PERSYARATAN VIDEO CONFERENCE 1. Memiliki Operator Video Conference (mampu mengoprasikan komputer dan internet) 2. Memiliki ruangan khusus Video Conference (alat tidak dipindah-pindah) 3. Memiliki Koneksi Internet minimal 512 Kbps 4. Mempunyai nomor WhatsApp aktif (untuk koordinasi PSMK dengan sekolah) 5. Mempunya alamat email aktif 6. Memiliki Personal Komputer/Laptop/Notebook 7. Memiliki Webcame, Microphone dan speaker eksternal
REFERENSI RUANGAN VIDEO CONFERENCE
Gambar Desain 1
Gambar Desain 2
Gambar Desain 3
Gambar Desain 4
FITUR UTAMA YANG HARUS DIKUASAI
1.
2. 3. 4. 5.
Bergabung/Join ke aplikasi WebEx Aktifkan Audio Aktifkan Kamera Mute/Unmute Microphone Fitur Chat (untuk urutan bertanya)
BERGABUNG / JOIN KE APLIKASI WEBEX
A. Cara 1 Bergabung Dengan Menggunakan “Number Meeting” 1. Buka Aplikasi Web browser Google Crome
Google Crome
Gambar 1. Icon Aplikasi Web browser Google Crome
Gambar 2. Tampilan Aplikasi Web Browser Google Crome
2. Ketikan alamat webex pada web browser (www.webex.com)
Gambar 3. Alamat Aplikasi Webex
3. Klik “Join” dikanan atas
Klik Join
Gambar 4. Tampilan aplikasi webex, klik “Join” untuk bergabung
4. Masukan Number Meeting dan Password yang diberikan oleh admin PSMK
Isikan Number Meeting Isikan Nama SMK Isikan Email Aktif SMK Isikan password Klik “Join”
Gambar 5. Tampilan untuk memasukan Number Meeting, Nama SMK, Email dan Password
Number meeting dan password akan diberikan oleh admin PSMK di Grup WhatsApp dan di grup Facebook “Vicon SMK Rujukan Nasional”. Perlu diketahui bahwa number meeting yang diberikan selalu berbeda pada setiap sesi video conference yang dilaksanakan. 5. Install plugin cisco webex Setelah klik “Join” pada langkah ke-4 maka akan tampil untuk install plugin
Klik “Add WebEx to Chrome”
Gambar 6. Tampilan menu plugin Webex
Klik “Tambahkan ekstensi” untuk menambahkan plugin cisco webex
Klik “Tambahkan ekstensi”
Gambar 7. Tampilan tambahkan ekstensi cisco webex
6. Masuk Area Room Video Conference
Gambar 8. Tampilan Proses masuk ke Room Video Conference
7. Area Room Video Conference
Gambar 9. Tampilan Area room Video Conference
B. Cara 2 Bergabung Dengan Menggunakan “Link Room Webex”. Cara yang kedua admin PSMK akan memberikan link room webex, contoh link sebagai berikut. https://apj27.webex.com/apj27/j.php?MTID=m4f5f69f888821e9ef045f1a84f3c9 752 Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut. 1. Buka aplikasi web browser Google Chrome
Google Crome
Gambar 10. Icon Aplikasi Web browser Google Chrome
2. Copy-Paste link room webex pada web browser
Gambar 11. Tampilan link room webex pada web browser google chrome
3. Masukan nama dan email
Isikan nama SMK Isikan email SMK Klik “Join” untuk masuk ke room video conference
Gambar 12. Tampilan pengisian nama dan email SMK
4. Masuk Room Video Conference
Gambar 13. Tampilan Proses masuk ke area Room Video Conference
5. Area Room Video Conference
Gambar 14. Tampilan Area room Video Conference
CARA MENGAKTIFKAN AUDIO Pada saat berada di room video conference menu audio harus diaktifkan supaya dapat berkomunikasi dengan peserta lain. Menu audio mempunyai dua fitur yaitu speaker berfungsi untuk mendengarkan (output) suara dari peserta lain dan fitur microphone berfungsi untuk masukan (input) suara yang dapat di dengar oleh peserta lain. 1. Cara mengaktifkan Audio Video Conference Klik Quick Start --> Call Using Computer
Klik “Call Using Computer”
Gambar 15. Tampilan icon untuk mengaktifkan Audio (Speaker dan Microphone)
Proses mengaktifkan audio
Gambar 16. Tampilan proses mengaktifkan Audio (Speaker dan Microphone)
Indikator Audio sudah aktif
Gambar 16. Tampilan indicator audio sudah aktif
2. Pengaturan Speaker dan Microphone Klik “Audio” pilih “Computer Audio Settings”
Klik “Test” untuk uji coba speaker Mengatur level speaker
Mengatur level Microphone Klik “OK” kalau selesai pengaturan
Gambar 17. Tampilan pengaturan speaker dan microphone
CARA MENGAKTIFKAN KAMERA 1. Cara Mengaktifkan Kamera
Dalam pelaksanaan video conference harus menggunakan kamera ekternal dengan kualitas bagus sehingga dapat dilihat dengan jelas oleh peserta lain.
Klik icon kamera
Gambar 18. Tampilan mengaktifkan kamera
Kamera sudah aktif
Gambar 19. Tampilan kamera sudah aktif
Fitur ganti kamera
Pilih kamera yang akan digunakan
Gambar 20. Tampilan pengaturan kamera
Ketika video conference berlangsung kamera harus diaktifkan, dan video yang ditampilkan harus terlihat satu ruangan video conference (tidak hanya kelihatan muka pesertannya saja). Direkomendasikan menggunakan kamera eksternal kualitas bagus standar video conference yang dapat menjangkau satu ruangan dan dapat berputar 180 derajat, dengan tujuan setiap orang yang berada dalam satu ruangan dapat dijangkau oleh satu kamera di depan tanpa berpindah-pindah tempat.
CARA MUTE DAN UNMUTE MICROPHONE Fitur microphone merupakan fungsi yang paling penting dalam pelaksanaan video conference karena peserta dengan narasumber dapat berkomunikasi melalui fitur ini, tetapi jalannya video conference tidak akan kondusif apabila peserta tidak memahami fungsi “Mute” dan “Unmute”. “Mute” (Microphone tidak aktif) indikatornya
“Unmute” (Microphone aktif) indikatornya
Cara aktifkan dan non aktifkan Microphone pada saat Video Conference
Klik icon microphone untuk mute dan unmute microphone
Gambar 21. Tampilan pengaturan mute dan unmute microphone Ketika saat video conference berlangsung Host (Admin) bertindak sebagai moderator yang mengatur jalannya video conference, sehingga ketika Host mengintruksikan microphone di “mute” maka peserta wajib mute/non aktifkan microphonenya.
FITUR CHAT Pada saat video conference berlangsung, Host/moderator akan memberikan sesi tanya jawab, aturan bertanya yaitu dengan menuliskan nama SMK di fitur Chat, kesempatan bertanya berdasarakan urutan nama SMK yang muncul pada fitur chat.
Klik fitur Chat untuk menuliskan urutan bertanya
Kirim ke Everyone supaya dibaca oleh semua peserta
Tuliskan nama SMK apabila akan bertanya
Klik “Send” untuk mengirimkan isi tulisan
Penggunaan fitur Chat untuk urutan bertanya bagi peserta video conference, pelaturan ini merupakan aturan yang ditetapkan pada tim Direktorat Pembinaan SMK.
Langkah keluar dari room video conference Klik (x) dan pilih Leave Meeting
Klik “(X) untuk keluar dari video conference
Pilih Leave Meeting
TIM VIDEO CONFERENCE DIREKTORAT PEMBINAAN SMK 2017
