phyad
PROTOCOL
PRIVACY Voor Phyad is privacy een belangrijk onderwerp, daarom besteedt Phyad hier veel aandacht aan zo dat uw privacy goe gewaarborgd is. Phyad en zijn medewerkers nemen de volgende regel inacht: Alle verstrekte gegevens door de opdrachtgever aan Phyad worden door Phyad met de grootst mogelijke discretie behandeld. Dit houd in: Geen uitwisseling of verstrekking van gegevens aan derden. Uitzonderingen hierop vormen de ziekenfondsen waarvoor u werkt, de Belastingdienst en de uitvoeringsinstanties. Bij deze twee laatste organisaties is het noodzakelijk om aan de wettelijk gestelde verplichting te voldoen.
Phyad werkt volgens een aantal protocollen om de verwerking van de administratie op een juiste manier te kunnen garanderen.
Het administratieprotocol bestaat uit vier onderdelen:
Het aanleveren Het verwerken Het uitleveren Het archiveren
Pagina 1/9
Aanleverprotocol Het aanleverprotocol is van toepassing op de aanlevering van de opdrachtgever naar het administratie kantoor “phyad” Het aanleverprotocol is opgedeeld in 5 delen: • • • • •
Patiëntengegevens. Behandelingsgegevens. Machtigingsgegevens. Artsengegevens. Overige gegevens.
Patiëntengegevens: De patiëntengegevens moeten leesbaar aangeleverd worden en dienen te bestaan uit de volgende notities; • • • • • • • • •
Naam en voorletter(s). Burger Server Nummer Geboortedatum Vrouw of Man. Adres en huisnummer. Postcode en Woonplaats. Telefoonnummer privé, werk en/of mobiel. De huisarts. Ziekenfonds met klantennummer en/of aanvullend verzekerd (A.V.) of particulier. Omschrijving van de klacht
Behandelingsgegevens: Behandelingen moeten leesbaar worden aangeleverd, hetzij per agenda of op losse agendavellen hetzij digitaal in een standaard formaat, b.v. MS-Word 6.0/7.0, standaard tekst (.txt) of rich tekst formaat (.rtf) bestandsformaat of doc. Het is ook mogelijk om kopieën van de behandelingen c.q. pagina's van de agenda aan te leveren hetzij via de post hetzij per fax of Als bijlage aan een mail bericht De aanlevering kan door middel van een antwoordnummer plaats vinden. Digitale aanlevering kan geschieden door het aanleveren van CD of USB stik dan wel door het bestand per e-mail in testuren. In de agenda dient een patiënt met toevoeging van Hr., Mw., en voorletter(s) vermeld te worden. Wanneer een patiënt in een tehuis of aan huis behandeld wordt, dient dit in de agenda achter zijn/haar naam vermeld worden met “TH” c.q. “ AH”. Staat er geen toevoeging dan wordt de patiënt in de praktijk behandeld. Betreft het een nieuwe patiënt dan “Nw” achter de naam plaatsen. Gaat het om patiënten die in een groep behandeld worden, dan worden zij achter- een volgens genoteerd met “Grp” achter hun naam. Verwijzingen: Pagina 2/9
Verwijzingen dienen met de nieuwe patiëntengegevens te worden aangeleverd. Nieuwe c.q. vervolgverwijzingen dienen zo snel mogelijk aangeleverd te worden. Op de verwijzing dient de volgende gegevens vermeld staan: • • • • • • •
Naam van verwijzend arts / specialist. Afgifte datum. Naam van de patiënt in behandeling. Geboortedatum van de patiënt. De diagnose code met wel/niet chronisch. Omschrijving van de klacht. Eventueel het aantal behandelingen.
N.B.
Patiënten kunnen ook in behandeling worden genomen op basis van DTF. Dit altijd vermelden bij de patiëntengegevens .
Arts / specialist aanlevering: De aanlevering van de arts en/of specialist moet leesbaar zijn en kan door middel van zijn / haar machtigingsformulier of middels zijn / haar stempel. Aangegeven moet zijn: • • • • •
Naam en voorletters. Adres en nummer van de praktijk. Postcode, Woonplaats. Telefoonnummer en/of fax. Specialisme.
Overige aanleveringen: Aanlevering ten behoeve van de administratie. Hieronder vallen a.o.: • • • • • • •
Begeleidingsformulieren (altijd retourneren; is communicatie middel). Betalingen door debiteuren. Betalingen aan Crediteuren. Nieuwe medewerkers. Loongegevens. Alle gegevens van de praktijk. Eventuele opmerkingen.
Verwerkingsprotocol Pagina 3/9
De procedures die “phyad”gebruikt om aangeleverde gegevens te verwerken. Aangeleverde gegevens worden verwerkt in het, op dat moment in gebruik zijnde administratieprogramma. Eventuele problemen met verweking worden aangegeven op het “phyad begeleidingsformulier”. Eénmaal per maand worden de declaraties aangemaakt voor de zorgverzekeraars. In overleg met de opdrachtgever wordt de declaratieperiode voor de particuliere patiënten bepaald. (gebruikelijk is eens per maand) Voor de zorgverzekeraar waarmee geen contract is, wordt de declaratie opgemaakt en naar de patiënt gezonden. Problemen met inning van de zorgverzekeraars en particulieren zullen door ons, naar vermogen, worden opgelost. Debiteuren die slecht betalen worden, na een maanden, gedurende 6 maanden benaderd. Daarna kunnen zij in aanmerking komen voor incasso, dit in overleg met opdrachtgever. Eens per jaar vindt de jaarafsluiting plaats. In de verwerking van de aangeleverde gegevens worden de volgende delen onderscheiden: • • • • • • •
Behandelingen en behandelcode Verwijzing en aanvraag machtiging (indien noodzakelijk). DTF Diagnose – en indicatie code Declaraties controle en correctie Overige verwerking. Opmerkingen.
Behandelingen: De administrateur maakt kopieën van de aangeleverde behandeldata. Dit om indien nodig achteraf correcties te kunnen aanbrengen. Verwijzing: Verstrekte verwijzing worden op voorgeschreven aantallen behandelingen bijgehouden, wanneer dit voorgeschreven aantal ontbreekt, dan stellen wij het aantal op het maximum van de aanvullende verzekering van de patiënt bij de zorgverzekeraar of op een door de opdrachtgever bepaalt aantal behandelingen. Verwijzingen van chronische patiënten zonder aanvullende verzekering deze patiënten ontvangen voor de eerste 20 behandelingen een nota. Voor het aanvragen van een machtiging dient er een kopie gehouden te worden van de verwijzing in het archief bij de opdrachtgever. Het origineel gaat naar phyad voor de aanvraag. Bij aanvraag van een machtiging wordt de originele verwijzing vergezeld van een begeleidend schrijven, waarvan kopie wordt gehouden in het data bestand
Diagnose code: De opdrachtgever bepaalt de diagnose-code van de behandelingen. Op basis hiervan Pagina 4/9
kan (als de opdrachtgever dit wil) phyad de indicatie-code vaststellen. Declaraties: Eén maal per maand worden de declaraties aangemaakt voor de zorgverzekeraars en voor de particulieren. Tenzij de opdrachtgever anders beslist. De declaraties worden maandelijks gecontroleerd op betalingen. Na enige tijd worden de openstaande geadresseerden gesommeerd tot het betalen van hun schulden eerst via betalingsherinneringen daarna ook via persoonlijke benadering. Mocht na zes maanden de debiteur nog verzuimen zijn schulden te voldoen dan treedt phyad in overleg met de opdrachtgever. Overige verwerking: • De betalingen van de debiteuren worden in het betreffende dagboek afgeboekt vanuit de dagafschriften of van uit het elektronisch bankier-systeem. • Crediteuren verwerking geschied door middel van “betalingsopdrachten” of via elektronisch bankieren, waarna de betalingen in de crediteurenboekhouding worden opgevoerd. Opmerkingen: •
De rekeningen van crediteuren worden allen verwerkt indien deze voorzien zijn van een paraaf van de opdrachtgever.
Uitleverprotocol Het uitleverprotocol is van toepassing op de levering van materiaal van phyad naar Pagina 5/9
de opdrachtgever. Het uitleverprotocol kent 8 aandachtspunten: • • • • • • •
Begeleidingsformulier. Correspondentie voor arts / specialist. Retournering aangeleverde gegevens. Uitlevering van verwerkte gegevens. Loongegevens. Declaraties. Jaarafsluiting.
Begeleidingsformulier: Bij verwerking van de behandelingsgegevens is het mogelijk dat er onduidelijkheden of onvolkomenheden aan het licht komen, om deze problemen te identificeren en om op een duidelijke manier informatie uit te wisselen, wordt er gebruik gemaakt van een begeleidingsformulier (boekweekkaart). Op het formulier staat tevens vermeld welke periode het betreft. U zult worden geïnformeerd bij een bijna volle machtiging. Bijvoorbeeld voor de voorlaatste twee behandelingen. Correspondentie: Artsen stellen het zeer op prijs om op de hoogte gehouden te worden van de vorderingen die hun patiënten maken. Hiervoor kan een standaard brief (met eigen briefhoofd) worden uitgeleverd, die moet worden aangevuld en opgestuurd door de behandelend therapeut. Deze “Rapportage” kan worden dan aangevraagd middels het begeleidingsformulier. Retournering aangeleverde gegevens: Al het door de opdrachtgever aangeleverde materiaal betrekking hebbend op de behandeling, patiënt, machting en arts wordt zo veel mogelijk in de oorspronkelijke staat geretourneerd ten behoeve van het patiëntenarchief en het overzicht van de behandeling(en). Uitlevering: Het is mogelijk om regelmatig over de administratie gegevens te beschikken, hierover dienen nadere afspraken gemaakt te worden. Loongegevens: Salarisspecificaties en/of salarisstaten worden maandelijks uitgeleverd aan de opdrachtgever. Aan het einde van het jaar ontvangt iedere werknemer een jaaropgave. De belastingdienst ontvangt maandelijks een digitale opgave. Declaraties: Pagina 6/9
De declaratie nota's zijn op naam van de opdrachtgever gesteld. Declaraties aan particulieren en zorgverzekeraars worden éénmaal per maand uitgeleverd. Het verzenden van de declaraties op particulier adres kan door phyad worden gedaan. Jaarafsluiting: Na de jaarafsluiting ontvangt de opdrachtgever al het in ons archief bewaarde materiaal dat betrekking heeft op het afgesloten boekjaar. Het bedoelde gearchiveerde materiaal zal geordend worden uitgeleverd aan opdrachtgever. Op verzoek levert phyad u een cd-rom met de gegevens van het betreffende boekjaar.
Archiveringsprotocol Het archiveringsprotocol geeft aan wat phyad archiveert en voor welke periode.
Pagina 7/9
phyad houdt geen archief van de aangeleverde gegevens betreffende patiënten, machtigingen
en artsen noch van enig kopie betrekking hebbend op deze aangeleverde gegevens. Uitzondering hierop vormt al hetgeen verwerkt is en digitaal opgeslagen ten behoeven van de administratie. Alle in archief gehouden bescheiden blijven eigendom van de opdrachtgever. De opdrachtgever krijgt na de vastgestelde periodes zijn eigendommen terug. Kopieën van behandeldata en de begeleidingsformulieren vormen hierop een uitzondering. Deze kopieën en formulieren worden na de vastgestelde periodes vernietigd, tenzij de opdrachtgever hiertegen bezwaar maakt. Het archiveringsprotocol kent 6 punten van aandacht: • • • • • •
De behandelingen. De debiteuren. De crediteuren. Het begeleidingsformulier. Digitale opslag Loongegevens.
Behandelingen: Kopieën van de behandeldata, die gemaakt zijn, worden gedurende het lopende boekjaar in het archief opgeslagen. Debiteuren: Zorgverzekeraars die hun afrekening en/of correcties toezenden worden gedurende het boekjaar gearchiveerd tot en met de jaarafsluiting. Waarna deze stukken naar de opdrachtgever gaan. Crediteuren: Rekeningen van crediteuren worden lopende het boekjaar tot de jaarafsluiting in het archief op geslagen. Daarna gaan deze stukken naar de opdrachtgever. Begeleidingsformulier: Het begeleidingsformulier wordt gedurende één jaar, na het boekjaar, in ons archief opgeslagen.
Digitale opslag: De digitaal verwerkte administratie wordt in het systeem opgeslagen in het digitaal medium. Op verzoek van opdrachtgever ontvangt hij boekjaar op een CD. Loongegevens: Pagina 8/9
De gegevens betrekking hebbend op de loonadministratie worden voor een periode van vijf jaar gearchiveerd dit volgens de wettelijke bepalingen.
Pagina 9/9
