P ÍRU KA A NÁVODY PRO Ú ELY:
- RUTINNÍ PRÁCE S DATY
© YAMACO SOFTWARE 2006
1. ÚVODEM Nové verze produkt spole nosti YAMACO Software p inášejí mimo jiné ujednocený p ístup k použití ur ité množiny funkcí, která provádí operace v režimech oprav dat a hromadného prohlížení – jedná se zejména o funkce pro vyhledávání, filtrování zvolené evidence, tisk dat nebo jejich výb ru a možnosti uživatelského nastavení prohlížecích m ížek. Popsané funkce jsou bez výjimky k dispozici ve všech režimech hromadného prohlížení, funkce pro hledání a filtrování lze využít i v režimech sekven ních oprav dat. 2. VYHLEDÁVÁNÍ INFORMACÍ ( TZV. RYCHLÉ HLEDÁNÍ) nebo Slouží k rychlému prohledávání vybrané evidence a k nalezení záznamu s požadovanými údaji. Pro specifikaci vyhledávaného výrazu a dalších parametr hledání slouží dialogové okno:
Hledat hodnotu – zde se zadává vyhledávaný výraz nebo jeho uživatel nenastaví jinak, nerozlišuje se p i hledání velikost znak .
ást. Pokud
V položkách – seznam umož uje ur it, které údaje se budou p i hledání uvažovat. Jako výchozí jsou zvoleny všechny údaje, hledá se tedy v celém záznamu. Ozna ením jednoho nebo více položek lze zrychlit proces vyhledávání a omezit jeho rozsah. V nejbližší dob bude výchozí ozna ení položek upraveno tak, aby si program pamatoval položku, podle které bylo naposledy hledáno. Porovnat – zde se ur uje, zda se p i vyhledávání porovnává celé pole ( rovná se), za átek pole ( za íná hledaným textem) nebo se vyhledává na obsah hledaného textu ( toto je výchozí nastavení)
Tla ítka Hledat, Najít další, Najít p edchozí – klepnutím na tla ítko Najít se zahájí hledání. Je-li úsp šné, v ráme ku nad tla ítkem se objeví popis, kde byla hodnota nalezena. Nyní lze bu zav ením dialogu zobrazit nalezený záznam, nebo klepnutím na tla ítko Najít další vyhledat opakovaný výskyt hledaného textu, p ípadn pomocí tla ítka P edchozí se lze pohybovat ve vyhledaných výsledcích zp t. 3. FILTROVÁNÍ INFORMACÍ nebo tla ítko Najít Slouží k nastavení podmínky ( filtru) pro zvolenou evidenci. Filtry nabízejí širší možnosti vyhledání požadovaných údaj , nebo umož ují zadat r zné porovnávací podmínky, ur it více než jednu podmínku a podobn . Filtr lze nastavit pomocí dialogového okna:
Každá podmínka filtru se skládá ze t í ástí – v kterém poli se hledá, jak se hledaný údaj porovnává s obsahem daného pole, a vlastní hledaný výraz. Popis/jméno položky – zde se ur uje, v kterém údaji se bude ur ený výraz hledat Operátor – ur uje, jakým zp sobem se porovnává obsah zvoleného pole a hledaný výraz. V nejbližší dob bude výchozí ozna ení položek upraveno tak, aby si program pamatoval položku, podle které bylo naposledy hledáno, a použitý operátor.
Hodnota – sem se zadává hledaný výraz. Neur í-li uživatel jinak, nerozlišují se malá a velká písmena. P idat podmínku – po ur ení výše uvedených t í ástí sestaví podmínku a p idá ji do celkového nastavení filtru. P idání podmínky lze libovoln opakovat a sestavit tak filtr z n kolika podmínek. Obsahuje-li filtr více než jednu podmínku, lze pomocí voleb Logický operand ur it, zda podmínky mají platit sou asn ( AND) i jedna nebo druhá ( OR). Tla ítko OK – zav e dialog a nastaví pro danou evidenci zvolený filtr. Uživatel nyní vidí pouze ty záznamy, které vyhovují zadanému filtru. Tla ítko Smazat vše – zruší dosud nastavený filtr. Používá se také, chcete-li zrušit filtrování a nastavit data do p vodní nefiltrované podoby. Tla ítko Otestovat – umož uje zkontrolovat dosud nastavený filtr. Zadané podmínky filtru – p ehled dosud zadaných podmínek ve filtru Tla ítka Na íst a Uložit filtr – filtry lze uložit pro opakované použití a v p ípad pot eby je znovu na íst bez vytvá ení 4. TISK INFORMACÍ
Slouží k tisku vybraných sloupc m ížky hromadného prohlížení nebo vybraných údaj dané evidence. Vzhledem k tomu, že tiskové funkce pracují jak s celou množinou dat, tak s výb rem, jsou velmi užite né p i pot eb rychlého získání tiskového p ehledu. Funkce se ovládá pomocí dialogu:
Název reportu – text, který bude uveden v záhlaví dokumentu Rozsah tisku lze omezit jak z hlediska prezence jednotlivých údaj evidence, tak z pohledu toho, zda požadujeme tisk všech záznam nebo jen t ch, které vyhovují výb ru. Viditelné sloupce – budou vytišt ny ty sloupce, které jsou aktuáln viditelné v prohlížecí m ížce Všechny sloupce – budou vytišt ny všechny sloupce m ížky. Tato volba se v praxi p íliš nepoužívá, zejména u t ch evidencí, které obsahují v tší po et polí ( sloupc ) – z d vodu snížené p ehlednosti výstupu Tla ítko Výb r sloupc – aktivuje dialog pro výb r požadovaných sloupc . Toto je nej ast ji používaná volba:
Jak je z ejmé, volba ur itého údaje k tisku se provede pomocí p epína e v seznamu polí. V p ípad pot eby lze pro každý sloupce samostatn nastavit typ písma pro tisk, zarovnání, titulek sloupce a barvu pozadí sloupce. Nastavené hodnoty lze zkontrolovat v ráme ku Ukázkový text. Tla ítko Výb r dat – aktivuje dialog pro zadání filtru ( popis je uveden výše). Tato volba umožní zahrnout do výpisu pouze data, která vyhovují zadaným podmínkám. Formát tisku – zde lze nastavit rozli né formátovací parametry, nap . po et mezer mezi jednotlivými sloupci, velikost písma, formát papíru a podobn . Program pr b žn kontroluje provedené volby a zobrazuje p ibližné hodnoty o po tu stran výsledného dokumentu, po tu zvolených sloupc pro tisk a po tu vyhovujících záznam , které budou ve výstupním dokumentu uvedeny. Tla ítko Zobrazit – vygeneruje tiskový výstup s respektováním zvoleného nastavení. Výstup je sm rován do editoru, který je nastaven jako výchozí pro formát RTF – typicky tedy do Wordu.
Tla ítko Vytisknout – totéž, ale v etn vytišt ní dokumentu Tla ítko Nastavení – umož uje nastavit výchozí nebo jinou tiskárnu pro tisk zvoleného dokumentu 5. NASTAVENÍ SLOUPC
V PROHLÍŽECÍCH M ÍŽKÁCH
Slouží k uživatelskému nastavení prohlížecí m ížky na úrovni jednotlivých sloupc . Ovládání je z ejmé z dialogu:
Seznam polí – zde lze p epína em ur it, které sloupce v m ížce budou viditelné a které ne Tla ítka Šipky – umož ují zm nit po adí zvoleného sloupce Tla ítko Vše – ozna í nebo odzna í všechny sloupce Pro zvolený sloupec lze dále pomocí prost edk v pravé ásti dialogu nastavit typ písma, barvu pozadí sloupce, zarovnání sloupce, titulek ( nadpis) a velikost ( ší ku sloupce). V ráme ku Ukázkový text lze sledovat zm ny v provedeném nastavení ješt p ed zav ením tohoto dialogu. 6. NASTAVENÍ PROHLÍŽECÍ M
ÍŽKY ( OBECNÉ)
Slouží k obecnému nastavení vzhledu prohlížecí m ížky. Ovládá se pomocí dialogového okna následujícího vzhledu:
Zobrazit áry mezi odd lovacích ar
ádky – povolí nebo zakáže zobrazení vodorovných
Vybarvit sudé ádky – zlepší p ehlednost m ížky pomocí zobrazení sudých ádk odlišnou ( vybranou) barvou Výška titulkového ádku – umož uje zv tšit výšku titulkového ádku, kde jsou umíst ny nadpisy sloupc Sloupce tabulky – umož uje jejich nastavení automaticky nebo všechny se stejnou ší kou. Tla ítko Ší ka sloupc podle dat nastaví automatickou ší ku každého sloupce podle použitého datového typu položky, kterou obsahuje *** Konec dokumentu
