PERSEPSI PEGAWAI PADA PERAN HUMAS PEMPROV DKI JAKARTA DALAM MEMBENTUK REPUTASI ORGANISASI
Skripsi Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komunikasi Jenjang Pendidikan Strata 1 (S1) Program Studi Public Relations
FATIMAH 4420401-006
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008
UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN PUBLIC RELATIONS LEMBAR PERSETUJUAN SIDANG SKRIPSI
Nama
: Fatimah
NIM
: 4420401 - 006
Fakultas
: Ilmu Komunikasi
Program Studi
: Public Relations
Judul Skripsi
: Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemprov DKI Jakarta Dalam Membentuk Reputasi Organisasi
Jakarta, Maret 2008
Mengetahui,
Pembimbing I
Siti Dewi Sri Ratna Sari, S.S., M.Si
Pembimbing II
Juwono Tri Atmodjo S.Sos.,M,si
UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN PUBLIC RELATIONS LEMBAR TANDA LULUS SIDANG
Nama
: Fatimah
NIM
: 4420401 - 006
Fakultas
: Ilmu Komunikasi
Program Studi
: Public Relations
Judul Skripsi
: Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemprov DKI Jakarta Dalam Membentuk Reputasi Organisasi
Jakarta, Maret 2008
1. Ketua Sidang Nurprapti WW. S.Sos., M.Si
(............................................)
2. Penguji Ahli Siti Komsiah S.IP., M.Si
(............................................)
3. Pembimbing I Siti Dewi Sri Ratna Sari S.S., M.Si
(............................................)
4. Pembimbing II Juwono Tri Atmodjo S.Sos., M.Si
(............................................)
UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN PUBLIC RELATIONS LEMBAR PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI
Nama
: Fatimah
NIM
: 4420401 - 006
Fakultas
: Ilmu Komunikasi
Program Studi
: Public Relations
Judul Skripsi
: Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemprov DKI Jakarta Dalam Membentuk Reputasi Organisasi
Jakarta, Maret 2008
1. Ketua Sidang Nurprapti WW S.Sos., M,Si
(............................................)
2. Penguji Ahli Siti Komsiah S. IP., M.Si
(............................................)
3. Pembimbing I Siti Dewi Sri Ratna Sari S.S., M.Si
(............................................)
4. Pembimbing II Juwono Tri Atmodjo S.Sos., M.Si
(............................................)
UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN PUBLIC RELATIONS LEMBAR PENGESAHAAN SKRIPSI
Nama
: Fatimah
NIM
: 4420401 - 006
Fakultas
: Ilmu Komunikasi
Program Studi
: Public Relations
Judul Skripsi
: Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemprov DKI Jakarta Dalam Membentuk Reputasi Organisasi
Jakarta, Maret 2007
Disetujui dan diterima oleh,
Pembimbing I
Pembimbing II
Siti Dewi Sri Ratna Sari, S.S., M.Si
Juwono Tri Atmodjo, S.Sos., M.Si
Mengetahui,
Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi
Dra. Diah Wardhani., M.Si
Ketua Bidang Studi Public Relations
Marhaeni F. Kurniawati S.Sos., M.Si
UNIVERSITAS MERCU BUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN PUBLIC RELATIONS ABSTRAKSI Fatimah (4420401 - 006) Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Dalam Membentuk Reputasi Organisasi i-xi + 124 halaman; 37 tabel; 1 Gambar; 5 Lampiran Biografi-Daftar Pustaka (17 acuan) Bagi suatu organisasi pemerintahan yang memiliki jumlah karyawan yang banyak serta kapabilitas yang tinggi seperti Pemprov DKI Jakarta, perlu adanya unit khusus yang menangani reputasi internal organisasi. Pada umumnya unit yang menangani reputasi organisasi baik internal maupun eksternal adalah Public Relations atau Humas. Pemprov DKI Jakarta merupakan badan pemerintahan yang mengatur wilayah DKI Jakarta, dan terletak di ibu kota negara. Karena posisinya yang terletak di ibu kota, maka diharapkan pemprov DKI Jakarta sebagai pilot projek bagi Pemda-Pemda lainnya yang ada di Indonesia. Masalah yang dihadapi oleh Pemprov DKI Jakarta itu tidak lepas dari peran Humas, yang mampu membantu dalam menghadapi segala persoalan yang berkaitan dengan Pemprov DKI Jakarta. Penelitian ini mempunyai rumusan masalah yakni Bagaimana Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemrov DKI Jakarta dalam Membentuk Reputasi Organisasi. Sedangkan tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemprov DKI Jakarta dalam Membentuk Reputasi Organisasi. Kerangka teori dari penelitian ini terdiri dari komunikasi yakni pengertian menurut teori Hovland, dan komunikasi organisasi. Kemudian ada beberapa teori tentang persepsi dan karyawan. Lalau beberapa definisi Humas, Humas pemerintah, tugas dan fungsi humas pemerintah, media internal humas, dan juga reputasi yang menggunakan teori K. Bhavani. Tipe penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah bersifat deskriptif, dengan metode penelitian survey. Populasi dan sampel penelitian ini adalah karyawan Pemrov DKI Jakarta yang berada di bawah sekretaris daerah yaitu sebanyak 98 orang dari 10 unit, dengan mekanisme penarikan sampel stratified random sampling dan data primer mengunakan kuesioner. Hasil penelitian secara keseluruhan dapat diketahui bahwa Persepsi karyawan terhadap peran humas dalam membentuk reputasi organisasi berperan atau dapat dikatakan positif. Ini berdasarkan hasil perhutingan Likert Skala Rating (LSR) dengan hasil skor 13249 yang berarti positif. Namun sebagai saran, humas harus menjalankan perannya sebagai expert presciber dan fasilitator pemecah masalah secara optimal serta perlu dikembangkan media internal khusunnya intranet agar penyampaian pesan ke semua unit tersebar secara efektif dan efisisen.
i
DAFTAR ISI
ABSTARAKSI …………………………………………………….i KATA PENGANTAR ……………………………………………ii DAFTAR ISI ……………………………………………………..iv DAFTAR LAMPIRAN ……………………………………....….ix DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ……………………………..x
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ..………………………………………………1 1.2 Rumusan Masalah …………………………………………………….....6 1.3 Tujuan Penelitian ………………………………………………………..7 1.4 Signifikansi Penelitian …………………………………………………..7 1.4.1
Signifikansi Akademisi …………………………………………7
1.4.2
Signifikansi Praktis ………………………………………….….7
BAB II KERANGKA KONSEP 2.1 Komunikasi …………………………………………...………………….8 2.2 Komunikasi Organisasi …………………………………………………8 2.2.1
Budaya Organisasi …………………………………………...…9
2.2.2
Motivasi ……………………………………………...…………10
2.2.3
Komunikasi Internal …………………………………………..10
iv
2.3
Persepsi ……………………………………..…………....…………….11
2.4
Khalayak Internal Organisasi (Pegawai) ….......…………………….15
2.5
Pengertian Humas ……………………....…..………………………….17
2.6
Peran Humas …………………………………..………………………19
2.7
Humas Pemerintahan .…………………………………………..…….22 2.7.1
Fungsi Humas Pemerintahan ………………………………...23
2.7.2
Tugas Humas Pemerintahan …………………………………24
2.8 Media Internal Humas ………………………………………………….25 2.9 Reputasi Organisasi …………………………………………………….30
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Tipe Penelitian …………………………………………………………..35 3.2 Metode Penelitian ……………………………………………………….35 3.3 Populasi Dan Sampel ………………………………………………...…36 3.3.1
Populasi ………………………………………………………...36
3.3.2
Sampel ………………………………………………………….37
3.3.3
Mekanisme Penarikan Sampel ……………………………….39
3.4 Teknik Pengumpulan Data ………………………………………...…..40 3.4.1
Data Primer ……………………………………………………40
3.4.2
Data Sekunder …………………………………………………41
3.5 Definisi Konsep ……………………………………………………...…..41 3.6 Operasionalisasi Konsep …………………………………………..........42 3.7 Analisis data ………………………………………………………..........43
v
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN ANALISA DATA 4.1 Gambaran Umum Pemprov DKI Jakarta ……………………………47 4.1.1 Profil Pemprov DKI Jakarta …………………………………..47 4.1.2 Visi dan Misi Pemprov DKI Jakarta …………………………48 4.1.2.1
Visi Pemprov DKI Jakarta …………………………48
4.1.2.2
Misi Pemprov DKI Jakarta …………………………48
4.1.3
Biro Humas Dan Protokol Pemprov DKI Jakarta …………..49
4.1.4
TUPOKSI Biro Humas Dan Protokol Pemprov DKI Jakarta ................................................................................50 4.1.4.1
Tugas Pokok Biro Humas Dan Protokol Pemprov DKI Jakarta ….............................................................50
4.1.4.2
Fungsi Biro Humas Dan Protokol Pemprov DKI Jakarta ………….........................................................50
4.1.5
Visi Dan Misi Biro Humas Dan Protokol Pemprov DKI Jakarta …....................................................................................50 4.1.5.1
Visi Biro Humas Dan Protokol Pemprov DKI Jakarta ………….................................................50
4.1.5.2
Misi Biro Humas Dan Protokol Pemprov DKI Jakarta ………….................................................51
4.1.6
Tujuan Biro Humas Dan Protokol Pemprov DKI Jakarta …………................................................................51
4.1.7
Sasaran Biro Humas Dan Protokol Pemprov DKI Jakarta ………....................................................................52
vi
4.1.8
Bagian Dan Sub Bagian Biro Humas Dan Protokol Pemprov DKI Jakarta.........................................53
4.2 Hasil Penelitian …………………………………………………………...66 4.3 Pembahasan ……………………………………………………………....99
BAB V KESIMPULAN 5.1 Kesimpulan ……………………………………………………………..108 5.2 Saran …………………………………………………………………....109 5.1 Saran Praktis ……………………………………………………….......109 5.2 Saran Akademis ………………………………………………………..110
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................111
vii
DAFTAR LAMPIRAN
STRUKTUR ORGANISASI ..........................................................................113 CHODING SHEET .........................................................................................115 KUESIONER ..................................................................................................120 SURAT IZIN PENELITIAN ..........................................................................125 REKAPITULASI DATA PEGAWAI BIRO ...................................................126
ix
DAFTAR TABEL DAN GAMBAR
Tabel 4.1 …………………………………………………………...…………66 Tabel 4.2 ……………………………………………………………...………67 Tabel 4.3 ………………………………………………………………....…...67 Tabel 4.4 ………………………………………………………………….......68 Tabel 4.5 ……………………………………………………………....….......68 Tabel 4.6 ……………………………………………………………….......…69 Tabel 4.7 ………………………………………………………………...........70 Tabel 4.8 ……………………………………………………...………………71 Tabel 4.9 ………………………………………………………........………...72 Tabel 4.10 ………………………………………………………….…………73 Tabel 4.11 …………………………………………………………………….73 Tabel 4.12 …………………………………………………………………….74 Tabel 4.13 …………………………………………………………………….75 Tabel 4.14 …………………………………………………………………….76 Tabel 4.15 ………………………………………………………….....………76 Tabel 4.16 …………………………………………………………….………77 Tabel 4.17 …………………………………………………………………….78 Tabel 4.18 …………………………………………………………………….78 Tabel 4.19 …………………………………………………………………….79 Tabel 4.20 …………………………………………………………………….80 Tabel 4.21 ……………………………………………………………………..80
x
Tabel 4.22 …………………………………………………………….……….81 Tabel 4.23 …………………………………………………………….……….82 Tabel 4.24 …………………………………………………………….……….82 Tabel 4.25 …………………………………………………………….……….83 Tabel 4.26 …………………………………………………………….……….84 Tabel 4.27 …………………………………………………………….……….85 Tabel 4.28 …………………………………………………………….……….85 Tabel 4.29…………………………………………………………….………..86 Tabel 4.30 …………………………………………………………………….87 Tabel 4.31 …………………………………………………………………….87 Tabel 4.32 …………………………………………………………………….88 Tabel 4.33 …………………………………………………………………….89 Tabel 4.34 …………………………………………………………………….90 Tabel 4.35 …………………………………………………………………….91 Tabel 4.36 …………………………………………………………………….91 Tabel 4.37 …………………………………………………………………….92
Tabel Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Dalam Membentuk Reputasi Organisasi …………………………………………………...………93
DAFTAR GAMBAR …………………………………………………........…98
xi
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Reputasi adalah suatu nilai yang diberikan oleh individu, institusi atau negara. Reputasi seharusnya berkonotasi positif, tetapi ini tidak bisa diperoleh dalam waktu yang singkat karena harus dibangun bertahun-tahun yang menghasilkan sesuatu yang dinilai oleh publik. Reputasi juga baru bertahan sustainable apabila konsistennya pada perbuatan dan perbuatan.1 Reputasi sebagai hasil dari sesuatu yang dibangun yang akan merupakan pengakuan dari pihak lain, maka pembenahan yang terus menerus menjadi keharusan, terutama dalam meningkatkan kapasitas (capacity building)2 Mengapa reputasi penting? Karena reputasi pada dasarnya merupakan kekayaan satu organisasi atau populer disebut sebagai aset penting organisasi. Sebagai aset tentu akan diperlakukan sebagaimana orang menjaga kekayaan penting miliknya. Reputasi yang baik tidak bisa diwujudkan dalam semalam. kita harus memupuknya dengan hati-hati dan terencana. Reputasi terbentuk selama kurun waktu tertentu seiring dengan terbentuknya kesepahaman dan dukungan untuk suatu organisasi. Manajemen reputasi ini harus dilakukan secara seksama dengan penuh integritas dan kejujuran. Reputasi itu sangat rapuh dan dapat hancur seketika, jika ada kata-kata atau tindakan yang tidak mencerminkan simpati atas suatu realita, atau jika obrolan biasa menjadi tidak terkontrol.3 Bila ingin
1
Muslim Basya dan Irmulan Sati, tantangan Indonesia Baru: Strategi dan Aktivitas Public Relations, BPP PERHUMAS, XYZ Bandung, 2006, hal 6 2 Ibid, hal 13 3 Anne Gregory. Perncanaan dan Manajemen Kampanye PR. Edisi Kedua, Penerbit Erlangga, hal3
2
memelihara dan mengembangkan reputasi sebuah negara secara berkelanjutan, kita jelas memerlukan berbagai substansi nyata sebagai pendukungnya. Serangkaian perbuatan dan tindakan nyata serta bukan hanya sebuah retorika.4 Sementara citra adalah kesan pada saat tertentu, suatu perasaan dan keyakinan yang muncul atau terlintas terhadap sesuatu, apakah individu, organisasi, maupun negara. Citra dapat dipoles begitu rupa dengan kegiatankegiatan promosi maupun kampanye. Kemampuan media dalam membangun suatu citra negara atau suatu keyakinan sangat besar, sebagaimana yang terjadi dengan media barat yang mampu mempengaruhi dan dalam tingkat tertentu menyatukan opini dunia. Mengelola reputasi itu sendiri dapat dilakukan oleh seorang Humas, yaitu sebagai petugas yang menjadi bagian dalam kegiatan tersebut. Pembentukan atau membangun reputasi merupakan kata yang sudah sangat populer dan familiar bagi insan Public Relations bahkan menjadi kata kunci atau inti dari berbagai isu yang digeluti PR.5
Secara struktural humas merupakan bagian integral dari suatu organisasi, dan bukan merupakan fungsi yang terpisah dari sistem manajemen perusahaan, humas merupakan salah satu fungsi manajemen yang berperan dalam menjaga dan mengelola reputasi perusahaan. Beberapa hal yang harus dilakukan Humas dalam mengelola reputasi: Menyebarkan informasi lebih banyak, memberikan informasi yang konsisten, menyederhanakan informasi, dan menjangkau para stakeholdernya (baik internal maupun eksternal).
4
Muslim Basya, op.cit., Hal 137 Ridwan Nyak Baik dan Irmulan Sati, Koalisi Diminan refleksi Kritis Atas\Peran dan Fungsi Public Relations Dalam Manajemen, BPP PERHUMAS, XYZ Bandung,2004, hal.14 5
3
Seorang Humas juga harus bisa membuat strategi komunikasi untuk membangun reputasi yang baik. Hal ini dikarenakan reputasi akan membentuk kepercayaan individu atau orang terhadap organisasi kita. Reputasi akan menjadi brand tentang bagaimana organisasi dipandang, dicitrakan dan dipersepsikan oleh stakeholdernya. Reputasi akan menjadi dasar untuk menjalin kerjasama bagi suatu organisasi dengan organisasi lainnya. Humas bertanggung jawab dalam menjaga hubungan yang harmonis antara instansi dengan publiknya, sehingga Humas merupakan penghubung bagi instansi dengan publik instansi tersebut baik internal maupun eksternal. Humas juga bertanggung jawab untuk menciptakan dan membangun citra instansi. Selain itu Humas juga berfungsi untuk mengatasi kendala-kendala yang dihadapi instansi yang bisa berdampak negatif bagi kelangsungan hidup instansi. Ada beberapa tahap yang dilakukan Humas dalam mengelola informasi yakni mendefinisikan suatu issue yang muncul, membuat rencana dan program, bertindak dan berkomunikasi, dan mengevaluasi program. Langkah-langkah tersebut dilalui Humas dengan proses yang sangat signifikan dan tentunya tidak semudah membalikan telapak tangan. Banyak diakui bahwa keberhasilan suatu program pemerintah antara lain juga sangat ditentukan oleh sejauhmana aparat pelayanan pemerintah termasuk humas untuk dapat berperan secara aktif dalam memberi pelayanan informasi kepada publik secara luas. Peran humas pemerintah saat ini menjadi sorotan masyarakat berkaitan dengan sering terjadinya kesimpangsiuran informasi karena banyaknya sumber informasi dari berbagai media yang akhirnya justru mengundang kebingungan publik. Fungsi sesungguhnya dari informasi itu sendiri adalah untuk mengurangi ketidakpastian dalam suatu sistem komunikasi suatu instansi.6
6
Rosadi Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi, Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2005. Hal.91
4
Persepsi menurut Jalaluddin Rakhmat adalah pengalaman tentang objek, peristiwa, atau hubungan-hubungan yang diperoleh dengan menyimpulkan informasi dan menafsirkan pesan. Persepsi ialah memberikan makna pada stimuli inderawi (sensory stimuli).7 Pegawai merupakan bagian dari khalayak internal sebuah organisasi yang memiliki kedudukan penting bagi kelangsungan instansi, sehingga dapat dikatakan bahwa roda organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar adalah terletak pada pegawai. Tanpa adanya kedudukan pegawai, instansi akan sulit berjalan, keberadaan humas di dalam sebuah organisasi dapat dijadikan sebagai komunikator atau mediator dalam mempertemukan kepentingan instansi dengan karyawan. Pegawai sebagai salah satu bagian penting bagi keberhasilan manajemen, dalam hal ini organisasi hendaknya turut mendapat perhatian ekstra. Walaupun demikian pada kenyataannya dilapangan tidak semua perusahaan menyadari kepentingan pegawai sebagai tenaga kerja yang berpotensi. Sorotan masyarakat terhadap peran Humas pemerintah yang terkesan belum secara optimal dalam melakukan tugasnya itu sangat wajar, karena banyaknya kendala internal yang dihadapi oleh Humas untuk melakukan tugas dan fungsinya termasuk dalam reposisinya guna mengantisipasi perkembangan teknologi komunikasi yang ada. Pemprov DKI Jakarta merupakan badan pemerintahan yang mengatur wilayah DKI Jakarta, dan terletak di ibu kota negara. Karena posisinya yang
7
Jalaludin Rakhmat, Psikologi Komunikasi, Edisi Revisi, PT. Remaja Rosda Karya, Bandung, 2002, Hal. 51
5
terletak di ibu kota, maka diharapkan pemprov DKI Jakarta sebagai pilot projek bagi Pemda-Pemda lainnya yang ada di Indonesia. Untuk itu penting sekali Pemprov DKI Jakarta memerlukan pembenahan baik internal maupun eksternal termasuk pegawai, hal ini karena untuk membuat karyawan merasa betah dan bangga dapat bekrja di Pemprov DKI Jakarta. Masalah yang dihadapi oleh Pemprov DKI Jakarta itu tidak lepas dari peran Humas, yang mampu membantu dalam menghadapi segala persoalan yang berkaitan dengan Pemprov DKI Jakarta tentunnya. Pasal 24, PERDA DKI Jakarta No. 3 tahun 2001 ”Biro Humas dan Protokol mempunyai tugas merumuskan kebijakan dan melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data informasi, publikasi, pelayanan informasi, serta pelayanan keprotokolan”8 Tugas pokok dan fungsi humas di atas bila kita cermati merupakan peran dari humas pada umumnya yaitu sebagai teknisi komunikasi dan fasilitator komunikasi dengan cara memberikan informasi, publikasi dan pelayanan informasi tentang organisasi pada karyawan dan juga stakeholders. Selain itu peran humas juga sebagai expert presciber dan pemecah masalah dapat terlihat dari tugas sebagai membantu manajemen dalam meruskan dan mengembangkan kebijakan organisasi. Berdasarkan penjabaran peran humas diatas, maka Biro Humas Pemprov DKI Jakarta bertugas dalam membangun dan menjaga reputasi baik internal maupun eksternal melalui empat peran tersebut berdasarkan PERDA DKI Jakarta, Nomor 3, Tahun 20001.
8
PERDA DKI Jakarta, No. 3 Tahun 2001
6
Reputasi memiliki sejumlah elemen, dua hal yang paling penting adalah pemahaman terhadap organisasi oleh dua kelompok yaitu karyawan dan konsumen.9 Mempertajam kemahiran kehumasan berarti pula memahami pengelolaan reputasi (reputation manajement). Reputasi ini sekarang menjadi salah satu pusat perhatian dalam praktek humas dimanampun. Mengigat perkembangan sosial saat ini yang memungkinkan hancurnya nama baik karena sebab-sebab yang bisa jadi tak berhubungan langsung dengan nama organisasi atau nama baik produk yang dihasilkan organisasi tersebut. Dari disini peneliti tertarik meneliti tentang peran humas dalam membentuk reputasi organisasi dari sisi internal. Karena ingin membatasi objek penelitian, maka penelitian ini hanya melihat persepsi pegawai pada Peran Humas Pemprov DKI Jakarta Dalam Membentuk Reputasi Organisasi. Selain itu, peneliti ingin sekali menelusuri cara kerja Humas pemerintahan khususnya humas Pemprov DKI Jakarta dalam membentuk reputasi organisasinya. 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan pembahasan di atas, maka yang menjadi pokok permasalahan adalah : Bagaimana Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemrov DKI Jakarta dalam Membentuk Reputasi Organisasi?
9
Gary Davies whit Rosa Chun, Rui Vinhas Dasilva, Stuar Rover, Corporate Reputation & Competitivness, Londom & New York, 2003, hal. 61
7
1.3
Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemprov DKI Jakarta dalam Membentuk Reputasi Organisasi.
1.4
Signifikasi Penilitian
1.4.1. Signifikasi Akademis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pengetahuan mengenai persepsi karyawan terhadap peran Humas dalam membentuk reputasi internal organisasi, yang dapat diterapkan untuk mengukur apakah Humas berperan dalam membangun reputasi organisasi menjadi lebih baik. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan–masukan baru bagi ilmu komunikasi khususnya Jurusan Public Relations. 1.4.2. Signifikasi Praktis Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi organisasi khususnya Pemprov DKI Jakarta untuk melihat persepsi karyawan terhadap peran Humas dalam membentuk reputasinya dimata internal. Hal ini di karenakan reputasi merupakan hal yang signifikan dalam mendukung keberhasilan organisasi. Selain itu, penelitian ini juga bertujuan memberikan masukan tentang pentingnya reputasi bagi organisasi dilihat dari dimensi-dimensi reputasi. Reputasi organisasi yang baik akan meningkatkan kepercayaan dan kebanggaan bagi pegawai pada organisasi sehingga hasil penilaian kinerja perusahaan dapat terukur.
8
BAB II KERANGKA PEMIKIRAN
2.1
Komunikasi Dalam kehidupan kita sehari-hari komunikasi merupakan suatu tindakan
yang memungkinkan kita mampu menerima dan memberikan informasi atau pesan sesuai dengan apa yang kita butuhkan. Secara teoritis, kita mengenal beragam tindakan komunikasi berdasarkan pada konteks dimana komunikasi tersebut dilakukan. Komunikasi berasal dari bahasa Latin “communis” atau “common” dalam bahasa inggris, yang berarti sama. Dengan ungkapan lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipasi lain. organisasi adalah suatu kumpulan atau system individual yang melalui satu hierarki jenjang dan pembagian kerja, berupa pencapaian tujuan yang ditetapkan. Komunikasi menurut Hovland, Janis & Kelley: 1953 adalah suatu proses melalui mana seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khlayak).10 2.2
Komunikasi Organisasi Komunikasi di dalam suatu organisasi yaitu dimana kita berkomunikasi
untuk menyampaikan pesan atau menerima pesan serta merespons pesan yang disampaikan oleh seluruh stakeholder internal organisasi tersebut. Ini bertujuan untuk mewujudkan tujuan organisasi sesuai dengan yang telah ditetapkan.
10
Sasa Djuarsa Sendjaja, Dkk, Pengantar Ilmu Komunikasi, Universitas Terbuka, 2003, Hal. 1.10
9
Komunikasi organisasi yaitu komunikasi antar manusia (human communications) yang terjadi dalam kontek organisasi. Menurut Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of messages withim a network of interdependen relationship)11 Dalam komunikasi organisasi, kita juga harus memperhatikan beberapa hal penting, seperti: 2.2.1 Budaya Organisasi Organisasi memiliki budaya, memandang budaya adalah sesuatu yang dimiliki organisasi sama seperti mereka memiliki computer, alat kantor, gedung dan lain-lain. Dalam sebuah organisasi budaya memiliki pengaruh dalam kehidupan organisasi tersebut. Budaya adalah asset sekaligus pertanggungjawaban. Budaya
memiliki
peran
mengefektifkan
komunikasi,
memfasilitasi
pengambilan pengambilan keputusan dalam organisasi, meningkatkan kerjasama dan komitmen pada organisasi. Budaya dapat diterjemahkan sebagai asumsi gabungan dari nilai-nilai, kepercayaan, bahasa, symbol, dan sistem-sistem yang menyatukan organisasi. Menurut Robbins 1994; 479 budaya organisasi dijelaskan sebagai nilai-nilai dominan yang didukung oleh organisasi; falsafah yang menuntun kebijaksanaan organisasi terhadap pegawai dan pelanggan; cara pekerjaan dilakukan pada suatu tempat; dan juga asumsi dan kepercayaan dasar yang terdapat di atara anggota organisasi.12
Budaya dapat dikelola secara strategis oleh manajemen tingkat atas melalui komunikasi persuasif mengenai nilai-nilai dasar organisasi kepada seluruh pegawai dan menyediakan imbalan kepada karyawan yang bertindak sesuai dengan nilai-nilai tersebut. Keharmonisan adalah inti dari 11 12
Ibid, hal. 4.5 Ridwan Nyak baik dan Irmulan Sati, op.cit, hal. 86
10
budaya organisasi, budaya kuat adalah kunci pusat control manajemen, komitmen para pekerja dan keefektifan organisasi.13 2.2.2 Motivasi Dari semua isu dalam bidang komunikasi, manajemen, dan kepemimpinan, barangkali isu yang paling popular adalah motivasi. Motivasi menyangkut alasan-alasan mengapa orang mencurahkan tenaga untuk melakukan suatu pekerjaan. Motivasi dapat didefinisikan sebagai niat, dasar, dorongan untuk berbuat sesuatu. Secara bebas motivasi di artikan daya pendorong yang mengakibatkan seseorang mau dan rela mengerahkan seluruh kemampuan (dalam bentuk pengetahuan, keahlian dan keterampilan) untuk mencapai cita-cita yang diharapkan. Menurut Vroom (1964) pengembangan motivasi dapat berdasarkan jenis pilihan yang dibuat orang untuk mencapai suatu tujuan, alih-alih berdasarkan kebutuhan internal.14 Orang akan termotivasi bila ia percaya bahwa (1) suatu perilaku tertentu akan menghasilkan hasil tertentu, (2) hasil tersebut punya nilai positif baginya, dan (3) hasil tersebut dapat dicapai dengan usaha yang dilakukan seseorang.15 2.2.3 Komunikasi Internal Sebuah organisasi terdiri dari orang-orang dalam berbagai jabatan. Ketika orang dengan berbagai jabatan itu mulai berkomunikasi satu dengan yang lainnya, berkembanglah keteraturan dalam kontak dan “siapa 13
Ibid, hal. 87 R. Wayne Pace, Don F. Faules, Komunikasi Organisasi, Remaja Rosda Karya, Bandung, 1998, hal 124 15 Ibid, hal 125 14
11
berbicara kepada siapa”. Ini membuat adanya arus komunikasi dalam organisasi yang mempunyai fungsi yang sangat tegas. Alur informasi komunikasi internal dalam suatu organisasi yaitu: 1. Komunikasi Kebawah Yaitu arus informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah.16 2. Komunikasi Keatas Yaitu arus informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ketingkat yang lebih tinggi (penyelia).17 3. Komunikasi Horizontal Yaitu penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama.18 4. Komunikasi Lintas Saluran Yaitu arus informasi yang melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka.19 2.3
Persepsi Menurut Jalaluddin Rakhmat, Persepsi adalah pengalaman tentang objek,
peristiwa, atau hubungan-hubungan yang diperoleh dengan menyimpulkan informasi dan menafsirkan pesan. Persepsi ialah memberikan makna pada stimuli inderawi (sensory stimuli).20
16
Ibid, hal. 184 Ibid, hal. 189 18 Ibid, hal. 195 19 Ibid, hal. 197 20 Jalaludin Rakhmat, Op. Cit, Hal. 51 17
12
Faktor yang sangat mempengaruhi persepsi adalah perhatian (attention). Menurut Kenneth E. Anderesen (1972:46) Perhatian
adalah proses mental
ketika stimuli atau rangkain stimuli menjadi menonjol dalam kesadaran pada saat stimuli lainnya melemah. Faktor Eksternal Penarik Perhatian yaitu stimuli diperhatikan karena mempunyai sifat-sifat yang menonjol, antara lain: gerakan, intensitas stimuli, kebaruan dan perulangan. Faktor Internal Penaruh Perhatian yaitu faktor yang menunjukan perhatian yang selektif (selective attention). Apa yang menjadi perhatian kita lalu dari perhatian orang lain. Atau sebaliknya. Ada kecendrungan kita melihat apa yang ingin kita lihat, kita mendengar apa yang ingin kita dengar. Perbedaan perhatian ini timbul dari faktor-faktor internal dalam diri kita.21
Menurut Krech dan Crutchfield, merumuskan tiga dalil persepsi yaitu yang pertama : Persepsi bersifat selektif secara fungsional. Dalil ini berarti bahwa objek-objek yang dapat tekanan dalam persepsi kita biasanya ojek-objek yang melalui tujuan individu yang melakukan persepsi. Kedua : Medan konseptual dan kognitif selalu diorganisasikan dan diberi arti. Kita mengorganisasikan stimuli dengan melihat konteknya. Walaupun stimuli yang kita terima itu tidak lengkap, kita akan mengisinya dengan interpretasi yang konsisten dengan rangkaian stimuli yang kita persepsi. Ketiga : Sifat-sifat konseptual dan kognitif dari substruktur ditentukan pada umumnya oleh sifat-sifat struktur secara keseluruhan. Menurut dalil ini, jika individu di anggap sebagai anggota kelompok, semua sifat individu yang
21
Ibid, hal. 53-54
13
berkaitan
dengan
sifat
kelompok
akan
dipengaruhi
oleh
keanggotaan
kelompoknya, dengan efek yang berupa asimilasi atau kontras.22 Persepsi manusia sebenarnya terbagi dua, yaitu persepsi terhadap objek (lingkungan fisik) dan persepsi terhadap manusia (persepsi sosial). Persepsi terhadap lingkungan objek atau lingkungan fisik yaitu apabila kita menilai suatu benda , kita tidak selalu sepakat. Dalam persepsi terhadap objek, kita terkadang melakukan kekeliruan. Indra kita terkadang menipu kita dan itu dapat disebut sebagai ilusi.23 Sedangkan persepsi terhadap manusia (sosial) adalah proses menangkap arti objek-objek sosial dan kejadian-kejadian yang kita alami dalam lingkungan kita. Manusia bersifat emosional, sehingga penilaian terhadap mereka mengandung resiko. 24 Persepsi objek dan persepsi manusia mempunyai perbedaan, yaitu mencakup hal-hal sebagai berikut : 1. Persepsi terhadap objek melalui lambang-lambang fisik, sedangkan persepsi terhadap orang melalui lambang-lambang verbal dan non verbal. Orang lebih aktiv daripada kebanyakan objek yang lebih sulit diramalkan. 2. Persepsi terhadap objek menanggapi sifat-sifat luar, sedangkan persepsi terhadap orang menanggapi sifat-sifat luar dan dalam (perasaan, motif, harapan dan sebagainya). 3. Objek tidak bereaksi, sedangkan manusia bereaksi.25 Selain persepsi terhadap objek dan manusia, ada juga hal lain yang terkait dengan persepsi, yaitu sikap atau perubahan sikap.
22
Ibid, hal. 56-59 Dedy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2001, hal. 172 24 Ibid, hal 175 25 Ibid, hal. 171-172 23
14
Menurut Thurstone sikap adalah suatu bentuk evaluasi atau reaksi perasaan. Sikap sesorang terhadap suatu objek adalah perasaan mendukung atau memihak (favorable) maupun perasaan tidak mendukung atau tidak memihak (unfavorable) pada objek tersebut.26 LaPierre (1934 dalam Allen, Guy, & Edgkey, 1980) mendefinisikan sikap sebagai suatu pola prilaku, tendensi atau kesiapan antisipasi, predesposisi unttuk menyesuaikan diri dalam situasi sosial, atau secara sederhana, sikap adalah respons terhadap stimuli sosial yang telah terkendali. Sedangkan menurut Secord & Backman (1964) mendefinisikan sikap sebagai `keteraturan tertentu dalam hal perasaan (afeksi), pemikiran (kognisi), dan predisposisi tindakan (konasi) seseorang terhadap suatu aspek di lingkungan sekitarnya.27
Untuk mengklasifikasi pemikiran tentang sikap, ada dua pendekatan yang membahasnya yaitu : 1. Pendekatan skema tridik (tricompenent) yaitu memandang sikap sebagai kombinasi reaksi afektif, perilaku dan kognitif terhadap suatu objek. Ketiga komponen tersebut secara bersamaan mengorganisasikan sikap individu. 2. Pendekatan single compenent, yaitu memandang perlu untuk membatasi konsep sikap hanya pada aspek afektif saja. Dengan mengajukan definisi `efek atau penilaian – positif atau negative – terhadap suatu objek`. Berdasarkan pengertian dan klasifikasi sikap di atas, maka sikap memiliki tiga komponen yaitu : 1. Komponen Kognisi yang berhubungan dengan belief, ide, dan konsep; 2. Komponen Afeksi yang menyangkup kehidupan emosional seseorang; 3. Komponen Konasi yang merupakan kecendrungan bertingkah laku.28
26
Saifudin Azwar, Sikap Manusia Teori dan Pengukurannya, Pustaka Pelajar, Yogyakarta, 1998, hal. 5 27 Ibid, hal. 5 28 MAR`AT, Sikap Manusia Perubahan serta Pengukurannya, Ghalia Indonesia, Badung, 1981, hal. 13
15
Komponen kognisi menjawab pertanyaan apa yang dipikirkan atau dipersepsikan tentang objek. Komponen afeksi menjawab pertanyaan tentang apa yang dirasakan (senang tidak senang) terhadap objek. Dan komponen konasi akan menjawab pertanyaan bagaimana kesediaan/kesiapan untuk bertindak terhadap objek (Shaver, 177).29
Ketiga komponen tersebut tidak berdiri sendiri, akan tetapi menunjukan bahwa mansusia merupakan suatu sistem kognitif, dan ini berarti bahwa pikiran seseorang tidak akan terlepas dari perasaan. Masing-masing komponen tidak akan berdiri sendiri, namun merupakan interaksi dari komponen-komponen tersebut secara kompleks. Aspek kognisi merupakan aspek penggerak perubahan karena informasi yang diterima menentukan perasaan dan kemauan berbuat. Maka disinilah muncul keterkaitan antara persepsi dengan sikap, karena persepsi merupakan pengamatan seseorang yang berasal dari komponen kognisi. Persepsi ini dipengaruhi oleh faktor-faktor pengalaman, proses belajar, cakrawala dan pengetahuannya. Melalui komponen kognisi ini akan timbul ide, konsep mengenai apa yang dilihat. Komponen konasi berperan menentukan kesediaan/kesiapan jawaban berupa tindakan terhadap objek,. Atas dasar tindakan ini maka situasi yang semula kurang/tidak seimbang menjadi seimbang kembali. Keseimbangan ini dapat kembali jika persepsi dapat di ubah melalui komponen kognisi.30 2.4 Khalayak Internal Organisasi (Pegawai) Khalayak
internal
adalah
khalayak
yang
menjadi
bagian
dari
unit/badan/perusahaan itu sendiri dan mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu di jalankan oleh perusahaan. 29 30
Ibid, hal. 21 Ibid, hal 22-24
16
Pegawai merupakan bagian dari khalayak internal sebuah organisasi yang memiliki kedudukan penting bagi kelangsungan instansi, sehingga dapat dikatakan bahwa roda organisasi dapat berjalan dengan baik dan lancar adalah terletak pada karyawan. Tanpa adanya kedudukan karyawan, instansi akan sulit berjalan, keberadaan humas di dalam sebuah organisasi dapat dijadikan sebagai komunikator atau mediator dalam mempertemukan kepentingan instansi dengan keryawan. Pegawai sebagai salah satu bagian penting bagi keberhasilan manajemen, dalam hal ini perusahaan hendaknya turut mendapat perhatian ekstra. Walaupun demikian pada kenyataannya dilapangan tidak semua perusahaan menyadari kepentingan karyawan sebagai tenaga kerja yang berpotensi. Menurut Cutlip & Center, pengertian public internal adalah orang atau karyawan bekerja dalam suatu organisasi baik sebagai pimpinan dan karyawan yang berkerja dalam perusahaan. Dari definisi tentang pegawai di atas, penulis mencoba menarik kesimpulan bahwa karyawan adalah pihak pekerja sebagai bawahan dalam menjalankan kewajiban-kewajiban, tugas-tugasnya, termasuk memberikan hasil laporan pekerjaa. Sedangkan perintah-perintah tersebut datangnya dari atasan (pimpinan). Bagi karyawan, dapat diadakan berbagai aktivitas atau program seperti program pendidikan dan pelatihan, program motivasi kerja berprestasi, program penghargaan, program acara khusus (special event), maupun program komunikasi internal.
17
2.5 Pengertian Humas Istilah public relations acap kali kabur dan tidak semua orang dapat memahaminya.
Berbagai
definisipun
digunakan
untuk
mendapatkan
penjelasannya lebih spesifik tentang humas. Menurut para pakar, hingga saat ini belum
terdapat
konsensus
mutlak
tentang
definisi
dari
PR/Humas.
Ketidaksepakatan tersebut disebabkan oleh : Pertama, beragamnya definisi public relations yang telah dirumuskan baik oleh para pakar maupun profesional public relations didasari perbedaan sudut pandang mereka terhadap pengertian PR. Kedua, perbedaan latar belakang, misalnya definisi yang dilontarkan oleh kalangan akademis perguruan tinggi tersebut akan lebih lain bunyinya dengan apa yang diungkapkan oleh kalangan praktisi ( Public Relations Practioner ).31 Ketiga, adanya indikasi baik teoritis maupun praktis bahwa kegiatan Humas itu bersifat dinamis dan fleksibel terhadap perkembangan dinamika kehidupan masyarakat yang mengikuti kemajuan zaman, khususnya memasuki era globalisasi dan millennium ketiga saat ini.32 Definisi Humas/PR berdasarkan The British Institute of Public Relations : a. “ Public Relations activity is management of communications between an organization and as publics “ (Aktivitas PR adalah mengelola komunikasi antara organisasi dan publiknya) b. “ Public Relations practice is deliberate, planned, and sustain effort to establish and maintain mutual understanding between an organization and its public. “
31 32
Rosadi Ruslan, op. Cit, Hal.15 Ibid, Hal 15.
18
(Praktik PR adalah memikirkan, merencanakan, dan mencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian antara organisasi dan publiknya). Dr. Rex Harlow dalam bukunya : A Model for Public Relations Education for Professional Practices, yang diterbitkan oleh International Public Relations Association (IPRA) 1978, menyatakan bahwa “Public Relations adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama; melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan/permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik; mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif; bertindak sebagai system peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama.”33
Sedangkan menurut Cutlip dan Center, Public Relations (PR) adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan public yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan organisasi tersebut.34 Secara umum tujuan dan fungsi dari PR menyangkut 3 hal yaitu: 1. Citra dan Reputasi, dimana suatu organisasi menginginkan posisi citra dan reputasi yang positif, dengan asumsi bahwa citra yang positif akan berkaitan dengan semakin tingginya akses publik terhadap “output” dari perusahaan tersebut. 2. Jembatan Komunikasi, dimana PR menjadi ujung tombak perusahaan yang melayani arus komunikasi dari luar dan dari dalam, sebagaimana fungsi PR tersebut. PR menjadi komunikator dan mediator organisasi dengan lingkungannya.
33
Rosady Ruslan. 2006. op.cit. hal 15-16 Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom, Effectife Public Relations Edisi Sembilan, Hal Prenada Media Group, Jakarta, 2006. hal 6 34
19
3. Mutual Benefit Relationship, yaitu PR harus menjamin kepada publik bahwa perusahaan di dalam operasinya memiliki niat baik dalam berbisnis, niat baik ini ditujukan secara luas (termasuk tanggung jawab sosial) dan diekpresikan melalui hubungan yang saling menguntungkan diantara perusahaan dan publiknya.35 Menurut definisi kamus terbitan Institute of Public relations (IPR), yang merupakan sebuah lembaga humas terkemuka di Inggris dan Eropa mengemukakan “humas adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu instansi dengan segenap khalayaknya”. Jadi, humas adalah suatu rangkaian kegiatan yang diinstansi sedemikian rupa sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu, dan semuanya itu berlangsung secara berkesinambungan dan teratur.36 Evolusi konsep humas serta berbagai upaya untuk menjabarkan prakteknya menuntun kita pada definisi berikut ini : “ Humas merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara instansi dan masyarakat, yang menjadi sandaran keberhasilan atau kegagalannya”.37 2.6 Peran Humas Menurut Cutlip, Peran seorang Humas yang paling utama ada 4, yaitu : 1. Teknisi Komunikasi Public Relations sebagai
teknisi komunikasi yaitu memiliki keahlian
komunikasi dan jurnalistik sebagai syarat. Pekerjaannya sebagai teknisi komunikasi seperti menulis dan mengedit newsletter, news release, feature, mengembangkan isi Web, dan menangani kontak media. Peran ini biasanya hadir pada saat melakukan komunikasi dan mengimplementasikan program,
35
Muslim Basya dan Irmulan Sati, op.cit, hal 124 Linggar Anggoro, Op. Cit, Hal.2 37 Scott Cutlip, Opcit, Hal. 5 36
20
mereka hanya diberi tugas untuk menjelaskannya suatu program atau kebijakan baru kepada stakeholders dan pers. 2. Expert Presciber Praktisi yang beroprasi sebagai praktisi pakar bertugas mendefinisikan problem, mengembangkan program, dan bertanggung jawab penuh atas implementasinya. Peran “pakar perumus” atau expert presciber ini akan membuat orang dilihat sebagai pihak yang punya otoritas untuk menentukan bagaimana cara mengerjakan segala sesuatu. 3. Fasilitator Komunikasi Peran fasilitator komunikasi bagi seorang praktisi adalah sebagai pendengar yang peka dan broker (perantara) komunikasi. PR bertindak sebagai perantara (laison), interpreter, dan mediator antara organisasi dengan publiknya. PR menjaga komunikasi dua arah dan memfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka. Tujuannya adalah memberi informasi yang dibutuhkan oleh baik itu manajemen maupun public untuk membuat keputusan demi kepentingan bersama. PR berperan sebagai fasilitator komunikasi ini bertindak sebagai sumber informasi dan agen kontak resmi antara organisasi dan publik. Mereka menengahi interaksi, menyusun agenda diskusi, meringkas dan menyatakan ulang suatu pandangan, meminta tanggapan dan membantu mendiagnosis dan memperbaiki kondisi-kondisi yang mengganggu hubungan komunikasi di antara kedua belah pihak. Fasilitator komunikasi menempati peran ditengah dan berfungsi sebagai penghubung antara organisasi dan publik.
21
4. Fasilitator Pemecah Masalah Ketika PR berperan sebagai pemecah masalah, mereka berkolaborasi dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah. PR menjadi bagian dari tim perencanaan strategis. Kolaborasi dan musyawarah dimulai dengan persoalan pertama dan kemudian sampai ke evaluasi program final. Praktisi pemecah masalah membantu manajer lain dalam organisasi untuk mengaplikasikan PR dalam proses manajemen bertahap yang juga dipakai untuk memecahkan problem organisasional lainnya. Fasilitator pemecah masalah dimasukan kedalam tim manajemen karena mereka punya keahlian dan keterampilan dalam membantu manajer lain untuk menghindari masalah atau memecahkan masalah.38 Mengutip peran Humas Menurut Cutlip, maka K. Bhavani, Presiden IPRS Singapura, mengembangkan atau di operasionalisasikan lagi peran humas tersebut untuk membentuk reputasi internal organisasi, sebagai berikut: a.
Gagalnya menjaga pengujian konstan terhadap berbagai issue yang mungkin akan mengganggu operasional organisasi/perusahaan. (Ini adalah operasionalisasi dari peran humas sebagai fasilitator pemecah masalah dan expret presciber)
b.
Kurangnya informasi yang akurat dalam mengukur reputasi organisasi. (Ini adalah operasionalisasi dari peran humas sebagai fasilitator komunikasi dan teknisi komunikasi)
c.
Gagalnya mengkomunikasikan pesan yang konsisten. (Ini adalah operasionalisasi dari peran humas sebagai fasilitator komunikasi dan
38
Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom, Op. Cit, Hal. 46-48.
22
teknisi komunikasi) d.
Kurangnya berempati pada karyawan39 (Ini adalah operasionalisasi dari peran humas sebagai fasilitator pemecah masalah, expert persciber, dan fasilitator komunikasi)
2.7 Humas Pemerintah Hampir seluruh instansi pemerintahan memerlukan humas, ini dikarenakan agar terciptanya saling pengertian antara instansi itu sendiri dengan publiknya. Humas pemerintah merupakan bagian terpenting dan sangat berpengaruh terhadap opini publik (public opinion), terutama dalam bidang pemerintah yang langsung atau tidak langsung mempunyai hubungan dengan berbagai publik dan mengatur kesejahteraan dan keamanan tiap warga negara. Pentingnya peranan humas di instansi-instansi atau lembaga-lembaga pemerintah dalam masyarakat modern, yaitu melakukan kegiatan-kegiatannya dan operasi-operasinya diberbagai tempat dan berbagai bidang. Terutama sangat penting peranan humas bagi tiap negara dalam proses pembangunan, misalnya dalam melaksanakan REPELITA.40
Secara garis besar, Humas mempunyai peran ganda: yaitu fungsi keluar berupa pemberian informasi atau pesan-pesan sesuai dengan tujuan dan kebijaksanaan instansi/lembaga kepada masyarakat sebagai khalayak sasaran, sedangkan fungsi ke dalam wajib menyerap reaksi, aspirasi, atau opini khalayak tersebut diserasikan demi kepentingan instansinya atau tujuan bersama. 41
Tujuan utama praktisi humas pemerintah adalah memberi informasi. Keseluruhan tujuan program humas pemerintah, apapun tingkat pemerintah setidaknya mempunyai tiga hal yang sama, yakni : 39
K. Bhavani, "Singapore Reputation Building: Global Issues to Understanding Countries Reputation" (The Dinamics of Public Relations & Communications Towards a Global Understanding., Jakarta: International PR & Communications Conference 2004, 14 Desenber 2004. 40 Oemi Abdurrachman, Dasar-dasar Public Relations, PT Citra Aditya Bakti, Bandung, 1990, Hal. 112 41 Rosady Ruslan. Op. Cit, Hal 14-15
23
1. Menginformasikan konstituen tentang aktivitas badan pemerintahan 2. Memastikan kerja sama aktif dalam program pemerintah, serta kepatuhan program yang berkaitan dengan peraturan (contoh, peraturan anti rokok) 3. Memupuk dukungan warga negara bagi kebijakan dan program yang dibuat.42 2.7.1 Fungsi Humas Pemerintah Humas pemerintah bertugas memberikan informasi kepada khalayaknya mengenai kebijakan pemerintah, apa yang dilakukan oleh pemerintah yang diwakilinya dan langkah-langkah yang dilakukan oleh instansinya itu. Selain itu Humas berfungsi menyelaraskan hubungan yang baik antara instansi pemerintah yang diwakilinya dengan khalayak atau publiknya. Fungsi pokok Humas Pemerintah Indonesia pada dasarnya adalah sebagai berikut : a. Mengamankan kebijaksanaan Pemerintah. b. Memberikan pelayanan dan menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijaksanaan dan program-program kerja Pemerintah secara nasional kepada masyarakat. c. Menjadi komunikator dan sekaligus sebagai mediator yang proaktif dalam menjembatani kepentingan instansi pemerintah di satu pihak, dan menampung aspirasi, serta memperhatikan keinginan-keinginan publiknya di lain pihak. d. Berperan serta dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan keamanan politik pembangunan nasional, baik jangka pendek maupun jangka panjang.43 42
Scott Cutlip, Center, and Broom, Efektive Public Relations ; Merancang dan Melaksanakan Kegiatan Kehumasan dengan Sukses (edisi kedelapan), PT INDEKS Kelompok Gramedia, Jakarta, 2000, Hal 389
24
2.7.2 Tugas Humas Pemerintah Secara umum, ruang lingkup tugas humas dalam sebuah instansi antara lain meliputi aktivitas sebagai berikut : 1. Membina Hubungan ke dalam (public internal) public internal adalah publik yang menjadi bagian dari instansi itu sendiri. PR harus mampu mengidentifikasikan atau mengenali hal-hal menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh instansi. 2. Membina hubungan ke luar (public eksternal) publik eksternal adalah publik umum (masyarakat).
Mengusahakan
tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap instansi yang diwakilinya. Dengan demikian, PR bersifat dua arah yaitu berorientasi ke dalam (inward looking) dan ke luar (outward looking). 44 Untuk melaksanakan fungsinya, Humas pemerintah itu melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1. Membina pengertian khalayak atas kebijakan instansinya. Dalam hal ini khalayak yang menjadi sasaran adalah khalayak intern atau karyawan atau publik yang berada di dalam lingkungan instansi itu sendiri, dan khalayak ekstern yakni publik yang berada di luar lingkungan instansi seperti media massa, instansi lain, pemuka-pemuka masyarakat, dan masyarakat umum.
43 44
Rosady Ruslan.Op.Cit. hal 343-344 Rosadi Ruslan, Op. Cit, Hal.23
25
2. Menyelenggarakan dokumentasi mengenai kegiatan-kegiatan yang dilakukan instansinya 3. Memonitor dan mengevaluasi tanggapan dan pendapat umum masyarakat. Dalam rangka ini, humas harus melakukan komunikasi dan membina hubungan baik dengan masyarakat. Dari dialog yang dilakukan oleh humas dengan masyarakat itu akan lahir tanggapan atau pendapat masyarakat yang merupakan input yang amat berharga bagi instansinya. 4. Mengumpulkan data dan informasi.
Data dan informasi dapat
diperoleh dari berbagai sumber. Hasil pengumpulan data kemudian diolah, dianalisis, dan dibuat kesimpulannya sebagai masukan terutama kepada pejabat pengambil keputusan. 5. Mengkoordinasi lalu lintas informasi di dalam lingkungan instansinya 6. Mengatur penyelenggaraan konferensi pers, press tour, press interview dengan pimpinan.45 2.8
Media Internal Humas
1. Majalah Jurnal internal dengan format majalah dan biasanya berukuran A4 (297 x 110). isinya kebanyakan adalah tulisan fitur dan ilustrasi. Jurnal ini bisa dicetak dengan menggunakan teknik lithografi atau photogravure.
45
F. Rachmadi, Public Relations dalam Teori dan Praktek, PT Gramedia Pustaka Utama, 1994, Hal. 83
26
2. Koran Meskipun mirip dengan Koran tabloid, tapi isinya tersendiri dari berita yang disisipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi. Proses percetakan biasanya lebih canggih, yakni secara offset-litho atau memakai proses web-ofset-litho. 3. Newsletter Jumlah halamannya biasanya lebih sedikit, yakni 2 hingga 8 halaman, dan biasanya berukuran A4. Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. Percetakannya menggunakan teknik lithografi atau dapat diproduksi pada mesin fotokopi kantor (officecopier) 4. Majalah Dinding Bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal. 46 5. Papan Pengumuman Papan pengumuman standar dapat ditempatkan pada lokasi yang ramai atau yang sering disinggahi agar segenap pegawai dapat memperoleh informasi yang sama dalam waktu yang bersamaan pula. 6. Kaset Video dan CCTV Media modern ini menghadirkan komunikasi secara tatap muka secara artifisial (seolah-olah penonton yang ditonton dapat saling berkomunikasi secara langsung) yang memiliki potensi besar untuk menumbuhkan pemahaman yang lebih baik antara pihak manajemen dengan segenap pegawai.
46
Frank Jefkins, Public Relations Edisi kelima, Erlangga, 2002, hal. 147
27
7. Jasa Penyampaian Berita dan Ide Lewat Telepon Buletin berita perusahaan dapan dikemas dalam bentuk kaset rekaman, dan setiap pegawai yang ingin menyimak isinya tinggal memutar nomor telepon unit PR dan langsung dapat mendengar buletin tersebut. Melalui telepon itu, setiap pegawai dapat menyampaikan gagasannya mengenai berbagai hal. 8. Kotak Saran Dalam rangka memperoleh dan menampung berbagai masukan dari para pegawai, pihak manejemen dapat menempatkan sejumlah kotak saran ditempat-tempat tertentu di seluruh penjuru lokasi perusahaan. Setiap pegawai yang memiliki komentar, ide-ide cemerlang, keluhan, atau bahkan kecaman keras pedas terhadap atasan atau perusahaan dipersilahkan menyampaikannya secara anonim melalui kotak-kotak saran tersebut. 9. Rangsangan Berbicara Teknik `pintu terbuka` biasanya memerlukan sedikit dorongan dan penjelasan. Setiap unsur pimpinan harus rajin-rajin menegaskan dan membuktikan kepada para pegawainya bahwa pintu kantornya senantiasa terbuka untuk menampung aneka rupa masukan. Pendekatan yang akrab dan ramah perlu dilakukan demi menghilangkan jurang tak terlihat yang terbangun antara pihak manajemen dengan segenap pegawainya. 10. Siaran Umum (Pulic Address Broadcast) Pihak manajemen juga dapat memanfaatkan sistem siaran umum yang terdiri dari sejumlah pengeras suara dan istalasi sentral untuk menyampaikan pesanpesan kepeda segenap karyawannya. Sistem ini tidak memiliki keakraban visual seperti yang disajikan oleh monitor televisi. Namun jika jumlah
28
pegawai yang harus diberitahu atau diberi pesan begitu banyak, layar televisi yang kecil justru menjadi penghambat. 11. Obrolan Langsung Ini merupakan salah satu acara yang paling efektif untuk memperhatikan sikap terbuka pihak manajemen. Kelebihan acara ini adalah pegawai atau bawahan dapat menajukan komentar, pernyataan, pendapat, atau isi hatinya secara langsung. Tersedianya suatu fasilitas bagi para pegawai untuk mengadakan komunikasi ke atas bagi pihak manajemen untuk melangsungkan komunikasi ke bawah jelas sangat penting demi terciptanya komunikasi yang efektif di kalangan para pegawai. 12. Dewan dan Komite Pekerja Ini merupakan suatu prinsip dasar
yang harus dipahami oleh pihak
manajemen dari perusahaan manapun. Meskipun terbukti efektif, sampai sekarang belum banyak perusahaan yang mempraktekannya. 13. Presentasi Video atau slide Versi video dari laporan dan pembukuan tahunan merupakan suatu bentuk media yang sangat penting untuk mendukung tujuan. Melalui kaset video itu dapat dijelaskan prospek ekonomis perusahaan sehingga menarik minat para pegawai untuk membeli saham. 14. Literatur Pengenalan Ini adalah berbagai macam naskah, materi, atau buklet yang berisi riwayat singkat perusahaan, berbagai kegiatan pokoknya, cara kerjanya, fungsi-fungsi operasi yang dijalankan perusahan lengkap dengan bagan-bagannya, struktur
29
manajemen, dan aneka hal penting lainnya yang harus diketahui oleh para pegawai baru. 15. Konferensi Staf dan Pertemuan Dinas Pertemuan-pertemuan dinas yang melibatkan para staf dan pegawai, baik yang diselenggarakan di markas besar maupun di kantor-kantor cabang, dan juga konferensi tingkat nasional, merupakan acara berkumpul yang bermanfaat untuk menggalang kebersamaan dan keakraban, sekaligus untuk menciptakan hubungan baik antara pihak manajemen dengan para pegawai. Dalam acaraacara tersebut, berlangsung komunikasi tatap muka. 16. Kunjungan oleh Pihak Manajemen Dalam organisasi yang memiliki banyak cabang di berbagai lokasi, salah satu cara yang ampuh untuk menggalang kedekatan dan hubungan baik anatar pimpinan dengan pegawainya yang tidak berada di markas besar adalah kunjungan-kunjungan secara langsung oleh pimpinan tersebut ke masingmasing cabang perusahaan. Kunjungan tersebut bisa menjembatani jauhnya jarak fisik dan tidak harus bersifat resmi atau kedinasan. 17. Kunjungan Staf Pihak manajemen juga harus mengupayakan agar para stafnya tidak terisolir dalam unit-unitnya sendiri mereka tudak tahu segala sesuatu yang terjadi di unut-unit atau bagian lain. Selain melalui media-media internal yang diterbutkan, tetapi akan jauh lebih baik jika pimpinan mengadakan suatu program kunjungan timbal balik di kalangan stafnya.
30
18. Acara-acara Kekeluargaan Berbagai acara perusahaan yang tidak resmi, seperti pesta perusahaan, makan malam, atau ulang tahun perusahaan dan piknik bersama. Semua kegiatan tersebut menyertakan para nggota keluarga dan lingkungan terdekat dari masing-masing pegawai, ternyata sangat besar menfaatnya untuk merekatkan hubungan baik antara pihak manejemen dengan segenap pegawainya. 19. Pameran dan Peragaan Pameran permanen harus diusahakan semenarik mungkin, kalau perlu dilengkapi dengan model-model menarik dari setiap jenis pekerjaan yang berlangsung dalan tubuh perusahaan, kerena selain untuk memberi penjelasan kepada pegawai, pemeran itu juga dilangsungkan untuk menarik minat para pengunjung. 20. Klub-klub Sosial Klub-klub semacam ini perlu mengadakan berbagai acara, termasuk mensponsori aneka kegiatan sosial, guna mempererat hubungan antara pihak manajemen dengan para pegawai.47 2.9
Reputasi Organisasi Reputasi merupakan penghargaan dimata stakeholder organisasi terhadap
penampilan, nilai-nilai utama, dan perilaku atau tindakan dari suatu kegiatan organisasi. Reputasi mencerminkan persepsi publik terkait dengan tindakan-tindakan organisasi yang telah berlalu dan prospek organisasi di masa datang, tentunya dibandingkan dengan organisasi sejenis atau pesaing.
47
Ibid, Hal. 196-202
31
Reputasi diawali dari identitas organisasi sebagai starting point atau titik pertama, yang tercermin dalam nama perusahaan (logo) ataupun penampilan fisik/visual dalam berbagai bentuk (interior, seragam karyawan, alat transportasi, lingkungan). Dapat pula berupa materi komunikasi, brosur, leaflet, iklan, laporan tahunan, pemberitaan media, majalah, newsletter, materi presentasi, audio-visual, dan lainnya.48
Reputasi merupakan sekumpulan terminologi yang berhubungan atas semua pemahaman/pandangan stakeholders terhadap reputasi organisasi termasuk identitas, image/citra.49 Reputasi memiliki sejumlah elemen, dua hal yang penting adalah pemahaman terhadap organisasi oleh dua kelompok yaitu karyawan dan konsumen.50 Pemahaman publik terhadap organisasi akan menimbulkan reputasi positif organisasi. Hal ini terjadi karena dasar terbentuknya reputasi yang solid adalah apabila identitas dan image organisasi sejalan. Reputasi berbeda dengan image kerena reputasi dibangun dalam waktu lama dan bukan merupakan persepsi yang mudah dicapai dalam waktu singkat. Reputasi juga berbeda dengan identitas kerena reputasi adalah hasil dari persepsi stakeholders ekstenal dan internal, dimana identitas hanya dibangun oleh perusahaan itu sendiri.51 Mempertajam kemahiran kehumasan berarti pula memahami pengelolaan reputasi (reputation management). Suka atau tidak, kualitas kehumasan kita sepenuhnya tergantung kepada kemampuan kita sendiri untuk; 1) memahami arti kehumasan, 2) merumuskan kegiatan kehumasan, dan 3) menetapkan cara mengevaluasi upaya kehumasan. Kalangan praktisi kehumasan pada umumya berpendapat bahwa masyarakat, termasuk para Chief Executive Officer (CEO) publik maupun swasta, sesungguhnya tidak memahami arti kehumasan secara benar. Apalagi memahami dan melaksanakan reputation management karena reputation management merupakan komponen penting kehumasan.52 48
Op.Cit. Gary Davies with Rosa Chun, Rui Vinhas Dasilva, Stuar Rover, hal. 61 Ibid, Hal. 61 50 Ibid, hal. 61 51 Ridwan Nyak Baik dan Irmulan Sati, Op.Cit, hal.94 52 Muslim Basya dan Irmulan Sati, Op.Cit. hal 136 49
32
Reputasi ini sekarang menjadi salah satu pusat perhatian dalam praktek PR di manapun. Mengingat perkembangan sosial saat ini yang memungkinkan hancurnya nama baik karena sebab-sebab yang bisa jadi tak berhubungan langsung dengan nama organisasi atau nama baik produk yang dihasilkan organisasi tersebut.53 Reputasi Organisasi adalah persepsi mengenai suatu organisasi atau hasil dari apa yang dilakukan dan dikatakan organisasi tersebut serta apa yang dikatakan orang lain (dalam hal masyarakat luas) tentang organisasi tersebut. Menurut DR. Cees B.M Van Riel, ada tiga M dalam Manajemen Reputasi, yaitu : 1. Reputation Matter (Reputasi itu penting) 2. Reputation can be Measured (Reputasi dapat di ukur) 3. Reputation has to be Managed (Reputasi harus dikelola) Reputation matter, because : a. It makes jobs more attractive and motivate b. Strenghening capital cost and better investment c. Building good news and public support.54 DR. Cees menjelaskan reputasi penting, karena : a. Menjadikan pekerjaan lebih atraktif dan memotivasi b. Memperkuat nilai capital dan investasi yang lebih baik c. Menghasilkan pemberitaan yang baik dan dukungan public Seorang Humas harus tahu dan paham reputasi seperti apa yang diinginkan oleh organisasi. Humas harus mengetahui strategi yang tepat untuk meraih reputasi yang diharapkan. Reputasi merupakan penghargaan dimata stakeholders terhadap penampilan, nilai-nilai utama, dan perilaku atau tindakan dari suatu kegiatan. Pemahaman publik terhadap organisasi akan menimbulkan reputasi positif organisasi. Hal ini terjadi karena dasar terbentuknya reputasi yang solid adalah apabila identitas dan image organisasi sejalan. Reputasi merupakan sebuah jembatan antara suatu organisasi dengan para stakeholdersnya. Reputasi merupakan terjemahan tindakan masa lalu, saat ini 53
Yosal Iriantara, Op.Cit. hal 104 DR. Cees B.M Van Reil. “Reputation Building: Why Reputations Matter and What are Reputations Worth” (The Dynamics of PR & Communications Towards a Global Understanding). Jakarta: Internasional PR & Communications Conference 2004, 13 Desember 2004. 54
33
serta masa depan ke dalam suatu sinyal informasi yang dimengerti oleh setiap stakeholders. Reputasi ini sekarang menjadi salah satu pusat perhatian dalam praktek Humas di manapun. Mengingat perkembangan sosial saat ini yang memungkinkan hancurnya nama baik karena sebab-sebab yang bisa jadi tidak berhubungan langsung dengan nama organisasi atau nama baik produk yang dihasilkan organisasi tersebut.55 Reputasi yang baik dari suatu organisasi juga akan meningkatkan kepercayaan masyarakat dalam mencoba produk/jasa yang ditawarkan. Dalam konteks organisasi non profit, reputasi yang baik tersebut akan mendorong para donatur menyumbangkan dana bagi aktivitas organisasi tersebut. Reputasi adalah konsep yang intangible dan kompleks, hal itu berarti berbeda-beda bagi setiap orang. Hal tersebut sulit didefinisikan. Salah satu definisi yang paling sederhana dan mudah bahwa reputasi organisasi adalah penilaian dalam jangka panjang oleh stakeholders mengenai atribut organisasi. Setiap stakeholders menilai organisasi dari sudut pandang yang berbeda. Nama baik hanyalah salah satu dimensi saja dari reputasi. Karena dalam reputasi juga terkandung dimensi lain seperti dipandang tinggi/luhur, diperlakukan sebagai bernilai dan penting. Serta kehormatan yang melekat pada pemilik reputasi itu. Karena itu bisa dikatakan, buah dari reputasi itu adalah nama baik yang akarnya adalah kepercayaan. Tanpa ada kepercayaan itu akan ada penghormatan, dipandang luhur atau dianggap penting dan berharga. Bila sudah dipercaya maka nama baik pun akan bisa dimiliki.56 Reputasi akan berdampak pada publik internal dan publik eksternal oragnisasi. Para karyawan, sebagai publik internal, akan merasa bangga bekerja untuk oragnisasi yang memiliki reputasi. Bagi publik ekternal, seperti pelanggan, reputasi membuat mereka merasa memilih produk yang tepat.57
55
Yosal Iriantara, op.cit. hal 104 Ibid, hal. 103-104 57 Ibid, ha. 105 56
34
Reputasi merupakan aset yang tidak nyata (Intangible) namun sangat penting bagi organisasi. Jadi, reputasi bukan suatu yang tetap. Ada kalanya pasang, ada kalanya surut. Untuk itu diperlukan upaya-upaya pemeliharaan reputasi. Dalam dunia Public Relations, dikenal istilah manajemen reputasi untuk memelihara organisasi. Benefits of a Good Reputation : 1. Common sense of purpose 2. National Pride 3. Higher standard of living 4. Economic spinoffs : tourism, investment flows, etc.58 Keuntungan dari reputasi yang baik : 1. Tercapainya tujuan yang diharapkan 2. Kebanggaan nasional 3. Standar hidup yang lebih tinggi 4. Laju ekonomi : pariwisata, arus investasi, dan lain-lain.
58
K. Bhavani, op.cit, Jakarta: International PR & Communications Conference 2004
35
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Tipe Penelitian Tipe penelitian yang digunakan dalam penelitian ini bersifat deskriptif. Penelitian deskriptif hanya memaparkan situasi atau peristiwa. Tipe ini di pilih karena sesuai dengan tema peneliti yaitu tidak mencari atau menjelaskan hubungan, tidak menguji hipotesis atau membuat prediksi.59 Menurut Whitney (1960), metode deskriptif adalah pencarian fakta dengan interpretasi yang tepat. Penelitian deskriptif mempelajari masalah-masalah dalam masyarakat, serta tata cara yang berlaku dalam masyarakat serta situasi-situasi tertentu, termasuk tentang hubungan, kegiatan-kegiatan, sikap-sikap, pandanganpandangan, serta proses-proses yang sedang berlangsung dan pengaruh-pengaruh dari suatu fenomena tertentu sehingga merupakan studi komparatif.60 Penelitian deskriptif bertujuan untuk menjelaskan, meringkas berbagai kondisi, berbagai situasi atau berbagai variable yang timbul di masyarakat. Kemudian, mengangkat ke permukaan karakter atau gambaran tentang kondisi, situasi, ataupun variable.61 3.2 Metode Penelitian Berdasarkan pada tema riset, maka penelitian ini menggunakan metode penelitian survey, dengan pendekatan penelitian bersifat kuantitaif. Penelitian survey adalah penelitian yang megambil sample dari satu populasi dan menggunakan kuesioner sebagai alat pengumpulan data yang pokok. 62
59
Jalaludin, Rakhmat, Metode Penelitian Komunikasi, Remaja Rosda Karya, Bandung, 2004, hal. 24 60 Moh. Nazir, Metode Penelitian, Ghalia Indonesia, Darussalam, 1983, hal. 54 61 Burhan Bungin, Metode Penelitian Kuantitaif, Prenada Media, Jakarta, 2005, hal. 36 62 Masri Singaribuan dan Sofian Effendi, Metode Penelitian Survai, LP3ES, Jakarta, 1989, hal. 3
36
Dalam penelitian survey, informasi dikumpulkan dari responden dengan menggunakan kuesioner. Umumnya, pengertian survey dibatasi pada penelitian yang datanya dikumpulkan dari sample atas populasi untuk mewakili seluruh populasi. Ini berbeda dengan sensus yang diinformasinya dikumpulkan dari seluruh populasi. Ciri khas penelitian survey adalah data dikumpulkan dari responden yang banyak jumlahnya dengan menggunakan kuesioner. Salah satu keuntungan utama dari penelitian ini adalah mungkinya pembutan generalisasi untuk populasi yang besar. Proses penelitian survey tidak terlalu berbeda dari penelitian ilmiah lainnya dan merupakan usaha yang sistemetis untuk mengungkapkan suatu fenomena sosial yang menarik perhatian peneliti. 3.3
Populasi dan Sample
3.3.1
Populasi Populasi dapat didefinisikan sebagai semua nilai baik hasil perhitungan maupun pengukuran, baik kuantitatif maupun kualitatif, dari pada karakteristik tertentu mengenai sekelompok objek yang lengkap dan jelas.63 Populasi dalam setiap penelitian harus disebutkan secara tersurat yaitu yang berkenaan dengan besarnya anggota populasi serta wilayah penelitian yang dicakup. Tujuan di adakannya populasi ialah agar kita dapat menentukan besarnya anggota sampel yang di ambil dari anggota populasi dan membatasi daerah generalisasi.
63
Husain Usman dan Purnomo Setiady, Metodologi Penelitian Sosial, Bumi aksara, Jakarta, 2003, Hal. 43
37
Pada penelitian ini peneliti mengambil populasinya adalah para pegawai Pemprov DKI Jakarta yang berada di bawah sekretris daerah (Sekda), periode bulan februasri 2008 yang berada di kantor pusat. Jumlah pegawai Pemprov DKI Jakarta dengan 10 Biro No.
Direktoran/ Biro
Karyawan
1
Biro Administrasi Wilayah
112
2
Biro Kerjasama Antar Kota dan Derah 44 DKI Jakarta
3
Biro Hukum
59
4
Biro Organisasi dan Tatalaksana
47
5
Biro Umum
270
6
Biro Administrasi Perekonomian
92
7
Biro Keuangan Administrasi Jakarta
233
8
Biro Perlengkapan DKI Jakarta
151
9
Biro Administrasi Sarana Perkotaan
79
10
Biro
Administrasi
Kesejahteraan 112
Masyarakat Total
1209
Sumber : Rekapitulasi data Pegawai BKD DKI Jakarta
Jumlah diatas adalah jumlah pegawai setelah dikurangi Biro Hubungan Masyarakat dan Protokoler, mereka tidak termasuk dalam sampel responden, karena mereka adalah orang yang terlibat dalam objek yang akan dinilai olah pegawai unit/ biro lainnya.
38
3.3.2.
Sampel Sampel adalah sebagian anggota populasi yang diambil dengan mengunakan teknik tertentu yang disebut dengan teknik sampling.64 Pengambilan sampel ditentukan dari banyaknya populasi. Apabila anggota populasi yang relatif besar, maka diperlukan pengambilan sampel dengan menggunakan teknik sampling dan apabila anggota relatif kecil maka sampel yang diambil adalah seluruh atau total sampling. Penelitian yang mengggunakan seluruh anggota populasi disebut sampel total atau sensus karena aggota populasi relatif kecil. Pada penelitian kali ini sampel yang di ambil adalah hanya 10% dari total sampel. penelitian ini mengambil sample sebesar 10% dari berbagai unit/biro yang ada di Pemprov DKI Jakarta, karena dengan 10% diharapkan dapat mewakili seluruh populasi dari organisasi tersebut. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode penarikan sample dengan menggunakan rumus Yamane. Rumus ini digunakan setelah jumlah keseluruhan populasi telah diketahui sebelumnya. Rumus Yamane65 : n
N Nd 2 1
Keterangan : n = ukuiran sample N = ukuran populasi d² = nilai presisi n= 64 65
1209 (1209).(0,1) 2 1
Ibid, Hal. 43 Jalaludin Rakhmat, Metode Penelitian Komunikasi, Remaja rosdakarya, Bandung, 2004, hal. 82
39
n=
1209 = 92,5 = 93 13,09
Sehingga diperoleh sampel minimal sebanyak 93 orang. 3.3.3.
Mekanisme Penarikan Sample Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan sampling peluang dengan teknik penarikan sample menggunakan Stratified Random Sampling yaitu dengan cara menghitung sample minimal lalu menentukan dasar
pengelompokannya
lalu
pengelompokan
strata-starata
dan
menyusun sampling frame dan setelah itu sample di ambil secara acak. Dasar stara yaitu alokasi sample yang akan diambil dari masing-masing tempat atau divisi/bagian secara proporsional. Penghitungan sample ini dapat menggunakan rumus : ni
Ni x n x 100% N
keterangan : ni = Ukuran tiap strata sample Ni = Ukuran tiap strata populasi n = Ukuran (total) sample N = Ukuran (total) populasi Contoh : Berikut teknik sample dengan Stratified Random Sampling : Untuk Pegawai Pemprov DKI Jakarta Ni = 112 Pegawai Biro Adimistrasi Wilayah n
= 93 (sampel minimal)
N = 1209 (jumlah pegawai) N =
112 x 93 = 8,6 ~ 9 1209
40
No.
Direktorat/ Biro
Ni
N
n
Jmlh Proposional Stratified Random Sampling
1
Biro Administrasi 112 1209 93
8,6
9
Wilayah 2
Biro
Kerjasama
Antar
Kota
44
1209 93
3,4
4
dan
Derah 3
Biro Hukum
59
1209 93
4,5
5
4
Biro
47
1209 93
3,6
4
Organisasi
dan Tatalaksana 5
Biro Umum
270 1209 93
20,8
21
6
Biro Administrasi
92
1209 93
7,1
8
Perekonomian 7
Biro Keuangan
233 1209 93
18
18
8
Biro Perlengkapan
151 1209 93
11,6
12
9
Biro Administrasi
79
1209 93
6,1
7
Adm 122 1209 93
9,4
10
Sarana Perkotaan 10
Biro Kesejahteraan Masyarakat Jumlah
3.4
98
Teknik Pengumpulan Data
3.4.1. Data Primer Data primer diperoleh dari kuesioner yang disebarkan kepada responden. Kuesioner yang merupakan salah satu cara pengumpulan data dengan memberikan atau menyebarkan daftar pertanyaan kepada responden dengan harapan mereka memberikan respon atas daftar pertanyaan tersebut. Dengan menyebarkan kuesioner kepada responden maka dapat
41
diketahui pandangan mereka terhadap peran PR dalam membentuk reputasi organisasi. Kuesioner yang disebarkan berisi tentang pertanyaanpertanyaan tentang pokok penelitian. 3.4.2.
Data Sekunder Studi Pustaka Peneliti mengumpulkan data sekunder dengan melakukan studi kepustakaan yang merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mempelajari literatur dan berbagai sumber bacaan, seperti, bukubuku yang berkaitan erat dengan bidang yang diteliti yaitu bagaimana membentuk reputasi internal pada organisasi.
3.5
Definisi Konsep
3.5.1 Persepsi Persepsi adalah pengalaman tentang objek, peristiwa, atau hubunganhubungan yang diperoleh dengan menyimpulkan informasi dan menafsirkan pesan. Persepsi adalah memberikan makna pada stimuli inderawi (sensor stimuli). 3.5.2 Pegawai Orang yang bekerja dalam suatu organisasi baik sebagai pimpinan atau staff biasa. 3.5.3 Peran Humas Peran humas dalam membentuk reputasi internal : a.
Gagalnya menjaga pengujian konstan terhadap berbagai issue yang mungkin akan mengganggu operasional organisasi/perusahaan. (Peran humas sebagai fasilitator pemecah masalah dan expret presciber)
b.
Kurangnya informasi yang akurat dalam mengukur reputasi organisasi.
42
(Peran humas sebagai fasilitator komunikasi dan teknisi komunikasi) c.
Gagalnya mengkomunikasikan pesan yang konsisten. (Peran humas sebagai fasilitator komunikasi dan teknisi komunikasi)
d.
Kurangnya berempati pada karyawan66 (Peran humas sebagai fasilitator pemecah masalah, expert persciber, dan fasilitator komunikasi)
3.6 Operasionalisasi Konsep Variabel X
Dimensi
Indikator
Persepsi
Manajemen Issue
1. Humas
mengidentifikasi
karyawan
dan
terhadap peran
(masalah)
humas
organisasi.
dalam
Skala
menganalisa
issue internal
reputasi
(masalah)
organisasi
organisasi.
Kebutuhan Informasi
1. Humas Kecukupan/ kelebihan
(STS) 2. Tidak Setuju (ST) 3. Ragu – Ragu (RR)
2. Humas menyelesaikan issue
membentuk
1. Sangat Tidak Setuju
internal
4. Setuju (S) 5. (Sangat Setuju)
menyediakan kekeurangan/ informasi
internal organisasi. 2. Humas
melakukan
Pengukuran
reputasi
internal organisasi.
Komunikasi Internal
1. Humas menyosialisasikan kebijakan
66
program-
K. Bhavani, "Singapore Reputation Building: Global Issues to Understanding Countries Reputation" (The Dinamics of Public Relations & Communications Towards a Global Understanding., Jakarta: International PR & Communications Conference 2004, 14 Desenber 2004.
43
program
internal
organisasi. 2. Humas sebagai Perantara organisasi
antara
karyawan
dengan
Manajemen.
3.
Humas media
memproduksi untuk
publik
internal organisasi.
Rasa
empati
karyawan
pada
1. Humas
membantu
memecahkan masalah yang dihadapi karyawan dalam organisasi. 2. Humas
mendorong/
memotivasi rasa memiliki karyawan
terhadap
organisasi.
3.7
Analisis Data Analisis adalah penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah
untuk dibaca dan diinterpretasikan, karena metode yang digunakan adalah metode survey dengan pendekatan kuantitaif artinya setelah semua data dihimpun dan disusun secara sistemetis, cermat untuk kemudian dipejari dan dianalisa secara deskriptif.
44
Analisis data adalah proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan di interpetasikan. Dalam penelitian kali ini peneliti menggunakan analisis statistic deskriftif, yaitu setelah kuesioner dihitung, maka disederhanakan dalam bentuk pembahasan secara deskriptif sehingga mudah dimengerti dan dipahami. Pada penelitan ini, analisa data dapat dilakukan setelah data-data yang dibutuhkan telah selesai terkumpul dan kemudian diolah melalui tahap-tahap : 1. Menyederhanakan data dalam bentuk tabel terlebih dahulu dengan membuat codeing sheet. 2. Setiap item pertanyaan jumlah skornya dikali dengan jumlah responden yang akan memilih skor tersebut.67 Pada penelitian ini penulis menggunakan hasil perhitungan skor atau mean weak skor yang ditafsirkan secara kualitatif berdasarkan kategori sebagai berikut : 1. Kategori sangat berperan, nilainya 81% sampai 100% 2. Kategori berperan, nilainya 61% sampai 80% 3. Kategori ragu-ragu, nilainya 41% sampai 60% 4. Kategori tidak berperan, nilainya 21% sampai 40% 5. Kategori sangat tidak berperan, nilainya 0% sampai 20%. Skala likert ini menggunakan data ordinal. Data ordinal mempunyai cirri yaitu kategori data disusun berdasarkan urutan logis dan sesuai dengan besarnya karakteristik yang dimiliki.68 Skala ordinal dipilih peneliti karena tingkat pengukuran pada skala ini tidak hanya membedakan tetapi juga memungkinkan peneliti mengurutkan pernyataan 67 68
Ridwan, Statistika untuk Lembaga & Instansi, alfabeta, 2004, hal. 28-29 Jalaludin, Rakhmat, op.cit, hal. 17
45
responden dari tingkat yang paling rendah sampai tingkat yang paling tinggi dan sebaliknya. Untuk memberikan penilaian dari jawaban responden, maka peneliti mengunakan skala likert “skala likert digunakan untuk mengukur sikap pendapat dan persepsi seseorang atau sekelompok orang tentang fenomena sosial”. Jawaban dari setiap item instrument yang digunakan skala likert gradasi dari sangat positif sampai sangat negatif, yang dapat berupa kata-kata untuk keperluan analisis kuantitatif, maka jawaban itu mendapat skor.
Sangat Setuju/Sangat Positif
5
Setuju/Positif
4
Ragu – Ragu
3
Tidak Setuju
2
Sangat Tidak Setuju
1
Dari data jawaban responden kemudian ditabulasikan dalam table tunggal setiap jawaban diberi skor, dihitung jumlah frekuensinya kemudian skor dianalisis dengan rumus. Dalam analisis data ini juga menggunakan perhitungan : 1. Frekuensi / proporsi Dalam analisi data ini menggunakan perhitungan frekuensi, proporsi dan modus. Ini dilakukan untuk mengetahui atau menggambarkan berapa kali suatu gejala atau kejadian atau kategori tertentu muncul/ada. Sedangkan proporsi dapat dihutung dengan rumus
46
2. Rata-rata (Mean) Dalam penelitian ini, rata-rata dihitung untuk melihat ukuran keseluruhan dari perbagian / divisi responden, dengan demikian rata-rata merupakan taksiran dari keseluruhan nilai observasi yang bervariasi. Rata-rata dapat dihitung dengan rumus :
fx n
3. Untuk menentukan letak skor responden yang diperoleh, maka dapat digunakan rumus Quartil dalam Likert Summating Rating (LSR).69 Batas Bawah (B) = jumlah responden x skor terendah (1) x jumlah pertanyaan Batas Atas (A) = jumlah responden x skor tertinggi (5) x jumlah pertanyaan Range (A-B) atau n = (A-B) Quartil 1 (Q1) B +
n 4
Quartil 2 (Q2) B +
n 2
Quartil3 (Q3) B +
n.3 4
Apabila total skor dari data lapangan (responden) berada antara:
69
B s/d Q1
: maka sikap sangat negatif
>Q1 s/d
: maka sikap negatif
>Q2 s/d
: maka sikap positif
>Q3
: maka sikap sangat positif
Azwar, 1998 ; 154
47
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN ANALISIS DATA
4.1
Gambaran Umum Pemerintah Povinsi DKI Jakarta
4.1.1
Profil Pemerintah Provinsi DKI Jakarta Efektivitas penyelenggaraan pemerintahan daerah adalah kemampuan
pemerintah daerah dalam menjalankan fungsi utamanya, yaitu menjamin ketentraman dan ketertiban menyelenggarakan pelayanan masyarakat DKI Jakarta, mendorong pemberdayaan masyarakat. Problema dalam mengoptimalkan efektivitas pemerintahan Provinsi DKI Jakarta adalah akseptabilitas atau kepercayaan rakyat terhadap pemerintah yang cenderung merosot setelah reformasi. Lemahnya legitimasi pemerintahan menyebabkan kurang efektifnya pemerintah daerah sebagai institusi pengatur yang absah. Dalam pengelolaan pemerintahan tantangan utama mengambil bentuk sebagai berikut : 1. Gangguan keamanan, ketentraman dan ketertiban masyarakat DKI Jakarta. 2. Penegakan peraturan perundangan yang belum optimal. 3. Pelayanan masyarakat yang belum optimal. 4. Profesionalisme aparatur dan penanganan KKN. Bertolak dari realitas yang ada dan kompleksnya masalah yang dihadapi Jakarta masa kini, perlu dilakukan perubahan cara pemecahan masalah yang lebih pada pendekatan partisipatif dan manusiawi dalam rangka good governance yang dirumuskan dalam visi baru Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
48
4.1.2
Visi dan Misi Pemprov DKI Jakarta
4.1.2.1 Visi Dalam menghadapi tantangan Jakarta di masa depan, apabila direnungkan lebih dalam, maka rumusan Visi Pembangunan Jakarta adalah sebagai berikut : “ Terwujudnya Jakarta sebagai Ibukota Negara Republik Indonesia yang manusiawi, efisien, dan berdaya saing global, dihuni oleh masyarakat yang partisipatif, berakhlak, yang sejahtera dan berbudaya, dalam lingkungan kehidupan yang aman dan berkelanjutan “. 4.1.2.2 Misi Untuk merealisasikan Visi tersebut, dijabarkan dalam bentuk Misi sebagai berikut : Pemerintahan yang baik adalah pemerintahan yang digerakkan oleh misi. Pemerintahan tersebut tidak saja menjadi partisipasif dan efisien, tetapi juga lebih efektif, inovatif dan manusiawi. Karena itu, guna merealisaikan visi pembangunan Jakarta, disusunlah 5 (lima) misi untuk membangun Jakarta yang meliputi : 1. Mewujudkan pembangunan Jakarta yang adil, ramah lingkungan, dan berbasis peran serta masyarakat. 2. Meningkatkan pembangunan sarana dan prasarana kota Jakarta yang efisien, efektif, kompetitif dan terjangkau. 3. Meningkatkan kualitas kehidupan dan kerukunan warga Kota Jakarta. 4. Meningkatkan keamanan, ketentraman, dan ketertiban kota. 5. Melaksanakan pengelolaan pemerintah Kota Jakarta yang baik.
49
4.1.3 Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta Berdasarkan Peraturan Daerah No.3 Tahun 2001, seluruh unit yang ada di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta mengalami perubahan. Tidak terkecuali Biro Humas yang berganti nama menjadi Biro Humas dan Protokol. Biro Humas dan Protokol merupakan penggabungan 2 unit kerja yang ada sebelumnya yang diatur dalam Perda No. 10 Tahun 1992, yaitu Biro Humas dan sebagian tugas dan fungsi dari Biro Administrasi Pimpinan dan Protokol ( APP ). Sebagian lain dari tugas dan fungsi Biro APP dilebur kedalam Biro Umum. Dengan adanya Perda No. 3 Tahun 2001 ini juga mempengaruhi jumlah unit – unit yang ada dilingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Dengan adanya penggabungan Biro Humas dan sebagian Tupoksi dari Biro APP ini maka struktur Biro Humas dan Protokol juga membesar, dari 3 (tiga) bagian menjadi 5 bagian, yaitu Bagian Non Media Massa, Bagian Tata Acara, dan Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas, dengan jumlah karyawan sebanyak 170 orang. Sedangkan Sub Bagian yang sebelumnya berjumlah 8 Sub Bagian menjadi 17 Sub Bagian. Untuk Biro Humas dan Protokol ini, berdasarkan surat Keputusan Gubernur No. 2264/2001, Tanggal 19 September 2001, Drs. Muhayat tetap menjabat sebagai Kepala Biro. 4.1.4
Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta mempunyai tugas serta
peranan yang penting dan tahapans dalam rangka penyampaian informasi pemerintah, pembangunan, dan kemasyarakatan, sekaligus dalam menumbuhkan
50
pengertian dan keyakinan kepada masyarakat agar mendukung program pembangunan yang telah, sedang maupun yang akan dilaksanakan. Selain itu melalui penyampaian informasi yang akan komprehensif dan persuasive diharapkan akan semakin tumbuh dan berkembangnya citra positif Pemerintah DKI Jakarta. 4.1.4.1 Tugas Pokok Biro Humas dan Protokol Sebagaimana yang tertuang dalam Peraturan Daerah ( Perda ) DKI Jakarta No. 3 Tahun 2001, tugas pokok Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta adalah : merumuskan kebijakan dan melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data, informasi, publikasi, pelayanan informasi dan keprotokolan. 4.1.4.2 Fungsi Biro Humas dan Protokol 1) Perumusan kebijakan di bidang Humas dan Keprotokolan. 2) Pengumpulan dan pengolahan data dan informasi mengenai pendapat, sikap, dan kegiatan masyarakat terhadap pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah. 3) Publikasi dan dokumentasi kebijakan Pemerintah Daerah. 4) Pelayanan Informasi kebijakan dan kegiatan Pemerintah Daerah. 5) Penyelenggaraan kegiatan upacara, resepsi dan pelayanan tamu. 6) Penyiapan kelengkapan dokumen perjalanan dinas pimpinan dan staf pemerintahan daerah. 1.4.5 Visi dan Misi Biro Humas dan Protokol Pemprov DKI Jakarta 1.4.5.1 Visi Biro Humas dan Protokol Terwujudnya citra pemerintah Provinsi DKI Jakarta yang positif melalui peningkatan pelayanan komunikasi dan informasi serta keprotokolan secara cepat, tepat, dan akurat.
51
4.1.5.2 Misi Biro Humas dan Protokol 1) Meningkatkan pelayanan informasi secara tepat, cepat, akurat dan actual. 2) Meningkatkan kualitas pelayanan keprotokolan. 3) Meningkatkan kemitraan dengan media massa dalam rangka sosialisasi dan publikasi kebijakan atau program Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. 4) Meningkatkan sinkronisasi dan koordinasi dalam pelaksanaan tugas – tugas kehumasan dan keprotokolan. 5) Meningkatkan interaksi positif antara Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dengan public. 6) Meningkatkan dan menjaga reputasi pimpinan dalam penyelenggaraan acara di lingkungan Pemprov DKI Jakarta. 7) Mewujudkan “ Sense of PR “ dan “ Sense of Common Protocol “. 4.1.5 Tujuan Humas Pemprov DKI Jakarta Adapun tujuan dari Humas Pemprov DKI Jakarta adalah sebagai berikut : 1) Memasyarakatkan
atau
mensosialisasikan
kebijakan
dan
program
pembangunan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta kepada seluruh lapisan masyarakat. 2) Meningkatkan pelayanan informasi kepada masyarakat baik secara kuantitatif maupun kualitatif. 3) Menciptakan komunikasi timbal balik yang harmonis antara Pemprov DKI Jakarta dengan warga Jakarta. 4) Mewujudkan kesamaan visi dan persepsi warga Jakarta terhadap kebijakan dan program pembangunan Pemprov DKI Jakarta, sehingga setiap kebijakan dan program pembangunan yang dilaksanakan oleh Pemprov DKI Jakarta
52
didukung oleh seluruh masyarakat dan pada gilirannya masyarakat dapat berperan aktif dalam pelaksanaan program dan kebijakan tersebut. 5) Menampung aspirasi yang berkembang di tengah masyarakat, sebagai bahan masukan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dalam menyusun dan menetapkan kebijakan atau program pembangunan sehingga manfaatnya dapat dirasakan seluruh lapisan masyarakat. 6) Mewujudkan opini positif terhadap citra dan wibawa Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. 7) Meningkatkan kelancaran tugas – tugas keprotokolan antara lain dalam penyelenggaraan resepsi, pelayanan tamu, audiens, dan masyarakat dengan pimpinan serta perjalanan dinas pimpinan atau pejabat Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. 8) Memberikan pelayanan sebaik – baiknya kepada pimpinan daerah terutama bidang keprotokolan. 9) Menjaga prestise ( kewibawaan ) pimpinan daerah. 4.1.6
Sasaran Humas Pemprov DKI Jakarta
1) Terpenuhinya kebutuhan informasi ditengah masyarakat maupun dikalangan aparatur tentang berbagai kebijakan, program dan kegiatan Pemprov DKI Jakarta. 2) Termotivasinya masyarakat untuk mendukung dan berperan serta aktif dalam pelaksanaan kebijakan dan program Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. 3) Terjalinnya komunikasi timbal balik antara Pemerintah Daerah dengan masyarakat sehingga dapat terwujud hubungan sinergis dalam menghadapi berbagai masalah perkotaan.
53
4) Terjalinnya hubungan timbal balik yang harmonis dengan insan pers dan pengelola media massa. 5) Terlaksananya peningkatan kualitas penyelenggaraan keprotokolan, resepsi, acara pimpinan, pelayanan tamu serta administrasi perjalanan dinas. 6) Tersedianya dokumentasi tentang data dan informasi hasil kegiatan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. 4.1.7
Bagian dan Sub Bagian di Biro Humas dan Protokol Biro Humas dan Protokol mempunyai tugas merumuskan kebijakan dan
melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data informasi, publikasi, pelayanan informasi, serta pelayanan keprotokolan. Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol terdiri dari : i.
Bagian Data dan Informasi
ii.
Bagian Media Massa
iii.
Bagian Non Media Massa
iv.
Bagian Tata Acara
v.
Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas Tiap bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya bertanggung jawab kepada Kepala Biro Hubungan Masyarakat dan Protokol. Penelitian kegiatan hanya dibatasi pada kegiatan Biro Humas saja. 1.
Bagian Data dan Informasi Bagian Data dan Informasi mempunyai tugas melaksanakan pengumpulan
data dan pengolahan informasi, monitoring dan menganalisa pelaksanaan
54
kebijakan Pemerintah Daerah, melakukan peliputan dan pendokumentasian serta mengelola kepustakaan data dan informasi daerah . Untuk menyelenggarakan tugas tersebut bagian ini mempunyai fungsi : a) Pengumpulan Data dan Informasi. b) Pemantauan ( monitoring ) dan penganalisaan kebijakan. c) Pengelolaan Kepustakaan dan Data Informasi Daerah. d) Peliputan dan Pendokumentasian kegiatan Pemerintah Daerah. Bagian Data dan Informasi terdiri dari empat Sub Bagian, tiap Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Data dan Informasi. A. Sub Bagian Pengumpulan Data dan Informasi 1. Pengolahan Data dan Informasi Kebijakan : 2. Melakukan pengumpulan data dan informasi kebijakan, program dan kegiatan Pemerintah Daerah secara langsung dari instansi atau lembaga terkait maupun melalui media. 3. Pengumpulan Data dan Informasi : 4. Pengumpulan data dan informasi mengenai pendapat, opini, sikap, dan kegiatan masyarakat terhadap pelaksanaan kebijakan Pemerintah Daerah. 5. Pengolahan dan Penyajian Data dan Informasi : 6. Melakukan pengumpulan, penyaringan dan pengolahan data dari berbagai sumber informasi didalam dan diluar lingkungan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta untuk keperluan Bank Data, informasi pimpinan, pendukung publikasi pers dan penerbitan belaka, serta pendukung bahan pembuatan teks pidato.
55
B. Sub Bagian Analisa dan Monitoring Kebijakan mempunyai tugas 1. Memonitoring pelaksanaan kebijakan Pemerintah Daerah : 2. Melaksanakan monitoring secara langsung ke lapangan tentang aplikasi dan berbagai kebijaksanaan pembangunan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta. Hasil monitoring kemudian dilaporkan kepada Gubernur DKI Jakarta dan Pejabat lainnya di lingkungan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta sebagai bahan masukan dan pertimbangan untuk mengambil keputusan mendatang juga untuk monitoring permasalahan yang berlarut – larut dan tidak pernah selesai untuk mengklarifikasi sehingga kemudian dilaporkan kepada gubernur atau unit terkait. 3. Melaksanakan analisa terhadap informasi dan berita media massa : 4. Melakukan penyaringan dan penyusunan synopsis terhadap berita atau surat pembaca surat kabar yang memuat pelaksanaan kebijakan Pemerintah DKI Jakarta yang mengandung permasalahan untuk kemudian dikonfirmasi kepada unit terkait sebagai bahan pertimbangan pemecahan masalah. 5. Merupakan bahan tangggapan berita 6. Setelah melakukan analisa melalui synopsis kepada unit terkait kemudian menyiapkan bahan klarifikasi atau tanggapan dari unit terkait mengenai permasalahan yang berada di Surat Kabar, baik berita maupun surat pembaca. C. Sub Bagian Kepustakaan dan Informasi Daerah mempunyai tugas : 1. Mengelola Kepustakaan Data dan Informasi 2. Mengelola berita kliping harian
56
3. Mengelola tentang berita, artikel, tulisan atau opini yang berkaitan dengan DKI Jakarta. Di distribusikan kepada Gubernur, Para Wagub, Sekwilda, Asisten, Kepala Bappeda, dan beberapa Kepala Unit. 4. Mengelola berita kliping, berita khusus, dan informasi tercetak : 5. Dibuat untuk mendokumentasikan berita – berita yang khusus seperti kliping khusus dan kliping kegiaan gubernur. Hasilnya kemudian didistribusikan kepada : Gubernur, Para Wagub, dan Sekdaprop. D. Sub Bagian Peliputan dan Dokumentasi mempunyai tugas : 1. Menyiapkan rencana peliputan aplikasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah untuk bahan penyuluhan dan Dokumentasi. 2. Melaksanakan peliputan aplikasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah untuk bahan penyuluhan dan dokumentasi. 3. Mengelola dokumentasi hasil peliputan. 2.
Bagian Media Massa Bagian Media Massa mempunyai tugas menyelenggarakan hubungan
dengan media massa dalam rangka penyebarluasan informasi dan solusi kebijakan pemerintah daerah dibidang pelayanan dan pemberdayaan masyarakat serta pembangunan. Untuk meyelenggarakan tugas tersebut, Bagian Media Massa mempunyai fungsi : a) Penyiapan materi untuk media massa. b) Penyelengaraan kerjasama dengan media massa. c) Penyebarluasan informasi dan sosialisasi kebijakan pemerintah daerah. Bagian Media Massa terdiri dari 3 ( tiga ) Sub Bagian dengan uraian tugas sebagai berikut :
57
A. Sub Bagian Penyiapan Materi 1. Menyusun dan menyiapkan tanggapan dan atau klarifikasi berita. 2. Menyiapkan dan meyusun materi wawancara. 3. Menyiapkan bahan sambutan yang berkaitan dengan pers dan kehumasan. 4. Menyiapkan materi artikel, advertorial, dan rubrik husus. B. Sub Bagian Kerjasama Media Massa 1. Menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan tatap muka pimpinan pemerintah daerah dan pengelola media massa. 2. Melaksanakan kerjasama dengan pengelola media massa. 3. Menyiapkan rencana dan melaksanakan kerjasama dengan media massa dalam menyebarluaskan informasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah. C. Sub Bagian Publikasi 1. Menyiapkan rencana, memfasilitasi dan melaksanakan jumpa pers dan publikasi media massa. 2. Mempersiapkan dan menyusun bahan informasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah melalui media massa. 3. Melaksanakan kegiatan publikasi Pemerintah Daerah sebagai bahan pemberitaan di media massa dalam siaran pers dan audio visual. 3.
Bagian Non Media Massa Bagian Non Media Massa mempunyai tugas menyelenggarakan hubungan
langsung dengan masyarakat luas dalam rangka pelayanan informasi dan sosialisasi tentang kebijakan Pemerintah Daerah di bidang pelayanan dan
58
pemberdayaan masyarakat, serta pembangunan. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Bagian Non Media Massa mempunyai fungsi : a) Pengelolaan media cetak dan elektronik internal. b) Pengolahan dan pelayanan informasi serta sosialisasi kebijakan melalui media cetak dan media elektronik internal. c) Penyiapan materi dan sosialisasi tentang kebijakan dan program Pemerintah Daerah dengan menggunakan mobil penerangan. d) Perencanaan dan pelaksanaan penyebarluasan informasi melalui kegiatan tatap muka dengan penerangan langsung. e) Peningkatan kualitas petugas kehumasan. Bagian Non Media Massa terdiri dari 3 ( tiga ) Sub Bagian, dengan uraian tugas sebagai berikut : A. Sub Bagian Tercetak 1. Melaksanakan pengelolaan dan distribusi penerbitan internal : a. Menyelenggarakan
rapat
persiapan
maupun
rapat
koordinasi
penerbitan media cetak internal. b. Melaksanakan pendistribusian media cetak / penerbitan internal. c. Mengolah dan menyusun materi informasi baik tentang kebijakan, program maupun Pemerintah Daerah sebagai bahan sosialisasi melalui media internal. 2. Menyiapkan dan menyusun materi informasi serta sosialisasi kebijakan, program, kegiatan Pemerintah Daerah sebagai bahan penerbitan internal : a. Melaksanakan perencanaan atau merancang ( jadwal, materi, dan sebagainya ) penerbitan internal.
59
b. Melaksanakan pengumpulan materi berupa data / bahan / informasi kebijakan, program maupun Pemerintah Daerah untuk disosialisasikan melalui penerbitan internal. c. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap penerbitan internal. 3. Melaksanakan penyebarluasan informasi melalui penerbitan internal : a. Memberikan arahan dan mengkoordinasikan tugas – tugas keredaksian penerbitan berkala internal. b. Menyusun atau membuat laporan Sub Bagian. B. Sub Bagian Media Mayantara 1. Melaksanakan pengelolaan media mayantara dan elektronik internal : a. Melakukan kerjasama dengan Kantor Pengelola Teknologi Informasi ( KPPI ) dan Klub Sejuta Information Technologie ( KSIT ) dalam pengelolaan dan operasional Media On Line BeritaJakarta.com. b. Melakukan kerjasama dengan Biro Umum ( Sound System ) dalam pengelolaan dan pelaksanaan elektronik internal . 2. Menyiapkan dan menyusun bahan informasi serta sosialisasi kebijakan, program, kegiatan Pemerintah Daerah melalui media Mayantara dan elektronik internal : a. Menyiapkan bahan informasi dalam upaya peningkatan pelayanan informasi
baik
secara
langsung
kepada
masyarakat
melalui
BeritaJakarta.com (baik bersifat berita maupun kegiatan Pimpinan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta), dan elektronik internal di lingkungan Balai Kota.
60
b. Menyiapkan bahan untuk counter berita atas pemberitaan media massa yang mungkin salah interpretasi dan persepsi. c. Melaksanakan
penyajian
data
atau
informasi
yang
dianggap
dibutuhkan masyarakat. d. Melakukan koordinasi dengan unit – unit di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, untuk secara dialog interaktif melalui media On line. e. Melakukan monitoring atau pemantauan terhadap aspirasi masyarakat yang disampaikan melalui media On line. f. Melakukan koordinasi dengan Bagian Data dan Informasi yang perlu di sosialisasikan. 3. Melaksanakan penyebarluasan informasi kebijakan, program kegiatan pemerintah daerah melalui media elektronik internal dan media luar ruang. a. Menyiapkan bahan informasi tentang berbagai program dan kebijakan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta melalui Videotron yang ada di wilayah DKI Jakarta. b. Menyiapkan bahan informasi tentang berbagai program dan kebijakan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, melalui slide bioskop yang ada di wilayah DKI Jakarta. c. Melakukan koordinasi dengan unit – unit di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, terhadap berbagai program yang akan di sosialisasikan baik melalui videotron maupun slide bioskop. 4. Meningkatkan kualitas petugas teknis di bidang kehumasan :
61
a. Melakukan koordinasi dan kerjasama dengan kantor Pendidikan dan Pelatihan Provinsi DKI Jakarta, dalam upaya melakukan peningkatan sumber daya manusia di bidang teknis kehumasan bagi lingkungan internal Biro Humas dan Protokol. b. Melakukan kerjasama dengan lembaga – lembaga yang bergerak di bidang kehumasan dalam upaya peningkatan SDM. C. Sub Bagian Tatap Muka dan Penerangan Langsung 1. Merencanakan, mengkoordinasikan, memfasilitasi, serta melaksanakan tatap muka pimpinan dengan public : a. Membuat perencanaan dan melaksanakan tatap muka pimpinan dengan public. b. Menyiapkan materi yang akan disampaikan oleh pimpinan kepada public. c. Mengadakan rapat koordinasi dengan unsur terkait guna pelaksanaan tatap muka pimpinan dengan public. d. Memfasilitasi kegiatan tatap muka pimpinan dengan public yang akan dilaksanakan oleh pihak lain. e. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan tatap muka pimpinan dengan publik. 2. Menyiapkan dan melaksanakan penyebarluasan informasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah dengan menggunakan mobil penerangan : a. Membuat penerangan.
perencanaan
dan
melaksanakan
operasional
mobil
62
b. Menyiapkan materi infromasi yang akan disampaikan dan menyiapkan petugas pelaksana. c. Membuat laporan dan evaluasi pelaksanaan di lapangan. 3. Menyiapkan dan melaksanakan penyebarluasan informasi kebijakan dan program Pemerintah Daerah melalui pameran, kesenian tradisional, dan pertunjukan rakyat. a. Membuat perencanaan dan melaksanakan kegiatan pameran. b. Membuat perencanaan dan melaksanakan kegiatan sosialisasi melalui media kesenian tradisional dan pertunjukan rakyat. c. Mengumpulkan dan menyusun materi untuk kegiatan sosialisasi melalui media kesenian tradisional dan pertunjukan rakyat. d. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pameran dan sosialisasi melalui media kesenian tradisional dan pertunjukan rakyat. 4.
Bagian Tata Acara Bagian Tata Acara mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan,
mengendalikan, menganalisa, dan mengevaluasi acara pemerintah daerah. Bagian Tata Acara mempunyai fungsi : a) Penjadwalan acara, penyiapan dan pendistribusian undangan serta penyiapan fasilitas kerja Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. b) Penganalisaan dan evaluasi acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. c) Pelaksanaan dan pengendalian acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah.
63
d) Penyelenggaraan dan pengaturan urusan resepsi, kebutuhan fasilitas, acara, dan cinderamata Pemerintah Daerah. Bagian Tata Acara terdiri dari empat Sub Bagian : A. Sub Bagian Penjadwalan mempunyai tugas : 1. Menerima permohonan audiensi dan undangan yang disampaikan kepada Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. 2. Menyusun rancangan acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. 3. Menyiapkan dan mendistribusikan undangan kegiatan atau acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. 4. Menyiapkan bahan acara atau kegiatan, kelengkapan serta fasilitas kerja Gubernur, Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah. B. Sub Bagian Analisa dan Evaluasi Acara mempunyai tugas : 1. Menginventarisasi data dan informasi pelaksanaan acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah. 2. Menelaah usulan penyelenggaraan acara pimpinan daerah dari unit-unit kerja di pemerintah daerah maupun instansi atau lembaga di luar Pemerintah Daerah. 3. Menganalisa jenis-jenis acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah
yang di
usulkan
untuk
dapat
di
koordinasikan
dalam
pelaksanaannya. 4. Menganalisa dan mengevaluasi permasalahan di bidang keprotokolan. 5. Meningkatkan kualitas petugas teknis di bidang keprotokolan.
64
C. Sub Bagian Pelaksana dan Pengendalian Acara mempunyai tugas: 1.
Mengatur
dan
melaksanakan
kegiatan
keprotokolan,
acara-acara
Pemerintah Daerah dan peringatan hari-hari Nasional di daerah. 2.
Mengatur persiapan penyelenggaraan acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah.
3.
Melaksanakan tugas penghubung dalam kaitannya dengan kelancaran acara-acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah.
4.
Menyelenggarakan acara Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah yang bersifat khusus.
5.
Menyiapkan dan mengatur penugasan ajudan dan pengemudi Gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah.
D. Sub Bagian Sarana Acara 1.
Menyiapkan sarana Pemerintah Daerah.
2.
Menyiapkan dan mengatur kebutuhan sarana kelengkapan acara gubernur, Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah serta cinderamata Pemerintah Daerah.
3.
Menyiapkan dan mengatur penggunaan ruang atau tempat acara Pemerintah Daerah di lingkungan Balaikota DKI Jakarta.
5.
Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas mempunyai tugas mengatur
pelayanan tamu Pemerintah Daerah, menyelenggarakan administrasi perjalanan dinas Pemerintah Daerah serta mengurus ke tatausahaan. Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas mempunyai fungsi : a) Pengaturan dan penyelenggaraan pelayanan tamu Pemerintah Daerah.
65
b) Penyiapan fasilitas tamu Pemerintah Daerah. c) Pengurusan administrasi perjalanan dinas pimpinan, pejabat dan pegawai Pemerintah Daerah. d) Pelaksanaan urusan tata usaha biro. Bagian Pelayanan Tamu dan Perjalanan Dinas memiliki Sub Bagian yang terdiri dari: A. Sub bagian Pelayanan tamu 1.
Menyiapkan kunjungan tamu yang telah mendapatkan persetujuan dari Gubernur, Wakil Gubernur dan sekretaris daerah.
2.
Menyusun jadwal kunjungan dalam maupun luar negeri.
3.
Menyiapkan fasilitas tamu meliputi penterjemah, pengawalan, kunjungan wisata, akomodasi, transportasi dan fasilitas lainnya sesuai dengan arah pimpinan.
B. Sub Bagian Perjalanan Dinas 1.
Menerima dan menelaah usulan perjalanan dinas dalam negeri, baik kunjungan kerja, studi banding, pendidikan maupun duta wisata dan promosi serta pemberi masukan pada pimpinan.
2.
Menyiapkan agenda rapat tim penyaring perjalanan dinas.
3.
Menyiapkan dan menyelesaikan administrasi serta dokumen perjalanan dinas bagi pimpinan, pejabat dan pegawai pemerintah daerah.
4.
Mengadakan korespondensi dan komunikasi dengan kota tujuan perjalanan dinas Gubernur,Wakil Gubernur dan Sekretaris Daerah.
C. Sub Bagian Tata Usaha 1.
Melaksanakan kegiatan ketatausahaan, surat menyurat dan kearsipan.
66
2.
Menyelenggarakan urusan kepegawaian.
3.
Mengelola keuangan, termasuk fasilitas pimpinan daerah.
4.
Mengurus tugas – tugas kerumah tanggaan.
5.
Melaksanakan penatausahaan perlengkapan dan perawatan.
6.
Menyiapkan program kerja dan laporan biro.70
4.2 Hasil Penelitian Peneliti menyebar kuesioner kepada responden, dengan sampel penelitian sebanyak 98 resonden. Untuk melengkapi dan memperkuat analisis penelitian, peneliti
akan
menjabarkan
identitas
responden.
Identitas
responden
mengemukakan mengenai latar belakang responden yang meliputi 6 karakteristik yaitu Usia, Jenis Kelamin, Lama Bekerja, Divisi/Bagian, Posisi, dan Pendidikan Terakhir. Secara rinci dapat dilihat dari tabel berikut ini: 4.2.1
Identitas Responden Tabel 4.1 Jenis kelamin No
Jenis kelamin
(F)
(%)
1
Laki-laki
57
58,5
2
Perempuan
41
41,5
Total
98
100
Sumber : Kuesioner I, no 1
Berdasarkan tabel 4.1 diatas, dapat diketahui sebanyak 57 orang (58,5%) responden yang berjenis kelamin laki-laki dan 41 orang (41,5%) responden yang berjenis kealmin perempuan. Hal ini dikarenakan jumlah responden laki-laki lebih banyak daripada responden perempuan.
70
SK Gubernur No.70 th 2002 tentang Struktur Organisasi dan Perangkat Kerja Setda Provinsi DKI Jakarta
67
Tabel 4.2 Usia No
Usia
(F)
(%)
1
> 40 Tahun
47
49
2
31-40 Tahun
39
37.8
3
20-30 Tahun
12
13,2
Total
98
100
Sunber : Kuesioner I, no 2
Berdasarkan tebel 4.2 di atas, dapat diketahui bahwa usia responden yang paling banyak adalah > 40 tahun, yaitu sebanyak 47 orang (49%) dan berusia 3140 tahun sebanyak 39 orang (37,8%). Hal ini dikarenakan pada usia tersebut masih dalam usia produktif untuk bekerja. Sedangkan sisanya 12 orang (13,2%) berisia 20-30 tahun. Tabel 4.3 No
Tingkat Pendidikan
(F)
1
S2
2
S1
3
D1/D2/D3
4
SMU/Setara
0
-
Total
98
100
3 84 11
(%) 3,1 85,7 11,2
Sumber : Kuesioner I, no 3
Berdasarkan tabel 4.3 diatas, dapat diketahui bahwa tingka pendidikan terakhir responden yang paling banyak adalah S2 yaitu sebanyak 3 orang (3,1%), kemudian S1 yaitu sebanyak 48 orang (85,7%) dan semudian Diploma sebanyak 11 orang (11,2%).
68
Tabel 4.4 No
Golongan
(F)
(%)
1
Utama
56
57,1
2
Madya
42
42,9
3
Staf
0
-
Total
98
100
Sumber : Kuesioner I, no 4
Berdasarkan tabel 4.4 diatas, bahwa golongan responden mayoritas adalah Utama yaitu sebanyak 56 orang (57,1%), berikutnya Madya sebanyak 42 orang (42,9%). Hal ini dikarenakan dalam pengambilan sampel, responden yang dipilih adalah karyawan tetap dan sudah memiliki jabatan tetap, sehingga lebih banyak pada golongan utama. 4.2 Peran Humas Pemprov DKI Jakarta dalam Membentuk Reputasi Organisasi Tabel 4.5 No
Humas melakukan analisis SWOT yang
(F)
(%)
muncul di internal organisasi 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
27
27,6
3
Ragu -Ragu
29
29,6
4
Setuju
37
37,8
5
Sangat Setuju
5 98
5,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 1
Berdasarkan tabel 4.5, dapat diketahui bahwa sebanyak 27 orang (29%) menyatakan pegawai tidak setuju bahwa humas melakukan analisis SWOT yang
69
muncul di dalam internal organisasi, selanjutnya 29 orang (31,2%) menyatakan ragu-ragu, 37 orang (37,8%) menyatakan setuju bahwa humas melakukan analisis SWOT di dalam nternal organisasi, kemudian 5 orang (5,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini berarti humas membentuk reputasi internal organisasi dengan melakukan perannya sebagai fasilitator komunikasi. Hal ini dapat dibuktikan dari hasil jawaban responden yang menjawab setuju sebanyak 37 orang atau 37,8%. Tabel 4.6 No
Humas berperan dalam mengidentifikasi issue
(F)
(%)
negetif (masalah) yang muncul di dalam internal organisasi 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
16
16,3
3
Ragu -Ragu
32
32,7
4
Setuju
46
46,9
5
Sangat Setuju
4 98
4,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 2
Berdasarkan tebel 4.6, bahwa 16 orang (16,3%) pegawai menyatakan tidak setuju akan peran humas dalam mengidentifikasi issue negatif (masalah) yang muncul di dalam internal organisasi, selanjutnya 32 orang (32,7%) menyatakan ragu-ragu, 46 orang (46,9%) pegawai menyatakan setuju dan 4 orang (4,1%) menyatakan sangat tidak setuju. Hal ini berarti humas menjalankan perannya dalam membentuk reputasi sebagai fasilitator komunikasi dalam hal mengidentifikasi issue negatif (masalah) yang muncul di organisasi.
70
Tabel 4.7 No
Humas mencari fakta/data/informasi untuk
(F)
(%)
mengidentifikasi issue negatif (masalah) yang muncul dalam internal organisasi 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
12
12,2
3
Ragu –Ragu
32
32,7
4
Setuju
47
48,0
5
Sangat Setuju
7 98
7,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, No 3
Berdasarkan tabel 4.7 di atas, 12 orang (12,9%) pegawai menyatakan tidak setuju, 32 orang (32,7%) menyatakan ragu-ragu, selanjutnya 47 orang (48%) menyatakan
setuju
bahwa
humas
mencari
fakta/data/informasi
untuk
mengidentifikasi issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi dan 7 orang (7,1%) menyatakan sangat setuju akan peran humas tersebut. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa humas membentuk reputasi organisasi dengan mencari fakta/data/informasi untuk mengidentifikasi issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi, atau dapat dikatakan bahwa humas berperan sebagai fasilitator pemecah masalah.
71
Tabel 4.8 No
Humas memberi informasi pada pegawai
(F)
(%)
tentang issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi 1
Sangat Tidak Setuju
1
1,0
2
Tidak Setuju
23
23,5
3
Ragu -Ragu
37
37,8
4
Setuju
33
33,7
5
Sangat Setuju
4 98
4,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 4
Berdasarkan tabel 4.8 di atas, dapat di analisis bahwa 1 orang (1,%) pegawai menyatakan tidak setuju bahwa humas memberi informasi kepadaka pegawai tentang issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi. Selanjutnya 23 orang (23,5%) pegawai menyatakan tidak setuju, 37 orang (37,8%) menyatakan ragu-ragu, 33 orang (33,7%) menyatakan setuju dan 4 orang (4,1%) menyatakan sangat setuju. Dari hasil analisis diatas, didapat bahwa pegawai ragu-ragu, dengan keterangan 37 orang (37,8%). Ini berarti humas kurang menjalankan perannya sebagai fasilitator komunikasi. Ini dapat disimpulkan bahwa untuk membentuk reputasi oragnisasi dimata pegawai, humas harus menjalankan perannya dalam hal memberi informasi pada kpegawai tentang issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi.
72
Tabel 4.9 No
Humas memberi masukan untuk
(F)
(%)
menyelesaikan issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
18
18,4
3
Ragu -Ragu
39
39,8
4
Setuju
38
38,8
5
Sangat Setuju
3 98
3,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 5
Berdasarkan tabel 4.9 di atas, 18 orang (18,4%) menyatakan tidak setuju humas memberi masukan untuk menyelesaikan issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi. 39 orang (39,8%) menyatakan ragu-ragu, selanjutnya 38 orang (38,8%) menyatakan setuju dan 3 orang (3,1%) menyatakan sangat setuju akan peran humas tersebut. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa humas kurang menjalankan perannya dalam membentuk reputasi dalam hal memberi masukan untuk menyelesaikan issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi, atau kurang berperan sebagai pemecah masalah.
73
Tabel 4.10 No
Humas berperan sebagai fasilitator/perantara
(F)
(%)
komunikasi untuk menangani issue negatif yang terjadi di internal organisasi 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
17
17,3
3
Ragu –Ragu
25
25,5
4
Setuju
50
51,0
5
Sangat Setuju
6 98
6,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 6
Berdasarkan tabel 4.10 di atas, 17 orang (17,3%) menyatakan tidak setuju humas sebagai fasilitator/perantara komunikasi untuk menangani issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi, 25 orang (25,5%) menyatakan raguragu, selanjutnya 50 orang (51%) menyatakan setuju dan 6 orang (6,1%) menyatakan sangat setuju akan peran humas tersebut. Hal ini dikarenakan humas melakukan perannya dalam membentuk reputasi yaitu dengan bertindak sebagai sebagai fasilitator komunikasi untuk menangani issue di dalam internal organisasi. Tabel 4.11 No
Humas berperan sebagai pemecah masalah
(F)
(%)
untuk menangani issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi 1
Sangat Tidak Setuju
1
1,0
2
Tidak Setuju
26
26,5
3
Ragu -Ragu
42
42,9
4
Setuju
27
27,6
5
Sangat Setuju
2 98
2,0 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 7
74
Berdasarkan tabel 4.11 di atas, 1 orang (1,%) pegawai menyatakan sangat tidak setuju humas sebagai pemecah masalah untuk menangani issue negatif (masalah) di internal organisasi, 26 orang (26,5%) menyatakan tidak setuju, 42 orang (42,9%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 27 orang (27,6%) menyatakan setuju dan 2 orang (2%) menyatakan sangat setuju. Dari hasil analisis di atas dapat disimpulkan bahwa pegawai merasa raguragu yang dinyatakan oleh 42 orang (42,9%). Hal ini dikarenakan humas kurang melakukan perany adalam membentuk reputasi organisasi dimata pegawai dengan kurang berperan sebagai pemecah masalah untuk menangani issue negatif (masalah) di internal organisasi. Tabel 4.12 No
Humas berperan dalam menerangkan tentang
(F)
(%)
issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi pada pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
17
17,3
3
Ragu -Ragu
29
29,6
4
Setuju
48
49,0
5
Sangat Setuju
4 98
4,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 9
Berdasarkan tabel 4.12 di atas, 17 orang (17,3%) menyatakan tidak setuju humas menerangkan tentang issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi pada pegawai, 29 orang (29,6%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 48 orang (49%) menyatakan setuju bahwa humas berperan dalam menerangkan tentang issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi pada pegawai dan 4 orang (4,1%) menyatakan sangat setuju.
75
Dengan
demikian
humas
membentuk
reputasi
organisasi
dengan
menjalankan perannya sebagai fasilitator komunikasi kepada khalayak internal dalam hal ini pegawai Pemda DKI Jakarta. Tabel 4.13 No
Humas menyampaikan informasi sesuai
(F)
(%)
dengan kebutuhan pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
14
14,3
3
Ragu -Ragu
25
25,5
4
Setuju
54
55,1
5
Sangat Setuju
5 98
5,1 100
Total
Sumber : Kuesioner II, no 10
Berdasarkan tabel 4.13 di atas, 14 orang (14,3%) menyatakan tidak setuju, 25 orang (25,5%) karyawan menyatakan ragu-ragu, 54 orang (55,1%) menyatakan setuju humas menyampaikan informasi sesuai dengan kebutuhan pegawai dan 5 orang (5,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini dikarenakan humas melakukan perannya sebagai fasilitator komunikasi di internal organisasi, dan juga untuk membentuk reputasi organisasi dimata pegawai Pemprov DKI Jakarta.
76
Tabel 4.14 No
Humas menyampaikan informasi yang
(F)
(%)
dibutuhkan pegawai tepat waktu 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
15
15,3
3
Ragu -Ragu
24
24,5
4
Setuju
53
54,1
5
Sangat Setuju
6 98
6,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 11
Berdasarkan tabel 4.14 di atas, 15 orang (15,3%) menyatakan tidak setuju, 24 orang (25,5%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 53 orang (54,1%) menyatakan setuju humas menyampaikan informasi yang dibutuhkan pegawai tepat waktu dan 6 orang (6,1%) menyatakan sangat setuju. Ini berarti humas melakukan pembentukan reputasi organisasi dengan menjalankan perannya sebagai teknisi komunikasi dan fasilitator komunikasi dengan pegawai. Tabel 4.15 No
Humas menyampaikan sejumlah informasi
(F)
(%)
sesuai kebutuhan pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
10
10,2
3
Ragu –Ragu
26
26,5
4
Setuju
56
57,1
5
Sangat Setuju
6 98
6,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 12
77
Berdasarkan tabel 4.15 di atas, 10 orang (10,2%) menyatakan tidak setuju, 26 orang (26,5%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 56 orang (57,1%) menyatakan setuju humas menyampaikan sejumlah informasi sesuai kebutuhan pegawai dan 6 orang (6,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini dikarenakan humas melakukan perannya sebagai teknisi komunikasi dan fasilitator komunikasi untuk dapat membentuk reputasi organisasi dimata stakehordes internal (pegawai). Tabel 4.16 No
Humas menyampaikan jenis informasi sesuai
(F)
(%)
dengan kebutuhan pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
12
12,2
3
Ragu –Ragu
23
23,5
4
Setuju
57
58,2
5
Sangat Setuju
6 98
6,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 13
Berdasarkan tabel 4.16 di atas, 12 orang (12,2%) menyatakan tidak setuju, 23 orang (23,5%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 57 orang (58,2%) menyatakan setuju bahwa humas menyampaikan jenis informasi sesuai dengan kebutuhan pegawai dan 6 orang (6,1%) menyatakan sangat setuju. Analisis di atas, dapat disimpulkan bahwa humas melakukan perannya sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi, untuk dapat membentuk reputasi organisasi. Hal ini dibuktikan dengan jawaban responden sebanyak 57 orang (58,2%) menyatakan setuju.
78
Tabel 4.17 No
Humas menyampaikan informasi berdasarkan
(F)
(%)
dari sumber-sumber penting 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
6
6,1
3
Ragu –Ragu
29
29,6
4
Setuju
50
51,0
5
Sangat Setuju
13 98
13,3 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 15
Berdasarkan tabel 4.17 di atas, 6 orang (6,1%) menyatakan tidak setuju, 29 orang (29,6%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 50 orang (51,%) menyatakan setuju humas menyampaikan informasi berdasarkan dari sumber-sumber penting dan 13 orang (13,3%) menyatakan sangat setuju. Hal ini berarti humas membentuk reputasi internal organisasi dengan berperan sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi dengan menyampaikan informasi berdasarkan dari sumber-sumber penting. Tabel 4.18 No
Humas melakukan survey reputasi internal
(F)
(%)
organisasi terhadap pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
24
24,5
3
Ragu –Ragu
37
37,8
4
Setuju
31
31,6
5
Sangat Setuju
6 98
6,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 16
79
Berdasarkan tabel 4.18 di atas, 24 orang (24,5%) menyatakan tidak setuju, 37 orang (37,8%) pegawai menyatakan ragu-ragu humas melakukan survey reputasi internal organisasi terhadap karyawan, 31 orang (31,6%) menyatakan setuju dan 6 orang (6,1%) menyatakan sangat setuju. Dengan demikian humas kurang berperan sebagai penasehat ahli (expert presciber). Oleh karena itu humas harus terus dan bekerja lebih keras lagi untuk membentuk reputasi organisasi dengan mengoptimalkan perannya sebagai penasehat ahli. Tabel 4.19 No
Humas menginformasikan kekuatan internal
(F)
(%)
organisasi pada pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
15
15,3
3
Ragu –Ragu
23
23,5
4
Setuju
55
56,1
5
Sangat Setuju
5 98
5,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 17
Berdasarkan tabel 4.19 di atas, 15 orang (15,3%) menyatakan tidak setuju, 23 orang (23,5%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 55 orang (56,1%) menyatakan setuju humas menginformasikan kekuatan internal organisasi dan 5 orang (5,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini berarti humas berperan sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi dan dengan melakukan peran secara oiptimal maka reputasi organisasi dimata pegawai akan terbentuk dan mendapatkan keprcayaan dimata internal.
80
Tabel 4.20 No
Humas menginformasikan kelemahan internal
(F)
(%)
organisasi pada pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
21
21,4
3
Ragu –Ragu
30
30,6
4
Setuju
41
41,8
5
Sangat Setuju
6 98
6,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 18
Berdasarkan tabel 4.20 di atas, 21 orang (21,4%) menyatakan tidak setuju, 30 orang (30,6%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 41 orang (41,8%) menyatakan setuju humas menginformasikan kelemahan internal organisasi dan 6 orang (6,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini berarti humas berperan sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi untuk melakukan evaluasi reputasi internal organisasi. dengan demikian humas melakukan kegiatan pembentukan reputasi dimata internal organisasi. Table 4.21 No
Humas menginformasikan peluang internal
(F)
(%)
organisasi pada pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
10
10,2
3
Ragu –Ragu
32
32,7
4
Setuju
50
51,0
5
Sangat Setuju
6 98
6,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 19
81
Berdasarkan tabel 4.21 di atas, 10 orang (10,2%) menyatakan tidak setuju, 32 orang (32,7%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 50 orang (51%) menyatakan setuju humas menginformasikan peluang internal organisasi dan 6 orang (6,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini menyatakan bahwa humas melakukan pembentukan reputasi dengan cara melakukan komunikasi internal atau sebagai melakukan perannya sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi untuk melakukan evaluasi reputasi internal organisasi. Tabel 4.22 No
Humas menginformasikan ancaman internal
(F)
(%)
organisasi pada pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
15
15,3
3
Ragu –Ragu
34
34,7
4
Setuju
44
44,9
5
Sangat Setuju
5 98
5,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 20
Berdasarkan tabel 4.22 di atas, 15 orang (15,3%) menyatakan tidak setuju, 34 orang (34,7%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 44 orang (44,9%) menyatakan setuju humas menginformasikan ancaman internal organisasi dan 5 orang (5,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini berarti humas berperan sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi internal organisasi. Dengan humas melakukan perannya yang seperti ini maka reputasi organisasi dimata pegawai akan terbentuk.
82
Tabel 4.23 No
Humas menyosialisasikan kebijakan/peraturan
(F)
(%)
baru organisasi pada pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
1
1,0
2
Tidak Setuju
15
15,3
3
Ragu –Ragu
10
10,2
4
Setuju
51
52,0
5
Sangat Setuju
21 98
21,4 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 23
Berdasarkan tabel 4.23 di atas, 1 orang (1%) menyatakan sangat tidak setuju, 15 orang (15,3%) menyatakan tidak setuju, 10 orang (10,2%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 51 orang (52%) menyatakan setuju humas menyosialisasikan kebijakan/peraturan baru organisasi dan 21 orang (21,4%) menyatakan sangat setuju. Ini artinya humas berperan sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi, dengan demikian humas juga melakukan perannya dalam membentuk reputasi organisasi. Tabel 4.24 No
Humas membuat kegiatan-kegiatan untuk
(F)
(%)
menjalin keakraban antara pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
1
1,0
2
Tidak Setuju
18
18,4
3
Ragu –Ragu
26
26,5
4
Setuju
45
45,9
5
Sangat Setuju
8 98
8,2 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 24
83
Berdasarkan tabel 4.24 di atas, 1 orang (1,%) menyatakan sangat tidak setuju, 18 orang (18,4%) menyatakan tidak setuju, 26 orang (26,5%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 45 orang (45,9%) menyatakan setuju humas membuat kegiatan-kegiatan untuk menjalin keakraban antara pegawai dan 8 orang (8,2%) menyatakan sangat setuju. Kesimpulan analisis di atas adalah humas berperan sebagai sebagai expert presciber atau pakar perumus. Dengan humas menjalankan peran ini secara optimal maka humas juga menjalankan perannya untuk membentuk reputasi organisasi dimata pegawai. Tabel 4.25 No
Humas menyosialisasikan kegiatan-kegiatan
(F)
(%)
tersebut pada pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
1
1,0
2
Tidak Setuju
18
18,4
3
Ragu –Ragu
27
27,6
4
Setuju
44
44,9
5
Sangat Setuju
8 98
8,2 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 25
Berdasarkan tabel 4.25 di atas, 1 orang (1%) menyatakan sangat tidak setuju, 18 orang (18,4%) menyatakan tidak setuju, 27 orang (27,6%) karyawan menyatakan
ragu-ragu,
44
orang
(44,9%)
menyatakan
setuju
humas
menyosialisasikan kegiatan-kegiatan untuk pegawai dan 8 orang (8,2%) menyatakan sangat setuju.
84
Hal ini berarti humas berperan sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi. Dengan demikian reputasi internal akan terbentuk bila peran ini dijalankansecara optimal dan terus menerus. Tabel 4.26 No
Humas mengembangkan program-program
(F)
(%)
internal organisasi bagi pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
19
19,4
3
Ragu –Ragu
18
18,4
4
Setuju
55
56,1
5
Sangat Setuju
6 98
6,1 100
Total Sumber : Kuesiner II, no 26
Berdasarkan tabel 4.26 di atas, 19 orang (19,4%) menyatakan tidak setuju, 18 orang (18,4%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 55 orang (56,1%) menyatakan setuju humas mengembangkan program-program internal organisasi bagi pegawai dan 6 orang (6,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini dikarenakan humas melakukan kegiatan untuk membentuk reputasi organisasi dengan menjalankan perannya sebagai expert presciber atau pakar perumus dalam hal pengembangan program-program internal organisasi.
85
Tabel 4.27 No
Humas menyosialisasikan pengembangan
(F)
(%)
program tersebut paka pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
15
15,3
3
Ragu –Ragu
20
20,4
4
Setuju
58
59,2
5
Sangat Setuju
5 93
5,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 27
Berdasarkan tabel 4.27 di atas, 15 orang (15,3%) menyatakan tidak setuju, 20 orang (20,4%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 58 orang (59,2%) menyatakan setuju humas menyosialisasikan pengembangan program dan 5 orang (5,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini dikarenakan humas berperan sebagai perantara komunikasi antara karyawan dengan manajemen. Tabel 4.28 No
Humas menjembatani komunikasi antara
(F)
(%)
pegawai dan manajemen 1
Sangat Tidak Setuju
6
6,1
2
Tidak Setuju
28
28,6
3
Ragu –Ragu
31
31,6
4
Setuju
27
27,6
5
Sangat Setuju
6 98
6,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 28
Berdasarkan tabel 4.28 di atas, 6 orang (6,1%) menyatakan sangat tidak setuju, 28 orang (28,6%) menyatakan tidak setuju, 31 orang (31,6%) pegawai menyatakan ragu-ragu humas menjembatani komunikasi antara pegawai dan
86
manajemen, 27 orang (27,6%) menyatakan setuju dan 6 orang (6,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini dikarenakan humas kurang menjalankan perannya sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi untuk menjembatani komunikasi antara pegawai dengan manajemen. Dengan demikian proses pembentukan reputasi oranisasi juga sedikit terhambat dan mengalami gangguan. Tabel 4.29 No
Humas membuat arus komunikasi internal
(F)
(%)
yang efektif 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
9
9,2
3
Ragu –Ragu
30
30,6
4
Setuju
50
51,0
5
Sangat Setuju
9 98
9,2 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 29
Berdasarkan tabel 4.29 di atas, 9 orang (9,2%) menyatakan tidak setuju, 30 orang (30,6%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 50 orang (51%) menyatakan setuju humas membuat arus komunikasi internal yang efektif dan 9 orang (9,2%) menyatakan sangat setuju. Hal ini berarti humas melakukan pembentukan reputasi dengan menjalankan perannya sebagai teknisi dan fasilitator organisasi. Dengan demikian reputasi akan terbentuk.
komunikasi di internal
87
Tabel 4.30 No
Humas mengelola jaringan komunikasi
(F)
(%)
internal organisasi 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
20
20,4
3
Ragu –Ragu
33
33,7
4
Setuju
41
41,8
5
Sangat Setuju
4 98
4,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 30
Berdasarkan tabel 4.30 di atas, 20 orang (20,4%) menyatakan tidak setuju, 33 orang (33,7%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 41 orang (41,8%) menyatakan setuju humas mengelola jaringan komunikasi internal organisasi dan 4 orang (4,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini berarti humas menjalankan perannya sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi. Dengan peran humas yang optimal seperti ini maka reputasi organisasi di khalayak internal akan terbentuk. Tabel 4.31 No
Humas membuat newsletter untuk pegawai
(F)
(%)
1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
8
8,2
3
Ragu –Ragu
10
10,2
4
Setuju
67
68,4
5
Sangat Setuju
13 98
13,3 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 32
Berdasarkan tabel 4.31 di atas, 8 orang (8,2%) menyatakan tidak setuju, 10 orang (10,2%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 67 orang (68,4%) menyatakan
88
setuju humas membuat newsletter untuk pegawai dan 13 orang (13,3%) menyatakan sangat setuju. Kesimpulan dari analisis di atas adalah humas menjalankan perannya sebagai teknisi komunikasi. Ini berarti humas melakukan proses penbentukan reputasi dengan membuat media internal (newletter) untuk karyawan. Tabel 4.32 No
Humas membuat mading/papan pengumuman
(F)
(%)
untuk pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
6
6,1
3
Ragu –Ragu
14
14,3
4
Setuju
61
62,2
5
Sangat Setuju
17 98
17,3 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 33
Berdasarkan tabel 4.32 di atas, 6 orang (6,1%) menyatakan tidak setuju, 14 orang (14,3%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 51 orang (61,2%) menyatakan setuju humas membuat mading/papan pengumuman untuk pegawai dan 17 orang (17,3%) menyatakan sangat setuju. Hal ini dikarenakan humas menjalankan perannya sebagai teknisi komunikasi di dalam internal organisasi, dengan demikian reputasi organisasi akan terbentuk dengan proses informasi yang disediakan melalui media untuk para pegawai.
89
Tabel 4.33 No
Humas mengembangkan website internal
(F)
(%)
(intranet) untuk pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
17
17,3
2
Tidak Setuju
37
37,8
3
Ragu –Ragu
20
20,4
4
Setuju
18
18,4
5
Sangat Setuju
6 98
6,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 34
Berdasarkan tabel 4.33 di atas, 17 orang (17,3%) pegawai menyatakan sangat tidak setuju, 37 orang (37,8%) menyatakan tidak setuju humas mengembangkan website internal (intranet), 20 orang (21,4%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 18 orang (18,4%) menyatakan setuju dan 6 orang (6,1%) menyatakan sangat setuju. Analisis di atas menyatakan bahwa humas tidak berperan dalam mengembangkan website internal (intranet) atau sebagai teknisi komunikasi. Hal ini berarti dapat menghambat proses pembentukan reputasi dan humas harus secara optimah dan bekerja keras untuk mengembangkan media intranet ini. Karena dengan media online ini semua informasi akan cepat sampai dan dapat di akses dengan cepat.
90
Tabel 4.34 No
Humas memperhatikan masalah-masalah yang
(F)
(%)
terkait dengan pekerjaan pegawai 1
Sangat Tidak Setuju
2
2,0
2
Tidak Setuju
20
20,4
3
Ragu –Ragu
48
49,0
4
Setuju
25
25,5
5
Sangat Setuju
3 98
3,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 36
Berdasarkan tabel 4.34 di atas, 2 orang (2,%) pegawai menyatakan sangat tidak setuju, 20 orang (20,4%) menyatakan tidak setuju, 48 orang (49%) karyawan menyatakan ragu-ragu humas memperhatikan masalah-masalah yang terkait dengan pekerjaan pegawai, 25 orang (25,5%) menyatakan setuju dan 3 orang (3,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini berarti reputasi yang ingin dibentuk belum optimal karena dalam hal ini humas kurang berperan dalam menumbuhkan rasa empati karyawan terhadap pekerjaannya atau humas kurang berperan dalam menjalankan perannya sebagai expert presciber.
91
Tabel 4.35 No
Humas menampung dan menyampaikan
(F)
(%)
kamauan pegawai kepada manajemen 1
Sangat Tidak Setuju
1
1,0
2
Tidak Setuju
19
19,4
3
Ragu –Ragu
35
35,7
4
Setuju
37
37,8
5
Sangat Setuju
6 98
6,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 38
Berdasarkan tabel 4.35 di atas,1 orang (1,%) pegawai menyatakan sangat tidak setuju, 19 orang (19,4%) menyatakan tidak setuju, 35 orang (35,7%) karyawan menyatakan ragu-ragu, 37 orang (37,8%) menyatakan setuju humas menampung dan menyampaikan kamauan pegawai kepada manajemen dan 6 orang (6,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini dikerenakan humas menjalankan perannya sebagai fasilitator komunikasi dan dengan humas menjalankan perannya yang seperti ini maka reputasi organisasi akan terbentuk. Tabel 4.36 No
Humas menanamkan rasa kepercayaan
(F)
(%)
terhadap organisasi pada karyawan 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
12
12,2
3
Ragu –Ragu
50
51,0
4
Setuju
32
32,7
5
Sangat Setuju
4 98
4,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 39
92
Berdasarkan tabel 4.36 di atas, 12 orang (12,2%) menyatakan tidak setuju, 50 orang (51%) pegawai menyatakan ragu-ragu humas menanamkan rasa kepercayaan terhadap organisasi pada pegawai, 32 orang (32,7%) menyatakan setuju dan 4 orang (4,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini berarti humas kurang berperan sebagai fasilitator komunikasidan penasehat ahli, dengan demikian dalam hal ini reputasi belum dapat terbentuk secara optinal dan humas harus terus menjalankan perannya secara optimal sehiungga reputasi yang di inginkan dapat terbentuk. Tabel 4.37 No
Humas memberi motivasi pegawai agar
(F)
(%)
pekerjaannya menjadi lebih baik 1
Sangat Tidak Setuju
0
-
2
Tidak Setuju
16
16,3
3
Ragu –Ragu
38
38,8
4
Setuju
40
40,8
5
Sangat Setuju
4 98
4,1 100
Total Sumber : Kuesioner II, no 40
Berdasarkan tabel 4.37 di atas, 16 orang (16,3%) menyatakan tidak setuju, 38 orang (38,8%) pegawai menyatakan ragu-ragu, 40 orang (40,8%) menyatakan setuju humas memberi motivasi pegawai agar pekerjaannya menjadi lebih baik dan 4 orang (4,1%) menyatakan sangat setuju. Hal ini berarti humas melakukan peran untuk membentuk reputasi dengan menjalankan berperan sebagai fasilitator komunikasi dan penasehat ahli untuk memotivasi para karyawan.
93
Tabel Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemprov DKI Jakarta Dalam Membentuk Reputasi Organisasi No 1
Pertanyaan
Tabel No
Jawaban
Humas melakukan analisis SWOT yang Tabel 4.5
Setuju atau >
42,9
muncul di internal organisasi
Ragu-Ragu
29,6
Tidak Setuju atau >
2
3
4
5
6
%
27,6
Humas berperan dalam mengidentifikasi Tabel 4.6
Setuju atau >
51
issue negatif (masalah) yang muncul di
Ragu-Ragu
32,7
dalam internal organisasi.
Tidak Setuju atau >
16,3
Humas mencari fakta/data/informasi untuk Tabel 4.7
Setuju atau >
55,1
mengidentifikasi issue negatif (masalah)
Ragu-Ragu
32,7
yang muncul di dalam internal organisasi,
Tidak Setuju atau >
12,2
Humas memberi informasi pada pegawai Tabel 4.8
Setuju atau >
37,8
tentang issue negatif (masalah) yang
Ragu-Ragu
37,8
terjadi di internal organisasi
Tidak Setuju atau >
24,5
Setuju atau >
41,9
menyelesaikan issue negatif (masalah)
Ragu-Ragu
39,8
yang terjadi di internal organisasi
Tidak Setuju atau >
18,4
Setuju atau >
57,1
Ragu-Ragu
25,5
Tidak Setuju atau >
17,3
Setuju atau >
29,6
masalah untuk menangani issue negatif
Ragu-Ragu
42,9
(masalah)
Tidak Setuju atau >
27,5
Humas
Humas
memberi
masukan
untuk Tabel 4.9
berperan
fasilitator/perantara
sebagai Tabel 4.10
komunikasi
untuk
menangani issue negatif yang terjadi di internal organisasi 7
Humas
organisasi
berperan
yang
sebagai
terjadi
di
pemecah Tabel 4.11
internal
94
8
Humas berperan dalam menerangkan Tabel 4.12
Setuju atau >
53,1
tentang issue negatif (masalah) yang
Ragu-Ragu
29,6
terjadi
Tidak Setuju atau >
17,3
Humas menyampaikan informasi sesuai Tabel 4.13
Setuju atau >
60,2
dengan kebutuhan pegawai.
Ragu-Ragu
25,5
Tidak Setuju atau >
14,3
Humas menyampaikan informasi yang di Tabel 4.14
Setuju atau >
60,2
butuhkan pegawai tepat waktu
Ragu-Ragu
24,5
Tidak Setuju atau >
15,3
Humas menyampaikan sejumlah informasi Tabel 4.15
Setuju atau >
63,2
sesuai kebutuhan pegawai.
Ragu-Ragu
26,5
Tidak Setuju atau >
10,2
Humas menyampaikan jenis informasi Tabel 4.16
Setuju atau >
64,3
sesuai dengan kebutuhan pegawai.
Ragu-Ragu
23,5
Tidak Setuju atau >
12,2
Setuju atau >
64,3
Ragu-Ragu
29,1
Tidak Setuju atau >
6,1
Humas melakukan survey reputasi internal Tabel 4.18
Setuju atau >
37,7
organisasi terhadap pegawai.
Ragu-Ragu
37,8
Tidak Setuju atau >
24,5
Setuju atau >
61,2
Ragu-Ragu
23,5
Tidak Setuju atau >
15,3
Setuju atau >
47,9
di
internal
organisasi
pada
pegawai. 9
10
11
12
13
Humas
menyampaikan
informasi Tabel 4.17
berdasarkan dari sumber-sumber penting
14
15
Humas
menginformasikan
kekuatan Tabel 4.19
internal organisasi pada pegawai.
16
Humas
menginformasikan
kelemahan Tabel 4.20
95
Ragu-Ragu
30,6
Tidak Setuju atau >
21,4
Setuju atau >
57.1
Ragu-Ragu
32,7
Tidak Setuju atau >
10,2
Setuju atau >
60
Ragu-Ragu
34,7
Tidak Setuju atau >
15,3
Setuju atau >
73,4
kebijakan/peraturan baru organisasi pada
Ragu-Ragu
10,2
pegawai.
Tidak Setuju atau >
16,3
Humas membuat kegiatan-kegiatan untuk Tabel 4.24
Setuju atau >
54,1
menjalin keakraban antara pegawai.
Ragu-Ragu
26,5
Tidak Setuju atau >
19,4
Setuju atau >
53,1
Ragu-Ragu
27,6
Tidak Setuju atau >
19,1
Setuju atau >
62,2
Ragu-Ragu
18,4
Tidak Setuju atau >
19,4
Humas menyosialisasikan pengembangan Tabel 4.27
Setuju atau >
64,3
program-program internal tersebut kepada
Ragu-Ragu
20,4
pegawai.
Tidak Setuju atau >
15,3
Humas menjembatani komunikasi antara Tabel 4.28
Setuju atau >
33,7
pegawai dan manajemen
Ragu-Ragu
31,6
Tidak Setuju atau >
34,1
internal organisasi pada pegawai.
17
Humas
menginformasikan
peluang Tabel 4.21
internal organisasi pada pegawai.
18
Humas
menginformasikan
ancaman Tabel 4.22
internal organisasi pada pegawai.
19
20
21
Humas
Humas
menyosialisasikan Tabel 4.23
menyosialisasikan
kegiatan- Tabel 4.25
kegiatan tersebut pada pegawai.
22
Humas
mengembangkan
program- Tabel 4.26
program internal organisasi bagi pegawai.
23
24
96
25
26
27
Humas membuat arus komunikasi internal Tabel 4.29
Setuju atau >
60,2
yang efektif
Ragu-Ragu
30,6
Tidak Setuju atau >
9,2
Humas mengelola jaringan komunikasi Tabel 4.30
Setuju atau >
45,9
internal organisasi
Ragu-Ragu
33,7
Tidak Setuju atau >
20,4
Setuju atau >
81,7
Ragu-Ragu
10,2
Tidak Setuju atau >
8,2
Setuju atau >
79,5
Ragu-Ragu
14,3
Tidak Setuju atau >
6,1
Humas mengembangkan website internal Tabel 4.33
Setuju atau >
24,5
(intranet) untuk pegawai.
Ragu-Ragu
20,4
Tidak Setuju atau >
55,1
Humas memperhatikan masalah-masalah Tabel 4.34
Setuju atau >
28,6
yang terkait dengan pekerjaan pegawai.
Ragu-Ragu
20,4
Tidak Setuju atau >
22,4
Humas menampung dan menyampaikan Tabel 4.35
Setuju atau >
43,9
kemauan pegawai kepada manaejemen.
Ragu-Ragu
35,1
Tidak Setuju atau >
20,4
Humas menanamkan rasa kepercayaan Tabel 4.36
Setuju atau >
36,8
terhadap organisasi pada pegawai.
Ragu-Ragu
51
Tidak Setuju atau >
12,2
Humas memberi motivasi pegawai agar Tabel 4.37
Setuju atau >
44,9
pekerjaannya menjadi lebih baik
Ragu-Ragu
38,8
Humas
membuat
newsletter
untuk Tabel 4.31
pegawai.
28
Humas
membuat
mading/papan Tabel 4.32
pengumuman untuk pegawai.
29
30
31
32
33
97
Tidak Setuju atau >
16,3
Seluruh pertanyaan di atas menjelaskan mengenai " Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemprov DKI Jakarta dalam Membentuk Reputasi Organisasi", yang memuat 42 pertanyaan yang dibagi dalam 4 (empat) dimensi dan menjadi 9 (sembilan) indikator. Dari 42 pertanyaan ini diukur kembali dengan menggunakan skla pengukuran yaitu, 5 sangat setuju, 2 setuju, 3 ragu-ragu, 2 tidak setuju, 1 sangat tidak setuju, dari keseluruhan 50 dan tertinggi 100. setiap item pertanyaan mengenai persepsi karyawan terhadap peran humas dalam membentuk reputasi organisasi memiliki dua penilaian, yaitu peran humas tercapai jika jawaban menadapat nilai 81-100 dan peran humas belum tercapai jika mendapat nilai kurang dari 50. Kemudian untuk mengukur Persepsi pegawai pada peran humas pemprov DKI Jakarta dalam membentuk reputasi organisasi ini secara keseluruhan dan menentukan letak posisi hasil skor dilakukan dengan perhitungan sebagai berikut : Batas Bawah
= 98 x 1 x 42
= 4116 (B)
Batas Atas
= 98 x 5 x 42
= 20580 (A)
Range (A-B) atau n = 20580 – 4116 = 16464 Quartil 1 (Q1) B + n = 4116 + 16464 = 5145 4 4 Quarti 2 (Q2) B + n = 4116 + 16464 = 10290 2 2 Quartil 3 (Q3) B + n.3 = 4116 + 16464.3 = 13377 4 4
98
Gambar 1 B=4116
Q1=5145
Q2=10290
Q3=13377
A=20580
Skor total dari responden adalah 13249
Berdasarkan penilaian secara keseluruhan dari responden diperoleh skor jawaban sebesar 13249, setelah dihitung menggunakan rumus Quartil maka hasil penilaian tersebut terletak diantara Q2 dan Q3, hal ini berarti humas berperan dalam membentuk reputasi organisasi/positif. Dengan demikian, penilaian secara keseluruhan kriteria interpretasi skor likert, "Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemprov DKI Jakarta Dalam Membentuk Reputasi Organisasi" adalah positif. Dengan hasil skor positif, maka dapat di ketahui bahwa humas menjalankan perannya
dalam untuk membentuk reputasi internal organisasi
khususnya reputasi dimata pegawai. Dengan reputasi yang baik dmata pegawai maka diharapkan reputasi organisasi akan mendapatkan kepercayaan pada stakeholders internalnya. Dengan hasil yang seperti ini maka diharapkan tujuan internal organisasi akan tercapai sesuai dengan harapan, dapat menjadi kebanggaan nasional karena merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang mempunyai reputasi positif dimata stkeholders internalnya, sehingga kinerja juga diharapkan akan terus meningkat.
99
45.3
Pembahasan Reputasi merupakan sebuah jembatan antara suatu organisasi dengan para
stakeholdersnya. Reputasi merupakan terjemahan dari tindakan masa lalu, saat ini serta masa depan kedalam suatu sinyal informasi yang dimengerti oleh setiap stakeholders. Reputasi yang baik dari suatu organisasi juga akan meningkatkan kepercayaan masyarakat dalam mencoba produk/jasa yang ditawarkan. Dalam konteks organisasi non profit, reputasi yang baik tersebut akan mendorong para donatur menyumbangkan dana bagi aktivitas organisasi tersebut. Pemprov DKI Jakarta adalah sebuah organisasi yang merupakan badan pemerintahan yang mengatur wilayah DKI Jakarta. Tentunya mempunyai pegawai dalam jumlah yang besar, untuk 10 biro yang berada di bawah Sekda kantor pusat saja hampir 1500 jiwa. Untuk itu Pemprov perlu sekali melakukan pembenahan di berbagai bidang termasuk di dalam membentuk reputasi internal organisasi. Untuk membentuk reputasi organisasi baik internal maupun eksternal merupakan tugas dan peran dari humas. Untuk itu biro humas dalam Pemprov DKI Jakarta perlu melakukan pembenahan atas peran dan fungsinya.
Untuk
membangun reputasi internal, kita dapat mengunakan beberapa teori yang kemudian dijadikan sebagai indikator dari akibat atau hasil peran humas yang telah dilakukan. Penelitian ini menggunakan model teori dari K. Bhavani yaitu Faktor reputasi internal bagi organisasi : a. Gagalnya menjaga pengujian konstan terhadap berbagai issue yang mungkin akan mengganggu operasional organisasi/perusahaan. (Peran humas sebagai fasilitator pemecah masalah dan expret presciber)
100
b. Kurangnya informasi yang akurat dalam mengukur reputasi organisasi. (Peran humas sebagai fasilitator komunikasi dan teknisi komunikasi) c. Gagalnya mengkomunikasikan pesan yang konsisten. (Peran humas sebagai fasilitator komunikasi dan teknisi komunikasi) d. Kurangnya berempati pada karyawan71 (Peran humas sebagai fasilitator pemecah masalah, expert persciber, dan fasilitator komunikasi) Dalam membentuk reputasi humas mempunyai peran penting. Dari hasil penelitian yang diperoleh dapat disimpulkan sebanyak 58,5% berjenis kelamin laki-laki, dan 41,5% berjenis kelamin perempuan. Hal ini tidak mempengaruhi apa-apa, karena berdasarkan populasi pegawai laki-laki lebih banyak dari padapegawai perempuan. Data selanjutnya mengenai usia yaitu sebanyak 49% berusia >40 tahun. Kemudian tingkat pendidikan 58,7% berpendidikan terakhir S1, dan rata-rata golongan responden adalah Madya yaitu sebanyak 42,9%. Berdasarkan hasil penelitian keseluruhan dapat diketauhi peran humas dalam membentuk reputasi organisasi internal di kantor pusat Pemprov DKI Jakarta menghasilkan gambaran yang bervariasi satu sama lain. Namun secara keseluran hasilnya adalah setuju/positif, dengan perolehan nilai rata-rata sebesar 4 (empat). Pada dimensi manajemen issue dibagi menjadi 2 (dua) indikator, yang pertama yaitu humas mengidentifikasi dan menganalisa issue negatif (masalah) internal organisasi. Hasil jawaban responden dari kuesioner beberapa pertanyaan
71
K. Bhavani, "Singapore Reputation Building: Global Issues to Understanding Countries Reputation" (The Dinamics of Public Relations & Communications Towards a Global Understanding., Jakarta: International PR & Communications Conference 2004, 14 Desenber 2004.
101
dalam indikator ini adalah menyatakan setuju dan ada dua pertanyaan yang responden nyatakan ragu-ragu. Dari hasil analisis tabel satu persatu dalam indikator ini, dapat di tarik kesimpulan bahwa hampir seluruh responden menyatakan humas melakukan pembentukan reputasi organisasi dengan cara menjalankan perannya sebagai teknisi komunikasi dan fasilitator komunikasi. Sedangkan dalam hal ini humas kurang menjalankan perannya sebagai expert presciber atau penasihat ahli karena dalam pertanyaan yang membahas itu, responden menyatakan ragu-ragu. Dengan demikian pada dimensi pertama ini, dapat dikatakan bahwa humas melakukan pembentukan reputasi dengan cara menjalankan perannya sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi dalam hal memberi informasi tentang issue dalam organisasi. Sedangkan peran humas sebagai expert presciber kurang berperan dan ini harus teris ditingkatkan serta humas harus bekerja secara optimal lagi untuk menjalankan perannya sebagai expert presciber. Karena dengan humas berperan sebagai penasihat ahli ini akan membuat orang melihat humas sebagai pihak yang punya otoritas untuk menentukan bagaimana cara mengerjakan segala sesutu dan juga bertanggung jawab penuh atas implementasinya. Dalam tahap ini, humas dalam mengelola informasi yakni harus bisa mendefinisikan suatu issue yang muncul, membuat rencana dan program, bertindak dan berkomunikasi, dan mengevaluasi program. Langkah-langkah tersebut dilalui humas dengan proses yang sangat signifikan dan tentunya tidak semudah membalikan telapak tangan. Dengan dimikaian diisini humas juga menjalankan fungsi manajerial bukan hanya sebagai teknisi.
102
Pada dimensi kedua yaitu Kebutuhan informasi dibagi menjadi 2 (dua) indikator,
yaitu
pertama
adalah
humas
menyediakan
kecukupan/kekurangan/kelebihan informasi internal organisasi. Dari pembahasan dalam analisis tebel satu persatu, dapat disimpulkan bahwa humas benar-benar menjalankan perannya sebagai teknisi komunikasi dan fasilitator komunikasi. Disini humas melakukan komunikasi kepada stakeholders internal organisasi dalam hal memberikan informasi dan mengimplementasikan program-progran organisasi. Selain itu humas juga menjaga komunikasi dua arah dan humas juga berperan sebagai agen kontak resmi antara organisasi dan publiknya denganm tujuan memberi informasi yang dibutuhkan oleh baik manajemen maupun publik untuk membuat keputusan demi kepentingan bersama. Pada indikator ini peran humas sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi sudah dijalankan secara optimal, maka dengan demikian reputasi organisasi dapat terbentuk. Hal ini dikarenakan dalam mengelola dan membentuk reputasi dapat dilakukan melalui Menyebarkan informasi lebih banyak, memberikan informasi yang
konsisten,
menyederhanakan
informasi,
dan
menjangkau
para
stakeholdernya (baik internal maupun eksternal). Seorang Humas juga harus bisa membuat strategi komunikasi untuk membangun reputasi yang baik. Hal ini dikarenakan reputasi akan membentuk kepercayaan individu atau orang terhadap organisasi kita. Reputasi akan menjadi brand tentang bagaimana organisasi dipandang, dicitrakan dan dipersepsikan oleh stakeholdernya. Karena reputasi akan menjadi dasar untuk menjalin kerjasama bagi suatu organisasi dengan organisasi lainnya.
103
Reputasi merupakan aset yang tidak nyata (intangible) namun sangat penting bagi organisasi. jadi, reputasi bukan suatu yang tetap. Ada kalanya pasang, ada kalanya surut. Untuk itu diperlukan upaya-upaya pemeliharaan reputasi dan juga perlu dilakukannya evaluasi reputasi. Indikator kedua adalah humas melakukan pengukuran reputasi internal organisasi. dari hasil analisis tabel satu persatu, maka dapat disimpulakan hahwa humas membentuk reputasi organisasi dengan menjalankan perannya sebagai teknisi komunikasi dan fasilitator komunikasi. Dengan demikian pegawai dapat mengetahu tentang reputasi organisasi yang di naunginya, karen adengan reputasi yang baik maka diharapkan pegawai dapat berbangga hati dan betah bekerja di organisasi yang memiliki reputasi yang baik. Selain itu juga pegawai merupakan salah satu elemen reputasi paling penting bagi suatu organisasi. Reputasi merupakan sebuah jembatan antara suatu organisasi dengan para stakeholdersnya. Reputasi merupakan terjemahan tindakan masa lalu, saat ini serta masa depan ke dalam suatu sinyal informasi yang dimengerti oleh setiap stakeholders. Dengan reputasi yang baik dari suatu organisasi juga akan meningkatkan kepercayaan dimata stakeholders baik internal maupun eksternal. Dalam konteks organisasi non profit, reputasi yang baik tersebut akan mendorong para donatur menyumbangkan dana bagi aktivitas organisasi tersebut. Keuntungan dari reputasi yang baik : 1.
Tercapainya tujuan yang diharapkan
2.
Kebanggaan nasional
3.
Standar hidup yang lebih tinggi
4.
Laju ekonomi : pariwisata, arus investasi, dan lain-lain.
104
Sebuah organisasi terdiri dari orang-orang dalam berbagai jabatan, ketika orang dengan berbagai jabatan itu mulai berkomunikasi satu dengan yang lainnya, berkembanglam keteraturan dalam kontak dan membuat adanya arus komunikasi dalam organisasi yang sering disebut sebagai komunikasi internal. Dimensi ketiga yaitu komunikasi internal, dalam dimensi ini peneliti membagi
kedalam
tiga
indikator.
Indikator
pertama
yaitu
humas
menyosialisasikan kebijakan program-program internal organisasi. Pada indikator ini melakukan pembentukan reputasi dengan menjalankan perannya sebgaai teknisi komunikasi, fasilitator komunikasi dan expert presciber. Disini humas selain sebagai teknisi, tetapi humas juga menjalankan peran menejerial. Dengan
humas
membuat
program-program
untuk
pegawai
dan
mengembangkan program tersebut maka reputasi organisasi akan terbentuk dimata pegawai karena mereka merasa diperhatikan dan diakui sebagai bagian dari organisasi tersebut. Tentunya kegiatan-kegiatantersebut disosialisasikan ke seluruh biro yang ada di organisasi segingga pesan tersampaikan dengan baik dan seluruh pegawai mengetahui akan kegiatan tersebut. Indikator kedua yaitu humas sebagai perantara organisasi antara karyawan dengan manajemen. Dari hasi analisis tebel, maka disimpulkan bahwa humas menjalankan perannya sebagai fasilitator komunikasi hanya saja perlu dilakukan secara optimal agar humas dapat menjembatani komunikasi antara pegawai dengan manajemen agar dapat lebih baik lagi, sehingga humas benar-benar menempati pranm ditengah dan berfungsi sebagai penghubung antara pegawai dengan manajemen.
105
Penyajian informasi yang baik dan tentunya didukung pengemasan katakata yang tepat mampu memberikan sebuah dorongan atau semangat kepada pembaca untuk mengambil nilai positif dari isi media dengan proses pemikiran yang kritis. Informasi yang disajikan dalam media internal pun harus dikemas sebaik mungkin agar nilai informasinya dapat tertanam di setiap pemikiran dan tindakan pagawai Pemprov DKI Jakarta. Indikator ketiga yaitu humas memproduksi media untuk publik internal organisasi. dengan demikian, berdasarkan hasil analisis tabel berarti humas melakukan pembentukan reputasi dengan menjalankan menjalankan perannya sebagai teknisi komunikasi secara optimal, hanya saja perlu ditingkatkan mediamedia untuk internal agar lebih beragam seperti pengembangan intranet. Disini humas berperan sebagai teknisi komunikasi, dengan syarat utama memiliki keahlian sebagai jurnalistik, yang bisa menulis dan mengedit news letter, new release, feature, dan mengembangkanisi web. Peran ini biasanya hadir pada saat humas melakukan komunikasi dan mengimplementasikan program organisasi agar sampai ke kahalayak internal maupun eksternal. Selain itu juga tugas humas adalam membuat media internal untuk pegawai organisasi, ini bisa berupa buletion, poster, majalah minguan yang isinya tentang organisasi dan juga bisa pengumuman tentang peraturan atau kebijakan baru serta entertaiment sebagai huburan. Pada dimensi keempat yaitu rasa empati pada karyawan, peneliti membagi kedalam dua indikator. Indikator yang pertama adalah humas membantu memecahkan masalah yang dihadapi karyawan dalam organisasi. setuju. Dari hasil tabel, dapat disimpulkan humas kurang melakukan perannya
106
dalam membentuk reputasi dalam menjalankan perannya sebagai fasilitator komunikasi dan fasilitator pemecah masalah.
Ini berarti humas harus terus
bekerja secara optimal dan maksimal untuk membantu memecahkan masalah yang dihadapi pegawai atau humas melakukan perannya sebagai pemecah masalah. Ini harus dilakukan humas, karena ini merupakan fungsi humas secara manajerial. Bila humas menjalankan peran ini, humas dapat berkolaborasi dengan manajer lain untuk memecahkan masalah tersebut. Selain itu juga humas menjadi bagian dari tim yang perencanaan staretgis. Kolaborasi ini dilakukan dengan persoalan pertama dan kemudian sampai ke evaluasi program final. Disini humas mempunyai keahlian dan keterampilan dalam membantu manajer lain untuk menghindari masalah atau memecahkan masalah. Motivasi adalah niat baik, dasar dan dorongan untuk berbuat sesuatu. Motivasi adalah daya dorong yang mengakibatkan seseorang mau dan rela mengerahkan seluruh kemampuan (dalam bentuk pengetahuan, keahlian dan keterampilan) untuk mencapai cita-cita yang diharapkan. Memotivasi karyawan adalah bagian dari peran dan fungsi humas. Oleh Karena itu humas harus dapat memotivasi karyawan agar pekerjaannya menjadi lebih baik. Indikator kedua yaitu humas mendorong/memotivasi rasa memiliki pegawai terhadap organisasi. pada indikator ini juga humas kurang berperan dalam memberi motivasi kepada pegawai, dengan demikian reputasi organisasi pun belum tercapai seperti apa yang diharapkan dan diinginkan. Humas harus terus berperan sebagai fasilitator komunikasi agar dapat mendorong atau dapat menumbuhkan empati pegawai pada organisasi.
107
Reputasi merupakan penghargaan dimata stakeholder organisasi terhadap penampilan, nilai-nilai utama, dan perilaku atau tindakan dari suatu kegiatan organisasi. Reputasi mencerminkan persepsi publik terkait dengan tindakantindakan organisasi yang telah berlalu dan prospek organisasi di masa datang, tentunya dibandingkan dengan organisasi sejenis atau pesaing. Reputasi memiliki sejumlah elemen, dua hal yang penting adalah pemahaman terhadap organisasi oleh dua kelompok yaitu karyawan dan konsumen. Reputasi Organisasi adalah persepsi mengenai suatu organisasi atau hasil dari apa yang dilakukan dan dikatakan organisasi tersebut serta apa yang dikatakan orang lain (dalam hal masyarakat luas) tentang organisasi tersebut. Reputasi akan berdampak pada publik internal dan publik eksternal oragnisasi. Para karyawan, sebagai publik internal, akan merasa bangga bekerja untuk oragnisasi yang memiliki reputasi. Keuntungan dari reputasi yang baik adalah tercapainya tujuan yang diharapkan, kebanggaan nasional, standar hidup yang lebih tinggi, laju ekonomi : pariwisata, arus investasi, dan lain-lain. Dari pembahasan di atas, secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa Persepsi Pegawai Pada Peran Humas dalam Membentuk Reputasi Organisasi mendapat skor yang positif. Hal ini berarti pegawai menyatakan setuju bahwa humas Pemprov DKI Jakarta melakukan perannya dalam membentuk reputasi internal organisasi.
108
BAB V PENUTUP
5.1
Kesimpulan Setelah penulis melakukan penelitian di Pemprov DKI Jakarta pusat,
mengenai Persepsi karyawan terhadap peran humas dalam membentuk reputasi organisasi, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa: 1. Dari 98 responden 58,5% berjenis kelamin laki-laki, dan 41,5% berjenis kelamin perempuan, sedangkan tingkat usia >40 tahun sebesar 49%, tingkat pendidikan S1 sebanyak 85,7% dan 57,1% responden menduduki golongan utama, hal ini dikarenakan responden penelitian ini adalah para pegawaii yang sudah menduduki jabatan dan selebihnya adalah pegawai biasa. 2. Humas melakukan pembentukan reputasi dengan cara menjalankan perannya sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi dalam hal memberi informasi tentang issue dalam organisasi. sedangkan peran humas sebagai expert presciber kurang berperan dan ini harus terus ditingkatkan secara optimal. 3. Humas sebagai teknisi dan fasilitator komunikasi sudah dijalankan secara optimal, maka dengan demikian reputasi organisasi dapat terbentuk. Ini dikarenakan dalam membentuk reputasi dapat dilakukan melalui Menyebarkan informasi
lebih
banyak,
memberikan
informasi
yang
konsisten,
menyederhanakan informasi, dan menjangkau para stakeholdernya. 4. Humas melakukan pembentukan reputasi dengan menjalankan perannya sebagai teknisi komunikasi, fasilitator komunikasi dan expert presciber.
109
5. Humas belum optimal menjalankan perannya sebagai expert presiber, ini untuk membantu memecahkan masalah yang dihadapi pegawai dan juga menbantu biro lainnya untuk menyelesaikan masalah dalam organisasi. 6. Secara keseluruhan, hasil dari penelitian responden mendapatkan skor 13249, yang artinya positif. Hal ini berrati responden menyatakan setuju kalau humas menjalankan perannya dalam membentuk reputasi internal organisasi pada pegawai. 5.2
Saran Dari pembahasan yang telah dilakukan dan kesimpulan yang telah
diambil,
maka
kiranya
penulis
dapat
memberikan
saran-saran
yang
memungkinkan bermanfaat bagi perkembangan organisasi dan bagi peneliti selanjutnya. Adapun saran-saran sebagai berikut: 5.2.1 Saran Praktis Dari hasil penelitian dan berdasarkan kesimpulan yang sudah di dapat, maka penulis menyarankan beberapa hal yang mungkin bisa dipertimbangkan sebagai bahan masukan untuk biro/unit humas Permprov DKI Jakarta, peneliti menyarankan sebaiknya humas perlu terus melakukan evaluasi reputasi organisasi baik internal Pemprov DKI Jakarta. Media-media komunikasi internal khususnya intranet perlu dibuat dan harus terus ditingkatkan serta program-program atau kegiatan untuk pegawai perlu ditingkatkan agar pegawai merasa nyaman. Selain itu humas harus menjalankan perannya sebagai expert presciber atau penasihat ahli untuk organisasi dan peran sebagai fasilitator pemecah masalah secara optimal.
110
5.2.2
Saran Akademis Pada akhir kesimpulan ini, penulis berharap penelitian ini dapat
memberikan
manfaat
pada
pengembangan
ilmu
komunikasi.
Penulis
mengharapkan pada penelitian lanjutan, peneliti lainya dapat menggunakan analisis faktor lain yang dapat mempengaruhi reputasi, sehinga hasilnya dapat saling melengkapi.
111
DAFTAR PUSTAKA
Argenti,Paul A. Corporate Communications, Boston : Mc Graw Hill, 1998 Azwar, Saifuddin. Sikap Manusia Teori dan Pengukurannya, Pustaka Pelajar, Yogyakarta, 2002. BPP PERHUMAS.
Tantangan Indonesia Baru: Strategi & Aktivitas Public
Relations, Bandung, XYZ, 2006. BPP PERHUMAS. Koalisi Dominan: Refleksi Kritis atas Peran dan Fungsi Public Relations dalam Manajemen, Bandung, XYZ, 2004. Cutlip, Scoot M, et al. Efektive Public Relations, Edisi Sembilan, Kencana Prenada Media Group, Jakarta, 2006 Davies, Gary with Rosa Chun, Rui Vinhas Dasilva, Stuar Rover, Corporate Reputation & Competitiveness, London & New York, 2003 Djuarsa Sendjaja, Sasa, Dkk, Pengantar Ilmu Komunikasi, Universitas Terbuka, 2003
Iriantara, Yosal. Manajemen Strategis Public Relations, Jakarta, Ghalia Indonesia, 2004 Iriantara, Yosal. Media Relations : Konsep, Pendekatan dan Praktik, Simbiosa Rektama Media, Bandung, cetakan pertama, Mei, 2005. Mulayana, Deddy. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, PT Remaja Rosdakarya, Bandung, 2001. Mar`at, Sikap Manusia Perubahan Serta Pengukurannya, Ghalia Indonesia, Bandung, 1981.
112
Pace, R Wayne, Don F. Faules. Komunikasi Organisasi, PT. Remaja Rsdakarya, Bandung, 2001. Rakhmat, Jalaludin. Metode Penelitian Komunikasi, Bandung, PT Remaja Rosda Karya, 2004. Rakhmat, Jalaludin. Psikologi komunikasi, Edisi Revisi, Bandung, Remaja Rosda Karya, 2002. Singaribuan, Masri dan Effendi, Sofian. Metode Penelitian Survai, Jakarta, PT Pustaka LP3ES, 1995. Usman, Husain dan Purnomo Setiady, Metodologi Penelitian Sosial, Bumi aksara, Jakarta, 2003.
Lain-lain K. Bhavani, "Singapore Reputation Building: Global Issues to Understanding Countries Reputation" (The Dinamics of Public Relations & Communications Towards
a
Global
Understanding.,
Jakarta:
Communications Conference 2004, 14 Desenber 2004.
International
PR
&
LEMBAR KUISIONER
NO :
Pengantar : Dalam rangka penyusunan skripsi untuk mengambil gelar Sarjana Strata Satu (S1), Ilmu Komunikasi di Universitas Mercu Buana, Jakarta. Peneliti melakukan penelitian dengan judul “Persepsi Pegawai Pada Peran Humas Pemprov DKI Jakarta Dalam Membentuk Reputasi Organisasi”. Peneliti sadar akan kesibukan Bapak/Ibu pada saat ini, namun diharapkan Bapak/Ibu berkenan untuk meluangkan waktu sejenak untuk mengisi kuesioner ini. dengan memberikan keterangan untuk data penelitian. Peneliti menjamin kerahasiaan identitas responden, kerenanya mohon kuesioner ini diisi dengan sebaik-baiknya dan apa adanya. Terimakasih atas kesediaan dan kerjasamanya dalam mengisi kuesioner ini. Petunjuk Pengisian : 1. Bacalah setiap pertanyaan dengan teliti 2. Pilihlah salah satu jawaban dengan memberitanda silang ( X ) pada jawaban 3. Mohon diisi semua pertanyaan tanpa terkecuali
I. IDENTITAS RESPONDEN 1. Jenis Kelamin a. Laki – laki b. Perempuan 2. Usia a. > 40 tahun b. 31 – 40 tahun c. 20 -30 tahun 3. Tingkat Pendidikan a. S2 b. S1 c. D1/D2/D3 d. SMU/Setara
4. Golongan Pekerja a. Utama b. Madya c. Staff
II. Peran Humas Pemprov DKI Jakarta dalam Membentuk Reputasi Organisasi No
Pertanyaan
SS
1
Humas melakukan analisis SWOT (Kekuatan, kelemahan, ancaman, peluang) yang muncul di dalam internal organisasi.
2
Humas berperan dalam mengidentifikasi issue negatif (masalah) yang muncul di dalam internal organisasi.
3
Humas
mencari
fakta/data/informasi
untuk
mengindentifikasi issue negatif (masalah) yang muncul dalam internal organisasi. 4
Humas memberi informasi pada pegawai tentang issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi.
5
Humas berperan dalam memberi masukan untuk penyelesaian issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi.
6
Humas berperan sebagai fasilitator/ perantara komunikasi untuk menangani issue negatif yang terjadi di internal organisasi
7
Humas berperan sebagai pemecah masalah untuk menangani issue negatif (masalah) yang terjadi di internal organisasi.
S
RR TS
STS
8
Humas tidak berperan sebagai fasilitator/ perantara komunikasi
dalam
menangani
issue
negatif
(masalah) yang terjadi di internal organisasi. 9
Humas berperan dalam menerangkan tentang issue negatif
(masalah)
yang
terjadi
di
internal
organisasi pada pegawai. 10
Humas menyampaikan informasi sesuai dengan kebutuhan pegawai.
11
Humas menyampaikan Informasi yang dibutuhkan karyawan tepat waktu.
12
Humas menyampaikan sejumlah informasi sesuai kebutuhan pegawai.
13
Humas menyampaikan jenis informasi sesuai dengan kebutuhan pegawai.
14
Humas menyampaikan informasi tidak sesuai dengan kebutuhan pegawai.
15
Humas menyampaikan informasi berdasarkan dari sumber-sumber penting.
16
Humas
melakukan
survey
reputasi
internal
kekuatan
internal
organisasi terhadap pegawai. 17
Humas
menginformasikan
organisasi pada pegawai. 18
Humas menginformasikan kelemahan organisasi internal pada pegawai.
19
Humas menginformasikan peluang internal organisasi pada pegawai.
20
Humas
menginformasikan
organisasi pada pegawai.
ancaman
internal
21
Humas
tidak
menginformasikan
kekuatan
internal organisasi pada pegawai. 22
Humas
tidak
menginformasikan
kelemahan
internal organisasi pada pegawai. 23
Humas
menyosialisasikan
kebijakan/peraturan
baru organisasi pada pegawai. 24
Humas membuat kegiatan-kegiatan untuk menjalin keakraban antara pegawai.
25
Humas
menyosialisaikan
kegiatan-kegiatan
tersebut pada pegawai. 26
Humas
mengembangkan
program-program
internal organisasi bagi pegawai. 27
Humas
menyosialisasikan
pengembangan
program-program internal organisasi tersebut pada pegawai. 28
Humas menjembatani komunikasi antara pegawai dan manajemen.
29
Humas membuat arus komunikasi internal yang efektif.
30
Humas mengelola jaringan komunikasi internal organisasi.
31
Humas tidak menjembatani komunikasi antara pegawai dan manajemen.
32
Humas membuat newsletter untuk pegawai.
33
Humas membuat mading/papan pengumuman untuk pegawai.
34
Humas
mengembangkan
website
internal
(Intranet) untuk pegawai. 35
Humas
tidak
membuat
newsletter
untuk
pegawai. 36
Humas memperhatikan masalah-masalah yang terkait dengan pekerjaan pegawai.
37
Humas tidak memperhatikan masalah-masalah yang terkait dengan pekerjaan pegawai.
38
Humas
menampung
dan
menyampaikan
kemauan pegawai kepada manajemen. 39
Humas menanamkan rasa kepercayaan terhadap organisasi pada pegawai.
40
Humas
memberi
motivasi
pegawai
agar
pekerjaannya menjadi lebih baik. 41
Humas tidak menanamkan rasa kepercayaan pegawai terhadap organisasi.
42
Humas
tidak
memberi
pekerjaan pegawai.
motivasi
terhadap
