09 | 2016
09 | 2016
Pesan dari Stefan Karlen Nilai-nilai etis Panalpina Prestasi Integritas Profesionalisme
3 4
Pengantar Kode Etik Apa yang diharapkan dari semua orang Apa yang diharapkan dari manajer Pelaporan pelanggaran Anti-pembalasan dan kerahasiaan
5
Kembangkan lingkungan kerja yang positif Menghargai keberagaman Diskriminasi dan pelecehan Praktek ketenagakerjaan yang adil Kesehatan dan keselamatan
6
Hindari konflik kepentingan Pekerjaan di luar perusahaan Hubungan keluarga dan pribadi
7
Lakukan bisnis dengan integritas Anti-korupsi Anti-suap Penyuapan tidak langsung Hadiah dan hiburan Sumbangan amal dan bantuan pendanaan (sponsorship) Kontribusi politik Persaingan dan anti-monopoli Pembatasan perdagangan Kepatuhan terhadap kontrak
8
Pastikan adanya integritas keuangan Penyimpanan catatan, pelaporan keuangan, pengendalian keuangan dan penyingkapan Tanggung jawab tambahan untuk pejabat keuangan senior Pengeluaran bisnis Pembelian dan penjualan saham – perdagangan orang dalam (insider trading) Anti-pencucian uang
10
Lindungi dan kelola aset dan informasi perusahaan Aset fisik dan sistem komunikasi Informasi kepemilikan dan hak kekayaan intelektual Penyimpanan catatan Privasi data
11
Lindungi lingkungan hidup
12
2
Pesan dari Stefan Karlen
Anda menentukan pilihan-pilihan yang terkadang sulit yang Anda hadapi selama bekerja di Panalpina. Kode Etik ini memberitahu Anda prinsip-prinsip dasar yang harus Anda ikuti dan menunjukkan apa yang harus Anda lakukan saat timbul suatu situasi yang rumit dan sulit untuk menemukan langkah selanjutnya. Saat siapapun dari kita menghadapi suatu dilemma hukum atau etika dalam pekerjaan, kita harus berhenti sejenak untuk mencari solusi yang tepat atau untuk memutuskan tindakan apa yang akan kita ambil. Dalam situasi demikian, kita mengikuti apa yang ditetapkan oleh hukum dan aturan-aturan Panalpina; saat sepertinya tidak ada hukum atau aturan yang bisa dipakai, kita menggunakan akal sehat dan standar etika tertinggi yang kita miliki. Dengan melakukan hal tersebut, kita memastikan bahwa bersama-sama kita melakukan hal yang benar dan tidak merasa malu untuk memberitahukan kepada keluarga, rekan kerja, media dan publik tentang apa yang telah kita lakukan. Jika merasa ragu, carilah saran sebagaimana dikemukakan dalam halaman-halaman berikut ini. Orang yang baik tidak membiarkan orang baik lainnya untuk membuat kesalahan etika – beranilah untuk berbicara terus terang. Kebijakan itu penting, namun keberhasilan kita sebagai sebuah perusahaan pada akhirnya ditentukan oleh tind-
Para rekan yang terhormat,
akan-tindakan yang diambil oleh masing-masing kita. Semua karyawan Panalpina bertanggung jawab untuk
Selagi kita berupaya untuk melanjutkan kinerja kita yang
membuat perilaku etis sebagai bagian vital dalam seluruh
sangat baik dalam dunia yang cepat berubah dan kom-
aktivitas bisnis kita sehari-hari. Kegagalan untuk melaku-
petitif, kita harus selalu tetap setia kepada nilai-nilai inti
kan hal tersebut mengikis kepercayaan dan meruntuhkan
kita dan standar-standar perilaku etis yang diwajibkan dari
fondasi yang di atasnya telah kita bangun kehidupan dan
kita. Kedua hal tersebut bila digabungkan akan menjadi
bisnis kita.
fondasi dari kesuksesan kita, dalam saat susah maupun senang.
Saya mengandalkan Anda semua untuk menegakkan
Panalpina berkomitmen untuk menerapkan standar nilai-
tersebut menjadi kebiasaan. Kita berhutang hal ini kepada
nilai etis yang tertinggi. Kita telah membangun suatu bu-
seluruh pemegang kepentingan (stakeholder) kita, mulai
daya yang didasarkan atas nilai-nilai inti kita, yaitu
dari para pelanggan hingga para investor kita, dan terak-
nilai-nilai etis yang kita miliki dan membuat nilai-nilai
Prestasi, Integritas dan Profesionalisme. Kita berkomit-
hir namun juga sama pentingnya, kepada diri kita sendiri
men untuk menerapkan praktek-praktek bisnis yang jujur
sebagai karyawan untuk menjaga agar Panalpina senan-
dan etis di seluruh tingkat dan di semua lokasi dimana
tiasa menjadi tempat kerja yang hebat. Kami membutuh-
kita menjalankan bisnis.
kan dukungan Anda dalam menopang transformasi budaya Panalpina menuju keunggulan.
Kode Etik ini merupakan panduan untuk menjalankan usaha dengan integritas dan akan membantu Anda untuk menerapkan nilai-nilai yang kita miliki. Bersama-sama dengan berbagai kebijakan yang dikhususkan untuk bisnis serta peraturan dan perundang-undangan setempat, Kode Etik ini bertindak sebagai pemandu yang membantu
09 | 2016
Stefan Karlen
3
Nilai-nilai etis Panalpina Panalpina berkomitmen untuk menciptakan suatu budaya perusahaan yang kuat dan unik dengan nilai-nilai etis yang kokoh. Hal ini menuntut kita semua untuk bertindak dengan integritas dan menerapkan standar etika tertinggi dalam pekerjaan kita sehari-hari. Dengan demikian, penting bagi setiap orang untuk memahami dan menerapkan nilai-nilai inti Panalpina, yang merupakan panduan dalam cara kita membuat keputusan dan bagaimana kita melakukan pekerjaan kita. Nilainilai inti yang kita miliki didasarkan atas tiga prinsip utama:
Prestasi
la sesuatu sesuai aturan. Kita berkomitmen untuk me-
Prestasi merupakan komitmen yang terus menerus kita
menuhi janji-janji yang telah kita buat; kita memperla-
pupuk untuk mencapai perkembangan dan sukses finan-
kukan semua orang dengan keadilan, hormat dan marta-
sial jangka panjang yang berkelanjutan. Di Panalpina,
bat; dan menerapkan standar-standar etika tertinggi da-
prestasi dicapai dengan cara menerapkan keunggulan
lam seluruh pekerjaan kita sehari-hari.
dalam segala sesuatu yang kita lakukan; digerakkan oleh inovasi; melihat kemungkinan-kemungkinan yang ada di
Profesionalisme
atas rintangan; mencapai sukses finansial dan senantiasa
Profesionalisme adalah bagaimana kita menciptakan nilai
dibimbing oleh integritas.
bagi para pelanggan kita dengan cara mengantisipasi segala kebutuhan bisnis mereka dan menggunakan so-
Integritas
lusi-solusi yang dapat dilaksanakan. Di Panalpina, kita
Integritas adalah bagaimana kita menggerakkan perilaku
memahami bisnis kita dan turut serta dalam memberikan
kita dan secara konsisten menerapkan nilai-nilai yang kita
hasil. Kita menerima segala konsekuensi atas segala
miliki dalam segala sesuatu yang kita lakukan. Kita me-
sesuatu yang kita lakukan; dan berfokus untuk menjadi
menuhi segala janji yang kita buat dan menjalankan sega-
rekan bisnis “pilihan pertama” bagi para pelanggan kita.
09 | 2016
4
Pengantar Kode Etik Apa yang diharapkan dari semua orang Seluruh karyawan Panalpina wajib mematuhi Kode Etik ini dan kita semua diharapkan untuk memahami dan mematuhi Kode Etik ini dan hukum yang berlaku dalam pekerjaan kita sehari-hari. Kita harus menimbang dengan baik dan memperhatikan semua tindakan kita. Terkadang kita mungkin menghadapi situasi dimana pilihan yang tepat tidak terlalu jelas. Dalam situasi seperti ini, tanyakan diri Anda: ● Apakah pilihan tersebut sesuai dengan Kode Etik? ● Apakah pilihan tersebut etis? ● Apakah pilihan tersebut benar menurut hukum? ● Akankah pilihan tersebut mencerminkan sesuatu yang baik tentang saya dan Panalpina? ● Akankah saya mau membaca tentang pilihan tersebut di surat kabar? ● Akankah keluarga dan teman-teman saya menyetujuinya? Jawaban untuk semua pertanyaan tersebut seharusnya adalah ya. Apabila Anda menjawab “tidak” untuk salah satu pertanyaan di atas, maka jangan lakukan. Jika Anda masih merasa tidak yakin, mintalah bimbingan. Anda dapat berbicara dengan manajer Anda atau Divisi Sumber Daya Manusia. Jika Anda merasa tidak nyaman untuk berbicara dengan mereka, Anda dapat berbicara dengan Departemen Etika dan Kepatuhan Perusahaan. Semua informasi kontak bisa Anda temukan di intranet. Apa yang diharapkan dari manajer Semua manajer Panalpina diharapkan untuk menjadi teladan dan mengembangkan budaya etika dan kepatuhan dalam area yang menjadi tanggung jawabnya. Termasuk dalam hal ini adalah memastikan bahwa seluruh karyawan yang berada di bawah pengawasan mereka memahami tanggung jawabnya berdasarkan Kode Etik, baik secara lisan maupun tertulis. Para manajer harus menciptakan
09 | 2016
suatu lingkungan kerja yang positif dimana karyawan didorong dan merasa nyaman untuk berbicara dengan terus terang dan meminta bantuan. Saat manajer menerima laporan mengenai suatu situasi yang tidak etis atau berpotensi merusak reputasi Panalpina, mereka harus segera memberitahukan hal tersebut kepada Departemen Etika dan Kepatuhan Perusahaan. Pelaporan pelanggaran Jika Anda memiliki alasan untuk meyakini bahwa ada karyawan Panalpina atau siapapun yang bekerja atas nama Panalpina yang telah melakukan penyimpangan etika atau hukum, Anda wajib untuk segera melaporkan insiden tersebut. Anda dapat berbicara kepada manajer Anda, Divisi Sumber Daya Manusia atau Departemen Etika dan Kepatuhan Perusahaan. Bila tidak, silahkan Anda melaporkan kekhawatiran Anda ke Hotline Etika dan Kepatuhan. Hotline Etika dan Kepatuhan merupakan cara aman untuk memberikan laporan rahasia, dimanapun di seluruh dunia, 24 jam sehari, 7 hari seminggu, baik secara online ataupun melalui telepon. Anda dapat mengakses nomor telepon dan alat pelaporan via sistem internet melalui intranet. Anti-pembalasan dan kerahasiaan Panalpina menghargai bantuan dari para karyawannya yang mengidentifikasi potensi-potensi masalah yang perlu kami atasi. Panalpina akan berupaya mengambil segala langkah yang mungkin untuk memastikan bahwa laporan-laporan yang diterimanya terjaga kerahasiaannya, termasuk identitas pelapornya. Panalpina tidak mentolerir segala jenis tindak pembalasan terhadap karyawan yang, dengan itikad baik, melaporkan adanya pelanggaran terhadap Kode Etik Panalpia atau tindakan melawan hukum apapun lainnya. Panalpina menyikapi tuntutan pembalasan dengan serius. Dugaan tentang adanya pembalasan akan diselidiki dan Panalpina akan mengambil tindakan yang sesuai.
5
Kembangkan lingkungan kerja yang positif Panalpina berkomitmen untuk mengembangkan lingkungan kerja yang positif, beraneka ragam dan menarik berdasarkan prinsip keterbukaan dan saling menghargai. Semua karyawan wajib memperlakukan satu sama lain dengan martabat dan hormat. Kita tidak mentolerir segala bentuk pelecehan atau perilaku diskriminatif di lingkungan kerja kita. Panalpina menghormati dan mematuhi semua peraturan ketenagakerjaan, kesehatan dan keselamatan yang terkait. Menghargai keberagaman Keberagaman karyawan Panalpina merupakan suatu aset yang luar biasa dan setiap karyawan adalah kontributor utama bagi kesuksesan kami. Kami sungguh-sungguh berkomitmen untuk memberikan kesempatan yang sama dalam seluruh aspek pekerjaan dan dengan senang hati menerima perbedaan-perbedaan ras, gender, bahasa, pendidikan, dan sebagainya. Perbedaan adalah dasar bagi kreativitas dan inovasi. Diskriminasi dan pelecehan Panalpina membudayakan lingkungan yang bebas dari pelecehan. Kita tidak mentolerir tindakan apapun yang secara tidak pantas dan tidak wajar mengganggu kinerja, menjatuhkan martabat siapapun atau menciptakan lingkungan kerja yang menakutkan, membahayakan atau menyakitkan bagi orang-orang yang ada di dalamnya. Ini mencakup diskriminasi atau pelecehan atas dasar ras, warna kulit, agama, gender, usia, asal negara, orientasi seksual, status perkawinan atau keterbatasan. Praktek ketenagakerjaan yang adil Panalpina mematuhi semua peraturan and perundang-undangan yang berlaku yang mengatur perihal praktek-praktek ketenagakerjaan yang adil, misalnya peraturan dan perundang-undangan yang terkait dengan kompensasi dan tunjangan, tenaga kerja
09 | 2016
anak, tenaga kerja paksa dan kebebasan untuk berasosiasi, di seluruh negara dimana kita beroperasi. Pada prinsipnya, kita wajib untuk tidak mentolerir segala bentuk perlakuan yang tidak dapat diterima terhadap karyawan di lingkungan operasi atau fasilitas Panalpina manapun. Kesehatan dan keselamatan Panalpina menghargai seluruh karyawannya sebagai asetnya yang terpenting dan berkomitmen untuk memberikan kepada seluruh karyawannya suatu lingkungan kerja yang aman dan sehat. Masingmasing karyawan bertanggung jawab untuk memenuhi komitmen ini dengan mematuhi semua prosedur kesehatan dan keselamatan dan dengan menjaga agar lingkungan kerja senantiasa aman dan sehat. Saat bekerja, kita semua diharapkan untuk bebas dari pengaruh hal apapun yang dapat mengganggu pekerjaan kita. Segala macam kecelakaan di tempat kerja, peralatan yang tidak aman, praktek dan kondisi yang tidak aman di tempat kerja harus dilaporkan kepada Divisi Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan (HSE) atau manajer SDM Anda. Termasuk di dalamnya alkohol, obat-obatan terlarang, obat-obatan tercatat, dan dalam beberapa kasus, obat resep.
6
Hindari konflik kepentingan Dalam kegiatan kita sehari-hari, kita bekerja dengan para rekanan (supplier), pelanggan dan pihak-pihak lainnya yang mengadakan bisnis dengan Panalpina. Setiap keputusan harus dibuat secara obyektif dan didasarkan atas kebutuhan-kebutuhan perusahaan dan bukan atas kepentingan atau hubungan pribadi. Pekerjaan di luar perusahaan Panalpina memperbolehkan karyawannya untuk melakukan pekerjaan lain di luar Panalpina sejauh pekerjaan itu tidak mengganggu tanggung jawab karyawan tersebut di Panalpina. Pekerjaan di luar perusahaan tidak boleh melibatkan kompetitor Panalpina maupun menggunakan peralatan atau informasi yang merupakan milik Panalpina seperti komputer, piranti lunak, informasi pelanggan dan lain-lain. Semua pekerjaan di luar perusahaan harus diberitahukan kepada manajer Anda.
09 | 2016
Hubungan keluarga dan pribadi Kecuali untuk keadaan-keadaan terbatas, kita tidak boleh mempekerjakan, membawahi atau mempengaruhi anggota keluarga atau relasi pribadi yang dekat dalam lingkungan Panalpina kecuali telah diberikan persetujuan sebelumnya dari pihak manajemen. Keberhasilan Panalpina bergantung pada semua rekan dan sub-kontraktornya. Demi alasan ini, sangatlah penting bahwa pemilihan rekan didasarkan atas kriteria yang obyektif termasuk integritas, kualitas dan kinerja, dan bukan atas kepentingankepentingan pribadi. Oleh sebab itu, jika ada anggota keluarga atau relasi pribadi yang dekat yang bekerja untuk pihak ketiga yang merupakan rekan bisnis Panalpina (misalnya, sub-kontraktor), maka kita wajib memberikan informasi ini kepada manajemen.
7
Lakukan bisnis dengan integritas Kesuksesan kita bergantung pada bagaimana kita berkompetisi secara agresif. Akan tetapi, kita senantiasa melakukan hal ini dengan jujur, adil dan kepatuhan penuh pada hukum. Hubungan bisnis yang dibangun atas dasar kepercayaan dan saling menguntungkan sangatlah penting bagi keberhasilan kita, dan kita akan berupaya untuk mengembangkan keuntungan timbal balik dengan cara memahami kebutuhan-kebutuhan para pelanggan, kontraktor, supplier dan usaha bersama (joint venture) kita. Apabila praktek-praktek setempat tampaknya bertentangan dengan standar perilaku Panalpina, Anda harus menghubungi manajemen senior untuk meminta saran sebelum melakukan tindakan apapun. Anti-korupsi Anti-suap Penyuapan tidak hanya membahayakan perusahaan kita namun juga masyarakat dimana kita menjalankan bisnis. Pemerintah di berbagai tempat sedang mengambil langkah untuk memerangi suap dan banyak negara dimana kita beroperasi memiliki undang-undang tertentu yang melawan suap. Inilah sebabnya mengapa Panalpina telah mengadopsi kebijakan yang sama sekali tidak mentolerir suap terlepas dimana kita beroperasi. Hal ini berarti bahwa semua karyawan Panalpina tidak boleh memberikan atau menjanjikan keuntungan apapun yang tidak semestinya kepada individu dalam posisi kepercayaan, baik dalam pemerintah atau dalam bisnis swasta. Tidak ada pengecualian apapun untuk jumlah yang kecil atau yang biasa dikenal sebagai “uang pelicin”. Selain itu, karyawan Panalpina juga tidak diperbolehkan untuk menerima atau meminta keuntungan apapun yang tidak semestinya. Penyuapan tidak langsung Karyawan Panalpina dilarang menggunakan pihak ketiga untuk membayar suap atau melakukan pembayaran “uang pelicin”. Demi alasan ini, kita harus memastikan bahwa rekan-rekan kita memahami dan mematuhi semua kebijakan anti-korupsi Panalpina dan segala prosedur uji tuntas yang terkait untuk memilih pihak ketiga harus benar-benar dipatuhi. Hadiah dan hiburan Hadiah dan hiburan adalah bentuk kesopansantunan bisnis yang umum dilakukan dan secara sosial dapat diterima di dalam banyak budaya; bahkan dalam banyak hal, hadiah dan hiburan merupakan
09 | 2016
cara penting untuk menciptakan itikad baik dan membangun kepercayaan dalam hubungan bisnis. Kita harus memastikan bahwa hadiah dan hiburan bisnis yang kita berikan bersifat wajar dan sesuai dengan kebijakan-kebijakan Panalpina maupun peraturan dan perundang-undangan setempat yang terkait. Kita harus senantiasa memastikan bahwa kesopansantunan bisnis tidak pernah diberikan atau diterima untuk memperoleh atau memberikan keuntungan yang tidak semestinya, bernilai sedang, selalu setimpal dan tidak diberikan atau diterima secara rutin. Sumbangan amal dan bantuan pendanaan (sponsorship) Panalpina mendukung sumbangan amal tertentu sebagai suatu cara untuk memberikan kembali kepada masyarakat dan memberikan kontribusi untuk tujuan-tujuan yang berharga. Selain itu, Panalpina juga mendukung sponsorship tertentu untuk mempromosikan kehadiran Panalpina dalam lingkungan bisnis. Sayangnya, bahkan sumbangan yang sah dan sponsorship terkadang mengandung resiko menciptakan kesan adanya suap dan korupsi. Oleh karena itu, Anda harus memperoleh persetujuan sebelumnya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan sebelum memberikan sumbangan atau sponsorship atas nama Panalpina. Kontribusi politik Panalpina tidak memberikan kontribusi politik dalam bentuk apapun dimanapun di seluruh dunia, baik dalam uang tunai atau yang setara (misalnya, sumbangan properti atau jasa, atau pembelian tiket untuk acara pencarian dana). Namun demikian,
8
Panalpina mengakui hak karyawan untuk berpartisipasi sebagai individu dalam proses politik jika mereka menjelaskan dengan benar bahwa mereka tidak mewakili Panalpina dalam proses tersebut.
gan adil dan legal dan tidak pernah dengan caracara yang meragukan seperti pencurian, masuk secara tidak sah (illegal entry), suap, berbohong mengenai siapa Anda atau penyadapan elektronik.
Persaingan dan anti-monopoli Panalpina secara tegas mematuhi apa yang disebut sebagai undang-undang “persaingan” di beberapa negara dan undang-undang “anti-monopoli” (antitrust) di negara-negara lainnya. Undang-undang ini mendorong atau melindungi persaingan yang bebas dan adil di seluruh dunia dan melarang perilaku antipersaingan, seperti konspirasi penetapan harga (price fixing). Seluruh karyawan Panalpina tidak diperbolehkan untuk melakukan kegiatan-kegiatan penetapan harga (price fixing), persekongkolan tender (bid rigging), alokasi pasar atau pelanggan, atau kegiatan-kegiatan anti-persaingan yang melawan hukum lainnya. Beberapa undang-undang persaingan – seperti undang-undang anti-trust Amerika Serikat dan EU – dapat berlaku bahkan jika tindakan tersebut terjadi di luar perbatasan negara atau negara-negara terkait sekalipun.
Pembatasan perdagangan Sejumlah negara, dan Perserikatan BangsaBangsa, sesekali mengadakan pembatasan pada ekspor dan berbagai hubungan lainnya dengan berbagai negara, entitas dan individu tertentu. Pembatasan-pembatasan tersebut melarang Panalpina untuk ikut serta dalam bisnis tertentu yang dilakukan di negara-negara yang telah ditentukan dan dengan individu-individu serta entitas-entitas tertentu. Panalpina tidak akan mengadakan hubungan bisnis dengan perusahaan-perusahaan yang dilarang oleh pemerintah. Pelanggaran terhadap pembatasanpembatasan ini akan dikenakan hukuman yang berat, seperti denda, pencabutan izin ekspor, dan hukuman penjara. Panalpina menghormati seluruh peraturan dan perundang-undangan nasional dan internasional mengenai ekspor dan embargo.
Panalpina hanya menggunakan sumber-sumber ahli, industri dan sumber-sumber lainnya yang tersedia secara publik untuk memahami strategi bisnis, pelanggan dan supplier, tren teknologi, usulan dan perkembangan peraturan perundangan, dan tindakan-tindakan supplier dan kompetitor yang sedang dilakukan maupun yang diduga akan dilakukan. Panalpina mengumpulkan informasi ini den-
09 | 2016
Kepatuhan terhadap kontrak Kita mematuhi seluruh syarat dan ketentuan dalam kontrak-kontrak yang kita adakan dan mengharapkan para rekan bisnis kita untuk melakukan hal yang sama. Kita memberikan sebagaimana yang kita janjikan, dan menagih dengan mematuhi syaratsyarat dalam kontrak.
9
Pastikan adanya integritas keuangan Panalpina berkomitmen untuk memilki catatan dan transaksi keuangan yang jujur, akurat dan tepat waktu. Perusahaan melarang segala tindakan atau kelambanan yang dapat mengaburkan kegiatan keuangan dari para pemangku kepentingan (stakeholder) kita. Seluruh karyawan Panalpina wajib menghormati tanggung jawab untuk menegakkan semua standar dan peraturan akuntansi dan pelaporan keuangan yang terkait. Penyimpanan catatan, pelaporan keuangan, pengendalian keuangan dan penyingkapan Sebagai sebuah perusahaan yang tercatat, sangatlah penting bagi Panalpina untuk memastikan bahwa seluruh buku, catatan, rekening dan laporan keuangannya lengkap, akurat dan dapat dimengerti. Hal-hal tersebut harus dikelola secara rinci dan dengan mengikuti sistem pengendalian internal Panalpina. Seluruh transaksi keuangan harus dicatatkan dalam buku-buku yang sesuai secara tepat waktu, karena pelaporan yang dilakukan dengan segera memungkinkan dilakukannya intervensi dini oleh manajemen. Perusahaan melarang adanya dana, aset atau transaksi tidak tercatat atau “di luar buku”. Tanggung jawab tambahan untuk pejabat keuangan senior Pejabat keuangan senior dan individu-individu lainnya yang bertanggung jawab atas keakuratan pelaporan keuangan memikul tanggung jawab tambahan, yaitu memastikan adanya pengendalian yang tepat dalam rangka memperoleh laporan keuangan dan manajemen yang jujur, akurat, lengkap, obyektif, konsisten, tepat waktu dan dapat dimengerti. Pengeluaran bisnis Seluruh pengeluaran bisnis akan didokumentasikan dan dengan akurat dicatat tepat pada waktunya. Jika Anda tidak yakin apakah suatu pengeluaran tertentu sah atau tidak, tanyakan pada manajer lini Anda sebelumnya. Pembelian dan penjualan saham – perdagangan orang dalam (insider trading) Selama berkerja di Panalpina, kita mungkin mendapatkan informasi non-publik tentang Perusahaan
09 | 2016
atau perusahaan-perusahaan lain yang merupakan rekan bisnis kita. Informasi non-publik (juga dikenal sebagai “informasi orang dalam”) adalah informasi mengenai suatu perusahaan yang tidak diketahui oleh masyarakat umum dan yang akan dianggap penting oleh seorang investor saat sedang memutuskan untuk membeli, menjual atau menahan surat berharga perusahaan tersebut. Pembelian atau penjualan surat berharga suatu perusahaan yang didasarkan oleh informasi orang dalam (dikenal sebagai “perdagangan orang dalam”) merupakan tindakan kriminal di banyak negara dan seluruh karyawan Panalpina dilarang melakukan perdagangan saham atau surat berharga lain milik Panalpina, entitas Panalpina manapun, atau perusahaan publik lain manapun yang didasarkan atas informasi “orang dalam”. Penyingkapan “informasi orang dalam” ke orang lain, bahkan ke anggota keluarga Anda (dikenal sebagai “memberikan keterangan secara rahasia” atau “tipping”) juga dilarang dan dapat mengakibatkan tuntutan pidana terhadap siapapun yang terlibat. Anti-pencucian uang Pencucian uang adalah proses dimana individu atau entitas berusaha untuk menyembunyikan dana gelap atau membuat dana ini tampak sah dengan menggerakkannya melalui sistem keuangan guna menyembunyikan jejak-jejak asal tindakan kejahatan tersebut. Penting bagi kita untuk mengetahui dan mematuhi seluruh peraturan dan perundangundangan yang bertujuan untuk menghentikan pencucian uang. Kita harus tekun dan menimbang dengan baik saat berurusan dengan pelanggan atau transaksi penjualan yang tidak biasa. Panalpina tidak akan mengijinkan, membantu atau mendukung pencucian uang.
10
Lindungi dan kelola aset dan informasi perusahaan Aset fisik dan hak kekayaan intelektual Panalpina memainkan peran yang sangat penting dalam keberhasilan Panalpina, dan masing-masing kita bertugas untuk melindunginya. Kita harus mengelola dokumen-dokumen perusahaan dengan penuh tanggung jawab dan melindungi dokumen-dokumen pribadi dan informasi kepemilikan, baik yang dimiliki oleh perusahaan, rekan bisnis, pelanggan, atau karyawan kita. Aset fisik dan sistem komunikasi Seluruh karyawan wajib untuk melindungi aset-aset Panalpina dan memastikan bahwa aset-aset tersebut digunakan secara efisien. Aset-aset tersebut hanya boleh digunakan untuk tujuan-tujuan yang sah dan keperluan bisnis Panalpina. Semua karyawan wajib menggunakan sistem komunikasi Panalpina, seperti e-mail dan internet, hanya untuk tujuan-tujuan yang terkait bisnis dan wajib menggunakan seluruh sumber daya ini dengan tepat dan s. Kita tidak boleh mengakses, mengunduh atau menyebarkan materi apapun yang tidak sah, menyinggung atau yang dapat menjatuhkan reputasi Panalpina. Kita juga harus bijaksana dan berhatihati saat menyusun e-mail untuk menjaga agar komunikasi kita profesional dan pantas. Informasi kepemilikan dan hak kekayaan intelektual Informasi kepemilikan dan hak kekayaan intelektual, seperti paten, merek dagang, hak cipta, rahasia dagang, informasi bisnis yang rahasia dan tidak dipublikasikan (database pelanggan, piranti lunak, strategi pemasaran) merupakan aset-aset Panalpina. Informasi kepemilikan mencakup segala informasi non-publik yang, apabila disingkapkan, dapat dimanfaatkan oleh kompetitor, atau membahayakan Perusahaan, atau pelanggan atau rekanannya. Penggunaan, penyingkapan atau penyebaran informasi ini tanpa izin dilarang dan dapat dikenakan hukuman perdata atau pidana. Semua karyawan wajib menjaga kerahasiaan informasi kepemilikan
09 | 2016
yang dipercayakan kepada mereka oleh Panalpina atau pelanggan dan supplier Panalpina, kecuali bila penyingkapan diperbolehkan secara tertulis oleh Direktur Utama, atau diwajibkan oleh hukum dan peraturan sebagaimana telah ditegaskan oleh Departemen Urusan Hukum. Penyimpanan catatan Seluruh karyawan Panalpina wajib memastikan bahwa seluruh dokumen bisnis disimpan sesuai dengan kebijakan internal dan peraturan setempat. Hal ini mencakup dokumen-dokumen fisik seperti kontrak atau berkas serta data elektrik seperti email. Privasi data Panalpina menghormati privasi seluruh karyawan, rekan bisnis dan pelanggannya. Kita wajib menangani data pribadi secara bertanggung jawab dan dengan mematuhi kebijakan internal Panalpina serta seluruh undang-undang privasi data yang berlaku. Karyawan yang menangani data pribadi karyawan lainnya wajib bertindak sesuai dengan kebijakan internal Panalpina dan hukum yang berlaku; kumpulkan, gunakan dan proses informasi tersebut hanya untuk tujuan bisnis yang sah, batasi akses terhadap informasi hanya pada mereka yang memiliki tujuan bisnis yang sah untuk melihat informasi tersebut; dan cegah penyingkapan yang tidak diijinkan.
11
Lindungi lingkungan hidup Pemeliharaan lingkungan hidup adalah tanggung jawab semua orang. Di Panalpina, kita berkomitmen untuk memastikan bahwa seluruh kegiatan harian kami berdampak seminimal mungkin terhadap lingkungan hidup, dan akan terus mengawasi seluruh kegiatan kita dalam rangka memastikan perbaikan yang berkelanjutan. Panalpina berkomitmen untuk meminimalisir dampak terhadap lingkungan hidup dalam semua kegiatannya, dan akan mematuhi semua peraturan dan
09 | 2016
perundang-undangan untuk perlindungan lingkungan hidup di semua negara dimana kami beroperasi. Komitmen ini, serta kepatuhan yang menyertainya, diwajibkan kepada seluruh karyawan. Panalpina berkomitmen penuh untuk menegakkan standar-standar lingkungan hidup yang setinggi mungkin, dan oleh karenanya kita akan terus menerus mengevaluasi aspek lingkungan hidup dalam segala kegiatan yang kita lakukan agar dapat memberikan jasa tanpa dampak lingkungan yang tidak semestinya.
12
