Universiti & Teknologi Malaysia (Lampiran B).

8. SERAHAN, PEMINJAMAN DAN PEMULANGAN KOMPUTER 8.1 Borang Daftar Harta, Akujanji dan surat kuasa penyerahan hendaklah diisi dan ditandatangani oleh pengguna semasa penyerahan komputer bagi tempoh penggunaan yang melebihi sebulan. 8.2 Bagi pengggunaan sementara rekod serahan dan penghantaran perlu diisi oleh pengguna sementara secara manual atau sistem. Pengguna sementara tidak dibenarkan memberi pinjam kepada mana-mana pihak tanpa kebenaran ICT. Pengguna sementara bertanggungjawab di atas kerosakan atau kehilangan yang berlaku dalam tempoh peminjaman. 8.3 Pengguna yang membuat pinjaman komputer dalam tempoh jangkamasa pendek dan kurang daripada 7 hari bekerja hendaklah mengambil dan memulangkan semula komputer pada waktu pejabat dalam masa yang ditetapkan. Sekiranya komputer tersebut tidak dapat dipulangkan dalam tempoh tersebut adalah menjadi tanggungjawab pengguna tersebut untuk menjaga keselamatan komputer tersebut.


NO. DOKUMEN

DP.BKPL.PTMK(01)

NO. KELUARAN

01

NO. PINDAAN

00


13/13

8.4 Pengguna perlu menandatangani rekod serahan komputer dan mengemaskini data penggunaan semasa penyerahan tersebut. Pegawai ICT boleh untuk membuang mana-mana tugasan yang disimpan dalam komputer tersebut. 8.5 Pegawai ICT boleh untuk menarik balik komputer yang dipinjam kepada pengguna sekiranya timbul keperluan penggunaan kepada aktiviti Kolej Universiti dengan tempoh notis dan masa yang munasabah. 8.6 Pengguna yang telah menamatkan perkhidmatan di Kolej Universiti hendaklah

menyerahkan

Universiti selewat-lewatnya

komputer

yang

dipinjam

kepada

Kolej

1 minggu sebelum meninggalkan Kolej

Universiti. 8.7 Bagi pengguna yang mendapat kebenaran untuk cuti belajar hendaklah menyerahkan

komputer

seminggu

sebelum

meninggalkan

Kolej

Universiti kecuali mendapat kebenaran bertulis untuk menggunakan komputer tersebut dalam tempoh cuti belajar. Pertimbangan untuk membenarkan penggunaan komputer tersebut dalam tempoh cuti belajar boleh diberikan jika pengguna tersebut menyambung pengajian sepenuh masa atau separuh masa di Kolej Universiti.

Nota : Polisi ini akan berubah dari masa ke semasa mengikut keperluan dan budibicara pihak Pengurusan Tertinggi Kolej Universiti Kejuruteraan & Teknologi Malaysia.

LAMPIRAN A: AMALAN BAIK KESELAMATAN KATA LALUAN

a) Rahsiakan kata laluan anda dari pengetahuan orang lain. Pendedahan kepada yang tidak berhak adalah satu kesalahan di bawah Akta Jenayah Komputer 1997. b) Sekiranya kata laluan telah dikompromi atau disyaki dikompromi, hendaklah dilaporkan kepada pentadbir sistem ICT dan kata laluan sedia ada diubah dengan serta merta. c) Kata laluan hendaklah diubah sekurang-kurangnya sekali dalam 30 hari (sebulan). d) Kata laluan hendaklah mempunyai saiz sekurang-kurangnya sepuluh (10) aksara dengan gabungan alphanumerik dan simbol khas. Contoh kata laluan yang baik adalah “j2-yU!pa”. (AMARAN: Jangan guna kata laluan ini kerana ianya telah diketahui umum). e) Elakkan dari menggunakan semula empat (4) kata laluan yang terdahulu. f)

Kata laluan hendaklah dihafal dan jangan sekali-kali disalin di mana-mana media.

LAMPIRAN B TATACARA MENGURUSKAN KEHILANGAN HARTA DI KOLEJ UNIVERSITI KEJURUTERAAN & TEKNOLOGI MALAYSIA Tatacara ini bertujuan untuk menerangkan cara – cara menguruskan kehilangan harta di Kolej Universiti yang perlu dipatuhi oleh semua Bahagian / Fakulti. 1.0

Pengenalan 1.1

Tatacara Menguruskan Kehilangan 1.1.1 Kehilangan adalah bermaksud kehilangan wang Kolej Universiti atau seumpama, setem, Harta Tetap Kolej Universiti dan lain-lain harta yang berharga serta rekod penting disebabkan oleh kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai, kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dapat balik, hasil yang tidak boleh didapatkan dan perbelanjaan yang remeh. Kehilangan juga meliputi kemusnahan yang disengajakan. 1.1.2 Tatacara melaporkan kehilangan yang dilaksanakan di Kolej Universiti Kejuruteraan & Teknologi Malaysia ini adalah juga mengambilkira Arahan Perbendaharaan 314 hingga 328 dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 1990.

2.0

Tanggungjawab Ketua Bahagian/Dekan 2.1

Melaporkan Kehilangan Kepada Timbalan Rektor 2.1.1 Ketua Bahagian / Dekan yang mana sesuatu kehilangan telah berlaku hendaklah dengan serta-merta dalam tempoh seminggu dari tarikh kehilangan diketahui menghantar satu Laporan Awal (Lampiran A) terus kepada Timbalan Rektor. 2.1.2 Salinan laporan tersebut hendaklah dihantar kepada pihakpihak yang berikut : (a) (b) 2.1.3

Bendahari Pegawai Keselamatan

Pegawai Keselamatan atau lain-lain Pegawai Penyiasat yang dilantik oleh Timbalan Rektor akan menyiasat wang/barang yang dilaporkan hilang.

2.2

Melaporkan Kehilangan kepada Pihak Polis 2.2.1 Sekiranya Ketua Bahagian/Dekan ada alasan untuk mempercayai bahawa sesuatu kehilangan atau kesalahan jenayah berlaku, adalah menjadi tanggungjawab Ketua Bahagian/Dekan selepas berunding dengan Pegawai Keselamatan/Bendahari untuk melaporkan seberapa segera kepada pihak polis. 2.2.2 Selepas laporan tersebut dibuat, (selaras dengan Perbendaharaan 315b) pihak polis akan membuat kepada pihak pelapor sebaik sahaja penyiasatan dibuat atau empat bulan daripada tarikh laporan sekiranya penyiasatan belum selesai.

Arahan laporan selesai itu jika

2.2.3 Salinan laporan polis hendaklah dimajukan segera kepada Timbalan Rektor dan Bendahari sebaik sahaja diterima oleh Ketua Bahagian/Dekan.

3.0

Tanggungjawab Timbalan Rektor 3.1

Timbalan Rektor adalah bertanggungjawab melantik Pegawai Penyiasat atau Pegawai Keselamatan secara bertulis (Lampiran B) bagi menyiasat tentang kehilangan di Kolej Universiti. Pegawai Penyiasat yang dilantik hendaklah terdiri daripada pegawai yang tidak terlibat secara langsung atau tidak langsung dengan kehilangan itu.

3.2

Jika difikirkan perlu bahawa pegawai yang berkenaan dengan kehilangan patut ditahan kerja, Ketua Bahagian/Dekan hendaklah membuat suatu laporan segera kepada Pihak Berkuasa Tatatertib untuk mendapat kelulusan menahan kerja pegawai tersebut. Sementara menunggu kelulusan Ketua Bahagian/Dekan boleh menukarkan tempat kerja pegawai berkenaan bagi memudahkan Pegawai Penyiasat membuat penyiasatan.

3.3

Timbalan Rektor hendaklah mengaturkan penyiasatan sepenuhnya mengenai kehilangan itu dan memberi satu Laporan Akhir (Lampiran C) yang lengkap dan laporan itu hendaklah mengandungi jika berkenaan, satu salinan Laporan Polis yang lengkap dan suatu ringkasan pembicaraan mahkamah kepada Rektor atau Jawatankuasa Tetap Kewangan dan hendaklah disalinkan kepada : 3.3.1 Bendahari 3.3.2 Pendaftar

4.0

5.0

3.4

Laporan Akhir di atas hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan Rektor / Jawatankuasa Tetap Kewangan dalam tempoh empat bulan dari Laporan Awal dikemukakan, walaupun hasil penyiasatan polis belum lagi diperolehi.

3.5

Timbalan Rektor / Rektor setelah menerima sebarang syor tindakan tatatertib daripada Rektor / Lembaga Pengarah Kolej Universiti, hendaklah merujuk kes tersebut kepada Pihak Berkuasa Tatatertib Kolej Universiti. Timbalan Rektor / Rektor perlu dimaklumkan kepada Ketua Bahagian/Dekan dan Bendahari untuk tujuan pelarasan akaun mengenai keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib Kolej Universiti serta memastikan keputusan itu dilaksanakan dengan sewajarnya.

3.6

Keputusan Rektor/Lembaga Pengarah mengenai hapuskira perlu dimaklumkan kepada Ketua Bahagian/Dekan dan Bendahari.

Kuasa Menghapuskira 4.1

Rektor berkuasa untuk menghapuskira kehilangan wang kurang dari RM1,000.00 dan kehilangan peralatan kurang dari RM10,000.00.

4.2

Jawatankuasa Tetap Kewangan adalah pihak berkuasa menghapuskira bagi kehilangan wang sejumlah RM1,000.00 atau lebih dan kehilangan peralatan bernilai RM10,000.00 atau lebih.

Kecuaian Pegawai Mengenai Kehilangan 5.1

Sebarang pertuduhan mengenai kecuaian pegawai perlu dikemukakan oleh Ketua Bahagian/Dekan kepada Pihak Berkuasa Tatatertib Kolej Universiti dan hukumannya tertakluk kepada keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib berdasarkan kepada keputusan dan kaedah tatatertib staf Kolej Universiti

5.2

Kegagalan melaporkan kehilangan merupakan satu kesalahan dan Pegawai Bertanggungjawab boleh dikenakan tindakan berpandukan Kaedah Tatatertib Kolej Universiti.

6.0

Tanggungjawab Bendahari 6.1

Setelah kelulusan hapuskira diterima, penyelarasan akaun dan rekod harta Kolej Universiti perlu dibuat.

6.2

Sekiranya kehilangan ini melibatkan wang tunai, selepas laporan awal dikemukakan, Timbalan Rektor boleh meminta Bendahari mendapatkan pendahuluan bagi menggantikan jumlah yang hilang buat sementara waktu.

LAMPIRAN A LAPORAN AWAL KEPADA TIMBALAN REKTOR MENGENAI KEHILANGAN WANG ATAU HARTA KOLEJ UNIVERSITI

1.

Jenis kehilangan.

2.

Anggaran amaun wang tunai atau anggaran semasa nilai harta yang hilang.

3.

Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku. gambarfoto jika berkenaan).

4.

Tarikh dan masa kehilangan berlaku.

5.

Cara bagaimana kehilangan berlaku.

6.

Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan wang atau harta yang hilang itu.

7.

Sama ada seorang pegawai prima facie difikirkan bertanggungjawab atas kehilangan itu dan jika ya, nyatakan nama dan jawatannya.

8.

Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja.

9.

Sama ada laporan dibuat kepada Polis atau Timbalan Pendakwa Raya dan jika tidak sebab-sebab mengapa tidak dibuat.

10.

Apakah langkah-langkah berjaga-jaga yang diambil untuk mengelakkan kehilangan ini.

11.

Apakah langkah-langkah yang diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.

12.

Lain-lain hal.

............................................................. Tandatangan Pegawai

(Disokong dengan

……………………………………… Tandatangan Ketua Bahagian/Dekan

Nama :

Nama :

Jawatan:

Tarikh :

Tarikh :

Chop :

LAMPIRAN B Kepada : Pegawai Keselamatan/ Pegawai Penyiasat Yang Dilantik.

Tuan/Puan, LANTIKAN PEGAWAI PENYIASAT BERHUBUNG DENGAN KEHILANGAN WANG DAN HARTA KOLEJ UNIVERSITI Selaras dengan Peruntukan Arahan Perbendaharaan 317(a), saya bagi pihak Rektor, dengan ini melantik Tuan/Puan untuk menyiasat kehilangan ………………………………………………………………………………………… (Jumlah wang/barang awam) yang telah dilaporkan berlaku di ……………………………………………………….................................................... (Tempat) pada ……………………………………................. Sesalinan laporan awal berkenaan (Tarikh) disertakan bersama-sama ini untuk rujukan tuan/puan. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan tugas bagi mendapatkan maklumat mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Laporan Akhir penyiasatan mengenai kehilangan tersebut hendaklah berpandukan format Lampiran C kepada Arahan Perbendaharaan yang mengandungi semua maklumat berkaitan secara terperinci. Laporan ini mestilah dikemukakan kepada Pejabat Timbalan Rektor sebelum …………………………….. (Tarikh)

…………………………………………………. Timbalan Rektor Kolej Universiti Kejuruteraan & Teknologi Malaysia Tarikh : ………………………………………… s.k.

i) ii) iii)

Rektor Bendahari Pendaftar

LAMPIRAN C LAPORAN AKHIR (KEPADA REKTOR/JAWATANKUASA TETAP KEWANGAN) MENGENAI KEHILANGAN WANG ATAU HARTA KOLEJ UNIVERSITI KEJURUTERAAN & TEKNOLOGI MALAYSIA

1.

a)

Berkenaan dengan wang awam, nyatakan sama ada wang tunai, cek, wang pos atau kiriman wang dan sebagainya.

b)

Berkenaan dengan harta, nyatakan bagi tiap-tiap satu harta (atau kumpulan harta) : (i) (ii) (iii) (iv)

c)

tarikh dibeli seberapa yang boleh dipastikan; harga asal; sama ada telah digunakan atau tidak; anggaran nilai pada masa kehilangan.

Berkenaan dengan lain-lain harta Kolej Universiti, nyatakan jenis, harga, sama ada harta alih atau tak alih, dan sebagainya serta lainlain butir yang berkaitan.

2.

Tempat, tarikh dan masa sebenarnya kehilangan itu berlaku.

3.

Cara sebenar bagaimana kehilangan itu berlaku. (Suatu keterangan yang ringkas tetapi lengkap adalah dikehendaki).

4.

Tarikh dan bagaimana kehilangan diketahui dan nombor rujukan Laporan Awal.

5.

a)

Nama pegawai yang : (i) (ii) (iii)

b)

secara langsung menjaga wang atau barang-barang stor atau harta; bertanggungjawab secara langsung sebagai penyelia; dengan apa-apa cara lain bertanggungjawab terhadap kehilangan itu.

Mengenai tiap-tiap seorang pegawai di atas nyatakan : (i) (ii) (iii) (iv)

Jawatan hakiki pada masa kehilangan itu; Tugasnya (sertakan Senarai Tugas); Taraf-Bahagian (Tetap/Berpencen/Tidak Berpencen/Dalam Percubaan/Sementara/Kontrak) ; Sama ada digantung kerja atau ditahan kerja dan tarikhnya;

(v)

(vi)

6.

7.

Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan jika berkenaan, dan lain-lain wang (gaji, elaun atau pencen) yang kena dibayar kepadanya oleh Kerajaan; Apa-apa kesalahan dan luar aturan dahulu serta hukumannya, dengan memberi butir-butir ringkas dan rujukan bagi tiap-tiap satunya.

a)

Jika laporan telah dibuat kepada Polis, nyatakan hasil penyiasatan polis yang diketahui pada masa laporan itu ditulis.

b)

Jika laporan tidak dibuat kepada Polis, nyatakan sebab-sebabnya.

Nyatakan sama ada kes ini tidak mematuhi langkah berjaga-jaga dan aturan keselamatan sebagaimana yang dikehendaki oleh Pekeliling Rasmi, Perintah Am, Peraturan Kewangan dan Arahan Jabatan yang menyebabkan kehilangan itu. a)

Jika ya, nyatakan apakah pekeliling dan sebagainya yang telah dilanggar dan oleh siapa.

b)

Jika tidak, apakah aturan jabatan yang telah dibuat untuk mencegah kehilangan itu dan siapakah yang bertanggungjawab untuk memastikan aturan itu diikuti.

8.

Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.

9.

Syor-syor, jika ada, untuk meminda pekeliling dan sebagainya bagi mengawal daripada berulangnya kejadian ini.

10.

Syor mengenai tindakan tatatertib, dengan memberi sebab-sebab mengapa ia difikirkan patut atau tidak.

Disediakan oleh : …………………………………. [Pegawai Penyiasat] Nama : Jawatan:

No. Rujukan : …………………….. Tarikh : ……………………..

Ulasan dan syor Timbalan Rektor : ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………. [Timbalan Rektor] Nama : No. Rujukan : …………………….. Jawatan :

Tarikh

: ……………………….

POLISI: PENGGUNAAN KOMPUTER DP.BKPL.PTMK (01)

Recommend Documents