Plan van Aanpak. Nederlandse Basketball Bond

Plan van Aanpak Project Integratie en Upgrade Administratie

Nederlandse Basketball Bond

Versie 0.2

www.basketball.nl

Nederlandse Basketball Bond Wattbaan 31-49 | 3439 ML Nieuwegein

Plan van aanpak Integratie en Upgrade Administratie NBB

Index Index ........................................................................................................................... 2 1 Inleiding ................................................................................................................. 3 1.1 Aanleiding ........................................................................................................ 3 1.2 Doel ................................................................................................................ 3 1.3 Auditorium ....................................................................................................... 3 1.4 Referenties naar documenten ............................................................................. 3 1.5 Documenthistorie .............................................................................................. 4 2 Projectdefinitie ........................................................................................................ 5 2.1 Duur ................................................................................................................ 5 2.2 Op te leveren producten..................................................................................... 5 2.3 Projectrisico’s ................................................................................................... 5 2.4 Relaties met andere projecten............................................................................. 6 2.5 Relaties met externen ........................................................................................ 6 3 Organisatiestructuur................................................................................................. 7 3.1 Inleiding........................................................................................................... 7 3.2 Projectstructuur ................................................................................................ 7 3.3 Stuurgroep ....................................................................................................... 7 3.3.1 Leden ........................................................................................................ 7 3.3.2 Verantwoordelijkheden ................................................................................ 7 3.3.3 Producten................................................................................................... 7 3.4 Projectgroep ..................................................................................................... 8 3.4.1 Leden ........................................................................................................ 8 3.4.2 Verantwoordelijkheden ................................................................................ 8 3.4.3 Producten................................................................................................... 9 3.5 Werkgroep Administratie (+ gegevens/conversie) ................................................. 9 3.5.1 Leden ........................................................................................................ 9 3.5.2 Verantwoordelijkheden ................................................................................ 9 3.5.3 Producten................................................................................................... 9 3.6 Werkgroep Rapportage .................................................................................... 10 3.6.1 Leden ...................................................................................................... 10 3.6.2 Verantwoordelijkheden .............................................................................. 10 3.6.3 Producten................................................................................................. 10 3.7 Beschikbaarheid .............................................................................................. 10 3.7.1 Vakanties ................................................................................................. 10 4 Planning ............................................................................................................... 11 4.1 Planning ......................................................................................................... 11 4.2 Detailplanning................................................................................................. 11 Bijlage 1 – Termen ...................................................................................................... 13

I_PvA- Integratie en Upgrade_Administratie NBB

2 / 13


1

Inleiding 1.1

Aanleiding

De aanleiding om te kijken naar de financiële inrichting en de verwerking van de financiële gegevens is tweeledig: - De implementatie van het strategisch plan (de integratie van vijf autonome Rayons in één NBB-organisatie); - De organisatie te faciliteren om ‘in control’ te komen voor de financiële administratie en overige ondersteunende onderdelen.

1.2

Doel

Het doel van dit document is aan te geven op welke wijze de integratie en de upgrade van de administratie bij de Nederlandse Basketball Bond zal plaatsvinden. Hierbij zal onder andere aandacht worden besteed aan de projectstructuur en de planning. In het bestuur van de NBB is akkoord gegeven om de administratie te verbeteren en te optimaliseren. In deze geoptimaliseerde administratie zijn de grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en projecten (de dimensies) eenvoudiger opgezet. De basis van de vernieuwde opzet is de bedrijfsvoering van de NBB. Het resultaat van deze aanpassingen is: 1. duidelijke boekingsgangen; 2. rapportages eenvoudiger te produceren; 3. betere verantwoordings- en stuurinformatie. In dit plan van aanpak worden de diverse activiteiten die in het kader van dit project door de projectleden worden uitgevoerd in kaart gebracht. De activiteiten worden afgebakend en in tijd uitgezet. Op deze wijze kunnen de activiteiten van de betrokken partijen op elkaar worden afgestemd en kan de voortgang worden gecontroleerd. Bijkomend doel voor dit project is indien het mogelijk en wenselijk is om stappen te zetten in het digitaliseren van de organisatie. Hierbij is de organisatie voorbereid voor de toekomst.

1.3

Auditorium

Dit document is gericht aan het bestuur/directie en de medewerkers van de NBB die betrokken zijn bij de upgrade en integratie naar de nieuwe administratie.

1.4

Referenties naar documenten

Naam document

Versie


Datum

3 / 13


1.5 Datum 04-08-2012 20-08-2012

Documenthistorie Versie 0.1 0.2

Toelichting Initiële opzet Aanpassingen na met Martin Groot

Auteur Marcel Müller gesprek Marcel Müller


Gefiatteerd*

4 / 13


2

Projectdefinitie

Dit project beslaat de integratie en de upgrade van de administratie van de Nederlandse Basketball Bond.

2.1 Startdatum Einddatum

2.2

Duur : 1 augustus 2012 : 31 januari 2013

Op te leveren producten

1. 2. 3. 4.

Plan van aanpak en detailplanning Inrichting volgens inventarisaties en interviews Conversie document Rapportage (middels Excel add-in, Sumatra, Crystal Reports) voor een correcte informatieweergave naar subsidieverstrekker en managementinformatie voor o.a. bestuur NBB, directie, projectleiders en budgethouders van de toekomstige commissies om sturing te kunnen geven aan de NBB-organisatie. 5. Integratie Rayons (afdelingen) in de administratie organisatiestructuur 6. Optimalisatie in verwerking gegevens (betaalbestanden genereren, verwerken bankafschriften, inboeken loonjournaalposten, afschrijvingsjournaalposten, enz…) De benodigde rapporten zullen in samenwerking met de NBB gemaakt worden. De organisatie zal de resultaten ook moeten controleren en verifiëren. Deze producten zullen worden opgeleverd volgens de Prince2 standaard.

2.3

Projectrisico’s

Nr Onderkende risico’s*:

Kans L/M/H

Impact Effectieve L/M/H tegenmaatregel(en)

Actiehouder

Mensen 1

2

3

Beschikbaarheid van de benodigde M resources. De harde einddatum heeft tot gevolg dat de resources beschikbaar moeten zijn volgens planning. Beschikbaarheid vrijwilligers M benodigd in dit project.

H

Goede (vakantie)planning

M

Ruime planning hanteren met goede doelstellingen.

Kennis en ervaring medewerkers NBB

L

Bijscholing medewerkers moment.

van M


op

van juiste

5 / 13


Techniek 4

Afhankelijkheid externe factoren, M ICT – servers (Huis van de Sport).

M

Een goede planning en bewaking m.b.t. deze externe factoren zodat deze geen invloed hebben op de planning.

Algemeen

*Risico’s worden aangevuld naar aanleiding van het periodieke projectoverleg.

2.4

Relaties met andere projecten

Er is een sterke afhankelijkheid met project integratie Rayons naar NBB. Medewerkers van NBB doen mee met de implementatiegesprekken/inrichtingsgesprekken. Hier zal tijd worden gevraagd van de medewerkers en van de vrijwilligers van NBB (centraal en decentraal). Tevens is het project het Ontwikkelen Meerjarenbegroting NBB met een eerste begroting voor 2013 welke een sterke relatie heeft met dit project. Het doel is om in de uitwerkingen van beide projecten naar elkaar toe te werken, waardoor beide projecten naadloos op elkaar zullen aansluiten.

2.5 In dit -

Relaties met externen

project zijn een aantal relaties met externen. Huis van de Sport (in Nieuwegein) voor o.a. ICT Loon- en Salarisadministratie ISS (software voor o.a. ledenadministratie) Eric van de Sande


6 / 13


3

Organisatiestructuur 3.1

Inleiding

In dit hoofdstuk worden de gegevens van de personen genoteerd die betrokken zijn bij het project. Er is een onderverdeling gemaakt in een stuurgroep, projectgroep en verschillende werkgroepen om de specialisaties goed van elkaar te kunnen scheiden.

3.2

Projectstructuur

Voor de duur van het project wordt een tijdelijke organisatie opgezet:

Stuurgroep Martin Groot Jan-Wim Stals

Projectgroep Marcel Müller Eric van de Sande

Werkgroep Administratie

Werkgroep Rapporten

Administrateur,Budgethouder, Projectgroepleden

Bestuurslid,Budgethouder,Afdelingsmanager Projectleider,Projectgroeplid,Administrateur

3.3 3.3.1

Stuurgroep Leden

Naam Martin Groot Jan-Wim Stals

Functie Telefoonnummer (Beoogd) 06-53614239 Penningmeester NBB Directeur

E-mail martingroot1@hotm ail.com Jan-wim.stals@ nbb.basektbal.nl

* De persoon die onderstreept is, is de voorzitter van de stuurgroep.

3.3.2

Verantwoordelijkheden

De stuurgroep is eindverantwoordelijke voor de oplevering van het project. Zij geeft sturing aan de projectgroep en controleert het budget en de planning die door de projectgroep worden beheerd. Daarnaast fiatteert deze groep de mijlpalen van het project en neemt beslissing op ingebrachte stukken door de projectgroep.

3.3.3

Producten

In deze paragraaf worden de verschillende producten gedefinieerd die de stuurgroep op moet leveren en waarvoor de stuurgroep verantwoordelijk is.


7 / 13

Plan van aanpak Integratie en Upgrade Administratie NBB Doel Beschrijving Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke(n) Doel Beschrijving Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke(n)

3.4 3.4.1

Accorderen Plan van aanpak en Planning Goedkeuring geven over de inhoud van het plan van aanpak en de planning Plan van aanpak Planning MS Word document Voorzitter stuurgroep Accorderen Upgrade Goedkeuring geven over de uitgevoerde upgrade van de administratie Verslagen van werkgroep Upgrade MS Word document Voorzitter stuurgroep

Projectgroep Leden

Naam Marcel Müller Eric van de Sande Voorzitter WG Administratie Voorzitter WG Rapportage

Functie Consultant Consultant

Telefoonnummer E-mail 06-15096079 [email protected] [email protected]

* De persoon die onderstreept is, is de voorzitter van de projectgroep.

3.4.2 • • • • • • •

• • •


Invulling geven aan het totale project Verantwoordelijk voor het projectresultaat Korte en lange termijnplanning van het project Aansturing werkgroepen Delegeren van verantwoordelijkheden aan werkgroepen Afstemming c.q. aansluiting van resultaten van de werkgroepen (configuratie management) Vervolgacties ondernemen bij problemen en veranderingen (veranderingsmanagement). Indien deze niet binnen de projectgroep opgelost kunnen worden, dient dit naar de stuurgroep geëscaleerd te worden. Rapportage aan de stuurgroep Risicomanagement Bewaking voortgangsverslagen van de werkgroepen die vervolgens als input dienen voor het periodiek projectoverleg


8 / 13


3.4.3

Producten

In deze paragraaf worden de verschillende producten gedefinieerd die de projectgroep op moet leveren en waarvoor de projectgroep verantwoordelijk is. Doel Beschrijving

Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke(n) Doel Beschrijving

Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke(n)

3.5 3.5.1

Plan van aanpak Het plan van aanpak geeft inzicht in de structuur van het project, waarbij per projectgroep en werkgroep de bezetting, verantwoordelijkheden en op te leveren producten is aangegeven. Plan van aanpak MS Word document Voorzitter projectgroep Planning In de detailplanning staan alle activiteiten vermeld die tijdens het project uitgevoerd dienen te worden. Per activiteit staat onder andere de verantwoordelijke, startdatum en einddatum aangegeven. Plan van aanpak MS Word document Voorzitter projectgroep

Werkgroep Administratie (+ gegevens/conversie) Leden

Naam …….. ……..

Functie ……. …….

Telefoonnummer E-mail ……. ........ ……. ………..

* De persoon die onderstreept is, is de voorzitter van de werkgroep.

3.5.2 • • • • •


Het opleveren van de inrichting van de financiële administratie, voorraadadministratie, projectadministratie en loon-/salarisadministratie. Verantwoordelijk voor de oplevering van de (deel)producten, gedelegeerd vanuit de projectgroep. Rapportage aan projectgroep (status, problemen en veranderingen). Maken van verslagen en het overdragen aan de projectgroep (door ieder lid van de werkgroep). Digitaliseringsmogelijkheden onderzoeken ter voorbereiding van de toekomstige NBB organisatie (Inkoopfacturen, loonjournaalposten inlezen, betaalbestanden verwerken).

3.5.3

Producten

In deze paragraaf worden de verschillende producten gedefinieerd die de werkgroep op moet leveren en waarvoor de werkgroep verantwoordelijk is. Doel Beschrijving

Bronnen Uiterlijk en formaat

Brugstaat, van-naar reports, controletesten Alle informatie die nodig is voor de volledige inrichting van de administratie (grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers en afhankelijkheden Standaard Verschillende bronnen


9 / 13

Plan van aanpak Integratie en Upgrade Administratie NBB Verantwoordelijke(n)

3.6 3.6.1

Voorzitter werkgroep

Werkgroep Rapportage Leden

Naam ………. ……….

Functie ……….. ………..

Telefoonnummer E-mail ……. ……… ……. ……..

* De persoon die onderstreept is, is de voorzitter van de werkgroep.

3.6.2 • • • •


Verantwoordelijk voor de oplevering van de (deel)producten, gedelegeerd vanuit de projectgroep. Rapportage aan projectgroep (status, problemen en veranderingen). Maken van verslagen en het overdragen aan de projectgroep (door ieder lid van de werkgroep). Digitaliseringsmogelijkheden onderzoeken ter voorbereiding van de toekomstige NBB organisatie (rapportages per e-mail versturen en ontvangen, automatische acties genereren vanuit de werkstroom en de administratieve organisatie).

•

3.6.3

Producten

In deze paragraaf worden de verschillende producten gedefinieerd die de werkgroep op moet leveren en waarvoor de werkgroep verantwoordelijk is. Doel Beschrijving Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke(n)

Rapportage voor sturing NBB Alle overzichten die noodzakelijk zijn voor het kunnen maken van rapportages uit Exact Globe Standaard Hardcopy documenten Voorzitter werkgroep

3.7 Beschikbaarheid 3.7.1

Vakanties

Naam NBB Martin Groot Marcel Müller Jan-Wim Stals Eric van de Sande

Start Nvt 20-10-2012


Terug Nvt 28-10-2012

10 / 13


4

Planning

De projectplanning geeft aan welke acties, wanneer en door wie worden ondernomen. Deze planning kan gedurende de loop van het project aangepast worden op basis van ervaringen in het project en/of nieuwe gegevens. Echter de livegang datum staat vast op 31 december 2012, en hier kan ook niet van worden afgeweken, omdat dit ook het moment is van de totale integratie van de Rayons en de NBB.

4.1

Planning

De hoofdactiviteiten zijn: • Bepalen financiële structuur • Inrichten financiële structuur in ERP-software • Conversie bepalen (NBB en de diverse Rayons) • Rapportage definieren om de managementinformatie eenvoudig uit het systeem te verkrijgen

4.2

en de

overige

informatie

Detailplanning

Hieronder wordt een globale detailplanning afgegeven. Het eerste doel is te zorgen dat de financiële structuur van één basketball-organisatie (NBB en de Rayons gezamenlijk) in kaart wordt gebracht. Er zullen gesprekken gaan plaatsvinden over de basisprocessen en varianten (projectadministratie/ algemene administratie) en de inrichting en verantwoording hiervan binnen de diverse kaders. Door middel van deze gesprekken zal er ook een vastlegging moeten plaatsvinden van de administratieve organisatie. Aan de hand van die inrichting zullen intensieve testen worden uitgevoerd door de key-users. Ook zullen alle rapportages worden voorgelegd aan de key-users. Pas daarna is het systeem gereed voor verdere uitrol. Er is dus een behoorlijk aandachtspunt ten aanzien van de testfase van de inrichting van de basisprocessen en varianten.

Begindatum

Einddatum

Duur

Resources

Intake en voorbereiding Maken en accorderen Plan van aanpak en Planning

01-08-2012

14-08-2012

3 dagen

MMU

Doorspreken Plan van Aanpak

16-08-2012

16-08-2012

1 uur

MGR / MMU

GO/NOGO voor Projectstart

22-08-2012

Projectmanagement

Financiële structuur Eerste opzet financiële structuur

23-08-2012

10-09-2012

5 dagen

Doorspreken eerste opzet financiële structuur

10-09-2012

10-09-2012

2 uren

MGR / EVS / MMU

Aanpassingen financiële structuur

11-09-2012

14-09-2012

2 dagen

MMU

Afstemming definitieve financiële structuur

17-09-2012

17-09-2012

1 uur

MGR / EVS / MMU

Begrotingsstructuur matchen met financiële structuur

17-09-2012

17-09-2012

1 uur

GO/NOGO voor Financiële structuur

MMU

MGR / EVS / MMU* Projectmanagement

Rapportage / management informatie Verzamelen documenten ten behoeve van managementrapportages

18-09-2012

21-09-2012

2 dagen

Opstellen nieuwe gewenste rapportages / inventarisatie

24-09-2012

29-09-2012

2 dagen

GO/NOGO voor Rapportage / management informatie


MGR / JWS / MMU MGR / JWS / MMU Projectmanagement

11 / 13


Inrichting administratie in ERP-software Inrichting

01-10-2012

15-10-2012

5 dagen

Maken rapportages aan de hand van de voorbeelden

16-10-2012

30-10-2012

5 dagen

MMU

Controle inrichting / rapportages

31-10-2012

31-10-2012

1 dag

MGR / EVS / MMU

GO/NO GO Inrichting Administratie

MMU

Projectmanagement

Trainingen Inventarisatie gewenste trainingen / kennistekorten

01-11-2012

10-11-2012

2 dagen

Verzorgen trainingen

11-11-2012

20-11-2012

3 dagen

GO/NOGO trainingen

MMU MMU Projectmanagement

Conversie Uitvoeren proefconversie

01-12-2012

02-12-2012

1 dag

Controleren en bijsturen/uitloop

02-12-2012

28-12-2012

.

Uitvoeren conversie

29-12-2012

31-12-2012

1 dag

GO/NOGO Conversie/Livegang

MMU

MMU Projectmanagement

Live Live

01-01-2013

Nazorg / uitloop / openstaande punten

31-01-2013

Evaluatie project

31-01-2013

Sluit project af

31-01-2013

Afsluiting project


Projectmanagement

12 / 13


Bijlage 1 – Termen Sumatra Crystal Reports Excel add-in Prince2

Rapportage-tool voor het snel kunnen maken van (management)rapportages Rapportage-tool voor het snel kunnen maken van (management)rapportages Add-in in Exact Globe voor het kunnen exporteren/importeren van gegevens in Microsoft Excel. PRINCE2 ( PRojects IN Controlled Environments) is een gestructureerde methode voor projectmanagement. Deze methode is gericht op het management, de besturing en de organisatie van een project.


13 / 13

Plan van Aanpak. Nederlandse Basketball Bond

Recommend Documents