PETUNJUK PEMAKAIAN PAYROLL Langkah Pertama 1. Buka My Computer → Drive C → Program Files 2. Setelah itu anda cari folder KBB Converter MFTS 3. Buka File Excel kbb.xls 4. Pastikan bahwa data sheet yang ada buka adalah payroll 5. Disana anda bisa melihat kolom-kolom yang berisikan account number, transfer amount, emp. Number, emp. Nama, Dept., dan transfer date 6. Anda bisa memasukkan data-data tersebut pada kolom – kolom tersebut. Jika sudah lalu Save. 7. Setelah selesai buka KBB Converter MFTS.exe 8. Lalu pilih Payroll 9. Terdapat 2 kolom yaitu field colom name dan header setting 10. Pada kolom field colom name terdapat beberapa kolom yang harus anda isi dengan : Account Number
:A
Transfer Amount
:B
Emp. Number
:C
Emp. Name
:D
Dept.
:E
Transfer Date
:F
11. Selanjutnya pada kolom header setting juga terdapat kolom yang harus anda isi dengan : Transfer Date
: Isi dengan tanggal dimana karyawan anda akan terima gaji.
Trans. From
: Isi dengan tanggal transfer date
Trans. To
: Isi dengan tanggal transfer date
1
Company Code
: Masukkan 9 angka dan 4 huruf yang anda dapat dari cabang BCA anda terdaftar untuk kode payrollnya.
Account Number Debited
: No. Rekening Giro u/ Payroll
12. Lalu tekan Process untuk menyimpan file tersebut. Buat dengan nama file yang anda kehendaki dan juga anda bebas untuk menaruh dimana saja data tersebut. Setelah itu tekan save. 13. Pembuatan semua data karyawan telah anda lakukan. 14. Lanjut pada langkah kedua
2
Langkah Kedua 1. Buka IBC-BCA Auto Payroll CheckSum Generator yang terdapat pada desktop computer anda. 2. Masukkan payroll check sum anda Source
: Cari nama file yang telah anda buat tadi lalu tekan open
Output
: cari nama file yang telah anda buat tadi tapi sebelum anda open di filename tersebut beri inisial huruf apa saja didepan atau dibelakang. Perbedaan nama file tersebut untuk membedakan antara source dan output. Lalu tekan open.
3. Setelah itu tekan OK 4. Lalu akan muncul kata file genereted successfully lalu tekan OK. 5. Lanjut pada langkah ketiga
3
Langkah Ketiga 1. Klik 2x VPN Client yang terdapat pada desktop Laptop / PC anda. 2. Tekan Connect 3. Setelah itu akan muncul kotak yang berisikan : Username : Corporate ID digabung dengan user ID tanpa spasi Password : diambil
dari
angka
yang
muncul
pada
key
BCA
anda
dengan cara tekan tombol merah yang ada pada key anda setelah itu masukkan pin yang anda buat lalu akan muncul kata apply lalu tekan angka 1. 4. Tekan OK 5. Setelah anda tekan ok maka muncul kotak dimana kotak tersebut berisikan tulisan : Welcome to klikbca secure network Continue
Disconnect
6. Tekan tulisan Continue tersebut 7. Buka Internet Explorer ke alamat website www.klikbca.com 8. Setelah itu masuk Login di Bisnis 9. Masukkan kembali Corporate ID, User ID dan key BCA Respon. (diambil dari angka yang muncul pada key BCA anda dengan cara tekan tombol merah setelah itu masukkan pin yang anda buat maka akan muncul kata Apply lalu anda tekan 1) pada kotak yang telah tersedia. 10. Lalu tekan Login. 11. Setelah anda login lalu anda cari Multitransfer → Payroll → Upload Setelah itu akan muncul beberapa data yang harus anda isi diantaranya : Keterangan
: Misalkan Gaji Agustus 2010
4
File Payroll Source
: Cari nama file yang telah anda buat tadi lalu tekan open.
File Checksum Output
: Cari nama file yang telah anda buat tadi yang diberi inisial huruf apa saja didepan atau dibelakang. Lalu tekan open.
Tanggal Efektif
: Tanggal efektif untuk menerima gaji
Jumlah Record
: Banyaknya
jumlah
karyawan
yang
anda
ingin transfer gajinya. Total
: Jumlah keseluruhan gaji karyawan.
Setelah itu tekan lanjut 12. Akan muncul korfirmasi kembali jika benar tekan kirim dan jika tidak tekan kembali. 13. Setelah anda tekan kirim maka akan muncul tulisan warna merah seperti data input data berhasil dikirimkan. 14. Langkah selanjutnya anda masuk pada Multitransfer → Payroll → Otorisasi Disini apakah anda benar ingin melakukan transferan. Jika Ya beri tanda check list pada kotak kosong lalu tekan setuju dan jika Tidak beri tanda check list pada kotak kosong lalu tekan batal. 15. Setelah itu akan muncul kotak konfirmasi jika benar anda diminta untuk mengaktifkan key bca dengan cara tekan tombol merah masukkan pin yang anda buat lalu akan muncul kata APPLY setelah itu anda tekan angka 2 maka muncul garis-garis saja. Anda diminta untuk masukkan delapan angka warna merah yang terdapat layar monitor anda. Setelah itu muncul enam angka baru pada key BCA. Lalu pindahkan angka pada key bca anda pada kotak kosong tersebut. Setelah itu tekan kirim. 16. Maka akan muncul transaksi berhasil diotorisasi. Anda dapat menyimpan atau langsung mencetak data tersebut sebagai bukti bahwa anda telah melakukan transaksi / transfer gaji karyawan.
5
17. Setelah selesai menggunakan ini semua jangan lupa untuk logout. Jika anda lupa untuk logout dan anda ingin menggunakan klikbca kembali maka anda harus menelpon ke halo bca di nomor 500-777. 18. Langkah terakhir disudut kanan ada bawah gembok kuning, anda klik kanan lalu pilih disconnect. Ini dilakukan supaya anda dapat melakukan browsing ke website lain. SELESAI
6
