Podvojné účetnictví. pro Windows 95 a vyšší. Verze 3.x. MRP Soubor účetních agend (vizuální verze)

MRP – Soubor účetních agend (vizuální verze)

Podvojné účetnictví pro Windows 95 a vyšší Verze 3.x

P. O. BOX 35 763 15 Slušovice telefon: +420 577 212 064 telefax: +420 577 981 176 internet: http://www.mrp.cz

průvodce uživatele programem

Podvojné účetnictví pro Windows 95 a vyšší

Název: Vývoj: Autoři: Odpovídá: Vydání: Počet stran: Vydává: Určeno:

Podvojné účetnictví pro Windows 95 a vyšší, verze 3.x MRP-Informatics, s.r.o., Divize informačních systémů Kolektiv Slavomír Lysina páté, doplněné (10/2002) 80 MRP-Informatics, s.r.o. Uživatelům softwarových produktů firmy MRP-Informatics, s.r.o.

Logo MRP a samotný název MRP jsou registrované ochranné známky, které má ve své správě firma MRP-Informatics, s.r.o. MS-DOS, Windows, Windows 95, Windows 98, Windows NT jsou registrované ochranné známky firmy Microsoft Corporation. Ostatní citované značky a jména produktů jsou ochranné známky nebo registrované ochranné známky jejich náležitých majitelů. Software i publikace jsou chráněny autorským zákonem ČR. Žádná část tohoto manuálu nesmí být kopírována, rozmnožována nebo publikována v žádné formě bez výslovného písemného souhlasu firmy MRP-Informatics, s.r.o. Informace obsažené v této publikaci mohou podléhat změnám bez předchozího upozornění. Tato publikace neprošla redakční ani jazykovou úpravou.

Podvojné účetnictví

5

Obsah 1 2 3

Úvod.........................................................................8 Licenční ujednání a rozsah záruk .........................9 Instalace ................................................................10 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

4 5

Hlavní okno ...........................................................13 Nastavení...............................................................14 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9

2

Program ...................................................................14 Účetní deník .............................................................17 Pohledávky, závazky, faktury...................................19 Pomocné knihy ........................................................21 Kniha jízd .................................................................22 Sklad ........................................................................22 Karta Adresy ............................................................25 Ostatní hesla ............................................................25 Firma ........................................................................26

Účetní deník ..........................................................29 2.1 1.2 1.3 1.4 1.5

3

Hardwarové požadavky ...........................................10 Softwarové požadavky.............................................10 Požadavky na obsluhu.............................................10 Postup instalace.......................................................11 Spuštění programu ..................................................11 Ukončení chodu programu ......................................11 Vypnutí počítače ......................................................12 Odinstalace programu..............................................12

Zápis (skupina zápisů) účetního deníku ..................30 Funkce .....................................................................33 Zobrazení .................................................................35 Výstupy ....................................................................36 Daň z příjmu.............................................................36

Faktury, pohledávky, závazky .............................39 1.1 Vystavení faktury......................................................40 1.2 Další informace ........................................................42 1.3 Přidání dat z ostatních modulů ................................42 1.4 Zaúčtování faktury ...................................................42 1.5 Zobrazení .................................................................43 1.6 Úhrada faktury .........................................................43 1.7 Funkce .....................................................................45 1.8 Výstupy ....................................................................46 1.9 Předfaktura...............................................................46 1.10Zahraniční faktura ....................................................46 1.11Ostatní pohledávky a závazky .................................47

6

Průvodce uživatele 1.12Ostatní závazky .......................................................48

2

Pomocné knihy .....................................................49 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

3

Objednávky ..............................................................49 Zakázky (Akce) ........................................................51 Majetek (HNDM) ......................................................52 Drobný majetek........................................................54 Kniha cenin ..............................................................55 Kniha jízd .................................................................55

Sklad ......................................................................58 1.1 Skladové karty..........................................................58 1.2 Pohyby (příjmy, výdeje) ...........................................62

4

Adresy....................................................................66 4.1 1.2 1.3 1.4 1.5

5

Analýzy ..................................................................69 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

6

Rychlé vyhledávání..................................................66 Zápis adresy.............................................................67 Zařazení adresy do tisku..........................................67 Funkce .....................................................................68 Výstupy ....................................................................68 Vlastnosti grafu ........................................................70 Uložení grafu............................................................71 Hodnoty grafu...........................................................72 Výběr ročního období (firmy) ...................................72 3D animace grafu.....................................................72

Údržba dat .............................................................73 6.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

Oprava indexů..........................................................73 Zálohování dat .........................................................73 Obnova dat ze zálohy ..............................................74 Údržba dat................................................................74 Převod dat z MS-DOS verze....................................75 Nulování dat .............................................................76 Export/Import dat......................................................76 E-Obchod .................................................................77

Seznam obrázků Obr. 1: Nastavení - karta Program. ..................................................15 Obr. 2: Účtová osnova. ....................................................................18 Obr. 3: Nastavení - karta Pohledávky, závazky, faktury..................19 Obr. 4: Stálé platby. .........................................................................20 Obr. 5: Nastavení - karta Sklad. .......................................................23 Obr. 6: Skupiny zboží. .....................................................................24


7

Obr. 7: Nastavení - karta Ostatní hesla. ...........................................26 Obr. 8: Nastavení - karta Firma........................................................27 Obr. 9: Volba a definice firem. ........................................................28 Obr. 10: Účetní deník.......................................................................29 Obr. 11: Oprava skupiny zápisů.......................................................30 Obr. 12: Doplnění uzávěrkových zápisů..........................................34 Obr. 13: Roční převod......................................................................35 Obr. 14: Zobrazení. ..........................................................................35 Obr. 15: Otevření formuláře pro daň z příjmu. ................................36 Obr. 16: Editor formulářů daně z příjmu. ........................................37 Obr. 17: Tisk daňových přiznání......................................................37 Obr. 18: Kalibrace tisku daně z příjmu. ...........................................38 Obr. 19: Vydané faktury. .................................................................39 Obr. 20: Zápis faktury......................................................................40 Obr. 21: Úhrada. ..............................................................................43 Obr. 22: Přidání opohledávky. .........................................................48 Obr. 23: Přijaté objednávky. ............................................................49 Obr. 24: Zápis objednávky...............................................................50 Obr. 25: Zakázky..............................................................................52 Obr. 26: Majetek. .............................................................................53 Obr. 27: Zápis majetku.....................................................................53 Obr. 28: Zápis drobného majetku. ...................................................54 Obr. 29: Kniha cenin........................................................................55 Obr. 30: Zápis vozidla......................................................................56 Obr. 31: Zápis jízdy. ........................................................................56 Obr. 32: Skladové karty. ..................................................................58 Obr. 33: Oprava skladové karty. ......................................................59 Obr. 34: Detail karty. .......................................................................60 Obr. 35: Zápis pohybu. ....................................................................63 Obr. 36: Skladová karty - kusy. .......................................................64 Obr. 37: Adresy................................................................................66 Obr. 38: Zápis adresy. ......................................................................67 Obr. 39: Analýza. .............................................................................69 Obr. 40: Volba grafu pro analýzu. ...................................................70 Obr. 41: Podmínky grafu. ................................................................70 Obr. 42: Vlastnosti grafu..................................................................71 Obr. 43: Hodnoty grafu....................................................................72 Obr. 44: Údržba dat..........................................................................73 Obr. 45: Export/Import dat...............................................................77 Obr. 46: Export skladových karet do MRP E-Obchodu. .................78

8

Průvodce uživatele

1 Úvod Vážení uživatelé, otevíráte novou verzi programu Podvojné účetnictví pro Windows 95 a vyšší. Přinášíme s ní pro Vás řadu novinek. Zejména jmenujme: • Zcela nový vzhled s možností měnit velikost oken a písma a lépe využívající grafické možnosti nových verzí Windows. • Propracovanější uspořádání nabídek, umožňující snazší přepínání mezi agendami. • Volitelné doplnění o modul Daň z příjmu pro tisk daňových přiznání a ostatních výkazů. • Podpora obchodování po Internetu a propojení s MRP Maloobchodem. Tato příručka obsahuje základní informace potřebné k obsluze programu MRP Podvojné účetnictví + sklad + daň z příjmu, multiverze pro síť. Rozdíly v obsluze „odlehčené“ verze (tím se rozumí jednouživatelské) jsou popsány na příslušných místech. Protože rukopis musel být odevzdán do tisku s předstihem, mohlo mezitím dojít k drobným změnám. Jejich popis naleznete v souboru Dodatky.txt, který si můžete přečíst během instalace a rovněž v nápovědě. Nejčerstvější informace naleznete i v elektronickém manuálu na MRP-CD. Tato příručka neposkytuje rady a postupy pro účtování. Příklady v ní uvedené jsou připraveny uměle a neosobují si ambice suplovat práci účetního nebo daňového poradce. Prosíme laskavého uživatele, aby s tímto vědomím k používání Průvodce uživatele přistupoval. Důležité upozornění! Vaše data, kterými program naplníte budou mít postupem času stále větší cenu - cenu Vaší práce. Ani ten nejdražší počítač nemůže být stoprocentně spolehlivý. Přečtěte si, prosíme, kapitolu o údržbě dat a věnujte stálou pozornost pravidelnému zálohování Vašich dat na spolehlivá média. Blahopřejeme vám, vážení uživatelé, k zakoupení programu Podvojné účetnictví pro Windows 95 a vyšší a zároveň vám děkujeme za projevenou důvěru. Vaše zkušenosti, kterých nabydete při praktickém nasazeních v konkrétních podmínkách, a které nám sdělíte, se stanou zdrojem cenných informací pro další vývoj. Autořii


9

2 Licenční ujednání a rozsah záruk Firma MRP – Informatics, s. r. o. zaručuje, že dodaná záznamová média nemají vadu materiálu ani záznamu, která by jakýmkoli způsobem bránila instalaci programů do počítače uživatele. V případě zjištění nečitelnosti dodaných médií je firma MRPInformatics neprodleně vymění. Nárok na bezplatnou výměnu dodaných médií v případě jejich nečitelnosti má uživatel do 30 dnů od zakoupení programu. Firma MRP - Informatics neposkytuje žádné jiné záruky a ani na sebe nebere žádnou odpovědnost za případné škody, vzniklé v souvislosti s použitím dodaných softwarových produktů. Koupí software (programu) si uživatel kupuje pouze licenci na užívání tohoto software podle podmínek stanovených firmou MRP-Informatics, s. r. o., výkon majetkových práv ale zůstává i nadále výhradně v pravomoci firmy MRP-Informatics.

Uživatel smí: 1. 2.

3.

Používat pouze jedinou kopii dodaného softwarového produktu na jediném počítači v témže reálném čase. Používat dodaný softwarový produkt v počítačové síti pouze tehdy, jedná-li se o licenci pro počítačovou síť určenou. MULTIVERZE neznamená MULTILICENCI. Pokud má zakoupenu MULTIVERZI programu, smí ji používat pouze na jediném počítači v témže reálném čase. Vytvořit si záložní kopii dodaného softwarového produktu (což doporučujeme).

Uživatel nesmí: 1.

2. 3.

Provádět u dodaného softwarového produktu jakékoli změny, ani jej dekódovat a využívat tak získaný kód nebo databáze nebo jejich části samostatně nebo ve spojení s jiným programovým vybavením. Poskytnout ani zapůjčit dodaný softwarový produkt ani jeho část třetí osobě. Prodat dodaný software ani se zříci užívacích práv ve prospěch třetí osoby. (Smí se pouze zříci užívacích práv bez náhrady).

Uživatel je povinen: 1. 2.

3.

4. 5. 6.

Zabránit případnému zcizení dodaného softwarového produktu. Před nasazením softwarového produktu do praktického využívání se plně seznámit se všemi jeho funkcemi, i s funkcemi nepopsanými v manuálu, a s funkcemi operačního systému, pod nímž je softwarový produkt provozován. Ve vlastním zájmu provádět pravidelné zálohy všech dat na kvalitní záznamová média (doporučujeme provádět na zvláštní média denní zálohu, na zvláštní média týdenní zálohu, na zvláštní média měsíční zálohu). Překontrolovat všechny výstupy z programu s aktuální daňovou a právní legislativou, v případě nesrovnalostí provést příslušnou nápravu. Zabránit přístupu k programu osobám neznalým jeho funkcí a funkcí operačního systému, pod kterým je provozován. Používat program pouze na bezporuchových počítačích nenapadených počítačovými viry.

MRP-Informatics upozorňuje uživatele, že každý softwarový produkt je chráněn, kromě jiného, jedinečným licenčním číslem. Rozlepením obalu instalačních médií uživatel souhlasí s licenčním ujednáním. V případě porušení výše uvedeného licenčního ujednání ztrácí uživatel software licenci na užívání software bez náhrad a může být soudně stíhán za zneužití práv na užívání software.

10

Instalace

3 Instalace Tato kapitola vás seznámí s hardwarovými a softwarovými podmínkami nutnými ke zdárnému provozu programu. Popisuje postup instalace při první instalaci, instalaci upgrade i instalaci síťové verze. Na závěr poodhaluje některé problémy, k nimž během instalace může dojít a jak se s nimi vypořádat. Upozornění: Před otevřením balíčku s instalačními disketami, prostudujte si, prosíme, pečlivě Licenční ujednání. Ujistěte se, že všem jeho bodům rozumíte a souhlasíte s nimi. Teprve pak přistupte k porušení pečetí. Doporučujeme vytvoření záložních kopií instalačních disket (možné i na pevném disku počítače). Při instalaci programu na počítač, kde již je nainstalovaná MS-DOS verze programu Podvojné účetnictví se není třeba obávat poškození dat. Převod dat z verze pro MS-DOS do verze pro Windows je popsán v kapitole 12.5.

3.1

Hardwarové požadavky

K provozu aplikace Podvojné účetnictví vyhoví v současnosti na trhu běžná počítačová sestava PC s mikroprocesorem typu Pentium a s pamětí 32 MB RAM a monitorem VGA s min 256 barvami. V krajním případě může vyhovět i sestava s procesorem 486 a pamětí 16 MB. Po instalaci zabere program asi 10 MB diskového prostoru. Pro krátkou dobu odezvy je obecně výhodnější co nejvýkonnější výpočetní systém.

3.2

Softwarové požadavky

Podvojné účetnictví je aplikace, vyžadující operační systém MS Windows 95 nebo Windows 98, Windows NT, Windows 2000, Windows ME, Windows XP.

3.3

Požadavky na obsluhu

Skutečnost, že program Podvojné účetnictví běží pod operačním systémem MS Windows 95/98/NT/2000/ME/XP předkládá jako nutný požadavek základní znalosti obsluhy tohoto operačního systému. Tento operační systém je již natolik obecně známý, že nepovažujeme za nutné objasňovat všechny detaily obsluhy. Laskavého


11

čtenáře odkážeme na některou z četných příruček nebo na absolvování některého z kurzů obsluhy počítače.

3.4

Postup instalace

Program se nainstaluje spuštěním instalátoru Setup.exe, který je součástí dodávky. Postup instalace z disket, MRP-CD nebo z internetu je podrobně popsán v příručce Základ vizuálního systému.

Přechod z MS-DOS verze

3.4.1 Přechod z MS-DOS verze Je třeba zdůraznit, že program Podvojné účetnictví pro Windows 95 a vyšší se datově ani funkčně neshoduje s Jednoduchým účetnictvím pro MS-DOS. Pro usnadnění přechodu je k dispozici převod dat z verzí pro MS-DOS do verzí pro Windows 95 a vyšší. Postup převodu dat je popsán v kapitole 12.5.

3.5

Spuštění programu

Podvojné účetnictví se automaticky nainstaluje do nabídky Programy a dáte-li souhlas, instalátor umístí zástupce na Pracovní plochu. Při spouštění postupujte např. následovně: 1. Klikněte na tlačítko Start v hlavním panelu Windows 2. Zvolte nabídku Programy a v něm vyhledejte Jednoduché účetnictví. 3. Klikněte na ikonu Jednoduché účetnictví (resp. Jednoduché účetnictví + sklad nebo Fakturace nebo Sklad, podle dodané konfigurace). Tip: Ke spouštění všech MRP-aplikací s výhodou využijete MRPlištu, která je součástí Základu vizuálního systému. Podrobný popis naleznete v příručce Základ vizuálního systému.

3.6

Ukončení chodu programu

Chod programu ukončíte jedním z níže uvedených postupů: •

Klikněte na tlačítko pro zavírání oken

v pravém horním rohu

nebo •

zvolte Konec z hlavního nabídky nebo klikněte na Konec

12

Instalace nebo •

3.7

stlačte klávesu Esc.

Vypnutí počítače

Zachovávejte následující postup: 1. Ukončete chod všech aplikací. 2. Klikněte na Start a zvolte položku Vypnout. 3. V následném dialogu vyberte volbu Vypnout. 4. Klikněte na tlačítko Ano. Upozornění: Dbejte na dodržování uvedeného postupu při vypínání počítače. Náhlé vypnutí počítače za chodu aplikací může vést k poškození dat.

3.8

Odinstalace programu

Vyskytne-li se požadavek program odinstalovat, nestačí pouhé smazání jeho součástí z pevného disku. Použijte služby Přidat nebo ubrat programy. Postup je následující: 1. Klikněte na tlačítko Start a zvolte položku Nastavení Ovládací panely... 2. Dvakrát klikněte na ikonu služby Přidat nebo ubrat programy. 3. V seznamu nalistujte jméno požadované aplikace. 4. Klikněte na tlačítko Přidat či odebrat... 5. Dále se řiďte pokyny odinstalačního programu. 6. Po skončení odinstalace vymažte složku, ve které se aplikace nacházela. Upozornění: Odinstalace programu nesmaže data ani uživatelské předlohy tiskových sestav. Je nutné smazat je samostatně (viz bod 6. výše). Data ponechá nedotčena i nová instalace do stejné složky. Při instalaci nové verze dojde pouze k jejich restrukturalizaci.


13

4 Hlavní okno Tato kapitola pojednává o hlavním oknu aplikace. Naleznete zde informace jak si program přizpůsobit svým požadavkům, jak nejlépe využívat nových prvků a kde nalézt věci, na které jste byli zvyklí z minulých verzí. Hlavní okno se objeví hned po startu programu. Jeho hlavní části: Titulkový pás Nabídková lišta Panel Agenda

Stavový panel

Titulkový pás kromě obvyklého jména aplikace obsahuje jméno otevřené firmy a datum. Nabídková lišta je další obvyklý prvek okna aplikace. Kliknutím na nabídku se rozbalí její položky. Zkratkové klávesy uvedené u některých položek upozorňují na možnost zrychleného přístupu (např. Ctrl+F – volba firmy v multiverzi.). Na panelu Agenda jsou tlačítka modulů a ikony agend v modulech obsažených. Nahrazují dřívější tlačítka modulů a kartotéky agend. Stavový panel ukazuje informace o verzi a licenci a krátkou základní nápovědu k obsluze tabulek a vstupních formulářů. Další podrobnosti k obsluze programu naleznete v příručce Základ vizuálního systému.

14

Nastavení

5 Nastavení Tato kapitola pojednává o nastavení parametrů potřebných ke zdárnému chodu programu Podvojné účetnictví. Naučíte se naplňovat číselníky a objevíte výhody použití předdefinovaných položek k urychlení práce. Nastavení potřebných údajů a parametrů je výhodné provést na začátku práce s programem. Upozornění: V multiverzi programu se nastavení týká samostatně každé jednotlivé definované firmy. Jak zahájit Nastavení: • Klikněte na Nastavení v hlavní nabídce a zvolte hned první nebo požadovanou volbu (viz též obr).

Tip: Volbou položky z nabídky Nastavení získáte možnost přímého výběru konkrétní karty, na které má být vstupní formulář otevřen.

5.1

Program

Nalistujte kartu Program pomocí kombinace kláves Ctrl+Tab nebo klikněte myší na záložku Program.


15

Obr. 1: Nastavení - karta Program.

5.1.1 Ovládání Potvrzení při Zaškrtnete-li položku Potvrzení při ukončení, program si před ukončením vyžádá potvrzení. Protože zavřít vstupní formuláře ukončení a ukončit program lze i stlačením klávesy Esc, můžete tím zabránit nechtěnému opuštění programu, stlačíte-li klávesu Esc vícekrát. Enter je Tab

Zaškrtnutím okénka Enter je Tab zajistíte přiřazení funkce tabulátoru při přeskakování mezi položkami i klávese Enter. Tím získá vyšší komfort obsluhy ten, kdo není zvyklý pro přemísťování od údaje k údaji užívat tabulátor. Rovněž při dokončení editace položky v editačním okně stlačením klávesy Enter přeskočí kurzor automaticky na další položku. Kombinace Shift+Enter je pak totéž jako Shift+Tab, tedy přechod na předcházející položku.

Automatické Zapnutím automatického zálohování zajistíte, že program bude sám zálohovat data vždy před choulostivou operací, během níž pokud by zálohování došlo k havárii počítače, mohlo by to znamenat ztrátu dat. Takovou operací je např. přečíslování deníku. Podobně si zajistíte automaZálohovat tickou zálohu dat vždy před ukončením programu zapnutím volby data před Zálohovat data před ukončením. ukončením Program si pro tento účel vytvoří zvláštní složku Datazal a v ní pak podsložky Zal0001, Zal0002 podle čísla firmy. V každé z těchto složek naleznete další podsložky pojmenované datem zálohy a v

16

Nastavení nich pak záložní soubory pojmenované časem založení. Program takto automaticky udržuje pětidenní posloupnost záloh. Upozornění: Tyto automatické zálohy nemohou nahradit pravidelné zálohování na spolehlivá externí média, neboť se vytvářejí na stejném disku s programem. Při zničení disku byste tak o Vaše data nenahraditelně přišli.

Hlavní heslo

Hlavní heslo zadejte, přejete-li si zabránit spuštění programu nepovolaným osobám nebo určitým uživatelům zpřístupnit pouze určité moduly (viz Ostatní hesla). Pro změnu hesla nejprve zadejte staré heslo, pak heslo nové. Zadáte-li jako nové heslo prázdný řetězec znaků (tedy nic), ochranu heslem odstraníte. Upozornění: Zadáním hesla pouze chráníte vstup do programu. Nešifrují se data. Heslo si dobře zapamatujte! Pokud jej ztratíte, je třeba spojit se s HotLine.

Kontrolní datum

Plátce DPH

5.1.2 Zápis data do dokladů Zde zadejte datum poslední uzávěrky. Při zápisu dokladu počítač upozorní na pokus zadat datum dokladu „starší“ než zde zadané datum. 5.1.3 DPH Zaškrtnutím volby Plátce DPH se vyjádří status firmy jakožto plátce nebo neplátce daně z přidané hodnoty. Do editačních polí Sazby DPH pak zadejte v pořadí zleva sníženou a základní sazbu daně z přidané hodnoty.

Zaokr. DPH

Nastavení zaokrouhlování vypočtené DPH v celkových částkách (1 – zaokrouhlování na desetihaléře, 2 – zaokrouhlování na haléře).

Použít koeficient

Zákon č. 588/1992 Sb. předepisuje způsob výpočtu DPH pomocí koeficientu zaokrouhleného na čtyři desetinná místa. V souladu s tímto předpisem program uvedený postup aplikuje na celkové částky za daňový doklad. Odstraníte-li zaškrtnutí této volby, zajistíte, že DPH v daňových dokladech se bude počítat procentuálním počtem, nikoli podle litery zákona o DPH.

Vrac. DPH

Zaškrtněte tuto volbu, pro změnu znaménka u vracené DPH při tisku Přiznání k DPH.

Podvojné účetnictví Ohlašovací povinnost Tisk více kopií

17

Zde zadejte částku, po jejímž překročení nastane ohlašovací povinnost o nezdaněných výplatách (viz sestava č. 10). Při zadání tisku více kopii (zadáním v Výstupech) program vyšle požadavek tiskárně. Ovladače některých tiskáren nedokážou požadavku vyhovět. V takovém případě odstraňte zaškrtnutí volby Pomocí ovladače tiskárny a program bude každou kopii vytvářet samostatně.

5.2

Účetní deník

Karta nastavení účetního deníku obsahuje pouze seznamy, které slouží k usnadnění a k zpřehlednění práce s účetním deníkem.

Kurzy

5.2.1 Kurzy Tabulka kurzů se využívá při zápisu zahraničních dokladů. Plní se daty zde nebo automaticky během zápisu zahraniční faktury. 5.2.2

Předkontace

Předkontace

Předkontace je seznam předem připravených často používaných zápisů účetního deníku. 5.2.3

Střediska

Střediska

Seznam středisek při dělení firmy na střediska.

Organizace

5.2.4 Účtová osnova Před úpravami účtové osnovy zvolte typ organizace zaškrtnutím nebo nezaškrtnutím volby Rozpočtová nebo příspěvková v boxu Organizace.

Účtová osnova

Program má předdefinovanou účtovou osnovu pro podnikatele. Zde můžete účtovou osnovu prohlížet, případně modifikovat. Pro snadnější orientaci je k dispozici rychlé vyhledávání. Postup rychlého vyhledání účtu v osnově: Zapište číslo účtu (stačí část) do editačního pole okna rychlého vyhledávání. Pro snazší prohlížení a úpravy účtové osnovy jsou k dispozici filtry, které lze nastavit pomocí tlačítek (viz Obr. 2):

18

Nastavení Kliknutím na Vše zobrazíte všechny účty současně. Analytické i syntetické. Kliknutím na tlačítko Syntetika zobrazíte pouze syntetické účty (zkráceně syntetika). Analytické zůstanou potlačeny. Kliknutím na tlačítko Analytika zobrazíte pouze účty analytické (zkráceně analytika) pořízené právě vybranému syntetickému účtu.

Obr. 2: Účtová osnova.

Nejobvyklejší modifikací účtové osnovy je definice analytických účtů. Postup přidání analytika: 1. Klikněte na tlačítko Vše pro zobrazení všech účtů. 2. Nalistujte účet, ke kterému budete definovat analytikum. 3. Stlačte klávesu Insert pro přidání řádku a do buněk tabulky zapište potřebná data. Syntetikum i analytikum může být maximálně tříciferné. Pro textový popis účtu je vymezeno 30 znaků. Do sloupce Druh pro rozlišení uvádějte jednopísmennou zkratku dle níže uvedené tabulky. Zadáním údaje MIMO do sloupce -Daň zajistíte, že účet bude vyloučen z daňové výsledovky. Uvedením zkratky cizí měny ve sloupci Měna definujete, že na zvolený účet se bude účtovat v cizí


19

měně (nepoužívejte pro korunové účty!). Mezerníkem ve sloupci Saldo zadejte hodnotou S účtúčtúm, které nebudou-li spárovány, převedou se při ročním převodu jako archivní. Druh

5.3

Význam

A

Aktivní účty (třídy 0 až 4)

P

Pasivní účty (třídy 0 až 4)

A

Nákladové účty (třída 5)

V

Výnosové účty (třída 6)

Z

Závěrkové účty (třída 7)

I

Interní účty (třídy 8 a 9)

Pohledávky, závazky, faktury

Na této kartě lze zadat a nastavit údaje pro urychlení a usnadnění práce s knihou faktur, ostatních pohledávek a závazků.

Obr. 3: Nastavení - karta Pohledávky, závazky, faktury.

Kurzy

5.3.1 Seznamy Vyplňování tabulky kurzů je popsáno v kapitole 5.2.1.

20 Platební karty Předdef. položky faktur a objednávek

Stálé platby

Nastavení Seznam platebních karet slouží k evidenci plateb kartami ve fakturách, ostatních pohledávkách a závazcích a maloobchodu. Zde je možné si předdefinovat nejčastěji se objevující položky faktur a objednávek. Během zápisu faktury pak pouhou volbou ze seznamu dosadíte předdefinovaná data. Údaj Číslo má v tomto případě speciální význam. Pokud zadáte více řádků se stejným číslem, dosadí se pak do faktury nebo objednávky všechny, počínaje zvoleným řádkem. U seznamu stálých plateb se pro editaci a přidávání řádků otvírá vstupní formulář. V něm vyplňte požadovaná data. Význam je zřejmý z textů.

Obr. 4: Stálé platby.

Zvláštní pozornost si zaslouží údaje: Datum platby a Perioda. Datum platby se použije při vytváření platebního příkazu a po jeho vytištění se automaticky zvýší o zadanou periodu. Při přidávání nové stálé platby zadejte jako datum platby datum nejbližší splátky. Program se o úhrady stálých plateb sám nestará. Je tedy třeba pravidelně nahlížet do seznamu stálých plateb a sledovat datum plateb. Přejete-li si uhradit stálou platbu, klikněte na tlačítko Do tisku. V posledním sloupci se objeví symbol "()". Při nejbližším tisku příkazu k úhradě se do něj platba automaticky zařadí.

Podvojné účetnictví Střediska Typy ost. pohledávek a záv.

21

Seznam středisek. Program umožňuje pracovat pouze se dvěma typy ostatních pohledávek a závazků – úvěry a ostatními. Při zadávání nových typů je nutné z této skutečnosti vycházet.

5.3.2 Splatnost V editačním poli Doba splatnosti v dnech uveďte splatnost Doba splatnosti v dnech pohledávek a závazků. Podle toho se bude vypočítávat a do textu dosazovat datum splatnosti.

Zadávání částek s DPH

Počet desetinných míst

5.3.3 Ceny v položkách faktur Zaškrtnutím Zadávání částek s DPH ovlivníte požadovaným způsobem automatický výpočet základu a daně z přidané hodnoty. Zmíněné údaje se automaticky dosazují do příslušných sloupců v položkách faktury. 5.3.4 Zaokr. celkové ceny vydané faktury Význam tohoto údaje je zřejmý. Z rozbalovacího seznamu vyberte jednu z předdefinovaných možností počtu desetinných míst. 5.3.5 Penalizační faktury Zde zadejte podklady pro výpočet penalizačních faktur. Význam údajů je zřejmý z nápovědních textů.

V tuzemských fakturách

5.3.6 Zahraniční měna Zaškrtnutí této volby umožní zadávat tuzemské faktury v zahraniční měně. Pro tisk takové faktury je třeba použít příslušnou předlohu.

5.4

Pomocné knihy

Na této kartě lze zadat a nastavit údaje pro urychlení a usnadnění práce s knihou faktur a objednávek.

Položky faktur a objednávek

5.4.1 Seznamy Položky faktur a objednávek Zde je možné si předdefinovat nejčastěji se objevující data v položkách objednávek. Během zápisu objednávky pak pouhou volbou ze seznamu dosadíte předdefinovaná data. Vyplnění tabulky je popsáno v kapitole 5.3.1.

Střediska

Seznam středisek.

22 Odpisové sazby HNIM

Zadávání částek s DPH

Nastavení Tato tabulka je již naplněna potřebnými údaji. Pokud dojde k jejich změnám ze zákona obdržíte s aktualizací programu také novou tabulku sazeb. K přenesení jejího obsahu do vaší tabulky slouží tlačítko Načíst sazby. 5.4.2 Ceny v položkách objednávek Zaškrtnutím Zadávání částek s DPH ovlivníte požadovaným způsobem automatický výpočet základu a daně z přidané hodnoty. Zmíněné údaje se automaticky dosazují do příslušných sloupců v položkách objednávky.

5.5

Kniha jízd

Na této kartě definujete seznamy potřebné pro práci s knihou jízd.

Řidiči

5.5.1 Seznamy Údaje ukládané do seznamu řidičů jsou zřejmé z nadpisů jednotlivých sloupců.

Ceny pohonných hmot

V seznamu pohonných hmot se zadává cena tankovaných pohonných hmot a doba její platnosti (Od – Do) pro pozdější výpočet cestovní náhrady.

Sazby základní náhrady

Tabulka sazeb základní náhrady shromažďuje částky základní náhrady za jeden km jízdy. Tabulku pravidelně doplňujeme v souladu s legislativními změnami a po aktualizaci programu klikněte na tlačítko Načíst sazby.

Možné cesty

Zde zadávejte nejčastější cesty. Údaje budou použity pro vyplňování cestovních příkazů a vyúčtování pracovních cest.

Stravné

Tabulku stravného pravidelně aktualizujeme a její poslední znění získáte s upgradem programu. Poté je třeba kliknutím na Načíst sazby obnovit aktuální data v tabulce.

5.6

Sklad

Jste-li uživatelem licence k programu MRP Podvojné účetnictví se skladem (nebo k samostatnému programu MRP Sklad), naleznete na kartě Sklad potřebná data pro ovlivnění a automatizaci obsluhy skladů.


23

Obr. 5: Nastavení - karta Sklad.

Druhy skladových pohybů

5.6.1 Seznamy Druhy skladových pohybů umožní automatickou volbu ceny pro pohyby. V seznamu Druhy skladových pohybů předdefinujte potřebné druhy příjmů a výdejů.

Měrné jednotky

Zde si můžete k již předdefinovaným měrným jednotkám doplnit další svoje.

Platební karty

Seznam platebních karet slouží k evidenci plateb kartami ve fakturách, ostatních pohledávkách a závazcích a maloobchodu.

Sklady

Pro opravy a přidávání do seznamu Sklady se otevře vstupní formulář. V něm se vyplňuje pouze název skladu jako text maximální délky 30 znaků. Číslo skladu si program vytváří sám.

Skupiny zboží

Skupiny zboží naleznou uplatnění mj. při tvorbě seznamů zboží ve propojení s MRP E-obchodem. Pomocí členění na skupiny a nadřazené skupiny se po přenosu dat do MRP E-Obchodu vytváří stromová struktura nazvaná katalog zboží. Na Obr. 6 je příklad členění. Do sloupce Nařaz. skup. se uvádí údaj ze sloupce Číslo. První skupina (resp. skupina nejvyšší úrovně) nebude mít nadřazenu žádnou skupinu - buňka zůstane prázdná.:

24

Nastavení

Obr. 6: Skupiny zboží.

Rabaty

5.6.2 Parametry Můžete definovat až pět rabatů pro pět odlišných prodejních cen. Do editačních polí zapište počet procent, o kolik má být příslušná cena vyšší než základ. Základem je cena skladová. K výpočtu prodejních cen dojde při zadávání skladové ceny nebo funkcí Hromadná změna ve skladových kartách v modulu Sklad. Poznámka: Rabaty 4 a 5 je možné navíc zadat pro každou kartu individuálně v modulu Sklad.

Pohyby ve skladu

Zaškrtnutím políčka Povolit výdej do minusu umožníte přečerpat při výdeji ze skladu stav zásob. Zaškrtnutím políčka Upozornit na rezervaci zajistíte, že pokud zbytek na skladě bude celý nebo z čísti rezervován, objeví se při pokusu o další rezervaci nebo výdej upozornění, že zboží je již rezervováno jinou objednávkou.

Zaokrouhlování

Volbou z předdefinovaných možností nastavte zaokrouhlování na požadovaný počet desetinných míst.

Čárový kód

Z rozbalovacího seznamu zvolte typ používaného kódu pro jeho kontrolu.

Podvojné účetnictví Přenos do položek faktur a objednávek.

25

Do faktury (a přijaté objednávky) lze přenést až tři údaje z jedné skladové karty. Které to budou stanovíte volbou v rozbalovacích seznamech. Zaškrtnutím okénka Na nový řádek zajistíte, že každý z přenášených údajů bude na novém řádku v položkách faktur (jinak se data pouze zřetězí, což při omezené délce textu položky (50 znaků) může znamenat přetečení a tím pádem neúplnost dat v položce).

5.7

Karta Adresy

Adresář odběratelů a dodavatelů je nepostradatelnou součástí všech verzí a konfigurací účetního systému.

Cenové skupiny

5.7.1 Seznamy Seznam Cenové skupiny souvisí s aplikací slev ve fakturách, objednávkách, skladových pohybech. Do sloupce Sleva zadejte přiznanou slevu v procentech. Sleva se pak automaticky uplatní při vystavování faktury, objednávky nebo výdejky ze skladu.

PSČ a Kódy bank

Tyto seznamy jsou již naplněny. Pokud je budete chtít měnit a doplňovat, postup naleznete v příručce Základ systému.

Před vyřazením zobrazit adresu

5.7.2 Box Čárový kód Tato volba Vám poslouží, pokud např. své nabídky rozesíláte poštou v obálkách. Adresu na obálce lze vybavit čárovým kódem a vrácené zásilky pak vyřadit z příštího tisku (více v kapitole 10).

5.8

Ostatní hesla

Na kartě Ostatní hesla můžete nadefinovat přístupová práva jednotlivým členům pracovní skupiny. Při startu programu se pak každý uživatel prokáže svým heslem a smí spustit pouze ty moduly, ke kterým má povolen přístup. Je li zadáno hlavní heslo programu (viz 5.1), je nutné je pro otevření karty Ostatní hesla zadat.

26

Nastavení

Obr. 7: Nastavení - karta Ostatní hesla.

Postup vyplňování spočívá v zápisu hesla do prvního sloupce, jména uživatele do druhého sloupce a do dalších sloupců pak jednotlivých úrovně přístupových práv zadáte kliknutím na příslušná tlačítka.

5.9

Firma

Na kartě Firma vyplňte vstupní formulář identifikačních údajů firmy. Obsah editačních polí je zřejmý z textů. Zapsané údaje se budou používat při vystavování faktur, do záhlaví sestav a podobně. Upozornění: Identifikační data uživatele se z důvodů zachování anonymity nezálohují. Při obnově dat ze zálohy je třeba tyto údaje zkontrolovat, případně doplnit. Dále je třeba brát v úvahu skutečnost, že vztah s ostatními daty je relační. To znamená, že jakákoli změna v adrese nebo čísle účtu se projeví (i zpětně) v navazujících datech jako jsou faktury, objednávky apod.


27

Obr. 8: Nastavení - karta Firma.

5.9.1 Volba a definice firem Jste-li uživatelem multiverze, kliknutím na tlačítko Volba a definice firem otevřete dialog sloužící k přepínání mezi jednotlivými firmami multiverze, k přidávání a rušení firem. Název firmy

Název firmy nemusí být totožný s jejím obchodním jménem. Má význam pouze pro orientaci v tomto seznamu a v programu (název otevřené firmy je součástí titulku okna). Zaškrtnutím okénka Otevírat tuto firmu automaticky zajistíte, že se zvolená firma otevře ihned po startu programu. Údaje Účetní rok a Propojení Vám usnadní orientaci ve velkém počtu firem. Volbou Zobrazení můžete zobrazit jen firmy jednoho roku nebo všechny roky jedné firmy (související podle Propojení). Tip: Stlačením kombinace Ctrl+F vyvoláte v hlavním okně aplikace seznam firem kdykoli budete požadovat přepnutí do jiné firmy. 5.9.2 Použití multiverze Způsob použití multiverze pro vedení účetnictví více firmám je zřejmý. Dalším významným využitím je archivace dat z minulých let, snadný přístup k nim a zejména zjednodušení ročních

28

Nastavení uzávěrek. Pro tento účel je třeba před roční uzávěrkou (ročním převodem) vytvořit kopii firmy. Postup vytvoření kopie firmy před roční uzávěrkou: 1. V dialogu Volba a definice firem klikněte na tlačítko Zkopírovat a vytvořte kopii zvolené firmy. 2. Otevřete nově vzniklou kopii firmy a v ní proveďte roční převod.

Obr. 9: Volba a definice firem.


29

6 Účetní deník Tato kapitola pojednává o práci s účetním deníkem programu Podvojné účetnictví. Seznámí vás s postupem zápisu účetních dokladů do účetního deníku a s možnostmi jejich oprav a se způsoby zobrazení. Naučíte se jak získat požadované výstupní sestavy a podklady pro statistiku firmy.

Obr. 10: Účetní deník.

Účetní deník otevřete v hlavním okně aplikace stlačením klávesy T nebo kliknutím myší na tlačítko Účetní deník. Zápisy jsou podle účetních případů členěny do skupin. To umožňuje vidět vždy pohromadě všechny operace jednoho účetního případu (např. zaúčtování faktury a zaúčtování její úhrady). Zobrazení podle skupin můžete buď zapnout nebo vypnout zaškrtnutím volby Zobrazovat zápisy dle aktuální skupiny. Je-li zaškrtnuto, objevují se v tabulce Účetní zápisy jen zápisy právě zvolené skupiny. Není-li zaškrtnuto, jsou v této tabulce všechny zápisy bez ohledu na příslušnost ke skupině. Další způsob ovlivnění zobrazení účetního deníku představuje filtr účtů dostupný kliknutím na tlačítko Zobrazení. V účetním deníku pak vidíte jen ten účet, který jste zvolili. Zvolený režim zobrazení zůstane v platnosti i pro výstupy až do ukončení práce s modulem

30

Účetní deník nebo do další změny. Podrobněji je o zobrazení pojednáno na straně 35.

6.1

Zápis (skupina zápisů) účetního deníku

Zápis (resp. skupinu zápisů) lze do účetního deníku přidat buď přímo nebo vystavením či úhradou faktury (resp. pohledávky či závazku). Pro přímé vložení skupiny zápisů stlačte klávesu Insert. Tímto způsobem program vloží zápis na konec do nově přidané skupiny zápisů. Přejete li si zápis vložit mezi již existující zápisy některé skupiny, použijte funkci Vložení zápisu a přečíslování (viz dále).

Obr. 11: Oprava skupiny zápisů.

Zápis můžete přičlenit k již existující skupině zápisů. V takovém případě nejprve požadovanou skupinu zápisů nalistujte. Zápis vložíte buď pomocí funkce (viz strana 33) nebo skupinu otevřete k opravě a zápis přidejte jako novou položku skupiny. 6.1.1 Záhlaví skupiny zápisů Editační pole záhlaví skupiny zápisů vyplňujte údaji podle nápovědních textů. V případě nejasností použijte nápovědu. Zde uvedeme optimální postup, který maximálně využívá automatizovaného přístupu.

Podvojné účetnictví Číslo Zdroj/ doklad

31

Číslo zápisu program přiděluje sám. Jedná se o pořadové číslo, nikoli číslo dokladu. Je údaj představující napojení na faktury, ostatní pohledávky nebo ostatní závazky. Tento údaj dosazuje program sám při zaúčtování faktur, úhrad faktur apod. Pokud účtujete např. pokladní doklad přímo, pak kliknutím na tlačítko Přenést doklad, sem umístíte číslo dokladu ze zápisu (položky skupiny). Kromě čísla obsahuje údaj Zdroj/doklad také symbol původu. Význam použitých symbolů přibližuje následující tabulka: Symbol

Význam

Faktura přijatá

Faktura vydaná

Ostatní pohledávka

Ostatní závazek

Datum

Program automaticky nabízí naposledy zadávané datum. Při zapisování data rozhoduje formát jaký máte v nastavení Windows.

Středisko

Z rozbalovacího seznamu zvolte středisko. (Pouze pokud máte střediska předem nadefinovaná.)

IČO dod./odběr.

Zde zadejte identifikační číslo případného odběratele nebo dodavatele. Kliknutím na symbol seznamu nebo po stlačení F4 můžete požadovaný údaj vyhledat v adresáři. Uplatnění nalezne při tisku stvrzenek.

Typ DPH

Typ DPH je údajem, který je nutné vyplnit, jste li plátci DPH. Zvolte jej ze seznamu po stlačení F4. Pokud nejste plátci DPH, program sám automaticky dosazuje typ neovlivňující DPH.

Text

Text zápisu můžete vyplnit nebo ponechat prázdný a doplnit až textem z kteréhokoli zápisu, který dosadíte kliknutím na tlačítko Přenést text. Obdobně můžete přenést do záhlaví skupiny i doklad některého ze zápisů kliknutím na tlačítko Přenést dokl. Následující šestice editačních polí je určena pro zápis účtované částky. Rozepište ji podle uvozujících nápovědních textů:

22% Základ /DPH

Zde zapište daňový základ k základní sazbě DPH. Po přemístění ukazatele na další pole program automaticky z tohoto základu vypočítá DPH a doplní do příslušného pole. Zadáváte-li částky

32

Účetní deník včetně DPH, pak ještě než přejdete na další pole, klikněte na tlačítko seznamu vedle nebo stlačte F4. Plovoucí nabídka vám umožní zvolit způsob výpočtu podle požadavků.

5% Základ /DPH

Zde zapište daňový základ ke snížené sazbě DPH. Další postup je stejný jako v předcházejícím odstavci.

Osvobozeno /mimo DPH

Poslední dvě pole jsou určena pro zápis částek osvobozených od DPH a mimo DPH. 6.1.2 Účetní zápisy (položky skupiny) Nyní se přesuňte do tabulky Účetní zápisy (položky skupiny). Při účtování zápisem z jiných modulů (např. vystavení nebo úhrada faktury) program sám automaticky navrhne rozkontování a zaúčtování shora uvedených částek potřebným počtem účetních zápisů. Vám zbývá jen doplnit analytika (máte-li je definovaná) případně opravit zaúčtování nebo text zápisu. Při běžném účtování pokladních dokladů pak program dopředu sám navrhne některé zřejmé souvztažnosti. Během vyplňování se mezi buňkami tabulky pohybujte kurzorovými klávesami nebo tabulátorem. Téměř každá z buněk umožňuje výběr údaje z předdefinovaných hodnot. Po stlačení klávesy F2 nebo Enter v buňce tabulky můžete zahájit zápis dat nebo výběr ze seznamu (klávesou F4).

Číslo

Číslo zápisu je údaj, který program dosazuje sám.

MD

Má dáti - zde zapište nebo vyberte z účtové osnovy syntetikum účtu, na jehož vrub se účtovaná částka připisuje.

/An.

Zde zapište analytický účet (analytikum) k předchozímu účtu.

D

Dal - zde zapište nebo vyberte z účtové osnovy syntetikum účtu, v jehož prospěch se účtovaná částka připisuje.

/An.

Zde zapište analytický účet (analytikum) k předchozímu účtu.

Doklad

Zde zapište číslo účetního dokladu. Pokud se jedná o výdajový nebo příjmový doklad, stlačte F4 a program číslo vygeneruje sám. Program automaticky vytváří nepřetržitou řadu čísel dokladů příjmových (začínají na P) a výdajových (začínají na V).

Datum

Program automaticky nabízí naposledy zadávané datum.

Text

Zde zapište text dokladu. Je pro něj vyhrazeno 30 znaků.

Podvojné účetnictví Částka

V zahr. měně

33

Částka se přenese ze záhlaví skupiny. U typických případů (jako je např. účtování zdanitelných plnění) se i rozkontuje podle souvztažností na potřebný počet zápisů. Tento údaj se zpřístupní a máte-li pro daný účet definovánu zahraniční měnu. Tip: Často opakované zápisy si můžete předdefinovat v tabulce předkontací (viz strana 17). Seznam takto předdefinovaných zápisů otevřete, stlačíte-li F4 v buňce Text (zápisu). Kliknutím na OK ukončíte zápis. Nezadané klíčové údaje si program sám vyžádá.

6.2

Funkce

Kliknutím na tlačítko Funkce vyvoláte plovoucí nabídku funkcí. V nich jsou soustředěny speciální a pomocné operace se zápisy v účetním deníku. Stav účtů k aktuálnímu zápisu

Provede sumarizaci zvoleného účtu (nebo účtů) k aktuálnímu zápisu (tj. k zápisu, na kterém stojí kurzor) a zobrazí formou tabulky. Tuto funkci vyvoláte také klávesou F7, bez nutnosti otevírat plovoucí nabídku funkcí. Můžete zadat jeden nebo několik účtů oddělených čárkami. Zadáváte-li analytický účet, pak musí následovat bezprostředně za syntetickým bez jakéhokoli oddělovače (lomítka, mezery apod.).

Kalkulátor

Spustí vestavěný kalkulátor Windows. Tuto funkci lze vyvolat také klávesou F8 a to z každého místa programu.

Adresy

Otevře modul Adresy.

Faktury, pohledávky, závazky

Otevře modul Faktury, pohledávky, závazky. Tato volba poslouží k účtování úhrad, ani by bylo nutno opouštět účetní deník. K nalezení faktury příslušné k dané úhradě použijte funkci Zobrazit zdroj.

Zobrazit zdroj

Vyhledá zdroj (původ zápisu). Otevře příslušný modul, ze kterého byl doklad zaúčtován a nastaví na něj ukazatel.

Pomocné knihy

Otevře modul pomocných knih (knihy objednávek, hmotného a nehmotného majetku).

Nastavení

Vstup do Nastavení na kartě Účetní deník.

34 Počáteční stavy

Účtová osnova

Účetní deník Otevře vstupní formulář s účtovou osnovou, kde ke každému účtu můžete zadat počátečný stav. Počáteční stavy lze zadat globálně pro celou firmu nebo zvlášť pro každé středisko, kdy středisko (resp. celou firmu) vyberete z rozbalovacího seznamu Středisko. Touto volbou otevřete účtovou osnovu. Popis úprav naleznete v kapitole Nastavení na straně 17.

Kopie zápisu Vytvoří a na konec tabulky přidá kopii právě aktuálního zápisu. Zápis můžete zkopírovat do aktuální skupiny zápisů nebo do nové skupiny zápisů. Zkrácená volba je kombinace kláves Ctrl+K. Kontrola účtování

Volbou provedete kontrolu zaúčtování pohledávek a závazků. Pro tento účel se otevře speciální dialog Kontrola účtování, kde můžete definovat rozsah požadované kontroly. Kontrolu spustíte kliknutím na tlačítko Kontrola. Výsledky i s vysvětlivkami se zobrazí přímo v okně a uloží do souboru kontud.txt k případnému pozdějšímu nahlédnutí.

Vložení zápisu a přečíslování

Funkce vloží (podle volby z vnořené nabídky) zápis buď do momentálně nastavené skupiny zápisů nebo do nově přidané skupiny zápisů.

Přečíslování skupin

Přečísluje skupiny zápisů tak, aby byly seřazeny podle čísla nebo podle data. Požadované kritérium volte ze vnořené nabídky

Přečíslování zápisů

Přečísluje zápisy tak, aby byly seřazeny podle čísla nebo podle data. Požadované kritérium volte z vnořené nabídky.

Roční převod

Provede roční uzávěrku a převod dat. Před zahájením této operace je třeba příslušnou funkcí provést doplnění uzávěrkových zápisů. V dialogu zadejte datum uzávěrky a analytika uzávěrkových účtů.

Obr. 12: Doplnění uzávěrkových zápisů.

V dialogu Roční převod nastavte provedení požadovaných operací a


35

zadejte datum, ke kterému má být účetnictví uzavřeno. Zálohovat data před převodem

Převod je nevratná operace. Aby zůstala možnost vrátit se k původnímu stavu dat (jejich obnovením ze zálohy), je třeba data před převodem zálohovat. Zaškrtnutí této volby signalizuje nastavení automatického zálohování (viz 5.1.1). Doplňte, je-li třeba, analytikum účtu pro hospodářský výsledek.

Obr. 13: Roční převod.

6.3

Zobrazení

Zobrazení představuje možnost filtrování zápisů podle jednotlivých účtů. Zajistíte, že v účetním deníku budou dostupné (a tisknout se v sestavách) jen ty zápisy, které odpovídají nastavenému zobrazení.

Obr. 14: Zobrazení.

Volba Všechny zápisy zruší filtrování.

36

Účetní deník

6.4

Výstupy

Klikněte na tlačítko Výstupy. Otevře se dialogové okno Výstupy pro tisk výstupních sestav. Jeho obsluha je popsána v příručce Základ vizuálního systému.

6.5

Daň z příjmu

Kliknutím na tlačítko spustíte modul Editor formulářů daně z příjmů, který umožní připravit a vytisknout všechny formuláře pro daňové odvody a výkazy pro zdravotní a sociální pojišťovny. Tento modul je volitelný.

Obr. 15: Otevření formuláře pro daň z příjmu.

Po otevření modulu otevřete rozpracovaný formulář nebo založte nový. Tlačítka v nástrojové liště umožňují snadné listování formulářem po stranách nebo oddílech.


37

Obr. 16: Editor formulářů daně z příjmu.

Pokud potřebujete skočit přímo na kolonku známého čísla, oddíl nebo stranu, použijte příslušnou volbu z nabídky Zobrazit. Volbou Import výkazů z jednoduchého účetnictví z nabídky Nástroje zajistíte vyplnění příslušných kolonek výkazy z účetnictví firmy. Ctrl+P

Tisk vyplněného formuláře zahájíte volbou Tisk z nabídky Soubor nebo zkratkovou klávesou Ctrl+P.

Obr. 17: Tisk daňových přiznání.

Formuláře obsahují drobné písmo; doporučujeme tisknout je na laserových nebo inkoustových tiskárnách s co nejvyšším rozlišením. Kliknutím na tlačítko Možnosti tisku otevřete speciální dialog pro

38

Účetní deník kalibraci tiskárny. Navíc umožňuje zvolit si tisk samotného formuláře nebo jenom dat pro vyplnění originálního formuláře.

Obr. 18: Kalibrace tisku daně z příjmu.

Upozornění: Vzhled výstupních sestav modulu Daň z příjmu není možné jinak upravovat.


39

7 Faktury, pohledávky, závazky V této kapitole naleznete postup obsluhy modulu Fakturace a informace o využití provázání modulu Fakturace s ostatními moduly aplikace MRP Podvojné účetnictví pro Windows 95 a vyšší. Naučíte se jak evidovat vydané a přijaté faktury, jak je zaúčtovat, jak vydávat platební příkazy k úhradám. Rovněž se seznámíte s využitím modulů Ostatní pohledávky a Ostatní závazky.

Obr. 19: Vydané faktury.

Poznámka: Obsluha faktur přijatých i vydaných je vzájemně velmi podobná. Modul proto popisujeme jako celek a pouze odlišnosti na patřičných místech zmiňujeme. Otevřete fakturaci stlačením klávesy F nebo kliknutím myší na tlačítko Fakturace. Zvolte kartu Faktury vydané nebo Faktury přijaté podle požadavku. (Užitím hlavní nabídky můžete kartu Vydané nebo Přijaté faktury přímo zvolit.) Faktury jsou soustředěny do dvou tabulek: Vydané (resp. Přijaté) faktury a Položky faktury. Každá faktura je tvořena jedním řádkem v tabulce faktur a jedním nebo více řádky v tabulce položek faktur.

40


7.1

Vystavení faktury

Stlačte klávesu Insert nebo klikněte myší na tlačítko Přidat fakturu. Otevře se vstupní formulář Přidání vydané faktury resp. formulář Přidání přijaté faktury.

Obr. 20: Zápis faktury.

Některé z editačních polí vstupního formuláře jsou již vyplněny údaji naposledy zadávanými nebo automaticky generovanými. Význam dat je zřejmý z nápovědních textů. Bližší vysvětlení naleznete v nápovědě. Zde se zaměříme podrobněji na klíčové údaje. IČO

Po zapsání identifikačního čísla firmy program prohledá tabulku adres a nalezne-li odpovídající záznam, automaticky vyplní všechny dostupné údaje z adresy. Nenalezne-li program IČO firmy v tabulce adres (nebo nezadáte-li žádné) pokračujte dále ve vyplňování adresních údajů. Jinak lze v tabulce adres nalistovat požadovanou firmu nebo adresu. Postup je následující: 1. Stlačte klávesu F4 v editačním poli IČO. 2. Nalistujte adresu v tabulce Adresy. 3. Stlačte Enter nebo klikněte na tlačítko Převzít.

Číslo faktury Číslo faktury počítač přiděluje sám každé nové faktuře o jedničku vyšší. Je však možné číslo faktury změnit a založit si číselnou řadu faktur zahrnující kromě pořadí i další údaj, jak je zvykem (např.


41

rok). Je ovšem nutné zachovat při tom několik důležitých pravidel (podrobněji viz příručka Základ vizuálního systému). Variabilní symbol

Editační pole Variabilní symbol se objevuje u přijatých faktur. Zapište zde číslo přijaté faktury.

Typ DPH

Stlačte F4 pro výběr typu DPH (má význam pro plátce DPH). Datum vzniku zdanitelného plnění, datum vystavení a datum splatnosti faktury spolu úzce souvisí. Počítač je navrhne podle nastavené doby splatnosti (viz kapitola 5.3.2). Při platbě kartou zvolte z číselníku předdefinovaných karet požadovanou kartu a zapište její číslo. 7.1.1 Položky faktury Po zápisu posledního údaje se kurzor automaticky přemístí do tabulky Položky faktury. Obsah sloupců je zřejmý z textů v jejich záhlaví. Sloupce s tmavým záhlavím (DPH MJ a %) mají význam pro plátce daně z přidané hodnoty.

Přenos ze seznamu předdefinovaných položek

Položky faktury mohou být předem definovány v číselníku Předdefinované položky (viz kapitola 5.3.1) nebo můžete převzít názvy ze skladových karet. Postup přenesení: 1. Nastavte kurzor do buňky Text v nové položce faktury. 2. Stlačte klávesu F4 nebo dvakrát kliknete myší na buňku (zkratkové klávesy jsou Ctrl+P nebo Ctrl+S). 3. Nalistujte požadovanou položku nebo kartu a stlačte Enter. 4. Opravte nebo doplňte chybějící údaje v položce.

Zrušení položky

Vymazat kteroukoli položku faktury lze stlačením kombinace kláves Ctrl+Delete.

Částky

Po zadání všech položek je možné provést korekci celkových částek faktury pro eliminaci případných zaokrouhlovacích chyb. Postup: 1. Klikněte na tlačítko Částky. 2. V otevřeném dialogovém okně opravte požadované částky v příslušných editačních polích. Upozornění: K úpravám částek sáhněte, až když už nehodláte ve faktuře měnit údaje, které by celkové částky mohly ovlivnit (tedy např. i typ DPH). Jinak program s každou změnou těchto dat celkové

42

Faktury, pohledávky, závazky částky za fakturu znovu přepočítá.

7.2

Další informace

Na kartu Další informace můžete zapsat další údaje faktury. Její obsah je proměnlivý. Podle druhu faktury zde naleznete data pro platbu platební kartou, při vývozu do zahraničí pak údaje o kurzu měny a celní náležitosti u dovozu.

7.3

Přidání dat z ostatních modulů

Většinu dat potřebných pro vystavení faktury lze získat i díky propojení s knihou objednávek a s modulem Sklad. Např. je-li kompletně vyplněna objednávka, jednoduchým postupem se přenesou data z objednávky do faktury. Stejně se postupuje i v případě modulu Sklad. Pokud nezadáte do faktury adresu, bude převzata z objednávky nebo skladového pohybu. 7.3.1 Přenos dat z knihy objednávek 1. Klikněte na tlačítko Objednávky. 2. V otevřené knize objednávek nalistujte (nebo přidejte) požadovanou objednávku. 3. Stlačte Enter nebo klikněte na tlačítko Převzít. 7.3.2 Přenos dat ze skladu 1. Klikněte na tlačítko Sklad. 2. Vyplňte data nové výdejky nebo příjemky resp. stornujte zápis, a nalistujte skladový pohyb pokud jej máte již připraven. 3. Stlačte Enter nebo klikněte na tlačítko Převzít. Poznámka: Popis obsluhy knihy objednávek a skladu hledejte v příslušných kapitolách této příručky.

7.4 Zaúčtování faktury

Zaúčtování faktury

Hotovou fakturu můžete zaúčtovat ihned po jejím ukončení (program sám nabídne) nebo později volbou funkce Zaúčtování faktury.


7.5

43

Zobrazení

Kliknutím na Zobrazení se objeví dialog pro nastavení seřazení faktur. Řadit faktury lze podle čísla faktury, IČO a data splatnosti.

7.6

Úhrada faktury

Úhrada představuje zaúčtování platby za fakturu zápisem do účetního deníku. Fakturu je možné uhrazovat po částech; systém sám eviduje kolik ještě zbývá uhradit a přednostně úhrady použije k vyrovnání částky tvořící DPH. Postup: 1. Nalistujte požadovanou fakturu. 2. Klikněte na tlačítko Uhradit. 3. Vyplňte potřebnými údaji editační pole v dialogovém okně Úhrada. 4. Stlačte Enter nebo klikněte na tlačítko OK. 7.6.1 Zaúčtování úhrady Automatické zaúčtování úhrady do účetního deníku proběhne, je-li v dialogovém okně Úhrada zaškrtnuta volba Zařadit úhradu do účetního deníku. Postup: 1. Zaškrtněte volbu Zařadit úhradu do účetního deníku v dialogu Úhrada.

Obr. 21: Úhrada.

2. Stlačte Enter nebo klikněte na tlačítko OK, otevře se účetní deník a přidá nový zápis obsahující data přenesená z faktury. 3. Doplňte zbývající údaje: datum, účet, středisko a položku zápisu (resp. pouze druh pohybu a text). 4. Klikněte na tlačítko OK pro uložení zápisu a návrat k fakturaci.

44

Faktury, pohledávky, závazky Tip: Faktury lze uhrazovat i přímo z účetního deníku příslušnou volbou z nabídky Funkce. Upozornění: Při částečných úhradách program automaticky nejprve započítává DPH a pak ostatní. 7.6.2 Seznam úhrad Každá faktura udržuje seznam úhrad, který je dostupný po kliknutí na tlačítko Seznam úhrad. Obsahuje dva sloupce: Datum a uhrazenou částku. Pomocí něho lze např. sledovat dodržování splátkového kalendáře. Na základě úhrady můžete také vytisknout pokladní doklad.

Smazání úhrady

Obvyklým postupem, tj. kombinací kláves Ctrl+Delete můžete kteroukoli úhradu smazat. Položka Uhradit se tím opraví, ovšem úhrada, která již byla zaúčtována do deníku se nestornuje. To je třeba učinit zvlášť příslušným postupem (např. smazáním zápisu v deníku). 7.6.3 Příkaz k úhradě Týká se pouze faktur přijatých a stálých plateb. Pro sestavení příkazu k úhradě je nejprve nutno provést zařazení příslušných přijatých faktur do tisku příkazu k úhradě. Postup: 1. Klikněte na tlačítko Příkaz k úhr. Objeví se plovoucí nabídka. 2. Zvolte položku 1. Zařaď do tisku příkazu k úhradě. 3. V pravém sloupci tabulky přijatých faktur se objeví symbol (viz tabulka níže). 4. Opakujte pro všechny faktury, které chcete zařadit do tisku příkazu k úhradě. Po zařazení všech požadovaných faktur a stálých plateb lze vytisknout příkaz k úhradě kliknutím na tlačítko Výstupy a volbou příslušné výstupní sestavy: 01 Příkaz k úhradě nebo 02 Hromadný příkaz k úhradě (viz dále). 7.6.4 Stálé platby Kromě úhrad přijatých faktur lze do příkazu k úhradě přidat úhrady stálých plateb. Postup: 1. Klikněte na tlačítko Příkaz k úhr.


45

2. Zvolte 4. Stálé platby. 3. Nalistujte v tabulce stálých plateb požadovanou položku. 4. Klikněte na tlačítko Do tisku. Při nejbližším tisku příkazu k úhradě nebo hromadného příkazu k úhradě bude stálá platba zařazena a datum splatnosti stálé platby bude posunut o nastavenou periodu. Poznámka: Popis obsluhy tabulky stálých plateb naleznete v kapitole 5.3.1. 7.6.5 Volby v nabídce Příkaz k úhradě Obsah posledního sloupce tabulky přijatých faktur indikuje příznak příkazu k úhradě. Pomocí voleb 0., 1., 2. a 3. z plovoucí nabídky Příkaz k úhr. lze tyto příznaky v případě potřeby nastavit nebo zrušit. - Faktura označena pro tisk příkazu k úhradě - Byl vytištěn příkaz k částečné úhradě - Byl vytištěn příkaz k plné úhradě

7.7

Funkce

Klikněte na tlačítko Funkce. Objeví se plovoucí nabídka speciálních funkcí: Adresy

Vstup do databáze adres.

Nastavení

Vstup do kartotéky Nastavení na kartě Pohledávky, závazky, faktury.

Kopie faktury

Vytvoří kopii právě aktuální faktury včetně jejích položek. Zkratková kombinace kláves pro tuto funkci je Ctrl+K. Tip: Stlačíte-li Ctrl+K při editaci položek faktury, přidá se nová položka, která je kopií právě aktuální položky.

Storno faktury

Volbou této funkce dojde k vytvoření storno faktury k právě zvolené faktuře.

Penalizační faktury

Volbou této funkce vytvoříte penalizační fakturu. Dialogem se nabídne, zda se má vytvořit pouze k zvolené faktuře nebo, zda se

46

Faktury, pohledávky, závazky v penalizaci mají objevit všechny nesplacené faktury aktuálního odběratele.

7.8

Výstupy

Klikněte na tlačítko Výstupy. Otevře se dialogové okno Výstupy. Jeho obsluha je popsána v příručce Základ vizuálního systému.

7.9

Předfaktura

Předfaktury mají v účetnictví firmy svoji specifickou úlohu a program MRP Podvojné účetnictví s možností vydávání předfaktur rovněž počítá. Pro evidenci předfaktur je zavedena zvláštní samostatná číselná řada (s připojeným písmenem X) a jelikož předfaktura není považována za daňový doklad, nelze ji ani zadat datum vzniku zdanitelného plnění ani nefiguruje v sestavách pro přiznání daně z přidané hodnoty. 7.9.1 Přidání předfaktury Klikněte na tlačítko Přidat předf. Ostatní operace jsou stejné jako s fakturami. 7.9.2 Úhrada předfaktury Při pokusu uhradit aktuální předfakturu se nejprve objeví dialogové okno nabízející vytvořit na základě aktuální předfaktury novou fakturu. Po odsouhlasení se nová faktura automaticky vytvoří a pokračující úhrada se již týká této faktury. Předfaktura zůstane v tabulce přítomna. Poznámka: Případné částečné úhrady aplikované na předfakturu se při vytvoření faktury na základě předfaktury do této faktury také přenesou.

7.10 Zahraniční faktura Vývoz

Zahraniční faktura se vyplňuje stejně jako faktura tuzemská. Ceny v položkách se uvádějí v zahraniční měně, program je do celkových částek přepočítává na tuzemskou měnu zadaným kurzem. Po volbě typu DPH (vývoz, dovoz, …) se na kartě Další informace vedle položek faktury objeví další editační pole pro zadání kurzu zahraniční měny. Postup zadání kurzu:


47

1. Do editačního pole Kurz (v měně/měna/v Kč) zadejte počet jednotek zahraniční měny. 2. V rozbalovacím seznamu vyberte měnu (nebo ji zapište pokud tam taková není). 3. Zadejte ekvivalentní počet jednotek tuzemské měny. Tip: Historii kurzu měny program uchovává. Zvolíte-li nejprve měnu v rozbalovacím seznamu, program automaticky dosadí poslední její kurz z tabulky Kurzy. Dovoz

Pro účtování dovozu je zvláštní postup. Fakturu za zboží je třeba oddělit od faktury, kterou budete uhrazovat clo a DPH. V praxi to znamená, že vytvoříte dvě faktury. Jednu od dodavatele pro zaúčtování dovezeného zboží, v níž zadáte Typ DPH 22 Dovoz, v položkách nastavíte sazbu na mimo DPH a v Dalších informacích zadáte měnu a kurs. Druhou fakturou zaúčtujete celní deklaraci. Tato bude mít jako položku libovolný text, Typ DPH opět 22 Dovoz a v Dalších informacích vyplníte zelená pole Celnice údaji z jednotné celní deklarace.

7.11 Ostatní pohledávky a závazky Karta Ostatní pohledávky zahrnuje evidenci pohledávek, které se nedají postihnout vydanými fakturami (např. úvěrů). Nyní i ostatní pohledávky a závazky jsou vybaveny jako daňové doklady a počítá se s nimi při výpočtu přiznání k DPH. Obsluha modulu ostatních pohledávek a závazků je velmi podobná práci s fakturami. Pohledávky a závazky lze nejen evidovat, ale i sledovat jejich splácení a úhrady přímo účtovat do účetního deníku. Kliknutím na Seznam úhrad otevřete tabulku již uhrazených částek zvolené pohledávky. Vymazáním některé úhrady z tabulky dojde k aktualizaci zůstatku, ale ji ne k smazání případně zaúčtované úhrady z účetního deníku. K tomu je nutno použít některý z postupů v účetním deníku (např. zrušení zápisu). 7.11.1 Zápis ostatních pohledávek Pro přidání pohledávky stlačte klávesu Insert. Vyplňte vstupní formulář podle nápovědních textů. V případě nejasností stlačte F1 pro zobrazení nápovědy.

48


Obr. 22: Přidání opohledávky.

7.11.2 Funkce Plovoucí nabídka speciálních funkcí je dostupná po kliknutí na tlačítko Funkce. Adresy

Vstup do tabulky Adresy.

Nastavení

Vstup do kartotéky Nastavení na kartě Pohledávky, závazky, faktury.

Kopie pohledávky

Vytvoří kopii právě aktuální pohledávky. Zkratková kombinace kláves pro tuto funkci je Ctrl+K. 7.11.3 Výstupy Klikněte na tlačítko Výstupy. Otevře se dialogové okno Výstupy. Jeho obsluha je popsána v příručce Základ vizuálního systému.

7.12 Ostatní závazky Obsluha modulu ostatních závazků je podobná obsluze ostatních pohledávek. Pro podrobnosti nahlédněte výše nebo v případě nejasností použijte nápovědu.


49

8 Pomocné knihy V této kapitole naleznete postupy obsluhy modulu pomocných knih, tj. knih objednávek, majetku a knihy jízd. Naučíte se vydávat objednávky i zaknihovat došlé objednávky, evidovat a odpisovat majetek, pracovat s knihou jízd.

8.1

Objednávky

Obsluha knihy objednávek je stejná pro přijaté i pro vydané objednávky a podobá se obsluze knihy faktur. Vstupní formulář se skládá z tabulky objednávek a z tabulky položek objednávek.

8.1.1 Zápis objednávky Stlačte klávesu Insert nebo klikněte na příslušné tlačítko databázového navigátoru. Do editačních polí vstupního formuláře Obr. 23: Přijaté objednávky.

zapište požadované údaje. Význam je zřejmý z nápovědních textů. Pro podrobnější vysvětlení použijte nápovědu. Význam sloupců v tabulce položek objednávky je zřejmý. Během editace položek lze využít seznamu Předdef. položky faktur a objednávek (viz kapitola 5.3.1). Pro otevření seznamu stlačte klávesu F4 nebo dvakrát klikněte na buňku položky ve sloupci Text. V případě přijatých objednávek je kromě zmiňovaných položek možné vybírat i ze

50

Pomocné knihy skladových karet, což představuje rezervaci zboží. Pokud je zboží již rezervováno, program na to upozorní. Kliknutím na tlačítko Částky můžete přímo ovlivnit celkové částky vyčíslené za celou objednávku.

Obr. 24: Zápis objednávky.

Každá přidaná položka objednávky je automaticky označena pro přenos do faktury symbolem v posledním sloupci tabulky. Význam označení je následující: - Položka nebude přenesena do faktury.

(

- Položka bude přenesena do faktury.

()

- Položka byla přenesena do faktury.

Stav celé objednávky indikují symboly následovně: - Objednávka nebyla vykryta.

(

- Objednávka byla zčásti vykryta.

()

- Objednávka byla vykryta.

Uvedené symboly se přidělují automaticky. Ručně lze ovlivnit stav objednávky (nebo jednotlivých položek objednávky) pomocí tlačítek. Tlačítka fungují cyklicky a jsou dostupná z klávesnice pomocí akcelerátoru nebo myší. Význam přibližuje tabulka:


51

Tlačítko

Funkce Označí aktuální položku. Označí všechny položky. Označí celou objednávku (dostupné z hlavního formuláře - Objednávky).

8.1.2 Napojení na sklad, rezervace zboží Během přidávání položky objednávky stlačte F4 na buňce Text. Program nabídne převzetí informací z předdefinovaných položek nebo ze skladových karet. Zvolíte-li ze skladové karty, program dále nabídne zda je použít jen jako číselník nebo zda převzít kompletní údaje, tedy zboží rezervovat. Jestliže zvolíte Ano (převzetí včetně čísla skladové karty), program Vám následně umožní volbu prodejní ceny (F4 v buňce Cena). Pokud množství zboží při výdeji ze skladu zasáhne do rezervovaného množství, program Vás upozorní. 8.1.3 Funkce Klikněte na tlačítko Funkce. Objeví se plovoucí nabídka speciálních funkcí: Adresy


Nastavení

Vstup do kartotéky Nastavení na kartě Pomocné knihy.

Kopie objednávky

Vytvoří kopii právě aktuální objednávky včetně jejích položek. Zkrácenou volbou je kombinace kláves Ctrl+K. Tip: Jako lze vytvořit kopii celé objednávky, lze vytvořit i kopii položky objednávky (během přidávání nebo editace). Této funkce využijete, požadujete-li částečné vykrývání objednávek. Rozložte počet kusů do více položek, tak jak potřebujete pro vykrývání. 8.1.4 Výstupy Klikněte na tlačítko Výstupy. Otevře se dialogové okno Výstupy. Jeho obsluha je popsána v příručce Základ vizuálního systému.

8.2

Zakázky (Akce)

Kniha zakázek umožňuje evidenci a zpracování dat týkajících se

52

Pomocné knihy jednoho projektu. Obsluha modulu je zřejmá. Zadáváme orientační data o zakázce, která můžeme později upřesnit.

Obr. 25: Zakázky.

8.2.1 Používání zakázek V každém modulu naleznete ve formulářích pro zadávání vstupních dat možnost volby zakázky. Ve výstupech pak možnost definovat filtr, který propustí pouze data zvolené zakázky.

8.3

Majetek (HNDM)

Kniha evidence majetku umožní evidovat a odpisovat majetek. Funkčně je modul jednoduchý. Pro detailní evidenci a odpisování slouží samostatný program MRP Evidence majetku.


53

Obr. 26: Majetek.

8.3.1 Zápis majetku Stlačte klávesu Insert nebo klikněte na příslušné tlačítko databázového navigátoru. Do editačních polí vstupního formuláře zapište požadované údaje.

Obr. 27: Zápis majetku.

54

Pomocné knihy 8.3.2 Funkce Klikněte na tlačítko Funkce. Objeví se plovoucí nabídka speciálních funkcí:

Nastavení

Vstup do kartotéky Nastavení na kartě Pomocné knihy.

Kopie majetku

Vytvoří kopii právě aktuálního řádku v knize majetku. Zkrácenou volbou je kombinace kláves Ctrl+K. 8.3.3 Odpisy Odpisy majetku se počítají automaticky při ročním převodu (viz Funkce v Účetním deníku). Podrobnější informace o odpisování získáte z našeho specializovaného programu MRP Evidence majetku. 8.3.4 Výstupy Klikněte na tlačítko Výstupy. Otevře se dialogové okno Výstupy. Jeho obsluha je popsána v příručce Základ vizuálního systému.

8.4

Drobný majetek

Evidenci drobného majetku naleznete v kartotéce Pomocné knihy. 8.4.1 Zápis drobného majetku Stlačte klávesu Insert pro přidání nebo Enter pro opravy zvoleného drobného majetku. Zapište data o drobném majetku do vstupního formuláře. V případě nejasností použijte nápovědu. Zadáním ceny a počtu zařazovaných jednotek dojde k výpočtu celkové ceny.

Obr. 28: Zápis drobného majetku.


8.5

55

Kniha cenin

Kniha cenin slouží obdobně jako Kniha drobného majetku k evidenci cenin.

Obr. 29: Kniha cenin.

Při práci s knihou cenin si nejprve nadefinujte ceniny (tlačítko Přidat ceninu. Poté ke každé cenině tlačítkem Přidat pohyb zadáte příjem nebo výdej.

8.6

Kniha jízd

Kniha jízd umožňuje evidovat vozidla, řidiče a služební jízdy soukromými nebo firemními vozidly. Eviduje ceny pohonných hmot i výši cestovních náhrad. Kniha jízd se skládá z tabulky vozidel a z tabulky jízd ke každému vozidlu. Řídicí klávesy a databázový navigátor ovládá vždy právě aktuální tabulku (podrobněji viz příručka Základ vizuálního systému). 8.6.1 Zápis vozidla Pro přidání vozidla stlačte klávesu Insert máte-li ukazatel umístěn v tabulce vozidel. Pro opravy vozidla stlačte Enter máte-li ukazatel na vybraném vozidle nebo na vybrané vozidlo dvakrát klikněte myší. Vyplňte vstupní formulář údaji podle technického průkazu vozidla.

56

Pomocné knihy

Obr. 30: Zápis vozidla.

8.6.2 Zápis jízdy Klikněte na tlačítko Nová jízda nebo stlačte klávesu Insert máte-li ukazatel umístěn v tabulce jízd nebo klávesu Enter máte-li ukazatel na jízdě, kterou si přejete opravit. Vyplňte vstupní formulář podle nápovědních textů. V případě nejasností použijte nápovědu.

Obr. 31: Zápis jízdy.

Kliknutím na tlačítko Pokrač. jízdy přidáte jízdu, která navazuje na jízdu naposledy přidávanou.


57

8.6.3 Funkce Klikněte na tlačítko Funkce. Objeví se plovoucí nabídka speciálních funkcí: Nastavení

Vstup do kartotéky Nastavení na kartě Kniha jízd.

Kopie jízdy/vozidla

Vytvoří kopii právě aktuálního vozidla nebo jízdy. Zkrácenou volbou je kombinace kláves Ctrl+K. Vozidlo se zkopíruje pouze samotné, bez jízd.

Zarovnat tachometr

Tato funkce přepočítá stav tachometru jednotlivých jízd, tak aby na sebe navazovaly. Přepočet proběhne od zvolené jízdy do konce.

Posunout tachometr

Funkce posune tachometr o zvolený počet kilometrů. Přepočet proběhne počínaje právě zvolenou jízdou do konce.

Změnit SPZ aktuálního vozidla

Funkce umožňuje změnit SPZ vozidla. SPZ je údaj, podle kterého jsou vozidla řazena a který slouží i jako klíčový údaj k propojení s tabulkou jízd.

Roční převod

Provede roční uzávěrku a převod dat. V dialogu Roční převod zadejte datum, ke kterému má být kniha jízd uzavřena a nastavte provedení požadovaných operací před převodem. Převod je nevratná operace. Aby zůstala možnost vrátit se k původnímu stavu dat (jejich obnovením ze zálohy), je třeba data před převodem zálohovat. Zaškrtnutí této volby Zálohovat data před převodem vám tuto činnost automaticky zajistí. 8.6.4 Výstupy Klikněte na tlačítko Výstupy. Otevře se dialogové okno Výstupy. Jeho obsluha je popsána v příručce Základ vizuálního systému.

58

Sklad

9 Sklad V této kapitole naleznete postup obsluhy modulu Sklad programu Jednoduché účetnictví pro Windows 95. Naučíte se jak pracovat s podsklady a jak přijímat zboží do skladu a jak je vydávat v různých prodejních cenách. Seznámíte se s provázáním skladu s ostatními moduly aplikace.

9.1

Skladové karty

Protože vyhledávání skladových karet je velmi častá činnost, byla přidána funkce Rychlé vyhledávání. Zadáním textu do některého ze tří editačních polí umístěných nad sloupci tabulky dojde k rychlému nalezení prvního výskytu zadaného textu v odpovídajícím sloupci tabulky. (Podrobnosti viz též kapitola 10.1.)

Obr. 32: Skladové karty.

Tip: Uspořádání a šířku sloupců tabulky můžete měnit postupem, popsaným v příručce Základ vizuálního systému. Program si nové nastavení uloží a bude používat do doby než ho opět změníte. 9.1.1 Přidání skladové karty Stlačte klávesu Insert nebo klikněte na příslušné tlačítko databázového navigátoru.


59

Do editačních polí vstupního formuláře zapište požadované údaje. Pro dosazení potřebného údaje z číselníku nebo seznamu stlačte klávesu F4 nebo klikněte na charakteristické tlačítko (naznačující možnost využití seznamu) vpravo od editačního pole. Význam položek je zřejmý z nápovědních textů. Pro každou kartu zvlášť můžete ovlivnit cenové rabaty číslo 4 a 5. Implicitně se do těchto polí dosadí rabaty zadané v nastavení (viz kapitola 5.6.2).

Obr. 33: Oprava skladové karty.

Pro podrobnější informace o zboží ve skladové kartě a zejména pro využití v MRP E-obchodu (internetovém) slouží Detail karty který se zobrazí po kliknutí na tlačítko Detail. Zapište do editačních polí stručný (max. 80 znaků) a podrobný (není omezeno) popis zboží. MRP E-Obchod je pak bude zobrazovat ve stručném několikařádkovém nebo podrobném celoobrazovkovém zobrazení Vaší nabídky.

60

Sklad

Obr. 34: Detail karty.

K popisům můžete připojit obrázky v některém ze standardních grafických formátů užívaných na internetu (viz tabulka dále). Malý obrázek smí mít velikost max. 100×100 bodů a velký obrázek max. 320×200 bodů. Kliknutím na tlačítko vpravo můžete obrázek nalistovat. Zvolený obrázek se zkopíruje do podadresáře Obrázky k Vašim datům a lze je také společně zálohovat (viz kap. 12.2). Typ souboru

Význam

JPG

Nejčastější komprimovaný formát (také JPEG)

BMP

Standardní Windows bitová mapa

ICO

Formát Windows ikon

WMF

Windows metasoubor

EMF

Rozřířený Windows metasoubor

GIF

Speciální (i pohyblivý) grafický formát (v kartě se nezobrazí)

Upozornění: Doporučujeme kvůli času potřebnému k zobrazení zadávat obrázky co nejmenší (malé kolem 5kB, velké do 20kB).


61

9.1.2 Funkce Klikněte na tlačítko Funkce. Objeví se plovoucí nabídka speciálních funkcí: Výběr a definice skladů

Vstup do seznamu skladů. Všechny sklady jsou koncipovány jako podsklady hlavního skladu. To znamená, že pracují nad touž množinou skladových karet. Popis obsluhy seznamu je uveden v kapitole 5.6.1. Tip: Pro pohotové otevření seznamu skladů stačí dvakrát kliknout na pole se jménem aktuálního skladu (je při horním okraji formuláře).

Nastavení

Vstup do kartotéky Nastavení na kartě Sklad. Popis obsluhy je uveden v kapitole 5.6.

Kopie karty

Vytvoří kopii právě aktuální skladové karty. Zkrácenou volbou je kombinace kláves Ctrl+K.

Zrušit všech- Zruší zařazení do tisku u všech karet. Zařazení do tisku se nastavuje kliknutím na tlačítko Do tisku (viz níže). Tlačítko pracuje cyklicky – na zařazení první kliknutí příznak nastaví, druhé kliknutí odstraní. do tisku Změna čísla karty

Umožní změnit číslo v právě aktuální skladové karty. Volbou této funkce otevřete dialog, ve kterém zadáte nové číslo karty.

Hromadná změna ve skladových kartách Přepočet stavů podle pohybů

Tato funkce umožňuje změnit hromadně prodejní ceny (přepočítat podle nových rabatů) a daňové sazby ve zvoleném rozsahu skladových karet. Po spuštění funkce se objeví okno, kde zvolíte rozsah i požadované změny. Tato funkce, jak uvádí název, aktualizuje stav skladu hromadně pro všechny karty. Je nutné ji použít zejména po převodu dat z MS-DOS verze. Funkce vypočítá stav a aktualizuje jej v kartě.

Roční převod

Akce, která vymaže všechny pohyby k danému datu a případně zoptimalizuje sklad smazáním bezpohybových karet. 9.1.3 Označení skladové karty do tisku Kliknutím na tlačítko Do tisku označíte zvolenou kartu pro selektivní tisk. Opakováním postupu toto označení zrušíte. Označená karta má v pravém sloupci symbol „()“. Před tiskem seznamu karet (nebo ceníku) lze zvolit, zda se budou tisknout takto zařazené karty nebo nezařazené nebo všechny.

62

Sklad 9.1.4 Výstupy Klikněte na tlačítko Výstupy pro otevření dialogového okna Výstupy. Postup výběru a zahájení tisku výstupní sestavy jakož i prohlížení a editace jsou popsány v příručce Základ vizuálního systému.

9.2

Pohyby (příjmy, výdeje)

Skladové pohyby se týkají vždy pouze zvoleného podskladu. Pro využití různých prodejních cen u výdejek (tak jako jsou ve skladových kartách definovány pomocí rabatů), je třeba předem definovat druhy pohybů (viz kapitola 5.6.1). Příjmy jsou implicitně realizovány ve skladových cenách. 9.2.1 Příjem Příjem představuje vyplnění příjemky. Postup: Klikněte na tlačítko Přidat příjem. Do editačních polí vstupního formuláře příjemky zapište požadované údaje. Pro dosazení potřebného údaje ze seznamu stlačte klávesu F4 (viz dále). Doplňte položky příjemky z tabulky skladových karet. 9.2.2 Výdej Výdej představuje vyplnění výdejky. Postup je stejný jako v případě příjemky. Druh pohybu zadejte dříve, než začnete doplňovat položky. Máte-li nainstalován fiskální modul program automaticky nabídne výdej pomocí fiskálního modulu a vytiskne stvrzenku na připojené tiskárně stvrzenek. 9.2.3 Editace pohybu Stlačte klávesu Enter nebo dvakrát klikněte na požadovaný řádek v tabulce pohybů. V otevřeném vstupním formuláři Oprava pohybu proveďte potřebné úpravy. Postup je stejný jako přidávaní pohybu (viz výše). Některé triky: F4 v buňce Cena umožní výběr z dostupných cen z karty, případně přepočet z ceny vč, DPH. F4 v buňce Počet MJ dovolí zadat balení.


63

F4 v buňce Sleva nabídne způsob uplatnění slevy případně její rozpočítání na všechny položky.

Obr. 35: Zápis pohybu.

9.2.4 Kusy Tabulka Skladové karta - kusy představuje možnost samostatné evidence zvláštních údajů (např. sériových čísel výrobků, záruční lhůty apod.). Tyto figurují samostatně a nikde jinde se neobjevují. Obsahuje sloupce: Pohyb

- Automaticky se dosadí číslo aktuálního pohybu.

Datum

- Automaticky se dosadí datum aktuálního pohybu.

Označení

- Volitelný obsah.

Dat. spotř. - Zde případně zadejte datum spotřeby zboží (záruční lhůtu). Počet MJ

- Zde zadejte počet měrných jednotek.

Tabulka se obsluhuje obvyklým postupem (viz příručka Základ vizuálního systému).

64

Sklad

Obr. 36: Skladová karty - kusy.

Nalistujte pohyb, k němuž chcete zápis do tabulky Skladová karta kusy pořídit. Klikněte na tlačítko Kusy. Stlačte klávesu Insert. Doplňte Označení a kliknutím na OK zápis uložte. Zápis v tabulce můžete smazat stlačením kombinace kláves Ctrl+Delete. Ve výstupech agendy Skladové karty je pak k dispozici sestava Seznam skladových karet s kusy. 9.2.5 Funkce Klikněte na tlačítko Funkce. Objeví se plovoucí nabídka speciálních funkcí: Výběr a definice skladů

Vstup do seznamu skladů. Všechny sklady jsou koncipovány jako podsklady hlavního skladu. To znamená, že pracují nad touž množinou skladových karet, ale každý z nich má své pohyby.

Adresy


Nastavení

Vstup do kartotéky Nastavení na kartě Sklad. Popis obsluhy je uveden v kapitole 5.6.

Kopie pohybu

Vytvoří kopii právě aktuálního pohybu. Zkrácenou volbou je kombinace kláves Ctrl+K.

Převod do jiného skladu

Převod mezi sklady představuje výdej z jednoho a příjem do druhého skladu. Funkce zkrátí tyto dvě operace na jednu. Automaticky vytvoří příjemku do zvoleného skladu na základě aktuální výdejky.


65

Postup převodu do jiného skladu: Připravte výdej na základě něhož má být převod proveden. Zvolte funkci Převod do jiného skladu. V seznamu skladů zvolte cílový sklad. Doplňte zbývající data vytvořené příjemky. Přepočet částek v pohybech podle položek

Funkce projde všechny pohyby a podle jejich položek přepočítá celkové částky za pohyb. Tuto funkci pravděpodobně použijete pouze po převodu dat z MS-DOS verze. Po převodu dat neproběhne automaticky.

Fiskální modul

Tato funkce je dostupná pouze, je-li fiskální modul (přídavná karta) nainstalován. Je-li v Nastavení zvolen fiskální modul, pak zde, volbou funkce Fiskální modul můžete provést uzávěrku fiskálního modulu. Příslušnou volbou z plovoucí nabídky je dispozici průběžná, denní a měsíční uzávěrka. 9.2.6 Výstupy Klikněte na tlačítko Výstupy pro otevření dialogového okna Výstupy. Postup výběru a zahájení tisku výstupní sestavy jakož i prohlížení a editace jsou popsány v příručce Základ vizuálního systému.

66

Adresy

10 Adresy V této kapitole se seznámíte s obsluhou tabulky adres. Tabulka adres se automaticky využívá ze všech modulů, ve kterých se pracuje s adresami zákazníků nebo dodavatelů. Každá nová adresa přidaná během práce s ostatními moduly je do tabulky adres automaticky zařazena. Každá změna učiněná v adrese se promítne do všech modulů, ve kterých je adresa použita.

Obr. 37: Adresy.

10.1 Rychlé vyhledávání Vyhledávání je nejčastější činností v tabulce Adresy. Proto byl tento modul obohacen o funkci Rychlé vyhledávání. Zadáním textu do některého ze tří editačních polí umístěných nad sloupci tabulky dojde k rychlému nalezení prvního výskytu zadaného textu v odpovídajícím sloupci tabulky. Rychlé vyhledávání pracuje vždy pouze s jedním sloupcem (tím, který je pod editačním polem, do kterého zapisujeme hledaný text). Tabulka se také automaticky seřadí podle položek ve sloupci, nad který umístíme kurzor. Narozdíl od funkce Hledání (viz příručka Základ vizuálního systému), pracuje rychlé vyhledávání pouze s textem zadávaným od začátku položky v prohledávaném sloupci.


67

10.2 Zápis adresy Pro zápis nové adresy stlačte klávesu Insert nebo klikněte na odpovídající tlačítko databázového navigátoru. Podle požadavků vyplňte editační pole. Při vyplňování je vhodné mít na zřeteli výše uvedená pravidla rychlého vyhledávání a jim přizpůsobit obsah klíčových polí, kterými jsou IČO, Firma a Město. Řazení obsahu těchto polí je abecední.

Obr. 38: Zápis adresy.

Tipy: Je-li název firmy totožný se jménem majitele, zapište jej v pořadí: příjmení, jméno, titul. Jiné pořadí by vám později mohlo ztížit orientaci. Pokud potřebujete mít k jednomu IČO více adres stačí, když je rozlišíte na konci za oddělovačem (např.: 12345678/1, 13245678/2). Program automaticky při tisku odřízne tu část IČO, která začíná nenumerickým znakem kromě mezery. Do editačního pole Poznámka lze umístit jakýkoli text maximální délky 64 kB.

10.3 Zařazení adresy do tisku Kliknutím na tlačítko Do tisku označíte zvolenou adresu pro tisk.

68

Adresy Opakováním postupu toto označení zrušíte. Postup pro označení všech adres naleznete ve funkcích. Označená adresa má v pravém sloupci symbol „()“. Před tiskem seznamu adres lze zvolit, zda se budou tisknout takto označené adresy nebo neoznačené nebo všechny.

10.4 Funkce Klikněte na tlačítko Funkce. Objeví se plovoucí nabídka speciálních funkcí: Nastavení

Vstup do kartotéky Nastavení na kartě Program.

Kopie adresy Vytvoří kopii právě aktuální adresy včetně její poznámky. Toho lze s výhodou využít, při zadávání adres poboček téže firmy. Jelikož se musí mít různé IČO lze je odlišit např. znaky "/1", "/2" apod. Zrušit všech- Zruší zařazení do tisku u všech adres. Zařazení do tisku se nastavuje kliknutím na tlačítko Do tisku. Tlačítko pracuje cyklicky – první na zařazení kliknutí příznak nastaví, druhé kliknutí odstraní. do tisku Změnit IČO v aktuální adrese

Umožní změnit identifikační číslo v právě nastavené adrese. Volbou této funkce otevřete dialog, ve kterém zadáte nové IČO a kliknete na OK.

Čárový kód

Funkce umožňuje přiřadit adrese čárový kód z údaje IČO pro pozdější vyhledávání podle tohoto kódu. Jak bylo již uvedeno v kapitole 5.7.2, lze pomocí toto vyčlenit z tisku neplatné adresy.

Přečíslování telefonních stanic ČT

Funkce změní všechna čísla v adresách na nová čísla platná od 22.9.2002. Ke změně je třeba, aby stávající čísla byla s meziměstskou předvolbou. Mezery a jiné znaky v číslech se ignorují.

10.5 Výstupy Klikněte na tlačítko Výstupy. Otevře se dialogové okno Výstupy. Jeho obsluha je popsána v příručce Základ vizuálního systému. Před tiskem lze zvolit zda se mají vytisknout všechny adresy nebo jen adresy označené pro tisk a nebo jen adresy pro tisk neoznačené.


69

11 Analýzy Modul Analýzy poskytuje grafické výstupy z účetních agend pro účely manažerských rozborů. Vybrat si lze z celé škály kritérií a výsledky zobrazit do grafů nejrůznějších tvarů. Pro detailní informace je k dispozici také tabulka hodnot zobrazených grafem. Již zobrazený graf lze otáčet, posouvat, měnit popisy a legendu a rovněž ukládat na disk v grafickém formátu pro tisk nebo další použití např. v dokumentech.

Obr. 39: Analýza.

Analýzy spustíte volbou z hlavní nabídky nebo kliknutím na stejnojmenné tlačítko nástrojové lišty programu. Příslušný modul účetního programu zvolte z nabídky Modul. V následně otevřeném dialogu (Obr. 40) zvolte ze seznamu požadovaný graf a hodnotové kritérium

70

Analýzy

Obr. 40: Volba grafu pro analýzu.

Kliknutím na OK otevřete dialog pro upřesnění podmínek hodnotového kritéria.

Obr. 41: Podmínky grafu.

Zadejte požadované podmínky a klikněte na OK pro zobrazení grafu. Přejete-li zvolit jiný tvar grafu, použijte tlačítko Typ grafu. Z nabídky zvolte typ nejlépe odpovídající Vašim představám.

11.1 Vlastnosti grafu Zobrazený graf můžete dále ovlivnit volbou z nabídky Graf nebo přímo kliknutím na příslušné tlačítko na nástrojové liště. V dialogu Vlastnosti grafu nastavte na jednotlivých kartách požadované vlastnosti (viz též Obr. 42).


71

Obr. 42: Vlastnosti grafu.

3D

Vlastnosti třídimenzionálního zobrazení. (Zaškrtnutím volby 3D třídimenzionální zobrazení zapnete nebo vypnete.)

Popisky

Obsah popisků (hodnot u vrcholů grafu).

Sloupce

Tvar a postavení sloupců.

Jiné

Další vlastnosti některých typů grafu.

Legenda

Umístění legendy (tj. informace o tom, co která barva v grafu zna– mená).

Osy

Popisy os grafu.

11.2 Uložení grafu Odladěný graf lze uložit na disk volbou Ulož graf z nabídky Soubor. Pro uložení zvolte formát, který bude nejlépe vyhovovat účelům pozdějšího zpracování. K dispozici jsou standardní Windows grafické formáty:

72

Analýzy Typ souboru

Význam

BMP

Bitová mapa

WMF

Windows metasoubor (vektorový formát).

EMF

Rozšířený metasoubor.

Poznámka: Uložený graf lze znovu načíst, ale nikoli už upravovat.

11.3 Hodnoty grafu Jestliže se popisky grafu se překrývají, můžete si pro zjištění dat zobrazit tabulku hodnot grafu. Zvolte Hodnoty grafu z nabídky Graf.

Obr. 43: Hodnoty grafu.

11.4 Výběr ročního období (firmy) Jste-li uživatelem multiverze, pak přejete-li si zobrazit grafické analýzy jiné firmy (roku) nemusíte ukončovat modul Analýzy a přepínat do jiné firmy. Volbou Výběr roku (firmy) z nabídky Nastavení se do požadované firmy přepnete ihned.

11.5 3D animace grafu Touto volbou spustíte prostorovou animaci grafu. Vhodné pro demonstrační účely.


73

12 Údržba dat Tato kapitola pojednává o nástrojích údržby dat. Naučíte se zálohovat a obnovovat data, optimalizovat data a opravovat indexy. Při přechodu z MS-DOS verze zde objevíte postup převodu dat. Rovněž se dovíte jak data nulovat.

Obr. 44: Údržba dat.

12.1 Oprava indexů Indexy jsou speciální soubory umožňující přímý přístup k datům. Dojde-li k porušení indexů, systém zpravidla hlásí chyby konzistence dat. K těmto stavům dochází výjimečně po náhlém výpadku výpočetního systému. Postup opravy: Klikněte na tlačítko Opravit indexy.

12.2 Zálohování dat Program umožňuje zálohovat data ve zhuštěné formě. Tato forma je prostorově i časově úspornější než prosté kopírování. Postup:

Údržba dat 5. Klikněte na tlačítko Procházet a zvolte diskovou jednotku (případně adresář), kam chcete zálohovat. 6. Zvolte přejete-li si zálohovat Údaje nebo Obrázky k detailům skladových karet. 7. Klikněte na tlačítko Zálohovat. Upozornění: Zálohování by mělo představovat vaši každodenní činnost. Vyplatí se vytvořit si časovou (např. týdenní) posloupnost záloh a tu pravidelně obměňovat. (Tím je myšleno zálohovat každý den v týdnu na jinou disketu nebo sadu disket.) Zajistíte si tím možnost návratu ke stavům i několik dní zpětně a na minimalizujete ztrátu dat vlivem případné nečitelnosti diskety. Obdobnou službu Vám poskytne i automatické zálohování (viz kapitola 5.1.1). Mějte ovšem na paměti, že automatická záloha se vytváří na tomtéž disku, kde je provozován i program a tudíž Vás neochrání před ztrátou v případě havárie toho disku.

12.3 Obnova dat ze zálohy Obnova dat je opakem zálohování a znamená přesun dat ze záložní kopie zpět do programu. Postup: 8. Nastavte jako aktuální firmu, kterou budete obnovovat (platí pro multiverzi) neboť program neuchovává informaci o tom, která z firem multiverze byla zálohována. 9. Klikněte na tlačítko Procházet a zvolte diskovou jednotku, případně složku (adresář), odkud budete data obnovovat. 10. Klikněte na tlačítko Obnovit data. Pozor při obnově dat po havárii! Nemáte-li jistotu, že záložní médium (nebo soubor) jsou nepoškozeny, raději datový adresář (Data0001, Data0002, …) zkopírujte dříve než zahájíte obnovu.

12.4 Údržba dat Klikněte na tlačítko Údržba. V plovoucí nabídce zvolte požadovanou funkci: 12.4.1 Optimalizace dat Zmenší databázové tabulky vymazáním zrušených záznamů. Tuto


75

funkci je užitečné použít po rozsáhlých mazání nebo nulování dat, po ročních převodech a uzávěrkách. V některých případech program sám nabídne optimalizaci při spuštění výše jmenovaných funkcí.

12.5 Převod dat z MS-DOS verze Převede data z MS-DOS verze programu Jednoduché účetnictví. Pro úspěšný převod dat je nutné vědět v jakém kódování jsou data uložena (tato informace je dostupná v konfiguraci MS-DOS verze viz. příslušný návod). Postup je odlišný pro jednoduchou verzi a pro multiverzi: 11. Nastavte jako aktuální firmu, do které chcete data převádět (platí pro multiverzi). 12. Zvolte z nabídky Údržba volbu Převod dat a následně Převod dat z MS-DOS verze 2.74W a vyšší. 13. V seznamu Adresáře: vyhledejte domovský adresář (složku) MSDOS verze (např.: C:\MRP\JS). 14. V boxu Data jsou v kódování zvolte kódování. 15. Klikněte na tlačítko OK. U multiverze je v domovském adresáři MS-DOS verze pouze první firma. Pro ostatní je třeba otevřít ještě podadresáře FIR2, FIR3, atd. (sledujte obsah editačního pole Cesta). To ale neplatí pro verzi 3.0 a vyšší Souboru účetních agend, kde i první firma má svůj adresář (FIR1). Upozornění: Je třeba pamatovat na skutečnost, že data se převádějí vždy do aktuální nastavené firmy. U multiverze ověřte, zda převádíte data do správné firmy. Opomenutí může znamenat neodstranitelné zničení dat jiné firmy! Pokud jste v programu Jednoduché účetnictví pro MS-DOS používali daňové skupiny, program vás dialogem Převod dat z MS-DOS verze - daňové skupiny požádá o vyplnění transformační tabulky. Neuvedete-li zde jiné upřesnění, fakturám budou přiděleny standardní typy DPH (přijatá/uskutečněná zdanitelná plnění). Po ukončení převodu se zobrazí protokol s výsledky, případně chybovým hlášením. Analýzou protokolu zjistíte přibližné příčiny případného neúspěchu a po jejich odstranění (v MS-DOS verzi) lze převod opakovat.

Údržba dat 12.5.1 Převod dat z jiných účetních systémů Program sám může rozpoznat, o který účetní systém se jedná, je-li převod z něj v programu implementován. 16. Nastavte jako aktuální firmu, do které chcete data převádět (platí pro multiverzi). 17. Zvolte z nabídky Údržba volbu Převod dat a následně Převod dat z jiných účetních systémů. 18. V seznamu Adresáře: vyhledejte domovský adresář s daty jiného účetního systému nebo klikněte na Najdi data (program pak sám vyhledá data účetních systémů, ke kterým má implementovány převodní mechanismy). 19. Klikněte na tlačítko OK.

12.6 Nulování dat Nulování představuje smazání všech dat. Která tabulka bude nulována se zajistí volbou v následně zobrazené nabídce. Nulování je nevratná operace. Tuto volbu s úspěchem použijete, jestliže jste dosud pracovali se zkušebními daty (např. s DEMO verzí).

12.7 Export/Import dat Program je vybaven možností exportovat a importovat data jako jsou faktury, skladové pohyby, maloobchod a internetový obchod. V dialogu Export/Import dat zvolte zaškrtnutím příslušného okénka data se kterými budete export nebo import realizovat, zadejte další požadované zpřesňující údaje, kliknutím na Procházet zvolte cílový (resp. zdrojový) adresář a soubor a volbou Export nebo Import spusťte operaci. 1.1.1 Vydané a přijaté faktury Vyexportují se všechny faktury zadaného období. Při importu se naimportují všechny nové faktury včetně nových adres. Pokud by se tato možnost použila pro sběr dat z více fakturačních míst, je nutné zajistit rozdílnost číselných řad. 12.7.2 Skladové příjmy a výdeje Při importu se naimportují i případné nové skladové karty a adresy.


77

Pro sběr dat platí stejné pravidlo o číselných řadách jako u faktur (12.7.1).

Obr. 45: Export/Import dat.

12.7.3 Maloobchod Tato volba slouží k propojení s volitelným modulem MRP - Maloobchod. Probíhá-li komunikace „offline“, pak volbou Procházet definujete složku (disketu), do které se budou ukládat výměnné soubory. Exportují a importují se skladová a další data potřebná pro aktualizaci informací u obou programů. Propojovat lze vizuální i univerzální (MS-DOS) verzi programu MRP - Maloobchod. Pro další informace nahlédněte do dokumentace k programu MRP - Maloobchod.

12.8 E-Obchod Internetový obchod představuje prudce se rozmáhající odvětví a dá se očekávat, že v ne příliš vzdálené době bude mít výrazný (ne-li u některého druhu zboží převládající) podíl na trhu. Pomocí programů

Údržba dat a služeb firmy MRP máte nyní možnost založit si vlastní internetový obchod, aniž byste museli investovat do internetových serverů a dalšího vybavení. Napojení na MRP E-Obchod vyžaduje další doplnění informací do skladových karet zboží, které má být pomocí MRP E-Obchodu nabízeno. K tomu slouží volba Detail, která je popsána v kapitole 9. Export do MRP E-Obchodu zahájíte zaškrtnutím volby E-Obchod a kliknutím na OK (viz Údržba dat – Export/Import dat). Adresář se v tomto případě nezadává, karty se vyzvedávají přímo z datových adresářů. Exportují se skladová data a importují objednávky a další data potřebná pro aktualizaci informací u obou modulů.

Obr. 46: Export skladových karet do MRP E-Obchodu.

Po spuštění exportu zadejte v následně otevřeném dialogu rozsah skladových karet, které se budou exportovat a jejich prodejní cenu (viz Obr. 46). Vyexportovaná data zašlete pomocí klientského programu MRP E-Obchodu na server MRP E-Obchodu, kde budou zpřístupněna uživatelům Internetu - Vašim zákazníkům. Server bude shromažďovat objednávky, a ty si opět pomocí klientského programu "stáhnete" k sobě a stejným postupem, jakým jste exportovali si je naimportujete do účetnictví a tam obvyklým postupem vyřídíte. Podrobné informace naleznete v dokumentaci programu MRP EObchod.

 MRP-Informatics, 2002 Sazba: Microsoft® Word 97 021031

MRP–Informatics, spol. s. r. o. ● P. O. Box 35 ● 763 15 Slušovice (Firma má IČO 46900675 a je vedena u rejstříkového soudu v Brně pod spisovou značkou C.5692)

Hotline pevná síť: 577 212 064, 577 001 258 ● Fax: 577 059 250, 577 981 176 Hotline GSM: 604 207 845 (T-Mobile) ● 606 704 704 (Eurotel) ● 608 717 000 (Oskar) Internet: http://www.mrp.cz ● e-mail: [email protected] Distribuční a školicí pracoviště: Osvoboditelů 3315 ● 760

01 Zlín

Víte, kde je nejdůležitější místo ve Zlíně ?

Podvojné účetnictví. pro Windows 95 a vyšší. Verze 3.x. MRP Soubor účetních agend (vizuální verze)

Recommend Documents