PGB Trekkingsrecht: Werkinstructie voor gemeenten. SVB Servicecentrum PGB

PGB Trekkingsrecht: Werkinstructie voor gemeenten SVB Servicecentrum PGB

Versie 3.0 5 december 2014

Inhoud 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 3 2. Proces trekkingsrecht in een notendop .............................................................................................. 4 3. In 2014: zorgovereenkomsten opvragen en beoordelen .................................................................... 5 3.1 Opvragen van zorgovereenkomsten ............................................................................................. 5 3.2 Overdracht basisgegevens van budgethouders ............................................................................ 5 3.3 Arbeidsrechtelijke controle door de SVB ...................................................................................... 5 3.4 Goedkeuren van de zorgovereenkomst ........................................................................................ 5 4. Definitieve budgetgegevens en bevoorschotting ............................................................................... 8 4.1 Aanlevering definitieve budgetgegevens per budgethouder ....................................................... 8 4.2 Bevoorschotting PGB (budgetbetalingen) ..................................................................................... 9 5. Proceskeuzes en mandatering .......................................................................................................... 11 5.1 Proceskeuzes ............................................................................................................................... 11 5.2 Mandatering aan de SVB ............................................................................................................. 12 6. Mijn PGB: webdiensten voor gemeenten én budgethouders........................................................... 14 6.1 Mijn PGB voor budgethouders .................................................................................................... 14 6.2 Wat kunt u met Mijn PGB voor gemeenten doen? ..................................................................... 14 6.3 Functiesoorten in WMO + Jeugdwet ........................................................................................... 14 6.4 Beveiliging ................................................................................................................................... 15 6.5 Gebruikershandleiding ................................................................................................................ 15 6.6 Doorontwikkeling Mijn PGB in 2015 ........................................................................................... 15 7. Na 1 januari 2015 .............................................................................................................................. 17 7.1 Aanleveren gegevens nieuwe en gewijzigde toekenningsbeschikkingen ................................... 17 7.2 Wat te doen als een budgethouder overlijdt ............................................................................. 17 8. Overige dienstverlening van de SVB.................................................................................................. 18 9. Tot slot ............................................................................................................................................... 19 9.1 Acties gemeenten........................................................................................................................ 19 9.2 Meer informatie.......................................................................................................................... 19 10. BIJLAGE: Meerdere beschikkingen per wet..................................................................................... 20 11. BIJLAGE: Work-around voor verwerken van dagdeel of etmaaltarief ............................................ 24 12. BIJLAGE: Maximum tarief ................................................................................................................ 26

1. Inleiding Vanaf 2015 gaan gemeenten taken uitvoeren die nu nog onder de AWBZ vallen: onder andere de zorgfuncties begeleiding, dagbesteding en kortdurend verblijf. Ook het vervoer dat met begeleiding samenhangt, gaat naar de gemeente. Deze taken gaan voor cliënten boven de 18 jaar per 1 januari 2015 naar de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Alle zorg/ hulp voor mensen jonger dan 18 jaar gaat ook naar gemeenten (Jeugdwet). De gemeente gaat ook over het persoonsgebonden budget (PGB) in de Wmo en Jeugdwet. Voor alle PGB’s die via gemeenten worden verstrekt, geldt per 1 januari trekkingsrecht. De SVB blijft na 1 januari 2015 budgethouders ondersteunen bij hun rol als werkgever of opdrachtgever. Deze ondersteuning wordt geïntegreerd in het trekkingsrechtsysteem. De aansluitovereenkomsten zijn daarmee overbodig en inmiddels vanuit de SVB opgezegd. In dit document leest u wat uw gemeente wanneer moet doen om per 1 januari 2015 te kunnen starten met trekkingsrecht. Deze informatie is bedoeld voor zowel beleids-, administratief, als ICTmedewerkers van gemeenten. In het tweede hoofdstuk Proces trekkingsrecht in een notendop wordt stap voor stap de basis van het trekkingsrechtproces uitgelegd. In de daaropvolgende hoofdstukken In 2014: zorgovereenkomsten opvragen en beoordelen, Definitieve budgetgegevens en bevoorschotting en Proceskeuzes en mandatering gaan we dieper in op de processtappen en leest u wat uw gemeente moet regelen vóór 1 januari 2015. In hoofdstuk 6, Mijn PGB: webdiensten voor gemeenten en budgethouders komt u meer te weten over het webportaal van de SVB en hoe u daarvan gebruik kunt maken. Vervolgens leest u wat u ná 1 januari 2015 van de SVB kunt verwachten, wat de SVB van u verwacht, en leest u meer over de overige dienstverlening van de SVB aan gemeenten. Wilt u meer informatie? Neem dan contact op met de SVB, afdeling Relatiebeheer via (030) 264 88 88 of [email protected].

3

2. Proces trekkingsrecht in een notendop In het kort komt trekkingsrecht op het volgende neer: de gemeente parkeert het PGB op de rekening van de SVB. De budgethouder geeft het te betalen bedrag aan de SVB door. Vervolgens verzorgt de SVB, na diverse checks, de betalingen aan de zorgverlener of zorginstelling. Na afloop van ieder kalenderjaar of na het einde van de budgetperiode verstrekt de SVB een totaaloverzicht van de bestedingen. Niet bestede bedragen stort de SVB terug aan de gemeente. Het reguliere proces verloopt per 1 januari 2015 als volgt: •

De gemeente kent een PGB toe aan de cliënt. Vanaf dat moment is de cliënt budgethouder.

•

De gemeente geeft via het toekenningsbericht een aantal gegevens (onder meer de periode, de toekenning en de bedragen) door aan de SVB, en zorgt ervoor dat de toegekende PGB’ s op de rekening van de SVB staan.

•

De budgethouder legt in een zorgovereenkomst de afspraken met de zorgverlener vast en stuurt deze naar de SVB.

•

De SVB controleert de zorgovereenkomsten onder andere arbeidsrechtelijk.

•

De gemeente controleert de zorgovereenkomst inhoudelijk, keurt deze goed en geeft een maximumtarief door aan de SVB. De gemeente bepaalt zelf per zorgindicatie of per budgethouder het maximumtarief. Keurt de gemeente de zorgovereenkomst niet goed, dan laat de gemeente dit weten aan de budgethouder.

•

De budgethouder declareert de zorg op basis van de zorgovereenkomst.

•

De SVB controleert en registreert de declaraties en betaalt deze uit bij voldoende budget. In geval van onvoldoende budget kan de budgethouder een vrijwillige storting doen: het aanvullen van het budget vanuit eigen middelen (zie 3.5). De SVB neemt contact op met de budgethouder als blijkt dat er een vrijwillige storting nodig is.

•

Zowel de budgethouder als de gemeente krijgt inzicht in de besteding van het PGB en beide ontvangen overzichten, waarin de betalingen en de declaraties zijn opgenomen. Zo wordt duidelijk hoeveel van het PGB waaraan is besteed en wat er nog over is. Budgethouders hebben via Mijn PGB toegang tot deze gegevens. Ook ontvangen zij wanneer ze dat willen papieren budgetoverzichten.

•

Achter de schermen deelt de SVB gegevens met de Belastingdienst. Hierbij gaat het om de fiscale afdrachten waarvoor men inhoudingsplichtig is. Dit zijn de mensen waarvoor de SVB de salarisadministratie uitvoert. Daarnaast geeft de SVB aan de Belastingdienst door welke bedragen namens de budgethouder aan individuele zorgverleners zijn betaald. Dit betreft alle betalingen waarbij de budgethouder niet inhoudingsplichtig is, maar waar de zorgverlener zelf bij zijn/ haar opgave inkomstenbelasting het juiste ontvangen inkomen aangeeft bij de Belastingdienst.

Veelgestelde vragen over het proces vindt u in het document ‘FAQ bij PGB trekkingsrecht – Werkinstructie voor gemeenten’. Dat vindt u op svb.nl/gemeente.

4

3. In 2014: zorgovereenkomsten opvragen en beoordelen 3.1 Opvragen van zorgovereenkomsten

Uw gemeente heeft op verzoek van de SVB NAW- en BSN-gegevens van budgethouders met hulp bij het huishouden bij de SVB aangeleverd. Daarna heeft de SVB bij alle budgethouders uit uw gemeente (budgethouders Wmo HH en overgangscliënten uit de AWBZ met een PGB) de zorgovereenkomsten opgevraagd. Begin december stuurt de SVB de laatste herinnering hierover aan budgethouders die hierop niet hebben gereageerd. Met onder meer VNG, VWS en budgethoudersvereniging Per Saldo is afgesproken dat de gemeenten verder zorg dragen voor de dossiers van budgethouders die niet hebben gereageerd. Overzicht in Mijn PGB In Mijn PGB voor gemeenten vindt u een overzicht van budgethouders uit uw gemeente die nog geen zorgovereenkomst naar ons hebben opgestuurd. Hierin zijn vermeld het BSN van de budgethouder en de grondslag voor het PGB: Wmo-begeleiding en/of Wmo-hulp bij het huishouden, of Jeugdwet. Neem zo snel mogelijk contact op met deze budgethouders om na te gaan waarom zij geen zorgovereenkomsten hebben opgestuurd. Het overzicht staat in Mijn PGB voor gemeenten -> Rapportages -> Gebruiksgegevens. De naam van het bestand is ‘2015 Kwartaal 1’ (GG_uw gemeentecode_2015_1). Ziet u geen bestand met deze naam staan? Dan hebben al uw budgethouders de zorgovereenkomsten ingestuurd en hoeft u hierop geen actie te ondernemen. Acties gemeenten:  De gemeente controleert of de contactgegevens van budgethouder(s) die doorgegeven zijn door de SVB juist zijn.  Gemeente neemt zo snel mogelijk contact op met de budgethouders waarvan blijkt dat ze hun overeenkomsten nog niet aan de SVB hebben gestuurd. Dit is een continu proces.

3.2 Overdracht basisgegevens van budgethouders

Medio oktober hebben alle gemeenten van de SVB een verzoek gekregen om de gegevens door te geven, van budgethouders die in de 2e helft van 2014 een PGB hebben toegekend gekregen en die nog niet eerder zijn doorgegeven aan de SVB. Alle gemeenten hebben hierop gereageerd. De zorgovereenkomsten zijn in november bij deze nieuwe budgethouders opgevraagd.

3.3 Arbeidsrechtelijke controle door de SVB

De SVB controleert de ontvangen zorgovereenkomsten arbeidsrechtelijk. Als er vragen zijn n.a.v. de ontvangen contracten, bijvoorbeeld wanneer er informatie ontbreekt of men heeft iets fout ingevuld, dan neemt de SVB contact op met de budgethouder. Als de SVB de zorgovereenkomst heeft goedgekeurd verschijnt deze in Mijn PGB voor gemeenten.

3.4 Goedkeuren van de zorgovereenkomst

Via Mijn PGB voor gemeenten zien gemeenten de door de SVB goedgekeurde zorgovereenkomsten. Gemeenten geven per zorgovereenkomst aan of ze akkoord zijn. Zo moet de zorgovereenkomst overeenkomen met de afspraken die de gemeente en de budgethouder eerder hebben gemaakt.

5

Gaat de gemeente niet akkoord met de zorgovereenkomst? Dan zal de gemeente dit ook moeten communiceren naar de budgethouder, zodat deze weet dat de gemeente het op zorginhoudelijke argumenten niet eens is met de inzet van de zorgverlener. Gaat de gemeente wel akkoord met de zorgovereenkomst? Dan geeft u dit door via Mijn PGB voor gemeenten. U geeft dan ook per zorgovereenkomst aan wat het maximumtarief is. Meer hierover leest u in de handleiding voor het accorderen van zorgovereenkomsten, die rond 1 oktober onder gemeenten is verspreid. Acties gemeenten:  Gemeenten geven zo snel mogelijk akkoord per zorgovereenkomst en geven het maximumtarief door. Dit is bij voorkeur gereed voor 15 december 2014. Als dat niet gehaald wordt, dan is er nog de mogelijkheid tot medio januari om niet goedgekeurde zorgovereenkomsten te accorderen.  Indien gemeenten niet akkoord zijn, neemt de gemeente contact op met de budgethouder. Collectief en/of via deelverzamelingen accorderen Voor veel gemeenten zal het individueel accorderen per overeenkomst teveel tijd vragen. Om betalingen te garanderen hebben VWS, VNG en SVB afgesproken dat gemeenten de zorgovereenkomsten en eventuele combinatiecontracten van de PGB-houders collectief en/of via deelverzamelingen kunnen accorderen. Ook is afgesproken dat gemeenten hiervan geen nadelige consequenties met betrekking tot financiën en rechtmatigheid zullen ondervinden. De volgende procedure geldt: 1. Gemeente kiest of ze zorgovereenkomsten die nog niet individueel zijn geaccordeerd collectief wenst te laten accorderen. Reeds geaccordeerde zorgovereenkomsten worden hierdoor dus niet beïnvloed. 2. Gemeente kiest of ze alle zorgovereenkomsten (Jeugd, WMO-HH en WMO-BG) of in deelverzamelingen collectief wenst te accorderen. Voorbeeld deelverzameling collectief te accorderen: alleen WMO-HH collectief en de rest individueel. Of WMO-BG en WMO-Jeugd collectief en WMO-HH individueel. Alle variaties zijn mogelijk. 3. Gemeente moet voor elke deelverzameling die men collectief wenst te accorderen, een maximum uurtarief bepalen. Dit is het hoogst mogelijke maximumtarief in de deelverzameling. De gemeente bepaalt zelf welk tarief men hiervoor wenst te hanteren. Voorbeeld voor WMO-BG is € 63,- (huidig max uurtarief AWBZ). 4. Gemeente neemt met spoed contact op met relatiebeheer SVB om de gewenste selectie voor de gemeente klaar te maken: (030) 264 88 88 of [email protected]. 5. De SVB draait elke vrijdag tot medio januari (exacte datum is nog niet bekend) de selectie per gemeente om de gewenste collectieve accorderingen uit te voeren. Opmerking: gemeenten kunnen – nieuwe aanwas met te accorderen zorgovereenkomsten tot de volgende vrijdag gewoon individueel blijven beoordelen. In 2015 kan de gemeente de zorgovereenkomsten vanaf februari 2015 alsnog individueel beoordelen en eventueel wijzigingen doorgeven, ook voor het maximale tarief. Betalingen kunnen niet met terugwerkende kracht ongedaan worden gemaakt, tenzij er sprake is van fraude. Deze werkwijze eindigt zodra het ministerie van VWS medio januari besluit om de SVB de opdracht te geven alle nog niet geaccordeerde zorgovereenkomsten tijdelijk te accorderen. Dit is een noodscenario.

6

Maximumtarief en vrijwillige storting Het maximumtarief is het bedrag waarvan de gemeente besluit dat dat maximaal uit het PGB mag worden betaald. Het maximumtarief kan verschillen per zorgsoort of grondslag PGB: zo kunnen er verschillende maximumtarieven worden vastgesteld voor resp. huishoudelijke hulp, begeleiding of zorg op grond van de Jeugdwet. Budgethouders kunnen vergoedingen per uur, dagdelen of etmalen invullen. Op dit moment kan de SVB alleen maximumtarieven per uur registreren in het systeem. De SVB rekent de vergoedingen per dagdeel of etmaal daarom om naar een tarief per uur en controleert zo of de opgegeven tarieven voldoen aan uw maximumtarief. In 2015 zal het mogelijk worden om tarieven in ons systeem als dagdeel- en etmaaltarieven te registreren en te bewaken. Het komt vaak voor dat budgethouders hun zorgverleners meer willen betalen. Hiervoor biedt de SVB de budgethouder de mogelijkheid om een vrijwillige storting te doen. De SVB gebruikt het maximale tarief om te bepalen welk deel van de betaling uit het PGB mag worden betaald en welk deel eventueel uit een vrijwillige storting moet worden voldaan. SVB informeert de budgethouder over de mogelijkheid van de vrijwillige storting.

Let op: als er geen goedgekeurde of automatisch geaccordeerde zorgovereenkomst is, kan de SVB de zorgverlener niet uitbetalen. De expliciete goedkeuring door de gemeente is een essentiële stap in het trekkingsrechtproces.

Veelgestelde vragen over het opvragen of beoordelen van zorgovereenkomsten vindt u in het document ‘FAQ bij PGB trekkingsrecht – Werkinstructie voor gemeenten’. Dat vindt u op svb.nl/gemeente.

7

4. Definitieve budgetgegevens en bevoorschotting 4.1 Aanlevering definitieve budgetgegevens per budgethouder

Gemeenten moeten met grote spoed, vanaf 15 december de definitieve budgetbedragen doorgeven aan de SVB. U hoeft geen papieren toekenningsbeschikkingen toe te sturen: de informatie die de SVB nodig heeft is een toekenningbericht. In dit bericht moet onder meer duidelijk zijn om welke budgethouder het gaat en welk bedrag er moet worden ontvangen voor welke wet of functiesoort. Verder legt u in het bericht vast hoe hoog het vrij besteedbaar bedrag is. 1 Hiervoor is een elektronisch bericht ontwikkeld. Dit gaat via Mijn PGB voor gemeenten. Waarom een toekenningsbericht? De SVB gebruikt de gegevens uit dit bericht om ‘geld te alloceren’ dat bestemd is voor de budgethouder om te besteden aan zorg. Het bericht koppelt de budgethouder aan zijn of haar budget. Wanneer de SVB dit bericht niet ontvangt, is er geen geld beschikbaar voor deze budgethouder. Het is dan voor de SVB onmogelijk om de zorgverlener te betalen namens de budgethouder. Belangrijke tips over het toekenningsbericht • De releases van de gemeentelijke softwareleveranciers worden nu gebouwd en geleverd via de najaarsrelease. Als gemeente dient u er voor zorg te dragen dat de installatie van de najaarsrelease z.s.m. na uitlevering plaatsvindt, ten einde de levering van de toekenningsberichten per 15 december 2014 te kunnen starten. Het is van belang dat uw gemeente de installatie van de release tijdig inplant. • De gegevens van dit bericht moeten ook aan het CAK worden doorgegeven. SVB doet hier verder niets mee richting CAK. Vergeet deze actie niet! Heeft uw gemeente hier vragen over, neem dan contact op met het CAK.

De bedoeling is om in de toekomst deze berichten geautomatiseerd uit te wisselen via het Gemeentelijk Gegevens Knooppunt (GGK ) van het Inlichtingenbureau. De aansluiting van de trekkingsrechten op het GGK staat gepland voor de eerste helft van 2015. Tot die tijd is het alleen mogelijk om de berichten uit het gemeentelijk systeem te uploaden via Mijn PGB voor gemeenten. Actie gemeente:  Uw gemeente zorgt ervoor dat het toekenningsbericht meegaat in de najaarsrelease van uw softwareleverancier.  Uw gemeente stuurt vanaf 15 december via Mijn PGB voor gemeenten toekenningsberichten aan de SVB. Meer hierover leest u bij 6.2.  Uw gemeente stuurt de gegevens van het toekenningsbericht aan het CAK.

1 Uw gemeente beslist zelf of u op het PGB een vrij besteedbaar bedrag hanteert. Het vrij besteedbaar bedrag is een bedrag waarover de budgethouder niet hoeft aan te tonen hoe hij of zij dit bedrag besteedt. Dit geeft de gemeente door via Mijn PGB voor gemeenten (zie 4.1). Wilt u geen vrij besteedbaar bedrag hanteren? Dan vult u hier € 0,- in.

8

4.2 Bevoorschotting PGB (budgetbetalingen) Gemeenten financieren de PGB’s uit de Wmo en de Jeugdwet. De SVB verwerkt alle betalingen vanuit gemeenten als totaalbetalingen. De ontvangen voorschotten leggen wij niet per budgethouder vast. Dit betekent dat wij één totaalbedrag aan PGB’s per wet voor al uw budgethouders van u willen ontvangen. Bepaal periode van de bevoorschotting U bepaalt de periode waarover uw gemeente de voorschotten betaalt. Er zijn verschillende mogelijkheden. Zo kan uw gemeente kiezen voor een voorschot per maand, per kwartaal of per jaar. Kiest uw gemeente voor een voorschot per maand of kwartaal? Dan moet dit voorschot op de 1e van de eerste maand van de budgetperiode zijn betaald. Eventueel is het mogelijk om per vier weken te betalen. Zie het kader ‘bevoorschotting per vier weken’. Uitzondering: de eerste betaling in januari 2015 kan op de 15e van de maand plaatsvinden. Daarna is bovenstaande alinea van belang om de uitbetaling aan zorgverleners te kunnen garanderen. Bereken het voorschotbedrag Uw gemeente berekent het bedrag dat aan voorschot moet worden betaald. Dit doet u op de volgende wijze: 1. Maak een inschatting van het totaalbedrag aan PGB’s voor het komende jaar. Zie opmerking onder betalingsbalans. 2. Deel dit totaalbedrag door het aantal gekozen voorschotperiodes (bijvoorbeeld: bij een voorschot per kwartaal delen door 4). Bevoorschotting per vier weken Deze wijze van bevoorschotting past niet goed bij de uitbetaling richting zorgverleners. De SVB betaalt namelijk per kalendermaand aan zorgverleners. Wanneer de gemeente de voorschotten toch op basis van de 4 wekensystematiek wil betalen dan geldt de volgende werkwijze. De betaling moet op de 1e werkdag van de vier wekelijkse periode zijn betaald. Bijvoorbeeld: 1e betaling januari 2015: 2 januari 2015, de 2e betaling op 29 januari 2015. (zie uitzondering januari 2015) Het overmaken van het bedrag Wanneer u de periode van de betalingen heeft bepaald, kan uw gemeente overgaan tot betalen. Betalingsomschrijving

Vermeld als betalingsomschrijving: <wet> Bijvoorbeeld: <363 Wmo periode 1 januari t/m 31 maart 2014>

IBAN SVB Servicecentrum PGB

Uw gemeente maakt het bedrag over naar het volgende IBAN: NL28INGB0009679340 op naam van SVB Servicecentrum PGB

9

Betalingsbalans U bent als gemeente zelf verantwoordelijk voor het feit dat er op de rekening van de SVB voldoende geld komt te staan voor het betalen van de facturen vanuit de door uw gemeente afgegeven PGB’s aan burgers in uw gemeente. De inschatting van het totaalbedrag per jaar kan gedurende het jaar fluctueren, daarom kan het nodig zijn het periode bedrag aan te passen. Belangrijk: een betalingsachterstand van gemeenten kan leiden tot het opschorten van betalingen aan zorgverleners. Budgetsaldo en renteberekening Het budgetsaldo (de ontvangen betalingen van uw gemeente min de uitbetalingen aan zorgverleners) staat rentedragend op de rekening-courant van het Ministerie van Financiën. Dit rentecomponent wordt in de jaarlijks budgetafrekening met uw gemeente meegenomen. De valutadatum van de ontvangst van de betaling is leidend. Jaarlijkse budgetafsluiting Budgethouders kunnen een beperkte periode ná afloop van het kalenderjaar nog zorg declareren. Na afloop van deze periode wordt de budgetafrekening voorbereid zodat de afrekening kan plaatsvinden. Budgetten worden afgerekend op totaalniveau per wet; min =

Ontvangen toekenningsbeschikkingen Betalingen aan zorgverleners Budgetsaldo

min =

Betalingen door gemeenten aan SVB Ontvangen toekenningsbeschikkingen Betalingsbalans gemeente

Bijvoorbeeld: (A) Som van beschikkingen (B) Uitkeerde salarissen (C) Budgetsaldo (D) Betalingen door gemeente (A) Ontvangen beschikkingen (E) Betalingsbalans

= 20.000 = 17.000 = 3.000 = 18.000 = 20.000 = - 2.000

Af te rekenen

= 1.000

Budgetsaldo + Betalingsbalans gemeente = bedrag afrekening Terugbetalingen aan uw gemeente vinden plaats binnen 30 dagen na versturen eindafrekening op het IBAN waarvan de voorschotten zijn ontvangen. Een eventueel tekort wordt gevraagd over te maken binnen 30 dagen na versturen eindafrekening op het IBAN van SVB Servicecentrum PGB. Actie gemeente:  Uw gemeente maakt het eerste budget (keuze uit jaar-, kwartaal,- maandbasis) aan de SVB over vóór 15 januari 2015. Veelgestelde vragen over de bevoorschotting vindt u in het document ‘FAQ bij PGB trekkingsrecht – Werkinstructie voor gemeenten’. Dat vindt u op svb.nl/gemeente.

10

5. Proceskeuzes en mandatering 5.1 Proceskeuzes

De SVB kan voor elke gemeente, binnen de standaard dienstverlening een aantal diensten en/of controles uitvoeren. Hieronder worden deze diensten toegelicht. Uw gemeente maakt hierover proceskeuzes, die de SVB en de gemeente samen vastleggen. Daarin geeft u per dienst aan of u deze dienst van de SVB wenst. Een voorbeeld hiervan kunt u vinden op svb.nl/gemeente. Het gaat om het PDF-document Proceskeuzes. Let op; ter facilitering van het overgangsrecht zijn de proceskeuzes voor overgangsklanten in 2015 niet mogelijk. De keuzes díe u maakt gelden dus niet voor overgangsklanten. Hier werken de SVB en VNG nog een oplossing voor uit, welke volgt. Zorg er voor dat u uw inwoners op tijd kunt informeren over de keuze van uw gemeente; kies dus op tijd. Als uw gemeente er voor kiest om geen gebruik te maken van de aanvullende diensten, dan voert de SVB deze controles in dat jaar niet uit. Hieronder ziet u een aantal mogelijke keuzes voor uw gemeente. Gemeentelijk beleid in uitvoering trekkingsrecht: Automatisch of handmatig accorderen zorgovereenkomsten

De hoogte van de maximumtarieven aangeven

U maakt de keuze tussen het beoordelen van individuele zorgovereenkomsten, of het automatisch goedkeuren van alle zorgovereenkomsten. In 3.4 leest u hoe dit werkt in 2014. De keuze die u in het document Proceskeuzes maakt, geldt voor het accorderen van zorgovereenkomsten vanaf 1 januari 2015. Mogelijk kiest u er in 2014 voor om automatisch zorgovereenkomsten goed te keuren, maar wilt u in 2015 handmatige controle per zorgovereenkomst. Zie 3.4

Gemeentelijk beleid relevant voor de uitvoering door budgethouder: budget dat niet rechtstreeks aan zorg wordt uitgegeven Bemiddelingskosten

De Wmo zegt niets over het vergoeden van bemiddelingskosten uit een PGB. Uw gemeente kan zelf beslissen of budgethouders dergelijke kosten aan bemiddeling kunnen betalen uit hun budget. Wilt u dit toestaan, dan is daarvoor wel een zorgovereenkomst nodig. Maakt uw gemeente hier geen keuze in, dan gaat de SVB er van uit dat zij bemiddelingsovereenkomsten mag verwerken.

Administratiekosten

U bepaalt of administratiekosten vergoed mogen worden uit een PGB. Een voorbeeld van administratiekosten: automatisch incasseren vanaf een PGB-rekening is met trekkingsrechten niet meer mogelijk. Sommige zorgverleners rekenen extra kosten wanneer er via een acceptgiro wordt gefactureerd.

11

Vrij besteedbaar bedrag Eenmalige uitkering

Maakt uw gemeente hier geen keuze in, dan gaat de SVB er van uit dat administratiekosten vergoed mogen worden uit het PGB. Zie 4.1 Na einde PGB buiten schuld om van de budgethouder wordt maximaal één volledig maandsalaris uitbetaald (bij voldoende budget) ter compensatie van het verlies van inkomsten van de particuliere zorgverlener. Uw gemeente kan bepalen of uw inwoners een eenmalige uitkering uit het budget kunnen betalen. Maakt uw gemeente hier geen keuze in, dan gaat de SVB er van uit dat er een eenmalige uitkering betaald mag worden uit het PGB.

Gemeentelijk beleid in uitvoering door de budgethouder als werk- of opdrachtgever: budget dat volledig aan zorg wordt uitgegeven Reiskosten

Binnen het werkgeverschap is het wettelijk toegestaan om reiskosten voor woon-werkverkeer te vergoeden als secundaire arbeidsvoorwaarde. Hierbij geldt de vigerende belastingwetgeving en de vergoeding betreft onbelast loon. Uw gemeente bepaalt of reiskosten die de zorgverlener maakt, kunnen worden vergoed vanuit een PGB. Maakt uw gemeente hier geen keuze in, dan gaat de SVB er van uit dat er reiskosten vergoed mogen worden uit het PGB.

Feestdagenuitkering

Binnen het budget wordt een bedrag van maximaal € 272,00 gereserveerd dat op een moment in het kalenderjaar als extra loon wordt uitbetaald. Wilt u dat uw inwoners wel of geen feestdagenuitkering uit hun budget kunnen uitkeren aan hun zorgverleners? Maakt uw gemeente hier geen keuze in, dan gaat de SVB er van uit dat er een feestdagenuitkering betaald mag worden uit het PGB.

Automatisch uitbetaald maandloon aan de zorgverlener

De SVB faciliteert zowel betaling via vaste maandlonen als facturering per uur of per dag(deel). Uw gemeente is vrij om hier regels over te maken.

5.2 Mandatering aan de SVB

Naast de proceskeuzes genoemd in 5.1 zijn er onderwerpen waarvoor er een mandaat van toepassing is tussen de gemeente en de SVB. Het gaat om terugvorderingen en incidentele betalingen voor eenmalige verstrekkingen. Terugvorderingen Tegen betaling van 85 euro per terugvordering kan de SVB terugvorderingen doen, bijvoorbeeld in geval van fraude, of wanneer de hoogte van het PGB achteraf wordt bijgesteld. Op korte termijn wordt de procesbeschrijving toegevoegd aan deze werkinstructie. Gemeenten kunnen zelf beslissen of zij hier gebruik van willen maken of niet.

12

Incidentele betalingen van eenmalige verstrekkingen Alle betalingen uit PGB’s moeten via de SVB verlopen. Dat staat in de zowel de Wmo als in de Jeugdwet. De SVB mandateert dit aan gemeenten. Gemeenten ontvangen in december het mandaat van de SVB of van de VNG. Uw gemeente moet dit mandaat vóór 1 januari 2015 ondertekenen en retourneren aan de SVB. Acties gemeenten:  Uw gemeente ondertekent het mandaat voor eenmalige verstrekkingen vóór 1 januari 2015 en stuurt het terug aan de SVB. Veelgestelde vragen over de proceskeuzes en de mandatering vindt u in het document ‘FAQ bij PGB trekkingsrecht – Werkinstructie voor gemeenten’. Dat vindt u op svb.nl/gemeente.

13

6. Mijn PGB: webdiensten voor gemeenten én budgethouders De webdiensten van de SVB ondersteunen u en uw burgers bij de uitvoering van de PGB-regeling. Voor gemeenten heeft de SVB het webportal Mijn PGB voor gemeenten.

6.1 Mijn PGB voor budgethouders

Budgethouders kunnen met hun DigiD inloggen in Mijn PGB, en hebben altijd inzicht in hun gegevens en in de bestedingen uit het budget (via het budgetuitputtingsoverzicht). Verder kunnen veel budgethouders via Mijn PGB documenten zoals zorgovereenkomsten en wijzigingen uploaden, digitaal urenbriefjes ondertekenen en naar de SVB toesturen, de verantwoording over 2014 aanmaken en versturen naar de gemeente en/of het zorgkantoor, een loonberekening maken van bruto naar netto (en vice versa) en ziek- en hersteldmeldingen van zorgverleners aan de SVB doorgeven.

6.2 Wat kunt u met Mijn PGB voor gemeenten doen?

U heeft via Mijn PGB voor gemeenten de mogelijkheid om gegevens met de SVB uit te wisselen. Ook heeft u via Mijn PGB voor gemeenten toegang tot rapportages, en heeft u inzicht in de zorgovereenkomsten die de SVB heeft beoordeeld en goedgekeurd. Vanaf 1 oktober 2014 zijn er in Mijn PGB voor gemeenten een aantal nieuwe mogelijkheden toegevoegd. Vanaf 1 januari 2015 breiden wij dit verder uit. Vanaf 15 december 2014 kunnen gemeenten het toekenningsbericht (zie 4.1) uploaden via Mijn PGB voor gemeenten. Hoe eerder de gemeente dit doet, hoe sneller de SVB de zorgverlener kan betalen. Het bestand dat gemeenten uploaden, heeft het formaat .XML, en kan zowel één als meerdere toekenningsberichten bevatten. Om te voorkomen dat het nodig is om per PGB een document te uploaden, moet er bij de aanlevering van meerdere beschikkingen, zoals bij de aanloop naar 2015, gekozen worden voor de verzamelvorm: meerdere toekenningsberichten in één bestand. Uitbreiding autorisatiesystematiek • De autorisaties worden per 15 december ook op hoger niveau mogelijk. Hierbij gaat het om gemeentelijke samenwerkingsverbanden; • Er komt per 15 december een mogelijkheid van meerdere rollen (bijvoorbeeld een ‘raadpleeg-rol’ of een ‘mutatierol’). • De autorisaties worden begin 2015 per wet mogelijk (Jeugdwet of Wmo).

6.3 Functiesoorten in WMO + Jeugdwet

Gemeenten gaan in 2014 of 2015 over op het gebruik van gestandaardiseerde iWMO-coderingen (ook in de Jeugdwet). De software van uw gemeente moet hierop zijn aangepast. Ook is het nodig dat zorgovereenkomsten tussen de budgethouder en de zorgverlener hierop worden aangepast. De SVB zorgt voor een modelzorgovereenkomst waarin de budgethouder de iWMO- en Jeugdwetcodering kan aangeven. Er wordt nog overlegd over een proces om dit te implementeren. Hierbij vindt afstemming plaats tussen VNG, gemeenten, VWS, SVB en de softwareleveranciers van gemeenten. Een besluit hierover volgt in 2015. 14

Het systeem van de SVB werkt met een maandsystematiek. Voor gemeenten die 4 wekelijkse rapportagesystematiek kennen, wordt een rapportage gebouwd die hen in staat stelt om de realisatie op gemeenteniveau per vier weken te kunnen volgen. Deze rapportage is beschikbaar vanaf begin 2015. Komende maanden wordt met VNG en gemeenten verder gesproken over gewenste rapportages.

6.4 Beveiliging

Voor de beveiliging van Mijn PGB voor gemeenten maakt de SVB gebruik van SesamID van KPN Lokale Overheid (voorheen Gemnet). Meer informatie vindt u op de website svb.nl/gemeente.

6.5 Gebruikershandleiding

De eerste week van oktober heeft de SVB gemeenten een gebruikershandleiding voor Mijn PGB voor gemeenten gestuurd. U vindt deze handleiding op de website svb.nl/gemeente.

6.6 Rollen en autorisaties

Op 15 december vindt er een update plaats van Mijn PGB voor gemeenten. Vanaf dan is er meer differentiatie mogelijk binnen het toekennen van autorisaties door middel van verschillende 'rollen'. Het toewijzen van autorisaties aan personen gebeurt via het toekennen van rollen in de dienst SesamID van KPN Lokale Overheid. Deze rollen bepalen welke soorten activiteiten een medewerker mag uitvoeren, en met welke wet of wetten een medewerker actief mag zijn. Beschikbare rollen en rechten Het is nu al mogelijk om deze rollen binnen uw gemeente toe te kennen aan gemeentemedewerkers. In de bijlage bij dit bericht vindt u een overzicht van de beschikbare rollen. Ga nu vast na welke medewerkers binnen uw gemeente welke autorisaties krijgen toebedeeld en voer de bijbehorende rollen in in SesamID, zodat u vanaf 15 december geen tijd verliest met het toekennen van deze rollen. Huidige rol ‘SVBmijnWMO’ moet blijven bestaan De huidige rol 'SVBmijnWMO' moet blijven bestaan voor de algemene toegang: het kunnen inloggen in de portal. Heeft u vragen over de werking van SesamID, en het toevoegen van nieuwe rollen? Laat dan de decentrale beheerder van uw organisatie contact opnemen met KPN Lokale Overheid via 0703436900, optie 1, of via [email protected]. Wilt u meer weten over de nieuwe versie van Mijn PGB voor gemeenten, en de mogelijkheden die de nieuwe autorisaties bieden? Neem dan contact op met de SVB. Acties gemeenten:  Ga nu vast na welke medewerkers binnen uw gemeente welke autorisaties krijgen toebedeeld en voer de bijbehorende rollen in in SesamID, zodat u vanaf 15 december geen tijd verliest met het toekennen van deze rollen.

15

6.7 Doorontwikkeling Mijn PGB in 2015

Het systeem dat de SVB eind dit jaar beschikbaar stelt voor gemeenten en budgethouders, is een basisvariant dat via een nader vast te stellen groeimodel wordt doorontwikkeld. In 2015 volgen noodzakelijke verbeteringen. Aanvullende of extra wensen van gemeenten bespreekt de SVB met VNG en VWS. De SVB probeert zoveel mogelijk daarvan te implementeren in de toekomst. Veelgestelde vragen over Mijn PGB vindt u in het document ‘FAQ bij PGB trekkingsrecht – Werkinstructie voor gemeenten’. Dat vindt u op svb.nl/gemeente.

16

7. Na 1 januari 2015 7.1 Aanleveren gegevens nieuwe en gewijzigde toekenningsbeschikkingen

Begin 2015 volgt nog een gegevensuitwisseling tussen zorgkantoren en gemeenten om nog die mensen door te geven die in de laatste maanden van 2014 een PGB AWBZ hebben gekregen of daarvoor nog in de ‘procedure’ zitten. Ook deze mensen gaan over naar de gemeenten per 1 januari 2015 en vallen dan onder trekkingsrecht. Ook deze budgethouders geeft uw gemeente zo snel mogelijk aan de SVB door. Nieuwe toekenningsberichten (niet uit de laatste maanden 2014) geeft uw gemeente zo snel mogelijk na afgifte/ besluit door aan SVB.

7.2 Wat te doen als een budgethouder overlijdt

Via het GBA of signalen van nabestaanden is de SVB meestal op de hoogte van het overlijden van een budgethouder. Op basis van het GBA of het signaal van de nabestaanden neemt de SVB, wanneer er nog geen gemeentelijk beleid met betrekking tot het overlijden van een budgethouder bekend is, contact op met de gemeente. Veelgestelde vragen over wat uw gemeente moet doen ná 1 januari 2015 vindt u in het document ‘FAQ bij PGB trekkingsrecht – Werkinstructie voor gemeenten’. Dat vindt u op svb.nl/gemeente.

17

8. Overige dienstverlening van de SVB De SVB ondersteunt budgethouders bij hun werkgevers- en opdrachtgeverstaken met modelovereenkomsten, arbodienstverlening en advies. Risico’s die budgethouders lopen doordat zij werkgever of opdrachtgever worden, dekt de SVB af met collectieve verzekeringen voor schade en rechtsbijstand en vergoeding van loondoorbetaling bij ziekte. De SVB kan ook de salarisadministratie van de budgethouder overnemen. Als op het salaris van de zorgverlener loonheffingen moeten worden ingehouden, is de salarisadministratie standaard ook onderdeel van het trekkingsrecht. De SVB biedt een standaard integraal dienstverleningspakket trekkingsrecht voor gemeenten. Dit pakket bestaat uit de volgende onderdelen: • •

• • •

•

Gemeenten kunnen altijd rekenen op advies van de SVB bij het maken van lokaal PGB-beleid in de Wmo en de Jeugdwet, en de SVB kan gemeenten voorlichten over het PGB. De SVB voert de salarisadministratie van budgethouders die daarvoor hebben gekozen. Wanneer er sprake is van een arbeidsovereenkomst waarin op vier of meer dagen per week wordt gewerkt, mag een zorgverlener niet netto worden uitbetaald en voert de SVB verplicht de salarisadministratie uit van de budgethouder. De SVB stelt modelovereenkomsten en brochures ter beschikking aan budgethouders en gemeenten. Budgethouders kunnen bij de SVB terecht voor informatie en advies over hun rol als opdrachtgever of werkgever. Wordt een zorgverlener ziek, dan vult de SVB het budget aan met het bedrag dat budgethouders kwijt zijn omdat hun zorgverlener tijdens ziekte moet worden doorbetaald. Ook schakelt de SVB wanneer dat nodig is een ARBO-dienst in. Budgethouders zijn collectief verzekerd voor rechtsbijstand, aansprakelijkheid en (zaak)schade.

Veelgestelde vragen over de overige dienstverlening van de SVB vindt u in het document ‘FAQ bij PGB trekkingsrecht – Werkinstructie voor gemeenten’. Dat vindt u op svb.nl/gemeente.

18

9. Tot slot 9.1 Acties gemeenten

In dit document heeft u bij veel hoofdstukken ‘Acties gemeenten’ kunnen lezen. We zetten ze hieronder nog eens op een rij, in volgorde van handelen: Uw gemeente…  …gaat de contactgegevens na van budgethouder(s) die doorgegeven zijn door SVB;  …neemt contact op met de budgethouders waarvan blijkt dat ze hun overeenkomsten nog niet aan de SVB hebben gestuurd. Dit is een continu proces;  …geeft zo snel mogelijk akkoord op de zorgovereenkomsten, en geeft daarbij de het maximumtarief door. Zie ook paragraaf 3.4; goedkeuren van de zorgovereenkomst;  … neemt contact op met de budgethouder wanneer de zorgovereenkomsten niet akkoord zijn;  …zorgt ervoor dat het toekenningsbericht meegaat in de najaarsrelease van uw softwareleverancier;  …stuurt vanaf 15 december via Mijn PGB voor gemeenten individuele toekenningsberichten aan de SVB;  …stuurt de gegevens van het toekenningsbericht aan het CAK;  …maakt het eerste budget (keuze uit jaar-, kwartaal,- maandbasis) aan de SVB over vóór 15 januari 2015. Zie ook paragraaf 4.2; bevoorschotting PGB;  …ondertekent het mandaat voor eenmalige verstrekkingen vóór 1 januari 2015 en stuurt het terug aan de SVB;  …gaat nu vast na welke medewerkers binnen uw gemeente welke autorisaties krijgen toebedeeld, en voert de bijbehorende rollen in in SesamID, zodat u vanaf 15 december geen tijd verliest met het toekennen van deze rollen. 9.2 Meer informatie Heeft u vragen, of wilt u aanvullende informatie over welke stappen u moet nemen om op tijd gereed te zijn? Veelgestelde vragen vindt u in het document ‘FAQ bij PGB trekkingsrecht – Werkinstructie voor gemeenten’. Dat vindt u op svb.nl/gemeente. Staat uw vraag hier niet bij? Neem dan contact op met de SVB, afdeling Relatiebeheer via (030) 264 88 88 of [email protected]. Meer informatie vindt u op www.svb.nl/gemeente.

19

10. BIJLAGE: Meerdere beschikkingen per wet Inleiding In de afgelopen maanden hebben gemeenten met de SVB afspraken gemaakt over de wijze waarop de gegevens van de toekenningsbeschikking wordt doorgegeven aan de SVB. Hiervoor is een zgn. toekenningsbericht ontwikkeld welke het mogelijk maakt de gegevens digitaal aan te leveren en vervolgens automatisch in te lezen in het PGB TR systeem. Gemeentelijke software leveranciers hebben aangegeven dat de werking van dit bericht anders werkt dan gemeenten tot nu gewend zijn met beschikkingen ZIN. Het toekenningsbericht gaat uit van één beschikking per wet, terwijl gemeenten tot nu in ZIN meerdere beschikkingen per wet af geven. Het TR PGB systeem onderscheidt vanaf 01-01-2015 twee WMO “wetten”: WMO HH (huishoudelijke hulp) en WMO BG (begeleiding). Zolang gemeenten enkel werken met dit onderscheid worden budget WMO BG en budget WMO HH goed gescheiden. Pas wanneer er een tweede zorgsoort binnen WMO BG bijkomt gaat het probleem dat hierboven staat beschreven spelen. WMO HH heeft slechts één zorgsoort en daar kan dit probleem dus niet spelen. In het PGB TR systeem werkt dit dus anders. Deze memo licht toe: 1) 2) 3) 4)

Het verschil tussen toekenningsbeschikking en toekenningsbericht Het verwerken van meerdere budgetten die gelijktijdig actief zijn. Waarom is gekozen voor de oplossing 1 wet = 1 beschikking Invoering in fases

1) Het verschil tussen toekenningsbeschikking en toekenningsbericht (TKB) Het is belangrijk om verschil te maken tussen de toekenningsbeschikking die door gemeente wordt uitgegeven aan de budgethouder, en het toekenningsbericht dat wordt gebruikt om de beschikking te registreren in het SVB systeem PGB TR Het toekenningsbericht dient de noodzakelijke gegevens door te geven voor registratie in PGB TR, als een van de condities voor het uitbetalen van een declaratie. Het afgeven van een toekenningsbeschikking door de gemeente en het met behulp van een toekenningsbericht laten registreren in PGB TR zijn twee verschillende zaken. Hoe is nu het proces als er een tweede zorgsoort WMO BG wordt toegekend. • •

•

Gedurende de looptijd van een toegekende beschikking WMO BG wordt de zorgbehoefte van de budgethouder uitgebreid,met een extra zorgsoort (en bijbehorende budget) Volgens de systematiek die gemeenten volgen bij Zorg in Natura verstrekkingen, dan betekent dit de uitgifte van een nieuwe toekenningsbeschikking voor de budgethouder, alléén voor die uitbreiding, de reeds bestaande beschikking blijft geldig. Het toekenningsbericht dat nu naar de SVB gaat geeft de nieuwe situatie van de budgethouder weer. In dit bericht wordt zowel het reeds eerder toegekende bedrag, als het nieuwe toegekende bedrag bij elkaar opgeteld opgenomen.

20

2) Het verwerken van meerdere budgetten die gelijktijdig actief zijn. Opbouw TKB bericht Een toekenningsberichtwaarmee SVB de gegevens van een toekenningsbeschikking registreert heeft de volgende indeling: Beschikkingsgegevens: wet, afgever, budgethouder, etc. bevat begin- en einddatum Gegevens contactpersoon Budget gegevens: totaalbedrag, vrij besteedbaar bedrag, bevat begin- en einddatum Zorgsoort gegevens: bedrag + zorgsoort

• • •

Per beschikkingsgegevens kunnen meerdere budgetten voorkomen, Per budget kunnen meerdere zorgsoorten voorkomen Er zijn een aantal controles bij het importeren, zoals: o Geen overlap in budgetten, een budget is max. 1 kalenderjaar o Beschikking moet volledig met budget(ten) zijn afgedekt

Paar voorbeeld situaties: Oorspronkelijk bericht/registratie bij SVB/uitgangssituatie is: Beschikking voor WMO 01-01 t/m 31-12 Budget 01-01 t/m 31-12 €1200 Zorgsoort 01 €1200

Voorbeeld situatie 1: per 01-08 komt er een zorgsoort bij met budget 300. Oplossing: Nieuw Toekenningsbericht(met 2 zorgsoorten) vervangt bestaande bericht

Beschikking voor WMO 01-01 t/m 31-12 Budget 01-01 t/m 31-12 €1500 Zorgsoort 01 €1200 Zorgsoort 02 €300

Nadeel: Dit betekent dat het lijkt alsof zorgsoort 02 al gedurende de gehele looptijd actief was (want geen eigen ingangsdatum). Voordeel: geen last van budgetafsluitingen of uitputting door opknippen van budgetten, budgethouder kan gewoon blijven declareren.

21

Voorbeeld situatie 2: per 17-07 wordt budget gestopt Oplossing: Nieuw Toekenningsberichtvervangt bestaande bericht Beschikking voor WMO 01-01 t/m 17-07 Budget 01-01 t/m 17-07 €xxx Zorgsoort 01 €xxx

3) Waarom de oplossing: 1 wet = 1 beschikking •

•

•

•

•

2015 betreft een overgangsjaar. Gemeenten hebben te maken met het zgn. overgangsrecht. Budgethouders komen over uit de AWBZ en hebben ervaring met het principe “1 wet = 1 beschikking” uit het AWBZ PGB. Budgethouders zijn gewend aan één bestedingsruimte. In de AWBZ hebben ze te maken met zgn. bestedingsvrijheid. Ze hebben één PGB toekenningsbeschikking met één PGB bedrag waarmee ze verschillende zorgsoorten kunnen inkopen. Ze hoeven hun bestedingen ook niet te verantwoorden per zorgsoort. Gemeenten hebben tot nu toe in het PGB te maken met slechts één zorgsoort: Huishoudelijke hulp. Andere zorgsoorten zijn vooralsnog niet mogelijk. Het proces voor meerdere zorgsoorten moet nog worden vormgegeven. Hierbij kan het toekenningsbericht direct worden meegenomen. Het PGB TR systeem sorteert voor op de iWMO coderingen. Het toekenningsbericht voorziet hier ook in. Deze coderingen gaan uit van één wet met daarin 18 mogelijke WMO zorgsoorten (Jeugdwet 4 codes). Gemeenten kunnen hier per 01-01-2015 gebruik van maken en het budget onderverdeeld naar iWMO functiesooren aan de SVB aanleveren (zie verderop). Er is een verschil tussen toekenningsbeschikking en toekenningsbericht. De toekenningsbeschikking is een juridisch beslissing welke de gemeenten stuurt naar de budgethouder, waarin staat waar de budgethouder recht op heeft en waarop bezwaar en beroep mogelijk is. Dit zal niet veranderen. Het toekenningsbericht is een (digitaal) totaal overzicht, welke de gemeente stuurt naar de SVB. Dit bericht is nieuw en zal nog in de software van gemeenten worden opgenomen.

4) Invoering in fases Het PGB TR systeem is een groeimodel. Op 01-01-2015 staat er een basis voorziening. Deze basis voorziening wordt later aangevuld en verder verbeterd op basis van de ervaringen van gemeenten met het PGB TR systeem en aanvullende wensen van gemeenten. We zijn van plan om in de toekomst het PGB TR systeem zo aan te passen dat per zorgsoort wel een begin- en einddatum meegegeven kan worden. Hierbij vindt afstemming plaats tussen gemeenten, VNG, VWS en SVB.

22

Specifiek voor het toekenningsbericht en de iWMO coderingen zijn de volgende fases van invoering benoemd: •

•

•

Fase 1: Mogelijkheid tot rubricering van budgetten op zorgsoortniveau per wet Eén toekenningsbeschikking = één PGB budget en kan bestaan uit meerdere zorgsoorten. De budgethouder betaalt zijn zorgverlener uit dit totaal budget. Net zoals dat nu gebeurt in de AWBZ. Fase 2: Mogelijkheid tot volgen van de bijbehorende kosten op zorgsoortniveau per wet Meer sturing op budget mogelijk doordat budget en looptijd van het budget strakker worden verdeeld in losse eenheden: budget, zorgsoort en looptijd. Fase 3: Mogelijkheid tot (automatische) controles op zorgsoort per wet Koppelen van een budget aan de besteding + bewaking hier op.

Planning m.b.t. toekenningsbericht • • • • •

01-08 SVB vraagt contracten op bij budgethouders + SVB beoordeelt contracten arbeidsrechterlijk 01-10 SVB stelt goedgekeurde contracten in pdf beschikbaar aan gemeenten in gemeente portal 01-10 Gemeenten loggen in op gemeente portal, beoordelen zorginhoudelijk en accorderen alle contracten. 01-10 Gemeenten geven per contract het maximale tarief door. 15-12 Gemeenten geven per budgethouder het definitieve budget door. Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van het digitale bericht. Deze berichten worden geüpload in de gemeente portal, dus inclusief eventuele opsplitsing in zorgsoorten WMO BG als een gemeente daar gebruik van wilt maken.

Beschikbare documentatie • • • • •

PGB TR werkinstructie voor gemeenten Inloggen/autorisaties via Gemnet Beschrijving van het gemeente portaal Definitie TKB bericht Notitie iWmo codes

23

11. BIJLAGE: Work-around voor verwerken van dagdeel of etmaaltarief

Inleiding Op dit moment kunnen in het systeem van de SVB geen dagdeel- of etmaaltarieven geregistreerd worden. Deze tarieven komen wel voor in overeenkomsten en declaraties van pgb-houders. Het systeem van de SVB zal worden aangepast zodat ook andere tarieven dan uurtarieven ingevoerd kunnen worden. Tot het moment dat het systeem is aangepast, wordt voor afwijkende tarieven onderstaande werkwijze voorgesteld. Zodra in het SVB-systeem ook andere tarieven dan uurtarieven geregistreerd kunnen worden zal dit ook worden toegepast op de geregistreerde overeenkomsten. Er kan een selectie worden gemaakt van de overeenkomsten die dit betreft. Registreren overeenkomsten Bij overeenkomsten waarin een ander tarief dan een uurtarief is opgenomen rekent de SVB dit tarief om naar een (fictief) uurloon. Voor het omrekenen wordt gebruik gemaakt van standaard aantallen uren: -

Dagdeel is 4 uur, Avond is 4 uur, Nacht is 8 uur, Etmaal is 24 uur, Weekend is 72 uur, Midweek is 120 uur Week is 168 uur

Het (fictieve) uurloon dat op deze manier is berekend wordt geregistreerd en in de portal van de gemeente getoond. De overeenkomst wordt als PDF in de portal opgenomen. NB: Als uit de overeenkomst het werkelijk aantal uren afgeleid kan worden zal dit worden geregistreerd. Gebruik van de standaard omrekentabel is dan niet nodig Bij de geregistreerde overeenkomst wordt door de SVB een DTI-brief aangemaakt waarin wordt aangegeven hoe het geregistreerde uurloon is berekend. Deze brief wordt bij de overeenkomst in de portal van de gemeente getoond. Tot slot wordt door de SVB-medewerker in klantcontact een notitie gemaakt van het feit dat er sprake is van een door de SVB omgerekend tarief. Dit wordt eveneens opgenomen in het veld ‘bijzonderheden zorgverlener’. Het is belangrijk dat in het veld ‘bijzonderheden zorgverlener’ een standaard tekst wordt gebruikt, zodat de overeenkomsten waarvan de tarieven zijn omgerekend later via selectie gemakkelijk terug gevonden kunnen worden.

24

NB: Het afgeleide uurloon kan lager zijn dan het minimumloon. Technisch is dit geen belemmering. Juridisch wordt hier nog naar gekeken. Accorderen via de portal De gemeente beoordeelt de overeenkomst vanuit de portal. Doordat bij de overeenkomst een brief van de SVB is opgenomen waarin de berekening van het geregistreerde uurloon is aangegeven, herkent gemeente of zorgkantoor dat het gaat om een oorspronkelijk afwijkend tarief. Dit blijkt ook uit de PDF van de overeenkomst. Automatisch accorderen Als een gemeente er voor kiest om de overeenkomsten automatisch te accorderen, dan wordt het uurloon dat is afgeleid van het etmaal of dagdeeltarief vergeleken met het door de gemeente opgegeven maximum Wmo uurloon. Bevestigingsbrief aan de pgb-houder Als de overeenkomst door de gemeente is geaccordeerd, stuurt de SVB een bevestigingsbrief aan de pgb-houder. In deze brief is een passage opgenomen met uitleg over de omrekening van dagdeel- of etmaaltarief naar uurloon. Om te weten of er een aangepaste bevestigingsbrief gestuurd moet worden is het nodig dat de SVBmedewerker het veld ‘bijzonderheden zorgverlener’ raadpleegt om te zien of er sprake is van een door de SVB omgerekend tarief. Dit raadplegen is dus bij elke geaccordeerde overeenkomst nodig. Declareren In mijnpgb en op de urenbriefjes voor de zorgverlener wordt het uurtarief vermeld dat is afgeleid van het in de overeenkomst afgesproken tarief. De pgb-houder declareert via mijnpgb en urenbriefje dan ook in uren. Uitleg hierover heeft de pgb-houder ontvangen in de bevestigingsbrief van de overeenkomst. Als de pgb-houder declareert met een factuur van een instelling waarop afwijkende tarieven zijn vermeld, dan hoeft de pgb-houder deze niet om te rekenen naar uren. De SVB zal deze omrekening verzorgen. Risico Deze werkwijze brengt met zich mee dat controle op maximum tarieven voor dagdelen, etmalen etc. niet goed uitgevoerd kunnen worden. Dit omdat een cliënt in deze situaties altijd de keuze heeft om uren te declareren en daardoor onder het maximum tarief voor een dagdeel. etmaal etc,.uit kan komen. Overigens dient hierbij bedacht te worden dat bij het registreren van dagdelen ook afwijkend gedeclareerd kan worden.

25

12. BIJLAGE: Maximum tarief Bij het accorderen van overeenkomsten dient door de gemeente een maximum tarief te worden doorgegeven. Hieronder wordt de werkwijze beschreven in geval het gaat om andere tarieven dan uurtarieven. Deze werkwijze is tijdelijk, tot dat het systeem van de SVB is aangepast zodat ook niet uurtarieven ingevoerd kunnen worden. Accorderen via de portal De gemeente beoordeelt de overeenkomst vanuit de portal. Doordat bij de overeenkomst een brief van de SVB is opgenomen waarin de berekening van het geregistreerde uurloon is aangegeven, herkent gemeente of zorgkantoor dat het gaat om een omgerekend tarief. Dit blijkt ook uit de PDF van de overeenkomst. Als voor de betreffende overeenkomst een maximum dagdeel- of etmaaltarief (Wmo, Jeugd) geldt, rekent de gemeente dit met behulp van de omrekenfactor uit de bijgevoegde brief om naar een maximum uurtarief. Dit uurtarief wordt als maximum tarief ingevoerd, waarna de overeenkomst geaccordeerd kan worden. Als gemeente bij een bepaalde overeenkomst geen maximum tarief wil hanteren kan de waarde 999 worden ingevuld. De SVB registreert dan 999 euro als maximum tarief. Automatisch accorderen Het is bij automatisch accorderen niet mogelijk om te toetsen aan een eventueel door de gemeente vastgesteld maximum etmaal of dagdeeltarief. Als een gemeente er voor kiest om de overeenkomsten automatisch te accorderen, dan wordt het uurloon dat is afgeleid van het etmaal of dagdeeltarief vergeleken met het door de gemeente opgegeven maximum Wmo uurloon.

26