Příloha č. 1 Obchodní a platební podmínky (jsou specifikovány v níže uvedeném standardním vzoru smlouvy) SMLOUVA O POSKYTNUTÍ SLUŽEB
(uzavřená podle § 269 odst. 2 zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku, ve znění pozdějších předpisů na základě veřejné zakázky „Zajištění realizace 12. zasedání Monitorovacího výboru OP LZZ“) Smluvní strany 1. Česká republika - Ministerstvo práce a sociálních věcí se sídlem Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 odbor řízení pomoci z ESF, pracoviště Kartouzská 4, Praha 5 - Smíchov IČ: 00551023 DIČ: CZ 00551023 Bankovní spojení: Česká národní banka Číslo účtu: 19-2229-001/0710 jejímž jménem jedná Mgr. Jiří Kinský, ředitel odboru (dále jen „objednatel“) a 2. společnost … se sídlem … zastoupená… IČ: DIČ: Bankovní spojení: Číslo účtu: jejímž jménem jedná (dále jen „poskytovatel“) uzavřely níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto smlouvu o poskytnutí služeb (dále jen „smlouva“): Preambule Činnost, která je předmětem této smlouvy, tj. zajištění realizace 12. zasedání Monitorovacího výboru OP LZZ, je financována z prostředků Evropského sociálního fondu a státního rozpočtu České republiky, prostřednictvím projektu technické pomoci OP LZZ pod registračním číslem CZ.1.04/6.1.00/09.00005.
1/7
Článek I. Předmět smlouvy 1. Poskytovatel se touto smlouvou zavazuje pro objednatele zajistit realizaci 12. zasedání Monitorovacího výboru OP LZZ, včetně služeb s tímto spojených dle specifikace uvedené v článku II. této smlouvy. 2. 12. zasedání Monitorovacího výboru OP LZZ bude dvoudenní a uskuteční se v Hradci Králové či blízkém okolí ve dnech 28. – 29. 5. 2013. Program zasedání bude sestaven pracovníky zadavatele a bude sdělen, včetně upřesnění počtu účastníků zasedání, dodavateli prostřednictvím kontaktní osoby před konáním zasedání, nejpozději však do 21. 5. 2013 včetně. Předběžný počet účastníků zasedání (členové výboru, hosté, sekretariát) je 50. Vzhledem k předpokladu účasti zástupců Evropské komise je nutné počítat s tlumočením z/do anglického jazyka. Předpokládaný časový rámec jednání je první den 17:30 – 19:00, druhý den 8:30 – 13:00, 14:00 – 15:30. První den od 16:30 bude probíhat příprava sekretariátu na místě a od 17:00 registrace účastníků. Případné prodloužení jednání nad předpokládaný časový rámec nepřesáhne 2 hod. 3. Objednatel se zavazuje zaplatit poskytovateli za řádné a včasné splnění závazků sjednanou cenu, a to ve výši a za podmínek uvedených v této smlouvě. Článek II. Specifikace služeb 1. Zajištění místa zasedání pro 50 osob v prostorách …… : V této službě je zahrnut pronájem sálu včetně mobiliáře a poskytnutí technického vybavení, včetně souvisejících služeb, tj. ozvučení a osvětlení sálu, 3 pevné a 2 bezdrátové mikrofony, projekční plátno, dataprojektor a velký monitor (notebook poskytne objednatel), přítomnost technika po celou dobu jednání, přítomnost jedné hostesky po celou dobu jednání (asistence u registrace a s mikrofonem), tlumočnické zázemí, pořízení zvukového záznamu celého průběhu zasedání na elektronickém nosiči (CD), dále květinová výzdoba a úprava prostor včetně směrových tabulí. Prostory budou k dispozici na dobu minimálně od 16:00 prvního dne do 16:00 druhého dne. 2. Tlumočení: Na zasedání bude poskytnuto simultánní tlumočení z/do anglického jazyka včetně tlumočnické techniky a příslušného počtu sluchátek. Předpokládaný časový rámec jednání je první den 17:30 – 18:45, druhý den 8:30 – 13:00, 14:00 – 15:30. Případné prodloužení nad tento rámec nepřesáhne rozsah 2 hod. a bude účtováno dle skutečnosti hodinovou sazbou. Tlumočení bude využito pouze v případě potvrzené účasti zahraničního zástupce Evropské komise. Objednatel uvědomí poskytovatele před konáním zasedání, dle vzájemné dohody, nejpozději však do 21. 5. 2013 včetně. Dále bude poskytnuto tlumočení z/do anglického jazyka pro zástupce Evropské komise, bez techniky, před začátkem jednání, v průběhu návštěvy místa projektu, cca 1 hod. 3. Catering: Účastníkům zasedání bude poskytnuto občerstvení v prostorách poblíž sálu první den ve formě coffee-break (káva, čaj, nealkoholické nápoje, sladké nebo slané 2/7
pečivo 2 ks/os, ovoce, orientačně v 17:00) a večerního rautu (předkrmy, výběr ze 3 jídel, z toho 1 vegetariánské, salátový bar, zákusky a nealkoholické nápoje, orientačně v 19:00). Druhý den ve formě coffee-break (káva, čaj, nealkoholické nápoje, sladké nebo slané pečivo 2 ks/os, ovoce, orientačně v 10:30) a poledního rautu (polévka, výběr ze 3 jídel, z toho 1 vegetariánské, salátový bar, zákusky a nealkoholické nápoje). Po dobu celého jednání budou poskytnuty nealkoholické nápoje (lahve s vodou v originálním balení, v objemu min. 0,5 l) na stoly v sále. Nealkoholické nápoje budou účtovány dle skutečné spotřeby. 4. Ubytování: Účastníkům zasedání bude zajištěno ubytování ve stejném hotelu, ve kterém bude probíhat zasedání. Jedná se o cca 50 osob v jednolůžkových nebo dvoulůžkových pokojích (při obsazení pouze jednoho lůžka), vybavených vlastním WC a koupelnou v rozsahu jednoho noclehu včetně snídaně, počínaje dnem 28. 5. 2013. Přesný počet ubytovaných účastníků zasedání sdělí zadavatel dodavateli před konáním zasedání, nejpozději však do 21. 5. 2013 včetně. 5. Doprava: Účastníkům zasedání bude zajištěna dne 28. 5. 2013 osobní přeprava autobusem z určeného místa v Praze do místa zasedání a do místa navštíveného projektu. Dále, po skončení zasedání, bude zajištěna přeprava zpět do Prahy. Zajištěna bude i přeprava materiálu (vlajky ČR, EU, panel ESF, publicitní materiály a tištěné podklady pro jednání). Přesný počet přepravovaných osob sdělí zadavatel dodavateli před konáním zasedání, nejpozději však do 21. 5. 2013 včetně. 6. Podrobné požadavky a specifikace požadovaných služeb jsou uvedeny v zadávacích podmínkách: „Zajištění realizace 12. zasedání Monitorovacího výboru OP LZZ“ a v nabídce předložené poskytovatelem dne ……. Článek III. Cena a platební podmínky 1. Celková nabídková cena za řádné a včasné poskytnutí služeb činí …… Kč bez DPH (slovy: …… korun českých), tj. …… Kč včetně DPH (slovy: …… korun českých). Celkovou nabídkovou cenou se rozumí cena za služby v rozsahu dle článku II. 2. Celková nabídková cena se skládá z cen v následujícím členění: Celková cena
Cena bez DPH
DPH
Cena vč. DPH
Cena bez DPH
DPH
Cena vč. DPH
Cena celkem za realizaci zakázky Členění celkové ceny Cena za pronájem sálu včetně mobiliáře Cena za technické vybavení a související služby Cena za tlumočení na jednání (technika a služby tlumočníků)
3/7
Cena za tlumočení na projektu (1 hod., služby tlumočníků) Celková cena za občerstvení pro 50 účastníků (na osobu 1x večerní raut, 1x polední raut, 2x coffee-break, 10x nealkoholický nápoj) Celková cena za dopravu pro 50 účastníků Cena za ubytování pro 50 účastníků Agenturní odměna Celkem
Dílčí jednotkové ceny
Cena bez DPH
DPH
Cena vč. DPH
Cena za 1 coffee-break na 1 osobu Cena za polední raut na 1 osobu Cena za večerní raut pro 1 osobu Cena za 1 nealkoholický nápoj Cena za pokoj pro 1 osobu, včetně snídaně Tlumočení 1 hod. (navíc dle potřeby) Cena za dopravu - čekání 1 hod. (navíc dle potřeby) Cena za dopravu - místní transfery 1 hod. (navíc dle potřeby)
3. Celková cena bude uhrazena podle nabídkové ceny za skutečně poskytnuté služby dle článku II, tj. fakturace a úhrada objednaných služeb bude provedena dle skutečné spotřeby nealkoholických nápojů, rozsahu tlumočení a rozsahu občerstvení dle počtu účastníků. Výdaje za ubytování účastníků z Evropské komise budou uhrazeny individuálně na místě a nebudou součástí fakturace. Celková cena může přesáhnout nabídkovou cenu v případě navýšení počtu účastníků, prodloužení doby tlumočení nad předpokládaný rámec či dodatečné požadavky na dopravu resp. čekání (úhrada bude provedena v souladu s uvedenými dílčími jednotkovými cenami dle nabídkové ceny). Počet účastníků objednatel sdělí poskytovateli před konáním zasedání, nejpozději však do 21. 5. 2013 včetně. Výši celkové ceny je možné změnit, i pokud dojde ke změně předpisů upravujících sazbu DPH pro služby, které jsou předmětem plnění této zakázky (DPH se bude účtovat podle zák. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění). 4. Cena bude objednatelem uhrazena v Kč na základě faktury, resp. vyúčtování. Faktura musí splňovat náležitosti daňového dokladu dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty nebo účetního dokladu dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Celková cena na faktuře bude členěna do dvou položek; jmenovitě na souhrnnou cenu za catering dle článku II, odst. 3 této smlouvy, dále na cenu zajištění ostatních služeb v rámci dalších ustanovení článku II této smlouvy. Faktura bude navíc 4/7
obsahovat číslo projektu, ze kterého bude plnění dle této smlouvy hrazeno: CZ.1.04/9.1.00/09.00005, a dále číslo PRV (Požadavek na rozpočtový výdaj), které objednatel sdělí poskytovateli před vystavením faktury. Přílohou faktury bude přesná specifikace plnění ve struktuře dle článku III, odst. 2 a 3. 5. Objednatel si vyhrazuje právo před uplynutím lhůty splatnosti vrátit fakturu, pokud nebude obsahovat požadované náležitosti nebo obsahovat nesprávné údaje. Oprávněným vrácením faktury přestává běžet původní lhůta splatnosti. Opravená nebo přepracovaná faktura bude opatřena novou lhůtou splatnosti. 6. Fakturu vystaví poskytovatel co nejdříve po skončení plnění předmětu dle této smlouvy. Splatnost faktury bude činit nejméně 30 dní od doručení faktury objednateli. Doručení se provede prostřednictvím pošty nebo osobně na pracoviště Kartouzská 4, Praha 5 Smíchov či na podatelnu do sídla zadavatele Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2. 7. Objednatel neumožňuje poskytovat před akcí zálohu. Úhrada faktury bude objednatelem provedena bezhotovostním převodem na bankovní účet poskytovatele uvedený v této smlouvě. Zaplacením se pro účely této smlouvy rozumí odepsání příslušné částky z účtu objednatele na účet poskytovatele. Článek IV. Práva a povinnosti poskytovatele 1. Poskytovatel se zavazuje poskytnout služby dle této smlouvy řádně a včas za podmínek uvedených v této smlouvě. 2. Poskytovatel se zavazuje provádět činnosti dle této smlouvy vlastním jménem, na vlastní účet a na vlastní odpovědnost. 3. Poskytovatel je povinen při plnění předmětu smlouvy postupovat s odbornou péčí, přičemž jednotlivé činnosti se zavazuje svěřit pouze odborným a kvalifikovaným osobám. 4. Poskytovatel je povinen umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektu, z něhož je zakázka hrazena, provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním zakázky, a to po dobu danou právními předpisy ČR k jejich archivaci (zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty). Oprávněnými osobami jsou zejména poskytovatel, MPSV, MF, NKÚ, EK, Evropský účetní dvůr. 5. Poskytovatel je povinen umožnit prohlídku místa plnění. 6. Poskytovatel je povinen provést změnu subdodavatele až po souhlasu objednatele. 7. Poskytovatel je povinen dodržovat mlčenlivost o všech skutečnostech, s nimiž se seznámí v souvislosti s plněním předmětu smlouvy s výjimkou těch případů, ve kterých ho objednatel této mlčenlivosti zprostí anebo v případech takto stanovených zákonem. 8. Poskytovatel souhlasí s tím, aby zadavatel uveřejnil text smlouvy na webových stránkách www.mpsv.cz . Ustanovení předchozí věty se nevztahuje na údaje, které jsou obchodním 5/7
tajemstvím dle obchodního zákoníku, na údaje, jejichž zveřejnění brání zákon o ochraně osobních údajů, jakož i na údaje, které jsou chráněny před zveřejněním podle jiných právních předpisů. 9. Kontaktní osobou poskytovatele je …… (e-mail: ……; tel.: ……).
V. Práva a povinnosti objednatele 1. Objednatel se zavazuje uhradit poskytovateli za řádně a včas poskytnuté plnění dle této smlouvy sjednanou cenu ve výši a dle podmínek stanovených v článku III této smlouvy. 2. Objednatel si vyhrazuje právo na případnou změnu termínu konání 12. zasedání Monitorovacího výboru OP LZZ, nejpozději však do 30. 4. 2013 včetně. 3. Objednatel si vyhrazuje právo objednat služby jen v takovém množství, které stanoví dle aktuální skutečné potřeby. Tato specifikace proběhne vždy ve lhůtě uvedené v této smlouvě, a to prostřednictvím elektronické pošty mezi kontaktními osobami objednatele a poskytovatele. 4. Objednatel si vyhrazuje právo schvalování změny subdodavatele, kterého poskytovatel stanovil ve své nabídce. 5. Objednatel si vyhrazuje právo prohlídky místa plnění. 6. Objednatel se zavazuje poskytnout poskytovateli potřebnou součinnost. Kontaktní osobou objednatele je PhDr. Vladimíra Levá, PhD., (e-mail:
[email protected]; tel.: 950 195 631).
VI. Odpovědnost za škodu, smluvní pokuta, odstoupení od smlouvy 1. V případě, že jedna ze smluvních stran poruší své povinnosti vyplývající z této smlouvy, je druhá strana oprávněna po ní požadovat náhradu škody, která jí tímto porušením povinnosti vznikla. 2. Objednatel je oprávněn požadovat smluvní pokutu ve výši 30.000,- Kč, pokud je poskytovatel v prodlení s plněním a nezahájí řádné poskytování plnění. Smluvní pokuta je splatná do 14 kalendářních dnů ode dne doručení písemné výzvy objednatele k jejímu uhrazení poskytovateli. 3. Zaplacením smluvní pokuty není poskytovatel zbaven povinnosti k poskytnutí plnění. 4. Objednatel je oprávněn odstoupit od této smlouvy, a to i pro jednotlivé plnění dle specifikace v článku II, pokud je poskytovatel v prodlení s plněním a nezahájí řádné poskytování plnění.
6/7
VII. Závěrečná ustanovení 1. Tato smlouva může být měněna nebo doplňována pouze písemně, prostřednictvím číslovaných dodatků, po vzájemné dohodě obou smluvních stran. To se netýká specifikace aktuální potřeby dle článku V, odst. 3 této smlouvy a případné změny termínu konání 12. zasedání Monitorovacího výboru OP LZZ dle článku V, odst. 2 této smlouvy. 2. Pokud tato smlouva nestanoví jinak, řídí se závazkový vztah mezi stranami této smlouvy ustanoveními obchodního zákoníku. 3. Případné spory týkající se této smlouvy budou smluvními stranami řešeny především dohodou. V případě, že k dohodě nedojde, bude spor řešit příslušný soud. 4. Tato smlouva je vyhotovena ve 3 stejnopisech, přičemž poskytovatel obdrží jedno vyhotovení a dvě vyhotovení jsou určena pro objednatele. 5. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu oběma smluvními stranami. 6. Smluvní strany po přečtení této smlouvy prohlašují, že tato smlouva je výslovným, vážným, skutečným, svobodným projevem vůle obou smluvních stran, tuto si náležitě přečetly, jejímu obsahu rozumí a s tímto bez výhrad souhlasí a na důkaz toho ji obě smluvní strany vlastnoručně podepisují. 7. Nedílnou součástí této smlouvy jsou níže uvedené přílohy.
Přílohy: 1. Zadávací podmínky pro veřejnou zakázku malého rozsahu „Zajištění realizace 12. zasedání Monitorovacího výboru OP LZZ“ 2. Nabídka poskytovatele ze dne …….
V Praze dne …………………….
V Praze dne …………………….
....……………………………..... za poskytovatele jednatel společnosti
…..........……………………....... za objednatele ředitel odboru řízení pomoci z ESF MPSV ČR
7/7
