Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
SISTEM APLIKASI PERSURATAN LPMP D.I. YOGYAKARTA
Petunjuk Penggunaan Sistem Aplikasi Persuratan SAP.V.1 (e-Office) ADMINISTRATOR GUIDE
TAHUN 2013 1
Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
ISI 1. BAGAIMANA MENGAKSES APLIKASI 2. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PENGGUNA / PEGAWAI/STAF 3. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PEJABAT 4. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PENGATURAN a. Unit Pengolah b. Jenis Surat c. Sifat Surat d. Kode Surat e. Kode Satker (LPMP) f. Unit External
2
Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
1. BAGAIMANA MENGAKSES APLIKASI Untuk mengakses aplikasi web E-Office dapat dilakukan melalui alamat : http://192.168.88.8/sap (Tergantung dimana di Install)
2. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PENGGUNA / PEGAWAI/STAF Untuk mengelola pengguna, dapat dilakukan melalui menu berikut : Menu “Manajemen Pengguna “>> Manajemen Staff
3
Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
Untuk mencari data pengguna berdasarkan nama klik pilihan pada kolom pencarian “Cari berdasarkan “ masukkan frase nama kemudian tekan cari sedangkan untuk melihat data pengguna per unit bisa memilih sesuai dengan unit yang dipilih kemudian tekan ‘Lihat”
Untuk melihat detail pengguna tekan tombol view
4
Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
Untuk mengedit tekan “Edit” lalu kemudian Submit
Untuk mengatur Level dan unit Pilih kursor pilihan di atas Sedangkan untuk menambah pengguna dengan menekan form yang ada lalu tekan Submit
dan isi sesuai
5
Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
3. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PEJABAT Untuk melihat pejabat melalui Menu “ Manajemen Pengguna” >> Manajemen Pejabat
Untuk mencari data ppejabat berdasarkan nama klik pilihan pada kolom pencarian “Cari berdasarkan “ masukkan frase nama kemudian tekan cari Untuk mengedit tekan simbol pensil
Kmudian update sesuai data yang ada lalu tekan Submit.
6
Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
Untuk menambah Pejabat klik tombol Tambah Kemudian isikan sesuai data yang ada lalu klik tombol Submit
4. BAGAIMANA CARA MENGELOLA PENGATURAN Data yang diperlukan oleh E-Office ada beberapa. Kesemuanya dapat dikelola melalui menu “Pengaturan “ a. Unit Pengolah Menu “Pengaturan>>>Unit Pengolah” Berikut tampilan daftar Unit Pengolah
7
Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
Untuk menambahkan klik tombol Tambah
Isikan isian sesuai data kemudian klik Submit b. Jenis Surat Menu “Pengaturan>>>Jenis Surat” Berikut tampilan daftar Jenis Surat
Untuk menambah klik tombol Tambah kemudian isi sesuai data kemudian tekan Submit
8
Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
c. Sifat Surat Menu “Pengaturan>>>Sifat Surat” Berikut tampilan daftar Sifat Surat
Untuk Menambah tekan tombol Tambah kemudian isikan sesuai data
d. Kode Surat Menu “Pengaturan>>>Kode Surat” Berikut tampilan daftar Kode Surat
9
Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
Untuk menambah kode surat klik tombol Tambah
e. Kode Satker (LPMP) Menu “Pengaturan>>>Kode Satker” Berikut tampilan daftar Kode Satker Untuk Kode Satker ini disesuaikan dengan Nomenklatur yang ada Utk LPMP DIY = J32 mulai Oktober 2013
Untuk menambah klik tombol Tambah dan isikan sesuai data yang ada
10
Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
f.
Unit External
Untuk unit external sebenarnya dilakukan isian data ketika mendapat surat baru dari instansi External . Menu “Pengaturan>>>Unit External” Berikut tampilan daftar Unit External
Untuk input data Unit External bisa dilakukan dengan Dua Cara pertama melalui Menu “ Pengaturan>>>Unit External kemudian klik menu Tambah Menu Tambah pada menu Input Surat Masuk dan Keluar
, atau
11
Guide untuk Sistem Aplikasi Persuratan E-Office LPMP D.I. Yogyakarta
Isikan sesuai data unit external lalu klik Submit
5.
Untuk BACK UP DATABASE Klik menu Back Up Database kemudian simpan file bentuk Zip
12
