PŘÍLOHA č. 11l) příruček pro žadatele a příjemce OP VaVpI
ZÁVAZNÁ OSNOVA STUDIE PROVEDITELNOSTI v rámci prioritní osy 3, číslo výzvy 8.3
Příloha č. 11l):
Závazná osnova Studie proveditelnosti Pro projekty předkládané v rámci Operačního programu Výzkum a vývoj pro inovace; prioritní osa 3 – Komercializace a popularizace vědy; oblast podpory 3.2 – Propagace a informovanost o výsledcích VaV, výzva 8.3 – Efektivní systém hodnocení programů účelové podpory. Základní osnova: 1.
Základní identifikační údaje
2.
Stručný popis projektu - abstrakt
3.
Profil žadatele a partnerů projektu
4.
3.1.
Žadatel
3.2.
Partneři / spolupracující organizace a jejich role
Popis projektu 4.1.
Analýza současného stavu, zdůvodnění projektu (vazba na kritérium A.1.)
4.2.
Věcná charakteristika projektu (vazba na kritérium A.1.)
4.2.1.
Detailní popis jednotlivých aktivit projektu*
4.2.2.
Cílové skupiny a zainteresované strany projektu
4.2.3.
Popis cílového stavu, účel dotace*
4.2.4.
Popis předpokládaných přínosů projektu, výsledky
4.2.5.
Další okolnosti směrodatné pro věcnou kvalitu plánovaného projektu
4.2.6.
Soulad zaměření projektu s politikami v oblasti regionálního rozvoje
4.2.7.
Popis vztahu k horizontálním tématům Strukturálních fondů období 2007-20132
4.3.
Technické a technologické řešení projektu* (vazba na kritérium A.1.)
4.4.
Popis systému řízení* (vazba na kritérium A.3.)
4.5.
Lidské zdroje* (vazba na kritérium A.2.)
4.6.
Harmonogram projektu
4.7.
Místo realizace projektu*
NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 10. 3. 2013 l ČÍSLO VERZE 1.0 l
STR. 2 / 10
Kapitoly označené * obsahují části, které se v uvedené podobě stanou přímo částí přílohy k Opatření náměstka ministra (dále jen Opatření NM), tzv. Technického popisu projektu (TA). Závažnost případných změn těchto informací je vidět ve vzoru TA projektu pro výzvu 8.3 dle přílohy 23u) PPŽ. Celkový rozsah studie proveditelnosti: max. 50 stran – do tohoto počtu nejsou zahrnuty životopisy členů realizačního týmu)
1. Základní identifikační údaje Základní identifikační a kontaktní údaje projektu a žadatele. Údaje o finanční náročnosti projektu.
Název projektu Zkrácený název projektu Základní výstupy projektu Žadatel Statutární orgán nebo jeho člen oprávněný jednat jménem právnické osoby Kontaktní osoba projektu Kontaktní údaje žadatele Součásti žadatele odpovědné za realizaci projektu Kontaktní údaje a zástupci součástí žadatele odpovědných za realizaci projektu
Celkové způsobilé výdaje Z toho investiční výdaje Z toho neinvestiční výdaje Celkové nezpůsobilé výdaje Celkové náklady projektu
Datum Podpis člena statutárního orgánu oprávněného jednat jménem právnické osoby
NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 10. 3. 2013 l ČÍSLO VERZE 1.0 l
STR. 3 / 10
2. Stručný popis projektu - abstrakt Cílem stručného popisu (abstraktu) je popsat stručně a výstižně všechny důležité aspekty projektu včetně vnějších okolností navrhovaného projektu a jeho výsledků a dopadů. Součástí abstraktu jsou informace, které žadatel považuje za zásadní a uvedl je v rámci jednotlivých částí Studie proveditelnosti. Abstrakt dále souhrnně odůvodňuje, proč by měl být projekt financován s ohledem na zacílení programu, oblasti podpory 3.2 OP VaVpI a v rámci ní vyhlášené výzvy 8.3 Efektivní systém hodnocení programů účelové podpory. Text abstraktu by měl být formulován i s ohledem na to, že jej v budoucnu může (v případě úspěchu) Řídicí orgán využít jako podklad pro publicitu. (max. 1 strana) Poznámka: Musí být v souladu s informacemi uvedenými v záložce „Popis projektu“ v rámci formuláře Projektové žádosti webové aplikace Benefit7.
3. Profil žadatele a partnerů projektu 3.1. Žadatel Představení žadatele by mělo demonstrovat předpoklady a připravenost k řešení navrhovaného projektu a mělo by obsahovat zejména následující údaje v odpovídající přehledné struktuře:
Stručný profil žadatele – charakteristika činnosti, stručná historie subjektu, postavení subjektu v oblasti působnosti se vztahem k zacílení výzvy 8.3.
Zkušenosti žadatele s realizací projektů v oblasti hodnocení programů podpory a jimi dosažené výsledky. Současné infrastrukturní a materiálně-technické zázemí žadatele jako východisko pro realizaci projektu, eventuelně informace o tom, jaká existující zařízení, jimiž žadatel disponuje, budou využita v rámci projektu.
3.2. Partneři / spolupracující organizace a jejich role V případě zapojení partnerů do projektu ve smyslu jejich podílu na způsobilých výdajích projektu uveďte základní informace o partnerovi především v těchto bodech:
Stručný profil partnera z hlediska jeho postavení v oblasti působnosti se vztahem k zacílení výzvy 8.3, zkušenosti partnera s realizací projektů v oblasti hodnocení programů podpory,
Role partnera a zdůvodnění jeho zapojení do realizace projektu (v čem spočívá přínos partnerství pro realizaci projektu). V případě zapojení spolupracujících organizací do projektu (bez podílu na způsobilých výdajích) uveďte základní informace o subjektu, jeho roli v projektu a zdůvodnění zapojení do jeho realizace. (max. 1 strana za každý ze subjektů)
NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 10. 3. 2013 l ČÍSLO VERZE 1.0 l
STR. 4 / 10
4. Popis projektu Cílem této části Studie proveditelnosti je podrobně popsat plánovaný projekt z hlediska jeho věcného/odborného obsahu (včetně podrobného popisu skutečností zejména ve vztahu k výběrovým kritériím A.1 – A.3). Informace nad rámec vyžadovaného obsahu studie proveditelnosti je možné v rámci povoleného rozsahu stran zahrnout.
4.1. Analýza současného stavu, zdůvodnění projektu (vazba na kritérium A.1.)
Analýza prostředí realizace projektu, popis současné pozice žadatele a případných partnerů projektu či spolupracujících organizací (aktuální stav hodnocení vlastních programů, uvedení dosavadních realizovaných hodnocení programů a jejich výsledků),
Vymezení cílů projektu – popis a zdůvodnění jejich volby (klíčová je specifičnost a ověřitelnost dosažení cílů a provázanost mezi cíli projektu a naplnění cílů výzvy 8.3). Uveďte rovněž hodnoty plánovaných závazných monitorovacích indikátorů.
Zdůvodnění potřeby realizace projektu. Varianty realizace projektu – minimálně by měla být nastíněna varianta nulová (co je možné očekávat v případě nerealizace projektu) a varianta investiční (co je možné očekávat v případě realizace projektu ve zvoleném rozsahu). Předpoklady úspěšnosti nového systému hodnocení.
Poznámka: Musí být v souladu s informacemi uvedenými v záložkách „Popis projektu“ (pole „Cíle projektu“ a „Zdůvodnění potřebnosti projektu“) a "Monitorovací indikátory" v rámci formuláře Projektové žádosti webové aplikace Benefit7.
4.2. Věcná charakteristika projektu (vazba na kritérium A.1.) 4.2.1.
Detailní popis jednotlivých aktivit projektu*
Cílem kapitoly je popsat návaznost aktivit a jejich jasnou souvislost se záměrem projektu a naplněním cílů výzvy 8.3. Popište stručně a přehledně jednotlivé aktivity projektu (např. zpracování analýzy současného stavu systému hodnocení programů účelové podpory, tvorbu metodik, pilotní ověření vzniklých metodik atd. – vycházejte z klíčových aktivit definovaných v projektové žádosti) a jejich časovou návaznost (harmonogram). Uveďte i důležité dílčí milníky nad rámec zahájení a ukončení každé aktivity, pokud je v rámci nějaké aktivity takový milník identifikovatelný (např. realizace odborné veřejné diskuze, určitý počet realizovaných seminářů, zahájení využívání nově upraveného systému monitoringu, finalizovaná analýza stávajícího stavu, zahájení veřejné zakázky, atd.) Z definice jednotlivých milníků by mělo být zřejmé, jak bude jeho splnění prokázáno. U každé popisované aktivity uveďte výstupy (pokud možno kvantifikovatelné a ověřitelné, detailnější a konkrétnější než výsledky z kap. 4.2.4, např. určitý počet realizovaných seminářů). Vznik konkrétního výstupu projektu je vhodným milníkem. Stručný popis odborných aktivit v uvedené podobě, včetně harmonogramu, výstupů a milníků bude součástí TA projektu, kapitoly II. Veškeré časové údaje budou do TA promítnuty v dělení na čtvrtletí. V textu přehledně oddělte část, která bude součástí TA projektu od části podrobněji vysvětlující aktivitu pro účely hodnocení odbornými hodnotiteli. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 10. 3. 2013 l ČÍSLO VERZE 1.0 l
STR. 5 / 10
Popis každé aktivity doplňte o související doplňující informace, např. o počty osob zapojených do hodnocení, pořízenou související infrastrukturu a vybavení s cílem konsolidace systému monitoringu a s realizací projektu. Dále je pro každou aktivitu nutné uvést předpokládané celkové investiční a neinvestiční náklady. Stručnou charakteristiku investičních a neinvestičních nákladů včetně termínu předpokládaných nákupů v rámci jednotlivých aktivit specifikujte v části 4.3, nebo v rozpočtu projektu, viz samostatná příloha projektové žádosti. Při popisu aktivit doporučujeme postupovat a držet se zásad dělení/členění projektu na klíčové aktivity, které jsou popsány v PPŽ, kapitola 2.15 Klíčové aktivity. Poznámka: Musí být v souladu s informacemi uvedenými v záložce „Klíčové aktivity“ v rámci formuláře Projektové žádosti webové aplikace Benefit7. Cílové skupiny a zainteresované strany projektu
4.2.2. o
Uvedení specifických cílových skupin (subjektů), které budou realizací projektu dotčeny, jinými slovy budou realizací projektu přímo či nepřímo ovlivněny pozitivně ale i negativně a které budou využívat výsledky projektu.
o
Uvedení zjištěných potřeb cílových skupin. Uveďte shrnutí případných průzkumů a analýz.
o
Potenciální partneři projektu/spolupracující organizace, kteří by mohli být do projektu zapojeni (z důvodů přínosů projektu pro tyto subjekty, naplnění cílů výzvy atp.), ale kteří do projektu zapojeni nebyli. Zdůvodnění nezapojení těchto subjektů.
Poznámka: Musí být v souladu s informacemi uvedenými v záložce „Popis projektu“ (pole „Popis cílové skupiny“) v rámci formuláře Projektové žádosti webové aplikace Benefit7. Popis cílového stavu, účel dotace*
4.2.3.
Popište nový fungující systém hodnocení programů účelové podpory tak, jak bude vypadat po realizaci projektu.
Vyspecifikujte stručný a jasný účel dotace / celkový cílový stav projektu. Je nutné jednoznačně vymezit, co se bude dělat (vytvořit metodický dokument, ve kterém bude popsán nový systém hodnocení, vytvoření implementačního plánu, realizace pilotního hodnocení…), jak bude cíle dosaženo (vlastní zaměstnanci žadatele a partnera, outsourcing …).
Změny v účelu dotace/celkovém cílovém stavu projektu nemohou být ze strany ŘO OP VaVpI v průběhu realizace, ani v době udržitelnosti projektu akceptovány (účel dotace nelze změnit vydáním Dodatku k Opatření NM). Jeho změna by zcela zásadním způsobem měnila charakter projektu. Nedodržení účelu dotace se považuje za porušení rozpočtové kázně dle zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a může mít za následek odebrání celé dotace. Účel dotace v uvedené podobě bude součástí TA projektu, kapitoly I Celkové cíle projektu. V textu přehledně oddělte účel dotace pro účely TA projektu od podrobnější specifikace důležité pro hodnocení projektu. Poznámka: Musí být v souladu s informacemi uvedenými v záložce „Popis projektu“ (pole „Cíle projektu“) v rámci formuláře Projektové žádosti webové aplikace Benefit7.
NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 10. 3. 2013 l ČÍSLO VERZE 1.0 l
STR. 6 / 10
4.2.4.
Popis předpokládaných přínosů projektu, výsledky
Přínos projektu pro vytváření příznivých podmínek pro VaV v daném regionu i celé ČR. Popište stručně předpokládané výsledky projektu s ohledem na cíle výzvy. Soustřeďte se na zásadní odborné výsledky z hlediska celého projektu (aplikace metodik, zkvalitnění systému hodnocení…), a to zejména formou ověřitelných skutečností (aplikace nové metodiky AB ovlivní hodnocení programu XY, apod.). Poznámka: Musí být v souladu s informacemi uvedenými v záložce „Popis projektu“ (pole „Popis projektu“) v rámci formuláře Projektové žádosti webové aplikace Benefit7. 4.2.5.
Další okolnosti směrodatné pro věcnou kvalitu plánovaného projektu
1
Uveďte případné související projekty a aktivity (např. další projekty financované z OP VaVpI, projekty OP VK, 7. Rámcového programu, atp.). 4.2.6.
Soulad zaměření projektu s politikami v oblasti regionálního rozvoje
2
Stručně okomentujte soulad projektu s politikami města, kraje, dále v oblasti výzkumné a vzdělávací politiky na evropské, národní i regionální úrovni. 4.2.7.
Popis vztahu k horizontálním tématům Strukturálních fondů období 2007-20132
Stručně popište vliv projektu na udržitelný rozvoj a rovné příležitosti.
4.3. Technické a technologické řešení projektu* (vazba na kritérium A.1.) V této části žadatel specifikuje technické a technologické řešení projektu, z nějž by měla jasně vyplývat technická a časová realizovatelnost projektu a odůvodnění požadovaných finančních prostředků, odůvodnění zvoleného vybavení (parametry, výhody řešení, údaje o životnosti apod.) a investic plánovaných v projektu.
Investice do vybavení za účelem realizace projektu, konsolidace systému monitoringu (zejména přístrojové vybavení, instalace HW a informační infrastruktury, aj.), odůvodnění potřeby takového zařízení a podrobný popis 3 využití tohoto vybavení v rámci projektu, vč. podrobného rozpočtu. Vybavení je možné rozčlenit do více klíčových aktivit případně po tzv. modulech (funkční celky minimální hodnotě 1 mil. Kč). V relevantních případech uvede žadatel také specifikaci vybavení pořízeného z jiných zdrojů (např. pořízeného sestěhováním existujícího vybavení, pořízeného z jiných souvisejících projektů, nebo pořízených s použitím vlastních prostředků).
1
Kapitola je pouze doporučená, nikoliv povinná. Pokud jsou všechny informace v projektové žádosti Benefit 7, pak nemusí být uvedeny zde, nicméně je třeba zvážit relevantnost těchto informací pro odborné hodnocení. 2
Kapitola je pouze doporučená, nikoliv povinná. Pokud jsou všechny informace v projektové žádosti Benefit 7, pak nemusí být uvedeny zde, nicméně je třeba zvážit relevantnost těchto informací pro odborné hodnocení. 3
V případě samostatných položek jednotlivých zařízení resp. souborů movitého majetku přesahujícího hodnotu 1mil. Kč bez DPH je zapotřebí dále popsat charakteristiku hmotného majetku, zdůvodnění pořízení, očekávanou cenu bez DPH, očekávaný termín pořízení majetku. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 10. 3. 2013 l ČÍSLO VERZE 1.0 l
STR. 7 / 10
Specifikace, zdůvodnění a časový harmonogram pořizování technického a přístrojového vybavení, údaje o životnostech jednotlivých zařízení nad 1 mil. Kč apod. Zároveň žadatel uvede předpokládanou cenu a předpokládané možnosti/způsoby zakoupení (prostý nákup (tendr) / zakázková výroba / vývoj zařízení na míru).
Investice do nehmotných aktiv.
Další významné technické resp. technologické aspekty řešení předmětu projektu.
V případě plánovaného pořízení technologického celku v hodnotě 1 mil. Kč a vyšší stane se tato informace součástí TA projektu, kapitoly Klíčové vybavení. Rozsah informace v TA zahrnuje název technologického celku, počet pořizovaných kusů, rok pořízení a plánovanou cenu bez DPH v tisících Kč. V případě, že by cena plánovaného vybavení přesáhla 5 mil. Kč, bude informace zanesena s vyšší závažností a rozšířena o charakteristiku vybavení. Informace, které se stanou součástí TA projektu zaneste do tabulky dle níže uvedeného vzoru. Klíčové vybavení / funkční modul
Počet kusů Rok(y) pořízení Plán. cena bez DPH (tis. Kč) položky
Název položky 1 (nad 5 mil Kč.)
1
2011
6 000
Název položky 2 (1 – 5 mil Kč.)
2
2012
2 500
Název položky 3 (1 – 5 mil Kč.)
1
2012
1 500
…
4.4. Popis systému řízení* (vazba na kritérium A.3.)
Popis řízení předkládaného projektu (organizační schéma řízení projektu, matice odpovědností a pravomocí, popis řízení kvality apod.).
Popište a graficky znázorněte organizační uspořádání řízení projektu, a to včetně zahrnutí všech partnerů či spolupracujících organizací (je-li pro daný projekt relevantní). Z grafického znázornění a případného souvisejícího slovního popisu musejí být jednoznačně zřejmé odpovědnosti a typ vazeb mezi jednotlivými stupni řízení a mezi jednotlivými partnery či spolupracujícími organizacemi (je-li pro daný projekt relevantní).
V tabulce matice odpovědností (vzor viz níže) uveďte jednotlivé klíčové pozice včetně popisu jejich kompetencí a odpovědnosti jednotlivých složek řízení (tento kompetenční model sestavte dle funkcí, ne jmen jednotlivých pracovníků). pozice 1
pozice 2
pozice 3
činnost 1
O
P
K
činnost 2
O
S
P
činnost 3 činnost 4
P O
pozice 4
O
P
Pozn.: Doplňte vysvětlivky zkratek – např. O-odpovídá; P-provádí; S-spolupracuje; K-konzultuje. Odpovědnost za danou činnost by měla být z principu přiřazena vždy pouze jedné pozici.
NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 10. 3. 2013 l ČÍSLO VERZE 1.0 l
STR. 8 / 10
Popis koordinačních a rozhodovacích mechanismů mezi žadatelem a partnery projektu, případně dalšími spolupracujícími organizacemi (bude doloženo partnerskými smlouvami ve formě samostatné přílohy Projektové žádosti č. 3 Spolupráce se subjekty, partnerská smlouva, viz Příloha č.6m) PPŽ - Seznam příloh projektové žádosti), pokud projekt zahrnuje partnery či spolupracující organizace.
Charakteristika vnitřních postupů jednotlivých subjektů ve vztahu k realizaci projektu.
Analýza rizik projektu, včetně určení pravděpodobnosti výskytu rizik, návrhů opatření pro řízení rizik, a stanovení odpovědnosti za vyhodnocování rizik, event. za rozhodnutí o korekčních opatřeních. Rovněž je vhodné specifikovat možné varianty řešení. Mezi riziky uveďte mimo specifických rizik pro daný projekt též: Riziko týkající se nedostatku kvalitních lidských zdrojů pro projekt a Riziko spojené se špatně fungující spoluprací mezi příjemcem dotace a partnery / spolupracujícími organizacemi.
Analýzu rizik uveďte nejlépe ve formě tabulky, která by měla obsahovat:
o
definici a popis zásadních rizik;
o
pravděpodobnost jejich výskytu;
o
závažnost jejich dopadu;
o
preventivní opatření k jejich eliminaci;
o
aktivní opatření k snížení závažnosti jejich dopadů, v případě, že se riziko stane skutečností;
Analýzu rizik doplňte o informace o řízení rizik, tedy jak bude probíhat jejich monitoring, kdo bude za monitoring a vyhodnocení zodpovídat a jak často bude vyhodnocování probíhat.
Grafické znázornění organizačního uspořádání řízení projektu bude v uvedené podobě součástí TA projektu, kapitoly IV Systém řízení.
4.5. Lidské zdroje* (vazba na kritérium A.2.)
Popis personálního zajištění, jak z pohledu (smluvně zajištění odborníci a podobně).
Dosavadní zkušenosti interních i externích pracovníků v oblasti hodnocení programů či jiných evaluací, případně v oblastech relevantních k jejich rolím a zodpovědnostem v rámci projektu (např. zkušenosti v oblasti projektového řízení u projektového manažera), předpoklady týmu pro úspěšnou realizaci projektu, případně zdůvodnění doplnění týmu o externí odborníky nebo subjekty.
interních
NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 10. 3. 2013 l ČÍSLO VERZE 1.0 l
zdrojů
STR. 9 / 10
(zaměstnanci)
tak
i
externích
zdrojů
Lidské zdroje projektu budou současně doloženy: a) Úplným seznamem členů projektového týmu (tj. odborných pracovníků, managementu a administrativního zajištění), včetně uvedení zaměstnavatele, pokud člen týmu není zaměstnancem žadatele, b) Profesními CV klíčových členů projektového týmu, a to ve formě samostatné přílohy - Příloha č. 2 Seznam členů projektového týmu a doklady o jeho složení – (viz Příloha č. 6m) PPŽ – Seznam příloh projektové žádosti). Klíčové pozice a jejich personální zajištění bude součástí TA projektu, kapitoly III Personální zajištění. Za klíčové pozice jsou považovány všechny, jejichž personální zajištění je uvedeno ve druhé části přílohy č.2 projektové žádosti. Pro uvedení do TA projektu prosím vyplňte tyto pozice do následující tabulky.
Zaměstnanec
Funkce
2014
Jméno 1
vedoucí realizačního týmu4)
Jméno 2
kontaktní osoba pro RVVI4)
Jméno 3
expert se zahraničním know-how4)
Jméno 4
koordinátor na straně partnera / spolupracující organizace č. 14)
2015
Jméno 5 NN
4.6. Harmonogram projektu Cílem této části Studie proveditelnosti je popsat přehlednou formou časovou souslednost plánovaných aktivit projektu. Ganntův diagram resp. výstup obdobného charakteru, který umožňuje např. aplikace MS Project s doprovodným slovním komentářem. Harmonogram projektu orientačně vymezí základní časové úseky projektu ve smyslu přípravné fáze do vydání Opatření o poskytnutí dotace, realizační fáze a provozní fáze. Časový harmonogram musí zahrnovat všechny aktivity v rámci části 4. Popis projektu (v podobě milníků).
4.7. Místo realizace projektu* Popište stručně základní dislokaci, stačí adresa budov, kde bude projekt realizován. Uvedené adresy budou součástí TA projektu, kapitoly V Lokalita projektu.
4
Přesný název funkce může být odlišný projekt od projektu, nicméně se bude jednat o pracovníka (-íky) na odpovídající pozici (či pozicích). NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 10. 3. 2013 l ČÍSLO VERZE 1.0 l
STR. 10 / 10
