PETUNJUK TEKNIK PENGISIAN PROFIL JABATAN 1.
Misi Jabatan a. Misi Jabatan merupakan pernyataan singkat dan jelas yang bertujuan untuk menjawab alasan jabatan tersebut ada / diciptakan di dalam organisasi. b. Petunjuk pengisian misi jabatan adalah sebagai berikut : 1)
Terdiri satu kalimat
2)
Berorientasi kepada hasil
3)
Mengandung aspek tujuan, melalui apa, untuk mendukung apa berdasarkan apa
4)
Pola umum kalimat yang digunakan sebagaimana berikut : memastikan (berisi tujuan / goal yang akan dicapai oleh jabatan)…………………. melalui (kegiatan / servis/ produk yang dilakukan)……………. guna mendukung (pencapaian misi hirarki yang lebih tinggi/atasan langsung)………………….. berdasarkan (acuan/ syarat)…………………..
5)
Contoh penulisan misi sebagaimana berikut : “Memastikan tercapainya pendapatan dan produksi pelayanan terminal melalui penyelenggaraan operasi terminal guna mendukung pencapaian laba berdasarkan RKAP, system dan prosedur serta ketentuan yang berlaku”
2.
Tanggung Jawab Utama Pekerjaan (1)
Tanggung Jawab Utama Pekerjaan merupakan sasaran-sasaran yang melekat pada jabatan yang harus dipenuhi agar misi jabatan dapat dicapai.
(2)
Dalam membuat tanggung jawab utama pekerjaan beberapa hal yang harus diperhatikan adalah :
(3)
a.
Secara eksplisit menggambarkan hasil yang harus dicapai pemangku jabatan (fokus pada hasil, bukan kepada aktivitas)
b.
Faktual dan aktual, artinya menunjukkan tanggung jawab utama yang sebenarnya dari pekerjaan tersebut untuk saat ini
c.
Spesifik dan relatif tetap
d.
Dapat diukur kinerjanya dan ukurannya diletakkan pada indikator kinerja utama (Key Performance Indicator/KPI)
Tanggung jawab utama pekerjaan berbeda dengan aktifitas dalam menjalankan pekerjaan sebagaimana contoh tabel berikut :
Uraian
3.
Keterangan
Melakukan kunjungan ke pelanggan Melakukan kajian untuk melihat kebutuhan pasar Melakukan koordinasi dengan bagian produksi dan distribusi
Bukan tanggung jawab melainkan aktivitas
Memaksimalkan pendapatan dan meminimumkan biaya Mengelola unit kerja secara efektif
Terlalu umum, sulit menetapkan indikator keberhasilannya
Memastikan tercapainya pendapatan stevedoring untuk mendukung tercapainya laba perusahaan perusahaan Memastikan tercapainya produksi stevedoring guna mendukung tercapainya kepuasan pelanggan
Tanggung Jawab
Indikator Keberhasilan Kinerja (Key Performance Indicator/KPI) (1) Indikator keberhasilan kinerja merupakan ukuran kuantitatif yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan (2) Indikator keberhasilan kinerja yang tertuang dalam profil jabatan hanya yang bersifat utama dari suatu jabatan (3) Kriteria dalam menyusun Indikator Keberhasilan Kinerja adalah sebagai berikut : a.
Data dapat diperoleh
b.
Sulit dimanipulasi untuk dilakukan perubahan atau dibuat terlalu mudah untuk mencapainya
c.
Memungkinkan untuk dicapai
(4) Indikator keberhasilan kinerja tidak dapat disusun secara generik yakni hanya sekedar menurunkan atau mendelegasikan Indikator keberhasilan kinerja atasan kepada bawahan. Indikator Keberhasilan Kinerja antara atasan dan bawahan harus berbeda (5) Indikator kinerja utama terkait langsung dengan tanggung jawab masing-masing jabatan sehingga antara jabatan yang satu dengan jabatan lainnya akan memiliki tanggung jawab yang spesifik atau berbeda satu sama lainnya dan oleh karena itu masing-masing jabatan yang berbeda akan memiliki indikator kinerja utama yang berbeda (6) Indikator Keberhasilan Kinerja dalam profil jabatan ini dapat ditambahkan dengan KPI Korporat, program manajemen disesuaikan dengan tanggung jawab yang melekat pada suatu jabatan (7) Indikator Keberhasilan Kinerja dapat dilakukan evaluasi sehingga berubah setiap tahunnya (8) Indikator Keberhasilan Kinerja dapat digunakan sebagai Sasaran Kinerja Individu pada Sistem Manajemen Kinerja Individu 2
(9) Contoh penulisan indikator kinerja utama sebagai berikut :
4.
No.
Tanggung Jawab Utama
Indikator Keberhasilan Kinerja / KPI
1.
Memastikan terlaksananya kegiatan bongkar muat barang
Produktivitas bongkar muat Kinerja Bongkar Muat
Dimensi Jabatan (1) Dimensi jabatan merupakan besaran kuantitatif yang menunjukkan skala besarnya cakupan tanggung jawab pemegang jabatan (2) Dimensi jabatan dapat digunakan untuk membedakan satu posisi dengan posisi lain dalam jabatan yang sama. (3) Dimensi jabatan dapat terkait dengan tanggung jawab pada aspek keuangan, nilai aset yang dikelola, aspek produksi (4) Penulisan dimensi jabatan sebagaimana contoh berikut. a. Mengelola anggaran pengembangan SDM sebesar Rp. 500.000.000,b. Menjalankan alat bongkar muat sebanyak 7 buah dengan nilai alat milyaran rupiah
5.
Kewenangan Utama (1) Kewenangan Utama merupakan tingkat pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk memenuhi tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan: (2) Hal-hal yang patut diperhatikan dalam penyusunan kewenangan utama : a. Setiap Tanggung Jawab Utama harus memiliki Kewenangan Utama b. Harus proporsional dengan tanggung jawabnya (jika tanggung jawab besar maka kewenangan juga semakin luas) c.
Menggambarkan tingkat keputusan yang bisa dan harus diambil
(3) Penulisan kewenangan utama sebagaimana contoh berikut :
6. (1)
Lingkungan Kerja Lingkungan kerja merupakan uraian yang menggambarkan kondisi lingkungan kerja yang dihadapi pemangku jabatan, didalamnya tercantum : a.
Lingkungan fisik, termasuk didalamnya potensi resiko kecelakaan kerja. 3
(2)
7.
b.
Jam Kerja (regular & non regular/ shift)
c.
Mobilitas (lokasi, perjalanan dinas)
Komponen lingkungan kerja meliputi : a.
Aktifitas di dalam ruangan atau di luar ruangan.
b.
Kondisi ruangan kerja.
c.
Tingkat kebisingan suara.
d.
Tingkat suhu udara.
e.
Resiko-resiko yang mungkin timbul.
f.
Orang-orang yang dihadapi.
g.
Peralatan yang harus selalu digunakan.
h.
Tekanan fisik atau mental yang dihadapi pemangku jabatan
Hubungan Kerja
(1)
Hubungan kerja merupakan interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya
(2)
Ruang lingkup hubungan kerja meliputi lingkungan internal dan eksternal organisasi
(3)
Sifat hubungan kerja meliputi : a. Informatif yakni hubungan satu arah b. Konsultatif yakni hubungan yang dilakukan secara dua arah c. Koordinatif yakni hubungan kerja yang dilakukan oleh beberapa pihak
8.
Ilustrasi Jabatan
(1)
Ilustrasi jabatan merupakan uraian yang menggambarkan pekerjaan yang dilakukan oleh pemangku jabatan untuk mencapai misi jabatan.
(2)
Ilustrasi jabatan terdiri dari beberapa paragraf terstruktur yang masing-masing menceritakan aktifitasaktifitas utama dalam melakukan tanggung jawab utama pemangku jabatan sehingga dapat menggambarkan pekerjaan yang dilakukan oleh pemangku jabatan.
(3)
Hal-hal penting yang harus digali untuk memperkaya ilustrasi Jabatan : 4
9.
a.
Posisi jabatan di organisasi.
b.
Aktifitas-aktifitas utama dalam melakukan pekerjaan.
c.
Hal-hal yang harus dilaporkan kepada superior
d.
Pengorganisasian aktifitas bawahan (subordinat).
e.
Tantangan (challenge).
Cara Pengisian Profil Jabatan ke dalam Aplikasi Profil Jabatan a. Aplikasi profil jabatan dapat diakses melalui alamat http://hcis.pp3.co.id/, dan akan muncul tampilan sebagai berikut :
b. setelah muncul tampilan seperti gambar di atas maka klik login c. Setelalh klik login akan muncul tampilan sebagai berikut :
d. Cara masuk ke dalam aplikasi dengan cara sebagai berikut
5
1)
Login dengan Username - NIPP
2)
Mengisi Password – tempat dan tanggal lahir
3)
Menuliskan Security Code sebagaimana kode yang muncul dalam aplikasi
e. Setelah login sebagaimana butir d. di atas akan muncul tampilan sebagai berikut :
f. Langkah berikutnya adalah memilih menu Management pada pilihan menu bagian kiri atas kemudian memilih menu Job Profil Management sebagaimana gambar di atas. g. Setelah itu memiliki unit kerja dan jabatan saat ini sebagaimana gambar berikut :
6
h. Setelah ditemukan unit kerja dan jabatan, maka klik detail untuk memasuki menu berikutnya. Setelah klik detail akan muncul tampilan sebagai berikut :
Isi misi jabatan, dengan menekan edit mission, tulis misi jabatan, klik simpan. i. Setelah mengisi misi jabatan (mission), selanjutnya mengisi tanggungjawab utama (main responsibility), dengan menekan main responsibility, sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut :
Isi tanggung jawab, dengan cara: 1) Tekan tombol edit main responsibility, sehingga muncul tampilan sebagai berikut:
7
Menjadi berwarna orange
2) Tekan tombol Tambah Main Responsibility, sehingga menu tulisan
“SIMPAN”
muncul
atau
berwarna orange. 3) Isi main responsibility dan main authority (wewenang), klik tombol simpan. 4) Tekan kembali kolom ID, sehingga terdapat pilihan tanggungjawab, pilih tanggungjawab yang akan ditambahkan dengan Key Performance Indicator (KPI) dan dimensi jabatan yang akan diisikan. 5) Isi KPI dengan menekan tombol tambah key performance indicator, tuliskan KPI, tekan tombol simpan. 6) Isi dimensi jabatan dengan menekan tombol tambah job dimension, tuliskan dimensi jabatan, tekan tombol simpan. 7) Isi semua tanggung jawab, wewenang utama, KPI serta dimensi dengan lengkap, bila sudah selesai tekan update. j. Selanjutnya melakukan pengisian lingkungan kerja, dengan menekan tombol working environment, kemudian tekan edit working environment, sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut:
8
Apabila sudah terisi, tekan tombol simpan. k. Setelah lingkungan kerja diisi, pilihlah hubungan kerja (working relationship), dengan menekan tombol working relationship, tekan tombol edit working relationship sehingga muncul tampilan sebagai berikut:
Apabila sudah terisi, tekan tombol simpan.
9
l. Lanjutkan pengisian pada bagian ilustrasi jabatan, pilihlah ilustrasi jabatan dengan menekan tombol ilustrasi jabatan, tekan tombol edit illustration sehingga muncul tampilan sebagai berikut:
Lengkapi titik-titik yang ada, apabila sudah dilengkapi klik tombol simpan.
Pasal 16 Persyaratan Jabatan
10. Cara Menginput Nama Jabatan dan User ke dalam Aplikasi Profil Jabatan (khusus Admin Cabang)
a. Buka Aplikasi Profil Jabatan (www.hcis.pp3.co.id) pada program Internet Explorer, Mozilla Firefox, atau Google Chroome; b. Klik login dan Isi user name dengan NIPP (tanpa angka 3), password dengan tempat dan tanggal lahir, serta verification code sesuai dengan kode yang tertera pada layar monitor, kemudian klik submit.
c. Klik tombol setup yang ada di pojok kanan atas.
10
d. Menambahkan nama divisi: 1)
Klik kolom master di sebelah kiri, pilih menu “organisasi”;
2)
Pilih nama Cabang dengan menekan kolom cabang;
3)
Tekan tanda + (plus) pada kolom ID;
4)
Tuliskan nama divisi pada kolom keterangan;
5)
Klik tambah.
e. Menambahkan nama jabatan: 1)
Klik kolom master di sebelah kiri, pilih menu “jabatan”;
2)
Pilih nama Cabang dengan menekan kolom cabang;
3)
Pilih Direktorat / Divisi sesuai dengan nama jabatan yang akan ditambahkan;
4)
Tekan tanda + (plus) pada kolom List Code;
5)
Ketikkan nama jabatan yang akan ditambahkan pada kolom “Job List Name”;
6)
Tulis kelas jabatan pada kolom “Kelas Jabatan”;
7)
Tekan tombol simpan;
11
8)
Rapikan nama jabatan sesuai dengan posisi dalam organisasi, dengan men-drag (menekan tombol mouse sebelah kiri dengan lama), sehingga nama jabatan dapat digerakkan sampai letak posisi jabatan tersebut sesuai.
f. Menambahkan user dalam Aplikasi Profil Jabatan: 1)
Klik kolom Manajemen Portal di sebelah kiri, pilih menu “tambah user”;
2)
Masukkan nama user yang akan ditambahkan, bisa memilih dengan memasukkan
NIPP, Nama Pegawai,
atau Cabang; 3)
Klik di kotak sebelah kiri NIPP, sehingga muncul tanda centang;
4)
Klik menu “tambahkan ke user portal”.
12
g. Menyesuaikan posisi user dengan jabatan yang telah dibuat: 1)
Klik kolom Manajemen Portal di sebelah kiri, pilih menu “manajemen user”;
2)
Masukkan nama atau NIPP yang akan disesuaikan nama jabatannya, klik edit.
3)
Klik nama jabatan untuk memperbarui jabatan.
4)
Pilih nama jabatan yang sesuai, kemudian tekan tombol update.
13
14
