Podsystém KEO pre spracovanie miezd umožňuje evidenciu mzdových listov, výpočet miezd a tlač podkladov pre mzdovú agendu v potrebnom rozsahu

EO – Mzdová evidencia

strana 1

1 Úvod Podsystém KEO pre spracovanie miezd umožňuje evidenciu mzdových listov, výpočet miezd a tlač podkladov pre mzdovú agendu v potrebnom rozsahu. Mzdová agenda je založená na evidencii mzdových zložiek jednotlivých pracovníkov, čím umožňuje širokú variabilnosť pri spracovaní miezd. K dispozícii je široká paleta mzdových zložiek, ktoré pokrývajú skoro všetky druhy mzdy a spôsoby zdaňovania pre pracovníkov odmeňovaných podľa zákonníka práce aj podľa zákona o verejnej službe. V časti pre odvody zdravotného poistenia program umožňuje evidenciu viacerých poisťovní. Pre všetky fondy je možné samostatne nastaviť percentuálne sadzby za zamestnancov, zamestnávateľa vrátane osôb so ZPS (zníženou pracovnou schopnosťou). Program umožňuje aj evidenciu a platby odvodov doplnkového dôchodkového pripoistenia za zamestnancov aj zamestnávateľa. Odvody je možné realizovať súčasne pre viacej doplnkových dôchodkových poisťovní, podobne ako je to aj pri zdravotnom poistení. Celková koncepcia programu vychádza z pôvodnej verzie informačného systému pre obecné a mestské úrady Kompletná evidencia obcí fy ALIS s.r.o. Program je prispôsobený aj na nezávislé spracovanie miezd pre viacej organizácií. Dokumentácia popisuje základné funkčné celky programu a postup spracovania miezd. Vynechaný je popis jednotlivých tlačových zostáv programu. Táto časť programu sa priebežne mení a prispôsobuje aktuálnym mzdovým predpisom. Ako dôležitý dodatok k dokumentácii je doplnok vo forme textového súboru, ktorý je súčasťou každej novej verzie alebo aktualizácie programu. Aktuálne mzdové predpisy a súvisiaca legislatíva má vplyv aj na zoznam používaných mzdových zložiek a spôsob ich prepočítavania. Dokumentácia preto neobsahuje podrobný popis výpočtu mzdových zložiek Aj v tomto prípade je dôležitý dodatok k dokumentácii vo forme textového súboru, ktorý popisuje aktuálne zmeny.


strana 2

2 Obsah 1 2 3 4

Úvod................................................................................................................................................1 Obsah..............................................................................................................................................2 Schéma spracovania......................................................................................................................3 Popis funkcií programu ................................................................................................................4 4.1 Voľba spracovanej organizácie ..............................................................................................4 4.2 Základná obrazovka................................................................................................................5 4.3 Zamestnanci............................................................................................................................5 4.3.1 Základné osobné údaje.......................................................................................................6 4.3.2 Pracovné pomery................................................................................................................6 4.3.2.1 Platové zaradenie ......................................................................................................7 4.3.2.2 Pracovná kategória ...................................................................................................7 4.3.2.3 Tarifný plat – funkčný plat ........................................................................................7

4.3.2.3.1

Tarifný kalkulátor..................................................................................... 8

4.3.2.4 Započítateľná prax ....................................................................................................8 4.3.2.5 Zmenená pracovná schopnosť ...................................................................................8 4.3.3 Priemery pre výpočet náhrad .............................................................................................8 4.3.3.1 Náhrada príjmu pri PN, nemocenské dávky..............................................................9 4.3.4 Odvody a tvorba vymeriavacích základov .......................................................................10 4.3.5 Zmena evidenčného stavu ................................................................................................10 4.3.6 Vyživované deti ...............................................................................................................10 4.3.7 Trvalé mzdové zložky ......................................................................................................10 4.4 Príprava miezd......................................................................................................................11 4.4.1 Mesačné mzdové zložky ..................................................................................................11 4.4.1.1 Spracovávané obdobie ............................................................................................12 4.4.1.2 Výber zamestnanca..................................................................................................12 4.4.1.3 Doplnenie mesačných mzdových zložiek .................................................................12 4.4.1.4 Trvalé mzdové zložky...............................................................................................13 4.4.2 Prenos dovolenky.............................................................................................................14 4.5 Výplata zálohy......................................................................................................................14 4.6 Výpočet miezd......................................................................................................................14 4.6.1 Spustenie výpočtu ............................................................................................................14 4.6.1.1 Kontrola a úprava vymeriavacích základov............................................................15 4.6.1.2 Kontrola a úprava denných vymeriavacích základov pre náhradu pri PN a ND ...15 4.6.1.3 Chybový protokol ....................................................................................................16 4.6.1.4 Kontrola výpočtu .....................................................................................................16 4.6.1.5 Výstupné zostavy......................................................................................................17 4.6.2 Uloženie miezd do archívu...............................................................................................18 4.7 Archív miezd ........................................................................................................................18 4.7.1 Rekapitulácia MZ.............................................................................................................19 4.7.2 Užívateľský výber ............................................................................................................19 4.8 Číselníky...............................................................................................................................20 4.8.1 Parametre spracovania .....................................................................................................21 4.8.2 Zdravotné poistenie..........................................................................................................22 4.8.3 Sociálne poistenie ............................................................................................................22 4.8.4 Minimálna mzda ..............................................................................................................23 4.8.5 Časový fond .....................................................................................................................24 4.8.6 Zoznam mzdových zložiek ..............................................................................................24 4.8.7 Strediská...........................................................................................................................25 4.8.8 Všeobecný vymeriavací základ........................................................................................25 4.8.9 Daň ...................................................................................................................................26 4.8.10 Odbory .........................................................................................................................26 4.8.11 Doplnkové dôchodkové pripoistenie ...........................................................................26 5 Popis mzdových zložiek ..............................................................................................................27


strana 3

3 Schéma spracovania V uvedenej blokovej schéme je postup spracovania a vzájomné väzby medzi jednotlivými údajovými celkami. Šípky znázorňujú vzájomné väzby, prípadne prenos údajov.

Súbor zamestnancov - základné údaje - pracovné pomery - priemery

Trvalé mzdové zložky (mesačne sa opakujú)

Číselníky - zoznam MZ - časový fond - odvody do fondov .....

Mesačné mzdové zložky (menia sa každý mesiac)

Vypočítané mzdové zložky - prepočítané trvalé mzdové zložky - prepočítané mesačné mzdové zložky - nové vypočítané mzdové zložky

Archív mzdovýh zložiek (kumulované mzdové zložky za rok)


strana 4

4 Popis funkcií programu 4.1 Voľba spracovanej organizácie Program umožňuje vo viacužívateľskom režime nezávislé spracovanie miezd pre viacej organizácií. Identifikačné údaje spracovaných organizácií musia byť zaradené do číselníka spracovaných organizácií. Pri spustení programu a nastavenom viacuživateľskom režime je v prvom kroku ponúknutý tento zoznam.

Zvolenú organizáciu vyberieme zo zoznamu klávesou Enter . Parametre vybranej organizácie sa prenesú do základných parametrov programu a pri ďalšom spracovaní sú prístupné vo voľbe 6.Číselníky – 1.Spracovaná organizácia. UPOZORNENIE! 1. Zmena parametrov spracovania vo voľbe 6.Číselníky – 1.Spracovaná organizácia platí len počas aktuálneho spracovania. Ak sa má byť zmena nastavenia trvalá, treba ju previesť v časti 6.Číselníky – 2.Zoznam organizácií! 2. Pri prechode z normálneho režimu programu na viacužívateľskú, musí byť v tomto zozname zaradená pôvodná organizácia pod kódom “00”!


strana 5

4.2 Základná obrazovka Jednotlivé časti programu sa spúšťajú zo základnej ponuky (menu), ktorá je logicky zoradená a očíslovaná podľa postupu práce. V programe je použité roletové (pulldown) menu.

Pri pohybe po ponuke sa v poslednom riadku obrazovky zobrazuje krátka kontextová nápoveda, ktorá bližšie popisuje aktuálnu voľbu programu. Práve nastavenú voľbu spustíme potvrdením klávesy Enter. Jednotlivé voľby sú priebežne sprístupňované v závislosti od stavu spracovania (kontextovo senzitívne menu). V pravej časti základnej obrazovky sú zobrazené základné parametre programu.

4.3 Zamestnanci Voľba je rozdelená do troch funkčných častí, ktoré navzájom súvisia. Pri zaraďovaní nového zamestnanca do evidencie postupujeme nasledovne: 1. Vyplníme jeho základné osobné údaje. Každý zamestnanec musí mať pridelené svoje osobné číslo. 2. Doplníme údaje o jeho pracovnom pomere. Zamestnanec môže mať k svojmu osobnému číslu priradených viacej pracovných pomerov. Nie však dva rovnaké! 3. Pre každý pracovný pomer doplníme v tretej časti aj ďalšie potrebné údaje pre výpočet miezd.

Pri zadávaní textových údajov (napr. priezvisko, meno, bydlisko atď.) je výhodnejšie prepnúť klávesnicu počítača do režimu slovenského písacieho stroja. Stane sa tak po stlačení kláves AltF8 . Formuláre sú pre vstup alebo opravu údajov rovnaké. V predposlednom riadku


strana 6

obrazovky sa zobrazuje krátka nápoveda, t.j. popis jednotlivých položiek formulára podľa toho, ktorá položka sa edituje. Posledný riadok obrazovky je vyhradený pre funkčné klávesy, ktoré je možné použiť pri práci s formulárom. UPOZORNENIE! Pri doplňovaní nového pracovníka neukončujte procedúru pred doplnením posledného údaja do formulára, inak si program údaje nezapamätá!

4.3.1 Základné osobné údaje Ešte pred dopĺňaním zamestnancov do mzdovej evidencie si treba stanoviť pravidlo pre pridelovanie osobných číslel. V programe je k dispozícii číselná rada od 0 do 9999. To isté osobné číslo by nemalo byť v priebehu minimálne 10 rokov pridelené viacerým pracovníkom!

Pri niektorých položkách je potrebné zadávať vybrané číselné kódy pre jednoznačný popis danej položky. Význam každého kódu je stále zobrazený v predposlednom riadku obrazovky. Ak je kódové označenie prepojené na číselník, pre jeho vyvolanie fungujú funkčné klávesy ShiftF7. Údaj o počte pracovných pomerov aktualizuje program po doplnení pracovného pomeru zamestnanca. Pri doplnení nového osobného čísla má údaj hodnotu “0“.

4.3.2 Pracovné pomery K jednému osobnému číslu program povoľuje priradiť viacej druhov pracovných pomerov. Pre každý pracovný pomer má potom pracovník založenú osobitnú kartu a tým aj samostatný mzdový list. Použité kódy pre druh pracovného pomeru: 1 - hlavný, 2 - súbežný, 3 - vedľajší, 4 - dohoda o vykonaní práce, 5 - dohoda o pracovnej činnosti, 6 - vymenovanie,


strana 7

7 - civilná služba, 8 – volený, 9 - VPP. Program obsahuje aj kódy pre neaktuálne druhy pracovných pomerov (pre archívne údaje).

4.3.2.1 Platové zaradenie Platové zaradenie pozostáva z bližšej špecifikácie činnosti (pracovné zaradenie), ktorá sa zobrazuje len v karte pracovníka (napr.Mzdový účtovník) a platového zaradenia podľa ktorého je nastavovaný výpočet miezd pracovníka. Údaj pre základné platové zaradenie pracovníka je cez kód zaradenia (druh tarifnej stupnice) prepojený na číselník tarifných stupníc (podobne ako druh pracovného pomeru). Program pozná nasledovné druhy platového zaradenia: (Z) Základná stupnica, (O) Osobitná stupnica, (P) Pedagogický pracovník, (S) Starosta, (V) Vlastná stupnica, (N) Nezaradený. Poznámka: ⇒ Druh pracovného zaradenia určuje spôsob odmeňovania, ktorý upravujú zodpovedajúce zákony.Ak sa v ďalšom hovorí o verejnej službe, hovorí sa o výkone práce vo verejnom záujme.

4.3.2.2 Pracovná kategória Určenie pracovnej kategórie pracovníka pozostáva z dvoch údajov. Prvý rozlišuje pracovníka v evidenčnom liste dôchodkového zabezpečenia. Pracovník môže byť zaradený do troch pracovných kategórií. Pri zaradení do I. a II. kategórie je potrebné doplniť do údaja „Pracovné zaradenie“ presný popis zaradenia pracovníka podľa určenej rezortnej kategorizácie. Druhý údaj pre pracovnú kategóriu slúži na zaradenie pracovníka do štatistického výkazu práce (zjednodušené určenie robotníckej kategórie). 4.3.2.3 Tarifný plat – funkčný plat Údaj „Tarifný plat“ je vyplňovaný v závislosti od spôsobu odmeňovania zamestnanca. Pri pracovníkoch verejnej služby tvorí tarifný plat príslušná tarifa. Pri pracovníkoch odmeňovaných podľa zákonníka práce odmeňovaných mesačnou mzdou to je základný mesačný plat. Údaj „Funkčný plat“ sa doplňuje len pri pracovníkoch verejnej služby.


strana 8

Mzdové zložky tvoriace funkčný plat sú definované v zákone o výkone práce vo verejnom záujme. S funkčným platom súvisí aj „Koeficient“ (priemerný počet hodín v mesiaci) a vypočítavaný údaj „Hodinová sadzba“ funkčného platu. 4.3.2.3.1 Tarifný kalkulátor

Pre stanovenie základného tarifného platu pedagogických zamestnancov, kde tarifný plat pedagogického zamestnanca tvorí platová tarifa v závislosti od platovej triedy a zvýšenie platovej tarify za roky započítanej praxe, je prístupný po stlačení klávesy Enter tarifný kalkulátor.

4.3.2.4 Započítateľná prax Započítateľná prax je tvorená súčtom údajov o nástupnej praxi a praxou uznanou počas trvania pracovného pomeru (vypočítavaný údaj) mínus vylúčiteľná doba praxe. Údaje sa doplňujú v mesiacoch. 4.3.2.5 Zmenená pracovná schopnosť Zmena pracovnej schopnosti sa nastavuje samostatne pre zdravotné poistenie, sociálne poistenie a fond zamestnanosti. Posledný údaj určuje druh zníženej pracovnej schopnosti. 0 – bez zníženej pracovnej schopnosti, 1 – čiastočný invalid (ZPS<70%), 2 – trvalý invalid (ZPS>70%),.

4.3.3 Priemery pre výpočet náhrad Program podporuje samostatný spôsob výpočtu priemerov pre pracovníkov odmeňovaných podľa zákona o výkone práce vo verejnom záujme, Zákona o právnom postavení a platových pomeroch starostov a primátorov a Zákonníka práce. Pre každý spôsob výpočtu sú údaje napočítavané samostatne.


strana 9

Tu je možné pri novom pracovníkovi doplniť hodinový priemer pre zodpovedajúci štvrťrok. Údaj „Prenos“ (minulé obdobia) obsahuje rozpočítané sumy (1/4) mzdových zložiek vyplatených za viacej období. Do zrušenia ročnej sadzby dane to boli mzdové zložky zdaňované týmto spôsobom. V súčasnosti je to skupina MZ kódy 040 až 049. Nachádza sa tu aj samostatný hodinový priemer pre starostu a hodinový priemer pracovníka verejnej služby. Údaje sú automaticky prepočítavané podľa aktuálneho spracovávaného obdobia. Do údaja „Prenos“ pri starostovi sa napočítavajú 1/12 MZ kódov 023 až 026 (t.j. 1/12 odmien starostu). Pre verejnú službu sa hodinový priemer vypočítava z funkčného platu podľa časového fondu pre aktuálne obdobie. UPOZORNENIE! 1/12 odmien starostov a primátorov nesmie obsahovať mimoriadne odmeny. Pre vyplatenie mimoriadnej odmeny preto nepoužívajte MZ kódy 023 až 026.

4.3.3.1 Náhrada príjmu pri PN, nemocenské dávky Pre každého zamestnanca je potrebné doplniť v tejto časti všetky údaje. „VZvRO“ súčet vymeriavacích základov na nemocenské poistenie v rozhodujúcom období. „DniRO“ trvanie poistného vzťahu v rozhodujúcom období. „DennýVZ“ denný vymeriavací základ pre výpočet náhrady príjmu pri PN a ND (VZvRO/DniRO). „Prepočítavať“ (VZ) zapnutie/vypnutie mesačného prepočítavania denného VZ. Ak je zapnutá táto voľba, prebieha výpočet priemeru (DeňVZ) zamestnanca automaticky každý mesiac. Do údaja „VZvRO“ sa napočítajú sumy z mzdových zložiek kód „121“ (vymeriavací základ na nemocenské poistenie) za rozhodujúce obdobie. Do údaja „DniRO“ sa napočítajú kalendárne dni z mzdových zložiek kód „121“ (vymeriavací základ na nemocenské poistenie) za rozhodujúce obdobie. Denný vymeriavací základ DeňVZ = VZvRO/DniRO zaokrúhlený na 4 desatinné miesta nahor. Poznámka: ⇒ Rozhodujúce obdobie pre výpočet denného vymeriavacieho základu je spravidla predchádzajúci kalendárny rok. Ak archív miezd za tento rok neobsahuje informácie o vymeriavacích základoch na nemocenské poistenie alebo o vylúčiteľných dobách nemocenského poistenia zamestnanca, treba vypnúť automatický prepočet priemeru, manuálne doplniť tieto hodnoty a prepočítať denný VZ.


strana 10

⇒ Pre zamestnancov, ktorí nastúpia do zamestnania v priebehu roka je potrebné naopak zapnúť automatický prepočet priemeru hneď po zaradení zamestnanca do evidencie. Program sám určuje rozhodujúce obdobie vymeriavací základ v tomto období.

4.3.4 Odvody a tvorba vymeriavacích základov V samostatnej časti karty zamestnanca sú zaradené riadiace údaje pre tvorbu vymeriavacích základov za zamestnanca a zamestnávateľa. Počet vyživovaných (nezaopatrených) detí program doplňuje automaticky po doplnení vyživovaných detí do evidencie F7 . Ak pracovník alebo zamestnávateľ platia príspevky na doplnkové dôchodkové pripoistenie, je potrebné na tomto mieste pomocou údaja „Kód DDP“ zaradiť pracovníka do príslušnej doplnkovej dôchodkovej poisťovne. Hodnota “0” je vyhradená pre zamestnancov bez DDP.

4.3.5 Zmena evidenčného stavu Pri zmene zaradenia pracovného pomeru do spracovania dochádza k zmene evidenčného stavu. Po stlačení klávesy F10 je v spodnej časti obrazovky otvorené okno do ktorého je možné zapísať podrobnejšiu informáciu o zmene evidenčného stavu vrátane dátumu prevedenia tejto zmeny. Evidenčne vyradený pracovník resp. jeho pracovný pomer, nie je ponúkaný v príprave miezd na ďalšie spracovanie. Trvalé vyradenie pracovného pomeru alebo zamestnanca je možné po stlačení kláves CtrlY . V tomto prípade sú záznamy nenávratne vymazané z evidencie. Doporučujeme túto voľbu použiť až po vytlačení potrebných podkladov (mzdový list, posledné doúčtovanie mzdy a pod.). Z evidencie bude fyzicky vyradený zamestnanec, alebo pracovný pomer označený kurzorom na obrazovke. UPOZORNENIE! Mzdové listy alebo písomnosti ich nahrádzajúce sa uschovávajú aspoň po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Údaje z nich potrebné na účely dôchodkového zabezpečenia a nemocenského poistenia po dobu dvadsiatich rokov nasledujúcich od roku, ktorého sa týkajú.

4.3.6 Vyživované deti Údaj je dosadzovaný programom na základe skutočného počtu doplnených detí (rozumejú sa nezaopatrené deti uplatňované aj pre odpočet nezdaniteľnej časti). Po nastavení kurzora na tento údaj a stlačení klávesy F7 sa v spodnej časti obrazovky otvorí okno pre zadanie rodného čísla, priezviska a mena dieťaťa. Po doplnení údajov a stlačení klávesy ESC sa okno zatvorí a do položky „Vyživované deti“ program doplní počet doplnených detí.

4.3.7 Trvalé mzdové zložky Voľba je prístupná pri doplňovaní pracovného pomeru cez funkčnú klávesu F8 . Po zobrazení okna pre zadanie trvalých mzdových zložiek je možné tieto mzdové zložky priamo preberať z číselníka mzdových zložiek. Tento číselník je prístupný po stlačení funkčnej klávesy ShiftF7 . Stľpec označený znakom „P“ slúži na ďalšie rozlíšenie kódu mzdovej zložky. Podrobnejší popis položky je uvedený pri popise prípravy miezd. Do stľpca „Na účet“ sa doplní číslo účtu pri druhu mzdovej zložky, ktorá vyžaduje zadanie účtu (napr. šporenie,


strana 11

poistenie, poukázanie mzdy na účet a pod.). Položku „RČ“ je potrebné zadať pri odpočítatelných položkách (rodné číslo dieťaťa). Poznámka: ⇒ Údaj „RČ“ je kontrolovaný na zoznam vyživovaných detí. Po stlačení ShiftF7 je teda možné tento zoznam aj zobraziť.

Pre údaje „VS” a “ŠpS” je možné použiť aj masku v tvare MR, RM a RC. Pri výpočte miezd potom program namiesto masky doplní zodpovedajúce údaje. Pre MR doplní aktuálny mesiac a rok v tvare MMRRRR (napr.012003), pre RM doplní aktuálny rok a mesiac v tvare RRRRMM (napr.200301) a pre RČ rodné číslo zamestnanca.

4.4 Príprava miezd Po zaradení aspoň jedného zamestnanca do evidenčného stavu sa sprístupní funkčná časť programu pre prípravu miezd.

4.4.1 Mesačné mzdové zložky V tejto časti sa jednotlivým pracovníkom dopľňujú každý mesiac mesačné mzdové zložky. To znamená minimálne základný plat alebo hodinová mzda vrátane odpracovaného času a náhrady mzdy (za sviatky alebo dovolenku).


strana 12

Pri doplňovaní mzdových zložiek je potrebné rozlišovať medzi pracovníkom odmeňovaným podľa zákonníka práce a pracovníkom verejnej služby a používať zodpovedajúce mzdové zložky. Takýto postup treba zopakovať pre každého pracovníka, ktorému má prebehnuť výpočet mzdy za daný mesiac. V tejto časti program zobrazuje len pracovné pomery zamestnancov, ktoré nie sú evidenčne vyradené. Evidenčne vyradeným pracovníkom (pracovným pomerom) sa mzda nespracuje. Formulár pre prípravu miezd je rozdelený do troch nezávislých okien, medzi ktorými sa dá prepínať pomocou funkčnej klávesy Tab. 4.4.1.1 Spracovávané obdobie Po spustení voľby na prípravu miezd je potrebné v prvom rade zadať obdobie, za ktoré má prebehnúť príprava miezd. Po započatí prípravy sa voľba pre zmenu obdobia v ďalšom priebehu spracovania už neponúka. Ak sa doplní obdobie za ktoré už prebehol výpočet miezd a vypočítané mzdy sú už v archíve, program na tento stav upozorní a ponúkne presunutie vypočítaných miezd z archívu do prípravy. Ak obsluha s týmto krokom súhlasí, vypočítané mzdy sa presunú do prípravy a archív sa za toto obdobie vyprázdni. Aby sa takto presunuté mzdy dostali späť do archívu treba opakovať výpočet miezd a ich presun späť do archívu. Pred obnovou spracovania miezd z archívu program ponúka najprv vytvorenie bezpečnostnej kópie aktuálneho spracovania na disketu. 4.4.1.2 Výber zamestnanca Časť Zamestnanec zobrazuje pracovníkov v evidencii. Zobrazené údaje o pracovníkovi nie je možné editovať. Pomocou kláves PgUp , PgDn sa prevádza postupné vyberanie pracovníkov. Po výbere pracovníka sa funkčnou klávesou Tab prepína kurzor do okna pre zadávanie Mesačných mzdových zložiek. 4.4.1.3 Doplnenie mesačných mzdových zložiek Po prepnutí do okna pre zadávanie Mesačných mzdových zložiek sú v pravej hornej časti okna zároveň zobrazované údaje o dňoch za zvolené obdobie, ktoré môžu byť doplnené.


strana 13

Jednou z možností ako zadať mzdovú zložku, je priamo ju prebrať z číselníka mzdových zložiek. Tento zoznam je prístupný cez funkčnú klávesu ShiftF7 . Kurzor musí byť pritom nastavený na položke „Kód“. Po zobrazení Zoznamu mzdových zložiek je možné pomocou klávesy Enter vybranú mzdovú zložku priamo preniesť do mesačných mzdových zložiek. Program prepočítava odpracované dni na hodiny podľa zadaného úväzku. Hodinové hodnoty sú smerodajné pre ďalšie výpočty aj v prípade základného mesačného platu. To isté platí aj pre ostatné mzdové zložky. Kalendárne dni a údaj o začiatku alebo pokračovaní sa doplňuje ručne. Údaj “xDeň” určuje či ide o začiatok PN (xDeň=“1”), alebo pokračovanie PN v ďalšom mesiaci (xDeň=“deň ktorým pokračuje PN“(2..999)). Podľa tohoto údaja program určuje výšku náhrady. Jednotlivé sadzby sú preberané podľa typu mzdovej zložky z číselníka mzdových zložiek, priemerného zárobku na pracovnoprávne účely, dohodnutého mesačného platu, funkčného platu alebo hodinovej mzdy. UPOZORNENIE! Pri doplňovaní mzdových zložiek pre náhrady mzdy (kód „060“ až „068“) je potrebné dopniť zároveň aj údaje Od, Do a KDni. Pri doplňovaní mzdových zložiek pre PN, OČR alebo materskú dovolenku (kód „600“ až „602“) je potrebné dopniť údaje Od, Do, KDni a údaj xDen (informáciu o začiatku alebo pokračovaní doby). Chybné alebo neúplné vyplnenie uvedených údajov vedie k chybnému výpočtu náhrady príjmu pri PN, ND (nemocenských dávok) a nesprávnemu nápočtu vylúčiteľných dôb alebo doby prerušenia sociálneho poistenia!!

4.4.1.4 Trvalé mzdové zložky Po doplnení potrebných mesačných mzdových zložiek je možné preniesť kurzor klávesou Tab do okna pre Trvalé mzdové zložky. V tomto okne sa zobrazia trvalé mzdové zložky pracovníka zadané už pri zaradení pracovníka do evidencie. Tieto mzdové zložky tu môžeme upraviť, prípadne doplniť. Zmeny sa uložia a budú ponúknuté aj pri príprave v ďalšom období. Funkčná klávesa ShiftF7 vyvolá aj v tejto časti ponuku zobrazenia ďalších druhov trvalých mzdových zložiek. Položka s označením „P“ slúži v obidvoch oknách na rozlíšenie kódu mzdovej zložky. Do tejto položky je automaticky dosadzovaná hodnota 0. Položku využijeme napríklad v prípade ak chceme zadať pracovníkovi súčasné šporenie na viacej účtov, alebo platenie viacej druhov poistenia atď. Rozlíšenie môžeme použiť aj v prípade potreby nastaviť rôzny spôsob odvodov do fondov (napríklad pri dohode o pracovnej činnosti). Nová mzdová zložka musí byť samozrejme najprv doplnená do číselníka MZ!


strana 14

4.4.2 Prenos dovolenky Funkcia zabezbečuje prenos zostatkov dovolenky z predchádzajúceho roka do aktuálneho roka. Voľba je preto prístupná v časti 2.Príprava miezd len v prvom mesiaci (január) každého roka. Po prechode na ďalšie obdobie sa voľba automaticky zablokuje a nie je vôbec viditeľná. UPOZORNENIE! Prenos zostatkov dovolenky je potrebné previesť ešte pred spustením prípravy za obdobie január každého roka!

Po spustení prenosu program vytvorí kontrolnú zostavu, ktorá zachytáva stav dovolenky starého roka a stav po prenose zostatkov do nového roka pre každého pracovníka. Až v ďalšom kroku prebehne po potvrdení tejto voľby skutočný prenos zostatkov.

4.5 Výplata zálohy Voľba na výplatu zálohy sa zobrazuje v ponuke len v prípade, ak niektorí z pracovníkov má v trvalých mzdových zložkách zadanú mzdovú zložku pre výplatu zálohy. Zobrazuje sa aj pred zahájením spracovania miezd v priebehu mesiaca.

4.6 Výpočet miezd Na prevedenie výpočtu miezd je potrebné po ukončení prípravy miezd spustiť ponuku pre výpočet miezd. Táto ponuka je rozdelená na viacej častí, ktoré na seba logicky nadväzujú.

4.6.1 Spustenie výpočtu Samotný výpočet miezd sa spúšťa vo voľbe číslo 1.Spustiť výpočet. Po spustení tejto voľby začne program s výpočtom miezd. O prebiehajúcej činnosti informuje používateľa výpisom do dialógového okna. Po výpočte jednotlivých vymeriavacích základov program pozastaví výpočet a ponúkne ručnú korekciu vypočítaných vymeravacích základov. Túto voľbu je možné podľa potreby aj preskočiť. Program potom pokračuje v ďalšom prepočte miezd a ponúkne ručnú korekciu vypočítaných denných vymeriavacích základov pre náhradu pri PN a ND a nakoniec ponúkne aj korekciu samotných vypočítaných MZ pre PN a ND. Pri výpočte odvodov je možne určiť spôsob zaokrúhľovania odvodov za organizáciu, alebo za jednotlivé strediská (nastavenie v parametroch programu). Čas potrebný pre prebehnutie výpočtu je závislý od počtu zaradených pracovníkov, počtu prepočítavaných mzdových zložiek a výkonnosti počítača. Ukončenie výpočtu miezd program signalizuje pípnutím a hlásením v poslednom riadku obrazovky. Pri výpočte miezd je možné v parametroch programu vypnúť výpočet priemerov. V tomto prípade je nutné priemery dosadzovať ručne. Poznámka: ⇒ Pri viacerých mzdových zložkách prebieha prepočet sadzby alebo sumy už pri doplnení mzdovej zložky v príprave (napr. základný plat je prepočítavaný podľa odpracovaných dní). Z tohoto dôvodu je napríklad potrebné doplniť do karty pracovníka už pri zaradení výšku funkčného platu alebo priemerku. ⇒ Voľbu pre výpočet miezd je možne za zvolené obdobie spustiť podľa potreby aj viackrát a kombinovať s voľbou pre prípravu, kontrolu alebo tlač miezd.


strana 15

4.6.1.1 Kontrola a úprava vymeriavacích základov Program pri výpočte miezd zabezpečuje obmedzenie vymeriavacích základov pre odvody do fondov podľa platnej legislatívy. Po nápočte vymeriavacích základov je preto do výpočtu miezd zaradená samostatná procedúra pre kontrolu napočítaných vymeriavacích základov. Pre prípad potreby korekcie vymeriavacích základov program preruší výpočet miezd a ponúkne nasledovnú obrazovku.

Na obmedzenie a kontrolu vymeriavacích základov má vplyv správne nastavenie nasledovných údajov v karte pracovníka. Rodné číslo pracovníka – určuje dátum narodenia a vek pracovníka. Druh ZPS – číselný kód určuje stupeň zníženej pracovnej schopnosti. Úväzok - 1.00 plný úväzkok. Pracovný pomer – číselný kód určuje druh pracovného pomeru. Všeobecný vymeriavací základ – samostatný číselník. Poznámka: ⇒ Spôsob obmedzovania a kontroly vymeriavacích základov sa stále prispôsobuje platnej legislatíve, preto nie je popísaný v tejto dokumentácii. Ďalšie informácie obsahuje textový súbor, ktorý je súčasťou každej aktualizácie programu.

4.6.1.2 Kontrola a úprava denných vymeriavacích základov pre náhradu pri PN a ND Táto možnosť sa pri výpočte miezd ponúka bez ohľadu nato, či sa vyplácajú nemocenské dávky alebo nie. Po ručnej korekcii program počíta už s takto upraveným údajom. Ak je v karte zamestnanca zapnutá voľba pre výpočet denného vymeriavacieho základu, prebieha výpočet priemeru (DeňVZ) zamestnanca automaticky každý mesiac. Do údaja VZvRO v karte pracovníka sa napočítajú sumy z mzdových zložiek kód „121“ (vymeriavací základ na nemocenské poistenie) za rozhodujúce obdobie. Do údaja DniRO sa napočítajú kalendárne dni z mzdových zložiek kód „121“ (vymeriavací základ na nemocenské poistenie) za rozhodujúce obdobie. Denný vymeriavací základ DeňVZ = VZvRO/DniRO zaokrúhlený na 4 desatinné miesta nahor.


strana 16

Poznámka: ⇒ Výpočet nemocenských dávok sa nastavuje v základných parametroch programu pre každú spracovanú organizáciu osobitne.

4.6.1.3 Chybový protokol Po spustení výpočtu program generuje tlačovú zostavu, ktorá obsahuje priebežné hlásenia programu vzniknuté počas výpočtu. Program pomocou takýchto hlásení informuje používateľa o priebehu a stave po výpočte miezd.

Pri opakovaní výpočtu sa protokol stále obnovuje o ďalšie hlásenia programu. Obsah protokolu sa vynuluje pri presunutí miezd do archívu. 4.6.1.4 Kontrola výpočtu Kontrola výpočtu sprístupňuje vypočítané mzdy pre kontrolu alebo ďalšiu korekciu výpočtu.


strana 17

Prístupná je kontrola výplatných listov (výplatné pásky) a kompletných odvodov do fondov. Pri kontrole mzdových listov sú prístupné okrem prepočítaných trvalých a mesačných mzdových zložiek aj ďalšie vypočítavané mzdové zložky. Kontrola je realizovaná formulárom, ktorý pozostáva z dvoch nezávislých okien. Prepínanie medzi oknami sa realizuje funkčnou klávesou Tab . Ďalší pracovníci sa zobrazujú klávesami PgUp a PgDn. V okne pre mzdové zložky je umožnený pohyb kurzorovými šípkami.

UPOZORNENIE! Jednotlivé mzdové zložky je v tejto časti možné aj opravovať. Program však automaticky neaktualizuje ostatné mzdové zložky, ktoré súvisia so zmenenou mzdovou zložkou. Takéto zmeny je potrebné realizovať v príprave miezd a znovu spustiťvypočet miezd.

4.6.1.5 Výstupné zostavy Po prevedení výpočtu miezd a platov sú v poslednej voľbe prístupné Výstupné zostavy. Zostavy sú po vytvorení zobrazené najprv na obrazovke počítača. Po stlačení funkčnej klávesy F6 je možné takúto zostavu vytlačiť na tlačiarni. V tejto časti je možné po spustení výpočtu miezd vytvárať tlačové zostavy len z údajov mesačného spracovania až do okamžiku presunutia spracovaných miezd do archívu. K dispozícii sú zostavy, ktoré poskytujú všetky potrebné údaje pre výplatu a vyúčtovanie miezd. Tvar a počet tlačových zostáv sa mení a aktualizuje podľa práve platnej legislatívy.


strana 18

UPOZORNENIE! Pri opustení funkčnej časti pre výpočet miezd nasleduje prenos miezd do archívu . Táto možnosť je voliteľná. Ak sa spracované mzdy nepresunú do archívu, ostávajú prístupné pre opakovanie výpočtu miezd a nové tlačové zostavy.

4.6.2 Uloženie miezd do archívu Pri opustení funkčnej časti pre výpočet miezd nasleduje prenos miezd do archívu. Presunutím spracovaných mesačných miezd do archívu sa mzdy kumulujú pre ročné prehľadové zostavy prístupné v ďalšej časti programu (Archív miezd). Pri presúvaní miezd do archívu prebieha aj prepočet priemerov a aktualizácia celoročného čerpania dovolenky. Po presunutí miezd do archívu sa obdobie na prípravu a spracovanie miezd automaticky posúva o jeden mesiac dopredu.

4.7 Archív miezd V archíve miezd sa kumulujú vypočítané mzdy podľa jednotlivých období (mesiacov). Prechádzajú sem jednotlivé mzdové zložky v takom tvare, ako boli vypočítané a prístupné v kontrole výpočtu. V archíve sa tieto mzdové zložky už nedajú opravovať ani žiadným spôsobom doplňovať. UPOZORNENIE! Mzdové listy alebo písomnosti ich nahrádzajúce sa uschovávajú aspoň po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Údaje z nich potrebné na účely dôchodkového zabezpečenia a nemocenského poistenia po dobu dvadsiatich rokov nasledujúcich o roku, ktorého sa týkajú.

V tejto funkčnej časti je možné generovať výstupné zostavy a prehľady z celoročného spracovania. Do zostáv vstupujú údaje maximálne za jeden rok. O aktuálnom roku je používateľ informovaný po spustení programu v pravej časti základnej obrazovky. Táto informácia je dôležitá napríklad pri ročnom zúčtovaní. Rok pre spracovanie miezd sa zadáva pri vstupe do programu a v priebehu spracovania sa nedá meniť (k zmena môže nastať len pri ďalšom vstupe do programu).


strana 19

Okrem predprogramovaných zostáv sú v tejto časti prístupné aj voľby pre vytvorenie vlastnej prehľadovej zostavy.

4.7.1 Rekapitulácia MZ Do rekapitulačnej zostavy vstúpia len označené mzdové zložky za vybrané obdobie. Zmena obdobia je prístupná po stlačení funkčnej klávesy F6 pre tlač zostavy. K dispozícii je súčtová zostava podľa pracovníkov alebo stredisiek.

4.7.2 Užívateľský výber V tejto voľbe je umožnený priamy vstup do zoznamu archívovaných mzdových zložiek. Mzdové zložky je možné prezerať a pomocou funkčnej klávesy F6 ďalej spracovávať do ďalších výberov vo forme tlačových zostáv. Popis generátora tlačových zostáv nie je súčasťou tejto dokumentácie.


strana 20

4.8 Číselníky Táto časť programu slúži pre nastavenie pracovných parametrov, ktoré riadia výpočet miezd a generovanie výstupných tlačových zostáv.


strana 21

4.8.1 Parametre spracovania Parametre spracovania sa nachádzajú v prvých dvoch voľbách. Pri monoužívateľskom režime a spracovaní len jednej organizácie je voľba 2.Zoznam organizácií zakázaná a základné nastavenie sa prevádza vo voľbe 1.Spracovaná organizácia. Pri viacužívateľskom režime a spracovaní viacerých organizácií sa základné parametre nastavujú vo voľbe 2.Zoznam organizácií. Pri vybratí požadovanej organizácie sa parametre z tohoto nastavenia prenesú do voľby 1.Spracovaná organizácia. UPOZORNENIE! Zmena parametrov spracovania vo voľbe 1.Spracovaná organizácia platí len počas aktuálneho spracovania. Ak sa má byť zmena nastavenia trvalá, treba ju previesť v časti 2.Zoznam organizácií!!

Parametre spracovania pozostávajú z identifikačných údajov používateľa, ktoré sú prevažne implicitne dosadené z hlavného modulu a ďalších parametrov špecifických pre samotný program.

Poradové číslo (PoČís): Poradové číslo organizácie. Môženadobúdať hodnoty „00“ až „99“. Pri spracovaní jednej organizácie vždy „00“. Počítať nemocenské (dávky) (A/N): Parameter nastavuje režim programu. Pri zapnutí výpočtu sú sprístupnené ďašie voľby programu pre výplatu a evidenciu nemocenských dávok. Odvody za strediská (A/N): Parameter upravuje zaokrúhľovanie odvodov podľa stredísk. Počítať priemery (A/N): Parameter zapína pri výpočte miezd výpočet priemerov. Počet riadkov na stranu: hodnota od „0“ do „72“ nastavuje koľko riadkov sa zmestí na jednu stranu tlačovej zostavy. Hodnota je rozdielna pre každý typ tlačiarne a použitý papier. ... výplatné pásky: Počet riadkov na stranu pre výplatné pásky. Správne nastavenie údaja umožní vytlačenie viacerých výplatných pások na jednej strane.


strana 22

Deň výplaty: Určuje dátum pre deň výplaty. Program každy mesiac k tomuto dňu doplní aktuálny mesiac a rok. Takto vytvorený dátum sa použije v príslušných tlačových zostavách.

4.8.2 Zdravotné poistenie Do zoznamu je možné zaradiť ľubovoľný počet poisťovní. Obsah číselníka je prístupný v karte pracovníka na údaji zdravotná poisťovňa pracovníka. Pred prvým použitím je potrebné doplniť zodpovedajúce čísla účtov a pridelené variabilné symboly.

Pre správne účtovné členenie odvodov zamestnávateľa je potrebné nastaviť údaj „Interný kód ZP“ (Int.Kód) podľa číselníka mzdových zložiek. Interný kód ZP sa musí rovnať údaju „P“ v číselníku MZ pri mzdovej zložke odvodu poistného do ZP.

4.8.3 Sociálne poistenie Pred prvým použitím je potrebné doplniť zodpovedajúce čísla účtov a pridelené variabilné symboly. Čísla účtov, vyriabilné a konštatné symboly sa použijú pri tlači prevodných príkazov. Nastavené percentuálne hodnoty použije program pri výpočte odvodov do fondov.


strana 23

V tejto časti sa nachádza aj údaj o životnom minime. Údaj o minimálnej mzde je použitý pri kontrole a obmedzovaní minimálnych vymeriavacích základov pre odvody sociálneho poistenia. Údaj o životnom minime sa používa pri automatickom prepočte základnej nezdaniteľnej časti (dochádza k mesačnému prepočítavaniu sadzby aj pri trvalej mzdovej zložke udávajúcej túto položku).

4.8.4 Minimálna mzda Údaj o minimálnej mzde je použitý pri kontrole a obmedzovaní minimálnych vymeriavacích základov pre odvody sociálneho poistenia a zdravotného poistenia.


strana 24

4.8.5 Časový fond Číselník obsahuje počet pracovných dní a sviatkov za jednotlivé mesiace. Obsah číselníka je ponúkaný pri príprave miezd cez funkčnú klávesu, alebo priamo pri zadaní zodpovedajúcej mzdovej zložky. Na každý kalendárny rok ho treba aktualizovať ešte pred spustením spracovania miezd za daný rok.

4.8.6 Zoznam mzdových zložiek Číselník obsahuje zoznam mzdových zložiek z ktorých sa zostavuje a prepočítava mzda zamestnanca. Každá mzdová zložka obsahuje riadiace kódy, ktoré určujú spôsob jej prepočtu (nápočet do fondov a ďalších vymeriavacích základov, spôsob zdanenia atď). Ku každej mzdovej zložke je možné dopísať podľa potreby poznámku, t.j. krátky vysvetľujúci text pre použitie MZ. Číselník sa ponúka v príprave miezd pri zadávaní mzdových zložiek. Nastavenie číselníka riadi výpočet miezd.

Kód P Typ MZ

-

Sadzba MJ

-

základný kód mzdovej zložky. doplňujúci kód mzdovej zložky. mesačná , trvalá, vypočítavaná - typ mzdovej zložky (určuje automaticky program). sadzba v Sk alebo %. merná jednotka ktorá určuje či ide o paušálnu sumu v Sk alebo o percento.

V programe sa nachádzajú dve kópie tohoto číselníka. Používateľ pracuje stále len z pracovnou kópiou číselníka. Vo voľbe F6 – Tlač je možné vytlačiť aj originálnu (základnú) verziu číselníka.


strana 25

K tejto kópii používateľ nemá priamy prístup. Obsah originálnej kópie číselníka sa aktualizuje podľa platných mzdových predpisov. Pracovnú kópiu si používateľ prispôsobuje sám. UPOZORNENIE! Zaradenie novej mzdovej zložky do číselníka prevádzajte len na pokyn autorov programu pri priebežnej aktualizácii, alebo zmene originálnej kópie číselníka! V opačnom prípade nie je zaručený jej správny prepočet.

4.8.7 Strediská Zoznam stredisiek je potrebné doplniť ešte pred nahrávaním pracovníkov do evidencie. Obsah číselníka je ponúkaný pri vyplňovaní evidenčnej karty pracovníka. Pre každé stredisko je možné zadať samostatný týždenný fond pracovného času v hodinách a rozvrhnutie pracovného času na pracovné dni v týždni.

4.8.8 Všeobecný vymeriavací základ Všeobecný vymeriavací základ je použitý pri kontrole a obmedzovaní maximálnych vymeriavacích základov pre odvody sociálneho poistenia. Program zisťuje tento vymeriavací základ pri každom výpočte a automaticky zabezpečuje jeho zmenu. Podmienkou je, aby tento vymeriavací základ bol doplnený aj v číselníku.


strana 26

4.8.9 Daň Do číselníka sa doplňuje číslo účtu, variabilný a konštatntný symbol na ktorý má byť odvádzaná daň zo závislej činnosti. Daňová tabuľka pre preddavkovú daň a ročnú sadzbu dane je zabudovaná do programu. Výška osobitnej sadzby dane sa nastavuje pri zodpovedajúcich mzdových zložkách v číselníku mzdových zložiek.

4.8.10

Odbory

Do číselníka sa doplňuje číslo účtu, variabilný a konštatntný symbol na ktorý má byť odvádzaný príspevok. Výška príspevku sa nastavuje pri zodpovedajúcich mzdových zložkách v číselníku mzdových zložiek.

4.8.11

Doplnkové dôchodkové pripoistenie

Do číselníka sa doplňuje číslo účtu, variabilný a konštatntný symbol na ktorý má byť odvádzaný príspevok. Výška príspevku sa nastavuje v mzdových zložkách. Interný kód doplnkovej dôchodkovej poisťovne musí začínať od čísla „1“. Číslo „0“ je v karte zamestnanca vyhradené pre zamestnancov, ktorí nie sú pripoistený.


strana 27

5 Popis mzdových zložiek V tejto kapitole sa nachádza popis spôsobu použitia jednotlivých mzdových zložiek. Kódy mzdových zložiek sú záväzné a nie je dovolené meniť ich v priebehu spracovania miezd. Preto je potrebné ešte pred zahájením prvého spracovania miezd upraviť tento číselník podľa vlastných potrieb a predpokladaného vývoja počas nasledujúcich rokov. UPOZORNENIE! Pri neuváženej zmene v číselníku v priebehu roka môže dôjsť pri ročnom zúčtovaní miezd k nekorektnému zúčtovaniu jednotlivých mzdových zložiek!

Mzdové zložky (MZ) sú v tomto programe rozdelené podľa spôsobu doplňovania alebo spôsobu prepočtu na: • • •

Mesačné mzdové zložky (každý mesiac sa nahrávajú nové), Trvalé mzdové zložky (do každého mesiaca prechádzajú v nezmenenom stave), Vypočítavané mzdové zložky (vypočítavané programom každý mesiac).

Po ukončení prípravy a výpočtu miezd sú vo voľbe 3.Kontrola výpočtu prístupné všetky mzdové zložky, ktoré sú vytvorené z mesačných MZ zadaných v príprave, trvalých MZ, nemocenských dávok zadaných v príprave a vypočítaných MZ. Každá mzdová zložka je jednoznačne určená hlavným kódom (tri znaky nadobúdajúce hodnotu 000 - 999) a doplňujúcim kódom (jeden znak nadobúdajúci hodnotu 0 - 9) pod označením „P“. Doplňujúcim kódom je možné rozlíšiť danú MZ napríklad pre potreby nastavenia rôznych nápočtov do fondov. Aktuálny zoznam mzdových zložiek sa nachádza v programe vo voľbe F6 – Tlač – 1.Základná verzia..

UPOZORNENIE! Pri vypočítavaných MZ nemeňte nastavené kódy mzdových zložiek !!!

Podsystém KEO pre spracovanie miezd umožňuje evidenciu mzdových listov, výpočet miezd a tlač podkladov pre mzdovú agendu v potrebnom rozsahu

Recommend Documents