Příloha č. 2 Spisový a skartační řád

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu

Příloha č. 2

Spisový a skartační řád


Starosta města Stráž pod Ralskem vydává v souladu s ustanovením § 110 odst. 4 písm. e) zák. č. 128/2000 Sb. o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů a v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a v souladu s vyhláškou Ministerstva vnitra č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, následující Spisový a skartační řád Městského úřadu Stráž pod Ralskem. I.

Úvodní ustanovení

1. Spisový a skartační řád Městského úřadu Stráž pod Ralskem (dále jen „řád“) je soubor pravidel pro manipulaci s dokumenty (příjem, třídění, zapisování, oběh, vyřizování, odesílání, ukládání a skartaci dokumentů), jehož součástí je spisový a skartační plán. 2. Spisová služba se řídí: Zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů; Zákonem č. 148/1998 Sb. o ochraně utajovaných skutečností a o změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 167/2012 Sb. o elektronických podatelnách ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 412/2005 Sb. o podrobnostech stanovení a označení stupně utajení a o zajištění administrativní bezpečnosti ve znění pozdějších předpisů; Zákonem č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu ve znění pozdějších předpisů; Zákonem č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 193/2009 Sb. o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů ve znění pozdějších předpisů; Vyhláškou č. 194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek ve znění pozdějších předpisů. II.

Vymezení pojmů

1. Spisová služba – specifická část činnosti, jejímž úkolem je kompletní péče o dokumenty zahrnující zajišťování úkonů spojených s příjmem, označováním, evidencí, rozdělováním, oběhem, vyřizováním, vyhotovením a podepisováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů. Spisová služba zahrnuje veškerý oběh dokumentů v úřadu včetně dokumentů v podobě záznamů na elektronických nosičích. Tvoří jednotný ucelený informační podsystém, který je součástí administrativního systému úřadu. Městský úřad Stráž pod Ralskem provádí spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby WinESS – elektronická spisová služba. 2. Výkon spisové služby – zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. 3. Původce – organizace, jejíž zaměstnanci (zpracovatelé) vytvářejí dokumenty. 2


4. Zpracovatel – každý, z jehož činnosti dokument vznikl. 5. Dokument – každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce nebo byl původci doručen. 6. Výběr archiválií – posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií. 7. Spis - je soubor dokumentů týkajících se téže věci vyřizovaných jedním konečným zpracovatelem. Každý spis musí být označen spisovou značkou. Do spisu jsou zařazovány rovněž dokumenty týkající téže věci a vzniklé z vlastní činnosti určeného původce. V soupisu součástí spisu se jako první poznamená iniciační dokument a přidělí se mu číslo jednací lomené pořadovým číslem 1. Ostatní dokumenty, které se stanou součástí spisu, se označí číslem jednacím a pořadovým číslem, pod nímž byly zařazeny do spisu. Dokument je uložen ve spisu (WinESS) a ihned opatřen skartačním znakem a skartační lhůtou podle platného spisového a skartačního plánu, který je přílohou tohoto interního předpisu. 8. Spisové (ukládací) znaky a podznaky - jsou označeny jednotlivé druhy dokumentů a spisů ve věcném členění podle jednotlivých agend (v případě potřeby lze při respektování těchto znaků provést po dohodě s příslušným okresním archivem podrobnější členění agend). 9. Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů – dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce (MUSPR), pořadové číslo a označeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok. Dokument zaevidovaný v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. 10. Skartační návrh - návrh úřadu na vyřazení dokumentů, které nejsou dále potřebné pro jeho činnost. 11. Skartační znak - (A, S, V) vyjadřuje, jak má být po uplynutí skartačních lhůt s dokumenty naloženo ve skartačním řízení: znak "A" označuje dokumenty trvalé dokumentární, historické nebo kulturní hodnoty, které po uplynutí skartační lhůty budou navrženy k trvalému uložení v Státním okresním archivu Česká Lípa, znak "S" označuje dokumenty, které po uplynutí skartační lhůty budou navrženy ke zničení., znak "V" označuje dokumenty, u nichž se teprve po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení posoudí, zda je převezme Státní okresní archiv, nebo zda budou po vydání skartačního povolení zničeny. 12. Skartační lhůta je doba, po kterou dokument zůstává uložen u původce. Tato lhůta je závazná a nelze ji zkracovat. V případě potřeby může být prodloužena. Počíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení (uzavření) spisu (dokumentu). 13. Skartační řízení se provádí jedenkrát ročně a týká se všech dokumentů, u nichž v právě uplynulém kalendářním roce prošly skartační lhůty. Dodržení skartačních lhůt a přiřazení skartačních znaků je elektronicky sledováno a evidenčně zajišťováno prostředky spisové služby. 14. Skartační protokol - záznam příslušného archivního orgánu o provedeném skartačním řízení. 15. Spisový a skartační plán - je soustava třídících spisových (věcných) hesel a jim odpovídajících spisových znaků a podznaků (identifikačních kódů), které vytvářejí vnitřní strukturu spisové agendy úřadu, slouží k roztřiďování dokumentů do skupin, k označování 3


spisů a k jejich pozdějšímu systémovému ukládání v centrální spisovně úřadu. Spisový a skartační plán je členěn podle věcného hlediska, předřazeny jsou znaky společné. Uvádí závazné skartační znaky a skartační lhůty dokumentů. 16. Datová schránka je úložiště, které je určeno k doručování orgány veřejné moci či provádění úkonů vůči těmto orgánům. Datová schránka nese název „Město Stráž pod Ralskem“. Městský úřad Stráž pod Ralskem má pouze jednu datovou schránku. 17. Datová zpráva je dokument přijatý datovou schránkou úřadu nebo zpracovatelem vytvořený elektronický dokument, určený k odeslání prostřednictvím datové schránky úřadu. 18. Autorizovaná konverze dokumentů - převod dokumentu v listinné podobě do dokumentu v elektronické podobě a opačně. III.

Příjem, označování, evidence a třídění dokumentů

1. Doručené dokumenty v analogové i digitální podobě se přijímají v podatelně, která současně plní funkci výpravny (dále jen „podatelna“). 2. Zaměstnanec podatelny u dokumentu v analogové podobě zkontroluje nejdříve neporušitelnost obalu zásilky, dále prověří, zda zásilky doručené poštovním úřadem jsou skutečně adresované úřadu. Zjištěné závady reklamují, popřípadě vrátí zásilky bez zbytečného odkladu poště, nebo osobě, od níž zásilku přijaly. 3. Zaměstnanec podatelny otevírá veškeré došlé zásilky, kromě těch, kde je již z obálky zřejmé, že buď obsahují skutečnosti tvořící předmět státního, hospodářského a služebního tajemství, nebo přihlášky do výběrového řízení s poznámkou „Neotvírat“, nebo je na prvním místě před označením uvedeno jméno a příjmení pracovníka. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Obdobně postupuje rovněž adresát, na jehož adresu elektronické pošty byl přímo doručen dokument úředního charakteru v digitální podobě. 4. Doručené dokumenty v analogové podobě zavede pracovnice podatelny do elektronického systému spisové služby, který přidělí dokumentu jednací číslo a označí dokument v den doručení otiskem podacího razítka a dále postupuje takto: Na dokumentu bude v podacím razítku vyznačeno datum doručení nebo vzniku dokumentu, číslo jednací, přidělené v elektronickém systému spisové služby a údaj o počtu příloh; dokumenty podléhající zvláštní evidenci (příloha č. 3) se evidují pod pořadovým číslem na jednotlivých odborech; dokumenty, které se nezaznamenávají do evidence dokumentů a nemají úřední charakter (příloha č. 4) se označí podacím razítkem; zásilky, které se týkají výběrového řízení se na obálce označí otiskem podacího razítka, kde se vyznačí datum doručení, číslo jednací a hodina přijetí; vlastní dokumenty v analogové podobě se označí číslem jednacím a manipuluje se s nimi jako s ostatními dokumenty. 5. Za doručený dokument se považuje také dokument doručený mimo podatelnu, nebo dokument vzniklý z podání učiněného ústně, pokud byl učiněn zápis. 6. Dokumenty, které se nezaznamenávají do evidence dokumentů, nejsou podatelnou označovány číslem pořadovým, ani nejsou opatřeny otiskem podacího razítka. 7. Do evidence se nezapisují dokumenty, které jsou evidovány v samostatných evidencích (příloha č. 3). Dokument zaevidovaný na příslušném odboru v samostatné evidenci 4

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo obsahuje vždy název samostatné evidence dokumentů a pořadové číslo lomené rokem. 8. Obálka dokumentu se ponechává jako jeho součást: je-li v souladu s jiným právním předpisem doručován původci do vlastních rukou, je-li to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl původci doručen jiným způsobem, údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele, i v dalších případech, když zpracovatel usoudí, že je třeba obálku ponechat. 9. U doručeného dokumentu v digitální podobě prostřednictvím datové schránky se zkontroluje čitelnost, přípustnost datového formátu a v nezměněné podobě se uloží v úložišti doručených datových zpráv, zavede se do elektronického systému spisové služby a označí se číslem jednacím. 10. Pokud je dokument doručen na adresu elektronické pošty [email protected] nebo na adresy jednotlivých zaměstnanců městského úřadu postupuje se obdobně, tzn., že takto doručený dokument se vytiskne a zaeviduje ve spisové službě. 11. Podací deník se vede v elektronické podobě – WinESS elektronická spisová služba. 12. Podací deník v elektronické podobě se tiskne po ukončení kalendářního roku a vyřízení všech dokumentů a kopie se uloží na CD nosiči. 13. Veškeré doručené dokumenty rozděluje podatelna tak, že řádně zaevidované dokumenty v evidenci písemností přidělí jednotlivému spisovému uzlu a fyzicky je předá pověřenému zaměstnanci příslušného odboru, který potvrdí převzetí dokumentů na protokole o předání dokumentů. 14. Výdej dokumentů na odbory probíhá na podatelně každý pracovní den. 15. Zjistí-li vedoucí odboru, že dokument nepatří do jeho kompetence, dokument předá jak fyzicky tak prostřednictvím elektronické spisové služby jinému odboru. Předání bude doložené podpisem na protokolu o předání dokumentu. IV.

Vyhotovování dokumentů

1. Dokument, jemuž podle spisového a skartačního plánu bude přidělen skartační znak „A“, vyhotovuje příslušný zaměstnanec (dále jen zpracovatel) na trvanlivém papíru určenému pro dokumenty. 2. Dokumenty vzniklé z činnosti městského úřadu se označují záhlavím a zápatím dle přílohy č. 5. V.

Podepisování dokumentů a užívání razítek

1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený organizačním řádem městského úřadu. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. 2. Razítka stejného typu se shodným textem se rozlišují pořadovými čísly. 3. Sekretariát zodpovídá za vedení evidence razítek, v níž musí být otisk razítka s uvedením jména, funkce a podpisu osoby, která razítko převzala a používá. 4. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: ztráty jeho platnosti, jeho ztráty, jeho opotřebování

5


VI.

Vyřizování a odesílání dokumentů

1. Vedoucí odboru pověří zpracovatele vyřízením příslušného dokumentu. Zpracovatel zodpovídá za jeho bezpečné uchování. 2. Zpravidla se věc vyřizuje formou písemné odpovědi žadateli, správním rozhodnutím, usnesením či jiným úředním opatřením. Pokud věc nevyžaduje písemnou odpověď, vyřizuje se ústně, elektronicky nebo jiným způsobem učiní se o tom úřední záznam nebo poznámka přímo na dokumentu jako např. vzato na vědomí, vyřízeno při osobním kontaktu nebo telefonicky. 3. Způsob vyřízení je zpracovatelem dokumentu také zadán v elektronické spisové službě spolu s vytvořením zásilky. 4. Povinností každého zpracovatele je zjistit při odesílání dokumentů přednostně, zda má adresát datovou schránku. Pokud datovou schránku nemá, může přistoupit k odeslání dokumentu prostřednictvím poštovní služby nebo prostřednictvím poštovního doručovatele. Poštovní doručovatel (zaměstnanec úřadu) roznáší zásilky v rámci území Stráže pod Ralskem. 5. Dokument připravený k odeslání datovou schránkou zpracovatel převede do formátu PDF CREATOR, dokument opatří uznávaným elektronickým podpisem oprávněné úřední osoby, přiřadí datovou schránku adresáta a dokument odešle. 6. Dokumenty, které se odesílají prostřednictvím poštovní služby nebo prostřednictvím poštovního doručovatele jsou předávány v zalepené obálce spolu se stejnopisem podatelně. 7. Dokumenty určené k odesílání prostřednictvím poštovní služby budou na podatelnu předávány pondělí, středa do 14.00 hodin, úterý, čtvrtek do 12.00 hodin, pátek do 10.00 hodin včetně zásilek připravených k odeslání v elektronickém systému spisové služby. Dokumenty doručené na podatelnu po stanovených hodinách budou odeslány následující pracovní den. 8. Dokumenty určené k odesílání prostřednictvím poštovního doručovatele v rámci území Stráže pod Ralskem budou na podatelnu předány každý pracovní den do 10.00 včetně zásilek připravených k odeslání v el. spisové službě. 9. Datové zprávy budou zaměstnancem podatelny odesílány průběžně každý pracovní den, nejpozději 30 minut před koncem pracovní doby. VII.

Ukládání dokumentů

1. Dokumenty jsou ukládány v průběhu roku u zpracovatele. Zpracovatel třídí vyřízené dokumenty podle spisového a skartačního plánu (příloha č. 9) na jednotlivé agendy. Zpracovatel dokumenty opatřuje spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Po uplynutí kalendářního roku jsou uzavřené dokumenty předány k uložení a evidenci do spisoven městského úřadu. Předávací protokol dokumentů je přílohou č. 6. 2. Městský úřad má jednu hlavní spisovnu. 3. O uložených dokumentech vede evidenci v archivní knize zaměstnanec pověřený vedením spisovny. 4. Dokumenty se ze spisoven úřadu zapůjčují pouze prostřednictvím zaměstnance, který vede spisovnu. O zapůjčených dokumentech se vede kniha zápůjček, která je přílohou č. 7. 5. Ukládání do spisoven probíhá jednou ročně a to do 31.03. 6. Pro nahlížení dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisu v řízení před správním orgánem. To neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně byly veřejně přístupné. 6


VIII.

Podrobnosti skartačního řízení a postupu při vyřazování dokumentů

1. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence dle V/4 tohoto spisového řádu. 2. Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen ve spisovnách městského úřadu a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. 3. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena, pokud zpracovatel potřebuje dokument pro další vlastní činnost. Tato skutečnost se oznámí Státnímu okresnímu archivu Česká Lípa. 4. Členem skartační komise zřízené k provedení skartačního řízení je vždy zaměstnanec pověřený vedením spisovny a dalšími jejími členy jsou pověření zaměstnanci jednotlivých odborů. 5. Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení zaměstnanec pověřený vedením hlavní spisovny. 6. Dokumenty připravují ke skartačnímu řízení zaměstnanci pověření vedením spisoven (hlavní spisovna, spisovna finančního odboru, spisovna stavebního odboru). V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. 7. Dokumenty se skartačním znakem „S“ mohou být ke skartačnímu řízení předloženy v jakékoliv podobě, pokud není pro jejich autenticitu požadována listinná podoba s náležitostmi originálu. 8. Zaměstnanec pověřený starostou města zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek Státnímu okresnímu archivu Česká Lípa v listinné podobě. 9. Po provedeném skartačním řízení a na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí skartační komise jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Při přípravě skartačního řízení, tzn. před příjezdem pracovníků Státního okresního archivu Česká Lípa, vyjádří vedoucí odborů písemný souhlas se zařazením dokumentů do skupiny dokumentů „S“. 10. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení archivu o jejich převzetí se ukládají na odboru městského úřadu pověřeného organizačním řádem vedením spisovny. 11. Evidenční pomůcky se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných.

IX.

Řízení a kontrola

1. Starosta města zodpovídá za zabezpečení spisové služby. Spisovou manipulaci na podatelně, spisovně a metodiku v oblasti spisové služby zajišťuje odbor všeobecné vnitřní správy. 2. Za řádné a včasné vyřizování písemností včetně ukládání dokumentů do spisoven ve stanovené lhůtě odpovídají příslušní vedoucí odboru MěÚ.

7


X.

Závěrečné ustanovení

1. Tento spisový řád nabývá účinnosti dnem 1. února 2013 a zároveň pozbývá platnost spisový řád ze dne 1. listopadu 2012. Ve Stráži pod Ralskem dne…………………………….

PŘÍLOHY: Příloha č. l - Seznam použitých zkratek odborů a organizačních jednotek Příloha č. 2 - Vzor podacího razítka a razítka stejnopisu Příloha č. 3 - Dokumenty podléhající zvláštní evidenci Příloha č. 4 - Dokumenty, které se nezaznamenávají do evidence dokumentů a nemají úřední charakter Příloha č. 5 - Vzor záhlaví a zápatí úředního dokumentu Příloha č. 6 - Předávací protokol do hlavní spisovny městského úřadu Příloha č. 7 - Vzor knihy zápůjček ze spisoven Příloha č. 8 - Vzor skartačního návrhu Příloha č. 9 - Spisový a skartační plán

Bc. Věra Reslová starostka města

8


Příloha č. 1 Spisového a skartačního řádu Městského úřadu Stráž pod Ralskem

Seznam použitých zkratek odborů nebo organizačních jednotek

Starosta Místostarosta Tajemník Finanční odbor Odbor výstavby Odbor správy majetku a rozvoje města Odbor všeobecné vnitřní správy Městská policie Oddělení technické správy města Oddělení domovní správy Městská knihovna Dům s pečovatelskou službou

S MS T FO OV OSMaRM OVVS MP TSM DS MěK DPS

9



Vzor podacího razítka a razítka stejnopisu

10



Dokumenty podléhající zvláštní evidenci

1. Přijaté faktury dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník 2. Vydané faktury dle zákona č. 563/1991 SB., o účetnictví a č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník 3. Vystavené objednávky dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník 4. Stížnosti dle zákona č. 248/1985 Sb. a 3/1988 Sb. 5. Petice dle zákona č. 85/1990 Sb. O právu petičním 6. Žádosti o informace dle zákona č. 106/1999 Sb. 7. Dokumenty zvláštního stupně utajení dle zákona č. 552/1991 Sb.

11



Dokumenty, které se nezaznamenávají do elektronického systému spisové služby Poř. Č. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

Typ dokumentu Sbírky zákonů Věstníky Pozvánky (pokud se nevztahují ke správnímu řízení) Novoroční gratulace Katalogy Časopisy, noviny, knihy, brožury Plakáty k výlepu + jejich objednávky Dokument ke zveřejnění na ÚD Propagační a reklamní písemnosti Přihlášky k trvalému pobytu Cestovní příkaz Kulturní programy Bankovní výpisy Neschopenky Dotazníky, průzkumy Nabídky školení a seminářů Návrhy na udělení cen města Příkazy k úhradě Pokladní doklady Výkaz docházky zaměstnanců Výplatní listina platů a OON Přehled o spotřebě známek a kolků Inventarizace majetku Účetní závěrky Spotřeba stravenek Protokol o likvidaci majetku Protokol o převzetí majetku Přehledy o spotřebě PHM a materiálových zásob Pokladní deník

12



Vzor záhlaví a zápatí úředního dokumentu

Město Stráž pod Ralskem starosta Revoluční č.p. 164, 471 27 Stráž pod Ralskem Čj: Počet listů dokumentu/příloh: Vyřizuje:

ve Stráži pod Ralskem dne

13


IČ: 00260967 IDDS: ifqba8b www.strazpr.cz

Fax: Tel.: e-mail:

Městský úřad Stráž pod Ralskem odbor ... Revoluční č.p. 164, 471 27 Stráž pod Ralskem Čj: Počet listů dokumentu/příloh: Vyřizuje:

ve Stráži pod Ralskem dne

14


IČ: 00260967 IDDS: ifqba8b www.strazpr.cz

Fax: Tel.:

e-mail:


Předávací protokol do hlavní spisovny městského úřadu

Poř.číslo VVS/01/05

Druh (název) dokumentu

vzor – změny příjmení

Rok Spisový Skartač vzniku znak lhůta 2005

15

607

V/5

Množství vázací desky



Kniha zápůjček ve spisovnách městského úřadu Datum zapůjčení

Jméno a příjmení

Obsah a rozsah dokumentů, spisu

poř.č. arch.knihy

16

Podpis výpůjčovatele

Vráceno dne ----------------podpis pověř. pracovníka

poznámka



Vzor skartačního návrhu

Městský úřad Stráž pod Ralskem Odbor všeobecné vnitřní správy Revoluční č.p. 164, 471 27 Stráž pod Ralskem Čj: Stráž pod Ralskem Počet listů dokumentu/příloh: dne Vyřizuje: Adresa Skartační návrh Na základě zákona o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. a předpisů s ním souvisejících, vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby a podle spisového a skartačního řádu Městského úřadu ve Stráži pod Ralskem předkládáme skartační návrh na vyřazení dokumentů. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty úřadu z let ..........s uplynulými skartačními lhůtami, které nejsou nadále potřebné pro jeho činnost. Dokumenty jsou uloženy ve spisovnách městského úřadu Stráž pod Ralskem, Revoluční č. p. 164. Přiložený seznam je uspořádán podle znaků spisového řádu a skartačního plánu, který je přílohou spisového a skartačního řádu úřadu. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů a navrhujeme termín pro provedení skartačního řízení dne ...................... . Jméno, příjmení, funkce Příloha: seznam dokumentů Seznam dokumentů skupina „A“ pořadové číslo dokumentu

ukládací znak

Druh dokumentu

Skartační lhůta

Množství (počet krabic, balíků, svazků)

Druh

Skartační lhůta

Množství (počet

Seznam dokumentů skupina „S“ pořadové číslo

ukládací znak

17

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu dokumentu

krabic, balíků, svazků)

dokumentu


Spisový a skartační plán

Rejstřík znaků spisového a skartačního plánu podle hlavních skupin Jednotlivé skupiny spisových znaků

spisové znaky od - do

Znaky všeobecné

51-99

Organizace činnosti

101-108

Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního auditu 111-115 Personální práce

117-122

Finance

176-181

Životní prostředí

201-249

Správa majetku obce

254-260

Doprava a silniční hospodářství

276-280

Obchod a cestovní ruch

302-306

Územní plánování a stavební řád

326-343

Kultura

401-411

Záležitosti církví a náboženských společností

431 – 432

Školství a sport

451-457

Zdravotnictví

526-531

Sociální péče

552-557

Požární ochrana

581-585

Všeobecná vnitřní správa,ochrana veřejného pořádku

602-625

18


II. Spisové znaky spisového a skartačního plánu

Znaky všeobecné 51 51.1 51.2 51.3 51.4

Dokumenty vedoucích útvarů, které nelze zařadit do jiných věcných skupin: Dokumenty starosty Dokumenty místostarosty Dokumenty tajemníka Dokumenty vedoucích odborů

V/10 V/10 V/10 V/10

52 52.1 52.2 52.3 52.4

Spolupráce se státními orgány a jinými subjekty: Součinnost se správními úřady Součinnost s jinými subjekty Členství ve svazu měst a obcí ČR apod. Mikroregiony, přeshraniční spolupráce

V/5 V/5 V/5 V/5

53 53.1 53.2

Organizace členění a působnost úřadu: Systemizace úřadu Interní akty řízení (řády, směrnice, příkazy,pokyny,rozhodnutí) a další řídící předpisy pověření, plné moci

53.3 54 54.1 54.2 54.3 54.4

Řízení, kontrola a metodická činnost: u městského úřadu u příspěvkových organizací, jichž je obec zřizovatelem, a organizačních složek obce Ústřeními správními úřady pro činnost městského úřadu Metodické materiály 54.4.1 vlastní 54.4.2 ostatní

A/5 A/5 V/5

A/5 A/5 V/5 A/5 S/5

55

Rehabilitace

A/10

56 56.1 56.2 56.3

Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentů) Všeobecně-metodické pokyny Hospodářské Nájemní 56.3.1 nebytové prostory 56.3.2 pozemky (dočasné úžívání) Majetkoprávní 56.4.1 Kupní 56.4.2 Darovací 56.4.3 Věcná břemena

S/1 A/10¹ V/10¹ V/10¹ V/101 A/15 A/15 A/15 A/15

56.4

19

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu 56.5 56.6

Kolektivní Ostatní 56.6.1 56.6.2

Obstaravatelské smlouvy Smlouvy o výkonu správy

56.7 Smlouvy o dílo (uzavřené včetně podkladů) 56.8 Mandátní smlouv

A/5¹ V/5¹ A/5 A/5

V/10 V/5

57 57.2 57.3. 57.4 57.5 57.6

Statistika, výkaznictví Roční výkazy, výroční zprávy Výkazy s kratší než roční periodicitou Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a bytů Jednorázové soupisy Podkladový materiál k výkazům

A/5 S/5 V/5 S/5 S/5²

58 58.1 58.3 58.4

Automatizace, výpočetní technika Informační systém úřadu Programová dokumentace Provozní dokumentace, licence

A/5¹ S/5³ S/5³

59

Petiční právo

V/10

60 60.1

Stížnosti, podněty a oznámení občanů Stížnosti, podněty a oznámení občanů 60.1.1Správní řízení – zásah do pokojného stavu Hodnocení, rozbory, evidence

V/5 S/5 A/5

60.2 61 61.1

61.2

61.3

Ochrana obyvatelstva, integrovaný záchranný systém, krizové řízení, hospodářské opatření pro krizové stavy Ochrana obyvatelstva 61.1.1 Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní obrany A/5 61.1.2 Spolupráce s ostatními orgány a subjekty (jednotky požární ochrany, občanská sdružení, technické a jiné služby, aj.) V/5 61.1.3 Opatření ochrany obyvatelstva (varování, evakuace,ukrytí nouzové přežití aj.) V/5 61.1.4 Hospodaření s materiálem civilní obrany S/5 61.1.5 Zařízení civilní obrany V/5 61.1.6 Organizace školení fyzických a právnických osob S/5 61.1.7 Stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva A/5 Integrovaný záchranný systém 61.2.1 Organizace Integrovaného záchranného systému V/5 61.2.2 Dokumentace Integrovaného záchranného systému (havarijní plánování, cvičení, vzdělávání) S/5 61.2.3 Koordinace záchranných a likvidačních prací V/5 61.2.4 Financování, náhrady S/5 61.2.5 Zahraniční pomoc A/5 Krizové řízení 61.3.1 Organizace krizového řízení A/5 20

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu 61.3.2 Zvláštní skutečnosti (vlastní směrnice) 61.3.3 Připravenost na krizové stavy (krizové plánování, cvičení, vzdělávání v krizovém řízení) 61.3.4 Krizové situace (mimořádné události, živelné pohromy, aj. 61.3.5 Financování, náhrady 61.3.6 Humanitární pomoc Hospodářská opatření pro krizové stavy 61.4.1 Organizace systému hospodářských opatření pro krizové stavy 61.4.2 Příprava hospodářských opatření pro krizové stavy 61.4.3 Realizace hospodářských opatření pro krizové stavy

V/5

62

Zahraniční styky a cesty

A/5

63 63.1 63.2 63.3 63.4

Referendum, místní referendum Vyhlášení, průběh a výsledek referenda Ostatní dokumentace referenda Použité hlasovací lístky a úřední obálky referenda Místní referendum 63.4.1 Návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, usnesení o vyhlášení referenda, zápisy okrskových a místních komisí, vyhlášení výsledků hlasování 63.4.2 Ostatní dokumentace 63.4.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky

61.4

S/5 A/5 S/5 V/5 V/5 V/5 V/5

A/10 V/5 S/5

A/10 V/5 S/5

65

Plány, koncepce, programy rozvoje obce

A/10

66

Pokuty (ukládání, hrazení,odvody)

S/5

67 67.1 67.2 67.3 67.4 67.5

Přestupky, správní delikty Rozbory, hodnocení Evidence přestupků (rejstříky) Konkrétní případy Správní delikty podnikajících právnických a fyzických osob Správní delikty podle zákona o obcích

A/5 A/5 V/5 V/5 V/5

68 68.1

Ochrana státního a služebního tajemství Ochrana utajovaných informací

V/5 V/5

69

Fotografování, filmování (povolení aj)

S/5

70 70.1 70.2 70.3 70.4 70.5

Spisová služba Skartační řízení Podací deník (jednací protokol) Doručovací archy Rejstříky k podacím deníkům Jiná pomocná evidence

A/5 A/5¹ S/5¹ A/56 V/56

73

Privatizace

A/10

74

Vyznamenání, ceny obce, čestné občanství

A/5

21


75

Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů

S/5

76 76.1 76.3

Propagační činnost Obecní zpravodaj Jiné formy prezentace města

A/5 V/5

77 77.1

77.2 77.3 77.4 77.5 77.6

Volby Kandidátní listina, přihláška kandidáta k registraci, prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce k registraci, petice, dokumentace o vzdání se kandidatury nebo jejím odvolání, rozhodnutí o registraci kandidátní listiny, rozhodnutí o registraci přihlášky k registraci, rozhodnutí soudu ve věci registrace přihlášky k registraci Zápisy o výsledku hlasování,hlášení výsledků voleb v obci Organizačně technické zabezpečení voleb Ostatní volební dokumentace Seznamy voličů Použité hlasovací lístky a volební obálky

A/107 A/10 S/5 V/5 S/57 S8

78

Volby přísedících u soudu

A/5

79 79.1

Konference, porady, konzultace Zápisy z porad odborů, vedoucích odborů a vedení města

V/5 A/5

82 82.1 82.2

Reklama Vlastní Cizí

V/5¹ S/5¹

83

Obecně prospěšné práce

A/10

84 84.1 84.2

Poskytování informací, styk s veřejností Poskytování informací ze zákona Vyhodnocení

S/5 A/5

87

Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu jednání nebo nepřísluší k vyřízení městskému úřadu Dokumenty na vědomí Postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti

S/1 S/1

88.2 88.3 88.4 88.5

Dotace, grantová podpora Dotace, grantová podpora 88.1.1 dotace 88.1.2 grantová podpora město 88.1.3 grantová podpora městu Vyjádření, stanoviska ke grantům a dotacím Příspěvky rady města a zastupitelstva města Sponzorské dary Prevence kriminality

A/10 A/10 A/10 V/10 A/10 A/10 V/10

89

Právní předpisy – stanoviska

V/5

87.1 87.2 88 88.1

22


91.1 91.2

Veřejné zakázky, výběrové řízení (nejsou-li podkladem k dalšímu řízení, nerealizované) Veřejné zakázky Výběrové řízení

V/5¹ V/5

95

Ukládání sankcí

V/5

96 96.1 96.2 96.3 96.4

Vymáhání pohledávek Vymáhání pokut Vymáhání poplatků Ostatní vymáhání pohledávek Dluhy bytového fondu 96.4.1 korespondence bytového fondu

S/15 S/15 S/15 S/10 S/10

97

Úkony v rámci nečinnosti správních úřadů

S/5

99

Nadace, nadační fondy

A/5

91

Organizace činnosti 101 Činnost zastupitelstva, rady, výborů a komisí 101.1 Podkladové materiály k jednání nejsou-li součástí zápisu 101.1.1 Zastupitelstva 101.1.2 Rady 101.1.3 Výborů a komisí 101.2 Zápisy z jednání (včetně programu, usnesení příloh, a podkladů) 101.2.1 Zastupitelstva 101.2.2 Rady 101.2.3 Výborů a komisí 101.3 Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí

A/5 A/5 A/5 A/10 A/10 A/10 A/5

102 Zvláštní orgány města 102.1 Činnost zvláštních orgánů města

V/5

104 Vyhlášky a nařízení města 104.1 Obecně závazné vyhlášky města 104.2 Nařízení města

A/5¹ V/5¹

105 105.1 105.2 105.3

Zastupování města a městského úřadu Řízení podle správního řádu soudního Řízení podle občanského soudního řádu (správní žaloby) Právní zastupování ve finančních záležitostech

A/10 A/10 V/5

106 Dobrovolné svazky obcí A/5¹ 106.1 Mikroregiony A/5¹ Pozn.: po ukončení činnosti svazku obcí se doporučuje ponechat dokumenty uložené u obce v 23

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu sídle svazku nebo v sídle likvidátora svazku obcí. 107 Regionální rozvoj 107.1 Euroregion

A/10 A/10

108 Evropská unie 108.1 Region soudržnosti, Regionální rada 108.2 Národní rozvojový plán, Operační programy

A/10 V/10

Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního auditu 111 111.1 111.2 111.3

Plány kontrolní činnosti a interního auditu Krátkodobé Dlouhodobé Kontrolní řád

S/5 A/10 A/5

112 112.1 112.2 112.3 112.4

Kontroly Kontroly vlastní Kontroly ve spolupráci s jinými orgány Zprávy s kontrol provedených jinými orgány Rozbory a vyhodnocení

V/10 V/10 V/10 A/10

113 113.1 113.2 113.3

Přezkoumání hospodaření územních samosprávných celků Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření vykonaném krajským úřadem Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření obce Podklady

V/10 V/10 S/10

114 Interní audit 114.1 Zpráva o interním auditu 114.2 Podklady 115 115.1 115.2 115.3

A/10 S/10

Kontrola plnění usnesení (nejsou-li součástí zápisu) Zastupitelstva Rady Výborů a komisí

A/5 A/5 A/5

Personální práce 117 117.1 117.2 117.3

Kvalifikace a vzdělávání zaměstnanců Kvalifikace a vzdělávání Hmotné zabezpečení Ověřování odborné způsobilosti

V/10 S/5 S/5

118 118.1 118.2 118.3

Pracovní poměr Osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí včetně dotazníků Pracovní doba (pracovní volno,úlevy v práci, práce přesčas,docházka) Snížení pracovního úvazku

S/50 S/5 S/5

24

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu Evidenční listy Vedlejší činnnosti, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti Náhrada škody Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků Zdravotní pojištění Způsobilost zaměstnanců k výkonu čínnosti – pověřování, akreditace, zmocnění apod. 118.10 Postihy podle zákoníku práce 118.11 Výběrové řízení na obsazení pracovních míst 118.12 Žádosti o zaměstnání 118.4 118.5 118.6 118.7 118.8 118.9

S/3 S/10 S/5 S/10 S/10 S/5 S/5 S/5 S/5

119 119.1 119.2 119.5

Záležitosti pracovně právní Zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu Zaměstnanci obce zařazení do organizačních složek obce Rozbory (stav, počty, platy zaměstnanců aj.)

S/5 S/5 A/5

120 120.1 120.2 120.3 120.4 120.5

Záležitosti členů zastupitelstva města, výborů a komisí Vztahy vyplývající z výkonu funkce neuvolněného člena zastupitelstva Záležitosti důchodového zabezpečení Odměny (platy) Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů) Evidence čestných prohlášení podle zákona o střetu zájmů

S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5¹º

121 Mzdy, půjčky zaměstnancům 121.1 Platový řád (vnitřní platový předpis) 121.2 Katalog funkcí a mzdových tarifů 121.4 Odměňování (platové výměry, odměny, rekapitulace) 121.5 Náhrady za dovolenou 121.6 Věcná plnění 121.8 Mzdové listy 121.9 Daň z příjmu 121.10 Sociální pojištění 121.11 Výplatní lístky 121.12 Půjčky zaměstanancům 121.13 Plány dovolených 121.14 Popisy pracovních míst 121.15 Dotazníky spokojenosti zaměstnanců 122

122.2 122.3 122.4 122.6

Péče o pracovníky 122.1 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodňování pracovních úrazů: 122.1.1 smrtelné a těžké 122.1.2 ostatní Pracovní podmínky žen Pracovní podmínky mladistvých Osoby se změněnou pracovní schopností Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy

Finance 25

V/5¹ S/5¹ S/5 S/5 S/5 S/50 S/10 S/10 S/5 S/5 S/5 V/10 S/5

A/10 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5


176 176.1 176.2 176.3 176.4

Rozpočty Rozpočtový výhled, tabulková i textová část Roční rozpočty, rozpočtová opatření Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření Ostatní dokumenty o finančním hospodaření

177 Finanční plány a rozpočty příspěvkových organizací 177.1 Finanční plány a rozpočty 177.3 Rozbory hospodaření 177.3.1 roční 177.3.2 kratší 177.4 Ostatní dokumenty o finančním hospodaření příspěvkových organizací 178 178.1 178.2 178.3 178.4 178.7

Daně, dávky, poplatky Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí Jiné příjmy (s výjimkou uvedených níže) Rejstříky, výkazy, likvidace nedoplatků Místní daně a poplatky Daň z přidané hodnoty

181 Účetnictví 181.1 Účetní výkazy 181.1.1 Roční účetní výkazy a uzávěrky, audit 181.1.2 Měsíční účetní výkazy a uzávěrky 181.2 Účetní doklady o výdajích a příjmech v hotovosti, o nakládání s majetkem, o pohledávkách a závazcích a ostatní účetní doklady 181.3 Inventární karty hmotného majetku (kromě zásob nebo účetních dokumentů je nahrazujících) 181.4 Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek 181.5 Ostatní účetní dokumenty (sestavy,hlavní knihy, čtvrtletní uzavěrky příspěvkových organizací apod.) 181.6 Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků 181.9 Úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí 181.10 Cenné papíry

A/10 A/10 A/10 S/10

A/10 A/10 S/10 S/5

S/5 S/5 V/5 S/10 S/10

A/10 A/10 S/10 S/10 S/5 S/59 S/5 S/10¹ S/5 V/10¹

Životní prostředí 201 Půdní fond 201.1 Vynětí zemědělské půdy 201.1.1 Vynětí zemědělské půdy ze zemědělského půdního fondu 201.1.2 Rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského půdního fondu 201.2 Ochrana využití zemědělského půdního fondu 201.3 Změny kultur a využití půdního fondu 201.4 Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků 201.5 Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu jednoho roku 201.8 Návrhy tras nadzemních a podzemních vedení

26

A/15 A/15 A/5 A/10 A/5 S/5 V/5

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu 202

Pozemkové úpravy (územně plánovací dokumentace)

Zemědělská výroba, podnikání v zemědělství Ochrana proti škůdcům, chorobám a plevelům Veterinární opatření Včelařství 203.7.1 Evidence včelstev 203.7.2 Ochrana včelstev 203.8 Chov a ochrana zvířat 203 203.2 203.5 203.7

205

Zemědělské organizace a podniky

V/5

S/5 V/5 V/5 A/5 V/5 V/5 V/5

206 Myslivost 206.1 Uznání honiteb 206.1.1 Registrace honebních společenstev 206.2 Nájemní smlouvy

A/5 A/10 V/5

207 Rybářství 207.1 Rybářské revíry 207.2 Rybníky rybníkářsky neobhospodařované

A/5 A/5

208

Posuzování vlivů na životní prostředí

V/10

221 Lesní hospodářství 221.1 Pozemky určené k plnění funkcí lesa 221.1.1 Prohlášení pozemku za pozemek určený k plnění funkce lesa 221.1.2 Rozhodnutí v pochybnostech 221.1.3 Souhlasy k návrhům územně plánovací dokumentace a k vydání územního rozhodnutí 221.1.4 Dělení lesních pozemků 221.1.5 Odnětí pozemků k plnění funkcí lesa 221.1.6 Omezení využívání pozemků pro plnění funkcí lesa 221.2 Užívání lesů 221.2.1 Dočasné omezení nebo vyloučení vstupu do lesů 221.2.2 Výjimka ze zákazu některých činností v lese 221.2.3 Stanovení podmínek sportovní akce 221.2.4 Opatření k zabezpečení osob a majetku 221.3. Hospodářská úprava lesů 221.3.1 Vyhlášení záměru zadat zpracování lesních hospodářských osnov 221.4. Hospodaření v lesích 221.4.2 Uložení opatření v případech mimořádných okolností 221.4.3 Výjimka z velikosti či šíře holé seče 221.4.4 Povolení delších lhůt pro zalesnění a zajištění kultur 221.4.5 Nesouhlas s těžbou v lesích bez převzaté lesní hospodářské osnovy 221.4.6 Výjimka ze zákazu mýtní těžby v porostech do osmdesáti let věku 221.4.7 Podmínky a výše náhrady lesní dopravy po cizích pozemcích 221.4.8 Pověření výkonem funkce odborného lesního hospodáře 221.4.9 Udělení nebo odnětí licencí pro výkon funkce lesního hospodáře 221.4.10 Souhlas s těžbou uznaných stromů nebo porostů 221.5 Ochrana lesů 27

A/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/10 V/5 V/5 V/5 V/10 V/5 V/5 V/5 V/10 V/5 V/10 V/5 A/10 A/10 V/5

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu 221.5.1 Opatření k odvrácení hrozícího nebezpečí 221.5.2 Opatření proti rozšíření škůdců 221.5.3 Ustanovení a zrušení lesní stráže 221.6. Státní správa lesů 221.6.1. Opatření k odstranění zjištěných nedostatků 231 Vodní hospodářství 231.9 Protipovodňová ochrana 231.9.1 Povodňový plán města

V/10

A/5

233 Vodovody a kanalizace 233.2 Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací 233.3 Evidence vodovodů a kanalizací 233.3.1 Majetková 245 245.1 245.2 245.3 245.5 245.6

V/5 V/5 A/10

Ochrana ovzduší Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší Snižování emisí, stanovení emisních limitů Poplatky za znečištění ovzduší Evidence stacionárních zdrojů Dozor nad ochranou ovzduší

A/10 A/10

A/5 S/5 S/5 V/5 S/5

246 Ochrana přírody 246.4 Ochrana krajinného rázu, zásahy do významných krajinných prvků 246.4.1 Rozhodnutí 246.5 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu přírody 246.6 Vyjádření ke stavbám pro územní řízení (a ostatní vyjádření) 246.9 Geografické nepůvodní druhy 246.10 Kácení dřevin rostoucích mimo les a náhradní výsadba 246.12 Rozhodnutí o přestupcích podle zákona o ochraně přírody a krajiny 246.13 Vyhlašování památných stromů a jejich ochranných pásem 246.14 Registrace významných krajinných prvků (VKP) 246.15 Rušení památných stromů a registrovaných VKP

A/10 A/10 A/5 V/5 V/5 S/5 V/5 A/513 A/514 A/5

249 Odpadové hospodářství 249.1 Rozhodnutí podle právních předpisů, upravujících odpadové hospodářství 249.4 Evidence skládek odpadů 249.6 Dozor na obecní skládce odpadu 249.8 Evidence hlášení 249.9 Protokoly z místních šetření, sdělení 249.10 Hlášení o produkci a nakládání s odpady za kalendářní rok 249.11 Evidenční listy přepravy nebezpečných odpadů 249.12 Nepovolené skládky odpadu

A/5¹ A/5¹º S/5 S/5 V/5 A/5 V/5 S/5

Správa majetku obce 254 Hospodaření a správa majetku obce 254. 1 Evidence majetku 254.1.1 Obecní pozemky 254.1.2 Obecní budovy

A/5 A/5 28

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu 254.1.3 U příspěvkových organizací a právnických osob, jejichž zřizovatelem je obec 254.2 Inventarizace majetku 254.2.1 Dílčí inventurní soupisy, podklady 254.2.2 Výsledná zpráva 254.3 Hospodaření s majetkem obce 254.3.1 Nabývání majetku 254.3.2 Převod majetku 254.3.3 Převod práva hospodaření s majetkem 254.3.4 Nájemné 254.3.5 Rekonstrukce a modernizace majetku 254.3.6. Opravy a údržba majetku 254.3.7 Zatížení majetku (dluhy, věcná břemena) 254.3.8 Pojištění majetku 254.3.9 Vyřazování majetku 254.3.10 Zábor, užívání majetku obce 254.4 Bytový majetek 254.4.1 Hospodaření s byty (přidělování, směna bytů) 254.4.2 Modernizace a adaptace bytů 254.4.3 Nájemné 255 Nebytové prostory 255. 1 Přidělování 255. 2 Nájemné

A/5 S/5 A/5 A/10 A/10 A/10 A/10 V/5¹ S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/10 S/5 S/5

S/10 S/5

256

Veřejné osvětlení

S/5

257

Majetková účast obce

V/10

260 260.1 260.2 260.3

Pohřebnictví, evidence hrobů Pohřebnictví Evidence hrobů Evidence válečných hrobů

V/5 A/5¹º A/5¹º

Doprava a silniční hospodářství 276 Doprava 276.1 Koordinace dopravy, zabezpečení dopravní obslužnosti 276.1.1 Integrované dopravní systémy 276.1.2 Dopravní průzkumy 276.2 Jízdní řády 276.4 Provozní objekty, pomocné objekty a zařízení, čekárny, zastávky, stanoviště 276.7 Osvědčení profesní způsobilosti řidiče 276.10 Bezpečnost silničního provozu

A/10 A/10 S/5 V/5 S/5 V/5

278 Technika silniční dopravy 278.2 Hospodárnost provozu vozidel

S/5

280 Pozemní komunikace, provoz na pozemních komunikacích 280.2 Příprava plánů investic a velkých oprav

V/10

29

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu 280.4 Dopravní inženýrství (stanovení dopravního značení) 280.6 Běžná údržba pozemních komunikací a mostů 280.7 Zimní údržba pozemních komunikací 280.8 Objížďky, uzavírky pozemních komunikací a jiná rozhodnutí 280.10 Zvláštní užívání pozemních komunikací 280.13 Stavební a kolaudační řízení pozemních komunikací 280.14 Evidence, kategorizace a změny v síti pozemních komunikací 280.15 Cyklostezky 280.16 Nemovitosti 280.16.1 Připojení pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti na pozemní komunikaci 280.16.2 Zřizování věcných břemen

S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 A/20 A/10 V/5

A/10 A/10

Obchod a cestovní ruch 302

Tržní agenda

S/5

303

Síť podniků, prodejen a provozoven, skladů a trhů

V/5

306

Cestovní ruch

V/5

Územní plánování a stavební řád Ukládací znak skartačního plánu se u této skupiny řádu použije pouze tam, kde písemnost nelze zařadit do kompletního spisu konkrétní stavby. Ukládání územně plánovací dokumentace se řídí zákonem o územním plánování a stavebním řádu. 326 326.1 326.2 326.1

Územně plánovací dokumentace Územní plány (včetně dokumentace) Urbanistické studie (včetně dokumentace) Regulační plány (včetně dokumentace)

A/101 A/101 A/101

327

Územně plánovací podklady

V/10

328 328.1

Územní rozhodnutí Rozhodnutí o chráněném území 328.1.1 Rozhodnutí o změně využití území 328.1.2 Rozhodnutí o ochranném pásmu 328.1.3 Územní opatření o sanaci území Rozhodnutí o stavební uzávěře 328.2.1 Územní opatření o stavební uzávěře Rozhodnutí o umístění stavby 328.3.1 Rozhodnutí o změně stavby a o změně vlivu stavby na využití území 328.3.2 Územní souhlas 328.3.3 Územně plánovací informace Rozhodnutí o dělení nebo scelování pozemků nebo vyjádření – souhlas

A/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/5

328.2 328.3

328.4 330

Stavební povolení a další spisy včetně dokumentace týkající se stavby (kolaudace, změny stavby, změny v užívání stavby, udržovací práce, odstranění stavby) V/5 30


331 Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení 331.1 Terénní úpravy 331.2 Těžební a podobné práce 332

Stavební dozor a zvláštní pravomoci stavebního úřadu

334

Stavební úřady

V/5 V/5 S/20

334.1 Sdělení, stanoviska a vyjádření

V/10

335

Vstupy do staveb a na pozemky

S/5

336

Souhlas k vydání stavebního povolení pro speciální, vojenské a jiné stavební úřady

A/10

Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů

V/10

337

338 Sankce podle stavebního zákona 338.1 Přestupky

S/5

338.2 Správní delikty právnických osob a podnikajících fyzických osob

S/5

338.3 Pořádková pokuta

S/5

Přezkoumání pravomocných správních rozhodnutí mimořádnými opravnými prostředky

V/5

342

Informační, reklamní a propagační zařízení - povolení

V/5

343

Stavební příspěvek

A/5

339

Kultura 401 Kultura 401.1 Péče o občanské záležitosti 401.2 Slavnosti, vzpomínky, hudby, výchovné, kulturní, zábavní a jiné veřejné produkce 401.3 Vzdělávací kursy a jiné kulturně výchovné akce 401.4 Tombola 402

Organizační záležitosti kulturních zařízení

403 Kulturní instituce a zařízení 403.2 Knihovna a Informační centrum 403.4 Ostatní (kino)

S/5 V/5 V/5 S/5 V/5

V/5 V/5

405

Autorský zákon (odvolací řízení)

V/5

406

Neziskový sektor

V/10

31

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu 407

Povolování veřejné produkce

V/5

408

Tisk, rozhlas, televize a film

V/5

409

Neprofesionální umělecké aktivity

V/5

410

Kroniky

A/106

411 Péče o kulturní památky 411.1 Péče o kulturní památky (památkové rezervace,zóny, ochranná pásma) včetně evidence

A/10¹º

412

Výherní hrací přístroje

431

Věci církví a náboženských společností

V/10

432

Stavby a opravy církevních budov a zařízení (stanoviska a vyjádření)

A/20¹

V/5

Školství a sport Školy a školská zařízení Školy a školská zařízení zřízená obcí Zřizovací listiny škol a školských zařízení Konkursní řízení na obsazení funkcí ředitelů škol a školských zařízení zřizovaných obcí

V/5 A/10

452

Soukromé a církevní školy

A/5

453 453.1 453.2 453.3 453.4 453.5 453.6

Školský rejstřík Žádosti o zápis, změnu zápisu a výmaz, rozhodnutí Výjimky z počtu dětí a žáků ve škole Výkazy škol a školských zařízení Výroční zprávy škol, jejichž zřizovatelem je obec Evidence žáků Stravování ve školách a školských zařízeních

V/5 S/5 V/5 A/10 S/5 S/5

455

Pasportizace škol

A/10

451 451.1 451.3 451.4

456 Česká školní inspekce 456.1 Inspekční zprávy a protokoly o činnosti škol a školských zařízení 456.2 Opatření přijatá na základě výsledků kontroly ČSI u škol a školských zařízení 457 Mládež, sport, aktivity dětí a mládeže 457.1 Sportovní instituce(nájemní smlouvy na pronájem sportovních zařízení v majetku města 457.2 Organizační a hospodářské záležitosti úseku sport 32

A/5

V/5 S/10

A/10¹ S/5


Zdravotnictví 526 526.1 526.2 526.6

Zdravotnická soustava Zařízení a organizace zdravotnické soustavy Registrace nestátních zdravotnických zařízení Zdravotnická zařízení zřizovaná obcí

V/5 V/5 V/5

528

Hygienická služba

V/5

531 Léčiva, návykové a omamné látky 531.1 Evidence a nakládání s návykovými látkami

S/5

Sociální péče 552 552.1 552.2 552.3 552.4 552.5

Mimoústavní sociální péče Výkon opatrovnictví Dávky zdravotně postiženým a starým občanům Mimořádné výhody pro občany zdravotně postižené Byty zvláštního určení Ustanovení zvláštního příjemce

553 Sociální služby 553.1 Řízení, kontrola a rozvoj na úseku sociálních služeb 553.2 Zařízení sociálních služeb 553.2.1 Zřizování 553.2.2 Školení zaměstnanců 553.2.3 Organizační a provozní záležitosti, metodika 553.2.4 Přijímání osob do zařízení sociálních služeb 553.2.5 Terénní pečovatelské služby 553.3 Odvolání proti rozhodnutí na úseku sociálních služeb

S/5 S/15 S/5 S/5 S/5

V/10

S/5 S/5 S/5 S/10

555 Péče o rodinu 555.1 Sociální péče 555.2 Sociálně právní ochrana dětí 555.2.1 Dokumenty postoupené, dokumentace dětí, které dosáhly zletilosti 555.2.2 Odvolání proti rozhodnutí 555.2.3 Spisy 555.2.4 Rejstříky 555.3 Pěstounská péče

V/15 V/15 V/15¹ A/20 S/10¹¹

556 Péče o společensky nepřizpůsobivé občany 556.2 Pomocná evidence

S/5¹º

557

Záležitosti romského obyvatelstva a národnostních menšin

Požární ochrana 33

V/10

V//5


581 Organizace požární ochrany 581.3 Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi(Hasičský záchranný sbor ČR, sbory dobrovolných hasičů aj.)

582 582.4 582.5 582.6

Činnost požární ochrany Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně Prevence požární ochrany Bezpečnostní a jiná opatření

583 Jednotky požární ochrany 583.1 Stavba a rekonstrukce požárních zbrojnic a stanic -viz stavební dokumentace ukl. Znak 330 583.2 Odborná příprava jednotek požární ochrany 583.3 Výzbroj jednotek požární ochrany

585

Všeobecné prostředky požární ochrany

V/5

S/5 S/5 S/5

A/20 S/5 S/5

S/5

Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku 602

Shromažďování

A/5

604 604.1 604.3 604.4

Území obce a jeho změny Konkrétní územní změny Slučování a rozdělování obcí Záležitosti státních hranic

A/10 A/10 A/10

605 Evidence obyvatel 605.1 Evidence obyvatel 605.1.1 Hlášení evidenci obyvatel (zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům, zákaz pobytu) 605.1.2 Ostatní hlášení (narození, manželství, úmrtí, rozvody, stěhování aj.) 605.4 Rozhodování o zrušení trvalého pobytu 605.5 Přihlašovací lístek k trvalému pobytu 605.6 Evidence vydaných potvrzení o změně místa trvalého pobytu

V/5 S/1 V/5 S/50 S/1

606 Státní občanství – udělení, nabytí, pozbytí, osvědčení 606.2 Čestné prohlášení o státním občanství 606.4 Žádosti o osvědčení státního občanství ČR (kopie)

A/50 V/100 S/1

607 Matriční záležitosti 607.1 Matriky a sbírky listin 607.1.1 Narození 607.1.2 Manželství 607.1.3 Úmrtí 607.1.4 Opisy matričních dokladů, výpisy z matrik 607.1.5 Oznámení pro zápisy do zvláštních matrik

A/1006 A/756 A/756 S/5 V/10

34

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu 607.1.6 Potvrzení z matriční knihy nebo sbírky listin 607.1.7 Zápisy o určení otcovství Matriční doklady do ciziny Osvědčování způsobilosti k uzavření manželství Rozhodování v matričních věcech Dozor a kontrola vedení matrik Záležitosti matrikářů a matriční obvody Hlášení Českému statistickému úřadu Evidence rejstříku trestů Osvědčování k uzavření církevního sňatku

S/5 A/5 S/5 S/5 V/5 V/5 V/5 S/5 S/5 S/5

608

Změna jména a příjmení 608.1 Prohlášení o volbě jména 608.2 Žádost o zápis příjmení ženy v mužském tvaru 608.3 Oznámení o přijetí dřívějšího příjmení po rozvodu manželství 608.4 Rozhodování o změně jména a příjmení

A/20 A/20 A/20 A/20 A/20

609

Ověřování opisů listin a podpisů na listinách (ověřovací kniha)

S/101

611 611.4 611.5 611.8 611.9

Hospodářsko-provozní záležitosti Telefon, rozhlas, televize a jiné věci spojů Kancelářská technika Vozový park Objednávky pro zajištění hospodářsko-provozní činnosti

S/5 S/5 S/5¹ S/5

607.2 607.3 607.4 607.5 607.6 607.7 607.8 607.9

612 Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství 612.1 Názvy ulic

A/5

613 Číslování budov 613.1 Čísla popisná 613.2 Čísla evidenční

A/5 A/5

614 Ochrana veřejného pořádku 614.1 Organizační a věcné problémy veřejného pořádku na jednotlivých úsecích 614.2 Městská policie 614.2.2 Úřední záznamy o výkonu městské policie 614.2.4 Osvědčení strážníků městské policie (vydání, pozastavení platnosti, odejmutí, vrácení) 614.2.6 Situační zprávy - svodky 614.2.7 Kniha zbraní a střeliva 614.2.8 Technické prostředky 614.2.9 Odchyt psů – útulek 614.3 Součinnost s jinými orgány a organizacemi 615

Záležitosti bezpečnostně správní

V/10 S/5 S/5 S/5 S/5 S/3 S/5 S/5

616 Zprávy a informace o občanech 616.1 Vyjádření k osobě žádajícího (žádost o zbrojní průkaz aj.) 617

V/5

Státní, obecní znaky a symboly 35

S/5 S/5

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu 617.1 Používání státních a obecních znaků a symbolů 617.2 Znaky, barvy a prapory obce 617.3 Pečetidla a razítka 617.3.1 Pečetidla 617.3.2 Razítka 619 Sbírky 619.1 Veřejné sbírky 619.2 Sbírky pořádané městem 620

V/5 A/5 A/5¹² V/5¹²

V/5 V/5

Ztráty a nálezy

S/5

623 Občanské průkazy 623.1 Všeobecná agenda 623.1.3 Ohlášení ztráty, odcizení, poškození občanského průkazu 623.1.5 Evidence vydaných potvrzení o občanském průkazu 623.1.7 Vstupní protokol, výstupní protokol 623.1.9 Potvrzení o změně trvalého bydliště, o změně stavu sňatkem, změně příjmení a o občanském průkazu

V/5 S/5 V/15 S/5 S/1

624

Evidence dokumentů zveřejněných na úřední desce

S/5

625

Sčítání lidu, domů a bytů

A/10

Poznámky: 1) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po ukončení platnosti dokumentu, u smluv po uplynutí doby platnosti smlouvy či po jejím ukončení, zrušení nebo zániku. 2) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyhodnocení dokumentu. 3) Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po roce, v němž byla výpočetní a jiná technika naposledy použita. 4) Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků referenda prezidentem republiky ve Sbírce zákonů, popřípadě po vyhlášení nálezu Ústavního soudu, kterým rozhodl, že postup při provádění referenda nebyl v souladu s ústavním zákonem o referendu o přistoupení České republiky k Evropské unii nebo zákonem vydaným k jeho provedení, s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu. 5) Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků hlasování s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu. 6) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření dokumentu. 36

Městský úřad Stráž pod Ralskem Příloha č. 2 Organizačního řádu 7) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po vyhlášení výsledků voleb. 8) Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po uplynutí třicetidenní lhůty od uveřejnění výsledků voleb Státní volební komisí s povinností zachování tří sad nepoužitých hlasovacích lístků pro jednotlivé volby k uložení v příslušném archivu. 9) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyřazení všech dokumentů, v nichž byly použity. 10) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po pořízení nové evidence. 11) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po dovršení plnoletosti dítěte. 12) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po zrušení platnosti starých. 13) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po zrušení ochrany památného stromu. 14) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po zrušení registrace významného krajinného prvku (VKP).

37

Příloha č. 2 Spisový a skartační řád

Recommend Documents